Plan van Aanpak Toeristisch Huis Oost-Groningen (THOG) Inleiding Naar aanleiding van de beoordeling van de Jaarrekening 2002 en andere schriftelijk en mondeling verkregen informatie van het Toeristisch Huis met betrekking tot de financiële positie van deze organisatie hebben Gedeputeerde Staten in samenwerking met de Oost-Groninger gemeenten besloten tot de instelling van een extern accountantsonderzoek. De hoofdvraag van het onderzoek luidde: "In hoeverre kan het door overheden gesubsidieerde businessplan van het THOG adequaat worden uitgevoerd, terwijl nu reeds sprake is van een negatief eigen vermogen, alsmede van een slechte liquiditeitspositie van het THOG." De opdracht werd uitgevoerd door Ernst & Young Accountants. Het onderzoeksrapport werd op 8 december 2003 gepresenteerd. In het rapport komen zowel positieve als kritische opmerkingen naar voren. Positief: Volgens Ernst & Young Accountants functioneert het THOG onder de gegeven omstandigheden niet slecht. Er worden duidelijk initiatieven ontplooid en de activiteiten zoals opgenomen in het businessplan worden volgens waarneming van onderzoekers grotendeels uitgevoerd. De huidige situatie lijkt volgens Ernst & Young Accountants niet veroorzaakt te zijn door structurele zaken, maar vooral door incidentele zaken die met name voortvloeien uit de voorgenomen fusie. Kritisch: Ernst & Young Accountants zijn tot de conclusie gekomen, "dat gegeven met name de huidige en verwachte liquiditeitsontwikkeling het door de betrokken overheden gesubsidieerde businessplan van het THOG niet adequaat kan worden uitgevoerd en dat forse financiële en organisatorische maatregelen noodzakelijk zijn om het businessplan adequaat te kunnen uitvoeren." Bovendien zijn onderzoekers van oordeel dat "de financiële administratie en organisatie van het THOG naar de huidige stand van zaken niet in control is". Gelet op de bevindingen van Ernst & Young Accountants en op het resultaat van bestuurlijk overleg met de provincie en de Oost-Groninger gemeenten heeft het THOG nieuwe prognoses gepresenteerd m.b.t. de exploitatie voor de jaren 2004, 2005 en 2006 met daaraan gekoppeld een prognose omtrent het verloop van de liquiditeit in die jaren. In de prognose m.b.t. de exploitatie is door het THOG een forse bezuiniging verwerkt op de personeelskosten. Op grond van dat nieuwe cijfermateriaal hebben Gedeputeerde Staten en de colleges van Burgemeester en Wethouders van de Oost-Groninger gemeenten besloten onder nader te stellen voorwaarden positief te reageren op het verzoek van het THOG om uitbetaling van een voorschot op de reguliere bijdrage voor 2004. Deze voorwaarden zijn integraal vermeld in dit Plan van Aanpak. Het beoogde resultaat van het Plan van Aanpak is: 1. het in control brengen van de financiële administratie en organisatie van het THOG; 2. de presentatie van een betrouwbare cijferopstelling m.b.t. de exploitatie (inclusief liquiditeit) die de continuïteit van het THOG op de middellange termijn (op zijn minst tot en met 2006) kan waarborgen; 3. de implementatie (na eventuele aanpassing) van de AO/IC op een zodanige wijze, dat het THOG z.s.m. een goedkeurende accountantsverklaring incl. een managementletter kan overleggen. 4. aanpassing van de bestuursstructuur van het THOG.
Doelstelling Het Plan van Aanpak moet er toe leiden dat het THOG via gerichte maatregelen medio 2004 in control is en betrouwbare cijfers kan produceren die de continuïteit van het THOG op de middellange termijn waarborgen en wel op een zodanige wijze dat vóór 1 maart 2005 een door de externe accountant van het THOG beoordeelde jaarrekening kan worden opgeleverd. Bovendien dient er een aanpassing plaats te vinden van de huidige bestuursstructuur van het THOG (ontvlechting directie/bestuur, opheffing Raad van Commissarissen).
Activiteiten A: Exploitatie 1. Het voorzien van de exploitatiebegrotingen 2004, 2005 en 2006 van uitgangspunten en veronderstellingen. 2. Het laten vaststellen van de exploitatiebegrotingen door de Raad van Commissarissen van het THOG. 3. Het laten vaststellen van een binnen de exploitatiebegroting passend Jaarplan door de Raad van Commissarissen het THOG. 3. Het bewaken van de opgestelde exploitatiebegrotingen. 4. Het maandelijks verstrekken van een actueel exploitatieoverzicht, voorzien van een prognose over het gehele jaar (goedgekeurd door de Raad van Commissarissen aan de provincie Groningen en aan de in de subsidieverlening aan het THOG participerende Oost-Groninger gemeenten. B: Liquiditeit 1. Het voorzien van de liquiditeitsprognoses voor 2004 en 2005 van uitgangspunten en veronderstellingen. 2. Het opstellen van een liquiditeitsprognose voor 2006 (incl. uitgangspunten en veronderstellingen). 3. Het laten vaststellen van de liquiditeitsprognoses door de Raad van Commissarissen van het THOG. 4. Het bewaken van de opgestelde liquiditeitsprognoses. 5. Het maandelijks verstrekken van actuele liquiditeitsprognoses (goedgekeurd door de Raad van Commissarissen) aan de provincie Groningen en aan de in de subsidieverlening aan het THOG participerende Oost -Groninger gemeenten. 6. Het zorgdragen voor het verkrijgen van de liquide middelen die nog bij de VVV’s aanwezig zijn. C: Eigen Vermogen 1. Bepalen welke omvang het eigen vermogen moet hebben om van een aanvaardbaar niveau te kunnen spreken (m.a.w: het ontwikkelen van een norm die past bij de branche). 2. Inzichtelijk maken welke concrete stappen gezet zijn en nog gezet zullen worden om het cumulatief eigen vermogen van negatief € 45.000 (= situatie per 31 december 2002) per partner aan te zuiveren en op het sub 1 bedoelde niveau te brengen. 3. Het inventariseren van evt. correcties/tegenvallers vanuit het verleden, die consequenties kunnen hebben voor het eigen vermogen in de toekomst. Hierbij valt te denken aan het reserveren van vakantiedagen, oninbare debiteuren, mindere resultaten op projecten en nog in 2003 te verwerken accountantskosten 2002 (inventarisatie of voorzieningen toereikend zijn en inventarisatie van niet uit de balans blijkende verplichtingen). 4. Het onderzoeken van mogelijke aanvullende lasten als gevolg van het op een lijn brengen van de grondslagen voor waardering en resultaatbepaling in geval van fusie. D: Administratieve Organisatie/Interne Controle Algemeen: 1. Het op niveau brengen van de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) volgens de aanbevelingen van Ernst & Young Accountants (incl. het uitwerken in procesbeschrijvingen). 2. Het maandelijks genereren van betrouwbare managementinformatie (exploitatie- en liquiditeitsprognoses). 3. Het verhogen van de interne kennis van de financiële administratie en processen, waardoor de externe accountant meer afstand van het THOG kan nemen. 4. Het vóór 1 maart 2004 opleveren van een door de externe accountant van het THOG beoordeelde Jaarrekening 2003 met een daarbij behorende managementletter. 5. Het vóór 1 maart 2005 opleveren van een door de externe accountant van het THOG beoordeelde Jaarrekening 2004 met een daarbij behorende managementletter. 6. Het met spoed vervullen van de vacature van controller alsmede het aanstellen van een assistent controller op tijdelijke basis.
Subsidie- en projectbeheer: 7. Het bouwen van een transparante en daardoor goed controleerbare projectadministratie. 8. Het voeren van een sluitende urenregistratie. 9. Het in gesprek gaan met subsidiegevers omtrent de aanvaardbaarheid van de gehanteerde declaratie- en berekeningmethoden met betrekking tot projectsubsidies en de wijze waarop over de besteding van deze subsidies verantwoording wordt afgelegd. 10. Het opstellen van een procedurebeschrijving rondom het subsidiebeheer en de naleving van subsidievoorwaarden. Hierin dient o.m. een formele interne controle op de naleving van subsidievoorwaarden te worden toegepast alsmede voldoende functiescheiding. 11. Het inzichtelijk maken van de verschillende subsidievoorwaarden per project. Hierdoor wordt het mogelijk tijdig te declareren en wordt de voorfinanciering beperkt. 12. Het bijhouden van een formeel contractenregister. IRIS-cheques: 13. Het toepassen van functiescheiding bij vestigingsmanagers rondom de bestelling, ontvangst en de autorisatie van facturen inzake IRIS-cheques. 14. Het bewaren van de controlelijsten van de cheques benodigd voor het vaststellen van de volledigheid van de opbrengsten. 15. Het toepassen van een totaalcontrole op de quasi goederenstroom inzake de cheques. 16. Het controleren van de verantwoorde provisieopbrengsten aan de hand van de verkochte cheques. 17. Het bijhouden van een voorraadadministratie. ANWB-artikelen: 18. Het bijhouden van een voorraadadministratie. Openbaarvervoerbewijzen: 19. Het toepassen van functiescheiding (zie IRIS-cheque). 20. Het toepassen van een totaalcontrole op de quasi goederenstroom inzake de vervoerbewijzen. 21. Het controleren van de verantwoorde provisieopbrengsten aan de hand van de verkochte vervoerbewijzen. 22. Het bijhouden van een voorraadadministratie. Vakantieboekingen: 23. Het uitvoeren van een controle op de volledigheid van de uit vakantieboekingen verkregen provisies. Betalingsverkeer: 24. Voor het opmaken van de kas moet worden geparafeerd. 25. Het nemen van maatregelen die voldoende waarborgen dat alle verkopen worden aangeslagen op de kassa’s. 26. Het bijhouden van een voorraadadministratie. 27. Het doorvoeren van een adequate functiescheiding. Personeelsbeheer: 28. Het doorvoeren van een adequate functiescheiding. 29. Het versterken van de rol van directeur en controller in het proces, om de bevoegdheden van de administrateur enigszins in te perken. Automatisering: 30. Het nemen van maatregelen die de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking voldoende waarborgen.
E: Businessplan 1. Het THOG zorgt voor aanpassing van het businessplan, goedgekeurd door de Raad van Commissarissen,op basis van de reeds opgestelde exploitatiebegrotingen 2004 t/m 2006. F.Aanpassing bestuursstructuur Het huidige bestuursmodel (directeur/bestuurder in combinatie met Raad van Commissarissen) legt een te grote verantwoordelijkheid en belasting bij de directeur/bestuurder, terwijl de Raad van Commissarissen meer op afstand opereert. Met het oog op de uitvoering van alle activiteiten in dit Plan van Aanpak en van de reguliere taken is het noodzakelijk, dat de directeur/bestuurder wordt ontlast, zijn bestuurstaken overdraagt aan een dagelijks bestuur en overstapt in de rol van werknemer. Over de invulling van het bestuur dient overleg met de subsidiënten plaats te vinden. Al of niet in combinatie met een Raad van Advies kan aldus de betrokkenheid van de regio in en bij het dagelijks bestuur van het THOG worden vergroot. In dat model is geen plaats meer voor een Raad van Commissarissen. De bestaande raad kan daarom worden opgeheven. G.Verhouding THOG en VVV's van Veendam, Stadskanaal, Winschoten en Westerwolde 1. De exploitatie van de VVV's Veendam, Stadskanaal, Winschoten en Westerwolde door het THOG dient zo spoedig mogelijk (uiterlijk 1 mei 2004) in de vorm van overeenkomsten van dienstverlening te worden geformaliseerd. In de overeenkomst tussen het THOG en de VVV Stadskanaal zal de onder C.2 bedoelde financiële compensatie zichtbaar gemaakt worden. 2. Gelet op de nog steeds bestaande wenselijkheid om alle functies in Oost-Groningen te bundelen in één rechtspersoon zal door het bestuur van het Toeristisch Huis in overleg met de besturen van de VVV's van Veendam, Stadskanaal, Winschoten en Westerwolde onderzocht worden langs welk traject (fusie of liquidatie) met inachtneming van alle in het geding zijnde financiële en juridische aspecten het beoogde resultaat op de meest effectieve wijze en met de minste risico's kan worden bereikt. H.Overige 1. Inzichtelijk maken welke dekking wordt genoten op de verzekeringen van inventarissen en voorraden. 2. Het afsluiten van een bedrijfsschadeverzekering. 3. Inzichtelijk maken welke risico’s worden gelopen ten aanzien van pensioenen. 4. Inzichtelijk maken wat de kans is op loonbelastingrisico’s uit hoofde van vrijwilligers. 5. Inzichtelijk maken wat de kans is op risico’s van naheffingen vennootschapsbelasting van de oude VVV’s.
Monitoring door toezichthouders Een controller van de gemeente Stadskanaal (namens de Oost-Groninger gemeenten) en een controller van de provincie Groningen zullen vanaf de datum van inwerkingtreding van het Plan van Aanpak (= datum van besluitvorming door de colleges van burgemeester en wethouders respectievelijk Gedeputeerde Staten) fungeren als toezichthouders krachtens de "Algemene wet bestuursrecht" en de "Kaderverordening subsidies provincie Groningen 1998". Zij zullen in een door henzelf te bepalen frequentie beoordelen of het Plan van Aanpak wordt nageleefd en dat binnen de hieronder vermelde termijnen wordt toegewerkt naar de beoogde doelstelling. Tevens zal het THOG eens per maand aan de gemeenten en de provincie Groningen de exploitatieresultaten van dat moment alsmede een daarop aangepaste exploitatie- en liquiditeitenprognose voor de resterende maanden van 2004 overleggen, voorzien van een adequate onderbouwing/toelichting. Medio 2004 kan dan op grond van deze monitoring de balans worden opgemaakt en worden bekeken in hoeverre het THOG erin is geslaagd in financieel gunstig vaarwater terecht te komen (incl. het in control komen) dan wel dat er een duidelijk perspectief is dat die situatie ultimo 2004 alsnog kan worden bereikt. Op grond van die beoordeling kan dan worden besloten het laatste voorschot op de gemeentelijke en provinciale bijdrage over 2004 wel of niet uit te betalen.
Tijdsplanning In de tijdsplanning wordt onderscheid gemaakt in activiteiten die op 1 mei 2004 en 1 juli 2004 afgerond moeten zijn. Voor de inzending van de Jaarrekeningen 2003 en 2004 gelden afwijkende data. De Jaarrekening 2003 moet vergezeld van een beoordelingsverklaring door de huisaccountant en een managementletter van de huisaccountant vóór 1 maart 2004 bij gemeenten en provincie worden ingediend. Indien daarin factoren tevoorschijn komen die doorwerken naar de exploitatiebegrotingen en/of liquiditeitsbegrotingen van die jaren dan zullen die doorwerkingen onmiddellijk vertaald worden in de op 21 januari 2004 gedateerde exploitatie- en liquiditeitsbegrotingen voor de jaren 2004, 2005 en 2006. Indien het daarbij gaat om negatieve doorwerkingen (bijvoorbeeld hogere kosten, lagere inkomsten) dan zal het Toeristisch Huis moeten aangeven hoe deze tegenvallers zullen worden gecompenseerd. Naar aanleiding van de managementletter zal o.m. worden beoordeeld in hoeverre dit Plan van Aanpak aanpassing behoeft. De Jaarrekening 2004 moet, vergezeld van een beoordelingsverklaring door de huisaccountant en een managementletter van de huisaccountant, uiterlijk 1 maart 2005 aan gemeenten en provincie worden gepresenteerd. Vóór 1 mei 2004: * Alle activiteiten, die betrekking hebben op exploitatie, liquiditeit, eigen vermogen, verhouding THOG/VVV's en overige. Vóór 1 juli 2004: * Aanpassing bestuursstructuur * De AO/IC moet zijn gecompleteerd en volledig zijn geïmplementeerd. De volgende activiteiten moeten zonder uitstel worden uitgevoerd: * de aanstelling van een controller en een assistent controller; * het maandelijks genereren van betrouwbare managementinformatie; * het verhogen van de interne kennis van de financiële en administratie en processen
