Europese aanbesteding. "Accountantsdiensten"

Europese aanbesteding "Accountantsdiensten" Provinciale Staten provincie Groningen CPV code 79220000

Provincie Groningen

3 februari 2015

Offerteaanvraag PS/FC/CI/2015

Voorwoord

De huidige overeenkomst voor de accountantscontrole is van rechtswege in het controlejaar 2014 geëindigd. Voor de controlejaren 2015 - 2018 wil provincie Groningen een nieuwe (Raam) overeenkomst aangaan en heeft zij hiervoor een aanbesteding opgestart volgens de Openbare procedure. Met deze aanbesteding wil provincie Groningen dat een accountant wordt gekozen die zich als een "risicodragend partner" durft op te stellen en instaat voor de kwaliteit van zijn dienstverlening. Het risicodragende aspect doet zich voor bij de onzekerheden rond de in te zetten mensuren en zich wijzigende behoeften als gevolg van de Nederlandse wet- en regelgeving, terwijl bij kwaliteit ondermeer gedacht kan worden aan waarborgen ten aanzien van de kwaliteit van het product en snelheid van levering

De beoogde dienstverlening bestaat uit de onderdelen: 

De certificerende functie. Dit betreft de controle van de jaarrekening zoals omschreven in de Provinciewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden. Daarnaast zullen afzonderlijke verklaringen gevraagd worden bij (deel)verantwoordingen.



De natuurlijke adviesfunctie, voortvloeiend uit en onlosmakelijk verbonden met de certificerende functie.

 Onderzoek naar het weerstandsvermogen en de rechtmatigheidstoets. Bovengenoemde onderdelen zijn nader uitgewerkt in het Programma van Eisen (zie Hoofdstuk 2).

2 Aanbestedingsdocument_accountantsdiensten_2015-2018_concept_20150120


Inhoudsopgave Voorwoord Inhoudsopgave 1. Offerte Proces 1.1 Algemeen 1.2 Planning 1.3 Vormvereisten 1.4 Uitsluitingcriteria 1.5 Beoordeling 1.6 (Voorlopige) Gunning 1.7 Instemming 2. Programma van eisen 2.1 Inleiding 2.2 Certificerende functie 2.3 De natuurlijke adviesfunctie 2.4 Rechtmatigheid

2 3 4 4 4 4 8 12 12 14 15 15 15 18 19

2.5 Weerstandsvermogen 2.6 Deskundigheid, ervaring en continuïteit controleteam 2.7 Communicatie 2.8 Social Return On Investment 2.9 Casus 3. Gunningscriteria 3.1 Financieel aanbod (40%) = 400 punten 3.2 Uitvoering en kwaliteit dienstverlening (60 %) = 600 punten Bijlage A. SiSa en overige verklaringen Bijlage B. Nadere informatie Bijlage C. Conceptovereenkomst

20 21 22 23 23 25 25 25 28 29 30



1. Offerte Proces 1.1 Deze

Algemeen aanbesteding

zal

plaatsvinden

via

het

elektronisch

aanbestedingsplatform

www.Negometrix.com. Dit is een C-source systeem dat het offerteproces efficiënter doet verlopen. Als de inschrijvers reageren op de aankondiging op www.tenderned.nl kunnen zij via een link de aanbestedingsdocumenten raadplegen, downloaden en indien gewenst inschrijven op deze aanbesteding. Aanbesteder volgt een Europese aanbesteding volgens de Openbare procedure. Inschrijver wordt gevraagd een offerte uit te brengen voor accountantsdiensten op basis van dit aanbestedingsdocument en op basis van de nota(s) van inlichtingen. Aanbesteder wil voor de gevraagde dienstverlening een contract afsluiten. Het gaat om een contract voor een periode van vier (4) jaar. Het contract vangt aan op 1oktober 2015 en eindigt van rechtswege op 30 november 2019. Op deze aanbesteding is de Aanbestedingswet 2012 ( Staatsblad 2012, 542) van 1 november 2012 van toepassing.

1.2

Planning

Er wordt gestreefd om het volgende tijdschema aan te houden: Activiteit

Streefdatum

Publicatiedatum

12 maart 2015

Uiterste datum tot het stellen van vragen

25 maart 2015

Beantwoorden van vragen

1 april 2015

Sluitingsdatum indiening van de Offertes

23 april 2015

Voorlopige gunning

11 mei 2015

Ingangsdatum contract

1 oktober 2015

1.3 1.3.1

Vormvereisten Structuur

Ten aanzien van de vorm en structuur van de in te zenden offertes stelt Aanbesteder de volgende eisen:



De informatie-uitwisseling met betrekking tot deze aanbesteding verloopt via de aanbestedingswebsite: www.Negometrix.com Ook de vragenronde en het indienen van de inschrijvingen zal via deze website verlopen. Eventuele vragen over deze offerteaanvraag kunnen worden ingediend tot uiterlijk 25 maart 2015 om 12.00 uur via de aanbestedingswebsite (via de functionaliteit ‘Stuur bericht’). De antwoorden zullen naar huidig inzicht op 1 april 2015 in de vorm van een nota van inlichtingen op de aanbestedingswebsite worden gepubliceerd. Vragen die niet op bovenomschreven wijze worden ingediend worden niet in behandeling genomen. De inschrijving inclusief alle vereiste bijlagen, verklaringen en bewijsstukken dient uiterlijk d.d.23 april 2015 om 12:00 uur ingediend te zijn door middel van de aanbestedingswebsite: www.Negometrix.com Inschrijvers worden verzocht bij de inschrijving geen additionele informatie toe te voegen waar Aanbesteder niet expliciet om gevraagd heeft (bijv. brochures). De inschrijvingen worden op 23 april 2015 om 13.00 uur geopend. Inschrijvers kunnen niet bij de opening van de inschrijvingen aanwezig zijn. 1.3.2 Inschrijven op een gedeelte van de opdracht. Is niet mogelijk. 1.3.3 Varianten Varianten zijn niet toegestaan. 1.3.4 Taal Alle ingeleverde stukken en correspondentie dienen in de Nederlandse taal te zijn gesteld. 1.3.5 Algemene Inkoopvoorwaarden De algemene inkoopvoorwaarden van Aanbesteder zijn van toepassing en de algemene leverings- en betalingsvoorwaarden dan wel andere algemene of bijzondere voorwaarden van leverancier worden expliciet van de hand gewezen. 1.3.6 Belangenverstrengeling Met het oog op de integriteit van het inkoopproces, de beoordeling van offertes en de ondertekening van

overeenkomsten

worden

de

volgende

richtlijnen

gehanteerd

om

het

risico

van

belangenverstrengeling voor Aanbesteder te verkleinen. Pre-contractuele fase Voorafgaand aan het contracteren wordt aan inschrijver gevraagd te melden of personen, die werkzaam zijn bij Aanbesteder, bij wijze van nevenfunctie werkzaam zijn bij de inschrijver of omgekeerd. Indien dit zou leiden tot ongewenste belangenverstrengeling, kan dit leiden tot uitsluiting 5 Aanbestedingsdocument_accountantsdiensten_2015-2018_concept_20150120


van de inschrijver van de verdere procedure. In dit geval zal dit besluit met redenen omkleed worden medegedeeld aan de inschrijver. Contractuele fase Indien blijkt dat een persoon werkzaam voor de Aanbesteder een al dan niet betaalde nevenfunctie bij inschrijver vervult of ten tijde van de onderhandelingen over de overeenkomst heeft vervuld of omgekeerd zonder dat Aanbesteder voor de sluiting van de overeenkomst in kennis is gesteld, is Aanbesteder gerechtigd de overeenkomst zonder ingebrekestelling met onmiddellijke ingang te ontbinden. 1.3.7 Onderaanneming De inschrijver blijft te allen tijde hoofdelijk aansprakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst. Hij is de enige contractuele wederpartij van de Aanbesteder en als zodanig aansprakelijk voor gebreken in de uitvoering van de opdracht. De inschrijver dient aan alle gestelde minimum eisen en geschiktheidseisen te voldoen, tenzij voor materieel, middelen, de technische bekwaamheid en/of financieel economische draagkracht een beroep wordt gedaan op de onderaannemer/een derde. In dat laatste geval dient de inschrijver te bewijzen dat hij kan beschikken over de middelen die beschikbaar worden gesteld door de onderaannemer. Hiervoor dient bij inschrijving de uniforme eigen verklaring met betrokken onderaannemer te worden ingediend waaruit blijkt dat die bij gunning in staat voor daadwerkelijke uitvoering. 1.3.8 Combinatie Een combinatie van bedrijven kan gezamenlijk als één inschrijver een aanbieding doen. In dat geval is het afzonderlijk inschrijven door een van de combinanten, alleen of in combinatie met anderen niet toegestaan. In geval van het vormen van een combinatie wordt verlangd dat na gunning een rechtsvorm wordt aangenomen. In geval van een combinatie dienen alle leden van de combinatie ieder afzonderlijk de uniforme eigen verklaring in te dienen. Voorts moet ieder lid van de combinatie de uniforme eigen verklaring ondertekenen waaruit blijkt dat alle tot de combinatie behorende ondernemingen, bij een eventuele gunning, gezamenlijk en hoofdelijk in staan voor de volledige en juiste uitvoering van de overeenkomst in al zijn onderdelen. In de uniforme eigen verklaring moet de naam van de combinant worden opgenomen, die als vertegenwoordiger namens de combinatie zal optreden en bevoegd is de combinatie te binden. 1.3.9 Contactpersoon Voor deze aanbesteding geldt de heer R.P. Paardekooper als contactpersoon; telefoon 050 - 316 4181. Het is niet toegestaan om andere medewerkers van Aanbesteder te benaderen voor het verkrijgen van welke informatie dan ook inzake deze aanbesteding. Mocht Aanbesteder vernemen dat een inschrijver op een andere wijze Aanbesteder heeft benaderd dan kan deze inschrijver uitgesloten worden van verdere deelname aan de aanbesteding.



1.3.10 Aanpassen programma van eisen Aanbesteder behoudt zich het recht voor om naar aanleiding van de schriftelijke vragenronde(s) het programma van eisen aan te passen. Indien het programma van eisen als gevolg hiervan wordt gewijzigd zullen de inschrijvers hierover via de nota van inlichtingen worden geïnformeerd. 1.3.11 In behandeling nemen Aanbesteder behoudt zich het recht voor de door inschrijver ingediende documenten, die niet voldoen aan de voorwaarden in dit aanbestedingsdocument dan wel niet volledig of onjuist zijn, niet in behandeling te nemen. 1.3.12 Wet BIBOB Aanbesteder behoudt zich het recht voor een inschrijver en/of zijn in te schakelen derden/onderaannemers te onderwerpen aan de BIBOB-toets bij het Bureau BIBOB van het ministerie van Justitie. -

Om een integriteitbeoordeling te kunnen maken wordt bij de inschrijving gevraagd om het indienen van een Eigen Verklaring. Aan de inschrijver aan wie Aanbesteder voornemens is de opdracht te verstrekken wordt gevraagd om bewijsstukken die voor de gunning overlegd dienen te worden. Bij het niet aanleveren van de gevraagde gegevens kan de inschrijver uitgesloten worden van gunning.

-

Aanbesteder kan het Bureau BIBOB inzake deze overheidsopdracht (die ziet op een bij Besluit BIBOB aangewezen sector) om advies vragen: I. voordat een beslissing wordt genomen inzake de gunning van een dergelijke overheidsopdracht; II. in het geval Aanbesteder bij overeenkomst heeft bedongen dat de overeenkomst ontbonden wordt, indien –kort gezegd- een BIBOB-advies daartoe aanleiding geeft en het advies dat Bureau BIBOB op basis van de uitkomst van haar onderzoek zal uitbrengen geeft de aanbesteder ondersteuning bij zijn eigen inhoudelijke afweging om de opdracht wel of niet aan een betrokkene te gunnen danwel een overeenkomst te ontbinden.

-

Indien toepassing van de wet BIBOB Aanbesteder aanleiding geeft advies in te winnen bij het bureau BIBOB, kan de gestanddoeningstermijn worden verlengd met een periode van maximaal twaalf weken.

-

Aanbesteder behoudt zich het recht voor ontbinding van de overeenkomst te vorderen indien haar na gunning feiten of omstandigheden, die in relatie staan tot de onderneming of persoon van de wederpartij, bekend worden die, waren deze bekend geweest voor het tijdstip van opdrachtverlening, aanleiding hadden gegeven de opdracht niet te gunnen.

1.3.13 Tegenstrijdigheden Dit aanbestedingsdocument met alle bijbehorende bijlagen is met zorg samengesteld. Mocht inschrijver

desondanks

tegenstrijdigheden

en/of

onvolkomenheden

tegenkomen,

dan

dient 7

Aanbestedingsdocument_accountantsdiensten_2015-2018_concept_20150120


Aanbesteder hier via de onder informatie-uitwisseling in dit punt genoemde contactpersoon, schriftelijk op de hoogte te worden gesteld. Indien na de sluitingsdatum van inschrijving blijkt dat dit aanbestedingsdocument tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden bevat en deze niet door de inschrijver zijn opgemerkt, zijn deze voor risico van de inschrijver. In alle gevallen van onduidelijkheid prevaleert dit aanbestedingsdocument. 1.3.14 Procedure klachtenregeling De ondernemer die een klacht heeft met betrekking tot een concrete aanbestedingsprocedure of een onderdeel daarvan kan een klacht schriftelijk, per e-mail, indienen of laten indienen door de door hem ingeschakelde brancheorganisatie via [email protected]. Hierbij dienen de volgende zaken te worden vermeld: - Dagtekening; -

naam en adresgegevens ondernemer / brancheorganisatie;

-

aanduiding van de aanbesteding; beschrijving en nadere onderbouwing van de klacht;

-

beschrijving van de wijze waarop het knelpunt volgens de ondernemer verholpen zou kunnen worden.

Het klachtenmeldpunt neemt de klacht zo spoedig mogelijk in behandeling. Wanneer de ondernemer het niet eens is met de afdoening van de klacht, dan kan de klacht worden voorgelegd aan de landelijke Commissie van Aanbestedingsexperts.

1.3.15 Percelenregeling Opdrachtgever behoudt het recht om 20 % van de opdrachtwaarde met een maximum van € 80.000,buiten de aanbesteding te houden en dit bedrag conform haar eigen aanbestedingsbeleid onderhands in de markt te zetten.

1.4 Uitsluitingcriteria 1.4.1

Uniforme eigen verklaring

De uniforme eigen verklaring dient om vast te stellen of inschrijver voldoet aan de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. Met een eigen verklaring kan een inschrijver aangeven: a. of uitsluitingsgronden op haar van toepassing zijn; b. of zij voldoet aan de gestelde geschiktheidseisen; c.

of zij voldoet aan technische specificaties en uitvoeringsvoorwaarden die milieu en dierenwelzijn betreffen of die gebaseerd zijn op sociale overwegingen;

d. of en op welke wijze zij voldoet aan de selectiecriteria. 8 Aanbestedingsdocument_accountantsdiensten_2015-2018_concept_20150120


Aanbesteder behoudt zich het recht voor om inschrijver te verzoeken de officiële bewijsstukken te overleggen. Indien de inhoud van deze stukken niet overeenkomt met hetgeen in de uniforme eigen verklaring wordt ondertekend, dan kan de inschrijver worden uitgesloten van verdere deelneming in de aanbestedingsprocedure, zonder enig recht op vergoeding van kosten. Het niet (rechtsgeldig) ondertekend indienen van de uniforme eigen verklaring leidt tot uitsluiting van de aanbestedingsprocedure. 1.4.2 Geschiktheidscriteria Inschrijvers dienen de onder dit punt genoemde informatie aan te leveren voor de bepaling van de geschiktheid van de inschrijver. Het niet voldoen aan één van genoemde geschiktheidscriteria betekent uitsluiting van verdere beoordeling. De volgende geschiktheidscriteria worden gehanteerd:

Geschiktheidscriteria G1

Economische en financiële draagkracht

G2

Technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid: -

Referenties / kerncompetenties

-

Kwaliteitsborging Milieuzorg

Bevoegdheid beroepsactiviteit

G3

1.4.2.1 Economische en financiële draagkracht (G1) Door het ondertekenen van de uniforme eigen verklaring verklaart inschrijver: a. te beschikken over voldoende financiële- en economische draagkracht voor de nakoming van de verplichtingen die voortvloeien uit de eventuele overeenkomst; b. dat hem geen mogelijke claims bekend zijn of gedurende de periode van de uitvoering van de overeenkomst geen investeringen noodzakelijk zijn die zijn bedrijf in een zodanige positie kan brengen dat de financieel-economische draagkracht of de continuïteit daarvan in gevaar kan worden gebracht; c.

dat de laatst afgegeven accountantsverklaring (of in voorkomend geval een beoordelings- of samenstellingsverklaring) geen zogenoemde ‘continuïteitsparagraaf’ bevat;

d. dat hij adequaat verzekerd is (beroeps- en/of wettelijke aansprakelijkheidsverzekering) voor de uitvoering van de opdracht en dat hij zich, indien de overeenkomst met hem wordt gesloten, gedurende de duur van de uitvoering van de opdracht(en) adequaat verzekerd houdt. 1.4.2.2 Technische bekwaamheid of beroepsbekwaamheid (G2)



Inschrijver dient ten behoeve van de toets op technische- of beroepsbekwaamheid te voldoen aan de hierna genoemde minimumeis(en): Referenties op basis van kerncompetenties Voor onderhavige opdracht zijn kerncompetenties gedefinieerd. Inschrijver dient een referentie te overleggen om aan te tonen dat hij over de juiste expertise, deskundigheid, capaciteit en ervaring beschikt voor de onderhavige opdracht. De referentie dient opdrachten te betreffen die in de afgelopen periode drie jaar voorafgaande aan de datum van deze aanbesteding op een vakkundige en regelmatige wijze zijn uitgevoerd en tijdig zijn opgeleverd. De volgende kerncompetenties zijn gedefinieerd: 

Politieke en bestuurlijke sensitiviteit;



Adequaat omgaan met (spoed)adviesvragen;



Afronden opdrachten binnen de offerte (nakomen van afspraken en voorkomen meerwerk) en de vooraf afgesproken tijdsplanning en opleverdata.



Kennis van en ervaring met het uitvoeren van accountantsdiensten in een omgeving die vergelijkbaar is qua omvang en aantal medewerkers, diversiteit en complexiteit met die van de provincie Groningen.

Inschrijver dient minimaal 3 referentie aan te leveren met vermelding van: 1. NAW-gegevens opdrachtgevende instantie of bedrijf. 2. het bedrag; 3. jaartal, datum en duur/doorlooptijd; 4. inhoud en beknopte beschrijving van de opdracht; 5. contactpersonen van de betreffende opdrachtgevers; 6. indien een referentie is uitgevoerd door een derde (onderaannemer) waarmee inschrijving plaats vindt NAW-gegevens derde (onderaannemer). Door het opgeven van een referentie geeft inschrijver toestemming aan Aanbesteder om zonder tussenkomst van inschrijver voor verificatie contact op te nemen met de genoemde contactpersoon van de referentie. Verder verklaart inschrijver door het indienen van de ondertekende uniforme eigen verklaring aan dit geschiktheidscriterium te voldoen. Kwaliteitsborging Door het ondertekenen van de uniforme eigen verklaring verklaart inschrijver: a) dat hij beschikt over een op de sluitingsdatum van de inschrijving geldig gecertificeerd kwaliteitszorgsysteem zoals bijvoorbeeld de internationale normenreeks ISO 9001 dan wel aantoonbaar gelijkwaardig certificaat. Het certificaat dient te zijn opgesteld door een certificatie-



instelling die erkend is binnen de (inter)nationale accreditatiestructuur, zoals bijvoorbeeld de Europese normenreeks EN 45000. Of b) dat hij een kwaliteitszorgsysteem heeft dat minimaal gelijkwaardig is aan een gecertificeerd kwaliteitszorgsysteem waarbij onder gelijkwaardig wordt verstaan dat het voldoet aan de volgende kenmerken: 

kwaliteitszorg

is

organisatiebreed

verankerd

(in

beleid),

geadopteerd

door

de

verantwoordelijke directie en uitgedragen door deze directie (b.v. door middel van een kwaliteitshandboek). De directie draagt ook de verantwoordelijkheid voor correcte opzet, uitvoering en beheersing van het kwaliteitsbeleid; 

aanwezigheid en organisatiebrede uitvoering van relevante procedures met betrekking tot dienstverlening/eindproducten en beheer van middelen en documenten, waarbij continue verbetering een belangrijk aandachtspunt is;



aanwezigheid van de interne kwaliteitscyclus: meting, analyse en verbetering van kwaliteitsniveaus;



aanwezigheid van een periodieke onafhankelijke, deskundige audit op naleving van de kwaliteitsprocedures;



klantgerelateerde processen: er is een systeem om ervoor te zorgen dat (vanuit het perspectief van de klant) helder wordt gemaakt wat de behoefte van de klant is en dat deze behoefte verwerkt wordt in uw bedrijfsprocessen.

Ingeval in samenwerkingsverband (combinatie) wordt ingeschreven dient iedere deelnemer aan het samenwerkingsverband afzonderlijk, conform bovenstaande, te voldoen aan de vereisten van de kwaliteitszorg. Bij inschrijving kan worden volstaan met de het indienen van de ondertekende uniforme eigen verklaring waarmee inschrijver verklaart aan dit geschiktheidscriterium te voldoen. 1.4.2.3 Beroep op derde (G3) Indien inschrijver ten behoeve van het voldoen aan de beschreven geschiktheidscriteria een beroep moet doen op een derde dient inschrijver dit te vermelden door onderdeel 8.2. van de uniforme eigen verklaring in te vullen. Hierbij geeft inschrijver aan voor welke geschiktheidseisen een beroep op een derde wordt gedaan en voor welke geschiktheidseisen ondergetekende aan de gestelde eisen voldoet. Door middel van het invullen van onderdeel 8.2 en het ondertekenen van de uniforme eigen verklaring verklaart inschrijver dat hij bij de uitvoering van de opdracht daadwerkelijk kan beschikken over de middelen van deze derde. De betreffende derde mag niet in een van de omstandigheden zoals vermeld in artikel 2.86 (verplichte uitsluitingsgronden) Aanbestedingswet 2012 verkeren. Tevens dient het Standaardformulier Beroep op derde(n) te worden ingevuld. Dit formulier dient zowel door inschrijver als door iedere in te schakelen derde ondertekend te worden. 11 Aanbestedingsdocument_accountantsdiensten_2015-2018_concept_20150120


Bewijsmiddelen Eigen Verklaring/verificatiefase Door het ondertekenen van de uniforme eigen verklaring gaat inschrijver ermee akkoord dat Aanbesteder zich het recht voorbehoudt om in de verificatiefase de winnende inschrijver(s) te verplichten bewijsstukken omtrent de verklaring te overleggen voor zover deze bewijsmiddelen nog niet door de inschrijver zijn ingediend via de aanbestedingswebsite. De bewijsmiddelen dienen aan te tonen dat de inschrijver voldoet aan de in de uniforme eigen verklaring en aan de gestelde eisen.

1.5

Beoordeling

1.5.1 Beoordelingsprocedure De offertes zullen door het beoordelingsteam van Aanbesteder op basis van uitsluitingcriteria, selectiecriteria en gunningcriteria beoordeeld worden. Deze criteria en de wijze waarop wordt beoordeeld, zijn op voorhand vastgelegd. De inschrijvingen worden eerst beoordeeld op; -

het voldoen aan de vormvereisten inzake het indienen van de offerte; Inschrijvingen die voldoen aan de vormvereisten worden beoordeeld aan de hand van de uitsluitingcriteria. Het niet overleggen van de gevraagde stukken, dan wel niet in staat zijn de stukken te overleggen leidt tot uitsluiting van verdere deelname in de procedure;

-

Inschrijvingen worden na de uitsluitingcriteria vervolgens beoordeeld op het voldoen aan de selectiecriteria. Het niet kunnen aantonen van het voldoen aan de minimumeisen leidt en/of kan leiden tot uitsluiting van verdere deelname in de procedure;

-

Inschrijvingen die voldoen aan de selectiecriteria worden vervolgens beoordeeld aan de hand van het gunningcriterium " economisch meest voordelige inschrijving".

Gedurende de beoordeling kan het beoordelingsteam aan inschrijvers verduidelijking vragen over de inhoud van hun offerte. 1.5.2 Beoordelingstermijn De beoordelingstermijn zal, na sluitingsdatum, 23 april 2015 naar verwachting een periode van ca. 3 weken in beslag nemen. 1.5.3 Beoordelingsdocumenten Aanbesteder is niet verplicht documenten die betrekking hebben op deze aanbesteding zoals resultaten van onderlinge beoordelingen en vergelijkingen en adviezen betreffende kwalificatie en gunning aan de inschrijvers bekend te maken.

1.6

(Voorlopige) Gunning

1.6.1 Gunning onder opschortende voorwaarde Met de (winnende) inschrijver zal de Aanbesteder niet eerder een overeenkomst sluiten en niet eerder de opdracht gunnen op basis van een gunningbeslissing dan nadat een termijn van 20 kalenderdagen na verzending van de mededeling van die gunningbeslissing is verstreken. 12 Aanbestedingsdocument_accountantsdiensten_2015-2018_concept_20150120


Gelijktijdig met de (voorlopige) gunningbeslissing worden de afwijzingsbrieven verzonden. In de afwijzingsbrief zal een korte motivering van afwijzing en de naam van de beoogd opdrachtnemer worden opgenomen. Hierdoor is de afgewezen inschrijver in staat om te beoordelen of het voor hem zinvol is om een rechtsmiddel in te stellen tegen de gunningbeslissing binnen de genoemde termijn van 20 kalenderdagen die Aanbesteder als redelijke termijn hanteert. Aanbesteder verzoekt de afgewezen inschrijver zijn bezwaar kenbaar te maken door uiterlijk binnen 20 kalenderdagen na dagtekening van de afwijzingsbrief een kort geding dagvaarding te (laten) betekenen bij Aanbesteder. Geschillen naar aanleiding van deze aanbesteding worden in eerste instantie voorgelegd aan de bevoegde rechter te Groningen. Indien het leidt tot een kort geding wordt de uitspraak hiervan afgewacht alvorens er een overeenkomst tot stand komt. Indien niet op alle punten volledige overeenstemming is bereikt en er nog geen schriftelijke en door beide partijen ondertekende overeenkomst tot stand is gekomen, is er nog geen sprake van enige gebondenheid van Aanbesteder. Opgemerkt wordt dat de mededeling van Aanbesteder van een gunningbeslissing geen aanvaarding, als bedoeld in Artikel 6:217 lid 1 BW, inhoudt van een aanbod van opdrachtnemer. 1.6.2 Voorbehouden Een overeenkomst komt eerst tot stand wanneer de toestemmingen, waaronder van Gedeputeerde Staten van provincie Groningen is verkregen. Aanbesteder behoudt zich het recht voor; 

om inschrijvingen waarin voorbehouden zijn opgenomen uit te sluiten van verdere deelname in de aanbestedingsprocedure;



de procedure om zijn moverende redenen af te breken tot aan definitieve gunning;



de inhoud van de aanbesteding aan te passen bij wijziging van regelgeving of overheidsbeleid;



de tijdsplanning te wijzigen;

 de opdracht niet te gunnen bij het ontbreken van financiële middelen. Deze opsomming is niet limitatief. 1.6.3 Kostenvergoeding Inschrijvers hebben vanwege het beschreven voorbehoud en gunning onder opschortende voorwaarde geen recht op vergoeding van enigerlei kosten gemaakt in het kader van deze aanbesteding. Door het indienen van de offerte verklaart de inschrijver zich akkoord met deze voorwaarden. 1.6.4 Gunning Gunning zal geschieden aan de inschrijver die de economisch meest voordelige inschrijving doet. De inschrijving dient tot minimaal 90 dagen na de sluitingsdatum van de inschrijvingen gestand te worden gedaan. In de inschrijving op te nemen prijs dient te worden uitgedrukt in euro’s, prijspeil 2015 exclusief BTW. De prijs staat vast voor de totale contractduur inclusief optionele verlengingen. 13 Aanbestedingsdocument_accountantsdiensten_2015-2018_concept_20150120


1.7

Instemming

Het indienen van een aanvraag tot deelneming houdt in dat inschrijver instemt met alle bovenstaande voorwaarden voor deze inschrijvingsprocedure.



2. Programma van eisen 2.1

Inleiding

Volgens artikel 217 lid 2 van de Provinciewet wijzen Provinciale Staten een of meer accountants aan als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, belast met de controle van de jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Ingevolge artikel 217 lid 1 hebben Provinciale Staten de Verordening Accountantscontrole Provincie Groningen vastgesteld. In deze verordening is onder andere opgenomen dat Provinciale Staten voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vaststellen. In het programma van eisen komen de volgende onderwerpen aan de orde: 

Certificerende functie o Controle op de jaarrekening o

Interim controle

o o

Deelverklaringen Rapportages en besprekingen



Natuurlijke adviesfunctie



Rechtmatigheid



Weerstandsvermogen



Deskundigheid, ervaring en continuïteit controleteam



Communicatie



Social Return On Investment



Casus

Naast de hierboven genoemde Provinciewet, de Verordening Accountantscontrole provincie Groningen en het programma van eisen, worden nadere eisen gesteld aan de accountantscontrole in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) en het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV). Indien op moment van inschrijving toekomstige wijzigingen in de relevante wetgeving te voorzien of bekend zijn, dient de inschrijver hier rekening mee te houden in de inschrijving door deze eventuele aanvullende controles op te nemen. Bijvoorbeeld de wijzigingen in de BBV, de Wet Markt en Overheid, de Wet Normering Topinkomens en de VPB.

2.2

Certificerende functie

De aanbesteding heeft voor wat betreft dit onderdeel betrekking op het certificeren van de navolgende verantwoordingen: 

De jaarrekening provincie Groningen



De overige verklaringen (zie paragraaf 0 en Bijlage A) 15



Voor wat betreft de invulling van de certificerende functie zijn de Provinciewet en de daarop gebaseerde besluiten, in het bijzonder het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, uitgangspunt. Daarnaast is de Verordening Accountantscontrole provincie Groningen maatgevend. De in het kader van de certificerende functie te verrichten werkzaamheden en de daarop aansluitende verslaggeving dienen het cyclische informatievoorzieningsproces van provincie Groningen te volgen, conform de Financiële Verordening provincie Groningen en de jaarkalender Planning en Control. Dit alles binnen, na overleg met de accountant, door provincie Groningen vastgestelde tijdslimieten. 2.2.1 Controle op de jaarrekening Voor wat betreft de toleranties zijn voor de provincie uitgangspunt de goedkeuring- en rapportagetoleranties zoals opgenomen in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden. Provinciale Staten zullen voorafgaande aan de jaarlijkse controle aan de accountant aangeven aan welke posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen, dan wel aan welke producten en/of organisatieonderdelen specifiek aandacht gegeven moet worden. Zij geven daarbij eveneens aan of en zo ja welke rapporteringstoleranties daarbij gelden. rechtmatigheidstoets 2014 zijn deze voor 2014 vastgesteld.

In

de

voordracht

Normenkader

De accountant steunt waar mogelijk op de interne audits die in het kader van de rechtmatigheidscontrole verantwoordingsproces tussentijds zijn uitgevoerd. Van de interne audits zijn onder meer de controledoelstelling, de uitgevoerde werkzaamheden en de bevindingen toegankelijk vastgelegd. Dit is van toepassing indien de rechtmatigheidstoets wordt uitgevoerd door de provincie Groningen (zie 2.4) De controle op de jaarrekening is inclusief de bijlage Single information en Single audit (SiSa) voor specifieke uitkeringen. Voor een aantal specifieke uitkeringen wordt namelijk de verantwoordingsinformatie verstrekt op basis van indicatoren en als bijlage bij de jaarrekening gevoegd (zie bijlage A). 2.2.2 Overige verklaringen Naast de controle van de provinciale jaarrekening worden jaarlijks overige verklaringen gevraagd. Dit betreft deels verklaringen ten behoeve van een aantal aan de provincie gelieerde instellingen en samenwerkingsverbanden en deels verklaringen die niet onder SiSa vallen. (zie bijlage A). De overige verklaringen worden uitgebracht aan de verantwoordelijke opdrachtgever. In bijlage A is het huidige overzicht van de overige verklaringen weergegeven. Het overzicht is gebaseerd op de huidige wet- en regelgeving en de huidige activiteiten. De omvang van de benodigde overige verklaringen en de omvang van de daaruit voortvloeiende werkzaamheden kunnen in de contractperiode fluctueren. Een aantal overige verklaringen is van tevoren in te plannen; andere overige verklaringen worden incidenteel opgesteld. 2.2.3 Interim-controle In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd. Deze controle is gericht op de werking van de administratieve organisatie (AO) en de 16 Aanbestedingsdocument_accountantsdiensten_2015-2018_concept_20150120


interne controle (IC). De AO/IC is een belangrijk aspect van controle om te kunnen komen tot een oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening. De provincie Groningen is bezig met verdere professionalisering hiervan. De bevindingen naar aanleiding van de interim-controle en aandachtspunten voor het opstellen van de jaarrekening worden opgenomen in de managementletter. Deze rapportage wordt uitgebracht aan Gedeputeerde Staten, die de bestuurlijk relevante zaken daaruit rapporteert aan Provinciale Staten. Van de inschrijver wordt verwacht een voorbeeld van een managementletter van een zoveel mogelijk vergelijkbare organisatie aan te leveren. 2.2.4 Rapportages en afstemmingen Van de accountant verwachten wij definitieve rapportages, inclusief de bijbehorende verklaringen en de besprekingen van de concepten met de Concern Controller, coördinator Financiële Administratie, afdelingshoofd Financiën & Control, de Directie en zo nodig de portefeuillehouder, Gedeputeerde Staten en Provinciale Staten. De eventuele tussentijdse aanpassingen vallen binnen de opdracht. Voorafgaand aan de (interim) controle op de jaarrekening verwachten wij van de accountant dat deze een startgesprek houdt met een vertegenwoordiging van de afdeling Financiën & Control over het controleplan. In dit gesprek komen de wederzijdse verwachtingen, de planning en de op te leveren stukken aan de orde. Voorafgaand aan de controle op de jaarrekening vindt een gesprek plaats met de Provinciale Staten over waar bij de controle specifiek aandacht gegeven moet worden en welke rapporteringstoleranties daarbij gelden (zie 2.2.1). De volgende eisen ten aanzien van de rapportage over de bevindingen zijn van toepassing: 

Jaarlijkse rapportage (incl. de af te geven verklaring), uit te brengen aan Provinciale Staten in afschrift aan Gedeputeerde Staten



In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen. In de af te geven verklaring dienen te zijn opgenomen de uitkomsten van de getrouwheidscontrole en de uitkomsten van de rechtmatigheidscontrole.



Managementletter naar aanleiding van de interim-controle, uit te brengen aan Gedeputeerde Staten;



Deelverklaringen, uit te brengen aan de betreffende verantwoordelijke opdrachtgever.

De accountant dient in de rapportages kritisch te zijn naar de organisatie toe. Hij dient de rapportages transparant op te stellen en daarbij in ieder geval invulling te geven aan de navolgende punten: 

Het duidelijk en bondig naar voren komen van de bevindingen;



Het volgen van een consistente gedragslijn in de rapportage; 17





Het tijdig signaleren van tekortkomingen en risico’s en hierbij oplossingsgerichte adviezen verstrekken;



Het duidelijk behandelen van onderwerpen als administratieve organisatie en interne controle en rechtmatigheid.

Bespreking en rapportage Provinciale Staten 1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze na een proces van hoor en wederhoor via de ambtelijke lijn en Gedeputeerde Staten waarbij gekeken moeten worden naar de toedracht en evt. herstel/correctie. De aard en zwaarte van fouten en onzekerheden bepalen de rapportering door de accountant aan Provinciale Staten via verslag van bevindingen en eventueel accountantsverklaring. 2. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan Provinciale Staten door de accountant aan Gedeputeerde Staten voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren. 3. De accountant bespreekt op verzoek voorafgaand aan de vergadering van Provinciale Staten het verslag van bevindingen met de commissie Bestuur, financiën en veiligheid. De accountant is gehouden aan de planning, die gericht is op het overleggen van de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen vóór 1 mei aan Provinciale Staten. Voor een aantal overige verklaringen gelden verschillende tijdstippen. Wij vragen van de inschrijver een controle-aanpak waarin hij aangeeft hoe de controle wordt aangepakt en hoe hierover wordt gerapporteerd, met daarin specifiek opgenomen: de tijdsplanning, de communicatie en hoe gezorgd wordt voor een soepele overgang voor de opdrachtgever naar een nieuwe contractperiode voor de accountantsdiensten in het eerste controle-jaar en wat wordt verwacht van de provincie Groningen. De controle-aanpak omvat maximaal 2 A4.

2.3

De natuurlijke adviesfunctie

Deze onlosmakelijk aan de certificerende functie verbonden activiteit omvat adviezen van beperkte omvang die een directe relatie hebben met de managementletter en zich daarin uitkristalliseren. Deze advisering vindt plaats op eigen initiatief van de accountant, dan wel op verzoek van de provincie. In dit verband kan onder andere gedacht worden aan adviezen op basis van controlebevindingen, adviezen die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van de besprekingen van de (concept)rapportages, evenals adviezen als gevolg van relevante externe ontwikkelingen. Ook het op mondeling dan wel schriftelijk verzoek adviseren over de ontwikkeling van instrumenten voor de controlfunctie, risico-inschattingen voor het bepalen van het minimaal benodigd weerstandsvermogen en de interpretatie van ontwikkelingen in de wetgeving kunnen tot de natuurlijke adviesfunctie gerekend worden. Verder worden onder de natuurlijke adviesfunctie verstaan: alle activiteiten ten behoeve van de organisatie voor zover een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de accountant. Gedacht 18 Aanbestedingsdocument_accountantsdiensten_2015-2018_concept_20150120


kan worden aan o.a. de inbreng bij besprekingen op basis van berichtgevingen, ontwikkeling van (administratieve organisatorische) systemen. Kortom advisering en informatievoorziening in brede zin. De adviezen moeten oplossingsgericht zijn en uiteraard op de provinciale situatie zijn toegespitst. Gezien het karakter van de natuurlijke adviesfunctie zal van de accountant gevraagd worden binnen redelijke termijn na verzoek van de provincie (een week en bij calamiteiten direct) beschikbaar te zijn om de benodigde capaciteit te leveren. Voor dit onderdeel omschrijft de inschrijver op welke wijze deze invulling geeft aan de natuurlijke adviesfunctie en op welke onderwerpen de inschrijver met name richt. Deze omschrijving omvat maximaal 2 A4.

2.4

Rechtmatigheid

Provinciale Staten geven bij de controle op de jaarrekening opdracht tot een toets op de financiële rechtmatigheid. Het normenkader waarbinnen de toets moet worden uitgevoerd wordt jaarlijks vastgesteld door Provinciale Staten en bestaat uit de voor het betreffende dienstjaar geactualiseerde lijst met externe en interne wet- en regelgeving en de lijst met verordeningen c.a. die een duidelijke relatie hebben met het beleid inzake Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O). De afgelopen jaren heeft de accountant voor ons deze toets (deels) uitgevoerd. Jaarlijks wordt de keuze gemaakt of de accountant deze toets uitvoert of dat wij deze toets zelf uitvoeren. In het geval de accountant deze toets uitvoert, geldt de volgende omschrijving van de werkzaamheden: De afdeling Financiën en Control draagt zorg voor de jaarlijks actualisatie van het normenkader ten behoeve van de rechtmatigheidstoets. Voorafgaand aan de behandeling van dit normenkader in Gedeputeerde Staten (en later Provinciale Staten) vindt afstemming plaats met de accountant over de voorgestelde aanpassingen. Op basis van het door Provinciale Staten vastgestelde normenkader voert de accountant zelfstandig de werkzaamheden voor de rechtmatigheidstoets uit. Opstellen en afstemmen controleplan rechtmatigheid Op basis van het door Provinciale Staten vastgestelde normenkader stelt de accountant voorafgaand aan de start van zijn uitvoerende werkzaamheden een controleplan rechtmatigheid op waarin hij onder meer de controle-aanpak en planning behandelt. De accountant stemt het controleplan rechtmatigheid af met de contactpersoon voor de jaarrekeningcontrole binnen de afdeling Financiën & Control en de Concern Controller. In relatie tot de rechtmatigheid onderkende de provincie Groningen de afgelopen jaren een zestal processen: 1. subsidiebeheer 2. treasury 3. personeel 4. projectuitvoering 19 Aanbestedingsdocument_accountantsdiensten_2015-2018_concept_20150120


5. heffingen 6. inkoop (inclusief aanbestedingen) Tot op heden is de meeste regelgeving uit het normenkader gekoppeld aan deze processen. Voorwaarde voor de planning van de rechtmatigheidswerkzaamheden is dat deze twee keer per jaar plaatsvinden, namelijk halverwege en voor het eind van het jaar, zodat de eerste bevindingen in de managementletter n.a.v. de interim-controle worden opgenomen, en de provincie waar nodig in de gelegenheid is aanvullende maatregelen te treffen Uitvoering rechtmatigheidscontrole De accountant zorgt zelf voor het genereren van de bronbestanden en het trekken van de steekproeven. De accountant verzamelt de benodigde bescheiden en voert zijn werkzaamheden uit. Afstemming Voorafgaand aan de definitieve rapportage stemt de accountant zijn bevindingen af met de betreffende afdelingshoofden en met de contactpersoon voor de jaarrekeningcontrole binnen de afdeling Financiën & Control en Concern Controller. Voor dit onderdeel vragen wij in maximaal 1 A4 een plan van aanpak hoe de rechtmatigheidstoets wordt aangepakt.

2.5

Weerstandsvermogen

Op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de Financiële Verordening Provincie Groningen wordt door de accountant één keer in de 4 jaar (voor het eerst weer in het najaar van 2018) een onderzoek verricht naar het minimaal benodigde weerstandsvermogen en een rapportage uitgebracht aan Gedeputeerde Staten. De provincie Groningen actualiseert de risico's periodiek binnen de planning en control cyclus. De mogelijkheid bestaat dat er aanleiding is om het onderzoek naar het weerstandsvermogen vaker te laten verrichten. De volgende eisen ten aanzien van de rapportage over de bevindingen inzake het onderzoek naar het minimaal benodigde weerstandsvermogen zijn van toepassing: 

Resultaten van de beoordeling of de huidige methodiek voor het kwantificeren van risico’s nog past bij de ontwikkelingen die aan de orde zijn bij de provincie Groningen.



De bepaling van het minimaal benodigde weerstandsvermogen op basis van een inventarisatie van de risico’s. Voor de bepaling hiervan wordt gebruik gemaakt van interviews en dossieronderzoek. De risico's worden onderscheiden in incidentele risico's (incidenteel benodigd weerstandsvermogen) en structurele risico’s (structureel benodigd weerstandsvermogen) en vervolgens gekwantificeerd. Het gaat hierbij om een brede scope (algemene en specifieke risico's).



De bepaling van de omvang van de beschikbare weerstandscapaciteit op basis van de meest actuele cijfers. Hiervoor wordt onderscheid gemaakt in incidenteel beschikbare weerstandscapaciteit en structureel beschikbare weerstandscapaciteit. 20







De resultaten van een benchmark naar de vermogenspositie van de provincie Groningen ten opzichte van de overige provincies. Het gaat hierbij o.a. om de aspecten: o o

Omvang van de Algemene Reserve en bestemmingsreserves. Omvang van de Algemene Reserve en bestemmingsreserves in percentage van het

o

balanstotaal Incidentele en structurele weerstandscapaciteit in relatie tot de begrotingsomvang.

o

Verhouding tussen incidentele risico’s en de incidenteel beschikbare

o

weerstandscapaciteit. Verhouding weerstandscapaciteit en de totale begrote lasten.

Resultaten van de beoordeling of de Kadernota Risicomanagement provincie Groningen nog in zijn huidige vorm gehandhaafd kan blijven.

Afstemming Voorafgaand aan de definitieve rapportage stemt de accountant zijn bevindingen af met de betreffende afdelingshoofden en met de contactpersoon voor de jaarrekeningcontrole binnen de afdeling Financiën & Control en de Concern Controller, de Directie, de portefeuillehouder, de Gedeputeerde Staten en Provinciale Staten. Voor dit onderdeel vragen wij in maximaal 1 A4 een plan van aanpak hoe het onderzoek naar het weerstandsvermogen wordt aangepakt.

2.6

Deskundigheid, ervaring en continuïteit controleteam

Uw offerte dient een voorstel te bevatten van het bij provincie Groningen in te zetten team van medewerkers. Het voorstel dient in ieder geval te bestaan uit een overzicht van opleiding/expertise en een chronologische opsomming van relevante werkervaring met vergelijkbare diensten onder vermelding

van

opdrachtgever,

omvang

van

het

project

en

beschrijving

van

taak

en

verantwoordelijkheden binnen het project. U dient deze bij te voegen in de vorm van CV’s. De inschrijver dient aan te tonen dat binnen diens eigen organisatie (ondermeer door aantal medewerkers per deskundigheidsgebied te vermelden), teneinde de natuurlijke adviesfunctie zo goed mogelijk te kunnen vervullen, kan worden teruggevallen op een deskundigheid op het gebied van: 

Europese regelgeving, inclusief Staatsteun



Financiering



Belastingrecht



Automatisering



Informatiebeveiliging



Bedrijfsvoering



Benchmarking



Administratieve organisatie



EDP audits



Grondexploitaties 21





Maatschappelijke en politieke ontwikkelingen die van invloed zijn op de bedrijfsvoering van de provincie.

Voor een optimale samenwerking tussen de accountant en provinciale organisatie is het van belang dat de accountant werkt met een vast team van medewerkers voor de provincie. Tijdens de looptijd van de eventuele overeenkomst dient het aantal personeelswisselingen voor de provinciale opdracht tot een minimum beperkt te worden. Dit geldt met name voor de teamleider en de projectverantwoordelijke(n). De samenstelling van het team mag niet gewijzigd worden zonder voorafgaande instemming van de provincie. Voor de reguliere onderdelen eisen wij dat deze worden verricht door de opdrachtnemer. Voor specialistische vragen is onderaannemerschap toegestaan, maar dient de opdrachtnemer bij de inschrijving te vermelden om welke onderdelen dit gaat. Voor dit onderdeel vragen wij een beschrijving hoe wordt gezorgd dat het samengestelde controleteam functioneert als een team met onderlinge rolverdeling, hoe de kennis, vaardigheden en competenties van de teamleden worden ingezet en hoe de continuïteit wordt geborgd. Deze beschrijving omvat maximaal 2 A4, exclusief de gevraagde CV's.

2.7

Communicatie

De accountant moet effectief en doelmatig communiceren zodat het bestuur en het ambtelijk management optimaal ondersteund worden. Wij vragen de inschrijver om een accountmanager, die verantwoordelijk is voor de hele dienstverlening aan provincie Groningen en daarnaast als aanspreekpunt voor de provincie fungeert. Om een optimale communicatie met de provincie te realiseren, moet de verantwoordelijke accountant tenminste éénmaal per half jaar gestructureerd mondeling overleg voeren met de relevante vertegenwoordigers van bestuur en de ambtelijke organisatie. Hierbij moeten de lopende zaken aan de orde komen, zonder dat hiervoor kosten in rekening worden gebracht. Verder zal in het kader van de jaarrekening en de tussentijdse rapportage overleg plaatsvinden (zie 2.2.4). Na oplevering van de definitieve rapportages vinden evaluatiegesprekken plaats met de vertegenwoordigers van de afdeling Financiën & Control over de geleverde dienstverlening, de samenwerking en eventuele verbeterpunten hierin. Goede sociale vaardigheid en het vermogen om te communiceren met de betrokkenen in het proces is daarbij van belang met als eis de Nederlandse taal als voertaal, in woord en geschrift. Voorafgaand aan de werkzaamheden spreken we met de accountant een planning af. Indien de accountant de definitieve rapportages later dan de afgesproken datum oplevert, kan de provincie Groningen per dag vertraagde oplevering een bedrag van €1.000,- inhouden op het afgesproken honorarium. Voor de beoordeling van dit onderdeel is onder paragraaf 2.2 gevraagd om een controle-aanpak, waar de communicatie deel van uit maakt. 22 Aanbestedingsdocument_accountantsdiensten_2015-2018_concept_20150120


2.8

Social Return On Investment / Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen

Dit onderdeel is opgenomen als bijzondere uitvoeringsvoorwaarde. De opdrachtnemer investeert als gevolg van deze opdracht tijdens de contractperiode 5% van de opdrachtwaarde (gelijk verdeeld over de vier contractjaren) aan Social Return On Investment (SROI) en/of Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) in de provincie Groningen. Het doel hiervan is dat de positie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt wordt versterkt. Hiervoor maakt de opdrachtnemer een plan van aanpak aan op welke wijze hij de SROI/MVO gaat invullen en op welke wijze hierover jaarlijks aan het eind van het contractjaar controleerbare verantwoording wordt afgelegd. 

Enkele suggesties voor de invulling hiervan:het helpen van langdurig werkzoekenden (als zodanig 6 maanden of meer ingeschreven bij de gemeente) bij budgetbeheer;



stageplekken/traineeplekken voor jongeren (18 t/m 27 jaar) of langdurig werkzoekenden;bijscholing voor non-profit-organisaties op gebied van bijvoorbeeld budgetbeheer in de regio;

 het bieden van ondersteuning bij het invullen belastingaangiftes in buurthuizen in de regio. Voor de invulling van SROI/MVO en de rapportage hierover kan gebruik worden gemaakt van het Bureau Social Return van de gemeente Groningen. Indien opdrachtnemer deze jaarlijkse verplichting niet (geheel) nakomt, kan de opdrachtgever het resterende bedrag van die verplichting maal twee in mindering brengen op de laatste betalingstermijn of terug vorderen indien de laatste betaling reeds heeft plaatsgevonden.

2.9

Casus

Regelmatig doen zich ontwikkelingen voor die van invloed zijn op de waardering, het resultaat of risicopositie van de provincie Groningen. Deze ontwikkelingen kunnen betrekking hebben op eigen beleid (zoals kredietverstrekking aan derden of de bijstelling van een grondexploitatie) maar ook externe ontwikkelingen. De provincie Groningen neemt bij (politiek relevante) ontwikkelingen een standpunt in hoe hiermee zal worden omgegaan. De behoefte is dan ook om al voor de daadwerkelijke controle van de jaarrekening eventuele onzekerheid over een juiste verwerking in de jaarstukken weg te nemen. Hiervoor vragen we de accountant vooraf zijn mening te geven over de wijze waarop de provincie Groningen hiermee om kan gaan. Naast het wegnemen van onzekerheid bij de verwerking in de jaarstukken vragen wij de accountant soms ook zijn mening over ontwikkelingen waarbij wij behoefte hebben aan ‘comfort’ in het besluitvormingsproces richting Gedeputeerde Staten/Provinciale Staten. Voor de beoordeling van dit onderdeel vragen wij de inschrijver om een plan van aanpak op basis van onderstaande casus, waaruit blijkt hoe de accountant dit verzoek aanpakt, waar de accountant de accenten legt, waar de meerwaarde ligt in de advisering van de accountant en waar de scheidslijn ligt van de natuurlijke adviesfunctie. Het plan van aanpak omvat maximaal 1 A4.



"Recreactiegebied Draslanden" De provincie Groningen is benaderd om te participeren in de ontwikkeling van een recreatiegebied. Er zijn

verschillende

partijen

betrokken

bij

de

ontwikkeling

hiervan.

Door

Staatsbosbeheer,

Natuurmonumenten en de Stichting Het Groninger Landschap zal natuur in het recreatiegebied worden beheerd (onderhouden). Een commerciële partij wil de ontwikkeling van een contingent recreatiewoningen op zich nemen, een vastgoedontwikkelaar wil winkelvoorzieningen aanleggen en een watersportbedrijf wil zich richten op commerciële watersportrecreatie. Voor een voortvarende ontwikkeling van het gebied hebben deze partijen zich verenigd in de stichting "Recreatiegebied Draslanden". De provincie Groningen is gevraagd een achtergestelde lening te verstrekken van €10 miljoen voor 15 jaar. Een bank is dan bereid de resterende financiering van €25 miljoen voor haar rekening te nemen. De provincie Groningen heeft vastgesteld dat de aanvraag voldoet aan onze criteria voor financiering in het kader van de publieke taak. Daarnaast heeft de provincie Groningen de ‘business case’ van de stichting beoordeeld. De provincie is van mening dat de risico’s die worden gelopen aanvaardbaar zijn en er voldoende zekerheden worden geboden. Een second opinion gevraagd bij een extern adviesbureau heeft niet tot aanvullende inzichten geleid en de eigen inschatting bevestigd.

2.10 Presentatie Inschrijvers die na beoordeling van de overige gunningscriteria nog in aanmerking kunnen komen voor de gunning worden in de gelegenheid gesteld een presentatie te geven voor de leden van de adviescommissie. De presentatie vindt plaats op een nader te noemen tijdstip op dinsdag 28 april 2015 (voorlopige datum) aan de St. Jansstraat 4 te Groningen. Voor de presentatie is 50 minuten gereserveerd, opgebouwd als volgt: 

5 minuten voor een korte introductie;



20 minuten voor een korte toelichting op de controle-aanpak, de natuurlijke adviesfunctie en het controle team;



10 minuten voor de presentatie van het plan van aanpak voor de casus;

 15 minuten vragen van de adviescommissie. De presentatie is een mondelingen toelichting op de aanbieding en dient ter verduidelijking. Met de presentatie mag de aanbieding niet worden aangevuld of gewijzigd. De presentatie wordt verzorgd door de directeur/partner en de beoogde teamleider van het controleteam. De overige medewerkers zijn welkom om de Presentatiemiddelen als computer, beamer en scherm zijn aanwezig.

presentatie

bij

te

wonen.

Voor de beoordeling van dit onderdeel vragen wij de inschrijver om een presentatie te geven over de onderdelen: controle-aanpak, natuurlijke adviesfunctie, controle team en casus. Beoordeeld wordt op wijze van presenteren (helderheid, overtuigingskracht, contactuele eigenschappen, inlevingsvermogen) en de verdieping op de onderdelen in de offerte. De presentatie wordt gegeven door de directeur/partner en het de beoogde teamleider van het controle team.



3. Gunningscriteria De beoordeling van de inschrijvingen geschiedt op basis van de economisch meest voordelige inschrijving. De inschrijvingen worden op de onderstaande twee hoofdcriteria beoordeeld. Per hoofdcriterium zijn enkele subcriteria vermeld. De aan deze criteria gestelde eisen staan vermeld in het Programma van Eisen.

3.1

Financieel aanbod (60%) =

600 punten

Onze prijsbeoordeling vindt plaats op basis van de controle van de jaarrekening inclusief de interimcontrole en de natuurlijke adviesfunctie, de overige verklaringen, jaarlijkse rechtmatigheidscontrole, en het vierjaarlijkse onderzoek naar het weerstandsvermogen. Zoals beschreven zijn de rechtmatigheidscontrole en het onderzoek naar het weerstandsvermogen modulair opgenomen in het Programma van Eisen. De kosten per onderdeel dienen te worden gespecificeerd en uitgesplitst naar medewerkers/functieniveau, uurtarief (prijspeil 2015), aantal uren en activiteiten. Deze uurtarieven zijn ook leidend voor aanvullende opdrachten. Daarnaast dient de lijst van SiSa en overige verklaringen te worden uitgesplitst in prijs per onderdeel/verklaring. Het in de toekomst vervallen of toevoegen van een SiSa onderdeel of overige verklaring heeft tot gevolg dat de totaalprijs in lijn hiermee wordt aangepast. De aanneemsom is gebaseerd op de huidige stand van zaken van de administratieve organisatie en interne control binnen de provincie Groningen. Het niet bekend zijn met de situatie bij de provincie Groningen kan nimmer aanleiding zijn tot verrekening. Prijsopbouw basispakket: Verrichting (volgens beschrijving hoofdstuk 2) controle jaarrekening incl. interimcontrole, SiSa en natuurlijke adviesfunctie

jaarlijkse

overige verklaringen

jaarlijkse

jaarlijks rechtmatigheidsonderzoek

modulair

vierjaarlijks onderzoek naar weerstandsvermogen

modulair

De Inschrijving met de laagste prijs ontvangt 600 punten en de overige inschrijvingen worden hieraan gerelateerd.

3.2

Uitvoering en kwaliteit dienstverlening (40 %) =

400 punten

Met de inschrijving gaat de inschrijver akkoord met de minimale eisen zoals geformuleerd in hoofdstuk 2. Daarnaast gaat de inschrijver akkoord met de inhoud van de concept-overeenkomst en de algemene inkoopvoorwaarden van de provincie Groningen. Naast de minimale eisen worden bepaalde kwalitatieve onderdelen apart uitgelicht. Deze worden beoordeeld door de adviescommissie. Voor de uitvoering en de kwaliteit van de dienstverlening zullen per onderdeel punten worden gegeven. De vergelijking van de gegeven antwoorden zal ten opzichte van de inschrijvers onderling 25 Aanbestedingsdocument_accountantsdiensten_2015-2018_concept_20150120


plaatsvinden. Elke vraag wordt beoordeeld op een schaal van 0 t/m 5. De toe te kennen scores worden als volgt toebedeeld: 0

Niet beantwoord

1

Onvoldoende

2

Matig

3

Voldoende

4

Goed

5

Uitstekend

Na beoordeling worden de scores van de beoordelaars per onderdeel opgeteld en gedeeld door het aantal beoordelaars waarbij er zodoende een gemiddelde score per onderdeel ontstaat. Deze gemiddelde score wordt vermenigvuldigd met de weegfactor van elk onderdeel. De inschrijvingen worden inhoudelijk beoordeeld door een adviescommissie waarin zitting hebben: 1. Statenleden 2. Concerncontroller 3. Afdelingshoofd Financiën en Control 4. Clustercoördinator Financiële Administratie 5. Senior Administrateur Procedureel wordt de aanbesteding begeleid door een inkoopadviseur van Concerninkoop. De volgende kwalitatieve onderdelen worden beoordeeld: 3.2.1 Controle-aanpak (120 punten) weegfactor 24 Op basis van een controle-aanpak geeft de inschrijver aan hoe de controle wordt aangepakt, met daarin specifiek opgenomen: de tijdsplanning, de communicatie en hoe gezorgd wordt voor een soepele overgang voor de opdrachtgever naar een nieuwe contractperiode voor de accountantsdiensten in het eerste controle-jaar. De controle-aanpak omvat maximaal 2 A4. 3.2.2 Natuurlijke adviesfunctie (90 punten) weegfactor 18 Voor dit onderdeel omschrijft de inschrijver op welke wijze deze invulling geeft aan de natuurlijke adviesfunctie. Deze omschrijving omvat maximaal 2 A4. 3.2.3 Controle team (90 punten) weegfactor 18 Voor dit onderdeel vragen wij een beschrijving hoe wordt gezorgd dat het samengestelde controleteam functioneert als een team met onderlinge rolverdeling, hoe de kennis, vaardigheden en competenties van de teamleden worden ingezet en hoe de continuïteit wordt geborgd. Deze beschrijving omvat maximaal 2 A4, exclusief de in paragraaf 2.6 gevraagde CV's. 3.2.4 Casus (50 punten) weegfactor 10 Voor de beoordeling van dit onderdeel vragen wij de inschrijver om een plan van aanpak waaruit blijkt hoe de accountant het verzoek zoals beschreven in paragraaf 2.9 aanpakt, waar de accountant de 26 Aanbestedingsdocument_accountantsdiensten_2015-2018_concept_20150120


accenten legt, waar de meerwaarde ligt in de advisering van de accountant en waar de scheidslijn ligt van de natuurlijke adviesfunctie. Het plan van aanpak omvat maximaal 1 A4. 3.2.1 Presentatie (50 punten) weegfactor 10 Voor de beoordeling van dit onderdeel vragen wij de inschrijver om een presentatie te geven over de onderdelen: controle-aanpak, natuurlijke adviesfunctie, controle team en casus. Voor het de wijze van presenteren zijn maximaal 25 punten te behalen: helderheid, overtuigingskracht, contactuele eigenschappen, inlevingsvermogen. De andere maximaal 25 punten kunnen worden behaald als verdieping op de onderdelen in de offerte. De presentatie wordt gegeven door de directeur/partner en het de beoogde teamleider van het controleteam. De presentatie vindt plaats op een nader te noemen tijdstip op dinsdag 28 april 2015 (voorlopige datum) aan de St. Jansstraat 4 te Groningen.



Bijlage A. SiSa en overige verklaringen Single Information Single Audit (Sisa) verklaring, maakt onderdeel uit van de jaarrekening (gebaseerd op de 'kruisjeslijst' van 15 december 2014) Ministerie

Nummer

Specifieke uitkering

I&M

E27

Brede doeluitkering verkeer en vervoer

I&M

E28

Regionale mobiliteitsfondsen

SNN

E28B

Regionale mobiliteitsfondsen (Zuiderzeelijn) Sisa tussen medeoverheden

I&M

E34

Bijdrage hoofdvaarwegen Fryslân en Groningen

BZK (EZ)

F3

Verzameluitkering EZ

VWS

H8

Doeluitkering jeugdzorg (Bureau Jeugdzorg + Zorgkosten Jeugdzorg)

Overige verklaringen: voor onderstaande stichtingen en samenwerkingsverbanden wordt de jaarrekening gecontroleerd en wordt een controleverklaring afgegeven Omschrijving

Opmerking

Betrokkenen

Stichting Personeelsfonds provincie Groningen

Eigen stichting

Provinciaal bestuur

Stichting Fonds ten behoeve van de landbouw

Eigen stichting

Provinciaal bestuur

Stichting Provinciaal Groninger Studiefonds

Eigen stichting

Provinciaal bestuur en Groninger gemeenten

Regio Groningen-Assen

Samenwerkingsovereenkomst

Provincies Groningen en Drenthe

in de provincie Groningen

en diverse gemeenten Groningen Bereikbaar

Samenwerkingsovereenkomst

Provincies Groningen en Drenthe, gemeente Groningen, Rijkswaterstaat en ProRail

Bovenstaande lijst is geen limitatieve lijst. In de toekomst is het mogelijk dat er SiSa regelingen vervallen dan wel er bij komen. Gedurende een bepaald boekjaar kan het zijn dat incidentele verklaringen dienen te worden afgegeven, bijvoorbeeld voor eindafrekeningen voor Interreg subsidies en subsidies voor infrastructurele projecten. Verwacht wordt in deze gevallen een flexibele en directe inzet van de accountant en verrekening in prijs in lijn met de bovenstaande SiSa lijst en overige verklaringen.



Bijlage B. Nadere informatie Beschikbare documenten: Gegadigden kunnen de volgende documenten downloaden op de website www.provinciegronigen.nl. Indien één of meer documenten niet kunnen worden gedownload, kan dit bij de contactpersoon van de provincie worden opgevraagd: 

Programmarekening 2013



Productenrekening 2013



Programma- en productenbegroting 2015



Voorjaarsnota 2014



Managementletter accountant 2014 (opvraagbaar)



Tijdschema werkzaamheden rekening 2014 (opvraagbaar)



Inkoop en aanbesteding bij provincie Groningen



Organisatiebesluit provincie Groningen



Kaderverordening subsidies provincie Groningen



Financiële verordening provincie Groningen



Verordening accountantscontrole provincie Groningen



Verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid



Regeling Budgetbeheer provincie Groningen



Bevoegdhedenbesluit Commissaris der Koningin provincie Groningen 2004



Mandaatbesluit 2015



Normenkader rechtmatigheidstoets 2014



Financieringsstatuut van de provincie Groningen 2013 29



Bijlage C. Conceptovereenkomst De ondergetekenden: De provincie Groningen, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de Commissaris van de Koning de heer M.J. van den Berg, handelend ter uitvoering van het besluit van Provinciale Staten van Groningen, hierna te noemen: Opdrachtgever, en xxxxxx hierna te noemen: Opdrachtnemer,

OVERWEGENDE: dat na een openbare aanbesteding volgens de Europese Richtlijn Diensten van het Bestek nr. EG 2015 / S …………

inhoudende het verrichten van accountantsdiensten c.a. ten behoeve van

Opdrachtgever, door Opdrachtnemer de economisch meest voordelige inschrijving is gedaan; dat d.d. ………. 2015 door Provinciale Staten op grond van deze aanbieding (offerte d.d. …… 2015) is besloten de opdracht te gunnen aan Opdrachtnemer; dat partijen de voorwaarden, waaronder de opdrachten uitgevoerd zullen worden, contractueel wensen vast te leggen middels deze overeenkomst; gelet op de artikel 217 van de Provinciewet;

VERKLAREN TE ZIJN OVEREENGEKOMEN ALS VOLGT:

Artikel 1. Begrippen In deze overeenkomst wordt onder de volgende begrippen verstaan:



1.1

Diensten: De door Opdrachtnemer en zijn personeel op basis van deze overeenkomst ten behoeve van Opdrachtgever te verlenen diensten en te verrichten werkzaamheden.

1.2

Personeel van Opdrachtnemer: De door Opdrachtnemer voor de uitvoering van deze overeenkomst in te schakelen personeelsleden en/of hulppersonen, welke krachtens deze overeenkomst onder verantwoordelijkheid van Opdrachtnemer zullen werken.

1.3

Personeel van Opdrachtgever: De door Opdrachtgever ter uitvoering van deze overeenkomst ter beschikking te stellen personeelsleden en/of hulppersonen, welke krachtens deze overeenkomst onder verantwoordelijkheid van Opdrachtgever zullen werken.

1.4

Bijlagen: Aanhangsels bij deze overeenkomst die, na door beide partijen te zijn geparafeerd, deel uitmaken van deze overeenkomst.

1.5

Bestek: De offerteaanvraag “Aanbesteding accountantsdiensten provincie Groningen“ van Opdrachtgever nr. EG 2015 / S …….. (met daarin ondermeer opgenomen het programma van eisen), op grond waarvan door Opdrachtnemer een Offerte is uitgebracht.

1.6

Nota van Inlichtingen: De vragen en antwoorden inzake de aanbesteding accountantsdiensten Provincie Groningen d.d. …… 2015.

1.7

Offerte: Het voorstel voor dienstverlening van Opdrachtnemer d.d. …….. 2015.

1.8

Werkdagen: Werkdagen zijn kalenderdagen, behoudens zaterdagen, zondagen en algemeen erkende feestdagen.

Artikel 2. Voorwerp van de Overeenkomst 2.1

Opdrachtnemer verricht diensten op het gebied van accountancy en audits waarvoor Opdrachtgever als tegenprestatie een vergoeding betaalt. De door de Opdrachtnemer te verrichten diensten zien in het bijzonder doch niet uitsluitend op: - de controle van de jaarrekening inclusief SiSa, zoals omschreven in de provinciewet en het besluit accountantscontrole decentrale overheden; - de overige verklaringen zoals genoemd in Offerteaanvraag; - interim controle zoalas genoemd in Offerteaanvraag; - onderzoek naar het weerstandsvermogen en rechtmatigheidstoets zoals genoemd in Offerteaanvraag (modulair); - de natuurlijke adviesfunctie, voortvloeiend uit en onlosmakelijk verbonden met de certificerende functie.

2.2

Het resultaat van de verrichte Diensten zal voornamelijk worden vastgelegd in verklaringen, rapportages, bevindingen en managementletters.

2.3

De navolgende bescheiden maken deel uit van deze overeenkomst. Voor zover deze bescheiden met elkaar in tegenspraak zijn geldt de navolgende rangorde, waarbij het hoger genoemde document prevaleert boven het lagere genoemde, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven: - Overeenkomst - Nota van Inlichtingen - Offerte - Bestek 31



Artikel 3. Duur van de overeenkomst Deze overeenkomst wordt aangegaan voor een periode van vier boekjaren. Zij treedt in werking op 1 oktober 2015 en eindigt op 30 september 2019. Het betreft de controle van de boekjaren 2015 tot en met 2018. De overeenkomst eindigt na verloop van de duur zonder opzegging. Artikel 4. Garantie 4.1

Opdrachtnemer garandeert dat de door of namens hem te verrichten Diensten zullen voldoen aan de in deze overeenkomst vastgelegde eisen.

4.2

Opdrachtnemer garandeert dat de door of namens hem te verrichten Diensten op vakbekwame wijze worden uitgevoerd.

Artikel 5. Vervanging personeel 5.1

Vervanging van personen die zijn belast met de uitvoering van de Dienst(en), kan door Opdrachtnemer slechts bij uitzondering plaatsvinden.

5.2

Opdrachtnemer is zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtgever niet gerechtigd de personen die zijn belast met de uitvoering van de Diensten en daarbij tenminste als dan wel op het niveau van opdrachtleider fungeren, tijdelijk of definitief te vervangen. Opdrachtgever zal zijn toestemming niet op onredelijke gronden weigeren en is gerechtigd aan deze toestemming voorwaarden te verbinden. De voor de oorspronkelijke personen geldende tarieven zullen bij vervanging niet kunnen worden verhoogd.

5.3

Indien Opdrachtgever vervanging verlangt van personen die zijn belast met de uitvoering van de Diensten, omdat hij meent dat dit in het belang van een goede uitvoering van de Overeenkomst nodig of wenselijk is, geeft Opdrachtnemer hieraan gevolg. Daarbij wordt een tarief in rekening gebracht dat niet hoger is dan voor de persoon die wordt vervangen en in de Overeenkomst is vastgelegd.

5.4

Bij een vervanging van personen die belast zijn met de uitvoering van de Overeenkomst, dient Opdrachtnemer personen beschikbaar te stellen die qua deskundigheid, opleiding en ervaring ten minste gelijkwaardig zijn aan de oorspronkelijk genoemde personen.

Artikel 6. Ter beschikkingstelling van informatie, personeel en faciliteiten 6.1

Opdrachtgever is gehouden alle gegevens en bescheiden, welke Opdrachtnemer overeenkomstig zijn oordeel nodig heeft voor het correct uitvoeren van de verleende opdracht, tijdig in de gewenste vorm en op de gewenste wijze ter beschikking te stellen. Partijen zullen tijdig in nader overleg de wijze, de vorm en de termijnen van aanlevering van gegevens bepalen. Het eerste jaar van uitvoering van de opdrachten zal gebruikt worden om in onderling overleg een goede wijze van ter beschikkingstelling van gegevens vast te stellen, zonder dat hiervoor door Opdrachtnemer meerkosten in rekening zullen worden gebracht.



6.2

Opdrachtgever is gehouden Opdrachtnemer onverwijld te informeren omtrent feiten en omstandigheden die in verband met de uitvoering en voltooiing van een opdracht van belang kunnen zijn. Deze verplichting geldt tevens voor Opdrachtnemer jegens Opdrachtgever.

6.3

Opdrachtnemer mag uitgaan van de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de door Opdrachtgever aan Opdrachtnemer ter beschikking gestelde gegevens en bescheiden, ook indien deze van derden afkomstig zijn, die ten grondslag liggen aan de door Opdrachtnemer uit te brengen verklaringen, rapportages, bevindingen c.a. zoals bedoeld in artikel 2.3 van deze overeenkomst. Dit laat onverlet de verplichting van Opdrachtnemer om, bij het bestuderen van de ter beschikking gestelde informatie, de werkzaamheden uit te voeren naar haar beste inzicht en overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap.

6.4

Opdrachtgever voorziet Opdrachtnemer van kantoorruimte en overige voorzieningen en faciliteiten die naar het oordeel van Opdrachtnemer noodzakelijk of nuttig zijn om deze overeenkomst uit te voeren. Opdrachtgever verplicht zich het personeel van Opdrachtnemer toegang te verlenen tot de plaats waar de werkzaamheden dienen te worden verricht. Partijen verplichten zich hun Personeel op te dragen de ter plekke van de uitvoering geldende huisregels na te leven. Opdrachtgever zal het benodigde personeel inzetten teneinde Opdrachtnemer in staat te stellen de werkzaamheden te verrichten. Opdrachtgever dient ervoor te zorgen dat haar personeel over voldoende vaardigheden en ervaring beschikt. Indien Opdrachtgever het benodigde personeel niet kan inzetten, is Opdrachtgever verplicht om aanvullend of ander kundig personeel in te zetten.

6.5

Eventuele aan Opdrachtnemer ter beschikking gestelde originele bescheiden met een formele status, zoals notariële akten, beschikkingen en vergunningen worden door Opdrachtnemer op kantoor van Opdrachtgever bestudeerd. Waar noodzakelijk voor onderbouwing van de deugdelijkheid van verrichte werkzaamheden worden kopieën van deze originele bescheiden opgenomen in de werkdossiers van Opdrachtnemer.

6.6

De uit de vertraging in de uitvoering van de opdracht voortvloeiende extra kosten en extra honoraria, ontstaan door het niet, niet tijdig of niet behoorlijk ter beschikking stellen van de verlangde gegevens en bescheiden, zijn voor rekening van Opdrachtgever.

Artikel 7. Overleg 7.1

In ieder geval zal naar aanleiding van het verslag van bevindingen bij de controle van de jaarrekeningen een bespreking met Opdrachtgever worden gevoerd. Van deze bespreking zal door Opdrachtnemer een schriftelijk verslag worden gemaakt en binnen tien werkdagen aan Opdrachtgever ter hand worden gesteld.

7.2

Ten minste éénmaal per jaar zal de (wijze van) uitvoering van deze overeenkomst met maximaal twee vertegenwoordigers van ieder der partijen geëvalueerd worden zonder dat hiervoor over en weer kosten in rekening worden gebracht.

7.3

Partijen informeren elkaar over de ontwikkelingen die binnen hun organisaties gaande zijn en relevantie hebben of kunnen hebben voor de uitvoering van deze overeenkomst.

Artikel 8. Geheimhouding



8.1

Opdrachtnemer verplicht zich al hetgeen hem bij de uitvoering van deze overeenkomst ter kennis komt, en waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs kan vermoeden, op generlei wijze bekend te maken, behalve voor zover enig wettelijk voorschrift of uitspraak van de rechter hem tot bekendmaking verplicht.

8.2

Opdrachtnemer zal zijn personeel verplichten deze geheimhoudingsverplichting na te leven.

8.3

Opdrachtnemer draagt er zorg voor dat personeel van Opdrachtnemer dat betrokken is bij de uitvoering van werkzaamheden voor zover deze bij Opdrachtgever worden verricht, de door Opdrachtgever aangehouden privacyregels in acht neemt.

8.4

Beide partijen zullen persberichten en andere openbare mededelingen met betrekking tot de onderhavige opdracht slechts aan derden verstrekken na voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij. Bedoelde toestemming is niet nodig, indien de verstrekking van informatie berust op een wettelijke verplichting.

8.5

Opdrachtnemer is gehouden na levering van de desbetreffende Diensten alle gegevens (schriftelijke stukken, computerbestanden, etc.) die Opdrachtnemer in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst onder zich mocht hebben, aan Opdrachtgever ter beschikking te stellen.

Artikel 9. Vergoedingen, meer- en minderwerk 9.1

Opdrachtnemer zal de Diensten verrichten op basis van de overeengekomen vergoedingen zoals in de Offerte zijn vastgelegd.

9.2

Indien door aanvullende wensen of gewijzigde inzichten van Opdrachtgever of door wijziging van de voor de te verrichten prestaties van belang zijnde wettelijke voorschriften, de Diensten die Opdrachtnemer op grond van de Overeenkomst moet verrichten, aantoonbaar worden verzwaard dan wel uitgebreid, is sprake van meerwerk, dat voor vergoeding in aanmerking komt. Tot meerwerk worden niet gerekend aanvullende werkzaamheden en/of gewijzigde inzichten die Opdrachtnemer bij het sluiten van de Overeenkomst had behoren te voorzien. Indien een partij meent dat van meerwerk sprake is, zal zij daarvan zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling doen aan de andere partij.

9.3

Opdrachtnemer vangt niet aan met meerwerk alvorens hij daartoe schriftelijke opdracht van Opdrachtgever heeft gekregen. Opdrachtnemer brengt ter verkrijging van een schriftelijke opdracht een schriftelijke offerte uit, betreffende de omvang van het verwachte meerwerk en de daaraan verbonden tijdsduur en kosten. Ter zake van het door Opdrachtnemer te verrichten meerwerk gelden de bepalingen van deze Overeenkomst, waaronder de tarieven en eventuele kortingen, voor zover deze door de nadere schriftelijke opdracht niet worden gewijzigd. Opdrachtnemer is niet gerechtigd bij het uitbrengen van een offerte nadere dan wel zwaardere voorwaarden te stellen, tenzij Opdrachtgever daarmee instemt.

9.4

Indien door gewijzigde inzichten van Opdrachtgever of door wijziging van de voor de te verrichten prestaties van belang zijnde wettelijke voorschriften de prestaties die Opdrachtnemer op grond van de Overeenkomst moet verrichten, aantoonbaar worden verlicht dan wel verminderd, is sprake van minderwerk, dat voor verrekening in aanmerking komt. Indien een partij meent dat van minderwerk sprake is, doet zij daarvan zo spoedig mogelijk 34



schriftelijk mededeling aan de andere partij. Indien een vaste prijs is overeengekomen, bepalen partijen in onderling overleg het bedrag van het minderwerk, dat met de te betalen prijs zal worden verrekend. 9.5

Indien en voor zover de Opdrachtgever bijzondere opdrachten verstrekt aan de Opdrachtnemer, gelden de prijzen en tarieven van het jaar waarin de opdracht wordt verstrekt. Tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer zal hierover afzonderlijk overleg worden gevoerd.

Artikel 10. Facturering en betaling 10.1

Het recht op betaling ontstaat na acceptatie door Opdrachtgever van de (tussentijdse) resultaten van de door de Opdrachtnemer verrichte Diensten. Opdrachtnemer factureert binnen dertig dagen na acceptatie.

10.2

Opdrachtnemer zendt de factuur toe aan Opdrachtgever met vermelding van: - de datum; - het verschuldigde bedrag (in- en exclusief Omzetbelasting); - de omschrijving van de verrichte Dienst(en); - het rekeningnummer waarop het verschuldigde bedrag voldaan moet worden; - eventuele, door Opdrachtgever schriftelijk aan Opdrachtnemer kenbaar gemaakte, aanvullende gegevens.

10.3

Een factuur dient door de Opdrachtgever op basis van deze overeenkomst binnen 30 dagen na ontvangst van de betreffende factuur aan Opdrachtnemer voldaan te worden.

10.4

Overschrijding van een betalingstermijn door Opdrachtgever of niet-betaling door Opdrachtgever van een factuur op grond van vermoede inhoudelijke onjuistheid van die factuur of van ondeugdelijkheid van de gefactureerde prestaties geeft Opdrachtnemer niet het recht zijn prestaties op te schorten dan wel te beëindigen.

10.5

Opdrachtgever is bevoegd de betaling van een of meer (gedeelten) van facturen op te schorten indien hij aannemelijk maakt een vorderingsrecht te hebben op Opdrachtnemer. Indien dit vorderingsrecht in of buiten rechte tussen partijen vaststaat, is Opdrachtgever bevoegd de betaling van een of meer (gedeelten) van de door Opdrachtnemer toegezonden facturen te verrekenen met het vaststaande gedeelte van zijn vordering op Opdrachtnemer.

10.6

Opdrachtgever heeft het recht om de Opdrachtnemer te vragen om bij de specificaties van de door hem op grond van deze overeenkomst ingediende factuur een detailopgave van urenbesteding per ingezette medewerker te overleggen.

Artikel 11. Termijnen 11.1

Opdrachtnemer dient de in het Bestek opgenomen, dan wel de tussen partijen in nader overleg vastgestelde, termijnen strikt na te komen.

11.2

Bij overschrijding van deze termijnen is Opdrachtnemer van rechtswege in verzuim, tenzij er sprake is van een niet toerekenbare tekortkoming aan de zijde van Opdrachtnemer, ofwel indien Opdrachtgever, na daartoe uitgenodigd te zijn door Opdrachtnemer, niet of niet tijdig de voor de betreffende werkzaamheden redelijkerwijs benodigde gegevens levert. In geval van 35



verzuim van Opdrachtnemer is Opdrachtgever gerechtigd de overeenkomst zonder nadere ingebrekestelling of rechterlijke tussenkomst te ontbinden, zonder tot schadevergoeding gehouden te zijn. Artikel 12. Aansprakelijkheid 12.1

Indien één der partijen tekort schiet in de nakoming van haar verplichtingen uit deze overeenkomst, kan de andere partij haar in gebreke stellen. De nalatige partij is echter onmiddellijk in verzuim als nakoming van de desbetreffende verplichtingen anders dan door overmacht binnen de overeengekomen termijn reeds blijvend onmogelijk is. De ingebrekestelling geschiedt schriftelijk, waarbij aan de nalatige partij een redelijke termijn wordt gegund om alsnog haar verplichtingen na te komen. Deze termijn is een fatale termijn. Indien nakoming binnen deze termijn uitblijft, is de nalatige partij in verzuim.

12.2

De in het vorige lid genoemde ingebrekestelling is niet vereist indien de termijn waarbinnen de overeengekomen Diensten verricht hadden moeten zijn is overschreden dan wel voor de afloop daarvan is (zijn) verlengd. Indien de in artikel 11 bedoelde termijn is overschreden dan wel de in het vorige lid bedoelde nakoming ook gedurende de verlengde termijn uitblijft, is de nalatige partij vanaf dat moment direct in verzuim. De partij die toerekenbaar tekort schiet in de nakoming van haar verplichtingen, is tegenover de andere partij aansprakelijk voor de door de andere partij geleden dan wel te lijden schade.

12.3

Opdrachtnemer vrijwaart Opdrachtgever voor eventuele aanspraken van derden op vergoeding van schade als gevolg van het tekortschieten als bedoeld in het derde lid.

12.4

Indien Opdrachtnemer voor het verrichten van de Diensten gebruik maakt van zaken die eigendom zijn van Opdrachtgever, is Opdrachtnemer aansprakelijk voor de schade die aan deze zaken wordt toegebracht. Indien als gevolg van de aanwezigheid van zaken van Opdrachtgever bij Opdrachtnemer ter uitvoering van de Overeenkomst schade aan Opdrachtnemer en/of aan derden wordt toegebracht, op welke wijze dan ook, is deze schade geheel voor rekening en risico van Opdrachtnemer. In voorkomende gevallen zal Opdrachtnemer Opdrachtgever vrijwaren voor aanspraken van derden.

12.5

Alle verplichtingen, ook die krachtens de belasting- en sociale verzekeringswetgeving, met betrekking tot het Personeel van Opdrachtnemer komen ten laste van Opdrachtnemer. Opdrachtnemer vrijwaart Opdrachtgever tegen elke aansprakelijkheid in dit verband.

12.6

Onder overmacht wordt in ieder geval niet verstaan: gebrek aan personeel, stakingen, ziekte van personeel, verlate aanlevering of ongeschiktheid van voor de uitvoering van de werkzaamheden benodigde zaken, voor zover deze omstandigheden zich voordoen aan de zijde van dan wel door toedoen van de partij die niet nakomt of tekort schiet. Voorts wordt niet onder overmacht begrepen het niet-nakomen of tekortschieten van door Opdrachtnemer ingeschakelde derden dan wel liquiditeits- of solvabiliteitsproblemen aan de zijde van Opdrachtnemer of de door hem ingeschakelde derden.

12.7

De voorgaande artikelen betreffende aansprakelijkheid zijn gemaximaliseerd tot € 1.000.000,per gebeurtenis.

Artikel 13. Ontbinding 36 Aanbestedingsdocument_accountantsdiensten_2015-2018_concept_20150120


13.1

Onverminderd hetgeen overigens in deze overeenkomst is vastgelegd, is elk van de partijen gerechtigd deze overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven buiten rechte geheel of gedeeltelijk te ontbinden, indien de andere partij, ook na schriftelijke ingebrekestelling stellende een redelijke termijn, in gebreke blijft aan haar verplichtingen te voldoen. Indien nakoming van de desbetreffende verplichtingen, anders dan door overmacht, binnen de overeengekomen termijn blijvend onmogelijk is, is de nalatige partij onmiddellijk in verzuim en is het stellen van bedoelde termijn niet vereist.

13.2

De in het vorige lid genoemde termijnstelling is niet vereist, indien de oorspronkelijke termijn voor de ommekomst daarvan is verlengd en de in het vorige lid bedoelde nakoming na verloop van de verlengde termijn is uitgebleven.

13.3

Opdrachtgever is gerechtigd, zonder enige aanmaning of ingebrekestelling, met onmiddellijke ingang buiten rechte de Overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven te ontbinden, indien Opdrachtnemer (voorlopige) surseance van betaling aanvraagt of hem (voorlopige) surseance van betaling wordt verleend, Opdrachtnemer zijn faillissement aanvraagt of in staat van faillissement wordt verklaard, de onderneming van Opdrachtnemer wordt geliquideerd, Opdrachtnemer zijn onderneming staakt, op een aanmerkelijk deel van het vermogen van Opdrachtnemer beslag wordt gelegd dan wel Opdrachtnemer anderszins niet langer in staat moet worden geacht de verplichtingen uit de Overeenkomst na te kunnen komen.

13.4

De overeenkomst kan door Opdrachtgever tussentijds bij aangetekend schrijven worden opgezegd zonder dat Opdrachtgever is gehouden tot het betalen van schadevergoeding, indien het onder artikel 7 lid 2 bedoelde evaluatie-overleg niet leidt tot overeenstemming over de te treffen maatregelen; daarbij wordt een opzegtermijn van zes maanden in achtgenomen.

13.5

Opdrachtgever behoudt zich voorts het recht voor om deze overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven te allen tijde op te zeggen. Tussen de Opdrachtgever en de Opdrachtnemer zal alsdan afrekening plaatsvinden op basis van de door de Opdrachtnemer ter zake van de uitvoering van de onderhavige opdracht verrichte Diensten en in redelijkheid gemaakte kosten en van de voor de uitvoering van de opdracht in redelijkheid voor de toekomst reeds aangegane verplichtingen. De Opdrachtgever is niet gehouden de Opdrachtnemer op enigerlei wijze anderszins schadeloos te stellen voor de gevolgen van de opzegging van de Overeenkomst.

13.6

Verplichtingen welke naar hun aard bestemd zijn om ook na ontbinding van deze overeenkomst voort te duren, blijven na ontbinding van deze overeenkomst bestaan. Tot deze verplichtingen behoren ondermeer: beperking van aansprakelijkheid, vrijwaring voor schending van intellectuele (eigendoms)rechten, geheimhouding, geschillenbeslechting, toepasselijk recht.

13.7

In geval dat deze overeenkomst geheel of gedeeltelijk is ontbonden op grond van bovenstaande leden van dit artikel, kan de Opdrachtgever het nog niet uitgevoerde deel van de overeenkomst aan derden opdragen. De oorspronkelijke Opdrachtnemer zal alles doen wat redelijkerwijs van hem kan worden verlangd om de overdracht aan deze derden goed te doen verlopen.

Artikel 14. Verzekering 37 Aanbestedingsdocument_accountantsdiensten_2015-2018_concept_20150120


14.1

Opdrachtnemer heeft zich adequaat verzekerd tegen beroeps- en productaansprakelijkheid en wettelijke aansprakelijkheden welke verband houden met deze overeenkomst en zal zich adequaat verzekerd houden. Een kopie van de verzekeringsbewijzen en bewijzen van betaling van de verzekeringspremie worden desgevraagd door de opdrachtnemer op verzoek van Opdrachtgever binnen tien kalenderdagen overlegd.

14.2

De door Opdrachtnemer verschuldigde verzekeringspremies overeengekomen prijzen en tarieven te zijn inbegrepen.

worden

geacht

in

de

Artikel 15. Geschillen 15.1

In geval van een geschil, geeft de meeste gerede van partijen aan de andere partij schriftelijk te kennen, dat er sprake is van een geschil, alsmede een summiere opgave van hetgeen naar het oordeel van die partij het onderwerp van het geschil is. Geschillen tussen partijen, daaronder begrepen die welke slechts door één der partijen als zodanig worden beschouwd, zullen zoveel mogelijk door middel van goed overleg tot een oplossing worden gebracht.

15.2

Indien partijen geen overeenstemming bereiken is de Rechtbank bevoegd van het geschil kennis te nemen.

15.3

Op deze Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

15.4

Partijen kiezen voor al hetgeen deze Overeenkomst betreft onherroepelijk domicilie bij Opdrachtgever.

Artikel 16. Overige voorwaarden 16.1

De algemene leverings- en betalingsvoorwaarden van Opdrachtnemer, dan wel andere algemene of bijzondere voorwaarden van Opdrachtnemer zijn niet van toepassing op deze Overeenkomst.

16.2

Kennisgevingen die partijen op grond van deze Overeenkomst aan elkaar zullen doen, vinden schriftelijk plaats.

16.3

Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben geen rechtskracht tenzij deze schriftelijk binnen vijf werkdagen zijn bevestigd.

16.4

Het nalaten door één van de partijen om binnen een in deze overeenkomst genoemde termijn nakoming van enige bepaling te verlangen, tast het recht om alsnog nakoming te eisen niet aan, tenzij de betreffende partij uitdrukkelijk en schriftelijk met de niet-nakoming akkoord is gegaan.

16.5

Indien een of meer bepalingen van deze overeenkomst nietig zijn of niet rechtsgeldig worden, zullen de overige bepalingen van deze overeenkomst van kracht blijven. Partijen zullen voor de bepalingen welke niet zijn of niet rechtsgeldig zijn geworden overleg plegen teneinde een vervangende regeling te treffen, in dier voege dat de strekking van deze overeenkomst behouden blijft. 38



16.6

Opdrachtnemer voert de Opdracht uit in overeenstemming met de toepasselijke (beroeps)regelgeving en hetgeen bij of krachtens de wet van hem wordt geëist. Opdrachtgever zal de daaruit voor Opdrachtnemer voortvloeiende verplichtingen respecteren.

Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend te Groningen op .. oktober 2015

Opdrachtgever,

Opdrachtnemer,

M.J. van den Berg

Commissaris van de Koning in de provincie Groningen


Europese aanbesteding. "Accountantsdiensten"

Recommend Documents