Europese aanbesteding Accountantsdiensten

Gemeente Ooststellingwerf Gemeente Weststellingwerf Gemeente Opsterland

Europese aanbesteding Accountantsdiensten

Beschrijvend document

Versie Datum Referentie Auteur Copyright

0.3 Voor raad Opsterland: 13 mei 2013 OWO22052013 E. M. Rutgers- Westra/ S. Onbelet psi ©2013

pagina 2 van 49

Inhoudsopgave Begrippenlijst aanbesteding .................................................................................................................4 Hoofdstuk 1

Inleiding .....................................................................................................................7 1.1

Algemeen ................................................................................................................... 7

1.2

Korte beschrijving van de Opdrachtgevers.................................................................. 7

1.3

Contactgegevens........................................................................................................ 8

1.4

Doel van de aanbesteding........................................................................................... 9

1.5

Aard en inhoud van de Opdracht................................................................................. 9 1.5.1

Programma van Eisen .................................................................................. 9

1.5.2

Wettelijke kaders bij de uitvoering van de accountantswerkzaamheden ...... 9

1.5.3

De controle van de gemeentelijke jaarrekening.......................................... 10

1.5.4

Controle van deelverantwoordingen ...........................................................11

1.5.5

Natuurlijke adviesfunctie............................................................................ 12

1.5.6

Overige controles en opdrachten ............................................................... 12

1.5.7

Kwaliteitsbeheersing accountant ............................................................... 12

1.5.8

Samenstelling van het controleteam .......................................................... 12

1.5.9

Evaluatie .................................................................................................... 12

1.5.10

Facturering..................................................................................................13

Jaarrekeningcontrole .................................................................................................13 1.5.11

Hoofdstuk 2

1.6

Omvang van de Opdracht ..........................................................................................13

1.7

Aanbestedingsprocedure en gunning.........................................................................13 1.7.1

Aanbestedingsprocedure ............................................................................13

1.7.2

Gunning: aanbesteden op kwaliteit ............................................................ 14

Aanbestedingsprocedure........................................................................................... 15 2.1

Planning ................................................................................................................... 15

2.2

Inlichtingenronde...................................................................................................... 15 2.2.1

Hoofdstuk 3

Interne controle ..........................................................................................13

Het stellen van vragen over het Beschrijvend document............................. 15

2.3

Wijze van aanbieden Inschrijvingen .......................................................................... 16

2.4

Voorwaarden Inschrijver en Inschrijving .....................................................................17

2.5

Overige voorwaarden ............................................................................................... 18

Beoordelingssystematiek .......................................................................................... 21 3.1

Methodiek ................................................................................................................ 21

3.2

Uitsluiting ................................................................................................................. 21

3.3

Gunningscriterium en wijze van beoordelen.............................................................. 22 3.3.1

Beoordelingsteam en gunningscommissie ................................................. 22

3.3.2

Prijs............................................................................................................ 22

3.3.3

Kwaliteit..................................................................................................... 25

3.3.4

Interview .................................................................................................... 26

Beschrijvend document Europese aanbesteding Accountantsdiensten, gemeente Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland

psi © 2013 Versie: 1.0 Datum: 22 mei 2013 Referentie: OWO22052013

pagina 3 van 49

Hoofdstuk 4

3.4

Verificatie ................................................................................................................. 28

3.5

Gunningsbeslissing ................................................................................................... 28

Vaststellen geschiktheid Inschrijver ...........................................................................29 4.1

Hoofdstuk 5

Uniforme Eigen Verklaring........................................................................................ 29 4.1.1

Indien Inschrijver onderdeel is van een holding........................................... 29

4.1.2

Indien Inschrijver als Combinatie wil inschrijven ......................................... 29

4.1.3

Indien Inschrijver als hoofdaannemer met Onderaanneming wil inschrijven30

4.1.4

Uitsluitingsgronden.................................................................................... 30

4.2

Verklaring omtrent rechtmatigheid .......................................................................... 30

4.3

Geschiktheidseisen ................................................................................................... 30 4.3.1

Financiële en economische draagkracht ......................................................31

4.3.2

Technische bekwaamheid: kerncompetenties.............................................31

Programma van Eisen en Wensen & gunningscriteria .................................................. 32 5.1

Programma van Eisen ............................................................................................... 32

5.2

Gunningscriteria ....................................................................................................... 32 5.2.1

Prijs............................................................................................................ 32

5.2.2

Kwaliteit..................................................................................................... 32

5.2.3

Interview .................................................................................................... 34

Bijlage 1.

Checklist in te leveren documenten............................................................................ 35

Bijlage 2.

Uniforme Eigen verklaring .........................................................................................36

Bijlage 3.

Holdingverklaring ..................................................................................................... 37

Bijlage 4.

Verklaring kerncompetenties.....................................................................................38

Bijlage 5.

Verklaring omtrent rechtmatigheid............................................................................ 41

Bijlage 6.

Conformiteitenlijst.................................................................................................... 42

Bijlage 7.

Gunningscriterium Prijs ............................................................................................. 43

Bijlage 8.

Gunningscriteria Kwaliteit .........................................................................................44

Bijlage 9.

Concept Raamovereenkomst..................................................................................... 47

Bijlage 10.

Algemene Inkoopvoorwaarden..................................................................................48

Bijlage 11.

Formulier Nota van inlichtingen.................................................................................49



pagina 4 van 49

Begrippenlijst aanbesteding In dit Beschrijvend document worden begrippen gebruikt die hieronder worden gedefinieerd. Begrippen worden in het Beschrijvend document met een hoofdletter geschreven. Daar waar in dit Beschrijvend document en/of de bijlagen product- of merknamen, typen, octrooien, abonnementsvormen, bepaalde productiemethoden of een bepaalde oorsprong of productie zijn genoemd, dient telkens als toevoeging te worden gelezen “of gelijkwaardig”. Aanbestedingswet

Wet van 1 november 2012, houdende nieuwe regels omtrent aanbestedingen (Aanbestedingswet 2012).

Accountantsdiensten

Onder Accountantsdiensten worden in deze aanbesteding de volgende werkzaamheden verstaan: 1. accountantscontrole jaarrekening 2. interim-controle (in voorbereiding op de jaarrekeningcontrole) 3. werkzaamheden ten behoeve van af te geven deelverklaringen 4. natuurlijke adviesfunctie 5. overige controles en opdrachten

Algemene Inkoopvoorwaarden

De Algemene Inkoopvoorwaarden van Opdrachtgevers (zgn. OWOgemeenten) zoals opgenomen in de bijlage van dit Beschrijvend document.

Beschrijvend document

Het document “Beschrijvend document Europese aanbesteding Accountantsdiensten” waarin de Opdrachtgever zijn eisen, wensen en voorwaarden heeft verwoord en waarop de Inschrijver zijn Inschrijving dient te baseren.

Combinatie

Een samenwerkingsverband tussen twee of meer rechtspersonen waarbij de leden zich zowel gezamenlijk als hoofdelijk aansprakelijk stellen.

College van Burgemeesters en Wethouders (B&W)

Het college van Burgemeester en Wethouders (B&W) vormt het dagelijks bestuur van de gemeente en is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid.

GVA

Gedragsverklaring aanbesteden, als bedoeld in artikel 2.89 lid 2 Aanbestedingswet.

Gegadigde

De natuurlijke of rechtspersoon die zich interesseert voor deelneming aan de Openbare procedure.

Gemeenteraad

Het bestuur van de gemeente dat de hoofdlijnen bepaalt van het beleid en de uitvoering daarvan controleert. Zie ook Opdrachtgever.



pagina 5 van 49

Gunningsbeslissing

Het beoordelingsresultaat van de Inschrijvingen die aan alle Inschrijvers bekend wordt gemaakt met een inhoudelijk gemotiveerde reden indien sprake is van een afwijzing.

Inschrijver

De natuurlijke of rechtspersoon die een Inschrijving heeft gedaan.

Inschrijving

Het geheel van aanbiedingsbrief en alle gevraagde informatie zoals door de Opdrachtgever in dit Beschrijvend document is gevraagd.

Nadere Offerteaanvraag

Een door Opdrachtgever opgestelde Offerteaanvraag aan Opdrachtnemers om (in concurrentie) een nadere Offerte uit te brengen voor een (deel)Opdracht.

Nadere Overeenkomst

Een Overeenkomst tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer waarin afspraken worden gemaakt ter aanvulling en met inachtneming van het gestelde in de Raamovereenkomst.

Nota van inlichtingen

Document waarin antwoorden op de geanonimiseerde vragen van Inschrijvers worden gegeven zoals beschreven in het Beschrijvend document.

Onderaanneming

De Inschrijver (hoofdaannemer) maakt gebruik van een onderaannemer voor bepaalde delen van de Opdracht.

Opdracht

Het uitvoeren van de werkzaamheden ten behoeve van de Opdrachtgever zoals omschreven in dit Beschrijvend document en alle wijzigingen daarop ten gevolge van de Nota van inlichtingen en de Raamovereenkomst.

Opdrachtgever

De Gemeenteraden van de gemeenten Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland (hierna: de inkoopsamenwerking OWO), tijdens deze aanbesteding vertegenwoordigd door mevrouw I. Zwart (griffier) van de gemeente Opsterland.

Opdrachtnemer

De Inschrijver aan wie de Opdracht in het kader van deze aanbesteding wordt gegund.

Openbare procedure

De aanbestedingsprocedure waarbij alle belangstellende leveranciers, aannemers of dienstverleners mogen inschrijven.

Programma van Eisen

De functionele omschrijvingen van Accountantsdiensten waarin eisen zijn gesteld en wensen zijn beschreven.

Raamovereenkomst

Een Overeenkomst tussen Opdrachtgever en een of meerdere Opdrachtnemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te gunnen Opdrachten vast te leggen.



pagina 6 van 49

Sleutelfunctionarissen

Personen die een belangrijke functie vervullen in de dagelijkse uitvoering van de dienstverlening en die ook daadwerkelijk ingezet gaan worden bij de controle bij de gemeenten.

Wettelijke controle

Een 'Wettelijke controle' is een door de Wta (Wet toezicht accountantsorganisaties) als zodanig aangemerkte controle van een financiële verantwoording van een onderneming of instelling ten behoeve van het maatschappelijk verkeer, zoals de jaarrekening.

Wta

Wet toezicht accountantsorganisaties



pagina 7 van 49

Hoofdstuk 1 1.1

Inleiding

Algemeen

Dit Beschrijvend document is geschreven voor de Europese aanbesteding aangaande Accountantsdiensten voor de inkoopsamenwerking OWO. Penvoerder voor deze aanbesteding is de gemeente Opsterland. Het doel is om per gemeente te komen tot een Raamovereenkomst met één Opdrachtnemer. Opdrachtgevers hebben zich, voorafgaand aan deze aanbesteding, op de hoogte gebracht van de gebruikelijke standaarden en de meest geschikte aanbestedingsprocedure. Door deze marktverkenning zijn Opdrachtgevers in staat om dit Beschrijvend Document te schrijven dat op de markt aansluit, waardoor de administratieve lasten van de Inschrijvers worden beperkt. Er zijn geen gesprekken met marktpartijen gevoerd. Gegadigden worden uitgenodigd om op basis van de verstrekte informatie een Inschrijving in te dienen met inachtneming van de eisen en wensen die in dit Beschrijvend document, inclusief de bijlagen, zijn geformuleerd.

1.2

Korte beschrijving van de Opdrachtgevers

Inkoopsamenwerking OWO De aanleiding voor deze gezamenlijke aanbesteding is het gevolg van de reeds bestaande samenwerking van de drie gemeenten: - De gemeenteraden van Oost- en Weststellingwerf hebben in december 2010 de kadernotitie intergemeentelijke samenwerking vastgesteld; - De gemeenteraad van Opsterland heeft op 12 december 2011 besloten te kiezen voor samenwerking met Oost- en Weststellingwerf. - Aanleiding voor de samenwerking was onder andere decentralisatie van verschillende, omvangrijke en complexe rijkstaken naar gemeenten op het gebied van zorg, arbeid en inkomen. Opsterland Mooie landschappen, rust, ruimte in combinatie met leefbaarheid en goede bereikbaarheid maken Opsterland tot een erg aantrekkelijke woon- en recreatiegemeente. Opsterland ligt middenin het Friese woudengebied, heeft 16 karakteristieke en bruisende dorpen met in totaal 30.000 inwoners. De hoofdplaats is Beetsterzwaag. Het grondgebied beslaat maar liefst 23.000 hectare en daarmee is Opsterland een van de grootste gemeenten in Friesland. De ambtelijke organisatie van Opsterland is verdeeld over vier afdelingen; Bedrijfsvoering, Ontwikkeling, Publiekszaken en Gemeentebedrijf. Voor verdere informatie zie de website: www.opsterland.nl Weststellingwerf De gemeente Weststellingwerf met bijna 26.000 inwoners, is de meest zuidelijk gelegen gemeente van Fryslân, grenzend aan Drenthe en Overijssel. De streek heeft een eigen, specifieke schoonheid met volop rust, ruimte en natuur. In het oosten bevinden zich fraaie bossen en licht glooiende akkers. Het westen bevat uitgestrekte, waterrijke natuurgebieden. Als leidraad door dit landschap kronkelt de mooie rivier De Lende.



pagina 8 van 49

De Tjonger vormt op veel plaatsen, aan de noordzijde, de grens van de gemeente. De 26 dorpen in de gemeenten hebben ieder een geheel eigen karakter. Wolvega is met iets meer dan 12.500 inwoners de grootste plaats, gevolgd door Noordwolde waar bijna 4.000 mensen wonen. De gemeentelijke organisatie is onderverdeeld in vier afdelingen: 1. Publiekscentrum 2. Ruimte 3. Samenleving 4. Middelen Voor verdere informatie zie de website www.weststellingwerf.nl Ooststellingwerf Ooststellingwerf, een Friese gemeente grenzend aan Drenthe. De gemeente heeft een gevarieerd landschap, met o.a. bossen, veengronden en een coulissen-landschap. Daarnaast hebben we ook nog enkele grote waterlopen, zoals de Tjonger, de Opsterlandse Compagnonsvaart en de diverse wijken. Daarmee vormen we een mooie mix tussen de Friese watersportgebieden en de Drentse zandgronden De gemeente Ooststellingwerf telt dertien officiële dorpen met totaal 25.800 inwoners. De hoofdplaats is Oosterwolde met circa 10.000 inwoners. De gemeentelijke organisatie is onderverdeel in 4 afdelingen, Samenleving, Ruimte, Publiekscentrum en Concernzaken. Voor verdere informatie zie de website www.ooststellingwerf.nl

1.3

Contactgegevens

De aanbesteding wordt begeleid door mevrouw I. Zwart (griffier) van de gemeente Opsterland. Communicatie met betrekking tot deze aanbesteding kan uitsluitend plaatsvinden via onderstaand adres: Gemeente Opsterland Gemeentehuis Hoofdstraat 82 Beetsterzwaag Postadres Postbus 10.000 9244 ZP Beetsterzwaag e-mail: [email protected] Het is niet toegestaan tijdens de aanbestedingsprocedure rechtstreeks contact op te nemen met medewerkers en raadsleden van de Opdrachtgever over deze aanbesteding, anders dan met de hierboven vermelde contactpersoon.



pagina 9 van 49

De inkoopsamenwerking OWO noch de aparte gemeenten beschikken over een interne klachtenregeling. Eventuele klachten moeten worden ingediend bij de Commissie van Aanbestedingsexperts.

1.4

Doel van de aanbesteding

De Opdrachtgevers wensen per gemeente een Raamovereenkomst af te sluiten voor Accountantsdiensten. Het is per Inschrijver slechts toegestaan eenmaal in te schrijven. Deze Raamovereenkomsten worden onder de Algemene Inkoopvoorwaarden van de Opdrachtgever afgesloten, met een looptijd van twee (2) jaar, met een aan de Opdrachtgever toekomende optie tot verlenging van maximaal twee (2) maal een (1) jaar. De voor de oorspronkelijke contractperiode overeengekomen bepalingen blijven tijdens de verlenging onverkort van kracht, tenzij in gezamenlijk overleg anders wordt bepaald en vastgelegd. Opdrachtgevers willen de Raamovereenkomst op 1 januari 2014 in laten gaan.

1.5

Aard en inhoud van de Opdracht

De Opdrachtgevers willen nieuwe Raamovereenkomsten aangaande Accountantsdiensten voor hun organisaties overeenkomen. Er wordt gekozen voor een Raamovereenkomst, omdat Opdrachtgevers voor een aantal jaren de Nadere Opdrachten bij één partij willen neerleggen, mede in verband met organisatorische-, schaal- en efficiencyvoordelen van de inkoopsamenwerking. De Nadere opdrachten die onder de Raamovereenkomsten vallen, zijn resultaatgericht. Onder Accountantsdiensten worden de volgende werkzaamheden verstaan: 1. Accountantscontrole jaarrekening (inclusief SISA) 2. Interim-controle (in voorbereiding op de jaarrekeningcontrole) 3. Werkzaamheden ten behoeve van af te geven deelverklaringen 4. Natuurlijke adviesfunctie 5. Overige controles en opdrachten 1.5.1

Programma van Eisen

In de hiernavolgende subparagrafen worden de verschillende eisen ten aanzien van de werkzaamheden vastgelegd. Via de conformiteitenlijst (Bijlage 6) wordt een akkoord gevraagd op deze eisen. Een Inschrijver die niet voldoet aan één of meerdere gestelde eisen op de datum van indienen van de Inschrijving komt niet in aanmerking voor de Opdracht. Alle in het programma van eisen genoemde aantallen zijn indicatief waaraan geen rechten kunnen worden ontleend door de Inschrijver. 1.5.2

Wettelijke kaders bij de uitvoering van de accountantswerkzaamheden

De primaire functie van de accountant is het als onafhankelijke deskundige uitvoeren van de Accountantscontrole en het geven van een oordeel op grond van dit onderzoek als bedoeld in Artikel 213 Gemeentewet. Ingevolge artikel 213, lid 1 Gemeentewet hebben de drie Gemeenteraden de “Controleverordening” vastgesteld. In deze Controleverordening zijn nadere regels over de accountantscontrole vastgelegd. Voor de afzonderlijke Controleverordeningen van de gemeenten wordt verwezen naar de websites van de afzonderlijke gemeenten. Beschrijvend document Europese aanbesteding Accountantsdiensten, gemeente Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland


pagina 10 van 49

Verder zal de controle gebaseerd moeten zijn op andere wettelijke regelingen, controleprotocollen van diverse ministeries en gemeentelijke verordeningen, nota’s en richtlijnen. 1.5.3

De controle van de gemeentelijke jaarrekening

Algemeen In overeenstemming met de wettelijke kaders (onder andere bepaald middels het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten) behelst de controle van de gemeentelijke jaarrekening: Het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; Het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties; Het in overeenstemming zijn van de door het College van B&W opgestelde jaarrekening met de bij, of krachtens, Algemene Maatregel Van Bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (i.c. het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV)); De inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; Onrechtmatigheden in de jaarrekening. Bij de controle worden de volgende goedkeuring- en rapporteringtoleranties gehanteerd voor Ooststellingwerf en Weststellingwerf: ten aanzien van fouten in de posten van de jaarrekening wordt een goedkeuringstolerantie van 1% gehanteerd; ten aanzien van onzekerheden in de jaarrekening 3%; de rapporteringtoleranties zijn gelijk aan de goedkeuringstoleranties. Voor Opsterland gelden de volgende goedkeuring- en rapporteringtoleranties: ten aanzien van fouten in de posten van de jaarrekening wordt een goedkeuringstolerantie van 1% gehanteerd; ten aanzien van onzekerheden in de jaarrekening 3%; de rapporteringstoleranties voor het al dan niet rapporteren van bevindingen in het verslag van bevindingen bedraagt 0,5% voor fouten en 1,5% voor onzekerheden. Controleplan Ten behoeve van de controle stelt de accountant elk jaar een controleplan op en voert hierover vooraf en zo nodig tussentijds overleg. Het overleg over het controleplan vindt plaats in de Controle/ auditcommissies van de drie gemeente. De Opdrachtgever stelt het controleplan vast. Interim-controle Jaarlijks wordt een interim-controle gehouden, gericht op de werking van de administratieve organisatie en interne beheersing. De betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking maakt onderdeel uit van de administratieve organisatie. Onderdeel van de interimcontrole is een risicoanalyse als vooruitblik op de jaarrekening. De interim-controle dient plaats te vinden in de periode van augustus tot november. Minimaal vijf weken voor aanvang van de interim-controle, ontvangt de afdeling middelen, het team financiën of het team controlling van de Opdrachtnemer, ter voorbereiding op de interim-controle, de schriftelijke planning van de controle en de daartoe op te leveren stukken, zodat dit intern tijdig kan worden voorbereid en gecommuniceerd. De bevindingen van de interim-controle worden vastgelegd in een afzonderlijke rapportage, de managementletter.



pagina 11 van 49

De rapportage wordt vooraf besproken met de directie en de portefeuillehouder financiën. De managementletter wordt geadresseerd aan het College van B&W. De concept management letter wordt verstuurd binnen 4 weken na afloop van de controleperiode en de definitieve management letter wordt uiterlijk 15 december van het boekjaar ontvangen. Jaarrekeningcontrole De Opdrachtgever stelt een planning op voor de totstandkoming en de bestuurlijke behandeling van de gemeentelijke jaarrekening. Met inachtneming van de door de Opdrachtgever te bepalen einddatum zal in overleg met de accountant de planning voor de controle, de termijn van het uitbrengen van de accountantsverklaring en het rapport van bevindingen worden vastgesteld. De controle van de jaarrekeningen dient voor Opsterland en Ooststellingwerf plaats te vinden in week 8/9 van een boekjaar, teneinde de jaarstukken in de Raadsvergaderingen van april te kunnen laten vaststellen. In Weststellingwerf dient de controle in overleg , maar in ieder geval voor 15 maart plaats te vinden. De accountant brengt, na bespreking van het concept (op basis van het principe van hoor en wederhoor) met de directie en de portefeuillehouder financiën, zijn rapport uit aan de Opdrachtgever. De definitieve accountantsverklaring, met verslag van bevindingen, wordt aan het College van B&W voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op de stukken te reageren. Hierna worden de stukken verzonden aan de Opdrachtgever. De accountant bespreekt, voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken door de Opdrachtgever, het verslag van bevindingen met de controle/auditcommissie. De accountant zal worden gevraagd een nadere toelichting te geven in de betreffende vergadering. 1.5.4

Controle van deelverantwoordingen

De Opdrachtgever dient jaarlijks een aantal afzonderlijke accountantsverklaringen in te zenden ten behoeve van het Rijk (ministeries) en overige geldgevers, voor zover deze niet onder SISA vallen. Deze noodzaak bestaat bij diverse onderdelen van de Opdrachtgever. Een specificatie hiervan is niet op voorhand te verstrekken. De planning van het afgeven van de deelverklaringen wordt ingegeven door de eisen van de ministeries, provincies en eventuele andere geldgevers. De controlewerkzaamheden zijn voor een groot deel planmatig op jaarbasis te bepalen. Voor het overige zijn deze van meer incidentele aard en afhankelijk van het verloop van activiteiten gedurende het jaar. Van de accountant wordt verwacht dat hij deze verklaringen opstelt binnen de daarvoor van toepassing zijnde termijnen en in overeenstemming met de hiervoor geldende eisen. Een kopie van de verklaring van deze deelverantwoordingen wordt tevens verstuurd aan de directie. Ten aanzien van deelverklaringen wordt van de inschrijver gevraagd om een referentiecalculatie te verstrekken van het aantal uren gesplitst naar niveau van in te zetten medewerkers voor een standaard accountantsverklaring. Hierbij kan de inschrijver uitgaan van een subsidie verklaring van de provincie waarbij de interne organisatie het bijbehorende controleprotocol aantoonbaar heeft uitgevoerd, inclusief het vaststellen van financiële aansluitingen. Deze referentiecalculatie maakt onderdeel uit van gunning. Overeenkomstig artikel 6, lid 3 van de Controleverordeningen van de gemeenten, behoudt de Opdrachtgever zich het recht voor om de Opdracht voor een deelverklaring te kunnen verlenen aan een andere accountant.



pagina 12 van 49

1.5.5

Natuurlijke adviesfunctie

De uitvoering van de adviesfunctie dient op eigen initiatief dan wel op verzoek van de Opdrachtgever plaats te vinden. Onder de natuurlijke adviesfunctie wordt verstaan: alle activiteiten ten behoeve van de gemeentelijke organisatie voor zover een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de accountant. Deze functie bevat adviezen in beperkte omvang. In dit verband kan onder andere worden gedacht aan adviezen op basis van controlebevindingen, alsmede aan adviezen die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van de besprekingen van de uitgebrachte (concept)rapportages. Ook een signalerende functie met betrekking tot nieuwe ontwikkelingen en risico’s is hier van belang. Een afzonderlijke adviesopdracht wordt niet gegeven. Het karakter van de natuurlijke adviesfunctie brengt met zich mee, dat de accountant direct aanspreekbaar is. Overleg met ambtelijk management, Collegeleden en (een vertegenwoordiging van) de Gemeenteraad wordt gezien als passend binnen de natuurlijke adviesfunctie. De Opdrachtgever verlangt van de accountant een proactieve en creatieve opstelling. 1.5.6

Overige controles en opdrachten

Onder overige controles en opdrachten wordt verstaan de door de accountant te geven ondersteuning bij de verantwoording richting derden, zoals het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds, de belastingdienst, de sociale verzekeringsbank en het CBS. In overeenkomst met artikel 6 van de Controleverordening behoudt de Opdrachtgever zich het recht voor om een dergelijke Opdracht, te kunnen verlenen aan een andere accountant. 1.5.7

Kwaliteitsbeheersing accountant

Indien instanties reviews uitvoeren bij de openbare accountant om te beoordelen of de door hem verstrekte accountantsverklaring op een deugdelijke grondslag is gebaseerd, rekeninghoudende met de geldende weten regelgeving, worden deze reviews geacht te vallen onder het interne kwaliteitssysteem van de accountant. De accountant zal hiervoor geen kosten in rekening brengen. 1.5.8

Samenstelling van het controleteam

De medewerkers die ingezet worden bij Opdrachtgever zullen in een zelfstandig opererend controleteam de onder § 1.5.2. genoemde werkzaamheden uitvoeren. Hierbij wordt een volledige beheersing van het vakgebied vereist. De werkzaamheden vergen een eigen oordeelsvorming, gericht op de doelstellingen van het controlegebied. Hierbij dient rekening te worden gehouden met maatschappelijke en politieke factoren, die het controlebeleid van buitenaf beïnvloeden. De Opdrachtnemer is verplicht om in geval van wijziging van de eindverantwoordelijke accountant, dan wel de controleleider, gedurende de looptijd van de Raamovereenkomst, de Opdrachtgever terstond hiervan in kennis te stellen. Bij wijziging van het vaste controleteam van de eindverantwoordelijke accountant, dan wel de controleleider zal de accountant hierover vooraf in contact treden met de Opdrachtgever. De Opdrachtgever heeft het recht om in voorkomende gevallen, mits er duidelijk zwaarwegende en aannemelijk gemaakte redenen voor zijn, van de Opdrachtnemer te verlangen een lid van het controleteam door een ander persoon te vervangen. In aanvulling op het voorgaande heeft de Opdrachtgever in geval van wijziging door de Opdrachtnemer van de leidinggevende accountant het recht om eventueel het lopende contract binnen 6 maanden na deze wijziging eenzijdig te ontbinden. 1.5.9

Evaluatie

Indien gewenst, door één van beide partijen (gemeente of wel accountant), zal jaarlijks een evaluatiegesprek plaatsvinden waarbij door vertegenwoordigers van Opdrachtnemer, eventueel de opdrachtgever en de ambtelijke organisatie de kwaliteit van de dienstverlening zal worden besproken. Beschrijvend document Europese aanbesteding Accountantsdiensten, gemeente Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland


pagina 13 van 49

1.5.10

Facturering

Jaarrekeningcontrole Voor elke gemeente wordt een afzonderlijke aanneemsom vastgesteld. Facturering vindt plaats door middel van vier kwartaalnota’s per gemeente, waarbij de totale aanneemsom per gemeente gelijk wordt verdeeld over de vier nota’s. (zie bijlage 7). Deelverklaringen Vooraf wordt per deelverklaring schriftelijk een prijsafspraak gemaakt. 1.5.11

Interne controle

De interne controle bij alle drie OWO-gemeenten is geborgd via de vaste aanstelling van een intern controle functionaris (ICF). Deze draagt zorg voor een systematische controle van de financiële processen. Verwacht wordt dat de werkzaamheden van de accountant hierdoor zodanig ondersteund worden, dat de kosten van de accountant voor Opdrachtgever beperkt kunnen worden.

1.6

Omvang van de Opdracht

De kosten van de huidige accountantswerkzaamheden bedragen circa € 30.000 per jaar excl. BTW per gemeente. Dit betreft de controle van de jaarrekening, de interim-controle en de natuurlijke adviesfunctie. De overige opdrachten – deelverklaringen en afzonderlijke controle opdrachten - worden apart verstrekt. De gegeven cijfers zijn uitsluitend ter indicatie. Hieraan kan de Inschrijver geen rechten ontlenen. De daadwerkelijke omzet kan verschillen. De Opdrachtgevers geven geen omzetgaranties. Clustering, geen percelen Opdrachtgevers hebben ervoor gekozen de Opdracht samen te voegen. De motivering (zie ook paragraaf 1.2 (inkoopsamenwerking OWO): a. Opdrachtgevers hebben de samenstelling van de relevante markt geanalyseerd en afgewogen. Hieruit blijkt dat door het samenvoegen van de Opdracht er voldoende bedrijven zijn uit het middenen kleinbedrijf die toegang hebben tot de Opdracht. b. De organisatorische gevolgen en risico’s van de samenvoeging van de opdrachten voor de aanbestedende dienst zijn geanalyseerd en afgewogen. Er kunnen zich geen andere/extra risico’s voordoen indien de opdracht niet was samengevoegd. Door samenvoeging van de opdrachten worden er geen (toename van) faalkosten verwacht; c. De samenvoeging betreft opdrachten die in verband met de inkoopsamenwerking (zie ook paragraaf 1.2) schaal- en efficiencyvoordelen voor de Opdrachtgevers opleveren. Daarom wordt de opdracht ook niet in percelen opgedeeld. Tevens wordt voorzien in een steeds meer intensieve samenwerking tussen de drie gemeenten.

1.7

Aanbestedingsprocedure en gunning

1.7.1

Aanbestedingsprocedure

Onderhavige aanbesteding valt onder de werking van de Aanbestedingswet. Er is gekozen voor de openbare procedure. De aanbesteding is gepubliceerd op www.TenderNed.nl



pagina 14 van 49

Het doel is om per gemeente te komen tot een Raamovereenkomst met één Opdrachtnemer die de economisch meest voordelige Inschrijving inlevert. 1.7.2

Gunning: aanbesteden op kwaliteit

Bij deze aanbesteding hebben Opdrachtgevers ervoor gekozen om kwaliteit de doorslag te laten geven. Het gaat om een afgeleide methodiek van het zgn. “prestatie-inkoop” (waarbij de filosofie en methodiek erop zijn gericht om maximale reductie van risico’s te bewerkstelligen en een maximale benutting van de kansen bij de aanbesteding en de uitvoering van de Nadere opdrachten). Opdrachtgevers willen daarmee het onderscheidend vermogen van Inschrijvers aanspreken en een andere invulling geven aan het vinden en behouden van samenwerking. De beoordeling tijdens de gunningsfase vindt plaats in twee stappen. In de eerste stap dienen Inschrijvers een aantal documenten in. Met deze documenten geven Inschrijvers – kort gezegd – hun visie op de Opdracht. De omvang van deze documenten wordt bewust beperkt gehouden, vanuit de gedachte dat een “expert” die het project doorziet weinig tekst nodig heeft om de essentie vast te leggen. In de tweede stap, die plaatsvindt na de beoordeling van de documenten, zullen Opdrachtgevers interviews houden met sleutelfunctionarissen van (een aantal) Inschrijvers. De mate waarin de sleutelfunctionarissen de Opdracht doorgronden en goed kunnen managen is namelijk van groot belang om maximaal te kunnen presteren in de uitvoering. Deze sleutelfunctionarissen zullen in de uitvoering van de Raamovereenkomst en bijbehorende nadere opdrachten ook daadwerkelijk ingezet moeten (kunnen) worden. Vervanging is niet zonder akkoord/instemming van Opdrachtgever mogelijk. De economisch meest voordelige inschrijving komt in aanmerking voor gunning.



pagina 15 van 49

Hoofdstuk 2 2.1

Aanbestedingsprocedure

Planning

De onderstaande planning geeft enig inzicht hoe de Opdrachtgever het tijdpad van deze aanbesteding heeft uitgezet en welke fasen daarvan deel uit maken. Deze planning is indicatief en er kunnen geen rechten aan worden ontleend. Activiteit Publicatie Beschrijvend document (www.tenderned.nl) Sluitingsdatum indienen vragen Publicatie Nota van inlichtingen (www.tenderned.nl) Sluitingsdatum indienen Inschrijving, Opening Inschrijvingen Interview(s) Verificatieronde Uitslag beoordeling Inschrijvingen en voorgenomen gunning Definitieve gunning (stand still 20 dagen) Ingang Raamovereenkomst

Data 31 mei 2013 29 juni 2013 10 juli 2013 20 augustus 2013, 12.00 uur 20 augustus 2013, 12.01 uur 12 september 2013 <week 38> <week 39> Medio oktober 1 januari 2014

Inschrijvers dienen rekening te houden met de mogelijkheid tot een interview in week 36/37. Indien Inschrijver hiervoor in aanmerking komt, zie §4.3.2.3, zal hier telefonisch contact over plaatsvinden.

2.2

Inlichtingenronde

2.2.1

Het stellen van vragen over het Beschrijvend document

De houders van het Beschrijvend document hebben de gelegenheid tot het stellen van vragen. Deze dienen altijd schriftelijk ingediend te worden. Daarvoor stuurt u het Worddocument ‘Nota van inlichtingen’, zoals opgenomen in de bijlage, naar eerder genoemd e-mailadres. Vermeld daarbij het onderwerp van de aanbesteding en de naam van de Opdrachtgever. De vragen en opmerkingen dienen uiterlijk op de datum als genoemd in de planning in het bezit te zijn van mevrouw I. Zwart te Opsterland ([email protected]) Van de beantwoording van de vragen en overige verstrekte informatie wordt door of namens Opdrachtgever een geanonimiseerde Nota van inlichtingen opgemaakt, die integraal deel uit zal gaan maken van dit aanbestedingsdocument. Deze Nota van inlichtingen zal volgens planning gepubliceerd worden op de website www.TenderNed.nl. De Inschrijver is zelf verantwoordelijk voor het downloaden van deze Nota van inlichtingen. Tijdens het stellen van vragen kunt u ook opmerkingen maken op de concept Raamovereenkomst en de Algemene Inkoopvoorwaarden. Deze worden tevens verwerkt in de Nota van inlichtingen. Daarbij zal worden aangegeven of dit leidt tot een wijziging van de concept Raamovereenkomst en de Algemene Inkoopvoorwaarden. Bij vaststelling van de Nota van inlichtingen wordt de concept Raamovereenkomst en de Algemene Inkoopvoorwaarden definitief gemaakt. Daarna zijn geen wijzigingen meer mogelijk. De definitieve Raamovereenkomst en de Algemene Inkoopvoorwaarden zijn bindend voor de Inschrijver. Beschrijvend document Europese aanbesteding Accountantsdiensten, gemeente Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland


pagina 16 van 49

Na afloop van deze informatieronde kunnen Inschrijvers geen vragen meer stellen en/of opmerkingen maken, tenzij deze betrekking hebben op de Nota van inlichtingen. Middels de Nota van inlichtingen kan de Opdrachtgever tevens kleine punten in het Beschrijvend document of de (Raam)overeenkomst wijzigen. Indien er sprake is van een wezenlijke wijzigingen zal Opdrachtgever conform jurisprudentie de onderhavige procedure rectificeren of afbreken. Door of namens de Opdrachtgever verstrekte inlichtingen na verzending van het Beschrijvend document zijn alleen bindend voor zover zij schriftelijk zijn vastgelegd in de Nota van inlichtingen. Mondelinge toezeggingen hebben geen enkele rechtsgeldigheid. Alle vragen en opmerkingen die later worden aangeleverd of die niet worden aangeleverd op de voorgeschreven manier, worden niet in behandeling genomen.

2.3

Wijze van aanbieden Inschrijvingen

1.

Met nadruk wijzen wij de Inschrijvers erop dat de Inschrijving overzichtelijk dient te zijn. Inschrijver dient voor de beantwoording van de bijlagen de lay-out te gebruiken van de bijlagen zelf. De bijlagen zijn als Worddocument verstrekt tegelijk met dit Beschrijvend document. De Eigen Verklaring is als separaat pdf.bestand toegevoegd.

2.

In de Inschrijving dient de volgorde van de bijlagen aangehouden te worden. Elke aparte bijlage dient gescheiden te worden door genummerde tabbladen. Elk tabbladnummer dient te corresponderen met het nummer van de bijlage.

3.

De Inschrijving en alle eventuele bijbehorende documenten en bijlagen dienen rechtsgeldig ondertekend te zijn en in tweevoud te worden ingezonden. Eén exemplaar dient als Origineel te worden gemerkt, het andere exemplaar als Kopie. Tevens dient een CD of USB-stick meegeleverd te worden met daarop alle tekst van de Inschrijving bij voorkeur in pdf-formaat en overzichtelijk ingedeeld. De originele schriftelijke versie is leidend.

4.

De Inschrijving dient in een gesloten enveloppe dan wel in een gesloten pakket te worden aangeboden, met daarop de tekst: Europese aanbesteding Accountantsdiensten, inkoopsamenwerking OWO NIET OPENEN VOOR 20 augustus 2013, 12.00 uur Deze enveloppe of dit pakket dient te worden aangeboden op het adres als genoemd bij de contactgegevens. Indien de Inschrijver de Inschrijving zelf wenst te bezorgen, kan dat uitsluitend op werkdagen tussen 9.00 uur en 17.00 uur op eerder genoemd bezorgadres. Bij persoonlijke bezorging kan Inschrijver een ontvangst- en afgiftebewijs opvragen en mede laten ondertekenen door een medewerker van de gemeente Opsterland.

5.

Inschrijvingen die na het uiterste moment van indienen worden ontvangen, worden niet in behandeling genomen. Het risico van niet-bezorging of vertraging in de bezorging komt voor rekening van de Inschrijver. Per e-mail of per telefax ingediende Inschrijvingen worden niet geaccepteerd.



pagina 17 van 49

6.

2.4

Indien vertegenwoordigers (maximaal 2) van Inschrijver bij de opening aanwezig wensen te zijn, dient Inschrijver dit, via het eerder vermelde e-mailadres, uiterlijk één werkdag voor de openingsdatum, kenbaar te maken. Bij deze opening worden alleen de namen van de Inschrijvers aangegeven. Op korte termijn na opening wordt het proces verbaal van opening gepubliceerd op de website www.TenderNed.nl

Voorwaarden Inschrijver en Inschrijving

1.

Het indienen van een Inschrijving houdt in dat door Inschrijver onvoorwaardelijk met de bepalingen, eisen en voorwaarden van dit Beschrijvend document en de Nota van inlichtingen wordt ingestemd. Van de Inschrijver wordt een proactieve houding verwacht. Hij dient de Opdrachtgever tijdig (d.w.z. uiterlijk op de laatste dag van de termijn voor het stellen van vragen) op de hoogte te stellen van onduidelijkheden, onvolkomenheden, tegenstrijdigheden of disproportionaliteit in de aanbestedingsdocumenten of de aanbestedingsprocedure. Indien de Inschrijver dit tijdens de vragenronde nalaat, verwerpt hij zijn rechten om daar later tegen op te komen. Na de Nota van inlichtingen wordt verondersteld dat alle documenten helder en eenduidig zijn.

2.

De Inschrijver mag de gegevens die de Opdrachtgever hem in verband met dit Beschrijvend document ter beschikking stelt alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt. De Inschrijver dient vertrouwelijk om te gaan met de door de Opdrachtgever verstrekte informatie. De Opdrachtgever zal de door de Inschrijver verstrekte informatie eveneens vertrouwelijk behandelen.

3.

De Inschrijver zal zich onthouden van gedragingen die de mededinging tussen de Inschrijvers beperken, zoals bedoeld in artikel 6 van de Mededingingswet. In het bijzonder zal de Inschrijver geen informatie over zijn Inschrijving uitwisselen met andere Inschrijvers of met derden.

4.

De Inschrijving dient volledig en consistent te zijn. Mocht blijken dat er informatie wordt gemist of dat de verstrekte informatie niet consistent is met de corresponderende documentatie en/of bijlagen, dan wel afwijkt van nadere informatie die ingewonnen wordt bij de Inschrijver of van algemeen bekende marktinformatie, dan kan de Inschrijver worden uitgesloten van de procedure.

5.

Bij de beantwoording van de kwaliteitscriteria moet de tekst geanonimiseerd zijn en mag niet voorzien zijn van de volgende componenten: bedrijfsnamen, bedrijfslogo’s, merknamen, productnamen, bedrijfslettertypen. Indien uit de tekst toch de identiteit van de Inschrijver blijkt, dan kan de Inschrijver worden uitgesloten van de procedure.

6.

De persoon die de gevraagde bijlagen en eventuele andere documenten ondertekent, dient bevoegd te zijn de Inschrijver te vertegenwoordigen en rechtsgeldig te binden. Deze bevoegdheid dient te blijken uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel, dan wel rechtsgeldig ondertekende machtiging. LET OP: De bijlage “Verklaring bestuurder omtrent rechtmatigheid” dient door de hoogste vertegenwoordiger (bij een BV of NV een BESTUURDER) te worden ondertekend.

7.

Inschrijvingen die in strijd zijn met dit Beschrijvend document en bijbehorende documentatie, of gedaan worden onder afwijkende voorwaarden, zijn onrechtmatig en daarmee ongeldig. Het gevolg is dat Inschrijver wordt uitgesloten van verdere deelname aan de procedure.



pagina 18 van 49

8.

De Opdrachtgever behoudt zich het recht voor een Inschrijving niet in behandeling te nemen als niet alle gevraagde gegevens aangeleverd zijn óf als de wijze van aanbieden afwijkt van hetgeen gesteld in dit hoofdstuk.

9.

Voor de Opdracht komen alleen Inschrijvers in aanmerking die zowel op de dag van de inschrijving als op de dag van voorgenomen gunning voldoen aan de gestelde eisen in de aanbestedingsdocumenten, tenzij anders vermeld.

10. De Opdrachtgever onderhandelt niet over prijzen. De Inschrijver krijgt slechts eenmaal de gelegenheid een Inschrijving uit te brengen, tot uiterlijk datum en tijdstip zoals genoemd in de planning. 11. De door Inschrijver aangeboden prijzen en/of tarieven dienen marktconforme prijzen en tarieven te zijn, zodanig dat er geen sprake lijkt te zijn van een abnormaal laag lijkende Inschrijving in de zin van artikel 2.116 Aanbestedingswet. Wanneer een Inschrijving is gedaan die in verhouding tot de te verrichten Opdracht abnormaal laag lijkt, heeft Opdrachtgever het recht schriftelijk te verzoeken om de door hem nodig geachte verduidelijkingen. Hierna kan Opdrachtgever eventueel overgaan tot afwijzing van de Inschrijving. Artikel 2.116 leden 2 tot en met 5 Aanbestedingswet zijn overeenkomstig van toepassing. 12. In de uitgebrachte Inschrijving zijn alle kosten opgenomen. Inschrijver kan zich na het uitbrengen van de Inschrijving en gedurende de looptijd van de Raamovereenkomst niet beroepen op nog niet berekende kosten of extra kosten. 13. De Inschrijving dient een minimale geldigheidsduur te hebben van 90 dagen na sluitingsdatum. Gedurende deze periode is de Inschrijving onvoorwaardelijk en bindend. De Inschrijving is een onherroepelijk aanbod in de zin van artikel 6:219 van het Burgerlijk Wetboek; prijzen en condities kunnen gedurende deze periode niet worden gewijzigd. Indien in het kader van de onderhavige aanbesteding een kort geding aanhangig is, eindigt de termijn van gestanddoening twintig (20) kalenderdagen na de dag waarop in eerste aanleg is beslist. De Opdrachtgever zal de Inschrijver hiervan per omgaande berichte. 14. Door de Opdrachtgever worden geen kosten vergoed inzake het uitbrengen van de Inschrijving. Correspondentie en ontvangen Inschrijvingen zullen na afloop niet aan de Inschrijver worden geretourneerd en worden eigendom van de Opdrachtgever. 15. De Inschrijving en alle overige correspondentie dienen in de Nederlandse taal gesteld te zijn. 16. Dit Beschrijvend document met alle bijbehorende bijlagen is met zorg samengesteld. Mocht u desondanks tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden tegenkomen, gelieve dan de Opdrachtgever hier zo spoedig mogelijk per e-mail van op de hoogte te stellen op eerder vermeld e-mailadres. U kunt zich in uw Inschrijving of na het indienen van de Inschrijving, noch na het verstrijken van de sluitingsdatum, niet beroepen op niet gemelde tegenstrijdigheden en / of onvolkomenheden.

2.5

Overige voorwaarden

1.

Tijdens de periode van beoordeling zal de Opdrachtgever geen enkele informatie geven aan Inschrijvers over de stand van zaken.

2.

Indien zich een gelijke eindscore voordoet die belangrijk is voor gunning zal door notariële loting worden bepaald welke Inschrijving de winnende is.



pagina 19 van 49

3.

De Opdrachtgever behoudt zich het recht voor alle verstrekte gegevens op hun juistheid te controleren. Indien de Inschrijving onduidelijkheden bevat kan de Opdrachtgever verzoeken om een nadere toelichting op de Inschrijving. Het verstrekken van onjuiste gegevens kan tot uitsluiting leiden. Inschrijvers dienen onder meer de door hen in het kader van de gunning overlegde getuigschriften en documenten op verzoek van de Opdrachtgever toe te lichten.

4.

De Gunningsbeslissing zal schriftelijk en gelijktijdig aan alle Inschrijvers bekend worden gemaakt met een inhoudelijk gemotiveerde reden indien sprake is van afwijzing. De Gunningsbeslissing is geen aanvaarding van het aanbod als bedoeld in art. artikel 6:217, eerste lid, van het Burgerlijk Wetboek.

5.

De Opdrachtgever is niet verplicht interne (aanbestedings-) documenten, zoals resultaten van evaluaties, adviezen aangaande kwalificatie en gunning, aan de Inschrijvers bekend te maken.

6.

Indien om enige reden met de beoogde Opdrachtnemer geen Raamovereenkomst wordt gesloten, zal herbeoordeling van de ontvangen Inschrijvingen plaatsvinden.

7.

Er zal na bekendmaking van de Gunningsbeslissing een stand-still periode van twintig (20) kalenderdagen in acht worden genomen om afgewezen Inschrijvers de gelegenheid te geven nadere informatie te verkrijgen dan wel om kenbaar te maken dat zij rechtsmiddelen willen inzetten tegen de Gunningsbeslissing.

8.

Iedere Inschrijver die het niet met de voorgenomen Gunningsbeslissing eens is, dient binnen twintig (20) kalenderdagen na dag van verzending van de mededeling van de Gunningsbeslissing een civiel kort geding aanhangig te hebben gemaakt bij de voorzieningenrechter van het arrondissement Leeuwarden. De Opdrachtgever dient hiervan gelijktijdig in kennis te worden gesteld door toezending van een kopie van de dagvaarding. Indien niet binnen twintig (20) kalenderdagen na dag van verzending van de mededeling van de Gunningsbeslissing een kortgeding dan wel een voorlopige voorziening aanhangig is gemaakt, kunnen de gepasseerde Inschrijvers geen bezwaren meer maken naar aanleiding van de beslissing en hebben zij hun rechten ter zake verwerpt. Opdrachtgever is in dat geval dan ook vrij om gevolg te geven aan de geuite beslissing. De gepasseerde Inschrijvers hebben in genoemd geval evenzeer hun rechten verwerkt in een (bodem)procedure een vordering tot schadevergoeding in te stellen. Indien een kortgeding aanhangig is gemaakt, zal niet worden overgegaan tot gunning, tenzij onverwijlde spoed dit noodzakelijk maakt.

9.

De Opdrachtgever behoudt zich te allen tijde het recht voor de aanbestedingsprocedure stop te zetten zonder opgaaf van reden.

10. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor niet tot gunning over te gaan. 11. Indien in het kader van deze aanbestedingsprocedure geen geschikte Inschrijvingen zijn ingediend, is de Opdrachtgever gerechtigd om de procedure te beëindigen en eventueel over te schakelen op de procedure van gunning via onderhandelingen, afhankelijk van de omstandigheden, al dan niet met voorafgaande bekendmaking van een aankondiging van de opdracht.



pagina 20 van 49

12. Opdrachtgever is gerechtigd de Raamovereenkomst met de Opdrachtnemer met onmiddellijke ingang te beëindigen, indien uit een uitspraak van een rechter volgt dat de Gunningsbeslissing onrechtmatig is, of dat de Raamovereenkomst ongeldig is, of dat om welke reden dan ook opnieuw moeten worden aanbesteed. Aan dergelijke besluiten, alsmede aan een verzoek tot aanvulling van de Inschrijving of aan andere mededelingen of gedragingen van de Opdrachtgever voorafgaand aan de gunningsbeslissing, kunnen door Inschrijvers geen aanspraken op de opdracht of op vergoeding van inschrijfkosten, verlies aan referentie, gederfde winst of andere schade jegens Opdrachtgever worden ontleend. 13. Door de Opdrachtgever worden geen kosten vergoed inzake het uitbrengen van de Inschrijving. 14. Correspondentie en ontvangen Inschrijvingen zullen na afloop niet aan de Inschrijver worden geretourneerd en worden eigendom van de Opdrachtgever. 15. Leverings-, betalings- en andere algemene voorwaarden van de Inschrijver worden uitdrukkelijk van de hand gewezen. 16. Op deze aanbesteding is het Nederlandse recht van toepassing.



pagina 21 van 49

Hoofdstuk 3 3.1

Beoordelingssystematiek

Methodiek

De beoordelingsprocedure start na opening van de Inschrijvingen. Een beoordelingsteam en een gunningscommissie verrichten de beoordelingen van de Inschrijvingen als volgt: De volgende 4 stappen worden uitgevoerd door het beoordelingsteam: Stap 1: volledigheid Inschrijving Er wordt bekeken of de Inschrijving volgens de procedure is aangeleverd en of alle gevraagde informatie is bijgevoegd. Stap 2: vaststellen geschiktheid Inschrijver Aan de hand van de gevraagde bijlagen wordt beoordeeld of de Inschrijver voldoet aan alle gestelde uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. Opdrachtgevers behouden zich het recht voor om aan de partij aan wie zijn voornemens zijn te gunnen, nadere bewijsstukken op te vragen. Een Inschrijver die niet aan alle gestelde criteria voldoet, wordt uitgesloten. Ook wanneer de in de bijlagen genoemde bij te voegen documenten niet kunnen worden overlegd, kan de Inschrijving terzijde worden gelegd. Stap 3: verklaring omtrent rechtmatigheid Voordat wordt overgegaan tot het beoordelen van eisen en wensen wordt vastgesteld of de verklaring omtrent rechtmatigheid is toegevoegd en ondertekend. Een Inschrijver die niet aan alle gestelde criteria voldoet, wordt uitgesloten. Stap 4: beoordeling van het Programma van Eisen en gunningscriterium prijs In deze fase wordt aan de hand van het Programma van Eisen beoordeeld of de Inschrijver onvoorwaardelijk aan alle eisen voldoet. Een Inschrijver die niet (onvoorwaardelijk) aan alle gestelde eisen voldoet, wordt uitgesloten. Daarna wordt de score op het gunningscriterium prijs berekend. Dit gebeurt aan de hand van de formule die wordt gegeven in de volgende paragraaf: prijs. De volgende 2 stappen worden verricht door de gunningscommissie: Stap 5: beoordeling van de gunningscriteria De antwoorden op de kwalitatieve gunningscriteria van de verschillende Inschrijvers worden ten opzichte van elkaar beoordeeld. Stap 6: interview Aan de hand van de interviews wordt beoordeeld of de sleutelfunctionarissen de Opdracht goed kunnen doorgronden.

3.2

Uitsluiting

Inschrijvers, die niet voldoen aan alle gestelde eisen (genoemd in stap 1 tot en met 4), worden uitgesloten voor de verdere beoordeling van de Inschrijving op de gunningscriteria.



pagina 22 van 49

3.3

Gunningscriterium en wijze van beoordelen

Beoordeling zal plaatsvinden op basis van de vanuit het oogpunt van de Opdrachtgever economisch meest voordelige inschrijving, gelet op onderstaande gunningscriteria. G.1 Prijs

Max. 30 punten

G.1.1 Totaalprijs jaarrekening, interim controle en natuurlijke adviesfunctie

22

G.1.2 Uurtarief voor meerwerk en additionele diensten

8

Totaal maximale puntenscore Prijs G.2 Kwaliteit

30 Max. 40 punten

G.2.1. Continue kwaliteit van de dienstverlening

8

G.2.2. Visie relatie kwaliteit – natuurlijke adviesfunctie

8

G.2.3. Organisatie van de controleweek

8

G.2.4. Veranderende gemeentelijke taken en pro-activiteit accountant

8

G.2.5. Visie op OWO inkoopsamenwerking

8 Totaal maximale puntenscore Kwaliteit

40

G.3 Interview

Max. 30 punten

G.3. Interview

30

3.3.1

Totaal maximale puntenscore Interview

30

Totaal maximale puntenscore

100

Beoordelingsteam en gunningscommissie

Het beoordelingsteam bestaat uit medewerkers van de gemeenten. Het beoordelingsteam controleert na ontvangst van de Inschrijvingen of de aangeleverde informatie van de Inschrijver per onderwerp van de gunningscriteria geanonimiseerd zijn (geen logo’s, geen productnamen etc.). Verder bekijkt het beoordelingsteam in hoeverre er aan de gestelde geschiktheidseisen is voldaan door Inschrijver. Ook de score op het onderdeel prijs wordt door het beoordelingsteam berekend. De score op het onderdeel prijs wordt niet bekend gemaakt aan de gunningscommissie. Daarna wordt de geanonimiseerde informatie omtrent de gunningscriteria per Inschrijver gebundeld en aan de gunningscommissie verstrekt. De gunningscommissie bestaat uit drie Raadsleden, van elke gemeente één afgevaardigde, drie ambtenaren (van elke gemeente één) en één griffier namens de drie gemeenten. De voorzitter van de gunningscommissie beoordeelt niet mee. De commissieleden beoordelen de kwalitatieve gunningscriteria allereerst individueel. Ook hebben de commissieleden geen inzicht in de score die de verschillende Inschrijvers hebben gehaald op het onderdeel prijs. Vervolgens wordt door het team, onder begeleiding van de voorzitter, aan elke Inschrijver, op basis van discussie, een eindscore gegeven. Hierbij is de inbreng van alle commissieleden gelijkwaardig. De groep als totaal bepaalt per Inschrijver per onderwerp een definitief eindcijfer. 3.3.2

Prijs

De uitvoering van de taak dient plaats te vinden tegen een vooraf vastgestelde totaalprijs per jaar voor de werkzaamheden in het kader van de interim-controle, controle van de jaarrekening en de natuurlijke adviesfunctie. Inschrijvers worden gevraagd om conform bijlage 7 bedragen te offreren, bestaande uit:



pagina 23 van 49

•

Een totaalbedrag (jaarbedrag) voor de onderdelen: interim-controle, controle van de jaarrekening (inclusief SISA-verantwoording) en de natuurlijke adviesfunctie. Splitsing dient plaats te vinden naar functieniveau, uren en tarieven. Met daarbinnen apart vermeld de bedragen voor de afzonderlijke onderdelen interim/jaarrekeningcontrole (inclusief SISA), uurtarieven en natuurlijke adviesfunctie.

•

Voor het totaal aantal Sisa-regelingen wordt uitgegaan van het aantal in 2012. Dit betreft de volgende aantallen: o gemeente Ooststellingwerf: 9 o Westellingwerf: 11 o Opsterland: 9

•

Het uitvoeren van werkzaamheden voor onder andere deelverklaringen, reviews en meerwerk kan uitsluitend conform de in te dienen tarieven, zoals vermeld in de prijzentabel. Meerwerk kan uitsluitend plaatsvinden in overleg en na voorafgaande schriftelijke opdrachtverstrekking door de bevoegde contactpersoon van de betreffende gemeente.

Voor het onderdeel ‘prijs’ geldt dat de Inschrijver met de laagste prijs, exclusief BTW, per onderdeel de maximale score krijgt voor dat onderdeel. De andere Inschrijvers worden aan de Inschrijver met de laagste prijs gerelateerd met behulp van onderstaande formule: laagste prijs te beoordelen prijs

X maximaal aantal punten = gewogen score

De prijs is onderverdeeld in de volgende onderdelen en onderlinge wegingsfactoren. Nr. 1 2

Prijsonderdelen Jaarrekening en interim controle (incl. SISA en natuurlijke adviesfunctie) Uurtarieven bij additionele diensten & meerwerk

Wegingsfactor per onderdeel 75 % 25 % 100 %

Toelichting prijsonderdelen Bovengenoemde prijsonderdelen geven een vast en een variabel dienstaanbod weer. Jaarlijks is de Inschrijver verantwoordelijk voor het controleren van de jaarrekening en al haar toebehoren. Hieronder valt o.a. de Sisa verantwoording en de natuurlijke adviesfunctie. Voor een volledig beschrijving van deze diensten, zie paragraaf 1.5 Aard en inhoud van de opdracht. De Inschrijver met de laagste totaalprijs voor deze vaste diensten scoort het maximaal aantal punten voor dit prijsonderdeel. Prijzen dienen vast te zijn voor de initiële looptijd van de overeenkomst, dus twee jaar. Bij verleningen van de overeenkomst mogen de prijzen maximaal eenmaal per jaar worden verhoogd. Deze prijsverhoging mag niet hoger zijn dan CBS prijsindexcijfer 692 Accountants, boekhouders en belastingconsulenten.



pagina 24 van 49

Jaarrekening en interim controle Bij de beoordeling van de prijs wordt uitgegaan van de door u ingevulde prijzentabellen zoals die in bijlage 7 in dit bestek zijn opgenomen. Voor de beoordeling van de prijzen worden de kosten per onderdeel (jaarrekening en interim controle) opgeteld tot één (fictieve) totaalprijs. De laagste totaalprijs levert 25 punten op. De overige inschrijvingen worden aansluitend naar rato beoordeeld volgens bovenstaande formule. Voorbeeld: laagste prijs is € 40.000. Leverancier x heeft een prijs van € 50.000. Het maximaal aantal te behalen punten op dit onderdeel is dan: (40.000 / 50.000) * 25 = 20 punten voor de leverancier die € 50.000 had aangeboden. Maximaal kan op deze wijze 25 punten voor dit prijsonderdeel worden gehaald. Uurtarieven Per functionaris dient een uurtarief afgegeven te worden. Deze tarieven worden gehanteerd bij de deelverklaringen en andere additionele diensten en bij meerwerk. De tarieven die u in rekening brengt bij het tarief voor de uitvoering van de diverse werkzaamheden mogen maximaal deze uurtarieven bedragen. De uurtarieven zijn maximum tarieven per functieniveau en dienen inclusief alle wettelijke en overige bijkomende kosten (als administratie-, overhead-, reis- en verblijfkosten binnen Nederland, etc.) en exclusief BTW te worden geoffreerd. Inschrijver dient de prijsopgave per functionaris in te vullen in bijlage 7 prijsformulier. De verschillende uurtarieven per functionaris worden vermenigvuldigd met een bepaalde wegingsfactor en vervolgens worden alle bedragen bij elkaar opgeteld. Dit leidt tot een fictief totaal uurtarief. Er zijn op dit onderdeel maximaal 5 punten te verdienen. De score wordt berekend volgens de volgende formule: laagste totaal uurtarief te beoordelen totaal uurtarief


Opdrachtgever benadrukt dat aanbiedingen die een andere structuur kennen of toevoegingen kennen ten opzichte van de gevraagde indeling, niet in de beoordeling worden betrokken. Opdrachtgever is in dat geval gerechtigd om de Inschrijving niet verder in behandeling te nemen. De ingediende tarieven zijn vast voor de initiële duur van de overeenkomst, dus twee jaar. Indien het pakket van werkzaamheden substantiële wijzigingen ondergaat, stellen partijen in overleg een bijstelling van de prijs vast op basis van een open calculatie van meer- en minderwerk. Bij verleningen van de overeenkomst mogen de uurtarieven maximaal eenmaal per jaar worden verhoogd. Deze prijsverhoging mag niet hoger zijn dan CBS prijsindexcijfer 692 Accountants, boekhouders en belastingconsulenten. De Opdrachtgever streeft ernaar dat er marktconforme uurtarieven worden aangeboden en staat strategisch inschrijven niet toe.



pagina 25 van 49

3.3.3

Kwaliteit

Bij de beantwoording van de kwaliteitscriteria moet de tekst geanonimiseerd zijn en mag niet voorzien zijn van de volgende componenten: bedrijfsnamen, bedrijfslogo’s, merknamen, productnamen, bedrijfslettertypen. Indien uit de tekst toch de identiteit van de Inschrijver blijkt, dan kan de Inschrijver worden uitgesloten van de procedure. De Opdrachtgever hecht veel waarde aan het samenwerken met raamcontractpartijen die kunnen aantonen dat zij over een visie beschikken en die veel toegevoegde waarde leveren. De visie dient vooral gericht te zijn op het herkennen van risico’s die de Opdrachtgever loopt en die niet direct beheersbaar zijn. De Opdrachtnemer dient vooral hierop te anticiperen en bekend te zijn met de maatregelen die genomen moeten worden als de risico’s zich ook daadwerkelijk voordoen. Daarnaast verwacht de Opdrachtgever veel toegevoegde waarde van de Opdrachtnemer. Dit uit zich in alle aspecten van de samenwerking van strategisch tot operationeel niveau. De kwalitatieve gunningscriteria worden door de gunningscommissie beoordeeld middels een rapportcijfer: • de gunningscommissie kent per subgunningscriterium een waardering toe in de vorm van een rapportcijfer tussen 1 en 10. • de gunningscommissie komt in gezamenlijk overleg unaniem tot één definitief cijfer voor elk van de gehanteerde subgunningscriteria. • de gunningscommissie baseert haar rapportcijfers op het totaalbeeld van de kwaliteit van de Inschrijving met betrekking tot de desbetreffende subgunningscriteria. • De beoordeling vindt afzonderlijk en op basis van onderling vergelijk van de Inschrijvingen plaats. • In de beoordeling worden de onderstaande cijfers gebruikt om het verschil in de Inschrijving, naar het oordeel van de gunningscommissie, tot uiting te laten komen. Gunningscriterium “kwaliteit” Cijfer Omschrijving Toelichting 1 Niet acceptabel De Inschrijver is niet in staat de risico’s die hij niet beheerst te identificeren nog te minimaliseren en biedt geen toegevoegde waarde. 2 Matig De Inschrijver is niet voldoende in staat om de wijze waarop hij risico’s die hij niet beheerst, te identificeren nog te minimaliseren en biedt geen toegevoegde waarde. 5 Redelijk De Inschrijver verschilt niet zo veel met de overige Inschrijvers in de wijze waarop er risico’s die hij niet beheerst, worden geïdentificeerd en geminimaliseerd en in zijn voorgestelde toegevoegde waarde opties. 7 Goed De Inschrijver onderscheidt zich t.o.v. de overige Inschrijvers in de wijze waarop er risico’s die hij niet beheerst worden geïdentificeerd en geminimaliseerd en in zijn voorgestelde toegevoegde waarde opties. 10 Uitstekend De Inschrijver blinkt uit t.o.v. de overige Inschrijvers in de wijze waarop er risico’s die hij niet beheerst worden geïdentificeerd en geminimaliseerd en in zijn voorgestelde toegevoegde waarde opties. De Inschrijver met het hoogste rapportcijfer ontvangt het maximale aantal punten per onderdeel. De punten van de overige Inschrijvers worden percentagegewijs aan het hoogste rapportcijfer gerelateerd, middels onderstaande formule:



pagina 26 van 49

te beoordelen cijfer hoogste cijfer 3.3.4


Interview

De beoordelings- en gunningsfase wordt afgesloten met 1-op-1 interviews met Inschrijvers die, na beoordeling van de kwalitatieve- en prijs gunningscriteria, in deze fase van de beoordeling nog als winnaar uit de bus kunnen komen. Er zijn maximaal 30 punten te behalen op de interviews. Inschrijver moet bij zijn Inschrijving de namen, functies en korte profielschets van de twee (2) te interviewen sleutelfunctionarissen in hun beoogde rol vermelden. Sleutelfunctionarissen moeten personen zijn die een belangrijke functie vervullen in de dagelijkse uitvoering van de dienstverlening en moeten ook daadwerkelijk ingezet gaan worden. NB. Het is hierbij dus niet de bedoeling dat de account-/tendermanager het bedrijf en de offerte presenteren! De gevraagde gegevens van de sleutelfunctionarissen zijn geen onderdeel van de gunning, maar dienen wel als input voor de te houden interviews. De interviews zijn wel onderdeel van de gunning (zie paragraaf 5.3). De sleutelfunctionarissen worden ondervraagd naar zijn/haar kennis en visie aangaande de onderhavige Raamovereenkomst. De interviews worden afgenomen door een vaste interviewer en duren maximaal een uur. De overige leden van de gunningscommissie zijn toehoorder en beoordelen het gesprek, zij kunnen slechts incidenteel vragen stellen. De geïnterviewden krijgen, na afloop van alle interviews, een eindscore toegewezen, die in consensus door de gunningscommissie wordt vastgesteld. Bij de beoordeling van de interviews zullen uitsluitend punten worden toegekend voor de mate waarin de geïnterviewde sleutelfunctionaris duidelijk heeft kunnen maken dat hij/zij de Raamovereenkomst en de bijbehorende Inschrijving goed doorgrondt en mede gelet op passende kennis en ervaring (blijkend uit de beantwoording van de vragen) in staat is de Raamovereenkomst te allen tijde binnen zijn functie goed te managen. Belangrijke aandachtspunten: Opdrachtgever wijst er nadrukkelijk op dat de sleutelfunctionarissen van de Inschrijver tijdens het interview alleen inhoudelijk nadere toelichting (verduidelijking) mag/mogen geven op het kwalitatieve deel van de Inschrijving. Het is niet toegestaan, tijdens het interview af te wijken van hetgeen is ingediend in die zin, dat een essentiële wijziging dan wel aanvulling ontstaat van de Inschrijving. Het gestelde in de interviews maakt integraal onderdeel uit van de Inschrijving (de interviews worden opgenomen). De Inschrijving (inclusief de interviews) maakt na definitieve gunning onderdeel uit van de overeenkomst. Opdrachtgever gaat ervan uit, dat de sleutelfunctionarissen uitspraken doen waaraan Inschrijver kan worden gehouden. Inschrijver dient hier nadrukkelijk intern aandacht aan te besteden.



pagina 27 van 49

Gunningscriterium “Interview” Cijfer Omschrijving Toelichting 1 Niet acceptabel De geïnterviewde weet niets tot zeer weinig van datgene in de offerte is vermeld en geeft weinig blijk van betrokkenheid bij het onderwerp van de aanbesteding. 2 Matig/ De geïnterviewde is niet zo goed als de andere geïnterviewden in de wijze ondergemiddeld waarop vragen worden beantwoord en blijk wordt gegeven van de kennis van de offerte en de materie. 5 Redelijk/ De geïnterviewde verschilt niet zo veel met de andere geïnterviewden in de gemiddeld wijze waarop vragen worden beantwoord en blijk wordt gegeven van de kennis van de offerte en de materie. 7 Goed De geïnterviewde onderscheidt zich t.o.v. de andere geïnterviewden in de wijze waarop vragen worden beantwoord en blijk wordt gegeven van de kennis van de offerte en de materie. 10 Uitstekend De geïnterviewde blinkt uit t.o.v. de andere geïnterviewden in de wijze waarop vragen worden beantwoord en blijk wordt gegeven van de kennis van de offerte en de materie. • •

Het beoordelingsteam komt in gezamenlijk overleg unaniem tot één definitief cijfer voor het interview De Inschrijver met het hoogste rapportcijfer (in paragraaf 3.4.3 weergegeven achter ‘subtotaal interview’) ontvangt het maximale aantal punten. De punten van de overige Inschrijvers worden percentagegewijs aan het hoogste rapportcijfer gerelateerd, middels onderstaande formule: te beoordelen cijfer hoogste cijfer




pagina 28 van 49

3.4

Verificatie

Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om een verificatiegesprek (hierna: verificatie) af te leggen. Dit houdt in dat Opdrachtgever in de praktijk kan gaan verifiëren of de Inschrijving(en) aan het gestelde in het Programma van Eisen en/of Wensen voldoen. Dit kan op locatie van Inschrijver zijn of op locatie bij een van de klanten van Inschrijver, waar de (functionele) eisen uit het Programma van Eisen en/of Wensen in de praktijk zullen worden geverifieerd. Door het indienen van een Inschrijving gaat Inschrijver akkoord met de verificatie en dient ook volledig hieraan mee te werken. Wanneer hieruit blijkt dat de Inschrijving niet voldoet aan het Programma van Eisen en/of Wensen, dan wordt de Inschrijving van desbetreffende Inschrijver alsnog terzijde gelegd en uitgesloten van de aanbestedingsprocedure. Ook bestaat de mogelijkheid om de scores van de Wensen aan te passen als de bevindingen uit de verificatie daartoe aanleiding geven. Indien een verificatie plaatsvindt, zal niet eerder dan na afronding hiervan de Gunningsbeslissing bekend worden gemaakt.

3.5

Gunningsbeslissing

De Inschrijver met de vanuit het oogpunt van de Opdrachtgever meest voordelige inschrijver zal in aanmerking komen voor de uiteindelijke gunning van de Opdracht. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om nadere bewijsmiddelen op te vragen bij deze Inschrijver om te controleren of deze voldoet aan de gestelde eisen en zich niet in de situatie bevindt dat één van de uitsluitingsgronden aan de orde zijn. Het gunningsadvies dient te worden bekrachtigd middels bestuurlijke besluitvorming, alvorens tot bekendmaking van het besluit tot voorgenomen gunning kan worden overgegaan. Uitvoering van de aanbesteding, voorgenomen en definitieve gunning en contractering vindt plaats binnen de kaders, die zijn vermeld in het hoofdstuk Aanbestedingsprocedure.



pagina 29 van 49

Hoofdstuk 4

Vaststellen geschiktheid Inschrijver

Aan de hand van de onderstaande gegevens wordt de geschiktheid van de Inschrijver vastgesteld. Indien blijkt dat Inschrijver niet voldoet aan de gevraagde criteria, behoudt de Opdrachtgever zich het recht voor de Inschrijving ter zijde te leggen en niet inhoudelijk te beoordelen.

4.1

Uniforme Eigen Verklaring

De Inschrijver dient middels deze Uniforme Eigen Verklaring zijn bedrijfsgegevens aan te leveren en aan te geven of hij in samenwerking met andere ondernemingen inschrijft. De verklaring dient rechtsgeldig te zijn ondertekend. 4.1.1 • •

Indien de Inschrijver een dochter- of werkmaatschappij is en gebruik maakt van de middelen van haar holding of moedermaatschappij, voegt de Inschrijver bij zijn Inschrijving de Holdingverklaring bij. Middels deze verklaring stelt de holding of moedermaatschappij zich bij gunning volledig en onvoorwaardelijk garant voor de nakoming van de verplichtingen die uit de af te sluiten contract(en) voortvloeien. De verklaring dient door een daartoe bevoegd persoon te zijn ondertekend.

4.1.2 • •

• • • • • • •

•

Indien Inschrijver onderdeel is van een holding

Indien Inschrijver als Combinatie wil inschrijven

Indien als Combinatie wordt ingeschreven, wordt dit in onderdeel 1.5 van de Uniforme Eigen Verklaring vermeld. Elke deelnemer van de Combinatie dient tevens bekend te worden gemaakt door het afzonderlijk invullen van de Uniforme Eigen Verklaring. Iedere combinant dient afzonderlijk te voldoen aan alle gestelde criteria in de Eigen Verklaring. Elke deelnemer van de Combinatie dient afzonderlijk te voldoen aan de gestelde eisen ten behoeve van de Economische draagkracht (bewijs van verzekering voor bedrijfs – en of beroepaansprakelijkheid). De combinatie dient gezamenlijk te voldoen aan de gestelde eisen ten behoeve van de Financiële draagkracht (omzeteisen). Het is toegestaan dat de relevante omzet en referenties van de verschillende partijen van de Combinatie bij elkaar worden opgeteld. Alle combinanten aanvaarden zowel gezamenlijke als hoofdelijke aansprakelijkheid voor de Inschrijving als voor de nakoming en uitvoering van alle uit de Raamovereenkomst voortvloeiende verplichtingen. Er dient één aanspreekpunt (penvoerder) te zijn, dit dient ingevuld te worden in onderdeel 1.6 van de Uniforme Eigen Verklaring. Indien op één van de combinanten een uitsluitingsgrond van toepassing is, volgt uitsluiting van alle combinanten en is het niet toegestaan een andere Combinatie aan te gaan. Indien de Combinatie wordt ontbonden dient de Opdrachtnemer dit onverwijld aan de Opdrachtgever te melden. Partijen gaan vervolgens in gesprek of de Raamovereenkomst kan worden voortgezet. De continuïteit en kwaliteit van de dienstverlening is hierbij uitgangspunt. Indien de Opdracht aan een combinatie wordt gegund, kan van de combinatie worden verlangd een bepaalde rechtsvorm aan te nemen, indien dit voor de goede uitvoering van de Opdracht noodzakelijk is.



pagina 30 van 49

4.1.3 •

• •

• •

•

Indien Inschrijver als hoofdaannemer met Onderaanneming wil inschrijven

In deze constructie is de hoofdaannemer de Inschrijver. Indien de hoofdaannemer gebruik maakt van Onderaanneming, dient de hoofdaannemer dit bekend te maken onder aangeving van de door de onderaannemer uit te voeren werkzaamheden. Inschrijver vult onderdeel 6.1 en 6.2 van de Uniforme Eigen Verklaring in. Hoofdaannemer stelt zich middels het ondertekenen van de volledige Inschrijving hoofdelijk aansprakelijk voor de uitvoering van de gehele Opdracht. Aan Inschrijving dient de ondertekende verklaring Hoofd-/Onderaanneming te worden toegevoegd, waarin wordt verklaard dat onderaannemer haar middelen volledig ter beschikking zal stellen aan Inschrijver, zodat Inschrijver daadwerkelijk kan beschikken over de voor de uitvoering van de aan te besteden Opdracht noodzakelijke middelen van de onderaannemer. Het is toegestaan dat de relevante referenties van de hoofd –ofwel onderaanneming bij elkaar worden opgeteld. De Inschrijver geeft in zijn Inschrijving aan welk deel van de Opdracht bij gunning door onderaannemer wordt uitgevoerd. De Inschrijver is volledig aansprakelijk voor een juiste en complete afhandeling van de door hem aanvaarde Opdracht en alle uit de Opdracht voortvloeiende verplichtingen. Het is voor de Opdrachtgever belangrijk dat de kwaliteit van het geleverde product en de bijbehorende dienstverlening gedurende de looptijd van de Raamovereenkomst constant blijft. De Opdrachtnemer mag tijdens de looptijd van de Raamovereenkomst niet zonder toestemming van de Opdrachtgever van onderaannemer wisselen.

4.1.4

Uitsluitingsgronden

In de Uniforme Eigen verklaring zijn in onderdeel 2 de verplichte uitsluitingsgronden opgenomen. Inschrijver verklaart door het ondertekenen van de Uniforme Eigen Verklaring dat deze uitsluitinggronden niet op hem van toepassing zijn. Daarnaast verklaart de Inschrijver dat de facultatieve uitsluitingsgronden als opgenomen in onderdeel 3 van de Uniforme Eigen Verklaring niet op de Inschrijver van toepassing zijn. De Opdrachtgever kan aan de winnende Inschrijver(s) een bewijsstuk ten aanzien van integriteit vragen, de zogenaamde “Gedragsverklaring aanbesteden” (GVA).

4.2

Verklaring omtrent rechtmatigheid

De Inschrijver geeft met deze verklaring aan dat zijn Inschrijving niet tot stand is gekomen onder invloed van een overeenkomst, besluit of gedraging in strijd met het Nederlands of Europese mededingingsrecht. LET OP: Deze verklaring dient door de hoogste vertegenwoordiger van de rechtspersoon (in het geval van een BV of NV: de BESTUURDER(S)) te worden ondertekend. Indien de verklaring door een gevolmachtigde of procuratiehouder is ondertekend, wordt de Inschrijving direct terzijde gelegd en komt deze niet meer in aanmerking voor gunning.

4.3

Geschiktheidseisen

Er wordt getoetst of de Inschrijver geschikt is om de Opdracht uit te voeren. Dit gebeurt aan de hand van de volgende eisen:



pagina 31 van 49

4.3.1

Financiële en economische draagkracht

De Inschrijver dient aan te tonen dat hij beschikt over voldoende financiële en economische draagkracht conform artikel 2.90 lid 2 sub a jo. 2.91 Beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering Opdrachtgevers wensen een bewijs van een verzekering tegen beroepsrisico’s te ontvangen c.q. een verklaring van de verzekeraar dat u afdoende verzekerd bent. De dekking voldoet aan de normen die in de branche gebruikelijk zijn. 4.3.2

Technische bekwaamheid: kerncompetenties

Door de Opdrachtgever zijn de volgende kerncompetenties vastgesteld, benodigd voor het toetsen van technische bekwaamheid en/of beroepsbekwaamheid, overeenkomend met essentiële punten van de Opdracht Gevraagde kerncompetenties: • Bestuurlijk/politieke sensitiviteit (M.a.w. onderscheid tussen benadering van de verschillende bestuursorganen, maar ook de gemeentelijke controller. Verschil in houding, aanpak, communicatie) • In staat om projecten af te ronden binnen de voorcalculatie (nakomen van afspraken en voorkomen meerwerk) en de vooraf afgesproken tijdsplanning en opleverdata. • In staat om adequaat om te gaan met spoed-adviesvragen. • In staat om proactief niet efficiënt verlopende activiteiten met betrekking tot de accountancy diensten te herkennen en met een adequate oplossing te komen Inschrijver dient zijn ervaring te onderbouwen door het geven van één referentieopdracht per genoemde kerncompetentie die in de afgelopen 3 jaar is uitgevoerd. Eventuele extra referenties zullen terzijde worden gelegd.



pagina 32 van 49

Hoofdstuk 5

Programma van Eisen en Wensen & gunningscriteria

Alleen Inschrijvers die voldoen aan alle gestelde geschiktheidscriteria zijn gekwalificeerd voor de verdere beoordeling van de navolgende criteria.

5.1

Programma van Eisen

De uit te voeren werkzaamheden, als ook het eisenpakket voor Accountantsdiensten, is in hoofdstuk 1 uitgeschreven. Via de conformiteitenlijst dient Inschrijver akkoord te gaan met deze eisen. Het niet voldoen aan de gestelde criteria betekent uitsluiting van verdere beoordeling.

5.2

Gunningscriteria

In de onderstaande scoretabel staan de gunningscriteria met de bijbehorende puntenscores per subcriterium. G.1 Prijs

Max. 30 punten

G.1.1 Totaalprijs jaarrekening, interim controle en natuurlijke adviesfunctie

22

G.1.2 Uurtarief voor meerwerk en additionele diensten

8

Totaal maximale puntenscore Prijs G.2 Kwaliteit

30 Max. 40 punten

G.2.1. Continue kwaliteit van de dienstverlening

8

G.2.2. Visie relatie kwaliteit – natuurlijke adviesfunctie

8

G.2.3. Organisatie van de controleweek

8

G.2.4. Veranderende gemeentelijke taken en pro-activiteit accountant

8

G.2.5. Visie op OWO inkoopsamenwerking

8 Totaal maximale puntenscore Kwaliteit

40

G.3 Interview

Max. 30 punten

G.3. Interview

30

5.2.1

Totaal maximale puntenscore Interview

30

Totaal maximale puntenscore

100

Prijs

Er zijn maximaal 30 punten te behalen voor het onderdeel Prijs. Opgave dient te geschieden volgens bijlage 7. 5.2.2

Kwaliteit

Er zijn maximaal 40 punten te behalen voor het onderdeel Kwaliteit. Opgave dient te geschieden volgens de bijlage Gunningscriterium Kwaliteit. De Opdrachtgever hecht veel waarde aan de wijze waarop de Opdrachtnemer de risico’s voor de Opdrachtgever herkent en de toegevoegde waarde die een Opdrachtnemer voor de Opdrachtgever kan leveren. De Opdrachtgever zal bij de beantwoording van de vragen dan ook vooral letten op:



pagina 33 van 49

1. 2. 3. 4.

Is de Inschrijver in staat risico’s te identificeren waarvan de Inschrijver vindt dat deze buiten zijn invloedssfeer vallen. Is de Inschrijver in staat te beschrijven op welke wijze hij de geïdentificeerde risico’s kan minimaliseren. Heeft de Inschrijver een visie op de wijze waarop sturing wordt gegeven aan projecten en op welke wijze hij daarvoor verantwoordelijkheid gaat nemen. Op welke wijze levert de Inschrijver toegevoegde waarde in termen van verlaging van kosten, halen of versnellen van doorlooptijden en het voldoen aan vooraf gemaakte afspraken.

De beoordeling op Kwaliteit is onderverdeeld in een vijftal onderdelen: Kwaliteitscriterium 1: continuïteit dienstverlening Opdrachtgevers hechten veel waarde aan een continue hoge kwaliteit van dienstverlening, ook bij vervanging van een teamlid van het accountantskantoor. Het verloop van personeel binnen de markt ligt echter relatief hoog. Op welke wijze wordt de continuïteit gewaarborgd? 1. Opdrachtgever vraagt van de Inschrijver een analyse van risico’s te maken waarmee de Opdrachtgever rekening dient te houden bij bovengenoemde ontwikkelingen. Daarnaast verwacht Opdrachtgever een beschrijving van de wijze waarop deze risico’s geminimaliseerd kunnen worden. 2. Wat is de toegevoegde waarde die de Inschrijver kan leveren voor de Opdrachtgever. Maximaal één (1) A4 voor de beschrijving van de risico’s en maximaal één (1) A4 voor de beschrijving van de toegevoegde waarde die de Inschrijver kan leveren. (Zie bijlagen). Let op: de aangeleverde informatie dient volledig anoniem te zijn Zie ook paragraaf 3.3 Kwaliteitscriterium 2: visie relatie kwaliteit – natuurlijke adviesfunctie Wat is de visie over de relatie tussen kwaliteit – natuurlijke adviesfunctie. Voor ons het verschil tussen: Signaleren/ attenderen (vooraf) versus commanderen (het achteraf opleggen). 1. Opdrachtgever vraagt van de Inschrijver een analyse van risico’s te maken waarmee de Opdrachtgever rekening dient te houden bij bovengenoemde ontwikkelingen. Daarnaast verwacht Opdrachtgever een beschrijving van de wijze waarop deze risico’s geminimaliseerd kunnen worden. 2. Wat is de toegevoegde waarde die de Inschrijver kan leveren voor de Opdrachtgever. Maximaal één (1) A4 voor de beschrijving van de risico’s en maximaal één (1) A4 voor de beschrijving van de toegevoegde waarde die de Inschrijver kan leveren. (Zie bijlagen). Let op: de aangeleverde informatie dient volledig anoniem te zijn Zie ook paragraaf 3.3 Kwaliteitscriterium 3: Organisatie controleweek Opdrachtgevers willen graag dat de organisatie van de controleweek en de uitvoering van zowel de interim- als eindejaarscontrole zo efficiënt en volledig mogelijk wordt ingericht en wordt uitgevoerd conform de vooraf vastgestelde planning. 1. Opdrachtgever vraagt van de Inschrijver een analyse van risico’s te maken waarmee de Opdrachtgever rekening dient te houden bij bovengenoemde ontwikkelingen. Daarnaast verwacht Opdrachtgever een beschrijving van de wijze waarop deze risico’s geminimaliseerd kunnen worden. 2. Wat is de toegevoegde waarde die de Inschrijver kan leveren voor de Opdrachtgever. Maximaal één (1) A4 voor de beschrijving van de risico’s en maximaal één (1) A4 voor de beschrijving van de toegevoegde waarde die de Inschrijver kan leveren. (Zie bijlagen). Let op: de aangeleverde informatie dient volledig anoniem te zijn Zie ook paragraaf 3.3



pagina 34 van 49

Kwaliteitscriterium 4: Veranderende gemeentelijke taken en proactiviteit accountant Er gaat de komende jaren veel veranderen op het gebied van de gemeentelijke taken, denk aan de transities op het gebied van welzijn (Awbz en Jeugdzorg). Tevens moeten gemeenten alert zijn op andere ontwikkelingen, zoals bij grondexploitatie. Opdrachtgevers zoeken een accountant die ook op dit soort vlakken proactief kan adviseren. Niet alleen in algemene zin, maar specifiek gericht op de gemeentelijke (regionale) situatie. Tevens wordt gevraagd wat de visie van de accountant is op de relatie tussen deze veranderingen en de controle aanpak. 1. Opdrachtgever vraagt van de Inschrijver een analyse van risico’s te maken waarmee de Opdrachtgever rekening dient te houden bij bovengenoemde ontwikkelingen. Daarnaast verwacht Opdrachtgever een beschrijving van de wijze waarop deze risico’s geminimaliseerd kunnen worden. 2. Wat is de toegevoegde waarde die de Inschrijver kan leveren voor de Opdrachtgever. Maximaal één (1) A4 voor de beschrijving van de risico’s en maximaal één (1) A4 voor de beschrijving van de toegevoegde waarde die de Inschrijver kan leveren. (Zie bijlagen). Let op: de aangeleverde informatie dient volledig anoniem te zijn Zie ook paragraaf 3.3 Kwaliteitscriterium 5: visie op samenwerking gemeenten Binnen OWO inkoopsamenwerking zal in de toekomst een steeds intensievere samenwerking tot stand zal komen. De rol van de accountant kan daarin een belangrijke rol spelen. Opdrachtgevers hechten waarde aan een Opdrachtnemer die hierin kan meedenken/adviseren. 1. Opdrachtgever vraagt van de Inschrijver een analyse van risico’s te maken waarmee de Opdrachtgever rekening dient te houden bij bovengenoemde ontwikkelingen. Daarnaast verwacht Opdrachtgever een beschrijving van de wijze waarop deze risico’s geminimaliseerd kunnen worden. 2. Wat is de toegevoegde waarde die de Inschrijver kan leveren voor de Opdrachtgever. Maximaal één (1) A4 voor de beschrijving van de risico’s en maximaal één (1) A4 voor de beschrijving van de toegevoegde waarde die de Inschrijver kan leveren. (Zie bijlagen). Let op: de aangeleverde informatie dient volledig anoniem te zijn Zie ook paragraaf 3.3

5.2.3

Interview

De beoordelingsfase wordt afgesloten met 1-op-1 interviews met Inschrijvers die, na beoordeling van de kwalitatieve- en prijs gunningscriteria, in deze fase van de beoordeling nog als winnaar uit de bus kunnen komen. Er zijn maximaal 30 punten te behalen bij de interviews.



pagina 35 van 49

Bijlage 1.

Checklist in te leveren documenten

Deze checklist dient volledig ingevuld te worden door de Inschrijver en te worden toegevoegd aan de Inschrijving. Er dient een vinkje gezet te worden indien de betreffende stukken zijn bijgevoegd. Inleveren

Omschrijving vraag/gevraagde

Volgorde Inschrijving

Aanbiedingsbrief

Voor tabblad 1

Bijlage 1

Checklist in te leveren documenten

Achter tabblad 1

Bijlage 2

Uniforme Eigen verklaring

Achter tabblad 2

Bijlage 3

(indien van toepassing) Holdingverklaring

Achter tabblad 3

Bijlage 4

Verklaring referenties

Achter tabblad 4

Bijlage 5


Achter tabblad 5

Bijlage 6

Conformiteitenlijst

Achter tabblad 6

Bijlage 7

Gunningscriterium Prijs

Achter tabblad 7

Bijlage 8

Gunningscriteria Kwaliteit

Achter tabblad 8

Bijlage 9

Sleutelfunctionarissen

Achter tabblad 9

Bijgevoegd

Getekend voor akkoord: Naam Inschrijver Naam tekenbevoegde Handtekening Datum



pagina 36 van 49

Bijlage 2.

Uniforme Eigen verklaring

Als separaat pdf.bestand toegevoegd.



pagina 37 van 49

Bijlage 3.

Holdingverklaring

Onderstaande verklaring dient door de Inschrijver en haar holding naar waarheid te worden ingevuld en dient te worden ondertekend door een persoon die blijkens het handelsregister of een volmacht van degene die blijkens het handelsregister bevoegd is om de holding te vertegenwoordigen en om namens de holding dit formulier te ondertekenen. Indien sprake is van een holding: Inschrijver verklaart dat de Inschrijving onafhankelijk van andere bedrijven uit de Holding is opgesteld en daarbij geen inzicht heeft gegeven in zijn aanbieding noch inhoudelijk weet heeft van de aanbieding van deze andere bedrijven. Indien de inschrijver gebruik maakt van de middelen van de Holding: Inschrijver verklaart hierbij dat de hieronder vermelde onderneming zich namens Inschrijver bij gunning van onderhavige Opdracht volledig en onvoorwaardelijk garant stelt voor de nakoming van de verplichtingen die uit de af te sluiten Raamovereenkomst voortvloeien. Ondergetekende verklaart bovendien dat de hieronder vermelde onderneming zich, namens de Inschrijver bij gunning van de opdracht, volledig en onvoorwaardelijk garant stelt voor de uit de rechtshandelingen van Inschrijver voortvloeiende schulden in het kader van deze Opdracht. Namens de Holding: Naam Inschrijver Naam tekenbevoegde Functie Datum Handtekening

Namens Inschrijver: Naam Inschrijver Naam tekenbevoegde Functie Datum Handtekening



pagina 38 van 49

Bijlage 4.

Verklaring kerncompetenties

Het formulier dient door de Inschrijver naar waarheid te worden ingevuld en dient te worden ondertekend door een persoon die blijkens het handelsregister of een volmacht van degene die blijkens het handelsregister bevoegd is om Inschrijver te vertegenwoordigen en om namens Inschrijver dit formulier te ondertekenen. Door de Opdrachtgever zijn de volgende kerncompetenties vastgesteld, benodigd voor het toetsen van technische bekwaamheid en/of beroepsbekwaamheid, overeenkomend met essentiële punten van de Opdracht: Gevraagde kerncompetentie(s): • Bestuurlijk/politieke sensitiviteit (M.a.w. onderscheid tussen benadering van de verschillende bestuursorganen, maar ook de gemeentelijke controller. Verschil in houding, aanpak, communicatie) • In staat om projecten af te ronden binnen de voorcalculatie (nakomen van afspraken en voorkomen meerwerk) en de vooraf afgesproken tijdsplanning en opleverdata. • In staat om adequaat om te gaan met spoed-adviesvragen. • In staat om proactief niet efficiënt verlopende activiteiten met betrekking tot de accountancy diensten te herkennen en met een adequate oplossing te komen Inschrijver dient zijn ervaring te onderbouwen door het geven van één referentieopdracht per genoemde kerncompetentie die in het afgelopen 3 jaar zijn uitgevoerd. De Opdrachtgever behoudt zich het recht voor de opgave te controleren bij de opgegeven referenties. Indien uit deze controle wordt geconstateerd, dat de opgave in deze bijlage afwijkt van hetgeen de referentiecontactpersonen melden, kan de Opdrachtgever alsnog besluiten tot diskwalificatie van deelname aan deze aanbesteding. Kerncompetentie 1

Bestuurlijke/politieke sensiviteit

Naam klant (referent) Plaatsnaam Naam contactpersoon Telefoonnummer Duur van het contract

Omzetwaarde

Opdracht zelfstandig ja nee (aangeven wie wat heeft uitgevoerd) uitgevoerd Beschrijving van referentieopdracht met de gevraagde kerncompetentie (max 1 A4):



pagina 39 van 49

Kerncompetentie 2

Afronden projecten binnen voorcalculatie


Omzetwaarde


Kerncompetentie 3

Spoed adviesvragen


Omzetwaarde


Kerncompetentie 4

Herkennen en oplossen inefficiënte processen/activiteiten


Omzetwaarde




pagina 40 van 49




pagina 41 van 49

Bijlage 5.


Het formulier dient door de Inschrijver naar waarheid te worden ingevuld en dient te worden ondertekend door een persoon die blijkens het handelsregister de hoogste vertegenwoordiger (bij een BV of NV de bestuurder) is om Inschrijver te vertegenwoordigen. Ondergetekende verklaart hierbij dat noch de onderneming / inschrijver, noch hijzelf, noch één of meerdere van haar werknemers, door haar ingeschakelde derden of met haar verbonden vennootschappen en hun werknemers of adviseurs ten aanzien van de inschrijving betrokken is of is geweest bij: 1.

2.

3. 4. 5. 6.

overleg of afspraken betreffende prijsvorming met mede-Inschrijvers, (onder)aannemers en/of andere derden, anders dan binnen een gevormde of te vormen combinatie van ondernemingen of participatie na gunning van de opdracht als onderaannemer; overleg met één of meer andere ondernemingen die deelnemen of wensen deel te nemen aan de betreffende aanbesteding met het doel of het effect dat de prijsaanbieding van één van de betrokken ondernemingen zo aantrekkelijk wordt dat zij in aanmerking komt voor gunning van de opdracht; overleg of afspraken aangaande het beurtelings uitbrengen van het laagste bod met het doel of het effect beurtelings opdrachten of contracten te krijgen gegund; overleg of afspraken die tot doel of tot gevolg hebben dat één of meer ondernemingen worden beperkt in hun vrijheid in te schrijven op een aanbesteding; enig overleg of afspraken die op welke wijze dan ook in strijd zijn met de bepalingen van de Mededingingswet en/of de artikelen 101 en 102 VWEU; enig overleg of afspraken met het doel tot het aanbieden of geven van geld of andere op geld te waarderen stoffelijke en niet stoffelijke voordelen aan één of meer ambtenaren die direct of indirect betrokken is (zijn) bij of enige invloed kan (kunnen) uitoefenen op de beslissing tot gunning van de betrokken opdracht.

Tevens verklaart ondergetekende dat betreffende aanbieding niet op een andere dan onder de punten 1 tot en met 6 genoemde wijzen onrechtmatig tot stand is gekomen. Ondergetekende die kennis heeft van overleg of afspraken zoals hierboven onder punt 1 tot en met 6 genoemd, waarbij andere Inschrijvers of derden zijn betrokken dan wel kennis van andere onrechtmatigheden die zich in het kader van de aanbiedingen van andere Inschrijvers hebben voorgedaan, is verplicht hierover desgevraagd de Opdrachtgever informatie te verstrekken. De ondergetekende aanvaardt dat, indien tijdens de procedure van opdrachtverlening / aanbesteding de Opdrachtgever een ernstig vermoeden krijgt van betrokkenheid van de betrokken onderneming bij één of meer van de hierboven genoemde situaties, de Opdrachtgever de mogelijkheid heeft de onderneming van verdere deelname aan de procedure van opdrachtverlening / aanbesteding uit te sluiten. Getekend voor akkoord: Naam Inschrijver Naam tekenbevoegde Handtekening Datum



pagina 42 van 49

Bijlage 6.

Conformiteitenlijst

Het formulier dient door de Inschrijver naar waarheid te worden ingevuld en dient te worden ondertekend door een persoon die blijkens het handelsregister of een volmacht van degene die blijkens het handelsregister bevoegd is om Inschrijver te vertegenwoordigen en om namens Inschrijver dit formulier te ondertekenen. Indien een eis of vraag met “nee” wordt beantwoord zal de Inschrijving voor verdere beoordeling worden uitgesloten. Conformiteitenlijst 1. Het indienen van een Inschrijving houdt in dat door Inschrijver onvoorwaardelijk met de bepalingen, eisen en voorwaarden van dit Beschrijvend document en de Nota van inlichtingen wordt ingestemd. 2. Inschrijver verklaart kennis te hebben genomen van de procedurevoorschriften zoals opgenomen in dit Beschrijvend document en gaat met deze voorschriften onverkort akkoord. 3. Inschrijver verklaart kennis te hebben genomen van de beoordelingsmethodiek zoals opgenomen in dit Beschrijvend document en gaat met deze procedure onverkort akkoord. 4. Indien er onduidelijkheid of verschil van mening is over de uitleg van een onderwerp inzake de Raamovereenkomst, zal voor de beantwoording van het betreffende vraagstuk gekeken worden naar de volgende documenten in aflopende volgorde van belangrijkheid: • De Raamovereenkomst • De Nota van inlichtingen • Het Beschrijvend document • De Algemene inkoopvoorwaarden • De Inschrijving. 5. Inschrijver verklaart zich onvoorwaardelijk akkoord met de Raamovereenkomst van Opdrachtgever. 6. Inschrijver verklaart zich onvoorwaardelijk akkoord met de Algemene Inkoopvoorwaarden van Opdrachtgever. Programma van Eisen 7. Inschrijver verklaart in staat te zijn om haar diensten uit te voeren volgens de in paragraaf 1.5 “Aard en inhoud van de opdracht” beschreven wijze. 8. Inschrijver verklaart dat de gegeven prijzen in Bijlage 7 “Gunningscriterium Prijs” voldoen aan de in paragraaf 3.3.2 “prijs” gestelde eisen.

Ja

Nee

Ja

Nee

Ja

Nee

Ja

Nee

Ja

Nee

Ja

Nee

Ja

Nee

Ja

Nee




pagina 43 van 49

Bijlage 7.

Gunningscriterium Prijs

Het formulier dient door de Inschrijver naar waarheid te worden ingevuld en dient te worden ondertekend door een persoon die blijkens het handelsregister, of een volmacht van degene die blijkens het handelsregister, bevoegd is om Inschrijver te vertegenwoordigen en om namens Inschrijver dit formulier te ondertekenen.

Het is NIET toegestaan de opmaak van de prijsbijlage anders dan aangegeven te wijzigen. Het door een Inschrijver zelfstandig wijzigen van de opmaak van deze bijlage maakt de Inschrijving onvergelijkbaar met andere Inschrijvingen en kan leiden tot uitsluiting van Inschrijver.

Voor het prijsformulier zie het toegevoegde losse EXCEL-bestand. Deze dient volledig ingevuld aan deze bijlage te worden toegevoegd. De digitale versie dient in PDF én EXCEL-FORMAAT ingediend te worden.




pagina 44 van 49

Bijlage 8.

Gunningscriteria Kwaliteit

Het formulier dient door de Inschrijver naar waarheid te worden ingevuld en dient te worden ondertekend door een persoon die blijkens het handelsregister, of een volmacht van degene die blijkens het handelsregister, bevoegd is om Inschrijver te vertegenwoordigen en om namens Inschrijver dit formulier te ondertekenen. Naast de in te vullen tabellen dient hier de gevraagde informatie per Gunningscriterium te worden toegevoegd. De verschillende onderdelen dienen van elkaar gescheiden te worden middels (gekleurde) tussenvellen. Omschrijving Max. pagina’s A4 G 2.1 Continue kwaliteit van de dienstverlening (maximaal 12 punten) Opdrachtgevers hechten veel waarde aan een continue hoge kwaliteit van dienstverlening, ook bij vervanging van een teamlid van het accountantskantoor. Het verloop van personeel binnen de markt ligt echter relatief hoog. Op welke wijze wordt de continuïteit gewaarborgd? 1. Opdrachtgever vraagt van de Inschrijver een analyse van 2 risico’s te maken waarmee de Opdrachtgever rekening dient te houden bij bovengenoemde ontwikkelingen. Daarnaast verwacht Opdrachtgever een beschrijving van de wijze waarop deze risico’s geminimaliseerd kunnen worden. 2. Wat is de toegevoegde waarde die de Inschrijver kan leveren voor de Opdrachtgever.

Info toegevoegd

Omschrijving Max. pagina’s A4 G 2.2 Visie relatie kwaliteit - natuurlijke adviesfunctie(maximaal 8 punten) Wat is de visie over de relatie tussen kwaliteit – natuurlijke adviesfunctie. Voor ons het verschil tussen: Signaleren/ attenderen (vooraf) versus commanderen (het achteraf opleggen). 1. Opdrachtgever vraagt van de Inschrijver een analyse van risico’s te maken waarmee de Opdrachtgever rekening dient te 2 houden bij bovengenoemde ontwikkelingen. Daarnaast verwacht Opdrachtgever een beschrijving van de wijze waarop deze risico’s geminimaliseerd kunnen worden. 2. Wat is de toegevoegde waarde die de Inschrijver kan leveren voor de Opdrachtgever.

Info toegevoegd

Omschrijving G 2.3 Organisatie van de controleweek (maximaal 8 punten) Opdrachtgevers willen graag dat de organisatie van de controleweek en de uitvoering van zowel de interim- als eindejaarscontrole zo efficiënt en volledig mogelijk wordt ingericht en wordt uitgevoerd conform de vooraf vastgestelde planning. 1. Opdrachtgever vraagt van de Inschrijver een analyse van

Info toegevoegd


Max. pagina’s A4

Ja

Ja

Ja

Nee

Nee

Nee

2


pagina 45 van 49

risico’s te maken waarmee de Opdrachtgever rekening dient te houden bij bovengenoemde ontwikkelingen. Daarnaast verwacht Opdrachtgever een beschrijving van de wijze waarop deze risico’s geminimaliseerd kunnen worden. 2. Wat is de toegevoegde waarde die de Inschrijver kan leveren voor de Opdrachtgever. Omschrijving Max. pagina’s A4 Info toegevoegd G 2.4 Veranderende gemeentelijke taken en pro-activiteit accountant (maximaal 6 punten) Nee Er gaat de komende jaren veel veranderen op het gebied van de Ja gemeentelijke taken, denk aan de transities op het gebied van welzijn (Awbz en Jeugdzorg). Tevens moeten gemeenten alert zijn op andere ontwikkelingen, zoals bijvoorbeeld bij grondexploitatie. Opdrachtgevers zoeken een accountant die ook op dit soort vlakken proactief kan adviseren. niet alleen in algemene zin, maar specifiek gericht op de gemeentelijke (regionale) situatie. Tevens wordt gevraagd wat de visie van de accountant is op de relatie tussen deze 2 veranderingen en de controle aanpak. 1. Opdrachtgever vraagt van de Inschrijver een analyse van risico’s te maken waarmee de Opdrachtgever rekening dient te houden bij bovengenoemde ontwikkelingen. Daarnaast verwacht Opdrachtgever een beschrijving van de wijze waarop deze risico’s geminimaliseerd kunnen worden. 2. Wat is de toegevoegde waarde die de Inschrijver kan leveren voor de Opdrachtgever. Omschrijving G 2.5 Visie op OWO inkoopsamenwerking (maximaal 6 punten) Binnen OWO inkoopsamenwerking zal in de toekomst een steeds intensievere samenwerking tot stand zal komen. De rol van de accountant kan daarin een belangrijke rol spelen. Opdrachtgevers hechten waarde aan een Opdrachtnemer die hierin kan meedenken/adviseren. 1. Opdrachtgever vraagt van de Inschrijver een analyse van risico’s te maken waarmee de Opdrachtgever rekening dient te houden bij bovengenoemde ontwikkelingen. Daarnaast verwacht Opdrachtgever een beschrijving van de wijze waarop deze risico’s geminimaliseerd kunnen worden. 2. Wat is de toegevoegde waarde die de Inschrijver kan leveren voor de Opdrachtgever.


Max. pagina’s A4

Info toegevoegd Ja

Nee

2


pagina 46 van 49




pagina 47 van 49

Bijlage 9.

Concept Raamovereenkomst

Als los document toegevoegd.



pagina 48 van 49

Bijlage 10.

Algemene Inkoopvoorwaarden

Als los document toegevoegd.



pagina 49 van 49

Bijlage 11.

Formulier Nota van inlichtingen

Inschrijvers kunnen uitsluitend per e-mail vragen indienen n.a.v. de ontvangen stukken. Deze vragen dient Inschrijver met behulp van onderstaande tabel, als Word-document in te dienen. Vraagnr. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Verwijzing Document

Vraag

Bij meer vragen, tabel zelf aanvullen. Inschrijvers kunnen uitsluitend per e-mail opmerkingen indienen en / of wijzigingen voorstellen inzake de concept Raamovereenkomst. Deze opmerkingen dient Inschrijver met behulp van onderstaande tabel, als Word-document in te dienen. Inschrijver heeft de volgende tekstsuggesties/-voorstellen m.b.t de (Raam)overeenkomst Artikel Tekstsuggesties/-voorstellen



Europese aanbesteding Accountantsdiensten

Recommend Documents