Gemeente Hollands Kroon - Aanbesteding Accountantsdiensten met optie tot verlenging 2016,2017,2018,2019,2020

Gemeente Hollands Kroon - Aanbesteding Accountantsdiensten 2014-2015 met optie tot verlenging 2016,2017,2018,2019,2020 Documentnaam Referentienummer Aanbestedingsprocedure Datum Status Versie Intern zaaknummer

Inschrijfdocument GHK-EA-2013-002 Europese aanbesteding Openbare procedure 27 november 2013 concept 1.0 Z-202598

Inhoudsopgave Inhoudsopgave ...........................................................................................................................2 Begripsbepaling ..........................................................................................................................5 1. INLEIDING EUROPESE AANBESTEDING ACCOUNTANTSDIENSTEN ..........................................5 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6

Opdrachtgever ............................................................................................................................. 8 Aanleiding en doelstelling van deze aanbesteding ...................................................................... 9 Beschrijving van de Opdracht op hoofdlijnen .............................................................................. 9 Kostenvergoeding ...................................................................................................................... 10 De Overeenkomst ...................................................................................................................... 10 Samengevoegde opdrachten/percelen ..................................................................................... 10

2.

HET AANBESTEDINGSPROCES ............................................................................................11

2.1 2.2 2.3

Algemeen ................................................................................................................................... 11 Procedure ................................................................................................................................... 11 Tegenstrijdigheden en onjuistheden ......................................................................................... 11 2.3.1

2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10

Planning...................................................................................................................................... 12 Correspondentie ........................................................................................................................ 13 Vertrouwelijkheid ...................................................................................................................... 13 Intellectueel eigendom .............................................................................................................. 13 Inlichtingen................................................................................................................................. 13 Opening van de Inschrijvingen ................................................................................................... 14 Beoordelingsprocedure en beoordelingsteam .......................................................................... 14

2.10.1 3. 3.1 3.2 3.3 3.4 4. 4.1 4.2 4.3 4.4 5. 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 6.

Melden van tegenstrijdigheden............................................................................................. 12

Beoordelingsteam.................................................................................................................. 14

SAMENWERKINGSVERBANDEN EN VOORWAARDEN .......................................................... 15 Verklaring Holding/Concern/Werkmaatschappijen................................................................... 15 Zelfstandige onderneming:......................................................................................................... 15 Een combinatie:.......................................................................................................................... 15 Hoofd-/onderaannemer: ............................................................................................................ 16 VORMVEREISTEN ..............................................................................................................16 Sluitingsdatum en –tijdstip aanbesteding.................................................................................. 16 Samenstelling Inschrijving.......................................................................................................... 17 De bijlagen en Standaardformulieren ........................................................................................ 18 Taal ............................................................................................................................................. 18 COMMERCIELE EN JURIDISCHE VOORWAARDEN ................................................................ 18 Geldigheidsduur Inschrijving ...................................................................................................... 18 Prijzen......................................................................................................................................... 19 Gunningbeslissing ...................................................................................................................... 19 Niet eens met gunningsbesluit .................................................................................................. 19 Voorbehouden ........................................................................................................................... 20 Toepasselijk recht ...................................................................................................................... 20 UITSLUITING, GESCHIKTHEID EN COMPETENTIES................................................................ 20 2

6.1 6.2 6.3 6.4 6.5

Akkoord conceptovereenkomst en inkoopvoorwaarden .......................................................... 20 Akkoord programma van eisen .................................................................................................. 21 Social Return On Investment ..................................................................................................... 21 Uitsluiting van de procedure ...................................................................................................... 21 Eigen verklaring .......................................................................................................................... 21 6.5.1 6.5.2 6.5.3

6.6

Geschiktheidseisen .................................................................................................................... 23 6.6.1 6.6.2 6.6.3

6.7 7.

Eisen met betrekking tot financiële en economische draagkracht (5.1 Eigen verklaring). .. 23 Eisen met betrekking tot technische en beroepsbekwaamheid (5.2 Eigen verklaring). ....... 23 Eisen met betrekking tot beroepsbevoegdheid ( 5.3 Eigen verklaring). ............................... 23 Gevraagde kerncompetenties:................................................................................................... 23

DE BEOORDELING..............................................................................................................24

7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6

Algemeen ................................................................................................................................... 24 Wijze van beoordelen:................................................................................................................ 24 Gelijke score: .............................................................................................................................. 26 Gunningscriteria ......................................................................................................................... 26 Gunningcriterium G1: Prijs ......................................................................................................... 26 Gunningcriterium G2: Kwaliteit ................................................................................................. 27 7.6.1 7.6.2 7.6.3 7.6.4 7.6.5

7.7

Subgunningscriterium G2.1: Controle aanpak....................................................................... 27 Subgunningscriterium G2.2: Controleteam ........................................................................... 27 Subgunningscriterium G2.3: Overgang accountant............................................................... 27 Subgunningscriterium G2.4: Samenwerking met de Organisatie en het Bestuur ................. 27 Subgunningscriterium G2.5: Risico’s en beheersmaatregelen .............................................. 28 Gunningcriterium G3: Presentatie en Casus ............................................................................. 28

7.7.1 7.7.2 7.7.3 7.8

Eisen Eigen Verklaring aan samenwerkingsverband/combinatie ......................................... 22 Uitsluitingsgronden................................................................................................................ 22 Bewijsstukken ........................................................................................................................ 22

Subgunningscriterium G3.1: Presentatie bureau .................................................................. 28 Subgunningscriterium G3.2: Uitwerking Kernwaarden ......................................................... 28 Subgunningscriterium G3.3: Uitwerking Casus ..................................................................... 28 Klachtenregeling ........................................................................................................................ 28

Bijlagen bij bestek: Bijlage 1 Programma van Eisen Bijlage 2 Checklist Bijlage 3 Eigen Verklaring Bijlage 4 Toelichting op Eigen Verklaring Bijlage 5 Holdingverklaring Bijlage 6 Verklaring kerncompetenties Bijlage 7 Conformiteitenlijst Bijlage 8 Standaardformulier opgave prijzen Bijlage 9 Standaardformulier opgave kwaliteit Bijlage 10 Profielen Bijlage 11 Conceptovereenkomst 3

Bijlage 12 Algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Hollands Kroon Bijlage 13 Standaardformulier voor indienen vragen Bijlage 14 Klachtenregeling gemeente Hollands Kroon Bijlage 15 Standaardformulier indienen klachten Bijlage 16 Standaard voorblad Inschrijving Bijlage 17 Akkoordverklaring Social Return On Investment Bijlage 18 Standaardformulier uitwerking casus Bijlage 19 Akkoordverklaring KPI procedure Bijlagen informatie over gemeente Hollands Kroon: Bijlage 20 Jaarrekening 2012 Bijlage 21 Verslag van Bevindingen 2012 Bijlage 22 Managementletter 2012 Bijlage 23 Kadernota 2014-2017 Bijlage 24 Programmabegroting 2013-2016 Bijlage 25 Nota Grondbeleid Bijlage 26 Nota Reserves en Voorzieningen Bijlage 27 Nota Weerstandsvermogen Bijlage 28 Nota Risicomanagement Bijlage 29 Financiële verordening 2013 Bijlage 30 Treasurystatuut Bijlage 31 Verordening auditcommissie Bijlage 32 Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid Bijlage 33 Controleverordening Bijlage 34 Instructie griffier Bijlage 35 Normenkader 2012 Bijlage 36 Controleprotocol 2012 Bijlage 37 Verordening Rekenkamerfunctie 2013 Bijlage 38 Programmabegroting 2014-2017 Bijlage 39 Kernwaarden Hollands Kroon Bijlage 40 STIP 2018 Bijlage 41 Mandaatbesluit 2012 Bijlage 42 Beleidsnota activeren en afschrijven Bijlage 43 Beleidsnota overhevelingen

4

Begripsbepaling De begrippen worden in het document aangegeven met een hoofdletter. Aanbestedende dienst De Opdrachtgever is de gemeente Hollands Kroon. Aanbestedingswet De wet van 1 november 2012, die op 1 april 2013 in werking is getreden en de nieuwe regels omtrent aanbestedingen beschrijft (Aanbestedingswet 2012). Aanbieding/Inschrijving Het document, waarmee de Inschrijver meedingt naar de Opdracht. Accountantscontrole De controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Hollands Kroon door één of meer accountants als bedoeld in art. 2:393 BW. Accountantsdiensten Onder Accountantsdiensten worden in deze aanbesteding de volgende werkzaamheden verstaan a) certificerende functie: 1. controle jaarrekening; 2. interimcontrole (in voorbereiding op de controle jaarrekening); 3. aanvullende controlewerkzaamheden voor af te geven Deelverklaringen. b) natuurlijke adviesfunctie. Algemene Richtlijn Richtlijn van 31 maart 2004, nummer 2004/18/EG, zoals laatste is gewijzigd. Auditcommissie De audit commissie is een door de raad van de gemeente Hollands Kroon ingestelde commissie. Belangstellende Een persoon, onderneming of organisatie die het Inschrijfdocument, het Programma van Eisen en de eventuele Nota(‘s) van Inlichtingen behorende bij deze aanbesteding heeft opgevraagd/gedownload. College Het college van burgemeester en wethouders is aangesteld door de Gemeenteraad. Het college vormt het dagelijks bestuur van de Gemeente en is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid en het beheer. Deelverantwoordingen/Deelverklaringen Een in opdracht van de Gemeente opgestelde afzonderlijke verantwoording van: • een deel van de gemeentelijke organisatie; • ten behoeve van derden door de Gemeente, op basis van vigerende regelgeving, opgestelde verantwoordingen. Dienstverlener Het accountantskantoor dat de dienstverlening zal verzorgen.

5

Eigen Verklaring Om de regeldruk en daarmee de lasten voor ondernemers te verminderen zijn de aanbestedende diensten vanaf 1 april 2013 verplicht om het vastgestelde model Eigen Verklaring te gebruiken op grond van de Aanbestedingswet 2012. Gemeente De gemeente Hollands Kroon die als opdrachtgever optreedt. Gemeenteraad Het bestuur van de gemeente dat de hoofdlijnen bepaalt van het beleid en de uitvoering daarvan controleert. Geschiktheidseisen De eisen waaraan een Inschrijver moet voldoen om in aanmerking te komen voor verdere beoordeling van zijn Inschrijving op basis van de Gunningscriteria. Goedkeuringstoleranties De toleranties te hanteren door de accountants ten behoeve van de inrichting van de Accountantscontrole voor zijn oordeelsvorming over de jaarrekening en Deelverantwoordingen van de organisatie. Gunningscriteria Criteria op basis waarvan de Inschrijvingen worden beoordeeld om te bepalen welke Inschrijver voor gunning in aanmerking komt. GVA Gedragsverklaring aanbesteden, zoals is bedoeld in artikel 2.89 lid 2 Aanbestedingswet. Inschrijfdocument Dit Inschrijfdocument met daarin de aanbestedingsvoorwaarden en procedures, inclusief de opgenomen bijlagen. Inschrijver Een persoon, onderneming of organisatie die een Inschrijving heeft ingediend naar aanleiding van de publicatie van de opdracht op TenderNed. Jaar Een aaneengesloten periode van twaalf (12) maanden. Kritieke prestatie indicatoren Afgekort KPI'(s) zijn variabelen om prestaties te meten. Managementletter Een rapport van de externe accountant gericht aan het college van burgemeester en wethouders over zowel de bedrijfsvoering, de kwaliteit van de administratieve organisatie en de interne beheersingsmaatregelen van de gemeente Hollands Kroon. Nota van inlichtingen Document waarin de vragen van Belangstellenden zijn opgenomen en de antwoorden van de Gemeente daarop, alsmede eventuele wijzigingen van het Inschrijfdocument, het Programma van Eisen en de daarbij 6

behorende bijlagen/aanbestedingsstukken. De Nota(’s) van inlichtingen maakt/maken onderdeel uit van de uitvraag en prevaleert/prevaleren boven het Inschrijfdocument en het Programma van Eisen. Voor zover van toepassing prevaleert een later verstrekte Nota van inlichtingen boven een voorgaande. Opdracht De overheidsopdracht die door middel van deze aanbesteding wordt aanbesteed. Opdrachtgever De gemeente Hollands Kroon. Bezoekadres De Verwachting 1 1761 VM Anna Paulowna Postadres Postbus 8 1700 AA ANNA PAULOWNA Opdrachtnemer De Inschrijver aan wie door de Gemeente de Opdracht is gegund. Overeenkomst Het document, inclusief haar bijlagen, waarin de afspraken tussen de Gemeente en Opdrachtnemer(s) schriftelijk zijn vastgelegd en door de partijen zijn ondertekend. Perceel/Percelen De Opdracht of het/de gedeelte(n), waarin de Opdracht is opgedeeld. Programma van Eisen Het Programma van Eisen bijhorend en onlosmakelijk verbonden met dit Inschrijfdocument. Rapport van Bevindingen Een rapport van de externe accountant gericht aan de Gemeenteraad over de kwaliteit en inhoud van de jaarrekening, de oordeelsvorming van de accountant en de daarbij behorende strekking van de controleverklaring over de getrouwheid en rechtmatigheid. Rapporteringstolerantie De norm voor afwijkende posten in de jaarrekening waarover de accountant rapporteert in het rapport van bevindingen. SiSa Single information, Single audit: eenmalige informatieverstrekking met eenmalige Accountantscontrole over specifieke uitkeringen van het Rijk en de Provincie. Standaardformulier Formulier in de vorm van een verplicht voorgeschreven format, in te vullen door Belangstellende, bijgevoegd als bijlage bij en behorende bij dit Inschrijfdocument of respectievelijk de Nota(‘s) van inlichtingen.

7

TenderNed TenderNed is het online marktplein voor aanbestedingen van de Nederlandse overheid. De gemeente Hollands Kroon publiceert daar al haar nationale- en Europese aanbestedingen. Werkdagen Een kalenderdag, niet zijnde een zaterdag (a) of zondag (b) of een algemeen erkende feestdag in Nederland (c) of het equivalent van een algemeen erkende feestdag ingevolge artikel 3 lid 3 van de Algemene Termijnenwet. Wettelijke controle Een 'Wettelijke controle' is een door de Wta als zodanig aangemerkte controle van een financiële verantwoording van een onderneming of instelling ten behoeve van het maatschappelijk verkeer, zoals de jaarrekening. Wta Wet toezicht accountantsorganisaties

1. INLEIDING EUROPESE AANBESTEDING ACCOUNTANTSDIENSTEN Voor u ligt het Inschrijfdocument met betrekking tot de Openbare Europese aanbesteding van Accountantsdiensten ten behoeve van de gemeente Hollands Kroon. In dit Inschrijfdocument wordt het aanbestedingsproces met de daarbij te volgen procedures beschreven. De bovengenoemde bijlagen 1 t/m 19 maken onlosmakelijk deel uit van dit Inschrijfdocument.

1.1

Opdrachtgever

De gemeente Hollands Kroon is een gemeente in de kop van Noord-Holland, die is ontstaan op 1 januari 2012 na een fusie van de gemeenten Anna Paulowna, Wieringermeer, Niedorp, en Wieringen. De gemeente Hollands Kroon is een gemeente met ongeveer 48.000 inwoners en onderscheidt zich door haar grote oppervlakte. De totale exploitatie omvat circa 90 miljoen euro. Waar staan wij voor? De gemeente Hollands Kroon staat voor een kwalitatief hoogwaardige dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen en is professioneel, efficiënt en effectief. Het uitgangspunt is 'digitaal, tenzij'. Onze focus is extern gericht. Daarmee bedoelen we dat de vraag van 'de klant', maatschappelijke ontwikkelingen en de economische en sociale leefbaarheid van onze kernen leidend zijn. Daarbij bieden we ruimte aan ontwikkelingen in de breedste zin van het woord. Verder werken we samen aan een vorm en niveau van dienstverlening, die betaalbaar is en blijft, waarbij de eigen verantwoordelijkheid van bewoners, bedrijven en instellingen ondersteund worden dan/wel versterkt worden. Ambtelijke organisatie De ambtelijke organisatie bestaat uit ongeveer 350 fte. Er wordt gewerkt vanuit twee hoofdlocaties, het gemeentehuis MFA en het voormalige gemeentehuis (Kroondomein) in Anna Paulowna. De gemeente Hollands Kroon is een relatief platte organisatie. De organisatiestructuur bestaat op dit moment uit een directie, een managementteam en de vakafdelingen. De vakafdelingen worden aangestuurd door afdelingsmanagers. De medewerkers zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de taken en beschikken over de daarvoor benodigde bevoegdheden. Ontwikkeling De gemeente Hollands Kroon start in 2014 met een groot veranderingstraject van de organisatie. Wij gaan onze organisatie omvormen tot een samenwerking van circa 35 à 40 zelfstandige teams. Het 8

visiedocument wordt aangeduid als Stip 2018 (zie bijlage 40 en de film op de website www.werkenbijhollandskroon.nl of http://www.youtube.com/watch?v=X_4_Eo8TfrA ). Het werken vanuit vertrouwen en de taken en bevoegdheden laag in de organisatie leggen zijn daarbij de uitgangspunten. Onze kernwaarden (zie bijlage 39) lef, bevlogenheid, vertrouwen, contact en respect voor anderen zijn kaders waaraan ons handelen telkens wordt getoetst. Control kan in Hollands Kroon dan ook niet uitmonden in controle. Wij zijn op weg om alle noodzakelijke control elementen in te bouwen in onze processen, zodat het onderdeel gaat uitmaken van het dagelijkse werk en wij voortdurend in control zijn. De gemeente Hollands Kroon maakt gebruik van alle mogelijkheden, die de regelgeving en de techniek ons bieden en wij kijken over de grenzen heen. Oplossingen, buiten de normale paden en out of the box omarmen wij, daar waar het kan. Indien nodig, zijn wij bereid daarin ook een risico te nemen. Wat zoeken wij? Wij zoeken een accountant, die vanuit onze visie de jaarrekening wil beoordelen. Een accountant, die proactief vanuit zijn/haar adviesrol de jaarrekening controle zo efficiënt en doelgericht mogelijk uitvoert. Dit houdt in zonder “controles om de controles”. Een accountant, die de control opzet vanuit een systeemgedachte benadert in plaats van een sterk gegevensgerichte controle. Een accountant, die vanuit vertrouwen werkt en daar waar het kan ook durft los te laten zonder de rechtmatigheid uit het oog te verliezen. Een adviseur, die met ons meebouwt aan een systeem van control inbedden in de werkprocessen en waar wij van kunnen leren. Feedback geven en ontvangen spelen daarbij ook een belangrijke rol. Meer informatie over de gemeente Hollands Kroon treft u aan in de bijlagen 20 t/m 43 en op de website: www.hollandskroon.nl .

1.2

Aanleiding en doelstelling van deze aanbesteding

De Gemeenteraad wijst, op basis van artikel 213 van de Gemeentewet, een accountant aan die haar bijstaat in haar controlerende taak. De overeenkomst die de gemeente Hollands Kroon heeft met het haar huidige accountant loopt af na de controle van de jaarrekening 2013. Om tot een nieuwe Overeenkomst te komen is de gemeente Hollands Kroon deze Europese aanbesteding gestart. De Gemeente beoogt met deze aanbesteding een Overeenkomst met één accountantskantoor of een combinatie van accountantskantoren te realiseren, waarmee: • minimaal voldaan wordt aan de eisen met betrekking tot het kwaliteitsniveau van de gemeente Hollands Kroon voor het uitvoeren van de Accountantsdiensten • wordt voldaan aan de huidige vigerende wet- en regelgeving • wordt bijgedragen aan de organisatiedoelstellingen en –ontwikkelingen, zoals deze vermeld zijn in de STIP 2018 (bijlage 40).

1.3

Beschrijving van de Opdracht op hoofdlijnen

Van de accountant wordt verwacht dat hij de jaarrekening en het jaarverslag van de gemeente controleert op getrouwheids- en rechtmatigheidsaspecten. Het verrichten van de accountantscontrole is voorbehouden aan de beroepsgroep der Registeraccountants (als bedoeld in artikel 393, eerste lid, Boek 2, Burgerlijk Wetboek). De aard en omvang van de werkzaamheden bepaalt de accountant op basis van de Gedrag- en Beroepsregels (deugdelijke grondslag). De controle moet gebaseerd zijn op actuele regelgeving. Daarbij moet specifiek worden gedacht aan Gemeentewet – in het bijzonder Hoofdstuk XIV , de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO), het Besluit accountantscontrole decentrale 9

overheden, maar ook de geldende gemeentelijke regelgeving. De uitvoering van de opdracht geschiedt vanuit kader van de kernwaarden van Hollands Kroon. Er wordt van de accountant verwacht dat hij bestuur en management proactief adviseert over risico's die de gemeente loopt in de bedrijfsvoering en risico’s die de gemeente van buiten bedreigen. Daarnaast ook een proactieve houding richting bestuur en management bij het signaleren van over externe ontwikkelingen die van invloed zijn op de gemeentelijke organisatie. In de adviesrol wordt nadrukkelijk gevraagd om meedenken en meebouwen aan de invulling van interne controle en beheersmaatregelen bij een procesgerichte organisatie, werkend met zelfstandige teams waar zowel taken als bevoegdheden tot op het laagst mogelijke niveau gedelegeerd zijn. Inlevingsvermogen in de organisatie filosofie, affiniteit met de kernwaarden spelen een belangrijke rol bij de invulling van de adviesfunctie. Bestuur en management van de gemeente Hollands Kroon zoeken een pro-actieve accountant, die bereid is als adviseur en sparringpartner op te treden en die rekening houdt met de bedrijfsvisie, bedrijfscultuur en wijze van aansturen en daar een passende controleaanpak voor ontwikkeld.

1.4

Kostenvergoeding

Belangstellenden en Inschrijvers hebben geen recht op vergoeding van enigerlei kosten in verband met deze aanbesteding. De door de Belangstellende/Inschrijver gemaakte kosten met betrekking tot deze aanbestedingsprocedure komen geheel voor eigen rekening van de Belangstellende/Inschrijver.

1.5

De Overeenkomst

De Overeenkomst heeft een looptijd van twee (2) jaar met een, aan Gemeente toekomende optie tot verlenging van maximaal vijf (5) maal één (1) jaar, en gaat naar verwachting in per 16 juni 2014. De optionele verlengingen zullen worden gesloten onder gelijkblijvende voorwaarden. De accountant wordt uiterlijk zes (6) maanden voor het aflopen van het contract geïnformeerd of de optie wordt uitgevoerd. Kritieke prestatie-indicatoren (KPI) De Gemeente wil een resultaatgerichte Overeenkomst met betrekking tot Accountantsdiensten voor haar organisatie overeenkomen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van KPI’s. De KPI procedure is bijgevoegd als bijlage 19.

1.6

Samengevoegde opdrachten/percelen

De Gemeente biedt de Opdracht aan in de vorm van één perceel waarop iedere Belangstellende één Inschrijving kan indienen. De Gemeente zal aan één Inschrijver de Opdracht verlenen. Percelen De gemeente Hollands Kroon heeft besloten de opdracht niet in meerdere percelen te verdelen. Dit is om de volgende redenen: • de Opdracht leent zich door de onderlinge samenhang niet voor verdeling in verschillende percelen • verdeling in percelen van deze accountantsopdracht zal leiden tot inefficiency voor zowel de gemeente Hollands Kroon als voor de dienstverlener • de Gemeente heeft als doelstelling haar middelen zo doelmatig mogelijk te beheren, als bedoeld in de artikelen 212 tot en met 213a van de Gemeentewet

10

2. HET AANBESTEDINGSPROCES 2.1

Algemeen

De gemeente Hollands Kroon publiceert conform de Aanbestedingswet al haar stukken met betrekking tot deze procedure op www.tenderned.nl . De aanbestedingsstukken zijn uitsluitend via www.tenderned.nl verkrijgbaar. De Belangstellenden hebben de gelegenheid een Inschrijving in te dienen op basis van het voorliggende Inschrijfdocument, het Programma van Eisen, de Conceptovereenkomst en de eventuele Nota(’s) van Inlichting(en).

2.2

Procedure

De gemeente Hollands Kroon volgt, gelet op de aard en de omvang van de Opdracht, een Europese openbare procedure conform het Aanbestedingsbesluit en de Wet van 1 november 2012, die op 1 april 2013 in werking is getreden. Dit heeft betrekking op diensten als bedoeld Bijlage II A, zoals zijn vermeld in de richtlijn 2004/18/EG. Europese openbare aanbestedingsprocedure De gemeente Hollands Kroon is van plan de overeenkomst tot stand te brengen op basis van een Europese openbare aanbestedingsprocedure en motiveert dit als volgt: • de gemeente Hollands Kroon heeft voor de openbare aanbestedingsprocedure gekozen (a). De opdracht is niet complex (b). Uit (b) volgt dat het opstellen van onderscheidende selectiecriteria nauwelijks mogelijk is en (c) een optimale concurrentie bewerkstelligen. Economisch Meest Voordelige Inschrijving De gemeente is van plan de Inschrijving te gunnen op basis van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI).

2.3

Tegenstrijdigheden en onjuistheden

Dit Inschrijfdocument, inclusief alle bijbehorende bijlagen is met zorg samengesteld. Mocht u desondanks tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden tegenkomen, dan dient u de gemeente Hollands Kroon hier schriftelijk van op de hoogte te stellen. 1. In geval van strijdigheid tussen het hoofddeel Inschrijfdocument enerzijds en het bepaalde in de bijlage conceptovereenkomst anderzijds, prevaleert het bepaalde in de concept overeenkomst. In geval van strijdigheid tussen het hoofddeel Inschrijfdocument en de overige bijlagen - waaronder de Standaardformulieren - prevaleert het bepaalde in het hoofddeel Inschrijfdocument. 2. Indien blijkt dat het Inschrijfdocument tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden bevat en deze niet vóór de datum en het tijdstip als vermeld in § 2.4. nummer 5 door de Belangstellende aan de Gemeente zijn gemeld, dan zijn deze tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden voor rekening en risico van de Belangstellende/Inschrijver/Opdrachtnemer. 3. Indien een Belangstellende meent dat informatie of een bepaling in het Inschrijfdocument en de eventuele Nota(‘s) van Inlichtingen of andere aanbestedingsdocumentatie - waaronder (maar niet uitsluitend) de minimumeisen en/of de gunningcriteria - onjuist, disproportioneel, onrechtmatig of op andere wijze onregelmatig is, dient die Belangstellende zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk vóór de datum en het tijdstip als vermeld in § 2.4 nummer 5 de Gemeente schriftelijk te attenderen op die vermeende onjuistheid, disproportionaliteit, onrechtmatigheid of onregelmatigheid anderszins. 11

4. Indien een Belangstellende niet tijdig op de voorgeschreven wijze de Gemeente aldus heeft geattendeerd, is die Belangstellende niet ontvankelijk in enige (latere) vordering gericht tegen de vermeende onjuistheid, onrechtmatigheid of onregelmatigheid anderszins. 5. Mocht een Belangstellende zich echt niet kunnen vinden in één of meerdere bepalingen van de voorwaarden en de bijlagen 11 en 12, dan kunnen deze worden gemeld. Het bezwaar/de melding kunt u voorzien van een alternatief. De Gemeente zal het bezwaar en het eventuele alternatief bestuderen en overwegen. Haar besluit hierover kenbaar maken in de Nota(´s) van Inlichtingen. 2.3.1

Melden van tegenstrijdigheden

Voor het melden van tegenstrijdigheden, bevindingen of bezwaren op de Conceptovereenkomst, de Algemene Inkoopvoorwaarden en/of de aanbestedingstukken dient het Standaardformulier (bijlage 13) ingevuld te worden. Dit formulier dient voor de uiterste datum (zie § 2.4 nummer 5) naar de Gemeente gestuurd te worden conform de procedure en naar het e-mail adres als vermeld in § 2.8.

2.4

Planning

Op 24 december 2013 heeft de Gemeente de aankondiging en de stukken voor deze Europese aanbesteding geplaatst op www.Tenderned.nl. Tenderned heeft de aankondiging automatisch verzonden voorpublicatie in het Supplement op het Publicatieblad van de Europese Unie. Met het plaatsen van de aankondiging en de stukken is de aanbestedingsprocedure formeel van start gegaan. In de onderstaande tabel staat de planning weergegeven. Bovengenoemde data/tijdstippen zijn indicatief; er kunnen geen rechten aan worden ontleend. De gemeente Hollands Kroon behoudt zich het recht voor de aangegeven tijdsplanning te wijzigen, met uitzondering van de wettelijk vastgestelde termijnen. Bij wijziging van de tijdsplanning worden (potentiële) Inschrijvers hierover tijdig via www.Tenderned.nl geïnformeerd.

Concept planning aanbestedingsdocument 15-10-2013 Nr. Onderdeel 1 Publiceren vooraankondiging Verzenden aankondiging en publiceren 2 de documenten

Wie

Datum

Gemeente Gemeente

Belangstellende 3 Indienen van vragen Nota van inlichtingen beschikbaar stellen Gemeente 4 Indienen van vragen n.a.v. 1e Nota van 5 inlichtingen

Belangstellende

Tweede Nota van inlichtingen 6 beschikbaar stellen

Gemeente

7 Indienen van de Inschrijvingen 8 Openen Inschrijvingen 9 Beoordelen Inschrijvingen Presentaties 10

Inschrijvers Gemeente Gemeente Inschrijvers + Gemeente

11 Beoordeling definitief maken 12 Vaststelling gunningsadvies door Raad

Gemeente Gemeente

dinsdag 24 december 2013 vrijdag 17 januari 2014 woensdag 22 januari 2014 Donderdag 6 februari 2014 tot 16.00 uur dinsdag 11 februari 2014 Dinsdag 18 februari tot 12.00 uur Dinsdag 18 februari om 12.05 uur Tot: 27 februari 2014 vrijdag 28 februari 2014 vrijdag 28 februari 2014 donderdag 24 april 2014 12

Mededeling gunningsbesluit aan 13 Inschrijvers

Gemeente

14 Stanstill-periode (20 dagen) 15 Definitieve gunning Ondertekening van de overeenkomst 16

Inschrijvers Gemeente Potentiële Opdrachtnemer + Gemeente

17 Start van de Overeenkomst

Opdrachtnemer

2.5

maandag 5 mei 2014 maandag 26 mei 2014

maandag 2 juni 2014 maandag 16 juni 2014

Correspondentie

Alle correspondentie met betrekking tot deze aanbesteding, alsmede vragen over de inhoud van de aanbestedingsdocumenten dienen uitsluitend per e-mail te worden gesteld. Deze kunnen worden gestuurd aan: kopie:

de gemeente Hollands Kroon, [email protected] mevrouw Jolanda Verhoeks, [email protected]

Onderwerp: EA Accountantsdiensten gemeente Hollands Kroon VRAGEN “naam Belangstellende” Over de uitwisseling van informatie geldt dat telefonische vragen niet in behandeling worden genomen. Vragen in welke vorm dan ook gesteld aan anderen dan de bovenstaande medewerkers van de gemeente Hollands Kroon kunnen leiden tot uitsluiting van de aanbestedingsprocedure.

2.6

Vertrouwelijkheid

Dit Inschrijfdocument dient volstrekt vertrouwelijk te blijven en mag slechts aan medewerkers van de Belangstellende worden getoond die voor het indienen van de gegevens daarvan kennis moeten nemen. De gedurende deze aanbesteding verkregen informatie mag uitsluitend ten behoeve van de realisatie van het uitbrengen van een inschrijving naar aanleiding van deze aanbesteding worden gebruikt. Indien de Gemeente gegronde redenen heeft om hieraan te twijfelen, kan dit leiden tot uitsluiting van de Inschrijver, dit ter exclusieve beoordeling van de Gemeente. De Inschrijver ziet toe op de strikte naleving van de geheimhoudingsplicht door de in te zetten werknemers. De Gemeente zal de Inschrijvingen met dezelfde vertrouwelijkheid behandelen; deze zullen uitsluitend getoond worden aan medewerkers die direct bij de aanbestedingsprocedure zijn betrokken, met uitzondering van de situatie dat opdrachtgever in rechte dan wel op grond van haar transparantieverplichtingen tot openbaarmaking wordt verplicht.

2.7

Intellectueel eigendom

Behoudens uitzonderingen, die gesteld zijn door de wet, mag zonder schriftelijke toestemming van de Gemeente niets uit dit Inschrijfdocument en Nota(‘s) van inlichtingen worden verveelvoudigd (anders dan voor het doel van dit Inschrijfdocument) door middel van druk, fotokopie, microfilm of anderszins.

2.8

Inlichtingen

De Gemeente is voor deze aanbesteding niet van plan een inlichtingenbijeenkomst te organiseren. Wel biedt de Gemeente ruime gelegenheid tot het stellen van schriftelijke vragen per e-mail. Vragen die vóór de datum en tijdstip als vermeld in § 2.4 nummers 3 en 5 zijn ontvangen, worden

13

beantwoord in een Nota van Inlichtingen. De vragen dienen als attachment, conform het Standaardformulier in bijlage 13, per e-mail te worden ingediend op [email protected] met als onderwerp: “ EA Accountantsdiensten gemeente Hollands Kroon VRAGEN “naam Belangstellende”. De vragen en de antwoorden worden geanonimiseerd dat wil zeggen niet herleidbaar tot de vragensteller, opgenomen in de Nota van Inlichtingen. Let op: • alle verschenen Nota’s van Inlichtingen maken onderdeel uit van deze aanbesteding en prevaleert /prevaleren boven het gestelde in het Inschrijfdocument. Waar mogelijk zal de Gemeente de overeenkomst tijdig hierop aanpassen. • de Nota(’s) van inlichtingen wordt/worden uitsluitend beschikbaar gesteld op www.Tenderned.nl • het verdient aanbeveling de Offerte pas in te zenden, nadat de fase van de Nota van inlichtingen is afgerond en alle eventuele later gestelde vragen zijn beantwoord. Dit is omdat de Nota van Inlichtingen een onderdeel is van deze aanbestedingsprocedure. • mededelingen, toezeggingen en/of afspraken die niet in een Nota van Inlichtingen zijn vastgelegd, zijn niet bindend voor de gemeente Hollands Kroon. • de gestelde vragen moeten duidelijk verwijzen naar het desbetreffende document / bijlage met vermelding van paragraaf of nummer.

2.9

Opening van de Inschrijvingen

Na het verstrijken van de inschrijftermijn op 18 februari 2014 om 12.00 uur zullen de tijdig ingediende Inschrijvingen worden geopend ten behoeve van de beoordelingsprocedure. Inschrijvers staan vrij om bij de opening aanwezig te zijn. Tijdens de opening van de Inschrijvingen worden geen inhoudelijke mededelingen gedaan. Inschrijvers die tijdig hun Inschrijving hebben ingediend, ontvangen per e-mail een overzicht van de namen van Inschrijvers die een inschrijving hebben ingediend.

2.10 Beoordelingsprocedure en beoordelingsteam De inschrijvingen worden allereerst gecontroleerd tijdigheid en volledigheid. Indien een inschrijving niet voldoet of niet volledig is (bijvoorbeeld door het ontbreken van een ondertekende Eigen Verklaring) en niet reparabel is in het kader van een kennelijke omissie wordt die inschrijving ter zijde gelegd. Vervolgens worden de geldige Inschrijvingen beoordeeld conform de procedure zoals beschreven in hoofdstuk 7. Het gunningscriterium voor deze aanbesteding is de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). Voor meer informatie over de beoordeling van de betreffende gunningscriteria wordt verwezen naar hoofdstuk 7 van dit Inschrijfdocument. 2.10.1 Beoordelingsteam

De beoordelingsprocedure wordt uitgevoerd door het multidisciplinaire beoordelingsteam, die een advies zullen uitbrengen aan de interne opdrachtgever. Het beoordelingsteam bestaat uit: Beoordelen wel: • een afvaardiging (minimaal twee en maximaal vijf) van de Audit commissie: zij zijn verantwoordelijk voor de inhoudelijke beoordeling; • griffier, adviserend bij de inhoudelijke beoordeling; • portefeuillehouder, adviserend bij de inhoudelijke beoordeling; • concerncontroller, adviserend bij de inhoudelijke beoordeling; • afdelingsmanager Financiën, adviserend bij de inhoudelijke beoordeling; • directielid, adviserend bij de inhoudelijke beoordeling; Beoordelen niet: 14

• • •

aanbestedingsjurist, verantwoordelijk voor de procesbegeleiding; contractmanager, verantwoordelijk voor de procesbegeleiding; inkoopadviseur, verantwoordelijk voor de procesbegeleiding.

3. SAMENWERKINGSVERBANDEN EN VOORWAARDEN Een Inschrijving kan worden gedaan door een ‘zelfstandige onderneming’, een ‘combinatie van ondernemingen’ of in de vorm van ‘hoofd-/onderaannemers(s)’. Ieder van deze vormen wordt aangeduid als ‘de Inschrijver’.

3.1

Verklaring Holding/Concern/Werkmaatschappijen

Indien van toepassing dient een opgave te worden verstrekt van welke holding/concern men deel uitmaakt. Indien gebruik gemaakt wordt van de geconsolideerde financiële concerngegevens dient tevens een verklaring art. 2:403 BW te worden bijgevoegd waarbij de holding zich financieel garant stelt voor de nakoming van alle verplichtingen, die uit hoofde van de ingevolge de onderhavige aanbesteding gesloten overeenkomst(en) door de dienstverlener worden aangegaan. De holding/concernverklaring is opgenomen in bijlage 5.

3.2

Zelfstandige onderneming:

De Inschrijving kan worden ingediend door een zelfstandige onderneming. Er zijn geen bijzondere voorwaarden van toepassing. Rechtsgeldigheid: • de aanbiedingsbrief dient ondertekend te zijn door de rechtsgeldige vertegenwoordiger van de zelfstandige onderneming; Dat wil zeggen door degene die bevoegd is namens het accountantskantoor contractuele verplichtingen aan te gaan. Die rechtsgeldigheid moet blijken uit de Inschrijving in het Handelsregister. • het paraferen van de Inschrijving, zoals ge-eist in § 4.2, dient te gebeuren door of de rechtsgeldige vertegenwoordiger of door een gemachtigde; • de Gemeente gaat er mee akkoord als de gemachtigde ook de bevoegdheid verleend wordt om, namens de hoofdaannemer, de bijlagen te ondertekenen; • door middel van een volmacht, welke specifiek voor deze aanbesteding is opgesteld, dient de Inschrijver aan te geven wie de gemachtigde is en welke bevoegdheden deze persoon heeft. De ondertekenaar(s) van de volmacht dienen de rechtsgeldige vertegenwoordigde(n) te zijn.

3.3

Een combinatie:

Een combinatie betekent dat meerdere bedrijven gezamenlijk de Inschrijving doen. De Overeenkomst zal met de combinatie worden afgesloten. Dat wil zeggen: • alle leden van de combinatie zijn hierdoor dan van rechtswege hoofdelijk aansprakelijk. • wijziging in de samenstelling van de combinatie, na indiening van de Inschrijving leidt tot uitsluiting van de procedure. Mocht er reeds gegund zijn, dan zal dat aanleiding zijn voor de ontbinding van de Overeenkomst. Rechtsgeldigheid: • de aanbiedingsbrief dient ondertekend te zijn door de rechtsgeldige vertegenwoordigers van ieder lid van de combinatie. Dat wil zeggen door degene die bevoegd is namens het accountantskantoor contractuele verplichtingen aan te gaan. Die rechtsgeldigheid moet blijken uit de Inschrijving in het Handelsregister; 15

• • • •

alle combinanten dienen bijlage 3, Eigen Verklaring voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten rechtsgeldig te ondertekenen en in te dienen. het paraferen van de Inschrijving, zoals geëist in § 4.2, dient te gebeuren door of alle rechtsgeldige vertegenwoordigers of door een gemachtigde; de Gemeente gaat er mee akkoord als de gemachtigde ook de bevoegdheid verleend wordt om, namens de combinatie, de bijlagen te ondertekenen; door middel van een volmacht, welke specifiek voor deze aanbesteding is opgesteld, dienen de rechtsgeldige vertegenwoordigers van alle leden van de combinatie (Inschrijver) duidelijk aan te geven wie de gemachtigde is en welke bevoegdheden deze persoon heeft.

3.4

Hoofd-/onderaannemer:

Dit samenwerkingsverband bestaat uit een hoofdaannemer die inschrijft en bij gunning de Opdracht aanvaardt. Voor het inschrijven (voldoen aan de Selectiecriteria) en/of voor het uitvoeren van de werkzaamheden, maakt hij gebruik van één of meerdere onderaannemers. • •

•

De hoofdaannemer is en blijft hoofdelijk aansprakelijk voor de volledige en correcte nakoming van alle verbintenissen, in geval van gunning, ten opzichte van de gemeente Hollands Kroon. Een hoofdaannemer zou zich kunnen kwalificeren, door te voldoen aan de Geschiktheidseisen als vermeld in § 6.6, door gebruik te moeten maken van 1 of meerdere onderaannemers. Dit betekent dan ook dat deze samenstelling van hoofd- en onderaannemer(s) nadien niet kan worden gewijzigd. Mocht hiervan wel sprake zijn/worden dan leidt dat tot uitsluiting van de procedure en mocht er gegund zijn dan kan dat aanleiding zijn voor ontbinding van de Overeenkomst. Wijzigingen van onderaannemer(s), anderen dan die bedoeld zijn in de vorige alinea, hebben telkens de goedkeuring nodig van de Gemeente. De Gemeente zal de goedkeuring niet op onredelijke gronden onthouden.

Rechtsgeldigheid: • de aanbiedingsbrief dient ondertekend te zijn door de rechtsgeldige vertegenwoordiger van de hoofdaannemer. Dat wil zeggen door degene die bevoegd is namens het accountantskantoor contractuele verplichtingen aan te gaan. Die rechtsgeldigheid moet blijken uit de Inschrijving in het Handelsregister; • het paraferen van de Inschrijving, zoals geëist in § 4.2, dient te gebeuren door of de rechtsgeldige vertegenwoordiger of door een gemachtigde; • de Gemeente gaat er mee akkoord als de gemachtigde ook de bevoegdheid verleend wordt om, namens de hoofdaannemer, de bijlagen te ondertekenen; • door middel van een volmacht, welke specifiek voor deze aanbesteding is opgesteld, dient de hoofdaannemer (Inschrijver) aan te geven wie de gemachtigde is en welke bevoegdheden deze persoon heeft. De ondertekenaar(s) van de volmacht dienen de rechtsgeldige vertegenwoordigde(n) te zijn.

4. VORMVEREISTEN 4.1

Sluitingsdatum en –tijdstip aanbesteding

De Inschrijving dient uiterlijk op het in § 2.4 nummer 7 vermelde datum én tijdstip te zijn ingediend bij de gemeente Hollands Kroon op het onderstaande adres: Gemeente Hollands Kroon 16

De heer A. van Duist (EA Accountantsdiensten) Postbus 8 1760 AA ANNA PAULOWNA (NL) Bezoekadres “De Ontmoeting” De Verwachting 1 1761 VM Anna Paulowna (NL) Openingstijden kantoor van 09.00 uur tot 16.00 uur. • • •

• • • • •

4.2

De inschrijving moet worden voorzien van een voorblad conform bijlage 16; De Inschrijving dient ofwel per post al dan niet aangetekend te worden verzonden ofwel afgegeven te worden; De doos of enveloppe waarmee de Inschrijving wordt ingezonden of afgegeven, dient separaat aan de gemeente Hollands Kroon te worden ingezonden en mag dus niet aan andere, aan de gemeente Hollands Kroon te versturen document(en), worden toegevoegd. De doos of enveloppe wordt tot de sluitingsdatum ongeopend bewaard; De Inschrijving kan worden bezorgd bij de receptie van de Gemeente op 17 februari 2014 tussen 09.00 en 16.00 en 18 februari 2014 tussen 9.00 en 12.00 uur. Er zal getekend worden voor ontvangst van de Inschrijving; De Inschrijving dient uiterlijk op 18 februari 2014 om 12.00 uur in het bezit te zijn van de gemeente Hollands Kroon; Per fax of e-mail ingediende Inschrijvingen worden niet geaccepteerd; Het risico van vertraging, door welke oorzaak dan ook, tijdens de (post)verzending/bezorging en/of door onjuiste dan wel onvolledige adressering is geheel voor rekening van de Inschrijver; Een te laat ingeleverde Inschrijving wordt door de Gemeente als een niet-ingeleverde Inschrijving beschouwd en dus NIET in behandeling genomen.

Samenstelling Inschrijving

Met het oog op een efficiënte beoordeling heeft de Gemeente ten aanzien van de vorm en structuur van de in te zenden Inschrijvingen de volgende eisen: Onder ‘de Inschrijving’ verstaat de Gemeente het volgende: Eén enveloppe of doos, met daarin: De aanbiedingsbrief, met: 1. referentie naar het dossiernummer van deze aanbesteding; 2. indien van toepassing de juridische bedrijfsnamen van combinanten en/of onder- aannemers; 3. de gegevens van de contactpersoon (naam, functie, telefoonnummer(s), mailadres); 4. de aanbiedingsbrief dient ondertekend te zijn door een rechtsgeldige vertegenwoordiger van de Inschrijver, of in geval van combinaties door de rechtsgeldige vertegenwoordigers van alle combinanten; 5. in geval van samenwerkingsverbanden de verklaringen van de betrokken ondernemers zie hoofdstuk 3; Map 1: • de map is van A4-formaat; • de bladzijdes in de map zijn van A4-formaat, met op elke pagina de naam van de Inschrijver en een paginanummering in het formaat “x van y”; • de inhoud van de map is enkelzijdig afgedrukt en per bladzijde (inclusief bijlagen) geparafeerd door een persoon die bevoegd is de Inschrijver ter zake te vertegenwoordigen (zie hoofdstuk 3); • de aanbiedingsbrief opnemen vóór het eerste tabblad; • de eventuele volmachten, zoals is gevraagd in hoofdstuk 3, opnemen vóór het eerste tabblad; 17

• •

de ingevulde checklist, zoals is opgenomen als bijlage 2, dient vóór het eerste tabblad te worden opgenomen; de Inschrijving is verder opgebouwd conform de indeling in de checklist(zie bijlage 2);

Map 2: • deze map bevat dezelfde inhoud als map 1 alleen betreft dit een kopieerbaar exemplaar zonder tabbladen. USB-stick (let op bevat GEEN prijsformulier) • Een USB-stick met daarop de gehele (digitale) Inschrijving, inclusief bijlagen, in pdf-formaat. De indeling op de USB-stick moet zijn volgens de structuur zoals genoemd in de checklist uit bijlage 2. Dat betekent zoveel mapjes als er tabbladen zijn met daarin de informatie die in de hardcopy van de Inschrijving achter het betreffende tabblad zit. Prijsenvelop: • het prijsformulier conform bijlage 8 dient in een aparte gesloten envelop te worden aangeboden. Discrepantie: Als er discrepantie bestaat tussen de inhoud van de papieren versie en de digitale versie van de Inschrijving, is de papieren versie altijd leidend voor alle partijen.

4.3

De bijlagen en Standaardformulieren

Bij dit Inschrijfdocument is een aantal bijlagen opgenomen. • Alle bijlagen 1 t/m 19 zijn nodig voor het opstellen van een Inschrijving; • Inschrijvers zijn verplicht de voorgeschreven Standaardformulieren te gebruiken; • In de oorspronkelijke teksten zelf mogen géén veranderingen worden aangebracht. Mocht op enig moment blijken dat dit wel is gebeurt dan wordt de Inschrijving ter zijde gelegd of is dit grond voor ontbinding van de eventuele Overeenkomst; • Inschrijvers dienen de Standaardformulieren te gebruiken waarvoor ze bedoeld zijn en op de daartoe bestemde plaatsen gegevens in te vullen, hokjes aan te kruisen en handtekeningen te plaatsen.

4.4

Taal

De voertaal tijdens deze aanbestedingsprocedure en tijdens de looptijd van de Overeenkomst is Nederlands, zowel in taal als geschrift. De Inschrijving dient in de Nederlandse taal te worden gedaan. Alle documenten en bescheiden van de Inschrijver dienen in het Nederlands te zijn opgesteld. Een uitzondering wordt gemaakt voor documenten, die oorspronkelijk in een andere taal zijn gesteld, bijvoorbeeld een referentieverklaring van een buitenlandse opdrachtgever, technische omschrijving van materieel, een jaarverslag, een verzekeringspolis. In voorkomend geval kan de gemeente Hollands Kroon om een officiële verklaring verzoeken. De eventuele kosten zijn dan voor rekening van de Inschrijver.

5. COMMERCIELE EN JURIDISCHE VOORWAARDEN 5.1

Geldigheidsduur Inschrijving

De Inschrijving dient tot minimaal 180 kalenderdagen na de openingsdatum van de Inschrijvingen gestand te worden gedaan. In het geval dat er onverhoopt een kortgeding wordt gestart naar aanleiding van het gunningsbesluit, wordt van alle Inschrijvers vereist dat zij hun Inschrijving gestand doen tot vijf (5) weken na de datum dat het vonnis is gewezen alsmede voor de periode welke nodig is voor de Aanbestedende dienst om 18

redelijkerwijs te voldoen aan de uitspraak. Deze bepaling gaat eerst in na afloop van de oorspronkelijke periode van gestanddoening van de Inschrijving.

5.2

Prijzen

In de Inschrijving op te nemen prijzen dienen te worden uitgedrukt in euro’s en exclusief BTW. Voor deze Opdracht geldt een vaste aanneemsom, hierin dienen alle kosten te zijn opgenomen. De door Inschrijver op te geven vaste aanneemsom omvat: • alle in het Inschrijfdocument, het Programma van Eisen, de Nota(s) van Inlichtingen en de daarbij behorende bijlagen, aangegeven eisen en voorwaarden; • én de in de door Inschrijver, in zijn Inschrijving, beschreven dienstverlening. De aanneemsom is inclusief alle kosten, zoals en voor zover van toepassing maar niet uitputtend daar zijn: reis- en verblijfskosten, arbeidsloon, administratie, instructie, facturatie. Inschrijver heeft geen recht op vergoeding van andere kosten dan opgenomen in de aanneemsom als vermeld op het prijzenformulier Voor het opgeven van de prijzen in de Inschrijving dient gebruik gemaakt te worden van bijlage 8. Bijlage 8 dient in een gesloten envelop in de map te worden opgenomen achter tabblad 6. Een Inschrijving met een totaalprijs en/of een tarief van €0,- of minder wordt als €1,- aangemerkt.

5.3

Gunningbeslissing

Alle inschrijvers ontvangen schriftelijk bericht over het voornemen tot gunnen. Dit bericht houdt geen aanvaarding in van het aanbod van de ondernemer die de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan. Door dit bericht komt derhalve geen overeenkomst tot stand als bedoeld in artikel 6:217 BW. De ondernemers van wie de inschrijving is afgewezen ontvangen in dit zelfde bericht de motivering van de afwijzing, waarbij de naam van de ondernemer die de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan wordt vermeld alsmede de kenmerk(en) en voorde(e)l(en) van de economisch meest voordelige inschrijving ten opzichte van hun eigen inschrijving. Vragen of onduidelijkheden Vanaf de dag na de datum van verzending van de gunningsbeslissing is er gedurende twintig (20) kalenderdagen gelegenheid tot het stellen van vragen en gelegenheid tot eventuele bezwaren ten aanzien van deze gunningsbeslissing. Dit kan schriftelijk per e-mail [email protected] met een kopie naar [email protected] worden kenbaar gemaakt. De Gemeente beantwoordt de vragen en probeert verdere duidelijkheid te geven.

5.4

Niet eens met gunningsbesluit

Iedere Inschrijver die het niet eens is met het voorlopige gunningsbesluit, kan binnen een termijn van twintig (20) kalenderdagen (fatale termijn) ingaande op de dag na verzending van de gunningsbeslissing een civiel kort geding of spoedvoorziening aanspannen. Inschrijvers dienen binnen twintig (20) kalenderdagen na de verzenddatum van het bericht van voorlopige gunning of afwijzing een dagvaarding aan de gemeente Hollands Kroon (adres: De Verwachting 1, 1761 VM ANNA PAULOWNA) - te sturen, indien zij een voorlopige voorziening in rechte willen vragen in verband met het bericht van de voorlopige gunning of een afwijzing. De dagvaarding dient in ieder geval ook op de kortst mogelijke termijn per e-mail te worden verzonden naar [email protected] met een kopie naar [email protected] Na het verstrijken van deze termijn van twintig (20) kalenderdagen vervalt het recht van Inschrijvers om bezwaar te maken tegen het bericht van voorlopige gunning of tegen het bericht van afwijzing en zal de 19

gemeente Hollands Kroon kunnen overgaan tot definitieve gunning, tenzij uit de beoordeling van de opgevraagde bewijsstukken blijkt dat het voorlopige gunningsbesluit moet worden ingetrokken Op overeenkomstige wijze (en met inachtneming van een termijn van twintig (20) kalenderdagen na verzending van het bericht door de gemeente Hollands Kroon) kan door een Inschrijver een voorziening worden gevraagd tegen berichten in verband met andere besluiten van de gemeente Hollands Kroon (zoals besluiten tot uitsluiting en tot beëindiging van de aanbestedingsprocedure). Ook over die besluiten worden Inschrijvers schriftelijk geïnformeerd. Ten slotte kan op overeenkomstige wijze (en met inachtneming van een termijn van twintig (20) kalenderdagen na verzending door de gemeente Hollands Kroon van de offerteaanvraag) een voorziening worden gevraagd tegen de bepalingen in de offerteaanvraag en overige aanbestedingsdocumenten. Indien de gemeente Hollands Kroon van oordeel is dat een klagende Inschrijver in het gelijk moet worden gesteld, zonder dat de uitkomst van een eventuele kortgedingprocedure hiervoor behoeft te worden afgewacht, kan de gemeente Hollands Kroon uit eigen beweging terugkomen op de voorlopige gunningsbeslissing. In dat geval kan de Inschrijver op wie in eerste instantie de voorlopige gunningsbeslissing is gevallen geen aanspraak maken op enige schadeloosstelling

5.5 • • • •

Voorbehouden

De Gemeente behoudt zich het recht voor om op elk moment het gehele aanbestedingstraject tijdelijk of definitief te stoppen en/of niet tot opdrachtverlening over te gaan. Wanneer dit voorkomt zal de fatale termijn als genoemd in 5.4 ook gaan lopen. De mededeling van de voorlopige en definitieve gunningsbeslissing vindt plaats onder nadrukkelijk voorbehoud van bestuurlijke goedkeuring en/of het verkrijgen van voldoende financiële middelen. Tevens kunnen er situaties voorkomen waarbij definitieve gunning aan geen van de Inschrijvers wordt verleend als gevolg van gewijzigde politieke inzicht, gewijzigde besluitvormingsprocessen en/of beleid. Wanneer dit voorkomt zal de fatale termijn als genoemd in 5.4 ook gaan lopen. De Gemeente behoudt zich het recht voor om dit Inschrijfdocument, waaronder de daarin opgenomen planning, tot zes (6) dagen voor de uiterlijke datum van indienen van de Inschrijving (sluitdatum) aan te vullen en/of te amenderen.

5.6

Toepasselijk recht

Deze aanbesteding wordt uitsluitend beheerst door het Nederlands recht. Geschillen naar aanleiding van deze aanbesteding worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement in Alkmaar

6. UITSLUITING, GESCHIKTHEID EN COMPETENTIES Aan de hand van de onderstaande gegevens wordt de geschiktheid van de Inschrijver vastgesteld. Indien blijkt dat Inschrijver niet voldoet aan de gevraagde criteria, behoudt de Gemeente zich het recht voor de Inschrijving ter zijde te leggen en niet inhoudelijk te beoordelen.

6.1

Akkoord conceptovereenkomst en inkoopvoorwaarden

De Inschrijver dient akkoord te zijn met de inhoud van de Conceptovereenkomst en Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente Hollands Kroon, zoals opgenomen in de bijlagen 11 respectievelijk 12 in dit Inschrijfdocument. De Inschrijver bevestigt dit door ondertekening van de conformiteitenlijst, zoals is genoemd in bijlage 7.

20

Leverings-, betalings- en andere (branchegerichte) algemene voorwaarden van de Inschrijver worden uitdrukkelijk van de hand gewezen. Mocht een Belangstellende meer informatie willen over en/of wijzigingen willen voorstellen dan wordt verwezen naar § 2.3.1 en §2.8

6.2

Akkoord programma van eisen

Het Programma van Eisen is opgenomen in bijlage 1. De Inschrijver dient te voldoen aan, en schriftelijk akkoord te gaan met, de in het Programma van Eisen genoemde minimum eisen. De Inschrijver bevestigt dit door ondertekening van de conformiteitenlijst, zoals is genoemd in bijlage 7. Mocht een Belangstellende meer informatie willen over en/of wijzigingen willen voorstellen, dan wordt verwezen naar § 2.3.1 en §2.8.

6.3

Social Return On Investment

De gemeente Hollands Kroon hecht er groot belang aan om bij aanbestedingen Social Return als bijzondere uitvoeringsvoorwaarde op te nemen. De Gemeente beoordeelt per aanbesteding of dit mogelijk is. De invoering van Social Return betekent concreet het realiseren van reguliere banen, leerwerkplekken, (werk)stages en leer/werkbanen bij een Opdrachtnemer ten behoeve van specifieke doelgroepen. De Gemeente heeft gekozen voor de bouwblokken methode(zie bijlage 17) voor de invulling van Social Return. Kenmerkend voor deze aanpak is de “bouwblokken-structuur” met een transparante waardebepaling. Dit heeft voor u als voordeel dat u kunt kiezen uit meerdere manieren om uw Social Return verplichting in te vullen en dat u van iedere activiteit vooraf weet wat de waarde hiervan is. • •

6.4

Door in te schrijven, verplicht u zich om bij gunning 5% van de gefactureerde aanneemsom in te zetten voor Social Return. Hiervoor dient u de getekende bijlage 17 in. De inzet dient direct verband te houden met het voorwerp van de opdracht.

Uitsluiting van de procedure

De Inschrijver dient zijn Inschrijving te baseren op dit Inschrijfdocument inclusief alle bijlagen en Nota(‘s) van inlichtingen. Dit betekent onder andere dat kan worden besloten de Inschrijving niet verder te beoordelen indien de Inschrijver de gevraagde informatie niet, niet helemaal en/of niet juist heeft aangeleverd. Onder ‘niet juist’ wordt ook verstaan het wijzigen van informatie die door de Gemeente in de (digitale) bijlagen als onderdeel van dit Inschrijfdocument aan de Inschrijver is verstrekt (zie § 4.3). Voorwaardelijke Inschrijving Indien een Inschrijving onder voorbehoud en/of andere voorwaarden van de Inschrijver wordt ingediend, beoordeelt de gemeente Hollands Kroon de betreffende Inschrijving niet en wordt de Inschrijving uitgesloten. Inschrijven op deze aanbestedingsprocedure kan alleen met volledige inachtneming van de voorwaarden uit dit Inschrijfdocument met bijbehorende bijlagen.

6.5

Eigen verklaring

Om de regeldruk en daarmee de lasten voor ondernemers te verminderen zijn aanbestedende diensten vanaf 1 april 2013 verplicht om het vastgestelde model Eigen Verklaring te gebruiken op grond van de Aanbestedingswet 2012. De Eigen Verklaring is bijgevoegd als bijlage 3. 21

• • •

• •

De Inschrijver dient middels deze Eigen verklaring zijn bedrijfsgegevens aan te leveren en aan te geven of hij in samenwerking met andere ondernemingen inschrijft. De Eigen Verklaring dient rechtsgeldig te zijn ondertekend. In de Eigen Verklaring verklaart een Inschrijver dat hij voldoet aan het daar gestelde omtrent uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, technische specificaties, uitvoeringsvoorwaarden en selectiecriteria. Uiteindelijk hoeft alleen de winnende Inschrijver hiervoor originele bewijsstukken aan te leveren, als de Gemeente hiernaar vraagt. Deze bewijsstukken dienen binnen tien (10) kalenderdagen na het verzoek van de Gemeente door de Inschrijver te worden verstrekt aan de Gemeente. Indien de bewijsstukken te laat of indien de inhoud van deze bewijsstukken niet overeenkomen met wat in de Inschrijving is gesteld, kan de Inschrijver worden uitgesloten van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure.

In de volgende paragrafen wordt per onderwerp aangegeven welke bewijsstukken zullen worden opgevraagd. Mocht de Inschrijver naar aanleiding van onderstaande nog vragen hebben, dan verwijzen wij u graag naar bijlage 4 Toelichting op de Eigen Verklaring. 6.5.1

Eisen Eigen Verklaring aan samenwerkingsverband/combinatie

Indien er sprake is van een samenwerkingsverband (combinatie) dient bij punt 1.5 te worden aangegeven welke ondernemingen er deel uit maken van het samenwerkingsverband. De ondernemingen die deelnemen aan het samenwerkingsverband dienen ieder afzonderlijk de Eigen verklaring in te vullen en in te dienen. Indien beroep wordt gedaan op een derde/derden (hoofd/onderaannemer) geldt dit niet. Derden waarop door de onderneming een beroep wordt gedaan, hoeven de Eigen verklaring dan ook niet in te vullen. Ten slotte dient onder punt 1.6 te worden aangegeven wie de penvoerder van het samenwerkingsverband is. 6.5.2

Uitsluitingsgronden

In de Eigen verklaring zijn onder punt 2 de verplichte uitsluitingsgronden opgenomen. • •

Inschrijver verklaart door het ondertekenen van de Eigen Verklaring dat deze uitsluitingsgronden niet op hem van toepassing zijn. Inschrijver dat de facultatieve uitsluitingsgronden als opgenomen onder punt 3 van de uniforme Eigen verklaring niet op de Inschrijver van toepassing zijn.

6.5.3

Bewijsstukken

Bewijsstukken Inschrijving Verplichte uitsluitingsgronden Verplichte uitsluitingsgronden Rechtsgeldigheid ondertekening

Inleveren bij Inschrijving Bewijsstuk Eigen Verklaring Uittreksel Handelsregister

Inleveren na voorlopige gunning Facultatieve uitsluitingsgronden Bewijsstuk Faillissement Uittreksel Handelsregister Overtreding beroepsgedragsregels GVA

Wie Alle Inschrijvers Alle Inschrijvers

Wie Potentiele Opdrachtnemer Potentiele Opdrachtnemer

22

Ernstige fout Belasting/sociale premies Valse verklaring Geschiktheid Financiële en economische draagkracht

GVA (mededingingsrechtelijke overtredingen ) Verklaring belastingdienst Bewijsstuk Bewijs verzekering

Beroepsbekwaamheid

Uittreksel accountantsregister

Beroepsbevoegdheid

Vergunning AFM

Potentiele Opdrachtnemer Potentiele Opdrachtnemer Wie Potentiele Opdrachtnemer Potentiele Opdrachtnemer

Potentiele Opdrachtnemer Let op: Het aanvragen en het verkrijgen van een Gedragsverklaring aanbesteden(GVA) kost tijd. Het is de verantwoordelijkheid van de potentiële Opdrachtnemer deze op tijd aan te vragen.

6.6

Geschiktheidseisen

6.6.1

Eisen met betrekking tot financiële en economische draagkracht (5.1 Eigen verklaring).

In de algemene voorwaarden van de gemeente Hollands Kroon wordt een onbeperkte verzekeringsaansprakelijkheid geëist. Dat is bij deze aanbesteding disproportioneel en daarom worden in deze aanbesteding de volgende eisen gesteld met betrekking tot financiële en economische draagkracht: • •

6.6.2

• 6.6.3

Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering die dekking biedt tegen zaak- en letselschade met een verzekerde som van minimaal € 1.250.000,- per aanspraak en € 2.500.000,- per jaar; Beroepsaansprakelijkheidsverzekering die dekking biedt tegen vermogensschade als gevolg van een beroepsfout, met een verzekerde som van minimaal € 500.000,- per aanspraak en € 1.000.000,-per jaar. Eisen met betrekking tot technische en beroepsbekwaamheid (5.2 Eigen verklaring).

De uitvoerende accountants moeten ingeschreven staan in het accountantsregister of een gelijkwaardige instelling. Eisen met betrekking tot beroepsbevoegdheid ( 5.3 Eigen verklaring).

Ten aanzien van de beroepsbevoegdheid worden door de Gemeente onderstaande eisen gesteld aan de Inschrijver: •

6.7

Inschrijver verklaart te beschikken over een vergunning van de Autoriteit Financiële Markten (AFM) inzake het verrichten van Wettelijke controles bij niet-OOB’s (Organisaties van Openbaar Belang).

Gevraagde kerncompetenties:

Door de Gemeente zijn de volgende kerncompetenties vastgesteld, benodigd voor het toetsen van technische bekwaamheid en/of beroepsbekwaamheid, overeenkomend met essentiële punten van de Opdracht: • bestuurlijk/politieke sensitiviteit (dat is onderscheid kunnen maken tussen benadering van de verschillende bestuursorganen, zoals verschil in houding, aanpak en communicatie); 23

• •

aantoonbaar proactief niet efficiënt verlopende activiteiten met betrekking tot de accountancy diensten te herkennen en met een adequate oplossing te komen; aantoonbaar flexibel en adequaat om te gaan met een dwingende klantvraag(en) of dringende omstandigheden die (met spoed) om advies of actie vragen.

Inschrijver dient zijn ervaring te onderbouwen door het geven van één referentieopdracht per genoemde kerncompetentie die in de afgelopen drie (3) jaar is uitgevoerd. Eventuele extra referenties zullen terzijde worden gelegd.

7. DE BEOORDELING 7.1

Algemeen

Inschrijvingen die voldoen aan de vormvereisten en volledig zijn, worden beoordeeld via de Eigen Verklaring op het voldoen aan de uitsluitingsgronden en de facultatieve gekozen uitsluitingsgronden en de gestelde kerncompetenties. Het niet kunnen aantonen door middel van referentie(s) van het voldoen aan deze eisen leidt tot uitsluiting van verdere deelname in de aanbestedingsprocedure. De beoordeling van de tijdig ingediende Inschrijvingen gaat in vijf (5) stappen. Voldoet een Inschrijving aan een stap dan wordt de daaropvolgende stap uitgevoerd. Voldoet een Inschrijving niet aan de criteria van een stap, dan wordt de Inschrijving niet verder beoordeeld. 1. De Inschrijvingen worden gecontroleerd op tijdigheid (zie planning §2.4 nummer 7). 2. De Inschrijvingen worden gecontroleerd op volledigheid: de vormvereisten hoofdstuk 4, of de verklaringen voldoen, en de eventuele overige bepalingen voorzover deze niet worden getoetst in de stappen 3, 4, en 5. 3. Beoordeling op basis van de Uitsluiting, Geschiktheidseisen en competenties (zie hoofdstuk 6) 4. Beoordeling van de inschrijving op basis van de Gunningscriteria (zie § 7.5, 7.6 ) 5. Beoordeling van de presentatie samen met de reactie en toelichting op casus (zie § 7.7) De door de Gemeente te hanteren gunningcriteria en de daarbij behorende beoordeling zijn in dit hoofdstuk nader uitgewerkt.

7.2

Wijze van beoordelen:

De kwalitatieve gunningscriteria worden door het beoordelingsteam beoordeeld door middel van een rapportcijfer: • de beoordeling vindt afzonderlijk en op basis van onderling vergelijk van de Inschrijvingen plaats; • in de beoordeling worden de onderstaande cijfers gebruikt om het verschil in de Inschrijving, naar het oordeel van het beoordelingsteam tot uiting te laten komen; • het beoordelingsteam baseert haar rapportcijfers op volledigheid en detailniveau van de verstrekte informatie, de toepasbaarheid/uitvoerbaarheid, het totaalbeeld en de onderlinge samenhang van de genoemde beoordelingselementen; • het beoordelingsteam komt in gezamenlijk overleg unaniem tot één definitief cijfer voor elk van de gehanteerde subgunningscriteria; • indien de Inschrijver meer pagina’s informatie aan zijn Inschrijving toevoegt dan gevraagd, zullen uitsluitend het aantal gevraagde pagina’s worden beoordeeld. De Inschrijver met het hoogste rapportcijfer ontvangt het maximale aantal punten per onderdeel. De punten van de overige Inschrijvers worden percentagegewijs aan het hoogste rapportcijfer gerelateerd, middels onderstaande formule: 24

Scoringsformule Te beoordelen cijfer Hoogste cijfer

X maximaal aantal punten

= gewogen score

Toepassing rapportcijfer Gunningscriterium G 2 kwaliteit + en Subgunningscriterium G 3.3 casus Cijfer

Omschrijving

Toelichting

0 Ontbreekt

De informatie ontbreekt

2 Niet overeenstemmend

Inhoudelijk niet relevant en voldoet niet aan het criterium. De toelichting geeft onvolledige informatie.

4 Matig overeenstemmend

Enkele belangrijke elementen ontbreken/schieten te kort. De wijze van invulling is niet overtuigend en/of laat openingen over.

6 Overeenstemmend

Dekt het criterium af en voldoet aan de verwachtingen.

8 Meerwaarde

Dekt het criterium af, voldoet aan de verwachtingen en biedt op onderdelen meerwaarde.

10 Onderscheidend

Voegt beduidend extra waarde toe aan het oorspronkelijke criterium. Er is sprake van positief onderscheidend vermogen ten opzichte van overige Inschrijvingen.

Toepassing rapportcijfer Subgunningscriterium G3.1 Presentatie Cijfer

Toelichting De gegeven presentatie is niet in overeenstemming met minimale vereisten, voldoet niet aan de 0 verwachtingen van de Gemeente en geeft geen informatie om tot een volledige beoordeling te kunnen komen. De gegeven presentatie is in geringe mate in overeenstemming met de minimale vereisten, voldoet slechts in 2 geringe mate aan de verwachtingen van de Gemeente en geeft slechts in geringe mate informatie om tot een volledige beoordeling te kunnen komen. 4

De gegeven presentatie voldoet niet geheel aan minimale vereisten en voldoet niet geheel aan de verwachtingen van de Gemeente. De wijze van invulling is matig overtuigend en laat openingen over.

6

De gegeven presentatie is geheel in overeenstemming met de minimale vereisten en voldoet niet geheel aan de verwachtingen van de Gemeente.

8

De gegeven presentatie is geheel in overeenstemming met de minimale vereisten en voldoet geheel aan de verwachtingen van de Gemeente. De wijze van invulling is klantgericht en ontzorgend voor de Gemeente.

De gegeven presentatie is boven verwachting in overeenstemming met de minimale vereisten en voldoet daarmee boven verwachting aan de verwachtingen van de Gemeente. De wijze van invulling is zeer 10 klantgericht en ontzorgend voor de Gemeente. Er is sprake van positief onderscheidend vermogen ten opzichte van overige inschrijvers.

25

Toepassing rapportcijfer Subgunningscriterium G 3.2 Kernwaarden Cijfer 3

Omschrijving

Toelichting

Ontbreekt of nauwelijks aanwezig

De (relatie met) kernwaarden ontbreekt of is nauwelijks aanwezig in de toelichting of genoemde voorbeelden, en komen in gesprek niet naar voren. De (relatie met) kernwaarden is adequaat/voldoende aanwezig in de toelichting of genoemde voorbeelden, en komen in gesprek naar voren.

6 Adequaat/voldoende

9

Duidelijk en aansprekend aanwezig

7.3

De (relatie met) kernwaarden is duidelijk en aansprekend (inspirerend) aanwezig in de toelichting of genoemde voorbeelden, en komen in gesprek duidelijk naar voren.

Gelijke score:

In die situatie dat er twee (2) of meer Inschrijvers exact dezelfde hoogst gewogen EMVI score hebben, zal de Inschrijver die de hoogst gewogen score heeft op het Gunningscriterium G2 Kwaliteit als EMVI worden aangemerkt. Mocht ook hierin geen onderscheid zijn, dan zal er worden geloot tussen de Inschrijvers die ook op het G2 Kwaliteit dezelfde score hebben. Bij deze loting zullen de betrokken Inschrijvers niet worden uitgenodigd.

7.4

Gunningscriteria

De Inschrijvingen zullen op grond van het gunningcriterium ‘Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI)’ worden beoordeeld aan de hand van de informatie die door de Inschrijvers is ingediend. De weging is als volgt:

Gunningscriteria Gunningcriteria

Weging

Subgunningcriterium

Max aantal punten

G1 Prijs

20% G 1.1 Aanneemsom Accountantsdiensten

20

G2 Kwaliteit

50% G 2.1 Controle-aanpak

10

G3 Presentatie en Casus Totaal

G 2.2 Controleteam

10

G 2.3 Overgang accountant

10

G 2.4 Samenwerking met de Organisatie en het Bestuur

10

G 2.5 Risico’s en beheersmaatregelen

10

30% G 3.1 Presentatie bureau

10

G 3.2 Kernwaarden

10

G 3.3 Uitwerking casus

10

100%

100

In de volgende paragrafen word de beoordeling van de (sub)gunningscriteria nader toegelicht.

7.5

Gunningcriterium G1: Prijs

Beoordeling G1: Prijs 26

Wij begrijpen dat de accountant wellicht eerst moet investeren in een organisatie om vervolgens tot een steeds soepeler verlopende samenwerking te komen. Wij hebben daarom als Gemeente gekozen voor de volgende constructie: • de inschrijving wordt berekend over een gemiddeld gewogen prijs van de eerste vier (4) jaar; • de jaren tellen allemaal voor 25% mee; • de vaste prijs van de deelverklaringen wordt niet meegewogen. De beoordeling van het gunningscriterium G.1.1. vindt als het volgt plaats: de Inschrijver met de laagste totaalprijs scoort 20 punten. De inschrijvers met een hogere prijs scoren naar rato lager. Bijvoorbeeld laagste gemiddeld gewogen prijs is € 40.000,- en er is een gemiddeld gewogen prijs van €45.000,-. De laagste prijs krijgt 20 punten en de offerte van €45.000,- krijgt €40.000/€45.000 = 0,888 x 20 = 17,7. De punten worden afgerond op 1 decimaal.

7.6

Gunningcriterium G2: Kwaliteit

7.6.1

Subgunningscriterium G2.1: Controle aanpak

Beoordeling G2.1 Controleaanpak Bij de beoordeling wordt in elk geval gelet op de volgende elementen: • tijdsplanning van uw controles; • de wijze van communiceren; • bekendheid met, en visie ten aanzien van, genoemde specifieke onderwerpen; 7.6.2

Subgunningscriterium G2.2: Controleteam

Beoordeling G2.2 Controleteam Bij de beoordeling wordt in elk geval gelet op de volgende elementen: • de kwaliteit van de waarborgen die de onafhankelijkheid dient te verzekeren en de mate waarin dit bijdraagt aan de identiteit van de bedrijfsvoering door de organisatie van de inschrijver; • de kwaliteit van de waarborgen aangaande continuïteit binnen het controleteam met het oog op verloop en kennisoverdracht bij vervanging; • uw visie over de rolverdeling binnen een controleteam; • de in het team aanwezige werkervaring en kennis; • blijk van politiek-bestuurlijke gevoeligheid van het team. 7.6.3

Subgunningscriterium G2.3: Overgang accountant

Beoordeling G2.3 Overname Overeenkomst Bij de beoordeling wordt in elk geval gelet op de volgende elementen: • maatregelen/werkzaamheden om te waarborgen dat over het eerste contractjaar een verklaring zonder voorbehoud en/of beperkingen kan worden afgegeven; • werkwijze inzake samenwerking met huidige Opdrachtnemer om overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen; • visie ten aanzien van het ‘eigen’ worden met de organisatie van de Gemeente; • weergave van eventueel benodigde informatie/documenten en wijze van verkrijgen. 7.6.4

Subgunningscriterium G2.4: Samenwerking met de Organisatie en het Bestuur

Beoordeling G2.4 Samenwerking met de Organisatie en het Bestuur Bij de beoordeling wordt in elk geval gelet op de volgende elementen: • de visie ten aanzien van mogelijkheden en meerwaarde(n) bij samenwerking; • blijk van inzicht in de risico’s aangaande belangenverstrengeling; • maatregelen/werkzaamheden om risico’s met betrekking tot belangenverstrengeling te beheersen; 27

7.6.5

Subgunningscriterium G2.5: Risico’s en beheersmaatregelen

Beoordeling G2.5: Risico’s en beheersmaatregelen Bij de beoordeling wordt in elk geval gelet op de volgende elementen: • hoe signaleert en beoordeelt de accountant risico’s in de interne bedrijfsvoering van de Gemeente en risico’s die de Gemeente van buitenaf bedreigen; • op welke wijze verwerkt de accountant de risico’s in de controleaanpak; • de visie van de accountant over risicobeheersing en daarbij behorende maatregelen.

7.7

Gunningcriterium G3: Presentatie en Casus

7.7.1

Subgunningscriterium G3.1: Presentatie bureau

Beoordeling G3.1 Presentatie Bij de beoordeling van de presentatie zal in elk geval worden gelet op de volgende elementen: • mate van betrokkenheid van de certificerende accountant en de controleleider bij de ingediende Inschrijving; • blijk van inzicht in de bestuurlijke gevoeligheden met betrekking tot de Opdracht; • mate waarin de presentatie de ingediende Inschrijving ondersteunt dan wel ontkracht; • mate waarin de certificerende accountant en de controleleider weten te overtuigen met betrekking tot een onafhankelijke instelling; • mate waarin de certificerende accountant en de controleleider weten te overtuigen en oog te hebben voor de kaderstellende en controlerende functie van de Gemeente. 7.7.2

Subgunningscriterium G3.2: Uitwerking Kernwaarden

Beoordeling G3.2: Kernwaarden Voor een toelichting op de vijf kernwaarden zie bijlage 39. Bij de beoordeling zal per kernwaarde worden gelet op de volgende elementen: • • • •

7.7.3

de mate waarin de kernwaarden tot uiting komt in de elevator pitch de mate waarin de kernwaarden tot uiting komt in de oplossingen aangeboden in de casus de mate waarin de kernwaarden tot uiting komt in de overige vragen en antwoorden in het gesprek de mate waarin de kernwaarden tot uiting komt in de documenten aangeleverd bij de inschrijving Subgunningscriterium G3.3: Uitwerking Casus

Beoordeling G3.3: Uitwerking Casus Bij de beoordeling van de Casus zal in elk geval worden gelet op de volgende elementen: • blijk van inzicht in de bestuurlijke gevoeligheden met betrekking tot de Casus; • mate waarin toelichting op de casus de ingediende Inschrijving ondersteund dan wel ontkracht; • mate waarin de certificerende accountant en de controleleider oog hebben voor de organisatieprincipes en uitgangspunten van de gemeente Hollands Kroon

7.8

Klachtenregeling

Klachtenregeling Gemeente Hollands Kroon De Gemeente biedt aan de Belangstellenden en Inschrijvers de mogelijkheid om klachten over deze aanbestedingsprocedure in te dienen. De Gemeente zal de ingediende klachten door een niet bij de aanbesteding betrokken medewerker laten afhandelen. De klachtenprocedure is bijgevoegd in bijlage 14. 28

Klachten dienen volgens het Standaardformulier (bijlage 15) per e-mail te worden ingediend en te worden gestuurd naar [email protected] Commissie van Aanbestedingsexperts Indien de klager het niet eens is met de door gemeente Hollands Kroon verstrekte uitspraak op de ingediende klacht, kan deze zich wenden tot de door de minister van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie ingestelde Commissie van Aanbestedingsexperts (zie art. 4.27 Aanbestedingswet 2012). http://www.commissievanaanbestedingsexperts.nl/ Als bij deze Commissie van Aanbestedingsexperts een klacht met betrekking tot deze aanbestedingsprocedure wordt ingediend, wordt klager verzocht hiervan een afschrift te zenden aan de onder §2.5 genoemde contactpersonen van de gemeente Hollands Kroon. Een ingediende klacht heeft geen opschortende werking voor deze aanbestedingsprocedure. Een uitspraak van de Commissie van Aanbestedingsexperts is niet bindend voor de gemeente tenzij hieraan door een gerechtelijke uitspraak een afdwingbaar vervolg wordt gegeven.

29