Nota van inlichtingen: “Aanbesteding accountantsdiensten 2014-2017” Op 2 december 2013 is de gemeente Barneveld gestart met de procedure voor de aanbesteding van accountantsdiensten 2014-2017. Hierbij is de mogelijkheid geboden vragen te stellen. Met deze nota van inlichtingen gaan we in op de gestelde vragen. Alle vragen die zijn gesteld, zijn beantwoord en voor alle partijen inzichtelijk. De informatie in deze nota van inlichtingen (inclusief bijlagen) is niet-openbaar en mag alleen gebruikt worden ten behoeve van deze aanbestedingsprocedure. De bijlagen bij deze nota van inlichtingen zijn conform het vraagnummer terug te vinden.
Vraag 1: In de Algemene inkoopvoorwaarden Gemeente Barneveld 2005 zijn o.a. in artikel 31 en 37 bepalingen opgenomen met betrekking tot boetes. Vanuit onze beroepsvoorschriften en de overeenkomst met onze verzekeraar mogen wij niet op voorhand instemmen met boetes zoals opgenomen in het betreffende artikel van uw inkoopvoorwaarden. Is het mogelijk deze buiten werking te stellen? Beantwoording vraag 1: Nee, deze artikelen worden niet buiten werking gesteld. Dit is ook niet nodig, aangezien dit ziet op toerekenbare tekortkoming. Vraag 2: In de Algemene inkoopvoorwaarden Gemeente Barneveld 2005 zijn in artikel 37 bepalingen opgenomen met betrekking tot geheimhouding. Wij dienen ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de gemeente te kunnen openbaren indien, een wetsbepaling, voorschrift of andere(beroeps)regel ons dit verplicht of indien wij voor onszelf optreden in een tucht-, straf-, of civiele procedure. Wij stellen dan ook voor om aan het artikel de volgende zinsnede toe te voegen: “behalve indien een wetsbepaling, voorschrift of andere beroepsregel opdrachtnemer tot openbaarmaking verplicht of indien opdrachtnemer voor zichzelf optreedt in een tucht-, straf- of civiele procedure”. Kunt u hiermee instemmen? Beantwoording vraag 2: Aan het einde van artikel 37 derde lid wordt de volgende tekst toegevoegd: “behalve voor zover enig wettelijk voorschrift of rechterlijke uitspraak tot bekendmaking noopt”. Vraag 3: In de Algemene inkoopvoorwaarden Gemeente Barneveld 2005 zijn in artikel 18 bepalingen opgenomen met betrekking tot het intellectuele eigendom. Dit artikel is vanwege de specifieke aard van de accountantscontrole en de beroepsregelgeving voor accountants niet uitvoerbaar. Op basis van de op accountants van toepassing zijnde regelgeving is het niet toegestaan om de IE-rechten op (controle)verklaringen e.d. over te dragen. Dit zou immers met zich meebrengen dat een opdrachtgever gerechtigd zou zijn deze verklaring aan te passen. Derhalve stellen wij voor om de tekst van dit artikel te vervangen door de volgende tekst: Opdrachtnemer behoudt zich alle rechten voor met betrekking tot producten van de geest welke hij gebruikt of heeft gebruikt of ontwikkelt of heeft ontwikkeld in het kader van de uitvoering van de opdracht, voor zover deze niet reeds aan derden toekomen. Het is de opdrachtgever uitdrukkelijk verboden die producten, waaronder mede begrepen adviezen, rapporten, computerprogramma‟s, systeemontwerpen, werkwijzen, (model)contracten en andere geestesproducten van opdrachtnemer, een en ander in de ruimste zin des woords, al dan niet met inschakeling van derden, te verveelvoudigen, te openbaren of te exploiteren. Het is de opdrachtgever niet toegestaan die producten aan derden ter hand te stellen, anders dan ter inwinning van een deskundig oordeel omtrent de werkzaamheden van opdrachtnemer. Kunt u hiermee akkoord gaan?
Pagina 1 van 10
Nota van Inlichtingen Aanbesteding accountantsdiensten 2014-2017
Beantwoording vraag 3: Nee, artikel 18 wordt niet aangepast. De door u geschetste situatie (aanpassen verklaring) zal zich niet voordoen. Vraag 4: Kunt u aangeven op welk niveau de kwaliteit van de AO/IB zich momenteel bevindt? Welke plannen en welk ambitieniveau zijn er voor de toekomst Beantwoording vraag 4: Het kwaliteitsniveau bevindt zich aan de bovenkant van het gemiddelde in gemeenteland, zie ook de uitkomst van de managementletter 2013 (bijgevoegd). Vraag 5: In welke mate is sprake van een zelfcontrolerende organisatie en op welke onderdelen moet uw gemeente nog doorgroeien om de ambitie van een volledig zelfcontrolerende organisatie te realiseren? Beantwoording vraag 5: Er is sprake van een goede mate van zelfcontrole, zeker door uitvoeren van interne audits en controles. Daarnaast is ook het managementinstrumentarium recent gemoderniseerd, waardoor meer actueel inzicht is in sturings- en verantwoordingsinformatie. Vraag 6: Welke belangrijke ontwikkelingen zullen de komende jaren impact hebben op de gemeente Barneveld voor zover betrekking hebbend op de bedrijfsvoering? Beantwoording vraag 6: Implementatie van een zaaksysteem en een document management systeem. Hierdoor kan digitalisering van onze dienstverlening en producten verder doorgevoerd worden. Ook de 3 decentralisaties in het sociaal domein, hebben impact op onze bedrijfsvoering. Vraag 7: Van welke geautomatiseerde systemen maakt uw organisatie gebruik, die relevant zijn voor onze accountantscontrole? Beantwoording vraag 7: Gemeente Barneveld maakt gebruikt van Key2Financien voor de financiële administratie, Gouw 7 voor de belastingen, GWS4all voor de sociale dienst, AFAS voor de personeel- en salarisadministratie. Vraag 8: In hoeverre is reeds sprake van digitalisering van belangrijke bedrijfsprocessen? Indien reeds sprake is van digitalisering, kunt u ons dan zo concreet mogelijk informeren over: ·Welke processen in meer of mindere mate zijn gedigitaliseerd? ·In hoeverre is bij de invoering van de digitalisering een controle uitgevoerd op de betrouwbare werking en adequate inrichting van applicaties die gebruikt worden in het kader van de digitalisering? Beantwoording vraag 8: Gemeente Barneveld werkt voor belangrijke bedrijfsprocessen met backofficeapplicaties, waarbinnen digitalisering van het proces heeft plaatsgevonden. Voorbeelden hiervan zijn GWS4all voor de sociale dienstprocessen, Gouw7 voor de WOZ processen, Key2Burgerzaken voor de publieke dienstverlening, Key2BAG voor de Basisregistratie Adressen en Gebouwen, Key2Financien voor de financiële administratie. Standaard worden nieuwe applicaties pas ingezet na check op voldoen aan het Programma van Eisen, waarbij passen binnen de ICT infrastructuur een belangrijk element is. Vervolgens vindt acceptatie pas plaats na doorlopen van een testplan. Daarbij is de laatste jaren steeds meer aandacht voor de werking van de keten van informatievoorziening, aangezien applicaties onderdeel (gaan) uitmaken van een samenhangend stelsel gebaseerd op GEMMA (gemeentelijke referentie architectuur). In de nieuwe ICT inkoopvoorwaarden wordt uitgebreid ingegaan op het proces van toetsing en voldoen aan standaarden.
Pagina 2 van 10
Nota van Inlichtingen Aanbesteding accountantsdiensten 2014-2017
Vraag 9: Heeft u de afgelopen 2 jaar IT audits laten uitvoeren? Zo ja, waarop waren deze gericht en wat was de conclusie van deze audits (graag per gemeente aangeven)? Kunt u ons de rapportages van deze onderzoeken doen toekomen? Beantwoording vraag 9: IT audits maken veelal onderdeel uit van andere audits. De laatste audit was in 2011 voor de GBA. Tevens is een scan uitgevoerd op de licenties. In afrondende fase is nu de DigiD audit. Intern is een audit uitgevoerd op het applicatiebeheer. De rapportages zijn bijgevoegd. Vraag 10: Kunnen wij de beschikking krijgen over de accountantsrapportages (managementletter en rapport van bevindingen) over de jaren 2011, 2012 en 2013? Beantwoording vraag 10: Deze zijn bijgevoegd. Vraag 11: Kunt u aangeven hoe vorm is gegeven aan de rechtmatigheidscontrole binnen de gemeente Barneveld? Kunnen wij hiertoe de beschikking krijgen over het auditjaarplan? Beantwoording vraag 11: Binnen gemeente Barneveld is de interne controle binnen de processen van de vakafdelingen zelf georganiseerd. In aanvulling hierop is sprake van een zeer beperkte VIC vanuit de afdeling financiën. Bijgevoegd is de rapportage over 2012 en de planning voor 2013. De interne controle op de SiSa is uitbesteed aan een externe partij. Er is geen sprake van een auditjaarplan. Door middel van de lean management methodiek houden we jaarlijks meerdere processen tegen het licht. Vraag 12: Wat zijn de drie belangrijkste ontwikkelingen op het gebied van de bedrijfsvoering binnen de gemeente Barneveld? Beantwoording vraag 12: Digitalisering door middel van zaakgericht werken en document managementsysteem. Optimalisatie van de P&C cyclus met vereenvoudiging van sturings- en managementinstrumentarium. Versterken en ontwikkelen management t.b.v. integrale aansturing. Vraag 13: Wat zijn de 5 belangrijkste risico‟s voor de gemeente Barneveld? Beantwoording vraag 13: Risico’s zijn opgenomen in onze begroting (per programma/speerpunt). De top 10 staat vermeld in paragraaf 2 van de programmabegroting 2014. De ontwerp programmabegroting 2014 is te vinden via onderstaande link: http://www.barneveld.nl/bestuur-organisatie/vergaderingen_3281/agendapunt/programmabegroting2014_5805.html Vraag 14: Is er een recente notitie beschikbaar in relatie tot de effecten van de financiële crisis, de (mogelijke) rijksbezuinigingen, gemeentelijke ontwikkellocaties en belangrijke investeringen door de gemeente Barneveld? Beantwoording vraag 14: De notitie Herwaardering grondexploitaties is bijgevoegd. In 2012 is op basis van deze notitie een voorziening getroffen op de grondvoorraden van de gemeente. Voor de andere onderwerpen verwijzen we naar de Programmabegroting 2014.
Pagina 3 van 10
Nota van Inlichtingen Aanbesteding accountantsdiensten 2014-2017
Vraag 15: Kunnen wij het meest recente organogram van de gemeente Barneveld ontvangen? Welke belangrijke organisatorische veranderingen worden verwacht? Hierbij denkende aan bijvoorbeeld verdere vormen van (externe) samenwerking. Beantwoording vraag 15: Het organogram is bijgevoegd. Op termijn overwegen wij om het aantal afdelingen te verminderen naar 6 hoofdafdelingen. Vraag 16: Graag ontvangen wij informatie over de wijze waarop de gemeente vorm geeft aan de interne beheersing van grondexploitaties, waaronder een beschrijving van: • Projectbeheersing en projectadministratie; • Frequentie van actualisatie van grondexploitaties (grexen); • Interne controle / beheersmaatregelen (bijvoorbeeld onafhankelijke toetsing van calculatieopzetten); • Hoe omgegaan en getoetst wordt op waardering van vastgoed (binnen grexen alsmede –overigegemeentelijk vastgoed); • Nota (beleid alsmede financiële uitgangspunten) rondom grondexploitaties. Beantwoording vraag 16: De grondexploitaties worden elke maand kritisch bezien en waar nodig bijgesteld (*). Elke twee jaar worden alle grondexploitaties door een externe deskundige kritisch bezien. De projectadministratie en –beheersing zijn behoorlijk doorontwikkeld. Waar zich kansen voor verdere verbetering voordoen, worden die benut. Het gemeentelijk vastgoedmanagement staat behoorlijk op de rit. Inmiddels heeft dit geresulteerd in een overzichtelijke vastgoedportefeuille van minder dan 100 objecten. De Nota Grondbeleid is bijgevoegd. (*): zie hiervoor programma 2 en 3 van de maandrapportages: http://www.barneveld.nl/bestuur-organisatie/begrotingscyclus_41032/item/maandrapportages2013_52689.html
Vraag 17: Artikel 18 lid 1 Op basis van de op accountants van toepassing zijnde regelgeving is het niet toegestaan om de IErechten op (accountants)verklaringen over te dragen. Dit zou immers met zich meebrengen dat een opdrachtgever gerechtigd zou zijn deze verklaring aan te passen. Kunt u instemmen met het wijzigen van artikel 18 lid 1 in het volgende: 1 Opdrachtnemer behoudt zich alle rechten voor met betrekking tot producten van de geest welke hij gebruikt of heeft gebruikt of ontwikkelt of heeft ontwikkeld in het kader van de uitvoering van de opdracht, voor zover deze niet reeds aan derden toekomen. 2 Het is opdrachtgever uitdrukkelijk verboden die producten, waaronder mede begrepen adviezen, rapporten, computerprogramma‟s, systeemontwerpen, werkwijzen, (model)contracten en andere geestesproducten van opdrachtnemer, een en ander in de ruimste zin des woords, al dan niet met inschakeling van derden, te verveelvoudigen, te openbaren of te exploiteren. 3 Het is opdrachtgever niet toegestaan die producten aan derden ter hand te stellen, anders dan ter inwinning van een deskundig oordeel omtrent de werkzaamheden van opdrachtnemer. Beantwoording vraag 17: Nee, artikel 18, eerste lid wordt niet aangepast. De gemeente Barneveld gaat geen verklaringen aanpassen, maar wij wensen de opgeleverde producten wel vrijelijk te kunnen gebruiken.
Pagina 4 van 10
Nota van Inlichtingen Aanbesteding accountantsdiensten 2014-2017
Vraag 18: Artikelen 29 lid 4 en lid 6, artikel 30 lid 2 en lid 3 De aansprakelijkheid zoals opgenomen in artikel 29 lid 5 is door u beperkt tot driemaal het bedrag van het honorarium voor betreffende opdracht over het laatste kalenderjaar. De aansprakelijkheid in de artikelen 29 lid 4 en 6 respectievelijk artikel 30 lid 2 en 3 is echter onbeperkt of wordt vrijwaring jegens derden gevraagd. Wij willen graag een redelijke en marktconforme beperking van aansprakelijkheid met u overeenkomen. Wij stellen dan ook voor om de tekst in genoemde artikelen in het geheel te vervangen door de volgende tekst: 1. Indien opdrachtgever aantoont dat hij schade heeft geleden door fouten van opdrachtnemer die hem kunnen worden toegerekend, is elke aansprakelijkheid van opdrachtnemer beperkt tot maximaal driemaal het aan opdrachtgever gefactureerde bedrag van het honorarium voor de desbetreffende opdracht. Bij een opdracht met een doorlooptijd van meer dan 12 maanden, is de hier bedoelde aansprakelijkheid beperkt tot maximaal driemaal het honorarium dat in het kader van de desbetreffende opdracht in de laatste 12 maanden voorafgaande aan de fouten aan opdrachtgever is gefactureerd. 2. Opdrachtgever vrijwaart opdrachtnemer voor vorderingen van derden wegens schade die veroorzaakt is doordat opdrachtgever of niet door opdrachtnemer ingeschakelde derden aan opdrachtnemer onjuiste of onvolledige bescheiden of informatie heeft c.q. hebben verstrekt, tenzij opdrachtgever kan aantonen dat de schade geen verband houdt met verwijtbaar handelen of nalaten zijnerzijds dan wel veroorzaakt is door opzet of grove schuld van opdrachtnemer. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor gevolg-, bedrijfs- of indirecte schade. 3. Opdrachtgever zal zijn eventuele vorderings- en verhaalsrechten uitsluitend uitoefenen tegen opdrachtnemer en niet tegen (bestuurders van) members/vennoten, bestuurders of werknemers van opdrachtnemer of door opdrachtnemer ingeschakelde derden c.q. hulppersonen. Kunt u hiermee akkoord gaan? Beantwoording vraag 18: Artikel 9 van de overeenkomst komt als volgt te luiden: 1. Artikel 29, vierde en vijfde lid, en artikel 30 komen te vervallen. In afwijking hiervan geldt het bepaalde in de leden 2 tot en met 5. 2. Opdrachtnemer zal zijn werkzaamheden naar beste kunnen verrichten en daarbij de zorgvuldigheid in acht nemen die van een registeraccountant kan worden verwacht. Indien de gemeente Barneveld aantoont dat zij schade heeft geleden ten gevolge van het door opdrachtnemer toerekenbaar tekortschieten in de nakoming van haar verplichtingen, is opdrachtnemer aansprakelijk voor de geleden schade. Dit kan directe of indirecte schade betreffen. 3. De aansprakelijkheid voor de totale directe en indirecte schade is per gebeurtenis beperkt tot een bedrag van maximaal driemaal de jaaromzet van de dienstverlening van opdrachtnemer. 4. De beperking als bedoeld in het derde lid komt te vervallen: a. in geval van aanspraken van derden, onder wie werknemers van de gemeente Barneveld, op schadevergoeding ten gevolge van dood of letsel; en/of b. ingeval van opzet of grove nalatigheid aan de zijde van de opdrachtnemer en/of diens personeel en/of door haar ingeschakelde derden. De schadevergoedingsplicht is in deze gevallen ongelimiteerd per gebeurtenis. 5. Opdrachtnemer vrijwaart de gemeente Barneveld voor aanspraken van derden tot vergoeding van schade die door opdrachtnemer aan die derde bij en ten gevolge van de uitvoering van de overeenkomst wordt toegebracht. Vraag 19: Artikel 35 lid 2 en 3 Op grond van contractuele afspraken met onze verzekeraar is het ons verboden derden (waaronder cliënten) inzage te geven in de verzekeringspolis. Wel kunnen wij als alternatief een bewijs van verzekering overleggen, zijnde een verklaring van de verzekeraar waarin staat dat wij afdoende verzekerd
Pagina 5 van 10
Nota van Inlichtingen Aanbesteding accountantsdiensten 2014-2017
zijn. Kunnen wij volstaan met het overleggen van een bewijs van verzekering waaruit het vorenstaande blijkt? Kunt u instemmen met het wijzigen van artikel 35 lid 2 en 3 van de Algemene inkoopvoorwaarden in het volgende? „Opdrachtnemer is adequaat verzekerd voor beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheid. De dekking voldoet aan de normen die in de bedrijfstak gebruikelijk zijn. Op verzoek van opdrachtgever zal opdrachtnemer een bewijs van verzekering en de bewijzen van premiebetalingen overleggen.‟ Beantwoording vraag 19: Artikel 35, tweede lid wordt als volgt gewijzigd: De opdrachtnemer overlegt op eerste verzoek van de gemeente Barneveld een bewijs van verzekering. Artikel 35, derde lid komt te vervallen. Vraag 20: Artikel 35 lid 5 Op grond van contractuele afspraken met onze verzekeraar is het ons niet toegestaan om verzekeringspenningen te cederen. Indien wij met deze bepaling instemmen plegen wij wanprestatie jegens onze verzekeraar. Kunt u akkoord gaan met het buiten toepassing verklaren van artikel 35 lid 5? Beantwoording vraag 20: Art. 35, vijfde lid komt te vervallen. Vraag 21: Artikel 37 lid 3 Op basis van onder andere de beroepsregels voor de accountants, hebben wij in bepaalde gevallen de plicht tot openbaarmaking. Door de huidige bepaling te handhaven handelen wij in strijd met onze eigen beroepsregels. Daarnaast dienen wij in geval van een juridische procedure ons eigen werk ter verdediging te mogen gebruiken. Kunt u instemmen met het volgende voorstel ter vervanging van artikel 37 lid 3? Tenzij enige – Nederlandse of buitenlandse – wetsbepaling, voorschrift of andere (beroeps)regel hem tot openbaarmaking verplicht, is opdrachtnemer verplicht tot geheimhouding tegenover derden, waaronder niet begrepen aan opdrachtnemer gelieerde entiteiten, zowel in Nederland als in het buitenland, van vertrouwelijke informatie die is verkregen van opdrachtgever. Opdrachtgever kan terzake ontheffing verlenen. Openbaarmaking is opdrachtnemer toegestaan ingeval noodzakelijk voor de verdediging van zijn eigen belangen. Opdrachtgever geeft opdrachtnemer expliciet toestemming om gegevens van opdrachtgever te delen met gelieerde entiteiten en derden die namens ons diensten verlenen, zowel in Nederland als in het buitenland, om bijvoorbeeld belangenverstrengeling te voorkomen en de onafhankelijkheid te waarborgen. Tenzij sprake is van enige – Nederlandse of buitenlandse – wetsbepaling, voorschrift of andere (beroeps)regel die opdrachtgever verplicht tot openbaarmaking of indien daartoe door opdrachtnemer schriftelijke toestemming is verleend, zal opdrachtgever de inhoud van rapporten, adviezen, verklaringen of andere al dan niet schriftelijke uitingen van opdrachtnemer, niet aan derden openbaren. Beantwoording vraag 21: Aan het einde van artikel 37 derde lid wordt de volgende tekst toegevoegd: “behalve voor zover enig wettelijk voorschrift of rechterlijke uitspraak tot bekendmaking noopt”. Vraag 22: Artikel 31 lid 1 en artikel 37 lid 5 Artikel 31 lid 1 respectievelijk 37 lid 5 van de inkoopvoorwaarden regelt een boete terzake van overschrijding van leveringstermijnen respectievelijk respectievelijk een boete bij niet naleven van geheimhouding. Wij kunnen geen boetebepalingen accepteren omdat daarmee de onafhankelijkheid van de accountant in het geding komt (boetebepalingen zijn strijdig met de Verordening Gedragscode en de Nadere Voorschriften inzake de Onafhankelijkheid). De afweging van de accountant of hij al dan niet een verklaring/rapport kan opleveren dient uitsluitend gebaseerd te zijn op de beroepsregelgeving (in dat Pagina 6 van 10
Nota van Inlichtingen Aanbesteding accountantsdiensten 2014-2017
kader kunnen vaktechnische motivaties een tijdige oplevering van de accountantsstukken in de weg staan) en mag niet beïnvloed worden door een mogelijke dreiging van het verbeuren van een boete. Het overeenkomen van boetes is niet noodzakelijk omdat in de contractsvoorwaarden een vangnet is opgenomen ten aanzien van aansprakelijkheid van de opdrachtnemer en de daaruit voortvloeiende verplichting tot vergoeding van schade, in geval van schending van de verplichtingen uit de overeenkomst. Kunt u instemmen met het buiten toepassing verklaren van artikel 31 lid 1 en artikel 37 lid 5? Beantwoording vraag 22: Nee, deze artikelen worden niet buiten toepassing verklaard. Dit is ook niet nodig, aangezien dit ziet op toerekenbare tekortkoming. Vraag 23: Overig: toevoeging op conceptovereenkomst Ter verduidelijking van wederzijdse verantwoordelijkheden stellen wij voor onderstaande bepalingen in de overeenkomst op te nemen: Beroepsregels 1. Opdrachtnemer zal de opdracht (de „Diensten‟) uitvoeren in overeenstemming met de toepasselijke (beroeps)regelgeving en hetgeen bij op krachtens de wet van Leverancier wordt geëist. Gemeente zal de daaruit voor Leverancier voortvloeiende verplichtingen steeds volledig respecteren. Onder 'beroepsregelgeving' wordt verstaan de relevante gedrags- en beroepsregels van de bij de uitvoering van opdracht betrokken (bestuurders van) members/partners, bestuurders, werknemers en/of ingeschakelde derden, zoals de regels van bijvoorbeeld organisaties als NIVRA, NOvAA, NOREA, NOB en/of FB. 2. Opdrachtnemer zal de Diensten aan gemeente verlenen als zelfstandig opdrachtnemer en niet als haar werknemer, agent, partner of in de vorm van een joint venture. Noch Gemeente noch Leverancier is op enige wijze gerechtigd, gemachtigd of bevoegd om de wederpartij te binden, tenzij partijen uitdrukkelijk anders met elkaar overeenkomen. 3. Opdrachtnemer zal in verband met de Diensten geen managementverantwoordelijkheden aanvaarden. Leverancier is niet verantwoordelijk voor het gebruik en/of de implementatie van de uitkomsten van zijn Diensten. Beantwoording vraag 23: Deze voorstellen worden niet overgenomen. 1 en 2 volgen reeds uit de aard van de dienstverlening/de opdracht, de aanbestedingsstukken en uit de conceptovereenkomst. 3 is een overbodige toevoeging. Vraag 24: Rechtmatigheid. In welke kwaliteitsfase bevindt zich het interne controlefunctie van de gemeente? Maakt uw gemeente bij de toetsing van de interne beheersorganisatie gebruik van een VIC. Wij zouden graag het interne controleplan van deze VIC ontvangen en tevens de rapportage over de uitgevoerde werkzaamheden voor de boekjaren 2012 en deel 2013 (indien aanwezig). Hoe is de interne controle op de SiSa-bijdragen vorm en inhoud gegeven? Kunt u daaromtrent ook rapportages beschikbaar stellen (2012/2013)? Beantwoording vraag 24: Binnen gemeente Barneveld is de interne controle binnen de processen van de vakafdelingen zelf georganiseerd. In aanvulling hierop is sprake van een zeer beperkte VIC vanuit de afdeling financiën. Bijgevoegd is de rapportage over 2012 en de planning voor 2013. De interne controle op de SiSa is uitbesteed aan een externe partij. Vraag 25: Rechtmatigheid. Past de gemeente een roulatieschema toe met betrekking tot de interne controle op processen? Wordt dit ook op de SiSa-bijdragen toegepast of zijn deze elk jaar onderwerp van interne controle?
Pagina 7 van 10
Nota van Inlichtingen Aanbesteding accountantsdiensten 2014-2017
Beantwoording vraag 25: De gemeente past inderdaad een roulatieschema tot mbt de VIC. Voor zover bekend worden deze voor de SiSa bijdragen elk jaar toegepast. Vraag 26: Kunt u aangeven welk deel van de primaire processen binnen uw gemeente mogelijk is uitbesteed aan andere gemeenten of gemeenschappelijke regelingen. Beantwoording vraag 26: Opsporen uitkeringsfraude wordt uitgevoerd door gemeente Amersfoort. Vraag 27: Hoe kan het huidige niveau van AO/IB t.a.v. grondexploitatie worden gekenschetst? Wat is het actuele voorspellende vermogen van de grondexploitatie? Wat is de personele bezetting op de afdeling grondexploitatie? Welke risico‟s en verbeterpunten zijn aanwezig? Beantwoording vraag 27: De grondexploitaties geven de meest actuele inschatting van de toekomstige ontwikkelingen. Of ze daarmee veel voorspellend vermogen in zich dragen zal de toekomst uitwijzen. De personele bezetting bij het Ontwikkelingsbedrijf, waar de grondexploitaties zijn ondergebracht, is op orde. De omvangrijke grondportefeuille van de gemeente bergt uiteraard de nodige risico’s in zich. Vorig jaar zijn de gemeentelijke gronden opnieuw gewaardeerd en is door de gemeenteraad een omvangrijke voorziening van ruim €33 Mio getroffen. Daarmee zijn de grondexploitaties op basis van de huidige inzichten voldoende toekomstbestendig. Vraag 28: Wij ontvangen gaarne de “notitie herwaardering grondposities 2012” Beantwoording vraag 28: De notitie is bijgevoegd. Vraag 29: Wij ontvangen graag de managementletter naar aanleiding van de interim-controle boekjaar 2012, het accountantsverslag naar aanleiding van de controle van de jaarrekening 2012 en de managementletter naar aanleiding van de interim-controle boekjaar 2013 (indien reeds beschikbaar). Beantwoording vraag 29: De documenten zijn bijgevoegd. Vraag 30: Graag ontvangen wij een beschrijving van de ICT-functie. Wanneer is de laatste EDP-audit gehouden (graag kopie rapport). Van welke applicaties maakt de gemeente gebruik voor zover deze de financiële processen raken? Beantwoording vraag 30: De ICT-functie bestaat uit meerdere onderdelen. Ondersteuning vindt plaats door beleidsmedewerker ICT, informatiebeveiliger, databasebeheerders, systeembeheerders, gegevensbeheerders, websitebeheerders, helpdeskmedewerkers, beleidsmedewerker geo-informatie, medewerker basisregistratie adressen en gebouwen en landmeters. De gemeente werkt vanuit GEMMA met een frontoffice, midoffice, backoffice, basisregistraties en een ict infrastructuur. De laatste EDP-audit is van 2011 (GBA) en deze is bijgevoegd. Vraag 31: Welke belangrijke externe ontwikkelingen zullen de komende jaren impact hebben op de gemeente? Beantwoording vraag 31: We houden rekening met nieuwe wetgeving, o.a. binnen het sociaal domein en de omgevingswet op het terrein van RO. Ook kan het onderzoek van de provincie over de bestuurskracht het komende jaar enige invloed hebben.
Pagina 8 van 10
Nota van Inlichtingen Aanbesteding accountantsdiensten 2014-2017
Vraag 32: Welke ontwikkelingen verwacht u in de komende jaren m.b.t. de gemeente die voor de aard en omvang van de accountantscontrole van belang zijn (bijvoorbeeld op het gebied van samenwerking of uitbesteding)? Beantwoording vraag 32: Momenteel is in onderzoek of het loont om de exploitatie en het beheer van de binnensportaccommodaties over te dragen aan een commerciële partij. Vraag 33: Kunt u ons een beschrijving toesturen van de besturings- en bedrijfsfilosofie van de gemeente? Beantwoording vraag 33: Zie bijgevoegd memo: toelichting leanhuis Barneveld. Vraag 34: Kunt u aangeven op welk niveau van kwaliteit de AO/IB zich momenteel bevindt? In welke mate is er reeds sprake van een zelfcontrolerende organisatie? Voor zover er geen sprake is van een (volledig) zelfcontrolerende organisatie, op welke onderdelen is dit het geval? Welke ontwikkelingen voorziet de gemeente zelf op dit terrein (eigen initiatief)? Beantwoording vraag 34: Zie de antwoorden op vraag 4 en 5. Vraag 35: Graag verzoeken wij u de hieronder opgenomen tekstvoorstellen op te nemen in de definitieve overeenkomst (9a en 9b, 11, 12, en 13). 9a. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor gevolg-, bedrijfs- of indirecte schade. 9b. Opdrachtgever vrijwaart opdrachtnemer voor vorderingen van derden wegens schade die veroorzaakt is doordat opdrachtgever of niet door opdrachtnemer ingeschakelde derden aan opdrachtnemer onjuiste of onvolledige bescheiden of informatie heeft c.q. hebben verstrekt, tenzij opdrachtgever kan aantonen dat de schade geen verband houdt met verwijtbaar handelen of nalaten zijnerzijds dan wel veroorzaakt is door opzet of grove schuld van opdrachtnemer. 11. Beroeps- en gedragsregels: Opdrachtnemer voert de opdracht uit in overeenstemming met de toepasselijke (beroeps)regelgeving en hetgeen bij of krachtens de wet van hem wordt geëist. De opdrachtgever zal de daaruit voor opdrachtnemer voortvloeiende verplichtingen steeds volledig respecteren. 12. Werkdossier: Opdrachtnemer houdt een werkdossier aan met daarin kopieën van relevante stukken, welk dossier eigendom is van opdrachtnemer. 13. Geheimhouding. Geheimhouding wordt opgeheven indien opdrachtnemer op grond van een wetsbepaling of (beroeps)regel dient te openbaren of openbaarmaking noodzakelijk is voor opdrachtnemer. Beantwoording vraag 35: 9a en 9b: aansluiten bij antwoord op vraag 18! 11: Voorstel wordt niet overgenomen. Volgt reeds uit de aard van de dienstverlening/de opdracht. 12: Voorstel wordt niet overgenomen. Is een overbodige bepaling. 13: Aan het einde van artikel 37 derde lid wordt de volgende tekst toegevoegd: “behalve voor zover enig wettelijk voorschrift of rechterlijke uitspraak tot bekendmaking noopt”. Vraag 36: Wij hebben met veel interesse kennisgenomen van het aanbestedingsdocument voor de aanbesteding van de accountantsdiensten gemeente Barneveld. Hierin is opgenomen dat de prijsstelling, als we dit vergelijken met andere aanbestedingen, voor u zwaarwegend is. De prijs/kwaliteitverhouding is namelijk 50%/50%. Dat is in vergelijking met wat wij zien bij andere gemeenten hoog. Wij staan voor een kwalitatief hoogwaardige dienstverlening. Onze ervaring is dat bij een relatief zware weging van de prijs ons onderscheidend vermogen ten aanzien van de kwaliteit onvoldoende gewaardeerd kan worden. Dit
Pagina 9 van 10
Nota van Inlichtingen Aanbesteding accountantsdiensten 2014-2017
wordt tevens bevestigd in andere recente offerteaanvragen waar de prijs voor 20 tot 30% meeweegt. Om die reden verzoeken wij de gunningscriteria te heroverwegen. Mochten deze zo blijken, dan maken wij bewust de keuze om geen offerte uit te brengen. Mocht u ze wel aanpassen, dan zullen wij ons uiterste best doen een kwalitatief goede offerte, passend bij Barneveld, in te dienen. Beantwoording vraag 36: De criteria en de daarbij behorende weging zijn door ons reeds vastgesteld. De wegingspercentages worden niet aangepast.
Verder zijn er geen vragen gesteld.
Bijlagen: 09a & 30 GBA audit 2011 09b Rapport Licenties Microsoft Gemeente Barneveld 09c Memo audit autorisatie applicaties 09d Bevindingen audit autorisatie applicaties 10a Managementletter 2011 10b Accountantsverslag 2011 10c & 29a Managementletter 2012 10d & 29b Accountantsverslag 2012 10e & 29c Managementletter 2013 11a & 24a VIC 2012 11b & 24b VIC 2013 planning 14 & 28 Notitie herwaardering grondposities 15 Organogram Gemeente Barneveld 16 Nota grondbeleid 2011 33 Leanhuis Barneveld toelichting 2013
Barneveld, 16 december 2013
Pagina 10 van 10
Nota van Inlichtingen Aanbesteding accountantsdiensten 2014-2017
