Nota van inlichtingen

Nota van inlichtingen Voor u ligt de tweede en definitieve nota van inlichtingen behorende bij de Europese aanbesteding “accountancydienstverlening” van de gemeenten Bussum. Deze nota vervangt de eerdere nota van inlichtingen. In deze nota zijn de vragen geanonimiseerd beantwoord welke door gegadigden zijn gesteld in het kader van de offerteaanvraag. Deze nota van inlichtingen maakt integraal onderdeel uit van het offertetraject. U dient deze nota van inlichtingen dan ook goed door te lezen en bent er zelf verantwoordelijk voor dat u de antwoorden en wijzigingen opneemt in uw offerte. Dit geldt voor zowel de antwoorden op uw eigen vragen als de antwoorden welke zijn gesteld door andere gegadigden. Uw offerte dient uiterlijk op 9 november om 14:00 uur volledig en in tweevoud ingediend te worden conform de offerteaanvraag. Het verzendadres is: Gemeente Bussum T.a.v. Dhr L.A. Wieringa o.v.v. aanbesteding ‘Accountancydienstverlening’ (NIET OPENEN !!!) Brinklaan 35 1404 EP Bussum

Bijlagen bij deze nota: A-NVI rapportage verbijzonderde interne controle B-NVI, Financiële verordening gemeente Bussum C-NVI, Managementletter 2011 D-NVI, Accountantsrapport 2012 E-NVI, Controleprotocol 2012 F-NVI, Organogram Gemeente Bussum G-NVI, verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Overeenkomst Accountancydienstverlening

Eerste Nota van inlichtingen Europese aanbesteding ‘Accountancydienstverlening’

Nota van inlichtingen Nummer Vraag 1

Vraag Is het mogelijk ten behoeve van het invullen van de bijlagen om ook een versie van het document in Word-format te ontvangen?

Antwoord 1

Ja, als bijlage ontvangt u bij de nota va inlichtingen versie 1.0 dd 15-10-12 een invulsjabloon in Word. In het invulsjabloon zijn tevens omissies t.o.v.. de versie van het offerte aanvraagdocument aangepast. Verzoek deze versie te gebruiken bij de inschrijving. Staat de opdrachtgever het toe dat er een voorbereidend gesprek plaatsvindt met een potentiële inschrijver vóór de inschrijving?

Vraag 2

Antwoord 2

Vraag 3

Antwoord 3

Vraag 4

Neen, opdrachtgever heeft er bewust voor gekozen geen openbare marktconsultatie te houden. Daarnaast wil de opdrachtgever alle mogelijke potentiële inschrijvers op hetzelfde moment van dezelfde informatie voor zien. (dit vindt plaats via de nota’s van inlichtingen) Wij verzoeken u de aansprakelijkheid te beperken tot maximaal driemaal het jaarlijkse honorarium; de opdrachtnemer te vrijwaren voor gevolg-, bedrijfs- of indirecte schade; de opdrachtnemer te vrijwaren van vorderingen van derden wegens schade indien door of namens de opdrachtgever onjuiste of onvolledige informatie is verstrekt en eventuele verhaals- en vorderingsrechten uitsluitend tegen de opdrachtnemer (de organisatie en niet de personen) uit te oefenen. Opdrachtgever kan instemmen met de beperking van de aansprakelijkheid tot maximaal 3 keer de jaaromzet van de dienstverlening in het geval er geen sprake is van grove nalatigheid. Indien er wel sprake van is dan behoud de Opdrachtgever zich het recht voor de Opdrachtnemer ook aansprakelijk te stellen voor gevolg-, indirecte, bedrijfs- of strafschade en/of winstderving. Graag ontvangen wij een beschrijving van de ICT-functie. Wanneer is de laatste EDP-audit gehouden (graag kopie rapport). Van welke applicaties maakt de gemeente gebruik voor zover deze de financiële processen raken?

Antwoord 4

Er is tot op heden geen EDP-audit gehouden.

Vraag 5

Welke vormen van samenwerking ten aanzien van de bedrijfsvoering heeft de gemeente momenteel? Welke ontwikkelingen voorziet de gemeente hierbij in de komende 4 jaar?

Antwoord 5

Er bestaat samenwerking o.a. op het gebied van de uitvoering van Sociale zaken t.b.v. andere gemeenten (Muiden en Naarden). Ook werkt de buitendienst van de Opdrachtgever samen met de gemeenten Naarden. Daarnaast participeert de Opdrachtgever binnen de inkoop samenwerking Gooi en Vechtstreek. Qua ontwikkelingen vindt er momenteel een haalbaarheidsstudie plaats voor een zgn Regionaal Service Centrum voor bedrijfsondersteunende zaken zoals bijv. belastingen, salarisadministratie e.d. Kunt u aangeven op welk niveau van kwaliteit de AO/IB zich momenteel bevindt? In welke mate is er reeds sprake van een zelfcontrolerende organisatie? Voor zover er geen sprake is van een (volledig) zelfcontrolerende organisatie, op welke onderdelen is dit het geval? Welke ontwikkelingen voorziet de gemeente zelf op dit terrein (eigen initiatief)? Opdrachtgever verwijst voor inzicht hiervoor naar de programmabegroting 2013 bestuursrapportage 2012-2 (beide te vinden op de website www.bussum.nl)

Vraag 6

Antwoord 6

2 Nota van inlichtingen defnitieve versie dd 02-11-12


Vraag 7

Antwoord 7

Vraag 8

Antwoord 8

Vraag 9 Antwoord 9

Vraag 10 Antwoord 10 Vraag 11 Antwoord 11 Vraag 12 Antwoord 12 Vraag 13 Antwoord 13 Vraag 14

In welke kwaliteitsfase bevindt zich het interne controle functie van de gemeente? Kunt u aangeven hoe u dit nu geregeld heeft? Is hiervoor een aparte functionaris aangesteld, die belast is met de uitvoering van het interne controleplan. Is van de interne controles die uitgevoerd zijn voor het boekjaar 2011 ook een rapportage aanwezig? Indien u over de uitkomsten van de interne controles rapporteert, zouden wij graag de rapportage willen ontvangen. Er is een aparte functionaris voor interne controle. Er worden jaarplannen voor de verbijzonderde interne controle opgesteld zie verder de programmabegroting 2013 bestuursrapportage 2012-2. Als additionele informatie zenden wij u bij deze nota de bijlage A-NVI, verbijzonderde interne controles. Hoe kan het huidige niveau van AO/IB tav grondexploitatie worden gekenschetst? Wat is het actuele voorspellende vermogen van de grondexploitatie? Wat is de personele bezetting op de afdeling grondexploitatie? Welke risico’s en verbeterpunten zijn aanwezig? Er zijn geen grote actuele grondexploitaties en is ook specifieke afdeling grondexploitaties. Er zijn drie functionarissen van circa 2.0 fte die zich met grondzaken bezig houden. zie verder de risicoparagraaf in de programmabegroting 2013 Graag ontvangen wij een beschrijving van de financiële functie en de IC-functie mbt de gemeente. Voor de gevraagde informatie verwijzen wij u naar de bijlage A-NVI, rapportage verbijzonderde interne controles & bijlage B-NVI, financiële verordening gemeente Bussum. Welke belangrijke externe ontwikkelingen zullen de komende jaren impact hebben op de gemeente? Voor de gevraagde informatie verwijzen wij u naar de het regeerakkoord dd 19-10-12 en/of de programmabegroting 2013 van de Opdrachtgever. Welke ontwikkelingen verwacht u in de komende jaren mbt de gemeente die voor de aard en omvang van de accountantscontrole van belang zijn? Voor de gevraagde informatie verwijzen wij u naar de programmabegroting 2013 van de Opdrachtgever. Heeft de huidige accountant naast de jaarrekeningcontrole aanvullende werkzaamheden verricht en zo ja welke zijn deze geweest? Ja, de aanvullende werkzaamheden uit het verleden zijn voornamelijk in lijn met de huidige uitvraag in de offerteaanvraag en benoemd als additionele werkzaamheden. Welke overlegmomenten (formeel en informeel) wenst u gedurende het jaar tussen accountant en college, raads(vertegenwoordiging) en de ambtelijke organisatie? Voor de gevraagde informatie verwijzen wij u naar het offerteaanvraag document.

Antwoord 16

Graag ontvangen wij een kopie van de managementletter uitgebracht in het najaar van 2011. Idem mbt een kopie van het accountantsrapport uitgebracht in april/mei 2012. Voor de gevraagde informatie verwijzen wij u naar bijlage C-NVI, Managementletter 2011 & bijlage D-NVI, Accountantsrapport 2012. Graag ontvangen wij een kopie van de P&C cyclus van de gemeente, zodat wij de timing van de interim- en jaareindecontrole hierop kunnen afstemmen. De opdrachtgever is van mening dat deze informatie pas van belang is na gunning en zal deze informatie niet op voorhand verstrekken. Wanneer wordt de concept jaarrekening met alle benodigde specificaties door de gemeente opgeleverd? Doorgaans medio april na afsluiting van het voorafgaande boekjaar.

Vraag 17

Normenkader: Valt het gemeentelijke inkoopbeleid onder de rechtmatigheidstoets?

Antwoord 17

Nee. Voor de gevraagde informatie verwijzen wij u naar bijlage E-NVI controleprotocol 2012.

Antwoord 14 Vraag 15 Antwoord 15 Vraag 16



Vraag 18

Antwoord 18 Vraag 19


Antwoord 20

Vraag 21



Antwoord 23

Vraag 24 Antwoord 24 Vraag 25


Antwoord 26

Vraag 27

Antwoord 27

Wij verzoeken u de volgende bepalingen toe te voegen: Opdrachtnemer voert de opdracht uit in overeenstemming met de toepasselijke (beroeps)regelgeving en hetgeen bij of krachtens van wet van hem wordt geëist. De opdrachtnemer zal daaruit voor opdrachtnemer voortvloeiende verplichtingen steeds volledig respecteren. Dit is ons een uitgangspunt wat indien gewenst in de overeenkomst kan worden opgenomen. Geheimhouding. Wij stellen voor het volgende toe te voegen: Opdrachtnemer houdt een werkdossier aan met daarin kopieën van relevante stukken, welk dossier eigendom is van opdrachtnemer. Geheimhouding wordt opgeheven indien opdrachtnemer op grond van een wetsbepaling of (beroeps)regel dient te openbaren of openbaarmaking noodzakelijk is voor opdrachtnemer. Akkoord Wat is de reden dat het tarief van de specialisten zo zwaar wordt meegewogen? In het voorbeeld op pagina 15 telt het gewogen tarief voor meer dan 50% mee. Is dat evenwichtig in relatie tot de gevraagde dienstverlening (accountancy)? Wij verzoeken u aan te geven welk niveau van specialisme u zoekt en tevens de weging in heroverweging te nemen. Opdrachtgever is van menig dat dit een evenwichtige verdeling betreft gezien de ervaring qua inzet van de specialisten. Voor de gewenste niveau verwijzen wij u naar het Offerteaanvraag document. Graag ontvangen wij een kopie van de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning, alsmede een kopie van het rapport van bevindingen indien deze opdracht ook met betrekking tot het haar 2011 is verstrekt. Voor de gevraagde informatie verwijzen wij u naar Bijlage G-NVI verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Kunt u aangeven hoe u het huidige niveau van uw bedrijfsvoering classificeert? Kunt u daarnaast aangeven welk ambitieniveau u heeft ten aanzien van de bedrijfsvoering? Voor de gevraagde informatie verwijzen wij u naar bijlage C-NVI, Managementletter 2011 & bijlage D-NVI, Accountantsrapport 2012. Graag ontvangen wij een overzicht van uw ambtelijke en bestuurlijke planning & controlcyclus. Kunt u hierbij een top 3 benoemen van de belangrijkste aandachtspunten in de vorm van uw P&C documenten/cyclus? De opdrachtgever is van mening dat een overzicht pas van belang is na gunning en zal deze informatie niet op voorhand verstrekken. Er is geen onderscheid in belangrijkheid qua vorm. Wat is bestuurlijk de top 3 belangrijkste aandachtspunten/projecten/risico’s voor de komende jaren en waarom? Voor de gevraagde informatie verwijzen wij u de programmabegroting 2013 van de Opdrachtgever U heeft met uw huidige accountant overleg in het voor- en najaarsoverleg. Kunt u aangeven of deze momenten worden gebruikt om over de producten van de accountantscontrole te praten of dat hier ook door de commissie inhoudelijke speerpunten voor de controle worden meegegeven? Over beide onderwerpen wordt gesproken . Voor verder informatie verwijzen wij u naar de openbare notulen van de Opdrachtgever (www.bussum.nl) Kunt u aangeven of gemeentelijke onderdelen/processen recentelijk verzelfstandigd zijn/ op afstand zijn gezet dan wel of hier op korte termijn voornemens toe zijn? Er vindt momenteel een haalbaarheidsstudie plaats voor een zgn Regionaal Service Centrum voor bedrijfsondersteunende zaken zoals bijv. belastingen, salarisadministratie e.d. Graag ontvangen wij een overzicht waarin een overzicht met de gebruikte applicaties voor uw primaire processen zijn opgenomen, inclusief de geautomatiseerde koppelingen hiertussen. De Opdrachtgever is van mening dat deze informatie pas van belang is na gunning en zal deze informatie niet op voorhand verstrekken 4

Nota van inlichtingen defnitieve versie dd 02-11-12


Vraag 28

Antwoord 28

Vraag 29


Antwoord 30 Vragen over onderdelen van de offerteaanvraag Vraag 31


Antwoord 32

Kunt u aangeven of en in hoeverre sprake is van digitalisering van processen (factuurverwerking, subsidies, sociale uitkeringen, enz.) en of voor de uitvoering van de accountantscontrole naar uw mening gesteund kan worden op deze processen? Er is in toenemende mate sprake van digitalisering van processen. De opdrachtgever is van mening dat dit ondersteund kan worden voor de uitvoering van de accountantscontrole. Op welke wijze is de verbijzonderde interne controle op rechtmatigheid binnen uw organisatie belegd? Kunt u hierbij de volgende vragen beantwoorden: - Wordt de interne controle centraal/decentraal uitgevoerd? - Vindt een centrale review plaats op de uitgevoerde werkzaamheden? - Worden alle materiële processen en niet-materiele processen met een hoog risico betrokken in de verbijzonderde interne controle? - Wordt voor alle SiSa-regelingen adequate verbijzonderde interne controle uitgevoerd en maakt dit integraal onderdeel uit van uw interne controleplan? - Wordt de verbijzonderde interne controle reeds gedurende het jaar of voornamelijk na afloop van het betreffende jaar uitgevoerd? Voor de gevraagde informatie verwijzen wij u naar de bijlage A-NVI, rapportage verbijzonderde interne controles Graag ontvangen wij in aanvulling hierop de volgende documenten: - Uw interne controleplan 2012 (indien beschikbaar, anders 2011) - Uw rapportage over de uitgevoerde interne controles 2011 - Een voorbeeld van een controleverslag met betrekking tot SiSa-regeling Voor de gevraagde informatie verwijzen wij u naar de bijlage A-NVI, rapportage verbijzonderde interne controles.

§ 1.3 In uw offerteaanvraag geeft u aan uit welke onderdelen de opdracht bestaat. Kunt u voor de volgende drie elementen daarvan aangeven op welke wijze u wenst dat deze in de prijs verdisconteerd worden: - de afgifte van afzonderlijke accountantsverklaringen, vereist in het kader van specifieke uitkeringen dan wel specifieke regelgeving; - de afgifte van de verklaringen die worden gevraagd op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en de Ministeriële regeling informatie voor derden; - onderzoek declaratie inzake fractieondersteuning resulterend in een rapport van bevindingen, conform de verordening Ambtelijke bijstand en fractieondersteuning. Kunt u akkoord gaan met een totaalprijs voor de controle van de jaarrekening (incl. SiSa-bijlage) en de opname van uurtarieven per functieniveau zoals deze voor aanvullende opdrachten geldt? Nee, alle activiteiten zoals genoemd in art 1.3 dienen in de totaalprijs te zijn opgenomen. Zie offerteaanvraag document § 1.5 De documenten zoals genoemd in deze paragraaf hebben wij van uw website gedownload. Graag ontvangen wij aanvullend nog de volgende documenten: - managementletter 2012 (indien reeds beschikbaar, anders 2011) inclusief de reactie van het college hierop - verslag van bevindingen bij de jaarrekening 2011 inclusief de reactie van het college hierop - indien aanwezig: nota risicomanagement Voor de gevraagde informatie verwijzen wij u naar bijlage C-NVI, Managementletter 2011 & bijlage D-NVI, Accountantsrapport 2012 & de risicoparagraaf programmabegroting 2013 van de opdrachtgever.



Vraag 33


Antwoord 34

Vraag 35

Antwoord 35

Juridische vragen Vraag 36


Antwoord 37

§ 3.2 Holdingverklaring Wij zullen als zelfstandige juridische entiteit (met eigen financiële gegevens) inschrijven. Wij gaan er vanuit dat een holdingverklaring in deze situatie niet van toepassing is. Deze aanname is correct. § 4.2 , eis I-E4 In verband met de onafhankelijkheidsregels die gelden voor onze beroepsgroep kunnen wij niet akkoord gaan met deze eis. Het door u goedkeuren van teamwisselingen zou onze onafhankelijke positie kunnen aantasten. Uiteraard zullen we het aantal teamwisselingen tot een minimum beperken. Kunt u daarom akkoord gaan met het laten vervallen van deze eis? Opdrachtgever heeft begrip voor de onafhankelijke positie, maar wisselingen tot een minimum beperkt worden en deze niet zonder overleg en of verlies van kwaliteitsniveau plaatsvinden. Inschrijver dient de eis te interpreteren met inachtneming van bovenstaande tekst. § 4.3, J-E1 De conceptovereenkomst waarnaar verwezen wordt in de offerteaanvraag is niet als bijlage bij de offerte-aanvraag ontvangen. Graag ontvangen wij deze alsnog. Wij stellen voor dat eventuele juridische voorstellen (indien niet reeds behandeld middels onze vragen ten aanzien van uw inkoopvoorwaarden) ten aanzien van de conceptovereenkomst in de offerte op te nemen. Kunt u hiermee akkoord gaan? Wij gaan niet akkoord met nieuwe juridische voorstellen. De Overeenkomst wordt met de NVI meegezonden, dit is voor ons het uitgangspunt. De wijzigingen n.a.v. de nota van inlichtingen zijn nog niet in de overeenkomst opgenomen en zullen tzt aangepast worden conform de beantwoording. Inkoopvoorwaarden Artikel 15 en 16 Omdat deze artikelen zien op de levering van goederen gaan wij ervan uit dat die niet van toepassing zijn op de overeenkomst voor accountantsdiensten. Kunt u dat bevestigen? Dit is correct Inkoopvoorwaarden Artikel 10, lid 7 Artikel 12, lid 1 Acceptatie en controle Keuring en acceptatie van de dienstverlening staat in de weg aan onze onafhankelijkheid. In geval van onduidelijkheid of vragen treden wij uiteraard in overleg met u om een en ander te bespreken. Kunt u ermee instemmen dat artikel 10.7 en 12.1 buiten toepassing blijft? Nee, de artikelen hebben ten doel om pas te laten factureren nadat een duidelijke prestatie geleverd is. Het gaat hierbij niet om de inhoud van de accountantsverklaring maar om de volledigheid en objectieve kwaliteit van de dienstverlening. Dit zoals doorgaans normaal is binnen het economisch verkeer.



Vraag 38

Antwoord 38

Vraag 39

Antwoord 39

Inkoopvoorwaarden Artikel 23 lid 1 Nakoming De aansprakelijkheidsbeperking in dit artikel is hoger dan in de branche gebruikelijk. Kunt u instemmen met de volgende aansprakelijkheidsbeperking? Wij zullen onze werkzaamheden naar beste kunnen verrichten en daarbij de zorgvuldigheid in acht nemen die van ons mag worden verwacht. Indien een fout wordt gemaakt doordat u aan ons onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt, zijn wij voor de daardoor ontstane schade niet aansprakelijk. Onze totale aansprakelijkheid jegens u voor eventuele fouten die bij zorgvuldig handelen door ons zouden zijn vermeden, is beperkt tot maximaal driemaal het bedrag van het honorarium dat u heeft betaald en/of nog verschuldigd bent voor de onder de Opdracht verrichte specifieke werkzaamheden waaruit de fout voortvloeit. Indien de Opdracht een langere doorlooptijd heeft dan twaalf maanden, dan is de totale aansprakelijkheid in het kader van de Opdracht beperkt tot maximaal driemaal het bedrag van het honorarium dat u aan ons heeft betaald en/of nog verschuldigd bent over de eerste twaalf maanden voor de onder de Opdracht verrichte specifieke werkzaamheden waaruit de fout voortvloeit. Onze beperking van aansprakelijkheid geldt niet indien er aan onze zijde sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid en/of indien dwingende (inter)nationale wet- of (beroeps) regelgeving een dergelijke beperking niet toestaat. Wordt de Opdracht uitgevoerd ten behoeve van meer (rechts)personen, dan geldt de beperking van aansprakelijkheid ten aanzien van de Opdracht voor alle betrokken (rechts)personen gezamenlijk. Het is aan die groep van betrokken (rechts)personen zelf om in geval van aansprakelijkheid de maximaal uit te keren schadevergoeding onderling te verdelen. Wij zijn niet aansprakelijk voor gevolg-, indirecte, bedrijfs- of strafschade en/of winstderving. Opdrachtgever kan instemmen met de beperking van de aansprakelijkheid tot maximaal 3 keer de jaaromzet van de dienstverlening in het geval er geen sprake is van grove nalatigheid. Indien er wel sprake van is dan behoud de Opdrachtgever zich het recht voor de Opdrachtnemer ook aansprakelijk te stellen voor gevolg-, indirecte, bedrijfs- of strafschade en/of winstderving. Inkoopvoorwaarden Artikel 23 lid 2 Vrijwaring Dit artikel regelt een vrijwaring ten aanzien van aanspraken van derden. De accountant heeft uiteraard een vaktechnische verantwoordelijkheid als het gaat om zijn werkzaamheden. In dat kader is in de wet en daaruit voortvloeiende jurisprudentie reeds een vangnet opgenomen ten aanzien van de aansprakelijkheid van de accountant voor zijn beroepsfouten jegens de opdrachtgever en jegens derden. Het vrijwaren van de opdrachtgever voor aanspraken van derden gaat echter verder en is in strijd met hetgeen in onze beroepsgroep gebruikelijk is. Kunt u gelet op het voorgaande akkoord gaan met buiten toepassing verklaren van deze vrijwaring? Mocht u dit verzoek niet honoreren, kunt u dan bevestigen dat een overeengekomen contractuele aansprakelijkheidsbeperking (zoals hierboven door ons verzocht) ook ziet op de aansprakelijkheid die voortvloeit uit de vrijwaring? Indien er sprake van is van grove nalatigheid dan behoud de Opdrachtgever zich het recht voor de Opdrachtnemer het artikel onverkort van toepassing te verklaren.



Vraag 40

Antwoord 40

Vraag 41


Inkoopvoorwaarden Artikel 24 Boete Dit artikel regelt een boete bij het niet nakomen van de overeenkomst. Wij kunnen geen boetebepalingen accepteren omdat daarmee de onafhankelijkheid van de accountant in het geding komt (boetebepalingen zijn strijdig met de Verordening Gedragscode en de Nadere Voorschriften inzake de Onafhankelijkheid). De afweging van de accountant of hij al dan niet een verklaring/rapport kan opleveren dient uitsluitend gebaseerd te zijn op de beroepsregelgeving (in dat kader kunnen vaktechnische motivaties een tijdige oplevering van de accountantsstukken in de weg staan) en mag niet beïnvloed worden door een mogelijke dreiging van het verbeuren van een boete. Het overeenkomen van boetes is niet noodzakelijk omdat in de contractsvoorwaarden een vangnet is opgenomen ten aanzien van aansprakelijkheid van de opdrachtnemer en de daaruit voortvloeiende verplichting tot vergoeding van schade, in geval van schending van de verplichtingen uit de overeenkomst. Daarnaast bieden de tuchtregels voor u voldoende waarborgen. De tuchtregels zijn ingesteld ter bescherming van opdrachtgevers van accountants. Het indienen van een tuchtklacht is efficiënter en biedt een meer afschrikkende werking dan een boete, vanwege de publieke exposure die de tuchtklacht meebrengt. Kunt u gelet op het voorgaande akkoord gaan met het buiten toepassing verklaren van artikel 24? Ja, echter de opdrachtgever vereist dan wel dan u bij inschrijving en gedurende de contractperiode zich volledig en zonder enig voorbehoud conformeert aan de Verordening Gedragscode en de Nadere Voorschriften inzake de Onafhankelijkheid. Inkoopvoorwaarden Artikel 28 Verzekering Wij zijn adequaat verzekerd voor wettelijke- en beroepsaansprakelijkheid. op basis van afspraken met onze verzekeraars is het ons niet toegestaan om een kopie van de polis over te leggen. Wel kunnen wij certificaten verstrekken van verzekeraars waaruit blijkt dat en in hoeverre wij verzekerd zijn en dat de premie is betaald. Kunt u daarmee instemmen? Ja Inkoopvoorwaarden Artikel 29 Intellectuele eigendomsrechten en gebruiksrechten Gezien de aard van onze dienstverlening, de onafhankelijke advisering en het belang van geheimhouding kunnen wij niet instemmen met artikel 29. Wij stellen de volgende bepaling voor, kunt u daarmee instemmen? "Wij behouden ons alle rechten van intellectuele eigendom voor met betrekking tot producten van de geest die wij gebruiken of hebben gebruikt en/of ontwikkelen en/of hebben ontwikkeld in het kader van de uitvoering van de Opdracht, en ten aanzien waarvan wij de auteursrechten of andere rechten van intellectuele eigendom hebben of geldend kunnen maken. Het is u uitdrukkelijk verboden die producten, waaronder mede begrepen computerprogramma's, systeemontwerpen, werkwijzen, adviezen, (model) contracten, merken en logo’s en andere geestesproducten van ons, een en ander in de ruimste zin des woords, al dan niet met inschakeling van derden te verveelvoudigen, te openbaren of te exploiteren. Verveelvoudiging en/of openbaarmaking en/of exploitatie is slechts toegestaan na onze voorafgaande schriftelijke toestemming. U heeft het recht de schriftelijke documenten te vermenigvuldigen voor uw eigen intern gebruik, voor zover passend binnen het doel van de Opdracht. Ingeval van tussentijdse beëindiging van de Opdracht, is het voorgaande van overeenkomstige toepassing."



Antwoord 42

Opdrachtgever is niet bereid de tekst volledig integraal over te nemen. Opdrachtgever zal onderstaande tekst opnemen. "Alle rechten van intellectuele eigendom voor met betrekking tot producten van de geest die wij gebruiken of hebben gebruikt en/of ontwikkelen en/of hebben ontwikkeld in het kader van de uitvoering van de Opdracht, en ten aanzien waarvan Opdrachtnemer de auteursrechten of andere rechten van intellectuele eigendom hebben of geldend kunnen maken zijn voorbehouden aan de Opdrachtnemer. Het is voor Opdrachtgever uitdrukkelijk verboden die producten, waaronder mede begrepen computerprogramma's, systeemontwerpen, werkwijzen, adviezen, (model) contracten, merken en logo’s en andere geestesproducten van ons, een en ander in de ruimste zin des woords, al dan niet met inschakeling van derden te verveelvoudigen, te openbaren of te exploiteren. Verveelvoudiging en/of openbaarmaking en/of exploitatie is slechts toegestaan na onze voorafgaande schriftelijke toestemming. Opdrachtgever behoud het recht de schriftelijke documenten te vermenigvuldigen voor eigen intern gebruik, voor zover passend binnen het doel van de Opdracht. Ingeval van tussentijdse beëindiging van de Opdracht, is het voorgaande van overeenkomstige toepassing."

Vraag 43

Inkoopvoorwaarden Algemeen Kunt u akkoord gaan met het aanvullend opnemen van de volgende bepalingen in de te sluiten overeenkomst? Deze bepalingen zijn gebruikelijk in onze branche. Het is van belang dat deze bepalingen overeengekomen worden omdat het de opdrachtnemer in staat stelt het werk tijdig en naar behoren uit te voeren, waarbij de gedrags- en beroepsregels worden gerespecteerd. “Opdrachtgever zal alle gegevens en bescheiden, die opdrachtnemer nodig heeft voor het correct en tijdig uitvoeren van de verleende opdracht, tijdig en in de door opdrachtnemer gewenste vorm en wijze aan opdrachtnemer ter beschikking te stellen. Opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de aan opdrachtnemer ter beschikking gestelde gegevens en bescheiden, ook indien deze via of van derden afkomstig zijn.”

Antwoord 43

“De opdracht wordt door opdrachtnemer uitgevoerd met inachtneming van geldende weten regelgeving, de van toepassing zijnde beroepsregels daaronder begrepen. Opdrachtnemer is nimmer gehouden tot enig handelen of nalaten dat met de hiervoor bedoelde weten regelgeving strijdig of onverenigbaar is.” Opdrachtgever is niet bereid de tekst volledig integraal over te nemen. Opdrachtgever zal onderstaande tekst opnemen. “Opdrachtgever zal alle gegevens en bescheiden, die opdrachtnemer nodig heeft voor het correct en tijdig uitvoeren van de verleende opdracht, tijdig en in de door de opdrachtgever en opdrachtnemer afgestemde vorm en wijze aan opdrachtnemer ter beschikking te stellen. Opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de aan opdrachtnemer ter beschikking gestelde gegevens en bescheiden, ook indien deze via of van derden afkomstig zijn.” “De opdracht wordt door opdrachtnemer uitgevoerd met inachtneming van geldende weten regelgeving, de van toepassing zijnde beroepsregels daaronder begrepen. Opdrachtnemer is nimmer gehouden tot enig handelen of nalaten dat met de hiervoor bedoelde weten regelgeving strijdig of onverenigbaar is.”

Vraag 44

Antwoord 44

In het door u toegezonden aanbestedingsdocument is aangegeven in bijlage H dat de concept overeenkomst los is bijgevoegd. Deze hebben wij echter niet ontvangen. De overeenkomst wordt bij deze nota van inlichtingen meegezonden. De wijzigingen n.a.v. de nota van inlichtingen zijn nog niet in de overeenkomst opgenomen en zullen tzt aangepast worden conform de beantwoording.



Vraag 45


Antwoord 46

In paragraaf 5.4 is opgenomen dat de presentatie verzorgd dient te worden door de registeraccountant en de controleleider die daadwerkelijk deel uit zullen maken van het voorgestelde team. Is het toegestaan dat behalve deze twee medewerkers de IT-auditor participeert in de presentatie? Ja, dit is toegestaan In hoofdstuk 5, bij de Gunningscriteria is opgenomen dat het totale plan van aanpak maximaal dient te bestaan uit 10 pagina’s A-4 (dubbelzijdig). Hoe dienen wij dat te interpreteren? Wordt hiermee bedoeld 10 bladzijden, dubbelzijdig geprint op vijf A-4-bladen; of wordt hiermee bedoeld 20 bladzijden, dubbelzijdig geprint op 10 A-4-bladen? Hiermee wordt bedoeld 20 bladzijden, dubbelzijdig geprint op 10 A-4-bladen?

Vraag 47

Kunnen wij de beschikking krijgen over de accountantsrapportages (rapport van bevindingen bij de jaarrekening en management letter) over de jaren 2010 en 2011?

Antwoord 47

Voor de gevraagde informatie verwijzen wij u naar bijlage C-NVI, Managementletter 2011 & bijlage D-NVI, Accountantsrapport 2012. Kunt u aangeven hoe vorm is gegeven aan de interne controle/ rechtmatigheidscontrole en SISA binnen de gemeente? Kunnen wij hiertoe de beschikking krijgen over het interne controleplan 2012 en de uitkomsten over 2011? Voor de gevraagde informatie verwijzen wij u naar bijlage bijlage A-NVI, verbijzonderde interne controles, C-NVI, Managementletter 2011 & bijlage D-NVI, Accountantsrapport 2012. Wat zijn de belangrijkste uitdagingen voor de komende drie jaar op het gebied van : Ambtelijke organisatie Te verwachten samenwerking in de regio Bedrijfsvoering en control organisatie Het planning en control instrumentarium Voor de gevraagde informatie verwijzen wij u naar de programmabegroting 2013 van de Opdrachtgever. Kunt u ons vertellen hoe de ICT organisatie is samengesteld? Kunt u ons vertellen welke primaire applicaties binnen de provincie worden gebruikt? Kunt u ons de toelichten welke IT audits in de afgelopen twee jaar zijn uitgevoerd en ons de rapportages daarvan beschikbaar stellen? In hoeverre is ICT uitbesteed aan derde partijen? Welke automatiseringsgerichte veranderingen zijn te verwachten? Hoe ver is de gemeente in het digitaliseren van processen (inkopen, subsidie etc)? De ICT organisatie is als volgt samengesteld 1 fte Servicedesk mdw/mdw informatievoorz. B, 2,6 fte netwerk/systeembeheerder/mdw informatievoorz., D 1 fte projectmedewerker/mdw informatievoorz. D, 1 fte technisch beheerder/mdw informatievoorz. E, 1 fte afdelinghoofd. Welke primaire applicaties binnen de provincie worden gebruikt is niet bekend bij de opdrachtgever. De Opdrachtgever vermoed dat u de primaire applicaties van de Opdrachtgever bedoelt. Hiervan is de Opdrachtgever van mening dat deze informatie pas van belang is na gunning en zal deze informatie niet op voorhand verstrekken. Inde afgelopen twee jaar hebben er geen IT0audits plaatsgevonden. In 2013 zal er wel een it-audit gaan plaatsvinden voor de Gemeentelijke Basis Administratie. De ICT wordt niet uitbesteed wel wordt er gebruik gemaakt van SAAS opossingen: Website, zaaksysteem en een aantal kleinere toepassingen. Er zijn geen veranderingen te verwachtingen, wel meer vernieuwingen. Het digitaliseren van processen is gedeeltelijk al afgerond. (digitalisering van interne factuurstromen ). Kunnen wij, indien opgesteld, de beschikking krijgen over de nota risicomanagement? Wat zijn de belangrijkste 5 risico’s die door de gemeente worden onderkend?

Vraag 48

Antwoord 48

Vraag 49


Antwoord 50

Vraag 51



Antwoord 51 Vraag 52 Antwoord 52

Vraag 53 Antwoord 53 Vraag 54 Antwoord 54

Vraag 55 Antwoord 55 Vraag 56




Antwoord 59

Voor de gevraagde informatie verwijzen wij u naar de risicoparagraaf uit de programmabegroting 2013 van de Opdrachtgever. Mogen wij het meest recente organogram van de gemeente ontvangen? Welke belangrijke organisatorische veranderingen worden bij de gemeente verwacht? Voor de gevraagde informatie verwijzen wij u naar bijlage F-NVI, Organogram Gemeente Bussum. Kunt u aangeven welke onderzoeksvragen door de Raad de laatste 2 jaar zijn meegegeven aan de accountant? Nee, die zijn er niet geweest. Kunt u inzage geven in het aantal en de aard van de overige additionele controleopdrachten van de afgelopen 2 jaar? De aard heeft o.a bestaan uit algemene advisering en/of controle voor in ieder geval parkeerbeheer BV en de stichting parkeren en de gemeenschappelijke raad van de Bibliotheek. Wat zijn de ambities van de gemeente in het maatschappelijk verantwoord ondernemen, duurzaamheid en het afleggen van verantwoording daarover? Voor de gevraagde informatie verwijzen wij u naar de programmabegroting 2013 van de Opdrachtgever. 3.2 en bijlage C punt j. Gaat u akkoord met een volmacht van het bestuur waaruit de tekeningsbevoegdheid van de ondertekenaar (partner) blijkt? Ja 3.1 en bijlage C punt b. en c Non-faillissementsverklaring Daar wij zijn opgericht naar het recht van Engeland en Wales kan de griffier van de rechtbank ons geen non-faillissementsverklaring afgeven. Onze nonfaillissementsverklaring wordt afgegeven door the Registrar of Companies for Engeland en Wales. Wij zullen dan ook deze Engelstalige verklaring overleggen. Kunt u hiermee akkoord gaan? Ja. 3.1 en bijlage C punt a en d. VOGrp Sedert 2008 voeren wij onze activiteiten in de vorm van een limited liability partnerschip (LLP), opgericht naar het recht van Engeland en Wales. In 2009 hebben wij een aanvraag voor een Verklaring Omtrent het Gedrag Rechtspersonen ingediend bij het Ministerie van Justitie. Het Ministerie van Justitie heeft ons bericht dat zij onze aanvraag niet in behandeling neemt vanwege het feit dat wij een buitenlandse rechtspersoon zijn. Navraag in Engeland heeft uitgewezen dat men aldaar geen vergelijkbare verklaring kent. Om deze reden willen wij gebruik maken van de mogelijkheid die artikel 46 lid 5 BAO biedt, te weten het overleggen van een notariële verklaring, afgegeven door een Nederlandse notaris in plaats van een Verklaring Omtrent het Gedrag Rechtspersonen. Kunt u hiermee akkoord gaan? Ja. 3.1 en bijlage C punt j. Het bewijs van inschrijving van onze organisatie in het beroeps- of handelsregister omvat meer dan 30 pagina's. Gaat u akkoord met het opnemen van enkele pagina's, te weten de 1e pagina, de pagina’s waaruit de inschrijving van de verantwoordelijke partner en de bestuurder blijkt, alsook de laatste 2 pagina’s? Ja.



Vraag 60

3.2 en bijlage C punt l Minimumeis verzekering beroepsrisico U heeft aangegeven dat op verzoek van u een kopie van onze verzekeringspolis met betrekking tot beroepsaansprakelijkheid dient te worden overlegd. Op grond van contractuele afspraken met onze verzekeraar is het ons niet toegestaan derden (waaronder cliënten) inzage te geven in de (bedrijfs- en/of beroepsaansprakelijkheids) verzekeringspolis of afzonderlijke polisvoorwaarden. Wel kunnen wij als alternatief een bewijs van verzekering overleggen, zijnde een verklaring van de verzekeraar waarin staat dat wij afdoende verzekerd zijn en dat de premie betaald is. In dat bewijs van verzekering staat tevens het navolgende opgenomen: "In view of the size and activities of XXX in the Netherlands, the limit of liability that is provided under this insurance is significantly higher than the minimum limit of liability of insurance required by Royal NIVRA (Koninklijk Nederlands Instituut van Registeraccountants)." Hieruit blijkt dat onze dekking aanmerkelijk hoger is dan de minimale dekking zoals vereist door het NIVRA in artikel 28 en 29 van de ‘Nadere voorschriften accountantskantoren ter zake van assuranceopdrachten’ en tevens hoger is dan de dekking die u van ons verlangt.


Kunt u instemmen dat indien u overgaat tot het opvragen van de verzekeringspolis dat wij dan kunnen volstaan met het overleggen van een bewijs van verzekering waaruit het vorenstaande blijkt? Ja. 3.2 Aangaande de beroepsaansprakelijkheid stelt u als eis dat dit minimaal 1.000.000 is per gebeurtenis. Wij kunnen, in overeenstemming met hetgeen gebruikelijk is in onze branche, slechts akkoord gaan met een beperkte aansprakelijkheid van maximaal driemaal het overeengekomen honorarium. Is het mogelijk in de overeenkomst een redelijke en marktconforme beperking van de aansprakelijkheid op te nemen, zoals hieronder opgenomen? 1. Indien opdrachtgever aantoont dat hij schade heeft geleden door fouten van opdrachtnemer die hem kunnen worden toegerekend, is elke aansprakelijkheid van opdrachtnemer beperkt tot maximaal driemaal het aan opdrachtgever gefactureerde bedrag van het honorarium voor de desbetreffende opdracht. Bij een opdracht met een doorlooptijd van meer dan 12 maanden, is de hier bedoelde aansprakelijkheid beperkt tot maximaal driemaal het honorarium dat in het kader van de desbetreffende opdracht in de laatste 12 maanden voorafgaande aan de fouten aan opdrachtgever is gefactureerd. 2. Opdrachtgever vrijwaart opdrachtnemer voor vorderingen van derden wegens schade die veroorzaakt is doordat opdrachtgever of niet door opdrachtnemer ingeschakelde derden aan opdrachtnemer onjuiste of onvolledige bescheiden of informatie heeft c.q. hebben verstrekt, tenzij opdrachtgever kan aantonen dat de schade geen verband houdt met verwijtbaar handelen of nalaten zijnerzijds dan wel veroorzaakt is door opzet of grove schuld van opdrachtnemer. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor gevolg-, bedrijfs- of indirecte schade. 3. Opdrachtgever zal zijn eventuele vorderings- en verhaalsrechten uitsluitend uitoefenen tegen opdrachtnemer en niet tegen (bestuurders van) members/vennoten, bestuurders of werknemers van opdrachtnemer of door opdrachtnemer ingeschakelde derden c.q. hulppersonen.



Antwoord 61

Opdrachtgever kan instemmen met de beperking van de aansprakelijkheid tot maximaal 3 keer de jaaromzet van de dienstverlening in het geval er geen sprake is van grove nalatigheid. Indien er wel sprake van is dan behoud de Opdrachtgever zich het recht voor de Opdrachtnemer ook aansprakelijk te stellen voor gevolg-, indirecte, bedrijfs- of strafschade en/of winstderving.


Nota van inlichtingen

Recommend Documents