Nota van Inlichtingen nr. 2 1 van 20 mei 2016

Nota van Inlichtingen nr. 21 van 20 mei 2016 Aanbestedingsleidraad voor de aanbesteding inzake Re-integratiedienstverlening 2e spoor ten behoeve van het Ministerie van Defensie Nota van Inlichtingen nr.2 van 20 mei 2016 Nr Vraag inzake: Vraag

1.

Onderaanneming Leidraad p. 5

Is het noodzakelijk dat onze onderaannemers ook lid zijn van de OVAL?

2.

Definitie succesvolle plaatsing Leidraad p. 11 Tevens PVE eis 5

3.


Is het toegestaan dat de definitieve plaatsing na einde wachttijd (2 jaar) tot stand komt (indiensttreding bij nieuwe werkgever)? Mede door het pas verkrijgen van de no-risk polis na einde wachttijd heel gebruikelijk en verstandig om medewerker te detacheren tot aan einde wachttijd om daarna in dienst te treden bij de nieuwe werkgever. Dit is een gebruikelijke route ondersteund door UWV. Hoe wordt er omgegaan met de plaatsingsdefinitie wanneer medewerker een medische urenbeperking heeft? 70% van het bruto salaris is dan feitelijk onmogelijk.

4.


1

Als een cliënt bij Ministerie van Defensie een nieuwe baan vindt, geldt dit niet als succesvolle plaatsing; dat is vreemd, zeker gezien de omvang van het ministerie. Kunt u dit toelichten?

Antwoord

Onderaannemers waarvan een beroep wordt gedaan op diens technische bekwaamheid, dienen ook lid te zijn van OVAL. Zie NvI Antwoord 107 Ja dat is mogelijk, vandaar dat ook is gekozen voor een traject duur van 15 maanden regulier startend vanaf spoor 2.

Indien een medewerker een medische uren beperking heeft, dient het brutosalaris naar rato 70% te zijn van het laatst verdiende bruto salaris. Bijvoorbeeld, indien er sprake is van een medische urenbeperking van 50%, is er sprake van een succesvolle plaatsing indien het bruto salaris 70% van 50% van het laatst verdiende bruto salaris is en aan de andere voorwaarden van een succesvolle plaatsing is voldaan. Als een cliënt via het defensienetwerk een nieuwe baan vindt, is dit vaak (mede) te danken aan het defensienetwerk van de cliënt en/of DRC. Defensie acht het niet gepast om hiervoor een bonus uit te keren aan de leverancier. De opdrachtnemer wordt wel betaald voor de dienstverlening conform de raamovereenkomst.

Dit is de tweede Nota van Inlichtingen (NvI) die beschikbaar wordt gesteld. Deze NvI maakt integraal deel uit van de Aanbestedingsleidraad.

NvI nr. 2 inzake Re-integratie dienstverlening 2e spoor

1

Rectif icatie ja/ne e Nee

Nee

Nee

Nee

5.

Zelfstandig ondernemerschap Leidraad p. 11

Alleen (ex)militairen die tijdens een missie of oefening gewond zijn geraakt mogen begeleid worden naar zelfstandig ondernemerschap. Waarom?

6.

Screening Leidraad p. 11/12

Welke medewerkers hebben een vertrouwensfunctie en moeten daarom gescreend worden? Zijn dat bijv. ook de Officemanagers of andere medewerkers die via het systeem bij persoonsgegevens kunnen?

7.

Referentie Leidraad p. 15/16

8.

Prijzen Leidraad p. 12/13 Prijzen Leidraad p. 12/13 Gunningscriteria kwaliteit Leidraad p. 17/18

Moet voor elk traject dat meetelt om de € 120.000 omzet re-integratie te halen de opdrachtgever als referent benaderd kunnen worden? (pag. 15) Wat zijn ‘negatieve prijzen’?

9. 10.

Bij All in prijzen voor het verkorte maatwerktraject zijn ook de reiskosten van de cliënt opgenomen. Klopt dit? Wat wordt precies bedoeld met ‘per casus een analyse van de situatie op basis van het ingevulde intake formulier’? Wat moet hier opgeleverd worden?

11.

Bonus/malus Conceptovereenk omst

In de conceptovereenkomst staat bij artikel 3.7 een malus van -20% bij een slagingspercentage lager dan 25%; dit moet volgens ons lager dan 20% zijn. Klopt dat?

12.

Referentie Bijlage 7 Invulformulier 1 Casuïstiek Bijlage 9 invulformulier 2

Moet de referentie ondertekend worden door de referent in het blok onderaan of foor de inschrijvende onderneming? In dit formulier wordt gesproken bij de uitwerking van de casussen over: Per casus een analyse van de situatie op basis van het ingevulde intake formulier. Is het de bedoeling dat we deze vragen uit het intakeformulier uitwerken: Verslaglegging Intake Belastbaarheid in uren dag/ per week Visie begeleider m.b.t de cliënt Visie begeleider m.b.t. de arbeidsmarkt i.r.t. de cliënt (werkzoekende)

13.

Bij zelfstandig ondernemerschap is het inkomen veelal onzeker. Om die reden bemiddelt defensie regulier van werk naar werk. Voor (ex)militairen die tijdens een missie of oefening gewond zijn geraakt is een uitzondering gemaakt. Vertrouwensfuncties zijn functies waarin de medewerkers met vertrouwelijke informatie werkt. Officemedewerkers of andere medewerkers die via het systeem toegang hebben tot persoonsgegevens hebben derhalve een vertrouwensfunctie. Overigens dient vertrouwelijke informatie zo te worden ingericht dat niet iedere willekeurige medewerker bij de gegevens kan. Er is geen omzet eis. Voor iedere referentie moet de opdrachtgever als referent benaderd kunnen worden. Negatieve prijzen zijn prijzen onder nul.

Nee

Nee

Nee

Ja

Nee

Hiermee wordt bedoeld dat de inschrijver per casus, op basis van de in de casuïstiek gegeven informatie, een analyse maakt van de kansen en risico’s van de te bemiddelen cliënt. Dat klopt Artikel 3.7 van de conceptovereenkomst wordt als volgt gerectificeerd: een malus van -20% bij een Slagingspercentage lager dan 20% De referentie moet ondertekend worden door de inschrijvende onderneming.

Nee

Zie NvI antwoord 10. Het is de bedoeling dat de inschrijver per casus, op basis van de in de casuïstiek gegeven informatie, een analyse maakt van de kansen en risico’s van de te bemiddelen cliënt. Alle informatie die niet te herleiden is uit de casus hoeft niet te worden gebruikt.

Ja

Nee

Nee

2

14.

Lidmaatschap OVAL Aanbestedingslei draad paragraaf 4.5.2., p. 16

15.

Referentie eisen Aanbestedingslei draad paragraaf 4.5.1., p. 16

16.


17.

Referentie Bijlage 7 Invulformulier 1

Overigens neem ik aan dat alleen de laatste 2 vragen relevant zijn? De eerste 2 zijn niet te herleiden uit de casus of krijgen we hier als inschrijver artistieke vrijheid? Volstaat het Blik op Werk keurmerk i.p.v. Oval ook? Ons inziens een passend alternatief voor het Oval lidmaatschap voor de aanbestede dienst. Blik op Werk staat borg voor de basiskwaliteit en de betrouwbaarheid van ruim 500 dienstverleners, die zich inspannen bij het vinden en behouden van (gezond) werk. De kosten van het Oval lidmaatschap zijn aanzienlijk. Aangezien in de aanbestedingsleidraad op blz. 12 tevens is aangegeven dat “De achterliggende geachte om vijf opdrachtnemers te contracteren tweeledig is. Op deze manier hoopt Defensie ook kleinere gespecialiseerde bedrijven te stimuleren deel te nemen”. Belangstellende is een gespecialiseerd bedrijf met circa 40 man personeel en beschikt niet over het Oval lidmaatschap. Volstaat aspirant lidmaatschap van Oval eveneens? Mogen ook de volgende trajecten opgevoerd worden als ervaring? • Trajecten met doelstelling bemiddeling naar een betaalde baan van ex-werknemers die onder de categorie vallen Eigen Risicodrager WGA. • ZW-Arbo cliënten (UWV neemt de rol van de werkgever overneemt) voor zover het om bemiddelingstrajecten gaat met als einddoel een betaalde baan. • Trajecten van WIA cliënten waarbij doelstelling is bemiddeling naar een betaalde baan. • Outplacement Wat als de opgelopen beperkingen het verdienen van 70% van het oude loon onmogelijk maken? In de eerste Nota van Inlichtingen is al een toelichting gegeven indien dit veroorzaakt wordt door een urenbeperking. Het kan echter ook zo zijn dat iemand geen urenbeperking heeft, maar door beperkingen een restverdiencapaciteit overhoudt die minder dan 70% van zijn laatstverdiende uurloon betreft. De activiteiten op het gebied van jobhunting, training, coaching en bemiddeling worden bij ons uitgevoerd door

Defensie heeft deze II-B dienst aanbesteed op basis van artikel 2.38 en 2.39 Aw 2012. Defensie heeft gekozen om de leden van OVAL uit te nodigen een inschrijving te doen, omdat alle organisaties die tijdig hebben deelgenomen aan de marktconsultatie lid zijn van OVAL. Alleen degenen die een uitnodiging hebben ontvangen kunnen een inschrijving doen. Het is mogelijk dat aspirant leden de uitnodiging tot inschrijving hebben ontvangen via OVAL. Echter, in geval van gunning moeten alle opdrachtnemers voldoen aan PVE eis 19 inzake OVAL lidmaatschap.

Nee

Nee, deze trajecten kunnen niet opgevoerd worden als referentie omdat het niet gezien kan worden als vergelijkbare dienstverlening.

Nee

Defensie houdt in deze gevallen vast aan de 70% van zijn laatstverdiende brutosalaris (of, ingeval van een uren beperking het laatst verdiende brutosalaris naar rato, zie NvI antwoord 3), omdat de restverdiencapaciteit in deze fase nog niet bekend is.

Nee

Ja

Nee

3

18.

PVE eis 9

19.

PVE eis 13

20.

PVE eis 18

21.

PVE eis 20

22.

PVE eis 28

23.

Concept Raamovereenko mst Art. 3.7

24.

Concept Raamovereenko mst Art. 3.7

25.

Aanbestedingslei draad

een vast landelijk dekkend netwerk van ZZP-ers. Ziet u deze in deze aanbesteding als onderaannemer? Begrijpen wij het goed dat er in de WIA-wachttijd periode altijd een 15 maanden traject wordt ingekocht en het korte traject alleen geldt bij kandidaten die in WIAperiode zitten? En kunt u een inschatting maken van de verhouding tussen lange trajecten, verkorte trajecten en trajecten die vroegtijdig < 3 mnd worden afgebroken? Wij nemen aan dat indien cliënt reeds geplaatst is, terugtrekking binnen 3 maanden niet aan de orde kan zijn? Is dat juist? Wij nemen aan dat de begeleiding van een arbo-arts van Defensie gewoon doorloopt en dat de cliënt bij wijzigingen in de medische situatie een actuele medische status op kan vragen? En dat deze expertise hier dus niet onder valt? Is dat juist? Begrijpen wij het goed dat een cliënt dus in theorie in een traject twee maal succesvol geplaatst kan worden? Waar moet dit klanttevredenheidsonderzoek aan voldoen? Is het klanttevredenheidsonderzoek dat wij permanent uitvoeren onder alle cliënten en opdrachtgevers ten behoeve van ons Blik op Werk Keurmerk afdoende? Begrijpen wij het goed dat de bonus (of malus) wordt berekend over de totale door opdrachtnemer gefactureerde omzet over alle trajecten die zijn aangemeld in het betreffende meetjaar?

De berekening vindt plaats 15 maanden na de laatste aanmelding. Er kunnen dan nog plaatsingen “lopen” waarvan nog niet zeker is of ze daadwerkelijk 6 maanden en 1 dag gaan duren. Deze periode van nazorg/ jobcoaching kan immers de 15 maanden overstijgen. Hoe wordt hier mee om gegaan? De tijd tussen het bekend maken aan inschrijvers wie wel/niet mag presenteren en de daadwerkelijke

Een grove inschatting is dat in 90% van de gevallen de trajecten van 15 maanden worden ingekocht en in 10% van de gevallen de korte trajecten. Het vroegtijdig intrekken betreft circa 5%. Deze aantallen zijn indicatief en hieraan kunnen rechten ontleend worden.

Nee

Dat is correct.

Nee

Dat is een correcte aanname.

Nee

Dat is correct.

Nee

Tijdens de implementatie zal in overleg met de opdrachtnemers een klanttevredenheidsonderzoek specifiek voor Defensie opgesteld worden. Nee, de bonus/malus wordt berekend over het aantal succesvolle plaatsingen in het betreffende meetjaar. Artikel 3.7 van de concept raamovereenkomst wordt als volgt gewijzigd: Naast de tarieven per Opdracht wordt een bonus/malus verrekend met betrekking tot het jaarlijke Slagingspercentage. (toevoeging) de bonus/malus wordt berekend over het aantal succesvolle plaatsingen in het betreffende meetjaar. De bonus wordt vastgesteld op basis van de plaatsingen van tenminste zes maanden en een dag. De trajecten waarvan na de 15 maanden pas kan worden vastgesteld worden meegenomen in de berekening van het daaropvolgende jaar. Dat is akkoord. De planning wordt als volgt aangepast: 7 juni de uitnodigingen de deur uit kunnen doen naar de

Ja

Nee

Ja

4

Planning Paragraaf 2.12, p.7

presentatie is welgeteld 1 dag. Dit geeft inschrijvers heel weinig tijd de presentatie goed voor te bereiden. Is het mogelijk deze tijd te verruimen naar drie werkdagen?

partijen welke mogen presenteren. 13,16 en 17 juni 7 juni 2016 Bericht Defensie aan inschrijver wel/niet presenteren 8 en 9 (10) Presentaties op 8 en 9 juni met juni 2016 eventuele uitloop naar 10 juni 2016 afhankelijk van het aantal partijen. LET OP: u wordt verzocht deze data vrij te houden. Wordt

Wordt

13 en 16 (17) juni 2016

26.

Aanbestedingslei draad, ABDO 2006 Paragraaf 3.4, p. 11

27.

Aanbestedingslei draad Beoogde resultaat Paragraaf 3.4, p. 11

28.

Aanbestedingslei draad Verklaring non-

…De kosten die samenhangen met het verrichten van een veiligheidsonderzoek naar vertrouwensfuncties zijn voor rekening van de werkgever van de onderzoeken medewerkers, zijnde de Opdrachtnemer, overeenkomst de wet Veiligheidsonderzoeken, artikel 9… Vraag: Wie vallen er allemaal onder de vertrouwensfuncties? Zijn dit alle bij de uitvoering van de trajecten betrokken individuele medewerkers/coaches? Of volstaat een screening op organisatieniveau of specifieke functies zoals systeembeheerders? Aangezien uitzenden (het plaatsen bij een uitzendbaan) niet als uitzondering is genoemd, gaan we er van uit dat een uitzendperiode van minimaal 6 maanden daarmee wel kan tellen als succesvolle plaatsing? Bedoelt u met detachering een externe herplaatsing met behoud van dienstverband met Defensie? Of bedoeld u daarmee een dienstverband bij een detacheringsbureau? In dat laatste geval, kunt u dan motiveren waarom dit niet als een succesvolle plaatsing beschouwd kan worden?

Verklaring non-faillissement en niet in staat van surseance van betaling Officiële instantie in Nederland: Kamer van Koophandel.

Presentaties op 13 en 16 juni met eventuele uitloop naar 17 juni 2016 afhankelijk van het aantal partijen. LET OP: u wordt verzocht deze data vrij te houden. Zie NvI antwoord 6. Bij de uitvoering van de trajecten betrokken medewerkers die werken met vertrouwelijke informatie hebben een vertrouwensfunctie.

Een uitzendperiode van minimaal 6 maanden en 1 dag kan wel als tussendoel gebruikt worden maar het wordt niet gezien als een succesvolle plaatsing.

Nee

Nee

Onder detachering wordt een externe herplaatsing met behoud van dienstverband met Defensie bedoeld. Dit wordt niet gezien als succesvolle plaatsing. Een dienstverband bij een detacheringsbureau dat de duur heeft van 6 maanden en 1 dag wordt gezien als succesvolle plaatsing. iEen verklaring kunt u telefonisch bestellen bij de KVK via 088 585 1585, optie 3 in het keuzemenu. Verklaringen worden alleen per post verzonden, de kosten bedragen €

Nee

5

faillissement Paragraaf 4.3, p. 15

29.

30.

Gunningscriteriu m Kwaliteit Aanbestedingslei draad, Paragraaf 5.2, p. 17, 18

Indicatie behandeltermijn: 2 werkdagen Vraag: wij zijn niet anders gewend dan dat deze verklaring alleen wordt afgegeven door de rechtbank van het arrondissement waar de inschrijver gevestigd is. U geeft aan dat dit een document is dat verstrekt wordt door de Kamer van Koophandel. Kunt u specifiek aangeven om welk document van de Kamer van Koophandel het hier dan gaat? Op Pagina 17 geeft u aan dat de presentatie meetelt voor een factor 4,5, maar op pagina 18 geeft u aan dat de presentatie meetelt voor een factor 2. Wat is juist?

Gunningscriteriu m Kwaliteit Aanbestedingslei draad, Paragraaf 5.2, p. 17, 18

Op Pagina 17 geeft u aan dat het verbeterplan meetelt voor een factor 2, maar op pagina 18 geeft u aan dat de presentatie meetelt voor een factor 1,5. Wat is juist?

31.

PVE eis 6

32.

PVE eis 13

33.

PVE eis 14

In hoeverre is het belastbaarheidsonderzoek hierin leidend? Op welke wijze verzorgt DCR actuele belastbaarheidsrapporten die leidend zijn bij het vinden van een passende baan voor medewerker? …Defensie behoudt zich het recht voor om een cliënt binnen drie maanden na aanmelding terug te trekken zonder opgave van redenen. Defensie geeft hiervoor een vergoeding aan de opdrachtnemer zoals opgenomen in de prijsopgave en in de overeenkomst. Vraag: Hoe gaat Defensie om met terugtrekking van kandidaten na 3 maanden? …Iedere cliënt wordt overgedragen middels een ‘warme overdracht’ op een defensielocatie in de regio van de cliënt waarbij de cliënt, een vertegenwoordiger van Defensie en een vertegenwoordiger van de opdrachtnemer aanwezig zijn… Vraag: Betreft het hier een 3 gesprek? En is dit van

5.00 per verklaring.

Het eerste is correct. De presentatie telt mee voor een factor 4,5. p. 18 wordt als volgt gerectificeerd: Sub-gunningscriterium presentatie (factor 2) moet zijn Sub-gunningscriterium presentatie (factor 4,5). Het eerste is correct. Het verbeterplan telt mee voor een factor 2. p. 18 wordt als volgt gerectificeerd: Verbeterplan (factor 1,5) moet zijn Verbeterplan (factor 2) Defensie draagt zorg voor rapporten over de inzetbaarheid van de medewerkers. Het belastbaarheidsrapport is één van de leidende factoren in het vinden van een passende functie.

Ja

Ja

Nee

Indien Defensie de kandidaat niet terug trekt of pas terugtrekt na een periode langer dan drie maanden dan geldt het tarief voor een standaard traject (van 15 maanden).

Nee

Dat is correct en van toepassing op alle cliënten.

Nee

6

34.

PVE eis 15

35.

PVE eis 18

36.

Concept raamovereenkom st, p. 3, artikel 3.4 Concept raamovereenkom st, p. 4 artikel 3.7 Concept raamovereenkom st, p. 4 artikel 3.7 Aanbestedingslei draad Beschrijving behoefte Paragraaf 3.4., p. 11

37.

38.

39.

40.

3.5. Voorgenomen aantal te contracteren

toepassing op alle cliënten? Binnen 5 dagen na warme overdracht dient het trajectplan ter ondertekening verstuurd te worden. Gaat u er hierbij vanuit dat de warme overdracht in plaats van een intake gesprek komt? Bij kandidaten met een complexe achtergrond is soms een 2de gesprek nodig voordat een goed trajectplan kan worden opgesteld. Dit zal echter lastig worden wanneer het plan binnen 5 dagen verstuurd dient te worden. Is het mogelijk deze termijn wat op te rekken indien nodig? Wanneer de gespecialiseerde kennis zoals benoemd in eis 18 wordt afgeroepen bij een gespecialiseerd bedrijf: betreft het hier dan een onderaannemer of een leverancier? Of is beiden mogelijk?

Gekoppeld aan de warme overdracht staat het de opdrachtnemer vrij om een aanvullend intakegesprek te plannen. De termijn van 5 dagen blijft echter wel staan. Indien bijstelling van het trajectplan benodigd is, kan dit meegenomen worden in de periodieke evaluaties.

Nee

Defensie sluit alleen Raamovereenkomsten af met inschrijvers die alle gevraagde dienstverlening kunnen leveren. Dat zijn de opdrachtnemers. Indien een opdrachtnemer deze kennis niet zelf heeft en gebruik maakt van een gespecialiseerd bedrijf, betreft dit een onderaannemer. Nee, Defensie houdt vast aan een vaste prijs. Een inschrijver kan eventuele voorziene verhogingen verdisconteren in het tarief.

Nee

Ja, zie vraag 11 in de NvI

Ja

Hoe wordt omgegaan met de bepaling van bonus of malus bij een zeer klein aantal aanmeldingen waardoor bijvoorbeeld 20% minder dan 1 is?

Het minimum aantal waarbij de bonus/malus regeling in werking treedt is minimaal 1

Nee

In de aanbestedingsleidraad wordt aangegeven dat een korte cursus of opleiding mogelijk is wanneer deze in het verlengde van iemands kennis en kunde ligt met als doel het vergroten van kansen op de externe arbeidsmarkt. Wij hebben goede ervaringen met opleidingen met baangarantie die in eerste instantie vaak niet in het verlengde liggen van iemands huidige kennis liggen, maar gebaseerd op persoonlijkheidseigenschappen wel passend zijn. Zijn dit soort opleidingen bespreekbaar? Cliënten kunnen informatie opvragen via de flyer en de website en via deze media direct contact opnemen met de gegunde partijen om te bepalen of zij begeleid willen worden.

Dit soort opleidingen zijn bespreekbaar indien aan de voorwaarde wordt voldaan dat aan de opleidingen daadwerkelijk een baangarantie is gekoppeld. Echter, hierbij geldt wel dat dit soort uitzonderingen altijd vooraf met Defensie afgestemd moeten worden.

Nee

1. Dat is een interne defensieaangelegenheid. Cliënten die bij DCR terecht komen, krijgen vanuit DCR informatie over de opties die de cliënt heeft in de toekomstige begeleiding. Het door de leverancier beschikbare

Nee

Gezien de duur van de overeenkomst (maximaal 4 jaar) vinden we het niet marktconform dat de mogelijkheid tot indexatie van de prijzen ontbreekt. Is het mogelijk om toch een afspraak tot indexatie te maken? “Malus van 20% bij een slagingspercentage lager dan 25%”: moet dit niet “lager dan 20%” zijn?

Nee

7

opdrachtnemers (pagina 12)

1. Zit hier een deadline aan verbonden, waarbinnen de cliënt zijn keuze tussen de desbetreffende partijen moet maken? 2. Is het mogelijk om vrijblijvend met alle kandidaten oriëntatie gesprekken te voeren?

41.

Aanbestedingslei draad Referenties Paragraaf 4.5.1., p. 15

U geeft aan dat de referenties naar eigen inzicht kunnen worden aangeleverd, mits deze tezamen een cliëntenbestand van 120 cliënten bevatten. Heeft u voorkeur voor de referenties die het meest passend zijn qua doelgroep of referenties die het meest passend zijn qua opdracht grootte?

42.

Aanbestedingslei draad ABDO Paragraaf 3.4 Aanbestedingslei draad Prijzen Paragraaf 3.8

U beschrijft de ABDO screening. Begrijpt leverancier het goed als u beschrijft dat de kosten voor deze screening voor rekening van leverancier komen?

Dat is correct.

Nee

Bij de eerste bullit geeft u aan dat inschrijver uitsluitend marktconforme prijzen mag offreren. Hoe beoordeelt u wat “marktconforme” prijzen zijn?

Nee

44.

Aanbestedingslei draad Gunningscriteria paragraaf 5.2, p. 17

U beschrijft hier een traject van 6 en van 15 maanden. bepaalt opdrachtgever of opdrachtnemer de duur van het traject en hoe wordt deze inschatting gemaakt?

45.


U geeft aan de casussen te beoordelen met een rapportcijfer van 1 t/m 10. Belangrijk bij aanbesteding is

Indien de aanbestedende dienst op basis van de verschillende offertes vermoedt dat er sprake is van een abnormaal lage inschrijving (art. 2.116 Aw 2012) zal de aanbestedende dienst op grond hiervan om nadere toelichting over de prijsopbouw vragen bij de inschrijver. Indien er daadwerkelijk sprake blijkt te zijn van een abnormaal lage inschrijving kan de aanbestedende dienst de inschrijving ter zijde leggen. Op basis van de formule p/q zullen te hoge tarieven niet in aanmerking komen vor gunning. Voor cliënten die niet meer actief bemiddeld worden omdat de ontslagbeschermingstermijn reeds is afgerond, kan tijdens de periode dat Defensie nog eigen risicodrager is, een behoefte ontstaan aan begeleiding en/of bemiddeling. De opdrachtnemer biedt hiervoor een verkort maatwerktraject aan met de duur van maximaal 6 maanden. Hierbij geldt hetzelfde eind resultaat: succesvolle plaatsing (zie definitie eis 5). Hier wordt 2 maanden jobcoaching na plaatsing verwacht. In alle andere gevallen betreft het dus een traject van 15 maanden. Op p. 18 van de Leidraad staat beschreven waar de beoordelaars hun beoordeling op baseren. Het is aan de

43.

materiaal kan hierbij ondersteuning bieden. Zij ontvangen dan de flyers en eventuele andere informatie en kunnen vrijblijvend contact opnemen met de opdrachtnemers voor informatie. 2. Het is niet de bedoeling dat de opdrachtnemers de cliënten benaderen. Oriëntatie gesprekken zijn alleen mogelijk op verzoek van cliënten. Defensie heeft geen voorkeur zolang de referenties voldoen aan de gestelde eisen.

Nee

Nee

Nee

8

Gunningscriteria paragraaf 5.2, p. 19

om transparant te zijn in de manier waarop u de gunningswensen exact gaat beoordelen. Kunt u per rapportcijfer aangeven waaraan het antwoord van de klant moet voldoen om bijvoorbeeld een 6-voldoende, 7ruim voldoende of 8-goed te scoren?

46.

PVE eis 2

47.

PVE eis 33

48.

Bijlage 9, deel 1

49.

Bijlage 9 vraag 2

U geeft aan dat leverancier een flyer mag opstellen om kandidaten voor te lichten. Inschrijver gaat ervan uit dat deze pas na gunning dient te worden ingeleverd, kunt u dit bevestigen? U vraagt om aantoonbare kennis en ervaring en een HBO opleiding voor de adviseurs. Adviseurs van leverancier beschikken over een Noloc certificering en ook over een CMI (Career management institute) certificering. Deze certificering staat garant voor professionele en kwalitatief hoogstaande adviseurs. Ziet opdrachtgever de meerwaarde van een Noloc en/of CMI certificering? En zo ja: bent u bereid dit als eis toe te voegen? U geeft aan dat er: Per casus een analyse van de situatie op basis van het ingevulde intake formulier dient te worden ingevuld. Waar kunnen wij het format voor het intake formulier vinden? U vraagt hier naar marktontwikkelingen. Doelt u hier op ontwikkelingen op de arbeidsmarkt of ontwikkelingen op het vlak van mobiliteit?

50.

ARVODI artikel 18.3

51.

ARVODI artikel 21.3

Als onderdeel van een beursgenoteerde onderneming besteden wij veel aandacht en moeite aan de kwaliteit van onze dienstverlening, administratie en interne controlemaatregelen, bijvoorbeeld in de vorm van periodieke audits door een intern aangewezen onafhankelijke auditor. U kunt in goed overleg inzage krijgen in deze rapportages. In de (interne) audit wereld is dit een gangbare praktijk. Daarnaast zijn wij onderhevig aan stringente governance en weten regelgeving (o.a. wet op privacy). Wij verzoeken u daarom deze clausules te verwijderen. Kunt u hiermee instemmen? Zo nee, kunt u toelichten waarom niet? Kunt u de bedragen uit dit artikel inzake de beperking van de aansprakelijkheid niet alleen laten zien per

individuele beoordelaars om een rapportcijfer toe te kennen. Het is niet wenselijk om voor te schrijven wat moet worden opgeschreven om bijvoorbeeld een 6, een 7 of een 8 te behalen omdat de casuïstiek de inschrijvers juist de mogelijkheid geeft om hun onderscheidend vermogen en creativiteit te tonen. Dat is correct.

Nee

Defensie ziet de meerwaarde van een NOLOC en/of CMI certificering, maar wil geen inschrijvers uitsluiten die hier niet aan voldoen maar wel goede dienstverlening kunnen leveren. De eis wordt derhalve niet toegevoegd.

Nee

Er is geen intakeformulier. Zie antwoord 10 van de NvI. De inschrijver dienst per casus, op basis van de in de casuïstiek gegeven informatie, een analyse te maken van de kansen en risico’s van de te bemiddelen cliënt.

Nee

Het betreft alle relevante ontwikkelingen die van invloed zijn op de dienstverlening en de resultaten. Hieronder kunnen ontwikkelingen op de arbeidsmarkt en ontwikkelingen op het vlak van mobiliteit vallen. Nee, Defensie handhaaft dit artikel. Het inschakelen van een controle door een accountant is een recht waar Defensie niet vanaf wil wijken en gebruik van wil maken indien er vermoeden is van een onjuiste factuur. Defensie acht dit redelijk, mede gezien de controle vertrouwelijk is en zich niet verder uitstrekt dan voor het verifiëren van de facturen is vereist.

Nee

Gebeurtenis in artikel 21 van de ARVODI dient te worden gelezen als Opdracht, zoals gedefinieerd in de concept

Ja

Nee

9

gebeurtenis, maar ook per jaar? Zo nee, kunt u toelichten waarom niet? Kunt u daarnaast deze beperking van de aansprakelijkheid ook laten zien op de beperking van de vrijwaring door Opdrachtnemer? Zo nee, kunt u toelichten waarom niet?

Raamovereenkomst. Artikel 6.2 van de Raamovereenkomst wordt als volgt gerectificeerd: 6.2 Bij schending van de geheimhoudingsverplichtingen welke ingevolge artikel 13 van de ARVODI-2014 op hem en zijn Personeel rusten, is Opdrachtnemer een boete verschuldigd van € 50.000,-- per gebeurtenis. Wordt 6.2

Bij schending van de geheimhoudingsverplichtingen welke ingevolge artikel 13 van de ARVODI-2014 op hem en zijn Personeel rusten, is Opdrachtnemer een boete verschuldigd van € 50.000,-- per gebeurtenis. Gebeurtenis dient te worden gelezen als Opdracht, zoals gedefinieerd in deze raamovereenkomst.

Een verdere beperking (per jaar) is niet opportuun, omdat de beperking van de schade al meebrengt dat de Staat een deel van de door de Opdrachtnemer veroorzaakte schade zelf moet dragen en/of moet bekostigen van gemeenschapsgeld.

52.

53.

raamovereenkom st artikel 6.2 i.c.m. ARVODI artikel 13.5


Inschrijver verzoekt u om de boetebepaling te matigen tot € 10.000,-. Kunt u hiermee instemmen? Zo nee, kunt u toelichten waarom niet?

Voorts verzoekt Inschrijver u om de boete in mindering te brengen op de eventuele schade als gevolg van de geheimhoudingsplicht. Kunt u hiermee instemmen? Op dit moment lopen er vanuit het Ministerie van Defensie – Commando Diensten Centra twee

De beperking kan niet worden toegepast op de beperking van vrijwaring door Opdrachtnemer. Indien Opdrachtnemer schade toedient aan derden dient Opdrachtnemer onbeperkt gevrijwaard te worden van aansprakelijkheidsstelling. De boetebepaling van 50.000 in artikel 6.2 van de concept Raamovereenkomst blijft gehandhaafd, omdat Defensie zeer veel waarde hecht aan de geheimhoudingsverplichtingen. Artikel 13.5 ARVODI blijft eveneens gehandhaafd. De boete is bedoeld als straf en de schade is bedoeld om de daadwerkelijke schade te vergoeden. Dit is niet mogelijk. Het betreft verschillende aanbestedingen waarvoor grotendeels verschillende

Nee

Nee

10

Planning Paragraaf 2.12

54.

55.

56.

57.

58.

Aanbestedingslei draad Definitie succesvolle plaatsing Paragraaf 3.4 Aanbestedingslei draad ABDO Paragraaf 3.4, p. 11

Aanbestedingslei draad Prijzen Paragraaf 3.8 Aanbestedingslei draad paragrafen 3.8, 5.2 en bijlage 8

Aanbestedingslei

aanbestedingen. Naast deze aanbesteding voor ‘reintegratie dienstverlening 2e spoor’ loopt er ook nog een aanbesteding voor ‘externe arbeidsbemiddeling’. Beide aanbestedingen zijn op hetzelfde moment gepubliceerd, maar voor ‘externe arbeidsbemiddeling’ ligt de inleverdatum anderhalve week later (8 juni). Inschrijver wilt u verzoeken de inleverdata gelijk te trekken (beide op 8 juni), zodat Inschrijver de tijd over beide aanbestedingen kan verdelen om twee kwalitatief goede inschrijvingen te doen. Kunt u hiermee akkoord gaan en de planning hierop aanpassen? Indien nee, waarom niet? Wat bedoelt u hier met het laatst verdiende bruto salaris? Is dat het maandsalaris, exclusief eventuele toeslagen en exclusief vakantiedagen en/of vakantiegeld?

inschrijvers zijn uitgenodigd en waarbij verschillende onderdelen van Defensie betrokken zijn. De planning is hierop afgestemd. Bovendien geeft defensie met twee verschillende inleverdata de inschrijvers de gelegenheid om hun aandacht te kunnen verspreiden in tijd.

Het bruto salaris betreft het maandsalaris inclusief eventuele toeslagen, vakantiegeld en eindejaarsuitkering/13e maand. Het zogeheten SV-loon.

Nee

U beschrijft de ABDO screening. Kunt u aangeven op welke niveaus u verwacht dat er veiligheidsonderzoek verricht dient worden?

Zie aanbestedingsleidraad p. 11. En NvI antwoord 107. Onder vertrouwensfuncties wordt verstaan de medewerkers die in hun functie in aanraking komen met (personeels)vertrouwelijke informatie. Voor deze medewerkers is een veiligheidsonderzoek op C-niveau benodigd. Een nuancering hierbij is dat op voorhand niet kan worden gesteld dat voor al deze functies daadwerkelijk ABDO screening nodig is. Mogelijk volstaat voor een groot deel van bedoelde medewerkers een verklaring omtrent gedrag. (VOG). Dit geldt alleen voor het verkorte traject.

Nee

Zie PVE eisen 9, 10 en 12. U heeft het juist begrepen.

Nee

Dat is correct.

Nee

Begrijpt leverancier het goed dat tot de all-in prijs van de trajecten ook een reiskostenvergoeding van de cliënt behoort en betekent dit dat de cliënt reiskosten mag declareren bij de opdrachtnemer? U beschrijft in zowel paragraaf 3.8, 5.2 als bijlage 8 iets omtrent de duur van de gevraagde dienstverlening. Heeft opdrachtnemer het juist begrepen dat het reguliere maatwerktraject 15 maanden duurt met daaropvolgend 6 maanden jobcoaching & het verkorte traject 6 maanden met daaropvolgend 2 maanden jobcoaching? Zo niet, zou u dan duidelijk kunnen aangeven hoe de termijnen lopen per onderdeel? Bij de bepaling van het gunningscriteria lijkt de diegene

Nee

11

59.

60.

draad Paragraaf 5.2 Aanbestedingslei draad Gunning Paragraaf 5.2 PVE eis 8

61.

PVE eisen 9 en 12

62.

PVE eis 20

63.

Bijlage C: Individuele voortgangsrappor tage

64.

Bijlage 4 Conceptovereenk omst Art. 3.7

65.

Bijlage 10 Casuïstiek Bijlage 10

66.

met als laagste uitkomst van de formule P/Q de EMVI. Heeft opdrachtnemer dit juist begrepen? Gunningscriterium Prijs: is onze veronderstelling dat een eventuele bonus/malus niet wordt meegenomen in de formule om P te berekenen correct? Wij hebben wel te maken met de wetgeving Privacy persoonsbescherming. Vanuit die wetgeving is het ons niet toegestaan alle informatie over onze kandidaten zonder toestemming van de kandidaat te delen. Bent u akkoord met het feit dat wij, onder de wetgeving vallende, informatie pas kunnen delen na toestemming van de kandidaten? Kunt u bevestigen dat een traject altijd 6 of 15 maanden duurt? Of kent u ook nog een variabele duur? Zo ja, wie bepaalt dan de duur van het traject? Is de conclusie juist dat een kandidaat die 3 keer geplaatst wordt ook 3 keer meetelt?

Indien opdrachtnemer beschikt over een systeem waarin opdrachtgever de trajecten kan volgen en waaruit een voortgangsrapportage kan worden gegenereerd die voldoet aan het format van defensie, mag deze voortgangsrapportage uit het systeem dan het papieren format vervangen? Het is opdrachtnemer onduidelijk over welk bedrag de bonus/malus wordt berekend. Is dit bijvoorbeeld het totaal gefactureerde bedrag gedurende de aangegeven tijdsvakken? Zo nee, zou u kunnen aangeven over welk bedrag de bonus/malus wel wordt berekend, wellicht aan de hand van een voorbeeld?

Is voor alle cases een Functie Mogelijkheden Lijst (FML) opgesteld? Is de in case 1 genoemde medewerker een

Dat is correct.

Nee

De terugkoppeling vindt plaats onder de voorwaarde dat het past binnen de vigerende weten regelgeving op dit gebied.

Dat is correct.

Nee

Dit is zeer onwaarschijnlijk aangezien een succesvolle plaatsing tenminste zes maanden en een dag duurt. Het is wel correct dat een cliënt meerdere keren succesvol geplaatst kan worden. Hiervoor wordt één trajectprijs betaald, maar beide succesvolle plaatsingen tellen mee bij het vaststellen van de bonus/malus. Dit kan alleen indien de opdrachtnemer deze rapportages digitaal aanbiedt aan Defensie conform de eisen zoals hieromtrent verwoord.

Nee

Zie NvI antwoorden 23 en 24. Bijvoorbeeld, indien een opdrachtnemer van de 100 aanmeldingen in de periode 1-11-2016 t/m 31-10-2017, tot februari 2019 43 succesvolle plaatsingen heeft gerealiseerd (waarvan 40 standaard trajecten van 15 maanden en 3 verkorte trajecten van 6 maanden), ontvangt de opdrachtnemer een bonus van 15%. De bonus bedraagt dan 40 * (prijs standaard traject) * 0,15 plus 3 * (prijs verkort traject ) * 0,15 Nee, dit heeft Defensie niet opgesteld.

Nee

Ja dat is een burgermedewerker.

Nee

Nee

Nee

12

67.

Casuïstiek Bijlage 10 Casuïstiek

68.

Bijlage 10 Casuïstiek

69.

70.

Casuïstiek Bijlage 9 invulformulier 2 PVE eis 5

71.

PVE eis 31

72.

Aanbestedingslei draad, ABDO 2006 Paragraaf 3.4, p. 11 Bevindingen van de marktconsultatie/ verschillende rollen ABDO screening Art. 11 ABDO screening Art. 11

73.

74. 75.

burgermedewerker? De man in case 1 heeft nog 13 maanden ontslagbescherming. Kan een re-integratietraject (max. 15 maanden) de periode van ontslagbescherming overschrijden of krijgt deze man een traject van maximaal 13 maanden aangeboden en indien nodig een verkort maatwerktraject in het kader van eigen risicodragerschap? In case 4 is een sanctietraject ingezet. Waaruit bestaat dit sanctietraject?

Ja dit is mogelijk.

Nee

De sanctie bestaat uit een aansporingsbrief, gevolg door de mogelijkheid om 2x 10% van het salaris te korten en kan uiteindelijk leiden tot ontslag. Een en ander is na te lezen in het Defensie re-integratiebeleid. Dit is niet beschikbaar. Zie NvI antwoorden 10.

Nee

De plaatsingsdefinitie kan niet uitgebreid worden met dit voorstel.

Nee

Data kunnen alleen aan derden worden verstrekt nadat Defensie schriftelijk toestemming heeft verleend. Het is mogelijk om ABDO screenings aan te vragen voor de coaches in de loop van de samenwerking. Echter, zij kunnen pas worden ingezet nadat zij de screening succesvol hebben doorlopen.

Nee

Het is bij re-integratie niet onze ervaring dat de rollen van coach en jobhunter gescheiden moeten zijn. Is dit een harde eis?

Nee. De eisen staan vermeld in het programma van eisen.

Nee

Kan de beveiligingsfunctionaris aangesteld worden vanuit de onderaannemer? Moet er zowel voor de aanbesteding in het kader van reintegratie, als die voor outplacement een aparte beveiligingsfunctionaris worden aangesteld, of kan dit één en dezelfde persoon zijn?

Nee

Nee

Indien de functionaris een zodanige positie in de organisatie vervult, dat er functionele verantwoording verschuldigd is aan de leiding van de betreffende voor de uitvoering van deze

Nee

Er wordt gesproken van het bij de casus behorende ingevulde intakeformulier. Waar vinden wij dit ingevulde intakeformulier? Voor de re-integrerende cliënt zijn er voorzieningen, zoals de inkomenscompensatie tot 70%. Dit kan tegenstrijdige belangen opleveren omdat de plaatsingseis is gesteld op 70% van het laatstverdiende salaris. Kan daarom overwogen worden of het verwerven van een nieuwe functie buiten Defensie, maar met behulp van de voorziening ook onder de plaatsingsdefinitie kan vallen? Kunnen er data verstrekt worden voor de officiële audit van bijvoorbeeld BOW? Kunnen voor coaches in de loop van de samenwerking ook nog ABDO-screenings worden aangevraagd, of moeten alle ABDO-screenings zijn afgerond vóór de ingang van de raamovereenkomst?

Nee.

Nee

13

76. 77.

Aanbestedingslei draad 2.13 Aanbestedingslei draad 2.4

78.

Aanbestedingslei draad 4.5.1

79.

Aanbestedingslei draad 4.5.1

Klopt het dat onderdeel 4 in drievoud moet worden aangeleverd en de overige onderdelen in tweevoud? Volstaat onderstaande schriftelijke verklaring dat wij onze Inschrijving onafhankelijk van een andere partij binnen het concern hebben opgesteld? "Hierbij verklaart Inschrijver dat zij de Inschrijving voor de aanbesteding re-integratie dienstverlening 2e spoor ten behoeve van het Ministerie van Defensie onafhankelijk van andere concernpartijen heeft opgesteld en de vertrouwelijkheid hierbij in acht heeft genomen." De verklaring wordt rechtsgeldig ondertekend door de algemeen directeur. Wat bedoelt u precies met landelijke dekking?

We hebben de afgelopen 3 jaren ruim meer dan 120 trajecten uitgevoerd. Maar deze trajecten zijn wel verdeeld vanuit meer dan 10 opdrachtgevers aan ons toegewezen. Dienen we van al deze opdrachtgevers een schriftelijke referentie te verkrijgen (soms maar voor 1 traject}? Of volstaat een officiële verklaring ondertekend door onze directeur dat wij deze trajecten hebben uitgevoerd? Met een algemene en uitgebreide beschrijving van de wijze waarop deze zijn uitgevoerd? Of wellicht een verklaring vanuit OVAL dat wij ruim meer dan 120 trajecten re-integratie 2e spoor hebben uitgevoerd? Er wordt gesproken over minimaal 120 nieuwe cliënten in twee jaar, verdeeld over drie jaar? Wat wordt hiermee bedoeld?

80.

Bijlage 4: (concept) Raamovereenko mst En bijlage 5 Arvodi

De Arvodi voorwaarden doen naar de mening van Inschrijver niet voldoende recht aan de aard van haar dienstverlening. Inschrijver kan zich in hoofdlijnen akkoord verklaren doch wenst hierover het volgende op te merken. Naar de mening van Inschrijver zijn een aantal aspecten van haar dienstverlening niet (voldoende) geregeld in de inkoopvoorwaarden. Daarom stelt

beveiligingseisen, kan dit één en dezelfde persoon zijn. Dat is correct.

Nee

Hier is op voorhand geen verklaring voor nodig. Alleen op verzoek van Defensie dienen de inschrijvers aan te tonen dat zij ieder de inschrijving onafhankelijk van de andere inschrijver (die deel uitmaakt van dezelfde groep) hebben opgesteld, en de vertrouwelijkheid hierbij in acht hebben genomen.

Nee

Onder landelijke dekking wordt verstaan dat de reistijd van de cliënt binnen de reistijd valt zoals verwoord in eis 1 van het PVE. U dient voor de inschrijving alleen het invulformulier in te vullen en te ondertekenen. Defensie zal in geval van voorlopige gunning de referenties controleren.

Nee

Nee

De omvang van de voorliggende aanbesteding is geschat op 300 re-integratie cliënten per jaar. Defensie wil dat de inschrijver ervaring heeft op het re-integreren van circa 60 re-integratie cliënten per jaar, gedurende twee jaar. Echter, om de mogelijkheid om deel te nemen te vergroten voor kleinere bedrijven ook voor kleinere bedrijven de mogelijkheid te geven, is als referentie eis gesteld dat de inschrijvers ervaring hebben met in totaal 120 re-integratie cliënten verdeeld over twee jaar (dus 60 per jaar, of 40 het ene jaar en 80 het andere jaar). Deze ervaring moet zijn opgedaan binnen twee jaar, in de afgelopen drie jaar. Het re-integreren van 120 cliënten in totaal in drie jaar is dus niet voldoende. Defensie kan ten dele instemmen met de eerste bullit en tweede bullit. Defensie kan niet instemmen met bullit 3. Zie hiervoor NvI antwoorden 51 en 52.

Ja

Rectificatie De concept Raamovereenkomst wordt als volgt gerectificeerd:

14

Inschrijver voor het volgende tekstvoorstel op te nemen in de af te sluiten raamovereenkomst: 1. Begeleidings- en/of bemiddelingsactiviteiten worden verricht naar beste weten en kunnen van Inschrijver. Inschrijver gaat er daarbij van uit dat de inlichtingen die door opdrachtgever, kandidaten en referenten verstrekt zijn, juist zijn. 2. Inschrijver is niet aansprakelijk voor enigerlei schade, gevolgschade hieronder inbegrepen, die opdrachtgever, werknemers van opdrachtgever of derden mochten lijden als gevolg van een onrechtmatige daad, wanprestatie of het functioneren van door Inschrijver bemiddelde kandidaten. 3. Tenzij er sprake is van opzet of grove schuld is Inschrijver niet aansprakelijk voor en niet gehouden tot enige vergoeding van schade van welke aard dan ook, direct of indirect, bij de opdrachtgever en/of werknemers van opdrachtgever. De aansprakelijkheid van Inschrijver strekt in ieder geval niet verder dan tot het bedrag waarvoor deze is verzekerd en zal nimmer meer belopen dan het trajectbudget voor de betreffende opdracht. Inschrijver is niet aansprakelijk voor en de opdrachtgever vrijwaart Inschrijver te allen tijde tegen eventuele aanspraken van medewerkers van Inschrijver of derden jegens Inschrijver die direct of indirect samenhangen met de uitvoering van de opdracht.."

81.

Concept raamovereenkom st art 1.2

82.

Concept raamovereenkom st art 6.2

83.

PVE eis 4

Kunt u hiermee instemmen? Kunnen wij ervan uitgaan dat gelet op de rangorde de evt. aangekondigde wijzigingen en aanvullingen naar aanleiding van gestelde vragen, deze dan in de definitieve raamovereenkomst zijn verwerkt? Zo niet, dan dient de NvI in de rangorde boven de raamovereenkomst te prevaleren. Kunt u hiermee instemmen? Deze boete komt ons als disproportioneel hoog voor. Wij vragen u deze dan ook te matigen tot € 5000,-- of een ander bedrag dat lager is dan hier vermeld. Kunt u hiermee instemmen? Wij dienen iedere voorgedragen cliënt te accepteren en te

3.10 Begeleidings- en/of bemiddelingsactiviteiten worden verricht naar beste weten en kunnen van Inschrijver. Inschrijver gaat er daarbij van uit dat de inlichtingen die door opdrachtgever verstrekt zijn, juist zijn. 3.11 Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade, die opdrachtgever mochten lijden als gevolg van een onrechtmatige daad of wanprestatie van door Opdrachtnemer bemiddelde cliënten die Opdrachtnemer niet redelijkerwijs had kunnen voorzien en/of voorkomen. Toelichting: Per situatie dient te worden beoordeeld of de Opdrachtnemer vanuit haar rol als Opdrachtnemer, vanuit de aard van de dienstverlening, het wanpresteren en/of de onrechtmatige daad van de cliënt had moeten voorkomen.

De rectificaties worden in de definitieve raamovereenkomst verwerkt.

Nee

Nee, zie NvI antwoorden 52.

Nee

Defensie kan de cliënt intrekken op het moment dat de

Nee

15

bemiddelen. Op basis van welke argumenten of redenen kan Defensie de cliënt weer intrekken? 84.

PVE eis 4

Wij pleiten in de uitvoering van de opdracht voor veel openheid in de communicatie. Daarom kan het zo zijn dat ondanks de eerdere stappen en gesprekken een cliënt volgens ons niet in traject past of hoort en/of wil. Mogen wij een cliënt dan toch onderbouwd terug melden en indien ja wat wenst u dan terug te zien in de onderbouwing?

85.

Bijlage 5 ARVODI art. 4

Artikel 4 lijkt niet toe te zien op de gevraagde dienstverlening in het kader van deze aanbesteding: zou u bereid zijn om dit artikel buiten toepassing te verklaren?

86.

Bijlage 5 ARVODI art. 18.3

87.


88.


Als onderdeel van een beursgenoteerde onderneming besteden wij veel aandacht en moeite aan de kwaliteit van onze dienstverlening, administratie en interne controlemaatregelen, bijv. in de vorm van periodieke audits door een intern aangewezen onafhankelijke auditor. U kunt in goed overleg inzage krijgen in deze rapportages. In de (interne) audit wereld is dit een gangbare praktijk. Daarnaast zijn wij onderhevig aan stringente governance en wet-en regelgeving (o.a. wet op privacy). Wij verzoeken u daarom deze clausules te verwijderen. Kunt u hiermee instemmen? Inschrijver is niet voornemens zijn prestaties op te schorten op het moment dat Opdrachtgever de betalingstermijn een keer overschrijdt. Echter, Inschrijver is van mening dat het niet zo kan zijn dat Inschrijver verplicht is de levering voort te zetten terwijl Opdrachtgever ernstig tekort zou schieten in de nakoming van (één van) haar verplichtingen zoals de verplichting tot de betaling van de facturen. Wij verzoeken daarom om een nuancering van dit artikel. Gaat uit van een ongelimiteerde aansprakelijkheid (zoals opgenomen in het BW), alleen per gebeurtenis beperkt maar niet per jaar. Beursgenoteerde vennootschappen

medewerker volledig inzetbaar is of een andere functie heeft gevonden of er omstandigheden zijn waardoor het opstarten van het 2e spoor niet opportuun is. De cliënt kan zich vooraf uitgebreid oriënteren welke leverancier het beste aan de wensen voldoet. Het is niet mogelijk om cliënten terug te geven. Defensie gaat er vanuit dat de leverancier een maatwerk traject levert dat passend wordt gemaakt.

Defensie acht dit artikel wel relevant en kiest ervoor dit artikel te handhaven. Resultaten dienen te worden gelezen als de uitvoering van de Dienstverlening. Alleen indien de Dienstverlening niet wordt geleverd zoals afgesproken zal Defensie de resultaten als onvoldoende beoordelen. Zie NvI antwoord 50.

Nee

Defensie kiest ervoor het artikel te handhaven. De dienstverlening dient te alleen tijden te worden geleverd. Dit is des temeer belangrijk omdat de te bemiddelen cliënten een kwetsbare groep betreft. De Opdrachtnemer heeft andere middelen ter beschikking zoals beschreven in artikel 18.2 ARVODI.

Nee

Zie NvI Antwoord 51. Defensie handhaaft daarnaast de bedragen uit artikel 21.3 omdat Defensie gezien de kwetsbaarheid van de te bemiddelen groep het bedrag

Nee

Nee

16

89.

Concept Raamovereenko mst

90.

Aanbestedingslei draad Gunning Paragraaf 5.2 PVE eis 31

91.

92.

Aanbestedingslei draad Gunning

kunnen, vanwege weten regelgeving, geen onbeperkte aansprakelijkheid accepteren. Het aanvaarden van een dergelijke onbeperkte aansprakelijkheid brengt onaanvaardbare en overigens ook onverzekerbare financiële risico’s met zich mee. Zoals u weet is in de Corporate Governance Code ("Code Tabaksblat") beschreven dat het bestuur verantwoordelijk is voor de naleving van alle relevante weten regelgeving en het beheersen van de risico’s verbonden aan de ondernemingsactiviteiten. In het jaarverslag rapporteert het bestuur over de interne risicobeheersings- en controlesystemen. Deze dienen adequaat en effectief te zijn. Voor inschrijver geldt dat de risicobeheersing (uiteraard) ook is gebaseerd op de algemene leveringsvoorwaarden voor het ter beschikking stellen van arbeidskrachten van de ABU en als zodanig is meegenomen in de risico-inventarisatie. De aansprakelijkheid (en vrijwaring) dient niet alleen per gebeurtenis te worden beperkt maar ook in totaal voor alle opdrachten te samen tot directe schade en gemaximeerd tot een redelijk bedrag, te weten € 100.000,- in totaal. Anders zou uw aansprakelijkheidsbepaling bijzonder ruim en bezwarend zijn. Kunt u bevestigen dat u hiermee akkoord gaat? Wordt de bonus/malus over de totale omzetwaarde, over de aangegeven perioden berekend? Dus incl 15 maands-, 6 maands- en teruggetrokken trajecten? Hier wordt gesproken over sub-gunningscriterium Interview. Wordt hier de presentatie mee bedoeld?

"De data van Defensie mogen niet gebruikt worden voor onderzoeksdoeleinden". Betekent dit dat de bemiddelde cliënten ook niet meegenomen mogen worden in bv tevredenheidsonderzoeken uitgevoerd door Blik op Werk. De data betreft in dit geval de NAW gegevens van de cliënt. Op pagina 17 wordt voor het verbeterplan een weging van 2 gegeven terwijl er op pagina 18 over een weging van 1,5 gesproken wordt. Heeft ook effect op sub-

proportioneel acht.

Het slagingspercentage wordt berekend over alle aanmelding, exclusief de teruggetrokken trajecten. De waarde van de bonus/malus wordt berekend zoals beschreven in NvI antwoorden 23 en 24. Dat is correct

Nee

Dit is correct.

Nee

Zie NvI antwoorden 29 en 30.

Nee

Nee

17

93.

94.

95.

96.

97.

98.

Paragraaf 5.2 ARVODI art. 13.3

Definitie succesvolle plaatsing Leidraad p. 11 Tevens PVE eis 5 Zelfstandig ondernemerschap Leidraad p. 11 Definitie succesvolle plaatsing Leidraad p. 11 Tevens PVE eis 5 Aanbestedingslei draad, ABDO 2006 Paragraaf 3.4, p. 11 Referentie Leidraad p. 15/16

gunningscriterium "presentatie". Welke is juist? Dit artikel impliceert dat de resultaten ook niet gemeten/gedeeld mogen worden in het kader van Blik Op Werk (keurmerk). Is deze interpretatie juist? Overigens worden bij het opleveren van de (resultaat)gegevens geen NAW gegevens verstrekt. Dit NAW gegevens zijn wel benodigd voor het tevredenheidsonderzoek binnen dit keurmerk. Kunt u aangegeven wat de salarisschalen zijn, wat is de range tussen de schalen en is dit arbeidsmarktconform? 70% van het laatst verdiende brutosalaris geeft weinig indicatie.

Dat is een juiste interpretatie.

Nee

U vindt de salarisschalen van Defensie op internet. http://ambtenarensalaris.nl/defensie/. Deze kunnen worden aangepast als gevolg van cao onderhandeling.

Nee

Waarom wordt de keuze gemaakt voor uitzonderlijke gevallen (pag 11). Stel iemand heeft een fantastisch goed idee met optimale slagingskans maar is niet gewond geraakt bij een missie of oefening? Als iemand na 20 maanden traject weer herplaatst wordt binnen Defensie zien wij dit als een plaatsing. Is deze stellingname terecht?

Zie NvI vraag 5. Defensie heeft een grens gesteld op grond van kansen en heeft één uitzonderingsgroep gedefinieerd. Het genoemde voorbeeld valt daar in principe buiten. Nee. Er is alleen sprake van een succesvolle plaatsing (voor de berekening van de bonus/malus) bij een plaatsing buiten Defensie.

Nee

Deze aanbesteding staat open voor OVAL leden. Om een OVAL lid te zijn is sprake van een gedragscode waarbinnen eisen worden gesteld aan hantering privacy en omgaan met geheimhouding/vertrouwelijkheid. Deze eisen bepalen de tweejaarlijkse certificering. Waarom is er vervolgens nog een screening nodig ingevolge ABDO? Er wordt gesproken over het 2e spoor in twee jaar, verdeeld over een periode van de afgelopen drie jaar. Met name de genoemde 2 jaar in deze uiteenzetting is ons niet duidelijk. Kunt u dit toelichten.

ABDO eisen zijn opgesteld en worden gecontroleerd door de Militaire Inlichtingen en Veiligheidsdienst (MIVD) en hebben betrekking op de veiligheid van Defensie en Nederland. Dit is wezenlijk anders dan de OVAL privacy en geheimhoudingseisen.

Nee

De omvang van de voorliggende aanbesteding is geschat op 300 re-integratie cliënten per jaar. Defensie wil dat de inschrijver ervaring heeft op het re-integreren van circa 60 re-integratie cliënten per jaar, gedurende twee jaar. Echter, om de mogelijkheid om deel te nemen te vergroten voor kleinere bedrijven ook voor kleinere bedrijven de mogelijkheid te geven, is als referentie eis gesteld dat de inschrijvers ervaring hebben met in totaal 120 re-integratie cliënten verdeeld over twee jaar (dus 60 per jaar, of 40 het ene jaar en 80 het andere jaar). Deze ervaring moet zijn opgedaan binnen twee jaar, in de afgelopen drie jaar. Het re-integreren van 120 cliënten in totaal in drie jaar is dus niet voldoende.

Nee

Nee

18

99.

Aanbestedingslei draad Planning Paragraaf 2.12, p.7

100. PVE eis 18

101. PVE eis 9 en 10

102. PVE eis 26

103. PVE eis 30 104. PVE eis 15

105. Aanbestedingslei draad Succesvolle slaging Paragraaf 3.4 106. PVE aanvullende eis

Op 20 mei verstrekt u de (laatste) Nota van inlichtingen. Al op 27 mei 2016 is de sluitingsdatum bepaald. Voor ons zijn antwoorden op door ons gestelde vragen van belang of wij tot indiening overgaan. Bij indiening dienen wij ook onze referenties nog te benaderen. Wij willen hen niet al voorafgaand hiermee belasten als door ons de keuze tot indiening nog niet kan worden gemaakt. Om die reden het verzoek om de sluitingsdatum te verruimen. U geeft hierin aan dat de opdrachtnemer wordt geacht specialistische kennis in huis te hebben of deze te kunnen afroepen bij gespecialiseerde bedrijven bij psychologische problematiek van de cliënt t.b.v. optimalisatie van de aanpak en re-integratie. Vraag: gaat Defensie ervan uit gaat dat de kosten die daarmee gemoeid zijn ook zijn inbegrepen in het tarief dat wordt geoffreerd door de opdrachtnemer. Of mogen de kosten die hieraan verbonden zijn in voorkomende gevallen apart in rekening worden gebracht? Stel dat resterende termijn van ontslagbescherming 9 maanden is en het resultaat wordt niet behaald in deze 9 maanden, verwacht u dan dat de begeleiding nog voortgezet wordt tot de maximale termijn van 15 maanden bereikt is? Uit ervaring weten wij dat niet iedereen zijn nieuwe arbeidsovereenkomst wil overleggen aan zijn oude werkgever, hoe gaat u daarmee om? Wat verstaat u onder “de data”? Dit in verband privacywetgeving. Er staat dat FML/AD meegestuurd wordt indien aanwezig. Echter, wij kunnen Trajectplan (bijlage B) niet opstellen zonder deze gegevens. Kunt u ermee instemmen dat het definitieve Trajectplan pas opgesteld wordt na ontvangst van recente AD rapportage en FML Waarom wordt een ondergrens van 70% van het laatst verdiende salaris aangehouden?

De opdrachtnemer stelt zijn personeel 2 x per jaar beschikbaar om deel te nemen aan een kwaliteitsdag

De sluitingsdatum wordt niet verruimd. Hoewel de aanbestedende dienst deze 2b dienst aanbesteedt op basis van artikel 2.38 en 2.39 Aw 2012, en derhalve niet gebonden is aan termijn, wordt toch reeds een redelijke termijn aangehouden, namelijk, de termijn van 6 dagen zoals genoemd in artikel 2.54 Aw 2012.

Nee

Defensie gaat ervan uit dat het geoffreerde tarief een allin tarief is.

Nee

Dat is correct.

Nee

Het uitgangspunt is dat de arbeidsovereenkomst overlegd wordt. Defensie heeft hier nog geen problemen mee ervaren. Het betreft alle informatie die binnen het kader van de wet-en regelgeving overgedragen mag worden. Het uitgangspunt is dat Defensie de FML/AD tijdig wordt aangeleverd. Indien dit niet het geval is, wordt het traject met de informatie die wel beschikbaar is een trajectplan opgesteld en wordt het traject gestart. Het trajectplan kan later bijgesteld worden op basis van de nieuw beschikbare informatie. Defensie wil in het kader van goed werkgeverschap vasthouden aan dit percentage zodat (oud) medewerkers niet teveel terugvallen in salaris.

Nee

Rectificatie. Aan het PVE wordt eis 34 toegevoegd:

Nee Nee

Nee

Ja

19

waarbij onder andere de ontwikkelingen binnen Defensie en de geleverde dienstverlening besproken kunnen worden.

107. NvI antwoord 1 Onderaanneming Leidraad p. 5 108. NvI antwoord 6 Screening Leidraad p. 11/12

Is het noodzakelijk dat onze onderaannemers ook lid zijn van de OVAL? Welke medewerkers hebben een vertrouwensfunctie en moeten daarom gescreend worden? Zijn dat bijv. ook de Officemanagers of andere medewerkers die via het systeem bij persoonsgegevens kunnen?

109. Toelichting ABDO screening maatregelen.

110. Aanbestedingslei draad Paragraaf 3.4 ABDO screening

Is het correct dat voor sommige medewerkers van Defensie een ABDO-screening noodzakelijk is maar voor anderen weer niet? Indien dit correct is, kan opdrachtgever dan schatten voor hoeveel van de circa 300 trajecten per jaar een ABDO-screening noodzakelijk zou zijn geweest?

Eis 34 De opdrachtnemer stelt zijn personeel 2 x per jaar beschikbaar om deel te nemen aan een kwaliteitsdag waarbij onder andere de ontwikkelingen binnen Defensie en de geleverde dienstverlening besproken kunnen worden. Het is alleen noodzakelijk dat de opdrachtnemer lid is van OVAL. Dit is degene waarmee Defensie een Raamovereenkomst sluit. Vertrouwensfuncties zijn functies waarin de medewerkers met vertrouwelijke informatie werkt. Officemedewerkers of andere medewerkers die via het systeem toegang hebben tot persoonsgegevens hebben derhalve een vertrouwensfunctie. Overigens dient vertrouwelijke informatie zo te worden ingericht dat niet iedere willekeurige medewerker bij de gegevens kan. Een nuancering hierbij is dat op voorhand niet kan worden gesteld dat voor al deze functies daadwerkelijk ABDO screening nodig is. Mogelijk volstaat voor een groot deel van bedoelde medewerkers een verklaring omtrent gedrag. (VOG). Voor het merendeel van de organisaties is wellicht het fenomeen ABDO nieuw en relatief onbekend. Vooraf kan niet exact worden aangegeven welke maatregelen nodig kunnen zijn. Dit is maatwerk waarvoor een risicoanalyse nodig is en hangt af van de reeds getroffen maatregelen. Organisaties die vanuit hun organisatiedoelstelling en bedrijfsvoering werken met persoonsgegevens zullen wellicht bekend zijn maatregelen zoals ictbeveiligingsrichtlijnen (NCSC), ISO 27001, SAAS type 3, en ISO E3402 1&2. Deze of soortgelijke certificeringen bijdragen aan het voldoen aan de ABDO eisen. Dat is correct. Of een ABDO screening nodig is hangt af van de vertrouwelijke informatie waarmee de medewerkers in aanraking komen, het risico dat hiermee gepaard gaat en de wijze waarop de inschrijvende organisaties hun bedrijfsvoering hebben ingericht. Met andere woorden, dit dient per organisatie bezien te worden. De aanbestedende dienst kan daarom op voorhand geen schatting maken.

Nee

Nee

Nee

Nee

20

111. Aanbestedingslei draad Paragraaf 4.5.1 Referentie

Zoals wij de tekst lezen moeten de 120 reintegratietrajecten verdeeld moeten zijn over maximaal vijf opdrachtgevers binnen drie jaar vanaf 1 juni 2013. Echter als wij bij 1 opdrachtgever vanaf 1 juni 2013 tot en met 1 juni 2014 60 re-integratietrajecten hebben uitgevoerd en bij een tweede opdrachtgever van 1 juni 2014 tot en met 1 juni 2016 nogmaals 60, voldoen wij dan aan de ervaringseis?

112. Aanbestedingslei draad Paragraaf 4.5.1 Referentie

Bent u bereid de ervaringseis uit te breiden naar trajecten die betrekking hebben op van Werk naar Werk situaties waarbij 2de spoor niet de aanleiding is om een traject in te zetten? Het komt ons voor dat 120 re-integratietrajecten in 2 jaar al terug te leiden zijn tot een beperkt aantal grotere werkgevers. Het is onze ervaring dat hier bijna uitsluitend de grotere opdrachtnemers opdrachten voor uitvoeren wat weer in tegenstelling is tot uw wens om de aanbesteding nu juist open te stellen voor kleinere gespecialiseerde ondernemingen. Door de ervaringseis uit te breiden met bijvoorbeeld van Werk naar Werk trajecten lijkt ons deze evenwichtiger. U vraagt per casus een analyse van de situatie op basis van het ingevulde intakeformulier. Welk formulier bedoeld u daarmee? Is dat bijlage A, B of een andere formulier? Indien het bijlage A of B betreft is het dan de bedoeling dat wij deze bijlage(n) ingevuld toevoegen en zo ja, tellen deze dan mee in de 4 pagina’s A4 die ons per casus openstaan? Er zitten slechts vijf werkdagen tussen het verschijnen van de definitieve Nota van Inlichtingen en de sluitingsdatum voor het indienen van de inschrijving. Aangezien wij een vraag hebben die pas bij het verschijnen van de definitieve Nota van Inlichtingen duidelijk maakt of wij wel of niet kunnen inschrijven hebben wij de vraag of opdrachtgever bereid is de inschrijvingstermijn naar achteren te schuiven zodat wij na het verschijnen van de definitieve Nota van Inlichtingen afdoende tijd en ruimte hebben om een kwalitatief goede inschrijving te doen én ook onze referenten kunnen informeren zonder hen nodeloos te belasten mochten blijken dat wij niet kunnen inschrijven.

113. Aanbestedingslei draad Gunningscriteriu m kwaliteit – Casuïstiek – intakeformulier 114. Aanbestedingslei draad Paragraaf 2.12 Planning

De gestelde referentie eis betreft het re-integreren van minimaal 120 nieuwe re-integratie cliënten in het 2e spoor in twee jaar, verdeeld over de periode van de afgelopen drie jaar. Defensie acht een minimale ervaring van 120 re-integratie cliënten in twee jaar proportioneel omdat de geraamde opdracht 300 cliënten per jaar betreft. Uw voorbeeld betreft 120 cliënten in 3 jaar. Daarmee wordt niet voldaan aan de referentie eis. Defensie is niet bereid om de referentie eis aan te passen. Door vijf leveranciers te contracteren kunnen meer kleinere gespecialiseerde organisaties zich inschrijven. echter, het betreft een grote opdracht waarbij een kwetsbare groep bemiddeld dient te worden. Het is daarom belangrijk dat de gecontracteerde organisaties voldoende ervaring hebben met vergelijkbare dienstverlening. Kleinere organisaties kunnen wel door middel van combinaties of als onderaannemer inschrijven.

Nee

Zie NvI antwoord 10 en 13.Er is geen intakeformulier. Het is de bedoeling dat de inschrijver per casus, op basis van de in de casuïstiek gegeven informatie, een analyse maakt van de kansen en risico’s van de te bemiddelen cliënt.

Nee

Zie NvI antwoord 99. De sluitingsdatum wordt niet verruimd. Hoewel de aanbestedende dienst deze 2b dienst aanbesteedt op basis van artikel 2.38 en 2.39 Aw 2012, en derhalve niet gebonden is aan termijn, wordt toch reeds een redelijke termijn aangehouden, namelijk, de termijn van 6 dagen zoals genoemd in artikel 2.54 Aw 2012.

Nee

Nee

21

Ons voorstel is om de inleverdatum 2 of 3 weken later te zetten, bijvoorbeeld uiterlijk 17 of 24 juni. Wij beseffen dat de presentatiedata daarmee ook opschuiven maar gelet op de uiteindelijke inwerkingtreding van de Raamovereenkomst lijkt het ons niet onoverkomelijk om de inschrijvingsdatum 2 of 3 weken naar achteren te schuiven. Graag horen wij of u hiertoe bereid bent.

22

Nota van Inlichtingen nr. 2 1 van 20 mei 2016

Recommend Documents