Veiligheidsregio Fryslân Meervoudig Onderhandse Aanbesteding Offerteaanvraag accountantsdiensten
11.19
Versie: 24 februari 2015 Status: Concept
Auteur: R. Giesolf / T. Eskes
Offerteaanvraag accontantsdiensten
Datum : Versie :
24-02-2015 Concept
INHOUDSOPGAVE 1. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.4.1 1.4.2
INLEIDING ......................................................................................................................................................... 3 Aanleiding offerteaanvraag ....................................................................................................................... 3 Doel van de offerte .................................................................................................................................... 4 Omvang en omschrijving van de opdracht ................................................................................................ 4 Algemene informatie................................................................................................................................. 4 Organisatie.......................................................................................................................................................... 4 Hoofdlijnen AO/IC ........................................................................................................................................ 5
1.5 1.6
Gevraagde informatie en documenten bij indienen van de offerte ............................................................ 6 Leeswijzer ................................................................................................................................................. 6 2. DE PROCEDURE MET BETREKKING TOT DE BEANTWOORDING VAN DE OFFERTE ................ 7 2.1 Contactpersoon Veiligheidsregio Fryslân ................................................................................................. 7 2.2 Eisen aan offerte inhoud en vorm ............................................................................................................. 7 2.3 Selectietraject en voorlopige tijdslijnen .................................................................................................... 8 2.4 Vragen ter verduidelijking van het offertetraject ...................................................................................... 8 2.5 Aanlevering aan Veiligheidsregio Fryslân ................................................................................................ 9 2.6 Geldigheidstermijn offerte ........................................................................................................................ 9 2.7 Rechten en kosten offerte .......................................................................................................................... 9 2.8 Wijziging of intrekking van de offerte ...................................................................................................... 9 2.9 Vertrouwelijkheid en eigendom van de offerte ......................................................................................... 9 2.10 Beëindiging van het offertetraject ............................................................................................................. 9 2.11 Beoordeling offertes ................................................................................................................................ 10 2.12 Ondertekening ......................................................................................................................................... 10 2.13 Klachtenafhandeling ............................................................................................................................... 10 3. COMMERCIËLE VOORWAARDEN ............................................................................................................ 12 3.1 Prijsblad .................................................................................................................................................. 12 3.2 Accountmanagement ............................................................................................................................... 12 3.3 Toepasselijkheid Algemene Inkoopvoorwaarden ................................................................................... 12 3.4 Standaard Eigen Verklaring .................................................................................................................... 12 4. GUNNINGSCRITERIA ................................................................................................................................... 13 4.1. Gunningscriteria fase 1 beoordeling .................................................................................................................... 13 4.1.1 Gunningscriterium G1 Kwaliteit/Functionaliteit.............................................................................................................. 13 4.1.2 Gunningscriterium G2 Prijs ......................................................................................................................................... 14 4.1.3 Gunningscriterium G2 Presentatie ........................................................................................................................ 14
4.2. Gunningscriteria fase 2 beoordeling plan van aanpak ......................................................................................... 15 5 ONDERTEKENINGSBLAD ........................................................................................................................... 16 BIJLAGE 1 STANDAARD EIGEN VERKLARING ................................................................................................. 17 BIJLAGE 2 ALG. INKOOPVOORWAARDEN VEILIGHEIDSREGIO FRYSLÂN (VERSIE MAART 2013) .. 18 BIJLAGE 3 PROGRAMMA VAN EISEN ................................................................................................................. 19 BIJLAGE 4 STANDAARD VRAGENFORMULIER ................................................................................................ 24 BIJLAGE 5 PRIJSBLAD ............................................................................................................................................ 25 BIJLAGE 6 KLACHTENAFHANDELING ................................................................................................................ 26 BIJLAGE 7 (CONCEPTOVEREENKOMST ACCOUNTANTSDIENSTEN) ....................................................... 27
Offerteaanvraag accountantsdiensten Pagina : 2 van 27
Datum : 24-02-2015 Versie : Concept
1. Inleiding Veiligheidsregio Fryslân Binnen Veiligheidsregio Fryslân werken de Friese gemeenten, Brandweer Fryslân, GGD Fryslân, GGD Fryslân Jeugdgezondheidszorg en andere partners samen aan brandweerzorg, publieke gezondheidszorg, rampenbestrijding en crisisbeheersing. Samengevat heeft Veiligheidsregio Fryslân de volgende kerntaken: - De bestrijding van rampen en incidenten. - Het in kaart brengen van risico’s en voorbereidingen treffen om rampen op de terreinen van veiligheid en publieke gezondheid te voorkomen, onder meer door advisering en voorlichting. - De zorg voor slachtoffers en gewonden na een ramp of incident. Veiligheidsregio Fryslân is een gemeenschappelijke regeling van alle Friese gemeenten. De achterliggende gedachte is dat gemeenten vaak te klein zijn om de hierboven genoemde taken alleen uit te voeren. Noodsituaties treffen al snel grotere gebieden en de risico’s worden steeds complexer. Dat vraagt om specialistische kennis en ervaring uit meerdere disciplines. Een regionale aanpak is dan effectiever. Veiligheidsregio Fryslân is ook de naam van de koepel waaronder Brandweer Fryslân, GGD Fryslân en GGD Fryslân Jeugdgezondheidszorg zijn georganiseerd. Daarbinnen werken ruim 1800 medewerkers, waarvan 60 procent bij de vrijwillige brandweer. Het hoofdkantoor van Veiligheidsregio Fryslân bevindt zich aan de Harlingertrekweg 58, 8913 HR te Leeuwarden. Daarnaast bestaat er een aantal vestigingen in de provincie Friesland. Kijk voor meer informatie op www.veiligheidsregiofryslan.nl of bekijk een animatie over onze organisatie op www.youtube.com/vrfryslan.
1.1
Aanleiding offerteaanvraag
De aanleiding voor deze meervoudig onderhandse aanbesteding is gelegen in het aflopen van de huidige overeenkomst. Met deze meervoudig onderhandse aanbesteding wil de Veiligheidsregio Fryslân bereiken dat een accountant wordt gekozen die zich, via een resultaatgerichte overeenkomst, enerzijds als een “risicodragend partner” durft op te stellen en anderzijds staat voor de kwaliteit van de dienstverlening. Het risicodragende aspect doet zich voor bij de onzekerheden rond de in te zetten mensuren en de zich wijzigende behoefte. Hierbij wordt ondermeer gedacht aan ontwikkelingen op het gebied van rechtmatigheid en Single Information Single Audit (SISA). Bij kwaliteit kan worden gedacht aan waarborgen ten aanzien van de kwaliteit van het product en snelheid van levering. De beoogde dienstverlening bestaat in hoofdzaak uit de hierna genoemde onderdelen: • certificerende functie gericht op het verstrekken van (goedkeurende) verklaringen bij de jaarrekening voor het onderdeel getrouwheid en rechtmatigheid en bij (deel) verantwoordingen; • de (natuurlijke) adviesfunctie, voortvloeiend uit en verbonden met de certificerende functie. Bovengenoemde taken zijn verder uitgewerkt in het PVE (Bijlage 3).
Offerteaanvraag accountantsdiensten Pagina : 3 van 27
Datum : 24-02-2015 Versie : Concept
1.2
Doel van de offerte
De Veiligheidsregio Fryslân wil een overeenkomst sluiten met een accountantskantoor voor het verrichten van controlewerkzaamheden gericht op: • het verstrekken van een accountantsoordeel bij de jaarrekening (de algemene certificerende functie); • het verstrekken van specifieke (deel-)verklaringen en aanvullende vragen. De overeenkomst wordt aangegaan voor bepaalde tijd voor een periode van 4 boekjaren. Het betreft de controle van de jaarrekeningen 2015 tot en met 2018 De overeenkomst gaat in op 2 juli 2015 en eindigt op 1 juli 2019.
1.3
Omvang en omschrijving van de opdracht
De opdracht wordt verstrekt in één perceel. Gunning vindt plaats op basis van de criteria zoals in hoofdstuk 4 genoemd.
1.4
Algemene informatie
1.4.1
Organisatie
Binnen de Veiligheidsregio Fryslân kan onderscheid gemaakt worden tussen de bestuurlijke organisatie en de ambtelijke organisatie. De bestuurlijke organisatie van de Veiligheidsregio Fryslân bestaat uit het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur, de bestuurscommissie Veiligheid, de agendacommissie Veiligheid, de bestuurscommissie Gezondheid, de agendacommissie Gezondheid en de auditcommissie. Het algemeen bestuur (AB) wordt gevormd door de burgemeesters van alle Friese gemeenten. Het algemeen bestuur beslist over de algemene en financiële kaders voor de gehele Veiligheidsregio Fryslân, dus zowel voor veiligheid als gezondheid. De bestuurscommissies zijn verantwoordelijk voor het vaststellen van het inhoudelijk beleid op het betreffende terrein (binnen de algemene en financiële kaders). Het dagelijks bestuur (DB) bestaat uit de voorzitter van het AB, twee leden van de agendacommissie Veiligheid en twee leden van de agendacommissie Gezondheid. Het DB bereidt vergaderingen van het AB voor en beperkt zich dus tot de algemene en financiële kaders. Voor het financiële kader van gezondheid wordt het DB geadviseerd door de bestuurscommissie Gezondheid; van veiligheid door de bestuurscommissie Veiligheid. De algemeen directeur geeft leiding aan de ambtelijke organisatie, welke kan worden onderscheiden in de kolommen Veiligheid, Gezondheid (GGD) en Bedrijfsvoering. De kolom Veiligheid omvat de afdelingen Crisisbeheersing en Brandweer. De programma’s crisisbeheersing en brandweer van de programmabegroting bevatten een beschrijving van de taken die door deze afdelingen worden uitgevoerd. De GGD bestaat uit de afdelingen Zorg & Advies en Jeugdgezondheidszorg. Het programma Gezondheid van de programmabegroting geeft een beschrijving van de beleidsvelden en producten waaraan deze afdelingen werken. Momenteel vindt er onderzoek plaats naar de gewenste organisatorische inrichting van de GGD. De kolom Bedrijfsvoering is onderverdeeld in de afdeling Financiën, Personeel & Organisatie en de afdeling Informatie en Facilitaire Services. Deze afdelingen ondersteunen de inhoudelijke organisatieonderdelen op het gebied van bedrijfsvoering. Voor het personeel van de Veiligheidsregio Fryslân geldt dat zij zijn aangesteld op basis van de gemeentelijke CAO (CAR/UWO). Op grond van deze rechtspositie geldt dat de pensioenregeling van het ABP van toepassing is voor de medewerkers van de veiligheidsregio. De Veiligheidsregio Fryslân kent een personeelsomvang van ongeveer 540 fte’s (ruim 700 medewerkers) en ruim 1100 vrijwilligers.
Offerteaanvraag accountantsdiensten Pagina : 4 van 27
Datum : 24-02-2015 Versie : Concept
De totale programmalasten volgens de programmabegroting 2015 bedragen ongeveer € 65 miljoen. De belangrijkste bron van inkomsten wordt gevormd door de algemene bijdrage van de deelnemende gemeenten. Andere belangrijke inkomstenbronnen zijn de rijksbijdrage voor veiligheidsregio’s en vergoedingen voor dienstverlening aan gemeenten en derden. Voor nadere informatie over de Veiligheidsregio Fryslân verwijzen wij u naar de websites van onze organisatie. Tevens zijn de meest recente jaarrekening en programmabegroting toegevoegd als aparte bijlagen bij dit programma van eisen. 1.4.2
Hoofdlijnen AO/IC
Elke afdeling is verantwoordelijk voor het beschrijven van haar eigen werkprocessen en procedures. De afdelingen worden hierbij ondersteund door de beleidsadviseurs kwaliteit. Voor de primaire processen binnen de GGD is ervoor gekozen om deze te beschrijven op basis van de eisen die de HKZ1 certificering hieraan stelt. Deze wijze van beschrijven wijkt af van de traditionele wijze van beschrijven van de administratieve organisatie. Voor de kolom veiligheid zal nog een kwaliteitszorgsysteem worden ontwikkeld. Onderdeel hiervan is ook de keuze voor een methodiek voor het beschrijven van processen. Ook hier zal de insteek zijn dat de procesbeschrijving voldoet aan de eisen van het kwaliteitszorgsysteem. De ondersteunende processen vallen voor een belangrijk deel buiten de HKZ certificering. De belangrijkste ondersteunende processen relevant voor de jaarrekeningcontrole en de Planning & Controlcyclus zijn beschreven. De controlling functie is bij de veiligheidsregio verbijzonderd en ressorteert rechtstreeks onder de algemeen directeur. De controller is onder meer verantwoordelijk voor het jaarlijks opstellen van het interne controleplan. Het interne controleplan bevat een analyse van risico’s en interne controlemaatregelen die gericht zijn op het beheersen van deze risico’s. De uitvoering van interne controlewerkzaamheden is primair belegd bij de afdelingen. De controller beoordeelt de door de afdelingen uitgevoerde interne controlewerkzaamheden. Daarnaast zijn een aantal specifieke interne controlemaatregelen belegd bij de controller. Het interne controleplan is niet bedoeld om als vervanging te dienen voor werkzaamheden van de externe accountant. De externe accountant kan wel gebruik maken van de bevindingen naar aanleiding van de uitvoering van het interne controleplan. Om te komen tot een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole is overleg tussen de controller en de accountant noodzakelijk. Dit overleg richt zich op het afstemmen van de werkzaamheden van de accountant op de door de veiligheidsregio uitgevoerde interne controlewerkzaamheden Een nadere gedetailleerde omschrijving is op genomen in het Programma van Eisen (Bijlage 3). De feitelijke levering bestaat uit het beschikbaar stellen van de dienstverlening op de ingangsdatum van de overeenkomst.
1
HKZ: Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector
Offerteaanvraag accountantsdiensten Pagina : 5 van 27
Datum : 24-02-2015 Versie : Concept
1.5
Gevraagde informatie en documenten bij indienen van de offerte
Hieronder staan de documenten genoemd die onderdeel uitmaken van de definitieve offerteaanvraag. De documenten waar een “Ja” staat vermeldt in de kolom “Retour in offerte” dienen ingevuld en rechtsgeldig te worden ondertekend. Hiermee voldoet u aan de volledige beantwoording van deze offerte aanvraag.
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1.6
Document
Bijgesloten
Het ondertekende Offerte-document Standaard Eigen Verklaring (Bijlage 1) De aanbieding/offerte Algemene Inkoopvoorwaarden Veiligheidsregio Fryslân (Bijlage 2) Programma van eisen (Bijlage 3) Standaard Vragenformulier ( Bijlage 4) Prijzenblad (Bijlage 5) Klachtenafhandeling (Bijlage 6) Conceptovereenkomst (Bijlage 7)
Nee Ja Nee Ja Ja Ja Ja Ja Ja
Retour in Offerte Ja Ja Ja Nee Nee Nee Ja Nee Nee
Leeswijzer
Hoofdstuk 2 van deze offerteaanvraag beschrijft de procedure met betrekking tot de indiening van een offerte, hoofdstuk 3 gaat in op de commerciële voorwaarden in hoofdstuk 4 betreft u de gunningscriteria en in hoofdstuk 5 treft u het ondertekeningsblad aan. De volgende bijlagen worden meegestuurd door Veiligheidsregio Fryslân: Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Bijlage 4 Bijlage 5 Bijlage 6 Bijlage 7 Bijlage 8 Bijlage 9
Standaard Eigen Verklaring (PDF) Algemene inkoopvoorwaarden Veiligheidsregio Fryslân maart 2013 (PDF) Programma van Eisen Standaardformulier voor het indienen van vragen over de offerteaanvraag Prijzenblad Klachtenafhandeling Conceptovereenkomst Jaarrekening 2013 Programmabegroting 2015
Offerteaanvraag accountantsdiensten Pagina : 6 van 27
Datum : 24-02-2015 Versie : Concept
2. De procedure met betrekking tot de beantwoording van de offerte 2.1 Contactpersoon Veiligheidsregio Fryslân Veiligheidsregio Fryslân hanteert één toegewezen contactpersoon voor alle communicatie gedurende dit offertetraject. Onderstaand treft u de contactgegevens: Contactpersoon Adres Postcode Plaats E-mail
: Beleidsadviseur Inkoop Theo Eskes : Harlingertrekweg 58 : 8913 HR : Leeuwarden :
[email protected]
Gedurende de afhandeling van dit offertetraject is het niet toegestaan met andere werknemers van Veiligheidsregio Fryslân contact te zoeken.
2.2 Eisen aan offerte inhoud en vorm In de Standaard Eigen Verklaring voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten dient diverse informatie te worden opgeleverd. De Standaard Eigen Verklaring is als bijlage toegevoegd aan dit offerte document. Inschrijver dient de Standaard Eigen Verklaring, geheel ingevuld, als bijlage aan de offerte toe te voegen.
Daarnaast zijn de volgende richtlijnen van toepassing: 1. De offerte dient te worden opgesteld in de Nederlandse taal. Alle vragen en criteria, die vermeld staan in deze offerte en de toegevoegde bijlagen, moeten worden beantwoord. 2. De offerte van de aanbieder heeft dezelfde volgorde en structuur als het offertedocument 3. De specificaties en vragen vult u digitaal in, dat kan via de bijgevoegde bestanden in de originele lay-out. Daartoe zendt u de bewerkbare documenten mee, naast een PDF-versie van de offerteaanvraag. 4. Alle afwijkingen op deze offerte en afwijkingen van de oorspronkelijke teksten, ook die in de bijlagen, moeten expliciet en separaat in de offerte worden vermeld. Indien de aanbieder ongevraagd wijzigingen in ordening van de documenten aanbrengt of ongevraagd teksten toevoegt of verwijdert dan kan dit leiden tot uitsluiting van deze aanbestedingsprocedure. 5. De beantwoording van de offerte is bindend en maakt deel uit van de overeenkomst. 6. Inschrijving onder voorwaarden wordt niet geaccepteerd en leidt tot uitsluiting van deze aanbestedingsprocedure.
Offerteaanvraag accountantsdiensten Pagina : 7 van 27
Datum : 24-02-2015 Versie : Concept
2.3 Selectietraject en voorlopige tijdslijnen Activiteit 1 Versturen van de offerteaanvraag 2 Sluitingsdatum voor het stellen van schriftelijke vragen ter verduidelijking van de offerte 3 Toezending antwoorden op vragen ( Nota van inlichtingen) 4 Deadline voor indienen offertes 5 Beoordeling offertes door selectiecommissie 6 7 8 9 10
Presentatie aanbiedingen Definitieve keuze door selectiecommissie Gunningsbesluit en mededeling voorlopige gunning/afwijzing Gunning definitief Ingangsdatum overeenkomst
Geplande datum 20 maart 2015 9 april 2015 voor 12.00 uur 17 april 2015 1 mei 2015 voor 12.00 uur 2 mei 2015 t/m 13 mei 2015 21 mei 2015 22 mei – 9 juni 2015 10 juni 2015 2 juli 2015 2 juli 2015
De planning en procedure kunnen door Veiligheidsregio Fryslân (eenzijdig) worden gewijzigd indien zij daartoe aanleiding ziet. Veiligheidsregio Fryslân zal in dat geval de aanbieder(s) per omgaande op de hoogte stellen van deze wijzigingen.
2.4 Vragen ter verduidelijking van het offertetraject Vragen over deze offerteaanvraag kunt u tot 9 april 2015 12.00 uur uitsluitend per e-mail stellen aan de contactpersoon. In de vraagstelling refereert u nauwkeurig aan de relevante delen van de offerteaanvraag (en ook zo veel mogelijk naar het paginanummer, artikelnummer, paragraafnummer enzovoort). Voor het stellen van vragen gebruikt u het standaardformulier dat is opgenomen in bijlage 4 van dit aanbestedingsdocument. Telefonische vragen over het offertetraject kan Veiligheidsregio Fryslân niet beantwoorden. Tevens is het niet toegestaan andere personen uit de organisatie van opdrachtgever dan de benoemde contactpersoon in verband met deze aanbesteding te benaderen. Indien opdrachtgever merkt dat haar medewerker(s) wel telefonisch worden benaderd door medewerkers van inschrijvers, kan opdrachtgever besluiten dat die inschrijvers worden uitgesloten van verdere deelname aan deze aanbestedingsprocedure zonder dat vergoeding van (gemaakte) kosten bestaat. De antwoorden op de vragen verstuurt Veiligheidsregio Fryslân uiterlijk op 17 april 2015. Alle vragen en antwoorden waarvan Veiligheidsregio Fryslân meent dat deze van belang zijn voor alle aanbieders, worden geanonimiseerd aan alle aanbieders verstuurd in de vorm van een Nota van Inlichtingen. Verstrekte informatie in antwoord op vragen dient niet te worden beschouwd als aanpassing op de offerte, tenzij de verstrekte informatie nadrukkelijk formeel wordt toegevoegd aan de offerte. Evaluatie van de antwoorden op de vragen en de offertes kan leiden tot additionele vragen bij Veiligheidsregio Fryslân. Deze zullen door de contactpersoon van Veiligheidsregio Fryslân, eveneens per e-mail, aan uw contactpersoon worden voorgelegd.
Offerteaanvraag accountantsdiensten Pagina : 8 van 27
Datum : 24-02-2015 Versie : Concept
2.5 Aanlevering aan Veiligheidsregio Fryslân Uw inschrijving bestaat uit de beantwoording van de offerteaanvraag en de gevraagde bijlagen zoals omschreven in paragraaf 1.5. Deze stukken dienen in hun geheel en compleet te zijn ontvangen op 1 mei 2015 voor 12.00 uur. • Stuurt u de offerte per mail (dit geniet onze voorkeur)? Graag ontvangen wij één elektronische versie in PDF-formaat. • Stuurt u de offerte per post? Graag ontvangen wij één geprinte versie in een gesloten envelop en één exemplaar aangeleverd op een USB-stick. • Levert u de offerte persoonlijk af? Dat kan aan de balie van Veiligheidsregio Fryslân, Harlingertrekweg 58 te Leeuwarden. Graag ontvangen wij dan één geprinte versie in een gesloten envelop en één exemplaar aangeleverd op een USB-stick. In het laatste geval dient u de in te leveren enveloppen duidelijk te voorzien van de tekst “VERTROUWELIJK- Inschrijving Aanbesteding 11.19 accountants diensten”.
2.6 Geldigheidstermijn offerte Uw offerte dient een geldigheidstermijn te hebben van tenminste drie maanden vanaf de sluitingsdatum van indienen. Gedurende deze periode is de offerte onherroepelijk.
2.7 Rechten en kosten offerte De aanbieder kan geen rechten ontlenen aan de medewerking aan deze offerteaanvraag. Alle door de aanbieder te maken kosten voor het beantwoorden of indienen van deze offerteaanvraag zijn volledig voor rekening van de aanbieder. Veiligheidsregio Fryslân zal op geen enkele wijze enige vergoeding of op overige wijze compensatie verstrekken voor kosten verbonden aan het inschrijven op deze offerteaanvraag.
2.8 Wijziging of intrekking van de offerte Wijzigingen aanbrengen in een reeds ingediende offerte of intrekking van de offerte kan alleen vóór de sluitingsdatum van de offerte. Deze wijzigingen dienen schriftelijk te worden gecommuniceerd aan Veiligheidsregio Fryslân en ontvangen te zijn uiterlijk voor 1 mei 2015 12.00 uur Aanvullende informatie verstrekt na de sluitingsdatum wordt niet geaccepteerd, tenzij daartoe nadrukkelijk wordt verzocht door Veiligheidsregio Fryslân.
2.9 Vertrouwelijkheid en eigendom van de offerte Deze offerteaanvraag is strikt vertrouwelijk en is intellectueel eigendom van Veiligheidsregio Fryslân. U mag gedurende dit offertetraject geen openbare uitingen doen die gerelateerd zijn aan dit offertetraject of de Veiligheidsregio, zonder de nadrukkelijke schriftelijke toestemming van Veiligheidsregio Fryslân. Alle ontvangen offertes worden eigendom van Veiligheidsregio Fryslân. Al het mogelijke wordt gedaan om de vertrouwelijkheid van de offertes te waarborgen. Exemplaren worden binnen Veiligheidsregio Fryslân uitsluitend verspreid aan direct bij de beoordeling betrokken medewerkers, welke de opdracht hebben vertrouwelijk om te gaan met de informatie.
2.10
Beëindiging van het offertetraject
Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om bij onvoorziene omstandigheden dit offertetraject tijdelijk of definitief te stoppen. Voor dit risico kan opdrachtgever –zolang geen definitieve gunning heeft plaatsgevonden- niet verantwoordelijk of aansprakelijk worden gesteld. Offerteaanvraag accountantsdiensten Pagina : 9 van 27
Datum : 24-02-2015 Versie : Concept
2.11
Beoordeling offertes
Veiligheidsregio Fryslân let bij de beoordeling van de offertes op de volgende punten: 1. Is de offerte tijdig ingediend inclusief alle vereiste documenten en bijlagen. 2. De offerte is inclusief de bijlage gesteld in de Nederlandse taal. 3. De gevraagde informatie, standaard formulieren zijn ingevuld cq. voorzien van alle gevraagde informatie en rechtsgeldig ondertekend. De aanbiedingen worden vervolgens beoordeeld en gerangschikt op basis van het gunningcriterium economisch meest voordelige inschrijving (EMVI). Alle beoordelaars beoordelen onafhankelijk van elkaar, maar komen uiteindelijk tot consensus. De gunningscriteria worden omschreven in Hoofdstuk 4. De totstandkoming van de beoordelingscommissie is zodanig samengesteld dat deze een representatieve afspiegeling vormt van Veiligheidsregio Fryslân. Indien tijdens de beoordeling blijkt dat de gunningscriteria leiden tot een gelijkwaardige rangschikking van meerdere partijen dan wordt door loting bepaald welke inschrijver de opdracht gegund krijgt. Deze loting vindt plaats onder toezicht van een nader toe te wijzen notaris. Veiligheidsregio Fryslân behoudt zich het recht voor om aanvullende informatie op te vragen om zich er zeker van stellen dat de capaciteiten, organisatie, werknemers en financiële status van de aanbieder volstaan voor het succesvol kunnen leveren van de gewenste diensten. Veiligheidsregio Fryslân zal onder geen beding verplicht kunnen worden tot keuze voor een partij op welke grond dan ook.
2.12
Ondertekening
Uw offerte dient rechtsgeldig te worden ondertekend door een vertegenwoordiger van uw organisatie. (zie ook 1.4.). De gegevens van deze vertegenwoordiger van uw organisatie dienen duidelijk te worden vermeld bij de ondertekening van uw offerte. De persoon die tekent is bevoegd om de leverancier te committeren aan alle informatie die in de antwoorden in de offerte besloten ligt. Bij gunning van de opdracht dient een actuele verklaring uit het Handelsregister te worden overlegd die niet ouder is dan 6 maanden. Tevens dient de Eigen Verklaring op rechtsgeldige wijze te worden ingevuld en ondertekend.
2.13
Klachtenafhandeling
Veiligheidsregio Fryslân voorziet in een klachtenregeling ter uitvoering van de Klachtenafhandeling bij Aanbesteden als onderdeel van de Aanbestedingswet 2012. Klachten in het kader van deze aanbesteding kunnen uitsluitend digitaal worden ingediend bij het Klachten Meldpunt Aanbesteden (KMA) via: http://www.klachtenmeldpuntaanbesteden.nl/veiligheidsregio-fryslan/ Van klachten dienen te worden onderscheiden vragen en verzoeken die gericht zijn op verduidelijking van aspecten van de aanbestedingsprocedure of tot het doorvoeren van een wijziging. Dergelijke vragen en verzoeken dienen te worden gesteld in de Vragenronde en zullen worden beantwoord in de Nota van Inlichtingen
Offerteaanvraag accountantsdiensten Pagina : 10 van 27
Datum : 24-02-2015 Versie : Concept
De voorwaarden verbonden aan het indienen van een klacht, de voorwaarden met betrekking tot de ontvankelijkheid van een klacht en een korte beschrijving van de klachtenprocedure kunt u nalezen in bijlage 6 van dit aanbestedingsdocument. Bij het niet of, naar de mening van de klager niet-adequaat of niet-tijdig reageren door Aanbestedende dienst op een klacht, heeft de klager de mogelijkheid om zich wenden tot de landelijke Commissie van Aanbestedingsexperts.
Offerteaanvraag accountantsdiensten Pagina : 11 van 27
Datum : 24-02-2015 Versie : Concept
3. Commerciële voorwaarden 3.1 Prijsblad Veiligheidsregio Fryslân wenst op het prijsblad (zie bijlage 5) een duidelijke gespecificeerde prijsopgave te ontvangen. De ingevulde prijzen zijn een overzicht van de geleverde diensten, inclusief alle kortingen, leverings- en administratiekosten. De prijsopgave dient zowel exclusief als inclusief BTW te worden gedaan in verband met de BTW-verplichting van de opdrachtgever.
3.2 Accountmanagement Veiligheidsregio Fryslân verwacht dat er vanuit de leverancier één persoon eindverantwoordelijk is voor het gehele account Veiligheidsregio Fryslân. Deze persoon dient een ervaren en deskundig medewerker te zijn die gedurende de looptijd van de overeenkomst ondersteuning biedt aan Veiligheidsregio Fryslân.
3.3 Toepasselijkheid Algemene Inkoopvoorwaarden Op deze offerteaanvraag en de eventuele overeenkomst zijn de Algemene Inkoopvoorwaarden van Veiligheidsregio Fryslân van toepassing (zie Bijlage 2 PDF). Toepasselijkheid van eventuele door u gehanteerde algemene verkoop- of andere voorwaarden wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen. Alleen in die gevallen waarin (conform het gestelde in de Gids Proportionaliteit, artikel 3.9-B) een onderbouwd voorstel tot afwijkende toepassing van de Inkoopvoorwaarden wordt gedaan door een aanbieder, zal Veiligheidsregio Fryslân dit in overweging nemen. Zulke voorstellen dienen te leiden tot een wederzijdse aanvaardbare uitwerking van de voornoemde Algemene inkoopvoorwaarden van Veiligheidsregio Fryslân en de leveringsvoorwaarden die in de desbetreffende markt op basis van aantoonbare en moverende redenen gebruikelijk zijn. Eventueel gehonoreerde aanpassingen worden expliciet opgenomen in de overeenkomst.
3.4 Standaard Eigen Verklaring In Bijlage 1 (PDF) is de Standaard Eigen Verklaring opgenomen. Door te ondertekenen gaat u akkoord met de gestelde uitsluitingsgronden en/of aanvullende (specifieke) eisen.
Offerteaanvraag accountantsdiensten Pagina : 12 van 27
Datum : 24-02-2015 Versie : Concept
4. Gunningscriteria De weging van de gunningscriteria is als volgt; Gunningscriterium
Percentage
G1 Kwaliteit/Functionaliteit
40%
Maximaal score 400
G2 Prijs
30%
300
G3 Presentatie
30%
300
Totaal
100%
1000
4.1. Gunningscriteria fase 1 beoordeling 4.1.1 Gunningscriterium G1 Kwaliteit/Functionaliteit
Criterium
Score (max.)
Wegingsfactor
Maximaal te behalen punten
Controlefilosofie, methoden en technieken Natuurlijke adviesfunctie en sparringpartner
10 10
2 8
20 80
Expertise Continuïteit en samenstelling team Rapportages Totaal te behalen punten en score
10 10 10 70
10 12 8
100 120 80 400
VOORBEELD UITLEG GUNNINGSCRITERIA KWALITEIT/FUNCTIONALITEIT Voor het gunningscriterium kwaliteit/functionaliteit geldt de volgende rekenmethodiek. In het overzicht Gunningscriteria blijkt dat voor het plan van aanpak een maximale score valt te behalen van 70 punten. Bovenstaand schema laat zien op welke aspecten gescoord kan worden en welke score er te behalen valt. Onderstaand voorbeeld laat een mogelijke uitkomst zien: Inschrijver A scoort op expertise een 10. De volgende som geeft de uiteindelijke uitkomst weer: 10 x wegingsfactor 10 = score van 100 punten Inschrijver B scoort op het plan van aanpak uiteindelijk een 5. De volgende som geeft de uiteindelijke uitkomst weer: 5 x wegingsfactorfactor 10 = score van 50 punten
Offerteaanvraag accountantsdiensten Pagina : 13 van 27
Datum : 24-02-2015 Versie : Concept
4.1.2 Gunningscriterium G2 Prijs
Criterium
Score (max.)
Certificerende functie Deelverklaringen en aanvullende aanvragen
10 10
Totaal te behalen punten en score
20
Wegingsfactor
Maximale aantal te behalen punten
25 5
250 50 300
VOORBEELD UITLEG GUNNINGSCRITERIA PRIJS Per criterium dient er een prijs af te worden gegeven in het prijzenblad (zie bijlage 5). Per criterium (zie tabel hierboven) kan er een maximaal aantal punten gescoord worden op basis van de laagste inschrijfprijs. Het volgende rekenvoorbeeld laat het volgende resultaat zien: Criterium certificerende functie Inschrijver A schrijft in voor € 1500,00
Inschrijver B schrijft in voor € 1875,00
Inschrijver A ontvangt als laagste inschrijver voor certificerende functie 250 punten. Inschrijver B ontvangt door de volgende formule punten. Laagste prijs ------------------- x 250 = 250 Inschrijfprijs
€ 1500,00 --------------- x 250 = 200 € 1875,00
Voor de andere criteria geldt dezelfde rekenmethodiek, met dien verstande dat voor de deelverklaringen en aanvullende vragen 50 punten te scoren valt. Na het optellen van de uiteindelijke, gewogen, score ontstaat er een maximaal aantal te behalen punten van 300. 4.1.3 Gunningscriterium G2 Presentatie
Criterium
Presentatie dienstverlening en controleteam Totaal te behalen punten en score
Punten (max.)
10 10
Wegingsfactor
15
Maximale score
300 300
Doelstelling van de te houden presentatie is om te beoordelen of het beeld wat geschetst wordt tijdens de presentatie overeenkomt met G1 (kwaliteit/functionaliteit) in relatie tot G2 (prijs) van de offerte. Aangezien een presentatie niet in zijn geheel objectief te beoordelen valt, zal op basis van consensus de beoordelingscommissie tot een score komen. De presentaties worden gehouden op 21 mei a.s. en wel op de hoofdlocatie van de aanbestedende dienst, Harlingertrekweg 58 te Leeuwarden. De aanbestedende dienst vraagt u dan ook om deze dag hiervoor te reserveren.
Offerteaanvraag accountantsdiensten Pagina : 14 van 27
Datum : 24-02-2015 Versie : Concept
U ontvangt u hiervoor een uitnodiging. De beschikbare tijd bedraagt een uur. De aanbestedende dienst faciliteert u in toegang tot internet (draadloos), smartboard met USB toegang en overige (toetsenbord, muis, flipover, etc.) middelen om uw presentatie te ondersteunen. De presentatie wordt overeenkomstig de scoremethodiek 4.2. beoordeeld. Het totaal van G1, G2 en G3 wordt vervolgens opgeteld. De inschrijver met de hoogste totaalscore zal, na voornemen tot gunnen, de opdracht verstrekt krijgen.
Voor beide gunningscriteria geldt, indien van toepassing, dat er wordt afgerond op één decimaal achter de komma!
4.2. Gunningscriteria fase 2 beoordeling Bij de beoordeling van de genoemde criteria in 4.1.1 en 4.1.3 wordt de volgende scoremethodiek gehanteerd, waarbij de score geen decimalen kent. Antwoord Ontbreekt Is matig
Is neutraal/ gemiddeld Is goed
Is uitstekend
Motivering Er is geen antwoord gegeven op het element Het gegeven antwoord geeft een onvolledig beeld of met het gegeven antwoord onderscheidt de inschrijver zich in negatieve zin ten opzichte van de overige, gemiddelde, inschrijvers Het gegeven antwoord is duidelijk en relevant voor de opdracht. Met het gegeven antwoord onderscheidt de inschrijver zich niet in positieve zin ten opzichte van de overige inschrijvers of is gelijkwaardig. Het gegeven antwoord is duidelijk en relevant voor de opdracht. Met het gegeven antwoord onderscheid de inschrijver zich in positieve zin ten opzichte van de overige, gemiddelde, inschrijvers. Het antwoord is innoverend, heeft toegevoegde waarde. Het antwoord geeft aan dat de inschrijver een hoogwaardige kwaliteit van dienstverlening heeft. Het gegeven antwoord onderscheidt zich in sterke mate in positieve zin t.o.v. de overige, gemiddelde, inschrijvers.
Offerteaanvraag accountantsdiensten Pagina : 15 van 27
Punten 0 1-4
5-6
7-8
9-10
Datum : 24-02-2015 Versie : Concept
5 ONDERTEKENINGSBLAD ONDERTEKENING
Ondertekenaar verklaart kennis te hebben genomen van de gehele inhoud van deze offerteaanvraag en de bijbehorende stukken (inclusief eventuele nota van inlichtingen) en verklaart door ondertekening in te stemmen met de inhoud van deze offerteaanvraag en de bijbehorende stukken. Ondertekenaar verklaart dat hij tekenbevoegd is, en als zodanig herkenbaar is aangemerkt in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, om namens zijn organisatie verplichtingen van deze aard en op deze schaal aan te gaan. Bij gunning van de opdracht dient ter onderbouwing van deze bevoegdheid een actuele verklaring uit het Handelsregister te worden overlegd die niet ouder is dan 6 maanden.
Organisatie
:
Inschrijfnummer KvK: Naam
:
Functie
:
Plaats
:
Datum
:
Handtekening :
Offerteaanvraag accountantsdiensten Pagina : 16 van 27
Datum : 24-02-2015 Versie : Concept
Bijlage 1 Standaard Eigen Verklaring (Zie PDF Bijlage versie 20140623)
Offerteaanvraag accountantsdiensten Pagina : 17 van 27
Datum : 24-02-2015 Versie : Concept
Bijlage 2 Alg. Inkoopvoorwaarden Veiligheidsregio Fryslân (versie maart 2013) Zie PDF Bijlage
Offerteaanvraag accountantsdiensten Pagina : 18 van 27
Datum : 24-02-2015 Versie : Concept
Bijlage 3 Programma van Eisen Aard en omvang opdracht Kaders accountantscontrole De primaire functie van de accountant is het als onafhankelijk deskundige uitvoeren van de accountantscontrole en het geven van een oordeel op grond van dit onderzoek als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet. De accountant moet zich hierbij baseren op de ingevolge artikel 213 Gemeentewet door het algemeen bestuur vastgestelde Controleverordening. In deze verordening wordt o.a. verwezen naar het Besluit accountantscontrole decentrale overheden. In dit besluit zijn ingevolge artikel 213, lid 6 Gemeentewet bij algemene maatregel van bestuur nadere regels gesteld met betrekking tot de reikwijdte en de verslaglegging omtrent de accountantscontrole. De accountant dient in zijn controle tevens de Financiële verordening van de veiligheidsregio te betrekken. Voor de controle van rechtmatigheid stelt het algemeen bestuur jaarlijks een controleprotocol vast. Het controleprotocol bevat een overzicht met relevante wet- en regelgeving, het normenkader. De veiligheidsregio hanteert de volgende goedkeuringstolerantie voor de getrouwheid en rechtmatigheid. goedkeurend
met beperking
oordeelonthouding
afkeurend
Fouten in de jaarrekening (% van lasten)
≤ 1%
> 1% < 3%
–
≥ 3%
Onzekerheden in de controle (% van lasten)
≤ 3%
> 3% < 10%
≥ 10%
–
Deze percentages worden steeds genomen van de totale begrote programmalasten. Het algemeen bestuur heeft als rapporteringstolerantie vastgesteld dat de accountant: • elke fout in de jaarrekening groter dan € 66.000 rapporteert2. • elke onzekerheid in de jaarrekening groter dan € 360.000 rapporteert. Algemene certificerende functie De algemene certificerende functie kenmerkt zich door twee fasen. De eerste fase wordt aangeduid als de interim-controle. De interim-controle richt zich op de werking van de administratieve organisatie en interne controle. De betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking maakt onderdeel uit van de administratieve organisatie. Onderdeel van de interim-controle is een risicoanalyse als vooruitblik op de jaarrekening. De bevindingen van de interim-controle worden vastgelegd in een afzonderlijke rapportage, een managementletter. De bevindingen van de interim-controle en de concept managementletter worden vooraf ambtelijk of bestuurlijk besproken (zie hiervoor de communicatiematrix). De managementletter wordt afgegeven ten behoeve van het dagelijks bestuur en wordt besproken in de auditcommissie van de veiligheidsregio. De bespreking van de rapportage in de auditcommissie vindt voor 31 oktober plaats. De tweede fase betreft de jaarrekeningcontrole. Deze controle richt zich op de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening van de veiligheidsregio. Vóór 1 december van ieder jaar stuurt de accountant een voorstel planning naar de veiligheidsregio. Deze planning wordt in onderling overleg vastgesteld, met inachtneming van de door de veiligheidsregio te bepalen einddata.
2
Controleprotocol 2014
Offerteaanvraag accountantsdiensten Pagina : 19 van 27
Datum : 24-02-2015 Versie : Concept
Voor de rijksbijdrage voor veiligheidsregio’s geldt dat deze via de systematiek van Single Information Single Audit wordt verantwoord. Het accountantskantoor dient kennis te hebben van deze verantwoordingssystematiek en de betreffende regelgeving. De controle van de SISA bijlage vormt onderdeel van de jaarrekeningcontrole. De accountant brengt zijn verslag van bevindingen uit aan het algemeen bestuur als opdrachtgever. Indien de accountant afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, bespreekt hij deze met de ambtelijke verantwoordelijken. Indien een correctie uitblijft, meldt de accountant dit aan de auditcommissie. Verstrekken van (deel-)verklaringen Het verstrekken van (deel-)verklaringen betreft het ten behoeve van de rijksoverheid en andere instanties verstrekken van accountantsverklaringen bij subsidiedeclaraties en andere verantwoordingen. Gemiddeld gezien gaat het om twee subsidieverklaringen per jaar. Een voorbeeld hiervan is de subsidie die de veiligheidsregio ontvangt van de Provincie Friesland in het kader van het Fries Uitvoeringsprogramma Externe Veiligheid. Natuurlijke adviesfunctie De natuurlijke adviesfunctie betreft het gevraagd en ongevraagd adviseren van de ambtelijk organisatie. Het gaat om alle activiteiten ten behoeve van de ambtelijke organisatie voor zover een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de accountant. Hierbij kan gedacht worden aan de opzet en werking van de administratieve organisatie, (verbijzonderde) interne controle, de doelmatigheid, automatisering en informatievoorziening, subsidiemogelijkheden, fiscale zaken, risico’s en dergelijke. De uitvoering dient op eigen initiatief van de accountant, dan wel op verzoek van de veiligheidsregio plaats te vinden. Het betreft adviezen van beperkte omvang die: • een logisch gevolg zijn van de controlebevindingen; • een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van besprekingen van bepaalde rapportages; • samenhangen met ontwikkelingen binnen de organisatie, zoals het beoordelen van nieuwe procedures, andere werkwijzen en de inrichting van de administratieve organisatie; • voortvloeien uit ontwikkelingen op het vakgebied, en die • voortvloeien uit informatie van de rijksoverheid c.q. wettelijke bepalingen. Het karakter van de natuurlijke adviesfunctie brengt met zich mee dat de accountant binnen een redelijke termijn beschikbaar is voor de organisatie. Bij ontwikkelingen op het gebied van financieel beheer, administratieve organisatie en interne controle wordt van de accountant een kritische, actief meedenkende en ondersteunende rol verwacht. In dit licht moet de accountant gezien worden als een ‘sparringpartner’ die ideeën kan en wil leveren over verbetering van instrumenten en daarbij tevens oog heeft voor de organisatorische- en beheers consequenties. Dit betekent dat de accountant een uitgewerkte visie heeft op het ‘wat’ en ‘hoe’ van een moderne ambtelijke organisatie. Auditcommissie De auditcommissie van de VRF heeft als taak het adviseren van het algemeen bestuur betreffende alle financiële en bedrijfsvoering aspecten. In de verordening op de auditcommissie is vastgelegd dat de externe accountant adviseur is van deze commissie. Dit betekent in ieder geval dat de accountant de managementletter en het verslag van bevindingen toelicht in de vergadering van de auditcommissie. De auditcommissie heeft de mogelijkheid om specifieke aandachtspunten te benoemen die de accountant betrekt in zijn controle. De specifieke aandachtspunten worden opgenomen in het controleprotocol. De accountant heeft een signalerende rol bij het benoemen van specifieke aandachtspunten door de auditcommissie.
Offerteaanvraag accountantsdiensten Pagina : 20 van 27
Datum : 24-02-2015 Versie : Concept
Communicatiematrix In de controleverordening van de Veiligheidsregio Fryslân is bepaald dat ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole er periodiek overleg plaatsvindt. De onderstaande tabel bevat de uitwerking van “periodiek overleg” in vaste overlegmomenten. Indien het accountantskantoor hiervan af wenst te wijken dient hij dat in de offerte te motiveren. Daarnaast vindt ad hoc overleg plaats als de omstandigheden of bevindingen van de accountant daartoe aanleiding geven. Waar over Concept-controleplan
Met wie VRF: Auditcommissie
Wanneer Juni/juli
Toelichting De auditcommissie kan bepalen dat de accountant aan posten uit de jaarrekening of deelverantwoordingen dan wel producten of organisatieonderdelen specifieke aandacht dient te besteden.
Augustus/september
Voorafgaand aan de interim-controle vindt afstemming plaats over ontwikkelingen en bijzonderheden die van belang zijn voor de controle.
September
De managementletter wordt opgesteld n.a.v. de interim-controle en is bedoeld voor het management en het dagelijks bestuur
September
De managementletter wordt opgesteld n.a.v. de interim-controle en is bedoeld voor het management en het dagelijks bestuur.
Oktober
De accountant licht de managementletter toe in de auditcommissie. De commissie doet daarvan verslag in het dagelijks bestuur.
April jaar t+1
Voordat het verslag van bevindingen definitief wordt gemaakt vindt afstemming op
Accountant: Partner
Controleplan
VRF: Dir. bedrijfsvoering, controller, hoofd FPO en bel.adv. P&C Accountant: Manager
Managementletter
VRF: Dir. bedrijfsvoering, controller, hoofd FPO en bel.adv. P&C Accountant: Manager
Managementletter
VRF: Directieteam Accountant: Partner
Managementletter
VRF: Auditcommissie
Accountant: Partner Afstemmingsbespreking verslag van bevindingen
VRF: Dir. bedrijfsvoering, controller, hoofd FPO en bel.adv. P&C
Offerteaanvraag accountantsdiensten Pagina : 21 van 27
Datum : 24-02-2015 Versie : Concept
Accountant: Manager Verslag van bevindingen
VRF: Directieteam
ambtelijk niveau plaats.
Maart jaar t+1
Voordat het verslag van bevindingen definitief wordt gemaakt vindt afstemming op directieniveau plaats.
Maart jaar t+1
De accountant licht zijn bevindingen toe in de auditcommissie. De commissie doet daarvan verslag in het bestuur.
Accountant: Partner Verslag van bevindingen
VRF: Auditcommissie
Accountant: Partner
Leverancierseisen Leverancierseisen De geschiktheid van het accountantskantoor om de opdracht uit te voeren zal worden beoordeeld aan de hand van de volgende leverancierseisen: • deskundigheid en ervaring: het accountantskantoor dient over voldoende kennis en ervaring te beschikken op het gebied van gemeentelijke overheid, veiligheidsregio’s, GGD’en en de specifieke wet- en regelgeving op deze beleidsterreinen. Deze kennis en ervaring moet zodanig zijn, dat naast de toepassing van bestaande wet- en regelgeving tevens een signaalfunctie kan worden vervuld met betrekking tot risico’s en actuele ontwikkelingen. • adviespotentieel: het accountantskantoor dient te beschikken over voldoende kennis en ervaring op het terrein van bedrijfsmatige ontwikkelingen in de gemeentelijke praktijk. Adviespotentieel is de maat voor de verscheidenheid aan gekwalificeerde adviesdiensten waarop de accountant in zijn eigen organisatie kan terugvallen en die van belang kunnen zijn in de gemeentelijke praktijk, zoals deskundigheid op het gebied van belastingrecht, automatisering, diepteonderzoeken naar doelmatigheid en rechtmatigheid, bedrijfsvergelijking tussen gemeenten, administratieve organisatie, EDP-audits, inkoop- en aanbestedingsbeleid, etc. • continuïteit: Er moet voldoende zekerheid bestaan dat het accountantskantoor de gemeentelijke overheid duurzaam als een van zijn primaire markten zal beschouwen. Van belang is hoe lang het accountantskantoor al in de gemeentelijke markt actief is, of in de laatste vijf jaren een actief acquisitiebeleid heeft gevoerd en welke resultaten daarbij zijn bereikt. Een en ander kan worden aangetoond aan de hand van de jaarrekeningen, begrotingen, beleidsplannen e.d. over de desbetreffende jaren. Samenstelling controleteam Het controleteam is samengesteld volgens het schema partner, (senior) manager, controleleider, assistent. Dit team zal, personele wijzigingen bij het accountantskantoor daargelaten, gedurende de looptijd van de overeenkomst niet wijzigen. Het accountantskantoor is verplicht om in geval van wijziging in het team gedurende de looptijd van de overeenkomst, de veiligheidsregio onmiddellijk hiervan in kennis te stellen. Bij wijziging van het vaste controleteam zal het accountantskantoor hierover vóóraf in contact treden met een door de veiligheidsregio aangewezen functionaris.
Offerteaanvraag accountantsdiensten Pagina : 22 van 27
Datum : 24-02-2015 Versie : Concept
In geval van wijziging heeft de veiligheidsregio het recht om de lopende overeenkomst binnen 6 maanden na deze wijziging eenzijdig te ontbinden. De veiligheidsregio heeft tevens het recht om in voorkomende gevallen, mits er duidelijk zwaarwegende en aannemelijk gemaakte redenen voor zijn, van het accountantskantoor te verlangen een lid van het controleteam door een ander persoon te vervangen.
Offerteaanvraag accountantsdiensten Pagina : 23 van 27
Datum : 24-02-2015 Versie : Concept
Bijlage 4 Standaard Vragenformulier Standaard Vragen formulier Meervoudig Onderhandse aanbesteding accountantsdiensten.
Indiening uiterlijk 09-04-2015 voor 12.00 uur VRAAG NUMMER
DOCUMENT / BIJLAGE AANDUIDING
PAGINA EN ARTIKEL AANDUIDING
OMSCHRIJVING VRAAG
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
(Indien u meer vragen heeft wordt u verzocht zelf rijen toe te voegen in het document)
Offerteaanvraag accountantsdiensten Pagina : 24 van 27
Datum : 24-02-2015 Versie : Concept
Bijlage 5 Prijsblad Zie Word Bijlage
Offerteaanvraag accountantsdiensten Pagina : 25 van 27
Datum : 24-02-2015 Versie : Concept
Bijlage 6 Klachtenafhandeling Zie PDF Bijlage
Offerteaanvraag accountantsdiensten Pagina : 26 van 27
Datum : 24-02-2015 Versie : Concept
Bijlage 7 (Conceptovereenkomst accountantsdiensten) Zie PDF Bijlage
Offerteaanvraag accountantsdiensten Pagina : 27 van 27
Datum : 24-02-2015 Versie : Concept