Nota van inlichtingen (NVI) meervoudig onderhandse aanbesteding Juridische dienstverlening voor de Gemeente Ede
Gemeente Ede, Cluster Financiën en control, team Recht Datum: 26 augustus 2014
Vraag nr 1
Aanbestedingsdocument Juridische dienstverlening voor de gemeente Ede paragraaf 1.1.
Vraag
Antwoord
De gemeente Ede heeft de onderhavige aanvraag uitgezet bij de door haar geselecteerde partijen. Hoeveel partijen heeft de gemeente Ede uitgenodigd om in te schrijven op deze meervoudig onderhandse aanbesteding? Bij hoeveel advocatenkantoren en hoeveel juridisch dienstverleners heeft de gemeente Ede deze meervoudig onderhandse aanvraag uitgezet? De gemeente Ede geeft aan een shortlist te willen opstellen met meerdere prefered suppliers. Begrijpt inschrijver het goed dat de gemeente Ede per rechtsgebied een aantal partijen wilt selecteren?
In totaal aan 14 (veertien) partijen.
2
paragraaf 1.1.
3
paragraaf 1.1.
4
paragraaf 1.1.
Hoeveel partijen gaat de gemeente Ede selecteren (per rechtsgebied en totaal)?
5
paragraaf 1.1.
6
paragraaf 1.1.
7
paragraaf 1.3.
De gemeente Ede geeft aan dat zij juridische dienstverleners tijdens de contractperiode kan toevoegen. 1. Hoe gaat de gemeente Ede deze partijen toevoegen? 2. En worden de raamovereenkomstenpartijen ingelicht indien de gemeente Ede besluit een dienstverlener toe te voegen? Met welke dienstverlenende juridische partijen heeft de gemeente Ede de afgelopen jaren samen gewerkt? De gemeente Ede verzoekt inschrijver een persoon (waarvan de CV ingeleverd moet worden) voor te stellen per specialisme. De vraag aan de gemeente Ede is of de gemeente Ede het noodzakelijk acht dat de persoon die bij de inschrijving wordt voorgesteld ook daadwerkelijk de opdracht moet uitvoeren? Inschrijver is marktleider in het leveren van juridische oplossingen
Alle veertien partijen zijn juridische dienstverleners. Daaronder zijn 7 advocatenkantoren. Dit heeft u goed geïnterpreteerd. De gemeente Ede beoogt een grote mate van flexibiliteit. Dat wil zeggen dat zij, bij het ontbreken van (beschikbare) interne expertise, gebruik wil maken van de benodigde expertise van externe partijen. Dat betekent dat zij per rechtsgebied, waarop geen interne expertise aanwezig is, één of meer geschikte partijen zal selecteren. De gemeente Ede heeft op voorhand geen vaste aantallen vastgesteld, noch per rechtsgebied noch in totaal. De uitkomst is afhankelijk van de kwaliteit van de inschrijvingen. 1. Volgens 1.1 van het Aanbestedingsdocument zal tijdens de contractsduur hetzelfde Aanbestedingsdocument worden toegestuurd. Dit impliceert dat dezelfde aanbestedingsprocedure met dezelfde gunningcriteria zal worden gevolgd. 2. Ja. Dit is niet relevant voor deze nieuwe offerte aanvraag.
De gemeente Ede stelt als eis dat de persoon die bij de inschrijving wordt voorgesteld ook daadwerkelijk de opdracht uitvoert. Uit de beantwoording van de eerste vraag volgt dat de gemeente Ede niet akkoord gaat met de voorgestelde werkwijze.
2
8
paragraven 1.3. en 2.2.
9
paragraaf 2.2.
10
paragraaf 1.4.
11
paragraaf 2.6.
en advies aan overheidsorganisaties en heeft ruim 20 jaar ervaring met het detacheren van juristen en het geven van juridisch advies binnen de publieke sector, waaronder gemeenten. Inschrijver heeft 200 juristen in vaste dienst en daarnaast een breed netwerk aan ZZP’ers. Inschrijver zet om die reden bij haar opdrachtgever de voor de opdracht best gekwalificeerd en beschikbare jurist in. Gaat de gemeente akkoord met deze werkwijze? De gemeente Ede geeft aan dat inschrijver één van uw juridische partners kan worden door: te voldoen aan de minimale kwaliteitseisen, in de bijlage aan te geven voor welk specialisme, tegen welk tarief, met invulling van welke persoon (waarvan de CV ingeleverd moet worden). Kan de gemeente Ede aangeven hoe zij vervolgens komt tot een selectie van haar shortlist? Met andere woorden kan de gemeente Ede aangeven op welke wijze zij de inschrijvingen beoordeelt? Of komen alle partijen die inschrijven en die voldoen aan de geschiktheidseisen op de shortlist van de gemeente Ede? Kan de gemeente Ede aangeven als er sprake is van een beoordeling - wie er in de beoordelingscommissie zitten? Moet inschrijver op alle rechtsgebieden inschrijven of kan zij ook op 1 of een paar rechtsgebieden inschrijven? Als dit laatste het geval is dan gaat inschrijver er vanuit dat er een shortlist komt per rechtsgebied? Klopt dit? Het doel van de aanbesteding van de gemeente Ede is het afsluiten van een raamovereenkomst met meerdere juridisch dienstverlenende partners tegen een van te voren vastgestelde kwaliteit en maximum uurtarief. Wat bedoelt de gemeente Ede met een “van te voren vastgestelde kwaliteit”. Op welke manier en door welke personen binnen de gemeente Ede wordt deze kwaliteit vastgesteld? De gemeente Ede geeft aan dat opdrachtverlening mogelijk is op
Alle partijen die inschrijven en die voldoen aan de geschiktheidseisen komen op de shortlist van de gemeente Ede.
Zie het antwoord op vraag 3 en 4. Het is mogelijk op één of meer rechtsgebieden in te schrijven. Dat zal er toe kunnen leiden dat er per rechtsgebied een shortlist komt.
Zie ook het antwoord op vraag 8. In deze meervoudige onderhandse procedure heeft de gemeente Ede vooraf (na inventarisatie van de wensen en ervaringen in de eigen organisatie) zorgvuldig de partijen geselecteerd die dit Aanbestedingsdocument ontvangen. We zijn er van overtuigd dat deze partijen onze opdrachten kunnen uitvoeren. Bij het verlenen van een opdracht zal de zogenaamde shortlist voor 3
basis van specialisme/expertise van de gecontracteerde opdrachtnemer in combinatie met het ingeschreven maximum uurtarief. Hoe wordt voorgaande precies beoordeeld?
12
paragraaf 2.6.
In het kader van efficiency en effectiviteit geeft de gemeente aan dat zij een vervolgopdracht op een eerdere opdracht kan gunnen aan de opdrachtnemer die de initiële opdracht heeft uitgevoerd. Wordt de vervolgopdracht bekend gemaakt bij de overige raamovereenkomstpartijen?
13
paragraaf 2.6.
De gemeente Ede geeft aan dat ook een minicompetitie kan worden gehouden onder de drie gecontracteerde opdrachtnemers. Kan de gemeente Ede aangeven hoe zij beslist welke drie gecontracteerde opdrachtnemers in aanmerking komen voor het deelnemen aan de minicompetitie?
14
paragraaf 3.1.
Inschrijver heeft vaste medewerkers in dienst en beschikt daarnaast over
het betreffende rechtsgebied worden geraadpleegd. Afhankelijk van de aard van de opdracht, de onderliggende vragen, eventuele spoedeisendheid van de opdracht, de beschikbare tijd van de opdrachtnemer en andere omstandigheden van het geval zal een keuze worden gemaakt uit de verschillende dienstverleners op die shortlist. Leidend bij die keuze kunnen zijn specialisme op het rechtsgebied, tarief, expertise, ervaring en aangetoonde kwaliteit. Een opdrachtnemer die een initiële opdracht naar tevredenheid van de gemeente heeft uitgevoerd, maakt een grotere kans een vervolgopdracht op een eerdere opdracht te ontvangen. Een en ander hangt af van de omstandigheden. Waarschijnlijk wordt met ‘bekendmaking’ bedoeld dat ook andere gegadigden kunnen dingen naar de opdracht. Wanneer dat om reden van efficiency en effectiviteit niet wenselijk is, is zo’n bekendmaking niet vanzelfsprekend. Deze vraag is gebaseerd op de volgende volzin in paragraaf 2.6 van het Aanbestedingsdocument: “Ook heeft de gemeente Ede de mogelijkheid bij een opdracht via een minicompetitie offertes te vragen bij de drie gecontracteerde opdrachtnemers.” Mede naar aanleiding van deze vraag wordt bedoelde volzin als volgt gewijzigd: “ Ook heeft de gemeente Ede de mogelijkheid bij een opdracht via een minicompetitie offertes te vragen bij (een selectie) van alle gecontracteerde opdrachtnemers op dat specifiek rechtsgebied. Of een selectie van opdrachtnemers plaatsvindt en zo ja, op welke wijze, is onder meer afhankelijk van de aard en omvang van de opdracht en de bewezen kwaliteit van eerdere uitgevoerde opdrachten.” Nee, dit ziet de gemeente Ede niet als een samenwerking als 4
15
paragraaf 3.2.
een groot netwerk van ZZP-ers waarmee zij nauw samenwerkt. Indien inschrijver besluit om het CV van een ZZP-er voor te dragen, ziet de gemeente Ede dit dan als een samenwerking als bedoeld in de UEV? De gemeente Ede stelt dat na gunning de bewijsstukken conform artikel 2.89 Aanbestedingswet door inschrijver moeten worden overgelegd. Begrijpt inschrijver het goed dat zij dan enkel de volgende stukken dient te overleggen: - Een uittreksel van de Kamer van Koophandel niet ouder dan 6 maanden op het tijdstip van indiening; - Een Gedragsverklaring aanbesteden niet ouder dan 2 jaar op het tijdstip van indiening; - Een verklaring van de Belastingdienst inzake het betalen van de premies sociale zekerheidswetten en belastingen, niet ouder dan 6 maanden op tijdstip van indiening.
bedoeld in de UEV. Zie de toelichting op punt 1.5 UEV.
In artikel 2.89 Aanbestedingswet 2012 worden in de leden 1, 2 en 3 de bewijsstukken genoemd, waarmee een inschrijver kan aantonen dat op hem ten tijde van de inschrijving de uitsluitinggronden van • artikel 2.87, onderdeel a • de artikelen 2.86 en 2.87, onderdelen b en c, niet van toepassing zijn. Artikel 2.89 Aanbestedingswet 2012 noemt als zodanig: - een uittreksel uit het handelsregister, dat op het tijdstip van het indienen van de inschrijving niet ouder is dan zes maanden; - een gedragsverklaring aanbesteden, die op het tijdstip van het indienen van de inschrijving niet ouder is dan twee jaar. Inschrijvers kunnen volstaan met het overleggen van deze twee documenten. Het staat hen overigens vrij om naast deze documenten andere documenten over te leggen, waarmee zij kunnen aantonen dat de uitsluitinggronden van de artikelen 2.86 en 2.87, onderdelen a, b en c, niet op hem van toepassing zijn. Met de in de vraag bedoelde verklaring van de belastingdienst kan de inschrijver volgens voornoemd artikel 2.89, derde lid, aantonen dat de uitsluitinggrond van artikel 2.87, onderdeel d, niet op hem van toepassing is. Deze laatste facultatieve uitsluitinggrond heeft de gemeente Ede voor deze aanbestedingsprocedure niet gesteld. Inschrijvers hoeven de genoemde verklaring van de belastingdienst daarom niet over 5
te leggen.
16
paragraaf 4.1.
17
Bijlage C: Verklaring akkoord met programma van eisen Programma van eisen punt 12, sub a
18
Bijlage C: Verklaring akkoord met programma van eisen Programma van eisen punt 12, sub a
19
Bijlage D: Tarievenblad
20
Bijlage D: Tarievenblad
De gemeente Ede stelt dat de in de bijlagen aangeleverde documenten volledig moeten zijn ingevuld en rechtsgeldig moeten zijn ondertekend. Daaronder noemt de gemeente Ede twee documenten, te weten het Programma van eisen en een Inschrijving handels- en beroepsregister. In paragraaf 2.2 stelt de gemeente Ede dat aan het gunningcriterium is gekoppeld de opgave van een maximum uurtarief per specialisme van rechtsgebied en invulling van de uitvoerende persoon (waarvan de CV ingeleverd moet worden). Begrijpt inschrijver het goed dat zij per rechtsgebied waarvoor zij inschrijft een CV moet overleggen en een tarief moet afgeven? Onder punt 12, onder a van bijlage C stelt de gemeente Ede dat binnen de gemeente behoefte is aan advies/procesvertegenwoordiging en/of juridische ondersteuning. 1. Acht de gemeente Ede het noodzakelijk dat de inschrijver procesvertegenwoordiging kan bieden op elk rechtsgebied zoals opgesomd in bijlage D? 2. Wordt inschrijver uitgesloten van de inschrijving indien zij op bepaald(e) rechtsgebied(en) geen procesvertegenwoordiging kan bieden? Onder punt 12, onder a, stelt u dat er binnen de gemeente behoefte is aan advies/procesvertegenwoordiging en/of juridische ondersteuning. Wat verstaat de gemeente Ede onder juridische ondersteuning? Betreft dit bijvoorbeeld ook interim werkzaamheden/opdrachten? In bijlage D is een opsomming gegeven van alle specialismen. Inschrijver kan daarbij per specialisme ja of nee aanvinken. Indien Inschrijver bij sommige specialismen 'nee' aanvinkt, wat is daarvan dan de consequentie? Hangt de gemeente Ede een bepaald gewicht aan hoeveel
Anders dan in deze vraag wordt gesteld moeten de verlangde documenten in kopie (scan) direct bij inschrijving meegestuurd worden. Ja.
Vraag 1: Nee. Vraag 2: Nee, tenzij die inschrijver voor een bepaald rechtsgebied de enige inschrijver is. Dan is een combinatie van expertise én bevoegdheid wenselijk!
Dat is niet beoogd.
Dat u niet inschrijft op dit specialisme. Zie de antwoorden op de vragen 3, 4 en 9.
Nee.
6
21
Aanbestedingsdocument Juridische dienstverlening voor de gemeente Ede paragraaf 1.4.
22
Bijlage C: Verklaring akkoord met programma van eisen Programma van eisen punt 15
rechtsgebieden inschrijver kan aanbieden. Op welke manier wordt dit beoordeeld? De gemeente Ede verklaart de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Ede van toepassing en wijst de algemene voorwaarden van de inschrijver uitdrukkelijk van de hand. In dit kader wenst inschrijver graag antwoord te krijgen op de vraag welke partij nu feitelijk leiding en toezicht heeft ten aanzien van de juridisch adviseur(s) want als het inschrijver is die leiding en toezicht heeft is het ook redelijk een (beperkte) aansprakelijkheid te aanvaarden. Als het echter de gemeente Ede is die leiding en toezicht heeft, is het ook de gemeente Ede die aansprakelijk dient te zijn want de gemeente Ede kan dan immers ingrijpen om schade te voorkomen of te beperken.
Onder punt 15 van bijlage C geeft de gemeente Ede aan dat inschrijver de uitvoering van de opdracht binnen de opgegeven tijd en conform de opgegeven fasering garandeert. Wat is de consequentie indien inschrijver niet voldoet aan de door de gemeente Ede gestelde resultaatsverplichting?
Toepasselijkheid van algemene voorwaarden impliceert niet dat de partij wiens algemene voorwaarden van toepassing zijn, feitelijke leiding en toezicht heeft ten aanzien van de (juridische adviseurs van) de opdrachtnemer. In tegendeel: het gaat om gebruikmaking van juridische expertise, waarover de gemeente als opdrachtgever niet beschikt. Omvang en aard van de opdracht worden in onderling overleg tussen opdrachtgever en opdrachtnemer bepaald. Tijdens het uitvoeren van de opdracht dient inschrijver als deskundige partij de leiding te hebben over zaken die binnen zijn invloed en deskundigheid als beroepsbeoefenaar vallen, zoals bijvoorbeeld het bewaken van termijnen en het tijdig indienen van stukken. De gemeente Ede hecht veel belang aan een stipte uitvoering door een inschrijver van een overeengekomen opdracht. Dit komt tot uiting in de volgende bepalingen in de Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente Ede 2013 (verder ook AIV): • artikel 5.4, vierde lid: informatieplicht voor de Wederpartij aan de Gemeente over feiten of omstandigheden die kunnen leiden tot vertraging in de nakoming van de Overeenkomst of waarmee in de Overeenkomst geen rekening is gehouden; • artikel 9.1: de Wederpartij is van rechtswege in verzuim nadat de termijn(en) voor de uitvoering van de desbetreffende Prestaties, zoals vermeld in de Overeenkomst zijn verstreken en de desbetreffende Prestaties niet of niet volledig zijn 7
•
•
•
•
•
•
•
uitgevoerd; artikel 10.2: in de situaties als bedoeld in artikel 6:83 Burgerlijk Wetboek is de tekortkomende Partij zonder schriftelijke ingebrekestelling in verzuim; artikel 10.3: als een Partij in verzuim is geraakt mag de andere partij de Overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling met onmiddellijke ingang ontbinden; artikel 10.5: indien de Wederpartij in verzuim is geraakt, is hij onverminderd het bepaalde in de leden 1 tot en met 3 van artikel 10 een onmiddellijk opeisbare boete verschuldigd; artikel 10.7: de boete komt de Gemeente toe onverminderd het recht op schadevergoeding; artikel 12.1: in de situaties als bedoeld in de leden 1 of 2 van artikel 10 is de tekortkomende Partij aansprakelijk voor de directe of indirecte schade die de andere Partij heeft geleden of zal lijden; artikel 12.2: de Wederpartij vrijwaart de Gemeente tegen aanspraken van derden vanwege directe of indirecte schade die deze derden hebben geleden of zullen lijden bij uitvoering van de overeenkomst of de toepassing van Goederen of Diensten van de Wederpartij; artikel 12.3: de Wederpartij is aansprakelijk voor schade die door de Gemeente of derden wordt geleden als gevolg van handelen of nalaten 8
•
van de Wederpartij; artikel 21.1: de Wederpartij verricht de Diensten, die zijn overeengekomen binnen de termijn en op de plaats, die in de Overeenkomst is opgenomen.
Artikel 11 regelt het geval, waarin één der partijen de verplichtingen uit de overeenkomst geheel of gedeeltelijk niet kan nakomen als gevolg van een niet-toerekenbare tekortkoming (overmacht).
23
Bijlage C: Verklaring akkoord met programma van eisen Programma van eisen nr. 20
24
25
Bijlage F: Algemene Inkoopvoorwaarden van de Gemeente Ede 2013 (AIV) artikelen 19 en 20 Bijlage F: AIV artikel 7
Op grond van artikel 8 AIV berusten de IE rechten die inschrijver in het kader van de overeenkomst vervaardigt bij de gemeente Ede. Inschrijver kan de bepaling dat inschrijver de gemeente Ede moet vrijwaren van aanspraken van derde op inbreuk van IE rechten niet plaatsen en vraagt de gemeente Ede opheldering van hetgeen onder nummer 20 is gesteld.
Gezien artikel 19 en 20 van de AIV geheel toezien op andere materie vraagt inschrijver of de gemeente Ede deze artikelen zou kunnen laten vervallen na eventuele gunning van inschrijver. In artikel 7 van de AIV wordt gesproken over “de wederpartij”. 1. Ziet de gemeente Ede interim juristen ook als haar wederpartij? 2. Zou de gemeente Ede akkoord kunnen gaan met de boete te maximeren per jaar na eventuele gunning van inschrijver?
Ook in artikel 8.2 van de concept raamovereenkomst (bijlage B bij het Aanbestedingsdocument) is bepaald, dat de opdrachtgever zich het recht voorbehoudt om de raamovereenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen, wanneer de opdrachtgever niet naar behoren functioneert. Dit betreft dit twee afzonderlijke situaties: Artikel 8.1 AIV: regelt (het gebruik van) de intellectuele eigendomsrechten in de relatie tussen de gemeente Ede en de opdrachtnemer. Nr. 20 van bijlage C betreft de aansprakelijkheid voor onverhoopte inbreuken op intellectuele eigendomsrechten van derden, die de inschrijver bij uitvoering van werkzaamheden in opdracht van de gemeente Ede maakt. Nee. Wanneer deze twee artikelen over de levering van goederen niet van toepassing zijn, raken zij de inschrijver niet.
1. Nee. Deze procedure is niet van toepassing op de inhuur van interim juristen. Zie ook het antwoord op vraag 18. 2. Nee. Vertrouwelijkheid is voor de gemeente Ede zeer belangrijk. Zij moet er op kunnen rekenen dat haar contractspartijen goed omgaan met vertrouwelijke informatie. De risico’s die de gemeente loopt bij schending van 9
26
Bijlage F: AIV artikel 9
27
Bijlage F: AIV artikel 23
28
Bijlage B: Concept raamovereenkomst artikel 8.2
In artikel 9 is de wederpartij van rechtswege in verzuim. Dit wijkt echter af van de wettelijke bepaling. Inschrijver is pas in verzuim nadat een deugdelijke en schriftelijke ingebrekestelling is verzonden. Zou de gemeente Ede na eventuele gunning van inschrijver akkoord kunnen gaan met de huidige wettelijke bepaling inzake nakoming?
Geldt het recht van artikel 23 van de AIV ook voor inschrijver? Zo niet, kan de gemeente Ede dit recht verlenen na eventuele gunning van inschrijver?
Uit artikel 8.2 vloeit voort dat indien de inschrijver niet naar behoren functioneert, de gemeente Ede zich het recht voorbehoudt de raamovereenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen. Inschrijver is van mening dat een beëindiging van een raamovereenkomst pas zou moeten
de geheimhoudingsplicht zijn groot. Niet valt in te zien waarom de gemeente voor deze groep inschrijvers een regeling zou overeenkomen, die afwijkt van de AIV. Nee, daar gaat de gemeente Ede niet mee akkoord. Zie hiervoor ook de beantwoording van vraag 22. In afwijking van het bepaalde in artikel 6:82 Burgerlijk Wetboek (vereiste van ingebrekestelling voor het intreden van verzuim), treedt het verzuim zonder ingebrekestelling in, wanneer zich één of meer van de in artikel 6:83 Burgerlijk Wetboek genoemde situaties voordoet. Eén van de genoemde situaties (onder a.) doet zich voor wanneer een voor de voldoening bepaalde termijn verstrijkt zonder dat de verbintenis is nagekomen, tenzij blijkt dat de termijn een andere strekking heeft. Een bij overeenkomst voor de nakoming gestelde termijn is in principe fataal. Artikel 9.1 AIV bepaalt ondubbelzinnig dat een voor voldoening bepaalde termijn een fatale termijn is. Dit is de situatie als bedoeld in artikel 6:83 onder a Burgerlijk Wetboek. Nee, artikel 23 AIV beperkt zich uitdrukkelijk tot de gemeente. De in artikel 23 omschreven situaties, waarin de gemeente gebruik kan maken van de bevoegdheid om de overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling te ontbinden, betreffen uitsluitend tekortkomingen van de wederpartij, maar zijn niet van toepassing op omstandigheden die de gemeente kunnen betreffen. Daarin kan de gemeente Ede niet zonder meer meegaan. Zie ook de antwoorden op de vragen 22 en 26. Wanneer zich één of meer van de in artikel 6:83 Burgerlijk Wetboek genoemde situaties voordoet 10
kunnen plaatsvinden nadat een deugdelijke en schriftelijke ingebrekestelling is verzonden, waarbij in ieder geval de mogelijkheid wordt gegeven om de tekortkoming te zuiveren. Inschrijver vraagt zich af of de gemeente Ede hierin kan meegaan na eventuele gunning aan inschrijver.
29
Bijlage B: Concept raamovereenkomst artikel 9.1
30
Bijlage B: Concept raamovereenkomst artikel 9.1
Artikel 9.1 duidt de maximale hoogte van het bedrag aan waarvoor de inschrijver aansprakelijk is. Gezien de term “aansprakelijkheid” in dit artikel niet nader is omschreven vraagt de inschrijver of de gemeente Ede akkoord gaat dat inschrijver slechts aansprakelijk is wanneer zij haar verplichtingen, welke zij op basis van haar dienstverlening heeft, niet na kan komen (wanprestatie)?
Artikel 9.1 duidt de maximale hoogte van het bedrag aan waarvoor de inschrijver aansprakelijk is. Volgens inschrijver dient de beperking van aansprakelijkheid in alle gevallen te gelden en wenst de laatste zin van artikel 9.1 dan ook niet van
treedt het verzuim onmiddellijk in zonder ingebrekestelling. Zowel in artikel 8.2 van de concept raamovereenkomst als in artikel 10.3 AIV is bepaald dat wanneer een partij in verzuim is geraakt de andere partij de overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling mag ontbinden. Daarbij geldt uiteraard dat de ontbinding gelet op de ernst van het verzuim redelijk en billijk moet zijn. Nee, daarmee gaat de gemeente Ede niet akkoord. Artikel 9.1 van de concept raamovereenkomst (bijlage B bij het Aanbestedingsdocument) is een uitwerking van artikel 12 AIV. Beide artikelen moeten in hun onderlinge samenhang worden uitgelegd. In artikel 12 AIV wordt de aansprakelijkheid van, met name, de Wederpartij geregeld voor schade die door de Gemeente of derden wordt geleden als gevolg van handelen of nalaten van de Wederpartij. Het betreft hier aansprakelijkheid voor schade die het directe of indirecte gevolg is van de uitvoering van de overeenkomst of de toepassing van Goederen of Diensten van de Wederpartij. Deze aansprakelijkheid, die ook tegenover een derde geldt, is ruimer dan alleen aansprakelijkheid op grond van een toerekenbare tekortkoming (of: zoals door de vragensteller aangeduid “wanprestatie”). De grondslag van aansprakelijkheid tegenover een derde zal immers eerder gebaseerd zijn op een onrechtmatige daad tegen die derde. Nee, hiermee gaat de gemeente Ede niet akkoord. Indien een inschrijver aansprakelijk is, behoort hij de schade die daaruit voortvloeit in beginsel volledig te dragen. Om tegemoet te komen aan de 11
toepassing te laten verklaren. Gaat de gemeente Ede hiermee akkoord na eventuele gunning aan inschrijver?
vereisten van proportionaliteit bij aanbesteding en om inschrijving voor kleinere bedrijven mogelijk te maken is hierin een plafond aangebracht. Van beroepsbeoefenaren als advocaten en andere juridische dienstverleners mag worden verwacht dat zij zich niet schuldig maken aan grove schuld/opzet/ernstige nalatigheid.
31.
Bijlage C: Verklaring akkoord met programma van eisen
Punt 5. Wat verstaat u onder ‘minicompetitie’?
De gemeente Ede vindt een beperking van aansprakelijkheid in die gevallen niet aanvaardbaar en wenselijk. Offerte aanvraag onder gecontracteerde inschrijvers. Zie ook de beantwoording van vraag 13.
Conformiteitenlijst punt 5 32.
Programma van eisen punten 8 en 12, sub g
Punten 8 en 12, sub g: Kunt u deze opmerking toelichten? Betekent dit wellicht dat de gemeente Ede haar voorkeur voor een bepaalde jurist bij een opdrachtnemer kan uitspreken? Punten 9 t/m 11: Zijn de punten 10 en 11 een nadere uitwerking van punt 9 of verwacht u aanvullende acties of juist het onthouden daarvan door een opdrachtnemer? Of zit het anders?
33.
Programma van eisen punten 9 tot en met 11
34.
Programma van eisen punt 12, sub c
Punt 12: Krijgt elke opdrachtnemer een eigen aanspreekpunt binnen de gemeente in geval van sub c?
35.
Programma van eisen punt 12, sub e
36.
Programma van eisen punt 12, sub i
Punt 12: Heeft u een voorbeeld of kunt u nader toelichten wat u onder het begrip “de goedkoopste meest adequate oplossing voor de gemeente”, zoals genoemd in sub e, bedoelt? Punt 12, sub i: Welke termijn wordt er bedoeld met “de overeengekomen termijn”?
37.
Programma van eisen punt 14, sub c
Punt 14: Kunt u de tekstpassage bij sub c, namelijk “U draagt waar mogelijk doelmatige en creatieve oplossingen aan om tot een finale geschillenbeslechting te komen.” nader toelichten?
Ja, dat is inderdaad de betekenis van deze punten.
Nee, het is zo als het er staat. De genoemde punten van het Programma van eisen gelden zowel ieder voor zich als in onderlinge samenhang. Zie ook de beantwoording van vraag 51. Ja, de nader op te geven medewerkers van team Recht van de gemeente Ede fungeren als aanspreekpunt. Welke medewerker dat is kan per opdracht verschillen. De tekst is wat de gemeente Ede betreft duidelijk. U dient bij uitvoering van de opdracht voortdurend het belang van de gemeente Ede voorop te stellen. Dat is de termijn die opdrachtnemer en de gemeente met elkaar overeen komen. Zie in bijlage C in het Programma van eisen punt 12, onder d, sub v.. De tekst is voor de gemeente duidelijk. Verdere toelichting is niet nodig.
12
38. 39.
40.
Programma van eisen punt 23 Programma van eisen punt 24
Aanbestedingsdocument Juridische dienstverlening voor de Gemeente Ede
41.
paragraaf 2.6 paragraaf 2.6.
42.
paragraaf 2.7.1
43.
paragraaf 1.1.
44.
paragraaf 1.1.
45.
paragraaf 2.4.
46.
paragraaf 2.6. en Bijlage D: Tarievenblad Aanbestedingsdocument Juridische dienstverlening voor de Gemeente Ede
47.
Punt 23: Betreft het hier bereikbaarheid per telefoon? Punt 24: Kunt u dat nader concretiseren? Volstaat de overdracht van een digitaal dossier, dat de gemeente of een nieuwe opdrachtnemer toegezonden wordt per e-mail of een andere vorm van digitale verzending, zoals WeTransfer? § 2.6 Dit document gaat uit van uurtarieven. Is de gemeente ontvankelijk voor vaste prijzen voor specifieke opdrachten?
Per telefoon en e-mail.
§ 2.6 Kunt u de tekstpassage “Oaangetoonde kwaliteit bijvoorbeeld op basis van gehouden evaluaties”, nader toelichten? Betreft het hier uitsluitend evaluaties bij uw gemeente of mag een opdrachtnemer zijn geschiktheid ook aantonen met evaluaties of referenties van andere opdrachtgevers? § 2.7.1 Heeft de gemeente Ede er bezwaar tegen als de opdrachtnemer onder zijn verantwoordelijkheid, buiten zijn eigen onderneming, maar binnen zijn netwerk van advocaten en zelfstandige juristen, een zaak geheel of gedeeltelijk uitbesteedt? U geeft aan te gaan aanbesteden conform het zogenoemde “Zeeuws Model”. Begrijpen wij het goed dat u echter niet het maximum tarief bepaalt, maar dat de inschrijvers dit zelf doen? Hoeveel partijen doen mee aan deze meervoudige onderhandse aanbesteding? Stelt u geen indieningsvereisten aan de inschrijving?
Het betreft uitsluitend evaluaties bij de gemeente Ede.
Moet er 1 persoon worden opgegeven in het tarievenblad of kunnen dit ook meer personen zijn? U geeft aan dat de uurtarieven voor alle binnen de raamovereenkomst verrichte activiteiten in rekening gebracht kunnen worden, voor alle rechtsgebieden en voor alle in te zetten medewerkers. In het
Ja, dit volstaat.
Ja, mits in overleg.
Ja, daar heeft de gemeente bezwaar tegen. Zie het antwoord op vraag 7.
Ja, dat begrijpt u goed.
Uitgenodigd zijn 14 partijen. Zie het antwoord op vragen 1. en 2. Ja, die stelt de gemeente Ede wél. Dat zijn de eisen die gesteld zijn in paragraaf 2.4 van het Aanbestedingsdocument en met gebruikmaking van de aangeboden formulieren. Het staat u vrij om meer kandidaten voor te stellen. Ja, dat begrijpt u goed.
13
paragraaf 2.7.2.2.
48.
paragraaf 2.6.
49.
paragraaf 2.6.
50.
paragraaf 1.1.
51.
Bijlage C: Verklaring akkoord met programma van eisen Programma van eisen punten 9, 10 en 11
prijzenblad (bijlage D) dienen wij per specialisme (rechtsgebied) een persoon en maximaal uurtarief op te geven. Begrijpen wij goed dat per specialisme (rechtsgebied) een apart uurtarief moet worden opgegeven en dat de uurtarieven per rechtsgebied daarmee van elkaar mogen verschillen? Is het mogelijk je in te schrijven voor één specialisme, te weten schadevergoeding bij rechtmatige overheidsdaad (nadeelcompensatie) Is het mogelijk daarbij aan te geven dat het mogelijk is op meerdere fronten ondergetekende in te schakelen? Bv. het geven van ad hoc adviezen, het geven van een in company training in verband met de nieuwe Wet nadeelcompensatie en het behandelen van verzoeken? Is het mogelijk dat ik de voorkeur geef aan het inschakelen van een financieel deskundige voor het geval de schade berekend moet worden? Door akkoord te gaan met eisen 9, 10 en 11 moet inschrijver verklaren nooit tegen de gemeente Ede op te zullen treden en gedurende de looptijd van de overeenkomst geen belangen te behartigen die in strijd zijn met de belangen van de gemeente Ede.
en Aanbestedingsdocument Juridische dienstverlening voor de Gemeente Ede paragraaf 2.5.
Daarnaast is in paragraaf 2.5 van het Aanbestedingsdocument bepaald dat de gemeente Ede geen afnameverplichting zal hebben. Op deze meervoudig onderhandse aanbesteding is ingevolge de Aanbestedingswet (Afdeling 1.2.4) naast het gelijkheids- en transparantiebeginsel ook het proportionaliteitsbeginsel van toepassing. In elk geval de combinatie van het categorische verbod om tegen uw gemeente op te treden en geen enkele daartegenover staande verplichting van de gemeente om daadwerkelijk opdrachten aan de raamcontractanten te vergeven, maakt dat sprake is van een ernstige vorm van disproportionaliteit. Maar ook los van dat verbod valt niet in te zien
Ja.
Hoewel deze procedure niet is bedoeld voor het aanbesteden van interim werkzaamheden, is dat mogelijk. Graag een vermelding op het CV.
Inschakeling van derdendeskundigen ten behoeve van het (volledig) kunnen uitvoeren van de opdracht gebeurt in overleg met en na verkregen toestemming van opdrachtgever. De Gedragsregels voor Advocaten, waaraan deze vraag refereert, gelden voor advocaten, die lid zijn van de Nederlandse Orde van Advocaten. Aan de vragensteller kan worden toegegeven dat deze Gedragsregels, en met name regel 7, een afgewogen kader bieden om onverhoopte belangenverstrengeling te voorkomen. Dat neemt niet weg, dat niet alle inschrijvers/opdrachtnemers gebonden zijn aan deze Gedragsregels. Daarbij denkt de gemeente aan hen, die geen lid zijn van de Nederlandse Orde van Advocaten, bijvoorbeeld omdat zij geen advocaat zijn. Niet alleen vanuit een oogpunt van gelijkberechtiging van inschrijvers/opdrachtnemers, maar ook om pragmatische redenen hecht de gemeente er aan om aan alle opdrachtnemers dezelfde eisen te stellen. Dat laat onverlet dat voor de leden van de Nederlandse Orde van Advocaten de Gedragsregels voor 14
52.
Bijlage B: Concept raamovereenkomst artikel 9
waarom de gemeente verder gaat dan het gebruikelijk toepasselijke kader dat de Gedragsregels voor advocaten reeds met zich brengen. Wij wijzen daarbij op het bepaalde in Regel 7, hetwelk een afgewogen en (tucht)rechtelijk beproefd kader biedt. Meer in het bijzonder wijzen wij op Regel 7 lid 5, waarin naar de kern genomen is geregeld dat een advocaat bij wege van uitzondering wel tegen een (voormalige of) bestaande cliënt (Ede) mag optreden indien 1. het om verschillende kwesties gaat (denk bijvoorbeeld aan een arbeidsrechtzaak voor Ede en een huurzaak tegen Ede); 2. De advocaat of zijn kantoor niet beschikt over vertrouwelijke informatie van Ede die gebruikt zou kunnen worden in de zaak tegen Ede (dit ligt in het verlengde van 1.) en 3. ook overigens niet van redelijke bezwaren van Ede is gebleken. Wij stellen voor dat u de eis aanpast door inschrijvers te laten verklaren “dat zij bij de uitvoering van één of meer opdrachten onder de raamovereenkomst steeds de Gedragsregels voor advocaten in acht zullen nemen, in het bijzonder het bepaalde in Regel 7 en in voorkomend geval vooraf om schriftelijke toestemming vragen om eventueel in uitzonderlijke gevallen tegen Ede op te mogen treden, welke toestemming niet op onredelijke gronden onthouden zal worden.”
Advocaten gelden en nageleefd moeten worden.
Op deze meervoudig onderhandse aanbesteding is, als aangegeven, ingevolge de Aanbestedingswet (Afdeling 1.2.4) naast het gelijkheids- en transparantiebeginsel ook het proportionaliteitsbeginsel van toepassing. In elk geval is het niet van toepassing verklaren van de beperking van aansprakelijkheid indien de schade het gevolg is van grove schuld, opzet of ernstige nalatigheid disproportioneel. In het
Zie het antwoord op vraag 30.
De gemeente Ede heeft begrip voor de opmerkingen van vragensteller over disproportionaliteit tussen het categorische verbod om tegen de gemeente Ede op te treden en het ontbreken van een verplichting aan de zijde van de gemeente om daadwerkelijk opdrachten aan de zgn. raamcontracten te verlenen. Naar aanleiding van deze opmerking worden in bijlage C bij het Aanbestedingsdocument (Verklaring akkoord met programma van eisen) in het onderdeel Programma van eisen de onder 10. en 11. gestelde eisen als volgt gewijzigd: punt10: U gaat er mee akkoord dat u, wanneer u op grond van de raamovereenkomst juridische diensten verleent aan de gemeente Ede, onmiddellijk met de gemeente Ede in overleg treedt, indien u een belang behartigt dat conflicteert met dat van de gemeente Ede. U neemt onder deze omstandigheden geen zaken in behandeling waarbij de gemeente Ede wederpartij is. punt 11: Het is u, wanneer u op grond van de raamovereenkomst juridische diensten verleent aan de gemeente Ede, niet toegestaan namens een derde partij tegen de gemeente Ede te procederen.
Daaraan wordt het volgende toegevoegd. Iedere ondernemer in Nederland kan zijn/haar aansprakelijkheid verzekeren via een aansprakelijkheidsverzekering voor bedrijven en/of beroepsaansprakelijkheidsverzekering. Dergelijke verzekeringskosten zijn bedrijfskosten en kunnen worden 15
kader van het proportionaliteitsbeginsel moet de aansprakelijkheid gelimiteerd zijn. Hoewel schade vanwege grove schuld, opzet of ernstige nalatigheid in de regel niet zal voorkomen, valt een dergelijke situatie nooit helemaal uit te sluiten. Wij stellen dan ook voor om ook in de door u genoemde gevallen van grove schuld, opzet of ernstige nalatigheid de beperking van aansprakelijkheid te laten gelden, eventueel met een hoger limiet.
meegenomen in het uurtarief dat inschrijver hanteert bij inschrijving. Gezien de mogelijkheden van het sluiten van een dergelijke verzekering is er geen sprake van disproportionaliteit.
Mocht u hiertoe niet bereid zijn, stellen wij voor om in ieder geval voor grove schuld te beperking van aansprakelijkheid te laten gelden, eventueel met een hoger limiet. Dat zou leiden tot een meer evenwichtige regeling. 53.
artikel 9.1
54
Bijlage C: Verklaring akkoord met programma van eisen Conformiteitenlijst punt 3 Bijlage B: Concept raamovereenkomst artikel 9
In art 9.1 staat dat aansprakelijkheid wordt beperkt tot € 1.2500.000,-. Wordt hiermee bedoeld: € 1.250.000,- of € 12.500.000,- ? In artikel 9 van de concept raamovereenkomst is een bepaling opgenomen met daarin een beperking van de aansprakelijkheid van de opdrachtnemer voor materiële schade en dood of letsel. Deze beperking van aansprakelijkheid lijkt echter ruimte te bieden voor een onbeperkte aansprakelijkheid voor schades die niet expliciet in artikel 9 zijn genoemd (zoals immateriële schade). Is het ook mogelijk om in de raamovereenkomst aan te sluiten bij onze beroepsaansprakelijkheidsverzekering? De limiet onder deze verzekering is € 2,5 mio per aanspraak (each and every claim). Ons eigen risico is € 5.000. Er zijn een paar dekkingsuitsluitingen van toepassing waarbij schade veroorzaakt door – kort gezegd – opzet, de belangrijkste is. Normaal gesproken spreken wij met cliënten af dat indien wij toerekenbaar tekortschieten, iedere aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat in dat geval uit hoofde van de gesloten
Hier is sprake van een typefout; bedoeld wordt een bedrag van € 2.500.000,-.
Mogelijk doelt vragensteller in zijn eerste vraag op zuivere vermogensschade. Met immateriële schade wordt gewoonlijk smartengeld bedoeld, zijnde een onderdeel van personenschade. Zuivere vermogensschade is schade die een partij lijdt in zijn vermogen waarbij geen sprake is van beschadigdheid van zaken of personen. Naar aanleiding van deze vraag is de gemeente bereid de hoogte van het bedrag waarvoor de opdrachtnemer op grond van artikel 12.4 AIV aansprakelijk is voor zuivere vermogensschade te beperken tot € 2.500.000,- per gebeurtenis en per jaar. Uit een onderzoek bij verschillende verzekeraars is de gemeente gebleken, dat een limiet tot dit bedrag voor beroepsaansprakelijkheidsverzekeringen niet ongebruikelijk is. Ook de beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar van de vragensteller hanteert dit bedrag als limiet. 16
beroepsaansprakelijkheidsVerzekering wordt uitbetaald, vermeerderd met het volgens de polis geldende eigen risico. En dat indien om welke reden dan ook geen uitkering krachtens de beroepsaansprakelijkheidsverzekering mocht plaatsvinden, iedere aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat wij in het betreffende dossier aan honorarium in rekening hebben gebracht en door de opdrachtgever is betaald. Graag verneem ik van u of het in het kader van de aanbesteding mogelijk is om nadere afspraken te maken over artikel 9, in lijn met het bovenstaande.
55
Bijlage C: Verklaring akkoord met programma van eisen Programma van eisen punt 20
De gemeente vraagt een vrijwaring in verband met “aanspraken van derden op inbreuk op de intellectuele eigendomsrechten van die derden (O).” Deze zin loopt niet goed (kort gezegd, staat er dit: u vrijwaart de gemeente van aanspraken van derden op inbreuk op rechten van die derden). Waar is de vrijwaring precies voor bedoeld? Heeft u hierbij concrete situaties voor ogen?
Anderzijds is de kans, dat de gemeente onverhoopt wordt geconfronteerd met verzoeken om schadevergoeding wegens zuivere vermogensschade van deze omvang, niet denkbeeldig. Mede naar aanleiding van deze vraag wordt artikel 9.1 van de concept raamovereenkomst (bijlage B bij het Aanbestedingsdocument Juridische dienstverlening voor de Gemeente Ede) als volgt gewijzigd: “Op grond van artikel 12.4 van de Algemene Inkoopvoorwaarden van de Gemeente Ede 2013 is de hoogte van het bedrag waarvoor de opdrachtnemer aansprakelijk is beperkt tot een maximum van € 2.500.000,- per gebeurtenis en per jaar voor: a. materiële schade, b. dood en letsel aan personen en c. zuivere vermogenschade. Deze beperking van de aansprakelijkheid van opdrachtnemer is niet van toepassing indien de schade het gevolg is van grove schuld, opzet of ernstige nalatigheid van opdrachtnemer.” De gemeente Ede ziet gelet op deze wijziging geen aanleiding om met vragensteller nadere afspraken te maken over artikel 9 van de concept raamovereenkomst. Nee, de gemeente Ede is niet bereid deze eis te laten vallen. Van beroepsbeoefenaren als advocaten en andere juridische dienstverleners mag worden verwacht dat zij zich niet schuldig maken aan inbreuken op dit soort absolute rechten van derden. Zie ook het antwoord op vraag 23.
Het is immers lastig denkbaar hoe door de gemeente ingeschakelde advocaten een inbreuk kunnen maken op intellectuele 17
56.
Aanbestedingsdocument Juridische dienstverlening voor de Gemeente Ede
57.
paragraaf 1.1. paragraaf 2.6.
58.
paragraaf 2.6.
59.
paragraaf 4.1.
60.
Bijlage A: Eigen verklaring
61.
Bijlage B: Concept raamovereenkomst artikel 9
eigendomsrechten van derden. Is het ook mogelijk om deze bepaling te laten vallen en alle mogelijk denkbare aansprakelijkheid van advocaten onder het hiervoor besproken artikel te laten vallen? Voor ons is het in ieder geval lastig om een onbeperkte/ongelimiteerde vrijwaring af te geven. Kunt u aangegeven naar hoeveel partijen u deze aanvraag heeft verstuurd?
Kunt u verduidelijken hoe de verdeling van nadere opdrachten in zijn werk gaat? Het is niet duidelijk wanneer er een minicompetitie plaatsvindt en wat de weging van de gunningscriteria zijn. Eveneens is niet duidelijk hoe de verdeling van opdrachten gaat indien u geen minicompetitie houdt. Het aantal potentiële opdrachtnemers is voor ons niet duidelijk, zodat wij geen enkel inzicht hebben hoe er een (evenredige) verdeling van opdrachten plaats zal vinden. e In de 2 alinea geeft u aan dat u 3 opdrachtnemers selecteert. Bedoelt u dat u met 3 opdrachtnemer een raamovereenkomst gaat sluiten of met 3 opdrachtnemers per discipline? Graag zien wij dit verduidelijkt. Kunt u aangeven of er bij de inschrijving al een uittreksel uit het Handelsregister gevoegd moet worden? U geeft aan dat het gaat om een aanbesteding met een waarde boven de drempel. Bent u bereid om indicatief aan te geven welk bedrag u per jaar per specialisme uitgeeft? U geeft aan de aansprakelijkheid voor materiële schade en schade door dood of letsel aan personen te beperken. Aansprakelijkheid voor vermogensschade heeft u niet beperkt. Dit lijkt ons niet proportioneel. Bent u bereid deze aansprakelijkheid te beperken tot het honorarium per nadere opdracht? Zo nee tot welke proportionele beperking van deze aansprakelijkheid bent u wel
Ja, zie beantwoording vragen 1, 2 en 44
Zie voor het antwoord op deze vraag de beantwoording van de vragen 11 en 13.
Zie het antwoord op vraag 13.
Zie de beantwoording van vraag 15.
Nee, hiertoe zijn we niet bereid.
Nee, de gemeente Ede accepteert de voorgestelde beperking van aansprakelijkheid voor vermogensschade tot het honorarium per opdracht niet. Zie voor een toelichting op dit antwoord de beantwoording van de vragen 30, 52 en 54.
18
62.
Bijlage F: AIV artikel 21.5 jo. artikel 20
bereid? Juridische dienstverlening is een inspanningsverbintenis. Dit strookt niet met een garantietermijn, zoals opgenomen in de inkoopvoorwaarden. Bent u bereid dit artikel buiten toepassing te verklaren?
Nee, daartoe is de gemeente niet bereid. Zie ook het antwoord op vraag 24.
19
