Nota Evenementenbeleid Gemeente Ede

Nota Evenementenbeleid Gemeente Ede

100 kilometer lopen voor het goede doel tijdens de Oxfam Novib Trailwalker Op 25 & 26 juni 2011 voor de derde keer in de gemeente Ede – www.trailwalker.nl

Samenvatting De gemeente Ede vindt evenementen belangrijk en streeft naar een gedegen en integraal evenementenbeleid. De gemeenteraad heeft dit in 2008 bij motie uitgesproken. In 2009 is dit nogmaals vastgesteld in het Strategisch Marketingplan voor Ede. Definitie We definiëren ‘evenement’ als een openbaar toegankelijke vertoning of gebeurtenis van tijdelijke aard die is georganiseerd met een sociaal, educatief, cultureel, sportief, recreatief of zakelijk karakter. Het is gericht op een of meer doelgroepen en bedoeld om bij deze doelgroep(en) communicatiedoelstellingen voor de organisatoren te realiseren. Hoe maken we een keuze uit het evenementenaanbod? We willen sturen op spreiding van evenementen in tijd, om het gehele jaar door een goed aanbod te hebben van evenementen en seizoensverbreding te realiseren. Daarnaast willen we sturen op kwaliteit. “Niet het vele is goed, maar het goede is veel”. Belangrijkste doelgroepen van evenementen zijn: Gezinnen met kinderen Actieve 50-plussers, gepensioneerden (de “zilveren golf”) Kenniswerkers FoodValley: van student (CHE, WUR) tot professional en FoodValley gerelateerde bedrijven We streven naar professionalisering van evenementen. Daartoe onderscheiden we evenementen in categorieën, werken we met een toolkit met ondersteuningsmogelijkheden en melden we een evenement automatisch aan voor de lokale en regionale evenementenkalender van het Veluws Bureau voor Toerisme. Door een integrale aanpak maken we efficiënter gebruik van evenementen als beleidsinstrument en sturen op synergetische voordelen: een sportevenement kan bijvoorbeeld ook belangrijk zijn voor toerisme, doelgroepen van de Veluwse Poort of de Kenniscampus. Bovendien kunnen evenementen bewust worden ingezet om een bijdrage te leveren aan het gewenste imago van Ede. Hoe gaan we het evenementenbeleid organiseren? De burgemeestersportefeuille omvat het evenementenbeleid als logisch coproduct van communicatie, citymarketing en openbare orde en veiligheid. Eén herkenbaar evenementenloket (Publieksbalie en online). Hier komen aanvragen binnen, worden meteen in behandeling genomen en wordt uiteindelijk de vergunning verleend. Advisering over de grotere evenementen (dus niet de buurtbarbecues) geschiedt integraal, met aandacht voor de inhoud, de wijze van communicatie en het totale vergunningstraject. Wat is het budget voor het evenementenbeleid? Ede verdient een behoorlijk en op haar ambities afgestemd budget voor de realisering van het evenementenbeleid. Het in de huidige begroting (2011) opgenomen budget wordt als ondergrens beschouwd. Onderzocht en bevorderd moet worden dat evenementen ´meeliften´ met grote projecten en ontwikkelingen in Ede en de regio. Ook wordt onderzocht of (meer) gebruik kan worden gemaakt van subsidies en sponsoring. Naast de centrale regie op de keuze van evenementen, gaan we uit van een centraal inzicht in en gecombineerd inzetten van sectorale en centrale (citymarketing) budgetten. Met wie, hoe, wanneer en waar voeren wij ons evenementenbeleid uit? De inhoudelijke en technische evenementencommissies binnen de gemeente Ede voeren het evenementenbeleid uit. De coördinatoren van deze commissies vormen de verbinding met de organisatoren en overige stakeholders. Het Veluws Bureau voor Toerisme verzorgt – samen met citymarketing – op lokaal, Veluws- en landelijk niveau de toeristische pr rondom evenementen.

Nota Evenementenbeleid

2

In overleg met de organisatoren van evenementen en het integrale veld van recreatie en toerisme streven wij naar een verbreding van het evenementenseizoen. Juist in voor- en naseizoen willen wij aantrekkelijke evenementen laten plaatsvinden. Uit de beschrijving van de evenementenlocaties in de gemeente Ede blijkt dat er meerdere (potentiële) evenementenlocaties in de gemeente Ede zijn, maar dat veel locaties bepaalde beperkingen hebben en andere te weinig ingezet worden als evenementenlocatie. Met de betrokken belanghebbenden bij de diverse (potentiële) locaties is in goed en zorgvuldig overleg onderzocht wat de mogelijkheden van de locaties zijn en voor welke soort evenement deze kunnen worden ingezet.


3

Inhoudsopgave

Samenvatting

p. 2

1. Inleiding

p. 5

2. Hoe maken we een keuze uit het evenementenaanbod?

p. 7

3. Hoe gaan we het evenementenbeleid organiseren?

p. 10

4. Wat is het budget voor het evenementenbeleid?

p. 12

5. Met wie, hoe, wanneer en waar voeren wij ons evenementenbeleid uit?

p. 14

Bijlagen Bijlage 1. Bijlage 2. Bijlage 3. Bijlage 4. Bijlage 5. Bijlage 6. Bijlage 7.

Matrix en toolkit Huidige gemeentelijke werkwijze – vergunningtraject Proces nieuwe werkwijze Financiële kaders Feiten & cijfers evenementenbranche Spreiding van terugkerende grotere evenementen over het jaar Beschrijving evenementenlocaties (los bijgevoegd)

Airborne Luchtlandingen 2010 trok in combinatie met de Jan Hilgers Memorial Airshow ongeveer 35.000 bezoekers naar de Ginkelse Heide (foto: Gert-Jan Koster)


4

1. Inleiding Binnen de gemeente Ede worden jaarlijks zo’n 800 evenementen georganiseerd waarvoor de gemeente vergunningen verleent. Dat varieert van een buurtbarbecue tot een internationaal evenement als de Oxfam Novib Trailwalker. De gemeente vindt evenementen belangrijk en streeft naar een gedegen en integraal evenementenbeleid. De gemeenteraad heeft dit in 2008 bij motie uitgesproken. In 2009 is dit nogmaals vastgesteld in het Strategisch Marketingplan voor Ede. In het Convenant van het college van B&W voor de bestuursperiode 2010/2014 is in het hoofdstuk Economie afgesproken dat de gemeente nieuwe en vernieuwende evenementen, vooral de evenementen passen in het kader van citymarketing, zal faciliteren en positief tegemoet treden. Evenementen zijn ‘hot’: er worden jaarlijks steeds meer evenementen georganiseerd en de bezoekersaantallen van evenementen nemen eveneens toe. Er zijn drie goede redenen om evenementen positief tegemoet te treden: 1. Evenementen bieden veel kansen voor het ondersteunen van een goede positionering van een gemeente: evenementen laten zien waar een gemeente voor kiest en vergroten de aantrekkelijke elementen als het ware uit. Evenementen leveren een belangrijke bijdrage aan het verbeteren van het imago van de gemeente op de thema’s groen, gezond en actief, bij de doelgroepen die we voor Ede willen behouden en/of aantrekken. Hier kunnen we als gemeente op sturen. 2. Evenementen dragen bij aan meer dynamiek in de gemeente en zorgen ervoor dat inwoners trots zijn op hun gemeente. Dit is voor Ede een belangrijke reden. Uit marktonderzoek uitgevoerd door de gemeente (Ede in Beeld, 2009) blijkt dat zowel inwoners, studenten, bedrijven als bezoekers Ede als ‘saai’ bestempelen. 3. Uit onderzoek blijkt dat evenementen economische voordelen bieden (meer informatie in hoofdstuk 4). Extra bestedingen door bezoekers leiden tot aanvullende werkgelegenheid. Voldoende redenen om ons te buigen over de opgave een nieuw evenementenbeleid te formuleren dat integraal is, toekomstvast en op een heldere en transparante manier goede keuzes en uitvoering mogelijk maakt. Wat verstaan we in deze nota onder een evenement? Als definitie voor deze nota gebruiken we de volgende omschrijving van een evenement: Het gaat om een openbaar toegankelijke vertoning of gebeurtenis van tijdelijke aard die is georganiseerd, met een sociaal, educatief, cultureel, sportief, recreatief of zakelijk karakter. Het is gericht op een of meer doelgroepen en bedoeld om bij deze doelgroep(en) communicatiedoelstellingen voor de organisatoren te realiseren. Een evenement kan bijdragen aan verbetering van de identiteit en imago van een stad of gebied. Een evenement kan een lokale, regionale of (inter)nationale uitstraling hebben. Gewoonlijk gaat het daarbij om een gebeuren waarbij een relatief grote groep mensen (doelgroeppersonen) wordt betrokken. Een nieuw evenementenbeleid: waar willen we naar toe? Nieuw beleid op het gebied van evenementen vergt een behoorlijke voorbereiding. Er zijn veel belangen mee gemoeid en er zijn diverse spelers in het veld die betrokken moeten worden en belangrijk zijn voor het uiteindelijke welslagen. Zonder in extenso het traject te beschrijven dat heeft geleid tot deze nota willen we kort daarvan een beschrijving geven. Aanpak en uitkomsten Er zijn onder externe begeleiding drie ateliergroepen geweest waarin met zowel bestuurders, interne medewerkers als externe betrokkenen is gesproken over de visie op evenementenbeleid, de te stellen kaders en de beleidsmatige en operationele uitvoering ervan. De uitkomsten van deze groepen zijn vertaald in de volgende doelen en kaders: a. Regiefunctie gemeente Ede: sturen op inhoud Oftewel in hoeverre draagt een evenement bij aan de identiteit en het gewenste imago van Ede bij de verschillende doelgroepen en kunnen evenementen (nog) effectiever ingezet worden om Nota Evenementenbeleid

5

beleidsdoelstellingen te realiseren, zoals bijvoorbeeld een bijdrage leveren aan de leefbaarheid, versterken van sociale cohesie of het bevorderen van economische activiteiten. Ook kan de gemeente door haar regiefunctie verschillende doelstellingen en initiatieven met elkaar verbinden. Sturen op inhoud is mogelijk door middel van bepaalde criteria te hanteren voor subsidiëring, maar ook door keuzes te maken voor bepaalde locaties, personele inzet en faciliteiten. b.

Evenementebeleid: de gemeente zet de strategie uit voor evenementenbeleid en organiseert het beleid. Het evenementenbeleid maakt een andere manier van organisatie noodzakelijk. Intern en extern moet duidelijk zijn wie welke rol op welk moment kan vervullen. Van aanvraag, beoordeling en acquisitie van evenementen, tot en met begeleiding, PR, handhaving en nazorg. Goede samenwerking tussen de verschillende partijen is daarbij van groot belang. c. Financiën: gemeente Ede heeft financieel overzicht van alle verplichtingen, uitgaven en aanvragen en zet haar financiële middelen doelmatig in d. Toepassing: weten regelgeving en gemeentelijk evenementenbeleid Het nieuwe evenementenbeleid past in beginsel binnen de bestaande kaders van weten regelgeving, weergegeven in bijlage 2. Wanneer bepaalde ambities daartoe noodzaken, zullen bestaande gemeentelijke regels op het nieuwe evenementenbeleid afgestemd worden. e. Evenementenbeleid wordt gedreven door uitgangspunten in het Citymarketingplan van de gemeente Ede: Citymarketing heeft de identiteit en het gewenste imago van de gemeente Ede in kaart gebracht (beschreven in het Strategisch Marketingplan). Dit vormt de basis voor een strategisch evenementenbeleid. Immers, we hebben bepaald welke specifieke doelgroepen (inwoners, bedrijfsleven, bezoekers en investeerders) we willen bereiken en welke doelstellingen we hieraan koppelen. Een evenement kan een middel zijn om de geformuleerde doelstellingen te bereiken. De Accountmanager Evenementen (afdeling Communicatie, gemeente Ede) coördineert de uitvoering van het nieuwe evenementenbeleid en is zowel intern als extern het gezicht is voor de grotere evenementen. Om deze doelen en kaders te kunnen verwezenlijken en toepassen in de praktijk, zal er op diverse fronten een professionaliseringsslag moeten plaatsvinden. In de volgende hoofdstukken wordt daaraan verder inhoud en vorm gegeven. Operationalisering van het nieuwe evenementenbeleid De te beantwoorden vragen in de nota liggen op de volgende gebieden: Hoofdstuk 2: Hoe maken we een goede keuze uit het aanbod van evenementen? Hoofdstuk 3: Hoe gaan we het evenementenbeleid-nieuwe-stijl organiseren? Hoofdstuk 4: Wat is het budget waarmee we ons evenementenbeleid kunnen uitvoeren? Hoofdstuk 5: Met wie/welke partners, hoe,wanneer en waar/op welke locaties voeren wij het evenementenbeleid uit?


6

2. Hoe maken we een keuze uit het evenementenaanbod? De gemeenteraad heeft uitgesproken dat het evenementenbeleid integraal moet zijn. Dat wil zeggen: rekening houdend met alle relevante beleidsvelden, de partners en de inzet van middelen.

Aan een in 2009 gehouden workshop met leden van het college van B&W is de volgende uitspraak ontleend: “Het belang van evenementen voor Ede ligt in het creëren van een cultuur waarbij inwoners van alle kernen trots zijn op Ede, het stimuleren van sociale, culturele en sportieve dynamiek, het trekken van bezoekers van buiten de stad en het hebben van een positieve uitstraling als (toeristische) bestemming. Evenementen kunnen bij uitstek ingezet worden als instrument om bij te dragen aan het gewenste imago van de gemeente; te weten Groen, Gezond en Actief.”

Inmiddels heeft de gemeenteraad het Strategisch Marketingplan vastgesteld. Hierin staat voor Ede de gekozen profilering “groen, gezond en actief” als gewenst imago beschreven. Dit plan vormt een belangrijke basis voor een strategisch evenementenbeleid. Immers, we hebben daarin bepaald welke specifieke doelgroepen (inwoners, bedrijfsleven, bezoekers en investeerders) we willen bereiken en welke doelstellingen we hieraan koppelen. Evenementen zijn een belangrijk middel om de realisatie van citymarketingdoelstellingen dichterbij te brengen. Andersom kunnen de uitgangspunten van citymarketing (groen, gezond en actief) focus geven aan het evenementenbeleid van de gemeente. Focus in evenementenbeleid via doelstellingen van citymarketing, zorgt voor een hoger rendement op de inspanningen en investeringen. Inzet van een deel van het citymarketingbudget op enkele specifieke evenementen geeft een extra impuls aan de effecten van ons evenementenbeleid: versterking beeld en imago van Ede, toename economische activiteiten en werkgelegenheid. Beleidsmix Maar er is ook relevant beleid geformuleerd op het gebied van cultuur, economie, toerisme en recreatie en ook op dat van sport, erfgoed, groen en wijkbeheer. Gestreefd wordt naar een optimale mix van beleid waarmee veel synergetische voordelen te behalen zijn. Voor zo´n beleidsmix zijn de volgende doelen geformuleerd: • Opbouwen en/of herstellen van het gewenste imago met als profilering Groen, Gezond en Actief; • Stimuleren van de economie op het gebied van toerisme (dag en verblijf); • Stimuleren sportieve, culturele en sociale dynamiek door onder andere te zorgen dat ook de lokale, kleine evenementenorganisatoren voldoende ruimte behouden om hun evenementen te organiseren. Het voorgaande leidt tot de volgende concretere vertaling : 1. Ede richt zich primair op evenementen voor een regionaal en landelijk publiek en specifiek voor de doelgroepen: (En hiermee vanzelfsprekend ook een aantrekkelijk aanbod biedt aan haar eigen inwoners) Gezinnen met kinderen Actieve 50-plussers, gepensioneerden (de “zilveren golf”) Kenniswerkers Food Valley: van student (CHE, WUR) tot professional 2. De gemeente Ede zet in op het aantrekken van jaarlijks één tot twee nieuwe evenementen met vernieuwende concepten die voldoen aan de profilering groen, gezond en actief, die op alle dagen van de week mogelijk zijn. Het kan ook zijn dat huidige evenementen zoals de Heideweek en Ede uit de Kunst zich vernieuwen en nieuwe concepten introduceren. We gaan hierbij uit van een gelijk of groter budget dan in 2010. 3. De gemeente zet zich in om huidige succesvolle evenementen gericht op groen, gezond en actief en/of historisch erfgoed te behouden en uit te bouwen samen met bedrijfsleven, kennisinstellingen en


7

maatschappelijk veld uit Ede en de regio. Zoals de evenementen: Food4you, Oxfam Novib Trailwalker, Zwoele Zomeravonden in het KröllerMüller Museum, Airborne & Liberation en Pegasus wandeltocht. Evenementen hebben altijd een aanlooptijd nodig om te groeien. De Nijmeegse Vierdaagse of de Berg-tot-Berg race waren ook niet vanaf jaar één zo groot als ze nu zijn. 4. Ede zet in op een betere spreiding van evenementen in tijd en plaats die op alle dagen van de week mogelijk zijn, rekening houdend met de locatie waar het evenement wordt georganiseerd. De doelgroepen die door de evenementen worden aangetrokken moeten aansluiten bij de regionale segmentering van groepen bezoekers aan de Veluwe. Met name de gezinnen met jonge kinderen en de zogenaamde zilveren golf (actieve 50-plussers) zijn hierbij primair van belang. De Veluwebrede toeristische doelgroepkeuze is dus leidend voor het evenementenbeleid. Zo kan ook worden aangehaakt op de kennis en informatie over deze doelgroepen bij het Veluws Bureau voor Toerisme en marketingactiviteiten die door het Veluws Bureau voor Toerisme (VBT) worden georganiseerd. Daarnaast zijn de doelgroepen binnen de Food Valley ambitie (kenniswerkers – van student tot professional – en Food Valley gerelateerde bedrijven en kennisinstellingen) belangrijke doelgroepen. De eigen inwoners zijn overall een erg belangrijke doelgroep. Keuzematrix Om subsidies en andere ondersteuningsmogelijkheden effectief en efficiënt in te zetten, zal de huidige methode veranderd moeten worden. Het advies is om evenementen in te delen in categorieën 1/2/3/4. 1-evenementen: 1-evenementen hebben een bovenlokale aantrekkingskracht en/of ondersteunen het gewenste imago van Ede (groen, gezond en actief). Een 1-evenement krijgt maximale ondersteuning van de gemeente. Hoe dit precies ingevuld wordt, met welke middelen, is afhankelijk van de aard van het evenement en de wensen van de organiserende partij. 2-evenementen: 2-evenementen hebben een (boven)lokale aantrekkingskracht en/of leveren een beperkte bijdrage aan citymarketing en/of stimuleren de economie of sociale/sportieve/culturele dynamiek. 2-evenementen worden beperkt ondersteund door de gemeente. Het is afhankelijk van de aard van het evenement hoe de ondersteuning ingevuld wordt. 3-evenementen: 3-evenementen zijn alle overige (kleinere) evenementen met een lokale uitstraling, die sociale samenhang stimuleren maar géén bijdrage leveren aan citymarketing. 3-evenementen zijn gewenst, maar er zal nog overwogen moeten worden of deze evenementen (beperkte) ondersteuning krijgen van de gemeente. Dit zal onder andere afhankelijk zijn van de noodzaak van ondersteuning en de aard van het evenement, maar ook van het standpunt van het gemeentebestuur. 4-evenementen: 4-evenementen zijn ongewenst en worden geblokkeerd; deze categorie van evenementen krijgt vanzelfsprekend geen ondersteuning. Om te bepalen in welke categorie een evenement valt, is een matrix opgesteld. Met deze matrix kunnen punten toegekend worden op verschillende vlakken, bijvoorbeeld of het evenement bijdraagt aan de gewenste positionering Groen, Gezond en Actief, of het evenement een lokale, regionale of (inter)nationale uitstraling heeft en hoe eerdere edities van het evenement zijn verlopen. Op basis van het aantal punten komt hier een bepaalde categorie uit. De matrix is bijgevoegd in bijlage 1. Deze matrix is niet alleen inzetbaar bij het beoordelen van aanvragen, maar kan ook als basis dienen bij de acquisitie van nieuwe evenementen. Ook is een ‘toolkit’ samengesteld met de ondersteuningsmogelijkheden vanuit de gemeente (ook te vinden in bijlage 1). Per evenement wordt gekeken in hoeverre de gemeente dit evenement wil ondersteunen en op welke manier. Subsidies vallen binnen deze toolkit, maar ook bijvoorbeeld het gebruikmaken van dranghekken, adviesuren van de accountmanager binnen het VBT en opname in de evenementenkalender.


8

Samengevat: We willen sturen op spreiding van evenementen in tijd, om het gehele jaar door een goed aanbod te hebben van evenementen en seizoensverbreding te realiseren. Belangrijkste doelgroepen van evenementen in Ede zijn: • Gezinnen met kinderen • Actieve 50-plussers, gepensioneerden (de “zilveren golf”) • Kenniswerkers Food Valley: van student (CHE, WUR) tot professional We streven naar professionalisering van evenementen. Daartoe onderscheiden we evenementen in categorieën, werken met een toolkit met ondersteuningsmogelijkheden, melden we een evenement automatisch aan voor de lokale en regionale evenementenkalender van het Veluws Bureau voor Toerisme. Door een integrale aanpak maken we efficiënter gebruik van evenementen als beleidsinstrument. Zo kan een sportevenement bijvoorbeeld ook belangrijk zijn voor toerisme, doelgroepen van de Veluwse Poort of de Kenniscampus. We sturen op synergie tussen de verschillende beleidsterreinen (integraal en afgestemd), zodat we een aantrekkelijk en interessant aanbod voor onze doelgroepen kunnen realiseren.

Relaties van het college werden uitgenodigd tijdens de Zwoele Zomeravonden in het Kröller-Müller Museum (foto: Manon Verkoren, gemeente Ede)


9

3. Hoe gaan we het evenementenbeleid organiseren? De gemeente kan verschillende rollen innemen bij evenementen: - Vergunningverlener - Subsidieverlener - Organisator (uitvoerder in de zin van facilitair; niet als overall organisator) - Facilitator - Toezichthouder - Handhaver - Adviseur De medewerkers die deze rollen uitvoeren zitten verspreid door de organisatie. Gezien hun werkzaamheden is dat logisch, maar voor een evenementenorganisator is het niet duidelijk wie het eerste aanspreekpunt binnen de gemeente is. Daardoor komen aanvragen dan ook bij veel verschillende medewerkers of bestuurders binnen. Voor het beoogde nieuwe evenementenbeleid is het nodig om de organisatie van het hele traject aan te pakken, van initiatieffase tot en met de realisatie van een evenement. Zoals: meer stroomlijning, meer duidelijkheid intern en extern waar je moet zijn voor alle aspecten rond evenementen en een duidelijker en kenbaar toetsingskader voor aanvragers en andere belanghebbenden Aanvraag vergunning in de bestaande situatie: In beginsel moet er voor ieder voorgenomen evenement een vergunningsaanvraag worden ingediend bij de burgemeester. In de praktijk blijkt dat aanvragen op diverse plekken in de organisatie binnen komen. Niet iedere aanvraag wordt hetzelfde behandeld. De behandeling is namelijk afhankelijk van de aard en de omvang van het evenement. Kleinschalige evenementen worden onderscheiden van grootschalige evenementen en evenementen met een grote impact op de openbare ruimte. Voorbeelden van kleinschalige evenementen zijn rommelmarkten, buurtbarbecues, open dagen en tentoonstellingen. In de gemeente Ede is sprake van een grootschalig evenement indien onder andere meer dan 1000 bezoekers tegelijk aanwezig zijn. De huidige werkwijze inzake vergunningsaanvraag, toekenning en rol van de gemeente tijdens een evenement is opgenomen in bijlage 2.

Voorgesteld wordt om de organisatie van het evenementenbeleid als volgt in te richten: Bestuurlijk: Evenementenbeleid is per definitie een portefeuilleoverstijgend beleidsterrein, met een sterke verbinding met citymarketing en communicatie. In het huidige college is de burgemeester portefeuillehouder van evenementenbeleid, citymarketing, communicatie en openbare orde en veiligheid. Ambtelijk: De medewerkers die betrokken zijn bij het evenementenbeleid zitten verspreid door de organisatie. Dit hoeft niet veranderd worden, omdat dan de hele organisatiestructuur veranderd zou moeten worden, maar ook vanwege het feit dat evenementen bijdragen aan de doelstellingen van de verschillende beleidsterreinen. Om het hele proces soepel en efficiënt te laten verlopen en om het voor organisatoren overzichtelijk te houden, adviseren wij om een netwerkorganisatie-model te hanteren, waarbij een Accountmanager Evenementen (cluster Evenementen en Representatie, afdeling Communicatie) een coördinerende rol heeft. Deze onderhoudt het contact met de inhoudelijke toetsingscommissie waar de verschillende beleidsterreinen inclusief citymarketing in zijn vertegenwoordigd. Daarnaast werkt de accountmanager nauw samen met de technische evenementencommissie, de portefeuillehouder en de evenementenorganisatoren. Een uitvoerige beschrijving van de voorgestelde organisatie is eveneens opgenomen in bijlage 3. Daaraan is een stroomschema toegevoegd van de nieuwe werkwijze.


10

Samengevat: •

De burgemeestersportefeuille omvat het evenementenbeleid als logisch coproduct van communicatie, citymarketing en openbare orde en veiligheid.

•

Er komt één herkenbaar evenementenloket (fysieke en online publieksbalie). Hier komen aanvragen binnen, worden meteen in behandeling genomen en wordt uiteindelijk de vergunning verleend.

•

Er is binnen de sector Publiekszaken een coördinator evenementenvergunningen voor de kleinschalige en middelgrote evenementen.

•

De Accountmanager Evenementen (afdeling Communicatie, gemeente Ede) coördineert de uitvoering van het nieuwe evenementenbeleid en is zowel intern als extern het gezicht is voor de grotere evenementen.

•

Binnen de afdeling Veiligheid & Recht is één coördinator verantwoordelijk voor het hele vergunningtraject van grootschalige evenementen wanneer die veel impact hebben op de openbare ruimte.

•

Er komt een ondersteunende inhoudelijke toetsingscommissie om integrale afweging te ondersteunen.

•

Er komt een evenementencommissie voor technische toetsing, knelpunten en oplossingen en borging van de veiligheid. Deze commissie is samengesteld uit de verschillende betrokken adviesinstanties, zoals: politie, brandweer, afdeling verkeer en afdeling toezicht.

•

Advisering over evenementen geschiedt integraal, met aandacht voor de inhoud, de wijze van communicatie en het totale vergunningstraject.

Ede Smakelijk werd in 2010 gekoppeld aan het regionale Food4you festival, waar Ede dit jaar in participeerde. Dit leverde meer bezoekers en meer aandacht in de media op. (foto: Siem Vermeulen)


11

4. Wat is het budget voor het evenementenbeleid? In bijlage 4 zijn de budgetten weergegeven die in 2009, 2010 en 2011 gerekend kunnen worden tot ´evenementenbeleid´. Wij willen toe naar een meer centraal overzicht van budgetten en regie hierop via een gezamenlijke evenementencommissie, die op basis van objectieve criteria beslist of we een evenement wel of niet ondersteunen. Dit levert niet alleen een meerwaarde voor de gemeentelijke organisatie, maar ook voor organisatoren. Op deze wijze is het beter mogelijk om als gemeente stimuleringsbudgetten (structureel) aan de markt aan te bieden. Op dit moment is er een aantal beleidsregels op de beleidsterreinen Sport, Cultuur en Recreatie vastgesteld, als criteria voor het toekennen van een (flexibel in te zetten) subsidie. Daarnaast zijn er op deze beleidsterreinen verschillende begrotingsposten voor specifieke evenementen. Door budgetten centraal inzichtelijk te maken kan de gemeente beter sturen op synergie en dus ook op gecombineerd inzetten van budgetten. Door meer regie op werkzaamheden en geldstromen, kan winst behaald worden voor de gemeentelijke organisatie, de evenementenorganisatoren en de bezoekers. Naast subsidies kan een evenement ook op andere manieren ondersteund worden, bijvoorbeeld door faciliteiten (verkeersborden, dranghekken), personele inzet (advies door beleidsmedewerkers, toezichthouders, verkeersregelaars), gebruik van een gemeentelijke locatie en in de vorm van publiciteit. Vanzelfsprekend vertegenwoordigen deze vormen van ondersteuning ook een waarde. Deze waarde zal worden meegenomen op het moment dat we beslissen een evenement al dan niet te ondersteunen. Voor evenementenbeleid en het -budget (kosten en inkomsten) kan worden gewezen op belangrijke economische en maatschappelijke ontwikkelingen: Uit cijfers (zie bijlage 5) blijkt dat evenementen steeds meer bezocht worden, door uiteenlopende doelgroepen. Mensen zijn bereid voor bepaalde evenementen een grote afstand af te leggen, maar het bezoeken van evenementen in de eigen woonplaats is tegelijkertijd gestegen. Daarnaast blijkt dat er enorme bedragen gemoeid zijn met evenementen en dat deze uitgaven de afgelopen jaren meer dan verdubbeld zijn. De economische crisis lijkt geen grote invloed te hebben op de evenementenbranche. Er worden weliswaar evenementen afgelast door tegenvallende kaartverkoop of gebrek aan sponsorinkomsten, maar er komen ook nog steeds nieuwe evenementen bij en er worden slimme oplossingen bedacht om ondanks de crisis evenementen toch te blijven organiseren. Subsidies die aan evenementen worden toegekend, stijgen zelfs in aantal en in omvang (Respons, 2010).

In dit verband is het aan te bevelen om waar mogelijk te bevorderen dat evenementen ´meeliften´ met voor Ede en de regio belangrijke ruimtelijke ontwikkelingen en gebeurtenissen. Zoals die rond FoodValley en de daaraan gepaarde public relations- en communicatieactiviteiten rond de thema´s voeding en gezondheid. Maar ook projecten als Veluwse Poort en de Kenniscampus bieden mogelijkheden. Overigens participeren we als gemeente al middels het Regiocontract 2009-2011 in twee grote regionale evenementen: Food4you en Bevrijding, Vrede en Vrijheid. Hiermee werken we gezamenlijk aan evenementen, waardoor we nog meer aandacht voor thema’s generen die binnen onze regio relevant zijn. Tenslotte kan de Accountmanager Evenementen ook verbindingen leggen tussen de verschillende evenementen, om gezamenlijk meer resultaat (bijvoorbeeld qua publiciteit) te behalen. Ook kan worden gezocht naar meer externe financiering (subsidie, sponsoring), voor (mede)bekostiging van evenementen. Hierover kan de Accountmanager Evenementen de organisatoren adviseren. Uit het budgettenoverzicht van 3 jaren (bijlage 4) kan worden geconcludeerd dat er een dalende tendens is in het evenementenbudget. Gesteld kan worden dat de begroting achterblijft bij onze ambitie. Gezien de ambities van de gemeente Ede zouden er immers meer en kwalitatief betere gezichtsbepalende evenementen in en voor Ede gefaciliteerd moeten worden vanuit de gemeente. Nota Evenementenbeleid

12

Dat vraagt naast beleid ook om gerichte financiële impulsen. Hierboven gaven wij al aan toe te willen naar een meer centraal overzicht van budgetten tot een evenementenbudget. Binnen dit evenementenbudget kan dan eventueel een post opgenomen worden voor kleine subsidies (max. 1000 euro per evenement) om flexibel in te zetten gedurende het jaar. De beschikbare sectorale en centrale (citymarketing) budgetten zijn ten behoeve van het nieuwe evenementenbeleid centraal inzichtelijk gemaakt en met ingang van 2011 gecombineerd ingezet. Eén bestuurder is verantwoordelijk. Hij wordt hierin ondersteund door de Accountmanager Evenementen en de interne toetsingscommissies. Praktisch zou dit betekenen dat evenementenorganisatoren op een bepaald moment in het jaar hun evenement bij de gemeente kunnen indienen, met daarbij een subsidieaanvraag. Vervolgens wordt het evenementenbudget verdeeld, op basis van een inhoudelijke beoordeling van het evenement. Dit maakt het ook mogelijk om een complete jaarkalender te maken en dus alle evenementen beter en meer gezamenlijk te “vermarkten”. Werken met een meer geïntegreerd evenementenbudget kan door: - Centraal overzicht en gecombineerd inzetten van sectorale en centrale (citymarketing)budgetten; - Niet begrote uitgaven op het terrein van evenementen, als zodanig te oormerken; - Kiezen welke evenementen niet (meer) financieel ondersteund worden en de vrijgekomen middelen met meer focus opnieuw inzetten; - Een gezamenlijke evenementencommissie die op basis van objectieve criteria adviseert. 2012 en verder: Op dit moment is er geen helderheid over budgetten voor 2012 en verder. Een groot aantal beschikbare budgetten zijn t/m 2011 voorzien en vervallen vooralsnog na 2011. In bijlage 5 is ter vergelijking een overzicht opgenomen van de evenementenbudgetten van enkele andere steden. Samengevat: Ede verdient een behoorlijk en op haar ambities afgestemd budget voor de realisering van het evenementenbeleid. Het in de huidige begroting (2011) opgenomen budget wordt als ondergrens beschouwd. De gemeente zou moeten bevorderen dat evenementen ´meeliften´ met grote ruimtelijke projecten in Ede en de regio, én met elkaar (meer gezamenlijke activiteiten en publiciteit). Ook kan worden gezocht naar (meer) externe subsidies en sponsoring. Hierover kan de Accountmanager Evenementen de organisatoren adviseren. Wij willen toe naar een meer centraal overzicht van budgetten en regie hierop via een gezamenlijke evenementencommissie die op basis van objectieve criteria adviseert of we een evenement wel of niet ondersteunen.


13

5. Met wie, hoe, wanneer en waar voeren wij ons evenementenbeleid uit? Met wie? Bij (de uitvoering van) het evenementenbeleid zijn tal van externen en internen betrokken. Onze belangrijkste externe partners zijn: Organisatoren van evenementen Huidige en potentiële organisatoren van evenementen zijn de primaire stakeholders van het evenementenbeleid. Ede kent veel organisatoren van evenementen, variërend van comerciële organisatiebureau's tot stichtingen die vooral draaien op vrijwilligers. Promotiecommissie Ede In de promotiecommissie Ede zijn een aantal toeristische instellingen en organisatoren vertegenwoordigd, met name de organisatoren die vooral draaien op het enthousiasme van vrijwilligers. Veluws Bureau voor Toerisme (VBT) Het VBT verzorgt de Veluwe-brede marketing en een evenementenkalender. Tot nu toe werden alleen evenementen die aan het VBT betaalden in de evenementenkalender opgenomen – overige evenementen niet. Er is met het VBT de afspraak gemaakt dat alle evenementen in de gemeente Ede in de evenementenagenda worden opgenomen, o.a. via de websites www.develuwe.nl en www.vvvede.nl en dat zij een aantal evenementen extra ondersteunen qua regionale en landelijke PR. Zo is dat in 2010 gedaan voor de Jan Hilgers Memorial Airshow, Food4you en de Oxfam Novib Trailwalker en in 2011 voor de Lentekriebels (open dag Plantion en natuurfilms Cinemec). In de samenwerking tussen gemeente en VBT zijn nieuwe afspraken gemaakt, die een uitvloeisel zijn van het nieuwe evenementenbeleid en het opgaan van de lokale VVV in het VBT: budgetten voor evenementen worden niet meer beheerd door het Veluws Bureau voor Toerisme (voorheen het VVV Ede). Evenementenorganisatoren kunnen een gemeentelijke bijdrage alleen rechtstreeks aanvragen bij de gemeente. Citymarketing zorgt voor overall publiciteit rondom evenementen, en stemt af met het VBT. Dit is een taak van de Accountmanager Evenementen. De mate waarin het VBT de toeristische marketing van evenementen kan blijven verzorgen is nog afhankelijk van de voorgestelde bezuinigingen. Het VBT is aanspreekpunt voor vrijwilligers. Vrijwilligers Bij het organiseren van evenementen spelen vrijwilligers een grote rol: als organisator of ter ondersteuning van de evenementenorganisator. Evenementen kunnen niet zonder de inzet van vrijwilligers. Het is daarom belangrijk om vrijwilligers optimaal te ondersteunen. In samenwerking met de promotiecommissie Ede (bestaande uit o.a. vrijwilligers) is aandacht voor hoe we de vrijwilligers kunnen blijven faciliteren en daarmee behouden en/of aantrekken. Eigenaren van locaties Verschillende (potentiële) evenementenlocaties zijn eigendom van particulieren. Een goede relatie tussen eigenaren en organisatoren – met de gemeente eventueel als tussenpersoon – is wenselijk. Omwonenden Omwonenden van evenementenlocaties worden betrokken als er een evenement plaatsvindt op een naastgelegen terrein. Sponsors Sponsors of investeerders zijn belangrijke partijen voor veel evenementen. Het contact met deze partijen loopt veelal via evenementenorganisatoren. Citymarketing kan hierin een verbindende rol gaan spelen door de uiteenlopende contacten met derden en stakeholders. Regio Food Valley Regio De Vallei heeft in samenwerking met de provincie Gelderland (Regiocontract 2009-2011) een tweetal regionale evenementen in gang gezet. Dit met als doel uitstraling en kwaliteit van evenementen te vergroten dor een betere regionale samenwerking. Ede wil dit beleid doorzetten in de nieuwe regio Food Valley in oprichting.


14

Provincie Wanneer evenementen plaatsvinden in natuurgebieden, is vaak de provincie Gelderland betrokken. De provincie beheert ook bepaalde wegen, waardoor zij bij eventuele wegafzettingen een ontheffing af moeten geven. Politie In de voorbereiding van en tijdens evenementen is de politie een partij. Zij adviseren en treden op bij eventuele calamiteiten. Bezoekers Zonder bezoekers geen evenement. Bezoekers zijn dan ook één van de belangrijkste stakeholders. In beginsel loopt dit contact via de evenementenorganisatoren, maar eventuele klachten komen terecht bij de gemeente. Waarderingsonderzoeken hebben tot op heden zelden plaatsgevonden. In 2010 is Citymarketing gestart met het laten uitvoeren van onderzoeken tijdens een aantal evenementen om zodoende te kunnen sturen op gewenste resultaten. Bij de aanvraag en organisatie van een evenement in de gemeente Ede zijn veel verschillende interne partners betrokken: -

Gemeenteraad

-

College van B&W

Subsidieverstrekkers Onder andere afdelingen Kunst & Cultuur, Sport, Ruimtelijk en Economisch beleid, Veiligheid en Recht, Communicatie en Citymarketing. Zij zijn vertegenwoordigd in de vaste inhoudelijke toetsingscommissie. Afdeling communicatie Cluster Evenementen en Representatie: Organisatie en ondersteuning bij de organisatie van evenementen. Citymarketing Uitbouwen huidige type 1 evenementen en acquisitie nieuwe type 1 evenementen i.s.m. Accountmanager Evenementen. Vergunningverleners Afdelingen Veiligheid & Recht, Publiekszaken (loket Bouwen, Wonen en Milieu) Brandweer In de voorbereiding van en tijdens evenementen is de Brandweer een belangrijke partij. Zij adviseren en treden op bij eventuele calamiteiten. De Brandweer heeft veel zelfstandige bevoegdheden en daardoor is het zaak om evenementen goed met deze partij af te stemmen. Adviseurs Brandweer, Ecologie, Beheer (verkeersvoorzieningen), Handhaving, Toezicht, Geluid, Veiligheid & Recht, Applicatiebeheerder subsidies, Cultuurhistorie In hoofdstuk 3 is al aangegeven hoe deze partners betrokken zijn bij de organisatie van ons evenementenbeleid. Hoe? De grootste traditionele evenementen zijn de Heideweek en de Airborne Luchtlandingen. De Heideweek is traditioneel een feest door en voor eigen inwoners – dat op dit moment een beperkte bijdrage levert aan de doelstellingen van Citymarketing. De Airborne Luchtlandingen met de ontvangst van veteranen hebben een internationaal karakter en een landelijke uitstraling. In combinatie met de Taptoe en in 2010 de Jan Hilgers Memorial Airshow kregen de Airborne Luchtlandingen een nieuwe impuls en landelijke media-aandacht. We zien dat het overgrote deel van de evenementen in de gemeente Ede voornamelijk een lokaal karakter heeft. Sinds 2009 is hier verandering in gebracht met de komst van de Oxfam Novib


15

Trailwalker en de eerste betrokkenheid bij het Festival Food4you. Niet alleen het thema FoodValley, maar ook de kwaliteiten van onze groene gemeente voor sportieve recreatie hebben de belangstelling getrokken van organisatoren als geschikte locatie voor hun landelijke evenement. In 2010 is een start gemaakt met het beter benutten van deze evenementen om aan ons imago van groen, gezond en actief te werken. Het Veluws Bureau voor Toerisme houdt de landelijke toeristische database (NDTRC) bij met alle evenementen en toeristische voorzieningen en gebruikt deze gegevens op www.vvvede.nl en www.develuwe.nl. Citymarketing is met ingang van 2010 evenementen gaan ondersteunen met publiciteit, het leggen van verbindingen en partijen met elkaar in contact brengen. Zo is bijvoorbeeld het Kröller-Müller Museum in 2010 aangehaakt bij Food4you en werken de Trailwalker en Food4you ook weer samen. Daarnaast is er een publieksevenement tijdens Food4you op de Kenniscampus van Ede gestart en sluit Ede Smakelijk aan bij Food4you. In 2011 is het evenement “Lentekriebels” geïntroduceerd: Plantion organiseerde een open dag, we hebben Cinemec gevraagd om aan te haken met een natuurfilmprogramma en Citymarketing zorgde voor een verbindende fietsroute en publiciteit. Waar? Officiële en veelgebruikte evenementenlocaties zijn vooral gecentreerd in de kern Ede, met name de binnenstad van Ede, landgoed Hoekelum en de Ginkelse Heide. Er is echter een groot aantal potentiële evenementenlocaties, of locaties waar maar af en toe gebruik van wordt gemaakt. Er is een overzicht gemaakt van de meest gebruikte evenementenlocaties én van de potentiële evenementenlocaties. In bijlage 7 is een uitgewerkt locatiebeleid te vinden. Aspecten die een belangrijke rol spelen bij de locatiekeuze zijn: Veiligheid Bij evenementen wordt altijd getoetst of er gevaar bestaat voor de openbare orde en veiligheid. Deze toets wordt steeds belangrijker, mede gezien een aantal recente ernstige gebeurtenissen die zich bij evenementen hebben voorgedaan. De risico’s op dit gebied moeten zoveel mogelijk worden beperkt. Bij deze toets wordt gekeken naar de impact van de evenementen op de openbare ruimte, het publiek en het maatschappelijk verkeer. Bij een grote impact wordt in ieder geval een draaiboek en waar nodig een riscioanalyse en een calamiteitenplan van het evenement verlangd. Naar aanleiding van de risicoanalyse kunnen extra maatregelen worden opgelegd die de risico’s beperken. Vanaf 1 oktober 2010 is het ingevolge de nieuwe wet Veiligheidsregio’s verplicht een plan van aanpak op te stellen voor evenementen. Bij risicovolle evenementen stelt de evenementenorganisator een risico-inventarisatie en een draaiboek op. Bij bijvoorbeeld de Airborne herdenking 2010, de Jan Hilgers Memorial Airshow en de Oud Lunterse Dag is hieraan al uitvoering gegeven Geluid Geluid speelt een belangrijke rol bij de locatiekeuze voor evenementen. Gelet op het gegeven dat evenementen tot (geluids)overlast kunnen leiden, is tot nu toe ten behoeve van het Museumplein een maximum aantal dagen bepaald dat voor evenementen gebruikt mag worden. Dit geldt alleen voor evenementen met een hoog geluidsniveau. Dit maximum wordt vastgesteld op 12 dagen per jaar. Dit maximum is afgeleid van het voor inrichtingen gestelde regels op basis van de APV. Voor andere locaties moet worden beoordeeld of nader beleid nodig en gewenst is of dat dit per locatie en evenement wordt bekeken. Ook is het gebruikelijk dat in de voorschriften staat dat er een geluidbegrenzer moet worden aangebracht en dat de geluidbelasting op de gevels van de dichtstbijzijnde woningen is gemaximeerd. Evenementen met muziek in de openlucht worden tot nu toe toegestaan tot 23.00 uur, op vrijdag en zaterdag tot 24.00 uur. Uitstraling De omgeving kan een belangrijk decor en visitekaartje zijn bij evenementen. Door te sturen op de locatie van evenementen, kan de gemeente bepaalde locaties in de schijnwerpers zetten. Een voorbeeld hiervan is het Food4you-kennisplein aan de Zandlaan, de locatie van de kenniscampus. Zo kunnen ook de kazerneterreinen, de Enka en ander cultuurhistorisch erfgoed een prachtig decor vormen voor evenementen, speciaal gericht op potentiële afnemers. Ook de Goudsberg in Lunteren (het Middelpunt van Nederland) vormt een prachtige locatie voor evenementen die aansluiten op de toeristische en educatieve activiteiten die in dit gebied ontwikkeld worden.


16

Wanneer? Evenementen zijn in de gemeente Ede in principe op alle dagen van de week mogelijk. De zondagsrust zal in delen van het buitengebied (m.n. het noordelijk gebied van de gemeente Ede) gerespecteerd worden. Uit het overzicht van de spreiding over het jaar van de evenementen in Ede (zie bijlage 6) kan worden geconcludeerd dat het zwaartepunt van de evenementenperiode loopt van april tot en met oktober. Tot nu toe is door de gemeente niet actief gestuurd op spreiding van evenementen: de wens van de organisator is leidend. Hierdoor kunnen evenementen elkaar overlappen. Er valt winst te behalen door op spreiding van evenementen in het seizoen te sturen. We kunnen bijvoorbeeld inzetten op meer evenementen in de mei- en herfstvakantie. Recreatie ondernemers in de gemeente Ede geven aan dat er een verschuiving is van bezoeken in het traditionele hoogseizoen, naar het voor- en naseizoen. Juist dan zijn evenementen welkom, als gezinnen met kinderen uit het hele land op de Veluwe verblijven. Samengevat: In de samenwerking tussen gemeente en VBT zijn nieuwe afspraken gemaakt, die een uitvloeisel zijn van het nieuwe evenementenbeleid en het opgaan van de lokale VVV in het VBT: Budgetten voor evenementen worden niet meer beheerd door het Veluws Bureau voor Toerisme (voorheen het VVV Ede). Evenementenorganisatoren kunnen een gemeentelijke bijdrage alleen rechtstreeks aanvragen bij de gemeente. Citymarketing zorgt voor overall publiciteit rondom evenementen, en stemt af met het VBT. Dit is een taak van de Accountmanager Evenementen. Het VBT is aanspreekpunt voor vrijwilligers. In overleg met de organisatoren van evenementen en het integrale veld van recreatie en toerisme streven wij naar een verbreding van het evenementenseizoen. Juist in voor- en naseizoen willen wij aantrekkelijke evenementen laten plaats vinden. De evenementenlocaties in de gemeente Ede zijn beschreven in bijlage 7. Hieruit blijkt dat er meerdere (potentiële) evenementenlocaties in de gemeente Ede zijn, maar dat veel locaties bepaalde beperkingen hebben en andere te weinig ingezet worden als evenementenlocatie. Met de betrokken belanghebbenden bij de diverse potentiële locaties zal in goed en zorgvuldig overleg onderzocht worden wat de mogelijkheden van de locaties zijn en voor welke soort evenement deze kunnen worden ingezet.

Een voorbeeld van een groen, gezond en actief evenement: de Fietsmarkt. Georganiseerd op 11 september 2010 in het centrum van Ede, rond de Oude Kerk. (foto: Manon Verkoren, gemeente Ede)


17

Bijlagen


18

Bijlage 1. Matrix en toolkit Criteria om evenementen te categoriseren in 1/2/3/4 evenementen Om te bepalen in welke categorie (1, 2, 3 of 4) een evenement valt en welke mate een evenement ondersteund wordt door de gemeente Ede, zijn een aantal criteria opgesteld. Deze criteria zijn weergegeven in onderstaande matrix. De matrix is opgedeeld in vijf groepen criteria: doel/ambitie, doelgroep, uitstraling, locatie en overig. In de vijf groepen komen criteria naar voren over onderwerpen die belangrijk gevonden worden door gemeentebestuur, beleidsmedewerkers en vanuit citymarketing. Per criterium of groep criteria wordt hieronder besproken wat ermee bedoeld wordt. De gemeente heeft een aantal instrumenten om een evenement te kunnen ondersteunen. Deze middelen zijn benoemd in de toolkit. Ondersteuning door de gemeente kan vormgegeven worden door één of een combinatie van de middelen in de toolkit. Het ene evenement zal ondersteund worden door subsidie, andere evenementen kunnen weer meer behoefte hebben aan praktische ondersteuning of publiciteit. Aan de hand van de score op de matrix (gaat het om een 1-, 2- of 3-evenement?) en de behoefte van de organisator wordt door de gemeente bepaald in hoeverre en in welke vorm de gemeente een evenement ondersteunt. Figuur : matrix t.b.v. het categoriseren van evenementen

Score + of -

Toelichting

Doel/ambitie Ondersteuning groen/gezond/actief Stimuleren sportieve dynamiek Economische spin-off gemeente Ede (o.a. toerisme en binnenstad) Stimuleren culturele dynamiek Historie / erfgoed Ede promoten Stimuleren sociale samenhang Doelgroep Kenniswerkers, studenten & FoodValleygerelateerde bedrijven Actieve 50-plussers (potentiële en huidige inwoners, bezoekers Veluwe) Gezinnen met kinderen (potentiële en huidige inwoners, bezoekers Veluwe) Uitstraling Lokaal Regionaal Landelijk Internationaal Uniek in de regio/het land Locatie Passende locatie Overig Periode in het jaar (spreiding, seizoensverbreding) Evaluatie eerdere editie (vergunningen subsidieafspraken) Hinderniveau (geluid- of parkeeroverlast) Mate van risico wat betreft veiligheid Aantrekkingskracht op media Mate van professionaliteit (vooronderzoek, etc.)


19

Initiatief vanuit de samenleving Samenwerking met ondernemers uit de gemeente en/of andere organisatoren Beschrijving criteria A. Doel/ambitie • Ondersteuning groen, gezond en actief: evenementen kunnen ingezet worden als instrument voor citymarketing. Ede profileert zich als groen, gezond en actief en evenementen die hierbij aansluiten maken de profilering zichtbaar. Deze evenementen wil de gemeente graag faciliteren en stimuleren. • Economische spin-off gemeente Ede: Evenementen zorgen voor hogere bestedingen (ContinuVrijeTijdsOnderzoek, 2006/2007). Verschillende ondernemers in de gemeente (bijvoorbeeld horeca en winkels) kunnen dus verdienen aan evenementen. Dit vindt de gemeente Ede een zeer belangrijk punt. Daardoor stimuleert, faciliteert en ondersteunt de gemeente evenementen die veel economische spin-off hebben voor Ede. • Stimuleren sportieve en/of culturele dynamiek: sport (bewegen) en cultuur zijn twee belangrijke speerpunten uit het coalitieakkoord én passen beide binnen de profilering Groen, Gezond en Actief. Wanneer evenementen de sportieve en/of culturele dynamiek stimuleren dragen ze dus bij aan beleids- en citymarketingdoelstellingen, waardoor deze evenementen in aanmerking komen voor ondersteuning door de gemeente. • Stimuleren sociale samenhang: De belangrijkste doelgroep voor evenementen zijn de toeristen/bezoekers in Ede, maar ook voor een goed woonklimaat in Ede zijn evenementen belangrijk. Evenementen die ook aantrekkelijk zijn voor de inwoners van Ede – die dus de sociale samenhang ten goede komen – worden door de gemeente gestimuleerd. • Historie / erfgoed Ede promoten: Ede heeft veel erfgoed uit de tijd dat de ENKA-fabriek en Defensie grote werkgevers waren. Ook qua landschap en natuur heeft Ede een rijke historie. De historie van Ede ligt ten grondslag aan het hedendaagse Ede en dat wordt door de gemeente belangrijk gevonden. Evenementen die het erfgoed en/of de historie promoten komen daarom in aanmerking voor ondersteuning. B. Doelgroep • Kenniswerkers en studenten FoodValley en FoodValley gerelateerde bedrijven/instellingen • Actieve 50-plussers (potentiële en huidige inwoners, bezoekers Veluwe) • Gezinnen met kinderen (potentiële en huidige inwoners, bezoekers Veluwe) Bij de doelgroepskeuze wordt aangesloten bij de regionale segmentering van groepen bezoekers aan de Veluwe, die ook op de eigen inwoners van toepassing is. Met name de gezinnen met (jonge) kinderen en de actieve 50-plussers zijn hierbij primair van belang. Daarnaast zijn de doelgroepen binnen de Food Valley ambitie (kenniswerkers, studenten en Food Valley gerelateerde bedrijven en kennisinstellingen) belangrijke doelgroepen. Wanneer evenementen specifiek deze doelgroepen aantrekken, komen zij in aanmerking voor (extra) ondersteuning door de gemeente. C. Uitstraling • Regionaal • Landelijk • Internationaal • Uniek in de regio / het land Evenementen die een (inter)nationale uitstraling hebben, zetten Ede op de landelijke kaart. Daarom komen deze evenementen in aanmerking voor extra ondersteuning door de gemeente. Dit geldt ook voor evenementen die uniek zijn in de regio of in het land. Regionale evenementen zijn belangrijk voor de positie van Ede in de regio, waardoor ook dit criterium extra gewaardeerd wordt. Aantrekkingskracht op (landelijke) media kan deze uitstraling versterken. D. Locatie Een passende locatie voor een evement wordt gewaardeerd, met het oog op veiligheid, aantrekkingskracht, promotie van de locatie, parkeerproblematiek, geluidsoverlast en in financieel oogpunt. E. Overig


20

•

•

•

•

•

•

• •

Periode in het jaar: de gemeente wil sturen op meer spreiding van evenementen, om seizoensverbreding te bewerkstelligen. Evenementen die daar rekening mee houden komen in aanmerking voor (extra) ondersteuning. Evaluatie eerdere editie, subsidieafspraken: De evaluatie van een eerdere editie van een evenement kan leiden tot een hoge dan wel lage waardering van dit criterium, om organisatoren te stimuleren zich aan de gemaakte afspraken te houden. Daarnaast is het voor de gemeente een goede check om te beoordelen of subsidies doelmatig ingezet worden. Evaluatie eerdere editie, vergunning: Ook de evaluatie van afspraken tussen gemeente en organisator die in de vergunning vermeld zijn kunnen aanleiding zijn voor het extra dan wel minder ondersteunen van een evenement. Mate van risico wat betreft veiligheid: De veiligheid bij evenementen waarbij grote groepen mensen aanwezig zijn is van groot belang. Daarom wordt ook gekeken naar het veiligheidsrisico van evenementen. Wanneer het risico groot is en/of de organisator neemt onvoldoende maatregelen, kan het evenement op dit criterium minpunten scoren. Uiteraard wordt niet alleen bij het bepalen van de mate van ondersteuning door de gemeente gekeken naar de veiligheid, dit onderwerp wordt ook in het hele vergunningstraject meegenomen. Het kan echter ook van invloed zijn op de mate waarin het evenement ondersteund wordt. Aantrekkingskracht op media: Wanneer de media evenementen oppakken, zorgt dit voor meer bekendheid van Ede. Een evenement dat waarschijnlijk veel positieve media-aandacht zal opleveren is dan ook erg goed voor de gemeente. Mate van professionaliteit (vooronderzoek, etc.): Als de evenementenorganisator professioneel te werk gaat, betekent dit dat de gemeente minder uren hoeft te stoppen in de begeleiding van een evenement. Dat levert een kostenbesparing voor de gemeentelijke organisatie én een professioneel evenement op. Initiatief vanuit de samenleving: Een evenement dat gedragen wordt door de samenleving, zal veel bezoekers trekken. Samenwerking met ondernemers uit de gemeente en/of andere organisatoren: Wanneer een evenementenorganisator samenwerkt met lokale ondernemers of met andere organisatoren kan een evenement naar een hoger plan worden getild. De lokale ondernemers hebben hier ook voordeel van. De gemeente stimuleert daarom het aangaan van samenwerking tussen deze partijen. Wanneer een evenementenorganisator dit niet doet, terwijl het wel mogelijk is, is het ook mogelijk om minpunten toe te kunnen aan dit criterium.

Toolkit Voor het ondersteunen van evenementenorganisatoren is een aantal middelen beschikbaar. De gemeente stimuleert en faciliteert evenementen die hoog scoren op de matrix, afhankelijk van de behoefte van de organisator. Middelen in de toolkit (in ontwikkeling): • Subsidie • Advies Accountmanager Evenementen, gemeente Ede (X uren inzet ter waarde van €Y,- per uur) • Inzet VBT (X uren inzet ter waarde van €Y,- per uur) • Collectieve PR, via Citymarketing en/of VBT • Korting op of gratis kaartverkoop via VBT of andere ticketorganisatie • Marktonderzoek • Coördinatie vrijwilligers via relatiemanager VBT of gemeente Ede • Gebruik van vergaderlocaties • Gebruik netwerk ondernemers in Ede Ondersteuning door de gemeente kan vormgegeven worden door één of een combinatie van de middelen in de toolkit. Het ene evenement zal ondersteund worden door subsidie, andere evenementen kunnen weer meer behoefte hebben aan praktische ondersteuning of willen alleen mee in de publiciteit. Aan de hand van de score op de matrix (gaat het om een 1-, 2- of 3-evenement?) en de behoefte van de organisator wordt bepaald in hoeverre en in welke vorm de gemeente een evenement ondersteunt.


21

Bijlage 2. Huidige gemeentelijke werkwijze – vergunningtraject Voorafgaand aan het evenement De indiening van de vergunningaanvraag of de melding Een kleinschalig evenement dient minimaal 10 werkdagen van tevoren te worden gemeld bij de burgemeester. Voor een middelgroot evenement moet minimaal 8 weken van tevoren een evenementenvergunning aangevraagd worden. Een grootschalig evenement vergt meer voorbereiding, hierbij geldt een termijn van 12 weken . Een aanvraagformulier evenementen dient te worden ingevuld. Bij grootschalige evenementen dient tevens een uitgebreid draaiboek en bij risicovolle evenementen een risicoanalyse en calamiteitenplan door de organisator te worden ingeleverd. Bij kleinschalige evenementen is een draaiboek wenselijk. In het draaiboek is ten minste opgenomen: Algemene gegevens over de organisator; Gebruik van het terrein (plattegrond, tekening)/locaties (incl. periode) en logistiek; Milieuaspecten i.v.m. afval e.d.; Bewaking, toezicht en hulpverlening; Communicatietraject, omwonenden; Een overzicht met contactpersonen bij de organisatie. De organisator stelt een contactpersoon aan, die voortdurend bereikbaar is om klachten of problemen te verhelpen. De beoordeling van de aanvraag Bij de beoordeling van de aanvraag wordt gekeken naar de volgende aspecten: Juridisch toetsingskader Beleidscriteria Tweedeling evenementen Advisering Ad 1. Juridisch toetsingskader Het is mogelijk dat voor één evenement meerdere vergunningen nodig zijn, bijvoorbeeld: Toestemming op grond van de Algemene Plaatselijke Verordening Ede (APV); Ontheffing geluidhinder op grond van de Apv en/of de Zondagswet; Vergunning voor reclameborden/terras op grond van de Apv; Ontheffing verstrekken van zwak-alcoholische drank op grond van de Drank- en Horecawet; Bouwvergunning/aanlegvergunning op grond van Woningwet/ Wet op de Ruimtelijke Ordening; Ontheffing Flora- en Faunawet; Vergunning Nieuwe Natuurbeschermingswet. Er zal een kritisch onderzoek plaatsvinden naar de hoeveelheid voorschriften in het kader van de lastenverlichting voor de vergunninghouder. In het voorjaar van 2012 volgt een voorstel. Ad 2. Beleidscriteria De volgende criteria neemt de burgemeester in aanmerking bij een aanvraag: 1) Of het evenement past binnen het bestaande aanbod van evenementen (om spreiding van evenementen te bevorderen); 2) Het aantal evenementen dat op een bepaalde locatie in een bepaalde periode wordt gehouden; 3) Het aantal bezoekers dat wordt verwacht; 4) Of er gevaar bestaat voor de openbare orde, veiligheid, zedelijkheid of gezondheid: Of er gevaar bestaat voor een onevenredige belasting van het woon- of leefklimaat in de omgeving van het evenement; Of de aard van het evenement zich verdraagt met het karakter of de bestemming van de gevraagde locatie; Of er gevaar bestaat voor belemmeringen van het verkeer; De mate waarin door het evenement beslag wordt gelegd op de ruimte, de tijd en de hulpdiensten; Of er gevaar bestaat voor verontreiniging, aantasting van het uiterlijk aanzien van de stad, beschadiging van de groenvoorzieningen of van voorzieningen voor het openbaar nut;


22

Of de organisator voldoende waarborgen biedt om de schade aan het milieu te voorkomen dan wel zoveel mogelijk te beperken; Of de organisator voldoende waarborgen biedt of kan bieden voor een goed verloop van het evenement. Ad 3. Tweedeling evenementen Grootschalige evenementen worden onderscheiden van kleinschalige, omdat het van belang is dat grootschalige evenementen goed worden georganiseerd en voorbereid, mede gelet op de risico’s die grote mensenmassa’s met zich meebrengen. In het geval van een grootschalig evenement: dient de aanvraag met een uitgebreid draaiboek en bij risicovolle evenementen met een risiconalyse te worden gedaan; worden de betrokken partijen (politie, de brandweer, GGD, en de hoofdafdelingen Beheer en Vergunningen & Handhaving) om advies gevraagd; wordt het evenement voorbereid in een speciaal hiervoor opgerichte werkgroep; Bij kleinschalige evenementen varieert het bezoekersaantal en is het niet altijd noodzakelijk dat er een uitgebreide voorbereiding plaatsvindt. Bij grootschalige evenementen is het van belang dat alle betrokken partijen vroegtijdig kennis kunnen nemen van de aanvraag. Ad 4. Advisering Aanvragen voor grootschalige evenementen worden om afzonderlijk advies gezonden aan de betrokken partijen (afdeling Algemeen Juridische Zaken, politie, brandweer, GGD, de hoofdafdelingen Beheer en Vergunningen & Handhaving en eventueel de afdeling Ontwikkeling). Hierbij dient rekening gehouden te worden met de ingebruikgeving van de grond door de gemeente als privaatrechtelijk eigenaar: hierover wordt advies gevraagd bij de afdeling Grondzaken. In het geval van een kleinschalig evenement kan in het algemeen worden volstaan met het opnemen van specifieke voorschriften bij de toestemming. Hierbij speelt een rol of het evenement jaarlijks en/of in soortgelijke vorm plaatsvindt of dat het een nieuw evenement is dat uitgeprobeerd wordt. Bij een nieuw evenement dient beoordeeld te worden of het nodig is om afzonderlijke adviezen in te winnen bij de betrokken partijen. De betrokken partijen kunnen wel bij gewijzigde inzichten of omstandigheden het advies geven om de specifieke voorschriften aan te passen. Werkgroep Bij een grootschalig evenement of een evenement met veel impact op de openbare ruimte wordt het juridische (vergunnings-) traject getrokken door een coördinator vanuit de afdeling Veiligheid & Recht. De coördinator richt een werkgroep op met interne en externe betrokken partijen (incl. de organisator). Deze coördinator is het aanspreekpunt binnen de gemeente voor de organisator. Het inhoudelijke (organisatorische) traject wordt aangestuurd vanuit de afdeling Communicatie en is op dit gebied aanspreekpunt voor evenementenorganisatoren. De coördinator vanuit Veiligheid & Recht bekijkt de aanvraag zorgvuldig en is verantwoordelijk voor het eindproduct. Na afloop van het grootschalig evenement stelt de coördinator een evaluatierapport op. In het evaluatierapport wordt ten minste ingegaan op: - Algemene indruk over het verloop van het grootschalige evenement; - Openbare en veiligheidsaspecten; - (Verkeers)overlast; - Naleving van de opgelegde voorschriften; - Communicatietraject, omwonenden; - Klachten; - Resultaat van dB(A)-metingen; - Milieuaspecten; Tijdens het evenement Ordebewakers


23

De organisatoren van evenementen zijn verantwoordelijk voor een goede gang van zaken en een ordelijk verloop van het evenement. Tevens dient de organisatie, indien noodzakelijk, personeel in te zetten voor het houden van toezicht gedurende de festiviteiten. Deze ordebewakers dienen gecertificeerd te zijn en duidelijk herkenbaar. Het aantal benodigde beveiligingsmedewerkers wordt als vergunningsvoorschrift opgenomen in de voor het evenement af te geven vergunning. Verkeersmaatregelen en –regelaars Bij iedere activiteit op de openbare weg, waarbij het verkeer voor de veiligheid van de deelnemers en weggebruikers geregeld moet worden, zijn gecertificeerde verkeersregelaars vereist. Of er verkeersregelaars moeten worden ingezet wordt bepaald door de afdeling Beheer in overleg met de politie. Aan de hand van de route en/of locatie wordt in samenspraak met de organisatie, het aantal verkeersregelaars vastgesteld. Het werven van verkeersregelaars is de verantwoordelijkheid van de organisatie. Het college kan op verzoek, of zelfstandig, beslissen om een tijdelijke verkeersmaatregel te treffen in verband met een evenement. De afsluiting van wegen start vaak voorafgaand aan een evenement, om zo parkeren van voertuigen tegen te gaan en met de opbouw van een evenement te kunnen beginnen. Het is wenselijk de tijden dat wegen afgesloten worden zoveel mogelijk te beperken. In sommige gevallen is afsluiting ook niet nodig. Bij evenementen die meer in het belang zijn van de deelnemers dan van de gemeenschap en/of bezoekers kan de locatie een punt van afweging zijn. Er worden geen wegafzettingen toegestaan bij evenementen waarbij het belang van de deelnemers onevenredig groot is ten opzichte van de omwonenden. De organisator dient zelf zorg te dragen voor de uitvoering van eventuele tijdelijke verkeersmaatregelen, zoals hekken, verwijzingsborden of andere noodzakelijke materialen. Deze materialen worden kosteloos door de gemeente ter beschikking gesteld en dienen opgehaald (en weer teruggebracht) te worden bij de Gemeentewerf. Dit is ook het geval indien de tijdelijke verkeersmaatregel niet op verzoek, maar ambtshalve door het college wordt genomen. Omwonenden mogen gedurende de evenementen geen overmatige overlast ondervinden van (geparkeerde auto’s van) bezoekers. De hulpverleningsdiensten dienen te allen tijde vrije doorgang te hebben. Parkeren De organisatie dient ervoor te zorgen dat er voldoende parkeergelegenheid voor bezoekers is. Bij de parkeergelegenheid dienen medewerkers (verkeersregelaars), aanwezig te zijn om het parkeren in goede banen te leiden en toezicht te houden. De verkeersregelaars dienen uitgerust te zijn met een verkeersregelaarshesje en verbindingsapparatuur. Zij worden door de burgemeester aangesteld. Degene die de verkeersregelaars inhuurt moet voor deze medewerkers een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering afsluiten. Ook dient er voor gezorgd te worden dat er voldoende bewegwijzering aangebracht is naar een parkeerterrein. Alcoholische drank Bij de aanvraag om een evenementenvergunning kan een ontheffing worden aangevraagd om speciaal voor het evenement zwak-alcoholische dranken te mogen verstrekken. Het college kan deze ontheffing verlenen, bij een in de beschikking aangewezen bijzondere gelegenheid van zeer tijdelijke aard voor een aaneengesloten periode van ten hoogste twaalf dagen. Aan de ontheffing kunnen voorschriften worden verbonden. In het kader van alcoholmatigingsbeleid is het in sommige gevallen niet wenselijk om alcoholische dranken te laten verstrekken. Naast de wettelijke eisen die aan een dergelijke ontheffing worden gesteld, zal een ontheffing worden geweigerd in de volgende gevallen: • Indien het evenement met name is gericht op jongeren onder de 16 jaar; • Indien politie en gemeente van mening zijn dat het schenken van alcoholische dranken de openbare orde en veiligheid dermate negatief zal beïnvloeden dat dit niet wenselijk is.


24

Publicatie Er wordt een evenementenkalender op de website gepubliceerd waarbij bij elk evenement een contactpersoon van de organisator staat vermeld. Voor de toekomst komt er een tekst op de website waarin staat vermeld dat de organisator verantwoordelijk is voor publicatie van het evenement op de website, het correcte verloop van het evenement, en omwonenden dient te informeren over grote evenementen die een inbreuk op de leefomgeving hebben.


25

Bijlage 3. Proces nieuwe werkwijze Proces

Wie Aanvrager

Opmerkingen Een evenement komt binnen als: - Vergunningaanvraag - Subsidieaanvraag - Idee - Informatieaanvraag

Publieksbalie, evenementenloket

In behandeling nemen

Publieksbalie, evenementenloket

Eerste globale toetsing: 1/2-evenement of 3/4-evenement en mate van risico (wat betreft veiligheid)

Evenement

In behandeling: Publieksbalie, Evenementenloket

1/2 (potentie) of 3/4 evenement?

e

Na 1 toetsing: Alle evenementen: Publieksbalie 1/2/3/4

1/2 (potentie) Naar Accountmanager Evenementen

In behandeling: Publieksbalie Vergunningstraject

klein

groot/ middelgroot

Intakegesprek

Account Manager: Matrixbeoordeling

Advies technische evenementencommissie

Advies formele adviesinstanties

Collegevoorstel: ondersteuning + vergunning

College: akkoord?

ja

Ondersteuning o.b.v. toolkit

Subsidieaanvraag


1/2-evenement: Accountmanager evenementen

Voor inhoudelijke toetsing

Accountmanager evenementen

Intakegesprek met organisator


Op basis van intakegesprek: inhoudelijke toetsing mbv matrix

Coördinator afd. V&R

In gang zetten vergunningstraject


Bijeenkomst inhoudelijke ev. cie (beleidsmedewerkers)


Bijeenkomst technische ev. cie (afvaardiging adviesinstanties)


Raadplegen formele adviesinstanties


Collegevoorstel maken : o Mate en manier van ondersteuning o Vergunning

College van B&W

Beslissing: wel of niet akkoord


College niet akkoord: Contact met organisator

Melding

Coördinator: Vergunningstraject

Advies inhoudelijke evenementencommissie

Publieksbalie neemt alle evenementen in behandeling: o Juridisch toetsingskader o Raadplegen adviesinstanties Evt. in overleg met accountmanager evenementen: ondersteuning (afhankelijk van vraag organisator)

nee

Vergunning en/of ondersteuning afwijzen

College akkoord : o Contact met organisator o In gang zetten ondersteuning en subsidieaanvraag

26

Bijlage 4. Financiële kaders In onderstaande tabellen zijn de uitgaven in 2009 en 2010 en budgetten voor 2011 voor evenementen beschreven, waarbij faciliteiten en personeelskosten die niet in geld uitgedrukt worden nog niet opgeteld zijn. 2009 “vrij” 40.000 (Subsidieafspraken VVV tbv evenementen)

-

10.500 (Culturele aangelegenheden)

-

50.500

2010 “vrij” 54.000 (ingebracht door de sectoren vrij besteedbaar) Cafetariapakket VBT: 24.200


88.700

2011 “vrij” 118.000: ingebracht door de sectoren vrij besteedbaar

2009 gelabeld 100.000 Food4you (Regiocontract 3 jr. 2009-2011) 33.000 Vrede Bevrijding en Vrijheid (Regiocontract 3jr: 2009-2011 20.000 Food Valley Classic 25.000 Friends on Ice 2.250 Open Monumentendag 15.000 Nieuwjaarsontmoeting 65.000 Airborne Landingen 14.000 Airborne Taptoe 18.000 Oxfam Novib Trailwalker 50.000 Ede uit de Kunst 9.000 Zomerconcertenreeks Carillon 7.000 Internationale Muziekzomer 15.000 Popmuziek 10.000 Programmering Openluchttheater 5.000 Tentoonstellingen en openingen 17.500 Heideweek 17.072 Comité Nationale Feestdagen Ede +/- € 5000 Oranje comités per dorp: 500 + €0,01 per inwoner 427.822 Totaal: € 478.322

2010 gelabeld 8.000 Heideweek 4.000 Airborne Taptoe 5.000 Bevrijdingsactiviteit 10.000 Jan Hilgers Memorial Airshow 17.000 Div. evenementen (oa trapakkers, Pegasus, Vallei Fietsweek, schaapskudde evenementen) 2.250 Open Monumentendag 13.000 Nieuwjaarsontmoeting 40.000 Airborne 18.000 Trailwalker 10.000 Food4you 10.000 Entente Florale 50.000 Ede uit de Kunst 9.000 Zomerconcertenreeks Carillon 15.000 Popmuziek 10.000 Programmering openluchttheater 23.000 Manifestatie Expositieruimten 5.000 Tentoonstellingen en openingen 17.500 Heideweek 17.072 Comité Nationale Feestdagen Ede +/- € 5000 Oranje comités per dorp: 500 + €0,01 per inwoner 288.822 Totaal: € 377.522

2011 gelabeld -

4.500 2.250 13.000 Nota Evenementenbeleid

VVV evenementen Open Monumentendag Nieuwjaarsontmoeting 27


128.500

40.000 Airborne 12.000 Trailwalker 50.000 Ede uit de Kunst 15.000 Popmuziek 5.000 Tentoonstellingen en openingen 10.000 Programmering openluchttheater 9.000 Zomerconcertenreeks Carillon 17.500 Heideweek 10.000 Comité Nationale Feestdagen Ede +/- € 5000 Oranje comités per dorp: 500 + €0,01 per inwoner 193.250 Totaal: € 321.750

Buiten gemeentebegroting om in 2009, 2010 en 2011 € 30.000 laagdrempelige en kleinschalige activiteiten op gebied van beeldende kunst (= rijksregeling) € 15.000 programmering Openluchttheater Gelabelde budgetten zijn al toegekend aan evenementen en/of beleidsterreinen.


28

Bijlage 5. Feiten & cijfers evenementenbranche Subsidies evenementen gemeenten – Respons (2010) Uit de G50 Evenementen Monitor van Respons blijkt dat de 50 grootste gemeenten van Nederland in 2009 € 38,9 miljoen uitgaven aan publieksevenementen, € 2,3 miljoen meer dan in 2008. Rotterdam is met € 6,8 miljoen de grootste evenementensubsidieverstrekker. In de onderstaande tabel is de top 5 van grootste subsidieverstrekkers weergegeven. Gemeente

Bedrag

Rotterdam

€ 6.863.666

Amsterdam

€ 5.791.668

Den Haag

€ 4.301.378

Utrecht

€ 3.345.000

Arnhem

€ 1.671.500

Veel evenementen komen niet alleen tot stand dankzij de financiële bijdragen van de gemeenten. Er zijn vele “partner-organisaties” (van kennis-instelling tot en met bedrijfsleven) die belang hebben bij evenementen in hun stad of regio en dan ook ondersteuning verlenen op o.a. financieel gebied, goederen en/of diensten. In bijvoorbeeld Rotterdam, Deventer en Helmond wordt er door de gemeente ook geld vrijgemaakt voor een evenementenbureau dat namens de gemeente de verschillende evenementen faciliteert en of organiseert. In Deventer gaat men nog een stapje verder en organiseert dit bureau zelf ook evenementen. Voor een dergelijke organisatie is in Deventer € 290.000,- vrijgemaakt en in Helmond € 234.000,-. Grootste Publieksevenementen in 2009 – Respons (2009) Onderzoeksbureau Respons ontwikkelt jaarlijks een TOP100 Evenementen Monitor. In de monitor van 2009 wordt onderzocht welke Nederlandse evenementen het beste scoren op aantal bezoekers én op mediawaarde. De top 5 staat beschreven in onderstaande tabel. Positie

Evenement

Plaats

Bezoekers

1

Vierdaagse Nijmegen

Nijmegen

1.988.000

MediaBereikEenheden 249,87

2

Ortel Zomercarnaval

Rotterdam

900.000

177,08

3

Tilburgse kermis

Tilburg

1.500.000

60,77

4

Fortis Marathon Rotterdam

Rotterdam

900.000

77,50

5

Bloemencorso Bollenstreek

Noordwijk, ZH

1.200.000

50,60

Daarnaast werd gekeken naar welke evenementencategorieën het meeste voorkomen in de top 100. De grootste categorie is het stadsfestijn / multidisciplinair, met 30 evenementen zoals het World Statues festival en de Lakenfeesten. Daarna volgen de kermissen (16 stuks) en de hardloop- en marathonevenementen (7). Volgens de TOP100 Evenementen Monitor zijn de top 100 evenementen niet erg beïnvloed door de economische crisis. Van de tien grootste entreeheffende evenementen hadden er slechts twee te maken met een lager bezoekaantal dan in 2008 (het Internationaal Film Festival Rotterdam en de Vakantiebeurs). Het totaal aantal gegenereerde bezoeken aan de top 100 evenementen is zelfs gestegen ten opzichte van 2008.


29

Ontwikkelingen op het gebied van evenementen – CBS (via www.cbs.nl) Algemene cijfers bezoek evenementen 1 Het bezoeken van evenementen heeft de afgelopen 20 jaar fors aan populariteit toegenomen. In de periode 1990/1991 vonden in totaal ruim 28 miljoen evenementenbezoeken plaats; in 2006/2007 waren dat er ruim 37,5 miljoen. Opvallend is de stijging in het bezoeken van evenementen in de winter, dat was in ‘06/’07 meer dan het dubbele van de aantallen in ‘90/’91, respectievelijk 9,2 miljoen en 4,2 miljoen. Met deze grote stijging zijn de evenementenbezoeken in de periode ‘06/’07 ongeveer gelijk verdeeld over de seizoenen, terwijl in de voorgaande onderzoeksperioden (‘90/’91 en ‘95/’96) in de zomer en het voorjaar de meeste evenementen bezocht werden. Uit de cijfers in de periode ‘06/’07 blijkt dat 48% van het totaal aantal bezoeken van evenementen plaatsvindt in de eigen woonplaats, en 49% elders in Nederland. De overige 4% zijn bezoeken van evenementen in het buitenland. Het aantal bezoeken in de eigen woonplaats is de afgelopen jaren gestegen, terwijl het bezoeken van evenementen elders in Nederland is gedaald. Aan de afstanden die bezoekers afleggen naar evenementen is dit beeld ook terug te zien: 28% legt minder dan 5 kilometer af, 24% reist 5 tot 15 kilometer, 17% legt 15 tot 30 kilometer af en 31% van de evenementenbezoekers legt 30 kilometer of meer af. Deze afgelegde kilometers werden in ’06/’07 bij 54% van de bezoeken afgelegd met de auto; 21% met de fiets; 16% zonder vervoersmiddel en 9% met het openbaar vervoer. Opvallend is dat het reizen naar evenementen met de fiets toegenomen en het gebruik van de auto afgenomen is vanaf 1990. De overige vervoersmiddelen zijn ongeveer gelijk gebleven. Kenmerken bezoekers evenementen De bezoekers van evenementen zijn ongeveer evenveel mannen als vrouwen, respectievelijk 49% en 51% in de periode ‘06/’07. Deze verdeling is in de afgelopen 20 jaar gelijk gebleven. De leeftijden van de bezoekers zijn als volgt verdeeld: 18% is 0 tot 15 jaar; 13% is 15 tot 25 jaar; 30% is 25 tot 45 jaar; 28% is 45 tot 65 jaar en 12% is 65 jaar of ouder. Vanaf 1990 is het aantal bezoekers van 45 tot 65 jaar en van 65 jaar en ouder percentueel flink gestegen. Meer dan de helft van alle bezoekers aan evenementen zijn gezinnen met kinderen (55% in periode ‘06/’07). 30% van de bezoeken wordt afgelegd door (echt)paren zonder kinderen; 10% door alleenstaanden en 4% door eenoudergezinnen. Deze verdeling is in de afgelopen jaren redelijk gelijk gebleven. Uitgaven aan en tijdens evenementen In totaal werd er in de periode oktober 2006 tot en met september 2007 in Nederland 554 miljoen uitgegeven aan evenementen. Dat kwam neer op 14,74 euro per persoon per evenement. De totale uitgaven zijn bijna verdriedubbeld, in vergelijking met de periode mei 1990 tot en met april 1991 (toen 194 miljoen euro), de uitgaven per persoon per evenement zijn ruim verdubbeld (toen 6,91 euro per persoon per evenement). De totale uitgaven kunnen onderverdeeld worden entree- en deelnamekosten, consumptiekosten en reiskosten. In onderstaand schema zijn deze uitgaven voor de perioden ‘90/’91 en ‘06/’07 weergegeven.

Entree- en deelnamekosten

’90/’91 ‘06/’07

Totale uitgaven in euro’s 36 miljoen 111 miljoen

Uitgaven per persoon per evenement in euro’s 1,28 2,95

Consumptiekosten

’90/’91 ‘06/’07

112 miljoen 338 miljoen

3,98 8,99

Reiskosten

’90/’91 ‘06/’07

46 miljoen 105 miljoen

1,65 2,80

1

De onderzoeksperioden zijn (1) mei 1990 t/m april 1991, (2) september 1995 t/m augustus 1996, (3) december 2001 t/m november 2002 en (4) oktober 2006 t/m september 2007.


30

Bijlage 6. Spreiding van terugkerende grotere evenementen over het jaar Januari

Februari

Maart

Nieuwjaarsontmoeting

Juli

Augustus

September

April

Mei

Juni

Sunday Blues

Concours Hippique Ede voor Duchenne

Ede uit de Kunst

Oktober

November

Landlevendagen Oxfam Novib Trailwalker Skeeleren in Otterlo December

Friends on Ice Airborne Pegasus Manifestatie Veluwe Vallei Veluwe Vallei Fietsweek – ook in Fietsweek – ook in Landingen Wandeltocht expositie-ruimten (tweejaarlijks) Ede Ede Zomerconcerten- Zomerconcerten- Airborne Taptoe Cultuurprijs Ede reeks Carillon reeks Carillon (driejaarlijks) Kunst en Zwoele Business Event Zwoele Zomeravonden Zomeravonden Vliegwerk Airborne KMM (2x) KMM (2x) Feelings Internationale Internationale Open Food4you Muziekzomer Muziekzomer Monumentendag Heideweek Hoge Veluwe Loop


31

Nota Evenementenbeleid Gemeente Ede

Recommend Documents