Nota Evenementenbeleid 2014

Nota Evenementenbeleid 2014 September 2014

Samenvatting Voor u ligt de geactualiseerde Nota Evenementenbeleid 2014. Samen met organisaties en partners in de stad is gewerkt aan een nieuwe visie op evenementen: Amersfoort zet culturele, sportieve en andere publieksevenementen in als dragers voor een aantrekkelijke, bruisende stad! Daarbij maken we onderscheid tussen vrij toegankelijke publieksevenementen (veelal in de openbare ruimte) en besloten zakelijke congressen (vergader/congreslocaties), en kijken we op een andere manier naar de maatschappelijke waarde van evenementen: Integrale benadering: het geheel aan culturele-, sport- en andere publieksevenementen en zakelijke congressen/evenementen, en hun onderlinge samenhang en gezamenlijke meerwaarde voor de stad. Evenementen en congressen dragen aantoonbaar en voelbaar bij aan de economie van de stad. Co-creatie als belangrijke succesfactor Evenementen en congressen zetten Amersfoort als aantrekkelijk en bruisend op de kaart in de stad, de regio en daarbuiten. Er is voor alle betrokkenen winst te behalen door meer en betere samenwerking en een efficiëntere organisatie van zaken. Daarnaast kan Amersfoort nog winst boeken als aantrekkelijke stad voor culturele, sport- en zakelijke congressen. Een manier om dat te bereiken is het inrichten van een professionele organisatiestructuur rondom evenementen en congressen: een evenementenbureau of serviceorganisatie. Met een Evenementenfonds wordt gespaard om Amersfoort (boven)regionaal en landelijk op de kaart te zetten, met bijvoorbeeld de landelijke intocht van Sinterklaas of het gastheerschap voor een groot landelijk sport- of muziekevenement. De gemeente Amersfoort zet de inhoudelijke subsidieregelingen cultureel klimaat, sport en toerisme in om een breed en gevarieerd aanbod aan culturele, sportieve, zakelijke en publieksevenementen, -festivals en congressen te ondersteunen: zo min mogelijk overlap verschillende disciplines zo hoog mogelijke kwaliteit goed voor de economie van de stad zo veel mogelijk spreiding over de seizoenen En bij dat alles zorg dragen voor een aantrekkelijk en passend aanbod voor en door jongeren. De gemeente heeft een duidelijke rol op het vlak van ontwikkeling van beleid, vergunningverlening, subsidieverstrekking (kleiner wordende rol), makelaar en facilitator. Nu organisaties minder subsidieafhankelijk moeten worden, wordt cultureel en sportief ondernemerschap belangrijker. Samenwerkingsverbanden tussen organisaties, partners in de stad en gemeente zullen daardoor op een nieuwe manier worden ingevuld. De gemeente zal zich meer opstellen als makelaar en facilitator, en op die manier ondersteuning bieden aan evenementen- en congresorganisatoren en partners in de stad, zodat de gezamenlijke kracht wordt versterkt ten gunste van een levendige en bruisende stad. Ook willen we – voor een betere dienstverlening aan organisaties - één centraal aanspreekpunt cq loket binnen de gemeente instellen, voor alle zaken rondom evenementen. Tot slot leggen we - om evenementen zekerheid te bieden voor langjarige investeringen en ontwikkeling - de contouren voor het evenementenbeleid voor langere tijd vast: uit voorbeelden elders in het land hebben we geleerd dat het werken aan ‘profilering en positionering van een stad’ (in dit geval door inzet van evenementen), om een lange adem en het vasthouden aan keuzes vraagt. Dat geeft ons de gelegenheid om de gemaakte (beleids-) keuzes, samen met partners in de stad, bestendig vorm te geven.

2

Aanleiding In september 2012 is de Herijkingsnota voor het cultuurbeleid ‘Samen werken aan een sterk cultureel klimaat’ vastgesteld. Daarnaast is in 2013, op basis van de bestuursopdracht ‘Evenementen beter geregeld’, een aantal praktische en procesmatige verbeteringen doorgevoerd. Deze maatregelen zijn lopende het jaar 2013 ingevoerd, en eind 2013 met betrokken organisaties en hulpdiensten geëvalueerd. In vervolg daarop pakken we het evenementenbeleid aan. De raad heeft ons opgedragen om de vergunningverlening aan evenementen te evalueren en op basis van de bevindingen tot een brede visie op evenementen te komen. De evaluatie is inmiddels uitgevoerd en in 2013 is het protocol Vergunningverlening Evenementen ingevoerd. Het proces heeft belangrijke ingrediënten opgeleverd voor onze visie op evenementen en voorliggende nota Evenementenbeleid: was de vorige nota (Evenementenbeleid 2009-2015) een uitvloeisel van het cultuurbeleid, en vooral gericht op culturele festivals en evenementen, de voorliggende nota geeft een integrale visie op alle vormen van evenementen. Voorliggende nota vervangt de nota Evenementenbeleid 2009-2015. Met teruglopende financiële middelen verschuift de rol van de gemeente steeds meer van subsidieverstrekker naar makelaar en facilitator, die de samenwerking tussen organisaties en bedrijfsleven wil bevorderen. Evenementenorganisaties gaan minder subsidieafhankelijk te werk, en ontwikkelen en professionaliseren zich als cultureel ondernemer om hun toegevoegde waarde te kunnen verzilveren. Samenwerking met andere culturele instellingen, sportverenigingen en organisaties, maar ook met commerciële partners in horeca, detailhandel en bedrijfsleven is een steeds belangrijker voorwaarde geworden om te kunnen programmeren. Hogere eisen aan beheer en veiligheid brengen hogere kosten met zich mee, en vragen meer professionaliteit van de organisatie en nieuwe manieren van samenwerken en delen. Ook in de Herijkingsnota Cultuur geven we aan dat festivals en evenementen belangrijk zijn voor Amersfoort: ze dragen bij aan een levendig en bruisend verblijfs- en vestigingsklimaat, en zijn daarnaast van economisch belang. Daarom blijven wij inzetten op een breed palet aan activiteiten, festivals en evenementen van hoge kwaliteit. Voor bezoekers, maar ook voor bewoners van de stad. We maken daarbij onderscheid tussen evenementen van lokale importantie (voor en door bewoners) en evenementen van bovenregionale en landelijke importantie (professionele festivals – al dan niet met lokale roots- die bijdragen aan de bovenregionale en landelijke profilering van Amersfoort als stad). Naast de sfeervolle pleinen van de historische binnenstad biedt het nieuwe Eemplein aantrekkelijke mogelijkheden voor het organiseren van activiteiten en evenementen. Voor evenementen op de pleinen in de binnenstad geven wij de voorkeur aan evenementen die zich verbinden met de locatie en samenwerken met ondernemers ter plekke. We blijven de samenwerking met de verschillende podia in Amersfoort stimuleren, zodat festivals en evenementen voor een combinatie van binnenen buitenlocaties voor hun activiteiten kunnen kiezen. Spreiding van activiteiten over de verschillende de seizoenen is gewenst, voor een levendig najaars- en winterseizoen. Beleid en Handboek Het beleid zoals in voorliggende nota verwoord geeft richting en kader aan de ontwikkelingen rondom evenementen. Daarnaast vormen alle bestaande beleidsstukken rondom evenementen het toetsingskader waar aan wordt getoetst voor bijvoorbeeld het verlenen of afwijzen van vergunningaanvragen 1. Praktische informatie over praktisch organiseren van evenementen, toelichtingen op aspecten van (het organiseren van) evenementen en geluidbeleid voor evenementen zijn in de bijlagen opgenomen. Het totaal aan bijlagen vormt een praktisch Handboek Evenementen in Amersfoort. Aanvullende beleidsstukken en actuele informatie zijn terug te vinden op www.amersfoort.nl.

1

Alle beleidsstukken over evenementen zijn te downloaden via www.amersfoort.nl.

3

Wat is een evenement? De begrippen festivals en evenementen worden vaak door elkaar gebruikt. Onder een evenement of festival verstaan wij: Elke voor publiek toegankelijke (verzameling van) voorstelling(en), optreden(s), en vorm van publieksvermaak, met inbegrip van herdenkingsplechtigheden, braderieën, optochten en feesten of wedstrijden, op of aan de weg. Deze definitie houden we in deze nota aan. Zowel culturele, sportieve als publieksevenementen vallen hier onder. Een festival definiëren we als een evenement dat bestaat uit een aantal voorstellingen. Daarbij stellen we vast dat een festival wel altijd een evenement is, maar dat dit andersom niet altijd geldt. We spreken daarom in deze nota over evenementen, tenzij we specifiek de festivals bedoelen. Onder zakelijke evenementen en congressen verstaan wij: Voor een selecte groep genodigden toegankelijke, besloten bijeenkomst met een zakelijk inhoudelijk karakter, op een daarvoor geschikte locatie.

4

Waarom zijn evenementen belangrijk voor Amersfoort? Amersfoorters zijn trots op hun evenementen en festivals: ze zorgen voor een bruisende, levendige stad, ze maken de stad aantrekkelijker om in te wonen en te werken, en te bezoeken. Het evenementenbeleid richt zich met name op publieksevenementen in de openbare ruimte. Evenementen zijn voor iedereen toegankelijk Festivals en evenementen bieden aan veel mensen een laagdrempelige manier om veilig te genieten van cultuur, sport en al het moois dat Amersfoort heeft te bieden. Festivals en evenementen vinden plaats in de openbare ruimte en zijn daarmee zichtbaar en bereikbaar voor een breed publiek. Veel festivals en evenementen zijn voor iedereen vrij toegankelijk en gratis2: bezoekers hoeven geen entreegeld te betalen, en kunnen kosteloos voor kortere of langere tijd, alleen of met meerdere personen van activiteiten genieten. Voor binnenstadsbezoekers is het mogelijk om als toevallige voorbijganger even een kijkje te nemen. Zakelijke congressen en evenementen nemen een bijzondere plek in: ze zijn niet vrij toegankelijk maar voor een specifieke doelgroep van genodigden, worden vaak op besloten congres- en vergaderlocaties gehouden, en dragen op een andere manier bij aan de lokale economie. Evenementen dragen bij aan de lokale economie Festivals, evenementen en congressen dragen in directe zin bij aan de economie van de stad: festival- en congresbezoekers zorgen voor bestedingen in de stad, de horeca ziet tijdens een evenement haar omzet stijgen. Daarnaast hebben festivals, evenementen en congressen indirecte economische waarde voor de stad als zij bijdragen aan de bovenregionale en landelijke bekendheid van de stad en het vergroten van bezoekersaantallen van buiten de stad. Festivalbezoek vormt vaak de eerste aanleiding om kennis te maken met een stad. Evenementen dragen bij aan het vestigingsklimaat Het hoogwaardige en levendige cultureel, sportief en toeristisch aanbod heeft een positief effect op het verblijfs- en vestigingsklimaat van Amersfoort voor bezoekers, bewoners en bedrijven. Het draagt bij aan de aantrekkelijkheid van de stad als woon- en werklocatie. Evenementen stimuleren de binding met de stad Evenementen dragen bij aan de binding van de bewoners met de stad: als bezoeker, of door het feit dat de meeste Amersfoortse evenementen worden georganiseerd en gedragen door een grote groep enthousiaste vrijwilligers. Evenementen dragen bij aan profilering van de stad Evenementen en congressen met bovenregionale of zelfs landelijke bekendheid vormen een visitekaartje van de stad, en daarom bij uitstek een middel om de stad te profileren. Denk bijvoorbeeld aan de landelijke intocht van Sinterklaas, of het hosten van Serious Request. Als basisvoorwaarde geldt dat evenementen goed en veilig worden georganiseerd; we besteden daaraan veel aandacht tijdens het vergunningverleningsproces en houden toezicht op de uitvoering.

2

Vrij toegankelijk: Besloten: Gratis:

openbaar, voor iedereen vrij te betreden alleen toegankelijk op uitnodiging dan wel entreebewijs er geldt geen toegangsprijs

5

Wat zijn de uitgangspunten van het evenementenbeleid? In de Herijkingsnota ‘Samen werken aan een sterk cultureel klimaat’ is vastgelegd dat we in Amersfoort inzetten op hoge kwaliteit en een breed, gevarieerd aanbod. Geen dubbelingen en zo min mogelijk overlap tussen evenementen. Dit geldt ook voor het aanbod in sport- en publieksevenementen. Hiermee willen we bijdragen aan een levendig en bruisend Amersfoort. Daarnaast willen we de bekendheid van Amersfoort als stad vergroten. Evenementen (inclusief zakelijke congressen) moeten dus bijdragen aan de profilering en positionering van Amersfoort. De visie op evenementen is gebaseerd op een aantal uitgangspunten: Uniek op gebied van cultuur/sport/anderszins We zetten in op een breed aanbod binnen de beperkte ruimte van de stad. Dit betekent dat we kiezen voor unieke culturele, sport- en andersoortige publieksevenementen, en niet voor ‘meer van hetzelfde’. Voor zakelijke congressen en evenementen zetten we in op een unieke positie (centraal gelegen) en hoge kwaliteit. Liefst bovenlokaal/nationaal/internationaal Waar de mogelijkheid zich voordoet willen we – liefst in samenwerking met de Provincie Utrecht, de stad Utrecht en de gemeenten binnen de regio Amersfoort - initiatieven ondersteunen die zich kunnen ontwikkelen tot evenementen van bovenlokale, nationale of zelfs internationale betekenis. Samenwerking tussen evenementen en de stad We stimuleren organisaties zoveel mogelijk de samenwerking met partners in de stad op te zoeken, bijvoorbeeld: culturele evenementen met culturele instellingen en met de aanwezige horeca sportevenementen met de lokale sportverenigingen, zakelijke evenementen en congressen met lokale bedrijven en instellingen. Om de binnenstad niet onnodig te belasten geven wij voor het houden van evenementen op de pleinen in de binnenstad de voorkeur aan evenementen die op één of andere wijze een binding met de binnenstad hebben, door samenwerkingsverbanden met ondernemers of instellingen ter plekke, dan wel door interactie met het decor van de historische binnenstad. Voor de duur van een evenement zien wij de evenementenorganisatie als hoofdaannemer voor het gebruik en de inrichting van de benodigde openbare ruimte. Dat geldt bijvoorbeeld ook voor de horeca van het evenement. Dit betekent dat de evenementenorganisatie verantwoordelijk is voor het in zijn geheel organiseren van de beschikbaarheid van voedsel en drank in de openbare ruimte tijdens het evenement. Op de pleinen is de organisatie van gevel tot gevel verantwoordelijk voor alle horeca-aanbod3. De organisatie maakt hierover bij voorkeur afspraken met de horecaondernemers ter plaatse. De gemaakte afspraken vormen een verplicht onderdeel van de vergunning. Evenementen moeten veilig zijn voor bezoeker en omgeving We vinden het belangrijk dat evenementen zo veilig mogelijk worden georganiseerd, zowel voor bezoekers van het evenement als voor de omgeving waarin het evenement plaatsvindt. In de afgelopen jaren zijn (inter)nationale incidenten aanleiding geweest om meer aandacht te besteden aan de veiligheid van evenementen. Een goed uitgewerkt veiligheidsplan vormt een belangrijke voorwaarde voor vergunningverlening. Tijdens het proces van vergunningverlening wordt hieraan dan ook veel aandacht besteed door hulpdiensten en gemeenten. De kosten van veiligheidsmaatregelen vormen onderdeel van de begroting van het evenement.

3

In de Horecanota is bepaald dat een terrasvergunning niet geldt tijdens evenementen/festiviteiten. Ergo: een terras moet desgewenst wijken voor een evenement. Afspraken hierover vormen een verplicht onderdeel van de evenementenvergunning.

6

Voor alle bewoners en bezoekers en in alle seizoenen In principe moeten alle bewoners en bezoekers iets van hun gading kunnen vinden. De huidige diversiteit in het aanbod zien we als een groot goed. Bovendien vinden we het belangrijk dat er in onze stad gedurende alle seizoenen een breed aanbod is. Extra aandacht voor jongeren Amersfoort is een jonge stad. Ongeveer een derde deel van de bewoners is jonger dan 24 jaar. het is belangrijk om in onze eigen stad een aantrekkelijk en passend aanbod voor deze jongeren te hebben. We voorkomen daarmee dat jongeren noodgedwongen elders hun heil zoeken of wegtrekken, en we verstevigen onze prille positie als aantrekkelijke studentenstad. De uitdaging is dan ook om een aanbod te faciliteren dat niet alleen méér jongeren trekt, maar vooral ook beter aansluit bij hun behoefte. Goede voorbeelden zijn de festivals Kultjurloop en Blokfest van Per Expressie, de activiteiten van Kultlab (o.a. festival Into the Woods, de Winterparade en Willem), Kraft en Festifoort. En ook sportevenementen als de Color Run en de Marathon spreken jongeren aan. Samenwerking met Citymarkering, poppodium De Kelder en andere podia, en de samenwerking met sportverenigingen is daarbij van grote toegevoegde waarde. We willen de komende tijd extra aandacht besteden aan onderstaande uitgangspunten: Duurzaamheid Amersfoort wil een duurzame stad zijn. Ook evenementen kunnen duurzaam worden georganiseerd, zo stelt de gemeente. Gebruik van maïsglazen en afvalinzameling zijn daarvan slechts het begin. Inmiddels zijn ook het op duurzame wijze vervoeren van bezoekers van en naar het festival (fietsen, OV en carpoolen), e- en m-ticketing (elektronische of mobiele ticketverkoop), het gebruik van groene stroom en de verkoop van biologisch voedsel ingeburgerd onder evenementenorganisatoren. Meer informatie over het duurzaam organiseren van evenementen is opgenomen in bijlage 6. Profilering en positionering van Amersfoort Om de bekendheid van Amersfoort te vergroten willen we een voorziening inrichten om incidenteel toonaangevende evenementen – die bij het profiel van Amersfoort en haar inwoners passen substantieel te kunnen ondersteunen. Dit kan zowel een landelijk evenement zijn dat in Amersfoort neerstrijkt (bijvoorbeeld de landelijke intocht van Sinterklaas) of een nieuw Amersfoorts initiatief dat zich kan ontwikkelen tot een specifiek, beeldbepalend evenement met nationale bekendheid. Dit laatste zouden we het liefst doen in samenwerking met de provincie en de omringende gemeenten, en met de stichting Citymarketing. Zakelijke congressen en evenementen Amersfoort wil een aantrekkelijke congresstad zijn. Wij willen de aantrekkelijkheid van Amersfoort als congresstad verder uitbouwen. Hiervoor is geld gereserveerd in het coalitieakkoord 2014-2018. Zakelijke congressen dragen bij aan het zakelijk profiel van Amersfoort, en zijn goed voor de lokale economie. Sportieve Evenementen Amersfoort wil zich meer als ‘sportstad’ profileren. De komende jaren zal het Sportcomplex in het Hogekwartier worden gebouwd. Met dit complex heeft Amersfoort een uitstekend geoutilleerde sportfaciliteit, waar landelijke en (boven)regionale sportactiviteiten kunnen worden georganiseerd. In het coalitieakkoord 2014-20108 is een jaarlijks bedrag voor meerdaagse sportactiviteiten opgenomen. Dit biedt – naast de marathon - mogelijkheden om Amersfoort verder te profileren als ‘sportstad’. Citymarketing De stichting Citymarketing heeft vooral als doelstelling om Amersfoort bovenregionaal en landelijk beter te profileren en positioneren. Evenementen en zakelijke congressen kunnen daar aan bijdragen. Samen met de stichting Citymarketing wordt een concrete aanpak uitgewerkt om de zichtbaarheid en gezamenlijke promotie van de lokale evenementen vorm te geven. Daarnaast kijken we hoe (zakelijke) congressen, festivals en evenementen van bovenregionale en landelijke bekendheid kunnen worden ingezet voor de positionering en profilering van Amersfoort als stad. In de bijlage wordt dieper in gegaan op de rol van Citymarketing. 7

Wat is er nodig om een goed evenementenbeleid te kunnen uitvoeren? Deze tijd – minder financiële middelen en veranderende rollen – dwingt ons tot verdere verbetering van de samenwerking rondom evenementen. Uitgangspunten hierbij zijn: integraal en professioneel. Integrale benadering Met een integrale benadering worden - op het niveau van een individueel evenement - alle aspecten van dat evenement zodanig georganiseerd dat een optimale uitvoering en profilering van het evenement op die specifieke locatie wordt bereikt, met een optimale revenu voor alle betrokkenen. Op stadsniveau kijken we naar het geheel aan culturele-, sport-, en andere (publieks)evenementen en zakelijke congressen/evenementen, en hun onderlinge samenhang en gezamenlijke meerwaarde voor de stad. Extern Een verdieping van de samenwerking tussen evenementenorganisaties onderling is een eerste stap. De mogelijkheden voor gezamenlijke promotie en inkoop (bijvoorbeeld contracten met beveiligingsbedrijven en leveranciers), het delen van kennis en open source-samenwerking, talentontwikkeling en gezamenlijke afspraken met horeca en detailhandel worden nog onvoldoende benut. De samenwerking tussen de gezamenlijke evenementenorganisaties en partners in de stad, met oog voor ieders belangen, kan verder worden uitgewerkt. De grote festivals kunnen hierin een eerste platform bieden, waar kleinere festivals in de slipstream worden meegenomen. Intern We zullen evenementen en de uitvoering van het Evenementenbeleid steeds integraal benaderen, met actieve betrokkenheid van alle daarvoor belangrijke beleidsvelden. Daarbij gaat het gaat evenementen in de breedste zin van het woord: zowel culturele als sportevenementen, andere publieksevenementen, en zakelijke evenementen en congressen. Professionalisering Een volgende stap is het professionaliseren van de samenwerking rondom evenementen, waarbij met betrokken partners wordt gekeken naar aspecten die anders, beter, professioneler of integraler kunnen worden georganiseerd, en naar manieren om de toegevoegde waarde van het evenement maximaal te verkapitaliseren. Hiervoor kunnen professionals worden ingehuurd of taken bij bestaande organisaties worden belegd. Organisatoren en stakeholders nemen hierbij het voortouw, en worden (financieel) ondersteund door de gemeente. Ook moeten de kansen om culturele en sportieve evenementen te koppelen aan de de groeiende markt voor zakelijke evenementen en congressen worden opgepakt. Door het servicen van zaken als locatiekeuze, hotel, financiering, congresorganisatie, hospitality, vervoer en sociale programma’s kan dit worden vormgegeven.

8

Hoe gaan we dit vormgeven? Om meer integraal en professioneler te kunnen werken op het gebied van evenementen stellen wij voor om een Evenementenfonds, een Serviceorganisatie Evenementen en Congressen en één gemeentelijk aanspreekpunt op te richten: Evenementenfonds We reserveren structureel een substantieel budget om in te kunnen spelen op kansen en mogelijkheden die goed zijn voor de stad in economische, toeristische en algemene zin, zoals bijvoorbeeld het gastheerschap voor Serious Request, de landelijke intocht van Sinterklaas of nationale sportevenementen. Het kunnen hosten van grote nationale evenementen levert een belangrijke bijdrage aan de bekendheid van Amersfoort, en heeft - door de grote bezoekersaantallen - direct een gunstig economisch effect op de stad. Om pro-actief op dit soort kansen in te kunnen spelen is het belangrijk om structureel budget voorhanden te hebben, dat kan worden ingezet naast de subsidieregelingen van verschillende beleidsterreinen. Het college heeft hier in het coalitieakkoord 2014-2018 een bedrag van € 100.000,- per jaar voor gereserveerd. Daarnaast kan een regeling worden ingevoerd, waarmee met een korte aanvraag een kleine, snelle subsidie kan worden verstrekt voor kleinschalige culturele, sportieve of andersoortige activiteiten in de stad. Beide regelingen zijn gestoeld op de integrale visie op evenementen, en gelden vooral voor initiatieven die niet binnen één specifiek beleidsveld passen. Serviceorganisatie In de samenwerking rondom evenementen is bij betrokken partners een duidelijke ambitie tot professionalisering zichtbaar. Een korte inventarisatie met het veld heeft geleerd dat op een viertal vlakken professionalisering mogelijk cq wenselijk is: 1. Adviseren 2. Coördineren en organiseren 3. Communiceren 4. Kennis ontwikkelen en delen Voor een groot deel betreft het zaken die festivalorganisaties zelf kunnen vormgeven, in een aantal gevallen betreft het een taak van de gemeente. Als uitwerking van de nota wordt nader geïnventariseerd welke elementen een bijdrage leveren aan de professionalisering rondom evenementen, en worden taken bij de geëigende instanties belegd. Een reële mogelijkheid hierbij is het vormgeven van een Serviceorganisatie Evenementen en Congressen, of een netwerkorganisatie van professionals. De stakeholders4 ontwikkelen gezamenlijk een onafhankelijke professionele organisatiestructuur rondom evenementen en congressen, daarbij (financieel) ondersteund door de gemeente. Deze professionele organisatie levert producten en diensten op basis van een duidelijk businessmodel. In een gefaseerd groeimodel ontwikkelt dit bureau zich in een aantal jaren naar een integrale professionele serviceorganisatie, die op strategisch niveau de samenwerking rondom evenementen ondersteunt. De serviceorganisatie ondersteunt de gezamenlijke evenementen- en festivalorganisaties op het vlak van gezamenlijke sponsor- en fondsenwerving, inkoop en samenwerkingsafspraken. Door dit gezamenlijk te doen wordt een efficiencyslag gemaakt, en wordt financieel voordeel behaald. Vooral de samenwerking met horecaondernemers in de stad, de VVV (hospitality) en met de Stichting Citymarketing (marketing en promotie) biedt verdergaande kansen en mogelijkheden. Ook heeft de serviceorganisatie een verbindende functie als kennis- en adviespunt en kan de organisatie een professionele gesprekspartner zijn.

4

Alle belanghebbenden: vooral de evenementenorganisatoren zelf, maar ook culturele partners, sportorganisaties, horeca en detailhandel, en andere belanghebbenden.

9

Daarnaast ontwikkelt de serviceorganisatie een pakket van adviesdiensten voor zakelijke evenementen en congressen t.a.v. locatiekeuze, hotel, financiering, congresorganisatie, hospitality, vervoer en sociale programma’s. De inhoudelijke vormgeving van de serviceorganisatie wordt bij voorkeur gevoed vanuit de evenementenorganisaties. De gemeente biedt met name ondersteuning in het proces en financiële ondersteuning. Voor de eerste twee jaar stelt de gemeente jaarlijks € 100.000 beschikbaar voor de serviceorganisatie. Afspraken over taken en resultaten worden vastgelegd in prestatieafspraken. Zo kan in een aantal jaar worden toegewerkt naar een financieel zelfstandige en professionele Serviceorganisatie Evenementen en Congressen. Eén centraal gemeentelijk aanspreekpunt Wij vinden het belangrijk om vanuit één gemeentelijk punt de dienstverlening aan evenementenorganisatoren te coördineren. Op dit moment zijn meerdere adviseurs bij het onderwerp ‘evenementen’ betrokken. Een evenemententeam, dat bestaat uit adviseurs vanuit de disciplines VTH, Cultuur, Sport, EZ en Veiligheid, adviseert en zoekt afstemming met eventuele andere beleidsafdelingen over vragen met betrekking tot vergunningen, subsidies, etc. Het evenemententeam stelt vooralsnog de jaarlijkse evenementenkalender op, initieert de Startbijeenkomst en Evenementenplatforms, onderhoudt contact met het hulpdienstenoverleg, coördineert de evaluatie van ieder evenement en is actief betrokken bij alle ontwikkelingen op lokaal, regionaal en landelijk niveau. Als de professionaliseringsslag verder vorm heeft gekregen kan een aantal van deze taken op termijn wellicht bij de Serviceorganisatie Evenementen en Congressen worden neergelegd.

10

Hoe worden deze ambities betaald? Coalitieakkoord In het Coalitieakkoord dat na de gemeenteverkiezingen in maart 2014 is opgesteld is het beschikbaar stellen van een aantal bedragen opgenomen die in het licht van deze nota het vermelden waard zijn. De coalitie wil voor het stimuleren en profileren van de aantrekkelijkheid van Amersfoort als congresstad € 150.000,- vrij maken voor grootschalige evenementen en/of congressen die de stad nog beter op de kaart zetten. Ter compensatie van de toeristenbelasting wordt € 150.000 door de gemeente beschikbaar gesteld voor citymarketing in de volle breedte (zakelijk toerisme, wonen, vestiging bedrijven, vrijetijdsaanbod). Dit wordt deels ingezet voor de marketing en promotie van evenementen en congressen. Daarmee blijven de huidige diensten t.b.v. evenementen en congressen van de stichting gewaarborgd. Voor het mogelijk maken van culturele evenementen en festivals met een (boven)regionale en/of landelijke uitstraling wordt jaarlijks € 100.000,- vrijgemaakt. Voor de organisatie van één- of meerdaagse sportactiviteiten en –toernooien wordt € 150.000,- per jaar ingezet als cofinanciering. De nadruk ligt op sportactiviteiten voor jeugd en jongeren. Subsidieregelingen Amersfoort kent meerder subsidieregelingen van waaruit evenementen (kunnen) worden ondersteund: - Meerjarige subsidie Cultureel Klimaat - Incidentele subsidie Cultureel Klimaat - Subsidieregeling Sport Voor subsidieverlening gelden voorwaarden. In de toekomst wil de gemeente de aspecten ‘marketing en communicatie’ en ‘veiligheid’ opnemen in haar subsidievoorwaarden. In de bijlage worden deze subsidieregelingen nader toegelicht.

11

Wat is de rol van de gemeente? De gemeente Amersfoort werkt in regie. Dit betekent met betrekking tot evenementen dat de gemeente reguleert en in bepaalde gevallen faciliteert en/of subsidieert, maar in de regel zelf geen evenementen initieert of organiseert. Het evenementenaanbod in de stad bestaat daarom met name uit initiatieven van private partijen. De gemeente heeft een onafhankelijke positie in haar rol van vergunningverlener en subsidieverstrekker. Het integrale evenementenbeleid is een co-produktie van de inhoudelijke beleidsafdelingen Cultuur, Sport, Economie & Wonen, Toerisme en Veiligheid. Het team Cultuur en de afdeling Economie & Wonen hebben daarbij een voortrekkersrol. Om het belang van evenementen en festivals in de breedte optimaal te kunnen dienen wordt een Evenemententeam ingericht. Hierin zijn alle betrokken beleidsafdelingen vertegenwoordigd. Vergunningverlening De burgemeester is verantwoordelijk voor de vergunningverlening, en de openbare orde en veiligheid. De afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving verzorgt de vergunningverlening 5, houdt toezicht op de naleving van vergunningvoorwaarden en handhaaft indien nodig. De afdeling Veiligheid adviseert de burgemeester over veiligheidsvraagstukken. Voor evenementen ligt hier altijd het advies van de hulpdiensten aan ten grondslag. In bijlage 6 wordt het proces van vergunningaanvraag tot en met uitvoering van het evenement toegelicht. In bijlage 7 is een overzicht van vormen voor afstemming, overleg en evaluatie opgenomen. Subsidieverstrekking De inhoudelijke beleidsafdelingen geven uitvoering aan de verstrekking van zowel incidentele als meerjarige subsidies op het vlak van cultuur, sport en toerisme. Makelaar en facilitator De gemeente spant zich in om organisaties en partijen bij elkaar te brengen en tot verdergaande samenwerking te stimuleren. Wij willen een ondersteunende en faciliterende rol vervullen, zodat de gezamenlijke kracht van evenementenorganisatoren en partners in de stad wordt versterkt.

5

Het proces van vergunningverlening is transparant en overzichtelijk vastgelegd in het Protocol Vergunningverlening Evenementen.

12

Het Resultaat! Met de richting en het kader zoals in deze Nota Evenementenbeleid beschreven zetten we de komende jaren in op integrale benadering en professionalisering van evenementen. We geven daarmee de samenwerking met evenementenorganisatoren en andere partners een nieuwe impuls. Het resultaat zal een evenwichtig en veelsoortig geheel aan kwalitatief hoogwaardige culturele, sportieve en publieksevenementen zijn, nauw met elkaar en met partners verbonden in een professioneel samenwerkingsverband, met een grote toegevoegde (economische) waarde voor de stad!

13

Handboek Evenementen in Amersfoort Bijlagen bij Nota Evenementenbeleid 2014 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Achtergrond: hoe kijken beleidsafdelingen naar evenementen? Evenementen: kader, uitgangspunten en begrippen Financiële ondersteuning voor evenementen Veiligheid Promotie en marketing Evenementen praktisch geregeld? Afstemming, overleg en evaluatie Locaties en podia Geluidbeleid voor evenementen

Aanvullende en actuele informatie is opgenomen op www.amersfoort.nl: Evenementennota 2009-2015 Protocol Vergunningverlening Evenementen 2013 Handhavingsstappenplan Evenementenvergunning Amersfoort 2013 Evenementenpakket Locatieoverzicht Beleidsregels Gebruik Pleinen Richtlijnen toegankelijkheid buitenevenementen Jaarlijkse Evenementenkalender Informatie over Starbijeenkomst en Evenementenplatform Informatie over subsidieregelingen (inclusief aanvraagformulier) Handige links

14

Bijlage 1 Achtergrond: hoe kijken beleidsafdelingen naar evenementen? De integrale gemeentelijke visie op evenementen wordt gevoed vanuit de verschillende beleidsvelden. Hieronder volgen per beleidsgebied de belangrijkste uitgangspunten voor festivals en evenementen: in het kader de samenvatting, daaronder een toelichting. Cultuur Vanuit de afdeling Cultuur wordt een groot aantal culturele initiatieven, festivals en evenementen gefaciliteerd en gesubsidieerd, omdat deze een belangrijke bijdrage leveren aan het cultureel klimaat van de stad. Festivals en evenementen vormen een breed en divers aanbod, bieden een laagdrempelige manier voor inwoners en bezoekers om van cultuur te genieten en dragen bij aan een levendig een bruisend woon-, leef- en werkklimaat. Sport Belangrijkste ambitie van het sportbeleid - zoals opgenomen in de nota ‘Amersfoort F!t’ - is dat zoveel mogelijk Amersfoorters sporten en bewegen. Ook sportevenementen leveren een belangrijke bijdrage aan de realisatie van die doelstelling. Met laagdrempelige, grootschalige sportevenementen worden veel Amersfoorters in staat gesteld om op hun eigen niveau, op een bijzondere wijze aan sport te doen. We streven naar zoveel mogelijk ‘spin-off’ rond grote sportevenementen, zodat de Amersfoorters ook letterlijk in beweging worden gebracht. Evenementen die in het voor- en natraject de samenwerking zoeken - door bijvoorbeeld clinics op scholen en in de wijken - verdienen de voorkeur boven alleen ‘kijkevenementen’. Economische Zaken Vanuit economisch oogpunt is het belangrijk dat festivals en evenementen een economische spin off hebben voor de (binnen)stad, onder andere door een positief effect op de bezoekersaantallen en de bestedingen. Hierbij moeten de belangen van evenementen en de wekelijkse( waren)markten op de pleinen goed op elkaar worden afgestemd. Ook moeten festivals en evenementen positief bijdragen aan het vestigings- en leefklimaat van de stad, zodat (nieuwe) bedrijven en bewoners zich thuis voelen. Zakelijke evenementen en congressen dragen bij aan de lokale economie en de positionering en profileren van Amersfoort als prettige stad om te werken en te wonen. Toerisme De gemeente wil de toeristische aantrekkingskracht van de stad versterken en Amersfoort als bestemming zowel voor zakelijke bijeenkomsten als voor toeristisch bezoek in de vrije tijd meer bekendheid geven. Wat ze daarvoor doet is: 1. voorwaarden scheppen voor het versterken van het toeristisch aanbod zelf en 2. het ondersteunen van een collectieve aanpak van toeristische stadspromotie en cultuurmarketing. Bovenlokale festivals en evenementen worden gezien als onderdeel van het toeristisch aanbod. Ze kunnen nieuwe of extra bezoekers van buiten de stad aantrekken en/of bijdragen aan de bekendheid en het toeristisch imago van de stad. Veiligheid Vanuit het oogpunt van veiligheid is het vooral belangrijk dat festivals en evenementen zodanig worden ingepast in de ‘dagelijkse dynamiek’ van de stad, dat de openbare orde, beheersbaarheid en veiligheid tijdens de opbouw, de uitvoering tot en met afbouw, optimaal worden geborgd. Citymarketing Citymarketing wordt in brede zin ingezet om het vestigingsklimaat en de aantrekkingskracht voor nieuwe bedrijven en bewoners te vergroten. Het vermarkten van evenementen is hiervan een onderdeel.

15

Toeristisch beleid De doelstellingen van de gemeente Amersfoort op het gebied van toerisme (zoals verwoord in de gemeentebegroting) zijn: ‘het versterken van de toeristische aantrekkelijkheid van de stad en Amersfoort als bestemming, zowel voor zakelijke bijeenkomsten als voor toeristisch bezoek in de vrije tijd, meer bekendheid geven om meer bezoekers en bestedingen van elders te kunnen genereren’. De inzet van de gemeente daarbij is tweeledig: 1. voorwaarden scheppen voor het versterken van het toeristisch aanbod / de toeristische infrastructuur en 2. stimuleren en ondersteunen van een collectieve aanpak van toeristische marketing (zowel voor het vrijetijdsaanbod als de bijeenkomstenmarkt). Bovenlokale festivals en evenementen maken deel uit van het toeristisch aanbod. Het streven naar diversiteit en kwaliteit is ook van toeristisch belang. De wens om een jaarlijks terugkerend, onderscheidend, bij de eigenheid van Amersfoort passend, nationaal bekend festival met bovenregionale aantrekkingskracht te krijgen, sluimert nog steeds. De historische binnenstad met zijn vele pleinen fungeert als sfeervol podium voor evenementen. Dat deze meestal gratis toegankelijk zijn voor publiek is een aspect dat als onderscheidend kan worden ingezet bij de promotie van het evenementenaanbod. Evenementen kunnen dienen als instrument om aandacht te geven aan, en mensen te laten kennismaken met nieuwe delen van het stadshart zoals de Eemhaven en het Eemplein (Amersfoortse Havendagen en WinterparadIJS). Met het Eemplein heeft Amersfoort er een evenementenlocatie bij gekregen met een andere sfeer en een veel groter formaat dan de pleinen in de binnenstad. De mogelijkheden daarvan moeten nog verder ontdekt en benut worden. Monumentenzorg Amersfoort doet elk jaar mee aan de landelijke Open Monumentendag, waarmee het grote en bijzondere monumentale aanbod van Amersfoort onder aandacht wordt gebracht. Voorheen werd dat vanuit de gemeente georganiseerd met medewerking van diverse organisaties in de stad. In het kader van ‘Kracht van de stad’ heeft de gemeente sinds 2012 de leidende rol aan hen overgedragen (o.a. VVV Amersfoort, Gilde Amersfoort, Stichting Stadsherstel en andere organisaties). Sportbeleid Het sportbeleid is er op gericht om zoveel mogelijk Amersfoorters te laten sporten en bewegen. Daarbij worden (grootschalige) sportevenementen ingezet om sport laagdrempelig aan te bieden en Amersfoorters te verleiden om mee te doen, bijvoorbeeld aan de hardloopactiviteiten rondom de marathon, of de marathon zelf. De organisatie wordt daarbij gestimuleerd om samen te werken met Amersfoortse sportverenigingen. Met de subsidieregeling ‘Grootschalige Sportevenementen’ zijn de afgelopen jaren grote sportevenementen als de Marathon, de City Run en de Eneco-tour ondersteund. Daarbij gaat het om evenementen met meer dan 1000 deelnemers, of meer dan 10.000 toeschouwers. Met de subsidieregeling Bijzondere Sportevenementen worden met een bescheiden stimuleringsgbijdrage evenementen van hoog niveau ondersteund. Deze zijn niet persé grootschalig. Ook ondersteunen en adviseren we organisaties zo optimaal mogelijk tijdens het vergunningverleningstraject. De komende jaren zal de realisatie van het Sportcomplex Hogekwartier een belangrijke bijdrage aan de sportdoelstellingen leveren.

16

Citymarketingbeleid Met Citymarketing willen we vooral Amersfoort als stad promoten, waarbij de stad als toeristische trekpleister en het vestigingsklimaat (voor jonge gezinnen en bedrijven in de dienstverlenende sektor) de belangrijkste aspecten zijn. Evenementen vormen goed middel om de stad te promoten, waarbij we de noodzaak zien om hun bestaan meer uit te dragen. Onder meer door meer mogelijkheden te bieden in de openbare ruimte voor het promoten van de evenementen. Met name de grote evenementen lenen zich voor citymarketingdoeleinden. Deze evenementen kunnen helpen een bovenregionaal publiek te trekken en, mits goed afgestemd, het profiel van de stad te versterken. Wel constateren we dat nog extra inzet kan worden gedaan om Amersfoort te profileren als aantrekkelijke stad voor jongeren en studenten: op dit moment is er slechts een beperkt aantal evenementen en activiteiten, specifiek gericht op jongeren en studenten. Tegelijkertijd biedt Amersfoort ook nog niet het voorzieningenniveau van een studentenstad qua opleidingen en huisvestingsmogelijkheden. Economisch beleid Vanuit economisch oogpunt is het belangrijk dat festivals en evenementen een economische spin off hebben voor de (binnen)stad, onder andere door een positief effect op de bezoekersaantallen en de bestedingen. Hierbij moeten de belangen van evenementen en de wekelijkse ( waren)markten op de pleinen goed op elkaar worden afgestemd. Ook moeten festivals en evenementen positief bijdragen aan het vestigings- en leefklimaat van de stad, zodat (nieuwe) bedrijven en bewoners zich thuis voelen. Vanuit economisch beleid hechten wij bijzondere waarde aan de bijdrage van de evenementen aan het onderscheidend vermogen van de stad. Ook vanuit de invalshoek van binnenstadpromotie bestaat een sterke behoefte om de evenementen beter te profileren en meer zichtbaar te maken in de openbare ruimte. De samenwerking met ondernemers en horeca kan wederzijds beter worden uitgenut als evenementenorganisaties beter in staat zijn om hun toegevoegde waarde te duiden. Op (boven)regionaal niveau zijn met name de grote evenementen van belang, kleine(re) evenementen zullen met name lokaal en regionaal effect sorteren. Vergunningen- en Milieubeleid Het geluidbeleid voor evenementen is opgenomen in de bijlage. Hierin staat onder meer hoeveel geluid evenementen mogen produceren, hoe vaak en op welke locaties. Het gaat daarbij met name om de binnenstad en het Eemplein. Na een proefperiode zijn, aanvullend op de dB(A)-normen, nu definitief dB(C)-normen opgenomen om hinder van lage bastonen te beperken. In het geluidbeleid voor evenementen (zie bijlage) zijn ook specifieke geluidnormen vastgelegd voor de dekzandrug in park Schothorst. Deze zijn ook opgenomen in het bestemmingsplan Schothorst. De gemeente vraagt aan organisatoren aandacht voor duurzaamheidaspecten bij het organiseren van evenementen. Duurzaamheid is in veel steden in Nederland al een vanzelfsprekend onderwerp bij het organiseren van evenementen. Ook in Amersfoort willen we dat. Duurzaamheid moet een van de uitgangspunten worden bij het organiseren van een evenement, gevat in concrete maatregelen. Om ook bezoekers te betrekken moeten maatregelen vooral zichtbaar zijn. De gemeente Amersfoort wil in 2030 CO2 neutraal zijn. Evenementen kunnen daar een bijdrage aan leveren. Zonder te vervallen in het noemen van activiteiten waarin duurzaamheid vorm kan krijgen, zijn de volgende thema’s van belang: energie, afval, water, hygiëne en schoonmaak, mobiliteit, locatie, catering en bodem&groen. Veel van de genoemde thema’s komen al aan de orde tijdens de vergunningaanvraagprocedure. Evenementenorganisatoren zijn zelf verantwoordelijk voor de uitvoering van de bepalingen hierin. ‘Duurzaam’ vraagt op veel van de thema’s een grotere inzet. Hoe dat kan, staat beschreven in de al bestaande systemen van certificering. Het laagste niveau van certificering (brons) is heel 17

laagdrempelig en daarmee gemakkelijk te behalen. Het niveau kan via zilver naar goud worden verhoogd, waarbij aan steeds zwaardere eisen moet worden voldaan. De verduurzaming van evenementen is de verantwoordelijkheid van de organisatoren. De gemeente Amersfoort wil hiervoor geen ambitieniveau bepalen maar organisatoren vooral stimuleren, ondersteunen en faciliteren. In de praktijk blijken organisatoren goed in staat zelf vorm te geven aan duurzaamheid. Om hen daarbij te ondersteunen wordt er in 2014/2015 extra aandacht besteed aan verduurzaming van evenementen. Overleg, kennisuitwisseling en advisering hierover krijgen een plek binnen de professionalisering van evenementen en het nog op te richten Evenementen. Reclamebeleid Uitgangspunten voor reclame in de openbare ruimte zijn beheersbaarheid, kwaliteit en het voorkomen van wildgroei. De ruimte daarin wordt begrensd door meerjarige contracten die zijn afgesloten met verschillende exploitanten van buitenreclame. Daarnaast hanteren we voor binnenstad strikte regels op het gebied van buitenreclame, waaronder het ophangen van spandoeken. Deze regels zijn vastgelegd in het ‘Gevelhandboek’. De afdeling Ruimtelijk ordening heeft een adviserende rol bij de inrichting van de openbare ruimte.

18

Bijlage 2 Evenementen: kader, uitgangspunten en begrippen Voor het organiseren van evenementen is het belangrijk een duidelijk (beleids)kader te hanteren. Daarnaast is helderheid over een aantal begrippen van belang. Zie bijlage 2 voor gehanteerde uitgangspunten en begrippen. Beleidskader Het beleidskader voor evenementen in de stad Amersfoort is vastgelegd in een aantal documenten: -

Voorliggende Nota Evenementenbeleid 2014 Protocol Vergunningverlening Evenementen 2013 Handhavingsstappenplan Evenementenvergunning 2013 Nota cultuur ‘Samenwerken aan een sterk cultureel klimaat’ (2012) Beleidsregels ‘Gebruik pleinen tijdens openluchtevenementen in de binnenstad 2010’ Geluidnota (2008) Evenementen ABC

Al deze documenten zijn te downloaden op de website. De afgelopen jaren is in het kader van de bestuuropdracht Evenementen beter geregeld een aantal maatregelen en (procesmatige) verbeteringen doorgevoerd. Bestuursopdracht Evenementen beter geregeld De raad heeft ons opgedragen de vergunningverlening aan evenementen te evalueren, en om op basis van de bevindingen tot een brede visie op evenementen te komen. In dit voorstel geven wij aan hoe wij uitvoering geven aan de evaluatie van de evenementen, voortvloeiend uit de motie M12-10 (‘Leges voor Evenementen’). In 2012 is de vergunningverlening voor grote evenementen in Amersfoort geëvalueerd. In het onderzoeksrapport ‘Proces Vergunningverlening grote evenementen’ zijn aanbevelingen geformuleerd over onder meer de stroomlijning van het proces van vergunningverlening, het omgaan met veiligheidsvraagstukken en verantwoordelijkheden, en de rolverdeling van partners en betrokkenen. Per aanbeveling zijn inmiddels afspraken gemaakt en is een aanpak bepaald. Als eerste concrete uitwerking zijn het Protocol Vergunningverlening Evenementen en het Handhavingstappenplan6 opgesteld. In de eerste wordt het proces van vergunningverlening beschreven, in de tweede wordt beschreven hoe toezicht op en handhaving van het naleven van de vergunningsvoorwaarden is geregeld. In het Evenementenpakket7 is vastgelegd welke faciliteiten de gemeente standaard ter beschikking stelt aan niet-commerciële evenementen. Inmiddels is een locatieoverzicht van alle voor evenementen, festivals en activiteiten beschikbare locaties opgesteld. Nu wordt gewerkt aan het digitaal en interactief aanbieden van het locatieoverzicht (met beschrijvingen, afbakening, criteria etc van alle beschikbare evenementenlocaties). Een algemeen overzicht van locaties en podia is opgenomen in bijlage 8. In genoemde motie, maar ook in het amendement ‘Visie op festivals’ (A -3.2A) geeft de raad ons opdracht om een nadere visie op evenementen en festivals te ontwikkelen. Daarom actualiseren wij in 2014 de nota Evenementenbeleid, waarbij onze integrale visie op evenementen wordt vastgelegd, aandacht wordt besteed aan het duurzaam organiseren van evenementen, en de nieuwe structuur voor het heffen van leges wordt vastgelegd. Bestuurlijke uitgangspunten Als basis voor de samenwerking rondom evenementen in Amersfoort zijn onderstaande (bestuurlijke) uitgangspunten vastgesteld: - Amersfoort is een evenementvriendelijke stad en wil pro-actief evenementen faciliteren (Ja, we kijken of het kan)

6

Het Protocol Vergunningverlening Evenementen en het Handhavingsstappenplan zijn te downloaden via www.amersfoort.nl.

7

Het Evenementenpakket is te downloaden via www.amersfoort.nl

19

-

-

-

Amersfoort wil veilige evenementen, en zal daarom in principe het veiligheidsadvies van de professionele operationele diensten voor vergunningverlening overnemen De gemeente is altijd, dus ook tijdens een evenement, eindverantwoordelijk voor openbare orde en veiligheid, bereikbaarheid, volksgezondheid en bescherming van het milieu. Tijdens een evenement kan die verantwoordelijkheid worden ingevuld door een aantal taken cq voorwaarden bij de organisatie te beleggen. Alle afspraken hierover moeten zijn vastgelegd in de vergunning. De wethouder Cultureel Klimaat cq de wethouder Sport en de burgemeester – als eindverantwoordelijke voor openbare orde en vergunningverlening - voeren (zo nodig) in een vroegtijdig stadium van het vergunningverleningsproces een bestuurlijk overleg met de aanvragende organisatie (in ieder geval voor de grote en/of risicovolle evenementen) en betrokken professionals en hulpdiensten over mogelijke knelpunten cq aandachtspunten. De burgemeester beslist over veiligheidsvraagstukken en dilemma’s bij vergunningverlening, en verbindt consequenties aan het overschrijden van deadlines, hierbij geadviseerd door de hulpdiensten en de ambtelijke organisatie. Specifiek voor evenementen is geluidbeleid vastgesteld. Het geluidbeleid voor evenementen is opgenomen in bijlage 9.

Concrete resultaten Evenementen beter geregeld: Duidelijke afspraken over regie en rolverdeling, die met voorliggende visie en Nota Evenementenbeleid verder worden aangescherpt. Het Protocol Vergunningverlening Evenementen 2013 is ingevoerd Het Handhavingsstappenplan Evenementenvergunning Amersfoort 2013 is ingevoerd Het Evenementenpakket is ingevoerd Crowdmanagementverwijssysteem is ingevoerd (regulering van publieksstromen) Centrale Post is ingevoerd (ingerichte keet op locatie, voor overleg tussen organisatie en hulpdiensten tijdens evenement. De Evenemententelefoon is ingevoerd (rechtstreekse telefonische verbinding tussen organisator en dienstdoende bikers van de politie) Locatieoverzicht is opgesteld en online beschikbaar. Interactieve versie is in de maak.

Begrippen Bij de benadering van evenementen hanteren wij zowel praktisch als beleidsmatig een aantal definities en uitgangspunten. Deze worden hier nader toegelicht. Wat is een evenement? De begrippen festivals en evenementen worden vaak door elkaar gebruikt. In de Algemene Plaatselijke Verordening Amersfoort (APV) wordt het begrip evenement als volgt omschreven: Elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van onder meer bioscoopvoorstellingen, markten, kansspelen, dansinrichtingen, betogingen e.d., en met inbegrip van herdenkingsplechtigheden, braderieën, optochten en feesten of wedstrijden op of aan de weg. Deze definitie houden we in deze nota aan. Een festival definiëren we als een evenement dat bestaat uit een aantal voorstellingen. Daarbij stellen we vast dat een festival wel altijd een evenement is, maar dat dit andersom niet altijd geldt. We spreken daarom in deze nota over evenementen, tenzij we specifiek de festivals bedoelen. Onder zakelijke evenementen en congressen verstaan wij: Voor een selecte groep genodigden toegankelijke, besloten bijeenkomst met een zakelijk inhoudelijk karakter, op een daarvoor geschikte locatie.

20

Verschillende soorten en maten Evenementen bestaan er in Amersfoort in verschillende soorten en maten. In deze nota maken we een onderscheid naar inhoud, complexiteit en omvang, doelstelling en geluidproductie. Onderscheid naar inhoud Hierbij onderscheiden we bijvoorbeeld culturele, sportieve en culinaire evenementen. Dit onderscheid is relevant omdat afhankelijk van de inhoud er binnen de gemeente verschillende afdelingen en sectoren bij betrokken kunnen zijn. Ook bepaalt de inhoud van een evenement of en voor welke subsidiemogelijkheden een evenement in aanmerking komt. Daarbij geldt dat subsidiering vanuit cultuurbudgetten grotendeels culturele evenementen betreft. Vanuit andere budgetten (bijvoorbeeld Sport, Economische Zaken, Toerisme) kan om andere redenen of aanvullend worden gesubsidieerd. Onderscheid naar complexiteit en omvang Dit betreft het onderscheid tussen kleinschalige activiteiten en de grotere festivals of evenementen. Dit onderscheid is relevant omdat afhankelijk van de opzet en risico-inschatting een verschillende aanpak en meer of mindere mate van afstemming en ondersteuning nodig is. Dit is van belang bij de vergunningverlening. Onderscheid naar doelstelling Hiermee bedoelen we het onderscheid tussen commerciële en niet commerciële evenementen. Dit onderscheid is relevant voor de vraag of het evenement subsidiabel is en of men gebruik kan maken van faciliteiten van de gemeente Amersfoort. Onderscheid naar geluidproductie Tenslotte is er een onderscheid te maken naar geluidproductie. Er zijn beperkingen gesteld aan het aantal evenementen met een bepaalde geluidproductie. Evenementen ABC In het Evenementen ABC zijn begrippen op alfabetische volgorde uitgewerkt. Het Evenementen ABC is terug te vinden op de website www.amersfoort.nl.

21

Bijlage3 Financiële ondersteuning evenementen Subsidieregelingen Subsidiëring van evenementen vindt met name plaats vanuit het cultuurbeleid. De gemeente Amersfoort ondersteunt op basis van haar cultuurbeleid jaarlijks een aantal culturele evenementen financieel door middel van meerjarige en incidentele subsidies. Voor de inhoudelijke beoordeling van de aanvragen is een Brede Adviesgroep Cultureel Klimaat (BACK) ingesteld. De BACK adviseert het college over het cultureel klimaat in algemene zin, en over het toekennen van subsidies in het bijzonder. Met meerjarige subsidies worden de zogenaamde ‘meerjarige voorzieningen’ ondersteund. De verdeling van de meerjarige subsidie is voor de periode 2013-2016 vastgelegd. Bij incidentele subsidies gaat het in principe om eenmalige (ondersteuning van) initiatieven. Daarnaast worden vanuit de beleidsvelden Sport en Toerisme subsidies verstrekt. Meerjarig subsidie Cultureel Klimaat Meerjarige voorzieningen zijn de kleinere culturele instellingen en organisaties in de stad die een permanent of jaarlijks terugkerend programma aanbieden en daarmee een herkenbare positie in de stad hebben verworven. Zij zijn de status van het in principe eenmalig initiatief ontgroeid. Wij kiezen ervoor deze instellingen en organisaties voor een periode van vier jaar de zekerheid te geven van een vaste subsidie. Dit moet hen een basis geven om zich verder te ontwikkelen, zowel artistiek als zakelijk. Aan de keuze voor deze meerjarige voorzieningen ligt de keuze voor een gevarieerd aanbod ten grondslag, met een mix van verschillende muziekstijlen, theater en beeldende kunst. De in 2012 ingestelde Brede Adviesgroep Cultureel Klimaat (BACK) adviseert over de artistieke kwaliteit en pluriformiteit van de aanvragen, het college beslist over de uiteindelijke verdeling van het subsidiebudget. Incidentele subsidie Cultureel Klimaat Naast meerjarige subsidies is er de mogelijkheid om een incidentele subsidie aan te vragen voor activiteiten op het vlak van podiumkunst en beeldende kunst. De BACK beoordeelt ook hiervoor de aanvragen. De voorwaarden en de procedure voor deze subsidie zijn te vinden binnen het digitaal loket op de website van de gemeente Amersfoort onder Incidentele subsidies cultureel klimaat. Daarnaast vindt afhankelijk van het soort evenement incidenteel subsidiering plaats vanuit andere beleidsterreinen of programma’s. Daarbij valt te denken aan evenementen voor en door jongeren vanuit het programma Amersfoort Jong, activiteiten binnen een wijk vanuit de afdeling Veiligheid en Wijken en sportevenementen vanuit het sportbudget. Vanuit Toerisme is in sommige gevallen een incidentele subsidie mogelijk wanneer sprake is van evenementen die toeristisch-recreatief van belang zijn voor de stad. Subsidieregeling Sport De subsidieregeling voor Sport wordt aangepast. De drie bestaande regelingen – voor bijzondere sportevenementen, grote sportevenementen en sportvoorzieningen – worden samengevoegd tot één regeling, met als doel de gelden flexibeler en efficiënter te kunnen inzetten. Subsidieregeling Toerisme Vanuit het beleidsveld toerisme geldt geen specifieke subsidieregeling maar worden vooral incidentele subsidies verstrekt, met de bedoeling om kansrijke initiatieven van de grond te helpen. Overigens worden subsidies alleen verstrekt als sprake is van een sluitende begroting en onder de voorwaarde dat voor het betreffende festival of evenement een vergunning wordt verleend. Een vergunning wordt alleen verleend op basis van een door de hulpdiensten beoordeeld, uitgewerkt plan van aanpak, inclusief veiligheidsplan.

22

Evenementenfonds Naast ondersteuning vanuit de inhoudelijke subsidieregelingen wil het college over een structureel Evenementenfonds kunnen beschikken om – vanuit de integrale visie op evenementen - in te kunnen spelen op kansen die zich voor doen. Daarbij denkt het college met name aan gevallen waar het betreffende festival of evenement niet binnen een specifiek beleidsveld past maar vooral van algemeen economisch en toeristisch belang voor de stad is, zoals bijvoorbeeld de landelijke intocht van Sinterklaas, of het hosten van landelijke sport- of muziekevenementen, zoals het Glazen Huis van Serious Request. In het coalitieakkoord is hiervoor 100.000,- beschikbaar gesteld. Dit bedrag wordt jaarlijks als reservering in het Evenementenfonds gestort. Voor lokale kleinschalige initiatieven die niet binnen een specifiek beleidsveld vallen wil het college kleine, snelle subsidies kunnen toekennen. Voor deze Moet je doen!-regeling moet nog financiële dekking worden gevonden. Als uitwerking van deze nota wordt door de betrokken beleidsvelden vormgegeven aan het Evenementenfonds en wordt een voorstel voor de Moet je doen!-regeling uitgewerkt. Financiering Serviceorganisatie Evenementen en Congressen Voor het financieren van een eventueel professioneel en onafhankelijk servicebureau moet een evenwichtige meerjarenbegroting worden opgesteld. Financiële middelen moeten nog worden gevonden, zowel binnen de gemeentebegroting als bij partners in de stad. Want, naast een gemeentelijke bijdrage aan deze structuur, moeten vooral partijen in de stad bereid zijn te investeren. Dit zou kunnen via een bijdrage van de gezamenlijke evenementenorganisatoren en partners in de stad, een deel van de sponsorgelden of horeca-inkomsten (via het pasjessysteem). Uit het coalitieakkoord spreekt een duidelijke ambitie voor professionalisering rondom evenementen, maar de praktische en financiële uitwerking moeten nog nader vorm krijgen en vervolgens een plek krijgen in het collegeakkoord, de kadernota en in de gemeentebegroting.

23

Bijlage 4 Veiligheid Grootschalig evenementen kunnen, vooral door het aantrekken van grote bezoekersaantallen, aanzienlijke risico’s voor de veiligheid, gezondheid en openbare orde met zich meebrengen. Van de overheid wordt verwacht dat zij ter bescherming van de burger deze risico’s beperkt en beheerst. Ook dat de verstoring van de ‘normale gang van zaken’ zo klein mogelijk is. Het bestuur heeft een positieve basishouding over evenementen: we willen evenementen graag faciliteren in onze stad. Daarnaast is de gemeente te allen tijde eindverantwoordelijk voor de veiligheid in de stad. Afspraken over het delegeren van het waarborgen van de veiligheid, bijvoorbeeld aan een evenementenorganisatie, worden vastgelegd in vergunningen. De veiligheid van bezoekers van evenementen is onlosmakelijk met de organisatie van dat evenement verbonden. Veiligheid en gezondheid van bezoekers rond en tijdens een evenement zijn dan ook primair de verantwoordelijkheid van de organisator. Deze verantwoordelijkheid betreft de totale organisatie van het evenement, vanaf de opbouw, het goed regelen van de toe- en doorstroom van bezoekers, informatievoorziening tijdens het evenement, (fiets)parkeer- en toiletvoorzieningen, tot aan het afbreken en opruimen na afloop van het evenement. Afspraken over het waarborgen van de veiligheid rondom en tijdens een evenement worden vastgelegd in de vergunning. Organisatoren, gemeente en hulpdiensten zetten zich gezamenlijk in om de diverse met veiligheid en gezondheid samenhangende aspecten zo goed mogelijk te coördineren en regelen. De kosten van veiligheidsmaatregelen zijn onderdeel van de begroting van het evenementen. Veiligheidsplan Bij grote evenementen moet de organisator een veiligheidsplan maken. Onderdelen hiervan zijn een risicoanalyse, de beschrijving van de maatregelen ter bescherming van de veiligheid en gezondheid van de bezoekers en deelnemers, de beschikbaarheid van hulpdiensten en de bereikbaarheid van het evenementengebied voor die diensten. Ook moet het veiligheidsplan rekening houden met de veiligheid van en informatievoorziening aan omwonenden. Het veiligheidsplan wordt in het hulpdienstenoverleg – bijtijds, in concept - voorgelegd aan de gemeente, brandweer, politie en GHOR, en zo nodig op aanwijzing van deze betrokkenen aangepast. De gemeente kan vanwege de veiligheid ook aanwijzingen geven t.a.v. de programmering, zoals locaties, tijden of artiesten. Het veiligheidsplan maakt onderdeel uit van de vergunningverlening bij evenementen 8. Onvoldoende maatregelen in de voorbereiding en tijdens het evenement ter beheersing van de veiligheids- en gezondheidsrisico’s kunnen aanleiding zijn de vergunning voor een evenement te weigeren, of - bij ernstige bedreiging van de veiligheid dan wel verstoring van de openbare orde - een evenement af te gelasten of te staken. Crowdmanagement Om tijdens drukbezochte evenementen bezoekersstromen goed te kunnen reguleren is het crowdmanagement verwijssysteem ontwikkeld. Alle pleinen en tussenliggende straten en stegen worden met banners aangeduid. Zo kunnen ook bezoekers van buiten Amersfoort adequaat reageren op verwijzingen of aanwijzingen op tekstkarren. Black Box Het afgelopen jaar is ervaring opgedaan met het inzetten van een zogenaamde Black Box tijden grote publieksevenementen. Deze Black Box is een centrale post, die in verbinding staat met een

8

Het proces van vergunningverlening is transparant en overzichtelijk vastgelegd in het Protocol Vergunningverlening Evenementen. Deze is te downloaden via de website www. Amersfoort.nl.

24

aantal mobiele camera’s, politie en beveiligingsmedewerkers. Op basis van actuele situaties kan via de Black Box worden gecommuniceerd of inzet worden bepaald. De Black Box zorgt voor een efficiënte inzet van mensen en middelen, waardoor kosten kunnen worden bespaard. Inzet van vrijwilligers In Amersfoort is een groot aantal vrijwilligers betrokken bij de organisatie van evenementen. Allerlei organisatorische taken, ondersteuning en hand-en-spandiensten worden door vrijwilligers verricht. Zij zijn daarmee van grote waarde voor evenementen. Momenteel wordt onderzocht of vrijwilligers door scholing kunnen worden ingezet voor een aantal veiligheidstaken, om zo te kunnen besparen op het inhuren van dure beveiligers. Maatwerk We willen in alle gevallen maatwerk leveren als het gaat om veiligheid. Dat betekent dat we iedere aanvraag voor een (groot) evenement in het hulpdienstenoverleg met de veiligheidspartners bespreken. Op alle belangrijke veiligheidsaspecten (bereikbaarheid, beveiliging, calamiteiten, etc) wordt advies uitgebracht. Zo nodig wordt het advies met de evenementenorganisatie besproken, om eventuele onduidelijkheden weg te nemen. De burgemeester neemt in principe het advies uit het hulpdienstenoverleg over.

25

Bijlage 5 Promotie en Citymarketing De stichting Citymarketing adviseert en ondersteunt evenementenorganisaties bij de inzet van hun communicatiebudget. Het gaat voor ieder evenement om de juiste mix van middelen en maatregelen, en het betreft dan ook altijd maatwerk. Een evenementenorganisatie heeft groot belang bij promotie van haar evenement, maar ook de stad heeft belang bij goede collectieve promotie van haar aanbod, als onderdeel van citymarketing. Zoals geschetst zijn wij voorstander van georganiseerde en professionele samenwerking tussen evenementenorganisatoren, onder andere met de stichting Citymarketing. Sinds 2009 is door gemeente Amersfoort geïnvesteerd in collectieve promotie van culturele en vrijetijds-activiteiten, waarbij festivals en evenementen een belangrijk aandeel vormen. Centraal hierin staat de campagne ‘Tijd voor Amersfoort’, met in de zomer (Amersfoort Zomertijd) extra aandacht voor de zomerfestivals en openluchtactiviteiten, en in de winter (Amersfoort Wintertijd) extra aandacht onder meer Sinterklaas- en Kerstactiviteiten. Twee keer per jaar verschijnt een evenementengids die in een oplage van 50.000 stuks wordt verspreid onder bewoners en toeristen. Het evenementenaanbod wordt gepubliceerd in een mix van on- en offline media, vaak kosteloos door middel van uitruil. In 2011 is een vernieuwde online Uitagenda gerealiseerd, en iedere week wordt een nieuwsbrief met uit-tips naar ruim 4.250 abonnees gestuurd. Ook is er fors ingezet op social media. Door deze inzet op PR & communicatie zijn de afgelopen jaren wekelijks zo’n 100.000 mensen bereikt. Dit heeft geresulteerd in een grotere bekendheid met, en gebruik en waardering van het vrijetijdsaanbod in Amersfoort, zo blijkt o.a. uit de Vrijetijdsmonitor van gemeente Amersfoort. De campagne wordt jaarlijks gefinancierd door gemeente Amersfoort, enkele regiogemeenten, de binnenstadondernemers, toeristische ondernemers, en de culturele instellingen en festivalorganisatoren. De komende jaren is bestuurlijke aandacht nodig om de ingeslagen koers vast te houden en het rendement te vergroten. Met name in de samenwerking met Binnenstad(ondernemers) en culturele organisaties is nog veel winst te behalen door nog meer gezamenlijke initiatieven te ontplooien omtrent marketing & promotie. We willen inzetten op: Samenwerking tussen de festivals/cultuuraanbieders met (inter-)nationale potentie: Een aantal festivals en exposities in Amersfoort heeft een landelijke of zelfs internationale potentie. Desondanks ontbreekt het vaak aan de middelen om een landelijk PR- en communicatiebeleid te voeren. Deze cultuurorganisaties kunnen, in samenwerking met de Stichting Citymarketing en gesteund door gemeente Amersfoort, een gezamenlijk ambitieniveau uitspreken en de middelen vrijmaken om deze ambities te bereiken. De cultuurorganisaties opereren minder zelfstandig, kopen gezamenlijk media in en delen bijv. een PR-functionaris. Hierdoor bereiken ze een groter publiek (met behoud van eigen identiteit). Doorontwikkeling culturele Uitagenda: ondersteund door gemeente Amersfoort, het project Amersfoort Breed en de Stichting Citymarketing hebben de culturele organisaties (waaronder de theaters en podia, Scholen in de Kunst en Bibliotheek Eemland) in 2012 een online Uitagenda gerealiseerd met wekelijks meer dan 100 activiteiten en 5.000 bezoekers. De intentie was om de winst in bereik en efficiency gezamenlijk in te zetten om deze Uitagenda door te ontwikkelen. Dat is de laatste 2 jaar onvoldoende gerealiseerd. Om te kunnen blijven innoveren is het noodzakelijk dat de directies van de culturele instellingen ook de komende jaren blijven investeren in gezamenlijke marketing & promotie. De diensten die binnen Amersfoort Breed zijn ontwikkeld zouden beter kunnen worden benut en doorontwikkeld. Met name de ‘cultuurhub’ of mediahub, waarbij culturele organisaties hun aanbod eenvoudig kunnen delen en publiceren via internet, (wijk-)televisiekanalen, een mobiele applicatie en een nog op te zetten narrowcastingnetwerk leent zich hier uitstekend voor. Dit project heeft de potentie om op landelijke schaal te worden doorontwikkeld, waardoor Amersfoort nog meer voorop zou lopen op het gebied van media & cultuur. De mediahub wordt inmiddels door meer dan 150 lokale omroepen gebruikt, opmerkelijk genoeg niet door Amersfoort (EVA). Gemeente Amersfoort zou hier een 26

regierol in moeten nemen: samenwerking stimuleren tussen cultuuraanbieders waardoor een groter bereik met minder middelen mogelijk is. Cultureel ondernemerschap Voor evenementenorganisaties komt het er steeds meer op aan zich als cultureel ondernemer te ontwikkelen. De organisatie moet in staat zijn om aan te tonen voor wie en waarom zij hun activiteiten organiseren. Alleen als duidelijk is welke doelgroep wordt bereikt kunnen ondernemers besluiten of zij bereid zijn medewerking en (financiële) ondersteuning te geven, om zo ook hun eigen doelstellingen te kunnen verwezenlijken. Cultuurinformatie en collectieve cultuurmarketing De afgelopen jaren is fors geïnvesteerd in informatievoorziening en communicatie over alle activiteiten in Amersfoort. De website Tijd voor Amersfoort is ontwikkeld: wekelijks worden digitale nieuwsbrieven naar 4.250 abonnees verspreid, zo’n 1.000 mensen bezoeken dagelijks de Uitagenda en een wekelijks bereik van zo’n 30.000 Facebook-fans. Met de vier grote evenementen wordt gesproken over mogelijkheden voor gezamenlijke promotie. Zichtbaarheid in de openbare ruimte Om (boven)regionale bekendheid aan evenementen en festivals te geven is zichtbaarheid in de openbare ruimte noodzakelijk: bezoekers en bewoners van de stad kunnen attent worden gemaakt op evenementen en activiteiten door aankondigingen langs de snelweg en stadsentrée’s en banners in de stad. De mogelijkheden voor promotie in de openbare ruimte voor lokale festivals en evenementen is momenteel erg beperkt. Behalve op de ‘plakzuilen’ (waar poster in rap tempo over elkaar worden geplakt) zijn er alleen advertentiemogelijkheden tegen commerciële tarieven. In Amersfoort kan worden gewerkt naar het model van bijvoorbeeld Eindhoven, waarbij de lokale Stichting Citymarketing de concessies voor de exploitatie van buitenreclame beheerd. Hierdoor krijgt de Stichting Citymarketing enerzijds inkomsten van landelijke adverteerders - die weer gebruikt kunnen worden voor stadspromotie en promotie van culturele activiteiten en evenementen- , en kan anderzijds advertentieruimte op billboards, abri’s etc. worden gereserveerd voor diezelfde culturele evenementen (tegen een speciaal cultureel tarief). Regiocampagne Sinds 2011 voeren ruim 70 ondernemers via de Stichting Citymarketing campagne om meer zakelijke evenementen naar (regio) Amersfoort te halen. Door middel van de campagne ‘Locatie Amersfoort – where minds meet’ willen zij het imago van Amersfoort als destinatie voor congressen, beurzen, vergaderingen en andere zakelijke bijeenkomsten verbeteren. Volgens het ‘ContinuZakenreisOnderzoek’ dat NIPO in opdracht van het Nederlands Bureau voor Toerisme & Congressen uitvoert, staat Amersfoort inmiddels op plek 6 van meest aantrekkelijke steden voor zakelijke bijeenkomsten (publicatie maart 2014).

27

Bijlage 6 Evenementen praktisch geregeld Om evenementenorganisaties van vergunningaanvraag tot en met uitvoering zo goed mogelijk te ondersteunen zijn de volgende aspecten nader uitgewerkt. Vergunningverlening De gemeente is verantwoordelijk voor de regulering van evenementen. Onder regulering verstaan we alle eisen en voorwaarden die we stellen aan de organisatie van een evenement. Deze komen tot uitdrukking in de vergunning en hebben onder meer betrekking op voorzieningen voor veiligheid, parkeren en bereikbaarheid en de geluidsnormen. Voor ieder evenement in de openbare ruimte moet een vergunning worden aangevraagd. Sinds 2009 kan men voor hele kleine evenementen, bijvoorbeeld een buurtbarbecue of een straatfeest, volstaan met een melding. In het voorjaar van 2013 is een transparant protocol voor vergunningverlening vastgesteld. Hierin staat beschreven welke stukken een organisatie moet aanleveren bij het aanvragen van een vergunning en in welke volgorde een aantal processtappen wordt genomen om uiteindelijk tot vergunningverlening te komen. Onderdeel van de vergunningsaanvraag zijn een uitvoeringsplan en een veiligheidsplan. In het uitvoeringsplan beschrijft men het evenement met aandacht voor onder meer locatie, verwacht aantal bezoekers, eventuele horeca-activiteiten, geluidsniveau, eventuele verkoop- en promotieactiviteiten. In het veiligheidsplan beschrijft men (brand)veiligheidsaspecten, voorzieningen t.b.v. afzettingen, elektriciteit, afval en toiletten, beveiliging en toezicht. De burgemeester is bevoegd om te beslissen op een aanvraag voor een evenementenvergunning. Hij wordt hierover in algemene zin geadviseerd door de afdeling Vergunningverlening en specifiek op het aspect ‘veiligheid’ door de afdeling Veiligheid en de hulpdiensten. Een vergunning kan volgens de algemene plaatselijke verordening worden geweigerd in het belang van de openbare orde, de openbare veiligheid van personen of goederen, de volksgezondheid en de bescherming van het milieu9. We verlenen een vergunning uitsluitend aan organisatoren die de vergunningsvoorschriften kunnen naleven. Afhankelijk van de locatie en hetgeen is opgenomen in het betreffende bestemmingsplan kan daarnaast een bestemmingsplanontheffing door het college nodig zijn. Handhaving Alle in de vergunning opgenomen bepalingen worden gehandhaafd volgens het Handhavingsarrangement Evenementenvergunning Amersfoort 201310. Hierin is een handhavingsstappenplan en rolverdeling uitgewerkt om de naleving van vergunningbepalingen te waarborgen. Evenementenpakket De gemeente biedt ter ondersteuning een Evenementenpakket aan niet-commerciële en/of door de gemeente gesubsidieerde evenementen in de openbare ruimte. Het Evenementenpakket faciliteert op materieel gebied, in de vorm van onder andere fietsrekken, dranghekken, veiligheidshesjes, het crowdmanagementverwijssysteem (banners), een centraal overlegpunt (keet), en gebruik van de evenemententelefoon.

9

Zie www.amersfoort.nl voor de Algemeen Plaatselijke Verordening Amersfoort.

10

Het Handhavingsarrangement Evenementenvergunning Amersfoort 2013 is te vinden op de website.

28

De organisatie kan het Evenementenpakket aanvragen via het aanvraagformulier op de website www.amersfoort.nl. De voorzieningen worden vervolgens in overleg met de gebiedsbeheerder geregeld, nadere afspraken worden direct voorafgaand aan een groot evenement in een zogenaamde ‘Afstemmingsoverleg’ met alle betrokkenen gemaakt. Bij niet commerciële en/of door de gemeente ondersteunde evenementen zijn hieraan voor de organisatie tot een bepaald niveau geen kosten verbonden. Commerciële evenementen moeten zelf zorg dragen voor de genoemde faciliteiten. Als deze wel via de gemeente of diens leverancier worden verzorgd, worden de gemaakte kosten aan de organisatie doorberekend Dit geldt ook voor evenementen die in eerste instantie een promotioneel belang voor de eigen organisatie dienen. Evenementenkalender Jaarlijks wordt het hele spectrum aan evenementen en activiteiten in Amersfoort vastgelegd in een planning, de Evenementenkalender. In oktober wordt in Stadsberichten een oproep gepubliceerd aan de organisatoren van evenementen om voor het komende jaar aan te geven wanneer men wil programmeren. Dit geeft met name de jaarlijks terugkerende evenementen meer zekerheid om op het gewenste moment te kunnen beschikken over de gewenste locaties. We agenderen de planning in het evenementenoverleg dat twee maal per jaar plaatsvindt. Het kan voorkomen dat er meerdere aanvragen komen voor een zelfde locatie en/of voor dezelfde data. Het kan ook voorkomen dat het totaal aantal aanvragen het totaal aantal op basis van de geluidsnormen toegestane evenementen in een jaar overschrijdt. Ook de beschikbare politie capaciteit en de omtrent een bepaald evenement noodzakelijk geachte inzet kan een beperking zijn. Wanneer keuzes moeten worden gemaakt bij het toekennen van een vergunning wordt gekeken naar historisch gegroeide feiten en omstandigheden. Daarnaast weegt mee in hoeverre evenementen bijdragen aan het beleid van de gemeente Amersfoort en sprake is van een programma waarin nog niet is voorzien, maar dat wel in een behoefte voorziet. In november wordt op basis van de aanvragen en de prioriterings-criteria de Evenementenkalender opgesteld. Naast de interne gemeentelijke afstemming vindt overleg over de planning plaats met nood- en hulpdiensten, en evenementenorganisatoren. Vervolgens wordt de planning door het college vastgesteld. De Evenementenkalender is juridisch geregeld in de APV. Spreiding in de tijd Spreiding van evenementen in de tijd is zowel wenselijk binnen het drukke zomerseizoen als over het gehele jaar. Om te voorkomen dat omwonenden in een te korte periode te vaak worden geconfronteerd met evenementen is vastgesteld dat het om de week op een locatie stil moet zijn. We noemen dat een silent action week. Voor de binnenstad wil dat zeggen dat in die week alleen activiteiten met een geluidbelasting van maximaal 70dB mogen plaatsvinden. Voor de dekzandrug in park Schothorst geldt dat er gedurende een silent action week geen evenementen met versterkte muziek en/of gebruik van omroepinstallaties mogen plaatsvinden. Een silent action week geldt voor de gehele binnenstad en voor de dekzandrug in park Schothorst, maar niet per se tegelijkertijd voor beide locaties. In de jaarlijks vast te stellen evenementenplanning houden we rekening met deze voorgeschreven spreiding. Spreiding van evenementen binnen het jaar is niet alleen wenselijk om de binnenstad in de zomerperiode te ontzien, maar ook om er voor te zorgen dat er in de winterperiode meer te beleven valt. Naast de jaarlijkse Sinterklaasactiviteiten wordt bijvoorbeeld sinds een aantal jaren in november het filmfestival Scenecs georganiseerd en in december het amateurkunstfestival Gluren bij de Buren. Parkeren en bereikbaarheid Bij de afweging of een vergunning al dan niet wordt verleend wordt in het bijzonder gelet op de bereikbaarheid van het terrein waarop een evenement wordt georganiseerd. Ook de aanpak om daarbij nadelige effecten op de (directe) omgeving te voorkomen wordt hierin zwaar meegewogen. Uitgangspunt voor medewerking is dat de door het evenement opgeroepen verkeersdruk, parkeer29

en stallingbehoefte binnen de voor het evenement toegewezen ruimte wordt opgelost. Bij ieder evenement is het een vereiste dat alle punten in de wijk goed bereikbaar zijn voor de hulpdiensten. Dit wordt vooraf afgestemd met de hulpdiensten en hier wordt tijdens het evenement op gecontroleerd. Bij het verlenen van een vergunning en bij de uitvoering kijkt de gemeente kritisch naar de toegankelijkheid van toegangswegen en fietspaden. Bij grotere evenementen wordt hiervoor een verkeersplan opgesteld. Met de organisatie wordt ook besproken welke maatregelen genomen moeten worden in verband met fietsparkeren en de gemeente voorziet in het plaatsen van stallingen. Op- en afbouw Behalve tijdens het evenement kunnen ook de op- en afbouw van het evenement voor overlast van omwonenden zorgen. Bijvoorbeeld het vegen en schoonmaken van harde oppervlakken na een evenement kan nogal luidruchtig verlopen. Als deze werkzaamheden vroeg in de ochtend worden uitgevoerd, kan dat voor buurtbewoners voor overlast zorgen. Op- en afbouw dienen daarom zo snel mogelijk te worden uitgevoerd, en op momenten dat omwonenden daar het minste last van ondervinden. Opbouw mag maximaal vijf dagen duren, afbouw maximaal drie dagen. Daarbij moeten op- en afbouwwerkzaamheden die wezenlijke overlast veroorzaken plaatsvinden tussen acht uur ’s ochtends en acht uur ’s avonds. De Flora- en faunawet Bij het organiseren van een evenement moet verstoring van flora en fauna worden voorkomen. Hierbij hebben we te maken met de Flora- en faunawet. Afhankelijk van de locatie en de periode in het jaar moeten in dat verband beperkende voorwaarden worden gesteld aan een evenement. Deze beperkende voorwaarden hebben met name betrekking op geluid, de afstand van een evenement tot de bosrand en specifieke diersoorten, het deel van de dag waarop een evenement plaatsvindt en de gebruikte verlichting. Geluid Duizenden mensen beleven plezier aan evenementen. Evenementen waarbij veel geluid wordt geproduceerd kunnen echter ook voor overlast zorgen. Al eerder is aangegeven dat er buiten de binnenstad enkele andere locaties zijn waar met enige regelmaat grotere evenementen worden georganiseerd: het Eemplein, park Schothorst en het terrein aan de Mijnbouwweg Isselt. Juist rond de gebieden waar regelmatig evenementen worden geprogrammeerd is er behoefte aan duidelijkheid voor alle betrokkenen over wat wel en niet kan. Om nadere invulling te geven aan bovengenoemde weigeringsgrond (‘de bescherming van het milieu’, artikel 1:8 APV) en om zowel omwonenden als organisatoren van evenementen duidelijkheid te bieden over het maximum aantal dagen waarop jaarlijks geluidproducerende evenementen kunnen worden georganiseerd, zijn al in de vorige Evenementennota normen opgenomen voor de binnenstad en het Eemplein. In het bestemmingsplan Schothorst dat begin 2013 is vastgesteld zijn ook de normen voor het aantal geluidproducerende evenementen op de dekzandrug in park Schothorst vastgelegd. Ook voor Park Randenbroek geldt dat in het bestemmingsplan de mogelijkheden voor evenementen zijn vastgelegd. Hierin zijn echter geen geluidnomen opgenomen. Gezien het geringe aantal evenementen dat jaarlijks in het park wordt toegestaan (3) en de mogelijkheid tot spreiding over meerdere locaties binnen het park, is er ook hier voor gekozen om geen specifieke normen vast te leggen maar uit te gaan van maatwerk met als uitgangspunt de in de bijlage genoemde geluidnorm voor overige locaties. Een uitwerking van het geluidbeleid is te vinden in bijlage 9. Daarin is onder meer opgenomen gedurende hoeveel dagen op de verschillende locaties tot welke geluidniveau en tot welke eindtijd geprogrammeerd kan worden. Aangezien de locatie Mijnbouwweg Isselt voorlopig alleen incidenteel middels een ontheffing van het bestemmingsplan beschikbaar is wordt hier steeds maatwerk geformuleerd in de vergunningen. Wel vinden wij het op zijn plaats om de maximale grenzen hier te formuleren. Los van de kermis zijn deze grenzen als volgt: In de periode dat het evenement toegankelijk is voor bezoekers geldt een geluidgrenswaarde van 80 dB(A), gemeten op de 4 hoekpunten van het terrein. De eindtijden zijn dezelfde als op overige

30

11

locaties: maandag t/m donderdag 23.00 uur, vrijdag en zaterdag 24.00 uur en zondag 19.00 uur . Bij evenementen voor jongeren geldt een maximale eindtijd van 23:00 uur. Tijdens de exploitatie van kermis geldt een geluidgrenswaarde van 70 dB(A) en 85 dB(C), gemeten op de 4 hoekpunten van het terrein. Tijdens de kermis moet het muziekgeluid via een centrale geluidsinstallatie worden geregeld, waardoor overal dezelfde muziek te horen is. De maximale eindtijd is op alle dagen 24:00 uur. De organisatie van een evenement is er zelf verantwoordelijk voor dat de geluidnormen niet worden overschreden. Om dit tijdens het evenement te kunnen meten stelt de gemeente geluidmeters beschikbaar. Ook voert de gemeente zelf metingen uit. Binnen de organisatie van het evenement moet er altijd één aanspreekpunt aanwezig zijn, die er op last van de gemeente of de politie voor zorgt dat het volume wordt bijgesteld. Het voorkomen van overschrijding van de geluidnormen – en daarmee het ontstaan van geluidsoverlast – is uiteindelijk beter dan genezen. Het is wenselijk de aandacht met name te richten op preventie van overtreding van vergunningvoorschriften, om daarmee overlast en handhaving van de vergunningvoorschriften te voorkomen. Door het plaatsen van een goed afgeregelde geluidsbegrenzer in de geluidsinstallatie kan ervoor gezorgd worden dat het geluid nooit boven de ingestelde waarde uitkomt. Een geluidsbegrenzer wordt niet standaard voorgeschreven. Geluidbegrenzers worden wel voorgeschreven in de volgende situaties: 1. Bij evenementen waarover (meerdere) klachten te verwachten zijn; 2. Bij evenementen waarbij in de afgelopen 3 jaar is vastgesteld dat overschrijding van de geluidgrenswaarden plaats heeft gevonden; 3. Bij muziekevenementen waarbij de bezoeker entreegeld moet betalen; 4. Bij evenementen met mechanische muziek. Een geluidsbegrenzer moet niet gezien worden als een wondermiddel: er kan gemakkelijk om de begrenzer heen gespeeld worden. De verantwoordelijkheid voor de installatie, het juiste gebruik en afregeling en verzegeling van de begrenzer ligt geheel bij de organisatie. Voor een nacontrole van de ingestelde geluidswaarde van de installatie dienen afspraken met de buitencoördinator evenementen van de gemeente Amersfoort te worden gemaakt. Een begrenzer voor live muziek is afgestemd op een meetmicrofoon die in het overdrachtsgebied tussen de bron en het meetpunt hangt. De begrenzer voor mechanische muziek is afgestemd op de input voor die versterker. We zijn ermee bekend dat niet alle artiesten gebruik willen maken van geluidbegrenzers. De organisatie zal hier bij de boeking rekening mee moeten houden. In het aanvraagformulier voor evenementen zal de geluidbegrenzer worden opgenomen. Voor de naleving van geluidsvoorschriften bij evenementen en de klachtafhandeling is een handhavingsarrangement12 van kracht. De aanpak van overschrijding van de normen varieert van waarschuwing, aanzegging onmiddellijke correctie, ingrijpen politie c.q. stilleggen evenement tot weigeren vergunning voor een volgend evenement in Amersfoort. Hieraan wordt de mogelijkheid toegevoegd om bij overschrijding van de geluidnorm als sanctie tijdelijk of voor de resterende duur van het evenement een lagere geluidnorm toe te staan. Voor de bescherming van het gehoor van de bezoekers van evenementen is er een landelijke ontwikkeling gaande waarbij evenementenorganisatoren afspraken maken over de maximale geluidsproductie tijdens evenementen. We volgen deze en andere ontwikkelingen met betrekking tot geluidsniveaus bij evenementen, waarbij we steeds beoordelen wat de ontwikkelingen betekenen voor de toegestane geluidsniveaus bij evenementen in Amersfoort. Als breed gedragen afspraken worden gemaakt die zouden moeten leiden tot het opnemen van lagere normen in de vergunning voor een evenement, dan zullen we deze tot een maximale afname van 5 dB(A) en 5

11

Als na de zondag een feestdag volgt wordt de verplichte eindtijd 23.00 uur in plaats van 19.00 uur. De eindtijd van 19.00 uur geldt dan voor de dag voorafgaande aan de volgende werkdag. 12

Het Handhavingsarrangement Evenementenvergunning Amersfoort 2013 is te vinden op de website. 31

dB(C) doorvoeren binnen de beleidsperiode van deze nota. Als een grotere afname wordt afgesproken zal hierover apart worden besloten. Duurzaamheid Duurzaamheid is in veel steden in Nederland al een vanzelfsprekend onderwerp bij het organiseren van evenementen. Ook in Amersfoort willen we dat. Duurzaamheid moet een van de uitgangspunten worden bij het organiseren van een evenement, gevat in concrete maatregelen. Om ook bezoekers te betrekken, moeten maatregelen vooral zichtbaar zijn. De gemeente Amersfoort wil in 2030 CO2 neutraal zijn. Evenementen kunnen daar een bijdrage aan leveren. Zonder te vervallen in het noemen van activiteiten waarin duurzaamheid vorm kan krijgen, zijn de volgende thema’s van belang: energie, afval, water, hygiëne en schoonmaak, mobiliteit, locatie, catering en bodem&groen. Veel van de genoemde thema’s komen al aan de orde tijdens de vergunningaanvraagprocedure. Evenementenorganisatoren zijn zelf verantwoordelijk voor de uitvoering van de bepalingen hierin. ‘Duurzaam’ vraagt op veel van de thema’s een grotere inzet. Hoe dat kan, staat beschreven in de al bestaande systemen van certificering. Het laaste niveau van certificering (brons) is zeer laagdrempelig en daarmee gemakkelijk te behalen. Het niveau kan worden verhoogd via zilver naar goud waarbij men aan steeds zwaardere eisen moet voldoen. De verduurzaming van evenementen is de verantwoordelijkheid van de organisatoren. De gemeente Amersfoort wil hiervoor geen ambitieniveau bepalen, ondernemers kunnen dat heel goed zelf. Ze gebruiken daarvoor hun eigen gevoel van betrokkenheid en inventiviteit. In 2014/2015 wordt extra aandacht besteed aan verduurzaming van evenementen. Overleg, kennisuitwisseling en advisering hierover krijgen een plek binnen de structuur van het Evenementenbureau. De markten De pleinen in de binnenstad zijn niet alleen een mooie plek voor het houden van evenementen en festivals. Op De Hof, het Lieve Vrouwekerkhof en het Eemplein vinden ook wekelijks (waren)markten plaats. Op 20 november 2012 is de Marktverordening 2013 vastgesteld. Daarmee is onder meer bepaald dat het aantal marktverplaatsingen wordt geregeld in het marktreglement, dat onder de verantwoordelijkheid van het college valt. In het marktreglement is momenteel opgenomen dat de markt op De Hof op vier marktdagen, te weten twee vrijdagen en twee zaterdagen (aaneengesloten), verplaatst kan worden ten behoeve van grootschalige evenementen. Ook wordt de markt verplaatst voor Koningsdag. In de overige gevallen waarin sprake is van gezamenlijk gebruik van De Hof, wordt voor een aantal grote evenementen, voorafgaand aan elk nieuw kalenderjaar, met de markt afspraken gemaakt om dit gezamenlijk gebruik zo voorspoedig mogelijk te laten verlopen. Daarbij wordt ook bepaald voor welke concrete projecten het komende jaar de markten zal worden verplaatst. De markten wordt verplaatst naar de locaties Kleine- en Grote Koppel, en naar het Eemplein. Toegankelijkheid van evenementen De gemeente Amersfoort vindt het belangrijk dat evenementen ook voor mensen met een lichamelijke of zintuiglijke beperking toegankelijk zijn. Aan de organisator vragen wij aandacht voor maatregelen die deze toegankelijkheid bevorderen, zoals bv. het gebruik van drempelhulpen en kabelmatten en de juiste breedte van looppaden. Aanbevelingen uit overleg met vertegenwoordigers van het Gehandicapten & Patiëntenplatform Amersfoort (GPPA) en een aantal evenementenorganisaties over een zo groot mogelijke toegankelijkheid van evenementen zijn overgenomen. Deze afspraken worden betrokken bij de randvoorwaarden bij en besluitvorming over subsidieverlening aan evenementen. Leges en precario Voor festivals en evenementen worden leges geheven. De hoogte hiervan hangt al van de categorie waar het evenement in valt: 32

Grote evenementen/Evenementen met een hoog/verhoogd risico Kleine evenementen/Evenementen met een laag risico

33

€ 500,€ 200,-

Bijlage 7 Afstemming, overleg en evaluatie Voor het in alle opzichten welslagen van een evenement is op een aantal momenten overleg met de betrokkenen nodig. Nu nog ligt het initiatief voor de verschillende overleggen bij verschillende afdelingen, maar in de toekomst komt het initiëren en coördineren voor rekening van het gemeentelijke Evenemententeam. Betrokkenen Naast de organisatie die het evenement organiseert is een aantal gemeentelijke afdelingen en instanties betrokken bij de voorbereiding en uitvoering van een evenement. De hulpdiensten adviseren tijdens het traject van vergunningverlening over de veiligheid, en bewaken deze veiligheid ook tijdens het evenement. Overleg hierover vindt plaats tijdens het hulpdienstenoverleg (HDO), adviezen en evaluaties worden voorgelegd aan de staf Veiligheid. Verantwoordelijkheden ten aanzien van vergunningverlening, subsidiëring, handhaving en facilitering zijn verdeeld over verschillende afdelingen binnen de gemeente: Vergunningverlening vindt plaats via het vergunningenloket dat is ondergebracht in de afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH). Ondersteuning op materieel gebied, in de vorm van het Evenementenpakket (afzettingen, vuilcontainers, fietsenrekken en het verwijssysteem) en het vegen en vuil verwijderen na afloop vindt plaats onder verantwoordelijkheid van dezelfde sector, door de afdeling Stedelijk Beheer. Advisering over subsidiëring vindt - afhankelijk van het soort evenement - plaats binnen de verschillende beleidsafdelingen Cultuur, Sport en Toerisme. Met de afdeling Markt en Haven worden afspraken gemaakt over het gebruik van de pleinen – in verband met eventuele marktverplaatsingen – en de Eemhaven. Handhaving van en toezicht op de veiligheid, het geluid- en het parkeerbeleid vindt plaats door met name de Politie, de Brandweer, het Gewest, Parkeerbeheer en de afdeling VTH. De evenementencoördinator binnen de afdeling VTH heeft een coördinerende rol vanuit de gemeente tijdens een evenement en is gedurende het hele evenement het eerste aanspreekpunt voor de organisatie. Nu nog is de beleidsadviseur Vergunningverlening in de praktijk het eerste aanspreekpunt, in de toekomst wordt het gemeentelijke Evenemententeam de plek waar al deze lijnen samenkomen. Staf Veiligheid Het advies van de hulpdiensten wordt in de staf Veiligheid met de burgemeester besproken. De beleidsadviseur Veiligheid legt, in overleg met alle betrokkenen, eventuele vraagstukken aan de burgemeester en de staf voor. Ook evaluaties van grote evenementen worden in de staf Veiligheid besproken. Zo nodig worden inhoudelijk verantwoordelijke wethouders uitgenodigd. Besluiten uit de staf worden teruggekoppeld naar het hulpdienstenoverleg, en naar betrokkenen. Hulpdienstenoverleg In de periode maart tot en met september vindt op initiatief van de Veiligheidscoördinator tweewekelijks een coördinerend hulpdienstenoverleg (HDO) plaats. De diverse betrokken afdelingen binnen de gemeente Amersfoort en de verschillende diensten zitten hierbij aan tafel. Evenementenorganisaties schuiven aan om veiligheidsonderwerpen te bespreken met betrekking tot de organisatie van het betreffende evenement. Dit betreft met name de grote jaarlijks terugkerende evenementen en festivals. Doel van dit overleg is afstemmen en het maken van nadere afspraken over zaken rondom (verkeers-)veiligheid, logistiek en facilitering en daarmee een soepel verloop van het vergunningtraject te realiseren. 34

Evenementenorganisaties kunnen dit overleg gebruiken om specifieke onderdelen uit hun draaiboek en veiligheidsplan af te stemmen en te bespreken met de bij het overleg aanwezige instanties. Met de evenementen met een verhoogd veiligheidsrisico zal daarbij intensieve afstemming plaatsvinden. Overigens moeten alle gemaakte afspraken met betrekking tot het evenement, ongeacht waar of wanneer ze gemaakt zijn, te worden vastgelegd in het draaiboek. Het draaiboek wordt verstrekt aan alle betrokken diensten. De afspraken die zijn vastgelegd in het met de diensten afgestemde draaiboek gelden voor alle betrokken partijen. Afstemmingsoverleg Vlak voor het evenement wordt met de organisatie en alle betrokkenen een afstemmingsoverleg gehouden. In dit overleg wordt het draaiboek doorgenomen en afspraken gemaakt over de inzet van het Evenementenpakket. Het afstemmingsoverleg is vooral belangrijk voor de praktische voorbereiding naar de start van het evenement, en de afhandeling van laatste praktische vragen. Startbijeenkomst en Evenementenoverleg Ieder jaar start met een Startbijeenkomst voor alle evenementenorganisatoren, gemeentelijke afdelingen en hulpdiensten. Hier wordt de evenementenkalender voor het jaar gepresenteerd, en ook wordt eventuele nieuwe regelgeving toegelicht. In principe wordt lopende het evenementenseizoen geen nieuwe regelgeving doorgevoerd. Vervolgens vindt twee keer per jaar (in het voor- en najaar) een overleg plaats tussen evenementenorganisatoren, gemeentelijke afdelingen en hulpdiensten. Doel van dit overleg is het uitwisselen van informatie en het bespreken van onderwerpen die voor alle deelnemende partijen van belang kunnen zijn. Startbijeenkomst en Evenementenoverleg worden nu nog geïnitieerd door het Team Cultuur. Evaluatie evenementen Na afloop van ieder evenement vindt op initiatief van de afdeling VTH een evaluerend gesprek plaats tussen de gemeente Amersfoort en de betreffende evenementenorganisatie. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt. Aandachtspunten die uit deze evaluatie naar voren komen worden vooral bij jaarlijks terugkerende evenementen - betrokken bij het overleg over het draaiboek voor het eerstvolgende evenement van de betrokken organisatie. Aandachtspunten met een universeler karakter worden besproken in het hiervoor genoemde hulpdienstenoverleg. Evaluatie gezamenlijk gebruik van De Hof Jaarlijks wordt de samenwerking tussen de markten en de evenementen met betrekking tot het gebruik van de pleinen, met name De Hof, in de binnenstad geëvalueerd. Daarbij worden nieuwe afspraken gemaakt voor het komende jaar.

35

Bijlage 8 Locaties en podia In 2013 is een locatieoverzicht vastgesteld. Hierin wordt voor alle locaties in Amersfoort - die op wat voor manier dan ook geschikt zijn voor kleinere of grotere evenementen, in wijken en in de binnenstad - aangegeven wat de fysieke mogelijkheden van de locatie zijn. Zo is een gedetailleerde kaart beschikbaar, waarop alle inrichtingselementen staan aangegeven. Daarnaast is op een overzichtskaart het evenemententerrein in een groter gebied zichtbaar, met daarop aangegeven welke toegangswegen de organisatie vrij moet houden voor de toegankelijkheid van hulpdiensten. Hieronder worden de belangrijkste locaties uitgelicht. Kleinschaligere activiteiten kunnen een plek krijgen in de wijken en op verschillende locaties buiten de binnenstad vinden jaarlijks op bescheiden schaal evenementen plaats. De binnenstad De Amersfoortse binnenstad biedt met haar middeleeuwse pleinen een prachtig decor voor veel evenementen. Er vindt met name in de zomermaanden een groot aantal jaarlijks terugkerende festivals en incidentele initiatieven plaats die zorgen voor een sfeervolle en levendige uitstraling. Er zijn echter redenen om als locatie voor een evenement wat vaker andere opties dan de binnenstad te overwegen. Zeker wat betreft de geldende geluidnormen is de oude binnenstad inmiddels behoorlijk ‘vol’ met geluidproducerende evenementen. Ook heeft het centrum voor een aantal evenementen haar grenzen bereikt wat betreft de mogelijke omvang. Om de binnenstad niet onnodig te belasten geven wij voor het houden van evenementen op de pleinen in de binnenstad de voorkeur aan evenementen die op één of andere wijze een binding met de binnenstad hebben, door samenwerkingsverbanden met ondernemers of instellingen ter plekke, dan wel door interactie met het decor van de historische binnenstad. De ruimte die het Eemplein biedt aan evenementen is noodzakelijk voor een verdere groei in aantal en omvang. Eemplein Met het Eemplein, dat inmiddels is opgeleverd, krijgen we er een mooi plein voor grote en kleinere evenementen bij. Op het grootste plein van Amersfoort zorgen bomen, bankjes en andere attributen er voor dat het plein ook een prettige uitstraling heeft als er geen evenementen plaatsvinden. Dit beperkt enerzijds de mogelijkheid om bij bijvoorbeeld een muziekoptreden het volledige plein te benutten voor het publiek. Aan de andere kant biedt het voor kleinere evenementen het voordeel dat deze zich niet verloren voelen op een groot leeg plein. De komst van dit nieuwe plein kan een aantal festivals de mogelijkheid bieden verder door te groeien, het kan mogelijk wat druk weghalen die de bestaande festivals op de pleinen van de binnenstad leggen en het biedt ruimte voor nieuwe initiatieven. De dekzandrug in park Schothorst Ook de dekzandrug in Park Schothorst wordt jaarlijks gebruikt voor een gelimiteerd aantal evenementen. De dekzandrug, een omvangrijke speel- en ligweide in Park Schothorst, ligt door uitbreiding van Amersfoort in noordelijke richting inmiddels in het geografisch centrum van Amersfoort. Activiteiten die hier worden georganiseerd zijn daarmee goed bereikbaar voor zowel de bewoners van de binnenstad en de oudere zuidelijke wijken als voor de bewoners van de nieuwere noordelijke wijken. Voor zowel omwonenden als organiserende partijen willen we ook voor deze locatie duidelijk aangegeven welke grenzen en voorwaarden we stellen ten aanzien van de evenementen. Deze 36

randvoorwaarden staan inmiddels opgenomen in het bestemmingsplan Schothorst. Bij vergunningverlening worden met de organisatie maatwerkafspraken gemaakt over alle in dit opzicht belangrijke aspecten van het evenement. Mijnbouwweg Isselt Daarnaast is het incidenteel mogelijk om met een ontheffing evenementen te organiseren op het terrein aan de Mijnbouwweg Isselt. Eerder onderzoek heeft uitgewezen dat het terrein aan de Mijnbouwweg (Isselt) geschikt te maken is voor het organiseren van grootschalige evenementen. Er zijn op dit moment geen directe gegadigden voor (meerjarig) gebruik van het terrein. Om die reden heeft het college nog niet geïnvesteerd in de inrichting van het terrein, en ook is het terrein nog niet als grootschalig evenemententerrein benoemd in het bestemmingsplan. Wel is formeel en juridisch vastgelegd dat maximaal 3 evenementen per jaar op dat terrein mogen worden toegestaan. De ondernemersvereniging Isselt staat positief tegenover meer levendigheid op het gehele bedrijventerrein, juist buiten kantoortijden, en juicht het organiseren van activiteiten toe mits de randvoorwaarden om vervuiling en overlast tegen te gaan goed worden ingevuld. De Nieuwe Stad en Wagenwerkplaats In de afgelopen jaren hebben de Wagenwerkplaats en recentelijk ook de Nieuwe Stad zich ontwikkeld als creatieve broedplaats en zijn als locatie geschikt voor tal van mogelijkheden: er kunnen exposities, voorstellingen, bijeenkomsten en evenementen worden georganiseerd. De locaties spreken erg aan, vanwege hun creatieve sfeer, en nodigen uit tot samenwerking en innovatie. Vathorst In de wijk Vathorst zijn verschillende pleinen en terreinen geschikt voor verschillende soorten activiteiten13. Op dit moment moet voor het organiseren van activiteiten met het OBV worden overlegd over zaken als toestroom, verkeerscirculatie en inzet van het Evenementenpakket. In de toekomst zal de rol van het OBV hierin waarschijnlijk komen te vervallen. De gemeente is dan weer eerste aanspreekpunt voor alle aspecten van de organisatie van evenementen in Vathorst. Afstemming en samenwerking met de binnenpodia Een goede afstemming en samenwerking tussen de evenementen en de binnenpodia vinden wij belangrijk. Dit kan de podia en de evenementen wederzijds versterken en kan mensen kennis laten maken met podia waar zij anders misschien niet zo snel komen. Afstemming en samenwerking vindt bij veel evenementen plaats. Het Amersfoort Jazz festival programmeert ook in De Lieve Vrouw en verzorgt samen met Dias Latinos gedurende het jaar maandelijkse programmering in de Observant. Samenwerking tussen De Lieve Vrouw en het Amersfoort Jazz festival heeft inmiddels geresulteerd in een samengaan van het Global Village Festival en het eerst genoemde festival. De Kelder organiseert zelf festivals en stelt haar podium daarnaast beschikbaar voor andere festivals, bijvoorbeeld van Per Expressie, of een after party. Theater In theater De Flint staat jaarlijks Spoffin Amuses geprogrammeerd, als voorproefje voor dit buitenfestival. Allemaal voorbeelden van een steeds sterker wordende afstemming en samenwerking.

13

Zie hiervoor het Locatieoverzicht op de website www.amersfoort.nl

37

Vergader- en congreslocaties Amersfoort herbergt tal van besloten locaties voor zakelijke evenementen en congressen. Dit zijn vaak commerciële ondernemingen die gedurende het hele jaar vooral congressen, beurzen en andere zakelijke bijeenkomsten organiseren. Deze locaties bieden uitstekende ruimte en mogelijkheid om een zakelijk programma te omlijsten met creatieve of sportieve elementen, of culturele, sportieve of andere vrijetijdsevenementen te organiseren. Voorbeelden van dergelijke locaties zijn de Rijtuigenloods en de Veerensmederij op de Wagenwerkplaats, de voormalige Prodentfabriek in ‘De Nieuwe Stad’, Superfun, Leerhotel Het Klooster, Zandfoort aan de Eem en De Observant. Uiteraard biedt Amersfoort ook strikt zakelijke locaties, zoals het Berghotel, Regardz Eenhoorn en de Mariënhof. Een nagenoeg compleet overzicht van zakelijke evenementenlocaties is te vinden op www.locatieamersfoort.nl.

38

Bijlage 9 Geluidbeleid voor Evenementen Geluidbeleid evenementen binnenstad, inclusief Eemplein Een evenementenvergunning kan volgens de Algemene Plaatselijke Verordening Amersfoort (hierna: APV) onder andere worden geweigerd in het belang van de bescherming van het milieu. Onder de bescherming van milieu kan ook geluidsoverlast vallen. Tevens is het op grond van artikel 4:6 van de APV verboden om op een zodanige wijze geluidsapparaten in werking te hebben dat voor een omwonende of voor de omgeving geluidhinder wordt veroorzaakt. Van dit verbod kan het college ontheffing verlenen. Om in aanmerking te komen voor een geluidsontheffing kan de aanvraag voor de evenementenvergunning als basis dienen en worden opgevat als tevens een aanvraag voor een geluidsontheffing. Ter invulling van de open normen ‘bescherming van het milieu’ van artikel 1:8 van de APV en ‘geluidhinder’ van artikel 4:6 van de APV gelden de volgende regels. Dit betekent concreet dat indien een evenement blijft binnen de navolgende geluidsniveaus een evenementenvergunning niet zal worden geweigerd in het belang van de bescherming van het milieu, voor zover dit geluidsoverlast betreft. Ook betekent dit dat er geen sprake is van geluidhinder in de zin van artikel 4:6 van de APV en dat er in dat geval geen geluidsontheffing nodig is. Het geluidbeleid ten aanzien van de evenementen in de binnenstad, inclusief het Eemplein, kenmerkt zich door het volgende: 1. afhankelijk van de geluidbelasting worden evenementen ingedeeld in twee categorieën (zie hieronder) voor evenementen worden duidelijke eindtijden vastgesteld 2. per categorie wordt de maximale geluidbelasting aangegeven 3. locaties worden gelimiteerd beschikbaar gesteld 4. in bijzondere gevallen kan de burgemeester toestemming verlenen voor een uitzondering op het vastgestelde beleid Het geluidbeleid geldt alleen voor evenementen in de open lucht. Voor evenementen in panden is maatwerk nodig. Categorie-indeling plus eindtijden Categorie 1 Evenementen vallen in deze categorie als ze maximaal 70 dB (A) produceren (gemeten voor de gevel van de dichtst bij gelegen woning) en uiterlijk tot 20.00 uur doorgaan; op zondag uiterlijk tot 19.00 uur. Op aanvraag kan ontheffing worden verleend van artikel 4:6 van de APV voor evenementen/activiteiten doordeweeks tot 22.00 uur en op vrijdag en zaterdag tot 23.00 uur mits het geluidsniveau van de activiteit niet meer bedraagt dan 60 dB(A) gemeten voor de gevel van de dichtst bij gelegen woning. Categorie 2 Dit zijn alle evenementen die niet in categorie 1 vallen. Zij moeten voldoen aan een geluidnorm van maximaal 85 dB(A) op vastgestelde meetpunten. De maximale eindtijd is maandag t/m donderdag 23.00 uur, vrijdag en zaterdag 24.00 uur en zondag 19.00 uur 14. Een uitzondering geldt voor de Groenmarkt en Appelmarkt, waar de geluidnorm maximaal 82dB(A) bedraagt. Op aanvraag kan ontheffing worden verleend van artikel 4:6 van de APV voor benoemde buitenactiviteiten doordeweeks tot 24.00 uur en op vrijdag en zaterdagavond tot 01.00 uur. Op aanvraag is 2 x per jaar een activiteit tot 90 dB(A) mogelijk, behoudens op de locaties Groenmarkt / Appelmarkt. Bepaling maximum aantal evenementen/locaties op grond van geschiktheid

14

Als na de zondag een feestdag volgt wordt de verplichte eindtijd 23.00 uur in plaats van 19.00 uur. De eindtijd van 19.00 uur geldt dan voor de dag voorafgaande aan de volgende werkdag.

39

Aan de hand van de volgende vier criteria is de mate van geschiktheid van verschillende locaties in de binnenstad voor evenementen met geluid nagegaan: Bereikbaarheid voor bezoekers en hulpdiensten. Reeds aanwezige horeca. De hoeveelheid omwonenden. De mate waarin de locatie omsloten is, m.a.w. hoe de muziekuitstraling naar de (woon)omgeving is.

Aanwezige Horeca

Omwonenden

Muziek uitstraling

Som

Locatie

Bezoekersverkeer

De som van de scores op de criteria voor een locatie bepaalt de mate van geschiktheid. Aan de hand van de scores is een verdeelsleutel vastgesteld, waarmee een verantwoorde spreiding van de evenementen over de locaties tot stand is gebracht.

Hof

3

3

2

1

9

Eemplein

3

2

1

1

7

Lieve Vrouwe Kerkhof

3

2

1

1

7

Groenmarkt

1

3

2

1

7

Varkensmarkt

2

1

0

1

4

Stadhuisplein

2

-3

3

1

3

Appelmarkt

1

0

0

1

2

Koppelpoort

2

-1

2

-1

2

Koestraat

-1

2

0

0

1

Helleplein

2

-1

-1

0

0

-1

1

1

-2

-1

1

-2

-2

1

-2

-1

-2

-2

0

-5

Achter de Arnhemse Poortwal Jorisplein Overig Binnenstad

maximale score = 3 minimale score = -3 40

Op basis van de geschiktheid van de locaties, zoals deze is aangegeven in bovenstaand overzicht, is een maximum aantal dagen bepaald waarop evenementen met geluid kunnen plaatsvinden. De evenementen tot 70 dB(A) (categorie 1) zijn op alle locaties vrijgegeven, gezien het geluidsniveau en de vastgelegde eindtijd. Verspreid over de diverse locaties zoals in de tabel hieronder is opgenomen staan we toe dat er in de binnenstad per jaar ca. 83 evenementendagen kunnen plaatsvinden van categorie 2, d.w.z. met een maximale geluidshinder van 85dB(A), behoudens op de locaties Groenmarkt en Appelmarkt waarvoor maximaal 82dB (A) geldt. Daarnaast is het mogelijk dat in de binnenstad, inclusief het Eemplein, twee evenementendagen per jaar plaatsvinden met een maximale geluidshinder tot 90 dB(A). Eveneens behoudens op de locaties Appelmarkt en Groenmarkt. De aanvaardbaarheid van geluid is van een aantal factoren afhankelijk. Naast het geluidsniveau en de tijdsduur is de frequentie waarmee men wordt geconfronteerd met geluidshinder een factor. In verband hiermee willen we vastleggen dat het om de week op een locatie stil moet zijn. Dit om te voorkomen dat omwonenden in een (te) korte periode (te) vaak worden geconfronteerd met evenementen. We noemen dit een SAW, Silent Action Week. Dat wil zeggen dat in die week alleen activiteiten met een geluidsbelasting in categorie 1 (max. 70 dB(A) ) mogen plaatsvinden. Een Silent Action Week geldt voor de gehele binnenstad of voor de dekzandrug in park Schothorst, maar niet per se tegelijkertijd voor beide locaties.

LOCATIE

Toegestaan geluidsniveau Categorie 1

Categorie 2

max 70 dB(A)

max 85dB(A) / 82dB(A)

Hof

∞

17

Eemplein

∞

15

Lieve Vrouwekerkhof

∞

16

Groenmarkt

∞

15 82 dB(A)

Varkensmarkt

∞

4

Stadhuisplein

∞

4

Appelmarkt

∞

3 82 dB(A)

Koppelmarkt

∞

3

Koestraat

∞

2

Achter de Arnhemse Poortwal

∞

2

Jorisplein

∞

0

Overig Binnenstad

∞

2 83 + 2 x 90dB(A)

Totaal Binnenstad

41

Geluidbeleid evenementen dekzandrug park Schothorst Het terrein in Schothorst en zijn omgeving wijkt dermate sterk af van die van het stadscentrum dat het niet goed mogelijk is dezelfde systematiek te hanteren om te bepalen hoeveel evenementendagen met een hoog geluidsniveau kunnen worden toegestaan. Enerzijds is de locatie door haar omvang en centrale ligging zeer geschikt voor evenementen. Anderzijds wordt het park omringd door rustige woonwijken, waar geluidhinder minder vanzelfsprekend en acceptabel is dan in het stadscentrum. Op basis van een belangenafweging komen we tot de volgende maximale aantallen evenementen en evenementendagen per jaar voor deze locatie: Er kunnen maximaal vijf evenementen per jaar worden georganiseerd, waarvan vier met versterkte muziek en/of een omroepinstallatie en één sportief evenement zonder versterkte muziek en/of een omroepinstallatie. De vier evenementen met versterkte muziek en/of omroepinstallatie duren gezamenlijk in totaal maximaal tien dagen (excl. op-/afbouw). Daarbij is een geluidniveau tot 70dB(A) toegestaan15. Het sportieve evenement duurt maximaal één week. Voor de evenementen geldt op zondag een eindtijd van 19.00 uur. Op vrijdagen en zaterdagen wordt een eindtijd van 23.00 uur gehanteerd, met een ontheffingsmogelijkheid tot 24.00 uur. Op de overige dagen geldt een eindtijd van 20.00 uur, met een ontheffingsmogelijkheid tot 22.00 uur. Een uitzondering op de eindtijden wordt gemaakt voor het Dorpsfeest Hoogland. Dit evenement wordt al jaren met een grote betrokkenheid van veel omwonenden op deze locatie georganiseerd. De afspraken die tot op heden met deze organisatie zijn gemaakt willen we handhaven. Dat betekent dat het Dorpsfeest op één donderdag kan programmeren tot 23.00 uur en op de aansluitende vrijdag en zaterdag tot 0.30 uur. Ook voor de Dekzandrug geldt de zogenaamde de Silent Action Week. Op deze locatie betekent dat echter dat gedurende die periode evenementen/activiteiten die gebruik maken van versterkte muziek en/of een omroepinstallatie niet zijn toegestaan. Anno 2014 vinden op de dekzandrug de volgende evenementen met versterkte muziek en/of een omroepinstallatie plaats: Eemruiters Pinksterconcours (2 dagen), Eemruiters regiokampioenschappen (2 dagen), en het Dorpsfeest Hoogland (4 dagen). Normen voor laagfrequente geluiden In 2011 zijn in Amersfoort bij evenementen voor het eerst dB(C)-geluidnormen toegepast als aanvulling op de al langer bestaande dB(A)-normen. Deze extra normen maken het mogelijk om dreunende bastonen te beheersen. Dit is zinvol omdat die vaak aanleiding geven tot aanzienlijke hinder en de dB(A)-norm niet altijd voldoende bescherming biedt. Uit de ervaringen van de afgelopen jaren blijkt dat de dB(C) normen grotendeels voldoen aan de verwachtingen en dat er geen grote problemen zijn opgetreden bij toezicht en handhaving. Wel heeft een aantal evenementen van de categorie DJ/Dance in de praktijk moeite om te voldoen aan de normen, soms zelfs na een waarschuwing van de toezichthouder. Dit was aanleiding om een verruiming van de dB(C)-normen voor dit specifieke type evenement te overwegen. Met een automatische verruiming kan de bescherming van omwonenden echter tekort worden gedaan. In de definitief te hanteren dB(C)-normen is daarom gekozen voor een hoog beschermingsniveau als uitgangspunt. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de te hanteren dB(C)-normen per locatie en soort evenement. Door de verschillen in ‘weging’ van beide eenheden ligt voor muziek de dB(C)-waarde getalsmatig hoger dan de bijbehorende dB(A) waarde. De dB(C) norm wordt aangegeven als een aantal extra decibellen (‘+10’) boven op de norm in dB(A).

15

Dat is het geluidniveau dat tot op heden voor het Dorpsfeest Hoogland is gehanteerd.

42

Tabel 1 : Overzicht dB(C)- normen voor evenementen in Amersfoort Categorie evenement

Afstand meetpunt tot podium in meters

1

alle

alle

+10

2

minder dan 100

live

+13

DJ*

+15 (+18)

live

+15

DJ*

+17 (+20)

meer dan 100

Soort muziek

Maximale norm voor dB(C) ten opzichte van de norm voor dB(A)

*

De ruimere geluidsnormen onder ‘DJ’ gelden alleen voor dance-evenementen of daaraan gelijk te stellen evenementen. Aan evenementen die dit niet nodig hebben zal de extra geluidsruimte niet worden vergund.

Het uitgangspunt voor DJ/dance-evenementen is een dB(C)-norm gelijk aan de dB(A) + 15 voor een meetpunt op minder dan 100 meter afstand, respectievelijk dB(A) + 17 voor een meetpunt op meer dan 100 meter afstand. Als kan worden aangenomen dat dit voor een bepaald evenement in de categorie DJ/dance redelijkerwijs niet haalbaar is, dan kan om die reden een vergunning worden onthouden. Als alternatief kan, na afweging van de mogelijkheden om de geluidhinder te beperken, voor dat specifieke evenement een iets hogere dB(C)-norm worden vastgesteld. Een verruiming met maximaal 3 dB(C) tot de dB(A)-norm + 18, respectievelijk dB(A)-norm + 20, geldt daarbij als de uiterst vergunbare waarde. In alle gevallen geldt dat er niet meer geluidruimte zal worden vergund dan naar het oordeel van het college van burgemeester en wethouders nodig is om het evenement tot zijn recht te laten komen. Normen voor overige locaties Ten aanzien van locaties waarvoor geen specifieke geluidnormen zijn benoemd geldt voor evenementen een maximale geluidnorm van 70dB(A) op de gevel van het dichtst bijzijnde woonhuis. Uitzondering bijzondere gevallen De burgemeester is bevoegd om in bijzondere gevallen af te wijken van de regels in deze bijlage voor zover deze betrekking hebben op de evenementenvergunning. Het kan bijvoorbeeld gaan om het bepalen van een andere eindtijd of het inbreken op de gestelde limiet voor een locatie. In bijzondere gevallen is het college bevoegd om af te wijken van de regels genoemd in deze bijlage voor zover deze betrekking hebben op de ontheffing voor het verbod op geluidhinder. Actief beleid voor handhaving en klachtafhandeling Ten aanzien van de gestelde normen wordt een actief handhavingsbeleid gevoerd. Handhaving bij evenementen vereist een duidelijk kader en een duidelijke taakverdeling. Hiervoor is een Handhavingsstappenplan opgesteld, terug te vinden op www. Amersfoort.nl. Metingen in combinatie met de verzamelde bezwaren en klachten vormen de basis voor een evaluatie van het beleid en eventuele aanpassingen ten aanzien van hetzij de normen, sluitingstijden of aantallen evenementen per locatie.

43