Evenementenbeleid Velsen
Evenementenbeleid in Velsen
Voorwoord Velsen is trots op haar evenementen. Graag verwelkomen we er meer. Met het voorliggende evenementenbeleid willen we het belang van evenementen voor Velsen benadrukken en aangeven welke ambities en doelstellingen we nastreven. Tevens willen we duidelijk aangeven binnen welke kaders dat mogelijk is. Het initiatief voor evenementen ligt bij de particuliere evenementenorganisaties. Onze ambitie is Velsen en IJmuiden aan Zee beter op de kaart te zetten. Met het profiel van een veelzijdige gemeente met een ruim breed strand gecombineerd met de havens, sluizen en pieren waar het hele jaar door wat te doen is. Evenementen die bijdrage aan deze profilering en aan seizoensverlenging willen wij stimuleren.
1
Evenementen in Velsen Een beleidsnotitie
Inhoudsopgave
Pag.
I
3
Inleiding
Deel 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7
Waarom willen we evenementen in Velsen Ontwikkelingen evenementen in Velsen Landelijke ontwikkelingen en trends evenementen Welke doelen willen we bereiken Profilering gemeente Velsen Welke elementen kunnen o.a. een bijdrage leveren om onze doelen te bereiken Uitwerking/ vervolg
Deel 2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5
Een uitnodigend evenementenbeleid
Een duidelijk evenementenbeleid
Overige toetsingscriteria Kosten en leges Organisatie Controle en handhaving Aanbevelingen
4 4 4 5 5 5 6 7 8 8/9 10 12 13 13
2
1. Inleiding Met het ruime en brede strand heeft de gemeente Velsen veel mogelijkheden voor evenementen die de promotie van Velsen ten goede kunnen komen. De lijst van evenementen in Velsen is verrassend lang en wordt zoal gesierd met de Home and Garden Fair (35.000 bezoekers), Dance Valley (40.000 bezoekers) en de Hiswa te Water (35.000 bezoekers). Allen hebben een landelijke aantrekkingskracht. Daarnaast vindt een groot aantal evenementen plaats die ook voor de eigen inwoners aantrekkelijk zijn. In dit verband noemen we het Havenfestival (25.000 bezoekers). Evenementen worden gezien als een belangrijk middel om het toerisme te bevorderen in Velsen. Evenementen kunnen een impuls geven aan de economie en zetten de gemeente Velsen/IJmuiden aan Zee op de kaart. Evenementen dragen ook bij aan de gemeenschapszin en levendigheid van de gemeente. Hoewel de toegenomen economische betekenis en toeristische waarde van evenementen van belang zijn voor een gemeente moet ook voor overlast worden opgepast. Het gaat hierbij om het vinden van een goede balans in die zin dat met zoveel mogelijk belangen rekening wordt gehouden. In de Economische Agenda 2007-2010 staat als één van de speerpunten opgenomen. “Het opstellen van een duidelijk en uitnodigend evenementenbeleid waarin ruimte is voor evenementen die passen bij het gewenste recreatieve en toeristische profiel en dat recht doet aan de aard van het evenement. Het college wil zich vooral inzetten voor evenementen in het kader van strand, wind en watersport. Hierbij horen ook een passende facilitering en een passende wijze van het heffen van leges.” In deze beleidsnota wordt uitwerking gegeven aan het opstellen van een duidelijk en uitnodigend evenementenbeleid. Er wordt daarbij een onderscheid gemaakt in twee aspecten: Deel 1: Een uitnodigend evenementenbeleid. Dit deel maakt duidelijk hoe wij willen komen tot een gastvrije gemeente waar evenementen mogelijk zijn. Welke evenementen wij in Velsen willen stimuleren en extra faciliteren, welke doelen worden nagestreefd en welke ambities er zijn. Dit beleid overstijgt de gemeentelijke kerntaak van handhaving van de openbare orde en veiligheid. Deel 2: Een duidelijk evenementenbeleid. In dit deel wordt omschreven binnen welke kaders het mogelijk is een evenement te houden in Velsen. De voorwaarden waaronder evenementen kunnen en mogen plaats vinden moeten helder zijn voor organisatoren, bewoners en handhavers. Een evenementenbeleid is nooit statisch en hoort voortdurend in ontwikkeling te zijn. Daarom is deze nota een eerste aanzet. Afhankelijk van de (toekomstige) dynamiek ter plaatse en in onze gemeente zal er ruimte moeten zijn om bijstellingen in het beleid te kunnen plegen. In elk geval is de inhoud van deze nota onze ambitie van nu.
3
Deel 1
Een uitnodigend evenementenbeleid
1.1 Waarom willen we evenementen in Velsen? Wij bieden graag ruimte aan evenementen omdat zij: 1. Een sociaal maatschappelijke waarde hebben, het culturele leven in de gemeente ondersteunen en het leefklimaat kunnen versterken. Evenementen dragen bij aan de sfeer en levendigheid van de gemeente en kunnen ook bijdragen aan de saamhorigheid. Zij kunnen een extra reden zijn voor bewoners om elkaar te ontmoeten en/of samen te werken. Dit kan de cohesie binnen de lokale samenleving bevorderen en een gevoel van voldoening en zelfs trots geven. 2. Het toerisme in Velsen kunnen bevorderen. De bezoekers aan evenementen maken kennis met de gemeente waardoor een nieuw bezoek gestimuleerd wordt. Evenementen worden ook gezien als middel om de bekendheid van de gemeente/ IJmuiden aan Zee te vergroten en het imago te verbeteren (promotioneel belang). 3. Een economische spin-off effect kunnen hebben voor de detailhandel en horeca. Gemiddeld wordt er bij een evenement 14 euro uitgegeven. Daarnaast hebben evenementen ook nog een economische spin-off doordat landelijk gezien 70% van de bezoekers ongeveer 35 euro uitgeven in de stad van het evenement. Daarnaast zijn er verschillende indirecte bestedingseffecten via de toeleveranciers, schoonmaakbedrijven, bewaking e.d. 4. Mogelijkheden bieden voor het verlengen van het zomerseizoen.
1.2 Ontwikkelingen evenementen in Velsen In de gemeente Velsen vinden veel verschillende evenementen plaats. In 2007 vinden ongeveer 100 evenementen plaats. Dit betreft zowel grote evenementen, zoals DanceValley en de Hiswa, met een landelijke uitstraling evenals een braderie of rommelmarkt met een lokale uitstraling. De grotere evenementen vinden vooral plaats in IJmuiden aan Zee en in het recreatiegebied Spaarnwoude. Evenementen dragen bij aan de verlevendiging van de gemeente, aan de andere kant kunnen ze soms echter ook voor overlast zorgen, zoals geluidsoverlast of verkeersdrukte. Als gevolg van het tarievenbeleid van 2005 (verhoging leges en kosten gebruiksvergunning) is het minder aantrekkelijk geworden om evenementen te organiseren in Velsen. Hierdoor is een aantal evenementen afgevallen en is de keuze voor Velsen bij nieuwe evenementen nadelig door de hogere kosten vergeleken met andere kustgemeenten. Voor een aantal evenementen die vanuit toeristisch, promotioneel en/of cultureel oogpunt interessant zijn, wordt een subsidie of sponsorbijdrage geleverd (vanuit budget toerisme, of communicatie, of welzijn, deels ook als tegemoetkoming aan de hogere legeskosten (vestzak broekzak). In de regionale evenementenkalender Kennemerland wordt de beschikbare capaciteit voor de aangemelde evenementen van de hulpdiensten in de regio afgestemd. Vooral evenementen die niet op tijd zijn aangemeld
4
voor de regionale evenementenkalender zijn achteraf nog lastig in te plannen. Het gaat hierbij soms vanuit promotioneel oogpunt om erg interessante evenementen. De gemeente heeft alleen een faciliterende en dienstverlenende rol. Op dit moment is de houding vooral reactief: we wachten welke evenementen zich aandienen en bekijken dan vervolgens in regionaal verband welke evenementen doorgang kunnen vinden. Tot op heden was er geen evenementenbeleid opgesteld voor Velsen. 1.3 Landelijke ontwikkelingen en trends evenementen Door ontwikkelingen van maatschappelijke aard, zoals sterke toename van het belang van vrije tijd, mobiliteit en een toegenomen welvaart is het aantal bezoeken aan evenementen toegenomen. Mensen willen in toenemende mate worden vermaakt tijdens weekenden en vakanties, waarbij ze bereid zijn veel geld uit te geven. De evenementen sector speelt hier goed op in. Opvallend is het hoge gemiddelde bedrag dat wordt uitgegeven tijdens evenementenbezoek, 14 euro vergeleken met 11 euro bij een dagtrip. Het totale dagtoerisme is in financieel opzicht ongeveer zes keer zo groot als het verblijfstoerisme. De auto is het belangrijkste vervoermiddel bij een bezoek aan een evenement. Bezoekers aan een evenement zijn ook bereid een lange afstand af te leggen voor een evenement, de meeste evenementen die worden bezocht liggen buiten een straal van 30 kilometer. Ontwikkelingen bij gemeenten Evenementen worden steeds meer benut voor de profilering van de stad. Vaak wordt ingezet om grote evenementen met een landelijke uitstraling binnen te halen omdat gemeenten hier een grotere economische spin off van verwachten. Middelen die worden ingezet om evenementen te stimuleren lopen uiteen van forse subsidies, het kwijtschelden van leges tot het praktisch faciliteren van evenementen. De legeskosten voor evenementen zijn niet kostendekkend omdat de meeste gemeenten het van belang vinden dat er evenementen blijven bestaan in de gemeente. Aan de andere kant worden de eisen die gesteld worden op het gebied van leefbaarheid en veiligheid strenger. 1.4 Welke doelen willen we bereiken? Economische Spin off van evenementen vergroten: o.a. door meer afspraken te maken met de evenementenorganisator en te communiceren wat er nog meer te doen is in Velsen. Velsen/ IJmuiden aan Zee beter op de kaart zetten met behulp van evenementen: o.a. door de promotionele mogelijkheden beter te benutten en evenementen die hier aan bij kunnen dragen te stimuleren. De profilering van Velsen/ IJmuiden aan Zee versterken (beter bekend maken bij bezoekers en inwoners) met behulp van evenementen. Het zomerseizoen verlengen door evenementen buiten het seizoen te stimuleren. 1.5 Profilering gemeente Velsen Velsen is veelzijdig met haar strand, zee, haven en visserij, Noordzeekanaal en sluizencomplex, de pieren, natuur, parken met landgoederen, historisch erfgoed
5
en de industrie (Corus by Night). Voor een profilering van de gemeente moet er echter een keuze worden gemaakt. Voor deze keuze is een aantal criteria van belang: de mate waarin het kenmerk (of de combinatie van kenmerken) van de gemeente echt onderscheidend is ten opzichte van andere gemeenten in de regio. de mate waarin de profilering past bij bestaand beleid. de mate waarin de profilering past bij het beeld van de inwoners van de gemeente. Voor het evenementenbeleid wordt de volgende profilering van Velsen voorgestaan: De gemeente Velsen/ IJmuiden (aan Zee) wil zich verder profileren als een gemeente met breed strand, de vele havens (jachthavens en havengebied IJmuiden) en visserij (Noordzeekanaal, sluizencomplex en pieren) en wind en watersport. Water is als het ware het verbindende element voor de profilering. 1.6 Welke elementen kunnen o.a. een bijdrage leveren om deze doelen te bereiken? De evenementen benutten voor de positionering van de toeristische kernkwaliteiten van Velsen/ IJmuiden aan Zee. We willen Velsen met haar toeristische product onderscheiden van concurrerende badplaatsen en dus ook met haar evenementen. Door in te zetten op passende evenementen kan deze ambitie worden waargemaakt. Bestaande evenementen die in het profiel passen, kunnen worden uitgebouwd en organisatoren kunnen worden verleid om concepten te ontwikkelen die aansluiten op de identiteit en het gewenste imago van Velsen (strand en zee, havens en visserij, (extreme) wind en watersport). Bundeling van evenementen bevorderen: Kleine(re) evenementen vormen vaak de ‘humuslaag’ voor evenementen die uitgroeien tot grootschalige succesnummers. Bovendien spreken kleinere evenementen vaak nichemarkten en -doelgroepen aan. Een mix van grote en kleine evenementen is dus wenselijk, maar het aanbod kan wel worden versterkt door kleinere evenementen tegelijkertijd te laten plaatsvinden zodat kruisbestuiving ontstaat, zeker als het verschillende typen evenementen zijn binnen een bepaalde bandbreedte. Daarnaast kunnen kleinere evenementen die aansluiten op grotere evenementen de bezoeksduur verlengen en daarmee de bestedingen in de gemeente. Vaak is dat effectiever dan de versnippering die in veel gemeenten zichtbaar is. Inspelen op de trend van beleving door thematisering te bevorderen; de beleveniseconomie is een feit en consumenten willen meer en meer authentieke vermaaksimpulsen. Thematisering is hiervoor bij evenementen een ideaal hulpmiddel. Meerdere disciplines worden in een evenement bijeengebracht en zorgen voor een totaalbelevenis. Hiermee worden verschillende doelgroepen aangesproken en kan het evenement verspreid over verschillende locaties plaatsvinden. Het Havenfestival zou hier een goed evenement voor kunnen zijn, in 2008 wordt het festival naar verwachting al uitgebreid met het thema “vis”. In 2008 is het landelijke thema “Hidden Holland”, evenementen zouden hier op aan kunnen sluiten.
6
Een centraal evenementenfonds instellen: Voor een goede uitvoering van het in te zetten beleid is één centraal budget voor evenementen noodzakelijk. Bovendien zal dit budget voor meerdere jaren moeten worden vastgesteld. Door middelen te reserveren zijn diverse voordelen te behalen: er kan een meerjarenplanning worden gemaakt, waardoor ook weloverwogen acquisitie en beleid kan worden uitgevoerd. De effectiviteit van dergelijke investeringen wordt daarmee veel hoger dan tot nu toe. Nu zijn de subsidiemogelijkheden nog verdeeld over drie afdelingen. Lokale afstemming verbeteren: Het organiserend vermogen van de gemeente heeft bij de invulling van een uitnodigend evenementenbeleid een onafhankelijk platform nodig waar men elkaar kan ontmoeten en ervaringen uitwisselen. Dit levert synergie, nieuwe ideeën en een gezamenlijke belangenbehartiging op. Daarnaast zal ook de samenwerking tussen evenementenorganisatoren enerzijds en met name retail- en horecaondernemers anderzijds moeten worden versterkt. Dat levert een grotere economische spin-off én betrokkenheid op, al was het maar door de beperking van overlast. Ondernemers kunnen daarnaast op deze manier ook beter met eigen acties inspelen op de evenementen. Er zijn verschillende platforms met ondernemers in Velsen, echter (nog) geen onafhankelijk platform voor evenementen. Regionale afstemming verbeteren: De gemeente wil zich onderscheiden van concurrerende gemeenten in de regio, maar dat neemt niet weg dat het evenementenbeleid wel moet passen binnen regionale kaders. Dat betekent niet alleen rekening houden met de evenementenkalenders van andere gemeenten maar ook dat de positionering van de evenementen aansluit bij de regionale toeristische profilering. Bovendien is inhoudelijke afstemming ook nodig om ongewenste concurrentie (“kannibalisme”) te vermijden en zijn er mogelijkheden tot coproducties en (al dan niet tijdelijke) samenwerking. Zo zou Velsen bijvoorbeeld kunnen onderzoeken of Velsen in samenwerking met de regio of wellicht in een andere combinatie zich kandidaat zou kunnen stellen voor het binnenhalen van een beeldbepalend nationaal evenement.
1.7 Uitwerking/ vervolg De gemeente Velsen heeft een bescheiden budget voor het bevorderen van het toerisme en de promotie van de gemeente. Het uitgangspunt is dan ook in eerste instantie dat de gemeente de ruimte wil bieden, c.q. voorwaarden wil scheppen voor de evenementenorganisatoren. Hierbij wordt onder meer gedacht aan het verbeteren van de dienstverlening en een aanpassing van de legesverordening voor evenementen. In deel 2 wordt dit aspect verder toegelicht. De mogelijkheden voor evenementen op het strand in Velsen worden verder uitgewerkt in de strandnota waar momenteel aan gewerkt wordt. Vooral de mogelijkheden en kaders voor wind en watersport (evenementen) en evenementen bij de strandpaviljoens worden in de strandnota verder uitgewerkt en toegelicht. Als het voorliggende evenementenbeleid is vastgesteld zal het beleid op uitvoeringsniveau worden uitgewerkt. Er wordt onder meer in aangegeven
7
welke middelen de gemeente concreet in kan zetten om de doelstellingen te behalen.
Deel 2 Een duidelijk evenementenbeleid 2.1
Regelgeving
2.1.1 Verminderen/ aanpassen regelgeving Artikel 2.2.2 van de Algemene Plaatselijke Verordening gemeente Velsen 2001 (APV) bepaalt dat het verboden is om een evenement te houden zonder vergunning van de burgemeester. De burgemeester moet bij de beoordeling van de aanvraag rekening houden met diverse belangen. In lid 2 van dit artikel worden de weigeringsgronden expliciet genoemd. Dit artikel is duidelijk bedoeld om de overlast van evenementen te beperken en de openbare orde en veiligheid te beschermen. Uit oogpunt van klantvriendelijkheid en deregulering is het gewenst om organisatoren van kleinschalige niet-belastende evenementen te vrijwaren van de soms langdurige vergunningsprocedure. Voor deze categorie evenementen, waarbij kan worden gedacht aan straat- of buurt-barbecues/feesten, rommelmarkten en bepaalde sportactiviteiten, is een stelsel van meldingen efficiënter en klantgerichter. Dit behoeft enerzijds een aanpassing van de APV en de Brandbeveiligingsverordening, anderzijds het door de burgemeester op basis van artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) opstellen van een beleidsregel (algemene voorwaarden) waaraan moet worden voldaan. Enkele voorwaarden zijn: maximaal 500 bezoekers en/of deelnemers, het evenement is maatschappelijk van belang, geen belasting op leefomgeving (verkeersdruk, geluidsoverlast, openbare orde en veiligheid). 2.1.2
Weigeringsgronden De gronden om een vergunning te kunnen weigeren zijn opgenomen in artikel 2.2.2, lid 2. Deze gronden zijn: - de openbare orde; - het voorkomen of beperken van overlast; - de verkeersveiligheid of de veiligheid van personen of goederen; - de zedelijkheid of gezondheid. Het voornemen bestaat om de formulering in de APV zodanig aan te passen dat de burgemeester bij de beoordeling van de aanvraag een aantal belangen in acht neemt. Bovengenoemde gronden blijven daar deel van uitmaken, maar er wordt een aantal belangen toegevoegd. Dit zijn o.a. de mate waarin het evenement beslag legt op de ruimte, de tijd en de hulpdiensten; het aantal bezoekers dat wordt verwacht; en waarborgen van de organisatie voor een goed verloop van het evenement c.q. het voorkomen van schade als gevolg hiervan. 8
Ook zal expliciet worden opgenomen dat de burgemeester aan de vergunningverlening voorschriften en beperkingen kan verbinden waaronder het opleggen van een borgsom om de nakoming van de voorschriften af te dwingen. In dat kader zullen er normeringen worden opgesteld ten aanzien van de beveliging van een evenement (veiligheidsplan), de gevolgen voor het verkeer en parkeren (verkeer- en vervoersplan) en de belangen van de hulpdiensten. Deze aanpassing is vooral ingesteld om de grote tot zeer grote evenementen (meer dan 10.000 bezoekers) op een juiste wijze te kunnen faciliteren waarbij de belasting op de leefomgeving zo veel mogelijk wordt beperkt. 2.1.3
Behandeling aanvraag Voor evenementen is de termijn van indienen aanvraag thans drie weken voor aanvang evenement met de mogelijkheid deze termijn voor bepaalde vergunningen tot acht weken te verlengen. Voor alle evenementen geldt een meldingsplicht om het evenement voor half oktober van ieder jaar aan te melden. Dit laatste om via een lokale/ regionale kalender tot een evenwichtige spreiding van de evenementen over het seizoen te kunnen komen en de beschikbaarheid van de hulpdiensten te kunnen vastleggen We stellen twee aanpassingen voor: De termijnen die thans in de APV worden gesteld voor het aanvragen en beslissen op aanvragen zijn bij grotere evenementen ontoereikend. Het voornemen is deze termijn voor grotere evenementen op zes maanden te stellen en voor de overige evenementen op acht weken. Bij zich onverwachts aandienende evenementen met promotioneel belang kan de aanmeldingsplicht voor oktober van ieder jaar leiden tot spanningen tussen de gemeente en de regio. In dit kader zou de gemeente, los van de in regionaal verband gemaakte afspraken, een zekere vrije ruimte moeten hebben om op ad hoc basis op incidenteel voorkomende evenementen te kunnen inspelen. Om bovengenoemde punten te kunnen realiseren willen wij komen tot één vergunning, waarin meerdere andere vergunning- of ontheffingsplichtige aspecten worden meegenomen. Hiertoe zal de organisatie zodanig worden aangepast dat wordt gewerkt met één loket voor het indienen van de betreffende aanvra(a)g(en). Binnen de organisatie zal ook een accountmanager worden aangewezen om de organisatie van grotere evenementen in die zin te faciliteren dat deze vooraf met de organisatie heldere afspraken maakt over omvang en ondersteuning vanuit de gemeente, tijdens het evenement aanspreekbaar is en na afloop met de organisatie het evenement evalueert.
9
2.2
Kosten en leges
Evenementen zijn divers naar aard en omvang. Dit geldt ook voor de hoeveelheid werk die nodig is voor de behandeling van de vergunningaanvraag. De voorbereiding van de vergunningverlening voor een Dance Valley Festival vergt uiteraard veel meer tijd dan die van een beach volleybal tournooi. Daarom worden al enige jaren gedifferentieerde tarieven gehanteerd, waarbij onderscheid wordt gemaakt naar het aantal bezoekers van of deelnemers aan het evenement. Deze tarieven zijn in 2005 in het kader van de financiële positie van de gemeente flink verhoogd. Voor de berekening van de leges voor de gebruiksvergunning wordt sinds 2005 bovendien het criterium van het aantal in gebruik te nemen m2 voor het evenement gehanteerd, hetgeen tot aanzienlijke bedragen kan leiden. Dit lijkt voor de organisatoren van evenementen het grootste obstakel te zijn en is voor hen sinds 2005 aanleiding geweest om hun heil elders te zoeken. Het aantal evenementen in Velsen is sindsdien teruggelopen. In dit kader is de vraag relevant of deze ontwikkeling wenselijk is en of hier sprake is van een controverse met de promotionele ambitie. In 2004 is een onderzoek geweest op grond van artikel 213a Gemeentewet naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van legesberekening en heffing, waarbij meer specifiek de evenementenvergunning voorwerp van onderzoek was. Uit een vergelijking van de kosten van vergunningen en de baten uit leges kwam toen een negatief saldo voort. Toen bleek ook dat Velsen wat haar leges betreft al aanmerkelijk hoger lag dan andere gemeenten. Derhalve kon in vergelijkend perspectief niet de conclusie worden getrokken dat het proces van vergunningverlening ondoelmatig verliep. Ook het aantal uren dat wordt gespendeerd door de diverse afdelingen aan het adequaat behandelen van aanvragen werd als niet bovengemiddeld aangemerkt. Inmiddels zijn zoals gezegd in 2005 de legestarieven aanzienlijk verhoogd vanwege de financiële situatie van de gemeente zonder dat acht is geslagen op de concurrentiepositie ter zake van evenementen ten opzichte van andere gemeenten. In zijn vergadering van 15 december 2005 heeft de raad met algemene stemmen een motie aangenomen over de toepassing van de hardheidsclausule ten aanzien van de legesverordening op het onderdeel evenementen, met name waar het gaat om gratis toegankelijke evenementen, die van groot maatschappelijk belang zijn, niet commercieel van aard en gericht op de inwoners van Velsen. In zijn algemeenheid kan worden gesteld dat toepassing van de hardheidsclausule niet aan de orde is, omdat deze is bedoeld voor onvoorziene omstandigheden. Daarvan kan in casu niet worden gesproken. Met de aanpassing van de APV door het invoeren van een meldingsplicht of door voor sommige evenementen het vergunningvereiste te laten vallen, als aan een aantal voorwaarden wordt voldaan, kan slechts zeer ten dele aan de motie van de raad worden tegemoet gekomen.
10
Er blijft een grote categorie evenementen vergunningplichtig, waaronder ook de door de raad bedoelde evenementen. De legesverordening en het systeem van de belastingwetgeving staan toe dat er wordt gedifferentieerd naar categorieën van evenementen zoals door de raad gewenst. Wij zijn hierin onlangs door de VNG bevestigd. Ter zake van de door de raad bedoelde evenementen zal in de legesverordening van 2008 een vrijstellingsbepaling worden opgenomen die als volgt kan luiden: Artikel 5 Vrijstellingen Leges worden niet geheven voor: 6. het in behandeling nemen van een aanvraag tot het verkrijgen van een evenementenvergunning als bedoeld in artikel 2.2.2 van de APV en/of een gebruiksvergunning als bedoeld in artikel 2.1.1 van de Brandbeveiligingsverordening, indien de vergunning wordt aangevraagd ten behoeve van nietcommerciële, van groot maatschappelijk belang zijnde activiteiten, gericht op de inwoners van Velsen, die gratis toegankelijk zijn. Om zowel aan de Economische Agenda (speerpunt uitnodigend evenementenbeleid) als aan de motie van de Raad tegemoet te komen stellen wij het volgende voor: 1. Vaststellen basisprincipes We stellen voor om een differentiatie aan te brengen in de tarieven en aard en grootte van het evenement een rol te laten spelen. We denken daarbij aan de volgende basisprincipes/ criteria voor het heffen van de leges: De kosten worden hoger naar mate het aantal bezoekers toeneemt; De grote evenementen die entreegeld heffen betalen meer omdat zij de kosten kunnen terugverdienen in de kaartverkoop. 2. Als extra criterium voor de legeskosten van de evenementenvergunning, “het al dan niet heffen van entreegeld”, toe te voegen. Voor grote evenementen waarvoor betaald moet worden zijn de kosten dan hoger. De differentiatie naar aantal bezoekers blijft daarnaast ook van kracht. Op deze wijze wordt duidelijk dat differentiatie in eerste instantie plaatsvindt bij de legeskosten voor de evenementenvergunning. De meeste onderzochte gemeenten hanteren dit principe ook. 3. Voor de gebruiksvergunning stellen wij voor de kosten in overeenstemming te brengen met de gemiddelde kosten in de omliggende gemeenten. Daarmee wordt de berekening naar m2 oppervlakte losgelaten. Ook gezien de regionalisering van de brandweer (in Zuid Kennemerland verband) is het wenselijk om een gemiddelde prijs voor de gebruiksvergunning in te voeren. Het zou op evenementenorganisatoren ook vreemd over kunnen komen als de gebruiksvergunning voor een evenement op het strand in Zandvoort stukken goedkoper is dan een gebruiksvergunning van de zelfde brandweer op het strand van IJmuiden aan Zee.
11
4. Invoeren meldingslicht of niet benodigd zijn van vergunning voor kleine niet belastende evenementen Met deze aanpassing van de APV voor bepaalde niet-belastende evenementen (zoals een straatbarbecue of straatfeest)), als aan een aantal algemene voorwaarden wordt voldaan, kan slechts ten dele aan de motie van de raad tegemoet worden gekomen. 5. Invoeren van een vrijstellingsbepaling in de legesverordening voor die evenementen die niet-commercieel zijn, van groot maatschappelijk belang, gericht op de inwoners van Velsen en gratis toegankelijk.
2.3
Organisatie
De groeiende betekenis en sterke toename van het aantal georganiseerde evenementen is in 1995 aanleiding geweest een ambtelijke evenementencommissie in te stellen. Voornaamste taak van deze commissie was/ is de bevordering van de onderlinge communicatie en daarmede afstemming tussen alle betrokkenen bij de voorbereiding/ advisering inzake de vergunningverlening en de zorg voor het vervolgtraject in de zin van controle en handhaving. Sinds 1999 kende onze organisatie op dit onderdeel een zogenaamde frontoffice in de publiekshal binnen de toenmalige afdeling Burgerzaken, die verantwoordelijk was voor de vergunningverlening. Beleidsontwikkeling en juridische ondersteuning in de backoffice vielen echter binnen de toenmalige afdeling Algemene Zaken en Communicatie. Deze constructie sloot niet aan bij de organisatiefilosofie om beleid en uitvoering in één afdeling te concentreren. Gelet op het bovengestelde en het feit dat openbare orde en veiligheid ook binnen de toenmalige afdeling AZC viel, is het logisch dat ook de verantwoordelijkheid voor uitvoering van de vergunningverlening onder de nieuwe afdeling Algemene en Burgerzaken (AB) is gebracht in één-loket. De aanwijzing van een evenementencoördinator binnen de gemeente is een volgende stap ter professionalisering van dit traject. Deze functionaris is voorzitter van de ambtelijke evenementencommissie, welke commissie als een afstemmingsoverleg/ adviesgroep aan de burgemeester fungeert in het kader van de voorbereiding van vergunningverlening. Voor de grotere evenementen wordt een accountmanager aangewezen om het traject van vergunningaanvraag tot vergunningverlening te begeleiden. Er is dus één loket voor het aanvragen van een evenementenvergunning bij de afdeling Algemene en Burgerzaken. In sommige situaties zal ook een gebruiksvergunning van de brandweer nodig zijn; de aanvraag hiervoor kan ook bij dit loket worden ingediend. Voots kan de kennisgeving van een incidentele activiteit ex artikel 4.1.3 APV hier worden ingediend; de afhandeling blijft bij de Milieudienst. Ten slotte bestaat er een Platform IJmuiden aan Zee, waarin gemeente, politie en belanghebbenden samenkomen. Het platform bespreekt o.a. de evenementen
12
die op en nabij het strand plaats vinden en wordt voorgezeten door de portefeuillehouder toerisme. Doel is met name een goede communicatie en samenwerking met de strandondernemers te bewerkstelligen.
2.4
Controle en handhaving
Onmisbaar sluitstuk van het evenementenbeleid is handhaving. Om een evenement ook voor de omgeving prettig te laten verlopen is vooral de handhaving van de aan de vergunning verbonden voorwaarden en voorschriften ter zake van eindtijden, geluidsnormen en openbare orde en veiligheid van belang. Hiervoor is de medewerking van alle betrokkenen nodig. Op de eigen verantwoordelijkheid van de organisator wordt nadrukkelijk een beroep gedaan. Waar mogelijk zal vóór aanvang van een evenement een pro-actieve controle door de verschillende betrokken disciplines gezamenlijk worden uitgevoerd. Alsdan kan namelijk nog corrigerend worden opgetreden. Na een evenement zal - afhankelijk van de omvang - steeds een evaluatie plaatshebben. Iedere discipline blijft zo mogelijk verantwoordelijk voor de controle op de naleving van de door haar aanbevolen en door de burgemeester overgenomen vergunningvoorwaarden. Op incourante uren wordt een en ander geregeld via een piketregeling. De bedoeling is dat de handhaving op dit gebied wordt meegenomen in een algemeen handhavingsbeleid voor de hele gemeente en voor de diverse beleidsterreinen, op grond waarvan een jaarlijks of meerjarig handhavingsprogramma wordt opgesteld. Hierin worden de handhavingsdoeleinden- en inspanningen vastgelegd voor een of meer jaren. De kern van de handhaving moet zijn dat controles in aantal zullen toenemen en dat de gemeente sneller zal sanctioneren.
2.5
Aanbevelingen
Op grond van het vorenstaande stellen wij uw raad voor: 1)
het voorliggende evenementenbeleid vast te stellen;
2)
in te stemmen met de voorgenomen aanpassing van afdeling 2 van hoofdstuk 2 van de Algemene Plaatselijke Verordening gemeente Velsen 2001 en van de Brandbeveiligingsverordening;
3)
in te stemmen met de aanpassing van de leges van evenementenvergunning en gebruiksvergunning evenementen via de legesverordening voor 2008;
4)
toezicht op de naleving en handhaving van de voorwaarden van de
13
vergunning(en) mee te nemen in het op te stellen algemene handhavingsbeleid c.q. jaarlijks/ meerjarig handhavingsprogramma.
13 december 2007 Burgemeester en wethouders van Velsen, De secretaris, De burgemeester, .
14
