Nota Evenementenbeleid
100 km lopen voor het goede doel Oxfam Novib Trailwalker op 25 & 26 juni 2011 gemeente Ede www.trailwalker.nl
2 Nota evenementenbeleid
3 Nota evenementenbeleid
Nota Evenementenbeleid gemeente Ede
Gemeente Ede Citymarketing, Veiligheid & Recht, Publiekszaken, Kunst en cultuur, Sport, Ruimtelijk en economisch beleid, Communicatie mei 2011
4 Nota evenementenbeleid
5 Nota evenementenbeleid
Samenvatting
6 Nota evenementenbeleid
7 Nota evenementenbeleid
De gemeente Ede vindt evenementen belangrijk en streeft naar een gedegen en integraal evenementenbeleid. De gemeenteraad heeft dit in 2008 bij motie uitgesproken. In 2009 is dit nogmaals vastgesteld in het Strategisch Marketingplan voor Ede.
Definitie We definiëren ‘evenement’ als een openbaar toegankelijke vertoning of gebeurtenis van tijdelijke aard die is georganiseerd met een sociaal, educatief, cultureel, sportief, recreatief of zakelijk karakter. Het is gericht op een of meer doelgroepen en bedoeld om bij deze doelgroep(en) communicatiedoelstellingen voor de organisatoren te realiseren.
Hoe maken we een keuze uit het evenementenaanbod? We willen sturen op spreiding van evenementen in tijd, om het gehele jaar door een goed aanbod te hebben van evenementen en seizoensverbreding te realiseren. Daarnaast willen we sturen op kwaliteit. “Niet het vele is goed, maar het goede is veel”. Belangrijkste doelgroepen van evenementen zijn: – Gezinnen met kinderen – Actieve 50-plussers, gepensioneerden (de “zilveren golf”) – Kenniswerkers FoodValley: van student (CHE, WUR) tot professional en FoodValley gerelateerde bedrijven We streven naar professionalisering van evenementen. Daartoe onderscheiden we evenementen in categorieën, werken we met een toolkit met ondersteuningsmogelijkheden en melden we een evenement automatisch aan voor de lokale en regionale evenementenkalender van het Veluws Bureau voor Toerisme. Door een integrale aanpak maken we efficiënter gebruik van evenementen als beleidsinstrument en sturen op synergetische voordelen: een sportevenement kan bijvoorbeeld ook belangrijk zijn voor toerisme, doelgroepen van de Veluwse Poort of de Kenniscampus. Bovendien kunnen evenementen bewust worden ingezet om een bijdrage te leveren aan het gewenste imago van Ede.
Hoe gaan we het evenementenbeleid organiseren? De burgemeestersportefeuille omvat het evenementenbeleid als logisch coproduct van communicatie, citymarketing en openbare orde en veiligheid. Eén herkenbaar evenementenloket (Publieksbalie en online). Hier komen aanvragen binnen, worden meteen in behandeling genomen en wordt uiteindelijk de vergunning verleend. Advisering over de grotere evenementen (dus niet de buurtbarbecues) geschiedt integraal, met aandacht voor de inhoud, de wijze van communicatie en het totale vergunningstraject.
Wat is het budget voor het evenementenbeleid? Ede verdient een behoorlijk en op haar ambities afgestemd budget voor de realisering van het evenementenbeleid. Het in de huidige begroting (2011) opgenomen budget wordt als ondergrens beschouwd.
8 Nota evenementenbeleid
Onderzocht en bevorderd moet worden dat evenementen ´meeliften´ met grote projecten en ontwikkelingen in Ede en de regio. Ook wordt onderzocht of (meer) gebruik kan worden gemaakt van subsidies en sponsoring. Naast de centrale regie op de keuze van evenementen, gaan we uit van een centraal inzicht in en gecombineerd inzetten van sectorale en centrale (citymarketing) budgetten.
Met wie, hoe, wanneer en waar voeren wij ons evenementenbeleid uit? De inhoudelijke en technische evenementencommissies binnen de gemeente Ede voeren het evenementenbeleid uit. De coördinatoren van deze commissies vormen de verbinding met de organisatoren en overige stakeholders. Het Veluws Bureau voor Toerisme verzorgt – samen met citymarketing – op lokaal, Veluws- en landelijk niveau de toeristische pr rondom evenementen. In overleg met de organisatoren van evenementen en het integrale veld van recreatie en toerisme streven wij naar een verbreding van het evenementenseizoen. Juist in voor- en naseizoen willen wij aantrekkelijke evenementen laten plaatsvinden. Uit de beschrijving van de evenementenlocaties in de gemeente Ede blijkt dat er meerdere (potentiële) evenementenlocaties in de gemeente Ede zijn, maar dat veel locaties bepaalde beperkingen hebben en andere te weinig ingezet worden als evenementenlocatie. Met de betrokken belanghebbenden bij de diverse (potentiële) locaties is in goed en zorgvuldig overleg onderzocht wat de mogelijkheden van de locaties zijn en voor welke soort evenement deze kunnen worden ingezet.
9 Nota evenementenbeleid
Inhoudsopgave Samenvatting
5
1. Inleiding
11
2. Hoe maken we een keuze uit het evenementenaanbod?
15
3. Hoe gaan we het evenementenbeleid organiseren?
21
4. Wat is het budget voor het evenementenbeleid?
25
5. Met wie, hoe, wanneer en waar voeren wij ons evenementenbeleid uit?
29
Bijlagen Bijlage 1. Bijlage 2. Bijlage 3. Bijlage 4. Bijlage 5. Bijlage 6. Bijlage 7.
Matrix en toolkit Huidige gemeentelijke werkwijze – vergunningtraject Proces nieuwe werkwijze Financiële kaders Feiten & cijfers evenementenbranche Spreiding van terugkerende grotere evenementen over het jaar Beschrijving evenementenlocaties
37 43 49 53 57 61 63
10 Nota evenementenbeleid
11 Nota evenementenbeleid
Hoofdstuk 1
Inleiding
Airborne Luchtlandingen 2010 trok in combinatie met de Jan Hilgers Memorial Airshow ongeveer 35.000 bezoekers naar de Ginkelse Heide (foto: Gert-Jan Koster)
12 Nota evenementenbeleid
Binnen de gemeente Ede worden jaarlijks zo’n 800 evenementen georganiseerd waarvoor de gemeente vergunningen verleent. Dat varieert van een buurtbarbecue tot een internationaal evenement als de Oxfam Novib Trailwalker. De gemeente vindt evenementen belangrijk en streeft naar een gedegen en integraal evenementenbeleid. De gemeenteraad heeft dit in 2008 bij motie uitgesproken. In 2009 is dit nogmaals vastgesteld in het Strategisch Marketingplan voor Ede. In het Convenant van het college van B&W voor de bestuursperiode 2010/2014 is in het hoofdstuk Economie afgesproken dat de gemeente nieuwe en vernieuwende evenementen, vooral de evenementen passen in het kader van citymarketing, zal faciliteren en positief tegemoet treden. Evenementen zijn ‘hot’: er worden jaarlijks steeds meer evenementen georganiseerd en de bezoekersaantallen van evenementen nemen eveneens toe. Er zijn drie goede redenen om evenementen positief tegemoet te treden: 1. Evenementen bieden veel kansen voor het ondersteunen van een goede positionering van een gemeente: evenementen laten zien waar een gemeente voor kiest en vergroten de aantrekkelijke elementen als het ware uit. Evenementen leveren een belangrijke bijdrage aan het verbeteren van het imago van de gemeente op de thema’s groen, gezond en actief, bij de doelgroepen die we voor Ede willen behouden en/of aantrekken. Hier kunnen we als gemeente op sturen. 2. Evenementen dragen bij aan meer dynamiek in de gemeente en zorgen ervoor dat inwoners trots zijn op hun gemeente. Dit is voor Ede een belangrijke reden. Uit marktonderzoek uitgevoerd door de gemeente (Ede in Beeld, 2009) blijkt dat zowel inwoners, studenten, bedrijven als bezoekers Ede als ‘saai’ bestempelen. 3. Uit onderzoek blijkt dat evenementen economische voordelen bieden (meer informatie in hoofdstuk 4). Extra bestedingen door bezoekers leiden tot aanvullende werkgelegenheid. Voldoende redenen om ons te buigen over de opgave een nieuw evenementenbeleid te formuleren dat integraal is, toekomstvast en op een heldere en transparante manier goede keuzes en uitvoering mogelijk maakt.
Wat verstaan we in deze nota onder een evenement? Als definitie voor deze nota gebruiken we de volgende omschrijving van een evenement: Het gaat om een openbaar toegankelijke vertoning of gebeurtenis van tijdelijke aard die is georganiseerd, met een sociaal, educatief, cultureel, sportief, recreatief of zakelijk karakter. Het is gericht op een of meer doelgroepen en bedoeld om bij deze doelgroep(en) communicatiedoelstellingen voor de organisatoren te realiseren. Een evenement kan bijdragen aan verbetering van de identiteit en imago van een stad of gebied. Een evenement kan een lokale, regionale of (inter)nationale uitstraling hebben. Gewoonlijk gaat het daarbij om een gebeuren waarbij een relatief grote groep mensen (doelgroeppersonen) wordt betrokken.
13 Nota evenementenbeleid
Een nieuw evenementenbeleid: waar willen we naar toe? Nieuw beleid op het gebied van evenementen vergt een behoorlijke voorbereiding. Er zijn veel belangen mee gemoeid en er zijn diverse spelers in het veld die betrokken moeten worden en belangrijk zijn voor het uiteindelijke welslagen. Zonder in extenso het traject te beschrijven dat heeft geleid tot deze nota willen we kort daarvan een beschrijving geven.
Aanpak en uitkomsten Er zijn onder externe begeleiding drie ateliergroepen geweest waarin met zowel bestuurders, interne medewerkers als externe betrokkenen is gesproken over de visie op evenementenbeleid, de te stellen kaders en de beleidsmatige en operationele uitvoering ervan. De uitkomsten van deze groepen zijn vertaald in de volgende doelen en kaders: a. Regiefunctie gemeente Ede: sturen op inhoud Oftewel in hoeverre draagt een evenement bij aan de identiteit en het gewenste imago van Ede bij de verschillende doelgroepen en kunnen evenementen (nog) effectiever ingezet worden om beleidsdoelstellingen te realiseren, zoals bijvoorbeeld een bijdrage leveren aan de leefbaarheid, versterken van sociale cohesie of het bevorderen van economische activiteiten. Ook kan de gemeente door haar regiefunctie verschillende doelstellingen en initiatieven met elkaar verbinden. Sturen op inhoud is mogelijk door middel van bepaalde criteria te hanteren voor subsidiëring, maar ook door keuzes te maken voor bepaalde locaties, personele inzet en faciliteiten. b. Evenementebeleid: de gemeente zet de strategie uit voor evenementenbeleid en organiseert het beleid. Het evenementenbeleid maakt een andere manier van organisatie noodzakelijk. Intern en extern moet duidelijk zijn wie welke rol op welk moment kan vervullen. Van aanvraag, beoordeling en acquisitie van evenementen, tot en met begeleiding, PR, handhaving en nazorg. Goede samenwerking tussen de verschillende partijen is daarbij van groot belang. c. Financiën: gemeente Ede heeft financieel overzicht van alle verplichtingen, uitgaven en aanvragen en zet haar financiële middelen doelmatig in d. Toepassing: wet- en regelgeving en gemeentelijk evenementenbeleid Het nieuwe evenementenbeleid past in beginsel binnen de bestaande kaders van wet- en regelgeving, weergegeven in bijlage 2. Wanneer bepaalde ambities daartoe noodzaken, zullen bestaande gemeentelijke regels op het nieuwe evenementenbeleid afgestemd worden. e. Evenementenbeleid wordt gedreven door uitgangspunten in het Citymarketingplan van de gemeente Ede: Citymarketing heeft de identiteit en het gewenste imago van de gemeente Ede in kaart gebracht (beschreven in het Strategisch Marketingplan). Dit vormt de basis voor een strategisch evenementenbeleid. Immers, we hebben bepaald welke specifieke doelgroepen (inwoners, bedrijfsleven, bezoekers en investeerders) we willen bereiken en welke doelstellingen we hieraan koppelen. Een evenement kan een middel zijn om de geformuleerde doelstellingen te bereiken. De Accountmanager Evenementen (afdeling Communicatie, gemeente Ede) coördineert de uitvoering van het
14 Nota evenementenbeleid
nieuwe evenementenbeleid en is zowel intern als extern het gezicht is voor de grotere evenementen. Om deze doelen en kaders te kunnen verwezenlijken en toepassen in de praktijk, zal er op diverse fronten een professionaliseringsslag moeten plaatsvinden. In de volgende hoofdstukken wordt daaraan verder inhoud en vorm gegeven.
Operationalisering van het nieuwe evenementenbeleid De te beantwoorden vragen in de nota liggen op de volgende gebieden: Hoofdstuk 2: Hoofdstuk 3: Hoofdstuk 4: Hoofdstuk 5:
Hoe maken we een goede keuze uit het aanbod van evenementen? Hoe gaan we het evenementenbeleid-nieuwe-stijl organiseren? Wat is het budget waarmee we ons evenementenbeleid kunnen uitvoeren? Met wie/welke partners, hoe,wanneer en waar/op welke locaties voeren wij het evenementenbeleid uit?
15 Nota evenementenbeleid
Hoofdstuk 2
Hoe maken we een keuze uit het evenementenaanbod?
16 Nota evenementenbeleid
De gemeenteraad heeft uitgesproken dat het evenementenbeleid integraal moet zijn. Dat wil zeggen: rekening houdend met alle relevante beleidsvelden, de partners en de inzet van middelen. Aan een in 2009 gehouden workshop met leden van het college van B&W is de volgende uitspraak ontleend: “Het belang van evenementen voor Ede ligt in het creëren van een cultuur waarbij inwoners van alle kernen trots zijn op Ede, het stimuleren van sociale, culturele en sportieve dynamiek, het trekken van bezoekers van buiten de stad en het hebben van een positieve uitstraling als (toeristische) bestemming. Evenementen kunnen bij uitstek ingezet worden als instrument om bij te dragen aan het gewenste imago van de gemeente; te weten Groen, Gezond en Actief.”
Inmiddels heeft de gemeenteraad het Strategisch Marketingplan vastgesteld. Hierin staat voor Ede de gekozen profilering “groen, gezond en actief” als gewenst imago beschreven. Dit plan vormt een belangrijke basis voor een strategisch evenementenbeleid. Immers, we hebben daarin bepaald welke specifieke doelgroepen (inwoners, bedrijfsleven, bezoekers en investeerders) we willen bereiken en welke doelstellingen we hieraan koppelen. Evenementen zijn een belangrijk middel om de realisatie van citymarketingdoelstellingen dichterbij te brengen. Andersom kunnen de uitgangspunten van citymarketing (groen, gezond en actief) focus geven aan het evenementenbeleid van de gemeente. Focus in evenementenbeleid via doelstellingen van citymarketing, zorgt voor een hoger rendement op de inspanningen en investeringen. Inzet van een deel van het citymarketingbudget op enkele specifieke evenementen geeft een extra impuls aan de effecten van ons evenementenbeleid: versterking beeld en imago van Ede, toename economische activiteiten en werkgelegenheid.
Beleidsmix Maar er is ook relevant beleid geformuleerd op het gebied van cultuur, economie, toerisme en recreatie en ook op dat van sport, erfgoed, groen en wijkbeheer. Gestreefd wordt naar een optimale mix van beleid waarmee veel synergetische voordelen te behalen zijn. Voor zo´n beleidsmix zijn de volgende doelen geformuleerd: – Opbouwen en/of herstellen van het gewenste imago met als profilering Groen, Gezond en Actief; – Stimuleren van de economie op het gebied van toerisme (dag en verblijf); – Stimuleren sportieve, culturele en sociale dynamiek door onder andere te zorgen dat ook de lokale, kleine evenementenorganisatoren voldoende ruimte behouden om hun evenementen te organiseren. Het voorgaande leidt tot de volgende concretere vertaling : 1. Ede richt zich primair op evenementen voor een regionaal en landelijk publiek en specifiek voor de doelgroepen: (En hiermee vanzelfsprekend ook een aantrekkelijk aanbod biedt aan haar eigen inwoners)
17 Nota evenementenbeleid
-
Gezinnen met kinderen Actieve 50-plussers, gepensioneerden (de “zilveren golf”) Kenniswerkers Food Valley: van student (CHE, WUR) tot professional
2. De gemeente Ede zet in op het aantrekken van jaarlijks één tot twee nieuwe evenementen met vernieuwende concepten die voldoen aan de profilering groen, gezond en actief, die op alle dagen van de week mogelijk zijn. Het kan ook zijn dat huidige evenementen zoals de Heideweek en Ede uit de Kunst zich vernieuwen en nieuwe concepten introduceren. We gaan hierbij uit van een gelijk of groter budget dan in 2010. 3. De gemeente zet zich in om huidige succesvolle evenementen gericht op groen, gezond en actief en/of historisch erfgoed te behouden en uit te bouwen samen met bedrijfsleven, kennisinstellingen en maatschappelijk veld uit Ede en de regio. Zoals de evenementen: Food4you, Oxfam Novib Trailwalker, Zwoele Zomeravonden in het Kröller-Müller Museum, Airborne & Liberation en Pegasus wandeltocht. Evenementen hebben altijd een aanlooptijd nodig om te groeien. De Nijmeegse Vierdaagse of de Berg-tot-Berg race waren ook niet vanaf jaar één zo groot als ze nu zijn. 4. Ede zet in op een betere spreiding van evenementen in tijd en plaats die op alle dagen van de week mogelijk zijn, rekening houdend met de locatie waar het evenement wordt georganiseerd. De doelgroepen die door de evenementen worden aangetrokken moeten aansluiten bij de regionale segmentering van groepen bezoekers aan de Veluwe. Met name de gezinnen met jonge kinderen en de zogenaamde zilveren golf (actieve 50-plussers) zijn hierbij primair van belang. De Veluwebrede toeristische doelgroepkeuze is dus leidend voor het evenementenbeleid. Zo kan ook worden aangehaakt op de kennis en informatie over deze doelgroepen bij het Veluws Bureau voor Toerisme en marketingactiviteiten die door het Veluws Bureau voor Toerisme (VBT) worden georganiseerd. Daarnaast zijn de doelgroepen binnen de Food Valley ambitie (kenniswerkers – van student tot professional – en Food Valley gerelateerde bedrijven en kennisinstellingen) belangrijke doelgroepen. De eigen inwoners zijn overall een erg belangrijke doelgroep.
Keuzematrix Om subsidies en andere ondersteuningsmogelijkheden effectief en efficiënt in te zetten, zal de huidige methode veranderd moeten worden. Het advies is om evenementen in te delen in categorieën 1/2/3/4.
1-evenementen: 1-evenementen hebben een bovenlokale aantrekkingskracht en/of ondersteunen het gewenste imago van Ede (groen, gezond en actief). Een 1-evenement krijgt maximale ondersteuning van de gemeente. Hoe dit precies ingevuld wordt, met welke middelen, is afhankelijk van de aard van het evenement en de wensen van de organiserende partij.
2-evenementen: 2-evenementen hebben een (boven)lokale aantrekkingskracht en/of leveren een beperkte bijdrage aan citymarketing en/of stimuleren de economie of sociale/
18 Nota evenementenbeleid
sportieve/culturele dynamiek. 2-evenementen worden beperkt ondersteund door de gemeente. Het is afhankelijk van de aard van het evenement hoe de ondersteuning ingevuld wordt.
3-evenementen: 3-evenementen zijn alle overige (kleinere) evenementen met een lokale uitstraling, die sociale samenhang stimuleren maar géén bijdrage leveren aan citymarketing. 3-evenementen zijn gewenst, maar er zal nog overwogen moeten worden of deze evenementen (beperkte) ondersteuning krijgen van de gemeente. Dit zal onder andere afhankelijk zijn van de noodzaak van ondersteuning en de aard van het evenement, maar ook van het standpunt van het gemeentebestuur.
4-evenementen: 4-evenementen zijn ongewenst en worden geblokkeerd; deze categorie van evenementen krijgt vanzelfsprekend geen ondersteuning. Om te bepalen in welke categorie een evenement valt, is een matrix opgesteld. Met deze matrix kunnen punten toegekend worden op verschillende vlakken, bijvoorbeeld of het evenement bijdraagt aan de gewenste positionering Groen, Gezond en Actief, of het evenement een lokale, regionale of (inter)nationale uitstraling heeft en hoe eerdere edities van het evenement zijn verlopen. Op basis van het aantal punten komt hier een bepaalde categorie uit. De matrix is bijgevoegd in bijlage 1. Deze matrix is niet alleen inzetbaar bij het beoordelen van aanvragen, maar kan ook als basis dienen bij de acquisitie van nieuwe evenementen. Ook is een ‘toolkit’ samengesteld met de ondersteuningsmogelijkheden vanuit de gemeente (ook te vinden in bijlage 1). Per evenement wordt gekeken in hoeverre de gemeente dit evenement wil ondersteunen en op welke manier. Subsidies vallen binnen deze toolkit, maar ook bijvoorbeeld het gebruikmaken van dranghekken, adviesuren van de accountmanager binnen het VBT en opname in de evenementenkalender.
19 Nota evenementenbeleid
Samengevat: –
We willen sturen op spreiding van evenementen in tijd, om het gehele jaar door een goed aanbod te hebben van evenementen en seizoensverbreding te realiseren.
–
Belangrijkste doelgroepen van evenementen in Ede zijn: – Gezinnen met kinderen – Actieve 50-plussers, gepensioneerden (de “zilveren golf”) – Kenniswerkers Food Valley: van student (CHE, WUR) tot professional
–
We streven naar professionalisering van evenementen. Daartoe onderscheiden we evenementen in categorieën, werken met een toolkit met ondersteuningsmogelijkheden, melden we een evenement automatisch aan voor de lokale en regionale evenementenkalender van het Veluws Bureau voor Toerisme.
–
Door een integrale aanpak maken we efficiënter gebruik van evenementen als beleidsinstrument. Zo kan een sportevenement bijvoorbeeld ook belangrijk zijn voor toerisme, doelgroepen van de Veluwse Poort of de Kenniscampus.
–
We sturen op synergie tussen de verschillende beleidsterreinen (integraal en afgestemd), zodat we een aantrekkelijk en interessant aanbod voor onze doelgroepen kunnen realiseren.
20 Nota evenementenbeleid
21 Nota evenementenbeleid
Hoofdstuk 3.
Hoe gaan we het evenementenbeleid organiseren?
Relaties van het college werden uitgenodigd tijdens de Zwoele Zomeravonden in het Kröller-Müller Museum (foto: Manon Verkoren, gemeente Ede)
22 Nota evenementenbeleid
De gemeente kan verschillende rollen innemen bij evenementen: – Vergunningverlener – Subsidieverlener – Organisator (uitvoerder in de zin van facilitair; niet als overall organisator) – Facilitator – Toezichthouder – Handhaver – Adviseur De medewerkers die deze rollen uitvoeren zitten verspreid door de organisatie. Gezien hun werkzaamheden is dat logisch, maar voor een evenementenorganisator is het niet duidelijk wie het eerste aanspreekpunt binnen de gemeente is. Daardoor komen aanvragen dan ook bij veel verschillende medewerkers of bestuurders binnen. Voor het beoogde nieuwe evenementenbeleid is het nodig om de organisatie van het hele traject aan te pakken, van initiatieffase tot en met de realisatie van een evenement. Zoals: meer stroomlijning, meer duidelijkheid intern en extern waar je moet zijn voor alle aspecten rond evenementen en een duidelijker en kenbaar toetsingskader voor aanvragers en andere belanghebbenden
Aanvraag vergunning in de bestaande situatie: In beginsel moet er voor ieder voorgenomen evenement een vergunningsaanvraag worden ingediend bij de burgemeester. In de praktijk blijkt dat aanvragen op diverse plekken in de organisatie binnen komen. Niet iedere aanvraag wordt hetzelfde behandeld. De behandeling is namelijk afhankelijk van de aard en de omvang van het evenement. Kleinschalige evenementen worden onderscheiden van grootschalige evenementen en evenementen met een grote impact op de openbare ruimte. Voorbeelden van kleinschalige evenementen zijn rommelmarkten, buurtbarbecues, open dagen en tentoonstellingen. In de gemeente Ede is sprake van een grootschalig evenement indien onder andere meer dan 1000 bezoekers tegelijk aanwezig zijn. De huidige werkwijze inzake vergunningsaanvraag, toekenning en rol van de gemeente tijdens een evenement is opgenomen in bijlage 2.
Voorgesteld wordt om de organisatie van het evenementenbeleid als volgt in te richten: Bestuurlijk: Evenementenbeleid is per definitie een portefeuilleoverstijgend beleidsterrein, met een sterke verbinding met citymarketing en communicatie. In het huidige college is de burgemeester portefeuillehouder van evenementenbeleid, citymarketing, communicatie en openbare orde en veiligheid. Ambtelijk: De medewerkers die betrokken zijn bij het evenementenbeleid zitten verspreid door de organisatie. Dit hoeft niet veranderd worden, omdat dan de hele organisatiestructuur veranderd zou moeten worden, maar ook vanwege het feit dat evenementen bijdragen aan de doelstellingen van de verschillende beleidsterreinen. Om het hele proces soepel en efficiënt te laten verlopen en om het voor organisatoren overzichtelijk te houden, adviseren wij om een netwerkorganisatie-model te hanteren, waarbij een Accountmanager Evenementen (cluster
23 Nota evenementenbeleid
Evenementen en Representatie, afdeling Communicatie) een coördinerende rol heeft. Deze onderhoudt het contact met de inhoudelijke toetsingscommissie waar de verschillende beleidsterreinen inclusief citymarketing in zijn vertegenwoordigd. Daarnaast werkt de accountmanager nauw samen met de technische evenementencommissie, de portefeuillehouder en de evenementenorganisatoren. Een uitvoerige beschrijving van de voorgestelde organisatie is eveneens opgenomen in bijlage 3. Daaraan is een stroomschema toegevoegd van de nieuwe werkwijze. Samengevat: –
De burgemeestersportefeuille omvat het evenementenbeleid als logisch coproduct van communicatie, citymarketing en openbare orde en veiligheid.
–
Er komt één herkenbaar evenementenloket (fysieke en online publieksbalie). Hier komen aanvragen binnen, worden meteen in behandeling genomen en wordt uiteindelijk de vergunning verleend.
–
Er is binnen de sector Publiekszaken een coördinator evenementenvergunningen voor de kleinschalige en middelgrote evenementen.
–
De Accountmanager Evenementen (afdeling Communicatie, gemeente Ede) coördineert de uitvoering van het nieuwe evenementenbeleid en is zowel intern als extern het gezicht is voor de grotere evenementen.
–
Binnen de afdeling Veiligheid & Recht is één coördinator verantwoordelijk voor het hele vergunningtraject van grootschalige evenementen wanneer die veel impact hebben op de openbare ruimte.
–
Er komt een ondersteunende inhoudelijke toetsingscommissie om integrale afweging te ondersteunen.
–
Er komt een evenementencommissie voor technische toetsing, knelpunten en oplossingen en borging van de veiligheid. Deze commissie is samengesteld uit de verschillende betrokken adviesinstanties, zoals: politie, brandweer, afdeling verkeer en afdeling toezicht.
–
Advisering over evenementen geschiedt integraal, met aandacht voor de inhoud, de wijze van communicatie en het totale vergunningstraject.
24 Nota evenementenbeleid
25 Nota evenementenbeleid
Hoofdstuk 4
Wat is het budget voor het evenementenbeleid?
Ede Smakelijk werd in 2010 gekoppeld aan het regionale Food4you festival, waar Ede dit jaar in participeerde. Dit leverde meer bezoekers en meer aandacht in de media op. (foto: Siem Vermeulen)
26 Nota evenementenbeleid
In bijlage 4 zijn de budgetten weergegeven die in 2009, 2010 en 2011 gerekend kunnen worden tot ´evenementenbeleid´. Wij willen toe naar een meer centraal overzicht van budgetten en regie hierop via een gezamenlijke evenementencommissie, die op basis van objectieve criteria beslist of we een evenement wel of niet ondersteunen. Dit levert niet alleen een meerwaarde voor de gemeentelijke organisatie, maar ook voor organisatoren. Op deze wijze is het beter mogelijk om als gemeente stimuleringsbudgetten (structureel) aan de markt aan te bieden. Op dit moment is er een aantal beleidsregels op de beleidsterreinen Sport, Cultuur en Recreatie vastgesteld, als criteria voor het toekennen van een (flexibel in te zetten) subsidie. Daarnaast zijn er op deze beleidsterreinen verschillende begrotingsposten voor specifieke evenementen. Door budgetten centraal inzichtelijk te maken kan de gemeente beter sturen op synergie en dus ook op gecombineerd inzetten van budgetten. Door meer regie op werkzaamheden en geldstromen, kan winst behaald worden voor de gemeentelijke organisatie, de evenementenorganisatoren en de bezoekers. Naast subsidies kan een evenement ook op andere manieren ondersteund worden, bijvoorbeeld door faciliteiten (verkeersborden, dranghekken), personele inzet (advies door beleidsmedewerkers, toezichthouders, verkeersregelaars), gebruik van een gemeentelijke locatie en in de vorm van publiciteit. Vanzelfsprekend vertegenwoordigen deze vormen van ondersteuning ook een waarde. Deze waarde zal worden meegenomen op het moment dat we beslissen een evenement al dan niet te ondersteunen. Voor evenementenbeleid en het -budget (kosten en inkomsten) kan worden gewezen op belangrijke economische en maatschappelijke ontwikkelingen: Uit cijfers (zie bijlage 5) blijkt dat evenementen steeds meer bezocht worden, door uiteenlopende doelgroepen. Mensen zijn bereid voor bepaalde evenementen een grote afstand af te leggen, maar het bezoeken van evenementen in de eigen woonplaats is tegelijkertijd gestegen. Daarnaast blijkt dat er enorme bedragen gemoeid zijn met evenementen en dat deze uitgaven de afgelopen jaren meer dan verdubbeld zijn. De economische crisis lijkt geen grote invloed te hebben op de evenementenbranche. Er worden weliswaar evenementen afgelast door tegenvallende kaartverkoop of gebrek aan sponsorinkomsten, maar er komen ook nog steeds nieuwe evenementen bij en er worden slimme oplossingen bedacht om ondanks de crisis evenementen toch te blijven organiseren. Subsidies die aan evenementen worden toegekend, stijgen zelfs in aantal en in omvang (Respons, 2010).
In dit verband is het aan te bevelen om waar mogelijk te bevorderen dat evenementen ´meeliften´ met voor Ede en de regio belangrijke ruimtelijke ontwikkelingen en gebeurtenissen. Zoals die rond FoodValley en de daaraan gepaarde public relations- en communicatieactiviteiten rond de thema´s voeding en gezondheid. Maar ook projecten als Veluwse Poort en de Kenniscampus bieden mogelijkheden. Overigens participeren we als gemeente al middels het Regiocontract 2009-2011 in twee grote regionale evenementen: Food4you en Bevrijding, Vrede en Vrijheid. Hiermee werken we gezamenlijk aan evenementen, waardoor we nog meer aandacht voor thema’s generen die binnen onze regio relevant zijn. Tenslotte kan de
27 Nota evenementenbeleid
Accountmanager Evenementen ook verbindingen leggen tussen de verschillende evenementen, om gezamenlijk meer resultaat (bijvoorbeeld qua publiciteit) te behalen. Ook kan worden gezocht naar meer externe financiering (subsidie, sponsoring), voor (mede)bekostiging van evenementen. Hierover kan de Accountmanager Evenementen de organisatoren adviseren. Uit het budgettenoverzicht van 3 jaren (bijlage 4) kan worden geconcludeerd dat er een dalende tendens is in het evenementenbudget. Gesteld kan worden dat de begroting achterblijft bij onze ambitie. Gezien de ambities van de gemeente Ede zouden er immers meer en kwalitatief betere gezichtsbepalende evenementen in en voor Ede gefaciliteerd moeten worden vanuit de gemeente. Dat vraagt naast beleid ook om gerichte financiële impulsen. Hierboven gaven wij al aan toe te willen naar een meer centraal overzicht van budgetten tot een evenementenbudget. Binnen dit evenementenbudget kan dan eventueel een post opgenomen worden voor kleine subsidies (max. 1000 euro per evenement) om flexibel in te zetten gedurende het jaar. De beschikbare sectorale en centrale (citymarketing) budgetten zijn ten behoeve van het nieuwe evenementenbeleid centraal inzichtelijk gemaakt en met ingang van 2011 gecombineerd ingezet. Eén bestuurder is verantwoordelijk. Hij wordt hierin ondersteund door de Accountmanager Evenementen en de interne toetsingscommissies. Praktisch zou dit betekenen dat evenementenorganisatoren op een bepaald moment in het jaar hun evenement bij de gemeente kunnen indienen, met daarbij een subsidieaanvraag. Vervolgens wordt het evenementenbudget verdeeld, op basis van een inhoudelijke beoordeling van het evenement. Dit maakt het ook mogelijk om een complete jaarkalender te maken en dus alle evenementen beter en meer gezamenlijk te “vermarkten”. Werken met een meer geïntegreerd evenementenbudget kan door: – Centraal overzicht en gecombineerd inzetten van sectorale en centrale (citymarketing)budgetten; – Niet begrote uitgaven op het terrein van evenementen, als zodanig te oormerken; – Kiezen welke evenementen niet (meer) financieel ondersteund worden en de vrijgekomen middelen met meer focus opnieuw inzetten; – Een gezamenlijke evenementencommissie die op basis van objectieve criteria adviseert. 2012 en verder: Op dit moment is er geen helderheid over budgetten voor 2012 en verder. Een groot aantal beschikbare budgetten zijn t/m 2011 voorzien en vervallen vooralsnog na 2011. In bijlage 5 is ter vergelijking een overzicht opgenomen van de evenementenbudgetten van enkele andere steden.
28 Nota evenementenbeleid
Samengevat: –
– –
– –
Ede verdient een behoorlijk en op haar ambities afgestemd budget voor de realisering van het evenementenbeleid. Het in de huidige begroting (2011) opgenomen budget wordt als ondergrens beschouwd. De gemeente zou moeten bevorderen dat evenementen ´meeliften´ met grote ruimtelijke projecten in Ede en de regio, én met elkaar (meer gezamenlijke activiteiten en publiciteit). Ook kan worden gezocht naar (meer) externe subsidies en sponsoring. Hierover kan de Accountmanager Evenementen de organisatoren adviseren. Wij willen toe naar een meer centraal overzicht van budgetten en regie hierop via een gezamenlijke evenementencommissie die op basis van objectieve criteria adviseert of we een evenement wel of niet ondersteunen.
29 Nota evenementenbeleid
Hoofdstuk 5
Met wie, hoe, wanneer en waar voeren wij ons evenementenbeleid uit?
30 Nota evenementenbeleid
Met wie? Bij (de uitvoering van) het evenementenbeleid zijn tal van externen en internen betrokken. Onze belangrijkste externe partners zijn:
– Organisatoren van evenementen Huidige en potentiële organisatoren van evenementen zijn de primaire stakeholders van het evenementenbeleid. Ede kent veel organisatoren van evenementen, variërend van comerciële organisatiebureau’s tot stichtingen die vooral draaien op vrijwilligers.
– Promotiecommissie Ede In de promotiecommissie Ede zijn een aantal toeristische instellingen en organisatoren vertegenwoordigd, met name de organisatoren die vooral draaien op het enthousiasme van vrijwilligers.
– Veluws Bureau voor Toerisme (VBT) Het VBT verzorgt de Veluwe-brede marketing en een evenementenkalender. Tot nu toe werden alleen evenementen die aan het VBT betaalden in de evenementenkalender opgenomen – overige evenementen niet. Er is met het VBT de afspraak gemaakt dat alle evenementen in de gemeente Ede in de evenementenagenda worden opgenomen, o.a. via de websites www.develuwe.nl en www.vvvede.nl en dat zij een aantal evenementen extra ondersteunen qua regionale en landelijke PR. Zo is dat in 2010 gedaan voor de Jan Hilgers Memorial Airshow, Food4you en de Oxfam Novib Trailwalker en in 2011 voor de Lentekriebels (open dag Plantion en natuurfilms Cinemec). In de samenwerking tussen gemeente en VBT zijn nieuwe afspraken gemaakt, die een uitvloeisel zijn van het nieuwe evenementenbeleid en het opgaan van de lokale VVV in het VBT: budgetten voor evenementen worden niet meer beheerd door het Veluws Bureau voor Toerisme (voorheen het VVV Ede). Evenementenorganisatoren kunnen een gemeentelijke bijdrage alleen rechtstreeks aanvragen bij de gemeente. Citymarketing zorgt voor overall publiciteit rondom evenementen, en stemt af met het VBT. Dit is een taak van de Accountmanager Evenementen. De mate waarin het VBT de toeristische marketing van evenementen kan blijven verzorgen is nog afhankelijk van de voorgestelde bezuinigingen. Het VBT is aanspreekpunt voor vrijwilligers.
– Vrijwilligers Bij het organiseren van evenementen spelen vrijwilligers een grote rol: als organisator of ter ondersteuning van de evenementenorganisator. Evenementen kunnen niet zonder de inzet van vrijwilligers. Het is daarom belangrijk om vrijwilligers optimaal te ondersteunen. In samenwerking met de promotiecommissie Ede (bestaande uit o.a. vrijwilligers) is aandacht voor hoe we de vrijwilligers kunnen blijven faciliteren en daarmee behouden en/of aantrekken.
– Eigenaren van locaties Verschillende (potentiële) evenementenlocaties zijn eigendom van particulieren. Een goede relatie tussen eigenaren en organisatoren – met de gemeente eventueel als tussenpersoon – is wenselijk.
31 Nota evenementenbeleid
– Omwonenden Omwonenden van evenementenlocaties worden betrokken als er een evenement plaatsvindt op een naastgelegen terrein.
– Sponsors Sponsors of investeerders zijn belangrijke partijen voor veel evenementen. Het contact met deze partijen loopt veelal via evenementenorganisatoren. Citymarketing kan hierin een verbindende rol gaan spelen door de uiteenlopende contacten met derden en stakeholders.
– Regio Food Valley Regio De Vallei heeft in samenwerking met de provincie Gelderland (Regiocontract 2009-2011) een tweetal regionale evenementen in gang gezet. Dit met als doel uitstraling en kwaliteit van evenementen te vergroten dor een betere regionale samenwerking. Ede wil dit beleid doorzetten in de nieuwe regio Food Valley in oprichting.
– Provincie Wanneer evenementen plaatsvinden in natuurgebieden, is vaak de provincie Gelderland betrokken. De provincie beheert ook bepaalde wegen, waardoor zij bij eventuele wegafzettingen een ontheffing af moeten geven.
– Politie In de voorbereiding van en tijdens evenementen is de politie een partij. Zij adviseren en treden op bij eventuele calamiteiten.
– Bezoekers Zonder bezoekers geen evenement. Bezoekers zijn dan ook één van de belangrijkste stakeholders. In beginsel loopt dit contact via de evenementenorganisatoren, maar eventuele klachten komen terecht bij de gemeente. Waarderingsonderzoeken hebben tot op heden zelden plaatsgevonden. In 2010 is Citymarketing gestart met het laten uitvoeren van onderzoeken tijdens een aantal evenementen om zodoende te kunnen sturen op gewenste resultaten. Bij de aanvraag en organisatie van een evenement in de gemeente Ede zijn veel verschillende interne partners betrokken:
– Gemeenteraad – College van B&W – Subsidieverstrekkers Onder andere afdelingen Kunst & Cultuur, Sport, Ruimtelijk en Economisch beleid, Veiligheid en Recht, Communicatie en Citymarketing. Zij zijn vertegenwoordigd in de vaste inhoudelijke toetsingscommissie.
– Afdeling communicatie Cluster Evenementen en Representatie: Organisatie en ondersteuning bij de organisatie van evenementen.
32 Nota evenementenbeleid
– Citymarketing Uitbouwen huidige type 1 evenementen en acquisitie nieuwe type 1 evenementen i.s.m. Accountmanager Evenementen. – Vergunningverleners – Afdelingen Veiligheid & Recht, Publiekszaken (loket Bouwen, Wonen en Milieu) – Brandweer – In de voorbereiding van en tijdens evenementen is de Brandweer een belangrijke partij. Zij adviseren en treden op bij eventuele calamiteiten. De Brandweer heeft veel zelfstandige bevoegdheden en daardoor is het zaak om evenementen goed met deze partij af te stemmen. – Adviseurs – Brandweer, Ecologie, Beheer (verkeersvoorzieningen), Handhaving, Toezicht, Geluid, Veiligheid & Recht, Applicatiebeheerder subsidies, Cultuurhistorie In hoofdstuk 3 is al aangegeven hoe deze partners betrokken zijn bij de organisatie van ons evenementenbeleid.
Hoe? De grootste traditionele evenementen zijn de Heideweek en de Airborne Luchtlandingen. De Heideweek is traditioneel een feest door en voor eigen inwoners – dat op dit moment een beperkte bijdrage levert aan de doelstellingen van Citymarketing. De Airborne Luchtlandingen met de ontvangst van veteranen hebben een internationaal karakter en een landelijke uitstraling. In combinatie met de Taptoe en in 2010 de Jan Hilgers Memorial Airshow kregen de Airborne Luchtlandingen een nieuwe impuls en landelijke media-aandacht. We zien dat het overgrote deel van de evenementen in de gemeente Ede voornamelijk een lokaal karakter heeft. Sinds 2009 is hier verandering in gebracht met de komst van de Oxfam Novib Trailwalker en de eerste betrokkenheid bij het Festival Food4you. Niet alleen het thema FoodValley, maar ook de kwaliteiten van onze groene gemeente voor sportieve recreatie hebben de belangstelling getrokken van organisatoren als geschikte locatie voor hun landelijke evenement. In 2010 is een start gemaakt met het beter benutten van deze evenementen om aan ons imago van groen, gezond en actief te werken. Het Veluws Bureau voor Toerisme houdt de landelijke toeristische database (NDTRC) bij met alle evenementen en toeristische voorzieningen en gebruikt deze gegevens op www.vvvede. nl en www.develuwe.nl. Citymarketing is met ingang van 2010 evenementen gaan ondersteunen met publiciteit, het leggen van verbindingen en partijen met elkaar in contact brengen. Zo is bijvoorbeeld het Kröller-Müller Museum in 2010 aangehaakt bij Food4you en werken de Trailwalker en Food4you ook weer samen. Daarnaast is er een publieksevenement tijdens Food4you op de Kenniscampus van Ede gestart en sluit Ede Smakelijk aan bij Food4you. In 2011 is het evenement “Lentekriebels” geïntroduceerd: Plantion organiseerde een open dag, we hebben Cinemec gevraagd om aan te haken met een natuurfilmprogramma en Citymarketing zorgde voor een verbindende fietsroute en publiciteit.
Waar? Officiële en veelgebruikte evenementenlocaties zijn vooral gecentreerd in de kern Ede, met name de binnenstad van Ede, landgoed Hoekelum en de Ginkelse Heide. Er is echter een groot aantal potentiële evenementenlocaties, of locaties waar
33 Nota evenementenbeleid
maar af en toe gebruik van wordt gemaakt. Er is een overzicht gemaakt van de meest gebruikte evenementenlocaties én van de potentiële evenementenlocaties. In bijlage 7 is een uitgewerkt locatiebeleid te vinden. Aspecten die een belangrijke rol spelen bij de locatiekeuze zijn:
Veiligheid Bij evenementen wordt altijd getoetst of er gevaar bestaat voor de openbare orde en veiligheid. Deze toets wordt steeds belangrijker, mede gezien een aantal recente ernstige gebeurtenissen die zich bij evenementen hebben voorgedaan. De risico’s op dit gebied moeten zoveel mogelijk worden beperkt. Bij deze toets wordt gekeken naar de impact van de evenementen op de openbare ruimte, het publiek en het maatschappelijk verkeer. Bij een grote impact wordt in ieder geval een draaiboek en waar nodig een riscioanalyse en een calamiteitenplan van het evenement verlangd. Naar aanleiding van de risicoanalyse kunnen extra maatregelen worden opgelegd die de risico’s beperken. Vanaf 1 oktober 2010 is het ingevolge de nieuwe wet Veiligheidsregio’s verplicht een plan van aanpak op te stellen voor evenementen. Bij risicovolle evenementen stelt de evenementenorganisator een risico-inventarisatie en een draaiboek op. Bij bijvoorbeeld de Airborne herdenking 2010, de Jan Hilgers Memorial Airshow en de Oud Lunterse Dag is hieraan al uitvoering gegeven
Geluid Geluid speelt een belangrijke rol bij de locatiekeuze voor evenementen. Gelet op het gegeven dat evenementen tot (geluids)overlast kunnen leiden, is tot nu toe ten behoeve van het Museumplein een maximum aantal dagen bepaald dat voor evenementen gebruikt mag worden. Dit geldt alleen voor evenementen met een hoog geluidsniveau. Dit maximum wordt vastgesteld op 12 dagen per jaar. Dit maximum is afgeleid van het voor inrichtingen gestelde regels op basis van de APV. Voor andere locaties moet worden beoordeeld of nader beleid nodig en gewenst is of dat dit per locatie en evenement wordt bekeken. Ook is het gebruikelijk dat in de voorschriften staat dat er een geluidbegrenzer moet worden aangebracht en dat de geluidbelasting op de gevels van de dichtstbijzijnde woningen is gemaximeerd. Evenementen met muziek in de openlucht worden tot nu toe toegestaan tot 23.00 uur, op vrijdag en zaterdag tot 24.00 uur.
Uitstraling De omgeving kan een belangrijk decor en visitekaartje zijn bij evenementen. Door te sturen op de locatie van evenementen, kan de gemeente bepaalde locaties in de schijnwerpers zetten. Een voorbeeld hiervan is het Food4you-kennisplein aan de Zandlaan, de locatie van de kenniscampus. Zo kunnen ook de kazerneterreinen, de Enka en ander cultuurhistorisch erfgoed een prachtig decor vormen voor evenementen, speciaal gericht op potentiële afnemers. Ook de Goudsberg in Lunteren (het Middelpunt van Nederland) vormt een prachtige locatie voor evenementen die aansluiten op de toeristische en educatieve activiteiten die in dit gebied ontwikkeld worden.
Wanneer? Evenementen zijn in de gemeente Ede in principe op alle dagen van de week mogelijk. De zondagsrust zal in delen van het buitengebied (m.n. het noordelijk gebied van de gemeente Ede) gerespecteerd worden.
34 Nota evenementenbeleid
35 Nota evenementenbeleid
Uit het overzicht van de spreiding over het jaar van de evenementen in Ede (zie bijlage 6) kan worden geconcludeerd dat het zwaartepunt van de evenementenperiode loopt van april tot en met oktober. Tot nu toe is door de gemeente niet actief gestuurd op spreiding van evenementen: de wens van de organisator is leidend. Hierdoor kunnen evenementen elkaar overlappen. Er valt winst te behalen door op spreiding van evenementen in het seizoen te sturen. We kunnen bijvoorbeeld inzetten op meer evenementen in de mei- en herfstvakantie. Recreatie ondernemers in de gemeente Ede geven aan dat er een verschuiving is van bezoeken in het traditionele hoogseizoen, naar het voor- en naseizoen. Juist dan zijn evenementen welkom, als gezinnen met kinderen uit het hele land op de Veluwe verblijven. Samengevat:
Een voorbeeld van een groen, gezond en actief evenement: de Fietsmarkt. Georganiseerd op 11 september 2010 in het centrum van Ede, rond de Oude Kerk. (foto: Manon Verkoren, gemeente Ede)
–
In de samenwerking tussen gemeente en VBT zijn nieuwe afspraken gemaakt, die een uitvloeisel zijn van het nieuwe evenementenbeleid en het opgaan van de lokale VVV in het VBT. Budgetten voor evenementen worden niet meer beheerd door het Veluws Bureau voor Toerisme (voorheen het VVV Ede). Evenementenorganisatoren kunnen een gemeentelijke bijdrage alleen rechtstreeks aanvragen bij de gemeente. Citymarketing zorgt voor overall publiciteit rondom evenementen, en stemt af met het VBT. Dit is een taak van de Accountmanager Evenementen. Het VBT is aanspreekpunt voor vrijwilligers.
–
In overleg met de organisatoren van evenementen en het integrale veld van recreatie en toerisme streven wij naar een verbreding van het evenementenseizoen. Juist in voor- en naseizoen willen wij aantrekkelijke evenementen laten plaats vinden.
–
De evenementenlocaties in de gemeente Ede zijn beschreven in bijlage 7. Hieruit blijkt dat er meerdere (potentiële) evenementenlocaties in de gemeente Ede zijn, maar dat veel locaties bepaalde beperkingen hebben en andere te weinig ingezet worden als evenementenlocatie. Met de betrokken belanghebbenden bij de diverse potentiële locaties zal in goed en zorgvuldig overleg onderzocht worden wat de mogelijkheden van de locaties zijn en voor welke soort evenement deze kunnen worden ingezet.
36 Nota evenementenbeleid
37 Nota evenementenbeleid
Bijlagen Bijlage 1.
Matrix en toolkit
38 Nota evenementenbeleid
Criteria om evenementen te categoriseren in 1/2/3/4 evenementen Om te bepalen in welke categorie (1, 2, 3 of 4) een evenement valt en welke mate een evenement ondersteund wordt door de gemeente Ede, zijn een aantal criteria opgesteld. Deze criteria zijn weergegeven in onderstaande matrix. De matrix is opgedeeld in vijf groepen criteria: doel/ambitie, doelgroep, uitstraling, locatie en overig. In de vijf groepen komen criteria naar voren over onderwerpen die belangrijk gevonden worden door gemeentebestuur, beleidsmedewerkers en vanuit citymarketing. Per criterium of groep criteria wordt hieronder besproken wat ermee bedoeld wordt. De gemeente heeft een aantal instrumenten om een evenement te kunnen ondersteunen. Deze middelen zijn benoemd in de toolkit. Ondersteuning door de gemeente kan vormgegeven worden door één of een combinatie van de middelen in de toolkit. Het ene evenement zal ondersteund worden door subsidie, andere evenementen kunnen weer meer behoefte hebben aan praktische ondersteuning of publiciteit. Aan de hand van de score op de matrix (gaat het om een 1-, 2- of 3-evenement?) en de behoefte van de organisator wordt door de gemeente bepaald in hoeverre en in welke vorm de gemeente een evenement ondersteunt.
FIguur: matrix t.b.v. categiseren evenementen Score +/Doel/ambitie Ondersteuning groen/gezond/actief Stimuleren sportieve dynamiek Economische spin-off gemeente Ede (o.a. toerisme en binnenstad) Stimuleren culturele dynamiek Historie / erfgoed Ede promoten Stimuleren sociale samenhang Doelgroep Kenniswerkers, studenten & Food Valley gerelateerde bedrijven Actieve 50-plussers (potentiële en huidige inwoners, bezoekers Veluwe) Gezinnen met kinderen (potentiële en huidige inwoners, bezoekers Veluwe) Uitstraling Lokaal Regionaal Landelijk Internationaal Uniek in de regio/het land Locatie Passende locatie Overig Periode in het jaar (spreiding, seizoensverbreding) Evaluatie eerdere editie (vergunning- en subsidieafspraken) Hinderniveau (geluid- of parkeeroverlast) Mate van risico wat betreft veiligheid Aantrekkingskracht op media Mate van professionaliteit (vooronderzoek, etc.) Initiatief vanuit de samenleving Samenwerking met ondernemers uit de gemeente en/of andere organisatoren
Toelichting
39 Nota evenementenbeleid
Beschrijving criteria A. Doel/ambitie • Ondersteuning groen, gezond en actief: evenementen kunnen ingezet worden als instrument voor citymarketing. Ede profileert zich als groen, gezond en actief en evenementen die hierbij aansluiten maken de profilering zichtbaar. Deze evenementen wil de gemeente graag faciliteren en stimuleren. • Economische spin-off gemeente Ede: Evenementen zorgen voor hogere bestedingen (ContinuVrijeTijdsOnderzoek, 2006/2007). Verschillende ondernemers in de gemeente (bijvoorbeeld horeca en winkels) kunnen dus verdienen aan evenementen. Dit vindt de gemeente Ede een zeer belangrijk punt. Daardoor stimuleert, faciliteert en ondersteunt de gemeente evenementen die veel economische spin-off hebben voor Ede. • Stimuleren sportieve en/of culturele dynamiek: sport (bewegen) en cultuur zijn twee belangrijke speerpunten uit het coalitieakkoord én passen beide binnen de profilering Groen, Gezond en Actief. Wanneer evenementen de sportieve en/ of culturele dynamiek stimuleren dragen ze dus bij aan beleids- en citymarketingdoelstellingen, waardoor deze evenementen in aanmerking komen voor ondersteuning door de gemeente. • Stimuleren sociale samenhang: De belangrijkste doelgroep voor evenementen zijn de toeristen/bezoekers in Ede, maar ook voor een goed woonklimaat in Ede zijn evenementen belangrijk. Evenementen die ook aantrekkelijk zijn voor de inwoners van Ede – die dus de sociale samenhang ten goede komen – worden door de gemeente gestimuleerd. • Historie / erfgoed Ede promoten: Ede heeft veel erfgoed uit de tijd dat de ENKA-fabriek en Defensie grote werkgevers waren. Ook qua landschap en natuur heeft Ede een rijke historie. De historie van Ede ligt ten grondslag aan het hedendaagse Ede en dat wordt door de gemeente belangrijk gevonden. Evenementen die het erfgoed en/of de historie promoten komen daarom in aanmerking voor ondersteuning.
B. Doelgroep • Kenniswerkers en studenten FoodValley en FoodValley gerelateerde bedrijven/ instellingen • Actieve 50-plussers (potentiële en huidige inwoners, bezoekers Veluwe) • Gezinnen met kinderen (potentiële en huidige inwoners, bezoekers Veluwe) Bij de doelgroepskeuze wordt aangesloten bij de regionale segmentering van groepen bezoekers aan de Veluwe, die ook op de eigen inwoners van toepassing is. Met name de gezinnen met (jonge) kinderen en de actieve 50-plussers zijn hierbij primair van belang. Daarnaast zijn de doelgroepen binnen de Food Valley ambitie (kenniswerkers, studenten en Food Valley gerelateerde bedrijven en kennisinstellingen) belangrijke doelgroepen. Wanneer evenementen specifiek deze doelgroepen aantrekken, komen zij in aanmerking voor (extra) ondersteuning door de gemeente.
C. Uitstraling • • • •
Regionaal Landelijk Internationaal Uniek in de regio / het land
40 Nota evenementenbeleid
Evenementen die een (inter)nationale uitstraling hebben, zetten Ede op de landelijke kaart. Daarom komen deze evenementen in aanmerking voor extra ondersteuning door de gemeente. Dit geldt ook voor evenementen die uniek zijn in de regio of in het land. Regionale evenementen zijn belangrijk voor de positie van Ede in de regio, waardoor ook dit criterium extra gewaardeerd wordt. Aantrekkingskracht op (landelijke) media kan deze uitstraling versterken.
D. Locatie Een passende locatie voor een evement wordt gewaardeerd, met het oog op veiligheid, aantrekkingskracht, promotie van de locatie, parkeerproblematiek, geluidsoverlast en in financieel oogpunt.
E. Overig • Periode in het jaar: de gemeente wil sturen op meer spreiding van evenementen, om seizoensverbreding te bewerkstelligen. Evenementen die daar rekening mee houden komen in aanmerking voor (extra) ondersteuning. • Evaluatie eerdere editie, subsidieafspraken: De evaluatie van een eerdere editie van een evenement kan leiden tot een hoge dan wel lage waardering van dit criterium, om organisatoren te stimuleren zich aan de gemaakte afspraken te houden. Daarnaast is het voor de gemeente een goede check om te beoordelen of subsidies doelmatig ingezet worden. • Evaluatie eerdere editie, vergunning: Ook de evaluatie van afspraken tussen gemeente en organisator die in de vergunning vermeld zijn kunnen aanleiding zijn voor het extra dan wel minder ondersteunen van een evenement. • Mate van risico wat betreft veiligheid: De veiligheid bij evenementen waarbij grote groepen mensen aanwezig zijn is van groot belang. Daarom wordt ook gekeken naar het veiligheidsrisico van evenementen. Wanneer het risico groot is en/of de organisator neemt onvoldoende maatregelen, kan het evenement op dit criterium minpunten scoren. Uiteraard wordt niet alleen bij het bepalen van de mate van ondersteuning door de gemeente gekeken naar de veiligheid, dit onderwerp wordt ook in het hele vergunningstraject meegenomen. Het kan echter ook van invloed zijn op de mate waarin het evenement ondersteund wordt. • Aantrekkingskracht op media: Wanneer de media evenementen oppakken, zorgt dit voor meer bekendheid van Ede. Een evenement dat waarschijnlijk veel positieve media-aandacht zal opleveren is dan ook erg goed voor de gemeente. • Mate van professionaliteit (vooronderzoek, etc.): Als de evenementenorganisator professioneel te werk gaat, betekent dit dat de gemeente minder uren hoeft te stoppen in de begeleiding van een evenement. Dat levert een kostenbesparing voor de gemeentelijke organisatie én een professioneel evenement op. • Initiatief vanuit de samenleving: Een evenement dat gedragen wordt door de samenleving, zal veel bezoekers trekken. • Samenwerking met ondernemers uit de gemeente en/of andere organisatoren: Wanneer een evenementenorganisator samenwerkt met lokale ondernemers of met andere organisatoren kan een evenement naar een hoger plan worden getild. De lokale ondernemers hebben hier ook voordeel van. De gemeente stimuleert daarom het aangaan van samenwerking tussen deze partijen. Wanneer een evenementenorganisator dit niet doet, terwijl het wel mogelijk is, is het ook mogelijk om minpunten toe te kunnen aan dit criterium.
41 Nota evenementenbeleid
Toolkit Voor het ondersteunen van evenementenorganisatoren is een aantal middelen beschikbaar. De gemeente stimuleert en faciliteert evenementen die hoog scoren op de matrix, afhankelijk van de behoefte van de organisator. Middelen in de toolkit (in ontwikkeling): • Subsidie • Advies Accountmanager Evenementen, gemeente Ede (X uren inzet ter waarde van €Y,- per uur) • Inzet VBT (X uren inzet ter waarde van €Y,- per uur) • Collectieve PR, via Citymarketing en/of VBT • Korting op of gratis kaartverkoop via VBT of andere ticketorganisatie • Marktonderzoek • Coördinatie vrijwilligers via relatiemanager VBT of gemeente Ede • Gebruik van vergaderlocaties • Gebruik netwerk ondernemers in Ede Ondersteuning door de gemeente kan vormgegeven worden door één of een combinatie van de middelen in de toolkit. Het ene evenement zal ondersteund worden door subsidie, andere evenementen kunnen weer meer behoefte hebben aan praktische ondersteuning of willen alleen mee in de publiciteit. Aan de hand van de score op de matrix (gaat het om een 1-, 2- of 3-evenement?) en de behoefte van de organisator wordt bepaald in hoeverre en in welke vorm de gemeente een evenement ondersteunt.
42 Nota evenementenbeleid
43 Nota evenementenbeleid
Bijlage 2.
Huidige gemeentelijke werkwijze – vergunningtraject
44 Nota evenementenbeleid
Voorafgaand aan het evenement De indiening van de vergunningaanvraag of de melding Een kleinschalig evenement dient minimaal 10 werkdagen van tevoren te worden gemeld bij de burgemeester. Voor een middelgroot evenement moet minimaal 8 weken van tevoren een evenementenvergunning aangevraagd worden. Een grootschalig evenement vergt meer voorbereiding, hierbij geldt een termijn van 12 weken . Een aanvraagformulier evenementen dient te worden ingevuld. Bij grootschalige evenementen dient tevens een uitgebreid draaiboek en bij risicovolle evenementen een risicoanalyse en calamiteitenplan door de organisator te worden ingeleverd. Bij kleinschalige evenementen is een draaiboek wenselijk. In het draaiboek is ten minste opgenomen: – Algemene gegevens over de organisator; – Gebruik van het terrein (plattegrond, tekening)/locaties (incl. periode) en logistiek; – Milieuaspecten i.v.m. afval e.d.; – Bewaking, toezicht en hulpverlening; – Communicatietraject, omwonenden; – Een overzicht met contactpersonen bij de organisatie. De organisator stelt een contactpersoon aan, die voortdurend bereikbaar is om klachten of problemen te verhelpen.
De beoordeling van de aanvraag Bij de beoordeling van de aanvraag wordt gekeken naar de volgende aspecten: – Juridisch toetsingskader – Beleidscriteria – Tweedeling evenementen – Advisering
Ad 1. Juridisch toetsingskader Het is mogelijk dat voor één evenement meerdere vergunningen nodig zijn, bijvoorbeeld: – Toestemming op grond van de Algemene Plaatselijke Verordening Ede (APV); – Ontheffing geluidhinder op grond van de Apv en/of de Zondagswet; – Vergunning voor reclameborden/terras op grond van de Apv; – Ontheffing verstrekken van zwak-alcoholische drank op grond van de Dranken Horecawet; – Bouwvergunning/aanlegvergunning op grond van Woningwet/ Wet op de Ruimtelijke Ordening; – Ontheffing Flora- en Faunawet; – Vergunning Nieuwe Natuurbeschermingswet. Er zal een kritisch onderzoek plaatsvinden naar de hoeveelheid voorschriften in het kader van de lastenverlichting voor de vergunninghouder. In het voorjaar van 2012 volgt een voorstel.
45 Nota evenementenbeleid
Ad 2. Beleidscriteria De volgende criteria neemt de burgemeester in aanmerking bij een aanvraag: 1) Of het evenement past binnen het bestaande aanbod van evenementen (om spreiding van evenementen te bevorderen); 2) Het aantal evenementen dat op een bepaalde locatie in een bepaalde periode wordt gehouden; 3) Het aantal bezoekers dat wordt verwacht; 4) Of er gevaar bestaat voor de openbare orde, veiligheid, zedelijkheid of gezondheid: – Of er gevaar bestaat voor een onevenredige belasting van het woon- of leefklimaat in de omgeving van het evenement; – Of de aard van het evenement zich verdraagt met het karakter of de bestemming van de gevraagde locatie; – Of er gevaar bestaat voor belemmeringen van het verkeer; – De mate waarin door het evenement beslag wordt gelegd op de ruimte, de tijd en de hulpdiensten; – Of er gevaar bestaat voor verontreiniging, aantasting van het uiterlijk aanzien van de stad, beschadiging van de groenvoorzieningen of van voorzieningen voor het openbaar nut; – Of de organisator voldoende waarborgen biedt om de schade aan het milieu te voorkomen dan wel zoveel mogelijk te beperken; – Of de organisator voldoende waarborgen biedt of kan bieden voor een goed verloop van het evenement.
Ad 3. Tweedeling evenementen Grootschalige evenementen worden onderscheiden van kleinschalige, omdat het van belang is dat grootschalige evenementen goed worden georganiseerd en voorbereid, mede gelet op de risico’s die grote mensenmassa’s met zich meebrengen. In het geval van een grootschalig evenement: dient de aanvraag met een uitgebreid draaiboek en bij risicovolle evenementen met een risiconalyse te worden gedaan; worden de betrokken partijen (politie, de brandweer, GGD, en de hoofdafdelingen Beheer en Vergunningen & Handhaving) om advies gevraagd; wordt het evenement voorbereid in een speciaal hiervoor opgerichte werkgroep; Bij kleinschalige evenementen varieert het bezoekersaantal en is het niet altijd noodzakelijk dat er een uitgebreide voorbereiding plaatsvindt. Bij grootschalige evenementen is het van belang dat alle betrokken partijen vroegtijdig kennis kunnen nemen van de aanvraag.
Ad 4. Advisering Aanvragen voor grootschalige evenementen worden om afzonderlijk advies gezonden aan de betrokken partijen (afdeling Algemeen Juridische Zaken, politie, brandweer, GGD, de hoofdafdelingen Beheer en Vergunningen & Handhaving en eventueel de afdeling Ontwikkeling). Hierbij dient rekening gehouden te worden met de ingebruikgeving van de grond door de gemeente als privaatrechtelijk eigenaar: hierover wordt advies gevraagd bij de afdeling Grondzaken.
46 Nota evenementenbeleid
In het geval van een kleinschalig evenement kan in het algemeen worden volstaan met het opnemen van specifieke voorschriften bij de toestemming. Hierbij speelt een rol of het evenement jaarlijks en/of in soortgelijke vorm plaatsvindt of dat het een nieuw evenement is dat uitgeprobeerd wordt. Bij een nieuw evenement dient beoordeeld te worden of het nodig is om afzonderlijke adviezen in te winnen bij de betrokken partijen. De betrokken partijen kunnen wel bij gewijzigde inzichten of omstandigheden het advies geven om de specifieke voorschriften aan te passen.
Werkgroep Bij een grootschalig evenement of een evenement met veel impact op de openbare ruimte wordt het juridische (vergunnings-) traject getrokken door een coördinator vanuit de afdeling Veiligheid & Recht. De coördinator richt een werkgroep op met interne en externe betrokken partijen (incl. de organisator). Deze coördinator is het aanspreekpunt binnen de gemeente voor de organisator. Het inhoudelijke (organisatorische) traject wordt aangestuurd vanuit de afdeling Communicatie en is op dit gebied aanspreekpunt voor evenementenorganisatoren. De coördinator vanuit Veiligheid & Recht bekijkt de aanvraag zorgvuldig en is verantwoordelijk voor het eindproduct. Na afloop van het grootschalig evenement stelt de coördinator een evaluatierapport op. In het evaluatierapport wordt ten minste ingegaan op: – Algemene indruk over het verloop van het grootschalige evenement; – Openbare en veiligheidsaspecten; – (Verkeers)overlast; – Naleving van de opgelegde voorschriften; – Communicatietraject, omwonenden; – Klachten; – Resultaat van dB(A)-metingen; – Milieuaspecten;
Tijdens het evenement Ordebewakers De organisatoren van evenementen zijn verantwoordelijk voor een goede gang van zaken en een ordelijk verloop van het evenement. Tevens dient de organisatie, indien noodzakelijk, personeel in te zetten voor het houden van toezicht gedurende de festiviteiten. Deze ordebewakers dienen gecertificeerd te zijn en duidelijk herkenbaar. Het aantal benodigde beveiligingsmedewerkers wordt als vergunningsvoorschrift opgenomen in de voor het evenement af te geven vergunning.
Verkeersmaatregelen en –regelaars Bij iedere activiteit op de openbare weg, waarbij het verkeer voor de veiligheid van de deelnemers en weggebruikers geregeld moet worden, zijn gecertificeerde verkeersregelaars vereist. Of er verkeersregelaars moeten worden ingezet wordt bepaald door de afdeling Beheer in overleg met de politie. Aan de hand van de route en/of locatie wordt in samenspraak met de organisatie,
47 Nota evenementenbeleid
het aantal verkeersregelaars vastgesteld. Het werven van verkeersregelaars is de verantwoordelijkheid van deorganisatie. Het college kan op verzoek, of zelfstandig, beslissen om een tijdelijke verkeersmaatregel te treffen in verband met een evenement. De afsluiting van wegen start vaak voorafgaand aan een evenement, om zo parkeren van voertuigen tegen te gaan en met de opbouw van een evenement te kunnen beginnen. Het is wenselijk de tijden dat wegen afgesloten worden zoveel mogelijk te beperken. In sommige gevallen is afsluiting ook niet nodig. Bij evenementen die meer in het belang zijn van de deelnemers dan van de gemeenschap en/of bezoekers kan de locatie een punt van afweging zijn. Er worden geen wegafzettingen toegestaan bij evenementen waarbij het belang van de deelnemers onevenredig groot is ten opzichte van de omwonenden. De organisator dient zelf zorg te dragen voor de uitvoering van eventuele tijdelijke verkeersmaatregelen, zoals hekken, verwijzingsborden of andere noodzakelijke materialen. Deze materialen worden kosteloos door de gemeente ter beschikking gesteld en dienen opgehaald (en weer teruggebracht) te worden bij de Gemeentewerf. Dit is ook het geval indien de tijdelijke verkeersmaatregel niet op verzoek, maar ambtshalve door het college wordt genomen. Omwonenden mogen gedurende de evenementen geen overmatige overlast ondervinden van (geparkeerde auto’s van) bezoekers. De hulpverleningsdiensten dienen te allen tijde vrije doorgang te hebben.
Parkeren De organisatie dient ervoor te zorgen dat er voldoende parkeergelegenheid voor bezoekers is. Bij de parkeergelegenheid dienen medewerkers (verkeersregelaars), aanwezig te zijn om het parkeren in goede banen te leiden en toezicht te houden. De verkeersregelaars dienen uitgerust te zijn met een verkeersregelaarshesje en verbindingsapparatuur. Zij worden door de burgemeester aangesteld. Degene die de verkeersregelaars inhuurt moet voor deze medewerkers een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering afsluiten. Ook dient er voor gezorgd te worden dat er voldoende bewegwijzering aangebracht is naar een parkeerterrein.
Alcoholische drank Bij de aanvraag om een evenementenvergunning kan een ontheffing worden aangevraagd om speciaal voor het evenement zwak-alcoholische dranken te mogen verstrekken. Het college kan deze ontheffing verlenen, bij een in de beschikking aangewezen bijzondere gelegenheid van zeer tijdelijke aard voor een aaneengesloten periode van ten hoogste twaalf dagen. Aan de ontheffing kunnen voorschriften worden verbonden. In het kader van alcoholmatigingsbeleid is het in sommige gevallen niet wenselijk om alcoholische dranken te laten verstrekken. Naast de wettelijke eisen die aan een dergelijke ontheffing worden gesteld, zal een ontheffing worden geweigerd in de volgende gevallen: • Indien het evenement met name is gericht op jongeren onder de 16 jaar; • Indien politie en gemeente van mening zijn dat het schenken van alcoholische dranken de openbare orde en veiligheid dermate negatief zal beïnvloeden dat dit niet wenselijk is.
48 Nota evenementenbeleid
Publicatie Er wordt een evenementenkalender op de website gepubliceerd waarbij bij elk evenement een contactpersoon van de organisator staat vermeld. Voor de toekomst komt er een tekst op de website waarin staat vermeld dat de organisator verantwoordelijk is voor publicatie van het evenement op de website, het correcte verloop van het evenement, en omwonenden dient te informeren over grote evenementen die een inbreuk op de leefomgeving hebben.
49 Nota evenementenbeleid
Bijlage 3.
Proces nieuwe werkwijze
50 Nota evenementenbeleid
51 Nota evenementenbeleid
Proces
Wie
Evenementen
1/2 (potentie)
Aanvrager
Een evenement komt binnen als: - Vergunningaanvraag - Subsidieaanvraag - Idee - Informatieaanvraag
In behandeling: Publieksbalie. Evenementenloket
Publieksbalie, evenementenloket
In behandeling nemen
Publieksbalie, evenementenloket
Eerste globale toetsing: 1/2-evenement of 3/4-evenement en mate van risico (wat betreft veiligheid)
1/2 (potentie) of 3/4 evenement?
Na 1e toetsing: Alle evenementen: Publieksbalie
1/2/3/4
In behandeling: Publieksbalie
Naar Accountmanager Evenementen
1/2-evenement: Accountmanager evenementen
Vergunningstraject Groot/ midddelgroot
Intakegesprek
Account Manager: Matrixbeoordeling
Advies technische evenementen-commissie
Advies formele adviesinstanties
Collegevoorstel: ondersteuning + vergunning
Ja
College akkoord
Subsidie aanvraag
Accountmanager evenementen
Intakegesprek met organisator
Accountmanager evenementen
Op basis van intakegesprek: inhoudelijke toetsing mbv matrix
Coördinator afd. V&R
In gang zetten vergunningstraject
Accountmanager evenementen
Bijeenkomst inhoudelijke ev. cie (beleidsmedewerkers)
Coördinator afd. V&R
Bijeenkomst technische ev. cie (afvaardiging adviesinstanties)
Coördinator afd. V&R
Raadplegen formele adviesinstanties
Accountmanager evenementen
Collegevoorstel maken : • Mate en manier van ondersteuning • Vergunning
College van B&W
Beslissing: wel of niet akkoord
Accountmanager evenementen
College niet akkoord: Contact met organisator
Melding
Coördinator: Vergunningstraject
Advies inhoudelijke evenementen-commissie
Publieksbalie neemt alle evenementen in behandeling: • Juridisch toetsingskader • Raadplegen adviesinstanties Evt. in overleg met accountmanager evenementen: ondersteuning (afhankelijk van vraag organisator) Voor inhoudelijke toetsing
klein
Onder-steuning o.b.v. toolkit
Opmerking
Nee
College akkoord : • Contact met organisator • In gang zetten ondersteuning en subsidieaanvraag
Vergunning en/ of ondersteuning afwijzen
52 Nota evenementenbeleid
53 Nota evenementenbeleid
Bijlage 4
Financiële kaders
54 Nota evenementenbeleid
In onderstaande tabellen zijn de uitgaven in 2009 en 2010 en budgetten voor 2011 voor evenementen beschreven, waarbij faciliteiten en personeelskosten die niet in geld uitgedrukt worden nog niet opgeteld zijn. 2009 “vrij” 40.000 (Subsidieafspraken VVV tbv evenementen)
2009 gelabeld
20.000 25.000 2.250
Food4you (Regiocontract 3 jr. 2009-2011) Vrede Bevrijding en Vrijheid (Regiocontract 3jr: 2009-2011) Food Valley Classic Friends on Ice Open Monumentendag
-
15.000 65.000 14.000
Nieuwjaarsontmoeting Airborne Landingen Airborne Taptoe
-
18.000
Oxfam Novib Trailwalker
10.500 (Culturele aangelegenheden)
50.000 9.000 7.000 15.000 10.000 5.000
Ede uit de Kunst Zomerconcertenreeks Carillon Internationale Muziekzomer Popmuziek Programmering Openluchttheater Tentoonstellingen en openingen
-
100.000 33.000
17.500 17.072 +/- € 5000 50.500
2010 “vrij”
Totaal
Heideweek Comité Nationale Feestdagen Ede Oranje comités per dorp: 500 + €0,01 per inwoner
427.822
€ 478.322
2010 gelabeld
Totaal
54.000 (Ingebracht door de sectoren vrij besteedbaar) Cafetariapakket VBT: 24.200
8.000 4.000 5.000 10.000 17.000
2.250
10.500 (culturele aangelegenheden)
-
13.000 40.000
Nieuwjaarsontmoeting Airborne
18.000 10.000 10.000
Trailwalker Food4you Entente Florale
50.000 9.000 15.000 10.000 23.000 5.000
Ede uit de Kunst Zomerconcertenreeks Carillon Popmuziek Programmering openluchttheater Manifestatie Expositieruimten Tentoonstellingen en openingen
17.500 17.072 +/- € 5000 88.700
Heideweek Airborne Taptoe Bevrijdingsactiviteit Jan Hilgers Memorial Airshow div. evenementen (oa trapakkers, Pegasus, Vallei Fietsweek, schaapskudde evenementen) Open monumentendag
288.822
Heideweek Comité Nationale Feestdagen Ede Oranje comités per dorp: 500 + €0,01 per inwoner € 377.522
55 Nota evenementenbeleid
2011 “vrij”
2011 gelabeld
Totaal
118.000 (ingebracht door de sectoren vrij besteedbaar) 4.500 2.250
VVV evenementen Open monumentendag
13.000
Nieuwjaarsontmoeting
40.000
Airborne
12.000
Trailwalker
50.000 15.000 5.000 10.000 9.000
Ede uit de Kunst Popmuziek Tentoonstellingen en openingen programmering openluchttheater zomerconcertenreeks Carillon
17.500 10.000 +/- € 5000 128.500
Heideweek Comité Nationale Feestdagen Ede Oranje comités per dorp: 500 + €0,01 per inwoner
193.250
€ 321.750
Buiten gemeentebegroting om in 2009, 2010 en 2011 - € 30.000 laagdrempelige en kleinschalige activiteiten op gebied van beeldende kunst (= rijksregeling) - € 15.000 programmering Openluchttheater
Gelabelde budgetten zijn al toegekend aan evenementen en/of beleidsterreinen.
56 Nota evenementenbeleid
57 Nota evenementenbeleid
Bijlage 5
Feiten & cijfers evenementenbranche
58 Nota evenementenbeleid
Subsidies evenementen gemeenten – Respons (2010) 2009 € 38,9 miljoen uitgaven aan publieksevenementen, € 2,3 miljoen meer dan in 2008. Rotterdam is met € 6,8 miljoen de grootste evenementensubsidieverstrekker. In de onderstaande tabel is de top 5 van grootste subsidieverstrekkers weergegeven. Gemeente
Bedrag
Rotterdam
€ 6.863.666
Amsterdam
€ 5.791.668
Den Haag
€ 4.301.378
Utrecht
€ 3.345.000
Arnhem
€ 1.671.500
Veel evenementen komen niet alleen tot stand dankzij de financiële bijdragen van de gemeenten. Er zijn vele “partner-organisaties” (van kennis-instelling tot en met bedrijfsleven) die belang hebben bij evenementen in hun stad of regio en dan ook ondersteuning verlenen op o.a. financieel gebied, goederen en/of diensten. In bijvoorbeeld Rotterdam, Deventer en Helmond wordt er door de gemeente ook geld vrijgemaakt voor een evenementenbureau dat namens de gemeente de verschillende evenementen faciliteert en of organiseert. In Deventer gaat men nog een stapje verder en organiseert dit bureau zelf ook evenementen. Voor een dergelijke organisatie is in Deventer € 290.000,- vrijgemaakt en in Helmond € 234.000,-.
Grootste Publieksevenementen in 2009 – Respons (2009) Onderzoeksbureau Respons ontwikkelt jaarlijks een TOP100 Evenementen Monitor. In de monitor van 2009 wordt onderzocht welke Nederlandse evenementen het beste scoren op aantal bezoekers én op mediawaarde. De top 5 staat beschreven in onderstaande tabel. Positie
Evenement
Plaats
1
Vierdaagse Nijmegen
Nijmegen
2
Ortel Zomercarnaval
Rotterdam
3
Tilburgse kermis
Tilburg
4
Fortis Marathon Rotterdam
Rotterdam
5
Bloemencorso Bollenstreek
Noordwijk, ZH
Bezoekers
Media Bereik-Eenheden
1.988.000
249,87
900.000
177,08
1.500.000
60,77
900.000
77,50
1.200.000
50,60
Daarnaast werd gekeken naar welke evenementencategorieën het meeste voorkomen in de top 100. De grootste categorie is het stadsfestijn / multidisciplinair, met 30 evenementen zoals het World Statues festival en de Lakenfeesten. Daarna volgen de kermissen (16 stuks) en de hardloop- en marathonevenementen (7). Volgens de TOP100 Evenementen Monitor zijn de top 100 evenementen niet erg beïnvloed door de economische crisis. Van de tien grootste entreeheffende evenementen hadden er slechts twee te maken met een lager bezoekaantal dan in 2008 (het Internationaal Film Festival Rotterdam en de Vakantiebeurs). Het totaal
59 Nota evenementenbeleid
aantal gegenereerde bezoeken aan de top 100 evenementen is zelfs gestegen ten opzichte van 2008.
Ontwikkelingen op het gebied van evenementen – CBS (via www.cbs.nl) Algemene cijfers bezoek evenementen Het bezoeken van evenementen heeft de afgelopen 20 jaar1 fors aan populariteit toegenomen. In de periode 1990/1991 vonden in totaal ruim 28 miljoen evenementenbezoeken plaats; in 2006/2007 waren dat er ruim 37,5 miljoen. Opvallend is de stijging in het bezoeken van evenementen in de winter, dat was in ‘06/’07 meer dan het dubbele van de aantallen in ‘90/’91, respectievelijk 9,2 miljoen en 4,2 miljoen. Met deze grote stijging zijn de evenementenbezoeken in de periode ‘06/’07 ongeveer gelijk verdeeld over de seizoenen, terwijl in de voorgaande onderzoeksperioden (‘90/’91 en ‘95/’96) in de zomer en het voorjaar de meeste evenementen bezocht werden. Uit de cijfers in de periode ‘06/’07 blijkt dat 48% van het totaal aantal bezoeken van evenementen plaatsvindt in de eigen woonplaats, en 49% elders in Nederland. De overige 4% zijn bezoeken van evenementen in het buitenland. Het aantal bezoeken in de eigen woonplaats is de afgelopen jaren gestegen, terwijl het bezoeken van evenementen elders in Nederland is gedaald. Aan de afstanden die bezoekers afleggen naar evenementen is dit beeld ook terug te zien: 28% legt minder dan 5 kilometer af, 24% reist 5 tot 15 kilometer, 17% legt 15 tot 30 kilometer af en 31% van de evenementenbezoekers legt 30 kilometer of meer af. Deze afgelegde kilometers werden in ’06/’07 bij 54% van de bezoeken afgelegd met de auto; 21% met de fiets; 16% zonder vervoersmiddel en 9% met het openbaar vervoer. Opvallend is dat het reizen naar evenementen met de fiets toegenomen en het gebruik van de auto afgenomen is vanaf 1990. De overige vervoersmiddelen zijn ongeveer gelijk gebleven.
Kenmerken bezoekers evenementen De bezoekers van evenementen zijn ongeveer evenveel mannen als vrouwen, respectievelijk 49% en 51% in de periode ‘06/’07. Deze verdeling is in de afgelopen 20 jaar gelijk gebleven. De leeftijden van de bezoekers zijn als volgt verdeeld: 18% is 0 tot 15 jaar; 13% is 15 tot 25 jaar; 30% is 25 tot 45 jaar; 28% is 45 tot 65 jaar en 12% is 65 jaar of ouder. Vanaf 1990 is het aantal bezoekers van 45 tot 65 jaar en van 65 jaar en ouder percentueel flink gestegen. Meer dan de helft van alle bezoekers aan evenementen zijn gezinnen met kinderen (55% in periode ‘06/’07). 30% van de bezoeken wordt afgelegd door (echt)paren zonder kinderen; 10% door alleenstaanden en 4% door eenoudergezinnen. Deze verdeling is in de afgelopen jaren redelijk gelijk gebleven. De onderzoeksperioden zijn (1) mei 1990 t/m april 1991, (2) september 1995 t/m augustus 1996, (3) december 2001 t/m november 2002 en (4) oktober 2006 t/m september 2007
1
Uitgaven aan en tijdens evenementen In totaal werd er in de periode oktober 2006 tot en met september 2007 in Nederland 554 miljoen uitgegeven aan evenementen. Dat kwam neer op 14,74 euro per persoon per evenement. De totale uitgaven zijn bijna verdriedubbeld, in vergelijking met de periode mei 1990 tot en met april 1991 (toen 194 miljoen euro), de uitgaven per persoon per evenement zijn ruim verdubbeld (toen 6,91 euro per persoon per evenement). De totale uitgaven kunnen onderverdeeld worden entree- en deelnamekosten,
60 Nota evenementenbeleid
consumptiekosten en reiskosten. In onderstaand schema zijn deze uitgaven voor de perioden ‘90/’91 en ‘06/’07 weergegeven. Totale uitgaven in euro’s
Uitgaven per persoon per evenement in euro’s
36 miljoen
1,28
Entree- en deelnamekosten
’90/’91 ‘06/’07
111 miljoen
2,95
Consumptiekosten
’90/’91
112 miljoen
3,98
‘06/’07
338 miljoen
8,99
Reiskosten
’90/’91
46 miljoen
1,65
‘06/’07
105 miljoen
2,80
61 Nota evenementenbeleid
Bijlage 6
Spreiding van terugkerende (grotere) evenementen over het jaar
62 Nota evenementenbeleid
Januari
Februari
Maart
Nieuwjaarsontmoeting
April Sunday Blues
Mei
Juni
Concours Hippique
Ede uit de Kunst
Ede voor Duchenne
Landlevendagen Oxfam Novib Trailwalker Skeeleren in Otterlo
Juli
Augustus
Veluwe Vallei Fietsweek – ook in Ede
Veluwe Vallei Fietsweek – ook in Ede
Zomerconcertenreeks Carillon
Oktober
November
Airborne Landingen
Pegasus Wandeltocht
Manifestatie expositieruimten (2 jaarlijks)
Zomerconcertenreeks Carillon
Airborne Taptoe
Cultuurprijs Ede (driejaarlijks)
Zwoele Zomer avonden KMM (2x)
Zwoele Zomer avonden KMM (2x)
Kunst en Vliegwerk Airborne Feelings
Business Event
Int. Muziekzomer
Int. Muziekzomer
Open Monumentendag
Food4you
Heideweek
September
Hoge Veluwe Loop
December Friends on Ice
63 Nota evenementenbeleid
Bijlage 7
Beschrijving evenementenlocaties
64 Nota evenementenbeleid
Hiernaast volgt een schematisch overzicht van de belangrijkste huidige locaties en mogelijkheden. Met betrekking tot geluid wordt daarbij vermeld dat de normering slechts voor het Museumplein is vastgesteld. De overige locaties worden per evenement getoetst aan het Besluit Algemene Regels Milieubeheer voor Inrichtingen. Waarbij als uitgangspunt een maximaal niveau op de dichtstbijzijnde gevel wordt genomen.
65 Nota evenementenbeleid
Locatie Ginkelse en Edese heide
Markt
Geluid Voor geluid geschikte locatie, weinig omwonenden. Wel rekening houden met broedseizoen.
Voor evenementen is al het een en ander in het bestemmingsplan geregeld. Deze locatie heeft veel omwonenden. Het betreft hier nieuwe woningen die goed zijn geïsoleerd.
Eigenaar Gemeente Ede Defensie
Gemeente
Natuur
Verkeer en parkeren
Gelegen in de EHS en Natura 2000. Beschermde natuurwaarden aanwezig. Toetsing aan EHSbeleid, Natuurbeschermingswet en Flora- en faunawet. Bescherming geregeld in Natura-2000 beheerplan (in concept). Bepaalde evenementen mogelijk onder strikte voorwaarden. Tijdig melden en aanvragen bij de provincie is van belang.
Gemeente is eigenaar van de voormalige houtwerf ten westen van de heide. Geschikt als parkeer-plaats bij evenementen op de heide of om eventuele voorzieningen op te plaatsen. Op enige afstand van de heide zijn parkeerlocaties beschikbaar; inzet van pendelbussen is dan wel een vereiste. Er wordt een standaard pakket aan verkeersmaatregelen uitgevoerd; hiervoor is goedkeuring nodig van de provincie (N224 is prov.weg). De aard en omvang van de maatregelen zijn afhankelijk van de omvang van het evenement.
-
n.v.t.
Parkeergarage onder de markt en de andere parkeervoorzieningen in Ede centrum.
4.971 m2
Verkeersmaatregelen zijn hier niet aan de orde; wel moet er tijdig (conform vergunning 5 werkdagen van te voren) contact worden opgenomen worden met de meldkamer van de gemeente Ede om toegang tot het plein te verkrijgen (ivm centrumafsluiting).
Opp. en max. aantal personen
Bestemming en huurprijs Natuur
Specifieke gebruiksvoorwaarden -
Veiligheid Brandweer, preventie, veiligheid: Redelijk, afhankelijk van aantal personen en te treffen compenserende maatregelen. Grootste knelpunt is de vluchtmogelijkheid voor publiek en de bereikbaarheid voor hulpverlenersdiensten. Bij grote evenementen nagaan of een risicoanalyse gewenst is. Dit is van belang in het kader van de openbare orde en dus ook voor inzet politie/toezicht
Ede Centrum: verblijfsgebied
Op zaterdag en maandagmorgen is er weekmarkt. Met de marktvereniging wordt besproken dat de markt vanaf 2012 2 a 3 keer per jaar op marktdagen voor evenementen kan worden gebruikt. Dit geldt voor zowel de zaterdag als de maandag.
Brandweer, preventie: goed voor gangbaar gebruik Geen bijzondere veiligheidsaspecten.
Benodigde vergunningen Op basis van APV kan een evenementen vergunning worden verleend. Afhankelijk van de aard van de activiteiten kunnen meer vergunningen/ vrijstellingen of ontheffingen nodig zijn. De provincie en het ministerie van LNV verstrekken vergunningen/ ontheffingen ogv natuur-wetgeving.
Obv de APV kan een evenementenvergunning worden verleend. Afhankelijk van de aard van de activiteiten kunnen meer vergunningen/ vrijstellingen of ontheffingen nodig zijn
De parkeergarage onder de markt heeft een variabele (verkeers) belasting van maximaal 12,6KN/m2 zijn. Dit komt overeen met ca. 1260 Kg/m2. Dit wordt door beheer per aanvraag berekend.
1) Vergoeding gebruik openbare ruimte. Bij commerciële activiteiten wordt een vergoeding in rekening gebracht. Voor terreinen met inkomstenderving is de vergoeding minimaal gelijk aan deze inkomstenderving + de kosten die gemaakt moeten worden om vergunninghouders tijdens de duur van het evenement elders te laten parkeren. Bij niet-commerciële evenementen wordt geen vergoeding in rekening gebracht. Bij een terrein met inkomstenderving zal het college om besluitvorming gevraagd hoe met de inkomstenderving om te gaan.
66 Nota evenementenbeleid
Locatie Museumplein
Hoekelum
Hoekelum – weiland overzijde
Geluid
Eigenaar
Natuur
Voor het podium wat er staat is in het bestemmingsplan vastgelegd dat het geschikt is voor concerten. De 12x per jaar regeling voor inrichtingen wordt hier analoog toegepast en in de huidige situatie ruim geïnterpreteerd. Het is de vraag of hier nog meer evenementen bij kunnen dan nu het geval is. In principe wel een geschikte locatie.
Gemeente
Er zijn weinig woningen in de buurt en de A12 en de Klinkenbergweg maskeren het geluid van het evenement. Erg geschikte locatie.
Geldersch Landschap. Een prima evenemententerrein. Het weiland aan de overzijde is niet alleen in gebruik voor parkeren bij evenementen op Hoekelum. Grondzaken exploiteert het ook zelf als kleinschalig evenemententerrein. Bij intensiveren van de evenementen op Hoekelum gaan die in-komsten wellicht verloren.
Gelegen in de EHS en Natura 2000. Beschermde Natuurwaarden aanwezig. Bij grotere evenementen toetsing aan EHS-beleid, Natuurbescher-mingswet (externe werking) en Flora- en faunawet. Bescherming geregeld in Natura-2000 beheerplan (in concept). Evenementen mogelijk onder voorwaarden.
Parkeren: - Weiland overzijde. Capaciteit ca 1.000 auto’s - Eigen p-terrein bij de kaasboerderij. Capaciteit voor ca 800 auto’s
Gemeente. Er wordt voortvarend gewerkt aan het plan voor de Parklaan, die dwars door dit weiland gaat lopen. Er blijft dan nog maar een klein terrein over dat geschikt is voor parkeren of kleinschalige evenementen.
Omringende bosbeplanting is aangelegd in het kader van het landschapsstructuurplan EdeBennekom
Terrein wordt voornamelijk gebruikt voor parkeren en voor kleinschalige evenementen. Plan Parklaan gaat hier doorheen.
Er zijn weinig woningen in de buurt en de A12 en de Klinkenbergweg maskeren het geluid van het evenement
n.v.t.
Verkkeer en parkeren Parkerenvoorzieningen in Ede centrum
Opp. en max. aantal personen 2.680 m2
Bestemming en huurprijs Evenemententerrein
Geen verkeersmaatregelen nodig.
Specifieke gebruiksvoorwaarden Voor het gebruik van het middenterrein en podium is met de horecavereniging een overeenkomst afgesloten. Evenementen daarom in overleg met deze vereniging.
Veiligheid Brandweer, preventie: goed voor gangbaar gebruik. Geen bijzondere veiligheidsaspecten. Maximaal 3000 bezoekers. Bij grote evenementen nagaan of een risicoanalyse gewenst is. Dit is van belang in het kader van de openbare orde en dus ook voor inzet politie/toezicht.
Toekomstige situatie (aansluiting Ede-Oost op A12) in ogenschouw nemen. Mogelijk van belang als mitigatie voor effecten aansluiting!
Benodigde vergunningen Op basis van APV kan een evenementen vergunning worden verleend. Afhankelijk van de aard van de activiteiten kunnen meer vergunningen/ vrijstellingen of ontheffingen nodig zijn.
64.281 m2
Multifunctioneel bos: landgoed
-
Geen bijzondere veiligheidsaspecten.
In het bestemmingsplan is wel het een en ander geregeld maar een ontheffing is nog nodig. Op basis van APV kan een evenementen vergunning worden verleend. Afhankelijk van de aard van de activiteiten kunnen meer vergunningen/ vrijstellingen of ontheffingen nodig zijn.
24.000 m2 1000/1100 auto’s
Recreatieve voorzieningen
Beperkingen: - Terrein moet visueelruimtelijk en functioneel één geheel vormen met Hoekelum, dus er is geen halfverharding en geen grondstabilistatie. - kleine wateraansluiting - geen zwaar materieel muv 1 klein circus p.j. - na 2013 niet meer beschikbaar - terrein valt onder monumentenwet
Brandweer, preventie: goed voor gangbaar gebruik Geen bijzondere veiligheidsaspecten
Op basis van APV kan een evenementen vergunning worden verleend. Afhankelijk van de aard van de activiteiten kunnen meer vergunningen/ vrijstellingen of ontheffingen nodig zijn.
Afhankelijk van de aard en omvang van het evenement wordt een pakket aan verkeersmaatregelen getroffen langs de Edeseweg.
Sport, prijs per dag: Comm: € 592,Soc/maatsch: € 411,Berekening is: (Opp x grondprijs x 5%) gedeeld door 365 “oude” overeenkomsten - Fietsvierdaagse, op index 2010 €588,41 - Concours Hippique betaalt soc. maatsch. huurprijs
67 Nota evenementenbeleid
Locatie Landgoed Kernhem
Openlucht-theater
Geluid
Eigenaar
Voor een gedeelte is het een ongeschikte locatie verband met vleermuizen en archeologische waarden. Dit geldt niet voor het hele gebied.
Gemeente
Locatie ligt in stille woonwijk met veel omwonenden. 12x per jaar regeling wordt ook hier te makkelijk geïnterpreteerd. Met een aantal technische maatregelen zijn wellicht mogelijkheden om hier een vaste locatie van te maken, maar dan moet wel eerst een akoestisch onderzoek worden uitgevoerd
Particulier eigendom: Edese Commerciële Club
Natuur
Verkeer en parkeren
Ligt in de EHS. Vleermuisreservaat. Beschermde natuurwaarden aanwezig. Toetsing aan EHSbeleid, Flora- en faunawet en eventueel Natuurbeschermingswet (externe werking). Bepaalde evenementen mogelijk onder voorwaarden. Specifiek: rekening houden met m.n. vleermuizen (verblijfplaatsen, vliegroutes)!
Als het om kleinschalige evenementen gaat zal parkeren geen problemen opleveren.
Locatie valt niet onder de Wet milieubeheer omdat het geen inrichting is.
Ter overweging: de overlast op deze plek kan straks wellicht worden beperkt door de kazernes te gebruiken als parkeerterrein. Daarmee kan er wellicht meer in het openluchttheater. Parkeerproblemen zijn mede afhankelijk van het moment waarop het evenement plaatsvindt. ’s Avonds en tijdens vakantieperiode kan worden verwezen naar de p-terreinen bij de scholen (C.v.Ommerenweg).
Gemeente is erfpachter Natuur: Natuurwaarden onbekend. Mogelijk vliegroutes vleermuizen aanwezig. Bij toestaan grotere evenementen eerst natuurwaarden bepalen (onderzoek doen).
Verkeersmaatregelen worden ook niet getroffen.
Tijdens evenementen in het OLT worden verschillende verkeersmaatregelen getroffen, o.a. parkeer en stopverboden om de overlast in de wijk zoveel mogelijk te beperken.
Opp. en max. aantal personen 17.235 m 2
Bestemming en huurprijs
Specifieke gebruiksvoorwaarden
Veiligheid
10 x per jaar gratis te gebruiken, o.b.v. beschikbaarheid. Op het landgoed zelf regelt het bestemmingsplan de beperkte mogelijkheden; kleinschalige evenementen in lage frequentie. De weilanden bij het landgoed zijn verpacht aan een milieuvriendelijke veehouderij en bedrijfsmatig in gebruik. De belasting van grootschalige evenementen en de olievervuiling door parkeren zijn daarmee niet in overeenstemming te brengen.
I.v.m. archeologische waarden mag er niet worden gegraven in de bodem (max. 30 cm), zodat veel constructies die bij evenementen nodig zijn, lastig te bouwen zijn. Er zijn ook beperkte mogelijkheden in verband met het licht (vleermuizen).
Brandweer, preventie: goed voor gangbaar gebruik Geen bijzondere veiligheidsaspecten.
Op basis van APV kan een evenementen vergunning worden verleend. Afhankelijk van de aard van de activiteiten kunnen meer vergunningen/ vrijstellingen of ontheffingen nodig zijn. De provincie en het ministerie van LNV verstrekken vergunningen/ ontheffingen ogv natuurwetgeving.
-
Maatregelen. Grootste knelpunt is de vluchtmogelijkheid voor publiek en de bereikbaarheid voor hulpverlenersdiensten. Max. 1800 personen.
Activiteiten kunnen meer vergunningen/ vrijstellingen of ontheffingen nodig zijn.
Bij grote evenementen nagaan of een risicoanalyse gewenst is. Dit is van belang in het kader van de openbare orde en dus ook voor inzet politie/toezicht.
Benodigde vergunningen
68 Nota evenementenbeleid
Locatie Openluchttheater
Geluid Locatie ligt in stille woonwijk met veel omwonenden. Onderzoek naar de mogelijkheden van het Openlucht Theater loopt. Het beleid wordt hier tzt op geactualiseerd.
Eigenaar Particulier eigendom: Stichting Domus (= onderdeel van Edese Commerciële Club) Gemeente is erfpachter
Met een aantal technische maatregelen zijn er wellicht meer mogelijkheden. Akoestisch onderzoek is dan nodig.
Kazerneterreinen
Kuiperplein
Middels ontheffing zijn er in de tijdelijke situatie mogelijkheden.
Voor deze locatie is formeel een ontheffing nodig.
Natuur
Verkeer en parkeren
Locatie valt niet onder de Wet milieubeheer omdat het geen inrichting is.
Tijdens evenementen in het OLT worden verschillende verkeersmaatregelen getroffen, o.a. parkeer en stopverboden om de overlast in de wijk zoveel mogelijk te beperken.
Natuur: Natuurwaarden onbekend. Mogelijk vliegroutes vleermuizen aanwezig. Bij toestaan grotere evenementen eerst natuurwaarden bepalen (onderzoek doen).
Opp. en max. aantal personen Max. 1800 personen
Bestemming en huurprijs Recreatie
Specifieke gebruiksvoorwaarden -
Veiligheid
Benodigde vergunningen
Brandweer, preventie, Veiligheid: Redelijk, afhankelijk van aantal personen en te treffen compenserende maatregelen. Grootste knelpunt is de vluchtmogelijkheid voor publiek en de bereikbaarheid voor hulpverlenersdiensten. Max. 1800 personen.
Op basis van APV kan een evenementen vergunning worden verleend. Afhankelijk van de aard van de activiteiten kunnen meer vergunningen/ vrijstellingen of ontheffingen nodig zijn.
Bij grote evenementen nagaan of een risicoanalyse gewenst is. Dit is van belang in het kader van de openbare orde en dus ook voor inzet politie/toezicht. Gemeente
Gemeente
Ligt in de directe nabijheid van Natura 2000 en de EHS. Beschermde natuurwaarden aanwezig. Bepaalde evenementen mogelijk onder voorwaarden.
n.v.t.
P-capaciteit voldoende op de terreinen. Verkeersmaatregelen afhankelijk van aard en omvang evenement.
Parkeervoorzieningen in Ede centrum Geen verkeersmaatregelen nodig. Wel goede communicatie over het niet beschikbaar zijn van het parkeerterrein, ook richting de vergunninghouders. Er is geen uitwijklocatie voor de vergunninghouders, wat leidt tot een opeenstapeling van overlast.
130.636 m2 + 40690 m2 (zie kaart)
7.688 m 2
Voor het deel dat verhuurd is is een nieuw bestemmingsplan opgesteld: Tijdelijk Beheer. Overige deel heeft als bestemming: Militaire doeleinden.
Ede Centrum: verblijfsgebied
Groot aantal panden is momenteel bewoond. Dit kan consequenties hebben voor veiligheid en geluid. Mogelijk een deel van het terrein tijdelijk afzetten (hoge exploitatielasten voor een tijdelijk terrein); kan ook zijn dat evenemen-ten voor beveiligingslasten komen te staan.
Brandweer, preventie: Redelijk, afhankelijk van aantal personen en te treffen compenserende maatregelen. Grootste knelpunt is de vluchtmogelijkheid voor publiek en de bereikbaarheid voor hulpverlenersdiensten
243 parkeerplaatsen in centrum minder; voor vergunninghouders moet andere plaats geregeld worden. (Q-park) Gederfde parkeer-inkomsten per dag € 4.500,-- (bij volledig gebruik).
Brandweer, preventie: goed voor gangbaar gebruik Geen bijzondere veiligheidsaspecten.
Bij grote evenementen nagaan of een risicoanalyse gewenst is. Dit is van belang in het kader van de openbare orde en dus ook voor inzet politie/toezicht.
Middels ontheffing zijn er in de tijdelijke situatie mogelijkheden. Op basis van APV kan een evenementen vergunning worden verleend. Afhankelijk van de aard van de activiteiten kunnen meer vergunningen/ vrijstellingen of ontheffingen nodig zijn
Op basis van APV kan een evenementen vergunning worden verleend. Afhankelijk van de aard van de activiteiten kunnen meer vergunningen/ vrijstellingen of ontheffingen nodig zijn
69 Nota evenementenbeleid
Locatie
Geluid
Eigenaar
Natuur
Verkeer en parkeren
Opp. en max. aantal personen
Bestemming en huurprijs
Specifieke gebruiksvoorwaarden
Veiligheid
Benodigde vergunningen
Goudsberg gebied
Weinig omwonenden. Op basis van de APV kan ontheffing worden afgegeven. Is afhankeliijk van de aard van het evenement.
Privaat (verschillende eigenaren)
Ligt in de EHS en Natura2000. Beschermde natuurwaarden aanwezig. Bescherming geregeld in Natura-2000 beheerplan (in concept). Bepaalde evenementen mogelijk onder voorwaarden.
Zeer beperkte parkeervoorzieningen (aan zandweg)
243.680 m 2
Multifunctioneel bos/ Receatieve doeleinden
-
Brandweer, preventie: goed voor gangbaar gebruik Geen bijzondere veiligheidsaspecten.
Op basis van APV kan een evenementen vergunning worden verleend. Afhankelijk van de aard van de activiteiten kunnen meer vergunningen/ vrijstellingen of ontheffingen nodig zijn. De provincie en het ministerie van LNV verstrekken vergunningen/ ontheffingen ogv natuurwetgeving.
Gras naast het Raadhuis
Weinig omwonenden en dus geschikte locatie, afhankelijk van evenement
Gemeente
n.v.t.
Parkeervoorzieningen in Ede centrum
(Trapakkers) 17.357 m 2
Ede Centrum: verblijfsgebied
Rekening houden met bereikbaarheid centrum
Brandweer, preventie: goed voor gangbaar gebruik Geen bijzondere veiligheidsaspecten. Maximaal 500 bezoekers.
Op basis van APV kan een evenementen vergunning worden verleend. Afhankelijk van de aard van de activiteiten kunnen meer vergunningen/ vrijstellingen of ontheffingen nodig zijn.
Op sport gerichte evenementen zijn mogelijk (inclusief omroepinstallatie). Voor zwaardere evenementen zijn geschikt: sportvelden EdeZuid (a12), Bennekom (Dreeslaan), Lunteren Wormshoeve, Paardenbaan Otterlo, Kermislocatie Otterlo, veldje bij oude bioscoop Harskamp. Minder geschikt zijn de sportvelden bij de Bosrand.
Gemeente Behalve sportcombiproject (skeelerbaan), die is van een stichting
De Peppel: 138.136 m2 Hoekelum: 111.214 m 2
Bestemming is sport en recreatie. Zodra meer dan dat gebeurt is ontheffing nodig.
Goede communicatie tussen de sportverenigingen onderling over het gebruik van gemeenschappelijke p-terreinen en eventueel af te sluiten wegen.
Brandweer, preventie: goed voor gangbaar gebruik Geen bijzondere veiligheidsaspecten. Afhankelijk van aantal bezoekers evt extra aandacht voor vluchtwegen e.d.
Bestemming is sport en recreatie. Zodra meer dan dat gebeurt is ontheffing nodig. Op basis van APV kan een evenementen vergunning worden verleend. Afhankelijk van de aard van de activiteiten kunnen meer vergunningen/ vrijstellingen of ontheffingen nodig zijn
Sportvelden
Verkeersmaatregelen afhankelijk van het evenement niet aan de orde.
Sporthallen: gemeente, behalve in Lunteren, Otterlo en de DVO-hal in Bennekom
Paardenbaan Otterlo, Sportvelden de Bosrand ligt in de directe nabijheid van EHS en Natura 2000. Beschermde natuurwaarden aanwezig. Evenementen mogelijk onder voorwaarden.
Eigen p-plaatsen Verkeersmaatregelen zijn afhankelijk van de aard en omvang van het evenement.
Bereikbaarheid voor verenigingen moet gegarandeerd zijn