Nota van Inlichtingen aanbesteding “Elektronische handtekeningen systeem” gemeente Venlo 10 december 2012 Hoofdstuk Vraag 1
paginanummer
Overeenkomst Artikel 7
Inschrijver kan, gezien de reikwijdte van dit artikel aangaande aansprakelijkheid, niet akkoord gaan met de algemene voorwaarden. Inschrijver wenst een bepaling m.b.t. de aansprakelijkheid op te nemen waarbij de totale cumulatieve aansprakelijkheid beperkt is tot uitsluitend directe schade met een bepaald bedrag per gebeurtenis tot een maximum bedrag per jaar. Gevolg- en/of indirecte schade dient volledig te worden uitgesloten. Vrijwaring tegen aanspraken van derden impliceert ook een onbeperkte aansprakelijkheid en dit is onacceptabel voor Inschrijver en bovendien ook niet gebruikelijk in de branche. Inschrijver stelt voor een nadere beperking/uitsluiting van aansprakelijkheid op te nemen waarmee de risico’s op een aanvaardbaar niveau verdeeld worden. Stemt Opdrachtgever hiermee in? Indien het antwoord ontkennend is, ontvangt Inschrijver graag een toelichting per suggestie en een alternatief voorstel. Inschrijver stelt vooruitlopend op uw antwoord reeds een tekstvoorstel voor:
36 (pdf)
“1.De totale aansprakelijkheid van Inschrijver, uit welke hoofde dan ook, is beperkt tot vergoeding van de volgende schade en tot de daarbij genoemde maximum bedragen: a dood- en letselschade tot een maximum van EUR 1.000.000, per gebeurtenis, waarbij een reeks van samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis; b zaakschade, bestaande uit de redelijke kosten van herstel of vervanging tot een maximum van EUR 500.000 per gebeurtenis; c schade die Opdrachtgever aantoonbaar lijdt als gevolg van het niet beschikbaar zijn van een Dienst, voor zover deze Dienst een elektronische communicatiedienst betreft, als gevolg van een toerekenbare tekortkoming Inschrijver of als gevolg van een administratieve fout van Inschrijver tot een maximum van EUR 2.500 per benadeelde met een maximum van EUR 250.000 per gebeurtenis; d aantoonbare redelijke kosten gemaakt ter voorkoming of beperking van schade met maximum van EUR 250.000 per gebeurtenis, waarbij een reeks van samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis. Voor de schade genoemd onder b tot en met d geldt een absoluut maximum van EUR 1.000.000 gedurende de looptijd van de Overeenkomst. 2. De in artikel lid 1 genoemde beperkingen van aansprakelijkheid vervallen in geval de schade is veroorzaakt door opzet of bewuste roekeloosheid van het bestuur van Inschrijver. 3. Aansprakelijkheid van Inschrijver voor niet in lid 1 opgenomen schade, waaronder mede begrepen gederfde winst, gemiste besparingen, verlies van gegevens, schade door bedrijfsstagnatie en leegloop van personeel, aan derden verschuldigde boetes en vergoedingen en verminderde goodwill is te allen tijde uitgesloten. 4. Voorwaarde voor het ontstaan van enig recht op schadevergoeding is steeds dat Opdrachtgever de schade binnen drie maanden na het ontstaan daarvan schriftelijk bij Inschrijver meldt. 5. De in dit artikel genoemde beperkingen van de aansprakelijkheid zijn van overeenkomstige toepassing op vrijwaringen. 6. Indien Partijen naast het recht op schadevergoeding een boete zijn overeengekomen, zullen de eventueel verbeurde contractuele boetes en uitgekeerde en/of uit te keren bedragen op grond van vrijwaringen in mindering worden gebracht op de eventuele schadevergoeding terzake van dezelfde gebeurtenis. 7. Opdrachtgever vrijwaart Inschrijver en medewerkers van Inschrijver voor alle aanspraken van derden, in het bijzonder voor
aanspraken van derden wegens productaansprakelijkheid als gevolg van een gebrek in een product of systeem dat door Opdrachtgever aan een derde is geleverd en dat mede bestond uit door Inschrijver geleverde apparatuur, programmatuur, websites, databestanden of andere materialen, behoudens indien en voor zover Opdrachtgever bewijst dat de schade is veroorzaakt door die apparatuur, programmatuur, websites, databestanden of andere materialen.” Bent u bereid het gedane voorstel over te nemen? Antwoord 1
Vraag 2
Akkoord, uitgezonderd c.
Artikel 20 AIV
45 (pdf)
Antwoord 2
Vraag 3
Akkoord Bijlage 19, E11
69 (pdf)
Antwoord 4
Vraag 5
Dienen ook de gekwalificeerde (PKIoverheid) certificaten aangeboden te worden en in welke aantallen? Ja. Dit dient vermeld te worden op het prijzen blad, hierop moeten alle kosten vermeld worden die betrekking hebben op deze aanbesteding. Prijs per PKIoverheid certificaat, staffel voor het aantal gebruikers de kosten 0 – 50 medewerkers 51 – 300 medewerkers 301 – 1200 medewerkers
Antwoord 3
Vraag 4
Inschrijver kan niet instemmen met deze ruim geformuleerde boetebepaling en verzoekt u derhalve eventuele boetes in elk geval te maximeren tot een absoluut maximum van 5% van de waarde van het contract, waarbij artikel 6:92BW onverkort van toepassing wordt verklaard.
Bijlage 19, E 15
69 (pdf)
Dienen ook de servicescertificaten aangeboden te worden die gebruikt moeten worden voor het waarmerken ?
Ja In de offerteaanvraag wordt zowel gesproken over een inhouse als een hosted oplossing. Welke variant heeft de voorkeur? Is er mogelijk behoefte aan een groeiscenario? Is er mogelijk behoefte aan een migratiescenario van hosted naar inhouse (of vice versa?)
Antwoord 5
Geen voorkeur.
Vraag 7
In de offerte wordt gesproken over meerdere pakketten waar de digitale handtekening voor ingez et dient te worden. Hanteert de gemeente een volledige Microsoft architectuur? Ja. De Gemeente Venlo gebruikt als basis de Microsoft architectuur. Voor servervirtualisatie wordt VMWARE vSphere ingezet. Microsoft Windows Server 2008 R2 (Active Directory) Microsoft Exchange Server 2010 Microsoft ILM Server Microsoft CRM Server 4.0 Microsoft SharePoint Server 2010 (Documentmanagementsysteem, Recordmanagementsysteem en Samenwerkingsomgeving) Microsoft Windows XP SP3 Microsoft Office 2010 Microsoft Lync Server 2013 In de offerte wordt gesproken over beheer/onderhoud van de digitale handtekening software. Kunt u een beschrijving geven wat de verwachting is aangaande het beheer en onderhoud vanuit het perspectief van de gemeente? Zijn er standaard voorschriften/protocollen beschikbaar binnen de gemeente aangaande beheer en onderhoud? Zo ja, welke?
Antwoord 7
We richten het beheer in naar de methode die de leverancier ons aanbiedt. In basis houdt beheer in: toevoegen - aanpassen – verwijderen, dus daar moet het antwoord van u op gericht zijn. De leverancier dient aan te geven hoe zij het beheer zien, zonder rekening te houden met protocollen of voorschriften.
Vraag 8
In de offerte wordt gesproken over een Proof of Concept. Waar ligt de focus bij deze PoC? Welke omvang geldt er voor de PoC? Wat is het verwachte aantal gebruikers na de PoC?
Antwoord 8
Zie hoofdstuk 5.6 van de offerteaanvraag. De focus ligt op Sharepoint 2010. Voor 15 gebruikers/beheerders.
Vraag 6
Antwoord 6
Vraag 9
In de offerte wordt uitgegaan van staffels. In hoeverre is er ook sprake van gegarandeerde afname(s)?
Antwoord 9
Vraag 10 Antwoord 10
Minimale afname is gegarandeerd.
Mag de geboden oplossing specifiek zijn per applicatie of dient het een generieke oplossing te zijn?
Generieke oplossing
Vraag 11
Zijn alle te ondertekenen documenten van hetzelfde type/formaat? Bijv. altijd PDF formaat?
Antwoord 11
Te ondertekenen documenten kunnen van verschillende formaten zijn. Zie E25, E26 en E26.
Vraag 12
Wat zijn de verwachtingen naar aanleiding van de opleidingen tijdens de implementatie?
Antwoord 12
10 medewerkers functioneel opgeleid en 2 beheerders dienen te worden opgeleid.
Vraag 13
U stelt een maximum van 3 A4-tjes aan het op te leveren Plan van Aanpak. Ons inziens verlangt een goede kwaliteitsborging een gedegen beschrijving en zo zal de risico analyse volledig moeten zijn. Dit zal naar verwachting niet te vatten zijn in maximaal 3 A4-tjes. Mag dit maximum worden losgelaten?
Antwoord 13
Ja. Het Plan van aanpak mag in maximaal 10 A4 aangeleverd worden.
Vraag 14
Indien de algemene voorwaarden van de tender niet overeenkomen met de algemene voorwaarden van de gemeente, welke zijn dan leidend?
Antwoord 14
Als met tender de offerteaanvraag wordt bedoeld dan is dit deze offerteaanvraag leidend.
Vraag 15
In W2 wordt gesproken over meerdere handtekeningen, dient het mogelijk te zijn om namens één persoon te tekenen of dient te mogelijk te zijn om één document door meerdere personen te laten ondertekenen? W2 gaat niet over de medewerker die ondertekent, maar over de te ondertekenen documenten. E13 gaat over het ondertekenen door meerdere medewerkers. De ondertekening die bij W2 hoort kan door één of door meerdere personen verricht moeten worden.
Antwoord 15
In W2 gaat het over het genoemde voorbeeld: Er moet een document ondertekend worden en daar horen bijlagen bij. Bijlagen zijn ook losse documenten. Bij het ondertekenen van het document is het de wens dat ook de bijlagen gewaarmerkt worden als horende bij het document (bijv. zelfde datumstempel). Het gaat als één (onlosmakelijk bij elkaar horende set van) document, met bijbehorende bijlagen, naar een klant. Met op het document de handtekening en op de bijlagen een waarmerk. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een te ondertekenen beschikking met bijbehorende tekeningen. Op de tekeningen dient zichtbaar te zijn dat ze bij de betreffende beschikking horen.
Vraag 16
In W1 wordt gesproken over een goede helpfunctie voor eindge bruikers, mag/kan dit ook worden gerealiseerd middels workshops en/of tijdens de opleidingen?
Antwoord 16
Het mag/kan tijdens de workshops gerealiseerd worden. Er dient wel een naslagmogelijkheid te zijn, bij voorkeur gekoppeld aan een actieve helpfunctie in het systeem.
Vraag 17
In W9 wordt gesproken over mobiele devices. Wat verstaat u onder mobiele devices? Welke functionaliteit dienen de mobiele devices te ondersteunen?
Antwoord 17
Gedacht kan worden aan bijv. een iPad of een smartphone (n iet uitputtend bedoeld). Dat via een mobiel apparaat een te ondertekenen document kan worden aangeboden voor ondertekening en ook kan w orden ondertekend.
