Nota van Inlichtingen 1, 12 januari 2012 Aanbesteding Accountantsdiensten Drechtsteden GRD

Nota van Inlichtingen 1, 12 januari 2012 Aanbesteding Accountantsdiensten Drechtsteden 100065GRD Vraag 1 In eis 2 vraagt u om deskundigheid op het gebied van automatisering. Wij hebben een brede kennis en ervaring. In het kader van de teamsamenstelling hebben wij de volgende vraag: Kunt u meer specifiek aangeven welke deskundigheid u zoekt op het gebied van automatisering? Antwoord 1 Algemeen: Het betreft hier de invulling van de natuurlijke adviesfunctie van de accountant. Hier is niet gedacht aan een specifieke deskundigheid. Vraag 2 In eis 9 stelt u dat de opdracht zodanig wordt gemanaged dat geen meerwerk wordt gedeclareerd. Wij willen ons daaraan committeren volgens ons motto: afspraak is afspraak. Om deze eis waar te kunnen maken vragen wij u te bevestigen dat de gemeenten en de GRD voor aanvang van onze controlewerkzaamheden een kwalitatief goede jaarrekening opleveren alsmede de hieraan ten grondslag liggende specificaties en brondocumenten in overeenstemming met onze ‘Lijst op te leveren stukken’. Antwoord 2 Alblasserdam: Wij zijn het gewend om bij een interim- en een jaarrekeningcontrole met werkafspraken te werken. Wij begrijpen dat het opleveren van een kwalitatief goede jaarrekening en een juiste en volledige dossiervorming belangrijk is om meerwerk te voorkomen. In ieder geval willen wij vooraf overleg indien er een situatie ontstaat waarin er eventuele meerkosten dreigen. Graag zouden wij dan met in u in overleg treden over hoe wij dit kunnen voorkomen. Maar wij gaan er vanuit dat de ‘lijst op te leveren stukken’ een realistisch / haalbaar verhaal is en dat deze lijst met ons van te voren afgestemd is. Dordrecht: Betreft geen vraag, maar is een af te geven verklaring. Lijsten met werkafspraken zijn overigens beschikbaar bij SCD (FAG). Kan door GRD worden aangeleverd. GRD: GRD bevestigt dit. Papendrecht: Uiteraard zal de gemeente zorgen voor een zo volledig mogelijk dossier. Hierbij is wel vooraf overleg nodig over uw ‘Lijst op te leveren stukken’ Daarnaast bestaat de mogelijkheid dat tijdens de controle het jaarverslag op een aantal onderdelen nog in ontwikkeling is. Zwijndrecht: Wij zijn het gewend om bij een interim- en een jaarrekeningcontrole met werkafspraken te werken. Wij begrijpen dat het opleveren van een kwalitatief goede jaarrekening en een juiste en volledige dossiervorming belangrijk is om meerwerk te voorkomen. Maar zonder de ‘lijst op te leveren stuken’ te kennen is het lastig hier een bevestigend antwoord op te geven. Vraag 3 Wat doet u aan risicomanagement en kunt u ons per gemeente en de GRD een top vijf van risico’s verstrekken? Antwoord 3 Alblasserdam: Zowel bij de begroting als bij de jaarrekening vindt er een risico-inventarisatie plaats. Concreet betekent dit dat de risico’s worden beschreven, er een inschatting gemaakt wordt van de hoogte van het risico en evt te nemen beheersmaatregelen worden vermeld. Gedurende het jaar worden de risico’s gevolgd, indien er bijzonderheden te melden zijn, worden deze opgenomen in de Burap’s. De vertrouwelijke paragraaf weerstandsvermogen onderdeel bij de begroting 2012 treft u als bijlage aan Dordrecht: Zie paragraaf Risicomanagement en weerstandsvermogen in Begroting 2012. Ambitie is hierin goed verwoord alsmede top 10 aan risico’s. GRD: Als onderdeel van de P&C-cyclus vindt periodiek inventarisering, kwalificeren en kwantificering van de risico’s plaats, met sturingmaatregelen voor beheersing en beperking. Belangrijke risico’s bij de GRD:

Nota van Inlichtingen 1, 12 januari 2012 Accountantsdiensten Drechtsteden

Pagina 1 van 24

rijksbezuinigingen in het sociale domein: participatiebudget, wmo, wet werken naar vermogen • tekort op de bijstandsuitkeringen • realiseren van de bezuinigingstaakstellingen beheersen van de ICT-kosten De gemeente Papendrecht bepaald binnen de P&C producten de risico’s in de paragraaf weerstandvermogen. Momenteel wordt er in Papendrecht niet een (vaste) methodiek van risicomanagement (bijv. Risman) toegepast. We hanteren strakke begrotingsregels. Daardoor is een solide basis ontstaan. We beoordelen en vertalen risico’s financieel in de begroting en meerjarenbegroting. Alle begrotingsjaren sluiten positief. Dit is mede het gevolg van een degelijk tot behoudend financieel beleid. •

Papendrecht:

Zie voor onze recente risico analyse de paragraaf weerstandsvermogen in de begroting 2012. Samenvattend komt de top 5 neer op: 1. Rijksbeleid algemene uitkering 2. Verbonden partijen 3. Grondexploitatie 4. Ontwikkeling aantal bijstandgerechtigden 5. Borgstellingen Zwijndrecht:

Wij managen onze risico's conform de Notitie Risicomanagement. De grootste risico's staan in de meest recente rapportage. Zie bijlagen.

Vraag 4 Wat zijn voor u (per gemeente en de GRD) de kritische factoren om de doelstellingen uit de begroting te realiseren en hoe bewaakt u de realisatie van de doelstellingen? Antwoord 4 Alblasserdam: Uitgangspunt is het coalitieakkoord 2010-2014 Alblasserdam, sterk door verbinding. Vertaling van deze uitgangspunten vindt plaats in de meerjarenbegrotingen. Voortgang wordt gevolgd middels de bestuurlijke planner. Dordrecht:

GRD:

Dordrecht heeft in haar begroting voor elk van de 15 begrotingsprogramma's de doelstellingen vertaald in kengetallen met streefwaarden die aan het einde van de collegeperiode (2014) moeten zijn bereikt. Deze kengetallen kennen een 0-meting (begin van de collegeperiode) en worden via tussentijdse (jaarlijkse) metingen omgezet naar actuele waarden met een duiding van de ontwikkelingsrichting. De kritische succesfactoren in deze grote hoeveelheid aan kengetallen zijn te koppelen aan de 3 "transformatie-dossiers" die het college voor deze periode heeft vastgesteld: programma leefbaarheid en veiligheid programma arbeidsmarktbeleid programma duurzaamheid Deze drie programma's lopen dwars door de 15 "reguliere" begrotingsprogramma's, maar zijn als specifieke sjablonen apart zichtbaar in de begroting en jaarverslag als "transformatiedossies / kritische succesfactor". Kritische succesfactoren voor de GRD: Prioriteiten uit het regionaal Meerjarenprogramma 2010 – 2014: economie, arbeidsmarkt/ kennisinfrastructuur en woonklimaat: worden vertaald in een jaarlijks werkprogramma. Onder andere via de periodieke bestuursrapportages wordt de voortgang gerapporteerd en waarnodig bijgestuurd. Sociale dienst: aantal mensen dat een bijstandsuitkering ontvangt. De focus is op mensen die de grootste kans hebben om snel en duurzaam uit te stromen, en de instrumenten die daaraan bijdragen. De ontwikkeling van het klantenbestand wordt kortcyclisch gemonitord. Waar nodig worden aanvullende maatregelen voorgesteld en genomen


Pagina 2 van 24

-

Papendrecht:

Klanttevredenheid en prijs/kwaliteit van dienstverlening. Periodiek worden klanttevredenheidsonderzoeken uitgevoerd en vinden benchmarks plaats. Mede op basis daarvan worden verdere verbetermaatregelen genomen. De gemeente Papendrecht zet in op een comfortabel woon-, leef- en werkklimaat, met voorzieningen die dichtbij zijn en van goede kwaliteit. In de begroting staan de te bereiken maatschappelijke doelen, de wijze waarop dat kan worden gemeten en de gewenste output/outcome verdeeld onder drie programma’s: - Samenleving, - Ruimte en - Bestuur en Regio. Doordat de te bereiken maatschappelijke doeleinden rechtstreeks uit het collegeprogramma zijn afgeleid, is de binding hiermee groot. Bij de indicatoren worden streefwaarden aangegeven (-, = , +). In de jaarrekening en verantwoording wordt op heldere uniforme wijze verantwoording afgelegd over de voortgang van het collegeprogramma. Bij de bewaking van de realisatie van doelstellingen spelen onder andere de volgende factoren een rol: o ontwikkeling Rijksbeleid, o personeelscapaciteit, o draagvlak intern en extern o voortzetting financieel solide beleid. De gemeente Papendrecht heeft al bij het begin van de collegeperiode gekozen om een relatief groot bedrag aan ombuigingen te realiseren. Doordat raad en college bij de voorjaarsnota een flink pakket aan ombuigingen hebben afgesproken, hebben wij een financieel solide fundament gelegd voor de komende jaren.

Zwijndrecht:

Het antwoord op deze vraag is onze visie op sturing en beheersing, zie bijlage.

Vraag 5 Kunt u ons een overzicht verstrekken per gemeente en de GRD van de geautomatiseerde pakketten die u gebruikt voor: de financiële administratie, de uitkeringsadministratie, de salarisadministratie, de WOZ-administratie, de WMO en subsidieverstrekking? Antwoord 5 Alblasserdam: Deze pakketten zijn in beheer bij het SCD. Het gaat om Key2Finance voor de financiële administratie en Beaufort voor de salarisadministratie. Voor subsidieverstrekkingen is er geen pakket. WOZ is in beheer bij de GBD, en de uitkeringenadministratie en WMO bij de SDD. Dordrecht: Is hetzelfde voor alle gemeenten GRD: Financiële administratie: Key2Financiën (Centric) Uitkeringenadministratie: GWS4All (Centric) Salarisadministratie: Gemal / Beaufort (Raet) WOZ-administratie: Key2Belastingen (Centric) WMO: GWS4All Papendrecht: Zwijndrecht:

K2F voor financiën en urenregistratie (SCD beantwoorden) Deze pakketten zijn in beheer bij het SCD. Het gaat om Key2Finance voor de financiële administratie en Beaufort voor de salarisadministratie. Voor subsidieverstrekkingen is er geen pakket. WOZ is in beheer bij de GBD, en de uitkeringenadministratie en WMO bij de SDD.

Vraag 6 Maakt u gebruik van een workflowmanagementsysteem en zo ja, voor welke processen?


Pagina 3 van 24

Antwoord 6 Alblasserdam: Voor de afhandeling van post (Mozaiek) en facturen (Digifac) maken we gebruik van een workflowmanagementsysteem. Dordrecht: Mozaïk-zaaksysteem voor ondermeer dienstverlenings- en subsidieprocessen. GRD: Midoffice: mozaiek (eigen ontwikkeling) Sociale Dienst: via GWS4All Papendrecht: Mozaïek: voor post en email K2F/digifac: Facturenstroom Zwijndrecht: Voor de afhandeling van post (Mozaiek) en facturen (Digifac) maken we gebruik van een workflowmanagementsysteem.

Vraag 7 Hoe is de betrouwbaarheid en continuïteit gewaarborgd van de communicatie tussen de geautomatiseerde pakketten van de gemeenten en het SCD? Antwoord 7 Algemeen: Technisch werken Gemeenten en GRD op één geïntegreerde regionale infrastructuur. Alle applicaties worden vanuit het centrale rekencentrum aangeboden. Gemeenten en GRD gebruiken alle dezelfde (standaard)pakketten voor kantoorautomatisering, financiële administratie etc Vraag 8 Graag ontvangen wij per gemeente en de GRD een afschrift van de meest recente managementletter en het accountantsverslag. Antwoord 8 Alblasserdam: Zie bijlagen. Dordrecht: De definitieve managementletter en accountantsverslag 2010 kunnen wij opleveren (zie bijlagen). De managementletter 2011 is nog in concept GRD: Toegevoegd managementletter 2011 en accountantsverslag 2010 Papendrecht: Toezending kan van de definitieve managementletter en accountantsverslag 2010. De managementletter 2011 is nog in concept. Zwijndrecht: De definitieve managementletter en accountantsverslag 2010 kunnen wij opleveren ( zie bijlagen). De managementletter 2011 is nog in concept. Vraag 9 Hoe is de controlfunctie bij de gemeenten en GRD ingericht? Op welke wijze is de verbijzonderde interne controle ingericht? Antwoord 9 Alblasserdam: De controlfunctie is centraal ingericht bij de afdeling concerncontrol. Daar is ook de verbijzonderde interne controle als taak toegewezen. Door ondercapaciteit is dit een zwak onderdeel, waarop in het verleden is ingehuurd. Op dit moment is er een strategisch controleplan 2012-2016 in de maak. Risicoanalyse vindt daarbij plaats op basis van financiële omvang, complexiteit / aanwezigheid interne en externe regelgeving. Dordrecht: De afdeling Concern – die onder leiding staat van de stadscontroller - coördineert de planning&control cyclus. Twee functionarissen van deze afdeling zijn belast met de verbijzonderde interne controle. De financiële administratie wordt gevoerd door het SCD. GRD: De GRD heeft een decentraal control-model: elk van de GRD-dochters heeft een eigen verantwoordelijkheid voor het inrichten van de controlfunctie. Concerncontrol zorgt voor richtlijnen en kaders, consolidatie. Verbijzonderde interne controle: • de sociale dienst heeft hiervoor eigen IC-medewerkers • voor de werkprocessen van het servicecentrum wordt het regionaal auditteam ingezet • voor de overige dochters wordt jaarlijks een afzonderlijk controle gehouden Papendrecht: Binnen Papendrecht is de afdeling Bestuur en Organisatie een unit finance en control. Daar is de control functie in brede zin ondergebracht Deze afdeling coördineert de


Pagina 4 van 24

Zwijndrecht:

P&C- cyclus en voert jaarlijks ten behoeve van de jaarrekening de interne controle uit. Daarnaast zijn gedurende het jaar ook waarnemingen op dossiers. Voor de inrichting van de controlfunctie zie de bijlage visie op control. De verbijzonderde interne controle wordt door één functionaris uitgevoerd die in de afdeling concerncontrol is gepositioneerd. De financiële administratie wordt gevoerd door het SCD. De interne planning & control cyclus wordt georganiseerd door de afdeling Staf, die ook aanspreekpunt is voor de accountant. De concerncontroller (momenteel vacature) is onafhankelijke gepositioneerd en richt zich, samen met de interne controleur, onder andere op doelmatigheid en rechtmatigheid.

Vraag 10 Graag ontvangen wij per gemeente en de GRD een afschrift van het interne controleplan en een rapportage naar aanleiding van uitgevoerde interne controlewerkzaamheden. Antwoord 10 Alblasserdam: Interne controleplan 2011 is als gevolg van ondercapaciteit niet gemaakt. Rapportage 2010 treft u als bijlage aan. Dordrecht: Bijgevoegd is het strategisch controleplan geldend vanaf het jaar 2010. GRD: Bijgevoegd controleplan auditteam Papendrecht: Gemeente Papendrecht kent een rapportage per deelonderwerp. Papendrecht heeft geen specifiek controleplan. Zwijndrecht: Als bijlagen zijn het interne controleplan 2011 en de rapportage IC 2010 opgenomen. Vraag 11 In wens 1 sub 8 vraagt u ons een visie in hoeverre en op welke overwegingen wij regelgeving rule based of principle bases benaderen. Om meer inzicht te krijgen bij de achtergrond van uw wens en wat voor u de redenen zijn om deze wens in het bestek op te nemen, hebben wij de volgende vraag. Kunt u ons een casus schetsen, waarin een afweging tussen beide benaderingen bij u de afgelopen periode heeft gespeeld? Antwoord 11 Algemeen: Vraagstukken van begrotingsrechtmatigheid Papendrecht: Casus Binnen de begroting van de gemeente is rekening gehouden met de kapitaallast van een nieuw krediet. Gedurende het proces zijn wijzigingen en is het budget voor kapitaallasten naar boven bijgesteld. Echter is verzuimd het krediet formeel bij te ramen. De uitgaven die horen bij de verhoogde kapitaallast zijn echter wel gedaan. Gevolg kredietoverschrijding. Is dit onrechtmatig of kan gezien de budgettaire ruimte dit principle based als niet onrechtmatig worden gezien? Vraag 12 Bij wens 1, punt 8 vraagt u inzicht in onze overwegingen om de regelgeving ‘rule based’ of ‘principle’ based te benaderen. Graag ontvangen wij van u nadere toelichting omtrent deze vraagstelling. Antwoord 12 Algemeen: Zie antwoord op vraag 11 Vraag 13 Gemeenschappelijke regeling Drechtsteden Graag ontvangen wij de volgende documenten: Rapport van bevindingen 2010. Managementletter 2011. Consolidatieverklaring SiSA en bijbehorende verantwoording SDD ten behoeve van de gemeente Dordrecht. Consolidatieverklaring opgave belastingen en bijbehorende verantwoording GBD ten behoeve van de gemeente Dordrecht. Systeemverklaring inzake oordeel kwaliteit van en interne controles op de gegevensverwerking bij het SCD ten behoeve van de gemeente Dordrecht. Intern controleplan, risicoanalyse en werkprogramma inzake interne controle op: a. Processen t.b.v. jaarrekening gemeenschappelijke regeling.


Pagina 5 van 24

b. c. d.

Processen/regelingen inzake sisa verantwoordingen. Processen inzake belastingen. Processen inzake gegevensverwerking deelnemende gemeenten.

-

Overzicht van de automatiseringssystemen die gebruikt worden door de GR Drechtsteden en de dochters. EDP audit rapport inzake de beoordeling van de systemen zoals hiervoor gevraagd. Antwoord 13 Algemeen: Zie bijlagen en antwoorden over automatisering bij vraag 5, 6 en 7 Vraag 14 Op blz. 11 in het aanbestedingsdocument staat: ‘In het kader van de overdracht van werkzaamheden door de deelnemers aan het SCD zijn nadere afspraken gemaakt over de verantwoordelijkheid van zowel het SCD als de deelnemers in het kader van de gegevensverwerking en over de manier waarop de accountantscontrole daarop moet worden ingevuld.’ Wat houden deze nadere afspraken precies in? Is dit schriftelijk vastgelegd, zo ja dan ontvangen wij graag een afschrift hiervan. Wat omvat de gegevensverwerking precies? Is dit schriftelijk vastgelegd, zo ja dan ontvangen wij graag een afschrift hiervan. Graag krijgen wij inzicht in het verloop van het proces van de gegevensverwerking (interne beheersing, risico’s, beheersmaatregelen) voor een gemeente waarvoor deze werkzaamheden worden verricht. Graag krijgen wij inzicht in de ‘manier waarop de accountantscontrole moet worden ingevuld’ (controleprotocol met normenkader en toetsingskader specifiek voor de gegevensverwerking). Antwoord 14 Alblasserdam: Het controleprotocol is als bijlage toegevoegd. Dordrecht: Het auditplan 2011 en het normenkader 2011 als bijlage toegevoegd. GRD: Zie bijlagen Papendrecht: Controleprotocol inclusief normen en toetsingskader. De manier waarop de accountantcontrole tot nu toe is/werd ingevuld door de huidige accountant blijkt uit auditplan. Zwijndrecht: Het controleprotocol is als bijlage toegevoegd.

Vraag 15 Op blz. 14 van het aanbestedingsdocument onder ad 3 inzake de GR Drechtsteden staat het volgende vermeld: ‘In een aantal gevallen moeten deze verantwoordingen worden opgesteld ten behoeve van de deelnemende gemeente, omdat de gemeenten verantwoordingsplichtig zijn naar de betrokken geldgevers. Het aantal verantwoordingen en de eisen die aan de controle worden gesteld, wijzigt jaarlijks.’ Aangezien deze verklaringen onderdeel zijn van de vaste prijs vragen wij ons af of hier de consolidatieverklaringen worden bedoeld zoals vermeld in het bestek en de prijsbijlage of worden hier andere verklaringen bedoeld? Als hier andere verklaringen worden bedoeld, kunt u hiervan dan een actuele opgave verstrekken? Antwoord 15 GRD:

Hiermee worden inderdaad de Sisaverklaringen en consolidatieverklaringen bedoeld die zijn vermeld in bestek en prijsbijlage .


Pagina 6 van 24

Vraag 16 Ten aanzien van de ICT-organisatie zouden wij graag vernemen: Van welke geautomatiseerde systemen de organisaties gebruikmaken, die relevant zijn voor onze controle? In hoeverre zijn deze systemen al geïntegreerd voor de verschillende gemeenten? Heeft u de afgelopen 3 jaar IT audits laten uitvoeren? Zo ja, waarop waren deze gericht en wat was de conclusie van deze audits? Kunt u ons de rapportages van deze onderzoeken doen toekomen? Lopen er momenteel projecten om genoemde applicaties te vervangen? Antwoord 16 Algemeen: Zie antwoord bij vraag 5, 6 en 7 Er lopen geen projecten om genoemde applicaties te vervangen Zie bijlage GRD voor Audit Gartner Vraag 17 Deelnemende gemeenten Graag ontvangen wij de volgende documenten van de deelnemende gemeenten: Het Intern controleplan, de risicoanalyse en het werkprogramma inzake aanpak en uitvoering van de verbijzonderde interne controle op de door de gemeenten zelfstandig uitgevoerde processen. Het rapport van bevindingen 2010 en de management letter 2011 Antwoord 17 Alblasserdam: Managementletter 2011 zie bijlagen Dordrecht: Eerste gedachtestreepje: zie vraag 10. Tweede gedachtestreepje: zie vraag 8. GRD: Zie Bijlagen Papendrecht: Zie vraag 10. Toelichting: Een intern controleplan en een aparte risicoanalyse is niet aanwezig in Papendrecht. Het werkprogramma inzake aanpak en uitvoering van de verbijzonderde interne controle op de door de gemeenten zelfstandig uitgevoerde processen is concernbreed niet aanwezig. Op afdelingsniveau worden tussentijds wel waarnemingen gedaan. De bevindingen worden per deel vastgelegd. Zwijndrecht: Eerste bullit zie ook vraag 10. Tweede bullit, zie ook vraag 8. Vraag 18 Heeft de extern accountant in 2011 per deelnemende gemeente op effectieve wijze kunnen steunen op deze verbijzonderde interne controlewerkzaamheden? Antwoord 18 Alblasserdam: Ons is niet bekend dat de accountant hier niet op kan steunen Dordrecht: Ons is niet bekend dat de accountant hier niet op kan steunen. GRD: Ja Papendrecht: Ja Zwijndrecht: Ons is niet bekend dat de accountant hier niet op kan steunen. Vraag 19 In de beschrijvingen ten aanzien van de controle van de jaarrekening van de gemeenten Alblasserdam, Dordrecht, Papendrecht en Zwijndrecht (paragrafen 1.2.2. tot en met 1.2.5.) wordt aangegeven dat een overeenkomst wordt aangegaan voor de accountantscontrole van de jaarrekening “en de bijbehorende noodzakelijke (rechtmatigheids)verantwoordingen, zoals IV-3”. De Iv-3 verantwoording maakt geen deel uit van de wettelijke accountantscontrole op gemeenten, betekent dit dat u de controle wenst uit te breiden met een certificering van de IV-3 informatie? Antwoord 19 Algemeen: Geen IV-certificering in aanbieding meenemen.


Pagina 7 van 24

Vraag 20 In paragraaf 1.4.1, ad 2, is de controle voor SISA opgenomen. Hierin staat dat voor uitkeringen boven de € 50.000 minimaal een waarneming wordt uitgevoerd. Klopt het dat u een strengere controle wenst dan wettelijk is voorgeschreven? Antwoord 20 Algemeen: Nee, bedoeld is het grensbedrag zoals vastgelegd in het BAPG. Vraag 21 Eis 5 geeft aan dat de interim-controle vanaf 1 oktober loopt (maximaal 4 weken) en de jaarrekeningcontrole vanaf 1 maart. Wenst u dat de controles gelijktijdig plaatsvinden of mogen deze controles elkaar opvolgen? Antwoord 21 Algemeen: Eis 5 handhaven Vraag 22 In Eis 17 van Bijlage IV is bepaald dat de inschrijver een kopie van de polis van de aansprakelijkheidsverzekering en de verzekeringsvoorwaarden dient te overleggen. Op grond van contractuele afspraken met onze verzekeraar is het ons verboden derden (waaronder cliënten) inzage te geven in de verzekeringspolis. Wel kunnen wij een alternatief bewijs van verzekering overleggen, te weten een verklaring van de verzekeraar waarin staat dat wij afdoende verzekerd zijn en waarin de verzekeringsbedragen genoemd worden. Met een dergelijke bewijs van verzekering voldoen wij aan het bepaalde in artikel 48 lid 1 sub a van het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao). Kunt u bevestigen dat een dergelijke verklaring van de verzekeraar voor u afdoende is? Antwoord 22 Ja, een verklaring van de verzekeraar waarin staat dat uw bedrijf afdoende verzekerd is en waarin de verzekerde bedragen genoemd worden is voor ons voldoende. Zie ook het antwoord op vraag 37. Vraag 23 Op basis van welke criteria beoordeelt u de C.V.’s van de medewerkers? Antwoord 23 De C.V. van de medewerkers worden in principe niet beoordeeld maar gebruikt bij de beoordeling van de motivatie van het waarom deze medewerkers geselecteerd zijn en een goed team vormen (zie wens 2) Vraag 24

§ 2.1 van het beschrijvend document, 5e bullet: Wij willen de inschrijving en de bijbehorende bijlagen door de eindverantwoordelijke partner laten ondertekenen. Partners staan echter niet op het uittreksel van de Kamer van Koophandel vermeld als rechtsgeldig vertegenwoordiger. Volstaat een volmachtverklaring van de bestuurders (wel genoemd in het uittreksel van de Kamer van Koophandel) dat desbetreffende partner bevoegd is te tekenen en zo ja, wilt u dat wij deze volmachtverklaring bij de offerte voegen? Antwoord 24 Ja, een volmachtverklaring van de bestuurders voldoet indien hij bij de offerte toegevoegd is. Vraag 25 In de 9e bullet onder § 2.1 van het Bestek is bepaald dat de Algemene Inkoopvoorwaarden van de Drechtsteden prevaleren boven de Nivra regelgeving. Een aantal artikelen uit uw Algemene Inkoopvoorwaarden is daadwerkelijk in strijd met de weten beroepsregels die het Nivra heeft opgesteld (zie in dat kader onze afwijkende tekstvoorstellen terzake, zoals hierna verzocht). Als wij zouden handelen conform desbetreffende artikelen, overtreden wij daarmee de wet. Kunt u bevestigen dat de Nivra regelgeving onverkort van toepassing blijft, en dat in geval van strijdigheid met uw Algemene Inkoopvoorwaarden, de Nivra regelgeving prevaleert? Antwoord 25 Dit kunnen wij niet bevestigen, wel worden de Algemene Inkoopvoorwaarden op diverse punten aangepast. Zie antwoord op vraag 39, 40, 42, 42, 43, 60,61,62,63, 64, 65, 66 en de overeenkomst.


Pagina 8 van 24

Vraag 26 De inschrijver dient Bijlage I.B bij te voegen bij zijn offerte. In de eerste zin van deze Bijlage I.B. dient de inschrijver aan te geven of hij zonder voorbehoud dan wel onder voorbehoud akkoord gaat met de concept overeenkomst (gelet op voetnoot 1 hierbij, is dit naar keuze van de inschrijver; hij is hier vrij in). Wij gaan er daarmee vanuit dat er voor wat betreft de concept overeenkomst onder voorbehoud ingeschreven kan worden. Kunt u bevestigen dat het bij de inschrijving onder voorbehoud akkoord gaan met de overeenkomst (welke optie gegeven wordt in de 1e zin van Bijlage I.B), niet tot uitsluiting zal leiden en ook geen (negatieve) invloed zal hebben op de gunningskansen? Antwoord 26 U wordt geacht in te stemmen met de aangepaste overeenkomst zoals deze bij de Nota van Inlichtingen gevoegd is. Doet u dit niet dan wordt uw aanbieding terzijde gelegd. Voor de duidelijkheid passen wij Bijlage 1.B aan. Deze gewijzigde Bijlage 1.B is ook toegevoegd aan de Nota van Inlichtingen. Vraag 27 Indien in de vragenwonde wijzigingsvoorstellen worden gedaan terzake van de contractsvoorwaarden en u in de Nota van Inlichtingen akkoord gaat met bepaalde wijzigingsvoorstellen, gaan wij ervan uit dat deze behoren tot de definitieve contractsvoorwaarden. Dat in aanmerking nemende hoeven de wijzigingsvoorstellen waarmee u akkoord bent gegaan niet nogmaals in Bijlage I.B bij de offerte te worden opgenomen. Kunt u dit bevestigen? Antwoord 27 Ja, dit kunnen wij bevestigen. Zie ook het antwoord op vraag 26. Vraag 28 Het bewijs van inschrijving van bedrijf xxxx in het beroeps/handelsregister omvat meer dan 30 pagina's. Gaat u akkoord met het opnemen van enkele pagina's, te weten de 1e 2 pagina’s, de pagina waaruit de inschrijving van de verantwoordelijke partner blijkt, alsook de laatste 2 pagina’s? Antwoord 28 Wij gaan akkoord met uw voorstel, als uit het geleverde gedeeltelijke uittreksel duidelijk blijkt dat uw inschrijving rechtsgeldig ondertekend is. Vraag 29 Onze organisatie heeft een extra beveiliging waardoor USB-stick data verplicht encrypted moet zijn. De software van de beveiliging staat niet toe dat data unencrypted op een USB-stick wordt opgeslagen. Gaat u akkoord met een digitale versie op CD-rom? Antwoord 29 Onze voorkeur gaat uit naar USB-stick, eventueel voorzien van een password wat bijvoorbeeld per mail toegezonden wordt. Als het echt niet anders kan zullen wij een CD-rom versie niet weigeren. Vraag 30 Op bijlage 1D wordt verzocht het aantal referenties op te geven in de standaardverklaring. Kunt u aangeven waar we dit precies moeten vermelden? Antwoord 30 Dit is helaas wat onduidelijk geformuleerd. Bedoeld iwordt dat u twee referenties in moet vullen op het standaardformulier. Vraag 31 Op blz. 30 van het aanbestedingsdocument ten aanzien van de presentaties is vermeld dat deze door de strategisch partner dienen te worden verzorgd. Dient dit letterlijk te worden opgevat als zijnde dat uitsluitend de strategisch partner de gehele presentatie aan de auditcommissies geeft of mag dit in gezamenlijkheid door een deel het voorgestelde serviceteam plaatsvinden, waarbij de strategisch partner uiteraard een belangrijke rol vervult? Antwoord 31 Het is de wens vanuit de auditcommissies dat de strategisch partner presenteert. Vraag 32 Graag ontvangen wij een opgave van de samenstelling van de offertecommissie. Kunt u deze verstrekken?


Pagina 9 van 24

Antwoord 32 De offertecommissie bestaat uit leden van de auditcommissies, controllers, gemeenteraadsleden en inkoopadviseurs. Vraag 33 Artikel 14, lid 2 Algemene Inkoopvoorwaarden Deze bepaling is in strijd met onze beroepsregelgeving. Kunt u instemmen met het buiten toepassing verklaren van artikel 14, lid 2? Antwoord 33 Artikel 14 lid 2 van de Algemene Inkoopvoorwaarden blijft gehandhaafd. Vraag 34 Artikel 17, leden 1 en 2 Algemene Inkoopvoorwaarden In onze branche is het zeer gebruikelijk dat de aansprakelijkheid wordt beperkt. Is het mogelijk in de overeenkomst een redelijke en marktconforme beperking van de aansprakelijkheid op te nemen, zoals hieronder opgenomen? 1. Indien opdrachtgever aantoont dat hij schade heeft geleden door fouten van opdrachtnemer die hem kunnen worden toegerekend, is elke aansprakelijkheid van opdrachtnemer beperkt tot maximaal driemaal het aan opdrachtgever gefactureerde bedrag van het honorarium voor de desbetreffende opdracht. Bij een opdracht met een doorlooptijd van meer dan 12 maanden, is de hier bedoelde aansprakelijkheid beperkt tot maximaal driemaal het honorarium dat in het kader van de desbetreffende opdracht in de laatste 12 maanden voorafgaande aan de fouten aan opdrachtgever is gefactureerd. 2. Opdrachtgever vrijwaart opdrachtnemer voor vorderingen van derden wegens schade die veroorzaakt is doordat opdrachtgever of niet door opdrachtnemer ingeschakelde derden aan opdrachtnemer onjuiste of onvolledige bescheiden of informatie heeft c.q. hebben verstrekt, tenzij opdrachtgever kan aantonen dat de schade geen verband houdt met verwijtbaar handelen of nalaten zijnerzijds dan wel veroorzaakt is door opzet of grove schuld van opdrachtnemer. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor gevolg-, bedrijfs- of indirecte schade. 3 Opdrachtgever zal zijn eventuele vorderings- en verhaalsrechten uitsluitend uitoefenen tegen opdrachtnemer en niet tegen (bestuurders van) members/vennoten, bestuurders of werknemers van opdrachtnemer of door opdrachtnemer ingeschakelde derden c.q. hulppersonen. Kunt u instemmen met het wijzigen van artikel 17, leden 1 en 2 in het voorgaande? Antwoord 34 Nee, zie aansprakelijkheidsbeperking in overeenkomst. Vraag 35 Artikel 17, lid 3 Algemene Inkoopvoorwaarden In dit artikel is opgenomen dat opdrachtnemer opdrachtgever dient te vrijwaren voor schade als gevolg van aanspraken van derden. Een vrijwaring van de opdrachtgever voor aanspraken van derden betekent feitelijk dat de aansprakelijkheid van opdrachtnemer verder strekt dan de aansprakelijkheid die zij jegens opdrachtgever bereid is te aanvaarden en voor die aanspraken van deze derden onbeperkt wordt. Beleid is dat opdrachtnemer alleen aansprakelijkheid aanvaardt jegens haar opdrachtgever, omdat zij daar immers de werkzaamheden voor verricht. Het is aan opdrachtgever de risico’s in te schatten en de eigen aansprakelijkheid jegens haar wederpartijen te beperken. Kunt u instemmen met het buiten toepassing verklaren van artikel 17, lid 3? Antwoord 35 Nee, zie aansprakelijkheidsbeperking in overeenkomst. Vraag 36


Pagina 10 van 24

Mocht u dit verzoek niet honoreren, kunt u dan bevestigen dat een overeengekomen aansprakelijkheidsbeperking (zoals hierboven door ons verzocht) ook ziet op de aansprakelijkheid die voortvloeit uit de vrijwaring en dat de vrijwaring uitsluitend ziet op de aanspraken van derden die het gevolg zijn van een toerekenbare tekortkoming van opdrachtnemer? Antwoord 36 Ja, zie aansprakelijkheidsbeperking in overeenkomst. Vraag 37 Artikel 21, lid 2 Algemene Inkoopvoorwaarden Op grond van contractuele afspraken met onze verzekeraar is het ons niet toegestaan derden (waaronder cliënten) inzage te geven in de (bedrijfs- en/of beroepsaansprakelijkheids) verzekeringspolis of afzonderlijke polisvoorwaarden. Wel kunnen wij als alternatief een bewijs van verzekering overleggen, zijnde een verklaring van de verzekeraar waarin staat dat wij afdoende verzekerd zijn en dat de premie betaald is. In dat bewijs van verzekering staat tevens het navolgende opgenomen: ‘In view of the size and activities of XXX in the Netherlands, the limit of liability that is provided under this insurance is significantly higher than the minimum limit of liability of insurance required by Royal NIVRA (Koninklijk Nederlands Instituut van Registeraccountants).’ Hieruit blijkt dat onze dekking aanmerkelijk hoger is dan de minimale dekking zoals vereist door het NIVRA in artikel 28 en 29 (op laatste pagina opgenomen) van de ‘Nadere voorschriften accountantskantoren ter zake van assuranceopdrachten’ en tevens hoger is dan de dekking die u van ons verlangt. Kunnen wij volstaan met het overleggen van een bewijs van verzekering waaruit het vorenstaande blijkt?" Antwoord 37 Ja, dit is akkoord. Vraag 38 Artikel 21, lid 3 Algemene Inkoopvoorwaarden Op grond van contractuele afspraken met onze verzekeraar is het ons niet toegestaan om verzekeringspenningen te cederen. Indien wij met deze bepaling instemmen plegen wij wanprestatie jegens onze verzekeraar. Kunt u akkoord gaan met het buiten toepassing verklaren van artikel 21, lid 3? Antwoord 38 Ja, daar gaan we mee akkoord. Vraag 39 Artikel 22 Algemene Inkoopvoorwaarden Dit artikel is vanwege de specifieke aard van de accountantscontrole en de beroepsregels voor accountants niet uitvoerbaar. De reden hiervan is gelegen in het feit dat het op grond van voornoemde beroepsregels niet is toegestaan de IE-rechten over te dragen. Een (accountants)verklaring zou na overdracht van IE-rechten weinig waard zijn, omdat deze dan door opdrachtgever zou kunnen worden veranderd. Dit lijkt ons echter niet de bedoeling van deze overeenkomst. Graag vernemen wij of u om deze reden bereid bent deze bepaling door het navolgende tekstvoorstel te vervangen: 1. Opdrachtnemer behoudt zich alle rechten voor met betrekking tot producten van de geest welke hij gebruikt of heeft gebruikt of ontwikkelt of heeft ontwikkeld in het kader van de uitvoering van de opdracht, voor zover deze niet reeds aan derden toekomen. 2. Het is opdrachtgever uitdrukkelijk verboden die producten, waaronder mede begrepen adviezen, rapporten, computerprogramma’s, systeemontwerpen, werkwijzen, (model)contracten


Pagina 11 van 24

en andere geestesproducten van opdrachtnemer, een en ander in de ruimste zin des woords, al dan niet met inschakeling van derden, te verveelvoudigen, te openbaren of te exploiteren. 3. Het is opdrachtgever niet toegestaan die producten aan derden ter hand te stellen, anders dan ter inwinning van een deskundig oordeel omtrent de werkzaamheden van opdrachtnemer. Antwoord 39 Artikel 22 van de Algemene Inkoopvoorwaarden verklaren wij niet van toepassing. Zie artikel 19 gewijzigde overeenkomst. Vraag 40 Artikel 24, lid 1 Algemene Inkoopvoorwaarden Op basis van onder andere de beroepsregels voor de accountants, hebben wij in bepaalde gevallen de plicht tot openbaarmaking. Door de huidige bepaling te handhaven handelen wij in strijd met onze eigen beroepsregels. Daarnaast dienen wij in geval van een juridische procedure ons eigen werk ter verdediging te mogen gebruiken. Kunt u instemmen met het aanvullen van artikel 24 lid 1 met het volgende?: ‘Hierop wordt een uitzondering gemaakt indien een wetsbepaling of andere (beroeps)regel opdrachtnemer tot openbaarmaking verplicht of openbaring noodzakelijk is voor opdrachtnemer voor de verdediging van zijn eigen belangen.’ Antwoord 40 Ja, daar kunnen wij mee instemmen. Vraag 41 Graag zouden wij in de overeenkomst willen opnemen dat de aansprakelijkheid zoals aangegeven in artikel 17 wordt beperkt tot maximaal drie keer de grootte van de jaaropdracht (conform NBA voorstel) Kunt u hiermee akkoord gaan? Antwoord 41 Ja, daar gaan we mee akkoord. Vraag 42 Wij vragen u de artikelen 7, 11, 12, en 21 lid 3 van de inkoopvoorwaarden buiten toepassing te verklaren. Gaat u hiermee akkoord? Antwoord 42 Ja, daar gaan we mee akkoord. Vraag 43 In artikel 22 van de inkoopvoorwaarden geeft u aan dat de intellectuele eigendomsrechten en gebruiksrechten aan de Drechtsteden wordt overgedragen. Wet en regelgeving stelt dat onze rapportages niet zonder onze uitdrukkelijke toestemming openbaar mogen worden gemaakt, dit geldt ook voor door ons ontwikkelde producten. Kunt u leven met een aanpassing van de inkoopvoorwaarden op dit punt? Antwoord 43 Ja, daar stemmen wij mee in. Vraag 44 Kunt u ermee instemmen dat de volgende aanvullende tekst wordt opgenomen in de concept overeenkomst: “Opdrachtnemer voert de opdracht uit in overeenstemming met de toepasselijke (beroeps)regelgeving en hetgeen bij of krachtens de wet van hem wordt geëist. Opdrachtgever zal de daaruit voor opdrachtnemer voortvloeiende verplichtingen steeds volledig respecteren. Onder beroepsregelgeving wordt verstaan de relevante gedrags- en beroepsregels van de bij de uitvoering betrokken (bestuurders van) members/vennoten, bestuurders, werknemers en/of ingeschakelde derden, zoals de regels van bijvoorbeeld NBA, NOREA, NOB en FB”.? Antwoord 44. Ja, daar stemmen wij mee in. Zie artikel 1 lid 2. Vraag 45


Pagina 12 van 24

In paragraaf 3.5 is aangegeven dat 5 presentaties worden verwacht. Worden deze presentaties volgtijdelijk gepland? Antwoord 45 Ja, de presentaties worden zoveel mogelijk aansluitend gepland. Vraag 46 Bijlage IVB, Lijst van wensen, wens 1, toelichting 2, onderwerp “managementletter”, de wens heeft alleen betrekking op de rapportage aan de GR Drechtsteden. Wij gaan er vanuit dat een zelfde wens ook voor de gemeenten Alblasserdam, Dordrecht, Papendrecht en Zwijndrecht geldt. Klopt dit? Antwoord 46 Ja, dit klopt de wens geldt ook voor de gemeenten. Met dagelijks bestuur en algemeen bestuur wordt hier dan ook de desbetreffende colleges van B&W en de gemeenteraden bedoeld. Juridische vragen Conceptovereenkomst

Artikelnr. en subnr. Vraag 47 Artikel 3

Tekstvoorstel De rangorde van de overeenkomst en de NvI zien wij graag omgedraaid. Gaat u hiermee akkoord?

Toelichting In de NvI worden ook de vragen ten aanzien van de conceptovereenkomst behandeld. Derhalve dient de NvI ons inziens voor de overeenkomst te gaan.

Mate van belan grijkh eid (1, 2 of 3)* 1

Antwoord 47 De volgorde blijft gehandhaafd. De definitieve overeenkomst wordt aangepast bijgevoegd met daarin de opmerkingen uit de Nota van inlichtingen verwerkt. Vraag 48 Kunt u instemmen met het 1 Op basis van onder andere de Artikel 10 volgende voorstel ter beroepsregels voor de accountants, vervanging van artikel 10? hebben wij in bepaalde gevallen de - Tenzij enige – plicht tot openbaarmaking. Door de Nederlandse of huidige bepaling te handhaven buitenlandse – wetshandelen wij in strijd met onze eigen bepaling, voorschrift of beroepsregels. Daarnaast dienen wij andere (beroeps)regel in geval van een juridische procedure hem tot openbaarmaking ons eigen werk ter verdediging te verplicht, is opdrachtmogen gebruiken. nemer verplicht tot geheimhouding tegenover derden, waaronder niet begrepen aan opdrachtnemer gelieerde entiteiten, zowel in Nederland als in het buitenland, van vertrouwelijke informatie die is verkregen van opdrachtgever. Opdrachtgever kan terzake ontheffing verlenen. Openbaarmaking is opdrachtnemer toegestaan ingeval noodzakelijk voor de verdediging van zijn eigen


Pagina 13 van 24

Artikelnr. en subnr.

Tekstvoorstel belangen. - Opdrachtgever geeft opdrachtnemer expliciet toestemming om gegevens van opdrachtgever te delen met gelieerde entiteiten, zowel in Nederland als in het buitenland, om bijvoorbeeld belangenverstrengeling te voorkomen en de onafhankelijkheid te waarborgen. Tenzij sprake is van enige Nederlandse of buitenlandse – wetsbepaling, voorschrift of andere (beroeps)regel die opdrachtgever verplicht tot openbaarmaking of indien daartoe door opdrachtnemer schriftelijke toestemming is verleend, zal opdrachtgever de inhoud van rapporten, adviezen, verklaringen of andere al dan niet schriftelijke uitingen van opdrachtnemer, niet aan derden openbaren.

Mate van belan grijkh eid (1, 2 of 3)*

Toelichting

Antwoord 48 Ja, zie aangepaste overeenkomst artikel 10 Vraag 49 Kunt u instemmen met het In dit artikel is opgenomen dat Artikel 12, leden buiten toepassing verklaren opdrachtnemer opdrachtgever dient 1 en 2 van artikel 12? te vrijwaren voor schade als gevolg van aanspraken van derden. Een vrijwaring van de opdrachtgever voor aanspraken van derden betekent feitelijk dat de aansprakelijkheid van opdrachtnemer verder strekt dan de aansprakelijkheid die zij jegens opdrachtgever bereid is te aanvaarden en voor die aanspraken van deze derden onbeperkt wordt. Beleid is dat opdrachtnemer alleen aansprakelijkheid aanvaardt jegens haar opdrachtgever, omdat zij daar immers de werkzaamheden voor verricht. Het is aan opdrachtgever de risico’s in te schatten en de eigen aansprakelijkheid jegens haar


1

Pagina 14 van 24


Tekstvoorstel

Toelichting wederpartijen te beperken. Antwoord 49 Nee, Zie aangepast artikel 12 van de overeenkomst Vraag 50 Kunt u instemmen met het Deze bepaling is in strijd met onze Artikel 14, lid 2 buiten toepassing verklaren beroepsregelgeving. van artikel 14, lid 2? Antwoord 50 Ja, zie aangepast artikel 14 van de overeenkomst Vraag 51 Kunt u instemmen met het Wij dienen ons als organisatie te Nieuw artikel opnemen van de volgende houden aan de op ons van bepaling? toepassing zijn (beroeps)regelgeving. Graag zouden wij de volgende, Opdrachtnemer voert de binnen de branche gebruikelijke opdracht uit in overeenbepaling, aanvullend overeenkomen, stemming met de toepassezodat naleving van de voor ons lijke (beroeps)regelgeving en geldende weten regelgeving hetgeen bij of krachtens de (waaronder gedrags- en wet van hem wordt geëist. beroepsregels) gewaarborgd wordt. Opdrachtgever zal de daaruit voor opdrachtnemer voortvloeiende verplichtingen steeds volledig respecteren. Onder beroepsregelgeving wordt verstaan de relevante gedrags- en beroepsregels van de bij de uitvoering betrokken (bestuurders van) members/vennoten, bestuurders, werknemers en/of ingeschakelde derden, zoals de regels van bijvoorbeeld NIVRA, NOvAA, NOREA, NOB en FB. Antwoord 51 Akkoord, zie antwoord op vraag 44 en overeenkomst artikel 1 lid 2. Vraag 52 Artikel 8 sub a bepaalt dat beide Art. 8 sub a partijen elkaar dienen te informeren overeenkomst over wijzigingen in de statuten. Wijzigingen in de statuten betreffen een interne aangelegenheid waarover we op grond van onze policy geen informatie verschaffen aan externen.


1

1

2

Afgezien daarvan is dit artikellid niet noodzakelijk om de verplichtingen uit de overeenkomst naar behoren te kunnen uitvoeren. Kunt u akkoord gaan met het verwijderen van artikel 8 sub a uit de overeenkomst? Antwoord 52 Ja, daar kunnen wij akkoord mee gaan. Vraag 53 “Opdrachtgever heeft een

Artikel 10 lid 1van de overeenkomst


2

Pagina 15 van 24

Artikelnr. en subnr. Art. 10 lid 1 overeenkomst

Tekstvoorstel

geheimhoudingsplicht ten aanzien van de inhoud van rapporten, adviezen of andere al dan niet schriftelijke uitingen van opdrachtnemer. Op de geheimhoudingsplicht van beide partijen wordt een uitzondering gemaakt in het geval enig wettelijk voorschrift (waaronder de Wet openbaarheid van bestuur), beroepsregel of uitspraak van de rechter de desbetreffende partij tot bekendmaking verplicht.”

Toelichting regelt de geheimhoudingsplicht van opdrachtnemer. Het lijkt ons redelijk dat de geheimhoudingsplicht voor beide partijen geldt. Verder lijkt het ons redelijk dat een uitzondering op de geheimhoudingsplicht wordt overeenkomen voor zover de wet (waaronder de Wet openbaarheid van bestuur), de beroepsregels of een uitspraak van de rechter desbetreffende partij tot openbaarmaking verplicht. Kunt u akkoord gaan met het aanvullend opnemen van bijgaande bepaling


in de overeenkomst achter het reeds bepaalde in artikel 10 lid 1?

Antwoord 53 Zie antwoord op vraag 48 en gewijzigd artikel 10 van de overeenkomst Vraag 54 Ter bescherming van onze Art. 10 lid 3 werknemers tegen aanspraken van overeenkomst cliënten, is acceptatie van het bepaalde in artikel 10 lid 3 van de concept overeenkomst voor ons bezwaarlijk (mede uit het oogpunt van goed werkgeverschap). Onze werknemers tekenen bij indiensttreding een geheimhoudingsverklaring. Hierin wordt ook de geheimhoudingsplicht ten aanzien van cliëntgegevens gewaarborgd. Daarnaast zijn wij, alsook onze werknemers, tot geheimhouding verplicht op grond van de wet en beroepsregels. Gelet op het voorgaande is de vertrouwelijkheid van uw gegevens voldoende gewaarborgd. Als de betrokken werknemer de geheimhoudingsplicht schendt, dan is opdrachtnemer daarvoor exclusief aansprakelijk. Kunt akkoord gaan met het verwijderen van artikel 10 lid 3 uit de overeenkomst? Antwoord 54 Ja, zie gewijzigd artikel 10 Vraag 55 Artikel 12 van de overeenkomst regelt Art. 12 een door opdrachtnemer af te geven overeenkomst vrijwaring ten aanzien van aanspraken van derden. De accountant heeft uiteraard een vaktechnische verantwoordelijkheid als het gaat om zijn werkzaamheden. In dat kader is in de


2

1

Pagina 16 van 24


Tekstvoorstel


Toelichting wet en daaruit voortvloeiende jurisprudentie reeds een vangnet opgenomen ten aanzien van de aansprakelijkheid van de accountant voor zijn beroepsfouten jegens de opdrachtgever en jegens derden. Het vrijwaren van de opdrachtgever voor aanspraken van derden gaat echter verder (de vrijwaring in artikel 12 geldt bovendien ongeacht of er sprake is van een beroepsfout/toerekenbare tekortkoming) en is in strijd met hetgeen in onze beroepsgroep gebruikelijk is. Kunt u akkoord gaan met het verwijderen van artikel 12 uit de overeenkomst? Mocht u dit verzoek niet honoreren, kunt u dan bevestigen dat een contractueel overeengekomen aansprakelijkheidsbeperking (zoals hierna door ons verzocht) ook ziet op de aansprakelijkheid die voortvloeit uit de vrijwaring en dat de vrijwaring uitsluitend ziet op aanspraken van derden die het gevolg zijn van een toerekenbare tekortkoming van opdrachtnemer? Antwoord 55 Artikel 12 blijft gehandhaafd, maar de aansprakelijkheid is beperkt zoals in de overeenkomst overeengekomen en is uitsluitend voor aanspraken van derden die het gevolg zijn van een toerekenbare tekortkoming van opdrachtnemer? Vraag 56 “Opdrachtgever behoudt zich Artikel 14 lid 1 van de overeenkomst 2 bepaalt dat de opdrachtgever de Art. 14 lid 1 het recht voor om de overeenkomst overeenkomst door middel overeenkomst te allen tijde tussentijds van een aangetekend kan opzeggen. Bij een opdracht voor schrijven op te zeggen, een de controle van de jaarrekening is en ander voor zover dit op deze beëindigingsbevoegdheid in grond van de wet- (in het strijd met de wet. Op grond van artikel bijzonder artikel 2:393 lid 2 2:393 lid 2 BWis het de BW) is toegestaan.” opdrachtgever slechts toegestaan een opdracht tot de wettelijke controle van de jaarrekening op te zeggen als daarvoor gegronde redenen bestaan. Dit betreft dwingend recht. Kunt u gelet op het voorgaande akkoord gaan met vervangen van het bepaalde in artikel 14 lid 1 door bijgaande bepaling? Antwoord 56 Ja, zie aangepast artikel 14 lid 1 Vraag 57 “Opdrachtgever behoudt zich Artikel 14 lid 2 van de overeenkomst 2 Art. 14 lid 2 het bepaalt dat de opdrachtnemer de overeenkomst overeenkomst niet tussentijds mag recht voor om de overeenkomst door middel opzeggen. Dit is in strijd met de wet.


Pagina 17 van 24


Tekstvoorstel

van een aangetekend schrijven op te zeggen, een en ander voor zover dit op grond van de weten regelgeving, waaronder de beroepsvoorschriften noodzakelijk is.”

Toelichting Op grond van onze beroepsregels (waaronder de Controlestandaarden (COS)) moet (ook) de accountant de mogelijkheid hebben om daar waar nodig de overeenkomst op te zeggen. Dit betreft dwingend recht. Kunt u gelet op het voorgaande akkoord gaan


met vervangen van het bepaalde in artikel 14 lid 2 door bijgaande bepaling? Antwoord 57 Ja, zie aangepast artikel 14 lid 2 Vraag 58 Art. 19 lid 1 overeenkomst

In artikel 19 lid 1 van de overeenkomst wordt verwezen naar de Gedrags- en Beroepsregels Registeraccountants. Voornoemde regelgeving is niet meer in werking en is sinds 1 januari 2007 vervangen door de Verordening gedragscode. Kunt de overeenkomst hierop aanpassen? Antwoord 58 Volgens ons staat er al Verordening Gedragscode in de overeenkomst. Vraag 59 “Opdrachtgever zal alle Wij stellen voor om bijgaande Ontbrekende gegevens en bescheiden, die bepalingen aanvullend in de contractsbepali opdrachtnemer nodig heeft overeenkomst op te nemen. ngen voor het correct en tijdig Deze bepalingen zijn gebruikelijk in overeenkomst uitvoeren van de verleende onze branche. Het is van belang dat opdracht, tijdig en in de door deze bepalingen overeengekomen opdrachtnemer gewenste worden omdat het de opdrachtnemer vorm en wijze aan in staat stelt het werk tijdig en naar opdrachtnemer ter behoren uit te voeren, waarbij de beschikking te stellen. gedrags- en beroepsregels worden Opdrachtgever staat in voor gerespecteerd. de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de aan opdrachtnemer ter beschikking gestelde gegevens en bescheiden, ook indien deze via of van derden afkomstig zijn.” “De opdracht wordt door opdrachtnemer uitgevoerd met inachtneming van geldende weten regelgeving, de van toepassing zijnde beroepsregels daaronder begrepen. Opdrachtnemer is nimmer gehouden tot enig handelen of nalaten dat met de hiervoor bedoelde weten regelgeving strijdig of onverenigbaar is.”


3

1

Pagina 18 van 24

Artikelnr. en subnr. Tekstvoorstel Antwoord 59 zie aangepaste overeenkomst artikel Vraag 60 Art. 7 Algemene Inkoopvoorwaa rden


Toelichting 1 lid 3

De in artikel 7 van de Algemene Inkoopvoorwaarden opgenomen (af)keuringsprocedure heeft tot gevolg dat de opdrachtgever invloed kan uitoefenen op de diensten van opdrachtnemer en daarmee ook op de inhoud van de door opdrachtnemer af te geven accountantsrapporten enverklaringen. Dit dient gelet op de aard van de opdracht (onafhankelijke audit) voorkomen te worden. Uiteraard is er ruimte voor bespreking van en overleg over concept rapportages, maar onze beroepsregels eisen een objectieve en onafhankelijke functievervulling door de accountant en verhinderen een formele invloed van de opdrachtgever. Bovendien brengt lid 4 van dit artikel mee dat opdrachtgever het recht heeft tot toegang van vestigingen van opdrachtnemer om daar toezicht uit te kunnen oefenen. Deze bepaling is voor ons niet aanvaardbaar omdat dit in strijd is met de weten beroepsregels (denk aan de daaruit voortvloeiende geheimhoudingsplicht die wij t.a.v. onze administratie/dossiers in acht dienen te nemen).Wij merken hierbij op dat dit artikel overbodig is gezien de wijze waarop reeds toezicht wordt gehouden op onze kwaliteitssystemen. De vergunning die de AFM aan ons heeft verleend, is mede verleend doordat uit de AFM audit gebleken is dat wij compliant zijn met weten regelgeving, waaronder de daarin gestelde kwaliteitseisen. Gelet op het voorgaande stellen wij voor om in de overeenkomst artikel 7 van de Algemene


1

Pagina 19 van 24


Tekstvoorstel


Toelichting

Inkoopvoorwaarden buiten toepassing te verklaren. Kunt u hiermee akkoord gaan? Antwoord 60 Artikel 7 van de Algemene inkoopvoorwaarden is niet van toepassing Vraag 61 “Opdrachtnemer zal zijn Artikel 17 lid 1 van de Algemene Art. 17 lid 1 werkzaamheden naar beste Inkoopvoorwaarden regelt een Algemene kunnen verrichten en daarbij onbeperkte aansprakelijkheid van Inkoopvoorwaa de zorgvuldigheid in acht opdrachtnemer. In onze rden nemen die van hem mag beroepsgroep is het gebruikelijk de worden verwacht. aansprakelijkheid te beperken, Indien een fout wordt waarbij de maximum gemaakt doordat aansprakelijkheid in redelijke opdrachtgever aan verhouding staat tot het met de opdrachtnemer onjuiste of opdracht gemoeide honorarium. Kunt onvolledige informatie heeft u in dat kader akkoord gaan met het verstrekt, is opdrachtnemer opnemen van bijgaande, voor de daardoor ontstane marktconforme, bepaling in de te schade niet aansprakelijk. De sluiten overeenkomst? totale aansprakelijkheid van Voor de volledigheid verwijzen wij in opdrachtnemer jegens dit kader naar de ‘Gids opdrachtgever voor eventuele Proportionaliteit’ die in augustus 2011 fouten die bij zorgvuldig door het Ministerie van Economische handelen dooropdrachtnemer Zaken, Landbouw en Innovatie is zouden zijn vermeden, is uitgebracht. In de 4e bullet op pagina beperkt tot maximaal 47 en in de 2e bullet op pagina 48 (en driemaal het bedrag van het de zindaarna) van deze Gids wordt bij honorarium dat aanbestedingen uitdrukkelijk opdrachtgever heeft betaald geadviseerd dat de overheid zich en/of nog verschuldigd is voor aansluit bij de de onder de opdracht aansprakelijkheidsbeperking die in de verrichte specifieke betreffende branche gebruikelijk is werkzaamheden waaruit de (zie: Gids Proportionaliteit). Tevens fout voortvloeit. Indien de wijzen wij op het Model Algemene opdracht een langere Voorwaarden van het Nivra dat doorlooptijd heeft dan twaal bedoeld is voor de grote maanden, dan is de totale accountantskantoren, welk Model aansprakelijkheid in het kader voorziet in de gebruikelijke van de opdracht beperkt tot aansprakelijkheidsbeperking van 3 maximaal driemaal het maal het jaarhonorarium bij controle bedrag van het honorarium opdrachten (zie: Model Algemene dat opdrachtgever aan Voorwaarden Nivra alternatieve opdrachtnemer heeft betaald aansprakelijkheidsbepaling). en/of nog verschuldigd is over de eerste twaalf maanden voor de onder de opdracht verrichte specifieke werkzaamheden waaruit de fout voortvloeit. De beperking van aansprakelijkheid van opdrachtnemer geldt niet indien er aan zijn zijde sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid en/of indien


1

Pagina 20 van 24



Tekstvoorstel Toelichting enige dwingende (inter)nationale wet of (beroeps) regelgeving een dergelijke beperking niet toestaat.” Antwoord 61 Zie gewijzigde overeenkomst artikel 12 Vraag 62 Artikel 17 lid 3 van de Algemene 1 Art. 17 lid 3 Inkoopvoorwaarden regelt een door Algemene opdrachtnemer af te geven vrijwaring Inkoopvoorwaa ten aanzien van aanspraken van rden derden. De accountant heeft uiteraard een vaktechnische verantwoordelijkheid als het gaat om hun werkzaamheden. In dat kader is in de wet en daaruit voortvloeiende jurisprudentie reeds een vangnet opgenomen ten aanzien van de aansprakelijkheid van de accountant voor zijn beroepsfouten jegens de opdrachtgever en jegens derden. Het vrijwaren van de opdrachtgever voor aanspraken van derden gaat echter verder (de vrijwaring in artikel 17 lid 3 geldt bovendien ongeacht of er sprake is van een beroepsfout/toerekenbare tekortkoming) en is in strijd met hetgeen inonze beroepsgroep gebruikelijk is. Kunt u gelet op het voorgaande akkoord gaan met het in de overeenkomst buiten toepassing verklaren van artikel 17 lid 3 van de Algemene Inkoopvoorwaarden? Mocht u dit verzoek niet honoreren, kunt u dan bevestigen dat een contractueel overeengekomen aansprakelijkheidsbeperking (zoals hiervoor door ons verzocht) ook ziet op de aansprakelijkheid die voortvloeit uit de vrijwaring en dat de vrijwaring uitsluitend ziet op aanspraken van derden die het gevolg zijn van een toerekenbare tekortkoming van opdrachtnemer? Antwoord 62 Wij bevestigen dat een contractueel overeengekomen aansprakelijkheidsbeperking ook ziet op de aansprakelijkheid die voortvloeit uit de vrijwaring en dat de vrijwaring uitsluitend betrekking heeft op aanspraken van derden die het gevolg zijn van een toerekenbare tekortkoming van opdrachtnemer Vraag 63 “Artikel 21 lid 2 van de De eerste zin van artikel 21 lid 2 van 1 Art. 21 lid 2 Algemene de Algemene Inkoopvoorwaarden Algemene Inkoopvoorwaarden wordt bepaalt dat opdrachtnemer verplicht is op verzoek een afschrift van de Inkoopvoorwaa vervangen door de volgende bepaling. Opdrachtnemer is verzekeringspolis aan opdrachtgever rden


Pagina 21 van 24


Tekstvoorstel adequaat verzekerd voor beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheid. De dekking voldoet aan de normen die in de bedrijfstak gebruikelijk zijn. Op verzoek van opdrachtgever zal opdrachtnemer een bewijs van verzekering en van premiebetaling overleggen.”

Toelichting over te leggen. Op grond van contractuele afspraken met onze verzekeraar is het ons verboden derden (waaronder cliënten) inzage te geven in de verzekeringspolis. Wel kunnen wij een bewijs van verzekering overleggen, zijnde een verklaring van de verzekeraar waarin staat dat wij afdoende verzekerd zijn en waarin de verzekeringsbedragen genoemd worden. De tweede en derde zin van artikel 21 lid 2 van de Algemene Inkoopvoorwaarden bepalen dat toestemming van de opdrachtgever nodig is om de verzekeringscondities en -bedragen die opdrachtnemer met zijn verzekeraar is overeengekomen, te wijzigen. Uiteraard kunnen en zullen wij voldoen aan het bepaalde in artikel 21 lid 1 van de Algemene Inkoopvoorwaarden (d.w.z. adequaat verzekerd zijn en houden). De 2e en 3e zin van artikel 21 lid 2 van de Algemene Inkoopvoorwaarden gaan echter te ver en zijn voor ons niet acceptabel. Het gaat te ver om toestemming te moeten vragen van (u of andere) cliënten om de afspraken die wij met onze verzekeraar hebben gemaakt aan tekunnen passen. Wij merken in dat kader op dat wij zullen blijven voldoen aan artikel 21 lid 1 van de Algemene Inkoopvoorwaarden alsook aan de minimum verzekeringseisen die het Nivra bij wet aan de accountantskantoren heeft opgelegd (mede ter bescherming van hun cliënten), wij verwijzen in dat kader naar artikel 28 en 29 van de “Nadere voorschriften accountantskantoren terzake van assuranceopdrachten”. Kunt u met in acht neming van het voorgaande akkoord gaan met het opnemen van bijgaande bepaling in de overeenkomst ter vervanging van artikel 21 lid 2 van de Algemene Inkoopvoorwaarden? Antwoord 63 Ja, daar gaan wij mee akkoord. Zie ook artikel 20 gewijzigde overeenkomst Vraag 64 Op grond van contractuele afspraken Art. 21 lid 3 met onze verzekeraar is het ons Algemene verboden om verzekeringspenningen



1

Pagina 22 van 24

Artikelnr. en subnr. Inkoopvoorwaa rden

Tekstvoorstel

Toelichting te cederen. Kunt u akkoord gaan met het in de overeenkomst buiten toepassing verklaren van artikel 21 lid 3 van de Algemene Inkoopvoorwaarden?

Antwoord 64 Ja, daar gaan we mee akkoord Vraag 65 “(Intellectuele) Art. 22 lid 1 en eigendomsrechten lid 3 Algemene die reeds voor de datum van Inkoopvoorwaa deze rden overeenkomst aan opdrachtgever of opdrachtnemer in eigendom toebehoorden (of aan één van hen in licentie zijn gegeven) blijven aan de oorspronkelijke bezitter (c.q. aan de licentiegever) toebehoren. Opdrachtnemer behoudt zich alle rechten van (intellectuele) eigendom voor met betrekking tot de producten van de geest welke hij gebruikt of heeft gebruikt en/of ontwikkelt en/of heeft ontwikkeld in het kader van de uitvoering van de opdracht, en ten aanzien waarvan hij de auteursrechten of andere rechten van (intellectuele) eigendom heeft of geldend kan maken.”

Artikel 22 lid 1 en lid 3 van de Algemene Inkoopvoorwaarden brengen mee dat de opdrachtgever het intellectuele eigendomsrecht krijgt op zowel de resultaten van de opdracht, alsook op de door opdrachtnemer gebruikte know how/tools en methodes (welke know how/tools en methodes wij ook bij opdrachten voor andere cliënten moeten kunnen gebruiken). Dit artikel bepaalt tevens dat opdrachtnemer terzake afstand doet van zijn persoonlijkheidsrechten (daaronder valt het recht om op te treden tegen eventuele bewerking/aanpassing van het product). Wij kunnen het intellectuele eigendomsrecht op onze rapportage en onderliggende know how niet overdragen. Indien het intellectuele eigendomsrecht van de door de accountant ontwikkelde producten aan de opdrachtgever overgedragen zou worden, brengt dat mee dat de opdrachtgever het recht heeft de accountantsverklaring van opdrachtnemer te bewerken/aan te passen en te exploiteren. Een accountantsverklaring is daarmee niets waard omdat deze dan zou kunnen worden veranderd. Nota bene; wij dragen vanuit onze discipline de vaktechnische verantwoordelijkheid voor onze verklaringen en overige rapportages.Wij kunnen deze verantwoordelijkheid uiteraard niet dragen als wij de rechten op onze verklaringen overdragen. Kunt u daarom akkoord gaan met opnemen van bijgaande bepaling in de overeenkomst ter vervanging van artikel 22 lid 1 en lid 3 van de Algemene Inkoopvoorwaarden? Antwoord 65 Daar gaan wij mee akkoord, zie artikel 19 van de gewijzigde overeenkomst Vraag 66 Artikel 23 lid 1 van de Algemene



2

1

Pagina 23 van 24

Artikelnr. en subnr. Art. 23 lid 1 Algemene Inkoopvoorwaa rden

Tekstvoorstel

Antwoord 66 Daar gaan wij mee akkoord Vraag 67 Wijzigingen in de Art. 27 overeengekomen Algemene contractsvoorwaarden Inkoopvoorwaa waaronder terzake van de rden Algemene Inkoopvoorwaarden) kunnen uitsluitend met schriftelijke toestemming van beide partijen van toepassing zijn.”

Toelichting Inkoopvoorwaarden bepaalt dat opdrachtgever gerechtigd is de rechten en verplichtingen uit de overeenkomst over te dragen aan een organisatie waarin Drechtsteden en/of de deelnemers aan GRD participeren. Deze bepaling kunnen wij niet accepteren. In verband met de onafhankelijkheidsregels waaraan wij als accountantsorganisatie gebonden zijn, kunnen wij niet zo maar een contractuele relatie aan gaan met bepaalde partijen, en in dat kader ook niet met partijen die ons (nog) niet bekend zijn en ons (op grond van artikel 23 lid 1) eenzijdig opgedrongen worden (ook al behoort desbetreffende onderneming tot dezelfde groep als een bestaande cliënt). Bij iedere potentiële cliënt/contractspartij zijn wij verplicht een interne cliëntacceptatieprocedure te doorlopen, waarbij getoetst wordt of wij met desbetreffende partij een cliëntrelatie mogen aangaan met in acht neming van de onafhankelijkheidsregels. Wij stellen daarom voor om in de overeenkomst artikel 23 lid 1 van de Algemene Inkoopvoorwaarden buiten toepassing te verklaren opdat het bepaalde in artikel 23 lid 2 onverkort geldt. Kunt u hiermee akkoord gaan? Artikel 27 van de Algemene Inkoopvoorwaarden bepaalt dat opdrachtgever de algemene voorwaardeneenzijdig mag wijzigen, en dat de opdrachtnemer aan deze wijzigingen gebonden zal zijn. Wij kunnen niet op voorhand instemmen met nog onbekende wijzigingen in de algemene voorwaarden. Deze wijzigingen kunnen in strijd komen met onze policy en/of de op ons van toepassing zijnde weten beroepsregelgeving. Wij stellen daarom voor bijgaande bepaling in de overeenkomst op te nemen. Kunt u hiermee akkoord gaan?


1

Antwoord 67 Daar gaan wij mee akkoord


Pagina 24 van 24

Nota van Inlichtingen 1, 12 januari 2012 Aanbesteding Accountantsdiensten Drechtsteden GRD

Recommend Documents