Plan van Aanpak Aanbesteding accountantsdiensten gemeente Doetinchem 2009 tot en met 2012
Inhoudsopgave:
1.0
Inleiding .................................................................................................. 2
2.0
Controleprotocol 2009 ........................................................................... 2
3.0
Procedure aanbesteding accountantsdiensten 2009-2012................... 2 3.1
Uitvoering rol raad ........................................................................................... 2
3.1.1 3.1.2 3.1.3
Instellen werkgroep......................................................................................................... 2 Samenstelling werkgroep................................................................................................ 3 Introductie werkgroep..................................................................................................... 3
3.2
Openbare Europese aanbesteding .................................................................. 3
4.0
Aanbestedingsdocument ........................................................................ 3
5.0
Planning .................................................................................................. 4
6.0
Bijlagen .................................................................................................... 5
7.0
Voorstellen .............................................................................................. 5 7.1
Controleprotocol 2009...................................................................................... 5
7.2
Procedure aanbesteding accountantsdiensten Doetinchem 2009-2012......... 5
7.2.1 7.2.2
Procedure en werkgroep ................................................................................................ 5 Bemensing werkgroep .................................................................................................... 5
7.3
Aanbestedingsdocument .................................................................................. 5
7.4
Planning ............................................................................................................ 5
1
1.0
Inleiding Op basis van artikel 213 van de Gemeentewet heeft de raad van de gemeente Doetinchem op 3 januari 2005 de “Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie gemeente Doetinchem 2005” vastgesteld, later gewijzigd op 17 november 2005. Deze verordening regelt onder meer de opdrachtverlening en de inrichting van de accountantscontrole. Nu na de controle van de jaarrekening 2008 de huidige overeenkomst voor accountantsdiensten afloopt, moet -in overeenstemming met de verordening- een aanbestedingsprocedure worden opgestart. Deze procedure moet ertoe leiden dat de raad een accountant benoemt met ingang van verslagjaar 2009. Op 11 september 2008 is de raadscommissie bestuurlijke zaken en financiën gevraagd hoe zij de rol van de raad wil invullen in de aanbestedingsprocedure. De commissie heeft toen aangegeven een raadswerkgroep te willen vormen die namens de raad (mandaat) belast wordt met het opstellen van een benoemingsvoorstel voor de huisaccountant. Het drempelbedrag van de waarde van de overeenkomst is voor bepalend voor de te volgen aanbestedingsprocedure. De waarde wordt gebaseerd op de looptijd van de nieuw te sluiten overeenkomst van vier jaar en twee optiejaren. Dit leidt ertoe dat de procedure van openbaar Europees aanbesteden gevolgd moet worden. Dit is gebaseerd op de Kadernota inkoop en aanbesteden welke is vastgesteld door de raad op 7 april 2008. Deze nota is de basis voor deze aanbestedingprocedure. De volgende onderwerpen zullen in dit Plan van Aanpak worden uitgewerkt. a. Vaststellen Controleprotocol 2009; b. Procedure aanbesteding accountancyfunctie 2009 tot en met 2012; c. Aanbestedingsdocument.
2.0
Controleprotocol 2009 Het controlerapport beschrijft de reikwijdte voor de controle van de jaarrekening. Verder gelden voor het oordelen van een “getrouw beeld” en de “rechtmatigheidtoets” goedkeurings – en rapporteringstoleranties. In het controleprotocol zijn daarvoor de grenzen voor fouten en onzekerheden vermeld. In bijlage 1 treft u dit Controleprotocol 2009 aan. Wij stellen u voor het controleprotocol 2009 vast te stellen.
3.0
Procedure aanbesteding accountantsdiensten 2009-2012 3.1
Uitvoering rol raad
3.1.1 Instellen werkgroep Voor de controlerende bevoegdheid van de raad beschikt de raad over meerdere instrumenten. De raad voert de regie bij het gebruik van deze instrumenten. Wij stellen u voor een raadswerkgroep “Aanbesteding
2
accountantsdiensten 2009-2012” in te stellen waarin deze regierol tot uiting te komt. In deze procedure krijgt de werkgroep als taak de beoordeling van de presentatie van de geselecteerde accountants en het maken van de keuze van de accountant op basis van gunningscriteria van het aanbestedingsdocument. De werkgroep doet ook de daadwerkelijke gunning. De raad stelt het Plan van Aanpak en het Aanbestedingsdocument vast (op 12 februari 2009). De benoeming van de accountant wordt ook door de raad gedaan (op 11 juni 2009). 3.1.2 Samenstelling werkgroep Om de regierol maximaal tot zijn recht te laten komen bestaat de werkgroep uit vertegenwoordigers uit de raad. Hiertoe worden vier raadsleden uit verschillende fracties benoemd. Daarnaast zijn de wethouder financiën, het hoofd van de afdeling bedrijfsvoering en een ambtenaar namens de concerncontroller lid van de werkgroep. De raadsgriffier verzorgt de reguliere rol in de communicatie tussen werkgroep, ambtelijke organisatie en raad. 3.1.3 Introductie werkgroep Voor de werkgroep organiseren we op 8 april 2009 om 18.00 uur een bijeenkomst waarbij we aan de leden van de werkgroep de wijze van de beoordeling van de ontvangen offertes door middel van de gunningscriteria en wegingsfactoren toelichten. Tevens is dit de gelegenheid om uit de vertegenwoordigers van de raad een voorzitter te benoemen. 3.2 Openbare Europese aanbesteding De nieuwe overeenkomst heeft een looptijd van vier jaar (2009 – 2012) met twee optiejaren en heeft daarmee een drempelwaarde van € 360.000. Voor de keuze van de procedure is deze drempelwaarde belangrijk. Op basis van het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO) moet de procedure gevolgd volgens de “openbare Europese aanbesteding” aangezien de drempel hiervoor € 206.000 bedraagt. Dit besluit geeft samen met de Kadernota inkoop en aanbesteden daarvoor nadere richtlijnen. Nadat het aanbestedingsdocument is vastgesteld door de gemeenteraad zullen wij de opdracht op de voorgeschreven wijze plaatsen. Na sluiting van de offertetermijn zal de werkgroep op basis van de gunningscriteria uit het aanbestedingsdocument een keuze maken en een benoemingsvoorstel voorbereiden. De werkgroep doet ook de gunning van de opdracht. Daarna benoemt de raad de accountant.
4.0
Aanbestedingsdocument In bijlage 2 treft u aan het aanbestedingsdocument. Hierin worden de volgende onderwerpen onderscheiden: - Opdrachtomschrijving; - Aanbestedingsprocedure; - Uitsluitingsgronden, kwalitatieve minimumeisen en beoordeling; - Programma van eisen; - Gunningscriteria en beoordeling.
3
In het Programma van Eisen zijn onderwerpen als accountancyfunctie en op te leveren rapportages uitgewerkt. Hierbij wordt rekening gehouden met artikel 2, lid 3 van de controleverordening. In dit plan van aanpak gaan wij nader in op de bij de gunningscriteria behorende wegingsfactoren. Samenvattend stellen wij u de volgende gunningscriteria voor met de daarbijbehorende wegingsfactor. Gunningscriteria 1. De totaalprijs van de certificerende functie, de (natuurlijke) adviesfunctie en de communicatie en periodiek overleg 2. De ervaring 3. Kwaliteit van de dienstverlening, beoordeeld aan de hand van: • De offerte • De presentatie
Factor 30% 20% 35% 15%
De criteria “totaalprijs”, “ervaring” en “kwaliteit van de dienstverlening op basis van de offerte” zijn objectief en kwantificeerbaar. Deze criteria zijn daarom middels een matrix inzichtelijk te maken voor de leden van de werkgroep. Deze matrix wordt ambtelijk voorbereid. Elk accountantsbureau verzorgt vervolgens een presentatie en besteedt daarbij aandacht aan de volgende onderwerpen: - controlefilosofie - nieuwe ontwikkelingen voor de gemeente - organisatie van de adviesfunctie - de inzet van de organisatie. Na de presentatie door de accountantsbureaus beoordeelt de werkgroep deze. Hierna stelt de werkgroep aan de hand van het opgestelde overzicht betreffende de criteria 1 tot en met 3 en de presentatie (criterium 4) een eindoordeel op. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een “scorelijst” die wordt ingericht conform de puntenverdeling in deel 5 van het aanbestedingsdocument. Wij stellen u voor het Aanbestedingsdocument volgens bijlage 2 met de gunningscriteria en wegingsfactoren vast te stellen en de hiervoor uitgewerkte procedure voor de werkgroep te volgen.
5.0
Planning De voorgestelde procedure van aanbesteding accountantsdiensten volgens de “openbare Europese aanbesteding” start met het vaststellen van dit Plan van Aanpak en het Aanbestedingsdocument door uw raad en eindigt met de benoeming van de nieuwe huisaccountant in uw raad van juni 2009. De nieuwe accountant kan dan in 2009 tijdig starten met de nulmeting en de interim controle. In bijlage 3 is de planning met de verschillende actiepunten opgesomd, waarnaar wij u graag verwijzen.
4
6.0
Bijlagen Van dit Plan • Bijlage 1 • Bijlage 2 • Bijlage 3
7.0
van Aanpak maken de volgende bijlagen deel uit: Controleprotocol 2009 Aanbestedingsdocument Planning
Voorstellen Ter vaststelling van dit Plan van Aanpak doen wij de volgende voorstellen: 7.1 Controleprotocol 2009 Wij stellen u voor het Controleprotocol 2009 volgens bijlage 1 vast te stellen. 7.2
Procedure aanbesteding accountantsdiensten Doetinchem 20092012
7.2.1 Procedure en werkgroep Wij stellen u voor de procedure Aanbesteding accountantsdiensten Doetinchem 2009-2012 vast te stellen en daarvoor een werkgroep in te stellen. 7.2.2 Bemensing werkgroep De werkgroep te bemensen met vier raadsleden, elk afkomstig uit een andere fractie. De werkgroep aan te vullen met de wethouder financiën, het hoofd van de afdeling bedrijfsvoering en een ambtenaar namens de concerncontroller. 7.3 Aanbestedingsdocument Wij stellen u voor het Aanbestedingsdocument volgens bijlage 2 met de gunningscriteria en wegingsfactoren vast te stellen en de hiervoor uitgewerkte procedure voor de werkgroep te volgen. 7.4 Planning Wij stellen u voor de werkzaamheden voor de procedure aanbesteding accountant uit te voeren overeenkomstig de planning volgens bijlage 3.
5
