Europese aanbesteding Werkplekapparatuur

Europese aanbesteding Werkplekapparatuur

Selectieleidraad

Niet openbare procedure

Europese aanbesteding Werkplekapparatuur - 5 november 2012

Inhoudsopgave Begrippenlijst ......................................................................................................................... 3 1. 2. Algemeen............................................................................................................................... 5 2.1 Inleiding ................................................................................................................................. 5 2.2 Onderwerp van de aanbesteding .......................................................................................... 5 2.3 Doel van de aanbesteding ..................................................................................................... 5 2.4 Omvang van de aanbesteding .............................................................................................. 6 2.5 Aanbestedende dienst ........................................................................................................... 6 2.6 ROC Midden Nederland ........................................................................................................ 6 2.7 Facilitair Bedrijf ...................................................................................................................... 6 2.8 De Raamovereenkomst ......................................................................................................... 6 3. Proces en voorwaarden van aanbesteding ........................................................................... 8 3.1 Uitgangspunten en richtlijnen ................................................................................................ 8 3.2 Vertrouwelijkheid en auteursrecht ..........................................................................................8 3.3 Planning ..................................................................................................................................9 3.4 Contactpersonen ....................................................................................................................9 3.5 Rangorde Documenten ..........................................................................................................9 3.6 Vragen ..................................................................................................................................10 3.7 Afzien van Inschrijving ..........................................................................................................10 3.8 Aanvullende voorwaarden ....................................................................................................10 3.9 Vormvereisten Inschrijving ...................................................................................................12 Opening Aanvragen tot deelname ........................................................................................13 3.10 3.11 Samenwerkingsverband bij Inschrijving ...............................................................................13 4. Programma van Eisen ......................................................................................................... 15 4.1 Algemene Eisen ...................................................................................................................15 4.2 Toelichting algemene Eisen .................................................................................................16 5. Selectie en Beoordeling....................................................................................................... 19 5.1 Uitsluitingsgronden ...............................................................................................................19 5.2 Selectiecriteria ......................................................................................................................19 5.3 Eigen Verklaring .................................................................................................................. 20 5.4 Uittreksel Handelsregister ................................................................................................... 20 5.5 Financiële en Economische draagkracht ............................................................................ 20 5.6 Holdingverklaring ................................................................................................................. 21 5.7 Kennis, Ervaring en Referenties .......................................................................................... 21 5.8 Kwaliteitszorg ...................................................................................................................... 21 5.9 BPV-bedrijf (stage bedrijf) ................................................................................................... 21 6. Beoordeling ......................................................................................................................... 22 6.1 Beoordelingsmethodiek Selectiecriteria ...............................................................................22 6.2 Overzicht gunningcriteria ......................................................................................................22 6.3 Toelichting op de gunningcriteria met uitsluitend karakter ...................................................22 6.4 Toelichting op gewogen gunningcriteria ...............................................................................23 6.5 Berekening wens 8.1 t/m 8.5 ................................................................................................24 6.6 Toelichting op de beoordeling ............................................................................................. 24 7. Bijlagen ................................................................................................................................ 26

Selectiedocument EA Werkplekken def

Pagina 2


1. Begrippenlijst Aanbestedende dienst Aankondiging

Aanvraag tot deelname Algemene inkoopvoorwaarden A-merk

BAO Beoordelingscommissie

Beschrijvend document

Bijlage(n) Combinant(en) Gegadigde(n) Eis(en) en wens(en)

Gunningscriteria

Inschrijver Inschrijving Jaar Maand Nota van inlichtingen

Onderaannemer


Stichting ROC Midden Nederland (hierna ook te noemen ROC MN). De formele bekendmaking van de Opdracht via www.Tenderned.nl, waarmee de aanbestedingsprocedure formeel aanvangt. Een door Inschrijver ingediende aanbieding op de door de Aanbestedende dienst toegezonden Selectieleidraad. Algemene inkoopvoorwaarden ICT van ROC MN, maart 2010 Een merk met een hoge naamsbekendheid, een goede reputatie en toonaangevend qua prijs en kwaliteit. Het straalt zekerheid uit en kwaliteit Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten van 16 juli 2005, Stb. 408, zoals laatstelijk gewijzigd. Samengesteld multidisciplinair team dat namens de Aanbestedende dienst de aanbesteding voorbereidt en Uitvoert. Document waarin Aanbestedende dienst alle informatie heeft opgenomen die relevant is voor het kunnen uitbrengen van een goede Inschrijving in het kader van de aanbestedingsprocedure waarop dit Beschrijvend document betrekking heeft. Een bijlage bij het Beschrijvend document. Een natuurlijke persoon of rechtspersoon die onderdeel uitmaakt van een Samenwerkingsverband De kandidaat-inschrijver die een Inschrijving heeft ingediend. Eisen: De specificaties waaraan de te leveren producten en/of diensten moeten voldoen. Indien hier niet aan wordt voldaan betekent dit dat de Inschrijving terzijde wordt gelegd (knockout criterium). Wensen: De specificaties waar waarde aan wordt gehecht als de te leveren producten en/of diensten hieraan voldoen. Deze worden meegenomen in de beoordeling van de Aanvraag tot deelname. Criteria op basis waarvan de Inschrijvingen worden beoordeeld om te bepalen welke Inschrijving(en) voor gunning in aanmerking kom(t)en. Een natuurlijke of rechtspersoon die door middel van een Inschrijving aanbiedt de Opdracht uit te willen voeren Een aanbieding om de Opdracht uit te voeren. Aaneengesloten periode van twaalf (12) Maanden. Een kalendermaand. Document waarin de antwoorden op vragen van Ondernemers geanonimiseerd zijn opgenomen, alsmede eventuele wijzigingen het Beschrijvend document. De Nota(’s) van Inlichtingen maakt/maken onderdeel uit van het Beschrijvend document en prevaleert/prevaleren boven het overige deel van het Beschrijvend document en de daarbij behorende Bijlagen. Leverancier die een deel van de, door de (hoofd)Opdrachtnemer aangenomen, Opdracht verricht. Pagina 3


Ondernemer

Opdracht Opdrachtgever Opdrachtnemer

Overeenkomst

Penvoerder Programma van Eisen Raamovereenkomst

Samenwerkingsverband

Selectiecriteria Standaardformulier

Uitsluitingsgronden Werkdag

Werkplekapparatuur


Een natuurlijke of rechtspersoon die in het kader van deze aanbestedingsprocedure aangeeft een Inschrijving in te willen dienen. Het verzorgen van leveringen en diensten op het gebied ICT werkplekapparatuur. ROC Midden Nederland, hierboven benoemd als zijnde Aanbestedende dienst. Degene die zich jegens Opdrachtgever verbindt tot het verrichten van werkzaamheden ter uitvoering van een Overeenkomst van Opdracht. De schriftelijke verbintenis onder bezwarende titel tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer(s), waarin de voorwaarden zijn vastgelegd waaronder de Opdracht wordt uitgevoerd. Inschrijver die bij een Samenwerkingsverband optreedt als hoofdaannemer Het Programma van Eisen dat in hoofdstuk 4 van het Beschrijvend document is opgenomen. Een Overeenkomst tussen de Aanbestedende dienst en de Inschrijver die de laagste prijsaanbieding doet met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake de Opdracht vast te leggen. Een geen rechtspersoonlijkheid bezittend verband, bestaande uit ten minste twee niet in een groep verbonden deelnemers, dat is opgericht ten behoeve van de uitvoering van de activiteiten mogelijk voortvloeiende uit de gezamenlijk ingediende Inschrijving. Eisen waaraan een Inschrijver moet voldoen. Selectiecriteria vallen uiteen in Uitsluitingsgronden en minimumeisen. Formulier in de vorm van een verplicht voorgeschreven opmaak behorende bij dit Beschrijvend document, in te vullen door Inschrijver. Criteria waaraan de Inschrijving ten minste moet voldoen om in aanmerking te komen voor beoordeling. Een kalenderdag, niet zijnde een zaterdag of zondag, een algemeen erkende feestdag in Nederland of het equivalent van een algemeen erkende feestdag ingevolge artikel 3 lid 3 van de Algemene Termijnenwet. Apparatuur als desktops, laptops, monitoren, tablets en aanverwante apparatuur (niet uitsluitend).

Pagina 4


2.

Algemeen

2.1 Inleiding Voor u ligt de Selectieleidraad van de aanbesteding Werkplekapparatuur en aanverwante dienstverlening ten behoeve van Stichting ROC Midden Nederland (hierna te noemen ROC MN of Opdrachtgever). De volledige set aanbestedingsdocumenten bestaat naast deze Selectieleidraad uit twee (2) Bijlagen. Deze Selectieleidraad bevat informatie over de uitgangspunten, procedures en criteria die voor de Aanvraag tot deelneming aan deze niet openbare procedure gelden. Wij zijn middels deze Europese aanbesteding op zoek naar een proactieve, strategische partner op het gebied van hardware. U wordt uitgenodigd om op basis van deze Selectieleidraad een Aanvraag tot deelneming in te zenden. 2.2 Onderwerp van de aanbesteding Bij deze aanbesteding richten wij ons specifiek op de levering van hardware t.b.v. werkplekken. De Werkplekapparatuur zal gaan dienen als uitbreiding en/of vervanging van de huidige Werkplekapparatuur. Binnen de scope van deze aanbesteding valt o.m. (maar niet uitsluitend) desktops, laptops, monitoren, tablets en aanverwante apparatuur, hierna te noemen Werkplekapparatuur. Naast de levering van de Werkplekapparatuur zal ook dienstverlening worden afgeroepen. Deze dienstverlening kan bestaan uit voorconfiguratie en installatie op één van de locaties van ROC MN, het op maat informeren en adviseren over nieuwe en/of niet langer ondersteunde modellen, het afvoeren van verpakkingsmateriaal, het leveren van onderhoud, de afvoer van af te stoten Werkplekapparatuur en het verwijderen van de configuratie op de af te voeren Werkplekapparatuur. Onderhoud binnen de beoogde Overeenkomst bestaat uit het garantie-onderhoud en optioneel aanvullend garantie-onderhoud (voor bijvoorbeeld het verlengen van de garantieperiode of het verhogen van standaard dienstniveaus). Buiten de scope van deze aanbesteding vallen de volgende zaken: Kantoorprinters en bijbehorende supplies Netwerkcomponenten Servers, SAN-storage, back-up en uitwijkfaciliteiten behorende tot de server infrastructuur Fysieke bekabeling in de vestigingen en tussen panden van ROC MN Smartphones 3G 2.3 Doel van de aanbesteding Het hoofddoel van deze aanbesteding is het afsluiten van een Raamovereenkomst voor de levering van de Werkplekapparatuur. ROC MN zoekt per perceel een leverancier die: • merkonafhankelijk is; • beschikt over goede inkoopcondities; • gedegen kennis heeft van de aangeboden Werkplekapparatuur; • een servicegerichte instelling heeft; • opereert als partner; Nevendoelen van deze Europese aanbesteding zijn: Verbeteren van serviceniveau: door de standaardisatie van de Werkplekapparatuur en een geformaliseerde samenwerking met een zorgvuldig geselecteerde partner moet het mogelijk zijn de dienstverlening aan de eindgebruikers te kunnen verbeteren. Reductie van kosten: door het aanbesteden van alle gerelateerde componenten verwacht ROC MN een kostenreductie door te kunnen voeren. Immers, door het aanbesteden van alle hardware voor minimaal een periode van 2 Jaar profiteert ROC MN van betere inkoopcondities Selectiedocument EA Werkplekken def

Pagina 5


2.4 Omvang van de aanbesteding Als indicatie van de verwachte besteding op basis van reguliere vervanging van de huidige Werkplekapparatuur, hanteert ROC MN een bedrag van € 1,2 miljoen inclusief BTW (hardware) voor de volledige contractperiode van 4 Jaar. 2.5 Aanbestedende dienst De Aanbestedende dienst is Stichting ROC Midden Nederland. De directeur van het Facilitair Bedrijf treedt, namens het College van Bestuur, op als gedelegeerd Opdrachtgever. Inkooptechnisch wordt deze aanbesteding uitgevoerd door de afdeling inkoop van het Facilitair Bedrijf. 2.6 ROC Midden Nederland ROC MN is één van de grootste onderwijsinstellingen in midden Nederland en heeft circa 20.000 studenten en 1.600 medewerkers op 40 locaties. ROC MN is in 2003 ontstaan na een aantal fusies binnen het kader van de Wet Educatie en Beroepsonderwijs. De vestigingsplaats is Utrecht. ROC MN heeft vestigingen verspreid over de provincie Utrecht. ROC MN is een grote onderwijsorganisatie met daarbinnen Middelbaar Beroepsonderwijs aangevuld met volwasseneducatie en participatie opleidingen. Naast het reguliere onderwijs, dat grotendeels door de overheid wordt bekostigd, is er binnen ROC MN in toenemende mate aandacht voor private (aanvullende) onderwijsactiviteiten, gefinancierd door bedrijven, instellingen en particulieren. Deze activiteiten worden uitgevoerd door Bedrijfsopleidingen. ROC MN speelt een belangrijke rol op het gebied van economische en maatschappelijke ontwikkelingen in de regio en is een onderwijsinstelling met ruimte en respect voor alle levensbeschouwingen en culturen in onze samenleving. Die samenleving verandert en ROC MN verandert mee. Het onderwijs is eigentijds en vernieuwend. De leerstof en lesmethodes worden regelmatig aangepast. De opleidingen zijn ondergebracht in relatief kleine afdelingen. Daardoor is er veel ruimte voor persoonlijk contact en individuele aandacht. ROC MN is gevestigd op allerlei plaatsen in midden Nederland, zoals Utrecht, Amersfoort, Nieuwegein, Woerden en Zeist. Bij ROC MN leert de deelnemer actief en praktijkgericht. Men leert om verantwoordelijk en ondernemend te zijn voor de opleiding en voor de toekomst. Belangrijk is dat de deelnemer kennis en vaardigheden aanleert die nodig zijn om straks goed zijn werk te kunnen doen. Dat kan alleen wanneer deelnemers veel in de beroepspraktijk zijn (bijvoorbeeld via stages) en wanneer de lesprogramma’s op die Beroepspraktijk zijn afgestemd. Daarnaast kan men bij ROC MN terecht voor vmbo/tl-, havo-, en vwo-opleidingen (voor leerlingen van 18 Jaar en ouder) en worden cursussen gegeven die voorbereiden op een mbo- of hbo-opleiding. Voor volwassenen verzorgt ROC MN onder andere mbo-deeltijdopleidingen, cursussen, bedrijfsopleidingen, re-integratietrajecten en inburgeringcursussen. Voor meer informatie hierover verwijzen we u naar onze website www.rocmn.nl. 2.7 Facilitair Bedrijf De gehele facilitaire dienstverlening – waaronder ICT – binnen ROC MN wordt uitgevoerd door het Facilitair Bedrijf. De afdeling ICT is onderdeel van het Facilitair Bedrijf. Al het personeel dat betrokken is bij de uitvoering van de ICT dienstverlening maakt daarom ook organiek onderdeel uit van het Facilitair Bedrijf. 2.8 De Raamovereenkomst ROC MN wenst voor de uitvoering van de Opdracht één Inschrijver te contracteren. Leveranciers worden uitgenodigd in te schrijven voor deze aanbesteding. De Overeenkomst zal voor een periode van 24 Maanden (twee Jaar) worden afgesloten, waarbij ROC MN de mogelijkheid heeft het contract 2 x voor de periode van 12 Maanden (één Jaar) te verlengen. Selectiedocument EA Werkplekken def

Pagina 6


Als ROC MN na 24 Maanden gebruik wil maken van de mogelijkheid tot verlenging voor een periode van 12 Maanden dan is het uitgangspunt de bestaande Overeenkomst, maar er is wederzijds wel ruimte voor gesprek over het, waar nodig, actualiseren van de condities. Het overleg over verlenging van het contract met één Jaar wordt 6 (zes) Maanden voor het verlopen van de looptijd van het contract ingepland.


Pagina 7


3.

Proces en voorwaarden van aanbesteding

3.1 Uitgangspunten en richtlijnen De aanbesteding geschiedt overeenkomstig de van toepassing zijnde EG-Richtlijn 18/2004 overgenomen in het besluit van 16 juli 2005, houdende regels betreffende de procedures voor het gunnen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten, Staatsblad 2005, 408 (hierna te noemen BAO). De aanbesteding betreft Werkplekapparatuur. ROC MN heeft besloten deze aanbesteding conform een niet openbare procedure in de markt zetten. Voor de onderhavige aanbesteding is deze Selectieleidraad opgesteld, waarin onder andere de voorschriften voor de selectie zijn opgenomen. Er worden maximaal vijf Gegadigden geselecteerd (op basis van de Aanvragen tot deelname), deze ontvangen het Beschrijvend document en worden uitgenodigd om op basis hiervan een Inschrijving uit te brengen. In de tweede fase komen kwaliteit en de prijs van de aangeboden dienstverlening aan de orde. ROC MN wil de Opdracht gunnen aan de Leverancier die de economisch meest voordelige Inschrijving inlevert. (EMVI). Dit houdt in dat de aanbieding beoordeeld zal worden op zowel prijs als kwaliteit. Meer informatie m.b.t. de Gunningscriteria is opgenomen in het Beschrijvend document. Inschrijvingen kunnen terzijde worden gelegd indien: • deze niet conform de hierna beschreven procedure of incompleet worden ingediend; • daarin de aangegeven volgorde niet is aangehouden; • ze onvoldoende aansluiten bij de vraag en niet voldoen aan de gestelde Eisen in dit document, Met het indienen van een Aanvraag tot deelneming verklaart Inschrijver zich onvoorwaardelijk akkoord met alle in dit document genoemde voorwaarden. Alle door de Inschrijver als onderdeel van de aanvraag tot deelneming aangeboden informatie en documentatie wordt eigendom van ROC MN, tenzij dat anders schriftelijk is overeengekomen tussen ROC MN en de Inschrijver. Deze Selectieleidraad met alle bijbehorende Bijlagen is met zorg samengesteld. Mocht de Inschrijver desondanks tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden tegenkomen, dan dient ROC MN hiervan schriftelijk op de hoogte te worden gesteld via de contactpersoon. Indien naderhand blijkt dat deze Selectieleidraad tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden bevat en deze niet door de Inschrijver zijn opgemerkt, zijn deze voor risico van de Inschrijver. In alle gevallen van onduidelijkheid gedurende de niet-openbare procedure prevaleert deze Selectieleidraad en het Beschrijvend document. Tegenstrijdigheden en/of onjuistheden in de aanbestedingsstukken die Ondernemer niet uiterlijk op de in paragraaf 3.3, regel 2 genoemde datum en tijdstip heeft gemeld, zijn voor rekening en risico van de Ondernemer. Opdrachtgever kan hier niet op worden aangesproken. 3.2 Vertrouwelijkheid en auteursrecht Het intellectueel eigendom van door ROC MN verstrekte informatie betreffende deze aanbesteding berust bij de Aanbestedende dienst. De aanbestedingsdocumenten worden u in bruikleen afgestaan en dienen in voorkomende gevallen op eerste verzoek van ROC MN direct te worden vernietigd. Alle documentatie en informatie die in het kader van deze aanbesteding verstrekt wordt, is vertrouwelijk. Inschrijver erkent dat de relatie met de Aanbestedende dienst in het kader van deze aanbesteding een vertrouwelijk karakter draagt. Inschrijver zal het bestaan en de inhoud van deze relatie niet aan derden bekendmaken. Inschrijver zal de verplichtingen inzake vertrouwelijkheid ook opleggen aan de door hem in te schakelen medewerkers, partijen en adviseurs. Inschrijver zal ervoor zorgdragen, dat alleen die personen kennis van de documentatie en informatie krijgen waarvoor en voor zover dit voor die personen noodzakelijk is om een Aanvraag tot deelname en/of Inschrijving uit Selectiedocument EA Werkplekken def

Pagina 8


te kunnen brengen. U dient deze vertrouwelijkheid ook te bewaren wanneer de Aanvraag tot deelname en/of Inschrijving niet tot de totstandkoming van een Overeenkomst leidt. ROC MN heeft het auteursrecht op de aanbestedingsdocumenten. Openbaarmaking van de documentatie is alleen voorbehouden aan, of toegestaan na schriftelijke toestemming van ROC MN. Het is Inschrijver bekend dat Opdrachtgever gehouden is aan verplichtingen die voortvloeien uit de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB). Nakoming van één of meer van deze verplichtingen houdt in geen geval schending van geheimhouding of vertrouwelijkheid in. 3.3 Planning Onderstaand wordt de planning weergegeven tot het moment van uitnodiging van 5 Gegadigden voor het uitbrengen van een Inschrijving. Deze planning is indicatief en bindt Opdrachtgever niet. Zonder tegenbericht kunt u ervan uit gaan dat de vermelde data worden aangehouden. Nr. 1

Actie Publiceren Aankondiging van de overheidsopdracht

Datum

2

Uiterste termijn voor indienen vragen

10 december 2012 – 17.00 uur

3

Publiceren Nota van Inlichtingen

21 december 2012 – 15.00 uur

4

Uiterlijke ontvangst van deelnemingsaanvragen

5

Opening van aanmeldingen

21 november 2012

14 januari 2013 – 10.00 uur 14 januari 2013 – 10.30

6

Versturen van uitnodigingen aan geselecteerde partijen 1 februari 2013 De resterende planningsfasen zijn in het Beschrijvend document (fase 2) opgenomen. 3.4 Contactpersonen Opdrachtgever wil dat alle contacten verlopen via de Afdeling Inkoop. Het is niet toegestaan contact met andere medewerkers van ROC MN te onderhouden over deze aanbesteding dan de hieronder genoemde personen. Van de zijde van ROC MN treedt als contactpersoon gedurende het aanbestedingstraject op: ROC Midden Nederland Afdeling Inkoop Mevr. M. Rietveld Postbus 3065 3502 GB Utrecht Tel 030 – 754 63 87 Email: [email protected] Opdrachtgever maakt voor communicatie en informatie gebruik van e-mail. Inschrijver dient tijdens deze aanbesteding tevens één contactpersoon met een e-mail adres aan te geven voor het toezenden van digitale informatie. Tijdens de aanbesteding zal deze persoon als contactpersoon worden aangehouden. De gegevens van deze contactpersoon worden vermeld op het inschrijfformulier (Bijlage 1, Standaardformulier 2). 3.5 Rangorde Documenten In geval van tegenstrijdigheden tussen de Nota van Inlichtingen en het Beschrijvend document prevaleert het bepaalde in de Nota van Inlichtingen. Indien er meer nota’s van inlichtingen zijn prevaleert, in geval van tegenstrijdigheden tussen de Nota’s van Inlichtingen, het bepaalde in de meest recente Nota van Inlichtingen.


Pagina 9


3.6 Vragen Na ontvangst van de Selectieleidraad kunnen er vragen worden ingediend naar aanleiding van de ontvangen stukken. Deze vragen dienen uitsluitend per e-mail gericht te worden aan de contactpersoon ([email protected]). U dient hiervoor Bijlage 1, Standaardformulier 10 ‘Vragen t.b.v. Nota van inlichtingen’ te gebruiken onder vermelding van het onderwerp: "Vraagstelling aanbesteding Werkplekapparatuur”. Het is niet toegestaan andere functionarissen van ROC MN te benaderen met vragen over de aanbestedingsdocumenten, op straffe van uitsluiting van verdere deelname aan de procedure. In de planning is aangegeven tot welke datum er uiterlijk vragen kunnen worden ingediend. Alle vragen inclusief de antwoorden zullen vervolgens geanonimiseerd aan alle Inschrijvers, per email, worden verzonden als Nota van Inlichtingen. De vragen en antwoorden zullen een integrale aanvulling/aanpassing op het aanbestedingsdocument vormen. ROC MN gaat ervan uit dat met betrekking tot de onderdelen waarover geen vragen zijn gesteld, geen onduidelijkheden zijn. Door de Opdrachtgever verstrekte inlichtingen zijn alleen bindend voor zover zij schriftelijk zijn vastgelegd in de Nota van Inlichtingen. Er kunnen geen rechten worden ontleend aan mondelinge uitspraken. Deze Nota van Inlichtingen maakt deel uit van de aanbestedingsstukken en worden via Tenderned ter beschikking gesteld aan alle houders van de Selectieleidraad. 3.7 Afzien van Inschrijving Inschrijvers die de aanbestedingsdocumenten hebben ontvangen, maar besluiten niet te zullen overgaan tot het doen van een aanbieding, dienen de Opdrachtgever hiervan zo spoedig mogelijk in kennis te stellen en alle documenten te vernietigen. 3.8 Aanvullende voorwaarden 3.8.1 Algemeen a. Aan het inschrijven op de aanbesteding kan door de Inschrijver geen enkel recht worden ontleend. b. De Aanbieding dient in de Nederlandse taal te zijn opgesteld. Contractering en uitvoering dienen in de Nederlandse taal te geschieden. c. Alternatieven zijn niet toegestaan, tenzij in het Beschrijvend document expliciet anders staat bepaald. d. Communicatie met ROC MN over de onderhavige aanbesteding, op andere wijze en met andere personen dan aangegeven in het Beschrijvend document is nimmer toegestaan. e. ROC MN behoudt zich het recht voor om de aanbestedingsprocedure geheel of gedeeltelijk te stoppen, indien ROC MN daartoe aanleiding ziet. Een dergelijk oordeel komt volledig en alleen toe aan ROC MN. f. Inschrijvers hebben geen recht op vergoeding van kosten gemaakt in het kader van, dan wel schade ontstaan als gevolg van de – al dan niet gestaakte – aanbestedingsprocedure. 3.8.2 Beschrijvend document a. Uit het Beschrijvend document vloeien voor ROC MN geen verplichtingen voort, uitgezonderd de verplichting zich aan de aanbestedingsprocedure te houden. Aantallen en data zijn slechts indicatief, hieraan kunnen geen aanspraken worden ontleend. b. Het Beschrijvend document met Bijlagen is met zorg samengesteld. Mochten zich desondanks tegenstrijdigheden, onjuistheden en/of onduidelijkheden voordoen, dan dient de Inschrijver ROC MN hiervan tijdens de inlichtingenronde per e-mail op de hoogte te stellen. Bij gebreke daarvan wordt de Inschrijver geacht dit Beschrijvend document met Bijlagen als voldoende duidelijk en uitvoerig te beschouwen. Dit laatste geldt ook wanneer de Inschrijver geen gebruik maakt van de geboden mogelijkheid om vragen te stellen of informatie in te winnen.


Pagina 10


c.

Indien in het Beschrijvend document onverhoopt merken, octrooien, types en/of een bepaalde oorsprong van producten zijn aangeduid, dienen deze te worden gelezen met de toevoeging “of daarmee overeenstemmend”, tenzij het een weergave of aanduiding betreft die slaat op de huidige situatie. d. Serviceverlening. Aktie

Levertijd

Levering desktops, laptops, accessoires

12 dagen

Response tijd

Reparatietijd

KPI 95%

Garantieafhandeling desktops, monitoren

1 dag

2 dagen

95%

Garantieafhandeling laptops Afhandeling buiten garantie desktops, monitoren

1 dag

5 dagen

95%

2 dagen

4 dagen

95%

Afhandeling buiten garantie laptops 2 dagen 10 dagen 95% Genoemde dagen zijn Werkdagen. De KPI wordt als volgt berekend: per kwartaal op tijd geleverde units / totaal geleverde unit De KPI voor de categorieën garantieafhandeling desktops, garantie afhandeling laptops, afhandeling buiten garantie desktops en buitengarantie laptops wordt op identieke wijze berekend. 3.8.3 Wachtkamerconstructie Er wordt een Overeenkomst gesloten met twee verschillende ondernemingen waarbij de Opdrachtgever de contractpartij is. De Inschrijver met de Economisch Meest Voordelige Inschrijving zal in eerste instantie de werkzaamheden uitvoeren. Op het moment dat blijkt dat de contractuele verplichtingen door de Opdrachtnemer met de economisch meest voordelige inschrijving uit de Overeenkomst niet worden nagekomen, dan zal de Opdracht aan de tweede gecontracteerde partij kunnen worden gegund (wachtkamerconstructie). Een concept van de Wachtkamerovereenkomst wordt meegestuurd met het Beschrijvend document aan de geselecteerde Inschrijvers. 3.8.4 Aanvraag tot deelname 1) De sluitingstermijn voor het indienen van een Aanvraag tot deelname is een fatale termijn. Aanvragen tot deelname die te laat door ROC MN zijn ontvangen of die met strafport zijn bezwaard worden onherroepelijk geweigerd. 2) De Aanvraag tot deelname dient volledig en waarheidsgetrouw te zijn, dat wil zeggen: in chronologische volgorde alle stukken te bevatten zoals voorgeschreven in het Beschrijvend document en Bijlagen, waarbij alle verstrekte informatie juist en naar waarheid is opgemaakt. 3) Aanvragen tot deelname die hieraan niet voldoen worden uitgesloten van beoordeling. 4) Gevraagde verklaringen en documenten mogen niet ouder zijn dan 6 (zes) Maanden, gerekend vanaf de indieningdatum van de Aanvraag tot deelname, tenzij expliciet anders aangegeven. 5) Een Aanvraag tot deelname dient een geldigheid van 90 dagen te hebben gerekend vanaf indieningdatum. Tijdens deze termijn is de Aanbieding onherroepelijk. 6) Het vormen van zowel een Samenwerkingsverband hetzij onderaanneming is toegestaan. Tenzij het Beschrijvend document uitdrukkelijk anders vermeld dienen alle partners uit het Samenwerkingsbrand afzonderlijk te voldoen aan de voorwaarden, de selectie- en gunningcriteria en dient iedere partner in het Samenwerkingsverband de gevraagde gegevens te overleggen. Bij een Samenwerkingsverband moet er sprake zijn van Penvoerder zijn – zie ook 3.11 7) Een Inschrijver mag (per Opdracht of per perceel) slechts éénmalig een Inschrijving indienen. Indien een Inschrijver meerdere Inschrijvingen indient voor één Opdracht, dan wordt de eerst ontvangen Inschrijving beoordeeld en de overige terzijde gelegd. Indien een Inschrijver tegelijkertijd ook in een Samenwerkingsverband met anderen heeft ingeschreven, wordt alleen de Inschrijving van het Samenwerkingsverband beoordeeld en de Inschrijving van de individuele Inschrijver terzijde gelegd. Selectiedocument EA Werkplekken def

Pagina 11


8) Na afloop van de procedure worden ontvangen Inschrijvingen en correspondentie nimmer aan de Inschrijver geretourneerd. ROC MN is te allen tijde eigenaar van alle gegevens/informatie aangaande de Aanvraag tot deelname en/of Inschrijving.. 9) Door indiening van de Inschrijving verklaart de Inschrijver zich uitdrukkelijk akkoord met alle genoemde voorwaarden. 10) Alle door de Inschrijver ingediende gegevens dienen een geldigheid te kennen van minimaal een contractperiode van 24 Maanden + optie tot 2 maal verlenging voor de duur van 12 Maanden of de maximale geldigheidsduur die voor bepaalde documenten mogelijk is. 11) Voor het inzenden van uw Aanvraag tot deelname, de daarmee gepaard gaande werkzaamheden en de te verstrekken materialen zijn voor Opdrachtgever geen kosten verbonden, ongeacht of de aanbesteding leidt tot het afsluiten van een Overeenkomst. Gedurende de aanbesteding draagt de Inschrijver dus zijn eigen kosten. Zolang er geen volledige overeenstemming is bereikt en er geen schriftelijke, door beide partijen ondertekende Overeenkomst tot stand is gekomen, is er geen sprake van enige gebondenheid met Opdrachtgever. 12) Inschrijver is bekend met het feit dat, wat de komende jaren betreft, de omvang van de af te nemen producten en diensten door ROC MN niet kan worden aangegeven. 13) Inschrijver gaat ermee akkoord dat voor het afnemen van producten en diensten voor ROC MN geen minimale afnameverplichting bestaat. 14) Indien een Gegadigde besluit om, na ontvangst van deze Selectieleidraad, geen Aanvraag tot deelneming uit te brengen, wordt hij verzocht de Opdrachtgever per ommegaande daarvan in kennis te stellen. De vertrouwelijkheid omtrent de inhoud blijft onverkort van toepassing. 3.9 Vormvereisten Inschrijving Uw Aanvraag tot deelneming en overige informatie dient aangeleverd te worden in de voorgeschreven vorm en volgorde. De vormvereisten zijn in de onderstaande punten vermeld. De volgorde van de diverse Standaardformulieren is te vinden op het Controleformulier (Bijlage 1, Formulier 1). Voor beantwoording van de vragen en het aanleveren van overige informatie dient u gebruik te maken van de Bijlagen en de bijgevoegde Standaardformulieren. Alle informatie en de ingevulde Standaardformulieren dienen een kenmerk van uw onderneming te ‘dragen’, rechtsgeldig te zijn ondertekend en te worden aangeboden onder de aangegeven tabbladen. Alleen aanvragen die volledig volgens onderstaande (vorm)vereisten zijn opgemaakt en ingediend, zullen in behandeling worden genomen. 1. Uw Aanvraag tot deelneming dient in tweevoud te worden ingediend: één volledig origineel exemplaar en één kopie van dit origineel. Beide exemplaren op papier zijn op A4-formaat en losbladig, zonder nietjes of andere verbindingsmiddelen, opgeborgen in ringbanden en onderverdeeld d.m.v. genummerde tabbladen. Aanvragen tot deelname ingediend per telefax of e-mail worden niet geaccepteerd. 2. Uw Aanvraag tot deelneming dient eveneens bewerkbaar, in MS-word en/of MS-Excel (géén PDF) versie 2003/2007/2010, in elektronische vorm op USB stick te worden bijgevoegd. Wij gaan er vanuit dat de elektronische versie exact dezelfde informatie bevat als de papieren versie. Bij eventuele verschillen wordt echter de papieren versie als enige juiste beschouwd. 3. Uw Aanvraag tot deelneming dient te worden vergezeld van een ondertekende aanbiedingsbrief. Uit het inschrijvingsbewijs van het van toepassing zijnde handelsregister (Bijlage 1, Standaardformulier 4), moet blijken dat de ondertekenaar rechtsgeldig hiertoe bevoegd is. De aanbiedingsbrief voegt u voor tabblad 1. 4. Uw bedrijfsgegevens dient u volledig in te vullen op Standaardformulier 2 van Bijlage 1 Inschrijfformulier). 5. Uw Aanvraag tot deelneming dient in lettertype Arial, puntgrootte 10, te worden aangeleverd. Dit geldt voor zowel de papieren als de elektronische versie. 6. Uw Aanvraag tot deelneming en alle verdere informatie en communicatie, met inbegrip van de communicatie die gedurende de looptijd van de Overeenkomst vereist is, dient te geschieden in de Nederlandse taal of voorzien te zijn van een juiste en volledige vertaling in het Nederlands. Selectiedocument EA Werkplekken def

Pagina 12


7. Uw Aanvraag tot deelneming dient in een gesloten enveloppe dan wel gesloten pakket te worden aangeboden. Op de buitenzijde van de enveloppe/het pakket vermeldt u: Bij (persoonlijke) aflevering: ROC Midden Nederland Afdeling Inkoop T.a.v. mevr. M. Rietveld Kretadreef 61 3562 VA Utrecht Persoonlijke bezorging kan iedere Werkdag van 08.30 uur tot 16.30 uur bij de receptie van de Kretadreef 61. De bezorger ontvangt een bewijs van afgifte/ontvangst met daarop de vermelding van de datum en de tijd van indiening. Bij toezending per aangetekende post: Postadres: ROC Midden Nederland Afdeling Inkoop T.a.v. mevr. M. Rietveld Postbus 3065 3502 GB Utrecht Op de enveloppe/het pakket tevens vermelden: STRIKT VERTROUWELIJK EA Werkplekapparatuur Niet Openen voor 14 januari 2013 – 10.30 uur (Adresgegevens Afzender) 3.10 Opening Aanvragen tot deelname De opening van de aanvragen tot deelname zal op 14 januari 2013 na 10.30 uur plaatsvinden. Bij de opening worden geen Inschrijvers uitgenodigd. Conform de richtlijnen zal een proces-verbaal van opening worden opgemaakt. Van in het oog vallende onregelmatigheden in de Inschrijvingen wordt tevens melding gemaakt in het proces-verbaal. 3.11 Samenwerkingsverband bij Inschrijving Het is toegestaan om als ‘Samenwerkingsverband’ op deze aanbesteding in te schrijven. Dit kan op twee manieren: a) als ‘hoofdaannemer/Onderaannemer’ of b) als ‘Samenwerkingsverband van Ondernemers’. Hiervoor gelden de volgende voorschriften. 1. Indien een Inschrijving plaatsvindt als hoofdaannemer met Onderaannemers dan dient in Bijlage 1, Standaardformulier 7 (Onderaanneming) te worden aangegeven welke partijen voor welke onderdelen worden ingeschakeld. De gevraagde informatie dient aangeleverd te worden door de hoofdaannemer, waarbij – indien gewenst – gebruik gemaakt kan worden van de gegevens van Onderaannemer(s). Tevens dient er te worden aangegeven dat de hoofdaannemer kan beschikken over de voor de uitvoering van de Opdracht noodzakelijke middelen welke in onderaanneming worden uitgevoerd. 2. In geval van een Inschrijving door een Samenwerkingsverband is iedere deelnemer in dit Samenwerkingsverband afzonderlijk Inschrijver bij deze aanbesteding. Tenzij anders vermeld, dient iedere deelnemer in dit Samenwerkingsverband dan ook aan alle verplichtingen te voldoen, die op Inschrijvers rusten. Duidelijk dient te worden aangegeven welke deelnemer in dit Samenwerkingsverband penvoerder is. Verder dient iedere deelnemer in dit Selectiedocument EA Werkplekken def

Pagina 13


Samenwerkingsverband een verklaring te ondertekenen, waaruit duidelijk blijkt dat alle deelnemers in het Samenwerkingsverband hoofdelijke aansprakelijkheid aanvaarden voor de nakoming van alle uit de Overeenkomst voortvloeiende verplichtingen. Tevens dient te worden aangegeven welk het aandeel van elke deelnemer is in het Samenwerkingsverband en wat daarvan de toegevoegde waarde is. Inschrijvers kunnen zich slechts eenmaal, dus òf zelfstandig òf als deelnemer in een Samenwerkingsverband, bij Opdrachtgevers aanmelden. Bij een Samenwerkingsverband dient bij de Aanvraag tot Deelname als toelichting te worden aangegeven op welke wijze de onderlinge coördinatie binnen het Samenwerkingsverband tot stand komt. Deze toelichting dient u eveneens als Bijlage toe te voegen bij de door u in te dienen Aanvraag tot deelname. Voor deze toelichting wordt door ons geen format aangereikt. De beschrijving van de verdeling van de werkzaamheden dient te worden aangegeven in Bijlage 1, Standaardformulier 8 (Samenwerkingsverband). 3. Het na de definitieve gunning vormen van Samenwerkingsverbanden voor de uitvoering van deze Opdracht, anders dan waarvoor Inschrijving heeft plaatsgevonden, is niet toegestaan zonder voorafgaande toestemming van ROC MN. 4. Bij de beoordeling van de Inschrijving en daarbinnen de geschiktheid wordt een Samenwerkingsverband beschouwd als één onderneming. Daarbij moeten de partners in het Samenwerkingsverband op de door ROC MN aangegeven wijze afzonderlijk aantonen dat er geen Uitsluitingsgronden zijn. ROC MN beoordeelt de Eisen geconsolideerd voor het Samenwerkingsverband. Dit geldt ook voor de beoordeling op de Gunningscriteria. Wij beschouwen een holding als één onderneming, waarbij namens de holding een Samenwerkingsverband van werkmaatschappijen met één Penvoerder kan inschrijven op de aanbesteding.


Pagina 14


4. Programma van Eisen 4.1 Algemene Eisen Materie Eisen m-e-1

m-e-2

m-e-3 m-e-4

m-e-5 m-e-6 m-e-7

m-e-8 m-e-9

m-e-10

m-e-11 m-e-12 m-e-13 Logistieke Eisen l-e-1

l-e-2

l-e-3 l-e-4

Inschrijver adviseert bij selectie van nieuwe hardware (rekening houdend met standaarden van ROC MN). ROC MN kan rechtsreeks contact opnemen met pre-sales adviseur van producent. Inschrijver heeft een (pro actieve) informatieplicht. Inschrijver kondigt tijdig (2 Maanden voor EOL) veranderingen in gekozen standaard productlijnen aan. Zie ook eis m-e-12. Minimale LifeCycle van 12 Maanden, gemeten vanaf de datum van de Aanvraag tot deelname en/of Inschrijving. Zie toelichting. Een (1) Maand voor EOL van de bestaande productlijn worden kosteloos (voor ROCMN) 2 testsystemen incl. drivers aangeleverd door Inschrijver van de logische productopvolger. Bij afkeur worden de units geretourneerd, bij goedkeuring worden de testsystemen gebruikt als referentie-apparatuur voor ROC MN. Imageproof gedurende economische leven (48 Maanden) in de zin van vervanging van onderdelen bij reparatie dient niet te leiden tot nieuw image. Productspecifieke drivers, updates en kennisdatabase (FAQ) 24 uur online bij Inschrijver of Producent. Inschrijver is geautoriseerd door de producent van de aangeboden productlijnen om volledige service en garantie te geven voor minimaal 3 Amerken. Inschrijver beschikt over een Nederlands sprekende service balie, die op Werkdagen geopend en bereikbaar is, van 08.00 – 17.00 uur Inschrijver beschikt over een service pakket voor het aanmelden en beheren van storingen. Een storing wordt door de Inschrijver binnen 1 uur per mail bevestigd met opgave van het call nummer. Inschrijver garandeert een maximale levertijd van 12 Werkdagen voor desktops, laptops en monitoren. Inschrijver meldt uiterlijk 10 kalenderdagen na besteldatum indien er sprake is van uitgestelde levering voor desktops, laptops en monitoren Alle bestaande units (desktop, laptop en monitoren) moet door de te contracteren Inschrijver in onderhoud worden genomen. Zie toelichting. Inschrijver is in staat om thin-clients te leveren en kan deze ondersteunen. Inschrijver geeft op welke merken hij kan en mag ondersteunen. Zie toelichting. Storingen moeten via een internetportaal kunnen worden aangemeld. Binnen 1 uur (tijdens kantooruren) reactie over ontvangst van storing. Het leveren van de units waarbij standaard de volgende dienst wordt verricht: voorzien van een label met een unieke codering. De labels worden door ROC MN beschikbaar gesteld. Verpakking wordt na levering door Inschrijver ingenomen. Vervoersrisico valt onder de verantwoordelijkheid van Inschrijver. Inschrijver heeft de mogelijkheid pre-installaties te verrichten. Kostenopgave dient in de volgende fase van deze aanbesteding te worden weergegeven op het calculatieblad. Inschrijver heeft de mogelijkheid grote bestellingen op te slaan zonder bijkomende kosten voor ROC MN. Opdrachtnemer berekent geen afleveringskosten ongeacht de aard, omvang en de locatie van de levering.


Pagina 15


l-e-5 l-e-7 Commerciële Eisen c-e-1 c-e-2 c-e-3

c-e-4 c-e-5 c-e-6 c-e-7

Juridische Eisen j-e-1

j-e-2

j-e-3

j-e-4

Op verzoek van ROC MN installeren van de units op locatie en het kostenloos retour nemen van de verpakking. Inschrijver beschikt over een inname- en opkoopbeleid voor oude hardware. Inschrijver is bereid een Raamovereenkomst af te sluiten voor een periode van 2 Jaar met de optie van 2 verlengingen van 1 x 12 Maanden. Inschrijver stelt een vast accountteam ter beschikking van ROC MN. Inkoopvoorwaarden ICT van ROC MN zijn van kracht, waarbij een betalingstermijn van 30 dagen wordt gehanteerd. Verkoop- en/of leveringsvoorwaarden van Inschrijver worden niet geaccepteerd. Rapportages per kwartaal (eerste half Jaar per maand), waarin wordt opgenomen: Zie toelichting. Alle communicatie en documentatie in Nederlandse taal, technische informatie mag worden verstrekt in de Engelse taal. Kosteloos aanleveren digitaal bestand voor CMDB per aflevering, uiterlijk beschikbaar 24 uur na levering. Zie toelichting Inschrijver verklaart in staat te zijn om, met inachtname van de omgeving van ROC MN, binnen de vereiste pakketbreedte en voor alle A-merken, desk- , laptops, monitoren en aanverwante apparatuur te leveren volgens de Eisen van Energy star en ‘EPEAT silver’ en ‘EPEAT gold’. De garantieperiode voor Personal Computers (desktop, laptop, ThinClient) is 3 Jaar en voor monitoren 2 Jaar. De garantietermijn gaat in bij levering aan en acceptatie door ROC MN. Met betrekking tot garantieafhandeling en correctief onderhoud voor desktops dient de Inschrijver als basisvorm uit te gaan van een maximale responsetijd van 1 Werkdag en een maximale reparatietijd van 2 Werkdagen (na melding van het incident). Met betrekking tot garantie en afhandeling van laptops dient de Inschrijver als basisvorm uit te gaan van een maximale responsetijd van 1 Werkdag en een maximale reparatietijd van 5 Werkdagen (na melding van het incident) . Met betrekking tot garantie en afhandeling van monitoren dient de Inschrijver als basisvorm uit te gaan van een maximale responsetijd van 1 Werkdag en een maximale reparatietijd van 2 Werkdagen (na melding van het incident).

4.2 Toelichting algemene Eisen Eis m-e 3 Met een LifeCycle van 12 Maanden wordt bedoeld dat de werkplekken gedurende een periode van 12 Maanden leverbaar zijn en het image gedurende deze periode identiek blijft. Eis m-e-11 ROC MN beschikt over 5.223 werkplekken die over een periode van 48 Maanden worden afgeschreven. Deze units zijn niet ouder dan 48 Maanden en alle van het merk HP. Voor deze units geldt een garantieperiode van 36 Maanden, derhalve is een aantal units buiten garantie. Deze units bestaan uit desktop HP en laptop HP. De kosten voor het onderhoud van units buiten garantie worden in de volgende fase van de aanbesteding opgevraagd bij de geselecteerde Inschrijvers.


Pagina 16


Overzicht van de installed base: HP 6005 Pro SFF (desktop) HP DC5750 (Microtower) HP DC5750 SFF (desktop) HP DC5850 (Microtower) HP DC5850 SFF (desktop) (omgebouwd naar thin cliënts) Fujitsu Siemens Esprimo E5615 Totaal HP 6550b

367

HP 6560b

3

HP 6570b

3

HP 4710s

4

HP 4520s

24

HP 4720s

11

HP 4730s HP 2530/70

1.865 34 827 27 1.595 214 4.562

3 38

HP 6730b

132

HP 6710

96

Sony Vaio

15

Fujitsu Siemens

67 763

Eis m-e-12 Medio 2013 kan op beperkte schaal (ongeveer 100 werkplekken) worden gekozen voor het inzetten van thin-clients als werkplek. Deze vorm van werkplekken kan in de volgende jaren worden uitgebreid. Eis c-e-4 De gewenste rapportages zijn : 1) Storingsrapportage met daarin: • Storingsnummer ROC MN • Storingsnummer Inschrijver • CI-nummer ROC MN • Soort (desktop/laptop/monitor) • Merk/Type • Melddatum ROC MN • Oplosdatum leverancier • Storingsduur (melddatum ROC MN bij leverancier minus oplosdatum leverancier)• Korte omschrijving storing • Opmerking bij overschrijding van oplostermijn door leverancier 2) Rapportage van geleverde producten met daarin: • Bestelnummer leverancier • Bestelnummer ROC MN (PROQ) • Aantal(len) • Soort (desktop/laptop/monitor) • Merk/Type • Bestel datum bij leverancier • Afleverdatum op locatie ROC MN • Opmerking bij overschrijding van levertermijn door leverancier Selectiedocument EA Werkplekken def

Pagina 17


3) Rapportage over voorraadstatus van desktop, laptop & monitor • Aantal(len) • Types • Reservering Eis c-e-6 Inschrijver stelt bij acceptatie per geleverd / geïnstalleerde werkplek in elektronische vorm de voor de Configuration Management Data Base (CMDB) van de betreffende deelnemer van ROC MN van relevante gegevens kosteloos ter beschikking in het door haar gewenste formaat (CSV). Op verzoek kan ROC MN een dergelijk format aanleveren. Dit CSV-bestand bevat minimaal per geleverd systeem de navolgende gegevens: - Serienummer - Merk - Type - Soort artikel - Leveringsdatum - Unieke codering (indien aangebracht) - Afleverplek - Aanschafprijs - Garantietermijn tot - Mac-adress + UUID


Pagina 18


5. Selectie en Beoordeling Voor de beoordeling van de Aanvraag tot deelname is een Beoordelingscommissie (multidisciplinaire aanbestedingswerkgroep) samengesteld bestaande uit inhouddeskundigen en inkooptechnische deskundigen van de afdeling Inkoop. Allereerst wordt iedere Aanvraag getoetst aan de hand van een aantal Uitsluitingsgronden. De beoordeling van de Aanvraag tot deelname geschiedt vervolgens aan de hand van Selectiecriteria. Selectiecriteria hebben met name betrekking op (de geschiktheid van) de inschrijvende onderneming. 5.1. Uitsluitingsgronden In het BAO, artikel 45, zijn twee soorten Uitsluitingsgronden opgenomen: verplichte en facultatieve. Inschrijvers waarop de verplichte Uitsluitingsgronden van toepassing zijn, worden door de Aanbestedende dienst uitgesloten van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure, tenzij er dwingende redenen van algemeen belang zijn om van uitsluiting af te zien. Inschrijvers waarop de facultatieve Uitsluitingsgronden van toepassing zijn, kunnen door de Aanbestedende dienst worden uitgesloten van verdere deelname van de aanbestedingsprocedure. Uw Aanvraag tot deelname wordt verder uitgesloten van beoordeling indien deze niet aan de vormvereisten en overige voorwaarden voldoet cq. als Inschrijver niet met de Eisen en voorwaarden akkoord gaat, zoals deze staan beschreven in dit document. U dient ter bevestiging van een aantal van deze Eisen vraag 1b van het Controleformulier (Bijlage 1, Standaardformulier 1) in te vullen. Uw Inschrijving wordt aan de hand van het Controleformulier tevens beoordeeld op compleetheid. Alle in het Beschrijvend document vermelde Standaardformulieren, die op Inschrijver van toepassing zijn, dienen: - volledig en naar waarheid te zijn ingevuld, - rechtsgeldig te zijn ondertekend en - in de juiste volgorde te zijn bijgevoegd achter de op het controleformulier aangegeven tabbladen. Bij Aanvragen tot deelname, waarbij niet alle noodzakelijke Standaardformulieren zijn bijgevoegd, kan door Opdrachtgever van verdere beoordeling worden afgezien. Voor de Opdracht komen alleen Inschrijvers in aanmerking die zowel op het tijdstip van aanbieding als op de dag van gunning voldoen aan alle Eisen die in de aanbestedingsdocumenten zijn vermeld. De Aanvraag tot deelname dient volledig en consistent te zijn. Mocht blijken dat informatie ontbreekt, of mocht blijken dat verstrekte informatie niet consistent is met de corresponderende documentatie of Bijlagen, dan wel afwijkt van nadere informatie die ingewonnen wordt bij de Inschrijver of van algemeen bekende en erkende marktinformatie, dan behoudt Opdrachtgever zich het recht voor om een Inschrijver uit te sluiten van verdere deelname aan de aanbesteding. 5.2. Selectiecriteria De Inschrijver dient aan te tonen dat zijn onderneming een geschikte kandidaat is op grond van de criteria van economische en financiële draagkracht, technische bekwaamheid en/of beroepsbekwaamheid. Inschrijver dient ten bewijze hiervan een aantal documenten in te dienen en vragen te beantwoorden op een aantal Standaardformulieren (Bijlage 1). De documenten dienen te worden gewaarmerkt en te zijn voorzien van een datum, naam en ondertekening van de gemachtigde namens de Inschrijver. Indien de Inschrijver niet het originele document indient maar een kopie hiervan, dient ook de kopie te zijn gewaarmerkt door de Inschrijver. Met het waarmerken van bewijsstukken of kopieën wordt bedoeld dat de documenten voorzien moeten zijn van een bedrijfsstempel of -kenmerk, de datum van parafering of ondertekening en een Selectiedocument EA Werkplekken def

Pagina 19


paraaf of handtekening van een daartoe geautoriseerde functionaris van de Inschrijver of diens gevolmachtigde. Dit laatste dient te blijken c.q. af te leiden te zijn uit het uittreksel van het Handelsregister. De Selectiecriteria zijn onderverdeeld in de volgende categorieën: - Selectiecriteria met minimumeisen (Eisen) Aan een Eis dient zonder voorbehoud te worden voldaan. De Eisen hebben een rechtstreekse relatie met de zogenaamde minimumvereisten en Uitsluitingsgronden, zoals bedoeld in de artikelen 45 tot en met 49 van het Besluit. Het niet voldoen aan een Eis betekent dat de Gegadigde op basis hiervan wordt uitgesloten voor het maken van een aanbieding - Selectiecriteria met gewogen karakter (Wensen) Met Wensen wordt beoogd de mate van de bekwaamheid van uw onderneming op de aangegeven onderwerpen af te zetten tegen de bekwaamheid van uw concurrenten. Bij het beoordelen van de antwoorden wordt o.a. gelet op de volgende punten: 1. Geeft de Inschrijver kernachtig antwoord op de (soms meervoudige) vraag en is het antwoord concreet, relevant en passend. 2. Spreekt uit het antwoord voldoende kennis en ervaring. 3. Geeft het antwoord voldoende vertrouwen in een adequate uitvoering van de Opdracht na de aanbesteding. De antwoorden van de Inschrijvers worden onderling met elkaar vergeleken en als beter, gelijk of slechter gewaardeerd. Indien u de vraag niet beantwoordt, krijgt deze de laagste score toegekend. Er worden maximaal vijf (5) Gegadigden die voldoen aan de minimumeisen en met de hoogste totaalscore op de gewogen Selectiecriteria uitgenodigd een Inschrijving te doen. 5.3 Eigen Verklaring Door rechtsgeldig ondertekenen van de ‘Eigen Verklaring’ (Bijlage 1, Standaardformulier 3) geeft u aan dat geen van de vermelde situaties op uw onderneming van toepassing zijn. Tevens dient de Inschrijver, binnen een tijdbestek van zeven (7) Werkdagen en na een daartoe strekkend verzoek van de Aanbestedende dienst, bewijsstukken of verklaringen als bedoeld in BAO artikel 46 te overhandigen aan Opdrachtgever. 5.4 Uittreksel Handelsregister De Inschrijver dient een recente (niet ouder dan 3 Maanden) Inschrijving c.q. een recent uittreksel bij te voegen uit een handels- of beroepsregister van een Kamer van Koophandel of een in uw land vergelijkbaar instituut. Uit deze Inschrijving / dit uittreksel dient de bevoegdheid te blijken van de ondertekenaar en de rechtsgeldigheid van de handtekeningen op alle documenten. De tekenbevoegde mag deze bevoegdheden ook overdragen aan een gevolmachtigde. Vul Bijlage 1 Standaardformulier 4 volledig in en voeg deze toe aan de ringband samen met het uittreksel uit het handelsregister. 5.5 Financiële en Economische draagkracht Vul Standaardformulier 5 van Bijlage 1 volledig in en voeg deze in de ringband. De gevraagde informatie op dit Standaardformulier betreft o.a.: - een rechtsgeldige omzetopgave (excl. BTW) over het geheel van de bedrijfsactiviteiten die het voorwerp zijn van deze aanbesteding betreffende de jaren 2009, 2010 en 2011 (voor zover beschikbaar) in totaal; - een bewijs van een adequate aansprakelijkheidsverzekering tegen risico’s uit bedrijfsvoering, waaruit blijkt dat u, of een ieder van een Samenwerkingsverband, verzekerd is voor schade tot minimaal een bedrag van € 1.000.000.- per gebeurtenis.


Pagina 20


Deze, of een soortgelijke verzekering, dient gedurende de gehele looptijd van de Overeenkomst te zijn afgesloten; een kopie van uw verzekeringscertificaat waarop de looptijd van de verzekering en de verzekerde bedragen per gebeurtenis staan vermeld, zal na selectie worden opgevraagd ter verificatie. U heeft geen bezwaar tegen een eventueel nader onderzoek door of in Opdracht van de Aanbestedende dienst naar uw financiële en economische draagkracht. 5.6 Holdingverklaring Indien van toepassing: Vul Standaardformulier 6 van Bijlage 1 volledig in en voeg deze, samen met de gevraagde documenten, in de ringband. 5.7 Kennis, Ervaring en Referenties Een Inschrijver dient drie (3) relevante referenties te overleggen waarmee wordt aangetoond dat de Inschrijver voldoende ervaring heeft. Wellicht ter overvloede: ROC MN kan door de leverancier niet opgevoerd worden als een relevante referentie. De referenties moeten Opdrachten betreffen die lopend zijn of niet langer dan 3 Jaar geleden zijn afgerond en naar tevredenheid van de betreffende Opdrachtgever zijn verricht, bij de referentie zijn meerdere functionarissen van de Inschrijver ingezet en iedere referentie moet betrekking hebben op de leveringen en/of diensten waarop in het kader van deze aanbesteding wordt geoffreerd. Inschrijver moet geautoriseerd zijn door de producent om voor betrokken productlijnen volledige garantie en service te mogen verrichten. De Inschrijver dient hiervoor Standaardformulier 9 uit Bijlage 01 te hanteren en dit toe te voegen aan de ringband. Een tevredenheidsverklaring van de referentie moet op verzoek van ROC MN na selectie kunnen worden overlegd. Indien e.e.a. is uitgevoerd in onderaanneming dient er een beschrijving van de communicatie en waarborging van kwaliteit aan toe te worden gevoegd. De Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor met betrekking tot opgegeven referenties navraag te doen bij de betreffende Opdrachtgever(s). De referenties zullen worden meegenomen in de beoordeling. 5.8 Kwaliteitszorg Kwaliteit en klantgerichtheid zijn belangrijke aspecten binnen de bedrijfsvoering van ROC MN. ROC MN verwacht dat de uiteindelijke Inschrijver hieraan hetzelfde belang toekent. Met betrekking tot het onderdeel kwaliteitszorg dient de Inschrijver een aantal vragen te beantwoorden zoals vermeld op het format conform Bijlage 01 – formulier 14. 5.9 BPV-bedrijf (stage bedrijf) Het criterium ‘BPV-bedrijf’ is rechtstreeks gerelateerd aan het primaire proces van ROC MN. In het kader van de beroepspraktijkvorming (BPV, veelal aangeduid als ‘stage’) volgen studenten van ROC MN stage bij tal van bedrijven en organisaties, binnen en buiten de regio. ROC MN verwacht van een Inschrijver dat zij een erkend BPV-bedrijf is, hetzij beschikt over een voorlopige BPV-erkenning of voorafgaand aan de definitieve gunning een BPV-erkenning aanvraagt, en dat de Inschrijver zich bereid verklaart om bij gunning tenminste één (extra) BPV-plaats vrij te maken en aan te bieden aan ROC MN. Voor dit onderdeel moet de Inschrijver gebruik maken van het format conform Bijlage 01 – formulier 13 van deze Selectieleidraad.


Pagina 21


6. Beoordeling 6.1 Beoordelingsmethodiek Selectiecriteria Selectiecriteria met een uitsluitend karakter

Beoordeling

Weging

1

Akkoord ja/nee

Bij nee: knock out

Akkoord ja/nee Akkoord ja/nee

Bij nee: knock out Bij nee: knock out

Akkoord ja/nee

Bij nee: knock out

5

Overzicht bedrijfsgegevens en uittreksel Handels- of beroepsregister Eigen verklaring Bewijs verzekering bedrijfs-/beroepsaansprakelijkheid Financieel economische draagkracht - verklaring omzet Specifieke kennis en ervaring

Akkoord ja/nee

Bij nee: knock out

5.1

Referenties

Akkoord ja/nee

Bij nee; knock out

5.2

Kwaliteitszorg

Akkoord ja/nee

Bij nee: knock out

5.3

BPV bedrijf

Akkoord ja/nee

Bij nee: knock out

2 3 4

6.2 Overzicht gunningcriteria Gunningcriteria met een uitsluitend karakter Beoordeling 6 Akkoordverklaring Programma van Eisen (hoofdstuk 4 Akkoord ja/nee Selectieleidraad) 7 Akkoordverklaring Inkoopvoorwaarden ICT ROCMN Akkoord ja/nee (bijlage 2)

Weging Bij nee: knock out Bij nee: knock out

ROC MN hanteert de volgende gunningcriteria en wegingsfactoren. Gewogen gunningcriteria Ontwikkelingen Koppeling bestelsysteem ROC MN met systeem Inschrijver Assortiment Advisering Actieve samenwerking Referenties

Weging 30 % 5% 20% 20% 20% 5%

Criterium 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6

6.3 Toelichting op de gunningcriteria met uitsluitend karakter Criterium 6: Akkoordverklaring Programma van Eisen Een Inschrijver die op voorhand niet volledig instemt met het Programma van Eisen (hoofdstuk 4 van Beschrijvend document) komt niet in aanmerking voor gunning van de Opdracht en wordt van verdere deelname uitgesloten. Door ondertekening van de verklaring conform Bijlage 01 – formulier 12 van dit Beschrijvend document verklaart de Inschrijver zich akkoord met het Programma van Eisen. Criterium 7: Akkoordverklaring inkoopvoorwaarden De Algemene inkoopvoorwaarden ICT van ROC MN (Bijlage 2) zijn van toepassing op alle Overeenkomsten die ROC MN sluit met derden. Algemene of specifieke voorwaarden van de Inschrijver worden nadrukkelijk door ROC MN afgewezen en zijn nimmer van toepassing op de Overeenkomst die ROC MN voornemens is af te sluiten. Een Inschrijver die op voorhand niet volledig instemt met de inkoopvoorwaarden van ROC MN komt niet in aanmerking voor gunning van de Opdracht en wordt van verdere deelname uitgesloten. Selectiedocument EA Werkplekken def

Pagina 22


Door ondertekening van de verklaring conform Bijlage 01 – formulier 11 van dit Beschrijvend document verklaart de Inschrijver zich akkoord met inkoopvoorwaarden ICT van ROC MN (inclusief hetgeen daarover in de Nota van Inlichtingen wordt opgemerkt). 6.4 Toelichting op gewogen gunningcriteria Criterium 8.1 Ontwikkelingen Binnen het onderwijs zien wij verschillende ontwikkelingen, zoals BYOD, sociale media, Het Nieuwe Werken (HNW). Gebruikers van ICT faciliteiten moeten 24-7 gebruik kunnen maken van de ICT leeren werkomgeving van ROC MN. 1) Herkent u de genoemde ontwikkelingen in algemene zin ? 2) Herkent u de genoemde ontwikkeling binnen de sector onderwijs ? 3) Welke ontwikkelingen mist u eventueel in het bovengenoemde ? 4) Op welke manier(en) denkt u ROC MN te kunnen helpen/ondersteunen bij het implementeren van genoemde ontwikkelingen (indien gewenst door ROC MN) ? 5) Kunt u een korte beschrijving geven van een project op een van de bovengenoemde gebieden plus referenties hiervoor (indien van toepassing) ? Uw antwoord kunt u toevoegen achter tab 14 in de ringband toevoegen. Criterium 8.2 Koppeling bestelsysteem ROC MN met systeem Inschrijver Bestellingen verlopen via het Proquro bestelsysteem van ROC MN waarbij een koppeling tussen het systeem van Inschrijver en Proquro moet worden gerealiseerd binnen 6 (zes) Maanden na gunning. In het gekoppelde bestelsysteem is de voorraadstatus en een prognose van de leverdatum (of andere omschrijving waaruit tijdstip levering duidelijk wordt) zichtbaar. Uw antwoord kunt u toevoegen achter tab 15 in de ringband toevoegen. Criterium 8.3 Assortiment Het assortiment van producten, dat door Inschrijver geleverd kan worden, is zodanig (breed) opgebouwd dat de Inschrijver aan de verwachte behoefte van ROC MN, zoals beschreven in dit document, kan voldoen. De Inschrijver kan een breed en diep assortiment van ICT-producten leveren bestemd voor de onderwijs markt. Geef een beschrijving van uw assortiment van maximaal 2 pagina’s A4. Voeg uw beschrijving achter tab 16 in de ringband. Criterium 8.4 Advisering Opdrachtnemer kan meedenken met de klant en is inhoudelijk op de hoogte van de installed base bij de klant. Opdrachtnemer kan adviseren over ontwikkelingen op de markt en ervaringen delen met ROC MN. (Steekwoorden: Opvolgende modellen, alternatieven, problemen met producten in soortgelijke omgevingen etc.) Geef in een beschrijving van maximaal 2 pagina’s A4 op welke manier u meedenkt met de klant. Deskundigheid en communicatie spelen een grote rol hierin. Bij de beoordeling zal worden gelet op elementen m.b.t. het verkrijgen van deskundigheid van zowel de markt (b.v. relaties met producenten) als ook over de situatie in het onderwijs. Het op peil houden van deze deskundigheid en hoe u uw klant informeert en adviseert zijn eveneens elementen die bij de beoordeling worden getoetst. Uw antwoord kunt u toevoegen achter tab 17 in de ringband toevoegen. Criterium 8.5 Actieve samenwerking ROC MN verwacht een actieve rol van de Opdrachtnemer ten einde de dienstverlening te optimaliseren en tevens te laten aansluiten bij belangrijke strategische onderwerpen van ROC MN. In dit kader is het van belang, dat thema’s als duurzaamheid, maatschappelijk verantwoord ondernemen


Pagina 23


(mvo) , stages en leerbedrijven door de Opdrachtnemer op een praktische manier worden ingevuld en aansluiten bij de huidige praktijk in het middelbaar- en hoger beroepsonderwijs. Geef in maximaal 2 pagina’s A4 op welke wijze u actief meedenkt met de klant voor zowel de optimale dienstverlening alsmede de bovengenoemde strategische thema’s. Uw antwoord kunt u toevoegen achter tab 18 in de ringband toevoegen. 6.5 Berekening wens 8.1 t/m 8.5 De Inschrijver met de hoogste totaal score per wens wordt beoordeeld met het maximale aantal punten voor de betreffende wens. Inschrijvers die minder punten behalen scoren naar rato lager. De volgende formule is van toepassing bij het verwerken van de scores op wens 8.2 t/m 8.5: Ymax = De beste beantwoording Ylev = Uw beantwoording (Ylev / Ymax) x weegfactor De open vragen worden beoordeeld door de leden van de Beoordelingscommissie. De antwoorden van de Inschrijvers worden t.o.v. elkaar beoordeeld en gewaardeerd. Voor de scores van de Wensen wordt de volgende schaal gebruikt met de scoremogelijkheden: 0 – Geen antwoord; 4 – Matig; 6 – Voldoende; 8 – Goed; 10 – Uitstekend. De scores van de beoordelaars worden per Inschrijver per wens opgeteld. De Inschrijver met de hoogste score voor de betreffende wens wordt beoordeeld met het maximaal aantal punten. Inschrijvers die minder punten behalen scoren naar rato lager. 6.6 Toelichting op de beoordeling: Uitstekend: Blijk van hoogwaardige aandacht en uitvoering van dienstverlening waarbij ROC MN en dienstverlening voor ROC MN centraal staan om de meest optimale dienstverlening te bereiken. Inschrijver onderscheidt zich ten opzichte van de andere aanbieders. Goed: Blijk van goede aandacht en uitvoering van dienstverlening waarbij ROC MN en dienstverlening voor ROC MN centraal staan om de optimale dienstverlening te bereiken. Voldoende: Blijk van aandacht en uitvoering van dienstverlening waarbij ROC MN en dienstverlening voor ROC MN centraal staan om een dienstverlening te bereiken. Matig: Beperkte blijk van aandacht en uitvoering van dienstverlening waarbij ROC MN en dienstverlening voor ROC MN centraal staan om een dienstverlening te bereiken. Geen antwoord: Het niet verstrekken van een antwoord op de gestelde vraag.


Pagina 24


Na afronding van de selectie zullen maximaal vijf leveranciers een uitnodiging (Beschrijvend document) krijgen voor het uitbrengen van een Inschrijving. De vijf Gegadigden met de hoogste totaalscore worden uitgenodigd voor het doen van een Inschrijving. De scores behaald met de beantwoording van de Selectiecriteria met gewogen karakter zullen een onderdeel zijn van de totale beoordeling van de uiteindelijke Inschrijvingen.


Pagina 25


7. Bijlagen Bijlage 1 Bijlage 2

Formulieren Algemene Inkoopvoorwaarden ICT ROC MN


Pagina 26

Europese aanbesteding Werkplekapparatuur

Recommend Documents