PLAN VAN AANPAK BIJ OVERTREDINGEN Voordat bestuurders zich verkiesbaar stellen voor een bestuursfunctie bij een Vereniging van Eigenaars (VvE) of voordat beheerders een besluit nemen over het maken van een offerte voor die VvE, zullen zij in de regel een vooronderzoek doen naar de gang van zaken bij de VvE. Een belangrijk onderdeel van dat vooronderzoek betreft de vraag, hoe de VvE in het verleden heeft gefunctioneerd, of de financiën op orde zijn, hoe de onderlinge relaties binnen de VvE liggen, of er kundige (mede-)bestuurders zijn, etc. Maar de belangrijkste vraag is meestal: hoe gedragen de leden zich ten opzichte van elkaar? Houden zij voldoende rekening met de regelgeving van het Splitsingsreglement en het Huishoudelijk Reglement? Is er sociale overlast? Is er misschien zelfs wel sprake van criminaliteit? Of anders gezegd: is het een “lastig” gebouw of loopt alles op rolletjes? En als het dan een “lastig” gebouw is, hoe moet dat dan? Kan ik dan wel op de juiste wijze functioneren? Dit artikel reikt enkele handvatten aan om er voor te zorgen dat het besturen en beheren van de VvE hanteerbaar is, met name op het terrein van de handhaving van de interne regelgeving van het Splitsingsreglement en het Huishoudelijk Reglement. Immers een VvE draait pas goed, indien haar leden zich als vanzelfsprekend gehouden voelen die regelgeving na te komen. Artikel 27 MR 1992 (min of meer identiek: artikelen 24 MR 1973, 27 MR 1983 en 39 MR 2006) Dit artikel leert, dat de Vergadering van Eigenaars bij niet-nakoming of overtreding van de reglementen of in het geval van onbehoorlijk gedrag of ernstige verstoring van de rust in het gebouw de eigenaar, die zelf het appartement bewoont, alsmede de gebruiker/huurder eerst een waarschuwing kan geven en daarna “tot ontzegging van het gebruik van het privé-gedeelte” kan besluiten. Uiteraard zijn in een Splitsingsreglement een aantal waarborgen opgenomen, opdat een dergelijk besluit op zo correct mogelijke wijze tot stand komt. Zo dient de betreffende eigenaar/gebruiker voor de Vergadering behoorlijk te worden opgeroepen met vermelding van de gerezen bezwaren, kan een besluit slechts met een gekwalificeerde meerderheid worden genomen en heeft een besluit zelfs opschortende werking indien een beroep op de rechter wordt gedaan. Toch leert de praktijk dat er maar heel weinig VvE’s zijn die van deze ontzeggingsbevoegdheid gebruik maken. De oorzaak daarvan dient meestal te worden gezocht in de omstandigheid dat na kennisgeving van het ontzeggingsbesluit, de betreffende eigenaar/gebruiker beroep bij de rechter instelt. In dat geval zal de rechter geheel aan de hand van eigen inzichten overwegen of het besluit in stand kan blijven of niet. Het komt er
1
op neer dat de rechter aan de hand van de overwegingen van beide partijen zelf bepaalt of het gebruik moet worden ontzegd. Er is sprake van een min of meer dubbele rechtsgang. Het spreekt voor zich dat deze dubbele rechtsgang bijzonder vertragend werkt, hetgeen zeker niet in het belang van alle leden van de VvE is. Daar komt nog bij dat een besluit van de Vergadering van Eigenaars tot ontzegging op geen enkele wijze gerechtelijk ten uitvoer kan worden gelegd. Er zal geen deurwaarder zijn die aan de hand van dat besluit daadwerkelijk als een soort politieagent bij de entree van het gebouw zal gaan staan om te beletten, dat de betreffende eigenaar/gebruiker het appartementengebouw betreedt. Ook dient men te beseffen dat een besluit tot ontzegging zeker niet een besluit tot ontruiming impliceert: ontzegging betekent, niet meer en niet minder, dat het privé-gedeelte niet mag worden gebruikt. Ontruiming impliceert anderzijds algehele verwijdering van alle bezittingen en personen uit het privé-gedeelte. De weg van de ontzegging leidt dus meestal niet direct tot een oplossing. Toch is deze weg niet zinloos: de rechter zal immers altijd naar de ontzeggingsprocedure vragen, vooral om te controleren of aan alle vereisten voor een ontzegging is voldaan. Indien niet, zal hij sowieso ten behoeve van de VvE niet ingrijpen. Indien wel, blijft het ingrijpen – zoals gezegd – te zijner beoordeling, waarbij de in de ontzeggingsprocedure aangevoerde redenen van de VvE wel zwaar zullen wegen en vermoedelijk zelfs voldoende zijn om tot definitief ingrijpen te besluiten. De vordering tot ontruiming zal overigens niet gemakkelijk door de rechter worden toegewezen. De praktijk leert dat de situatie wel heel ernstig moet zijn om tot een dergelijke beslissing te komen. Daarbij dient men dan bijvoorbeeld te denken aan zeer ernstige en min of meer permanente overlast, het exploiteren van een wietplantage in het privé-gedeelte, etc. Artikel 26 lid 2 en 3 MR 1992 (min of meer identiek: artikelen 22 lid 1 en 2 MR 1973, 26 lid 2 en 3 MR 1983 en 37 lid 2 en 3 MR 2006) Een soortgelijke ontzeggingsregeling als hierboven genoemd is terug te vinden in de artikelen, die de gevolgen regelen in het geval een door de gebruiker/huurder getekende gebruikersverklaring ontbreekt. In dat geval kan de bestuurder die gebruiker/huurder zelfs zonder raadpleging van de Vergadering van Eigenaars die gebruiker/huurder uit zijn privé-gedeelte verwijderen. Afgezien van het feit dat de bestuurder niet snel geneigd zal zijn om zelf bij de voordeur van het appartementengebouw te gaan staan – met alle gewelddadige consequenties van dien – het laat zich raden, dat het enkel ontbreken van een dergelijke gebruikersverklaring de verwijdering uit het privé-gedeelte niet rechtvaardigt. Naar onze mening zal er dan ook hier vermoedelijk geen rechter zijn, die een dergelijke feitelijke gang van zaken middels een ontruimingsvonnis zal bevestigen. Voor zover bekend is er momenteel ook niet een dergelijke rechterlijke uitspraak voorhanden.
2
Indien aldus de gebruikersverklaring ontbreekt, wordt aanbevolen niet de in deze artikelen genoemde weg te bewandelen. Zij zal immers tot niets leiden. In de plaats daarvan zou de VvE wel kunnen overwegen om de betreffende eigenaar in rechte te betrekken, opdat de rechter hem verplicht de gebruikersverklaring in te leveren op straffe van een flinke dwangsom/boete. Daarnaast staat voor de VvE een beroep op de hieronder te bespreken boeteregeling open. Artikel 29 MR 1992 (min of meer identiek: artikelen 29 MR 1983 en 41 MR 2006) Naast de bijzondere gevallen en situaties, waarbij het de voorkeur verdient om na een vergaderbesluit daartoe rechtstreeks een beroep op de rechter te doen, kan voorts steeds een beroep op dit artikel met betrekking tot de overtredingen worden gedaan. Het eerste lid van dit artikel leert immers dat bij overtreding of niet-nakoming van de regelgeving het bestuur de betrokkene een schriftelijke waarschuwing zal doen toekomen. Deze schriftelijke waarschuwing is dus in beginsel een vereiste om tot verdere maatregelen te kunnen overgaan. Vanwege te betrachten zorgvuldigheid kiezen veel bestuurders en beheerders er voor om het niet bij één schriftelijke waarschuwing te laten. Veelal wordt dus tenminste tweemaal schriftelijk gewaarschuwd. Naar onze mening komt dat de noodzakelijke dossieropbouw ook ten goede. Helaas brengen de schriftelijke waarschuwingen niet altijd het verlangde resultaat. Soms komt het voor dat eigenaars/gebruikers zich principieel van besluiten van de Vergadering van Eigenaars en/of het bestuur niets aan trekken. In die gevallen kan volgens dit artikel “het bestuur, indien de betrokkene binnen één maand geen gevolg geeft aan de waarschuwing, hem/haar een boete opleggen van ten hoogste een bedrag dat door de Vergadering voor zodanige overtredingen of niet-nakoming is bepaald.” Aannemende dat het bestuur in dat geval van deze mogelijkheid gebruik zal willen maken, zou dus voor elke overtreding c.q. niet-nakoming de Vergadering van Eigenaars moeten worden benaderd, opdat de Vergadering de hoogte van de boete kan vaststellen. Om die omslachtige en trage weg te voorkomen, is het van belang om in het Huishoudelijk Reglement een boeteregeling op te nemen, waarbij per soort overtreding c.q. niet-nakoming wordt vastgelegd, welke boete maximaal door het bestuur kan worden opgelegd. Daarbij moet natuurlijk onderscheid worden gemaakt tussen de verschillende soorten overtredingen; de ene overtreding zal zwaarder wegen dan de andere overtreding. Een goede boeteregeling is de volgende: “Gezien artikel 29 lid 2 van het Splitsingsreglement is het bestuur bevoegd de volgende maximale boetes voor zodanige overtredingen of niet-
3
nakoming op te leggen: € 100,00 in geval van onredelijke hinder, als bedoeld in artikel 17 lid 1 MR 1992. € 100,00 in geval van geluidshinder, als bedoeld in artikel 20 MR 1992. € 50,00 in geval van het plaatsen van voertuigen of andere voorwerpen op plaatsen, die hiervoor niet zijn bestemd, als bedoeld in artikel 12 lid 1 MR 1992. € 50,00 in geval van het aanbrengen van decoraties in de gemeenschappelijke gedeelten, als bedoeld in artikel 12 lid 2 MR 1992. € 250,00 in geval van verboden op-, aan- of onderbouw aan het appartementencomplex, als bedoeld in artikel 13 lid 2 MR 1992. € 1.000,00 voor het aanbrengen van veranderingen in de gemeenschappelijke gedeelten en zaken, als bedoeld in artikel 9 lid 2 MR 1992. € 2.500,00 in geval van afwijkend gebruik van het privé-gedeelte ten opzichte van de in de akte van splitsing opgenomen bestemming, als bedoeld in artikel 17 lid 4 MR 1992. € 1.000,00 voor het leggen van een verboden vloerbedekking in het privégedeelte, als bedoeld in artikel 17 lid 5 MR 1992. € 1.000,00 voor het aanleggen van een open vuur/haardinstallatie, als bedoeld in artikel 17 lid 6 MR 1992. € 500,00 voor het weigeren toestemming te verlenen tot toegang tot of het gebruik van een privé-gedeelte in het geval van noodzakelijk (planmatig) onderhoud aan de gemeenschappelijke gedeelten en zaken, als bedoeld in artikel 18 lid 3 MR 1992. € 100,00 in geval van plaatsing van verboden objecten in de tuin, als bedoeld in artikel 22 lid 3 MR 1992. € 50,00 voor het hebben c.q. houden van verboden planten of heesters in de tuin, als bedoeld in artikel 22 lid 4 MR 1992. € 1.000,00 in geval van weigering tot afgifte van een ondertekende gebruikersverklaring, als bedoeld in artikel 24 lid 1 MR 1992.
4
€ 100,00 in het geval van ernstige verstoring van de Vergadering van Eigenaars, als bedoeld in artikel 17 lid 1 MR 1992. De in dit artikel opgesomde boetes zullen slechts na het verzenden van tweemaal een schriftelijke waarschuwing aan de betrokkene kunnen worden opgelegd. Beroep ten aanzien van de oplegging van boetes staat open bij de Vergadering van Eigenaars.” Willekeur Bij de oplegging van boetes dient het bestuur van de VvE uiteraard er op toe te zien, dat het bestuur niet van willekeur kan worden beticht. Willekeur is er bijvoorbeeld, indien bij overtredingen door meer eigenaren slechts één eigenaar een boete krijgt opgelegd. Maar ook, indien gedurende langere tijd door het bestuur overtredingen door de vingers zijn gezien c.q. zijn gedoogd en het bestuur daaropvolgend plotseling toch boetes gaat opleggen. In al deze situaties en soortgelijke situaties zal de rechter onherroepelijk de vordering tot incasso van de boete afwijzen, mogelijk zelfs met veroordeling van het bestuur (in plaats van de VvE) in de kosten van de procedure. Van het bestuur mag immers voldoende zorgvuldigheid en prudentie bij het opleggen van boetes worden verlangd. Rechtsmaatregelen Naast het opleggen van een boete is het vaak zinvol om tegen de betrokkene tevens rechtsmaatregelen te treffen. Het opleggen van de boete heeft immers niet zonder meer tot gevolg dat bijvoorbeeld de overlast verdwijnt, alsnog een juiste vloerbedekking wordt gelegd, de schotelantenne wordt verwijderd, etc. Daarom adviseren wij de betreffende kwestie tevens aan de eerstvolgende Vergadering van Eigenaars voor te leggen, opdat zij niet alleen over de overtreding c.q. niet-nakoming kan discussiëren maar bovendien ten aanzien daarvan een besluit kan nemen, waarbij het bestuur wordt gemachtigd om namens de VvE daadwerkelijk rechtsmaatregelen op kosten van de betrokkene te nemen. Weliswaar houden de meeste VvE’s slechts tweemaal per jaar een Vergadering en betekent dit, dat de uitvoering van het toezicht op de regelgeving van de kant van het bestuur soms ernstig wordt vertraagd, een behandeling van de overtreding c.q. niet-nakoming tijdens de Vergadering van Eigenaars noodzakelijk blijft en ook zinvol. Immers tijdens die Vergadering heeft de betrokkene de gelegenheid zijn eigen standpunt weer te geven en zo mogelijk zelfs de overige leden van de Vereniging van dat standpunt te overtuigen. Anderzijds is het zeer zinvol om standaard jaarlijks op de Vergadering van Eigenaars wel een besluit te agenderen, waarbij het bestuur wordt gemachtigd om zo nodig in rechte voorschotbijdragen én boetes te incasseren. Een goede tekst van dat besluit is bijvoorbeeld:
5
“De Vergadering van Eigenaars machtigt het bestuur om na verzending van twee vergeefse herinneringsbrieven c.q. waarschuwingsbrieven vorderingen uit hoofde van niet betaalde (voorschot)bijdragen en door het bestuur opgelegde boetes ter incasso aan de incasso-afdeling van ( … ) over te dragen en die buitengerechtelijke en gerechtelijke stappen ter incasso van die vorderingen en boetes te zetten, die het bestuur naar zijn oordeel nodig acht, voorts om namens de Vereniging van Eigenaars in rechte te verschijnen en tenslotte al datgene te doen, wat rechtens noodzakelijk is, waaronder het verstrekken van inlichtingen en het beproeven en het zo nodig tot stand brengen van een minnelijke regeling”. Het voordeel van deze incassoprocedure tot het innen van de door het bestuur opgelegde boetes is in ieder geval, dat de rechter zich in het geval van verweer zijdens de betrokkene reeds in deze procedure kan uitlaten over de vraag, of er daadwerkelijk sprake is van een overtreding c.q. nietnakoming. Zodra dat het geval is, zal de VvE daarover dus in een later stadium niet meer behoeven te vergaderen. Met deze incassoprocedure wordt derhalve veel tijd gewonnen. Niet onvermeld mag blijven, dat de regeling in het MR 1973 (het witte boekje) iets afwijkt: in dat reglement is namelijk neergelegd dat niet het bestuur maar de Vergadering van Eigenaars de boete oplegt. Een boete, waarvan de hoogte in de akte van splitsing is neergelegd. Bij toepasselijkheid van dit oude reglement zal er dus wèl steeds een Vergadering van Eigenaars moeten worden uitgeschreven en staat de boete dus reeds vast. Ook dient tenslotte te worden vermeld, dat in het MR 2006 is toegevoegd, dat het bestuur een eenmalige boete of een dagboete kan opleggen. In de oudere reglementen wordt geen onderscheid gemaakt en gaat men er vanuit, dat steeds sprake is van een eenmalige boete. Pas vanaf 2006 kan dus bij voortschrijdende overtreding ook een dagboete worden opgelegd. Conclusie: Ook “lastige” appartementengebouwen, dat wil zeggen gebouwen waar men zich niets aantrekt van handhaving c.q. nakoming van de regelgeving, zijn goed te besturen en te beheren. Dat betekent dan wel, dat strikt de hand moet worden gehouden aan toezicht op de naleving van de regelgeving. Speciaal door het tijdig verzenden van waarschuwingsbrieven; vervolgens door het opleggen van de juiste boetes en tenslotte door het tijdig aanhangig maken van gerechtelijke procedures.
6
Voor nadere informatie over dit onderwerp: mr. N.L. Rijssenbeek en mr. M. van der Lubbe
7
