Beknopte leidraad Europese aanbesteding Leermiddelen
Openbare procedure
Datum
:
Versie
: Concept
Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Pro Mereor B.V. te Arnhem. Bij overtreding van het bovenstaande, wordt het auteursrecht geschonden.
Aanbesteden ‘Leermiddelen’
Pagina 1 van 25
Leidraad aanbesteden leermiddelen Pro Mereor, inkoopkenniscentrum, helpt het onderwijs sinds 1995 bij het realiseren van een professionaliseringsslag op het gebied van inkoop. Onze dienstverlening kenmerkt zich door een hands-on mentaliteit en een pragmatische aanpak.
Pro Mereor bied het Voortgezet Onderwijs een leidraad voor het (Europees) aanbesteden van de leermiddelen. Deze leidraad bevat de uitgangspunten die voortvloeien uit de aanbestedingsregelgeving en het tactisch inkopen van leermiddelen. De leidraad biedt inkopers in het onderwijs heldere kaders voor het uitvoeren van een dergelijke aanbesteding.
U kunt zelf keuzes maken welke onderdelen van deze leidraad het beste bij u passen. In dit document worden u verschilende alternatieve aangeboden hoe u een aanbesteding kan vormgeven. U moet dus keuzes maken.
Neem in uw overwegingen mee dat u een leveranciersmarkt bedient met beperkte concurrentie.
6 Programma van Eisen .................................................................................................................................. 11 7
Gunningcriteria en beoordeling ............................................................................................................. 16 7.1 Beoordeling Programma van wensen - Kwaliteit ....................................................................................... 17 7.2 Programma van wensen – Prijs .................................................................................................................. 21
Bijlage 1: Logistieke diensten bij extern boekenfonds ............................................................................ 24
10
Bijlage 1: Logistieke diensten bij intern boekenfonds ............................................................................ 25
Aanbesteden ‘Leermiddelen’
Pagina 3 van 25
Definities In de Uitnodiging tot Inschrijving worden een aantal begrippen gebruikt. Deze begrippen dienen gedefinieerd te worden, zodat daar tussen partijen geen discussie over kan ontstaan. Begrippen worden in de Uitnodiging tot Inschrijving met een hoofdletter geschreven. Hieronder treft u een voorbeeld definitielijst:
Begrip
Definitie
Aanbestedende dienst
Aanbestedingswet
Aanbestedingswet zoals bekendgemaakt in het Staatsblad (stb. 2012, 542)
Abonnement
Een overeenkomst waarbij Aanbestedende dienst binnen de overeengekomen periode gebruik mag maken van de overeengekomen digitale en folio leermiddelen.
Adviseur
Pro Mereor B.V., Inkoopkenniscentrum te Arnhem, die optreedt als gemachtigde voor Aanbestedende dienst.
Economisch meest voordelige
De Inschrijving die de hoogste eindscore heeft behaald.
Inschrijving Huurpercentage
Het percentage dat jaarlijks in rekening wordt gebracht voor de verhuur van het lesmateriaal, incl. wettelijk verhuurrecht en dienstverlening.
Inkoopteam
Afgevaardigden van Aanbestedende dienst, die gezamenlijk met Adviseur deze aanbesteding uitvoeren.
Intern Boekenfonds
Bij een intern boekenfonds is de school eigenaar van de schoolboeken en regelt alles zelf, zoals de inkoop, inname en uitgifte van het lesmateriaal, evenals de administratie.
Facilitair Boekenfonds
De onderwijsinstelling is eigenaar van de boeken, maar de Logistieke diensten worden uitbesteed.
Kortingspercentage
De korting die wordt verstrekt op de vastgestelde consumenten boekenprijs door Uitgeverijen.
Logistieke diensten
Zie bijlage 1
Huurpercentage
Een percentage van de vastgestelde consumentenboekenprijs.
Licenties
Een gebruikersrecht voor een digitaal leermiddel gedurende een bepaalde periode.
Aanbesteden ‘Leermiddelen’
Pagina 4 van 25
Inleiding Voor u ligt de Uitnodiging tot Inschrijving met betrekking tot de Europese aanbesteding Leermiddelen ten behoeve van .
U geeft hier aan welke richtlijn gehanteerd wordt bij deze aanbesteding, waarom een openbare- of niet openbare procedure wordt gevolgd en welk gunningscriterium bij de beoordeling geldt.
Aanbesteden ‘Leermiddelen’
Pagina 5 van 25
1. Doel en omvang U geeft hier in het kort het doel en de omvang van opdracht weer. De waarde van de opdracht bepaalt in principe of u een opdracht Europees moet aanbesteden. Indien het bedrag voor de looptijd (inclusief verlengingen) van de overeenkomst €207.000 euro (exclusief BTW) overschrijdt, is Europees aanbesteden voor diensten en leveringen verplicht. Daarnaast wordt de contractduur en verlengingsmogelijkheden vermeldt en wordt aangegeven om welke leveringen en diensten het betreft.
1.1 Toelichting Aanbestedende dienst Hier geeft u een korte toelichting op uw organisatie. Dit betreft onder andere het aantal locaties en het type onderwijs dat wordt aangeboden. Daarnaast kunt u ook verwijzen naar uw eigen website.
Financiele weergave Leermiddelen per school Tabel 1: financiele weergave leermiddelen Omschrijving
1.2 Tijdsplanning In onderstaand schema vult u de gehele planning van de (Europese) aanbesteding in. U dient hierbij rekening te houden met alle wettelijke termijnen uit de Aanbestedingswet 2012.
Tabel 2: tijdsplanning Activiteit
Streefdatum
Aankondiging opdracht
Publicatiefase Nota van Inlichtingen
Voorlopige gunning van de opdracht
+ 20 dagen
Verificatiefase
Definitive gunning van de opdracht
Ondertekening overeenkomst
Aanbesteden ‘Leermiddelen’
Pagina 6 van 25
2 Procedurevoorschriften In dit hoofdstuk beschrijft u hoe de aanbesteding wordt uitgevoerd. Gedurende de aanbesteding kunnen de Inschrijvers op de in dit hoofdstuk omschreven wijze in contact met u treden. Tevens worden de voorwaarden en de eisen waaraan de Inschrijvingen van de Inschrijvers moeten voldoen in dit hoofdstuk beschreven.
U dient aan te geven hoe u de Inschrijvingen wenst te ontvangen. Dit kan een digitaal of een folio exemplaar zijn, welke vóór een bepaalde datum en tijdstip ingeleverd dient te worden bij u of uw extern adviseur. Hierna worden de offertes geopend en zal er naar de Inschrijvers een proces verbaal van opening worden verzonden. Dit proces verbaal publiceert u op TenderNed.nl.
Klachtenregeling
Klachtenafhandeling
Commissie aanbestedingsexperts
Rechtsverwerking Bij onduidelijkheden en/of tegenstrijdheden dienen de Inschrijvers dit tijdig, voorafgaand aan de Inschrijving, kenbaar maken en om opheldering te vragen (Nota van Inlichtingen).
Aanbesteden ‘Leermiddelen’
Pagina 7 van 25
3 Voorwerp van opdracht U geeft hier aan welk type boekenfonds gewenst is en welke trends en doelstellingen waarneembaar zijn binnen uw stichting of scholengemeenschap. Daarnaast kunt u aangeven hoe de verdeling van leermiddelen geschied over het afgelopen schooljaar en over welk elektronische leeromgeving uw stichting of scholengemeenschap beschikt. U kunt hier verwijzen naar uw leermiddelenbeleid of de belangrijkste passage hierin verwerken.
Indicatieve geldelijke omvang voor het boekenfonds: Aantal locaties: Aantal leerlingen dat gebruik maakt van boekenfonds:
Tabel 3: verdeling Leermiddenschooljaar (2014-2015) Niveau
Aantal leerlingen (indicatie)
Folio Leermiddelen
Digitale Leermiddelen
VMBO HAVO VWO * Het bovenstaande dient slechts ter indicatie. Hieraan kunnen geen rechten worden ontleend.
Verder kunt u hier verwijzen naar: -
De verwachting is dat het gebruik van digitale leermiddelen in de toekomst zal af/toenemen;
-
Leerlingenaantal van de school is met leerlingen stabiel / niet stabiel;
-
De verwachting is dat het leerlingenaantal de komende jaren zal stijgen / dalen richting leerlingen;
-
Wat de huidige situatie per school met de huidige leverancier is.
Aanbesteden ‘Leermiddelen’
Pagina 8 van 25
4 Beoordelingsprocedure In dit hoofdstuk wordt weergegeven hoe de beoordelingsprocedure zal verlopen. Hieronder een beknopt voorbeeld: Tabel 4: fasering beoordelingsprocedure Fase
Activiteit
Fase 1
Het openen van de Inschrijvingen
Fase 2
Beoordeling van uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen
Fase 3
Beoordeling van Programma van Eisen
Fase 4
Beoordeling van Programma van Wensen
Fase 5
Verificatie van bewijsstukken
Aanbesteden ‘Leermiddelen’
Pagina 9 van 25
5 Uitsluitingsgronden / Geschiktheidseisen De Eigen verklaring dient de Inschrijver als PDF bestand toe te voegen. Het niet voldoen aan één (1) of meer van de gestelde uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen leidt voor de Inschrijvers tot uitsluiting van verdere deelname aan deze procedure. De geschiktheid kan betrekking hebben op de:
Geschiktheid algemeen;
Geschiktheid inzake financiële bekwaamheid;
Geschiktheid inzake technische- en beroepsbekwaamheid.
Financiële bekwaamheid Voor het toetsen van de financiële bekwaamheid stellen we proportionele eisen op in relatie tot het voorwerp van de opdracht.
Technische bekwaamheid Bewijs van verzekering voor bedrijfs- en/of beroepsaansprakelijkheid.
Beroepsbekwaamheid Voor het toetsen van de beroepsbekwaamheid stel je kerncompetenties vast die overeenkomen met de gewenste ervaring op essentiële punten van de opdracht. Verstandig is om te vragen naar één (1) referentie per kerncompetentie.
Bereidheid van de referent om een tevredenheids-verklaring af te geven Korte omschrijving van het project
Aanbesteden ‘Leermiddelen’
Naam: Telefoonnummer:
Ja/nee [max. 400 woorden]
Pagina 10 van 25
6 Programma van Eisen In het Programma van Eisen staan de belangrijkste juridische- en Inschrijvingseisen die u aan de opdracht stelt.
Nummer
Eis
P.E. 1.
De gestanddoeningstermijn van de Inschrijving is negentig (90) dagen na datum van indiening.
P.E. 2.
De Inschrijving is in de Nederlandse taal opgesteld.
P.E. 3.
Alle communicatie geschiedt in de Nederlandse taal gedurende deze procedure.
P.E. 4.
Door Inschrijving verklaart Inschrijver onvoorwaardelijk akkoord te gaan met alle eisen, wensen en voorwaarden beschreven in deze Uitnodiging tot Inschrijving, annexen en de overige aanbestedingsdocumenten.
P.E. 5.
De Inschrijving is een “best-bid”, dat wil zeggen: een eerste en enige Inschrijving. Er wordt niet nader onderhandeld over de Inschrijving.
P.E. 6.
De prijzen ten aanzien van eventuele diensten kunnen maximaal één keer per jaar, voor het eerst na één jaar na ingangsdatum van de Overeenkomst, worden gewijzigd conform de [CPB-index].
P.E. 7.
Alle genoemde prijzen worden gespecificeerd opgegeven incl. BTW.
P.E. 8.
De prijzen van huur lesmateriaal worden uitgedrukt in huurpercentage van de consumentenprijs;
De kortingspercentage van licenties worden uitgedrukt ten opzichte van de consumentenprijs;
De kortingspercentage van abonnementen worden uitgedrukt ten opzichte van de consumentenprijs;
De kortingspercentage van overige lesmaterialen worden uitgedrukt ten opzichte van de consumentenprijs.
De prijzen en kortingen zoals geoffreerd door de Inschrijver zijn van toepassing op alle leveringen gedurende de contractperiode. P.E. 9.
Aanbestedende dienst kiest de komende jaren mogelijk voor deelname aan innovatieve projecten op het gebied van lesmateriaal van uitgevers of andere aanbieders.
P.E. 10.
Aanbestedende dienst kiest de komende jaren mogelijk gedeeltelijk voor:
P.E. 11.
VO-content lesmaterialen
Aanbestedende dienst kiest de komende jaren mogelijk gedeeltelijk voor:
abonnementsmodel van uitgevers;
methoden en licenties van uitgevers;
lesmateriaal afkomstig van uitgevers;
overige lesmaterialen.
Aanbesteden ‘Leermiddelen’
Pagina 11 van 25
P.E. 12.
De Inschrijver is bereid en in staat om alle genoemde lesmaterialen, voor het (intern/ extern/ gefaciliteerd) boekenfonds, ten behoeve van u, in te kopen bij uitgeverijen en hieromtrent de investeringen te doen.
P.E. 13.
De Inschrijver is bereid en in staat om alle lesmaterialen, voor het intern / extern/ gefaciliteerd boekenfonds, die u wenst, hiervoor beschikbaar te stellen.
P.E. 14.
De Inschrijver stelt folio lesmaterialen voor het externe boekenfonds ter beschikking voor een huurtermijn van 4 jaren (extern boekenfonds).
P.E. 15.
In het geval van extern boekenfonds De Inschrijver biedt het beheer van een extern boekenfonds.
P.E. 16.
In het geval van extern boekenfonds De Inschrijver biedt een volledige keuze aan Aanbestedende dienst van alle vrij beschikbare leermiddelen.
P.E. 17.
In het geval van extern boekenfonds De Inschrijver mag deelbestellingen en/of nabestellingen afleveren op de school.
P.E. 18.
In het geval van extern boekenfonds De Inschrijver biedt lesmateriaal dat in goede staat verkeerd; dit ter beoordeling van Aanbestedende dienst. Bij vaststelling van ondeugdelijk lesmateriaal zal de Inschrijver overgaan tot vervanging.
P.E. 19.
In het geval van extern boekenfonds De Wet bescherming persoonsgegevens is van toepassing op alle persoons gegevens die verstrekt worden door Aanbestedendende dienst aan de Inschrijver en worden derhalve niet aan derden beschikbaar gesteld.
P.E. 20.
In het geval van extern boekenfonds In het geval de Inschrijver folio lesmateriaal aanbiedt dat ouder is dan 4 jaren wordt hiervoor geen huur in rekening gebracht; het wettelijk af te dragen verhuurrecht wordt in rekening gebracht.
P.E. 21.
In het geval van extern boekenfonds Het huidige folio lesmateriaal zal om niet worden overgedragen aan de Inschrijver. De Inschrijver brengt geen huur in rekening voor dit lesmateriaal behoudens het wettelijk af te dragen verhuurrecht.
P.E. 22.
In het geval van extern boekenfonds Leeftijd titel (lesmateriaal en/of abonnement) in relatie tot waardering titel Leeftijd titel
Waardeoverdracht van de titel
1 jaar
60%
2 jaren
40%
3 jaren
20%
Aanbesteden ‘Leermiddelen’
Pagina 12 van 25
4 jaren
0%
Bijvoorbeeld : een titel die 2 jaren in gebruik is geweest is 2 jaren oud en vertegenwoordigd een waarde van 50% van de boekenprijs; meetperiode zomer van kalender. P.E. 23.
In het geval van extern boekenfonds De Inschrijver is bereid om op verzoek van Aanbestedende dienst conform de waardebepaling zoals gesteld in eis 18. titels van lesmateriaal en abonnementen aan te kopen van Aanbestedende dienst en te verkopen aan Aanbestedende dienst of een mogelijke nieuwe leverancier gedurende de huurperiode en/of einde van de huurperiode.
P.E. 24.
In het geval dat Aanbestedende dienst bepaald lesmateriaal binnen de huurtermijn van 4 jaren buitengebruik wil stellen zal de Inschrijver een aanbod doen hoe de ontstane kosten verder kunnen worden beperkt.
P.E. 25.
De Inschrijver is bereid en in staat om u zowel nieuwe als gebruikte lesmaterialen aan te bieden.
P.E. 26.
De Inschrijver is bereid en in staat om lesmateriaal aan te bieden in folio en digitale vorm.
P.E. 27.
De Inschrijver is bereid en in staat om digitaal lesmateriaal aan te bieden dat aansluit bij de ICT infrastructuur van de deelnemende scholen.
P.E. 28.
De Inschrijver is bereid en in staat om leerlingen bij een eventuele wijziging van opleiding of vakkenpakket, binnen vijf werkdagen na bestelling van de nieuwe lesmaterialen, te voorzien van het lesmateriaal. Het omwisselen van een pakket of delen hiervan wordt beschouwd als service; de Inschrijver kan hier geen extra distributie of administratiekosten voor doorbelasten. Bij pakketwisselingen wordt 50% van de huurprijs gecrediteerd en 50% van de huurprijs van het nieuwe pakket berekend.
P.E. 29.
De Inschrijver is bereid en in staat om de prijzen van dienstverlening naar rato door te belasten indien een leerling eerder en/of later het schooljaar start en/of beëindigt. Voor tussentijdse schoolverlaters/schoolstarters is een restitutie/startregeling van toepassing: Maand
Restitutie % ten opzichte
Prijs % ten opzichte van
van de jaarprijs in geval
jaarprijs in geval van start
van beëindiging augustus/september
100
100
oktober
80
80
november
70
70
december
60
60
januari
50
50
februari
40
40
Aanbesteden ‘Leermiddelen’
Pagina 13 van 25
maart
30
30
april
20
20
mei en later
geen
20
P.E. 30.
In geval van tussentijdse pakketwissels bij leerlingen geldt eis 21.
P.E. 31.
De Inschrijver biedt een tijdige levering van het lesmateriaal; 95% van het bestelde materiaal dient op de overeengekomen leverdatum te zijn geleverd.
P.E. 32.
In het geval van intern boekenfonds Aanbestedende dienst bestelt tijdig haar lesmateriaal; uiterlijk in de eerste week van de grote schoolvakantie.
P.E. 33.
In het geval van extern boekenfonds Aanbestedende dienst ondersteunt de Inschrijver bij de realisatie van tijdige bestellingen en informeert hierover de leerlingen.
P.E. 34.
Malusregeling in geval van onjuiste levering.
P.E. 35.
Omruilregeling in geval van upgrade digitalisering.
P.E. 36.
De Inschrijver heeft de exclusiviteit van leveringen gedurende de contractperiode op het folio lesmateriaal.
De Inschrijver heeft geen exclusiviteit van leveringen gedurende de contractperiode op het niet folio lesmateriaal. Aanbestedende dienst heeft het recht om rechtstreeks bij uitgeverijen te bestellen.
P.E. 37.
De Inschrijver is bereid en in staat om minstens één keer per jaar – moment nader te bepalen – mondeling de gang van zaken te evalueren en werkt mee aan het verbeteren van de dienstverlening indien deze volgens U gebreken vertoont.
P.E. 38.
De Inschrijver is bereid en in staat om U begin november een jaarverslag toe te sturen omtrent de dienstverlening die zij in het voorgaande schooljaar heeft uitgevoerd. Hierin dient minimaal opgenomen te zijn:
Cijfers omtrent de retournering van lesmaterialen;
Cijfers omtrent de bestelling van lesmaterialen;
Cijfers omtrent de leverprestaties van de de Inschrijver, uitgesplitst naar de verwachte en behaalde prestaties, alsmede een verklaring van het eventuele verschil;
Cijfers omtrent de kosten per leerling, uitgesplitst naar vakkenpakket.
De Inschrijver verstrekt het jaarverslag ook digitaal. Dit digitale format dient bewerkbaar te zijn voor U (geen PDF-versie of vergrendelde spreadsheets).
Aanbesteden ‘Leermiddelen’
Pagina 14 van 25
P.E. 39.
Aanbestedende dienst is gerechtigd foutief besteld lesmateriaal (tot een maximum van 4% van de totale bestelling) kosteloos binnen een periode van 21 dagen na de factuurdatum te retourneren.
P.E. 40.
De Inschrijver biedt een permanent beschikbare klanten servicedesk gedurende schooltijden.
P.E. 41.
De Inschrijver biedt op verzoek management informatie op stichtingsniveau en per schoollocatie.
Opmerking: Aanbieders kunnen vragen stellen over de gestelde eisen gedurende de inlichtingen fase. Soms kunt u eisen aanpassen.
Aanbesteden ‘Leermiddelen’
Pagina 15 van 25
7 Gunningcriteria en beoordeling U dient gunningscriteria op te stellen die objectief, transparant en proportioneel moeten zijn. Deze mogen niet discriminerend zijn. Formuleer de (sub)gunningscriteria dan ook zo dat Inschrijvers in staat zijn deze criteria op dezelfde wijze te interpreteren en u de Inschrijvingen op objectieve wijze kunt beoordelen. Tabel 6: voorbeeld beoordeling Criteria
Subcriteria
Maximale punten
Prijs
Prijswens x
10
Prijswens x
10
Prijswens x
10
Prijswens x
10
Kwaliteitswens y
10
Kwaliteitswens y
10
Kwaliteitswens y
10
Kwaliteitswens y
10
Wegingsfactor
Maximale score
Subtotaal Kwaliteit
Subtotaal Totaal
Aanbesteden ‘Leermiddelen’
Pagina 16 van 25
7.1 Beoordeling Programma van wensen - Kwaliteit De beoordeling vindt plaats op basis van onderlinge vergelijking, waarbij wordt gekeken naar de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de kwaliteitswensen. Hieronder treft u enkele voorbeelden van kwaliteitswensen aan.
Nummer
Wens
Kwaliteitswens 1
Risicodossier U wenst de Inschrijver te beoordelen op het ingediende risicodossier. De Inschrijver dient gebruik te maken van het bijgevoegde ‘Format risicodossier’. De Inschrijver beschrijft haar risicodossier, daarbij aandacht bestedend aan de relevante onderdelen en voegt dit bij als bijlage.
Kansendossier U wenst de Inschrijver te beoordelen op het ingediende kansendossier. De Inschrijver dient gebruik te maken van het bijgevoegde ‘Format kansendossier’. Kwaliteitswens 2
Gebruiksvriendelijkheid digitale besteltool U wenst de Inschrijver te beoordelen op een zo gebruiksvriendelijk mogelijke digitale besteltool ten behoeve van de dienstverlening. Hierbij zijn de volgende onderdelen van belang:
Besteltool voor leerlingen;
Kostenmonitor voor U gespecificeerd naar: o
Vaksectie;
o
Leerlaag;
o
Opname ISBN nr.
de Inschrijver beschrijft haar digitale tool, daarbij aandacht bestedend aan de relevante onderdelen en voegt dit bij als bijlage
Aanbesteden ‘Leermiddelen’
Pagina 17 van 25
Kwaliteitswens 3
Plan van Aanpak U wenst de Inschrijver te beoordelen op een zo goed mogelijke Plan van Aanpak voor de levering van lesmaterialen en diensten. Hierin zijn de volgende onderdelen van belang:
Omschrijving inzake hoe wordt gegarandeerd dat de leerlingen tijdig kunnen beschikken over hun lesmaterialen;
Werkwijze bij tussentijdse pakketwijziging;
De organisatie van het boekenlijstproces;
De organisatie van het afleverproces;
De organisatie van het innameproces.
De Inschrijver schrijft haar Plan van Aanpak, daarbij aandacht bestedend aan de relevante onderdelen en voegt dit bij als bijlage. Kwaliteitswens 4
Afvoering lesmateriaal U wenst de Inschrijver te beoordelen op het beleid met betrekking tot afvoering van lesmateriaal, zoals bijvoorbeeld vervanging van een oudere druk door een nieuwe herziene druk of bij wijziging van lesmethode. Hierin zijn de volgende onderdelen van belang:
Beleid;
Percentage afvoer zonder financiële consequenties.
De Inschrijver beschrijft haar beleid, daarbij aandacht bestedend aan de relevante onderdelen en voegt dit bij als bijlage. Kwaliteitswens 5
Vormgeving digitale leeromgeving U wenst de Inschrijver te beoordelen op de wijze waarop de digitale leeromgeving is vormgegeven (onder andere wijze van inloggen en gebruiksvriendelijkheid) en de mogelijkheden die deze digitale leeromgeving biedt aan leerlingen en docenten van U.
De Inschrijver beschrijft de digitale leeromgeving, daarbij aandacht bestedend aan de relevante onderdelen en voegt dit bij als bijlage. Kwaliteitswens 6
Bijdrage onderwijskundige innovaties
Aanbesteden ‘Leermiddelen’
Pagina 18 van 25
U wenst de Inschrijver te beoordelen op de wijze waarop deze een bijdrage kan leveren aan onderwijskundige innovaties. De Inschrijver beschrijft deze diensten en voegt dit bij als bijlage. Kwaliteitswens 7
Aanvullende diensten U wenst de Inschrijver te beoordelen op de wijze waarop de aanvullende diensten worden geleverd in het geval van een gefaciliteerd boekenfonds. De Inschrijver beschrijft deze diensten en voegt dit bij als bijlage.
Kwaliteitswens 8
U wenst de Inschrijver te beoordelen op de wijze waarop deze een bijdrage kan leveren aan de realisatie van een leermiddelenbeleid. De Inschrijver beschrijft deze diensten en voegt dit bij als bijlage
Kwaliteitswens 9
In geval van Intern boekenfonds U bent zelf verantwoordelijk voor het inname en uitgifte proces van leermiddelen. In het geval van calamiteiten wenst Aanbestedende dienst mogelijkerwijs de leverancier in te kunnen schakelen om deze taken uit te voeren. Hierbij moet onderscheid gemaakt worden in het inname- en uitgifteproces. Aanbestedende dienst wenst de Inschrijver te beoordelen op de wijze waarop door de Inschrijver deze aanvullende diensten kunnen worden uitgevoerd.
De Inschrijver beschrijft de dienstverlening en noemt een prijs per leerling voor het inname- en uitgifteproces en voegt dit bij als bijlage. De Inschrijver beschrijft tevens de uit te voeren werkzaamheden van Aanbestedende dienst. Kwaliteitswens 10
Huidig ICT systeem U werkt met het systeem van .
U wenst de Inschrijver te beoordelen op de wijze waarop deze een bijdrage kan leveren aan verdere benutting van het huidige ICT systeem? de Inschrijver beschrijft deze diensten en voegt dit bij als bijlage. Kwaliteitswens 11
Transitie intern→extern boekenfonds Aanbestedende dienst wenst Ondernemer te beoordelen op de wijze waarop deze een bijdrage kan leveren aan de optimale realisatie van de
Aanbesteden ‘Leermiddelen’
Pagina 19 van 25
tranisitie van het interne boekenfonds naar het externe boekenfonds. Ondernemer beschrijft haar diensten en gebruikt hiervoor de annex xxxx Transitiedossier Kwaliteitswens 12
Flexibel - extern boekenfonds Aanbestedende dienst wenst zonder bijkomende kosten en rekening te hoeven houden met afschrijvingsregelingen voor haar leermiddelenfonds zo volledig mogelijk ontzorgt te worden, waarbij het uitgangspunt is: -
Geen investeringen en investeringsrisico’s;
-
Geen boekenvoorraden en logistiek op school;
-
Flexibiliteit bij methodewisselingen, taken herexamens en pakketwisselingen;
-
Optimale ruimte om te innoveren (van folio naar digitaal of andersom);
-
Grip en inzicht door management-rapportages;
-
Gebruik te kunnen maken van professionele en goed bereikbare klantenservice;
-
Optimale service en ondersteuning bij het ontsluiten van digitaal lesmateriaal.
De Inschrijver beschrijft op welke wijze hieraan invulling gegeven kan worden en noemt een all-in prijs per leerling en voegt dit bij als bijlage.
Per antwoord: maximaal 1,2 of xx A4, lettertype Arial, lettergrootte 10, 1,5 regelafstand). Indien de Inschrijver het aantal toegestane pagina’s overschrijdt zal het te veel ingediende niet worden beoordeeld. Het format mag op straffe van uitsluiting niet worden aangepast op de lay-out, het lettertype, de lettergrote, de regelafstand, et cetera.
Aanbesteden ‘Leermiddelen’
Pagina 20 van 25
7.2 Programma van wensen – Prijs De Inschrijver met de laagste ingediende prijs of huurpercentage krijgt 10 punten. Voor de overige Inschrijver(s) is de procentuele afwijking ten opzichte van de laagste prijs/huurpercentage bepalend voor het puntenaantal. Hieronder treft u enkele voorbeelden van prijswensen aan.
Extern boekenfonds: U vraagt hier een huurpercentage ten opzichte van de “consumentenprijs”. U beoordeelt dan het laagste percentage als beste en dat neemt u op uiteindelijk op in uw contract. Hiermee hebt u dan ook een regeling getroffen voor de prijsbepaling bij de introductie van nieuwe boeken en/of methoden.
Intern boekenfonds: U vraagt hier een kooppercentage ten opzichte van de “consumentenprijs”. U beoordeelt dan het hoogste percentage als beste en dat neemt u op in het contract. Hiermee hebt u dan ook een regeling getroffen voor de prijsbepaling bij de introductie van nieuwe boeken en/of methoden.
Nummer
Wens
Prijs wens 1.
U wenst de de Inschrijver Inschrijver te beoordelen op het huurpercentage omtrent de verhuur van lesmateriaal. In dit huurpercentage dienen alle ondersteunenende diensten te zijn verwerkt. De Inschrijver geeft een beschrijving van de ondersteunende diensten.
Prijs wens 2.
U wenst de Inschrijver te beoordelen op het kortingscentage omtrent de levering van lesmateriaal.
Prijs wens 3.
U wenst de Inschrijver te beoordelen op de hoogte van het jaarlijkse bedrag dat betrekking heeft op de levering van de dienstverlening omtrent de levering van lesmateriaal. De dienstverlening bestaat minimaal uit:
Voorlichting voorafgaand aan de keuze van de methodes van het lesmateriaal;
Innameproces lesmateriaal;
Uitgifteproces lesmateriaal;
Aanbesteden ‘Leermiddelen’
Pagina 21 van 25
Ondersteuning gedurende het leerjaar op het gebied van het lesmateriaal.
Prijs wens 4.
U wenst de Inschrijver te beoordelen op het kortingspercentage omtrent de levering van methoden en licenties.
Prijs wens 5.
U wenst de Inschrijver te beoordelen op de mogelijkheid bij aanvang van de contractsperiode het Intern Boekenfonds tegen martkconforme overnamepercentages over te laten nemen door Inschrijver en gedurende de contractsperiode over te stappen naar een Extern Boekenfonds (voor invulling zie ook Bijlage 1 – Exter Boekenfonds), waarbij U bij beëindiging van het contract (afhankelijk van gemaakte keuzes rondom het leermiddelenbeleid) de mogelijkheid heeft de bruikleentitels op de eigen boekenlijsten tegen dezelfde prijscondities terug te kunnen kopen.
U wenst de Inschrijver te beoordelen op wijze waarop hieraan invulling kan worden gegeven, de prijs die per leerling wordt gevraagd voor het verzorgen van het Extern Boekenfonds en de overnamepercentages die door Inschrijver worden gehanteerd voor overname en/of terugkoop van het leermiddelenfonds;
Overnamepercentages: …. % voor boeken van 1 jaar oud …. % voor boeken van 2 jaar oud …. % voor boeken van 3 jaar oud …. % voor boeken van 4 jaar oud
De Inschrijver geeft een beschrijving van de wijze waarop aan bovenstaande invulling kan worden gegeven.
Aanbesteden ‘Leermiddelen’
Pagina 22 van 25
8 Gunning Na de gemotiveerde afwijzingsbrieven en gunning aan de winnende Inschrijver dient u de stand still-periode, ook bekend als de zogenoemde 'Alcateltermijn' (20 dagen) in acht te nemen. In deze periode kunnen Inschrijvers bezwaar maken tegen de voorgenomen gunning. Indien deze termijn is verstreken kan de overeenkomst worden ondertekend en de levering / dienstverlening starten.
Aanbesteden ‘Leermiddelen’
Pagina 23 van 25
9 Bijlage 1: Logistieke diensten bij extern boekenfonds De volgende werkzaamheden dient de Inschrijver uit te voeren gedurende de leveringsjaren,
Aanbieden van een website met de navolgende functionaliteiten; o
Zoek en actuele vergelijkingsfunctionaliteit (consumentenprijzen en beschikbaarheid) voor de Aanbestedende dienst;
o
Zoek en vergelijkingsfunctionaliteit voor de scholieren van Aanbestedende dienst;
o
Reserveringsfunctionaliteit voor de scholieren van Aanbestedende dienst;
o
Reserveringsfunctionaliteit voor de Aanbestedende dienst;
o
Bestel/order/facturatie functionaliteiten voor de Aanbestedende dienst;
o
Bestel/order/facturatie functionaliteiten voor de scholieren van Aanbestedende dienst;
o
Helpdesk voor de scholieren en Aanbestedende dienst;
o
Rapportage functionaliteit voor de scholieren en Aanbestedende dienst;
Actieve ondersteuning bij het keuzeproces en de vervaardiging van jaarlijkse boekenlijst waarin de verplichten en niet verplichte leermiddelen worden vermeld;
Een gespecificeerde nota en een overzicht waarin de levering gedetailleerd en gespecificeerd wordt weergegeven;
Het beschikbaar stellen van digitaal leermateriaal aan de school en de scholieren in geval van abonnementen en/of licenties. De Aanbestedende dienst periodiek voorzien van managementinformatie;
Digitale correspondentie met de leerling omtrent: bestellen, uitgifte, innames, schade, borgverrekening en eindfactuur en mogelijk herinneringsfactuur; bij uitblijven van betaling zal Aanbestedende dienst zorg dragen voor betaling;
Logistieke diensten o
Uitvoering van het innameproces van de leermiddelen die beschikbaar zijn gesteld aan leerlingen;
o
Uitvoering van het uitgifteproces van de leermiddelen die beschikbaar zijn gesteld aan leerlingen;
o
Vervroegde innames en/of verlate uitgiftes worden uitgevoerd zoals het reguliere inname en uitgifte proces;
o
Het volledig innen en beheren van de jaarlijkse borg van leerlingen.
Aanbesteden ‘Leermiddelen’
Pagina 24 van 25
10 Bijlage 1: Logistieke diensten bij intern boekenfonds De volgende werkzaamheden dient de Inschrijver uit te voeren gedurende de leveringsjaren,
Aanbieden van een website met de navolgende functionaliteiten; o
Zoek en actuele vergelijkingsfunctionaliteit (consumentenprijzen en beschikbaarheid) voor de Aanbestedende dienst;
o
Reserveringsfunctionaliteit voor de Aanbestedende dienst;
o
Bestel/order/facturatie functionaliteiten voor de Aanbestedende dienst;
o
Helpdesk voor de Aanbestedende dienst;
o
Rapportage functionaliteit voor de Aanbestedende dienst;
Actieve ondersteuning bij het keuzeproces en de vervaardiging van jaarlijkse boekenlijst waarin de verplichte en niet verplichte leermiddelen worden vermeld;
Een gespecificeerde nota en een overzicht waarin de levering gedetailleerd en gespecificeerd wordt weergegeven;
Logistieke diensten o
Tijdig leveren van het lesmaterialen op de afgesproken datum.
