Aanbestedingsleidraad Europese openbare Aanbesteding EA Postverzending

Aanbestedingsleidraad Europese openbare Aanbesteding EA 411 - Postverzending

Versie Datum Auteurs

: vDef : 18 september 2015 : Pro 10 B.V. en BsGW

Aanbestedingsleidraad: EA411 Postverzending Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen (BsGW)

Voorwoord Pro 10 B.V. begeleidt deze aanbesteding namens de Aanbestedende dienst en is tot het moment van de definitieve gunning het enige aanspreekpunt. Pro 10 B.V., Partners in Procurement & Tendering Daendelsstraat 57 2595 XT DEN HAAG www.pro10.nl Het intellectueel eigendom van dit document ligt bij de Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen. Het is uitsluitend toegestaan dit document te kopiëren en te verstrekken voor eigen gebruik in het kader van deze aanbesteding, waaronder gebruik door de opgegeven onderaannemers. Het verder verstrekken van dit document aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming is niet toegestaan.

2


Inhoudsopgave 1. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 2. 2.1 2.2 2.3 2.4 3.

INLEIDING ....................................................................................... 8 SAMENVATTEND ................................................................................... 8 MOTIVERINGEN AANBESTEDINGSWET 2012 ................................................... 8 CONTACT ........................................................................................... 9 PLANNING (INDICATIEF ) .......................................................................... 9 LEESWIJZER ........................................................................................ 9 DIGITALE PROCEDURE VIA TENDER NED ........................................................ 10 ALGEMENE INFORMATIE ................................................................. 11 BELASTINGSAMENWERKING GEMEENTEN EN WATERSCHAPPEN (BSGW) .................. 11 INTEGRAAL PROCES .............................................................................. 11 AANSPREEKPUNT .................................................................................. 12 WERKGEBIED BSGW............................................................................. 12 DE OPDRACHT ................................................................................. 13

3.1 DOEL VAN DE AANBESTEDING ................................................................... 13 3.2 AARD VAN DE WERKZAAMHEDEN ............................................................... 13 3.2.1 Perceel 1: “Kantoorpost” .............................................................. 13 3.2.2 Perceel 2: “Bulk- en partijenpost” .................................................. 14 3.3 AANDACHTSPUNTEN BIJ DE POSTBEZORGING VAN BULK- EN PARTIJENPOST ............... 16 3.4 LOCATIES EN ADRESSEN ......................................................................... 16 3.5 RAPPORTAGES EN DIGITALE INZAGE ............................................................ 16 3.6 LOOPTIJD VAN DE OPDRACHT.................................................................... 16 3.7 VOORBEHOUD ..................................................................................... 17 3.8 GEBRUIK VAN DE RAAMOVEREENKOMST ....................................................... 17 4. 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 5.

VOORSCHRIFTEN EN PROCEDURELE ASPECTEN ............................... 18 ALGEMENE VOORSCHRIFTEN VOOR DE AANBESTEDING ....................................... 18 VOORSCHRIFTEN VOOR HET STELLEN VAN VRAGEN ........................................... 20 VOORSCHRIFTEN VOOR HET INDIENEN VAN EEN INSCHRIJVING ............................. 20 INSCHRIJVING ALS COMBINATIE VAN ONDERNEMINGEN ...................................... 22 HET DOEN VAN EEN BEROEP OP EEN DERDE ................................................... 23 OPENINGSPROCEDURE ........................................................................... 24 TOETSING VAN DE INSCHRIJVINGEN .............................................. 25

5.1 STAP 1: TOETSEN OF IS VOLDAAN AAN DE AANBESTEDINGSVOORSCHRIFTEN ............. 25 5.2 STAP 2: TOETSEN OF GEEN UITSLUITINGSGRONDEN VAN TOEPASSING ZIJN .............. 25 5.3 STAP 3: TOETSEN OF AAN DE GESCHIKTHEIDSEISEN IS VOLDAAN .......................... 26 5.3.1 Financieel-economische draagkracht .............................................. 27 5.3.2 Technische- en beroepsbekwaamheid ............................................. 28 6.

GUNNINGSPROCEDURE ................................................................... 31

6.1 GUNNINGSCRITERIUM ............................................................................ 31 6.2 BEOORDELINGSPROCEDURE ..................................................................... 31 6.3 GELIJKE STAND ................................................................................... 32 6.4 OPMAAK EN INDELING VAN DE INSCHRIJVING ................................................. 33 6.5 GUNNINGSCRITERIUM KWALITEIT: PERCEEL 1 & 2 .......................................... 33 6.5.1 Richtlijnen en instructies .............................................................. 33 6.5.2 Kostenbesparingen ...................................................................... 33 6.5.3 Communicatie ............................................................................. 34 6.5.4 Processen bij kwijtraken post ........................................................ 34 6.5.5 Garantie overkomstzekerheid ........................................................ 34 3


6.5.6 Social Return .............................................................................. 35 6.6 SUBGUNNINGSCRITERIUM PRIJS ................................................................ 35 7.

CHECKLIST ..................................................................................... 37

4


Definities In deze aanbestedingsleidraad wordt een aantal begrippen met een beginhoofdletter gebruikt. Ook worden afkortingen gebruikt. Aan deze begrippen en afkortingen komt onderstaande betekenis toe. Aanbestedende dienst: Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen (BsGW) Aanbestedingsleidraad: Dit beschrijvend document waarin de voorwaarden en procedures zijn beschreven voor het indienen van een Inschrijving. Aangetekende post: Aangetekende post bevat aangetekende post met waardeaangifte en/of verzekerd vervoer en/of handtekening retour met een gewicht tot maximaal 3.000 gram. Afroepers: Aangewezen personen die namens de verstrekken onder de Raamovereenkomst.

Aanbestedende

dienst

opdrachten

mogen

Antwoordzendingen: Antwoordzendingen zijn gericht aan het antwoordnummer van de Aanbestedende dienst waarbij geldt dat de portokosten door de Aanbestedende dienst wordt betaald. Beheersgebied: Het gebied waarbinnen de Aanbestedende dienst haar taak uitoefent. Bezorgtermijn: De termijn tussen het aanbieden van de poststukken aan de verzender en het moment waarop het poststuk is bezorgd bij de geadresseerde. Bijlagen: Aanhangsels behorende bij deze aanbestedingsleidraad. Bulkpost: Poststukken, homogeen in formaat en gewicht die in grote aantallen ter bezorging worden aangeboden. Combinatie: Zie Samenwerkingsverband. Eigen verklaring: Voluit: Eigen verklaring voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten. Dienstverlening: De door de leverancier op basis van de Raamovereenkomst te verrichten Werkzaamheden en in het kader daarvan te leveren prestaties om te voorzien in de regelmatige behoefte op het gebied van postverzending van Opdrachtgever, een en ander zoals omschreven in deze aanbestedingsleidraad en de Raamovereenkomst. EMVI: Voluit: Economisch aanbesteding.

meest

voordelige

inschrijving.

Gunningscriterium

bij

deze

5


Gewichtsklasse: De klassenindeling van de aangeboden hoeveelheden poststukken op basis van het gewicht. Haalservice: De dienstverlening die bestaat uit het collecteren van alle ter bezorging aangeboden poststukken bij de Aanbestedende dienst.

Hoeveelheidsklasse: De klassenindeling van de aangeboden hoeveelheden poststukken op basis van aantallen. Hoofd- / onderaannnemerschap: Opdrachtnemer kan inschrijven met derden (onderaannemer(s) in de vorm van hoofd - / onderaannemerschap. Opdrachtnemer treedt op als hoofdaannemer en is / blijft hoofdelijk aansprakelijk voor de gehele opdracht. Inschrijver: Leverancier die een Inschrijving indient. Inschrijving: Een door de Inschrijver schriftelijk ingediende offerte Aanbestedende dienst gepubliceerde Aanbestedingsleidraad.

op

basis

van

de

door

de

Kantoorpost: Poststukken, heterogeen in formaat en gewicht, die in wisselende aantallen door de Aanbestedende dienst wordt aangeboden. Nota van inlichtingen: Schriftelijke reactie van de Aanbestedende dienst op door Inschrijvers tijdig gestelde vragen en ingediende tekstvoorstellen, naar aanleiding van deze aanbestedingsleidraad. De Nota van inlichtingen maakt onlosmakelijk deel uit van de aanbestedingsleidraad waarbij het gestelde in de Nota van inlichtingen prevaleert. Opdracht: Het onderwerp van de Opdracht betreft de dienstverlening aangaande Postverzending zoals gevraagd in hoofdstuk drie van deze Aanbestedingsleidraad. Opdrachtnemer: De partij met wie Opdrachtgever een Raamovereenkomst heeft gesloten. Partijenpost: Een aantal poststukken, homogeen in formaat maar heterogeen in gewicht binnen de toepasselijke gewichtsklasse die door de Aanbestedende dienst ter bezorging wordt aangeboden. Perceel: Een logisch samenhangend geheel van de aan te besteden opdracht waarop afzonderlijk kan worden ingeschreven en die afzonderlijk wordt gegund. Pro-actief: Anticiperen op mogelijke kansen en bedreigingen en niet wachten tot het laatste moment om tot actie over te gaan.

6


Raamovereenkomst: De schriftelijke overeenkomst die naar aanleiding van onderhavige aanbesteding is gesloten tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer(s) met als doel gedurende een bep aalde periode de voorwaarden inzake nader te gunnen opdrachten vast te leggen. Resultaatgericht: Inschrijver maakt een vertaalslag van doelen naar resultaten en weet vervolgens het gewenste resultaat op efficiente en effectieve wijze te realiseren. Samenwerkingsverband: Bij een Samenwerkingsverband gaat het om meerdere ondernemingen die gezamenlijk inschrijven als combinatie en die in die hoedanigheid individueel hoofdelijk aansprakelijk zijn voor de gehele Opdracht. Werkdag: Maandag tot en met vrijdag met uitzondering van de algemeen erkende feestdagen. Werkzaamheden: Dienstverlening die Opdrachtnemer in het kader van de Raamovereenkomst verricht.

7


1. Inleiding 1.1

Samenvattend

Voor u ligt de aanbestedingsleidraad van BsGW, behorende bij de Europese aanbesteding “Postverzending” van BsGW. Deze Europese aanbesteding heeft als doel het sluiten van Raamovereenkomsten met één Opdrachtnemer per perceel voor het verzenden van post. Dit kan voor beide percelen dezelfde Opdrachtnemer zijn, doch dit is niet noodzakelijk. De Aanbestedende dienst heeft besloten om voor deze aanbesteding de openbare Europese procedure te volgen en hierin twee percelen te benoemen: 1. Perceel 1: “Kantoorpost” 2. Perceel 2: “Bulk- en Partijenpost” In deze Aanbestedingsleidraad wordt verder toegelicht welke diensten binnen de werking van de te sluiten Overeenkomsten vallen. Daarnaast worden de procedure van aanbesteding, de voorwaarden en uitgangspunten voor deelname aan de aanbestedingsprocedure en de geëiste geschiktheid van partijen beschreven. De aankondiging van deze Opdracht is geplaatst op www.tenderned.nl en gepubliceerd in het Supplement op het Publicatieblad van de Europese Unie (TED), opdat alle gegadigde ondernemingen de mogelijkheid is gegeven een Inschrijving te doen. De Aanbestedende dienst nodigt u van harte uit een Inschrijving in te dienen. Als sluitingsdatum voor het indienen van de Inschrijving geldt de datum als genoemd in de planning. 1.2

Motiveringen Aanbestedingswet 2012

1.2.1

Aanbestedingsprocedure

Deze Europese aanbesteding volgt de openbare procedure. Dit betekent dat alle gegadigden die voldoen aan de in deze Aanbestedingsleidraad gestelde minimumeisen een Inschrijving kunnen indienen, zelfstandig, als hoofdaannemer, of als Samenwerkingsverband. De Aanbestedende dienst doorloopt deze procedure op basis van de volgende argumenten: a) Opdrachtwaarde: op basis van de raming van de Opdrachtwaarde moet worden geconcludeerd dat de Europese drempelwaarde van € 207.000 zoals die voor decentrale overheden geldt bij overheidsopdrachten voor leveringen en diensten wordt overschreden. De Opdracht wordt daarom Europees aanbesteed; b) Marktkenmerken: de markt met potentiële Opdrachtnemers die de gevraagde dienstverlening aangaande postverzending kunnen leveren is relatief beperkt. Door het volgen van de Europese openbare aanbestedingsprocedure kunnen alle geschikte partijen direct inschrijven en worden de administratieve lasten zoveel mogelijk beperkt.

8


1.2.2

Gunningscriterium

Er wordt gegund op basis van het gunningscriterium economisch meest voordelige inschrijving (afgekort EMVI). Dit wordt verder toegelicht in Hoofdstuk 6 van deze Aanbestedingsleidraad. 1.3

Contact

Alle vragen en correspondentie zullen tot het moment van de definitieve gunning via Pro 10 verlopen. Pro 10 is het inkoopadviesbureau dat deze aanbesteding begeleidt. De contactpersonen bij Pro 10 zijn mr. P. Bos en N. Moerland MSc. Zij zijn te bereiken via de berichtenmodule van TenderNed. Tijdens de looptijd van de Raamovereenkomst is BsGW, dan Opdrachtgever, het enige aanspreekpunt. 1.4

Planning (indicatief)

De Aanbestedende dienst streeft de volgende planning te realiseren. Zonder expliciet tegenbericht dienen Inschrijvers van deze planning uit te gaan. De planning kan uitsluitend gewijzigd worden in een Nota van inlichtingen door de Aanbestedende dienst. Europese aanbesteding volgens de openbare procedure Activiteit

Periode

Publiceren aankondiging op TenderNed Sluitingsdatum indienen vragen Verzenden Nota van inlichtingen Sluitingsdatum indienen Inschrijving (≥40 dagen na aankondiging) Beoordeling Inschrijvingen Gunningsbeslissing, aanvang bezwaartermijn en verificatiefase Definitieve gunning (≥20 dagen na gunningsbeslissing) Ingangsdatum Raamovereenkomsten

18 september 2015 9 oktober 2015, 15:00u 16 oktober 2015 30 oktober 2015, 13:00u 30 oktober - 6 november 2015 13 november 2015 3 december 2015 1 januari 2016

1.5

Leeswijzer

Deze Aanbestedingsleidraad bestaat uit zes hoofdstukken en meerdere Bijlagen: -

-

-

-

Hoofdstuk 2 gaat in op de Aanbestedende dienst. Het biedt de context waarmee Inschrijvers rekening dienen te houden bij het samenstellen van hun Inschrijving en het uitvoeren van de Opdracht; Hoofdstuk 3 gaat in op de Opdracht zelf, waaronder aard en omvang van de Werkzaamheden, de looptijd en werking van de Raamovereenkomst, et cetera; Hoofdstuk 4 beschrijft de aanbestedingsvoorschriften. Hierin is aangegeven aan welke vormvereisten uw Inschrijving moet voldoen en welke procedures en termijnen gelden; Hoofdstuk 5 ziet op de verschillende stappen die genomen worden om te toetsen of Inschrijvingen aan de gestelde minimumeisen voldoen. Hier komen bijvoorbeeld de uitsluitingsgronden en de geschiktheidseisen aan bod; Hoofdstuk 6 beschrijft de beoordelingsprocedure waarmee wordt bepaald welke Inschrijving de economisch meest voordelige inschrijving is; Hoofdstuk 7 bevat een checklist met alle documenten die u dient te overleggen.

9


De volgende Bijlagen maken onderdeel uit van deze Aanbestedingsleidraad, deze zijn in TenderNed geüpload bij de aanbestedingsdocumenten: a) Conformiteitenlijst (PDF); b) Concept Overeenkomst (PDF); c) Eigen Verklaring (PDF); d) AWVODI 2012 e) Format prijzenblad (Excel) f) Format Kerncompetenties; De Bijlagen zijn in het vervolg van dit document vetgedrukt weergegeven. In Hoofdstuk 7 staat in de checklist welke documenten u moet indienen bij uw Inschrijving. 1.6

Digitale procedure via TenderNed

De gehele aanbesteding verloopt digitaal via TenderNed. Dit betekent onder meer dat: a) Alle documenten kosteloos en digitaal ter beschikking worden gesteld via TenderNed; b) Het stellen van vragen door Inschrijvers en het verstrekken van de Nota van inlichtingen door de Aanbestedende dienst plaatsvindt via de vraag & antwoordfunctie van TenderNed; c) Inschrijvingen uitsluitend digitaal kunnen worden ingediend via TenderNed; d) Ook alle verdere correspondentie in beginsel plaatsvindt via de berichtenmodule van TenderNed. Om optimaal gebruik te kunnen maken van de functionaliteit van TenderNed is het voor Inschrijvers van belang dat de organisatie juist is geregistreerd en onder andere de juiste personen voor de onderhavige procedure de juiste machtiging gegeven wordt. Registratie dient eenmalig te geschieden en is kosteloos. Vanaf 20 december 2014 is een eHerkenningsmiddel nodig om een onderneming te kunnen registreren op TenderNed. Vanaf 27 juni 2015 is inloggen en registreren met eHerkenning verplicht voor alle gebruikers van ondernemingen. Gebruikers van ondernemingen kunnen dan niet meer inloggen met een gebruikersnaam en wachtwoord van TenderNed. Voor het inloggen en registreren in TenderNed heeft u een eHerkenningsmiddel met minimaal betrouwbaarheidsniveau 2 nodig. Via www.tenderned.nl zijn daarnaast tal van andere kennisbronnen te raadplegen. Indien Inschrijvers technische problemen ervaren of vragen hebben over de werking van TenderNed, dan dient contact opgenomen te worden met de servicedesk van TenderNed zelf. De servicedesk is bereikbaar op werkdagen van 08.30 tot 17.00 uur via 0800 TenderNed (0800-8363376) of [email protected]. Mede vanwege de beperkte bereikbaarheid van de helpdesk (tijdens kantooruren) wordt Inschrijvers aangeraden tijdig te beginnen met de benodigde acties in TenderNed, in het bijzonder het stellen van vragen en het indienen van de Aanmelding en eventueel Inschrijving. NB. Alleen als een onderneming in TenderNed op de groene knop “Houd mij op de hoogte van deze aanbesteding” heeft gedrukt, ontvangt deze bepaalde automatische berichten die de onderneming bijvoorbeeld attenderen op het feit dat documenten zijn toegevoegd door de Aanbestedende dienst. Het sec downloaden van de aanbestedingsdocumenten is hiervoor dus niet voldoende. De Aanbestedende dienst en Pro 10 B.V. samenstellen van uw Inschrijving.

wensen u veel

succes met het

10


2. Algemene informatie 2.1

Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen (BsGW)

BsGW is een gemeenschappelijke uitvoeringsorganisatie van gemeente Beek, Beesel, Bergen, Brunssum, Echt-Susteren, Eijsden-Margraten, Gennep, Gulpen-Wittem, Heerlen, Kerkrade, Landgraaf, Leudal, Maasgouw, Maastricht, Meerssen, Nederweert, Nuth, Onderbanken, Peel en Maas, Roerdalen, Roermond, Schinnen, Simpelveld, Sittard -Geleen, Stein, Vaals, Valkenburg, Venlo, Voerendaal, Weert, het Waterschap Peel en Maasvallei en het Waterschap Roer en Overmaas. BsGW draagt zorg voor het heffen en innen van alle lokale belastingen (gemeenten en waterschappen) en beheert de authentieke basisregistratie WOZ (administratie en waardering). Burgers en bedrijven ontvangen de aanslagbiljetten en correspon dentie van BsGW. De missie van BsGW luidt als volgt: BsGW heft en int alle lokale belastingen namens haar deelnemers, beheert de authentieke basisregistraties WOZ en BAG en verzorgt het product waarderen. BsGW voert deze taken uit voor haar deelnemers, zijnde gemeenten en waterschappen. Dit doet BsGW zo efficiënt mogelijk en op een zorgvuldige en pragmatische wijze, gericht op tijdigheid en volledigheid. BsGW is een uitvoerende en dienstverlenende organisatie die op basis van bedrijfseconomische principes wordt geleid. BsGW werkt tegen de laagst mogelijke kosten, uitgaande van de beste prijs/prestatie verhouding gekoppeld aan handhaving en waar mogelijk verhoging van het niveau van de dienstverlening. Hierbij hoort ook expliciet het zoveel mogelijk zoeken en daadwerkelijk aangaan van samenwerkingsverbanden met andere overheden wanneer deze schaalvergroting en efficiëntievoordelen opleveren. BsGW investeert als kwaliteitsorganisatie continu in de ontwikkeling van kennis en resultaatbewustzijn van zijn medewerkers; grote waarde wordt toegekend aan welzijn, veiligheid en gezondheid van de medewerkers in het functioneren. 2.2

Integraal proces

Het versturen van post binnen BsGW is een integraal proces waar betrokken zijn. Afdeling Gegevensbeheer is verantwoordelijk versturen van belastingaanslagen. Afdeling Klantenzaken schriftelijke, digitale en persoonlijke klantreacties en verstuurt correspondentie.

meerdere afdelingen bij voor het opmaken en verwerkt telefonische, reacties op ontvangen

11


Organogram BsGW

q

2.3

Aanspreekpunt

Op het moment dat de Raamovereenkomst gegund is, dan is het Hoofd afdeling Gegevensbeheer vanuit BsGW het aanspreekpunt voor deze Raamovereenkomst. Voor meer algemene informatie over BsGW kunt u op de website kijken: www.bsgw.nl. 2.4

Werkgebied BsGW

12


3. De opdracht Dit hoofdstuk omschrijft de gewenste prestaties van de te contracteren leveranciers en de geraamde omvang van de opdracht. 3.1

Doel van de aanbesteding

Deze Europese aanbesteding heeft als doel het sluiten van Raamovereenkomsten met één Opdrachtnemer per perceel of met één Opdrachtnemer voor de combinatie van de twee percelen. De Aanbestedende dienst heeft besloten om voor deze aanbesteding de openbare Europese procedure te volgen en hierin twee percelen te benoemen: 1. Perceel 1: “Kantoorpost” 2. Perceel 2: “Bulk- en Partijenpost” De opdracht wordt per perceel gegund aan de Opdrachtnemer die voor het betreffende perceel de economisch meest voordelige Inschrijving heeft gedaan. 3.2

Aard van de Werkzaamheden

Per Perceel is de inhoud van de opdracht verschillend. Onderstaand wordt per Perceel de inhoud van de opdracht kort behandeld. Hierbij wordt ingegaan op de omvang en de kern van de Dienstverlening van de beide Percelen. 3.2.1

Perceel 1: “Kantoorpost”

Perceel 1: “Kantoorpost” heeft betrekking op de verzending van ‘losse’ binnenlandse en buitenlandse post van de Aanbestedende dienst, wat niet direct wordt aangemerkt als partij of bulk. Het gaat voor 80% om poststukken met een gewicht van max. 20 gram. Het betreft post die zowel handmatig als machinaal aangebrachte adressering bevatten . De post is gericht aan zowel postbussen als ook straatadressen en wordt verzonden vanuit het kantoor van BsGW te Roermond. Het (op basis van 2014) geraamde volume voor Perceel 1: “Kantoorpost” bedraagt 275.000 poststukken. Deze gegevens zijn gebaseerd op historische afname. Hier kunnen geen rechten aan worden ontleend. De Aanbestedende dienst geeft geen omzetgaranties en heeft geen afnameverplichting. Door wijzigingen in het politieke beleid is het te verwachten dat er in 2017 fluctuaties op kunnen treden in het volume. Dit, doordat een aantal gemeenten sterk de voorkeur hebben Postbezorging uit te laten voeren door een Sociale Werkvoorziening. Inschrijver heeft echter de mogelijkheid om onder het gunningscriterium Social Return (paragraaf 6.1.6) een uitwerking te geven van zijn aanpak, waarbij het betrekken van SW-bedrijven voor het bezorgen van Post mogelijk is. Bezorgtermijn De aanbestedende dienst hanteert voor deze ‘kantoorpost’ een bezorgtermijn van 72-uur. Echter dient het, in het geval van spoed, mogelijk te zijn dat deze poststukken binnen 48 en/of 24 uur worden bezorgd. Haal-service: Haalservice vindt plaats vijf keer per week van maandag tot en met vrijdag tussen 16.00 uur en 16.30 uur voor het halen van de poststukken. Voor informatie over de locaties verwijzen wij u naar hoofdstuk 3.4. 13


Aantal bezorgdagen: De Aanbestedende dienst wil minimaal drie (3) vaste bezorgdagen per week voor de bezorging van ‘kantoorpost’. Aangetekende post: Opdrachtnemer zal voor bezorging van de aangetekende zendingen de volgende werkwijze hanteren: 1. Aangetekende zendingen worden binnen een dag bezorgd; 2. De aangetekende zendingen worden alleen aan de geadresseerde uitgereikt; 3. Opdrachtnemer zal de ontvangstbewijzen minimaal 1 (één) jaar bewaren; 4. Opdrachtnemer maakt geen onderscheid tussen aflevering op een postbus of op een straatadres. Tariefstructuur Post binnen perceel 1: “Kantoorpost” wordt verdeeld in verschillende Hoeveelheidklassen. Deze klassen zijn gebaseerd op de hoeveelheden die door de Aanbestedende dienst dagelijks wordt aangeboden. De aanbestedende dienst vraagt een prijs per type poststuk, vallend in een hoeveelheidsklasse. Overzichtstabel perceel 1: “Kantoorpost” Perceel 1

Kantoorpost

Nadere omschrijving:

Post bezorgen binnen 72 uur

Aantal bezorgdagen:

Minimaal drie per week en bezorging op vrijdag en/of zaterdag

Bezorgtermijn:

Bezorging binnen 72 uur (mogelijkheid tot 24- en/of 48 uur bezorging)

Overkomst zekerheid:

97% binnen 72 uur

Volume 2014:

275.000 poststukken

Postsegmenten in 2014:

2014 Post klein

80%

Post gemengd

19%

Post groot

1%

Tariefstructuur:

Prijs per stuk vallend binnen de Hoeveelheidsklasse

Haal en Brengservice:

5x per week post halen en brengen op de beschreven locatie

Aangetekende post:

Post die binnen 24 uur betekend moet worden op een vast adres

3.2.2

Perceel 2: “Bulk- en partijenpost”

Perceel 2: “Bulk- en Partijenpost” heeft betrekking op de verzending van partijen binnenlandse post en enkele partijen poststukken naar het buitenland. De poststukken wegen tussen de 20 en 30 gram en de post is vrijwel uitsluitend geadresseerd aan adressen binnen het beheersgebied van de Aanbestedende dienst (Limburg). Het onderscheid tussen een bulken partij wordt als volgt gedefinieerd: Bulkpost:

Poststukken, homogeen in formaat en gewicht die in grote aantallen ter verzending worden aangeboden.

Partijenpost:

Poststukken, homogeen in formaat maar heterogeen in gewicht vallend binnen de toepasselijke gewichtsklasse.

Het (op basis van 2014) totaal geraamde volume voor Perceel 2: “Bulk- en partijenpost” betreft in totaal 960.000 stuks. Door wijzigingen in het politieke beleid is het te verwachten dat er in 2017 fluctuaties op kunnen treden in het volume. Dit, doordat een aantal gemeenten sterk de voorkeur hebben 14


Postbezorging uit te laten voeren door een Sociale Werkvoorziening. Inschrijver heeft echter de mogelijkheid om onder het gunningscriterium Social Return (paragraaf 6.1.6) een uitwerking te geven van zijn aanpak, waarbij het betrekken van SW-bedrijven voor het bezorgen van Post mogelijk is. Bezorgtermijn: De Bezorgtermijn binnen dit perceel bedraagt hoofdzakelijk 72 uur, doch incidenteel 48 en 24 uur. Haalservice: De Aanbestedende dienst werkt samen met drukkerijen waar de belastingpost wordt aangeboden. De Aanbestedende dienst wil dat de Bulk- of Partijenpost kan worden opgehaald bij een van de deelnemende drukkerijen. Voor locaties verwijzen wij u naar paragraaf 3.4. De haalservice vindt op afroep plaats. Verzending van bulken partijenpost vindt hoofdzakelijk plaats in de tweede helft van de maand. De maandelijkse frequentie varieert van éénmaal tot tien maal per maand. Aantal bezorgdagen: De Aanbestedende dienst wil minimaal twee (2) vaste bezorgdagen per week, met uitzondering van de periode februari en maart waarin drie (3) vaste bezorgdagen per week (met telkens één dag tussen de bezorgdagen) worden geëist vanwege het verzenden van het grote aantal belastingaanslagen. Het is essentieel dat bezorging plaatsvindt op vastgestelde momenten (ochtend of middag) om de capaciteitsinzet van eigen personeel voor opvang van klantreacties n.a.v. de ontvangen post zo (kosten)efficiënt mogelijk te laten zijn. Aanleverkader: De Aanbestedende dienst wil aanleveren tot 2 werkdagen voor een vaste bezorgdag. Het aanleverkader hangt af van welke bezorgtermijn de Aanbestedende dienst kiest (72/48/24 uur) bezorging. In principe wordt zoveel mogelijk post aangeboden die binnen 72-uur dient te worden bezorgd. Gewichtsklasse: De gewichtsklasse voor Perceel 2: “Bulk- en Partijenpost” betreft 20-30 gram en is gebaseerd op het feit dat 90% van de poststukken die de Aanbestedende dienst verstuurd in deze klasse vallen. Tariefstructuur: De post binnen Perceel 2: “Bulk- en Partijenpost” wordt verdeeld in drie (3) Hoeveelheidklassen welke zijn gebaseerd op de hoeveelheden die door de Aanbestedende dienst dagelijks worden aangeboden. Hiervoor wordt per poststuk, vallend in een hoeveelheidsklasse, een prijs gevraagd. Perceel 2

Bulk- en Partijenpost

Nadere omschrijving:

Bulk- en Partijenpost

Aantal bezorgdagen:

Min. 2 vaste bezorgdagen per week (februari/maart: 3 bezorgdagen geëist).

Aanleverkader:

Aanleveren tot 2 werkdagen voor een vaste bezorgdag

Bezorgtermijn:

Bezorging uiterlijk binnen 48 of 72 uur

Overkomstzekerheid:

97% binnen 72 uur

Volume 2014:

960.000 poststukken

Tariefstructuur:

Prijs per stuk vallend binnen de Gewichts- en Hoeveelheidsklasse.

Aantal ophaaldagen:

Op afroep (minimaal één maal max. tien maal per maand)

15


3.3

Aandachtspunten bij de postbezorging van Bulk- en Partijenpost

Capaciteit en bepaling bezorgmomenten Het opleggen / versturen van belastingaanslagen is een massaal proces. In de relatief korte periode van drie maanden (januari, februari en maart) worden ca. 700.000 belastingaanslagen verzonden. Spreiding van deze verzending over drie dagen per week (bijvoorbeeld di, do, za) is essentieel voor het verwerkingsproces van klantreacties. Met name bezorging op zaterdag heeft direct effect op het voorkomen van impuls-belgedrag en stuurt klanten zoals gewenst naar gebruikmaking van digitale reactie kanalen. Uitgegaan wordt van minimaal drie bezorgdagen per week, met dien verstande dat er minimaal 1 (werk)dag tussen 2 bezorgdagen zit. De bezettingscapaciteit van het KlantContactCentrum (KCC) van BsGW is niet berekend op en ingericht op cumulatie van klantreacties. Dit betekent dat de dienstverlening van het KCC van BsGW in dat geval niet kan voldoen aan de kwalitatieve en kwantitatieve normstellingen voor afhandeling van telefonische klantreacties. 3.4

Locaties en adressen

In deze paragraaf worden alle locaties van de aanbestedende dienst aangegeven waarvan kantoorpost wordt verzonden alsook de adressen van de huidige drukkerijen waar conf orm eis de bulken partijenpost dient te worden opgehaald. Indien een locatie of adres van de Aanbestedende dienst vervalt of wordt toegevoegd moet dit kosteloos kunnen worden doorgevoerd in de Overeenkomst. Locatie

Naam

Adres

PC

Plaats

BsGW Roermond

BsGW

Maria Theresialaan 99

6043 CX

Roermond

Data B Leek

Data B

Kapteynlaan 23

9351 VG

Leek

3.5

Rapportages en digitale inzage

De aanbestedende dienst wenst d.m.v. een duidelijke en concrete rapportage, inzicht te hebben en houden in de verzonden poststukken binnen beide percelen. De aanbestedende vindt het wenselijk om deze rapportage digitaal in te kunnen zien. De volgende aspecten dienen minimaal terug te komen in de rapportage: a) b) c) d) 3.6

Aantallen opgehaald Aantallen bezorgd; Datum opgehaald, datum bezorgd; Bezorgtermijn: 24/48/72 uur. Looptijd van de opdracht

Perceel 1: “Kantoorpost”: De looptijd van de te sluiten Raamovereenkomst is 3 (drie) jaar, waarbij er voor de Aanbestedende dienst de mogelijkheid is om gedurende de gehele looptijd van de Raamovereenkomst tussentijds op te zeggen met een opzegtermijn van 4 (vier) maanden met een optie tot verlenging van de Raamovereenkomst met éénmalig één jaar. De Aanbestedende dienst streeft ernaar de Raamovereenkomst in te laten gaan op de in paragraaf 3.8 genoemde streefdatum. Door de Aanbestedende dienst kan geen garantie gegeven worden voor de afname van diensten.

16


Perceel 2: “Bulk- en Partijenpost”: De looptijd van de te sluiten Raamovereenkomst is 3 (drie) jaar, waarbij er voor de Aanbestedende dienst de mogelijkheid is om gedurende de gehele looptijd van de Raamovereenkomst tussentijds op te zeggen met een opzegtermijn van 4 (vier) maanden en een optie tot verlenging van de Raamovereenkomst met éénmalig één jaar. De Aanbestedende dienst streeft ernaar de Raamovereenkomst in te laten gaan op de in paragraaf 3.8 genoemde streefdatum. Door de Aanbestedende dienst kan geen garantie gegeven worden voor de afname van diensten. 3.7

Voorbehoud

De Aanbestedende dienst heeft zonder meer de intentie de gehele aanbestedingsprocedure succesvol af te ronden. Indien zich echter situaties voordoen die er toe leiden dat besloten wordt het aanbestedingsproces geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of volledig, stop te zetten dan hebben de Inschrijvers die meedingen, geen recht op een vergoeding van welke aard dan ook. De Aanbestedende dienst is niet verplicht om te gunnen. 3.8

Gebruik van de Raamovereenkomst

Onder de te sluiten Raamovereenkomst wordt, op het moment dat zich een werkelijke behoefte voordoet, afgeroepen via een digitaal systeem. Na het afsluiten van de Raamovereenkomst zal de Aanbestedende dienst een contactpersoon benoemen. Deze contactpersoon zal namens BsGW de contacten verzorgen met Opdrachtnemer. Daarnaast zal er een lijst met Afroepers worden gemaakt. Deze Afroepers z ijn gerechtigd om via het digitale systeem opdrachten te plaatsen.

17


4. Voorschriften en procedurele aspecten In dit hoofdstuk worden de procedurele aspecten en voorschriften besproken. Inschrijvingen moeten hieraan voldoen. Indien zij hier niet aan voldoen kan de Aanbestedende dienst de Inschrijving ter zijde leggen en de Inschrijver uitsluiten. Met het indienen van een Inschrijving gaat Inschrijver akkoord met de gevolgde aanbestedingsprocedure. 4.1

Algemene voorschriften voor de aanbesteding 1. Inschrijver mag de gegevens die de Aanbestedende dienst in verband met deze aanbesteding ter beschikking stelt alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt. 2. Inschrijver is gehouden de door de Aanbestedende dienst verstrekte gegevens vertrouwelijk te behandelen, dit op straffe van ongeldigheid van de Inschrijving. Inschrijver zal deze verplichting eveneens opleggen aan de door hem in te schakelen derden. Vanzelfsprekend blijft deze geheimhouding gelden, ook indien uit de aanbieding geen Overeenkomst met Inschrijver voortvloeit. 3. Publiciteit met betrekking tot deze aanbesteding is slechts toegestaan na voorafgaande schriftelijke toestemming van de Aanbestedende dienst. Het zonder toestemming verstrekken van vertrouwelijke informatie aangaande deze aanbesteding aan derden kan leiden tot uitsluiting van deelname. 4. Door de Aanbestedende dienst worden op geen enkele wijze kosten vergoed welke door Inschrijver zijn of worden gemaakt gedurende de gehele aanbestedingsprocedure. 5. De Aanbestedende dienst is niet verplicht interne (aanbestedings)documenten, zoals resultaten van evaluaties, adviezen aangaande kwalificatie en gunning aan Inschrijvers bekend te maken. 6. De Aanbestedende dienst heeft zonder meer de intentie de gehele aanbestedingsprocedure succesvol af te ronden. Indien zich echter situaties voordoen die ertoe leiden dat besloten wordt het aanbestedingsproces geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of volledig, stop te zetten waaronder begrepen moet worden een gunningsbeslissing die ertoe strekt dat de opdracht niet geg und wordt, dan hebben de Inschrijvers die meedingen geen recht op een vergoeding van welke aard dan ook. De Aanbestedende dienst is niet verplicht om te gunnen. 7. Het is niet toegestaan personen uit de organisatie van de Aanbestedende dienst in verband met deze aanbesteding te benaderen, tenzij het gaat om het verkrijgen van referenties. 8. Alle communicatie rond deze aanbesteding verloopt uitsluitend via TenderNed tenzij uitdrukkelijk anders bepaald. 9. Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken mogen in het kader van deze aanbesteding niet worden gedaan en hebben geen rechtskracht. 18


10. Alle Werkzaamheden en correspondentie die in het kader van de Overeenkomst plaatsvinden zullen in de Nederlandse taal plaatsvinden. 11. Het verstrekken van onjuiste gegevens zal te allen tijde tijdens het aanbestedingsproces tot uitsluiting en kan ook na contractering tot ontbinding van de Overeenkomst leiden. Dit onverlet het recht van de Aanbestedende dienst een eis tot schadevergoeding in te stellen. 12. De Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor alle gegevens op hun juistheid te controleren en de opgegeven referenties te benaderen zonder dat daartoe toestemming vooraf van Inschrijver benodigd is of nadere informatie bij Inschrijver moet worden opgevraagd. 13. Indien de Inschrijving onduidelijkheden bevat, kan de Aanbestedende dienst uitleg opvragen bij de Inschrijver. Deze uitleg dient schriftelijk te worden verstrekt en zal deel uitmaken van de Inschrijving. De uitleg mag niet leiden tot wijziging van de Inschrijving. 14. Inzake de beoordeling van de Inschrijvingen zal de Aanbestedende dienst de Inschrijvers via de gunningsbeslissing achteraf individueel informeren over de winnende Inschrijving, het aantal Inschrijvingen en het aantal behaalde punten op het gunningscriterium economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) en een onderbouwing. 15. De gunningsbeslissing wordt schriftelijk aan alle Inschrijvers bekendgemaakt. Tot de in de planning, of, indien deze daarvan afwijkt, de in de gunningsbeslissing, genoemde datum bent u in de gelegenheid om hiertegen gemotiveerd bezwaar te maken. Bezwaar kan uitsluitend gemaakt worden door binnen 20 kalenderdagen een kort geding aanhangig te maken bij de bevoegde rechter in het arrondissement waar de aanbestedende dienst is gevestigd. Indien er toch buiten de hiervóór genoemde termijn een kort geding aanhangig wordt gemaakt, dan is de betreffende partij niet-ontvankelijk in zijn vorderingen. 16. De Inschrijvers die een voorziening in rechte willen vragen tegen de gunningsbeslissing zoals hiervoor bedoeld dienen dit binnen de gestelde termijn schriftelijk mede te delen aan de Aanbestedende dienst en Pro 10 B.V. onder gelijktijdige toezending van een kopie van de dagvaarding en met vermelding van de datum waarop de voorzieningenrechter de zaak zal behandelen. 17. Indien er na de bezwaartermijn als bedoeld in belemmeringen bestaan vindt gunning definitief plaats.

punt

16

geen

juridische

18. Met de definitieve gunning komt nog geen Overeenkomst tot stand als bedoeld in het Burgerlijk Wetboek. De Overeenkomst komt tot stand ten tijde van de ondertekening door Opdrachtgever en Opdrachtnemer. 19. Een geschil tussen de bij de aanbesteding betrokkenen, daaronder begrepen een geschil dat slechts door een van de betrokkenen als zodanig wordt beschouwd, dat ontstaat naar aanleiding van deze aanbesteding wordt beslecht door de bevoegde rechter in het arrondissement waarin de Aanbestedende dienst is gevestigd.

19


4.2

Voorschriften voor het stellen van vragen

De Aanbestedende dienst nodigt Inschrijvers uit vragen te stellen. Hierbij dienen de volgende voorschriften in acht te worden genomen: 1. Er is grote zorgvuldigheid betracht bij het samenstellen van de aanbestedingsdocumenten. Mochten Inschrijvers hierin desondanks onregelmatigheden constateren dan dienen zij dit tijdig aan te geven. Als naderhand blijkt dat de aanbestedingsstukken onvolkomenheden of tegenstrijdigheden bevatten en deze niet door Inschrijver zijn gemeld, kan dit de Aanbestedende dienst, mede op grond van het Grossman-arrest 1, niet worden aangerekend en zijn de risico’s voor rekening van Inschrijver. 2. Inschrijvers kunnen tot uiterlijk het in de planning genoemde moment en uitsluitend via TenderNed, vragen indienen naar aanleiding van de aanbestedingsdocumenten. Vragen dient u in door de aanbesteding toe te vo egen aan ‘Mijn aanbestedingen’ en vervolgens op het dashboard te klikken op ‘Vragen en antwoorden’ en vervolgens ‘Stel een vraag’. Gelieve elke vraag separaat te stellen, onder een duidelijke verwijzing naar de aanbestedingsdocumenten en zonder bedrijfsgegevens te noemen (anoniem). 3. Ex art. 2:53 lid 3 Aanbestedingswet 2012 biedt TenderNed ondernemers de mogelijkheid om vragen individueel te stellen indien openbaarmaking van deze informatie schade zou toebrengen aan de gerechtvaardigde economische belangen van de onderneming. 4. Uitgangspunt is dat inlichtingen niet individueel verstrekt worden, tenzij Inschrijver naar het oordeel van de Aanbestedende dienst daadwerkelijk heeft aangetoond dat sprake is van voornoemd belang. Indien Inschrijver van deze mogelijkheid gebruik wenst te maken, dient hij de gronden hiervoor te motiveren in zijn vraag. Als motivering ontbreekt of deze naar het oordeel van de Aanbestedende dienst niet toereikend is zal de vraag worden afgewezen en desgewenst opnieuw moeten worden gesteld, als zijnde niet-individuele vraag. 5. De Aanbestedende dienst zal de schriftelijk gestelde vragen beantwoorden middels één of meerdere Nota’s van inlichtingen. Beantwoording van de vragen door de Aanbestedende dienst kan zowel via de vraag & antwoordfunctie als via een separaat te publiceren bestand geschieden getiteld ‘Nota van inlichtingen’. Nota’s van inlichtingen worden via TenderNed openbaar gemaakt, waarbij de publicatie van de beantwoording van een specifieke vraag via de vraag & antwoordfunctie in TenderNed reeds begrepen moet worden als Nota van inlichtingen. 4.3

Voorschriften voor het indienen van een Inschrijving

Voor het indienen van een Inschrijving gelden op straffe van uitsluiting de volgende voorschriften: 1. De Inschrijving dient een gestanddoeningstermijn te hebben gerekend vanaf de sluitingsdatum voor het indienen van de Inschrijving van tenminste negentig dagen. Binnen die termijn is een Inschrijving onvoorwaardelijk en bindend. Voorts

1

HvJEG 12 februari 2004, zaak C-230/02 (Grossman)

20


dient de Inschrijver zijn Inschrijving in ieder geval gestand te doen tot twee weken na de uitspraak in kort geding welke plaats heeft binnen het kader of naar aanleiding van onderhavige aanbesteding. 2. Varianten worden niet geaccepteerd. 3. Uw Inschrijving dient uitsluitend via TenderNed te worden ingediend voor het verstrijken van de sluitingstermijn. Alle stukken, informatie, toelichtingen, antwoord op alle vragen in alle secties van de vragenlijst in TenderNed dienen te worden overlegd zoals gevraagd. Mits van toepassing dient daarbij gebruik te worden gemaakt van de formats zoals die beschikbaar zijn gesteld. 4. De sluitingstermijn voor het indienen van een Inschrijving is fataal. Na de sluitingstermijn kunnen geen Inschrijvingen worden ingeleverd. Te late indienen, ongeacht de oorzaak, is voor rekening en risico van Inschrijver. 5. In het geval van een algemene storing van TenderNed op het moment of nabij de sluitingstermijn, behoudt de Aanbestedende dienst zich het recht voor de sluitingstermijn op te schuiven zolang de Aanmeldingen/Inschrijvingen nog niet zi jn geopend, ook als de sluitingstermijn al gepasseerd is. Dit is een recht, geen plicht van de Aanbestedende dienst. 6. Indien de Inschrijving niet compleet is, zal hij niet in behandeling kunnen worden genomen. Alle stukken, informatie, toelichtingen e.d. dienen te worden overlegd zoals gevraagd in de aanbestedingsdocumenten. Mits van toepassing dient daarbij gebruik te worden gemaakt van de formats / invulformulieren zoals die bij de aanbesteding beschikbaar zijn gesteld. 7. De Inschrijving wordt ingeleid door een Aanbiedingsbrief. In de Aanbiedingsbrief dient Inschrijver ten minste de naam en contactgegevens van de accountmanager te geven die gedurende de looptijd van de eventueel af te sluiten Overeenkomst fungeert als contactpersoon. Ook dient Inschrijver aan te geven in welke vorm hij inschrijft: zelfstandig, als Hoofdaannemer (met welke onderaannemers) , als Samenwerkingsverband (combinatie met welke combinanten), en / of beroep wordt gedaan op een derde alsmede de reden waarom daarop een beroep wordt ged aan. Indien Inschrijver inschrijft als combinatie of hoofd- / onderaannemer dan dient ook de verdeling van de werkzaamheden te worden toegelicht. 8. Inschrijvers dienen de Eigen verklaring in te vullen, rechtsgeldig te ondertekenen en bij de Inschrijving te voegen. De ondertekening van de Eigen verklaring wordt beschouwd als rechtsgeldige ondertekening van de complete Inschrijving en volledige acceptatie zonder enig voorbehoud van al de voorwaarden als gesteld door de Aanbestedende dienst. Inschrijvers moeten terdege inhoudelijk kennis nemen van deze bescheiden aangezien deze belangrijke verplichtingen bevatten waaraan niet voorbij mag worden gegaan voordat Inschrijver een instemmende verklaring afgeeft. 9. Voorwaarden van de Inschrijver of andere algemene of specifieke voorwaarden, zoals branchevoorwaarden, worden uitdrukkelijk van de hand gewezen. 10. De rechtsgeldigheid van de ondertekening door een of meerdere natuurlijke personen namens de onderneming dient te blijken uit het uittreksel van inschrijving van de onderneming in het handelsregister. Dit kan door de Aanbestedende dienst na de gunningsbeslissing worden opgevraagd en dient dan binnen 5 kalenderdagen te worden 21


overlegd. Dit uittreksel mag niet ouder zijn dan zes maanden gerekend vanaf de sluitingsdatum voor het indienen van de Inschrijving. Indien u als Inschrijver deel uitmaakt van een houdstermaatschappij, dan kan het nodig zijn om ook uittreksels daarvan te overleggen om aan te tonen dat de Inschrijving rechtsgeldig is ondertekend. Indien bestuurders beperkt bevoegd zijn, dient u aan te tonen dat de bevoegdheid voldoende was om de Inschrijving rechtsgeldig te ondertekenen, of bestuurders moeten gezamenlijk tekenen. NB. Inschrijvers kunnen de Eigen verklaring alleen gebruiken in Adobe Reader. Wordt de Eigen verklaring met een ander programma dan Adobe Reader geopend dan kan het probleem zich voordoen dat het document niet zo in beeld komt als bedoeld. Dit probleem is onder andere geconstateerd in het programma “Voorvertoning” zoals dat op veel apparaten van Apple staat. 4.4

Inschrijving als combinatie van ondernemingen

Een Samenwerkingsverband van ondernemingen (verder ook: combinatie) kan inschrijven als één Inschrijver. Voor de Inschrijving als Samenwerkingsverband gelden onderstaande bepalingen. 1. Indien Inschrijver gevormd wordt door een Samenwerkingsverband, dan dient Inschrijver de vorm en de samenstelling aan te geven in de Aanbiedingsbrief behorende bij de Inschrijving. Inschrijver dient tevens de beschrijving van de verdeling van de Werkzaamheden op te geven in de Aanbiedingsbrief. 2. Alle deelnemers in het Samenwerkingsverband (ook wel combinanten genoemd) dienen individueel een zelfstandige Eigen verklaring in te vullen en bij de Inschrijving te voegen. 3. Alle deelnemers aan het Samenwerkingsverband dienen onder 1.5 in de Eigen verklaring aan te geven wie de leiding van het Samenwerkingsverband heeft en als verantwoordelijk gemachtigde (‘penvoerder’) namens het Samenwerkingsverband jegens de Aanbestedende dienst, althans Opdrachtgever, zal optreden. De penvoerder is dus de partij die adequaat is gemachtigd om voor elk van de combinanten verplichtingen aan te gaan en de Inschrijving namens de combinatie te doen. 4. Door het invullen en rechtsgeldig te ondertekenen van de Eigen verklaring verklaart elk der combinanten individueel tevens dat zij gezamenlijk en hoofdelijk aansprakelijk is voor de nakoming van de verplichtingen uit hoofde van de Inschrijving en de Overeenkomst. De rechtsgeldigheid van de ondertekening door een of meerdere natuurlijke personen namens de onderneming dient te blijken uit het uittreksel van inschrijving van de onderneming in het handelsregister. Dit kan door de Aanbestedende dienst na de gunningsbeslissing worden opgevraagd bij iedere combinant en dient dan binnen 5 kalenderdagen te worden overlegd. Dit uittreksel mag niet ouder zijn dan zes maanden gerekend vanaf de sluitingsdatum voor het indienen van de Inschrijving. Indien u als combinant deel uitmaakt van een houdstermaatschappij, dan kan het nodig zijn om ook uittreksels daarvan te overleggen om aan te tonen dat de Eigen verklaring rechtsgeldig is ondertekend. Indien bestuurders beperkt bevoegd zijn, dient u aan te tonen dat de bevoegdheid voldoende was om de Eigen verklaring rechtsgeldig te ondertekenen, of bestuurders moeten gezamenlijk tekenen.

22


5. Een Samenwerkingsverband in oprichting of een Samenwerkingsverband dat zich niet organiseert als één rechtspersoon, hoeft als Samenwerkingsverband geen bewijs van inschrijving in een nationaal beroeps- of handelsregister in te dienen. Wel de afzonderlijke leden van het Samenwerkingsverband. 6. De uitsluitingsgronden gelden voor het Samenwerkingsverband als geheel én voor de individuele deelnemers in het Samenwerkingsverband. Indien een uitsluitingsgrond op één van de deelnemers van toepassing is kan dit leiden tot uitsluiting van het gehele Samenwerkingsverband. 7. Bij de beoordeling van de Inschrijving zal het Samenwerkingsverband met betrekking tot de geschiktheidseisen als één geheel worden beschouwd, tenzij uitdrukkelijk anders bepaald. 8. De deelnemende ondernemingen in het Samenwerkingsverband mogen zich niet tevens alleen of in combinatie met anderen afzonderlijk inschrijven noch mogen zij als derde fungeren waarop een andere Inschrijver zich beroept. Een maatschap wordt hierbij beschouwd als één onderneming. Verschillende werkmaatschappijen binnen een holding kunnen, indien gewenst, fungeren als combinant respectievelijk derde (cf. par. 4.5). Indien de Werkzaamheden onder de Overeenkomst worden uitgevoerd door meerdere rechtspersonen binnen een holding, dient dit dus bij de inschrijving kenbaar te worden gemaakt, in ieder geval in de aanbiedingsbrief, en daarnaast ook in de Eigen verklaring indien sprake is van een Samenwerkingsverband en / of (tevens) een beroep op derde wo rdt gedaan om aan de geschiktheidseisen te voldoen. 9. Na opdrachtverlening mag het Samenwerkingsverband alleen de samenstelling wijzigen met schriftelijke toestemming van de Aanbestedende dienst . 4.5

Het doen van een beroep op een derde

Inschrijvers kunnen een beroep doen op de technische- en / of beroepsbekwaamheid en / of de financieel-economische draagkracht van andere ondernemingen (‘derden’) om te voldoen aan de geschiktheidseisen. Tevens kan een beroep op derden worden gedaan bij de uitvoering van de Opdracht. Rond de financieel-economische draagkracht hoeft deze derde niet daadwerkelijk te worden ingezet voor de Opdracht, in andere gevallen wel. Het kan hierbij gaan om een onderaannemer, een onderneming uit dezelfde holding als waartoe de Inschrijver behoort, een andere onderneming waarmee de Inschrijver een overeenkomst heeft et cetera. Voor beroep op een derde gelden onderstaande bepalingen: 10. De Inschrijver dient bij onderdeel 8 van de Eigen verklaring aan te geven voor welke specifieke eisen de Inschrijver een beroep doet op welke ‘derde’ en dient de naam en vestigingsplaats te vermelden van de betreffende ‘derde’. 11. Bij de beoordeling van de Inschrijving zullen de Inschrijver en de aldus benoemde ‘derden’ met betrekking tot de geschiktheidseisen als één geheel worden beschouwd, tenzij uitdrukkelijk anders bepaald.

23


12. Indien de Inschrijver voor de eisen met betrekking tot de technische - en / of beroepsbekwaamheid een beroep doet op een ‘derde’, dient deze derde daadwerkelijk bij de uitvoering van de opdracht te worden ingezet. Indien het een referentie betreft die betrekking heeft op het leveren van Support dan dient betreffende ‘derde’ daadwerkelijk voor Support te worden ingezet. Bij gunning van de Opdracht aan Inschrijver is deze als hoofdaannemer ook gehouden om het in de Aanbiedingsbrief omschreven gedeelte van de Opdracht aan de daarin genoemde ‘derden’ te gunnen. 13. Indien de Inschrijver een beroep doet op een ‘derde’, dan dient deze binnen vijf kalenderdagen op 1 e verzoek van de Aanbestedende dienst een schriftelijke verklaring van deze ‘derde’ te overleggen waaruit op sluitende wijze blijkt dat Inschrijver over de middelen van deze ‘derde’ kan beschikken voor de uitvoering van de Opdracht, waarbij deze middelen in voldoende mate beschikbaar zij n. 14. Inschrijver blijft echter volledig en hoofdelijk aansprakelijk voor de nakoming van alle verplichtingen uit hoofde van de Inschrijving en de Overeenkomst, inclusief de verplichtingen die in onderaanneming worden gegeven. 15. Een valse verklaring van een derde ontslaat Inschrijver niet van zijn volledige en hoofdelijke aansprakelijkheid. 16. In het geval van een beroep op een derde wordt alle communicatie vanuit de Aanbestedende dienst, althans Opdrachtgever gericht aan de contactpersoon van de onderneming(en) die optre(edt)(en) als Inschrijver. 17. De derde waarop een Inschrijver zich beroept, mag niet tevens alleen of in combinatie met anderen afzonderlijke inschrijven noch mag zij als derde fungeren waarop een andere Inschrijver zich in het kader van deze aanbesteding beroept. 18. Indien van toepassing: Wanneer uw beroep als Inschrijver op een derde strekt tot het doen van een beroep op de financiële draagkracht van het concern c.q. de moedermaatschappij waartoe uw onderneming behoort, teneinde aan de geschiktheidseisen te voldoen, dan kan na de gunningsbeslissing een concernverklaring, in de zin van artikel 2:403 sub f van het Burgerlijk Wetboek, moeten worden overlegd. Uit die verklaring moet blijken dat de moedermaatschappij onvoorwaardelijk garant staat voor de door de dochtermaatschappij op zich te nemen verplichtingen. Deze dient door het concern / de moedermaatschappij rechtsgeldig ondertekend te zijn. 19. Het tijdens de looptijd beroepen op andere derden dan kenbaar gemaakt bij de Inschrijving, is niet toegestaan zonder de uitdrukkelijke toestemming van de Aanbestedende dienst, dan Opdrachtgever. 4.6

Openingsprocedure

De kluis met Inschrijvingen wordt na de in de planning genoemde sluitingsdatum geopend door een openingscommissie. Tot die tijd zullen de Inschrijvingen niet worden geopend. Van de opening wordt door minimaal twee personen een proces verbaal opgemaakt. Tijdens de opening worden de Inschrijvingen niet inhoudelijk behandeld . Inschrijvers worden niet uitgenodigd om de openingsprocedure bij te wonen. De opening van de Inschrijvingen is slechts een formaliteit. 24


5. Toetsing van de Inschrijvingen In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe wordt getoetst of aan de voorwaarden voor deelname is voldaan. Er gelden geen voorbehouden voor deze Opdracht. Elke onderneming die aan de voorwaarden voor deelname voldoet, kan meedingen naar de opdracht. De toetsing van de Inschrijvingen bestaat uit drie stappen, waarbij geldt dat slechts aan de volgende stap wordt toegekomen als in de vorige stap niet geconcludeerd is dat de Inschrijving terzijde moet worden gelegd. Nadat is getoetst of aan de voorwaarden voor deelname is voldaan, waarbij na de gunningsbeslissing verdergaande verificatie plaatsvindt, zal de inhoudelijke beoordeling van de Inschrijvingen langs het gunningscriterium ‘economisch meest voordelige inschrijving’ plaatsvinden. Deze beoordeling wordt uitgewerkt in Hoofdstuk 6. 5.1

Stap 1: Toetsen of is voldaan aan de aanbestedingsvoorschriften

De Inschrijving wordt na opening eerst getoetst aan de in het vorige hoofdstuk neergelegde voorschriften. Indien een Inschrijving hier niet aan voldoet kan de Inschrijving terzijde worden gelegd. 5.2

Stap 2: Toetsen of geen uitsluitingsgronden van toepassing zijn

Tijdens de tweede stap wordt getoetst of op de Inschrijver geen wette lijke uitsluitingsgronden van toepassing zijn. Uitsluitingsgronden zien op omstandigheden die de (persoon van de) Inschrijver betreffen en diens uitsluiting van deelneming aan deze aanbestedingsprocedure rechtvaardigen. Alle verplichte en facultatieve wettelijke uitsluitingsgronden voor aanbestedingen boven de Europese drempels zijn van toepassing. Deze uitsluitingsgronden zijn weergegeven onder onderdelen 2 en 3 van de Eigen verklaring. In het geval van een samenwerkingsverband combinatie) mogen de uitsluitingsgronden op geen van de bij de Inschrijving betrokken ondernemingen van toepassing zijn. In lijn met de Aanbestedingswet 2012 wordt bij de benodigde bewijsvoering een onderscheid gemaakt tussen de bewijsvoering die alle Inschrijvers direct bij hun Inschrijving dienen te voegen en de bewijsmiddelen die de voorlopig winnende Inschrijver na de gunningsbeslissing dient te kunnen overleggen. Inschrijvers worden aangemoedigd om de bewijsvoering die na de gunningsbeslissing kan worden gevraagd zoveel mogelijk reeds bij de Inschrijving te overleggen, door de stukken bij de Eigen verklaring te voegen, maar zijn hiertoe dus niet verplicht. Inschrijvers kunnen in eerste instantie volstaan met het invullen van de Eigen verklaring. De voorlopig winnende Inschrijver dient na de gunningsbeslissing op eerste verzoek van de Aanbestedende dienst binnen 5 kalenderdagen nadere bewijsstukken te kunnen overleggen om het verklaarde voor wat betreft de uitsluitingsgronden te staven. In onderstaande tabel worden deze nadere bewijsstukken per uitsluitingsgrond uiteengezet. Indien blijkt dat Inschrijver niet voldoet of de benodigde bewijsmiddelen niet tijdig kan overleggen, wordt hij alsnog uitgesloten van de procedure en komt een nieuwe gunningsbeslissing (en bijbehorende verificatie) tot stand. 25


Uitsluitingsgrond

Onderdeel

Bewijsmiddelen voorlopig winnende Inschrijver na de gunningbeslissing (binnen 5 kalenderdagen)

Geen crimineel verleden

2

Een Inschrijver kan door middel van een gedragsverklaring aanbesteden zoals bedoeld in artikel 4.1 van de Aanbestedingswet 20122, die op het tijdstip van het indienen van de inschrijving niet ouder is dan twee jaar, aantonen dat deze uitsluitingsgrond op hem niet van toepassing is. Indien de Inschrijver hier nog niet over beschikt volstaat een Verklaring omtrent het Gedrag RP (Rechtspersonen), mits deze niet ouder is dan 1 jaar gerekend vanaf de sluitingsdatum voor het indienen van een Inschrijving.

Geen faillissement of surseance van betaling

3.1

Een Inschrijver kan door middel van een uittreksel uit het handelsregister, dat op het tijdstip van het indienen van de inschrijving niet ouder is dan zes maanden, aantonen dat deze uitsluitingsgrond op hem niet van toepassing is.

Geen gerechtelijke uitspraak beroepsgedragsregel

3.2

Een Inschrijver kan door middel van een gedragsverklaring aanbesteden zoals bedoeld in artikel 4.1 van de Aanbestedingswet 2012, die op het tijdstip van het indienen van de inschrijving niet ouder is dan twee jaar, aantonen dat deze uitsluitingsgrond op hem niet van toepassing is. Indien de Inschrijver hier nog niet over beschikt volstaat een Verklaring omtrent het Gedrag RP, mits deze niet ouder is dan 1 jaar gerekend vanaf de sluitingsdatum voor het indienen van een Inschrijving.

Geen ernstige beroepsfout

3.3

Een Inschrijver kan door middel van een gedragsverklaring aanbesteden zoals bedoeld in artikel 4.1 van de Aanbestedingswet 2012, die op het tijdstip van het indienen de inschrijving niet ouder is dan twee jaar, aantonen dat deze uitsluitingsgrond op hem niet van toepassing is. Indien de Inschrijver hier nog niet over beschikt volstaat een Verklaring omtrent het Gedrag RP, mits deze niet ouder is dan 1 jaar gerekend vanaf de sluitingsdatum voor het indienen van een Inschrijving.

Betalingen belastingen en premies

3.4

Een Inschrijver kan door middel van een verklaring van de belastingdienst, die op het tijdstip van de inschrijving niet ouder is dan zes maanden, aantonen dat deze uitsluitingsgrond niet op hem van toepassing is.

Geen valse verklaringen

3.5

-

5.3

Stap 3: Toetsen of aan de geschiktheidseisen is voldaan

Indien op de Inschrijver geen uitsluitingsgronden van toepassing zijn, wordt zijn geschiktheid beoordeeld aan de hand van een aantal eisen die gesteld worden aan de financieel-economische draagkracht.

2

Een gedragsverklaring aanbesteden is een verklaring van de minister van Veiligheid en Justitie dat uit een onderzoek naar de betrokken natuurlijke per soon of rechtspersoon geen bezwaren bestaan in verband met inschrijving op overheidsopdrachten, speciale -sectoropdrachten, concessieovereenkomsten voor openbare werken of prijsvragen. De gedragsverklaring moet aangevraagd worden Centraal Orgaan Verklaring Omtrent Gedrag (COVOG). Zie verder: http://www.justis.nl/Producten/gedragsverklaring-aanbesteden/. De beslistermijn is 4 weken voor een natuurlijk persoon en 8 weken voor een rechtspersoon.

26


Als de Inschrijver niet aan de gestelde geschiktheidseisen voldoet, zal de Inschrijving terzijde worden gelegd en inhoudelijk niet worden beoordeeld. De verklari ngen van de Verklaringen rond de geschiktheidseisen, van Inschrijver waaraan het voornemen tot gunning van de opdracht bestaat (ook wel gunningsbeslissing genoemd), zullen na de gunningbeslissing kunnen worden geverifieerd. Daartoe dienen op 1 e verzoek binnen 5 kalenderdagen de nodige bewijsmiddelen te kunnen worden overlegd. De benodigde bewijsmiddelen kunnen al vóór de gunningsbeslissing worden geverifieerd. Indien na de gunningsbeslissing blijkt dat de Inschrijver niet voldoet, wordt hij alsnog uitgesloten en komt een nieuwe gunningsbeslissing tot stand. Daarbij blijven de toegekende punten die de andere Inschrijvingen hebben ontvangen voor het onderdeel Kwaliteit gehandhaafd en worden de punten voor de subcriteria voor het onderdeel Prijs opnieuw berekend, immers als de Inschrijver die op de desbetreffende onderdelen de scherpste aanbieding heeft gedaan alsnog wordt uitgesloten, kan dit leiden tot een andere score omdat de punten per subcriterium afgezet worden tegen de scherpste aanbieding. 5.3.1

Financieel-economische draagkracht

Het is voor de Aanbestedende dienst van groot belang dat de continuïteit van de te contracteren onderneming niet in het geding is en dat deze partij beschikt over voldoende liquide middelen. De Aanbestedende dienst stelt de volgende minimumeisen aan de financieel-economische draagkracht van Inschrijvers. Indien Inschrijver hier niet aan voldoet wordt hij uitgesloten van de aanbestedingsprocedure. a) Het beschikken over een beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering met een minimale dekking tot 1 miljoen euro per gebeurtenis per jaar; b) Continuïteit: Inschrijver mag geen signalen hebben dat de continuïteit van zijn onderneming(en) in het geding is. Dit betekent in ieder geval dat de accountant geen continuïteitsparagraaf heeft opgenomen in de recentste jaarrekening van de betrokken onderneming(en). Door de Eigen verklaring rechtsgeldig te ondertekenen (zie onderdeel 3.1) verklaart Inschrijver (de zelfstandige Inschrijver respectievelijk de penvoerder van de combinatie indien sprake is van een samenwerkingsverband, als samenwerkingsverband) te voldoen aan de gestelde geschiktheidseisen met betrekking tot zijn financieel-economische draagkracht. Ook kunnen bewijsstukken ter staving worden gevraagd. Desgewenst dient de voorlopig winnende Inschrijver na de gunningbeslissing op eigen kosten en binnen 5 kalenderdagen nadere bewijsstukken te overleggen, waarin aangetoond wordt dat de Eigen verklaring ook op dit onderdeel correct is afgegeven en Inschrijver voldoet aan de gestelde geschiktheidseisen. De aard van de benodigde bewijsstukken verschilt per situatie. In de tabel op pagina 28 komen verschillende situaties aan de orde.

27


Situatie

Bijvoegen en verklaren bij Inschrijving

Bewijsmiddelen voorlopig winnende Inschrijver na de gunningbeslissing (binnen 5 kalenderdagen)

Inschrijver die zelfstandig inschrijft of hoofdaannemer die zelfstandig voldoet aan de eisen.

Eigen verklaring ondertekenen. Verder geen actie vereist.

In algemene zin geldt dat uit de aan te leveren stukken voldoende duidelijk moet blijken dat aan de geschiktheidseisen is voldaan. Het betreft hier bijvoorbeeld gerichte informatie uit de jaarrekening, een accountantsverklaring of indien van toepassing een duplicaat verzekeringscertificaat.

Inschrijver die zelfstandig inschrijft of hoofdaannemer is en die gebruik maakt van moedermaatschappij om aan eisen te voldoen.

Onder 8.2 van de Eigen verklaring melding maken van deze situatie. Eigen verklaring ondertekenen. Verder geen actie vereist.

Als er sprake is van een concern of groep en de Inschrijver maakt daarvan gebruik om aan de eis betreffende de financiële en economische draagkracht te voldoen, dan dient de voorlopig winnende inschrijving een concernverklaring, in de zin van artikel 2:403 sub f van het Burgerlijk Wetboek te overleggen. Uit die verklaring moet blijken dat de moedermaatschappij onvoorwaardelijk garant staat voor de door de dochtermaatschappij op zich te nemen verplichtingen. Deze dient door het concern /de moedermaatschappij rechtsgeldig ondertekend te zijn.

Inschrijver is een combinatie bestaande uit meerdere combinanten.

Eigen verklaring ondertekenen. Verder geen actie vereist.

Aanvullend geldt dat de aan de gevraagde kengetallen onderliggende cijfers per combinant afzonderlijk moeten worden verstrekt. Tenminste één combinant dient aan het gestelde te voldoen.

De zelfstandige Inschrijver, hoofdaannemer of combinatie, leunt op de financieel-economische draagkracht van zijn onderaannemers.

Onder 8.2 van de Eigen verklaring melding maken van deze situatie. Eigen verklaring ondertekenen.

Aanvullend geldt dat de gevraagde kengetallen van de betreffende onderaannemer waarop geleund wordt dienen te worden verstrekt.

De zelfstandige Inschrijver, hoofdaannemer of combinatie, leunt op de financieel-economische draagkracht van een derde onderneming, niet zijnde een moedermaatschappij of onderaannemer.

Onder 8.2 van de Eigen verklaring melding maken van deze situatie. Eigen verklaring ondertekenen.

Aanvullend geldt dat de gevraagde kengetallen van de betreffende onderaannemer dienen te worden verstrekt.

5.3.2

Aanvullend geldt dat de Inschrijver tijdens de verificatie moet kunnen aantonen dat hij daadwerkelijk kan beschikken over de voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijke middelen van de betreffende natuurlijke of rechtspersonen. Zie art. 2.92 Aanbestedingswet 2012

Technische- en beroepsbekwaamheid

Het is voor de Aanbestedende dienst van belang dat een Inschrijver gecontracteerd wordt die over de benodigde kerncompetenties beschikt om de Opdracht succesvol te vervullen. Inschrijvers dienen voor de kerncompetenties referenties te overleggen om aan te tonen dat zij voldoen.

28


Het betreft de volgende kerncompetenties per perceel beschikken, en waartoe hij referenties moet overleggen:

waarover

Inschrijver

moet

Kerncompetenties Perceel 1: “Kantoorpost” 1.

2.

Inschrijver heeft tussen 1 september 2012 en 1 september 2015 gedurende een aaneengesloten periode van 6 maanden minimaal 1.000 poststukken per maand bezorgd op straatadressen of in postbussen in Nederland voor één Opdrachtgever waarbij minimaal sprake was van een contractueel overeengekomen landelijke dekking en een bezorgtermijn van maximaal 24 uur. Inschrijver heeft tussen 1 september 2012 en 1 september 2015 binnen een periode van 12 maanden in totaal (cumulatief) minimaal 200.000 poststukken bezorgd op straatadressen of in postbussen in Nederland voor één Opdrachtgever waarbij minimaal sprake was van een contractueel overeengekomen landelijke dekking en een bezorgtermijn van maximaal 72 uur.

Kerncompetenties Perceel 2: “Bulk- en partijenpost” 1.

2.

Inschrijver heeft tussen 1 september 2012 en 1 september 2015 gedurende een aaneengesloten periode van 2 maanden minimaal 300.000 poststukken per maand bezorgd op straatadressen of in postbussen in Nederland voor één Opdrachtgever; Inschrijver heeft tussen 1 september 2012 en 1 september 2015 op tenminste drie dagen binnen een aaneengesloten periode van twee maanden minimaal 150.000 poststukken per dag bezorgd op straatadressen of in postbussen in Nederland voor één Opdrachtgever.

Inschrijver mag per perceel middels 1 of meerdere referenties aantonen (max. 2 referenties per perceel) dat hij over de genoemde kerncompetenties beschikt. De referentieopdrachten dienen tot volle tevredenheid van Opdrachtgever te zijn uitgevoerd en dienen zonder instemming van Inschrijver te mogen worden geverifi eerd. Voor het overleggen van de referentie-opdracht(en) dient Inschrijver gebruik te maken van het beschikbaar gestelde Format Kerncompetenties. NB. Indien Inschrijver één referentie-opdracht gebruikt om aan meerdere vereisten te voldoen, dienen dezelfde gegevens herhaaldelijk te worden opgegeven. Met andere woorden: het format dient in alle gevallen te worden ingevuld. Voor de te overleggen referentie-opdrachten gelden, naast de inhoudelijke aspecten die terug moeten keren, de volgende minimumvereisten. Als niet aan deze vereisten is voldaan, wordt de referentie als ongeldig beschouwd: Ter controle dienen bij de referentieopdrachten de actuele contactgegevens van de contactpersonen volledig en correct te worden opgegeven. Deze controle kan zonder verdere toestemming en raadpleging van Inschrijver worden uitgevoerd. Inschrijver dient de contactpersonen van de referentieorganisatie te verwittigen van het feit dat hij of zij in dit kader kan worden benaderd; Indien de verklaring van een contactpersoon van de referentieorganisatie niet overeenstemt met de schriftelijke verklaring van Inschrijver, de contactpersoon van de referentieorganisatie geen medewerking aan de controle wenst te verlenen dan wordt uw referentie als ongeldig beschouwd met uitsluiting tot gevolg. De contactpersoon mag vanzelfsprekend niet iemand zijn uit de organisatie van Inschrijver of uit de organisatie van een combinant of onderaannemer ;

29


Referenties worden alleen als geldig beschouwd indien de betreffende opdracht is uitgevoerd door Inschrijver. In het geval van een Samenwerkingsverband is dit een der combinanten waarmee wordt ingeschreven op deze aanbesteding, ingeval van een hoofd / onderaannemer constructie is dit de hoofdaannemer of de onderaannemer waarmee wordt ingeschreven op deze aanbesteding. De referentie-opdracht mag niet uitgevoerd zijn voor de eigen organisatie, een andere organisatie binnen de holding of een onderneming met een belang groter dan een derde in de onderneming die de referentie-opdracht heeft uitgevoerd. De Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor nadere bewijsstukken te laten overleggen waaruit blijkt dat de verklaringen naar waarheid zijn ingevuld. Zij is daartoe niet verplicht.

30


6. Gunningsprocedure Indien een Inschrijving niet op eerdere gronden is uitgesloten, wordt overgegaan op de inhoudelijke beoordeling van de Inschrijving. In dit hoofdstuk wordt toegelicht op welke wijze deze inhoudelijke beoordeling plaatsvindt. De (sub)gunningscriteria Kwaliteit zijn voor Perceel 1 en Perceel 2 gelijk, het onderdeel Prijs is per perceel verschillend. 6.1

Gunningscriterium

Uitgangspunt voor de gunning van Perceel 1 en Perceel 2 is de Economisch meest voordelige Inschrijving. In totaal zijn er maximaal 10.000 punten per perceel te behalen, waarbij er wordt gekeken naar Kwaliteit (40%) en Prijs (60%). In onderstaand overzicht is het gunningscriterium “de Economisch meest voordelige Inschrijving” verder uitgewerkt, waarbij de vorm en het maximaal aantal te behalen punten per subgunningscriterium wordt besproken. Voor Perceel 1 en Perceel 2 zal de Inschrijving met de hoogste eindscore op het gunningscriterium de Economisch meest voordelige Inschrijving in aanmerking komen voor de gunning van de Raamovereenkomst. Subgunningscriteria Kwaliteit

Kwaliteit (40%)

Onderdelen Richtlijnen en instructies Kostenbesparingen Communicatie Processen bij kwijt raken post Garantie bezorgtermijn Social Return

Totaal Subgunningscriteria Prijs Perceel 1: Kantoorpost Prijs (60%) Totaal Subgunningscriteria Prijs Perceel 2: Bulk- en partijenpost Prijs (60%) Totaal 6.2

Onderdelen 72/48/24-uur bezorging

Onderdelen 72/48/24-uur bezorging

Punten 1.250 500 500 500 750 500 4.000 Punten 6.000 6.000 Punten 6.000 6.000

Beoordelingsprocedure

De Aanbestedende dienst stelt in de Conformiteitenlijst algemene eisen en specifieke eisen. Indien een Inschrijver of diens Inschrijving niet voldoet aan één of meer van de eisen, wordt de Inschrijving terzijde gelegd en uitgesloten van de verdere procedure. Voor de inhoudelijke beoordeling van de Inschrijvingen heeft de Aanbestedende dienst een beoordelingscommissie samengesteld. Als eerste zullen de beoordelingscommissieleden individueel de Inschrijvingen beoordelen op het subgunningscriterium Kwaliteit. Zij zullen per perceel elk onderdeel scoren op basis van de vooraf vastgestelde beoordelingskaders 31


zoals hierna per subonderdeel weergegeven. Daarbij kennen zij uitsluitend één van de volgende scores en bijbehorend aantal punten toe: 1. 2. 3. 4. 5.

Uitstekend Goed Voldoende Onvoldoende

Niet aanwezig

100% 75% 50% 25% 0%

van van van van van

het het het het het

maximum maximum maximum maximum maximum

aantal aantal aantal aantal aantal

punten punten punten punten punten

Onderstaand wordt toegelicht wanneer een bepaalde score wordt toegekend: -

-

-

-

-

Uitstekend: Het antwoord geeft blijk van hoogwaardige aandacht en een hoogwaardige werkwijze waarvan de beoordelingscommissie verwacht dat deze zullen leiden tot een uitstekend resultaat aangaande de uitvoering van werkzaamheden met betrekking tot de verzending van Post. Als Inschrijver met een oplossing komt die duidelijk uitstijgt boven de verwachtingen van de gemeenten, uniek is en wordt ondersteunt met bewijsstukken. Goed: Het antwoord geeft blijk van aandacht en een goede werkwijze. De beoordelingscommissie verwacht dat dit zal leiden tot een goed resultaat aangaande de uitvoering van werkzaamheden met betrekking tot de verzending van Post. Voldoende: Het antwoord geeft blijk van voldoende aandacht en een redelijke werkwijze maar stijgt daar niet duidelijk bovenuit. De beoordelingscommissie verwacht dat dit zal leiden tot een matig resultaat aangaande de uitvoering van werkzaamheden met betrekking tot de verzending van Post. Onvoldoende: Het antwoord geeft blijk van onvoldoende aandacht en een werkwijze die volgens de beoordelingscommissie zal leiden tot een onvoldoende resultaat en het niet halen van het gewenste niveau aangaande de uitvoering van werkzaamheden met betrekking tot de verzending van Post. Niet aanwezig / niet beantwoord: Het niet verstrekken van een antwoord op de gestelde vraag.

Vervolgens worden plenair (met alle leden van de beoordelingscommissie gezamenlijk) op basis van consensus de scores unaniem vastgesteld. Er wordt geen gemiddelde score berekend. Na vaststelling van de punten van het subgunningscriterium Kwaliteit worden punten per perceel opgeteld bij de punten die toegekend zijn aan het subgunningscriterium Prijs (per perceel) en komt een totale score per Inschrijver per perceel tot stand. De Inschrijver met de hoogste score per perceel wordt aangemerkt als Inschrijver met de ‘economisch meest voordeling inschrijving’. NB. Indien de voorlopig winnende Inschrijver na de voorlopige gunning, die via de gunningsbeslissing tot stand komt, alsnog wordt uitgesloten, blijven de punten voor het onderdeel Kwaliteit per perceel staan bij alle Inschrijvers, maar worden de punten voor het onderdeel Prijs per perceel opnieuw bepaald indien de alsnog uitgesloten Inschrijver op één of meerdere onderdelen de laagste prijs had aangeboden. Op die manier wordt dan opnieuw berekend welke Inschrijver per perceel de economisch meest voordelig inschrijving heeft gedaan. 6.3

Gelijke stand

Indien er Inschrijvers met hetzelfde aantal punten eindigen op Perceel 1 of Perceel 2, geeft de waardering op het subgunningscriterium Kwaliteit van het onderhavige perceel de doorslag. Indien ook dit puntenaantal hetzelfde is, wordt in eerste instantie gekeken naar het kwalitatieve onderdeel waaraan de hoogste kwaliteitswaarde verbonden is. Indien de 32


score op alle onderdelen gelijk is, geeft het aantal punten op het subgunningscriterium Prijs de doorslag. Als bovenstaande systematiek geen doorslag geeft, zal er worden geloot. 6.4

Opmaak en indeling van de inschrijving

Met betrekking tot opmaak en indeling gelden de volgende voorschriften: 1. Alle documenten van het gunningscriterium Kwaliteit dienen te worden ingediend met de volgende opmaak: lettertype Verdana, lettergrootte 9 pt, regelafstand 12 pt en binnen standaard marges (2,5 cm boven / onder / links / rechts) ; 2. Inschrijvers dienen zich te houden aan het maximaal aantal A4 zoals per onderdeel is aangegeven. Indien meer ruimte wordt gebruikt dan toegestaan wordt het meerdere niet meegenomen in de beoordeling. 3. In de checklist (hoofdstuk 7) ziet u welke volgorde van documenten u aan moet houden. 4. Geef per onderdeel van uw Inschrijving in de koptekst duidelijk aan of uw uitwerking Perceel 1: ‘Kantoorpost’ dan wel Perceel 2: ‘Bulk- en partijenpost’ betreft. 6.5

Gunningscriterium Kwaliteit: Perceel 1 & 2

Inschrijvers dienen (mits van toepassing) per kwalitatief onderdeel een uitwerking per perceel te geven. Als men enkel inschrijft op Perceel 1 respectievelijk Perceel 2, dan dient dit uitdrukkelijk te zijn beschreven in de koptekst van elk onderdeel. 6.5.1

Richtlijnen en instructies

Inschrijver dient per perceel helder en concreet te beschrijven welke richtlijnen en/of instructies zijn bezorgers krijgen met betrekking tot postbezorging. Uit de richtlijnen en/of instructies moet blijken dat de tijdigheid is gewaarborgd. De richtlijnen en/of instructies zijn doeltreffend en controleerbaar door de Aanbestedende dienst. Inschrijvers mogen per perceel maximaal 2 A-4 gebruiken voor het onderdeel ‘Richtlijnen en instructies’. De beoordelingscommissie zal voor het gehele antwoord, per perceel één cijfer toekennen waarbij het onderstaande beoordelingskader wordt toegepast. Beoordelingskader Concreetheid: Duidelijk, welomschreven, feitelijk antwoord; Helderheid: Begrijpelijk antwoord, zonder dat er nog vragen bestaand bij de lezer; Proactief en resultaatgericht; Positief onderscheidend van andere Inschrijvers; Richtlijnen en instructies zijn doeltreffend en controleerbaar. 6.5.2

Kostenbesparingen

De Aanbestedende dienst wil efficiënt omgaan met haar middelen. Inschrijver dient per perceel te beschrijven op welke wijze er kostenbesparingen voor de Aanbestedende dienst gerealiseerd kunnen worden aangaande postbezorging. Inschrijvers mogen per perceel maximaal 2 A-4 gebruiken voor het onderdeel ‘Kostenbesparingen’. De beoordelingscommissie zal voor het gehele antwoord, per perceel één cijfer toekennen waarbij het onderstaande beoordelingskader wordt toegepast.

33


Beoordelingskader Concreetheid: Duidelijk, welomschreven, feitelijk antwoord; Helderheid: Begrijpelijk antwoord, zonder dat er nog vragen bestaand bij de lezer; Positief onderscheidend van andere Inschrijvers; Maatregelen tot kostbesparing zijn realistisch en haalbaar. 6.5.3

Communicatie

Om te komen tot een duurzame relatie tussen Inschrijver en de Aanbestedende dienst is duidelijke en heldere communicatie cruciaal. Inschrijvers worden gevraagd hoe zij gaan communiceren met de Aanbestedende dienst, zowel in relatie tot reguliere zaken als calamiteiten. In het antwoord dienen Inschrijvers te beschrijven welke overzichtelijke en begrijpelijke rapportages en informatiedashboards men inzet ter behoeve van de communicatie en op welke wijze dit bijdraagt aan een duurzame relatie en succesvolle uitvoering van de Opdracht. Inschrijvers mogen per perceel maximaal 2 A-4 gebruiken voor het onderdeel ‘Communicatie’. De beoordelingscommissie zal voor het gehele antwoord, per perceel één cijfer toekennen waarbij het onderstaande beoordelingskader wordt toegepast. Beoordelingskader Concreetheid: Duidelijk, welomschreven, feitelijk antwoord; Helderheid: Begrijpelijk antwoord, zonder dat er nog vragen bestaand bij de lezer; Proactief en resultaatgericht; Positief onderscheidend van andere Inschrijvers; Eenvoud concreetheid in rapportages; Juiste inrichting van communicatie rondom reguliere zaken en calami teiten. 6.5.4

Processen bij kwijtraken post

Inschrijvers dienen concreet, helder en begrijpelijk te beschrijven hoe de processen eruit zien met betrekking tot (herstel van) het verliezen van post? Uit de procesbeschrijving moet blijken dat er preventieve en correctieve maatregelen worden genomen bij het verliezen van post. De procesbeschrijvingen dienen concreet, doeltreffend en controleerbaar te zijn door de Aanbestedende dienst. Inschrijvers mogen per perceel maximaal 2 A-4 gebruiken voor het onderdeel ‘Processen bij kwijtraken post’. De beoordelingscommissie zal voor het gehele antwoord, per perceel één cijfer toekennen waarbij het onderstaande beoordelingskader wordt toegepast. Beoordelingskader Concreetheid: Duidelijk, welomschreven, feitelijk antwoord; Helderheid: Begrijpelijk antwoord, zonder dat er nog vragen bestaand bij de lezer; Proactief en resultaatgericht; Positief onderscheidend van andere Inschrijvers; Processen zijn doeltreffend en controleerbaar. 6.5.5

Garantie overkomstzekerheid

Beschrijf hoe u een overkomstzekerheid van 95% kan garanderen aangaande de bezorging voortvloeiend uit Perceel 1 en 97% aangaande de bezorging uit Perceel 2, hoe dit wordt gemeten en inzichtelijk wordt gemaakt voor BsGW. Uit de beschrijving moet blijken dat de 34


bezorgtermijn is gewaarborgd middels in indicatie van doorlooptijden. BsGW is voornemens als garanties niet worden behaald, direct een evaluatiegesprek met Opdrachtnemer te nemen voeren wat kan leiden tot ontbinding van de overeenkomst. De totstandkoming van het meetresultaat moet daarom eenvoudig en objectief controleerbaar zijn door BsGW. Ook dient Inschrijver hier helder te beschrijven hoe hij ervoor zorgt dat zijn beargumentering voor het niet behalen van garanties verifieerbaar is. Inschrijvers mogen per perceel maximaal 2 A-4 gebruiken voor het onderdeel ‘Garantie bezorgtermijn’. De beoordelingscommissie zal voor het gehele antwoord, per perceel één cijfer toekennen waarbij het onderstaande beoordelingskader wordt toegepast . Beoordelingskader Concreetheid: Duidelijk, welomschreven, feitelijk antwoord; Helderheid: Begrijpelijk antwoord, zonder dat er nog vragen bestaand bij de lezer; Proactief en resultaatgericht; Maatregelen wekken vertrouwen; Eenvoudigheid van controle door Aanbestedende dienst. 6.5.6

Social Return

Diverse gemeenten willen graag dat er zoveel als mogelijk gebruik gemaakt wordt van Sociale Werkvoorzieningen bij de uitvoer van postverzending. Daarom wil BsGW graag inzicht verkrijgen hoe Inschrijver Social Return in gaat zetten bij de uitvoering van d e opdracht. Daartoe wordt Inschrijver gevraagd om in een Plan van Aanpak gevraagd te beschrijven hoe hij aan Social Return invulling gaat geven. Hierbij dient aandacht te worden geschonken aan ten minste de volgende aspecten: a) b) c) d) e) f)

Wat is de jaarlijkse omvang in euro’s van uw inzet t.b.v. Social Return? Welke doelgroep(en) zal u in gaan zetten? Waar komen deze mensen vandaan (welke instantie)? Hoe worden deze mensen begeleid? Wordt hen een vaste of tijdelijke aanstelling aangeboden? Worden traineetrajecten geboden?

Bovenstaande opsomming is niet uitputtend. Het geeft enkel een eerste aanzet voor het Plan van Aanpak. Inschrijvers mogen per perceel maximaal 4 A-4 gebruiken voor het onderdeel ‘Social Return’. De beoordelingscommissie zal voor het gehele antwoord, per perceel één cijfer toekennen waarbij het onderstaande beoordelingskader wordt toegepast . Beoordelingskader Concreetheid: Duidelijk, welomschreven, feitelijk antwoord; Helderheid: Begrijpelijk antwoord, zonder dat er nog vragen bestaand bij de lezer; Positief onderscheidend van andere Inschrijvers; Pro-activiteit in het nakomen van de Social Return verplichting; Concrete doelstellingen; Plan wekt vertrouwen. 6.6

Subgunningscriterium Prijs

Ter beoordeling van de prijs dient Inschrijver het Format Prijzenblad behorende bij het perceel waarop u inschrijft, volledig in te vullen. Een onvolledig ingevuld prijsformat zal niet worden beoordeeld en leidt tot uitsluiting van deze Aanbesteding. 35


Alle ingevulde tarieven worden op basis van de verwachte omvang doorgerekend naar een totaalprijs per jaar. De Inschrijver met het laagste totaalprijs krijgt het maximum te behalen aantal punten per onderdeel. De punten per onderdeel van de overige inschrijvingen worden bepaald op basis van onderstaande formule. Het aantal p unten zal worden afgerond naar hele getallen. (Laagste totaal-prijs / totaal-prijs Inschrijver) x maximaal te behalen aantal punten = behaald aantal punten Inschrijver De prijs wordt uitsluitend beoordeeld indien de Inschrijver geen oneigenlijk gebru ik heeft gemaakt van de gunningsystematiek. Om manipulatief inschrijven (met het doel om de mededinging te beperken en gericht het verstoren van de beoordelingssystematiek) te voorkomen dienen de volgende voorwaarden met betrekking tot de aangeboden prijz en in acht te worden genomen: a) Prijzen dienen te worden aangeboden in Euro’s (3 decimalen achter de komma); b) De Inschrijver mag geen negatieve prijs aanbieden; c) Er moet op elk gevraagd onderdeel een prijs worden aangeboden; d) De Inschrijver moet een prijs aanbieden die redelijk en reëel is ten opzichte van de gevraagde dienstverlening. De aanbestedende dienst kan en zal dit controleren door vergelijking met andere aanbiedingen, met de huidige prijzen en met vergelijkbare aanbestedingen van andere Aanbestedende diensten.

36


7. Checklist Hieronder treft u een checklist aan van alle documenten die Inschrijver dient te overleggen, welke formats daarbij gehanteerd dienen te worden en op welke wijze en in welke volgorde Inschrijver zijn Inschrijving dient samen te stellen. Documenten die de Inschrijver dient te overleggen

Algemeen Aanbiedingsbrief

Format Aanbiedingsbrief: - Aangeven op welk perceel of op welke percelen wordt ingeschreven - Naam en contactgegevens contactpersoon Inschrijver - Inzet / gebruik van ‘derde’ (indien van toepassing) en toelichting werkverdeling indien van toepassing - Samenwerkingsverband en werkverdeling (indien van toepassing) Aanbiedingsbrief rechtsgeldig ondertekenen en bijvoegen (bij samenwerkingsverband door penvoerder namens het samenwerkingsverband)

Pdf

Eigen Verklaring

Eigen verklaring invullen, rechtsgeldig ondertekenen en bijvoegen

Pdf

Beroeps- en technische bekwaamheid

Bijlage - Format Kerncompetenties invullen, en bijvoegen

Pdf

Kwaliteit

Onderdeel 1 t/m 6. Afzonderlijk per onderdeel de uitwerking bijvoegen

Pdf

Prijs

Format Prijzenblad Perceel 1: Kantoorpost invullen en bijvoegen

Excel

Perceel 1: Kantoorpost

Gunningscriteria

Perceel 2: Bulk- en partijenpost Eigen Verklaring

Eigen verklaring invullen, rechtsgeldig ondertekenen en bijvoegen

Pdf

Beroeps- en technische bekwaamheid

Bijlage - Format Kerncompetenties invullen, en bijvoegen

Pdf

Gunningscriteria

37


Kwaliteit

Onderdeel 1 t/m 6. Afzonderlijk per onderdeel de uitwerking bijvoegen

Pdf

Prijs

Format Prijzenblad Perceel 2: Bulken partijenpost invullen en bijvoegen

Excel

38

Aanbestedingsleidraad Europese openbare Aanbesteding EA Postverzending

Recommend Documents