Aanbestedingsleidraad SER.15186 Europese openbare aanbesteding ICT Hard- en Software
Gemeente Sittard-Geleen © 2015 Unit InkoopServices Postbus 18 6130 AA Sittard Definitief; 08-12—2016
© SSC Zuid Limburg
Pagina 1 van 27
Inhoudsopgave 1
2
3
Inleiding 1.1
Algemeen
4
1.2
Deelnemende organisaties
4
1.3
Aard, omvang en duur van de overeenkomst
4
1.4
Doel van de aanbesteding
4
1.5
Overeenkomsten
6
1.6
Gegevens aanbestedende dienst
7
Procedure, planning en inschrijving
7
2.1
Procedure
7
2.2
Planning
7
2.3
Publicatiemedium en digitale documenten
7
2.4
Inlichtingen
8
2.5
Informatie over verplichtingen inschrijvers
8
2.6
Indiening van de inschrijving
8
2.7
Inschrijven
9
Geschiktheid en gunningsprocedure
5
10
3.1
Algemeen
10
3.2
Uitsluitingsgronden
10
3.3 Geschiktheidseisen 3.3.1 Technische bekwaamheid 3.3.2 Duurzaamheid 4
4
Gunningscriteria en beoordeling inschrijvingen
11 11 12 12
4.1 Gunningscriteria 4.1.1 Prijs 4.1.2 Kwaliteit
12 13 13
4.2
Beoordelingen en terugkoppelingen
20
4.3
Logistiek proces en administratieve aspecten
21
Algemene juridische / administratieve aspecten
21
5.1
Aanbesteding
21
5.2
Inschrijvingsvoorwaarden
21
5.3
Beoordeling en gunning
21
5.4
Niet gunnen
21
5.5
Gelijke stand
22
5.6
Rechtsbescherming
22
5.7
Klachtenregeling
22
5.8
Opmerkingen op aanbestedingsdocument
22
5.9
Geheimhouding
22
5.10
Toepasselijkheid voorwaarden
© SSC Zuid Limburg
22
Pagina 2 van 27
6
5.11
Verbod manipulatief inschrijven
23
5.12
Eisenoverzicht
23
Bijlagen
23
6.1
Eigen verklaring, als separate bijlage toegevoegd
23
6.2
Logistieke en administratieve aspecten
23
6.3
Inschrijfstaat, als Excel document separaat toegevoegd
23
6.4
Inschrijfformulier vanuit holding
23
6.5
Algemene inkoopvoorwaarden, worden op verzoek direct beschikbaar gesteld
23
6.6
In 6 stappen naar TenderNed, dit document is separaat bijgevoegd
23
6.7
Referentieformulier
23
Leeswijzer Voorliggend document is de Offerteaanvraag voor de Shared Service Centre Zuid-Limburg aanbesteding ICT hard- en software voor de periode en volgens planning, zoals vermeld in deze Offerteaanvraag met bijbehorende Bijlagen en Appendices. Hoofdstuk 1: inleiding; beschrijft de achtergrondinformatie over de betreffende deelnemers, doel en achtergrond van de aanbesteding en de inhoud van de opdracht op hoofdlijnen. Hoofdstuk 2:. geeft de procedurele aspecten alsook de inschrijvingsvoorwaarden die gelden voor de aanbesteding. Hoofdstuk 3: beschrijft de vormvoorschriften voor het indienen van een Offerte, de uitsluitingsgronden en de geschiktheidseisen waaraan Inschrijver moet voldoen en de informatie die Inschrijver in dat verband in hun Offerte dienen op te leveren om te beoordelen of hieraan wordt voldaan. Hoofdstuk 4: beschrijft welke gunningscriteria worden gebruikt en op welke wijze de inschrijvingen beoordeeld worden. Hoofdstuk 5: beschrijft de algemene juridische en administratieve aspecten Hoofdstuk 6: beschrijft het programma van eisen, die aan de gevraagde dienstverlening worden gesteld en de informatie die Inschrijver in dit verband in zijn Offerte dient aan te leveren om te beoordelen of hieraan is voldaan. Hoofdstuk 7: beschrijft de bijlagen die behoren bij deze aanbesteding.
© Niets uit onderhavig document mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Aanbestedende Dienst.
© SSC Zuid Limburg
Pagina 3 van 27
1 Inleiding 1.1
Algemeen
Voor u ligt het aanbestedingsdocument “raamovereenkomst Hard- en software”. In dit aanbestedingsdocument staan, naast de omschrijving van de uit te voeren opdracht, ook de procedure beschreven aan de hand waarvan de aanbesteding wordt uitgevoerd en aan welke voorwaarden de inschrijvers en inschrijvingen moeten voldoen. De aanbestedende dienst, gemeente Sittard-Geleen fungeert als penvoerder, heeft ervoor gekozen om een Europese aanbesteding te doorlopen volgens de openbare procedure om op deze wijze te komen tot een raamovereenkomst in diverse percelen voor de levering van hard- en software en uitvoering van bijkomend ondersteuning en support. 1.2
Deelnemende organisaties
Onderstaande organisaties zijn deelnemers aan deze aanbesteding. De aanbesteding heeft primair betrekking op de 3 Shared Service Center (SSC) deelnemers & provincie Limburg en secundair (optioneel) op de overige deelnemende Zuid-Limburgse gemeenten.
Gemeente Sittard-Geleen Heerlen Maastricht Provincie Limburg
SSC Deelnemer X penvoerder X X X
Beek Eijsden Margraten Gulpen Wittem Schinnen Stein Brunssum Kerkrade Landgraaf Onderbanken Voerendaal
Deelnemer regiogemeente (optioneel)
X X X X X Deze gemeenten zijn indirect deelnemer door hun samenwerking met gemeente Heerlen binnen Parkstad IT (PIT)
Meer informatie over de deelnemers kunt u vinden op de betreffende websites; www.Sittard-Geleen.nl www.heerlen.nl www.maastricht.nl www.limburg.nl 1.3
Aard, omvang en duur van de overeenkomst
De aanbestedende dienst zoekt in deze aanbesteding de balans tussen functionaliteit, kosten en duurzaamheid en verwacht van de te selecteren leveranciers dat deze proactief meedenken en – werken aan de invulling hiervan. 1.4
Doel van de aanbesteding
Het doel van de opdrachtgever is om voor percelen 1 t/m 6 maximaal 3 (drie) leveranciers te contracteren en voor perceel 7 één leverancier, die het beste voldoen aan het gestelde in dit aanbestedingsdocument en de daarbij behorende bijlagen. Met deze leveranciers wordt een raamovereenkomst aangegaan. Per deelnemende organisatie (zie tabel boven) zullen separate raamovereenkomsten (1.5) worden afgesloten met deze leveranciers.
© SSC Zuid Limburg
Pagina 4 van 27
Voor het onderdeel leveringen en diensten van de Opdracht is op bijlage 3 ‘Inschrijfformulier’ een overzicht per perceel opgesteld met het voor dat perceel geldende kernassortiment. Onder kernassortiment wordt verstaan: een lijst met representatieve producten en bijhorende diensten welke door de deelnemers zijn opgegeven. De per perceel aangegeven bedragen hebben betrekking op de te verwachten jaaromzet per perceel voor alle deelnemers. M.b.t. de kleinere regiogemeenten geldt, dat deze niet op alle percelen participeren. Genoemde opgave van de verwachte jaaromzet is slechts indicatief, hieraan kunnen geen rechten worden ontleend. Het assortiment alsook de aantallen zijn bedoeld om inzicht te krijgen in de marktconforme prijsstelling van de leverancier alsook om het prijsverschil (als gunningscriterium) tussen verschillende aanbieders te kunnen vaststellen. Aan de Opdrachtnemers wordt geen omzet gegarandeerd. De aantallen die uiteindelijk besteld gaan worden, zijn mede afhankelijk van de ontwikkeling van de organisaties en de technische ontwikkelingen. Samenvoeging De aanbestedende dienst heeft de opdracht bewust samengevoegd. Het betreft hier weliswaar verschillende markten, maar het accent ligt op hardware met bijbehorend support/onderhoud. De reden voor de samenvoeging is gelegen in het feit, dat men in de regio streeft naar één uniforme werk- en beheerwijze waardoor vraag en beheer (efficiënter) op elkaar kunnen worden afgestemd. Daarnaast wordt gestreefd naar het behalen van een bedrijfseconomisch optimaal resultaat waarbij het plaatsen van volume in de markt een wezenlijke rol speelt. Percelen De opdracht is hierbij verdeeld in meerdere percelen voor hardware, één perceel voor software en een perceel voor algemene support/advies. Deze verdeling in percelen heeft een positief effect op de inschrijvingsmogelijkheden voor andere (kleinere) marktpartijen: de omvang van de percelen is namelijk dusdanig dat zowel kleine, middelgrote of grote leveranciers in staat zijn deze opdrachten uit te voeren binnen hun normale bedrijfsvoering waardoor de opdracht geen beperking vormt voor het MKB. De opdracht wordt onderverdeeld in de volgende percelen: (incl. bijhorend onderhoud en support):
-
Perceel 1 Netwerk Perceel 2 Storage en back-up Perceel 3 Serverpark Perceel 4 Vaste werkplekken Perceel 5 Mobile Devices Perceel 6 Software Perceel 7 Algemene support en advies
1. Perceel Netwerk Onder Netwerk apparatuur wordt verstaan: routers, netwerkswitches, spam en virus firewalls, Dynamic Name Server (DNS), access points en aanverwante systemen.
© SSC Zuid Limburg
Pagina 5 van 27
2. Perceel Storage en back-up: Onder Opslagapparatuur (storage) wordt verstaan: Storage Area Networks (SAN) en Networks Attached Storage (NAS) en bijhorende software backup systemen. Maar ook een (virtuele) tape library of een Fibre Channel netwerk maken deel uit van een storage omgeving. 3. Perceel Serverpark: Onder Server apparatuur wordt verstaan: rackservers en bladeservers. 4. Perceel Vaste werkplekken: Onder vaste werkplekapparatuur wordt verstaan: Desktops, Thin Clients, monitoren, aanverwante randapparatuur (muis, toetsenbord, multifunctionals, beamers) en accessoires. 5. Perceel Mobile Devices: Onder mobile devices wordt verstaan: laptops, tablets, voip toestellen, smartphones, aanverwante randapparatuur (docking) en accessoires. 6. Perceel Software: Onder software wordt verstaan: Werkplek software, Server software, Back-up software, Communicatie software, Virtualisatie software, Beveiliging software, infrastructuur gerelateerde software en beheersoftware automatisering. 7. Perceel Algemene support & advies: Onder algemene support en advies wordt verstaan: een gespecialiseerd bedrijf waar een samenwerking mee kan worden aangegaan. Het bedrijf dient de bestaande omgevingen te kunnen onderhouden (inclusief support bij storingen) en heeft een adviserende rol bij toekomstige ontwikkelingen. De raamovereenkomst wordt aangegaan voor een periode van minimaal 4 jaar en vervolgens 2 maal een optionele verlenging van één jaar (totaal maximaal 6 jaar). De voorgenomen ingangsdatum van de overeenkomst is 1 mei 2016. 1.5
Overeenkomsten
Voor de percelen 1 t/m 6 zal er met de drie (3) best scorende inschrijvers (op het totaal van prijs / kwaliteit) een raamovereenkomst worden aangegaan. Voor perceel 7 zal er met een (1) leverancier een overeenkomst worden aangegaan. Binnen deze raamovereenkomst zal er voor de percelen 1 t/m/ 6 per individuele afroep / bestelling een minicompetitie (offertevraag) tussen de 3 gecontracteerde partijen plaatsvinden, waarna de best scorende partij binnen deze offertevraag de opdracht verkrijgt voor de betreffende afroep / bestelling. Uitzondering hierop vormen de kleinere afroepen / bestellingen waarbij – naar het oordeel van de opdrachtgever – de administratieve lasten in verhouding tot de betreffende opdrachtwaarde disproportioneel worden geacht. In dat geval zal de afroep / bestelling direct “uit de hand” gegund worden aan de zgn. “preferred supplier” (voorkeursleverancier). In dat geval vindt dus geen minicompetitie plaats. De “preferred supplier” is die leverancier, die voor het betreffende perceel als economisch méést voordelige inschrijver (EMVI) is gekwalificeerd.
© SSC Zuid Limburg
Pagina 6 van 27
Gegevens aanbestedende dienst Contactgegevens Contactadres Gemeente Sittard-Geleen De heer Jo Kentgens Postbus 18 6130 AA Sittard
Bezoekadres Gemeente Sittard-Geleen Walramstraat 9 – 19a 6131 BK Sittard
[email protected]
2 Procedure, planning en inschrijving 2.1
Procedure
Voor deze aanbesteding wordt een openbare Europese procedure gevolgd. De aanbestedingsprocedure vindt plaats met inachtneming van de Aanbestedingswet 2012 (1 november 2012, Staatsblad 2012, 542). Deze wet ziet toe op een hernieuwde implementatie van de Europese Richtlijnen 2004/17/EG en 2004/18/EG alsmede de Rechtsbeschermingsrichtlijnen (2007/66/EG), ter bevordering van de uitvoerbaarheid, handhaafbaarheid en naleving van het aanbestedingsrecht. 2.2 Planning Activiteit Publicatie aanbesteding Mogelijkheid voor het stellen van vragen Geplande publicatie nota van inlichtingen Uiterste datum voor het indienen van een inschrijving Geplande datum verzending gunningsbesluit Geplande datum ondertekenen overeenkomst Start uitvoering overeenkomst
Datum 11–12–2015 6–01–2016 15–01–2016 19–02-2016 25–02–2016 17–03–2016 1–05–2016
Tijd
14:00 uur
Bovengenoemde data & tijdstippen zijn indicatief waaraan geen rechten kunnen worden ontleend.
2.3
Publicatiemedium en digitale documenten
Deze aanbesteding zal geheel digitaal plaatsvinden met gebruik van het aanbestedingsplatform TenderNed. Dit betekent dat: 1. de aanbestedingsdocumenten via TenderNed ter beschikking worden gesteld; 2. ondernemers via TenderNed nadere inlichtingen kunnen inwinnen; 3. ondernemers via TenderNed hun aanbieding moeten indienen; 4. de correspondentie ten aanzien van de gunning van de opdracht via TenderNed plaats zal vinden. Om deel te kunnen nemen aan de digitale aanbesteding met behulp van TenderNed dient u een bedrijfsprofiel aan te maken. Indien u hier vragen over heeft verwijzen wij u naar de servicedesk van TenderNed: 0800-8363376 of
[email protected]. Een instructie met betrekking tot digitaal aanbesteden voor ondernemers treft u aan als bijlage 6 bij dit aanbestedingsdocument.
© SSC Zuid Limburg
Pagina 7 van 27
De aanbestedingsdocumenten worden alle digitaal via TenderNed ter beschikking gesteld. Wanneer er wordt gevraagd een digitale bijlage in te vullen, wordt het betreffende document door de aanbestedende dienst in Word of Excel aangeleverd. De inschrijvers zijn verplicht deze documenten te gebruiken. Het is niet toegestaan om zonder toestemming van de aanbestedende dienst wijzigingen in deze bijlagen aan te brengen. 2.4 Inlichtingen Alle inschrijvers hebben de mogelijkheid om vragen te stellen. Vragen en/of opmerkingen kunnen alleen middels de TenderNed “vragen en antwoorden” module worden ingediend bij de aanbestedende dienst. Wanneer u gebruik maakt van de mogelijkheid tot het stellen van vragen, geef dan per vraag aan op welk document, paragraafnummer, paginanummer dan wel bijlage de betreffende vraag betrekking heeft. Alleen vragen die uiterlijk 6 januari via TenderNed zijn ingediend worden meegenomen in de nota van inlichtingen. De aanbestedende dienst wil deze nota uiterlijk 15 januari publiceren op TenderNed. 2.5 Informatie over verplichtingen inschrijvers Voor informatie over de verplichtingen ten aanzien van de bepalingen inzake belastingen, milieubescherming, arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden, die gelden in Nederland en die gedurende de looptijd van deze overeenkomst van toepassing zijn, wordt u verwezen naar: • Belastingen: de Belastingdienst, www.belastingdienst.nl • Milieubescherming: Ministerie van Infrastructuur en Milieu, www.rijksoverheid.nl/ministeries/ienm • Arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden: Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, www.rijksoverheid.nl/ministeries/szw Van de inschrijvers wordt verwacht dat zij zich op de hoogte hebben gesteld van bovengenoemde bepalingen en dat zij rekening houden met de verplichtingen uit hoofde van de bepalingen inzake de arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden die gelden op de plaats waar de opdracht wordt uitgevoerd. 2.6 Indiening van de inschrijving De inschrijving wordt digitaal ingediend via TenderNed. De inschrijver draagt er zorg voor dat verklaringen, bijlagen en overige onderdelen van de inschrijving op de juiste plaats in TenderNed worden ge-upload. De digitale documenten worden in een algemeen toegankelijk format (bij voorkeur een open standaard) ingediend. De digitale documenten worden, daar waar dit wordt gevraagd, ondertekend door een daartoe bevoegd persoon. Op deze documenten moet de handtekening duidelijk zichtbaar zijn. Uw digitale inschrijving is uiterlijk 19 februari 14:00 uur via TenderNed ingediend. De inschrijving zal door TenderNed in een digitale kluis worden bewaard. De digitale kluis wordt op 19 februari 14:00 uur vrijgegeven aan de aanbestedende dienst. Inschrijvingen kunnen na het aanbestedingstijdstip niet meer via TenderNed worden aangeboden. Een andere wijze van indienen dan digitaal via TenderNed is niet toegestaan. Inschrijvingen die op een andere wijze worden ingediend worden ongeldig verklaard en niet in behandeling genomen.
© SSC Zuid Limburg
Pagina 8 van 27
Uw inschrijving is pas definitief op het moment dat de SMS-transactiecode is ingevoerd en verstuurd via het systeem TenderNed en TenderNed deze SMS code heeft verwerkt. Inschrijver dient rekening te houden met de verwerkingstijd. De aanbestedende dienst kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de performance van TenderNed. Eventuele technische vragen over (het functioneren van) het systeem dient u rechtstreeks te stellen bij TenderNed, zie www.TenderNed.nl. Het risico van systeem- en internetstoringen ligt geheel bij de inschrijver. Bij storingen dient inschrijver zelf contact op te nemen met TenderNed Inschrijvers hebben de mogelijkheid om de inschrijving in te trekken tot het moment van aanbesteding. Uw inschrijving voldoet aan hetgeen door de aanbesteden dienst wordt gevraagd. Uw inschrijving bevat voor deze fase (1) de volgende documenten: Bij inschrijving in te dienen documenten Ingevulde en ondertekende Eigen Verklaring, deze EV is als bijlage 1 toegevoegd, dient ingevuld, rechtsgeldig ondertekend en bij uw inschrijving te worden gevoegd. Uittreksel handelsregister KvK, uittreksel mag niet ouder zijn dan 6 maanden gerekend vanaf de inschrijfdatum Inschrijfstaat (bijlage 3) dit dient per perceel waarvoor u inschrijft ingevuld, rechtsgeldig ondertekend en bij uw inschrijving te worden gevoegd. 2.7 Inschrijven Een inschrijver kan inschrijven als natuurlijk of rechtspersoon of een combinatie van natuurlijke en/of rechtspersonen. Daarnaast is het toegestaan om in te schrijven met onderaannemers en kan er beroep worden gedaan op de technische bekwaamheid of financiële- en economische draagkracht van deze onderaannemers. Dit alles wordt door de inschrijvers aangegeven in de Eigen Verklaring. Algemene eisen Een natuurlijk persoon of rechtspersoon kan per perceel slechts eenmaal, al dan niet in combinatie met andere natuurlijke personen of rechtspersonen, inschrijven. Het is niet toegestaan om binnen een perceel met meerdere ondernemingen binnen dezelfde holdingof moederbedrijf in te schrijven. Zelfstandig inschrijven Een inschrijver kan zelfstandig inschrijven. In dit geval gelden er naast de hierboven beschreven algemene eisen geen andere bepalingen. Inschrijven in combinatie In het geval van inschrijving in combinatie gelden de volgende bepalingen: • De combinatie geeft duidelijk aan welke werkzaamheden door welke leden van de combinatie worden uitgevoerd. Daarnaast moet blijken wie binnen de combinatie het aanspreekpunt (penvoerder) voor de aanbestedende dienst is. • Indien de overeenkomst aan de combinatie zal worden gegund zijn alle combinanten hoofdelijk aansprakelijk. Het vormen van nieuwe combinaties of het wijzigen in bestaande combinaties is na inschrijving niet meer mogelijk.
© SSC Zuid Limburg
Pagina 9 van 27
Inschrijving met onderaanneming Wanneer er wordt ingeschreven met een onderaannemer waarbij de inschrijver een beroep doet op de technische bekwaamheid en/of de financieel economische draagkracht van de onderaannemer gelden de volgende bepalingen: • Bij inschrijving wordt op de Eigen Verklaring vermeld op welke onderaannemers of derden een beroep wordt gedaan. • Wanneer de opdrachtgever het voornemen heeft de opdracht aan deze inschrijver te gunnen moet de inschrijver aantonen dat hij tijdens de uitvoering van de werkzaamheden ook daadwerkelijk kan beschikken over de onderaannemer en zijn middelen. Inschrijven vanuit een holding Wanneer er wordt ingeschreven vanuit een holding mag geen ander bedrijf uit diezelfde holding (of de holding zelf) inschrijven. Wanneer de jaarrekening van de inschrijver geconsolideerd is moet de holding zich volledig en onvoorwaardelijk garant stellen voor de nakoming van de verplichtingen die uit de af te sluiten overeenkomst voortvloeien. Van de inschrijvers met de economisch meest voordelige inschrijving wordt (indien aanwezig) gevraagd de verklaring die als bijlage 4 bij dit aanbestedingsdocument is gevoegd door de holdingmaatschappij in te laten vullen en te laten ondertekenen.
3 Geschiktheid en gunningsprocedure 3.1 Algemeen Om in aanmerking te kunnen komen voor de gunning van de overeenkomst voldoet u aan het gestelde in dit aanbestedingsdocument en zijn er geen uitsluitingsgronden op u van toepassing. Daarnaast moet u voldoen aan de gestelde geschiktheidseisen. Vervolgens wordt uw inschrijving beoordeeld op prijs en kwalitatieve criteria. In deze aanbesteding wordt een eigen verklaring (EV) gevraagd. In deze eigen verklaring geeft de inschrijver aan te voldoen aan het gestelde in paragraaf 3.2 en 3.3. De eigen verklaring en de inschrijving wordt ondertekend door een persoon die de onderneming rechtsgeldig vertegenwoordigt, dit moet blijken uit de kopie van het uittreksel uit het beroeps- of handelsregister, dat op bij de inschrijving moet worden overlegd. Wanneer de onderneming niet verplicht is ingeschreven te staan bij het beroeps- of handelsregister of dat uit het uittreksel niet blijkt wie de onderneming vertegenwoordigt, overlegd de inschrijver een verklaring of volmacht waaruit blijkt wie de onderneming bij inschrijving vertegenwoordigt. 3.2 Uitsluitingsgronden Er zijn voor u geen uitsluitingsgronden als bedoeld in lid 2 en 3 van de Eigen Verklaring van toepassing. In deze eigen verklaring zijn enkel de uitsluitingsgronden aangegeven die door de aanbestedende dienst relevant worden gezien voor de uitvoering van deze opdracht. Van de 3 inschrijvers per perceel met de economisch meest voordelige inschrijving wordt in deze fase (2) gevraagd de volgende documenten binnen 10 dagen na het verzoek als bewijsstuk te overleggen:
© SSC Zuid Limburg
Pagina 10 van 27
-
-
Gedragsverklaring aanbesteden (GVA) zoals bedoeld in artikel 4.1 van de Aanbestedingswet 2012, die op het tijdstip van het indienen van het verzoek tot deelneming of de inschrijving niet ouder is dan twee jaar. Verklaring van de belastingdienst, die op het tijdstip van het indienen van de inschrijving, niet ouder is dan zes maanden; Bewijs van beroepsaansprakelijkheidsverzekering;
3.3 Geschiktheidseisen Wanneer u kunt verklaren dat er geen uitsluitingsgronden op uw onderneming van toepassing zijn, wordt door middel van de geschiktheidseisen onderzocht of uw onderneming geschikt is om de overeenkomst uit te voeren. Dit wordt getoetst op basis van het onderdeel Technische bekwaamheid. In onderstaande paragraaf is bovengenoemde criteria verder uitgewerkt en staat beschreven hoe u aan kunt tonen geschikt te zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden. 3.3.1 Technische bekwaamheid Uw onderneming beschikt over voldoende technische kennis en kunde om de overeenkomst uit te kunnen voeren. Dit verklaart u in eerste instantie door het invullen en ondertekenen van de uniforme eigen verklaring. Bij uw inschrijving dient u verder aan de volgende minimumeis te voldoen: Minimumeis: Uit de referenties moet blijken dat de inschrijver in de laatste twee jaar, voorafgaand aan de aanbestedingsdatum, met goed resultaat twee soortgelijke opdrachten heeft uitgevoerd en opgeleverd die in omvang overeenkomen met het betreffende perceel waarvoor wordt ingeschreven. Voor de referenties gelden de volgende voorwaarden: • U dient gebruik te maken van het model opgave referenties in bijlage 7; • De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om zonder tussenkomst en/of toestemming van de inschrijver contact op te nemen met een of meer referenties; • Een referentie mag slechts één keer gebruikt worden; • De referenties tonen aan, dat door de inschrijver voor dat perceel soortgelijke opdrachten zijn uitgevoerd en opgeleverd bij een vergelijkbare gemeentelijke of provinciale organisatie (uitgaande van minimaal 400 FTE en 500 vaste werkplekken); Bewijsstuk: De inschrijver dient een opgave conform het in bijlage 7 opgenomen model te overleggen waaruit blijkt dat de inschrijver per opgegeven referentieproject voldoet aan de minimumeis. A-merken Door op deze aanbesteding in te schrijven, en ondertekening Eigen Verklaring, garandeert uw onderneming in staat te zijn om alle A-merken, welke zijn opgenomen in het overzicht ‘prijzenblad kernassortiment’ tabblad A-merken, over de periode van 6 jaren (maximale duur overeenkomst) te kunnen leveren incl. het daarbij noodzakelijke onderhoud en support.
© SSC Zuid Limburg
Pagina 11 van 27
3.3.2
Duurzaamheid
Doelstelling en beleid van alle deelnemers is 100% duurzaam inkopen. De bestellende deelnemers conformeren zich minimaal aan de door het Agentschap opgestelde minimumeisen ten aanzien van de geschiktheidseisen en gunningscriteria. T.a.v. deze aanbesteding heeft het Agentschap wel minimum geschiktheidseisen gesteld. Zie duurzaamheidscriteria PIANOo (bijlagen) • Perceel 1 t/m 5: toepassen minimumeisen 1 t/m 10 van de milieucriteria van Hardware. • Perceel 4: toepassen minimumeisen 1 t/m 10 van de milieucriteria van Reproductieapparatuur. • Afvoer data-apparatuur; Inschrijver garandeert dat data-apparatuur en gerelateerde componenten op een gecertificeerde en verantwoorde wijze worden afgevoerd en vernietigd. Door ondertekening van de Eigen Verklaring onderschrijft inschrijver akkoord te gaan met en uitvoering te geven aan het gestelde in bovenstaande duurzaamheidscriteria.
4 Gunningscriteria en beoordeling inschrijvingen Voor deze aanbesteding is een inkoopteam samengesteld. Dit team bestaat uit een vertegenwoordiging vanuit de SSC-deelnemende organisaties. Voor deze aanbesteding is het niet toegestaan om contact op te nemen met andere medewerkers van de deelnemende organisaties dan de contactpersoon vermeld in paragraaf 1.6. Alle correspondentie aan de aanbestedende dienst met betrekking tot deze aanbesteding, waaronder vragen over de inhoud van dit aanbestedingsdocument, worden uitsluitend via de “vragen en antwoorden” module van TenderNed gesteld. 4.1 Gunningscriteria Nadat er uit de inschrijving is gebleken dat er geen uitsluitingsgronden van toepassing zijn, de inschrijver voldoet aan de gestelde geschiktheidseisen en hetgeen is opgenomen in dit aanbestedingsdocument zal de inschrijving verder beoordeeld worden. De beoordeling vindt plaats op basis van het gunningscriterium ‘economisch meest voordelige inschrijving’ (EMVI). Voor elk (sub)gunningscriterium worden per perceel punten toegekend. Het aantal punten weegt voor het aangegeven percentage mee in de totaalscore. Kwalitatieve weging is perceelafhankelijk. Criterium Prijs
Kwaliteit *
max. 30%
max. 70%
Wegings percentage 30 %
Subcriterium Totaalprijs perceel c.f. inschrijfstaat Kwl-1 Mate van kennis en kunde
XX%
Kwl-2 Leverbetrouwbaarheid
XX %
Kwl-3 MVO (m.n. social return)
XX % TOTAAL
© SSC Zuid Limburg
100%
Pagina 12 van 27
4.1.1 Prijs De vaststelling van het subgunningscriterium prijs vindt per perceel plaats op basis van het door inschrijver ingevulde inschrijfstaat. Zie hiervoor bijlage 3. Inschrijver vult de velden prijs in het beschikbaar gestelde Excel document volledig in. Het totaalbedrag is bindend voor het inschrijfbedrag voor dat perceel. Inschrijver dient het prijsblad in PDF aanleveren. Aanbestedende dienst gebruikt bij de beoordeling alleen het door de Inschrijver ingediende pdf-prijsblad. In het geval de Inschrijving is voorzien van een ander (eigen) prijsblad in schriftelijke dan wel digitale vorm dan wel een gewijzigd prijzenblad, zal de Offerte terzijde worden gelegd. De in het prijsblad vermelde (kernassortiment) aantallen zijn gebaseerd op werkelijke doch historische aantallen. De werkelijke situatie kan afwijken van de in deze Offerteaanvraag met bijbehorende bijlagen genoemde gegevens. Opdrachtnemer kan hier geen rechten aan ontlenen. De in het kernassortiment vermelde bedragen per perceel is een totaal per jaar van alle deelnemers voor dat betreffende perceel. Vaststelling prijs Voor het criterium prijs is per perceel maximaal 30 punten en minimaal is 0 punten te behalen. De Inschrijver met de laagste prijs krijgt het maximaal aantal te behalen punten. Minimaal kan 0 punten worden gescoord. De prijs van de overige Inschrijvers wordt verrekend met behulp van onderstaande prijsvergelijkingsformule. De prijs wordt per perceel beoordeeld op basis van het ingevulde inschrijfbiljet. Van alle inschrijvers per perceel wordt een gemiddelde inschrijfsom berekend. Dit gemiddelde wordt gesteld op een score 6,0. Afwijkingen van 1% ten opzichte van dit gemiddelde leiden tot een bijtelling of aftrek van 0,1 punt.
4.1.2
Kwaliteit
De kwalitatieve criteria van de betreffende 7 percelen zijn op de volgende pagina’s weergegeven. Perceel 1 Netwerk (incl. bijhorend onderhoud en support): Onder Netwerk apparatuur wordt verstaan: levering van routers, netwerkswitches, spam en virus firewalls, Dynamic Name Server (DNS), access points en aanverwante systemen. Voor de onderdelen kwaliteit is onderstaande overzicht van belang: Subcriterium voor perceel 1 NETWERK Wegings percentage Kwl-1 Mate van kennis en kunde 40 % Kwl-2 Leverbetrouwbaarheid
20 %
Kwl-3 MVO (m.n. social return)
10 %
Totaalscore voor dit perceel
70%
© SSC Zuid Limburg
Pagina 13 van 27
Beoordeling: De inschrijver wordt beoordeeld op een schaal van 0 tot 10 punten. Hierbij wordt de onderverdeling toegepast zoals weergegeven in paragraaf 4.2 beoordeling en terugkoppelingen. De offerte van een inschrijver die voor het betreffende perceel 0 (nul) punten scoort wordt ter zijde gelegd. Overige inschrijvingen worden gewaardeerd met de gemiddelde waardering van de scores van het beoordelingsteam. Kwl-1 Mate van kennis en kunde: Voor de mate van kennis en kunde wenst opdrachtgever geïnformeerd te worden op twee criteria t.w. • Partnerstatus; het aantal en de gradering van beschikbaar, geldende certificaten (partnerstatus). • Aantal gekwalificeerde medewerkers; aantal en opleiding (CV) van beschikbare adviseurs). Kwl-2 Leverbetrouwbaarheid; Opdrachtgever wenst inzicht te verkrijgen in: - de snelheid van leveren van de bestelde goederen, dit graag toelichten op max. 1 A4 enkelzijdig - reparatie en garantie, dit graag toelichten op max. 1 A4 enkelzijdig Kwl-3 MVO (m.n. social return) Inschrijver wordt uitgenodigd om de betrokkenheid en bij de betreffende deelnemers haar maatschappelijke ambities tot uitdrukking te brengen. De inschrijver dient beknopt, max. 1 A4 enkelzijdig, aan te leveren, hoe hij Social Return beleidsmatig en in de uitvoering daarvan heeft vormgegeven in zijn eigen bedrijfsvoering, met daarbij een overzicht van het aantal functies en het soort van Social Return.
Perceel 2 Storage en back-up (incl. bijhorend onderhoud en support): Onder Opslagapparatuur (storage) wordt verstaan: Storage Area Networks (SAN) en Networks Attached Storage (NAS) en bijhorende software backup systemen. Maar ook een (virtuele) tape library of een Fibre Channel netwerk maken deel uit van een storage omgeving. Voor de onderdelen kwaliteit is onderstaande overzicht van belang: Subcriterium voor perceel 2 Storage en back-up Wegings percentage Kwl-1 Mate van kennis en kunde 50 % Kwl-2 Leverbetrouwbaarheid
10 %
Kwl-3 MVO (m.n. social return)
10 %
Totaalscore voor dit perceel
70%
© SSC Zuid Limburg
Pagina 14 van 27
Beoordeling: De inschrijver wordt beoordeeld op een schaal van 0 tot 10 punten. Hierbij wordt de onderverdeling toegepast zoals weergegeven in paragraaf 4.2 beoordeling en terugkoppelingen. De offerte van een inschrijver die voor het betreffende perceel 0 (nul) punten scoort wordt ter zijde gelegd. Overige inschrijvingen worden gewaardeerd met de gemiddelde waardering van de scores van het beoordelingsteam. Kwl-1 Mate van kennis en kunde: Voor de mate van kennis en kunde wenst opdrachtgever geïnformeerd te worden op twee criteria t.w. • Partnerstatus; het aantal en de gradering van beschikbaar, geldende certificaten (partnerstatus). • Aantal gekwalificeerde medewerkers; aantal en opleiding (CV) van beschikbare adviseurs). Kwl-2 Leverbetrouwbaarheid; Opdrachtgever wenst inzicht te verkrijgen in - de snelheid van leveren van de bestelde goederen, dit graag toelichten op max. 1 A4 enkelzijdig - reparatie en garantie, dit graag toelichten op max. 1 A4 enkelzijdig Kwl-3 MVO (m.n. social return) Inschrijver wordt uitgenodigd om de betrokkenheid en bij de betreffende deelnemers haar maatschappelijke ambities tot uitdrukking te brengen. De inschrijver dient beknopt, max. 1 A4 enkelzijdig, aan te leveren, hoe hij Social Return beleidsmatig en in de uitvoering daarvan heeft vormgegeven in zijn eigen bedrijfsvoering, met daarbij een overzicht van het aantal functies en het soort van Social Return.
Perceel 3 Serverpark (incl. bijhorend onderhoud en support): Onder Server apparatuur wordt verstaan: rackservers en bladeservers. Voor de onderdelen kwaliteit is onderstaande overzicht van belang: Subcriterium voor perceel 3 Serverpark Wegings percentage Kwl-1 Mate van kennis en kunde 50 % Kwl-2 Leverbetrouwbaarheid
10 %
Kwl-3 MVO (m.n. social return)
10 %
Totaalscore voor dit perceel
70%
Beoordeling: De inschrijver wordt beoordeeld op een schaal van 0 tot 10 punten. Hierbij wordt de onderverdeling toegepast zoals weergegeven in paragraaf 4.2 beoordeling en terugkoppelingen. De offerte van een inschrijver die voor het betreffende perceel 0 (nul)
© SSC Zuid Limburg
Pagina 15 van 27
punten scoort wordt ter zijde gelegd. Overige inschrijvingen worden gewaardeerd met de gemiddelde waardering van de scores van het beoordelingsteam. Kwl-1 Mate van kennis en kunde: Voor de mate van kennis en kunde wenst opdrachtgever geïnformeerd te worden op twee criteria t.w. • Partnerstatus; het aantal en de gradering van beschikbaar, geldende certificaten (partnerstatus). • Aantal gekwalificeerde medewerkers; aantal en opleiding (CV) van beschikbare adviseurs). Kwl-2 Leverbetrouwbaarheid; Opdrachtgever wenst inzicht te verkrijgen in - de snelheid van leveren van de bestelde goederen, dit graag toelichten op max. 1 A4 enkelzijdig - reparatie en garantie, dit graag toelichten op max. 1 A4 enkelzijdig Kwl-3 MVO (m.n. social return) Inschrijver wordt uitgenodigd om de betrokkenheid en bij de betreffende deelnemers haar maatschappelijke ambities tot uitdrukking te brengen. De inschrijver dient beknopt, max. 1 A4 enkelzijdig, aan te leveren, hoe hij Social Return beleidsmatig en in de uitvoering daarvan heeft vormgegeven in zijn eigen bedrijfsvoering, met daarbij een overzicht van het aantal functies en het soort van Social Return.
Perceel 4 Vaste werkplekken (incl. bijhorend onderhoud en support): Onder vaste werkplekapparatuur wordt verstaan: Desktops, Thin Clients, monitoren, aanverwante randapparatuur (muis, toetsenbord, multifunctionals, beamers) en accessoires. Voor de onderdelen kwaliteit is onderstaande overzicht van belang: Subcriterium voor perceel 4 Vaste werkplekken Wegings percentage Kwl-1 Mate van kennis en kunde 20 % Kwl-2 Leverbetrouwbaarheid
40 %
Kwl-3 MVO (m.n. social return)
10 %
Totaalscore voor dit perceel
70%
Beoordeling: De inschrijver wordt beoordeeld op een schaal van 0 tot 10 punten. Hierbij wordt de onderverdeling toegepast zoals weergegeven in paragraaf 4.2 beoordeling en terugkoppelingen. De offerte van een inschrijver die voor het betreffende perceel 0 (nul) punten scoort wordt ter zijde gelegd. Overige inschrijvingen worden gewaardeerd met de gemiddelde waardering van de scores van het beoordelingsteam.
© SSC Zuid Limburg
Pagina 16 van 27
Kwl-1 Mate van kennis en kunde: Voor de mate van kennis en kunde wenst opdrachtgever geïnformeerd te worden op twee criteria t.w. • Partnerstatus; het aantal en de gradering van beschikbaar, geldende certificaten (partnerstatus). • Aantal gekwalificeerde medewerkers; aantal en opleiding (CV) van beschikbare adviseurs). Kwl-2 Leverbetrouwbaarheid; Opdrachtgever wenst inzicht te verkrijgen in - de snelheid van leveren van de bestelde goederen, dit graag toelichten op max. 1 A4 enkelzijdig - reparatie en garantie, dit graag toelichten op max. 1 A4 enkelzijdig Kwl-3 MVO (m.n. social return) Inschrijver wordt uitgenodigd om de betrokkenheid en bij de betreffende deelnemers haar maatschappelijke ambities tot uitdrukking te brengen. De inschrijver dient beknopt, max. 1 A4 enkelzijdig, aan te leveren, hoe hij Social Return beleidsmatig en in de uitvoering daarvan heeft vormgegeven in zijn eigen bedrijfsvoering, met daarbij een overzicht van het aantal functies en het soort van Social Return.
Perceel 5 Mobile devices (incl. bijhorend onderhoud en support): Onder mobile devices wordt verstaan: laptops, tablets, voip toestellen, smartphones, aanverwante randapparatuur (docking) en accessoires. Voor de onderdelen kwaliteit is onderstaande overzicht van belang: Subcriterium voor perceel 5 Mobile devices Wegings percentage Kwl-1 Mate van kennis en kunde 10 % Kwl-2 Leverbetrouwbaarheid
50 %
Kwl-3 MVO (m.n. social return)
10 %
Totaalscore voor dit perceel
70%
Beoordeling: De inschrijver wordt beoordeeld op een schaal van 0 tot 10 punten. Hierbij wordt de onderverdeling toegepast zoals weergegeven in paragraaf 4.2 beoordeling en terugkoppelingen. De offerte van een inschrijver die voor het betreffende perceel 0 (nul) punten scoort wordt ter zijde gelegd. Overige inschrijvingen worden gewaardeerd met de gemiddelde waardering van de scores van het beoordelingsteam. Kwl-1 Mate van kennis en kunde: Voor de mate van kennis en kunde wenst opdrachtgever geïnformeerd te worden op twee criteria t.w.
© SSC Zuid Limburg
Pagina 17 van 27
• Partnerstatus; het aantal en de gradering van beschikbaar, geldende certificaten (partnerstatus). • Aantal gekwalificeerde medewerkers; aantal en opleiding (CV) van beschikbare adviseurs). Kwl-2 Leverbetrouwbaarheid; Opdrachtgever wenst inzicht te verkrijgen in - de snelheid van leveren van de bestelde goederen, dit graag toelichten op max. 1 A4 enkelzijdig - reparatie en garantie, dit graag toelichten op max. 1 A4 enkelzijdig Kwl-3 MVO (m.n. social return) Inschrijver wordt uitgenodigd om de betrokkenheid en bij de betreffende deelnemers haar maatschappelijke ambities tot uitdrukking te brengen. De inschrijver dient beknopt, max. 1 A4 enkelzijdig, aan te leveren, hoe hij Social Return beleidsmatig en in de uitvoering daarvan heeft vormgegeven in zijn eigen bedrijfsvoering, met daarbij een overzicht van het aantal functies en het soort van Social Return.
Perceel 6 Software (incl. bijhorend onderhoud en support): Onder software wordt verstaan: Werkplek software, Server software, Back-up software, Communicatie software, Virtualisatie software, Beveiliging software, infrastructuur gerelateerde software en beheersoftware automatisering. Voor de onderdelen kwaliteit is onderstaande overzicht van belang: Subcriterium voor perceel 6 Software Wegings percentage Kwl-1 Mate van kennis en kunde 50 % Kwl-2 Leverbetrouwbaarheid
10 %
Kwl-3 MVO (m.n. social return)
10 %
Totaalscore voor dit perceel
70%
Beoordeling: De inschrijver wordt beoordeeld op een schaal van 0 tot 10 punten. Hierbij wordt de onderverdeling toegepast zoals weergegeven in paragraaf 4.2 beoordeling en terugkoppelingen. De offerte van een inschrijver die voor het betreffende perceel 0 (nul) punten scoort wordt ter zijde gelegd. Overige inschrijvingen worden gewaardeerd met de gemiddelde waardering van de scores van het beoordelingsteam. Kwl-1 Mate van kennis en kunde: Voor de mate van kennis en kunde wenst opdrachtgever geïnformeerd te worden op twee criteria t.w. • Partnerstatus; het aantal en de gradering van beschikbaar, geldende certificaten (partnerstatus).
© SSC Zuid Limburg
Pagina 18 van 27
• Aantal gekwalificeerde medewerkers; aantal en opleiding (CV) van beschikbare adviseurs). Kwl-2 Leverbetrouwbaarheid; Opdrachtgever wenst inzicht te verkrijgen in - de snelheid van leveren van de bestelde goederen, dit graag toelichten op max. 1 A4 enkelzijdig - reparatie en garantie, dit graag toelichten op max. 1 A4 enkelzijdig Kwl-3 MVO (m.n. social return) Inschrijver wordt uitgenodigd om de betrokkenheid en bij de betreffende deelnemers haar maatschappelijke ambities tot uitdrukking te brengen. De inschrijver dient beknopt, max. 1 A4 enkelzijdig, aan te leveren, hoe hij Social Return beleidsmatig en in de uitvoering daarvan heeft vormgegeven in zijn eigen bedrijfsvoering, met daarbij een overzicht van het aantal functies en het soort van Social Return.
Perceel 7 Algemeen support en advies Onder algemeen support en advies wordt verstaan: één gespecialiseerd bedrijf met aantoonbare partnerstatus waar een samenwerking mee kan worden aangegaan op het gebied van ondersteuning en advies. De ondersteunende partij dient na het maken van een health-check de bestaande ICT-infrastructuur te kunnen onderhouden en storingen kunnen verhelpen. Tevens dient de partij een adviserende rol op zich te nemen bij toekomstige ontwikkelingen van de ICT-infrastructuur. Dit advies dient producent onafhankelijk te zijn. Voor de onderdelen kwaliteit is onderstaande overzicht van belang: Subcriterium voor perceel 7 Algemene support en Wegings advies percentage Kwl-1 Mate van kennis en kunde 40 % Kwl-2 Leverbetrouwbaarheid
20 %
Kwl-3 MVO (m.n. social return)
10 %
Totaalscore voor dit perceel
70%
Beoordeling: De aangegeven aantallen en gradaties worden beoordeeld met behulp van onderstaande scoreoverzicht. Een inschrijver die hier niet op ingaat, scoort geen bedrag. De overige inschrijvingen scoren een bedrag naar rato van het verschil tussen het maximum bedrag en geen bedrag. Kwl-1 Mate van kennis en kunde: Voorafgaand aan de totstandkoming van een ondersteuningsovereenkomst op maat wenst de opdrachtgever geïnformeerd te worden over de mate van kennis en kunde. Hierbij zal minimaal worden gekeken naar de volgende criteria; •
Gedegen advies in ondersteuningsopties met afstemming op de huidige ICTinfrastructuur.
© SSC Zuid Limburg
Pagina 19 van 27
•
De inschrijver die ondersteuning gaat bieden zal aantoonbare partnerstatus moeten hebben bij hun leveranciers. Wanneer deze niet aanwezig is zal aangetoond moeten worden op welke wijze kennis in huis wordt gehaald. Een onderaannemer met specifieke partnerstatus inhuren is hierbij toegestaan. • De inschrijver dient ook de in de toekomst aangeschafte apparatuur te kunnen onderhouden. • Borging van producent onafhankelijkheid. De inschrijver wordt uitgenodigd om een beknopte, max. 2x A4 dubbelzijdig, beschrijving aan te leveren, hoe hij invulling geeft aan de mate van kennis en kunde. Kwl-2 Leverbetrouwbaarheid; Voorafgaand aan de totstandkoming van een ondersteuningsovereenkomst op maat wenst de opdrachtgever geïnformeerd te worden over de leverbetrouwbaarheid van de beschikbare ondersteuningsmogelijkheden. Hierbij zal onderscheid worden gemaakt uit de volgende criteria; •
Inzicht in een SLA en de mogelijke contractvormen voor samenwerking inclusief de bijbehorende servicetijden. Mogelijkheden tot afsluiten strippenkaarten. Mogelijkheden tot uitbreiding naar 24/7 ondersteuning. Mogelijkheden advies en ondersteuning change management. Mogelijkheid tot jaarlijkse health-check. De prioriteitsafhandeling van de aangemelde incidenten of ondersteuningsaanvragen. Een verduidelijking in de verschillen tussen reactietijd remote en on-site.
• • • • • •
De inschrijver wordt uitgenodigd om een beknopte, max. 2x A4 dubbelzijdig, beschrijving aan te leveren, hoe hij invulling geeft aan de leverbetrouwbaarheid. Kwl-3 MVO (m.n. social return) Inschrijver wordt uitgenodigd om de betrokkenheid en bij de betreffende deelnemers haar maatschappelijke ambities tot uitdrukking te brengen. De inschrijver dient beknopt, max. 1 A4 enkelzijdig, aan te leveren, hoe hij Social Return beleidsmatig en in de uitvoering daarvan heeft vormgegeven in zijn eigen bedrijfsvoering, met daarbij een overzicht van het aantal functies en het soort van Social Return. 4.2
Beoordelingen en terugkoppelingen
De inschrijvingen worden per perceel beoordeeld op een schaal van 0 tot 10 punten. Hierbij wordt de volgende onderverdeling gemaakt: Scoreoverzicht niets aanwezig / totaal onvoldoende niet alles omschreven of er wordt op slechts enkele punten meerwaarde gecreëerd en/of juiste informatie aangereikt. alle punten volledig beantwoord. Niet op alle punten wordt meerwaarde gecreëerd en/of juiste informatie aangereikt. alle punten volledig beantwoord. Op alle punten wordt meerwaarde gecreëerd en/of juiste informatie aangereikt . alle punten volledig beantwoord. Op alle punten wordt maximale meerwaarde gecreëerd en/of juiste informatie aangereikt .
© SSC Zuid Limburg
Punten 0 punten = uitsluiting 2 punten 5 punten 8 punten 10 punten
Pagina 20 van 27
De gunningscriteria kwaliteit worden door de projectleden beoordeeld en gewaardeerd. Opdrachtgever stelt géén individuele beoordelingsgegevens aan de inschrijvers beschikbaar. Alle te publiceren scores en eventuele toelichtingen worden kenbaar gemaakt in de daarvoor opgezette beoordelingsmatrix welke wordt toegevoegd bij de voorgenomen gunning c.q. afwijzingsbrief. 4.3
Logistiek proces en administratieve aspecten
De logistieke- en administratieve aspecten zijn als eisoverzicht opgenomen in bijlage 2 Van inschrijvers wordt gevraagd kennis te nemen van de opstelde criteria en voor akkoord bijlage 2 te ondertekenen en bij de inschrijving toe te voegen.
5 Algemene juridische / administratieve aspecten 5.1 Aanbesteding De aanbesteding vindt plaats ten kantore van de aanbestedende dienst. De digitale kluis wordt door twee personen geopend. Een openbare aanbestedingszitting vindt niet plaats. De inschrijvers ontvangen op zo kort mogelijke termijn een proces verbaal van aanbesteding. 5.2
Inschrijvingsvoorwaarden
De inschrijving moet volledig zijn en voldoen aan wat er door de aanbestedende dienst wordt gevraagd. Aan de inschrijving worden de volgende voorwaarden gesteld: • alle gevraagde informatie wordt in de inschrijving opgenomen; • de inschrijving voldoet aan de gestelde eisen; • er zijn geen voorwaarden of voorbehouden verbonden aan de inschrijving; • de inschrijving is in de Nederlandse taal gesteld; • de inschrijving heeft een gestandsdoeningstermijn van minimaal 2 (twee) maanden na aanbestedingsdatum; • varianten zijn niet toegestaan; • Opdrachtgever stelt geen vergoeding beschikbaar aan de inschrijvers voor het opstellen en indienen van een inschrijving; • de inschrijving wordt ondertekend door een vertegenwoordiger van de onderneming die hiervoor bevoegd of gemachtigd is. Inschrijvingen die niet volledig zijn worden uitgesloten. 5.3 Beoordeling en gunning De beoordeling van de inschrijvingen wordt uitgevoerd door een van tevoren vastgesteld inkoopteam. Op basis van het door het inkoopteam opgesteld gunningsadvies neemt de opdrachtgever een gunningsbesluit. Het gunningsbesluit zal aan alle inschrijvers via TenderNed bekend gemaakt worden. 5.4 Niet gunnen Opdrachtgever is niet verplicht de overeenkomst te gunnen. Opdrachtgever neemt een dergelijk besluit bij hoge uitzondering. Inschrijvers hebben geen recht op vergoeding van gemaakte kosten of van geleden schade.
© SSC Zuid Limburg
Pagina 21 van 27
5.5 Gelijke stand Wanneer twee of meer inschrijvers exact dezelfde eindscore hebben behaald en om die reden voor gunning van de overeenkomst in aanmerking komen, wordt de overeenkomst gegund aan de inschrijver met de hoogste kwalitatieve score. Indien dit niet leidt tot een gewijzigde eindscore dan volgt loting. 5.6 Rechtsbescherming Inschrijvers die niet in aanmerking komen voor gunning van de overeenkomst ontvangen een motivatie van de redenen tot afwijzing. De aanbestedende dienst hanteert een periode van twintig dagen vanaf het bekendmaken van de gunningsbeslissing aan de inschrijvers totdat de overeenkomst definitief wordt gegund. Als binnen die termijn een kort geding tegen de gunningsbeslissing aanhangig is gemaakt, wordt in eerste beginsel de definitieve overeenkomst, in afwachting van de uitspraak van de rechter, opgeschort. Indien de inschrijver niet binnen deze termijn een kort geding aanhangig maakt, dan wordt geacht dat de inschrijver afstand heeft gedaan van dit recht en is de inschrijver niet-ontvankelijk in zijn vorderingen, wanneer de inschrijver alsnog een kort geding aanhangig maakt. Op deze aanbesteding is Nederlands recht van toepassing. Geschillen die ontstaan naar aanleiding van deze aanbesteding worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Limburg rechtbank Maastricht. 5.7
Klachtenregeling
Opdrachtgever stelt geen eigen klachtenmeldpunt in. Ondernemers die desondanks een klacht willen indienen, kunnen zich wenden tot de Nationale Commissie van Aanbestedingsexperts. De klachtenprocedure staat nader uitgewerkt op de website van de Commissie van Aanbestedingsexperts (www.commissievanaanbestedingsexperts.nl). 5.8
Opmerkingen op aanbestedingsdocument
Dit aanbestedingsdocument is met zorg samengesteld. Als u toch onjuistheden, gebreken of onvolkomenheden in het aanbestedingsdocument, haar bijlagen of de aanbestedingsprocedure tegenkomt, verzoeken wij u om dit direct te melden vóór publicatie van de (laatste) Nota van Inlichtingen (zie de datum opgenomen in par. 2.2 planning) aan de contactpersoon van de aanbestedende dienst met betrekking tot deze aanbesteding. Tekortkomingen die na het indienen van een inschrijving naar voren komen kunnen de aanbestedende dienst niet worden aangerekend. Door in te schrijven conformeert u zich aan de inhoud van het aanbestedingsdocument, haar bijlagen en de procedure. 5.9 Geheimhouding Alle in het kader van deze aanbesteding door de aanbestedende dienst verstrekte informatie zal vertrouwelijk behandeld worden. De gegevens worden enkel gebruikt voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt. Alle inschrijvingen wordt na ontvangst eigendom van de aanbestedende dienst en zullen vertrouwelijk behandeld worden. 5.10 Toepasselijkheid voorwaarden Op deze raamovereenkomst zijn de algemene inkoopvoorwaarden Shared Service Center Zuid-Limburg (SSC ZL) van toepassing.
© SSC Zuid Limburg
Pagina 22 van 27
Deze SSC inkoopvoorwaarden treden op 1 januari 2016 in werking en zijn als bijlage (5) toegevoegd. Een Inschrijving waaraan, impliciet of expliciet, eigen of branche gerelateerde verkoopvoorwaarden zijn verbonden, worden uitdrukkelijk van de hand gewezen. 5.11 Verbod manipulatief inschrijven Het is niet toegestaan een manipulatieve inschrijving te doen. Dat wil zeggen dat het niet is toegestaan om prijzen die de gehanteerde beoordelingsformule frustreren, zoals negatieve en nul bedragen, te offreren. Overtreding van deze bepaling leidt tot ongeldigheid van de Offerte en Inschrijver komt derhalve niet meer voor gunning in aanmerking. Opdrachtgever stelt als gunningeis dat ieder ingediend tarief c.q. eenheidsprijs realistisch en marktconform moet zijn. Marktconformiteit houdt in dat een tarief of eenheidsprijs in het economisch verkeer als gangbaar en gebruikelijk kan worden aangemerkt. Indien naar mening van de aanbestedende dienst (abnormaal) afwijkende tarieven c.q. eenheidsprijzen geoffreerd worden, kan de aanbestedende dienst besluiten om met de betreffende aanbieder(s) een verificatiegesprek te voeren om de juistheid en haalbaarheid van zijn inschrijving af te stemmen. Opdrachtgever zal blijvend toetsen of de, via de portal dan wel via de minicompetitie aangeboden prijzen, overeenkomen met de prijzen welke in de prijzenstaat van deze aanbesteding zijn geoffreerd. 5.12 Eisenoverzicht Opdrachtgever heeft getracht zoveel als mogelijk marktconforme eisen te stellen. Indien uit de vragen blijkt dat álle geïnteresseerde partijen aan een of meerdere eisen niet kunnen voldoen dan behoudt opdrachtgever zich het recht voor om deze eisen te heroverwegen.
6 Bijlagen 6.1
Eigen verklaring, als separate bijlage toegevoegd
6.2
Logistieke en administratieve aspecten
6.3
Inschrijfstaat, als Excel document separaat toegevoegd
6.4
Inschrijfformulier vanuit holding
6.5
Algemene inkoopvoorwaarden SG 2016, separaat bijgevoegd
6.6
In 6 stappen naar TenderNed, dit document is separaat bijgevoegd
6.7
Referentieformulier
© SSC Zuid Limburg
Pagina 23 van 27
BIJLAGE 6.2
Logistieke en administratieve aspecten
Logistiek proces: offerte opvragen, bestellen, leveren, factureren en betalen. Algemeen Per leverancier is slechts 1 aanspreekpunt toegestaan: 1 contactadres voor opvragen offertes en bestellingen en 1 adres voor facturering/betalingen (= 1 crediteur voor de deelnemer). Portal Leverancier Beschikbaarheid portal met actuele en volledige producten- en dienstencatalogus leverancier: • Artikelnummer, omschrijving/merk en specificaties, bijbehorende accessoires • Garanties, onderhoud en support • Levertijd • Prijs, (kwantum-)korting Afspraken worden gemaakt wie vanuit de deelnemer toegang heeft tot raadplegen resp. tot aangaan verplichtingen (bestellimiet aangeven). Aanvragen offerte: • Bij kleinere bestellingen / afroepen: o Portal raadplegen o Offerteverzoek aan leverancier wordt binnen 3 werkdagen beantwoord met de volgende gegevens: Artikelnummer, omschrijving/merk en specificaties, bijbehorende accessoires Garanties, onderhoud en support Levertijd Prijs, (kwantum-)korting •
Bij mini-tender: Uitvraag binnen perceelleveranciers wordt binnen 5 werkdagen beantwoord. Bij grotere opdrachten kan in onderling overleg reactietijd worden verlengd: o Artikelnummer, omschrijving/merk en specificaties, bijbehorende accessoires o Garanties, onderhoud en support o Levertijd o Prijs, (kwantum-)korting
Bestellen: 1. Bij kleinere bestellingen / afroepen a. Via portal bestellen (door bevoegd persoon) b. Bestelling op basis van aangereikte en getekende offerte Deelnemer vermeld bij opdracht: • Artikelnummer, omschrijving/merk en specificaties, bijbehorende accessoires • Garanties, onderhoud en support • Levertijd • Prijs, (kwantum-)korting • Referentie- c.q. boekingsgegevens (productnummers, etc.) • Bestelnummer (wijzigingsnummer changeproces) • Afleveradres / factuuradres • Eventueel: te naam stelling factuur
© SSC Zuid Limburg
Pagina 24 van 27
2. Bij mini tender: Deelnemer maakt keuze op basis van aangeleverde offertes en handelt verder conform 1b. Ingeval van abonnementen worden afspraken gemaakt over gegevens en machtigingen die daarvoor nodig zijn. Goederenontvangst en -controle: Leverancier levert goederen op afgesproken afleveradres, binnen levertermijn en voorzien van pakbonnen. Pakbonnen bevatten in elk geval de volgende gegevens: • Opdrachtnummer en datum • Artikelnummer, omschrijving/merk en specificaties, bijbehorende accessoires • Serienummers • Aantallen • Referentie- c.q. boekingsgegevens (productnummers, etc.) Deelnemer neemt goederen in ontvangst en controleert op overeenstemming met bestelling. Afwijkingen (niet deellevering) worden separaat teruggekoppeld naar leverancier. Facturering: Leverancier factureert conform opgegeven te naam stelling en factuuradres. Verder vermeldt de factuur de afgesproken specificaties: • Artikelnummer, omschrijving/merk en specificaties, bijbehorende accessoires • Serienummers • Aantallen • Garanties, onderhoud en support (*) • Prijs, (kwantum-)korting • Referentie- c.q. boekingsgegevens (productnummers, etc.) • Bestelnummer (wijzigingsnummer changeproces) • Pakbonnummers (*) Certificaten, contracten of link waar deze te vinden zijn, worden bijgevoegd. Betaling Na intern fiatteringsproces worden geaccordeerde facturen binnen een maand betaald (mede afhankelijk van procedures per deelnemer). Bij niet akkoord wordt per omgaande door deelnemer contact opgenomen met leverancier om herstelacties af te spreken. Klachten / service / evaluatie Met elke leverancier vindt periodiek overleg plaats om bovenstaande werkwijze te evalueren en zo mogelijk te verbeteren.
Door ondertekening van deze bijlage gaat inschrijver akkoord met de hierin gestelde administratieve en logistieke aspecten. Naam rechtsgeldig bevoegde functionaris: Functie: Bedrijf: Handtekening: Datum:
© SSC Zuid Limburg
Pagina 25 van 27
Bijlage 6.4
Inschrijfformulier vanuit holding
SSC aanbesteding hard- en software onder SER.15186 1.
Maakt gegadigde deel uit van een concern- of holdingmaatschappij?
2.
Maakt gegadigde bij deze aanbesteding gebruik van de financiële (jaar)cijfers van de concern-/holdingmaatschappij? Ja/nee Ja Antwoord 1
Ja Verklaring concern- / holding maatschappij noodzakelijk
Antwoord 2
Nee
Ja/nee
Nee Verklaring concern- / holding maatschappij NIET noodzakelijk
Indien de concern- / holdingmaatschappij verklaring van toepassing is: Hierbij verklaart ondergetekende dat hij/zij zich, als concern-/holdingmaatschappij, namens de inschrijver bij gunning volledig en onvoorwaardelijk financieel en technisch garantstelt voor de juiste en volledige nakoming van de verplichtingen die uit de af te sluiten overeenkomst(en) voortvloeien. Eveneens verklaart ondergetekende dat hij, indien en voor zover daarvan sprake is, namens de inschrijver aansprakelijk gesteld kan worden voor eventuele schade voortvloeiende uit het niet/niet deugdelijk/niet tijdig nakomen van de overeenkomst, in overeenstemming met artikel 2:403 sub f BW. Namens Concern / holding Naam: Functie: Bedrijf: Datum: Handtekening: Namens Inschrijver Naam: Functie: Bedrijf: Datum: Handtekening: Indien de concern- / holdingmaatschappij verklaring niet van toepassing is: Hierbij verklaart gegadigde dat de holdingverklaring niet van toepassing is. Aldus naar waarheid ingevuld. Naam rechtsgeldige bevoegde functionaris: Functie: Bedrijf: Handtekening:
Datum:
© SSC Zuid Limburg
Pagina 26 van 27
Bijlage 6.7 Referentieformulier Ser.15186
Referentienummer 1 Naam opdrachtgevende instantie Adres Postcode en plaatsnaam Telefoon Contactpersoon Functie Telefoon Algemene gegevens: Datum werkzaamheden start/einde:
/
Totaalbedrag (€): Omvang, inhoud en resultaat (een beschrijving van de verrichte werkzaamheden, hierbij rekening houdende met de minimumeis en voorwaarden):
Opmerking: Gegadigde dient er mee akkoord te gaan dat de opdrachtgever, of daartoe door hen aangewezen derden, direct, zonder tussenkomst van de gegadigde, bij de referent informatie inwint.
Naam rechtsgeldige bevoegde functionaris: Functie: Bedrijf: Handtekening:
Datum:
Gebruik max. één A4 per referentie.
© SSC Zuid Limburg
Pagina 27 van 27
