Niet-openbare Europese Aanbesteding Intermediairsdiensten voor Hotel- en vergaderaccommodaties

GUNNINGSLEIDRAAD Niet-openbare Europese Aanbesteding Intermediairsdiensten voor Hotel- en vergaderaccommodaties

Kenmerk: INK 12-223 Hotel- en vergaderaccommodaties Aanbestedende dienst(en): -

-

-

-

-

Ministerie van Financiën, meer in het bijzonder · Het bestuursdepartement / kerndepartement · Belastingdienst Ministerie van Buitenlandse Zaken Ministerie van Economische Zaken Ministerie van Infra & Milieu, meer in het bijzonder · Het bestuursdepartement I&M · Rijkswaterstaat (incl. diensten/instellingen) · KNMI · ILT Ministerie van OCW, meer in het bijzonder · Het bestuursdepartement OCW · Het Nationaal Archief (NA) · De Inspectie van het Onderwijs (IvhO) · De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) Openbaar ministerie Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid Ministerie van Veiligheid en Justitie, meer in het bijzonder · Immigratie en naturalisatiedienst · Dienst Terugkeer en Vertrek · Centraal Justitieel incassobureau · Raad voor de Kinderbescherming · Nederlands Forensisch Instituut Ministerie van Defensie Stichting Noordelijke Hogeschool te Leeuwarden Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

Versie Kenmerk Datum

: 1.0 : INK12-223 : 22-10-2013

INK 12-223

Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor HVA - gunningsleidraad

INHOUDSOPGAVE Hoofdstuk 1. Algemeen ........................................................................................................................ 5 1.1.

Inleiding ................................................................................................................................... 5

1.2.

Leeswijzer ................................................................................................................................ 5

1.3.

Aanbestedende dienst ............................................................................................................. 5

1.4. Visie, aanleiding, doel en omvang van deze aanbesteding .................................................... 6 1.4.1. Visie aanbestedende diensten op de aan te besteden opdracht .................................... 6 1.4.2. Aanleiding en doel ........................................................................................................... 6 1.4.3. Reikwijdte en omvang ..................................................................................................... 7 1.4.4. Percelen ........................................................................................................................... 8 1.4.5. Vertrouwelijkheid ............................................................................................................. 8 1.5. De Belastingdienst en Rijksbeleid ........................................................................................... 8 1.5.1. De organisatie .................................................................................................................. 8 1.5.2. Duurzaamheid en Maatschappelijk verantwoord ondernemen ....................................... 8 1.5.3. Social return ..................................................................................................................... 9 1.5.4. Sociale Voorwaarden .................................................................................................... 10 1.5.5. Proportionaliteit .............................................................................................................. 10 Hoofdstuk 2. Aanbestedingsprocedure ........................................................................................... 11 2.1.

Algemeen............................................................................................................................... 11

2.2.

Aankondiging ......................................................................................................................... 11

2.3. Gunningsleidraad .................................................................................................................. 11 2.3.1. Onregelmatigheden ....................................................................................................... 12 2.3.2. Nadere inlichtingen over de gunningsleidraad .............................................................. 12 2.4. Inschrijving ............................................................................................................................. 12 2.4.1. Sluitingsdatum indienen inschrijving ............................................................................. 12 2.4.2. Afzien van inschrijven .................................................................................................... 13 2.4.3. Recht om niet te gunnen ............................................................................................... 13 2.5. Beoordeling............................................................................................................................ 13 2.5.1. Procedure van beoordelen ............................................................................................ 13 2.5.1.1. Opening van de inschrijvingen .............................................................................. 13 2.5.1.2. Controle van de inschrijvingen op de vormvereisten ............................................. 13 2.5.1.3. Beoordeling op de uitsluitingsgronden .................................................................. 13 2.5.1.4. Beoordeling op de gunningscriteria ....................................................................... 14 2.5.1.5. Beoordeling criterium prijs ..................................................................................... 14 2.5.1.6. Beoordeling criterium kwaliteit ............................................................................... 15 2.6. Gunning ................................................................................................................................. 16 2.6.1. Mededeling van de gunningsbeslissing ......................................................................... 16 2.7.

Planning aanbesteding .......................................................................................................... 16

2.8.

Klachtafhandeling bij aanbesteding ....................................................................................... 17

Hoofdstuk 3. Beoordelingscriteria inschrijving .............................................................................. 18 3.1.

Inleiding ................................................................................................................................. 18

3.2. Vormvereisten........................................................................................................................ 18 3.2.1. Aanlevering van de inschrijving ..................................................................................... 18

22-10-2013

pagina 2 van 38

INK 12-223


3.2.2. 3.2.3. 3.2.4. 3.2.5. 3.2.6. 3.2.7. 3.2.8. 3.2.9. 3.2.10. 3.2.11.

Taal ................................................................................................................................ 19 Indeling van de inschrijving per perceel ........................................................................ 19 Aanleveren van bewijsstukken ...................................................................................... 19 Contactpersoon ............................................................................................................. 20 Voorwaardelijke inschrijving .......................................................................................... 20 Verplichtingen belastingen, milieubescherming, arbeidsvoorwaarden ......................... 20 Conformiteitenlijst(en) .................................................................................................... 20 Ondertekening ............................................................................................................... 20 Geldigheidsduur............................................................................................................. 20 Kosten van de inschrijving ............................................................................................. 20

Hoofdstuk 4. Gemeenschappelijke eisen van perceel 1 + 2 .......................................................... 21 4.1.

Algemene- en vormvereisten................................................................................................. 21

4.2.

Prijs en betaling, en annuleringsvoorwaarden ...................................................................... 21

4.3.

Algemene kwaliteitseisen Intermediair .................................................................................. 22

4.4.

Accommodatie aanbod .......................................................................................................... 22

4.5.

Boekingssite .......................................................................................................................... 23

4.6.

Rapportage en evaluatie ....................................................................................................... 24

4.7.

Social Return ......................................................................................................................... 24

4.8.

Sociale Voorwaarden ............................................................................................................ 24

4.9.

Milieu ..................................................................................................................................... 25

4.10.

DigiInkoop - Elektronisch bestellen en factureren ............................................................. 25

4.11.

Juridische kaders ............................................................................................................... 26

Hoofdstuk 5. Aanvullende specificaties van de opdracht perceel 1 (Hotelaccommodaties) ..... 27 5.1.

Inleiding gunningscriteria ....................................................................................................... 27

5.2.

Overige kwaliteitseisen perceel 1 – Intermediairsdiensten hotelaccommodaties ................. 27

Hoofdstuk 6. Aanvullende specificaties van de opdracht perceel 2 (Vergaderaccommodaties) 28 6.1.

Inleiding gunningscriteria ....................................................................................................... 28

6.2.

Overige kwaliteitseisen perceel 2 – Intermediairdiensten vergaderaccommodaties ............ 28

Bijlage 1.

Format voor het stellen van vragen nota van inlichtingen ..................................... 30

Bijlage 2.

Conformiteitenlijst gunningseisen ............................................................................ 31

Bijlage 3.

Spreadsheet Factuurkorting ....................................................................................... 32

Bijlage 4.

(concept) overeenkomst(en) (A, B, C en D) .............................................................. 33

Bijlage 5.

Verklaring Sociale Voorwaarden ................................................................................ 34

Bijlage 6.

Voorbeeld beoordelingsformulier website ............................................................... 35

Bijlage 7.

Voorbeeld rekenmethode beoordeling website ....................................................... 36

22-10-2013

pagina 3 van 38

INK 12-223


Bijlage 8.

Berichtenverkeer via DigiInkoop................................................................................ 37

Bijlage 9.

Deelnemerslijst DigiInkoop ........................................................................................ 38

22-10-2013

pagina 4 van 38

INK 12-223


Hoofdstuk 1. 1.1.

Algemeen

Inleiding

In het kader van de niet-openbare Europese aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties is na de selectiefase, thans de gunningsfase aangevangen. Alleen de geselecteerde gegadigden krijgen deze gunningsleidraad toegezonden. Deze gunningsleidraad bevat, onder meer, een beschrijving van de gunningsprocedure volgens welke u een inschrijving voor deze opdracht kunt indienen. De procedure wordt beheerst door de in Nederland toepasselijke aanbestedingsregelgeving die de uitwerking vormt van de Europese aanbestedingsrichtlijnen.

1.2.

Leeswijzer

In deze paragraaf is ter informatie een korte samenvatting opgenomen over de opb ouw van deze gunningsleidraad. Dit is slechts ter informatie. Het is en blijft de verantwoordelijkheid van de inschrijvers om goed kennis te nemen van alle informatie zoals verstrekt in deze gunningsleidraad en Bijlagen.  Hoofdstuk 1 dient als inleiding, u treft hier informatie over de betrokken organisatieonderdelen van de aanbestedende dienst, de achtergrond, het doel en de omvang van deze aanbesteding. De inhoud van Hoofdstuk 1 is grotendeels gelijk aan de inhoud van de selectieleidraad. De informatie is wederom opgenomen, om van de gunningsleidraad een zelfstandig leesbaar document te maken.  In hoofdstuk 2 vindt u de toelichting op de gunningsleidraad en de gunningsprocedure.  Hoofdstuk 3 bevat de procedure voor de beoordeling.  In hoofdstuk 4 komen de algemene specificaties van de opdracht aan de orde met daarbij de eisen welke voor beide percelen van toepassing zijn.  In hoofdstuk 5 komen de aanvullende specificaties van de opdracht voor perceel 1, intermediairsdiensten voor hotelaccommodaties aan de orde.  In hoofdstuk 6 komen de aanvullende specificaties van de opdracht voor perceel 2, intermediairsdiensten voor vergaderaccommodaties aan de orde.

1.3.

Aanbestedende dienst

In deze aanbesteding zijn de opdrachten van meerdere Ministeries en andere Rijksonderdelen samengevoegd. Opdrachtgever voor deze Europese aanbesteding is de Staat der Nederlanden. Het Ministerie van Financiën, meer in het bijzonder Directoraat Generaal Belastingdienst is als verantwoordelijke aangewezen voor deze interdepartementale aanbestedin g. Het Ministerie van Financiën, vertegenwoordigd door het Directoraat-Generaal Belastingdienst (hierna te noemen DGB) treedt dan ook op als opdrachtgever, en zal als zodanig de Raamovereenkomst (voor de deelnemende diensten van de rijksoverheid) tekenen. In verband met de rechtspositie tekenen de deelnemende diensten ieder afzonderlijk een nadere overeenkomst. Daarnaast faciliteert B/CFD (facilitair bedrijf Belastingdienst) een aantal andere klanten binnen en buiten de Belastingdienst. Deze klanten die door het facilitair bedrijf B/CFD geserviced worden kunnen eveneens via B/CFD gebruik maken van de overeenkomst die volgt uit deze aanbesteding maar zijn daartoe niet verplicht. Zij dienen deze dienst af te nemen zoals deze aangeboden wordt aan de Belastingdienst (facturatie verloopt via B/CFD). Voor nadere informatie over het Ministerie van Financiën en de andere deelnemende diensten wordt verwezen naar www.rijksoverheid.nl

22-10-2013

pagina 5 van 38

INK 12-223


1.4.

Visie, aanleiding, doel en omvang van deze aanbesteding

1.4.1.

Visie aanbestedende diensten op de aan te besteden opdracht

De deelnemende diensten aan deze aanbesteding voor intermediairsdiensten voor hotel - en vergaderaccommodaties hechten veel waarde aan een goede facilitaire dienstverlening aan al haar medewerkers. De medewerkers dienen te worden ontzorgd en de werkomgeving dient zo goed mogelijk aan te sluiten bij de eisen en wensen van de gebruiker. De visie op deze opdracht luidt dan ook als volgt: Visie Perceel 1: Intermediairsdiensten voor hotelboekingen De deelnemende diensten hechten veel waarde aan een effectief en efficiënt ingericht werkproces voor haar medewerkers. De intermediairsdiensten voor hotelboekingen dienen zich te richten op optimaal koopgemak, het stroomlijnen van de processen, standaardiseren, productiviteitsvergroting en het reduceren van overbodige handelingen. Basis hiervoor zijn ontwikkelingen op technologisch en ICT gebied. Dit leidt tot een vergaand geautomatiseerd proces. Visie perceel 2: Intermediairsdiensten voor vergaderarrangement boekingen De deelnemende diensten hechten veel waarde aan een effectief en efficiënt ingericht werkproces voor haar medewerkers. De intermediairsdiensten voor vergaderarrangementboekingen dienen de klantwens centraal te stellen en de focus te hebben op het realiseren van optimale oplossingen voor elke klant. Basis hiervoor is het geven van passend advies op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Dit leidt tot maatwerk voor iedere afzonderlijke klant en boeking.

1.4.2.

Aanleiding en doel

Aanleiding De huidige contracten voor hotel- en vergaderaccommodaties zijn afgesloten door het Ministerie van Buitenlandse Zaken en zijn geëindigd op 1 april 2013. Er zijn geen verlengingsmo gelijkheden meer en daarom besteedt de Belastingdienst opnieuw aan. Doel Het selecteren en contracteren van één leverancier per perceel die organisator isch en logistiek geschikt zijn voor het boeken van een ruim aanbod aan hotel- en vergaderaccommodaties waarbij rekening gehouden is met de wensen van de diverse deelnemende diensten voor een periode van minimaal 2 jaar en maximaal 4 jaar waarbij een goede balans is gevonden voor Best Value for money binnen de kaders van het beleid. Het beoogde resultaat van dit project is een goed werkende dienstverlening op het gebied van boeken van hotel- en vergaderaccommodaties via een intermediair door de bestelgemachtigde van de deelnemende diensten. Het bestelproces en de bijbehorende administratieve processen zijn zoveel als mogelijk geautomatiseerd. Opdracht De dienstverlening omvat het verlenen van intermediairsdiensten voor het tot stand komen van boekingen voor hotel- en/of vergaderaccommodaties in Nederland en de BES eilanden (Bonaire, St. Eustatius en Saba). Deze dienstverlening beslaat het gehele proces, van advisering, d e daadwerkelijke boeking, de financiële- en administratieve afhandeling. De opdracht krijgt de vorm van een raamovereenkomst voor de verlening van diensten met daaronder een nadere overeenkomst (NOK) per deelnemende dienst. De overeenkomst wordt aangegaan voor de duur van 2 jaar, ingaande op 1 februari 2014 met de mogelijkheid voor de deelnemende diensten de overeenkomst onder gelijkblijvende voorwaarden twee (2) maal voor de duur van één (1) jaar te verlengen.

22-10-2013

pagina 6 van 38

INK 12-223

1.4.3.


Reikwijdte en omvang

De aanbestedende dienst Belastingdienst besteedt deze opdracht mede aan namens de hieronder vermelde deelnemende diensten. De verschillende organisaties treden zelf als contractpartij op. Entiteiten welke onderdeel zijn van een Ministerie of deelnemende dien st zijn gerechtigd om onder de nadere overeenkomst eigen nadere werkafspraken te maken. Voorbeeld: Rijkswaterstaat, onderdeel van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu kan onder de nadere overeenkomst van I&M werkafspraken maken die afwijken van de afspraken met het bestuursdepartement. Ministerie Ministerie van Financiën ·Het kerndepartement ·Belastingdienst Ministerie van Buitenlandse Zaken Ministerie van OCW, meer in het bijzonder ·Het kerndepartement OCW ·Het Nationaal Archief (NA) ·De Inspectie van het Onderwijs (IvhO) ·De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) ·Collega voor Examens (CvE) Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid ·Het bestuursdepartement SZW ·Inspectiedienst SZW ·Agentschap SZW Ministerie van Veiligheid en Justitie, in bijzonder ·Immigratie en naturalisatiedienst ·Dienst Terugkeer en Vertrek ·Centraal Justitieel incassobureau ·Raad vd Kinderbescherming · NFI (Nederlands Forensisch Instituut) Openbaar Ministerie Ministerie van Infra & Milieu ·Het bestuursdepartement I&M ·KNMI ·ILT ·Rijkswaterstaat (incl. diensten/instellingen) Ministerie van Economische Zaken * Ministerie van Defensie Ministerie Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) ·Het bestuursdepartement VWS ·Centraal Informatiepunt Beroepen ·Gezondheidszorg (CIBG) · College beoordeling geneesmiddelen (CBG) · Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) · Inspectie Jeugdzorg (IJZ) · Raad Volksgezondheid en Zorg (RVZ) · Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) · Sociaal en Cultureel Planbureau (SCP) · Secretariaten van raden en instellingen - Centrale Commissie voor Mens gebonden Onderzoek - Gezondheidsraad - Raad voor Maatschappelijke Ontwikkeling Stichting Noordelijke Hogeschool te Leeuwarden (NHL)

Geschatte uitgave per jaar perceel 1

Geschatte uitgave per jaar perceel 2

€ 100.000 € 2.800.000 € 450.000

€ 150.000 € 4.200.000 € 290.000

€ 28.000 € 28.000 € 10.000 € 390.000(aangepast) € 5.000 € 20.500

€ 50.000 beperkt € 363.000 € 125.000 (aangepast) € 30.000 € 185.500

€ 40.000 € 30.000 € 40.000 € 10.000 € 20.000 € 350.000

€ 50.000 € 75.000 € 10.000 € 15.000 € 10.000 €350.000

€ 157.000 beperkt beperkt € 300.000 € 750.000 € 250.000 € 275.000

€ 171.000 beperkt beperkt € 1.400.000 € 500.000 € 250.000 € 125.000

€ 65.000

€ 165.000

* Het ministerie van Economische Zaken neemt deel aan deze overeenkomst per 1 januari 2015.

De omvang is mede gebaseerd op uitgevoerde ramingen en prognoses (incl. BTW). Aan deze ramingen cq prognoses kunnen geen rechten worden ontleend. Het dient uitsluitend ter indicatie.

22-10-2013

pagina 7 van 38

INK 12-223

1.4.4.


Percelen

De opdracht is verdeeld in 2 percelen te weten; Perceel 1 Intermediairsdiensten voor boekingen voor hotelovernachtingen in Nederland en BES Perceel 2 Intermediairsdiensten voor boekingen voor vergaderac commodaties in Nederland en BES Kenmerken voor dit perceel 1 hotelboekingen zijn:  De kernactiviteit van de boeking is overnachten eventueel met ontbijt of arrangement;  Realtime overzicht met beschikbare hotelkamers tegen actuele prijzen;  Te automatiseren proces (website specialist);  Geen maatwerk, of professioneel advies noodzakelijk;  Boeken zonder offertetraject. Perceel 2: boeken van vergaderaccommodaties Kenmerken voor dit perceel zijn:  De kernactiviteit van de boeking is vergaderen;  Boekingsproces gaat door middel van het aanvragen van meerdere offertes;  Professioneel advies en veel maatwerk;  Minder gemakkelijk te automatiseren proces;  Tussendoor nog mogelijke mutaties;  Vergaderen al dan niet in combinatie met overnachten;  Direct contact tussen boeker en accommodatie is toegestaan;  Mogelijkheid tot accommodatie toevoegen. De hoofdstukken 1 tot en met 4 van dit document hebben betrekking op alle percelen, tenzij expliciet anders vermeld. Hoofdstuk 5 heeft betrekking op aanvullingen perceel 1, hoofdstuk 6 op aanvullingen perceel 2.

1.4.5.

Vertrouwelijkheid

De informatie in deze gunningsleidraad dient vertrouwelijk te blijven en mag slechts aan medewerkers worden getoond die voor het uitbrengen van de inschrijving daarvan kennis moeten nemen. De vertrouwelijkheid zal, met inachtneming van de wet, ook worden bewaard wanneer de inschrijving niet tot een overeenkomst zal leiden.

1.5.

De Belastingdienst en Rijksbeleid

1.5.1.

De organisatie

Voor algemene informatie over de aanbestedende dienst, haar onderdelen, het beleid en het Inkoopuitvoeringscentrum Belastingdienst verwijzen wij naar de eerdere selectieleidraad.

1.5.2.

Duurzaamheid en Maatschappelijk verantwoord ondernemen

De Nederlandse overheid heeft zich op basis van gemaakte internationale afspraken gecommitteerd om duurzame ontwikkeling een natuurlijk onderdeel van economische ontwikkeling te laten zijn. Ook de Belastingdienst en de andere deelnemende diensten vinden duurzame ontwikkeling belangrijk en willen hierin het goede voorbeeld geven. De aanbestedende diensten willen met name door het treffen van preventieve maatregelen de milieubelasting van de bedrijfsvoering terugdringen. De inkoop van producten en diensten biedt een uitgelezen kans om het duurzame belang naar voren te brengen. De aanbestedende dienst geeft hier concreet invulling aan door in de onderhavige aanbesteding minimumeisen en gunningscriteria te stellen op het gebied van duurzaamheid.

22-10-2013

pagina 8 van 38

INK 12-223

1.5.3.


Social return

Als onderdeel van het Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen heeft de Rijksoverheid ook beleidsdoelstellingen geformuleerd ten aanzien van Social Return. De Rijksoverheid kiest voor maatregelen die eraan bijdragen dat iedereen zoveel mogelijk participeert in de samenleving en om mensen perspectief te bieden op werk en inkomen. Voor wie dit niet op eigen kracht kan, heeft de overheid de taak ondersteuning te geven om tot de arbeidsmarkt toe te treden. Het toepassen van Social Return past hierin. Met de toepassing van Social Return zorgt de Rijkso verheid ervoor dat elke investering die binnen het Rijk wordt gedaan, naast het ‘gewone’ rendement, een concrete, sociale winst oplevert. Social Return heeft tot doel het creëren van extra (leer)werkplekken, bovenop de bestaande formatie. Het gehanteerde percentage is daarmee geen quotum, zodat mensen met een beperking die reeds werkzaam zijn bij de inschrijver niet meetellen. De aanbestedende dienst neemt in deze procedure de verplichting op bij te dragen aan S ocial Return. Inschrijver dient bij de uitvoering van de opdracht aan Social Return bij te dragen door het creëren van extra werk(ervarings)plaatsen voor mensen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt. In deze aanbesteding zal social return in een groeimodel worden uitgevraagd. Het model ziet toe op een groeiscenario waarin bij aanname van nieuw personeel welke specifiek voor deze opdracht worden ingezet gestreefd wordt naar 5% van de in te zette uren. Gezien de kleine omvang van het personeelsbestand en het ongewenste bijeffect van gedwongen ontslagen om plaats te maken voor social return kiezen wij ervoor social return in te voeren bij nieuw aan te nemen personeel ten behoeve van het uitvoeren van deze opdracht. Bij Social Return gaat het om de volgende doelgroepen:  Wet Werk en Bijstand (WWB) gerechtigden, die langer werkloos zijn dan 12 maanden, 50 jaar of ouder zijn en/of die zonder re-integratieondersteuning of andere begeleiding niet zelfstandig aan werk kunnen komen  Werkloosheidwet (WW) gerechtigden, die langer werkloos zijn dan 12 maa nden, en/of 50 jaar of ouder zijn  Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen (WIA) gerechtigden  Regeling Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten (WGA) gerechtigden  Wet arbeidsongeschiktheid zelfstandigen (WAZ) gerechtigden  Wet arbeidsongeschiktheidsvoorziening Jonggehandicapten (Wajong) gerechtigden  Wet Inkomensvoorziening Oudere en gedeeltelijk Arbeidsongeschikte Werkloze werknemers (IOAW) gerechtigden  Wet Inkomensvoorziening Oudere en gedeeltelijk Arbeidsongeschikte gewezen Zelfstandigen (IOAZ) gerechtigden  Wet Sociale Werkvoorzieningen (WSW) geïndiceerde  Leer/werkplekken voor niet uitkeringsgerechtigde werkzoekenden (nuggers)  Leer/werkplekken voor vroegtijdig schoolverlaters en jongeren met onvoldoende kwalificaties  Leer/werkplekken in het kader van BOL/BBL opleidingen, VSO en/of praktijkscholen. Social Return maakt in deze aanbestedingsprocedure onderdeel uit van de (sub)gunningscriteria. Inschrijvers moeten akkoord gaan met de genoemde minimumeisen. De sub-criteria betreffende Social Return staan in hoofdstuk 4. Meer over Social Return kunt u lezen op de volgende websites: www.mvonederland.nl (Trends en Ontwikkelingen; Duurzaam leveren aan de overheid).

22-10-2013

pagina 9 van 38

INK 12-223

1.5.4.


Sociale Voorwaarden

Internationale verdragen bevatten morele normen over mensenrechten, arbeidsomstandigheden en beloningen. Het voldoen aan sociale aspecten van duurzaam inkopen betekent dat leveranciers zich moeten inspannen dat deze normen in de hele keten van het productieproces worden nagestreefd. De systematiek die hiervoor is ontworpen, noemen we ‘sociale voorwaarden’. De fundamentele normen in de verdragen van Internationale Arbeidsorganisatie en de normen in de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens, noemen we generieke normen. Zij gelden vo or de inkoop van alle producten. Voor sommige productgroepen heeft de Rijksoverheid aanvullende normen gesteld. Met aanvullende normen streven we in die producten een nog grotere verbetering na van arbeidsomstandigheden en beloningen. 'Sociale voorwaarden' worden als bijzondere uitvoeringsvoorwaarde in de overeenkomst opgenomen. Deze maatregel houdt in dat in de overeenkomst tussen de aanbestedende dienst en de inschrijver wordt opgenomen welke inspanningen de inschrijver verricht om risico’s op schending van de normen in beeld te brengen. In paragraaf 4.8 kunt u lezen op welke wijze de aanbestedende dienst sociale voorwaarden voor deze opdracht wil toepassen. Meer over Sociale Voorwaarden kunt u lezen op de volgende websites: www.mvonederland.nl en www.rijksoverheid.nl/documenten-en-publicaties/brochures/2010/12/06/sociale-voorwaarden.html

1.5.5.

Proportionaliteit

De aanbestedende dienst voert deze aanbesteding uit in overeenstemming met de voorschriften zoals opgenomen in de Gids Proportionaliteit, tenzij daar in de aanbestedingsstukken nadrukkelijk van wordt afgeweken. De Gids Proportionaliteit is met het Aanbestedingsbesluit d.d. 11 februari 2013 van toepassing op Europese aanbestedingstrajecten.

22-10-2013

pagina 10 van 38

INK 12-223


Hoofdstuk 2. 2.1.

Aanbestedingsprocedure

Algemeen

Op deze aanbesteding is de Aanbestedingswet 2012 (hierna: Aw2012) van toepassing. De Aw2012 is een nationale uitwerking van de Europese Richtlijn van 31 maart 2004 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten (2004/18). De aard van de gevraagde overheidsopdracht is beschreven in de volgende CPV -codes: 55100000-1 Hoteldienst 98340000-8 Accommodatie- en kantoordiensten 98341000-5 Accommodatiediensten De aanbesteding wordt voor mededinging opengesteld via een niet-openbare procedure. In deze procedure vindt de beoordeling van de geschiktheid van de inschrijver en de beoordeling van de inschrijving in twee rondes plaats. Deze gunningsleidraad heeft als doel geselecteerde gegadigden te informeren over de opdracht (tweede ronde). De aanbestedende dienst is: Belastingdienst/Centrum voor facilitaire dienstverlening (B/CFD), Inkoopuitvoeringscentrum (IUC) Belastingdienst Bezoekadres en tevens adres voor het indienen van de stukken: Tiberdreef 12-24 3561 GG UTRECHT Contactpersoon: mevr. R.E.G. van der Giessen, senior Inkoper E-mail: [email protected] (altijd een CC naar onderstaande adres) CC E-mail: [email protected] Telefoon: 06 - 55 34 67 79 Bij alle correspondentie vermelden: Europese Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties (INK12-223) en vermeldt op alle schriftelijke stukken: “VERTROUWELIJK”.

2.2.

Aankondiging

In het kader van de aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties heeft de aanbestedende dienst op 30 juli 2013 een officiële aankondiging verzonden aan www.tenderned.nl Via deze internetsite is de aankondiging direct doorgestuurd naar het Bureau voor Officiële Publicaties van de Europese Gemeenschappen. Kenmerk en naam van de aanbesteding zijn: Niet openbare Europese Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties (INK12-223).

2.3.

Gunningsleidraad

Op basis van de voorliggende gunningsleidraad en de daarin gestelde kaders kunnen geselecteerde gegadigden een inschrijving doen. De aanbestedende dienst heeft hiertoe in deze gunningsleidraad de functionele behoefte omschreven.

22-10-2013

pagina 11 van 38

INK 12-223

2.3.1.


Onregelmatigheden

Deze gunningsleidraad is met zorg samengesteld. Mocht u desondanks menen dat de informatie en/of een bepaling de gunningsleidraad en/of andere aanbestedingsdocumenten (waaronder ten minste de nota van inlichtingen wordt verstaan) onjuist, onrechtmatig of op een andere wijze onregelmatig is, dan dient u binnen vijftien (15) dagen na ontvangst van het desbetreffende aanbestedingsdocument, doch uiterlijk vijf (5) dagen vóór de sluitingsdatum voor het indienen van de inschrijving, de aanbestedende dienst schriftelijk hierop te attenderen. Als u niet tijdig op de voorgeschreven wijze de aanbestedende dienst aldus hebt geattendeerd, heeft u daarmee ieder recht jegens de aanbestedende dienst verwerkt voor zover verband houdende met de vermeende onjuistheid, onrechtmatigheid of onregelmatigheid.

2.3.2.

Nadere inlichtingen over de gunningsleidraad

Ten aanzien van nadere inlichtingen of vragen over de gunningsleidraad, wordt u verzocht dit zo spoedig mogelijk per e-mail te melden bij de aanbestedende dienst. Zie hiervoor het mailadres in paragraaf 2.1. U wordt verzocht om per vraag aan te geven: op welk deel van de gunningsleidraad de vraag betrekking heeft op welk document de vraag ziet, bijvoorbeeld de gunningsleidraad, de overeenkomst of een specifieke bijlage in voorkomend geval het nummer van de betreffende eis de relevante bladzijde en/of paragraaf. De vragen dienen uiterlijk op het in paragraaf 2.7 opgenomen tijdstip door middel van een e-mail bericht (zie bijlage 1 Format voor het stellen van vragen nota van inlichtingen) te zijn ingezonden. Ten aanzien van vragen die niet voldoen aan de vooropgestelde wijze van indienen of niet tijdig in het bezit van de aanbestedende dienst zijn, kan niet worden gegarandeerd dat de antwoorden (overeenkomstig artikel 2.54 lid 1 Aw2012) uiterlijk zes (6) dagen voor de uiterste datum van ontvangst van de inschrijvingen aan u worden verstrekt. De aanbestedende dienst beantwoordt vragen schriftelijk. De vragen en antwoorden worden zonder vermelding van de vraagsteller tegelijkertijd (schriftelijk) aan alle geselecteerde gegadigden toegezonden. Eventuele aanvullingen en correcties op de gunningsleidraad door de aanbestedende dienst worden aan alle gegadigden schriftelijk kenbaar gemaakt. Vragen, antwoorden, aanvullingen en/of correcties worden integraal onderdeel van deze leidraad. Het aantal en de aard van de vragen heeft in beginsel geen invloed op de in paragraaf 2.7 aangegeven uiterste datum voor indiening van de inschrijving.

2.4.

Inschrijving

De aanbestedende dienst nodigt u uit tot het doen van een inschrijving voor de Europese Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties (INK12-223).

2.4.1.

Sluitingsdatum indienen inschrijving

Met inachtneming van de minimaal voorgeschreven termijn, moet de inschrijving uiterlijk op de in paragraaf 2.7 opgenomen datum en tijd door de aanbestedende dienst ontvangen zijn op het in paragraaf 2.1 genoemd adres.

22-10-2013

pagina 12 van 38

INK 12-223

2.4.2.


Afzien van inschrijven

Indien u, na kennisneming van deze gunningsleidraad, besluit geen inschrijving in te dienen, dan wordt u vriendelijk verzocht dit schriftelijk te melden op het onder paragraaf 2.1 opgenomen (e-mail)adres.

2.4.3.

Recht om niet te gunnen

De aanbestedende dienst heeft het recht de opdracht niet te gunnen en voornoemde aanbesteding stop te zetten. De aanbestedende dienst informeert u gemotiveerd en tijdig over deze beslissing. Ingeval een dergelijke beslissing wordt genomen, dan kan hieraan geen recht op (schade)vergoeding ontleend worden.

2.5.

Beoordeling

2.5.1.

Procedure van beoordelen

De beoordeling van de inschrijvingen vindt volgens een vooraf vastgestelde beoordelingsprocedure en onderstaande stappen plaats: 1. 2. 3. 4.

opening van de inschrijvingen controle op de vormvereisten beoordeling uitsluitingsgronden beoordeling gunningscriteria.

Indien bij de beoordeling van uw inschrijving vragen rijzen, dan kan de aanbestedende dienst u verzoeken om een toelichting of een aanvulling op uw inschrijving. U wordt geacht bereid en in staat te zijn om dergelijke vragen binnen 48 uur (op werkdagen) te beantwoorden. Indien een inschrijving niet voldoet aan één van de gestelde eisen, dan kan deze inschrijving niet betrokken worden in de verdere beoordeling en wordt ongeldig verklaard. De inschrijver zal hier schriftelijk van op de hoogte worden gesteld.

2.5.1.1. Opening van de inschrijvingen De opening van de inschrijvingen is niet openbaar, en vindt plaats na het verstrijken van de uiterste datum van indiening op de in paragraaf 2.7 opgenomen datum bij de aanbestedende dienst. Toezending of publiceren van een proces verbaal van opening aan inschrijvers vindt niet plaats.

2.5.1.2. Controle van de inschrijvingen op de vormvereisten De inschrijvingen worden allereerst gecontroleerd op de vormvereisten als gesteld in paragraaf 3.2. De aanbestedende dienst kan, voordat hij een inschrijving terzijde legt vanwege kennelijke vergissingen, onduidelijkheden en/of onvolledigheden, schriftelijk om de door hem nodig geachte verduidelijkingen en/of aanvullingen verzoeken.

2.5.1.3. Beoordeling op de uitsluitingsgronden De inschrijvers die een inschrijving indienen die voldoet aan de vormvereisten, worden getoetst op de toepasselijkheid van de in deze gunningsleidraad opgenomen uitsluitingsgronden. Zie hiervoor paragraaf 3.1.

22-10-2013

pagina 13 van 38

INK 12-223


2.5.1.4. Beoordeling op de gunningscriteria De inschrijvers die een inschrijving indienen die voldoet aan de vormvereisten en uitsluitingsgronden, worden toegelaten tot de gunningsfase. In de gunningsfase wordt per inschrijver onderzocht of de inschrijving voldoet aan de gunningseisen. Vervolgens worden d e inschrijvingen die aan alle gunningseisen voldoen, beoordeeld op basis van het gekozen gunningscriterium. Gunningscriterium Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) De inschrijving die voldoet aan de gunningseisen en het best scoort op de gestel de (sub)gunningscriteria wordt gekenmerkt als economisch meest voordelige inschrijving. De criteria voor het bepalen van de economisch meest voordelige inschrijving zijn: Criteria

Relatieve gewicht in punten

Prijs (kortingspercentage)

30 punten

Kwaliteit (stemmen website test)

70 punten

2.5.1.5. Beoordeling criterium prijs Het toekennen van te scoren punten voor het criterium prijs geschiedt op basis van een ingevulde versie van het bijgevoegde prijsmodel, bijlage 3 spreadsheet factuurkorting. De aanbestedende dienst kiest voor beide percelen voor het verdienmodel op basis van commissie. Dat betekent dat de aanbestedende dienst geen fee zal betalen voor de te verlenen diensten en service maar dat de verdiensten voor de intermediairs worden gegeneerd uit de c ommissies en kick back bonussen welke worden verstrekt door de accommodaties. In de uitvoeringsfase van het contract is geen ruimte voor het factureren van extra kosten voor aanvullende diensten. In deze aanbesteding wordt de inschrijver uitgedaagd een deel van de verkregen commissies en bonussen terug te geven aan de opdrachtgever door middel van het geven van een factuurkorting. Punten mechanisme factuurkorting perceel 1 én perceel 2 De punten voor de gegeven factuurkorting worden als volgt berekend:

Waarbij: X = maximaal te behalen punten voor factuurkorting; ℮ = de natuurlijke exponentiële functie; α = 0,8; deze bepaalt hoe snel de punten toenemen tov het punt waar 49% van de punten worden verdeeld β = kortingspercentage, waarbij 49% vd beschikbare punten worden vergeven. γ = geoffreerde kortingspercentage ð = correctiefactor specifiek voor perceel 1 en 2: 30,5*(1/(1+EXP(0,8*(5-γ)))-0,5

Zie voor de grafiek bijlage 3.

22-10-2013

pagina 14 van 38

INK 12-223


2.5.1.6. Beoordeling criterium kwaliteit De eisen waaraan uw inschrijving moet voldoen en de wensen waarop u kunt scoren op de genoemde gunningscriteria zijn opgenomen in 4, 5 en 6. Voor het criterium economisch meest voordelige inschrijving zijn zowel de geoffreerde factuurkorting als het behaalde aantal stemmen in de website-test van belang. De punten uit de eerdere voorselectiefase zijn verder niet meer van invloed.

Website test Bij het onderdeel website-test kunnen maximaal 70 punten worden behaald. De beoordeling van de website vindt als volgt plaats: 1. De boekingssites worden ten opzichte van elkaar vergeleken op algemene zaken, zoeken vergelijk functies, aanbod accommodaties en gebruikersgemak (zie voor de volledige beoordelingselementen bijlage 6 voorbeeld Beoordelingsformulier website). 2. Een groep van circa 30 individuele materiedeskundigen (bestelgemachtigden van diverse units en diensten) beoordeelt, onafhankelijk van elkaar, de websites. De beoordelaar noteert in het beoordelingsformulier per aandachtsgebied in steekwoorden zijn/haar bevindingen. 3. Nadat de beoordelaar alle websites heeft doorlopen en voor iedere inschrijver afzonderlijk een beoordelingsformulier is ingevuld met steekwoorden dient de beoordelaar de Inschrijvingen te ranken. 4. Zo ontstaan per inschrijver per perceel circa 30 individuele lijstjes met daarin een ranking. 5. Vervolgens worden per beoordelaar aan de inschrijvers ranking punten toegekend gerelateerd aan de schaal zoals hieronder is weergegeven. Plaats in de ranking: 1e 2e 3e 4e

Motivatie: Beste website Tweede plaats Derde plaats Vierde plaats (alleen perceel 1)

Aantal te behalen ranking punten: 10 6 4 2

Let op: Op perceel 1 zijn 4 inschrijvers. Op perceel 2 zijn slechts 3 inschrijvers, een vierde plaats komt dan te vervallen. 6. De verkregen ranking punten worden per inschrijver bij elkaar opgeteld. 7. De inschrijver met de meeste ranking punten wordt vastgesteld en beloond met het maximaal aantal kwaliteitspunten (70 punten). 8. De overige inschrijvingen worden als volgt gewaardeerd: voor Perceel 1: puntenscore = 70 X {(A-60)/(B-60)} voor perceel 2: puntenscore = 70 X {(A-120)/(B-120)} A= te waarderen inschrijving B= inschrijving met de meest behaalde punten. De eindscore wordt afgerond op hele punten. Tot slot worden prijspunten en kwaliteitspunten bij elkaar opgeteld. De inschrijver met het hoogste totaal aantal punten (per perceel) komt in aanmerking voor de gunn ing van de opdracht. Zie voor een voorbeeld Bijlage 7 voorbeeld rekenmethode beoordeling website.

22-10-2013

pagina 15 van 38

INK 12-223


2.6.

Gunning

2.6.1.

Mededeling van de gunningsbeslissing

Nadat is vastgesteld welke inschrijver de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan, worden alle inschrijvers op de hoogte gebracht van de gunningsbeslissing. U ontvangt de mededeling van de gunningsbeslissing zowel per post als e-mail. Alle inschrijvers wordt een termijn van 20 kalenderdagen gegund om eventueel bezwaar te maken tegen de gunningsbeslissing. De mededeling van de gunningsbeslissing aan de beste inschrijver behelst geen aanvaarding van diens aanbod. De inschrijver dient in voorkomend geval binnen de genoemde termijn een kort geding aanhangig te maken en de aanbestedende dienst een afschrift van de dagvaarding te doen toekomen, bij gebreke waarvan het recht om op te komen tegen de gunningsbeslissing of de gunning komt te vervallen. Ingeval een ondernemer een kort geding aanhangig maakt, kunnen de overige inschrijvers naar hun keuze in die procedure tussenkomen, of zich in deze procedure voegen, opdat op zo kort mogelijke termijn een doeltreffende geschilbeslechting kan plaats vinden. De aanbestedende dienst zal alle inschrijvers op zo kort mogelijke termijn informeren omtrent het inst ellen van een kort geding. Door inschrijving doen inschrijvers uitdrukkelijk en onomkeerbaar afstand van hun recht tot het instellen van derdenverzet tegen of het instellen van een kort geding naar aanleiding van de uitspraak in de oorspronkelijke voorlopige voorziening. Bij het uitsturen van de mededeling van de gunningsbeslissing, heeft nog niet de verificatie plaatsgevonden van eventueel aan te leveren bewijsstukken. Zie ook paragraaf 3.2.4. Indien het resultaat van de verificatie is dat de winnende inschrijver niet aan de gestelde eisen voldoet, dan zal zijn inschrijving terzijde worden gelegd en zal er een nieuwe gunningsbeslissing worden genomen.

2.7.

Planning aanbesteding

Hieronder wordt de planning van deze aanbesteding weergegeven. Vanaf de uiterste datum van inschrijving betreft het een indicatieve planning, waaraan geen rechten kunnen worden ontleend. Activiteit

Startdatum

Verstrekken gunningsleidraad Nadere inlichtingen/stellen van vragen (fase 2) Publicatie nota van inlichtingen (fase 2) Uiterste datum van inschrijving, uiterlijk om 12.00 uur lokale tijd Beoordeling inschrijving(en) Mededeling gunningsbeslissing, start bezwaartermijn Verificatiefase: Aanleveren van (aanvullende) bewijsstukken (10 kalenderdagen) Einde bezwaartermijn, definitieve gunning

22-10-2013 22-10-2013 04-11-2013

Ondertekening van de overeenkomst(en)

22-10-2013

27-11-2013 09-01-2014 09-01-2014

Einddatum 01-11-2013 08-11-2013 27-11-2013 03-01-2014 20-01-2014 29-01-2014 30-01-2014

pagina 16 van 38

INK 12-223

2.8.


Klachtafhandeling bij aanbesteding

Klachten over de aanbesteding kunnen worden voorgelegd aan het Klachtenmeldpunt Aanbesteden van de Belastingdienst. Deze procedure is opgenomen in de selectieleidraad en is onverkort op deze gunningsleidraad van toepassing.

22-10-2013

pagina 17 van 38

INK 12-223


Hoofdstuk 3. 3.1.

Beoordelingscriteria inschrijving

Inleiding

De inschrijvingen worden beoordeeld op de onderstaande criteria: 1. 2.

Controle op de vormvereisten (paragraaf 3.2) Beoordeling op de gunningseisen (Hoofdstuk 5).

Ten aanzien van de criteria die aan uw inschrijving zijn gesteld worden in deze gunningsleidraad en in de Bijlagen onderscheiden: Eis:

Aan een eis moet worden voldaan. Als niet is voldaan aan een eis dan wor dt tot uitsluiting overgegaan. Elke andere vorm van beantwoorden dan “ja” leidt tot uitsluiting. De aanbestedende dienst hanteert gunningseisen. In Hoofdstuk 3 wordt, voor zover nodig, een toelichting gegeven op de gehanteerde vormvereisten. In de hoofdstukken 4, 5 en 6 wordt, voor zover nodig, een toelichting gegeven op de gunningseisen. Indien volledig en zonder voorbehoud aan de gestelde eisen wordt voldaan, dient het antwoord alleen “JA” te zijn, met dien verstande dat in voorkomend geval tevens de gevraagde documenten moeten worden overlegd. Indien bij een “JA” een voorbehoud wordt gemaakt, dan wordt dit beschouwd als een “NEE”.

De eisen zijn elk met een uniek nummer opgenomen voor eenduidige referentie. In de gunningsleidraad en in Bijlage 2 Conformiteitenlijst Gunningseisen, zijn alle eisen welke van toepassing zijn op deze aanbesteding overzichtelijk weergegeven.

3.2.

Vormvereisten

3.2.1.

Aanlevering van de inschrijving

De inschrijving dient op papier te worden aangeleverd in een gesloten pakket. Aan de buitenzijde van het pakket dienen kenmerk en naam van de aanbesteding, de tekst “VERTROUWELIJK” en eventueel perceelnummer, te worden vermeld. Daarnaast dient een inschrijving in elektronische vorm te worden aangeboden. Als er di screpantie is tussen de inhoud van de papieren versie en de elektronische versie, dan is de papieren versie leidend. De inschrijving op papier moet per perceel aan de volgende eisen voldoen: één (1) origineel exemplaar dat enkelzijdig is afgedrukt en per bladzijde is geparafeerd, alsmede één (1) eventueel dubbelzijdig afgedrukte kopieën. Indien het niet mogelijk is elke pagina te voorzien van een paraaf, dan wordt van de inschrijver verwacht dat er een volmacht ter zake parafering wordt bijgevoegd aan de rechtsgeldig ondertekende begeleidende brief op A4 formaat, afgedrukt met op elke pagina de naam van de inschrijver en een paginanummering in het formaat “x van y”, met uitzondering van eventuele bijlage(n) en bewijsstuk(ken). Wel dient controleerbaar te zijn dat de bijlagen of bewijsstukken volledig zijn een ander formaat dan A4 is toegestaan, mits opgevouwen tot A4 formaat losbladig in een A4 ringband met gebruik van duidelijke tabbladen (zowel origineel als kopie) Aparte inloginstructie ten behoeve van de beoordelaars maximaal 2 enkelzijdige A4-tjes Aparte beschrijving van het verdienmodel.

22-10-2013

pagina 18 van 38

INK 12-223

-


De inschrijving in elektronische vorm moet per perceel aan de volgende eisen voldoen: aangeleverd op cd, usb-stick of dvd teksten opgemaakt in Microsoft Word 2010 (of eerder), ODF of PDF formaat spreadsheets opgemaakt in Microsoft Excel 2010 formaat (of eerder) overige documentatie mag als PDF-bestand worden aangeleverd (LET OP) Inlog instructies voor beoordelaars opslaan in een apart bestand.

U dient rekening te houden met het volgende: inschrijvingen ingediend per e-mail of per fax worden niet geaccepteerd de inschrijver draagt zelf het risico van vertraging tijdens de (post)verzending en/of door onjuiste c.q. onvolledige adressering indien op genoemd datum/tijdstip geen inschrijving van u is ontvangen, wordt aangenomen dat u geen inschrijving wenst in te dienen inschrijvingen die na de sluitingsdatum en -tijd worden ingediend, worden niet in ontvangst genomen of retour gezonden het ingediende exemplaar van de inschrijving wordt eigendom van de aanbestedende dienst.

3.2.2.

Taal

De inschrijving en alle overige informatie dient volledig in het Nederlands te zijn gesteld, met uitzondering van documentatie van fabrikanten en bedrijfsgegevens die in de Engelse taal mogen worden ingediend, tenzij expliciet anders is vermeld.

3.2.3.

Indeling van de inschrijving per perceel

De verschillende onderdelen van de inschrijving dienen gescheiden te zijn door tabbladen. De onderstaande tabbladindeling dient te worden gehanteerd (per perceel). Omschrijving

Tabblad

bijlage / referentie

Begeleidende brief

1

Conformiteitslijst gunningseisen

2

Bijlage 2

Spreadsheet factuurkorting

3

Bijlage 3

Beschrijving verdienmodel

4

Eis 17

Inlog instructie beoordelaars (max 2 enkelzijdige A4-tjes)

5

Eis 40

Let op. Wanneer u op meerdere percelen een inschrijving doet dan dient u bovenstaande per perceel vorm te geven.

3.2.4.

Aanleveren van bewijsstukken

Van de -

winnende inschrijver(s) wordt verwacht dat deze de volgende bewijsstukken aan levert Uittreksel van de Kamer van Koophandel Ingevulde bijlage 5, verklaring sociale voorwaarden ingevuld werkblad “kengetallen” ten aanzien van financiële economische draagkracht van het in de selectieleidraad als bijlage 10 opgenomen Spreadsheet financieel model goedgekeurde jaarrekeningen over de laatste drie beschikbare boekjaren welke als basis hebben gediend voor Bijlage 10 uit de selectieleidraad een accountantsverklaring of een samenstellingsverklaring betreffende de laatste drie beschikbare boekjaren. Deze bewijsstukken dienen wanneer de opdrachtgever daar om verzoekt op papier en/of op dvd/cd/usb-stick te worden aangeleverd. De bewijsstukken dienen binnen een periode van 10 kalenderdagen aan de aanbestedende dienst te worden overlegd. Indien de winnende inschrijver deze gegevens niet binnen deze termijn aanlevert of indien uit de bewijsstukken blijkt dat hij niet voldoet aan het gevraagde, dan komt hij niet in aanmerking voor de opdracht.

22-10-2013

pagina 19 van 38

INK 12-223

3.2.5.


Contactpersoon

De aanbestedende dienst gaat ervan uit dat de contactgegevens zoals aangeleverd in de selectiefase ongewijzigd zijn. Mocht hier toch een wijziging in optreden wordt u geacht dit in de brief aan te geven.

3.2.6.

Voorwaardelijke inschrijving

Door in te schrijven stemt inschrijver in met alle bepalingen uit de aankondiging van de overheidsopdracht en de aanbestedingsstukken. Een inschrijving waaraan voorwaarden zijn verbonden of waarin voorbehouden worden gemaakt, is niet toegestaan en wordt door de aanbestedende dienst ongeldig verklaard.

3.2.7.

Verplichtingen belastingen, milieubescherming, arbeidsvoorwaarden

Inschrijvers dienen bij het opstellen van hun inschrijving rekening te hebben gehouden met de verplichtingen uit hoofde van de bepalingen inzake de arbeidsbescherming en de arbeidsvoorwaarden die gelden in het land waar de opdracht wordt uit gevoerd, zoals bedoeld in artikel 2.81 lid 2 Aw2012. Kennis omtrent die belastingen en milieubescherming, arbeidsvoorwaarden en arbeidsbescherming kunnen inschrijvers, voor zover het gaat om uitvoering in Nederland, verkrijgen bij: de Belastingdienst, www.belastingdienst.nl het Ministerie van Infrastructuur en Milieu, www.rijksoverheid.nl/ministeries/ienm het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, www.rijksoverheid.nl/ministeries/szw.

3.2.8.

Conformiteitenlijst(en)

Inschrijver dient de conformiteitenlijst te voegen bij de aanbieding. De conformiteitenlijst is een middel voor de aanbieder en de aanbestedende dienst om te controleren of alle eisen zijn beantwoord en zijn als Bijlage 2 bij deze gunningsleidraad gevoegd.

3.2.9.

Ondertekening

De aanbestedende dienst gaat ervan uit dat de inschrijving wordt ondertekend door dezelfde persoon en/of personen als bij het verzoek tot deelname. Mocht daar geen sprake van zijn, dan moet de bevoegdheid tot het binden van de inschrijvende onderneming kunnen worden vastgesteld aan de hand van gegevens uit het Handelsregister, ofwel uit een bevoegdelijk vers trekte volmacht.

3.2.10.

Geldigheidsduur

De inschrijving is tenminste geldig tot 3 maanden na de uiterste inleverdatum. Tot die datum heeft zij het karakter van een onherroepelijk aanbod. Indien tegen de gunningsbeslissing van de aanbestedende dienst bezwaar wordt gemaakt, dienen de inschrijvers de geldigheid van hun inschrijvingen te verlengen tot minimaal twee weken na de datum van het kort geding vonnis.

3.2.11.

Kosten van de inschrijving

Aan de aanbestedende dienst kunnen geen kosten in rekening worden gebracht in verband met het uitbrengen van de inschrijving en de daarvoor uit te voeren werkzaamheden.

22-10-2013

pagina 20 van 38

INK 12-223


Hoofdstuk 4. 4.1.

Gemeenschappelijke eisen van perceel 1 + 2

Algemene- en vormvereisten

De eis met betrekking tot de vormvereisten luidt: Eis 1.

Door in te schrijven gaat u akkoord met de vormvereisten zoals opgenomen in paragraaf 3.2.

Eis 2.

De inhoud van de schriftelijke onderbouwingen, gegeven door de inschrijver tijdens de selectiefase van deze aanbesteding, zijn tevens van toepassingen op de uitvoering van de overeenkomst (bijvoorbeeld de klachtenprocedure). Tenzij deze in strijd is met de eisen van de opdrachtgever.

4.2.

Prijs en betaling, en annuleringsvoorwaarden

De eisen met betrekking tot het gunningscriterium prijs en betalingsvoorwaarden zijn: Eis 3.

Vul (per perceel) Bijlage 3 spreadsheet Factuurkorting volledig in en voeg deze bij de inschrijving conform het bepaalde in paragraaf 3.2.3. De ingevulde kortingspercentage bepaalt de score op het gunningscriterium Prijs. Het is, op straffe van uitsluiting van de aanbestedingsprocedure, niet toegestaan om de opmaak van de spreadsheet te wijzigen. Een kopie van het ingevulde spreadsheet dient zowel op papier als digitaal aan de inschrijving te worden toegevoegd. Zie ook het bepaalde in paragraaf 3.2 inzake vormvereisten.

Eis 4.

De gegeven factuurkorting is op de gehele factuur, op alle bedragen exclusief omzetbelasting (BTW) van toepassing.

Eis 5.

Vermelde bedragen, zowel op de site als op de offerte zijn inclusief alle mogelijke bijkomende kosten zoals bijvoorbeeld toeristenbelasting.

Eis 6.

Het ingevulde percentage dient realistisch en marktconform te zijn. Het is niet toegestaan om negatieve percentages, of percentages die de gehanteerde formule frustreren of die bij voorbaat objectief niet kunnen worden nagekomen, te offreren.

Eis 7.

De intermediair brengt bij de opdrachtgever géén kosten in rekening voor haar diensten.

Eis 8.

Alle met de dienstverlening gemoeide kosten moeten worden bekostigd uit de door de accommodaties gegeven commissies. Aan de opdrachtgever kunnen geen aanvullende kosten in rekening worden gebracht.

Eis 9.

Kosten die niet in de inschrijving genoemd worden en niet verdisconteerd zijn in de prijsstelling, maar toch noodzakelijk blijken te zijn voor een goed functioneren van het product of de dienstverlening, conform de in deze gunningsleidraad gestelde eisen, zijn voor rekening van inschrijver.

Eis 10. Indien de aanbestedende dienst, in aansluiting op eis 9, kosten moet maken die noodzakelijk blijken te zijn voor een goed functioneren van de dienstverlening, zijn voor rekening van inschrijver. Eis 11. Op boekingen zijn minimaal de Uniforme Voorwaarden Horeca (UVH) van toepassing. Eis 12. De intermediair spant zich in om annuleringskosten tot een minimum t e beperken bijvoorbeeld door de geannuleerde ruimte door te verkopen aan een andere opdrachtgever.

22-10-2013

pagina 21 van 38

INK 12-223


Eis 13. Er mogen geen kosten voor wijzigingen en mutaties van boekingen in rekening worden gebracht (m.u.v. kosten die verband houden met de annuleringsvoorwaarden) .

4.3.

Algemene kwaliteitseisen Intermediair

De algemene kwaliteitseisen aan de intermediair zijn: Eis 14. De intermediair is aantoonbaar onafhankelijk van accommodaties en werkt niet voor een bepaalde keten. Eis 15. Het is de intermediair niet toegestaan om startvergoedingen te vragen aan hotel- en vergaderaccommodaties. Eis 16. Op verzoek van de opdrachtgever kunnen accommodaties worden aangemerkt als preferred supplier. De intermediair onderhandelt met de betreffende preferred supplier over speciale tarieven in opdracht van de opdrachtgever. Deze dienen als zodanig herkenbaar te zijn op de boekingssite. Eis 17. Het verdienmodel van de intermediair is transparant. Dit geldt tevens voor de commissie die de accommodaties betalen (bijv. door originele facturen van de accommodatie te overleggen). De intermediair beschrijft het verdienmodel en voegt dit achter tabblad 4. Eis 18. Opdrachtgever heeft het recht om het verdienmodel van de intermedi air, zoals beschreven in eis 17 periodiek te (laten) toetsen. Doel hiervan is om vast te stellen of de inter mediair volgens het beschreven verdienmodel werkt. De intermediair geeft op verzoek van de opdrachtgever inzicht in haar administratie. Eis 19. De intermediair is zowel via de website, via email en telefonisch bereikbaar. Telefonische bereikbaarheid minimaal van 08.00 tot 18.00 uur. Buiten deze tijden moet een telefoonnummer beschikbaar zijn voor noodgevallen. Eis 20. Van het door de intermediair ingezette personeel voor deze opdracht, zal een ondertekende geheimhoudingverklaring worden geëist. Eis 21. Vertrouwelijke persoonsgegevens mogen niet verkocht of gebruikt worden voor commerciële doeleinden. Deze gegevens mogen uitsluitend gebruikt worden voor het doel waarvoor ze ter beschikking zijn gesteld. De intermediair moet voldoen aan alle eisen aangaande de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Eis 22. Op verzoek van de opdrachtgever verzorgt de intermediair (regionale) bijeenkomsten voor bestelgemachtigde. Doel hiervan is uitleg te geven over de werking van het systeem.

4.4.

Accommodatie aanbod

De eisen met betrekking tot het gunningscriterium aanbod zijn: Eis 23. Het accommodatieaanbod op de website van de intermediair kent verschillende prijs - en kwaliteitsklassen (eenvoudig tot luxe). Eis 24. Het accommodatieaanbod op de website van de intermediair is voorzien van duidelijke omschrijvingen en foto’s van de accommodaties.

22-10-2013

pagina 22 van 38

INK 12-223


Eis 25. Op verzoek van de klant moet een accommodatie voor een langere aaneengesloten periode geboekt kunnen worden (zowel hotel- als vergaderaccommodaties). Eis 26. Bij aanvang van de dienstverlening worden circa 20 hotel- (en vergader)accommodaties op de BES eilanden toegevoegd aan het aanbod.

4.5.

Boekingssite

Let op. Aan onderstaande eisen dient ten tijde van de beoordeling van de boekingssite reeds voldaan te worden door de inschrijver. Wanneer bij het testen van de site blijkt dat de inschrijver niet voldoet aan één of meerdere van onderstaande eisen dan geldt een knock-out. De eisen met betrekking tot het gunningscriterium boekingssite zijn: Eis 27. De site moet beveiligd zijn met een inlogcode (https). Eis 28. De site is minimaal beschikbaar van 06.00 uur tot 00.00 uur, 7 dagen per week. Eis 29. De website van de intermediair dient adequaat beveiligd te zijn. Tevens dient er dagelijks (alle dagen van de week) een back-up te worden gemaakt van de data. Eis 30. Er moeten tegelijkertijd 5.000 medewerkers de site zonder problem en kunnen raadplegen. Eis 31. De site is ad free dus zonder reclame. Eis 32. Andere websites (anders dan hotelsites) mogen niet via de site van de intermediair te benaderen zijn. Eis 33. De site moet gebruiksvriendelijk zijn en kent uitgebreide zoekopties zoals zoeken op postcode, binnen een straal van…, dichtbij een bepaalde voorziening of locatie, op prijs etc. Eis 34. Alle medewerkers van de deelnemende diensten mogen de site raadplegen. Eis 35. Alleen geautoriseerde medewerkers mogen bestellen. Hierover kunnen per deelnemende partij afwijkende afspraken worden gemaakt. Eis 36. Op de website van de intermediair blijven de digitale dossiers van boekingen (en annuleringen) minimaal 2 jaar beschikbaar ter raadpleging. Eis 37. De site kent de mogelijkheid om boekingen te muteren. Eis 38. De website kent de mogelijkheid om bij de boeking één of meerdere emailadressen in te vullen van de persoon voor wie de boeking bestemd is. Deze persoon ontvangt dan een bevestiging en eventueel een routebeschrijving. Bij annulering ontvangt de persoon een melding via mail. Eis 39. De website moet voldoen aan de Europese wetgeving voor gegevensbescherming . Op de website mogen geen privacy gevoelige gegevens staan. Eis 40. Ten behoeve van de beoordeling van de site moeten alle functionaliteiten getest kunnen worden. De testgebruikers moeten dus kunnen boeken, wijzigen, annuleren en digitale dossiers van eerdere boekingen bekijken. Sluit de inloginstructie bij achter tabblad 5.

22-10-2013

pagina 23 van 38

INK 12-223

4.6.


Rapportage en evaluatie

De eisen met betrekking tot het gunningscriterium rapportage en evaluatie zijn: Eis 41. Eén keer per maand verstrekt de intermediair (digitaal, bijvoorbeeld in Excel formaat) een overzicht per deelnemer van de overheid, waarin minimaal de volgende informatie is opgenomen. Dossiernummers, korte omschrijving per dossier, datum waarop de levering heeft plaatsgevonden, factuurkosten per dossier, eventuele annuleringskosten en besparingen op annuleringskosten, omzet, en aantal no-shows. (Tevens Lost savings rapportage voor perceel 2). Eis 42. De intermediair verzorgt 1x per jaar een evaluatie met alle deelnemende contr actpartijen van de overheid. Eis 43. Managementrapportages zijn per verschillend niveau (boeker, organisatieonderdeel, totale organisatie) online beschikbaar. Eis 44. Bestuurlijke informatie kan de klant zelf op de website raadplegen via de bestelgemachtigde.

4.7.

Social Return

De eisen met betrekking tot het gunningscriterium social return zijn: Eis 45. Gedurende de looptijd van de overeenkomst besteedt de inschrijver 5% van aantal in te zetten uren (groeimodel) van de overeenkomst aan extra werk(ervarings)plaatsen voor mensen uit genoemde Social Return doelgroepen. Bijvoorbeeld bij het aannemen van nieuw personeel. Eis 46. Inschrijver stuurt aan opdrachtgever elk half jaar, uiterlijk 15 kalenderdagen na ommekomst van deze periode, geheel ingevuld en ondertekend een periodiek verantwo ordingsrapportage Social Return toe. Eis 47. Wanneer op basis van de periodieke verantwoordingsrapportage de opdrachtgever constateert dat de inschrijver gedurende de looptijd van de overeenkomst twee maal achtereen niet het percentage haalt genoemd als verplichting in eis 45, kan opdrachtgever in overleg treden met inschrijver. Op basis van dit overleg: a) Stellen de opdrachtgever en de inschrijver de oorzaken vast voor het niet behalen van het genoemde percentage door de inschrijver. b) Stellen de opdrachtgever en de inschrijver maatregelen vast voor het verbeterd nakomen van de verplichting tot Social Return door de inschrijver.

4.8.

Sociale Voorwaarden

Op deze opdracht zijn de generieke sociale voorwaarden van toepassing. De ingevulde en ondertekende bijlage Sociale Voorwaarden maakt onderdeel uit van de overeenkomst. Eis 48. Inschrijver zal de sociale voorwaarden (bijlage 4) op eerste verzoek van de aanbestedende dienst, maar niet eerder dan na het mededelen van de gunningsbeslissing , invullen en ondertekend aanleveren.

22-10-2013

pagina 24 van 38

INK 12-223

4.9.


Milieu

In het criteria document voor duurzaam inkopen van externe vergaderen verblijffaciliteiten, welke is opgesteld door Agentschap.nl in opdracht van het Ministerie van Infrastructuur en milieu zijn een aantal eisen opgesteld. Bij het opstellen van de criteria is gekeken naar de belangrijkste duurzaamheidbelasting van de verschillende facetten van Externe vergaderen verblijffaciliteiten en de kansen voor duurzaamheidwinst op korte termijn. In deze aanbesteding zijn de volgende eisen van toepassing. Eis 49. De inschrijver biedt in het kader van de aanbesteding uitsluitend accommodaties aan die goed bereikbaar zijn met het openbaar vervoer of met door de faciliteit of derden georganiseerd groepsvervoer. Onder een ‘goede bereikbaarheid met het openbaar vervoer’ verstaat de aanbestedende dienst een accommodatie die zich op maximaal twee kilometer loopafstand van een openbaar vervoerhalte bevindt. Onder ‘groepsvervoer’ verstaat de aanbestedende dienst het vervoer voor meerdere personen tegelijk van de openbaar vervoerhalte naar de accommodatie. Eis 50. Selectie (filteren) op duurzame locaties bijvoorbeeld green key, Milieu Keur of Eco label moet mogelijk zijn. Eis 51. De intermediair spant zich in om de administratieve processen zoveel mogelijk digitaal te laten verlopen (bijvoorbeeld aanvragen, bevestigen, rapporteren en factureren).

4.10.

DigiInkoop - Elektronisch bestellen en factureren

In bijlage 8 Berichtenverkeer via DigiInkoop is een beschrijving en een procesplaat van het proces weergegeven. In bijlage 9 Deelnemers Digiinkoop zijn de status van de verschillende deelnemende diensten schematisch weergegeven. Eis 52. Inschrijver start het aansluitproces op DigiInkoop direct na de gunning. De intermediair sluit aan op DigiInkoop waardoor elektronisch bestellen en factureren mogelijk is. Het aansluitproces vindt plaats in goed overleg. Eis 53. Inschrijver maakt vanaf de ingangsdatum van de raamovereenkomst minimaal gebruik van punch out en het DigiInkoop Leveranciersportaal en voor de Belastingdienst van punch out en van het BD-portaal. Eis 54. De Rijksoverheid berekent geen kosten aan leveranciers voor aansluiting op en communicatie met DigiInkoop. Bij een directe aansluiting op de Digipoort BVV van DigiInkoop komen alle kosten vanaf het koppelvlak aan leverancierszijde voor rekening van de leverancier. De kosten die inschrijver in dit verband nu (en in de toekomst) maakt, zijn voor eigen rekening. Eis 55. Alleen geautoriseerde medewerkers mogen bestellen. Hierover kunnen per deelnemende partij afwijkende afspraken worden gemaakt. Eis 56. Voor deelnemende diensten die (nog) niet zijn aangesloten op DigiInkoop dient de bestelling rechtstreeks op de website van de inschrijver te kunnen worden geplaatst. Op de website wordt een verplicht veld opgenomen voor een bestel- of ordernummer vanuit de administratie van de klant. Eis 57. De intermediair betaalt de accommodatie. De facturering dient na uitvoering van de dienstverlening plaats te vinden. De opdrachtgever betaalt de intermediair binnen 30 dagen na ontvangst en goedkeuring van de factuur.

22-10-2013

pagina 25 van 38

INK 12-223


Eis 58. De intermediair zorgt voor juiste facturen. Bij de door de intermediair verstuurde factuur wordt de originele factuur van de accommodatie bijgesloten.

4.11.

Juridische kaders

De eisen met betrekking tot de juridische kaders zijn: Eis 59. De als Bijlage 4 A/B/C/D bij deze gunningsleidraad opgenomen conceptovereenkomsten en concept Nader overeenkomst bevat uitsluitend voorwaarden die door de aanbestedende dienst dwingend worden voorgeschreven. Inschrijver gaat met het bepaalde in de conceptovereenkomsten akkoord. Eis 60. De in Bijlage 4 A/B/C/D opgenomen conceptovereenkomsten kan - alvorens deze door inschrijver(s) wordt ondertekend - door de aanbestedende dienst worden gewijzigd en nader uitgewerkt, mede naar aanleiding van de door de inschrijver gedane opmerkingen en tekstsuggesties als bedoeld in paragraaf 2.3.2. De wijzigingen en/of de aangepaste overeenkomsten zullen de inschrijvers per Nota van Inlichtingen kenbaar worden gemaakt.

22-10-2013

pagina 26 van 38

INK 12-223


Hoofdstuk 5. Aanvullende specificaties van de opdracht perceel 1 (Hotelaccommodaties) 5.1.

Inleiding gunningscriteria

In dit hoofdstuk zijn aanvullende eisen geformuleerd met betrekking tot de gevraagde dienst van perceel 1. De eisen zijn uniek genummerd en worden onderscheiden zoals beschreven in Hoofdstuk 3 beoordelingscriteria inschrijving. Daarom wordt hiernaar verwezen voor de nadere uitleg. Eventueel overeenkomende toelichtingen of voorbehouden die bij meerdere gunningseisen gelden , hoeven niet herhaald uitgeschreven te worden. In voorkomende gevallen kan verwezen worden naar het antwoord op het criterium of vraag waar de toelichting of het voorbehoud is beschreven. Inschrijver dient de conformiteitenlijst te voegen bij de aanbieding. De conformiteitenlijst is een middel voor de aanbieder en de aanbestedende dienst om te controleren of aan alle eisen wordt voldaan en zijn beantwoord met een JA. Deze conformiteitenlijst is als bijlage 2A bij deze gunningsleidraad gevoegd. De inschrijver dient in de conformiteitenlijst gunningseisen, bijlage 2A, alle eisen met JA te hebben beantwoord.

5.2.

Overige kwaliteitseisen perceel 1 – Intermediairsdiensten hotelaccommodaties

Let op. Aan onderstaande eisen dient ten tijde van de beoordeling van de boekingssite reeds voldaan te worden door de inschrijver. Wanneer bij het testen van de site blijkt dat de insc hrijver niet voldoet aan één of meerdere van onderstaande eisen dan geldt een knock-out. De volgende eisen zijn alleen van toepassing voor inschrijvers op perceel 1. Eis 61. Het is de intermediair niet toegestaan om boekingen te verrichten voor vergaderarrangementen, dit is voorbehouden aan de winnende inschrijver van perceel 2. Eis 62. Voor het accommodatieaanbod op de website van de intermediair geldt een beste prijs garantie (Best Available Rate). Eis 63. Het accommodatieaanbod op de website van de intermediair bevat minimaal 500 locaties in Nederland, met voldoende aanbod in alle provincies. Eis 64. Het boeken van hotelkamers met een vast patroon, bijvoorbeeld elke week twee nachten, moet als optie geboden worden. Eis 65. De online website is een real-time boekingssysteem waarin actuele prijzen en beschikbaarheid direct inzichtelijk zijn. De individuele boeker kan direct een definitieve boeking plaatsen. U dient het internetadres van de site in de beschrijving van de inloginstructie te vermelden.

22-10-2013

pagina 27 van 38

INK 12-223


Hoofdstuk 6. Aanvullende specificaties van de opdracht perceel 2 (Vergaderaccommodaties) 6.1.

Inleiding gunningscriteria

In dit hoofdstuk zijn aanvullende eisen geformuleerd met betrekking tot de gevraagde dienst van perceel 2. De eisen en wensen zijn uniek genummerd en worden onderscheiden zoals beschreven in Hoofdstuk 3 beoordelingscriteria inschrijving. Daarom wordt hiernaar verwezen voor de nadere uitleg. Eventueel overeenkomende toelichtingen of voorbehouden die bij meerdere gunningseisen gelden, hoeven niet herhaald uitgeschreven te worden. In voorkomende gevallen kan verwezen worden naar het antwoord op het criterium of vraag waar de toelichting of het voorbehoud is beschreven. Inschrijver dient de conformiteitenlijst te voegen bij de aanbieding. De conformiteitenlijst is een middel voor de aanbieder en de aanbestedende dienst om te controleren of aan alle eisen wordt voldaan en zijn beantwoord met een JA. Deze conformiteitenlijst is als bijlage 2B bij deze gunningsleidraad gevoegd. De inschrijver dient in de conformiteitenlijst gunningseisen, bijlage 2B, alle eisen met JA te hebben beantwoord.

6.2.

Overige kwaliteitseisen perceel 2 – Intermediairdiensten vergaderaccommodaties

Let op. Aan onderstaande eisen dient ten tijde van de beoordeling van de boekingssite reeds voldaan te worden door de inschrijver. Wanneer bij het testen van de site blijkt dat de inschrijver niet voldoet aan één of meerdere van onderstaande eisen dan geldt een knock-out. De volgende eisen zijn alleen van toepassing voor inschrijvers op perceel 2. Eis 66. Het is de intermediair niet toegestaan om boekingen te verrichten voor uitsluitend hotelovernachtingen, dit is voorbehouden aan de winnende inschrijver van perceel 1. Eis 67. Voor het accommodatieaanbod op de website van de intermediair geldt een goede prijskwaliteit verhouding. Eis 68. Het accommodatieaanbod op de website van de intermediair bevat minimaal 300 locaties in Nederland, met voldoende aanbod in alle provincies. U dient het internetadres van de site in de beschrijving van de inloginstructie te vermelden. Eis 69. Op verzoek van de klant kunnen accommodaties worden toegevoegd, waaronder ook bijzondere accommodaties zoals een buurthuis of een recreatiepark. Eis 70. De intermediair beschikt voor deze opdracht over een team met professionele toegewijde adviseurs en wordt er door de intermediair een accountmanager toegewezen. Eis 71. De intermediair brengt bij iedere vraag van de klant voor een vergaderaccommodatie 2 offertes uit, ook indien de klant om één specifieke locatie vraagt . Indien beide offertes aan de klantwens voldoen en de klant kiest niet voor de goedkoopste, dan registreert de intermediair het verschil als "lost savings". Deze informatie neemt de intermediair o p in de rapportage. Eis 72. Via de website kunnen eenvoudig verschillende offertes worden vergeleken. Eis 73. Een korte doorlooptijd van aanvraag tot offerte. Standaard binnen 24 uur en in spoedgevallen binnen 8 uur. Gerekend vanaf ontvangst offerteaanvraag (werkdagen van 08.00 tot 18.00 uur). Eis 74. Als maatwerk levert de intermediair buitenactiviteiten, diners etc.

22-10-2013

pagina 28 van 38

INK 12-223


Eis 75. Op verzoek van de klant kunnen extra faciliteiten geboekt worden zoals ontbijt, borrel, gebak, lunch en diner. Mutaties in deze faciliteiten kunnen ook tijdens het verblijf in de accommodatie doorgegeven worden (uitsluitend met toestemming van de contactpersoon van de klant voor de betreffende vergadering of bijeenkomst). Eis 76. Rechtstreeks contact tussen bestelgemachtigden en hotel- en vergaderaccommodaties om de wensen door te nemen en mutaties door te geven is mogelijk.

22-10-2013

pagina 29 van 38

INK 12-223

Bijlage 1.


Format voor het stellen van vragen nota van inlichtingen

Dit document is separaat met de aanbestedingsstukken meegezonden als bijlage 1 Format voor het stellen van vragen nota van inlichtingen en maakt onlosmakelijk deel uit van deze gunningsleidraad .

22-10-2013

pagina 30 van 38

INK 12-223

Bijlage 2.


Conformiteitenlijst gunningseisen

Dit document is separaat met de aanbestedingsstukken meegezonden als bijlage 2 Conformiteitenlijst gunningseisen en maakt onlosmakelijk deel uit van deze gunningsleidraad.

22-10-2013

pagina 31 van 38

INK 12-223

Bijlage 3.


Spreadsheet Factuurkorting

Dit document is separaat met de aanbestedingsstukken meegezonden als bijlage 3 Spreadsheet factuurkorting en maakt onlosmakelijk deel uit van deze gunningsleidraad.

22-10-2013

pagina 32 van 38

INK 12-223

Bijlage 4.


(concept) overeenkomst(en) (A, B, C en D)

Dit document is separaat met de aanbestedingsstukken meegezonden als b ijlage 4 A, B, C, en D(concept) overeenkomsten en maakt onlosmakelijk deel uit van deze gunningsleidraad.

22-10-2013

pagina 33 van 38

INK 12-223

Bijlage 5.


Verklaring Sociale Voorwaarden

Dit document is separaat met de aanbestedingsstukken meegezonden als bijlage 5 Verklaring Sociale voorwaarden en maakt onlosmakelijk deel uit van deze gunningsleidraad.

22-10-2013

pagina 34 van 38

INK 12-223

Bijlage 6.


Voorbeeld beoordelingsformulier website

Dit document is separaat met de aanbestedingsstukken meegezonden als bijlage 6 voorbeeld beoordelingsformulier website en maakt onlosmakelijk deel uit van deze gunningsleidraad.

22-10-2013

pagina 35 van 38

INK 12-223

Bijlage 7.


Voorbeeld rekenmethode beoordeling website

Dit document is separaat met de aanbestedingsstukken meegezonden als bijlage 6 voorbeeld beoordeling website en maakt onlosmakelijk deel uit van deze gunningsleidraad.

22-10-2013

pagina 36 van 38

INK 12-223

Bijlage 8.


Berichtenverkeer via DigiInkoop

Dit document is separaat met de aanbestedingsstukken meegezonden met als documentnaam Bijlage 8 Berichtenverkeer via DigiInkoop, en maakt onlosmakelijk deel uit van dit beschrijvend document.

22-10-2013

pagina 37 van 38

INK 12-223

Bijlage 9.


Deelnemerslijst DigiInkoop

Dit document is separaat met de aanbestedingsstukken meegezonden met als documentnaam Bijlage 9 Deelnemerslijst DigiInkoop, en maakt onlosmakelijk deel uit van dit beschrijvend document.

22-10-2013

pagina 38 van 38

Niet-openbare Europese Aanbesteding Intermediairsdiensten voor Hotel- en vergaderaccommodaties

Recommend Documents