5
NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE COMMISSIE MIDDELEN EN BEWONERSZAKEN D.D. 11 OKTOBER 2007 Aanwezig: Leden:
10
15
Voorzitter: Griffier: Bestuurders: Ambtelijke ondersteuning: Overig:
de dames G.Th.M. van der Aar-van Lieshout (CDA) en M.L. van Est – Heijnis (PvdA), de heren H. Koelman (CDA), M. Tjallema (PvdA), B.A. Graal (VVD) en H. van Dijk (D66), (vervangt de heer F. Dukel) de heer G.A. Jägers de heer F. van Hattem mevrouw M.J.P. Vink - van Bruggen en de heer H.B. Bruijn de heren F. van Elst (afdelingshoofd Middelen) en G. Nijman (afdeling Middelen) de heer W. Walters (Deloitte)
20
ALGEMEEN
25
AGENDAPUNT 1: OPENING, MEDEDELINGEN EN VASTSTELLEN AGENDA De heer Witteman heeft zich afgemeld. Agendapunt 7 wordt naar voren gehaald in verband met de aanwezigheid van de accountant. Agendapunt 6 vervalt en schuift door naar november. AGENDAPUNT 2: VASTSTELLEN NOTULEN VAN 6 SEPTEMBER 2007 De notulen worden met een kleine taalkundige correctie vastgesteld.
30
35
AGENDAPUNT 3: LIJST VAN TOEZEGGINGEN VAN 6 SEPTEMBER 2007 De lijst wordt vastgesteld. Naar aanleiding van vraagt de heer Tjallema naar het bekendmaken van vragen die door raadsleden gesteld worden. Als de vraag ingediend wordt als raadsvraag zorgt de griffier voor verspreiding van vraag en antwoord. Vragen die door raadsleden rechtstreeks aan ambtenaren of collegeleden worden gesteld worden niet bijgehouden. AGENDAPUNT 4: SPREEKRECHT --
40
A-STUKKEN (ADVIES AAN DE RAAD)
45
50
AGENDAPUNT 7: AANWIJZEN ACCOUNTANT EN VASTSTELLEN CONTROLEPROTOCOL 2007 De heer Walters geeft een korte toelichting op het voorstel. De accountant is verplicht met de klant afspraken te maken over de controle. Deze worden vastgelegd in de opdracht en in het protocol. De raad kan als opdrachtgever speciale aandachtsvelden meegeven en de wettelijke voorgeschreven toleranties verengen. De heer Koelman gaat akkoord met het protocol. Hij zou graag voor 2009 nieuwe offertes zien voor het aanstellen van een accountant. Hij vraagt of de wijze waarop omgegaan is met het batig saldo van de rekening 2006 juist is. De heer Walters geeft aan dat dit inderdaad via de reserves moet lopen. Worden er uitgaven gedaan met dit saldo in het achterhoofd, dan wordt het exploitatiesaldo van lopende jaar lager en ter compensatie wordt (gedurende of aan het einde van het jaar) geput uit de reserves.
Pagina 1 van 3
5
10
15
20
25
30
35
40
45
De heer Tjallema vraagt ook om nieuwe offertes. Hij vraagt of door de accountant wordt getoetst aan de Verordening artikel 212 en of dat zichtbaar is in de rapportage. De heer Walters zegt dat de controle steunt op de interne processen. Door interim-controles, het normenkader, steekproeven en eigen waarneming worden die processen getoetst. Voor wat betreft de rechtmatigheid moet de raad tijdig op de hoogte zijn van afwijkingen zoals overschrijdingen. De heer Van Dijk vraagt of de doelstellingen met betrekking tot de communicatie worden gehaald; of de gemeente in control is en of de accountant een mening heeft over de rapportage van de provincie over de financiele processen. De heer Walters antwoordt dat er twee maal overleg plaats vindt met de raad en dat er tussentijds veel ambtelijk overleg is. Hij vindt dat de gemeente in control is. Het beschikt over een klein maar slagvaardig apparaat, de ontvangsten en uitgaven zijn goed in beeld en de jaarrekening is goed. Over het rapport van de provincie zegt hij dat de score te maken heeft met de omvang van de organisatie en dat de gemeente tervreden kan zijn met die score. Er zijn altijd verbeteringen mogelijk, maar het gaat anderzijds over beperkte zaken. Hij noemt het voorbeeld van het risicomanagement. De tijdsinvestering die gedaan moet worden om dit op een hoog scorend niveau te regelen moet afgewogen worden tegen het feit dat de huidige wijze voor deze gemeente transparant is en de risico’s klein zijn. De heer Graal zegt dat het college aangeeft te willen verbeteren naar aanleiding van het provincierapport en dat de heer Walters zegt dat de gemeente tevreden kan zijn. Mevrouw Vink geeft aan dat er eenvoudig een aantal verbeteringen kunnen worden doorgevoerd waardoor de score beter moet worden. De heer Walters stelt de fraudepreventie nog aan de orde. De commissie geeft aan fraudepreventie belangrijk te vinden en niet bekend te zijn met lopende fraudegevallen. Het voorstel gaat met een positief advies naar de raad. Er worden geen specifieke aandachtgebieden meegegeven. Aansluitend praat de commissie over het voorstel van het college (opgenomen in de begroting 2008) om in gezamenlijkheid van college, raad en ambtelijke organisatie te kijken naar verbetermogelijkheden voor de planning en control-cyclus. Het college stelt voor te starten met een introductieavond. De heer Walters geeft aan dat de (financiële) jaarstukken maatwerk moeten zijn. De accountant bewaakt dat de stukken voldoen aan de wettelijke eisen. Voor de raad moet beleidsrealisatie en het meten daarvan (kengetallen) de leidraad voor het debat zijn. Als er voldoende vertrouwen is van de raad in het college kan er minder naar de cijfers en meer naar de wereld daarachter worden gekeken. De heer Van Dijk vraagt of de rekenkamercommissie een rol kan spelen bij de beoordeling van het cijfermatige deel. De heer Walters geeft aan dat die commissie een andere functie heeft, gericht op doelmatigheid en processen. De commissie gaat akkoord met het collegevoorstel om in gezamenlijkheid te werken aan de verbetering van de planning en control-cyclus. AGENDAPUNT 5: VERORDENING CLIENTENPARTICIPATIE Diverse commissieleden vragen of er inwoners uit de gemeente in de cliëntenraad zitten. Dat is het geval. De commissie is blij dat, waar het eerder lokaal niet lukte, er nu wel een cliëntenraad voor het samenwerkingsverband is. Het voorstel gaat met een positief advies naar de raad
50
AGENDAPUNT 6: TWEEDE MANAGEMENTRAPPORTAGE 2007 Vervallen.
55
AGENDAPUNT 8: BEGROTING 2008 Door de commissieleden worden diverse vragen gesteld ter verduidelijking van de stukken. In de bijlage bij dit verslag staan de antwoorden op de vragen die niet direct konden worden gegeven.
Pagina 2 van 3
5
10
15
20
De vraag van de heer Tjallema over de inzichtelijkheid van de besteding van het overschot van de rekening 2006 is ook in de commissie Ruimte gesteld. Het college heeft een lijstje toegezegd. De heer Van Dijk vraagt naar de minimumgrens van de reserves. Mevrouw Vink antwoordt dat de provincie een grens van 300 euro per inwoner stelt, maar dat het college zelf de grens van 500 euro hanteert. Vaststelling van deze grens geeft duidelijkheid over de ruimte die in de reserves aanwezig is om eventueel te besteden. De heer Tjallema vraagt of er een voorkeurspositie is voor bedrijven uit de eigen gemeente bij vestiging op het Polanenpark. De heer Bruijn antwoordt dat als eerste wordt gekeken naar de gewenste uitstraling van het terrein. Bij ‘gelijke geschiktheid’ kunnen bedijven uit de eigen gemeente voorgaan. Mevrouw Van Est vraagt naar het functioneren van het Wmo-loket. In de volgende commissie komt een evaluatie daarvan aan de orde. De heren Koelman en Van Dijk vragen naar de controles voor de hondenbelasting. Dit wordt door de gemeenschappelijke belastingdienst opgepakt. Mevrouw Van der Aar vraagt naar de genoemde sloop binnen drie jaar van woningen aan de Vinkebrug en de Groeneweg. De heer Bruijn antwoordt dat dat nog niet voor alle woningen bekend is. B-STUKKEN (ZIENSWIJZE COMMISSIE) -C-STUKKEN (INGEKOMEN STUKKEN)
25
30
AGENDAPUNT 9: PROPOSITIE EGEM-i De heren Van Dijk en Graal vragen naar de kostencompensatie voor de (verplichte) inspanning van de gemeente. Die zit in de algemene uitkering, maar is voor ons relatief ongunstig. Er moet bijvoorbeeld soms dezelfde software worden aangeschaft als een grotere gemeente. De gemeente wordt frontoffice voor de gehele overheid en er komt veel nieuwe wetgeving over verplichte basisadministraties en dergelijke. De gemeente zoekt samenwerking met Bloemendaal die ons nu ook al voor de website faciliteert. OVERIGE PUNTEN
35
AGENDAPUNT 10: SAMENWERKINGSVERBANDEN De commissie neemt kennis van het schriftelijke overzicht. AGENDAPUNT 11: RONDVRAAG --
40
Aldus vastgesteld in de vergadering van de commissie MBZ d.d. 8 november 2007. , voorzitter
, griffier
Pagina 3 van 3
GEMEENTE HAARLEMMERLIEDE EN SPAARNWOUDE ONDERZOEK PROGRAMMABEGROTING 2008 IN DE COMMISSIE MBZ d.d. 11 oktober 2007. I. Vragen en opmerkingen vanuit de commissie, die niet direct of niet volledig konden worden beantwoord: Blz. 39
Graag een verduidelijking van de geraamde kosten voor het onderhoud van de wegen en komt dit uiteindelijk nog terug in de gemeenteraad? De besteding van het geraamde bedrag van €. 500.000 wordt in een afzonderlijk raadsvoorstel aangeboden. Voor wegenonderhoud is – na het vaststellen van de Begroting 2008 – beschikbaar:
besparing voor 2008 indien vervroegde afschrijvingen plaats vinden in 2007 opgenomen kapitaallasten
1 2 3 4 5 6
investering
geplande investeringen: Herinrichting Dr W. Nijestraat (raadsvoorstel) * Aansluiting Osdorperweg Spoorwegovergang 60 km Haarlemmerstraatweg Voetpad/2e fietsverbinding Spaarndammerdijk 1e deel herinrichting Houtrakkerweg Halfweg subtotaal gepland onderhoud: herinrichting Houthakkerweg (oostelijk) Spaarndammerdijk (A9>Lageweg) Spaarndammerdijk (fietspad) Spaarndammerweg/-dijk tot fietspad Kanaalweg Zijkanaal C fietspad subtotaal totaal uitgaven onderhoud/investeringen: voorgenomen deactiverings toezeggingen bestemming restant resultaat 2006 begroting 2008 bestemming restant resultaat 2006 onderhoud wegen buitengebied gereserveerd bedrag resultaat 2007 (Kadernota) totalen
rente
afschrijving
kapitaal lasten
395.000 131.922 335.000 49.530 36.000 66.541 1.013.993
17.775 5.937 15.075 0 1.620 2.994 43.401
39.500 3.078 16.750 4.953 3.600 9.506 77.387
57.275 9.014 31.825 4.953 5.220 12.500 120.787
75.000 76.000 41.000 30.000 170.000 100.000 492.000 1.505.993
0 43.401
0 77.387
0 120.787
-224.000 -225.000 -134.000 922.993
-22.400 -22.500 -13.400 -14.899
-10.080 -10.125 -6.030 51.152
-32.480 -32.625 -19.430 36.252
1 eventuele minder uitgaven blijven in het wegenfonds 2 na realisatie N200 3 nog niet de aanvullende werkzaamheden meegenomen
Blz. 41
In het investeringsplan 2008 – 2011 is €. 19.000 opgenomen voor het aanbrengen van fietsenstallingen bij bushaltes. Is al bekend waar deze zullen worden gesitueerd? Mede afhankelijk van de ontwikkelingen in Halfweg
Blz 95
De inzet van de afdeling Ruimte (toedeling uren) neemt toe met 11%. Heeft dat te maken met een toegenomen ambitie op het onderdeel handhaving? De toename wordt onder andere veroorzaakt door hogere tarieven van de doorbelaste uren van de kostenplaats ruimte. Verder zijn de uren bouw- en woningtoezicht en ruimtelijke ordening toegenomen door alle op handen zojnde ontwikkellingen
Blz. 173
Wat is de opbouw van het aantal inwoners (5.480) naar leeftijdsklasse? Van 0 tot en met 19 jaar 1434 Van 20 tot en met 64 jaar 3325 Van 65 tot 75 jaar 309 Ouder dan 75 jaar 412
Blz. 205
Graag een specificatie van de besteding van het batig rekeningsaldo 2006.als besproken bij de Kadernota 2007. Bestemming overschot bij de Kadernota 2007: Jeugdbeleid €. 100.000 Strategische visie - 50.000 Ondersteuning bij ontwikkelen bouwplannen Halfweg - 35.000 Onderhoud wegen in het buitengebied - 225.000 Entree kernen - 25.000 Archeologisch onderzoek en overig - 25.000 Bomenfonds - 10.000 Campagne “tegengaan zwerfvuil” - 25.000 Totaal afgesproken bij de Kadernota 2007 €. 495.000 Vervroegde afschrijving op investeringen in wegenonderhoud - 224.000 Exploitatie – overschot jaarrekening 2006 €. 719.000 Voor al deze investeringen dienen volgens afspraak nog concrete voorstellen aan de gemeenteraad te worden voorgelegd. De bedragen zijn indicatief en kunnen binnen de totale besteding van €. 495.000 dus nog wijzigen.
Blz. 205
Wat is de boekwaarde van de wegen na de geplande vervroegde afschrijving en wat is de jaarlijkse besparing binnen de exploitatie als gevolg hiervan? Door vervroegde afschrijving op de investeringen in het wegenonderhoud door de huidige exploitatieoverschotten hier deels voor in te zetten kan financiële ruimte worden gecreëerd voor een reeks van jaren. Die handelswijze strookt volledig met het Besluit Begroting en Verantwoording en logischerwijs met het advies van de provincie Noord – Holland – om investeringen in de openbare ruimte niet te activeren wanneer de financiële situatie dat niet toelaat. Boekwaarde van de investeringen in wegen per 1-1-2008 €. 965.000 (staat C) Vervroegde afschrijving 224.000 + 134.000 - 358.000 Herziene boekwaarde per 1-1-2008 €. 607.000 Dit levert een jaarlijkse besparing op van (afg.) €. 50.000
II. Technische vragen raadslid H.J.M. Koelman Met de heer Koelman (CDA) heeft een gesprek plaatsgevonden over een aantal technische vragen en opmerkingen naar aanleiding van de toegezonden Programmabegroting 2008. Naar aanleiding van zijn verzoek om de afwijkingen per programma nader toe te lichten is onderstaand een nadere specificatie opgenomen. Tevens zijn naar aanleiding van het overleg de bladzijden 19 en 111 van de Programmabegroting 2008 vervangen (de rekeningcijfers 2006 zijn aangepast omdat niet de allerlaatste cijfers waren opgenomen). Programma 0 - algemeen bestuur Kosten inkoop goederen en diensten Verschil externe ondersteuning “Strategische Visie Gemeente” 20.000 Opleiding/begeleiding cursussen wethouders 8.000
2
Programma 1 - openbare orde en veiligheid In 2007 is een bedrag geraamd als doeluitkering van het Rijk. Deze doeluitkering is opgenomen in de algemene uitkering en wordt hier ook verantwoord. De kosten blijven wel op dit programma staan. Doeluitkering Rijk (veiligheid) 49.000 opleiding brandweer 10.000 Programma 2 - openbare orde en veiligheid Gerekend is op het uitvoeren van achterstallig onderhoud van de wegen. Voor een groot deel gedekt uit het wegenfonds. Door investeringen in de wegen zijn de afschrijvingen sterk toegenomen. Afschrijvingen investeringen 51.000 Programma 5 - cultuur en recreatie Bij het afscheid van burgemeester Van Hoogdalem – Arkema is een fonds in het leven geroepen. De vervanging van de perenbomen is in het groenonderhoud opgenomen. Bij de sportvelden is rekening gehouden met versterken keeperstrainingsveld. Van Hoogdalem - Arkema 5.000 Vervanging perenbomen 17.000 Versterken keeperstrainingsveld 10.000 Programma 6 - sociale voorziening en maatschappelijke dienstverlening. Het grote verschil in dit programma ontstaat door de WMO. Zowel de doeluitkering van het Rijk aan de gemeente, als de kosten voor de WMO maken hier het verschil. De doeluitkering is een onderdeel de algemene uitkering. In de begroting 2007 is deze uitkering ten onrechte opgenomen onder dit programma. De hiermee gepaard gaande kosten zijn wel onderdeel van dit programma. De uitvoering vreemdelingenbeleid is ondergebracht bij de gemeente Haarlem. WMO doeluitkering Rijk 320.000 WMO kosten 272.000 Vreemdelingenbeleid 11.300 Programma 7 - volksgezondheid en milieu De kapitaallasten van het rioleringsysteem zijn sterk toegenomen De kosten van milieubeheer zijn lager geraamd Door de afvalstoffenheffing te verlagen zijn minder baten begroot.
59.000 23.800 60.000
Programma 8 - ruimtelijke ordening en volkshuisvesting Toename aan bouwleges i.v.m. de op handen zijnde ontwikkeling CSM, Spaarne Buiten e.d. Kosten onderhoud eigen gebouwen Kosten van advies diverse projecten
650.000 20.000 25.000
Bij alle programma’s geldt dat de ondersteuning van het ambtenarenapparaat d.m.v. uren wordt doorbelast. Hierbij geldt dat verplaatsing van uren het ene programma belast, maar het andere programma ontlast. Door het verminderen van de het aantal personeelsleden en hierdoor ook het aantal productieve uren, worden de kosten van overhead over minder uren berekend. Hierdoor stijgen de uurtarieven sterker dan normaal. Een verdere toelichting op deze kosten is dan ook niet relevant. Overig: Blz. 106 Algemene reserves vrij aanwendbaar 2008 tot en met 2011 €. 3.017.648 Blz. 136
Totaal gegarandeerd bedrag is €. 7.066 miljoen (in plaats van Xxx)
3
III. Risicoparagraaf: Na het samenstellen van de Programmabegroting 2008 zijn er enkele recente nieuwe ontwikkelingen te melden die invloed hebben op de Risicoparagraaf. Richtlijn water Het Hoogheemraadschap Rijnland heeft de regiogemeenten laten weten dat de t.b.v. het voldoen aan de richtlijn water een convenant zal worden aangeboden aan de deelnemende gemeenten. In het kader van dit convenant zal de deelnemende gemeenten een bijdrage gevraagd worden om de uitvoering ter hand te kunnen nemen. De kosten voor HenS zijn - zelfs niet bij benadering - aan te geven maar In totaliteit zal het waarschijnlijk gaan om een bijdrage tussen de 130 en 230 miljoen euro’s voor alle gemeenten. Pier, klopt dit zo (verzoek wethouder Witteman) Polanenpark Er zijn nieuwe ontwikkelingen rond het Polanenpark (voorheen Rottepolderpark). Zo is er een derde (particuliere) partij toegetreden die de helft van het provinciale aandeel in deze plannen heeft overgenomen. Het risico van de gemeente is ongewijzigd gebleven. RIO De liquidatie van het RIO is inmiddels afgewikkeld zonder meerkosten voor de deelnemende gemeenten. Dit risico kan dus als vervallen worden beschouwd. Appa Door deelname in het Appa – fonds van de Bank Nederlandse Gemeenten (en door storting van de berekende €. 180.000 t.b.v. toekomstige pensioenen aan wethouders) is hier niet langer sprake meer van een risico. Dat geldt nog wel voor eventuele uitkeringen bij het ontslag van één of twee wethouders. Halfweg, 16 oktober 2007. Burgemeester en wethouders van Haarlemmerliede en Spaarnwoude, H.B. Bruijn, burgemeester. B.J. Huisman, secretaris.
4
