Notulen ledenvergadering T.C. De Peddelaars, d.d. 15 januari 2014

Notulen ledenvergadering T.C. De Peddelaars, d.d. 15 januari 2014

Notulen ledenvergadering T.C. De Peddelaars, d.d. 15 januari 2014. Agenda 1. Opening door de voorzitter. 2. Notulen ledenvergadering d.d. 9 januari 2013 (worden voor de vergadering uitgereikt). 3. Ingekomen stukken. 4. Jaarverslag secretaris (wordt voor de vergadering uitgereikt). 5. Vaststelling contributie en tarieven 2014. 6. Jaarverslag en begroting van de penningmeester (wordt voor de vergadering uitgereikt). 7. Verslag kascontrolecommissie. 8. Benoeming kascontrolecommissie. 9. Clubcompetitie. 10. Clubblad/Website 11. Vaststelling opbrengst Peddelaarstoer 2014. 12. Omni-bestuur. 13. Uitreiking wisselbekers en andere herinneringen van de clubcompetitie + huldigen leden die 25 jaar lid zijn. 14. Pauze. 15. Sponsoring/kleding. 16. Bestuursverkiezing Aftredend en niet herkiesbaar: Arend Veenstra; voorzitter en Rob Steenbergen; PR-zaken 17. Toeragenda seizoen 2014 en invoering van Scan en Go. 18. Oproep vrijwilligers. 19. Enquête. 20. Rondvraag. 21. Sluiting. Aanwezig: 48 leden. 1. Opening Om 19.35 uur opent Arend Veenstra deze algemene ledenvergadering en heet alle aanwezigen van harte welkom. Dit jaar wordt opnieuw met een (eigen) beamer gewerkt, zodat ieder punt op het scherm leesbaar is. Huishoudelijke mededeling: nu en in de pauze is er koffie met cake en na afloop van de vergadering is er een drankje en een hapje op kosten van de vereniging; Greetje Veenstra is aanwezig voor assistentie achter de bar. Het moment van pauze zal afhangen van de komst van de fotograaf. 2. Notulen ledenvergadering 9 januari 2013. De vooraf uitgereikte notulen worden door Arend paginagewijs doorgenomen. Roelof Gort heeft bij punt 8 een vraag over de tarieven, dit komt deze vergadering terug bij punt 5. Verder zijn er geen opmerkingen en worden de notulen goedgekeurd met dank aan de secretaris. 3. Ingekomen stukken Bericht van verhindering van: Dhr. Sok, Piet Dijkstra, Tinus van Nuil, Jan Boelen, Mevr. Sijken, dhr. Potze, Clemens Sprakel en jan Hendriks. Er zijn geen ingekomen stukken 4. Jaarverslag secretaris Net als vorig jaar is geen uitgebreid verslag meer geschreven, omdat dat geen toegevoegde waarde heeft. We beperken ons tot de overzichten met de ledenaantallen en de deelname aan onze tochten. • Ledenaantal: is dit jaar wat gedaald. We hebben nu 489 leden. Henk Strikkers, verantwoordelijk voor de ledenadministratie, geeft een korte uitleg. Opvallend is dat veel oudere leden nu afhaken en wellicht speelt de crisis ook een rol. We verwachten wel weer een lichte groei in het voorjaar als meer mensen weer gaan fietsen. Ledenbestand Peddelaarsleden

2009

2010

2011

2012

2013

16

15

8

8

8

NTFU-leden

492

495

509

508

481

Totaal

508

510

517

516

489

1/6


•

Toertochten: hier zien we een flinke daling in het afgelopen jaar. De daling heeft wellicht te maken met de volgende factoren. o Afgelasting door extreem weer van de ATB tocht in januari en de 100 Mijl van Drenthe. o Afgelopen jaar is de Sallandtocht geschrapt uit het programma Verder zien we bij alle toertochten flink minder deelnemers. Hier hebben alle verenigingen in de regio last van. Veel fietsers gaan tegenwoordig met een GPS op pad. In de (nieuw op te richten) toercommissie zal eens gebrainstormd worden hoe we het aantal deelnemers weer verder omhoog kunnen krijgen. Suggesties hiervoor zijn van harte welkom. Mail ze naar: [email protected] Soort tochten

2009

2010

Vrije tochten Veldtochten

1.421

1.225

785

965

591

1.314

952

240

1.175

522

18

18

19

40

11

2.753

2.195

1.044

2.180

1.124

3-daagse Bad Iburg Totaal

2011

2012

2013

5. Vaststelling contributie en tarieven 2014 In het verleden is besloten dat: • jaarlijks het Peddelaars-deel van de contributie aangepast wordt met het inflatiepercentage • alle prijzen worden afgerond op hele euro’s • het NTFU-deel van de contributie is het grootste deel, dus wanneer de NTFU de prijzen verhoogt, moeten we daarin mee. Vorig jaar is de contributie niet gestegen, omdat de assurantiebelasting verlaagd werd. Dit zorgde voor een daling van de afdracht aan de NTFU. Verwacht werd dat de contributie dit jaar wel omhoog zou moeten worden. Echter de stijging van het NTFU-tarief is marginaal en mede gezien de crisis stelt het bestuur dan ook voor om de contributiebedragen ook dit jaar nog één keer gelijk te laten blijven. De contributiebedragen voor 2014 zijn daarmee als volgt: Lidmaatschap Senioren Hoofdlid Hoofdlid 1 oktober 2e gezinslid Gezinslid 1 oktober elk volgend gezinslid idem 1 oktober Junioren tm 18 jr idem 1 oktober Dubbel lidmaatschap "Peddelaars"lid

2013

2014

42,50 60,80 34,20 50,60 32,10 48,30 40,30 58,60 12,10 9,40

42,50 60,80 34,20 50,60 32,10 48,30 40,30 58,60 12,10 9,40

De inschrijfgelden voor 2014 zijn in de vorige jaarvergadering al vastgesteld. Het gaat nu dus m.n. om de tarieven 2015. Voor het gemak aan de starttafel is weer gekozen voor afgeronde bedragen op hele euro’s. Roelof Gort vindt het bedrag van € 3,- niet logisch voor afstanden tot 150 km. Hij stelt voor dit te verhogen naar € 4,- De vergadering gaat daarmee akkoord. Arend wijst erop dat het wel zaak is om de tarieven tijdig af te stemmen met NOAD i.v.m. de samenwerking tijdens de 100 Mijl en Drentse dorpentocht. De invoering van Scan & Go betekent vooralsnog geen verhoging van de inschrijfgelden.

2/6


Inschrijfgelden tochten

Voorstel Tarieven 2012

Tarieven 2013

Tarieven 2014

Tarieven TEP*

Tarieven 2015

tm 50 km

1,50

1,50

2,00

2,50

2,00

tm 100 km

2,50

2,50

3,00

3,50

3,00

tm 150 km

3,00

3,00

3,00

4,00

4,00

tm 200 km

3,50

3,50

4,00

4,50

4,00

Niet NTFU-leden betalen extra

1,00

1,00

1,00

veldtochten :

3,50

4,00

4,00

5,00

4,00

2,00

1,50

1,50

1,50

1,50

1,00

1,00

1,00

afstand

volwassenen

jeugd tm 18 jr Niet NTFU-leden betalen extra

1,00

1,00

De vergadering stemt in met het voorstel voor contributie en tarieven tochten. 6. Jaarverslag en begroting penningmeester Bastiaan van der Kraan, onze penningmeester, geeft een korte uitleg bij de exploitatierekening, de balans en de begroting. • • • • •

Contributies zijn in d ebegroting iets lager opgenomen vanwege een kleiner ledenaantal Opbrengst tochten iets hoger ivm niet doorgaan tochten in 2012/2013 Sponsorbijdrage: er is geen rekening gehouden met inkomsten van advertenties i.v.m. het verdwijnen van het clubblad Kledingverkoop: opbrengst is geschat o.b.v. de periode Hup & Fidom Administratiekosten i.v.m. aanschaf apparatuur (laptop en beamer)

Wim Smalen vraagt naar de post kledingvoorraad. Wellicht is hier een goede bestemming voor te vinden. In het verleden is er wel eens kleding naar Afrika gegaan. Het jaarverslag en de begroting worden goedgekeurd met dank aan de penningmeester. 11. Vaststelling opbrengst Peddelaarstoer 2014 (dit jaar voor het eerst op Koningsdag) Omdat de heer Hilco Vos, bestuurslid van de voedselbank Hoogeveen is gearriveerd wordt dit punt eerst behandeld. De voedselbank Hoogeveen is een onderdeel van de voedselbanken ZuidWest Drenthe (Meppel, Westerveld, Hoogeveen). De voedselbank bestaat nu 8 jaar, werkt uitsluitend met vrijwilligers en is geheel afhankelijk van giften. Kosten die gemaakt worden zijn bijvoorbeeld: huur, energieverbruik, distributie, transport en kantoorkosten. De etenswaren worden beschikbaar gesteld. Het afgelopen jaar is het aantal klanten gestegen van 150 naar 205. Zie www.voedselbankzuidwestdrenthe.nl Iedereen gaat akkoord de opbrengst van de Peddelaarstoer 2014 aan dit doel te besteden. Tienus Ottens doet nog de suggestie om tijdens de peddelaarstoer een bus neer te zetten, zodat deelnemers hier een vrijwillige bijdrage in kunnen doen. Jaap Zantingh vraagt het bestuur om na te denken over verhoging van het beschikbaar gestelde bedrag. 7. Jaarverslag kascontrole commissie John Timmerman heeft de boeken bij onze penningmeester gecontroleerd. Alles ziet er keurig uit en de penningmeester wordt dan ook décharge verleend. Er volgt applaus voor de penningmeester en John Timmerman wordt bedankt voor de contrôle. Clemens Sprakel kon er helaas door ziekte niet bij aanwezig zijn. John stelt dan ook voor om ook een reserve te beoemen.

3/6


8. Benoeming kascontrolecommissie Omdat John Timmerman als secretaris/penningmeester toetreedt tot het omnibestuur kan hij niet meer in de kascontrôlecommissie zitting nemen. Er zijn derhalve 4 vacatures: kascontrôle toerclub, kascontrôle omnibestuur en 1 reservelid. De volgende personen melden zich aan: Tienus Ottens, Klaas Sijbranda, Bert Eldering en Herman Aufderhaar (reserve) 9. Clubcompetitie Dit jaar heeft de clubcompetitie een nieuwe vorm gekregen. Deze loopt nu een heel kalenderjaar en er wordt gestreden in verschillende categorieën. Hieronder de kampioenen: Race heren: Dikke banden heren: ATB: Overall heren:

Jan Edema Piet Dijkstra Tinus van Nuil Tinus van Nuil

Race dames: Akke Terbraak Dikke banden Dames: F. Sijken Overall Dames: Akke Terbraak

7 leden hebben één of meerdere keren de afstand van 40.000 km overbrugd en krijgen een wereldbol (of een plaatje) Bastiaan v.d. Kraan Akke Terbraak Klaas Sijbranda Jan Boelen

43809 43878 40679 81638

Jan Edema Tirinus Smidt Harry Tielken

131233 203308 406000

10. Clubblad/Website. Er komt nog steeds weinig tot geen kopij binnen voor het clubblad en door de teruggedraaide frequentie is de informatie vaak verouderd. Het bestuur stelt dan ook voor om nog één maal een çlubblad uit te brengen en wel in februari. Kopij is uiteraard van harte welkom. Dit moet uiterlijk 1 februari bij Bert Eldering worden aangeleverd. Jacob Oost roept mensen op die de digitale nieuwsbrief nog niet ontvangen om zich via de website hiervoor aan te melden, zodat geen informatie gemist wordt. Bij wijziging van emailadres dit graag doorgeven! Joost Veurink, onze webmaster, vertelt een aantal wetenswaardigheden omtrent de website. Het afgelopen jaar hebben we ongeveer 15.000 “hits” gehad op de homepage. Met name als er een toertocht nadert loopt het aantal hits op. Meest bekeken items zijn: nieuws, agenda en de fotopagina. Een groot deel komt via Google op de site, daarnaast hebben we ook veel hits dankzij links bij de NTFU en diverse MTB-sites. Joost werkt momenteel aan een facelift van de site, o.a. vanwege de nieuwe sponsors. Daarnaast moeten we nog kijken wat we de huidige adverteerders kunnen bieden nu het clubblad stopt. Bertus Broekroelofs wijst op een trend “zakelijk facebook”. Joost geeft aan niet zoveel “gevoel” te hebben bij facebook, dus als iemand zich hierin eens wil verdiepen dan graag. Joost krijgt applaus voor zijn werk aan de website. 13. Uitreiking wisselbekers e.d. Vanwege het verschijnen van de fotograaf wordt dit punt nu behandeld. De clubkampioenen, jublilarissen en ontvangers van de wereldbollen worden op de foto gezet voor plaatsing in de Hoogeveensche Courant. Onderstaande leden krijgen een herinnering uitgereikt omdat ze al meer dan 25 lid zijn van onze vereniging: • Dhr. M. Duinkerken • Dhr. J.H. Potze • Dhr. R. Peeks • Dhr. H.W. Rekers • Dhr. J. Sok 14. Pauze 12. Omni-bestuur. Arend vertelt dat na vele jaren van trouwe dienst zowel Doortje Nagengast als Kees van Bruggen terugtreden uit het omnibestuur. Beide zijn helaas niet aanwezig, maar het bestuur zal de dank van de vereniging aan hen overbrengen. John Timmerman is bereid gevonden Kees van Bruggen op te volgen als secretaris/penningmeester. Er is dus nog een vacature voor de post van voorzitter. Deze hoeft niet noodzakelijkerwijs uit de renafdeling te komen. Belangstellenden kunnen zich dus melden. Arend zal een deel van de beheertaken voor het clubhuis overnemen van Doortje. 4/6


15. Sponsoring/kleding. Na het stoppen van de firma Hup en Fidom is het bestuur het afgelopen jaar op zoek geweest naar nieuwe sponsors. Na verschillende gesprekken zijn er uiteindelijk 2 hoofdsponsors uit gekomen: de fa. Luppes en Co en Sanisale. Maandag 6 januari jl. is een sponsorcontract met een looptijd van 3 jaar ondertekend. De nieuwe clubkleding wordt gepresenteerd. Rob Steenbergen geeft een toelichting: de kleding wordt opnieuw geleverd door BioRacer. Uitgifte zal plaats vinden in de winkel van Luppes en Co. Hiervoor gaan zij nog een webshop opzetten. Het is de bedoeling dat gangbare maten van de korte broek en het korte-mouw-shirt op de open dag (22 februari) geleverd kunnen worden. De kosten zullen iets hoger zijn dan de vorige kleding vanwege prijsstijgingen bij BioRacer. Er is eenmalig een inruilactie op de open dag; bij inlevering van een (korte) broek en/of shirt (met kortemouw) wordt € 5,- per broek/shirt korting verleend op de aanschaf van de nieuwe kleding. Iedereen heeft eenmalig recht op een korting van maximaal € 10,-. De actie geldt alleen op kleding met daarop de sponsoruitingen van Hup en Fidom. Het bestuur wil verder nog graag wijzen op twee mogelijkheden om de vereniging zelf te sponsoren zonder dat het geld kost. Dit kan via Sponsorkliks op de website. Van iedere bestelling bij een grote hoeveelheid webshops gaat een bedrag naar de club, mits via onze site wordt geklikt. Daarnaast loopt de actie “spek de clubkas” bij C-1000 Offerein in de Nije Nering en AH Offerein in de Weide nog steeds. Voor meer informatie over beide mogelijkheden zie de website. Jan Nijmeijer geeft nog een tip om te gaan werken met evenementensponsors. Bedrijven kunnen dan eenmalig optreden als sponsor van b.v. een toertocht. 16. Bestuursverkiezing Arend geeft een korte inleiding op de vacatures die ontstaan. Hij en Rob treden af en zijn niet herkiesbaar. We hebben de afgelopen tijd veel moeite gedaan om opvolgers te werven, maar dat is niet erg goed gelukt. Hij doet nogmaals een dringende oproep aan de leden om zich te melden, omdat de kwaliteit van de vereniging echt onder druk komt te staan als we structureel verder moeten zonder PRman en toertochtencoördinator. Gert Jassies is kandidaat voor de functie van penningmeester, Bastiaan van der Kraan schuift door naar de post van voorzitter. De vergadering stemt hiermee in. Bastiaan bedankt Rob en Arend voor hun inzet voor de vereniging en ondersteunt dit met bloemen en een cadeaubon. Het bestuur bestaat nu uit: Bastiaan van der Kraan Aftredend in 2016 Voorzitter Gert Jassies Aftredend in 2017 Penningmeester Jacob Oost Aftredend in 2016 Secretaris Henk Strikkers Aftredend in 2015 Ledenadministratie Vacature Organisatie tochten Vacature PR Vanaf dit jaar gaat de toercommissie van start. Deze bestaat uit alle coördinatoren van de tochten. 17. Toeragenda 2014 Datum Naam Veld/weg 15-03-2014 Toerversie Ronde.v.Dr. Weg 05-04-2014 100 mijl van Drenthe Weg 26-04-2014 Peddelaarstoer Weg 01-06-2014 Erik Dekker Classic Weg 21-06-2014 Drentse Dorpentocht Weg 23-08-2014 Twee Landentocht Weg 05-09-2014 Bad Iburg weekend Weg 21-09-2014 Veldtoertocht de Wijk Veld 08-11-2014 Veldtoertocht Ruinen Veld 31-12-2014 Oliebollentocht Veld 10-01-2015 Veldtoertocht Ruinen Veld

Afstanden in km's 60-90-120 40-80-160 40-60-120 65-110-160 50-100-150-200 40-100-150 Ledentocht 25-45-70 25-35-50 30-50 25-35-50

Het bestuur heeft besloten om dit jaar te gaan werken met Scan & Go.

5/6

Startplaats Hoogeveen Hoogeveen/Smilde/Peize Hoogeveen (2 lussen) Hoogeveen Hgvn/Drouwen/Peize Hoogeveen Clubhuis Hoogeveen De Wijk Ruinen Clubhuis Hoogeveen Ruinen


18. Oproep vrijwilligers We zijn nog op zoek naar: • Twee bestuursleden: tochtencoördinator en PR • Vrijwilligers voor diverse taken tijdens tochten/activiteiten • Leden die zich willen verdiepen in de werkwijze rondom Scan & Go • Iemand die presentaties kan maken voor de toertochten Het bestuur doet een dringende oproep aan de leden om zich hiervoor te melden. 19. Enquête Eind augustus/begin september is er door een student een enquête gehouden onder de leden. Jacob doet verslag van de uitkomsten. Er hebben 105 leden aan mee gedaan, de uitkomsten waren niet erg verrassend. Een ruime meerderheid vindt het aantal tochten goed zoals het is, er is weinig tot geen behoefte aan ondersteuning met trainingsschema’s e.d. Wel geeft een klein deel van de leden aan graag lezingen en clinics en techniektrainingen georganiseerd te willen zien. Als er leden zijn die dit willen opzetten, dan kunnen ze zich melden. 20. Rondvraag. Wim Smalen: kan de club iets betekenen in het organiseren van medische keuringen? Deze worden gedaan door SMA in Meppel en ook via de NTFU is dit mogelijk. Soms is via de zorgverzekering een deel van de kosten terug te krijgen. Jaap Zantingh: vraagt of de afvaardiging naar het omnibestuur is geregeld. Volgens Arend is dat bij punt 8 gebeurd. 21. Sluiting Iedereen wordt bedankt voor zijn/haar aanwezigheid en bijdrage in deze vergadering. Hierna sluit Arend voor de laatste keer deze vergadering waarna de nieuwjaarsreceptie kan beginnen. Hoogeveen, januari 2014 B. van der Kraan voorzitter

J. Oost secretaris

6/6

Notulen ledenvergadering T.C. De Peddelaars, d.d. 15 januari 2014

Recommend Documents