Notulen Bijzondere Ledenvergadering 23 januari 2013. Bestuur: Ben Buis (voorzitter), Eric Wobbes(secretaris), Jan Willem Keizer (penningmeester), Sandra Langstraat (lid), Sonny Biever (lid). Aanwezig: Tim Loendersloot, Steven van Raffe, Evelien van dam, Willem Biever, Arjen Koorneef, Peter de Waard, Lettie Langelaan, Naomi de Wachter, Marijke Straathof, Mark vd Graaf, Kees Vreugdenhil, Liesbeth Vreugdenhil-Bos, Wilfred Olivier, Simon Trommel, Rene Buyze, Irene de Jong, Manouk de Vries, Bonetta Eindhoven, Ronald Vos, Idaline Brandhorst, Barbara Broer, Gerrit van Groenigen, Elianne van Ravestein, Dirk Jan van Dijk, Mandy Biever, Jeroen Bregman, David Klaassen, Medie van Raffe, Aad van den Berg, Annelene Weerheim, Colin Greene, Lennard Konijnendijk, Chris Bos, Dea Dina Dekany, Henk den Besten, Tom vd Poel, Michael Dissel. Afwezig met kennisgeving: Stefan Huisman, Irene Oosterveen, Sanne van den Berg, Judith Overdevest, Wilco Lamberts, Anita Verschoor, Joost Veenman, Sjoerd Keizer, Gabrielle de Wachter, Evelien Kouwenhoven, Corstiaan de With, Marijke van Rijn, Laurens Melchers, Hans de Waard, Maaike Smaal, Laura van Rijn, Desiree Berk, Arida/Hans Spek, Ingrid/Wim van Dam, Guido Rafiné, Wilfred Straathof.
Tijd/plaats: 20.00-22.30 uur, sporthal Rijneveen.
1.
Openingswoord voorzitter
Ben Buis opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. De voorzitter verontschuldigd zich voor de gang van zaken in aanloop van deze vergadering. Hij geeft aan dat dit een Bijzondere Leden Vergadering is en dat de ALV zal volgen op vrijdag 22 maart 2013 in de kantine. Hij stelt vast dat de agenda wordt aangepast waarbij het financieel verslag 2012, het verslag van de kascontrolecommissie en de definitieve begroting komen te vervallen De voorzitter geeft aan dat het bestuur een noodzaak ziet om deze vergadering te houden. Allereerst noemt hij wat hoogtepunten binnen de vereniging in het afgelopen jaar: -de sportieve prestaties van veel teams -het aanstellen van 2 nieuwe hoofdtrainers door de KTC -het 18+ weekend, de kamp-week. -de werkzaamheden van Kangaroeclub -het werk van de opknapcommissie van de kantine -het aanstellen van een commissie van “wijze mannen en vrouwen” (Willem, Mark en ?) -het aanstellen van de Marcom-commissie (Evelien, Annelene, Kim) Daarna noemt hij de zorgpunten, die er helaas in overvloed zijn. Hij doet een klemmend beroep op alle leden om meer gezamenlijk “aan de kar te trekken”. In die zin is er echt sprake van het luiden van de noodklok in het belang van het voortbestaan van KV Weidevogels. Notulen Bijzondere Ledenvergadering 23 januari 2013
pagina 1
Namens het bestuur verzet de voorzitter zich tegen de toenemende “consumerende houding” van veel leden en geeft een stevig signaal af dat het met deze vrijblijvendheid afgelopen moet zijn. Onze vereniging zit in zwaar weer door allerlei oorzaken. Enkele voorbeelden zijn: Financieel-/sportbeleid van de gemeente Lansingerland, teruglopend ledenaantal, onvoldoende vrijwilligers (overbelasting van de huidige vaste kern), te weinig inkomsten uit kantine/verhuur/sponsoren… De voorzitter besluit met de mededeling dat het bestuur ziet goede kansen om de club verder helpen in de goede richting. Hier wordt door het bestuur keihard aan gewerkt in 2013. Zij kan dit echter niet alleen. De tijd van praten en commentaar geven in onze club is voorbij: De hulp van iedereen is keihard nodig bij het vinden van creatieve en doeltreffende oplossingen. Het bestuur is begonnen met het “out of the box denken” en heeft een brainstormsessie achter de rug waarbij het vizier naast het komende jaar ook wordt gericht op de toekomst (zie agendapunt).
2.
Ingekomen stukken en mededelingen
Er zijn geen ingekomen stukken. Er zijn 2 mededelingen vanuit het bestuur: - Lucas Hulst is in het ziekenhuis opgenomen, aan hem zal een kaart worden gestuurd. - Per 31 december 2013 zullen Eric Wobbes, Sandra Langstraat, Ben Buis hun bestuurswerkzaamheden neerleggen. De normale benoemingsprocedure van nieuwe bestuursleden zal worden gevolgd zodat op de ALV in maart 2014 het nieuwe bestuur kan worden gepresenteerd.
3.
Notulen Algemene Ledenvergadering 13 april 2012
Opm. Ellianne van Ravestein: klopt het dat het voorzittersoverleg niet is gehouden? Ben Buis: ja dat klopt, hiervoor te weinig aandacht gehad door allerlei andere zaken, de planning is om dit in februari 2013 wel te doen. Opm: Steven van Raffe: het onderscheid breedtesport/wedstrijd sport zou niet meer gemaakt moeten worden. Beiden is even belangrijk maar het gaat om korfbal voor iedereen. Ben Buis: dit is een terechte opmerking, laten we hier geen nadruk meer op leggen aangezien beiden belangrijk zijn in onze club. Opm: Elianne van Ravestein: hoe is het bestuur het afgelopen jaar omgegaan met contributieverhoging voor mensen die het niet konden betalen? Ben Buis: we hebben hier per individueel geval na gekeken en hebben maatwerk verricht in voorkomende gevallen.
4. Jaarverslagen commissies en bestuur -Jaarverslag bestuur: Er zijn geen opmerkingen over het jaarverslag van het bestuur. Een korte toelichting door Eric Wobbes geeft aan dat de inbreng van alle leden t.a.v. het ontwikkelen van een toekomstvisie in 2013 door het bestuur noodzakelijk wordt geacht. -Jaarverslag exitgesprekken: Notulen Bijzondere Ledenvergadering 23 januari 2013
pagina 2
Opm Steven van Raffe: het valt mij op dat mensen korfbalmoe zijn. Komt dit omdat we als Weidevogels geen voldoende hoog spelniveau kunnen aanbieden? Diverse mensen: Nee dat is het niet, mensen stellen op een gegeven moment andere prioriteiten dan korfbal in hun leven. Opm Manouk de Vries: zou een vriendenteam iets kunnen zijn, zodat er wat ex-leden terug kunnen keren bij onze vereniging? Ben Buis: kom met een voorstel bij het bestuur, dan kijken we samen naar de wenselijkheid/haalbaarheid hiervan. Opm Gerrit van Groenigen: Alleen het houden van de exitgesprekken is niet voldoende. Het bestuur moet hier beleid op maken. Ben Buis: dat doen we ook, we kiezen voor een actieve benadering van leden, o.a. door de inzet van het Communicatieteam. -Jaarverslag kantinecommissie en opknapcommissie kantine: Toelichting door Sandra Langstraat: de laatste 2 zinnen in het verslag kunnen geschrapt worden. Is een typefout geweest. Opm Jeroen Bregman Er is veel gebeurd door de vrijwilligers in de kantine. We zijn goed op weg om er echt iets moois van te maken. Binnenkort volgt de aanpak van de keuken door Jeroen en Steven vd Pad. Opm Ronald Vos We moeten durven investeren in de kantine, ook als er weinig geld is. Dan komen de inkomsten vanzelf doordat er clubs onze accommodatie willen huren e.d. Ben Buis/Jan Willem Keizer Dit is een goed argument. We zitten erg krap bij kas, maar als bestuur zullen we dit jaar zeker prioriteiten stellen bij de opknap van de kantine. Nogmaals dank voor de inspanningen van de vrijwilligers die hier echt iets moois van maken!
-Jaarverslag kampcommissie: Opm Tim Loendersloot: De aanmeldingen voor dit jaar stromen weer binnen: nu al 53. Ben Buis: enorm leuk en positief, dit is echt iets van Weidevogels! - Jaarverslag jeugdcommissie: Opm Evelien van Dam: De commissie is uitgebreid en draait goed, aandacht voor de rol van de ouders bij de stroopwafelactie is nodig (wordt anders te vrijblijvend) Opm Elianne van Ravestein: Complimenten voor Collin, zijn stukjes op de site zijn klasse! -Jaarverslag schoolkorfbalcommissie: Er zijn geen opmerkingen. Een samenvatting: De commissie heeft goed werk afgeleverd! Het was een mooi toernooi, we zijn blij met de nieuwe sponsor, het was het laatste toernooi voor Willem en Irene, Naomi zal toetreden en dus is er nog 1 vacature voor deze commissie.
Notulen Bijzondere Ledenvergadering 23 januari 2013
pagina 3
-Jaarverslag toernooicommissie Opmerking Tom vd Poel: Goed nieuws!, want Bonetta, Ivo, Marieke gaan de commissie versterken. -Jaarverslag PR commissie Opmerking Elianne van Ravestein: Hoe zit het met de verhouding PR commissie en Communicatie team? Opmerking Evelien van Dam: Wij zullen onze hulp aanbieden en kijken hoe we elkaar het beste kunnen ondersteunen. Wij doen dat in nauw overleg met het bestuur. Eric Wobbes: Het bestuur ziet vooral kansen dat men elkaar kan versterken. Het bestuur zal de grenzen bewaken en rekent erop dat iedereen in het belang van de club met elkaar wil samenwerken. -Jaarverslag Kangoeroe Klub Ben Buis: fantastisch initiatief. Bestuur heeft dit tot top-prioriteit van 2013 benoemd in haar beleid t.a.v. ledenwerving. Opm. Elianne van Ravestein: Inderdaad een heel goed initiatief, ga vooral door! Opm Chris Bos: Probeer ook vooral kinderen van oud-leden hier actief bij te betrekken door hun gewoon rechtstreeks aan te spreken en te vragen of hun kinderen lid willen worden. -Jaarverslag KTC Opm Medie van Raffe: Het contact met de KTC is positief. Alle teams hebben een trainer: top! Opm Ronald Vos: Ik zie dat er nog een vacature is voor de KTC. Ik meld me graag aan! Ben Buis: heel blij met de aanstelling van nieuwe trainers voor volgend seizoen: goed werk! en Ronald ook bedankt dat je dit wilt doen! -Jaarverslag activiteitencommissie Opm Elianne van Ravestein: Klopt het dat er geen kramen meer beschikbaar worden gesteld vanuit de gemeente voor Koninginnedag en onze oliebollen actie. Sonny Biever: Dat gaat via het Oranjecommité en dit gaat vooralsnog gewoon door zoals altijd. Opm Aad vd Berg: Ik realiseer mij dat ik de oliebollenwagen heb verkocht, hou hier svp rekening mee bij het organiseren. Ben Buis: mooi om te zien dat er vanaf februari 2013 weer nieuwe leden worden toegevoegd aan de commissie (Andre, Lieke)
Notulen Bijzondere Ledenvergadering 23 januari 2013
pagina 4
-Jaarverslag Recreanten Toelichting Sandra Langstraat Er zijn geen opmerkingen bij het verslag. Ben Buis: prima om te zien dat het zo goed gaat met de recreanten. Dit is erg belangrijk voor de club, recreanten moeten een vaste plek krijgen binnen KV Weidevogels. Het bestuur zal zich hier sterk voor blijven maken. -Jaarverslag KTO Prioriteit in 2013 ligt bij de scheidsrechters. Opm Elianne van Ravestein: Aandacht inderdaad voor het begeleiden van de scheidsrechters. Opm Bonetta Eindhoven: Het belang van de zaalwacht in de Rijneveen is groot. Dit loopt nu niet goed. Er wordt volgende week een goede instructie gemaakt en neergelegd in de sporthal zodat iedereen weet wat er van hem/haar wordt verwacht tijdens zaalwacht. De communicatie gaat via de teammanagers. Dit gebeurt i.s.m. het Communicatieteam. -Jaarverslag sponsorcommissie Toelichting Arthur de Lange De sponsorcommissie is goed op dreef. Het is gelukt om sponsors te behouden en met een vaste ploeg enthousiaste leden zoeken we naar sponsorondersteuning waar dat nodig is. Speciale dank aan onze hoofdsponsor H. van den Berg en Zn, verder kijken we naar nieuwe manieren voor sponsoring (bijv. bijdrage van B-all sports en ondersteuning Kangoeroe Klub, zoals bijvoorbeeld door Drukkerij Goos uit Ouderkerk ad IJssel is gelukt bij de eerste druk van de folders). Verder komen er dit jaar ook een nieuwe bordsponsors bij (Qualitech, Masto Mode, Domates). Hulp van alle leden wordt gevraagd bij het vinden van nieuwe sponsoren voor onze club.
5.
Toelichting begroting 2013
Jan Willem Keizer licht als penningmeester de voorlopige begroting 2013 toe. Hij dankt Mark vd Graaf voor het meedenken en zijn aanvullingen. Jan Willem benadrukt dat de financiële situatie voor KV Weidevogels zorgelijk is en dat er op dit moment eigenlijk niets meer kan. Het is onmogelijk om binnen een vereniging meer uit te geven dan je hebt en er is nu al een tekort van ongeveer € 3000,- binnen de club, waarbij opgemerkt kan worden dat er al stevige bezuinigingen zijn doorgevoerd. Hiervoor zijn een aantal oorzaken te noemen: • Hoge kosten zijn inmiddels doorgevoerd ivm veldhuur en zaal huur (beleid gemeente Langsingerland) •
Dalend leden aantal
•
Verminderde omzet kantine/exploitatie clubgebouw e.d.
Zoals de zaken er nu financieel voorstaan is een contributie verhoging van 10% voor de leden noodzakelijk.
Notulen Bijzondere Ledenvergadering 23 januari 2013
pagina 5
Er zijn ambities op het financiële vlak tav nieuwe trainers, trainingsfaciliteiten, scheidsrechters, opknap van de kantine enz. Jan Willem vraagt de leden nadrukkelijk om hulp en nodigt iedereen uit om de komende tijd te komen met creatieve en doeltreffende oplossingen voor de financiële problemen. Tijdens de ALV van 22 maart 2013 zullen het definitieve financieel verslag 2012 en de zal de definitieve begroting 2013 de exacte situatie van onze club weergeven.
6.
Weidevogels visie 2020
Toelichting Eric Wobbes namens het bestuur: Het bestuur heeft de ambitie om de focus naast het beleidsplan (2012-2015) met de leden vooruit te blikken op de midden lange termijn (visie 2020). Hiertoe zullen een aantal thema/brainstorm-avonden worden georganiseerd in 2013. De planning zal z.s.m. bekend worden gemaakt. Het bestuur zal een aantal specialisten vragen om dit te begeleiden omdat het bestuur vooral de expertise van o.a. betrokken leden wil benutten bij het “out of the box”-denken. Thema’s worden: -Ledenwerving/behoud -Technisch -Financiën -Organisatie
7.
Rondvraag
- Dea Dekany: Senioren 4 speelt in 2013 een wedstrijd in Hongarije tegen het Hongaarse team. Er komt daarna hopelijk ook uitwisseling met het Hongaarse team dat naar Nederland gaat komen. - Simon Trommel: Vraagt nogmaals naar de motivatie van het bestuur m.b.t. de in zijn ogen merkwaardige gang van zaken rondom de 2 vergaderingen (BLV, gevolgd door ALV). Eric Wobbes reageert namens het bestuur hierop: wij hebben hier onze redenen voor gegevens. Wij kijken zelfkritisch naar onze rol. Wij hopen dat anderen dit ook doen. - Gerrit van Groenigen: Aandacht voor het ingezonden stuk in de Heraut van Wim van Dam ( mbt de situatie rondom sporthal Rijneveen en de steunbetuiging aan de ex-beheerders Dirk en Sjaak).Dat is een positieve manier om de betrokkenheid bij Weidevogels te tonen. - Mark vd Graaf: Pluim voor Jack en Wilma Kuyvenhoven i.v.m. het wedstrijdsecretariaat. Verder prima om mee te denken met het bestuur over het verhogen van de kantine omzet/sponsorzoektocht in 2013. Ook advies aan bestuur om voorstel tot contributieverhoging niet te schuwen bij de ALV (is realistisch). -Evelien van Dam: het is vooral belangrijk om positieve zaken uit de vereniging met elkaar te delen! -Jeroen Bregman: laat de voorzitter/het bestuur een oproep doen rond de komende wedstrijd van het 1e. -Wilfred Olivier: stuur een ledenlijst naar iedereen rond via de ledenadministratie.
Notulen Bijzondere Ledenvergadering 23 januari 2013
pagina 6
-Manouk de Vries: het communicatieteam/Kangoeroe Klub bestaat uit enkele mensen die wel heel veel opdrachten krijgen. Dat is niet realistisch. Eric Wobbes reageert hierop namens het bestuur: wij zullen de prioriteiten stellen en deze mensen steunen. -Willem Biever: samen schouders eronder. -Elianne van Ravestein: bestuur, zorg op tijd voor de uitnodiging van de ALV.
8.
Sluiting
Ben Buis sluit de vergadering
Actielijst: 1. Voorzittersoverleg beleggen. Actie: bestuur. 2. ALV houden op 22 maart 2013 Actie: bestuur 3. Plannen thema-avonden 2013 i.v.m. midden lange termijn visie. Actie: bestuur 4. Beleidsspeerpunt (Ledenwerving/Kangoeroe Klub) uitwerken 2013. Actie: bestuur. 5. Werven nieuwe bestuursleden in 2013. Actie: bestuur. 6. Actief communiceren/ledenlijst rondsturen. Actie: bestuur (mmv communicatieteam/ledenadministratie). 7. Exit interviews houden. Actie: bestuur 8. Toegang kantine voor teammanagers/koffiezetapparaat. Actie: bestuur/kantinecommissie. 9. Samen schouders eronder zetten (meer doen!). Actie: iedereen. 10. Snelle verslaglegging ALV. Actie: Eric Wobbes
Notulen Bijzondere Ledenvergadering 23 januari 2013
pagina 7
