Notulen ledenvergadering T.C. De Peddelaars, d.d. 9 januari 2013
Notulen ledenvergadering T.C. De Peddelaars, d.d. 9 januari 2013. Agenda 1. Opening door de voorzitter. 2. Notulen ledenvergadering d.d. 11 januari 2012 (worden voor de vergadering uitgereikt). 3. Ingekomen stukken. 4. Jaarverslag secretaris (wordt voor de vergadering uitgereikt). 5. Jaarverslag en begroting van de penningmeester (wordt voor de vergadering uitgereikt). 6. Verslag kascontrolecommissie. 7. Benoeming kascontrolecommissielid. 8. Vaststelling contributie 2013. 9. Clubcompetitie/puntencompetitie. 10. Clubblad 11. Vaststelling opbrengst Peddelaarstoer 2013. 12. Benoeming afgevaardigde jaarvergadering Omni-bestuur. 13. Uitreiking wisselbekers en andere herinneringen van de clubcompetitie en de Peddelaarstrofee + huldigen leden die 25 jaar lid zijn. 14. Pauze. 15. Sponsoring/kleding. 16. Bestuursverkiezing Aftredend en niet herkiesbaar: Bert Snippe, penningmeester 17. Toeragenda seizoen 2013. 18. Oproep vrijwilligers. 19. Rondvraag. 20. Sluiting. Aanwezig: 44 leden. 1. Opening Om 19.35 uur opent Arend Veenstra deze algemene ledenvergadering en heet alle aanwezigen van harte welkom. Dit jaar wordt opnieuw met een beamer gewerkt, zodat ieder punt op een scherm leesbaar is. Huishoudelijke mededeling: nu en in de pauze is er koffie en na afloop van de vergadering is er een drankje en een hapje op kosten van de vereniging; enige hulp achter de bar van niet-bestuursleden is daarbij gewenst. Het moment van pauze zal afhangen van de komst van de fotograaf. 2. Notulen ledenvergadering 11 januari 2012. De vooraf uitgereikte notulen, die nog door Wieke Streef zijn gemaakt, worden door Arend paginagewijs doorgenomen. Zij is inmiddels tussentijds afgetreden. Jacob Oost heeft de vervanging al op zich genomen en zal deze vergadering ook notuleren. • Bij punt 4 komt Jacob Oost terug op de vraag hoe vaak onze website wordt bezocht. Over het afgelopen jaar komt dit uit op een gemiddeld dagelijks aantal bezoeken van 101. In totaal is de website in het afgelopen jaar maar liefst 35265 keer bezocht. Verder zijn er geen opmerkingen en worden de notulen goedgekeurd. 3. Ingekomen stukken Bericht van verhindering van: Roelof v.d. Hof, Bert Eldering, Joost Veurink, Willem Guichelaar, Piet Mulder, Wim Strijker, Bert Scholten, Henri v.d. Veen, Herman van Aalderen. 4. Jaarverslag secretaris Dit jaarverslag is door het tussentijds aftreden van Wieke Streef slechts in beperkte mate aanwezig. We hebben ons dit jaar beperkt tot de meest wezenlijke zaken in digitale vorm. Het voorstel is om dit vanaf nu ieder jaar op deze manier te presenteren: • Ledenaantal: is de laatste jaren stabiel. We hebben nu 516 leden. Ledenbestand
2008
2009
2010
2011
2012
17
16
15
8
8
NTFU-leden
468
492
495
509
508
Totaal
485
508
510
517
516
Peddelaarsleden
1/5
Notulen ledenvergadering T.C. De Peddelaars, d.d. 9 januari 2013
•
Toertochten: hier zien we een dip in 2011, voornamelijk vanwege slecht weer en het afgelasten van ATB-tochten. In 2012 is echter gelukkig weer een duidelijk stijgende lijn zichtbaar. Soort tochten
2008
2009
2010
2011
2012
1.618 875 19/272
1.421 1.137 5/172
1.225 705 0/247
785 240
965 907 31/237
18
18
18
19
40
Sterritten
450
530
431
504
376
Sport-Overdag
184
164
131
105
109
3.436
3.447
2.757
1.687
2.397
Vrije toertochten Veldtochten Oliebollentocht 3-daagse Bad Iburg
Totaal
•
Jubileumactiviteiten: Henk Strikkers doet verslag van de activiteiten die in het kader van het 40jarig jubileum het afgelopen jaar zijn georganiseerd. De speciaal samengestelde commissie heeft voor een programma gezorgd met daarin activiteiten voor elk wat wils. o Een bowlingavond met buffet voor alle vrijwilligers in februari. Deze was gekoppeld aan de jaarlijkse vrijwilligersvergadering. De avond was dermate succesvol dat het bestuur heeft besloten jaarlijks een activiteit te willen organiseren voor de trouwe schare van vrijwilligers. o Een jubileumtocht op 30 juni voor alle leden langs de vestigingen van hoofdsponsor Hup & Fidom met aansluitend een eet- en drinkfestijn bij het clubhuis. Ook op deze activiteit willen we graag doorborduren met een speciale tocht voor leden. o De jaarlijkse driedaagse naar Bad Iburg begin september kreeg dit jaar een ander kleurtje doordat nu ook 1 of 2 dagen meegefietst kon worden en op zaterdagavond werd bij de jeugdherberg een barbecue gehouden. Dit leidde tot een vele hoger aantal deelnemers dan afgelopen jaren. o Na afloop van de jubileumtocht op 30 juni werd een speciaal jubileumboek uitgereikt aan alle leden. Een prachtige uitgave vol met verhalen, wetenswaardigheden over 40 jaar toerclub de Peddelaars. John Timmerman bedankt de jubileumcommissie voor het organiseren van alle activiteiten rondom het jubileum. Er volgt applaus. 5. Verslag en begroting penningmeester Bert Snippe, onze penningmeester, geeft een korte uitleg bij de balans, de exploitatierekening en de begroting. De opbrengsten van de tochten waren een stuk hoger dankzij het doorgaan van alle ATB-tochten en een hogere opbrengst van Drenthe’s Mooiste. De kosten van het jubileum zijn meegevallen, omdat naast de uitgaven een mooi bedrag is binnengehaald aan sponsorgeld. In ruil hiervoor konden de sponsors adverteren in het jubileumboek. Bertus Broekroelofs roemt hierbij m.n. de medewerking van de fa. PrintJob. De opbrengst van de vriendenloterij is gebruikt voor het maken van nieuwe pijlen en borden. De exploitatie sluit met een positief resultaat. De kledingvoorraad is stabiel. Wat de begroting betreft: de contributie kan gelijk blijven (komt nog terug). De sponsorbijdrage valt lager uit (komt ook nog terug) en de bijdrage voor attenties is verhoogd ivm de vrijwilligersactiviteit op 9 februari 2013. Wim Smalen vraagt of het clubblad in de huidige vorm blijft bestaan (hierop komen we bij punt 10 nog terug) Het jaarverslag en de begroting worden goedgekeurd. 6. Jaarverslag kascontrole commissie Clemens Sprakel en Roelof Gort hebben de boeken bij onze penningmeester, Bert Snippe, gecontroleerd. Alles ziet er keurig uit en de penningmeester wordt dan ook décharge verleend. Er volgt applaus voor de penningmeester. 7. Benoeming kascontrolecommissielid in de vacature van R. Gort (aftredend) John Timmerman meldt zich hiervoor aan. De kascontrolecommissie bestaat nu uit John Timmerman en Clemens Sprakel. Henk Strikkers doet de kascontrôle namens de toerclub voor het omni-bestuur. Aftredend lid Roelof Gort wordt bedankt voor zijn inzet.
2/5
Notulen ledenvergadering T.C. De Peddelaars, d.d. 9 januari 2013
8. Vaststelling contributie seizoen 2012 In het verleden is besloten dat: • jaarlijks het Peddelaars-deel van de contributie aangepast wordt met het inflatiepercentage • alle prijzen worden afgerond op tien eurocent • het NTFU-deel van de contributie is het grootste deel, dus wanneer de NTFU de prijzen verhoogt, moeten we daarin mee. Echter vanwege een eenmalige verlaging van de verzekeringspremie hoeft het uiteindelijke contributiebedrag niet te worden verhoogd. Volgend jaar zal de contributie wel stijgen vanwege de verhoogde assurantiebelasting. De contributiebedragen voor 2013 zijn nu als volgt: Lidmaatschap 2012
Voorstel 2013
hoofdlid hoofdlid 1 oktober
42,50 60,80
42,50 60,80
2e gezinslid gezinslid 1 oktober
34,20 50,60
34,20 50,60
elk volgend gezinslid idem 1 oktober
32,10
32,10
48,30
48,30
Junioren tm 18 jr idem 1 oktober
40,30 58,60
40,30 58,60
Dubbel lidmaatschap
12,10
12,10
9,40
9,40
Senioren
"Peddelaars"lid
Er komt een vraag uit de zaal wat de NTFU verzekering inhoudt. Het betreft een casco-verzekering tot € 1000, - voor schade aan fiets, kleding e.d. Dit bedrag kan vrijwillig tegen een hogere premie worden opgehoogd. Ook zit er een aansprakelijkheidsverzekering in en zijn vrijwilligers verzekerd bij tochten. Meer info op de site van de NTFU. René Boon constateert een afwijking tussen de bedragen in het voorstel en die in de notulen van de vorige ledenvergadering. Dit heeft te maken met een verkeerde opgave van de NTFU destijds. Dit is later gecorrigeerd.
Inschrijfgelden tochten afstand
Inschrijfgelden tochten Tarieven 2012
Tarieven 2013
Voorstel Tarieven Tarieven TEP* 2014
tm 50 km
1,50
1,50
2,50
2,00
tm 100 km
2,50
2,50
3,50
3,00
tm 150 km
3,00
3,00
4,00
3,00
tm 200 km
3,50
3,50
4,50
4,00
1,00
1,00
3,50 2,00 1,00
4,00 1,50 1,00
Niet NTFU-leden betalen extra
veldtochten :
volwassenen jeugd tm 18 jr Niet NTFU-leden betalen extra
1,00
5,00 1,50
4,00 1,50 1,00
Ivm een vlotte verwerking tijdens inschrijving kiezen we voor meer afgeronde bedragen. Vanaf 2014 zal daarom alleen nog met hele euro’s worden gewerkt. Scan en Go kent op dit moment nog te veel nadelen om hiermee te beginnen. Klaas de Vries wijst erop dat veel inschrijfformulieren slecht worden ingevuld. Zo is de gereden afstand bv vaak niet bekend. Graag aandacht hiervoor bij de mensen die de starttafel bemannen.
* NTFU leden krijgen 1 euro korting op de TEP tarieven
De vergadering stemt in met het voorstel voor contributie en tarieven tochten. 9. Clubcompetitie/puntencompetitie Sterritten en sport overdag bestaan al geruime tijd. De laatste jaren is echter sprake van een forse terugloop van het aantal deelnemers. Dit seizoen zijn beide activiteiten niet meer aangemeld voor de NTFU- kalender. Vooral ook omdat beide activiteiten veel inzet vragen van vrijwilligers. Het bestuur stelt voor te stoppen met de sterritten en sport overdag. De clubcompetitie op een andere manier vorm te geven, zodat er wel een mogelijkheid blijft om kilomterstanden door te geven en met elkaar te vergelijken. Wellicht kan hierbij dan ook een uitsplitsing komen voor racefietsen, Atb en toerfietsen. In ieder geval ligt een koppeling met de website voor de hand. De koppeling met sterritten wordt dan dus los gelaten. Kees van Bruggen, Jan Hendriks en Jacob Oost buigen zich over een nieuw reglement, zodat de clubcompetitie nieuwe stijl in kan gaan op de open dag van 23 februari. Omdat de fotograaf is gearriveerd wordt punt 14 eerst behandeld.
3/5
Notulen ledenvergadering T.C. De Peddelaars, d.d. 9 januari 2013
13. Uitreiking wisselbekers e.d. De clubkampioenen van dit jaar zijn Tinus van Nuil, Akke Terbraak en in de puntencompetitie zijn Jan Boelen en Arie Benjamins gelijk als eerste geëindigd. Er hoeven geen wereldbollen te worden uitgereikt, wel ontvangen Arend Veenstra ((80.000 km), Jans Bos (120.000) en Tinus van Nuil (160.000) een plaatje. Er waren het afgelopen jaar maar liefst 10 leden die 25 jaar lid zijn van onze vereniging, namelijk: W. Benjamins, K. van Bruggen, E.J. Hendriks, R. v/d Hof, H.J. Kleyberg, H. Mulder, P.H. Mulder, A. Scholten, W. Strijker en J. Wiering. Zij ontvangen een aandenken in de vorm van een spiegeltje met inscriptie. De clubkampioenen, de puntenkampioen en jublilarissen worden op de foto gezet voor plaatsing in de Hoogeveensche Courant. 14. Pauze 11. Vaststelling opbrengst Peddelaarstoer 2013. Omdat de heren Slot en Blanken van het Toon Hermans Huis zijn gearriveerd wordt dit punt eerst behandeld. Het Toon Hermanshuis is een inloophuis voor mensen met kanker en/of verwanten. Men kan hier ervaringen delen, elkaar ontmoeten en er worden verschillende lezingen en activiteiten georganiseerd. Met 1170 bezoekers in het afgelopen jaar voorziet het in een grote behoefte. Het huis is volledig afhankelijk van particuliere gelden en giften, want men krijgt geen subsidie. Men is ook op zoek naar vrijwilligers die hand- en spandiensten willen verrichten. Meer informatie is te vinden op: www.toonhermanshuisdrenthe.nl Iedereen gaat akkoord de opbrengst van de Peddelaarstoer 2013 aan dit doel te besteden. 10. Clubblad. Het clubblad blijft een zorgenkindje. Er wordt nog steeds te weinig kopij aangedragen door de leden. Het clubblad bevat vrijwel alleen maar mededelingen en is onvoldoende actueel. Het bestuur stelt voor om nog twee keer per jaar een clubblad uit te brengen. Eén bij de start van het wegseizoen en een exemplaar bij de start van het ATB seizoen. Vooral de website wordt dan gebruikt voor actuale berichten en nieuws. Joost Veurink werkt op dit moment aan een nieuwe opzet voor de site. Hierbij kan wellicht ook iets gedaan worden met social media (Twitter, Facebook). Sponsors en adverteerders kunnen exposure krijgen via de site. Wim Smalen vraagt waarom in de begroting nog hetzelfde bedrag is gereserveerd voor het clubblad. Dit heeft te maken met de insteek om een aantrekkelijker blad, b.v. in full colour uit te brengen. 12. Benoeming afgevaardigde jaarvergadering Omni-bestuur. Jaap Zantingh stelt zich hiervoor beschikbaar. 15. Sponsoring/kleding. Onze hoofdsponsor Hup & Fidom wil de overeenkomst beëindigen. Helaas valt met het recente overlijden van Jan Fidom de drijfveer om onze club financieel te ondersteunen weg. Dit jaar wordt een lager bedrag gedoneerd. Lopende dit jaar moet dus een nieuwe sponsor worden gevonden. We kunnen wel gebruik blijven maken van faciliteiten zoals de aanhanger, opslag e.d. Wim Smalen vraagt of een sponsor noodzakelijk is voor ons voortbestaan. We zouden wel een jaar zonder kunnen, echter daarna heeft dit zeker consequenties voor de contributie, die dan een stuk hoger zal moeten worden. Bertus Broekroelofs vraagt of de nieuwe sponsor plaatselijk zou moeten zijn. Dit heeft wel de voorkeur. Overigens kunnen we ook werken met meerdere sponsoren die elk een deel van het totaalbedrag voor hun rekening nemen. John Timmerman adviseert om Femmy van Issum ook bij de zoektocht te betrekken. Er zijn al een aantal gesprekken gaande, maar suggesties zijn meer dan welkom! Kleding kan vanaf heden alleen nog via de site/webshop van Jan Bols besteld worden. Er moet dan ook meteen via Ideal worden afgerekend. Er wordt gecontroleerd op lidmaatschap van onze club. 16. Bestuursverkiezing Bert Snippe treedt af na een periode van 4 jaar penningmeester te zijn geweest. Bert wordt hartelijk bedankt voor zijn deskundige inzet. Bastiaan van der Kraan wordt benoemd als nieuwe penningmeester. Jacob Oost wordt benoemd als secretaris. Voor de functie van toertochtencoördinator hebben zich geen kandidaten gemeld.
4/5
Notulen ledenvergadering T.C. De Peddelaars, d.d. 9 januari 2013
Het bestuur bestaat nu uit: Arend Veenstra Bastiaan van der Kraan Jacob Oost Rob Steenbergen Henk Strikkers Vacant
Aftredend in 2013 Aftredend in 2015 Aftredend in 2015 Aftredend in 2013 Aftredend in 2014
Voorzitter Penningmeester Secretaris PR Ledenadministratie Organisatie tochten
17. Toeragenda 2012 Is met de agenda uitgedeeld. De Sallandtocht is geschrapt uit het programma. Nieuw is de Jan Fidom memorial op 22 juni. Het idee is een tocht voor de leden te organiseren langs de vestigingen van Hup & Fidom. Verzorging wordt door hen geregeld. Voorwaarde is echter wel dat zich iemand meldt die de coördinatie van deze tocht op zich wil nemen. Bad Iburg: er is vraag naar varianten zoals ook het afgelopen jaar. ATB de Wijk: Het wielercomité wil nog 1 ATB tocht per jaar organiseren, inclusief een marathon. Dit jaar gepland op 6 oktober. Hier wordt meteen van de gelegenheid gebruik gemaakt om te melden dat de ATB tocht in Ruinen van 12 januari is afgelast. 18. Oproep vrijwilligers We zijn nog op zoek naar: • een bestuurslid/tochtencoördinator • een coördinator voor Drenthe’s Mooiste en de Jan Fidom memorial • een materiaal beheerder • vrijwilligers voor diverse taken tijdens tochten/activiteiten Het bestuur doet een dringende oproep aan de leden om zich hiervoor te melden. 19. Rondvraag. Hilco Bremer: er is onderhoud nodig aan de vaste ATB route in het Dwingelderveld. De precieze opdracht is echter niet duidelijk. Overleg met het recreatieschap en de ATB vereniging Beilen moet van de grond komen. Arend pakt dit verder met Hilco op. Jaap Zantingh: vraagt of het bedrag voor het geode doel gekoppeld aan de peddelaarstoer omhoog kan. Nu is dat gekoppeld aan het aantal deelnemers. Wellicht kan volgend jaar een verhoging plaats vinden. Bertus Broekroelofs: vraagt om een applaus voor Kees van Bruggen die al jarenlang clubcompetitieleider is. Een terecht applaus volgt. 22. Sluiting Iedereen wordt bedankt voor zijn/haar aanwezigheid en bijdrage in deze vergadering. Hierna sluit de voorzitter de vergadering waarna de nieuwjaarsreceptie kan beginnen. Hoogeveen, januari 2013 A. Veenstra voorzitter
J. Oost secretaris
5/5
