Notulen algemene ledenvergadering VC Argos 9 september 2013

Notulen algemene ledenvergadering VC Argos 9 september 2013 Locatie: Meercamp te Oeffelt Tijdstip: 20.00 uur Aanwezig: 6 bestuursleden, 48 leden Afwezig met kennisgeving: 20 leden

1. Opening en mededelingen, -Om 20.05 uur opent de voorzitter Petra Hesen de vergadering en heet iedereen van harte welkom. -Helaas dit jaar geen drankjes bij ontvangst. In de pauze kan er een drankje worden genuttigd namens de club. -Maarten wordt hartelijk welkom geheten in het bestuur. -Petra vraagt iedereen om de presentielijst te tekenen. 2.Mededelingen Alle trainers, coaches e.d. worden bedankt Dames 2 zijn kampioen geworden dit jaar en gepromoveerd naar de 2de klasse. Aspiranten B zijn dit jaar ook kampioen geworden. We zijn door het jaar heen naar uitnodigingen en recepties geweest, maar hebben ook minder leuke bijeenkomsten bijgewoond, zoals overlijden van een oud lid. We zijn dit jaar naar de Rabobank verenigingsdag geweest ( Jose van den Boom). Dit was een fietsdag. Hiervoor hebben we €145 gekregen. Ook heeft Jose de tweede plaats behaald met de quiz, wat nogmaals €50 opleverde. 3. Notulen algemene ledenvergadering 4 Oktober 2012 De notulen zien er netjes uit. Toon Grutters heeft een opmerking over blz. 4. Het plaatsen van foto’s in de Gelderlander kan heel gemakkelijk. Dit zou bijna altijd geplaatst worden. Ook in de Boxmeerse krant is dit mogelijk. Petra bedankt Joyce en Marye voor deze notulen. 4. Jaarverslag 2012/2013 Het volledige verslag zat bij de uitnodiging voor de jaarvergadering. Dit verslag is goed gekeurd. Met dank aan Petra Hesen. 5. Financieel verslag 2012/2013 Susanne geeft aan dat er vorig jaar een min bedrag was. Dit jaar staan we in de plus. Niet alle kosten van het seizoen zijn meegenomen in de jaarrekening. Deze worden volgend jaar meegenomen. Netty Veekens en Esther Beijer hebben de kascontrole uitgevoerd voor dit jaar. De jaarrekening is goedgekeurd. Netty is dit jaar aftredend. Volgend jaar voeren Esther Beijer samen met Jolanda Haerkens de kascontrole uit. De nieuwe reserve voor volgend jaar wordt Petra Hendriks. Susanne wordt bedankt voor haar verslag. 6. Bestuursverkiezing Susanne en Marye zijn niet herkiesbaar. Beide krijgen na een kort afscheidswoordje van Petra een bloemetje en een attentie aangeboden. Joyce is herkiesbaar, zij wordt herkozen door de leden. Jose benoeming tot penningmeester, Peter Stoffelsma doet de uitvoerende taak. We hebben bij de notaris in Boxmeer uitgezocht of het mogelijk was om Joyce als secretariaat en Peter als uitvoerend penningmeester samen te mogen functioneren. Dit mag gewoon plaatsvinden, mits er voor de zekerheid een 2e handtekening gezet wordt. Peter wil niet plaats nemen in bestuur, waardoor we dus José op papier tot penningmeester hebben benoemd en zij de 2e handtekening zet. Jose zal dus de eindcontrole uitvoeren.

1

In de vacaturelijst staat aangegeven dat we weer op zoek zijn naar nieuwe bestuursleden. Er is tijdens de vergadering niemand die zich aanmeldt om in het bestuur te komen. Petra doet toch een noodoproep, als er binnen drie maanden geen nieuwe aanwas komt dan is zij genoodzaakt te stoppen. Daarbij zullen meerdere bestuursleden stoppen. 7. Technische commissie Marjo krijgt het woord, en wil allereerst , Inge Miggiels van harte bedanken voor haar jarenlange en tomeloze inzet voor de TC. Inge was de sturende kracht, zij heeft heel veel werk verzet. Omdat we als TC graag een directe link met het bestuur willen hebben, zodat de lijnen korter zijn en beslissingen sneller genomen kunnen worden, zijn we met het bestuur in gesprek gegaan. Dit heeft geresulteerd in een samenwerking tussen bestuur en TC, waarbij de TC-leden de uitvoerende taken blijven doen, maar het bestuur de TC ondersteunt. Ook zijn de taken binnen de TC enigszins gesplitst. Ingrid en Veronique richten zich op de mini’s, Sil en Marjo zullen de recreanten en de zaterdagcompetitie voor hun rekening nemen. Er is inmiddels ook een apart e-mail adres gemaakt voor de TC, zodat je je vraag/opmerking direct aan de TC kunt voorleggen en niet via via. ([email protected] – zie ook het groene boekje of de website) We proberen ook de website zo in te richten dat je daarop direct informatie kunt halen. Het was weer een heel gepuzzel om het voor het komende seizoen voor elkaar te krijgen. De verjongingsslag bij de dames in de zaterdagcompetitie is doorgezet en wij zijn heel erg blij met de ervaren dames, die de jongeren daarin willen ondersteunen, zowel in dames 1 als in dames 2. Aangezien er diverse dames besloten hebben te stoppen vanwege studie etc. zijn er nu 2, wel wat grotere teams, overgebleven. We zijn er zeker van dat het ze gaat lukken en wensen ze veel succes in de nieuwe samenstellingen. Het aftrap-weekend, dat ze afgelopen weekend samen hebben beleefd, zal daar zeker een goede wending aan geven. Recreanten: Hier hebben we nog steeds 5 dames en 1 herenteam. Het leek erop alsof er een damesteam weg zou vallen, maar er hebben zich zoveel enthousiaste nieuwe leden gemeld, dat er toch 5 teams gemaakt konden worden. Verder trainen de recreanten aankomend seizoen weer anderhalf uur per week. Bij de aspiranten zijn enkele mini’s ingestroomd, maar bij de mini’s is de grootste toestroom gekomen. Zo groot zelfs dat we het bestuur hebben moeten vragen om een ledenstop. Eind vorig seizoen hadden we ongeveer 30 mini’s verdeeld over de niveaus 2-3-4-5 en hebben we daar ook de trainingstijden en trainers op ingedeeld. Echter inmiddels zijn het er 45 en groeit het ons een beetje boven de pet. Achteraf gezien had Argos wellicht eerder een ledenstop in moeten voeren, maar nu zijn we volop bezig met het zoeken naar oplossingen om de groep mini’s toch iets goeds te kunnen bieden en het voor onze trainers iets beter beheersbaar te maken. Het probleem zit ‘m in het aantal beschikbare trainers én ruimte in de sporthal. Als we de groepen meer zouden kunnen opsplitsen en bijvoorbeeld de trainingen vroeger in de middag zouden kunnen laten starten, zou het probleem opgelost zijn. Maar dan hebben we wel mensen nodig, die ’s middags beschikbaar zijn op woensdag- of donderdagmiddag. Dus weet je iemand of zijn er nog leden/ouders, die het leuk vinden om bij de mini-trainingen te helpen, dan zouden wij daar erg mee geholpen zijn. Of denk je, het lijkt me wel iets om te helpen de puzzel ieder jaar weer goed in elkaar te krijgen, meld je dan aan voor de TC en ga met ons de uitdaging aan! 8. Contributie De contributie van de mini’s wordt dit jaar in het midden gehouden. Het is nog niet duidelijk wat we doen met het grote aantal minileden qua trainingen. Doordat er ontzettend veel mini’s zijn moeten we gaan kijken naar een oplossing in de trainingstijden. Hier zal de contributie op worden aangepast. Voor de overige contributies is er rekening gehouden met de zaalhuurindexering en de indexering van de Nevobo-kosten. Het verschil tussen de contributie van van dames 1 en 2 zit hem in het verschil in trainer, maar ook in de teamgelden van promotieklasse ten opzichte van 2de klasse. Daarnaast zijn we op de hoogte van dat dames 2 een kwartier minder traint dan vorig jaar. 2

De leden stellen de vraag of de zaalhuur van de sporthal wel ieder jaar omhoog moet. We nemen de vraag mee naar de sporthalgebruikersvergadering. Dit jaar moet de contributie voor 1 november betaald worden. De contributiebedragen worden per mail verzonden door Peter Stoffelsma. Dit is praktisch en kostenbesparend. 9. Scheidsrechters Petra geeft Fred van Rossum het woord. Fred bedankt ten eerste alle scheidrechters voor het afgelopen seizoen. Doordat de NEVOBO een instaptoets heeft ontwikkeld is de VS2 toets voortaan voor de 1ste en 2de klasse. De afspraak is nu dat iedereen van dames 1, dames 2 en de meisjes B die geen scheidsrechter is dit seizoen de instaptoets maakt, omdat het volgend seizoen de wedstrijden van de jeugd en de 3de klasse als team taak gefloten kunnen worden. Ilse Michiels is gestopt maar omdat dit een teamtaak wordt mag zij toch weer gaan fluiten. Dames 2 heeft nu alleen Tessa als scheidsrechter. Vanuit dit team moeten echter 2 personen de VS 2 opleiding doen ( dit betekend fluiten in de 2de klasse) zodat dames 2 volgend seizoen indien nodig dames 1 kunnen fluiten en de huidige scheidsrechters van dames 2, dames 1 kunnen fluiten. De wedstrijden in de 1ste klasse en 2de klasse worden geen teamtaak, omdat de scheidrechters die op dit hogere nivo moeten acteren, hiervoor vaker moeten fluiten dan degene die dit doet in de 3de klasse en lager. Hiervoor blijft een vergoeding van 5 euro per wedstrijd. Ilse en Inge worden nog even apart genoemd omdat zij jarenlang zich hebben ingezet voor Argos. Het kaartgebruik is gewijzigd. De rode kaart is nu een punt i.p.v. de gele kaart. Hiervoor komt eerst een mondelinge waarschuwing. Rood en geel samen is een set eruit. Je moet dan op de strafbank of op het uiterste puntje van de bank. PAUZE!!!!! 10. Zaalwacht/fluiten/tellen Gerry stuurt binnenkort het fluitschema door. Het kan pas zo laat verstuurd worden omdat het programma pas 1 september definitief bekend is. Zorg ervoor dat je als fluiter en teller op tijd aanwezig bent. De teller moet 30 minuten voor de wedstrijd aanwezig zijn. Als teams van te voren wedstrijd hebben kunnen ze even vervanging zoeken, zodat zij even kunnen douchen voordat ze gaan tellen. Er is al aangegeven dat de trainers en coaches de training voor de wedstrijd aangeven dat mensen moeten tellen en op tijd aanwezig moeten zijn. Dit jaar wordt er gestart met het digitaal wedstrijdformulier. Hier gaan wij nog niet mee starten. Wanneer wij hiermee starten, wordt nog uitgezocht. De scheidsrechter briefjes moeten op maandag bij Jan Bonants worden ingeleverd. De boete die opgelegd wordt als deze niet op tijd worden ingeleverd zijn voor het team. Dit geldt voor dames 1 en 2. Bij aspiranten B en C mogen de briefjes worden ingevuld, dit hoeft niet. Evert kan 21 september niet coachen bij aspiranten B. Hiervoor zijn we nog op zoek naar een flexibele coach. Jan Verhoeven wil de zaterdagen die hij niet hoeft te werken wel coachen. 11. Sponsorcommissie De sponsorcommissie is samengevoegd met de Club van 100.

Club van 100 Er zijn nu 45 leden voor de Club van 100. Hier zitten ook de hoofdsponsors bij. Tussen Kerst en Oud en nieuw hebben alle leden een presentje gekregen. Begin september zijn de inschrijfformulieren opgestuurd, zodat ze dit jaar nog in het groene boekje kunnen. Als er nog nieuwe mensen zijn voor de Club van 100 graag melden bij de sponsorcommissie.

Sponsorcommissie Piet en Thea Maassen hebben nieuwe shirts voor de mini’s gesponsord. Ook is er Real Figures die 10 nieuwe miniballen gesponsord hebben. De shirts van mini van de week zijn kosteloos bedrukt door MACC Reclame uit Boxmeer. We zijn nog op zoek naar een sponsor voor de aspiranten C. De sponsorcommissie is weer goed opgepakt en loopt weer prima.

3

Het kledingbeheer wordt door Anita geregeld. Aan het einde van het seizoen moeten de shirts weer naar Anita, zodat we een goed overzicht kunnen gehouden van de shirts. Eventuele reparaties en vernieuwingen kunnen zo in het oog gehouden worden. Dit geldt voor alle teams. Leden die stoppen leveren de pakken ook bij Anita in. Dames 2 koopt de pakken zelf, dus hoeft deze niet in te leveren. 12. Jeugdcommissie

Jeugdcommissie Vorig jaar is de jeugdcommissie voor het eerst opgestart. Marina en Thea hebben dit opgepakt met Marye. De jeugdcommissie houdt in dat de activiteiten worden aangestuurd en eventuele zaalhuur te regelen. Marina is gestopt en Thea heeft aangegeven dat het alleen verder ook wel lukt.

Raboclinic De Raboclinic is georganiseerd door Pauline Toonen in samenwerking met Marye. Hier zijn veel nieuwe leden door gekomen. Volgend jaar komt er geen directe Raboclinic, omdat we al voldoende leden hebben. Dit zal in een andere vorm plaatsvinden.

Grote Clubactie Annemarie gaat dit oppakken. Het levert per lot veel geld op. 14 september wordt de lotenverkoop gestart. Er is een poster opgehangen waarop zichtbaar wordt hoeveel loten er verkocht worden. De mini’s worden voor deze activiteit ingezet. 13. Pr commissie Petra geeft het woord aan Anton. We hebben meer de publiciteit opgezocht. Bijna wekelijks is de website bijgehouden. Er zijn diverse activiteiten in de publiciteit geweest. Er is een flyer gemaakt van de wedstrijden van dames 1. Ook stukjes voor de Gelderlander en Maas en Niersbode. Er wordt gedacht over de flyer te stoppen, omdat deze niet zoveel gelezen worden. www.bezoekoeffelt.nl kan ervoor zorgen dat we misschien gemakkelijker contact kunnen maken met andere mensen/verenigingen uit Oeffelt. Misschien voor eventuele sponsoring. Aan deze site zijn geen kosten verbonden. Er worden nieuwe foto’s gemaakt van de teams. Op de eerste thuiswedstrijd worden de zaterdagteams op de foto gezet. De recreantenteams leveren zelf een foto aan bij de PR. Als je zelf denk dat je iets leuks hebt, lever het dan aan bij Anton, zodat het geplaatst kan worden op de site. Een foto is leuk, graag met een kort, begeleidend verhaaltje. Idee van Ilse om Argos op Facebook te zetten. Dit wordt in de commissie besproken op de eerst volgende vergadering. 14. Activiteiten

*Sinterklaasfeest: -Ilse en Astrid hebben dit jaar het feest georganiseerd. Ilse stopt dit jaar. Jose neemt dit van Ilse over. -Kinderen die een cadeautje moeten krijgen, moeten dit ook echt krijgen. -Alle kinderen kunnen zich voor een bepaalde datum afmelden, zodat er niet teveel ingekocht wordt. -Er moeten nieuwe pieten komen, omdat de pieten nu te snel herkend worden. Afgelopen jaar waren dit Astrid en Mille Verhoeven. -Moeten even kijken of iedereen wel op dit feest mag komen. Misschien alleen de gelovige uitnodigen. Het is erg druk en met de kosten komen we vaak niet uit. *Bloemenactie: We hebben dit jaar weer veel plantjes verkocht. Er is met 13 groepjes verkocht. Het is vervelend dat er leden op het laatste moment de activiteit afkopen. Hierdoor komen ze in de problemen met de organisatie. Graag alle volwassen leden met de auto komen. Dit is erg prettig en werkt het snelste.

*Schemertoernooi: Dit jaar is het 35e schemertoernooi gehouden. Tijdens de laatste vergadering is het toernooi binnen ander half uur verzet van buiten naar binnen. Er waren 15 teams die deelnamen. De financiën zijn een stuk minder geworden. Het was erg leuk en gezellig. 4

24 mei 2014 is het 36e toernooi. Hoe dit georganiseerd wordt is nog niet duidelijk. -Een binnen/buiten beachtoernooi -Ouderwets schemertoernooi bij de voetbalclub.

*Ouder/kind toernooi: Het ouderkindtoernooi was dit jaar net als het schemertoernooi in de sporthal in verband met het weer. De organisatie was in handen van Esther, samen met Christel, Laura B. en Ilse. Het was nog maar de vraag of het door zou gaan omdat ze maar heel weinig aanmeldingen hadden. Na wat overleg hebben ze toch besloten om het door te laten gaan. Er was dus een matige opkomst maar met wat improvisatie is het toch een hele gezellige middag geworden. Er stond een springkussen in de zaal voor de kinderen en het was helemaal versierd in het thema. Aan het einde kreeg iedereen een leuk prijsje..

*Jeugdkamp: Dit was het 7e jaar. Er is een tripje gemaakt naar Mariahout. 7 personen leiding/assistent leiding en zo’n 60 jeugdleden. Iedereen was enthousiast! Dit seizoen is het in het Hemelvaart weekend in Wellerlooi. *Kermiscommissie: Afgelopen jaar een goed jaar gedraaid. Op vrijdag was de opkomst wat minder dan gehoopt. Zaterdags is de tent te druk. Dit jaar is op vrijdag de Q-musicparty, zodat er meer mensen op vrijdag zullen gaan en de mensen meer verspreid zijn. Dit jaar komt er een garderobe, deze wordt uitbesteed aan de ponny- en paardrijdclub. Voor de zaterdag zijn er echt mensen nodig om achter de bar te staan. Hans Thijssen heeft na 22 jaar afscheid genomen van de kermiscommissie.

*Vrijwilligersavond: Dit jaar is er geen vrijwilligersfeest gehouden. Er waren al veel feestjes en ook qua kosten is het een probleem. Voor volgend jaar willen we graag een samenwerking van het vereniging- en vrijwilligersfeest. *Verenigingsavond: Het was een geslaagd feestje. Het was een goed thema. Loes is weg gegaan en wordt vervangen voor deze functie door Patricia en Manon. Iedereen bedankt die deze avond geholpen hebben.

*Oliebollentoernooi en Mixtoernooi: Er waren veel kinderen en ouders aanwezig. Alle kinderen hebben een lekkere oliebol gekregen. ’s Avonds was het voor de volwassenen. Het was erg leuk en dit houden we erin. Mixtoernooi is altijd een leuk toernooi ter afsluiting van het seizoen.

15. Activiteitenlijst De lijst hangt van 1 t/m 30 september 2013. Graag alleen in de vakjes werken. Meer mensen zijn er voor deze activiteiten niet nodig. Mensen die al wat doen krijgen per mail te horen dat ze een vrijstelling krijgen. Ook zelf weten de leden dat ze een vrijstelling krijgen, dus kunnen ze zelf de verantwoording nemen bij het invullen van de lijst. Idee van Netty om de leden die hun activiteit niet uitvoeren de kosten te verhogen. Zij zouden het dubbele kunnen betalen. Als je de activiteit afkoopt voor 30 september is het 25 euro. Bij de bloemenactie is het lastig voor de jeugd als ze niet kunnen. Al deze kinderen moeten meedoen en kunnen lastig ruilen. De hele lijst zal op de site worden gezet, zodat zichtbaar is wie er meedoen. Zo is het overzichtelijk wie geregeld kan worden in plaats van degene die niet kan. De zaterdagcompetitie wordt ingezet om 2x per jaar te fluiten bij de mini’s. Hier zijn dit jaar nog maar weinig aanmeldingen voor. Ideeën -Misschien een idee om de leden in te delen. Mensen die niet kunnen op deze zondag moeten dan zelf voor vervanging zorgen. -Eventueel ouders inzetten bij het tellen van de wedstrijden.

5

16. Uitslag clublid van het jaar 2012/2013 Dit jaar zijn er geen open stemmingen geweest. Er zijn dit jaar 3 mensen genomineerd. Maarten, Marjo en Fred zijn genomineerd. Sil heeft Maurice de hond gevraagd om deze peilingen te maken ☺. Ter plekke worden de stemmen geteld. Clublid van het jaar 2012/2013 is geworden: Fred van Rossum. Fred wordt in het zonnetje gezet met een bloemetje en een mooie attentie. Petra geeft aan dat er iemand in het bijzonder een bloemetje ontvangt omdat zij al meer dan 25 jaar bij de club is. Precies weten we niet hoe lang Netty bij de club is, maar ze is ruim 25 jaar bij de club. Daarom wordt Netty Veekens in het zonnetje gezet. 17 Rondvraag ( * antwoorden bestuur etc.) Sil: Weet iemand een persoon die op woensdag- of donderdagmiddag training zouden willen geven aan de mini’s? Er zijn al wat mensen die zich hebben gemeld. Met een paar aanmeldingen erbij kunnen vele problemen opgelost worden. Jan: Wil iedereen graag voorzichtig zijn met de ballenbakken. Er is er al een stuk, dus erg zuinig op zijn. Lotte: Kan de notulen snel na de vergadering verstuurd worden? Deze wordt al 2 jaar verstuurd na de vergadering. Joyce probeert dit altijd binnen 1 maand te doen. Nelly: Er was veel keuze in de planten. Mensen vragen veel naar geraniums. Minder keus en meer geraniums zou beter zijn. Marian: Wat voor muziek draaien ze op zaterdagavond in de tent? Want als het leuk is, kom ik misschien wel helpen. Antw: top 40. Angelique vd Heijden: Jullie zouden best meer moeders mogen benaderen om deel te nemen aan activiteiten. Ik zou best mee willen doen om te werken in de tent of iets anders aan deel te nemen. Sandra: bij de bloemenactie wordt het buitengebied over geslagen, omdat er te weinig mensen zijn. Misschien een soort bestellijst voor deze mensen zodat ze aan kunnen geven welke planten zij willen hebben. Dan kunnen de planten tijdens de bloemenactie bezorgd worden. Misschien moeten de bloemenverkopers beter ingelicht worden. Er rijdt namelijk een aanhanger rond om auto’s aan te vullen. Astrid: Vaak worden er bij de Spar karren meegenomen. Dit van te voren even vragen en de kar netjes terug brengen. Er zijn namelijk ook oude karren beschikbaar. De commissie vraagt de karren zelf bij de Spar als het nodig is. Fred: Zijn er ouders van mini’s die ooit scheidsrechter zijn geweest? Evert: De ledenvergadering misschien op een andere avond organiseren. Dit is net voor het seizoen. Antw: We wisselen per jaar, maandag en donderdag. Vorig jaar was het te laat. Wij snappen het dat dit lastig is met de voorbereidingen van het seizoen. Maar het is niet anders te organiseren. Toon: Over 1,5 jaar bestaat de club 40 jaar. Antw: Wie ideeën heeft, graag melden. Jan Verhoeven: Bidons van dames 3 kunnen nu naar de meisjes B. Deze staan bij Anita. Joyce: Degene die een stukje hebben gezegd, graag even doormailen naar Joyce, zodat dit gebruikt kan worden voor het uitwerken van deze notulen. 18. Sluiting Petra sluit de vergadering om 22.50 uur en bedankt iedereen voor zijn of haar aanwezigheid en wenst iedereen een sportief seizoen toe.

6