Notulen Algemene Ledenvergadering Vovem '90 van 9 september 2014 Aanwezig namens het bestuur: Harry Binnenmars, Harry vd Molen, Henk Nijzing, Jannie de Munnik, Nicolette Brugge en Robbert Boer. 1. Welkom en opening Harry Binnenmars heet de aanwezige leden van harte welkom en is blij met zo'n goede opkomst. De vergadering wordt voor het eerst in de zaal achter de sportkantine gehouden. Er is een aanpassing op de agenda, voor de pauze zal alvast de aftrap worden gegeven voor de vooruitblik op het jubileum na de pauze. 2. Ingekomen stukken en mededelingen Jannie heeft een aantal afmeldingen gehad, deze zullen in de notulen worden vermeld. Robbert legt nog het een en ander uit over de Vovem app, deze werkt voor Android en Apple, niet voor Windows.. Robbert vraagt input aan de leden over de app, wat mis je, wat wil je er op terugvinden? Het is zelfs mogelijk om het rijschema van je team erop te zetten, hiervoor kun je een inlogcode vragen bij Robbert. Als er activiteiten gepland staan, geef deze door aan Robbert of Joep, dan komen deze in de agenda functie op de app. De app kun je vinden via: volleybal.nl/mijn club. Via instellingen kun je aangeven of je wel of niet push berichten wilt krijgen van de app. 3. Vaststelling notulen ALV van 27 mei 2014 Harry B wijst nogmaals op de nog lopende actie van the Bottom, waarbij een deel van het bestede bedrag, als je daar gaat eten, naar Vovem gaat. Er wordt nogmaals aandacht gevraagd voor het doorgeven van gewijzigde e-mail adressen en telefoonnummers. Recreanten. Gevraagd wordt of er nog actief geworven gaat worden. Er is nu wel voldoende ruimte in de hal. Hierop zal nog door het bestuur worden teruggekomen. Hierbij wordt de notulen vastgesteld. 4. Jaarverslagen Verslag Algemeen Bestuur Hierop zijn geen opmerkingen. Het verslag wordt voor kennisgeving aangenomen en vastgesteld.
Verslag Technische Commissie In de tekst werd bedoeld Heren 4, maar er stond Heren 5. Robbert licht toe dat er behoorlijk wat activiteiten zijn geweest het afgelopen jaar, waardoor er wel eens, door tijdgebrek, een trainers bijeenkomst niet is doorgegaan. Bauke vraagt hoe het staat met de samenwerking met Fysio FM. Robbert geeft aan dat er inderdaad plannen zijn om met Fysio FM een samenwerking aan te gaan. Ter compensatie hiervan wil Fysio FM naamsbekendheid middels een bord in de hal. Concreet is dit echter nog niet ingevuld. Bauke geeft aan dat er dan wel een formele lijn afgesproken moet worden. Dames 1 en 2 en zijn het afgelopen jaar al bij Fysio FM geweest, om krachttraining te doen. Hein geeft namens de Sponsorcommissie aan dat er ook nog steeds gebruik gemaakt kan worden van Fysiotherapie Bakker, deze sponsort ons ook financieel en hiermee zijn in het verleden ook afspraken gemaakt. Financieel verslag Harry vd Molen geeft een toelichting op het verslag. Donaties: dit bedrag is hoger vanwege de bijdrage voor leden die op het stembureau hebben gezeten. Kassabonnen actie: hiervan ligt nog ca 30 euro, maar er was niets voor begroot. Harry B geeft aan dat de actie nog wel loopt bij Coop. Zaalhuur: er wordt gevraagd hoe het kan dat er meer teams spelen, maar er niet meer zaalhuur hoeft te worden betaald. Robbert geeft aan dat dat komt omdat je evenveel zaalruimte huur, maar we nu 3 velden hebben i.p.v. 2 velden in de oude hal. Ook is de huur 2 weken later ingegaan, wegens opstartproblemen. Overig drukwerk: Ellen vraagt of daarin ook het tribunekrantje zit. Dit is inderdaad begroot, ook dit seizoen komt er weer een tribunekrantje. Specificatie diversen dames: Hein vraagt of dit met vervoer te maken heeft. Dit is inderdaad het geval. Er zijn financiële afspraken over reiskosten met een aantal dames gemaakt om die hier te kunnen laten spelen. Dit is onderdeel van de post die voorheen onder trainer/kader kosten werd benoemd. Afschrijving: Wil vraagt waar de afschrijving betrekking op heeft. Dit is voor aangeschafte materialen/shirts/kasten etc. Deze zaken zijn geactiveerd op de balans en er wordt op afgeschreven. Bauke vraagt naar de aanschaf van een blok bord voor Heren 1, dit stond wel op de planning, maar is nog niet aangeschaft. Nevobo: de doorbelasting was 10 euro per lid, dit wordt 12,50 euro per lid. Er is een mooi resultaat behaald van € 8.454,28 positief, hiervan zal € 8.000,- voor het jubileum worden gereserveerd. Over circa 2 jaar kan dan worden bekeken wat er van over is. Hein geeft aan dat je toch tussentijds ook kunt evalueren waar je staat? Dat gaat zeker gebeuren. Harry Werkman gaat namelijk de penningmeester ondersteunen door zitting te neming in de stuurgroep jubileum met als taak het financiële deel van het jubileum te beheren. De vergdering gaat ermee akkoord om de aangegeven gelden apart te zetten voor het jubileum. Kascontrole: Wilma Guldemond heeft dit gedaan met Harry Zondag. Alles is goed nagekeken en alles in goede orde bevonden. De vergadering wordt decharge verleend. Voor de kascommissie zijn we nog op zoek naar een tweede kandidaat naast Harry Zondag,
omdat Wilma heeft het 2 jaar gedaan. Harm Steenhuis biedt zich aan en we noteren Roel Paulusma als reserve. 5. Bestuursverkiezingen: Robbert is aftredend, maar er is nog geen nieuwe kandidaat. Er zijn meerdere mensen voor zijn functie benaderd, maar zonder resultaat. De TC kan niet optimaal functioneren zonder voorzitter. Ook binnen de TC zijn nog een aantal vacatures, zie verslag TC. Bauke geeft aan dat Robbert een zware functie had, is er over gedacht om de functies bestuurslid en voorzitter TC te scheiden? Harry B geeft aan dat ook andere bestuursleden daarnaast in commissies zitten. Robbert heeft naast zijn functie nog een aantal extra taken erbij gedaan. Zalen-coördinator en app-ontwikkeling blijft hij nog doen, alsmede training geven. Wellicht zou je als voorzitter TC meer moeten delegeren. Als je alles goed regelt, vanuit huis kun je veel doen, zou je het met 2 a 3 uur in de week wel moeten redden. Harry B zal de suggestie meenemen om taken te splitsen. Wilma geeft aan dat het nu wel een moeizame start van het seizoen was, ze moest overal info vandaan halen. Harry Werkman geeft aan dat we Robbert dankbaar moeten zijn dat hij het nog een jaar extra wilde doen. Een goede functiebeschrijving is ook belangrijk. Henk geeft aan dat deze er wel is. We hopen dat we niet een jaar zonder voorzitter TC hoeven, Harry B geeft aan dat dit uiterlijk begin volgend jaar opgelost moet zijn. Robbert wordt bedankt voor de ca 6 jaar dit hij in de TC/bestuur heeft gezeten. Henk Nijzing gaat nog 3 jaar door als algemeen lid en beachcommissie. Jannie de Munnik is aftredend en niet herkiesbaar als secretaris. Er is een kandidaat voor de functie van secretaris van het bestuur, namelijk Karin Fokkens-Meijer. Het voorstel is Karin te benoemen als secretaris. De vergadering gaat hiermee akkoord. Karin wordt bedankt dat zij het secretariaat over wil nemen van Jannie. Jannie wordt bedankt voor de afgelopen 3 jaar als secretaris. 6. Juri Berkhof trofee Deze wordt ditmaal door Henk Nijzing uitgereikt aan Wilma Guldemond. Wilma heeft deze trofee verdiend doordat ze erg veel werk verzet voor de vereniging, waaronder het wedstrijdsecretariaat en de jubileiumcommissie. Wilma wordt hartelijk bedankt voor haar inzet. Ook nemen er nog twee mensen afscheid uit de sponsorcommissie. Antal en Hein. Hein roept de leden dringend op om lid te worden van sponsorcommissie. Roel doet dit nu, maar hierbij heeft hij wel ondersteuning nodig. Er was door Heren 4 wel aangegeven dat zij de sponsorcommissie willen ondersteunen. Verder heeft Hein nog goed nieuws. 123machineverhuur heeft haar contract met 2 jaar verlengd en Martho Flexwerk gaat sponsoring doen van kleding en tassen.
7. Rondvraag Harm Steenhuis vraagt waarom het financieel verslag alleen op de presentatie wordt getoond. Normaal werd deze aan begin van de vergadering op papier uitgereikt. Hiervoor is gekozen omdat bij voorgaande vergaderingen het financieel verslag dan bleef liggen in de sportkantine, maar er is altijd een mogelijkheid om deze vooraf via de mail op te vragen bij het secretariaat. Bauke presenteert een drietal mogelijkheden voor het jubileumlogo. Deze zijn door Maaike van Keimpena bedacht en uitgewerkt. Men kan in de pauze een keuze maken door een formulier in te vullen en daarbij ook aangeven naar welke gadgets met logo de voorkeur uit gaat. 8. Pauze 9. Ontwikkelingen jubileumcommissie In de ALV van 27 mei 2014 is er een aanzet gegeven door de jubileumcommissie, waarbij was aangegeven dat het programma voor de vakantie rond zou zijn. Dit is in grote lijnen gelukt. Tijdens deze vergadering gaat Bauke het programma presenteren. Er staat in totaal 25 activiteiten op het programma, te beginnen met de nieuwjaarsbijeenkomst. De stuurgroep bestaat uit Wilma, Bauke, Harry B en Harry Werkman Voor de NOJK is de tweede hal gereserveerd bij de gemeente. Robber geeft aan dat de Nevobo nog niet heeft toegezegd dat beide hallen gebruikt zullen worden. Hiervoor moet gelobbyd worden bij de Nevobo. Er is een nieuwe activiteit bijgekomen, nl. voor de scheidsrechters. Planning is dit in de week van de scheidsrechters te organiseren. Voor de "Vovifty" activiteit heeft Bauke een avond met Fons en Cor om tafel gezeten. Aan vrijwel elke activiteit is een linking pin gekoppeld. Deze communiceert met de stuurgroep. Financieel: Harry Werkman gaat het budget verdelen over de activiteiten. Elke commissie moet zelf met een voorstel komen hoeveel geld ze nodig denken te hebben. Vervolgens zullen de financiële kaders worden bewaakt door Harry Werkman in samen werking met Harry vd Molen. De PR zal centraal worden geregeld door Ellen Verweij en Marieke Smit. De commissies moeten zelf foto's maken en artikelen schrijven. De kontakten met de krant, tv, radio en bond gaat via Ellen en Marieke. Na vanavond zal de commissie snel met de linking pins om tafel gaan. Hiervoor staan 2 data, nl. 2 en 4 oktober. Ellen vraagt of er nog meer commissieleden bekend zijn dan die al in de presentatie staan. Bauke geeft aan dat dit nog de eerste opzet van mei was en dat het daarna nog niet is aangepast. Henk Nijzing vraagt of 3 open trainingen smash volleybal wel haalbaar zijn. Bauke heeft een gesprek gehad bij het regiokantoor met de accountmanager over smash volleybal. Dit is bedoeld voor jongens en we hebben meer jongens nodig. Vanuit de bond is hiervoor ondersteuning (financieel en mankracht). Bauke geeft aan dat er ook nogal wat activiteiten zijn waarvoor je
subsidie kunt krijgen. Daarvoor komt nog een website in de lucht. Nicolette vraagt of de start van de competitie 2015 al bekend is? Wilma geeft aan dat er wel een datum is, maar dat is nog bekend is of dit thuis, uit of beker is. Begin januari 2015 is hierover meer bekend. Vrijdag 15 mei is het hemelvaartsweekend, dan hebben we normaal de zaal niet. Deze zal dan alsnog gereserveerd moeten worden. Bauke: bij Beach staat nog geen linking pin, hiervoor had hij Henk bedacht. De linking pin is verantwoordelijk voor het invullen van zijn eigen commissie. Henk vraagt wanneer Open beach staat gepland. Dit is in dezelfde maand als onze beach-activiteiten. Henk geeft aan dat dat dan wel een drukke maand wordt. Cor Gouda vraagt of er afspraken gemaakt zijn met Slump? Bauke geeft aan dat er 2 belangrijke partijen zijn: Slump en de gemeente. We gaan afspraken maken met de gemeente en daarna dus ook me Slump. Henk vraagt of de extra zaalhuur uit het reservepotje gaat? Bauke: dit is nog niet besproken. Hein: het doel is om meer leden te werven. Als dat lukt hoe gaan we dit dan zo sturen dat ouders ook willen gaan coachen? Dit wordt meegenomen. Harry Binnenmars geeft aan dat hij hoopt, doordat er zoveel activiteiten in het jubileumjaar zijn, dat mensen aangeven, hier wil ik bij betrokken zijn, hier wil ik verantwoordelijk voor zijn. Je moet het jubileumjaar toch met elkaar dragen. Nevobo: heeft een competitie "welke vereniging is de meest actieve vereniging". Hieraan zit een bonus vast. Leuk om hier als Vovem aan mee te doen. Wilma: de uitslag van de logo-verkiezing. Het is logo nr. 3 geworden. 10. Sluiting Harry B bedankt Bauke en Wilma voor hun bijdrage. Op korte termijn zal hieraan een vervolg worden gegeven. Een uitnodiging aan de linking pins volgt binnenkort. Verzoek aan de aanwezige leden is de mensen die vanavond niet aanwezig waren enthousiast maken voor het jubileumjaar en om deelnemers voor de commissies te werven. 2 januari 2015 gaat het jubileumjaar van start. 20 spetember a.s. is de eerste thuisspeel zaterdag. Afwezig met kennisgeving Patrick Luschen Jessy v Dorsser Jasmijn vd Manacker Marcel Greydanus Yvonne Molema Celine Binnenmars Wim Wahl Simone Bos
Joep Smit Arjan Verseput Aanwezig volgens presentielijst Vera Posthumus Harry Werkman Rene Smit Harm Steenhuis Edwin Mensink Ellen Verweij Hein Verweij Wil van Hooijdonk Erwin Potappel Marieke Smit Jan Binnenmars Piet Kleine Roel Paulusma Antal van Boxtel Tiny Nijensteen Daan Beukens Fons Smit Cor Gouda Hans Vreeling Rene uit den Bosch Wilma Guldemond Lea Drent Yoel Grootoonk Esme Grootoonk Femke Altena Rixt Beukens Jorien Kleine Ilse van Dorsser Sylvia Paulusma Rik Klaasen Bauke Houtsma Femke Zomerman Chrisine Rorije Yvonne Slump-Janssen Jan van Dam Gerrit Winters Freddy Kloppenburg Karin Fokkens-Meijer
