Notulen Algemene Ledenvergadering VEDIS op 16 september 2014

Notulen Algemene Ledenvergadering VEDIS op 16 september 2014 Locatie: Arminius congres- en debatcentrum te Rotterdam AANWEZIG

AANWEZIG VANUIT HET BESTUUR

W. Baas

Peter Verveen (voorzitter)

H. Bijl

Henk Gianotten (secretaris)

T. Bos

Hans de Leeuw (penningmeester)

J. Dat

Lieke Vogels

T. Franssen

Rom van Oers (manager VEDIS)

R. Koornstra

Jill van Oers-van Weijen (notulist)

C. Oude Reimer L. van de Polder F. van Rijk H. Simons M. Vlietstra E. Vollers AFMELDINGEN B. van Burik H. Gelauff A. Lommers A. Moens J. v.d. Pluym F. Schoolenaar R. Schouten R. Benjamens (bestuur) J. Brouwer (bestuur) K. Koelemeijer (bestuur)

1.

Opening

De voorzitter opent de vergadering om 14.05 uur en heet de aanwezige leden van harte welkom. Voorzitter Peter Verveen houdt allereerst een korte jaarrede waarin hij terugkijkt op de ontwikkelingen van het afgelopen jaar. Hij constateert o.a. de eerste voorzichtige tekenen van economisch herstel binnen de economie waardoor de retail beter kan functioneren dan in de afgelopen jaren. In de non-food retail bodemen de negatieve omzetontwikkelingen uit. Er zit echter nog veel pijn in de sector, die is er nog lang niet uit. Ook gaat de voorzitter dieper in op de ontwikkelingen in en rondom VEDIS. Er is stabiliteit en rust binnen de vereniging, ondanks dat er wel veel veranderingen hebben plaatsgevonden. De veranderingen zijn de resultaten van het uitvoering geven aan de beleidsnota welke tijdens de vorige Algemene Ledenvergadering (2013) is aangenomen. Het ondersteunend apparaat was teveel versnipperd en dat is door samenvoeging van een aantal taken bij elkaar gebracht. Rom van Oers heeft Frans Schoolenaar opgevolgd als manager van VEDIS. VEDIS is in de afgelopen jaren nauw betrokken geweest bij de Retail Jaarprijs (RJP) met o.a. de Jonge Starters Prijs. Mede om ook de RJP in stand te houden is in het afgelopen jaar getracht en bekeken om de RJP naar VEDIS toe te halen. Binnen het bestuur zijn de voors en tegens uitermate secuur en uitgebreid tegen elkaar afgewogen en is uiteindelijk besloten om de nauwere samenwerking af te wijzen. Mede vanwege het feit dat het teveel op het vermogen van VEDIS gedrukt zou hebben. Wel dient opgemerkt te worden dat inmiddels ABN AMRO en Q&A in het gat zijn gedoken na het wegvallen van de RJP.

 

1  

Ook kunnen wij terugkijken op een succesvol 50-jarig jubileum congres van VEDIS. Voorafgaand aan dit congres heeft bestuurslid Kitty Koelemeijer interviews gehouden met diverse Nederlandse Retail CEO’s. Deze interviews zijn uiteindelijk in het voorjaar vastgelegd in een mooi VEDIS jubileumuitgave met de titel ‘Verandering – en dat wat blijft’. Dit boek is aan alle leden tijdens de in juni jl. georganiseerde zomer BBQ gegeven en naderhand aan alle daarbij niet aanwezige leden toegezonden. Bestuurlijke vernieuwingen: Ook t.a.v. het bestuur zijn wij inmiddels actief om daar een verjonging door te voeren. Met deze verjonging willen wij het bestuur opnieuw gaan vormgeven. Daarnaast willen wij met deze vernieuwing bereiken dat er meer retailers zich gaan aansluiten bij VEDIS en ook actief worden binnen het bestuur. Niet alleen meer retailers aan ons binden is een doel maar ook zorgen dat de jonge retailers zich aan VEDIS verbinden. Mede daartoe heeft VEDIS vorig jaar de eerste VEDIS Retail Scriptieprijs 2013 uitgereikt. Deze Scriptieprijs is juist de verbinding tussen de Retail praktijk en de wetenschap. De jury van de VEDIS Retail Scriptieprijs bestaat o.a. uit de bestuursleden Jan Brouwer, Kitty Koelemeijer en Lieke Vogels. Op dit moment worden de nieuwe inzendingen gelezen. Al deze ontwikkelingen, samen met het reeds eerder ingezette initiatief Jong Vedis, geven duidelijk aan hoe het bestuur Vedis klaar wil maken voor een nieuwe Retail generatie. Naast een nieuwe manager, in de persoon Rom van Oers, zijn wij als VEDIS ook overgegaan naar een nieuw ledenadministratiesysteem in combinatie met een financiële administratie en een gekoppelde website. Tot slot hebben wij de voorbereidingen uitgevoerd om te komen tot statutenwijzigingen. Dit is een agendapunt op deze vergadering. De voorzitter bedankt de bestuursleden en het besturend apparaat voor hun inzet.

2.

M ededelingen en ingekom en stukken

3.

Verslag ALV vorig jaar d.d. 21 m ei 2013

De heer Henk Gianotten geeft de verhinderingen voor deze vergadering door en meldt dat er een e-mail is binnengekomen van de heer Joop Dat over de zorgen die hij heeft over het weinig aantal retailers die zich melden op VEDIS bijeenkomsten.

De heer Peter Verveen vraagt of de aanwezige leden opmerkingen hebben over de notulen van de Algemene Ledenvergadering 2013. Bij punt 4 ontbreekt bij het Trendcafé het onderwerp: "Hoe regel je de opvolging in een familiebedrijf als multifranchiser?" bij de Gelders Have Groep. Er zijn geen vragen of opmerkingen waarna de notulen worden vastgesteld en goedgekeurd.

4.

Verslag van activiteiten van VEDIS in 2013

De heer Rom van Oers geeft een mondelinge toelichting over de door Frans Schoolenaar georganiseerde activiteiten in 2013:

2013 VEDIS activiteiten: 17 januari 2013

19 maart 2013 9 april 2013 16 april 2013

21 mei 2013

 

VEDIS Nieuwjaarsborrel 2013 - bestuurslid Jan Brouwer heeft de jaarrede gehouden. Gastspreker op de nieuwjaarsbijeenkomst was Jos Nijhuis, CEO van Schiphol Group. VEDIS Trendcafé over parallellisatie, het fenomeen dat retailers hun assortimenten steeds vaker verbreden en nieuwe branches en markten met dezelfde formule(naam) betreden. What’s going on in Retailing bij NBC in Nieuwegein. VEDIS Bedrijfsbezoek te gast bij de Vrijbuiter in Zaandam. Gerard Kremer, algemeen directeur De Vrijbuiter ontving alle leden met een presentatie en rondleiding door de vestiging. Algemene Ledenvergadering (ALV) bij Jan & Jan bv te Didam met aansluitend een presentatie over het opvolgingstraject binnen familiebedrijf Europa Have. Ton, Gerald en Toïne ten Have. Daarop volgde een rondleiding door de Albert Heijn- en Gall & Gall-winkel van Gelders Have Groep in Didam.

2  

11 september 2013 29 oktober 2013

3 december 2013

VEDIS Trendcafé met het thema 'Groeien over de grenzen'. VEDIS bedrijfsbezoek bij DEEN supermarkten te Amsterdam. Rondgeleid door regiomanager Joost Deen en bedrijfsleider Haiko Sehr met bijeenkomst Fletcher Hotel. Tijdens het VEDIS/TMA Trendcafé stond de discussie over ‘promoties’ op het programma. Dagvoorzitter Jurgen Mohr (Brompton Road), Danny Groenenboom (GfK)]en zijn collega Tom Beerens (GfK) hebben o.a. een presentatie gegeven. Panelleden Jeroen Klein (Klein Retail Groep), Eric van Blanken (FrieslandCampina), Linda van Rijn (Omega Pharma Nederland B.V.), Ed van Eunen, Steven van der Krogt (Karwei Nederland) en Tom Beerens en Danny Groenenboom (GfK) delen hun visie op diverse hypotheses.

2013 Young VEDIS activiteiten: 23 maart 2013 Retail City Hunt – Antwerpen, onder begeleiding van Kai van Hasselt! Een zeer inspirerende dag door Antwerpen met veel enthousiaste reacties. 6 juni 2013 Veranderdiner – Veranderhuis te Doorn. L.O.L. staat voor Leren, Ondernemen en Lachen met elkaar. Sprekers: Rainier Zweep (directeur SieMatic Nederland), Taco Anema (directeur/eigenaar Qwic), Bart van Luijk (directeur DOOR training) en Harry Bijl (INretail). 3 oktober 2013 Op pad met – La Place Utrecht. Retailers die hun sporen hebben verdiend, namen de deelnemers mee langs verschillende Retail formules! Op pad met Nico de Jong (IKEA), Hans Gelauff (voormalig directeur Bruna), Bart van den Nieuwenhof (La Place). 5 november 2013 bezoek aan JUMBO Foodmarket in Breda Deze Foodmarkt is een spectaculaire, grote foodsupermarkt in Breda met ruim 6.000 vierkante meter winkeloppervlak.

5.

Financieel verslag 2013

Tijdens de vergadering wordt het financieel verslag 2013 toegelicht door de penningmeester Hans de Leeuw. Het resultaat over 2013 was positief, de reserves zijn dan ook verder toegenomen. Dhr. Simons vraagt of er naar aanleiding van de nieuwe ledenadministratie en de opschoning, nog extra leden zullen afvallen. De penningmeester geeft als antwoord dat er niet voorzien wordt dat dit zal plaatsvinden. Er zijn diverse probleemsituaties afgehandeld en de verwachting is dat het daarbij zal kunnen blijven. Dhr. De Rijk vraagt wat er aan reserveringen nog zal gaan vrijvallen. Hans de Leeuw antwoordt dat voor dit jaar de reservering nieuwe website zal vrijvallen en dat er nog een disbalans is in de hoogte van de reserveringen. Deze zijn nog hoog doordat o.a. de inbreng van EMIR nog in de reservering zit. Over dit jaar zal de reservering van het lustrum congres nog vrijvallen waarmee de kosten van het produceren van het jubileumuitgave worden gedekt. De huidige exploitatie en het feit dat de vereniging een gezond eigen vermogen heeft het bestuur doen besluiten om aan de ledenvergadering voor te stellen geen contributieverhoging door te voeren. De leden gaan hier mee akkoord.

6.

Verslag Kascom m issie

Het financieel verslag 2013 en de bijbehorende stukken zijn gecontroleerd door de Kascommissie, bestaande uit de heren Koornstra en Gelauff (m.k.a.). Tijdens de vergadering heeft de commissie verslag gedaan van haar bevindingen en concludeert dat VEDIS een financieel sterke vereniging is en een goede reserve heeft. De heer Verveen bedankt de Kascommissie en vraagt de leden om het bestuur te dechargeren. De leden verlenen het bestuur decharge. Op de nieuwe benoeming van de Kascommissie wordt onder punt 8 teruggekomen.

 

3  

7.

Begroting 2014

Penningmeester Hans de Leeuw geeft aan dat er binnen het bestuur gesproken is om de ALV eerder in het jaar te gaan houden zodat ook de begroting eerder en actueler is als deze wordt besproken. Tevens is het idee besproken om ook in het najaar een ALV te organiseren waarin vooruit gekeken kan worden naar het nieuwe boekjaar en daarmee ook de begroting. Het bestuur heeft wel besloten om de ALV in 2015 eerder te houden, in de maand april. En om ook te trachten het in de jaren daaropvolgend de ALV nog eerder te laten plaatsvinden. Het bestuur heeft afgezien om twee maal per jaar een ALV te houden. Ten aanzien van de begroting 2014 merkt Hans op dat het inmiddels een dichtraming is aangezien wij nu al vergevorderd zijn in dit lopende jaar. In de begroting zitten de kosten voor het opzetten van de nieuwe website en wordt daartoe de reservering nieuwe website aangesproken. De kosten voor de activiteiten zijn toegenomen en dat komt door dat er dit jaar sprekers betaald zijn zoals bij de nieuwjaarsborrel en dat er nieuwe activiteiten zijn uitgevoerd zoals de zomer BBQ en de College Tour. De inkomsten van contributies zijn lager dan voorgaande jaren en dat komt mede doordat er correcties zijn doorgevoerd ten aanzien van de ledenmutaties uit 2013. De heer Joop Dat vraagt n.a.v. de begroting en de gezonde financiële situatie van de vereniging of er een bedrag begroot moet worden voor de werving van nieuwe en dan vooral ook retailleden. Voorzitter Peter Verveen merkt op dat dit onderwerp hoog op de agenda staat bij het bestuur en het management, maar dat er nog geen concreet beleid is opgesteld maar dat dit nu wel zal worden opgepakt en bij de eerstvolgende bestuursvergadering wordt geagendeerd. Dhr. Simons merkt op dat hij ook lid is bij o.a. de NFV maar dat hij de activiteiten van VEDIS op een zeer hoog niveau ervaart en dat in relatie tot de lage contributie. Zeker als hij dat afzet tegenover de kosten van bijv. de lidmaatschap voor geassocieerd lid bij de NFV, ad € 1.700,00 per jaar. Ook refereert hij aan de opmerkingen in het beleidsplan om meer te doen met ‘clicks en bricks’. De voorzitter merkt op dat er op 16 december a.s. een nieuw evenement ingepland staat onder de noemer ‘New Kids on the block’ waarin juist nieuwe (en veelal) multichannel initiatieven zullen worden besproken. Op het voorstel van de heer Van Rijk om de leden te betrekken bij de werving van nieuwe leden, wordt door de voorzitter enthousiast gereageerd. Op de suggestie wie zich wil aanmelden voor de commissie Ledenwerving, reageren mevrouw Charlotte Reimer, Hein Simons, Frank de Rijk en ook Joop Dat. E.e.a. zal door het management worden opgepakt. Dhr. Van der Polder van POPAI merkt op dat hij, als eindverantwoordelijk manager van de vereniging POPAI, regelmatig contact heeft met Rom van Oers van VEDIS om te kijken wat er gezamenlijk te doen is. Hij stelt voor om binnenkort eens met het bestuur van gedachten te wisselen hoe beide verenigingen beter en wellicht intensiever kunnen samenwerken. De aandachtsgebieden vullen elkaar perfect aan. Voorzitter geeft aan de uitnodiging graag aan te nemen en hier spoedig op terug te komen. Dhr. Van der Polder merkt aanvullend ook op dat het t.a.v. de contributie interessant is om na te gaan wat je biedt aan je leden. Voorzitter Peter Verveen geeft aan dat hij niet uitsluit om te kijken naar een vorm van gelaagdheid in de contributie. Dat zal niet gelden voor 2015 maar wellicht voor 2016. De begroting wordt hierbij goedgekeurd en vastgesteld.

8.

Benoem ing Kascom m issie

De heer Koornstra is aftredend en niet meer herkiesbaar. De voorzitter vraagt aan de leden wie zich als nieuw lid voor de kascommissie beschikbaar wil stellen. De heer Vlietstra stelt zich beschikbaar en wordt door de vergadering voor 2 jaar benoemd. De heer Gelauff is vorig jaar voor 2 jaar als lid van de kascie benoemd.

 

4  

9.

Statutenwijziging

Deze statutenwijziging is bij de stukken van de vergadering gevoegd. Het voorstel om te komen tot een aantal statutenwijzigingen, is als bijlage bij de stukken voor de vergadering uitgereikt. Een van de zaken is de naamswijziging naar VEDIS Retail Platform. De heer Koornstra merkt op dat Retail wel een erg brede benaming is. Voorzitter Verveen merkt op dat hij nu niet de discussie over de naamgeving opnieuw wil gaan doen en vraagt de vergadering voor akkoord over de naamswijziging waarbij de vergadering akkoord geeft. Ook de andere zaken zoals de maximale zittingstermijn van de bestuursleden die nu wordt gemaximaliseerd op 2 x een termijn van 4 jaar. De vergadering gaat akkoord met de voorgestelde statutenwijzigingen.

10.

Verkiezing bestuur

Mede naar aanleiding van de wijzigingen in de statuten met de maximalisering van de zittingstermijn van bestuursleden, is er een rooster van aftreden opgesteld binnen het huidige bestuur. De heren Verveen, Brouwer en de Leeuw zijn aftredend en herkiesbaar. De heer Gianotten heeft aangegeven zich na 24 jaar bestuurslidmaatschap niet meer herkiesbaar te willen stellen en daarmee ruimte te geven voor de zo noodzakelijke bestuurlijke verjonging. Met het vertrek van dhr. Gianotten blijft het aantal bestuursleden met 6 leden binnen de statutaire afspraken. Voorzitter Verveen zal aanblijven en de taak op zich nemen om de bestuurlijke verjonging door te voeren en te begeleiden. Vanwege zijn verdienste voor VEDIS en zijn langdurig lidmaatschap van het bestuur stelt de heer Verveen voor om de heer Gianotten te benoemen tot ‘erelid’ van VEDIS. De vergadering gaat hier unaniem mee akkoord. Het erelidmaatschap wordt door dhr. Gianotten in dank aanvaard. De vergadering is akkoord met het verkiezen van de heren Verveen, Brouwer en De Leeuw. En tevens met het niet opvullen van de vrijgekomen bestuurspositie van dhr. Gianotten.

11.

Voortgang van enkele activiteiten in 2014

De voorzitter geeft Rom van Oers het woord om een toelichting te geven op de nog uit te voeren activiteiten voor de rest van het jaar 2014. Op de planning staan de volgende activiteiten: •

Op 6 november 2014. deelname aan RetailPoort 2014 in samenwerking met Detailhandel Nederland. Tijdens deze bijeenkomst zal de VEDIS Retail Scriptieprijs editie 2014 worden uitgereikt.

•

Op 16 december a.s. wordt een nieuw evenement georganiseerd onder de titel: ‘New Kids on the Block’ , waar diverse nieuwe Retail initiatieven worden besproken. Iedereen kan zelf op de VEDIS site leuke initiatieven aangeven. De locatie zal het congrescentrum van Capgemini in Utrecht zijn.

•

Young VEDIS organiseert op 23 september 2014 een Dilemma diner waarin retailers een aantal dilemma’s met de aanwezigen zullen gaan bespreken.

•

VEDIS /TMA congres zal dit jaar niet worden opgepakt maar zal worden gekeken wat in 2015 kan worden uitgevoerd.

 

5  

12.

Rondvraag en sluiting

Dhr. Koornstra merkt op dat het blad RetailTrends momenteel wel erg veel aandacht geeft aan Q&A. Voorzitter Verveen merkt op dat RetailTrends inderdaad schijnbaar andere belangen heeft maar dat VEDIS in de persoon van Rom van Oers in contact is met RetailTrends maar dat VEDIS ook zelf verder kijkt. Ook merkt hij op over het belang van Clicks en Bricks maar dat hij ook nog steeds de bricks een belangrijk fenomeen blijft vinden. Hij stelt dat VEDIS hier goed aandacht op moet houden. Voorzitter Verveen geeft aan dat hij eerder deze vergadering hier ook al op heeft gereageerd en dat VEDIS o.a. op 16 december hier dieper op ingaat. De heer Ton Bos merkt op dat de nieuwe locatiekeuzes voor de evenementen gewaardeerd worden en geeft nog een mogelijke locatie aan voor een evenement te weten het auditorium van V&D. Dit is in het oude hoofdkantoor van V&D te Amsterdam. Sluiting De heer Verveen sluit de vergadering om 15.30 uur en dankt de leden en het bestuur voor hun aanwezigheid en inbreng.

 

 

6