Notulen Algemene Ledenvergadering F.c. Sophia woensdag 16 september 2015 1. Opening:18:02 Aanwezig: Rits Joosten, Jason Ray van Leest, Kirsten Shuttleworth, Shad Raoef, Hanneke Nooijen, Laura Govers, Tom Meijer, Lotte van Vals, Jasper Hondelink, Maxim van Asseldonk, Ankie Martens, Gaia Klabbers, Lesley ten Kleij, Mae Boevink, Ted van Aanholt, Mark van Doorn, Kirsten van Lieshout, Niek Oor, Thom Akkermans, Sanne van der Spoel. Lorenzo Girardi staat op stand by via Skype. 2. Welkomstwoord door de voorzitter (Rits Joosten) van de vergadering Leuk dat jullie in grote getale zijn gekomen, lorenzo zou trots zijn geweest. Lorenzo zit in Ierland, Katie Verest zou het doen maar zij is ziek dus ik neem het over. Ik heb er zin in. 3. Vaststellen agenda Lotte van Vals: de kascommissie moet nog een woordje doen voor het bespreken van het financieel jaarverslag. Kirsten Shuttleworth: we moeten nog bij agendapunt 11 een subsectie voor verandering in huishoudelijk regelement toevoegen. 4. Goedkeuren notulen vorige vergadering Maxim: bij het gedeelte over de SSF staat dat lorenzo zei dat een half jaar geleden met mij over had gehad, maar dat ik erg onduidelijk was en niet op hem heb gereageerd. Ik vind dat raar. Het was natuurlijk onduidelijk vanwege de situatie. Hij heeft geen verduidelijking gevraagd hierdoor kon ik ook niet op hem reageren. Ik heb onlangs terug gezocht op de facebook groep en totdat raphael een week of 3 geleden begon over de opheffing van de SSF sinds januari geen activiteiten op geweest. Alleen Utrecht en Nijmegen zouden overblijven en de SSF leefde niet echt meer hierdoor. Dit heb ik ook vermeld aan lorenzo. Ik vind het dus raar dat lorenzo zei dat ik niet meer reageerde, want hij vroeg mij niets. Beetje onhandig dat lorenzo er niet bij is, maar vind het niet belangrijk genoeg om lorenzo hiervoor te bellen. Rits: ja is niet helemaal eerlijk natuurlijk, onze excuses en we maken hier een aantekening van. Ap Lorenzo: maak een aantekening van de vergissing met betrekking tot wat Lorenzo tijdens de vorige ALV heeft gezegd over Maxim en de SSF. Lotte van vals; degenen die notuleren en voorzitten stonden er niet in en dat is wel relevant. Er zitten een aantal punten in waar eigenlijk actiepunten uit volgen, zoals verandering in huishoudelijk regelement. Dat is wel handig om erin te zetten want dan weet je als het niet is gebeurd of niet goed wie er verantwoordelijk is. Over punt 11 had lorenzo het nog over dat statuten aanpassen ver gaat, maar statuten mag je niet aanpassen op dit punt. Dit punt is wettelijk vastgelegd en als je het aanpast dan ben je geen vereniging meer. Van de rondvraag wordt eenzelfde ding gemaakt als w.v.t.t.k., maar er wordt eigenlijk niets nieuws of belangrijks besproken. Nog een ding: de bestuurstukken die worden voorgelegd moeten ook goedgekeurd worden door de vergadering, net als de notulen, omdat het bestuursstukken zijn en die moeten bekeken kunnen worden door de leden. Nog een, sorry vergeten: de notulen van de ALV van vorig jaar de laatste waren niet hele goede notulen. Toch staat er dat ze unaniem zijn goedgekeurd en dat vond ik nogal schrijnend want het waren nogal slechte notulen. Ik heb opgeschreven: WTF?!? Voorzitter: Rits Joosten Notulist: kirsten Shuttleworth Bij dezen zijn de notulen unaniem goedgekeurd. 5. Bespreken bestuurlijk jaarverslag Rits: ik scroll er even doorheen, vragen kunnen erna. De inleiding, doelstellingen zoals we die vorig jaar hebben besproken (ze zijn behaald, behalve betrekken van masterstudenten. We hebben geconcludeerd dat dat niet echt gaat lukken. Maxim: dat zou wel kunnen lukken. Ik ben bijna een masterstudent. Als je het blijft proberen dan gaat het uiteindelijk wel wat meer worden. Ik denk de huidige studenten niet, maar toekomstige wel), samenwerkingen (ook doorzetten), activiteiten
overzicht spreekt voor zich, commissies (uitstekend waren ze). Maxim: punt 6 staat assessor verkeerd gespeld. Dit gebeurt een aantal keer. Even control F gebruiken. Rits: zijn er vragen? Lotte: punt 2 doelstellingen. Een aantal zijn raar geformuleerd en technisch gezien niet echt doelstellingen. ‘Meer kwaliteit dan kwantiteit; minder, maar betere activiteiten’ is niet echt een doelstelling, bijna beschrijvend. Gaia: wat is het probleem? Kirsten van Lieshout: gebruik volledige zinnen, niet enkel steekwoorden. Lotte: als je het netjes wil doen is het belangrijk om daar aandacht aan te besteden. Lotte: punt 3 pagina 5 moet ‘van’ staan, er staat ‘va’. In punt 3 wordt Awaz genoemd en is netjes om erbij te zetten wie dat zijn. Op het einde van 3 laatste zin, waarom is het (academische activiteiten commissie en de assessor) op niks uitgelopen? Rits: de communicatie liep nogal stroef. Thom (academische activiteiten lid): we hebben een keer een overleg gehad en daarna hebben we niet echt meer iets van hun gehoord. Lotte: is wel netjes, ook al is het maar 1 zin, om de reden waarom uit te leggen. Lotte: in het stukje van Jason moeten er nog trema’s op ‘efficiënt’ en ‘überhaupt’. AP Lorenzo: met betrekking tot het bestuurlijk jaarverslag: punt 3 op pagina 5 verander ‘va’ in ‘van’, noem bij punt 3 wie de bestuursleden van Awaz zijn, zorg dat assessor overal goed is gespeld, noem de reden waarom het tussen de academische activiteiten commissie en de assessor op niks is uitgelopen, zet trema’s op ‘efficiënt’ en ‘überhaupt’ in Jason’s stukje. Rits: iemand anders nog? Nee, zijn ze goedgekeurd? Unaniem goedgekeurd. 6. Bespreken van het financieel jaarverslag Rits: Het bedrag dat 777,87 hebben we bespaard, maar ook 132,50 minder binnen gekregen. Dus als je dat van elkaar aftrekt krijg je een overschot van 645,37. Dat is nu al iets weer verandert, omdat de exacte kosten van de lunch eraf zijn gegaan. 606,68 is het overschot voor komend jaar geworden. Mae: ik wil niet mierenneuken, maar ik vind het te jofiaal hoe je dit financieel jaarverslag brengt. Misschien iets serieus qua bewoording op het oog van mensen die dit later lezen. Hanneke: ik ben heel slecht in financiële dingen, wat gebeurt er met het overschot? Rits: dat krijgt het nieuwe bestuur. Dat bedrag staat nu niet op de rekening vanwege debiteuren, maar het is wel het bedrag dat jullie tot jullie beschikking hebben. 6.1 Woord van kascommissie. Mark van Doorn: ik wist niet dat ik iets moest zeggen. Gaia en ik hebben de jaarrekening en de begroting uitvoerig gecontroleerd om te kijken of alles correct is. We hebben een controle gedaan van de kosten, dus dat kijken welke kosten welke werden gezet op de jaarrekening en of dat klopt met de afschriften. Dat hebben we ook gedaan met de opbrengsten. We hebben de boekhouding gecontroleerd op of alle sommen klopten. Het is allemaal beetje lang geleden sorry. De controle van de kosten bleken juist en volledig te zijn, die van de opbrengst ook, vragen en sommen in boekhouding ook, bedragen van balans zijn ook correct, bedragen financieel jaarverslag ook correct maar we hebben nog wel opmerkingen. Echter, dit doet niet af van de berekening die rits heeft gemaakt. Er zaten wat taalfoutjes in. Het is allemaal juist en correct. Rits: zijn er vragen? Lotte: hebben jullie nog verder advies uitgebracht naast kleine wijzingen? Mark: nee. Ted: in de conclusie moet ‘verdient met een ‘d’. ‘
Kirsten van lieshout: 5c er staat ‘heet’ in plaats van ‘het’. AP rits: met betrekking tot het financieel jaarveslag: verander in de conclusie ‘verdient’ naar ‘verdiend’, verander in 5c ‘heet’ naar ‘het’. Ted: aan de kascommissie: wat bedoelen jullie met PS? Mark: rits had een toelage gedaan bij het mailtje van financieel jaarverslag, waarin stond dat hij niet precies wist wat hij met de bedragen moest doen die op de inventaris stonden en daarom stonden ze daar. Het werkte. Het bleek dat hij super intuïtie had en het was gewoon goed. Lotte: in het financieel jaarverslag miste ik nog wel een paar punten. Namelijk, wat de individuele ledencontributie is (voor de volledigheid) en je schatting van de onvoorziene kosten. AP rits: voeg aan het financieel jaarverslag toe wat de individuele ledencontributie is en de schatting van de onvoorziene kosten. Lotte: Nog een inhoudelijke vraag; paar jaar geleden besloten tijdens een ALV dat sophia zelf een soort buffer op een rekening zou hebben, van 500 euro als nulsaldo. Rits: ik heb het daar met Charles Herwijn over gehad en hij vond het onnodig. Wij konden altijd geld met spoed van hun krijgen als het nodig is. Lotte: ah oké, graag nog wel erin zetten. Dat is Charles die zich bemoeit met onze toedrage, heb je daar nog iets op in gebracht? AP rits: meldt in het financieel jaarverslag dat er overlegd is met Charles Herwijn met betrekking tot de 500 euro buffer en dat dit idee was afgewezen. Rits: nee. Jason: het werkte gewoon zo voor ons, de begroting en de boekhouding kloppen gewoon. Lotte: ik snap dat het geen problemen heeft opgeleverd, maar het is wel iets dat door de ALV is besloten. Rits: charles moet dit wel bij een commissie indienen die er waarschijnlijk niet mee in zou stemmen. Ik was het met hem eens. Lotte: het is ook geen probleem behalve aan het einde van het jaar. Je had geld geleend van de reisrekening om iets te doen, en dat wil je voorkomen. Nathan had in mijn jaar de boekhouding opgeschoond en er waren allemaal verschillende overboekingen tussen sophia rekeningen en dat zorgde voor veel problemen. Rits: als je je boekhouding goed bijhoudt dan niet. Lotte: de boekhouding van de reisrekening heeft geen ALV. Jij hebt ook niets opgenomen over de reisrekening. Er zit geen overzicht van verkeer op de rekening bij de boekhouding van de reisrekening. De afspraak van rits om de 500 buffer niet op te nemen na overleg met charles herwijn moet er nog in komen. Ik zou vragen aan het nieuwe bestuur om daar nogmaals over na te denken en een duidelijke beslissing in te nemen. Kirsten van Lieshout: hebben jullie nog oudere ALV notulen? Ik kan mij herinneren in mijn jaar dat we dit ook besproken hebben en dat we het niet deden wegens problemen voor teveel vermogen. Lotte: ik kan me dat herinneren, en volgens mij heb ik toen precies hetzelfde gezegd; het is geen vermogen, slechts een buffer/nulijn. Het gaat erom dat er een kasreserve is. Onder de 2000 euro valt het niet onder eigen vermogen van een studievereniging, maar dat zou iemand moeten nakijken. AP kirsten van lieshout: onderzoek wat er gedaan is met het ‘buffer-probleem’ in jouw jaar. Maxim; september/oktober 2012 ALV notulen ben ik aan het onderzoeken om te kijken of er toen iets over is gezegd. Wat nathan toen zei; eigen vermogen mag niet, buffer mag wel. Een deel van het geld wat we toen over hadden was geld dat we van de faculteit hadden gekregen aan de hand van te laat ingeschreven studenten boetes. Dat geld konden we niet aannemen, want de boetes waren niet rechtsgeldig. Een duidelijke conclusie over de buffer zie ik hier niet echt bij. Nee, het is besproken maar een conclusie kan ik niet vinden. Lotte: ik kijk meneer de voorzitter aan Rits: waarom Lotte: jij bent aan het voorzitten Kirsten van Lieshout: laten we het dan nu duidelijk maken. Jason: kennelijk kan je dat niet zomaar besluiten want je hebt toesteming van charles nodig. Rits: je kunt het wel weer voorleggen. Lesley: graag, vanwege de reis. Kirsten van lieshout; als je dat kan uitleggen dan kan charles niet veel ertegenin brengen Maxim; als hij het er niet mee eens is, laten we het dan liggen? Shad: waarom naar charles toe?
Maxim: hij keurt de begroting goed. Lotte; je kunt 500 euro voor de buffer dit jaar opgeven als uitgaven en met 0 beginnen komend jaar en dan is de nullijn 500. 500 euro voor kostenpost buffer. Shad begint zijn begroting met 0 en 0 betekent 500. Mae; die buffer is niet opgenomen in de begroting van vorig jaar. Lesley; in hoeverre maakt het dan nog verschil in overschot hebben? Lotte: overschot moet terug naar faculteit. Dus dit is misschien een idee als het gesprek met charles niet goed gaat. Charles heeft niets te zeggen over onze boekhoudingen. Rits: Als charles de begroting niet goedkeurd krijgen we geen subsidie. Ik kan niet zomaar 500 euro uitgeven aan iets wat niet begroot is. Lotte; wel als je naar ons verantwoording aflegt. Maxim; onverwachte kosten. Laura: onverwachte kosten is geen 500 euro, 200 nog iets is het nu. Rits: ik zal het met charles overleggen Shad: je kan niet zomaar het nog doen als charles het niet goedkeurd. Kirsten van lieshout: hij heeft er niets over te zeggen wat wij met ons geld doen. De enige reden dat hij de begroting ziet is zodat een commissie van de uni kan zien dat ons plan met het geld rechtvaardig is. je kunt het altijd proberen door te laten komen bij de commissie. Zeggen dat we al 6 jaar bezig zijn en dat het nodig is. Dan kan die commissie er wel akkoord mee gaan. Shad; hypothetisch kirsten van lieshout is charles en krijgt afrekening waarop 500 euro uitgegeven is. Wat is hier aan de hand denk je dan. Of je vraagt het aan het begin van het jaar en opeens zie je dat het gebeurd is terwijl je nee hebt gezegd. Maxim; formeel gezien hoeven we het niet voor te leggen aan de commissie, maar de subsidie moeten we krijgen. Ze kunnen besluiten dat we geen subsidie meer krijgen. Shad; de kans is groter dat ze geen subsidie geven als we het eerst vragen, zij nee zeggen en dan het doen dan andersom. We mogen het gewoon in principe. Als we het eerst vragen en ze zeggen nee en dan kunnen ze de subsidie stoppen. Wij mogen het gewoon doen en als ze dan zeggen nee, kunnen we het alsnog terug draaien. Rits: ik snap het niet. Lotte: wil je dit Rits; kijk ja ik wil het best doen, ik ben niet bang dat ze boos op mij worden maar ik vind het niet netjes. Ze geven je een bedrag aan de hand van je begroting. Ze kunnen er weinig tegen doen, maar ze kunnen wel zeggen dat we al 500 euro op de rekening hebben en dan krijgen we dat niet. Lotte; het is aan het nieuwe bestuur. Shad; voor mij is het om het even, maar als we het gaan doen dan kunnen we het niet eerst vragen. Lotte; als je goed uit kunt leggen waarom we het willen, dan denk ik dat we het wel krijgen. Shad; als we het vragen en en ze zeggen dan nee dan kunnen we het niet meer doen. Laura; er zijn situaties waarbij dat echt problematisch werd dat de nul op nul was en niet 500 en als we dat kunnen gebruiken om voor te leggen aan charles en wellicht hem overtuigen om toch te doen. En dus de reisrekening geld geleend vorig jaar en komend jaar kan het gewoon niet want dan is de reis. Rits; als dat dit jaar niet had gekund, had ik een probleem gehad. Laura; ik zou zeggen we proberen het. Maxim; staat het in nathans kacommissie verslag? Lotte; ja Maxim; dan kunnen jullie dat gebruiken, van de herfst van 2011. Kirsten van Lieshout; daaruit kun je genoeg halen om charles te overtuigen. Lotte; ik wilde aan de voorzitter vragen of we nog even terug kunnen gaan naar financieel jaarverslag. Onderaan het in den beginnen stukje, voor de volledigheid even erbij zeggen waarom dat het geen probleem was. En een vraag die ik in de groep wil gooien; in rits zijn bespreking van activiteiten waarbij je je deelbalans bespreekt eindig je vaak met een zin als ‘-1,10’ teveel uitgegeven. Dat is niet correct toch? Maxim; dubbele ontkenning is niet correct, dubbele bevestiging wel. Lotte; het zou fijn zijn als je dat nog aan kan passen. Ap rits: in het financieel jaarverslag onderaan bij het ‘in den beginnen’ stukje nog even erbij zeggen waarom dat het geen probleem was. Pas ook de dubbele ontkenning aan. Lotte: Dan staat er nog bijvoorbeeld onder het kopje feesten het woord waarschijnlijk, maar dit is een verslag ter afronding van je jaar dus dat hoort er niet meer in te staan dus dat moet je aanpassen. Dat
gebeurt ook een paar keer. Rits; de lunch staat er ook nog niet in, daarom zijn die dingen geel. Lotte; onder het kopje gala heb je het over het geld geleend van de reisrekening, mochten we het ergens over de buffer gaan hebben is het nog wel handig als je daarnaar verwijst. En dan helemaal op het einde over het bedrag van debiteuren, het is een erg hoog bedrag. Kirsten van Lieshout: waar komt dat vandaan? Rits; weekenden. Kirsten van Lieshout: jullie hadden toch een maatregel ingevoerd? Jason; als je 2x na de stufi niet je rekening had betaald mocht je niet meer mee doen. Rits; we hebben dat niet heel streng doorgevoerd. Maar anders krijg je de weekend ook niet vol, dan verlies je heel veel geld. Kirsten van Lieshout: maar het is wel heel hoog. Rits: de liftwedstrijd is hier net na. Shad; wat is het nieuwe bedrag? Laura: weet ik niet. Shad; ik meen mij te herinneren een tijd geleden was het 600 euro. Kirsten van Lieshout: dat zou ook wel netjes zijn om te veranderen. Rits; ik heb nu ook geen toegang meer tot de rekening dus weet niet wat er nog veranderd is. lotte; neem het even op in je jaarverslag zodat het duidelijk is voor het volgende bestuur. Rits; als dit wordt opgesteld is het eind september of oktober, maar nu was het na de liftwedstrijd en waren op vakantie en gingen niet betalen. Lotte; misschien moet je dat dan ook nog even vermelden. Kirsten van lieshout: om de hoge bedragen te voorkomen zou ik wel maatregelen treffen, voor het volgende bestuur. AP rits: vermeldt in het financieel jaarverslag waarom het debiteuren bedrag zo hoog is. Lotte; je hebt het bestand begroting doorgestuurd, gaat alleen om de titel, het is niet alleen begroting maar ook je afrekening. Rits; die is van volgend jaar. Lotte; ik bedoel boekhouding, dit is ook je afrekening. Dus het is netjes om even de titel te veranderen. Ap rits: verander de titel van de boekhouding naar boekhouding & afrekening. Rits; iets anders nog? Nee? Is het goedgekeurd? Unaniem goedgekeurd. Lesley; nog wel 1 ding, aangezien het is gezegd dat er nog wijzingen worden moeten doorgevoerd, moet het dan daarna nog een keer worden goedgekeurd? Lotte; nee het is o.v. goedgekeurd, mits deze wijzigingen worden doorgevoerd. Lotte; pauze? Iedereen: ja graag Jason: we beginnen 19:15 weer Pauze begint: 19:05. Einde pauze: 19:17 7. Het déchargement van het scheidend bestuur De stemcommissie bestaat uit lesley en mae. Kirsten moet worden geschreven als ‘Kirsten S’, want Kirsten van Lieshout is ook aanwezig. Uitslag stemming: Lorenzo Girardi
16 ja
1 blanco
Kirsten Shuttleworth
14 ja
1 blanco
Rits Joosten
16 ja
1 blanco
2 ongeldig
Jason Ray van Leest
16 ja
1 blanco
Het scheidend bestuur heeft niet gestemd. Het déchargement van het scheidend bestuur is geaccepteerd. 8. Aanstellen nieuw bestuur Shad: wij zijn de kandidaat besturen van het nieuwe bestuur. Ik wil voorzitter worden. Laura, kandidaat voor penningmeester. Tom, kandidaat voor commissaris. Hanneke, kandidaat voor secretaris. Zijn er vragen? Lesley: wie was shad? Shad; ik Rits: movitaties? Kirsten van lieshout: ja graag. Shad: ik denk dat ik een goede voorzitter zou zijn, want ik loop al enige tijd hier rond. Ik ken veel docenten en dat is handig voor de vereniging. Ik ben niet de moeilijkste persoon, maar ik ga wel achter mensen aan zodat ze hun werk doen. Ik heb ook al ervaring met leiding geven. Dit is mijn laatste jaar en ik wilde nog wat extra’s doen en ik wilde meer met sophia doen en ik vind het leuk om dingen te regelen. Laura; ik ben heel enthousiast over volgend jaar. Ik wilde heel graag meer betrokkken raken bij sophia. Daarnaast heb ik niet heel veel ervaring. Ik heb wel de cursus gevolgd en ben bereid heel veel te leren. Ik wil een open boekhouding en we hebben nu al een tijdje samengewerkt en dat verloopt heel soepel dus dat zou ik graag willen voorzetten. Tom; ik heb 2 jaar geleden in de activiteiten commissie gezeten, vorig jaar lunchcommissie en dat was allebei erg leuk. Ik vind het ook leuk om mensen aan te sturen en dat kan ik nu als commissaris doen. Ik vind het leuk om vooral dingen te organiseren voor mensen wat zij zelf leuk vinden. Het is leuk om filosofische dingen te organiseren, maar ik wil een supersmash toernooi organiseren bijvoorbeeld en daar was iedereen enthousiast over. Jason: ja wie denk je dat er gaat winnen? Tom: niet rits Rits; even centraal jongens Tom; ook bijvoorbeeld, stel er is animo voor, dan bijvoorbeeld een schaaktoernooi. Dat soort dingen. Hanneke; ja, ik heb nog niet zoveel ervaring met dit soort bestuurlijke zaken, maar we zijn nu 3 weken bezig en ik denk dat ik wel geschikt ben omdat ik tot nu toe de notulen heb bijgehouden en nog niemand klachten heeft. Ik ben benieuwd hoe het mij af zou gaan en heb best veel tijd over dus kan mij meer verdiepen in hoe ik een goede secretaris kan zijn. Lotte; hebben jullie de draaiboeken gelezen? Kirsten S: het nieuwe bestuur is ingewerkt aan de hand van de draaiboeken en de draaiboeken zijn tevens geüpdate. Lotte klapt. Lotte; hoe zijn jullie tot deze samenstelling gekomen? Shad; in de bestuursdate, de tweede. Lotte; en jullie onderlinge rolverdeling was direct duidelijk? Tom; nee, ik wilde ook voorzitter worden maar commissaris ook. Ik ben van nature wel een leider maar kan ook ondergeschikt zijn Hanneke; ik ben van nature geen leider, dus mocht het nodig zijn als shad bijvoorbeeld op vakantie gaat naar het buitenland, dan kan tom zijn zaken overneemt. Maxim; als shad naar Syrië reist? Hanneke; ik mag je wel heel erg shad. Kirsten van Lieshout: hoe gaat de samenwerking tot nu toe? Ergens tegenaan gelopen? Shad: je moet heel veel achter docenten aanlopen. We hadden eigenlijk al vroeg een actualiteiten college gepland, alleen de datum was niet goed dus we hadden maitje gestuurd, maar geen antwoord op gekregen. De docent was een spook. Organisatorisch is mensen bij elkaar brengen lastig. Samenwerking tussen ons ging wel goed.
Hanneke: ik heb een vraag voor voorgaande besturen. We wilden de batavierenrace weer mee doen, maar toen hoorde ik dat het een loting was. De batavierenrace verplaatsen we naar w.v.t.t.k. Rits; andere vragen betreffende het bestuur? Nee? Oke dan gaan we ze aanstellen. Stemcommissie bestaat uit Mae en Lesley. De eerste uitkomst van de stemming was ongeldig vanwege een discrepantie in het aantal stemmen voor hanneke. We stemmen opnieuw. Uitslag stemming: Shad Raoef:
19 ja
Hanneke Nooijen:
18 ja
Laura Govers:
20 ja
Tom Meijer:
20 ja
1 ongeldig 2 blanco
Bij dezen is het nieuwe bestuur officieel aangesteld. 9. Aanstellen nieuwe coördinator “Kiki, wil je onze coördinator zijn?”, vraagt shad terwijl hij kiki’s hand vasthoudt. Rits: kirsten, ben je het hiermee eens? Kirsten Shuttleworth: Ja! Bij dezen is Kirsten Shuttleworth officieel de coördinator voor het aankomend Sophia bestuur. 10. Bespreken van de jaarplanning 2015-2016 Rits; dat laat ik aan shad over. Shad; we wilden de activiteiten dit jaar i.p.v. per maand per periode aanpakken. Iedere keer per periode bepaalde activiteiten, m.u.v. de middenmaandslunch en eindemaandsborrel. Lotte heeft lorenzo op skype aangezet Lorenzo: bij deze officieel gefeliciteerd het nieuwe bestuur, zet ‘m op! Lotte heeft lorenzo op skype uitgezet. e
Shad; elke dinsdag per periode een actualiteitencollege, elke 4 dinsdag van een periode een huiskamerfilosofie. Actualiteitencollege is verschoven naar volgende maand. Levend stratego is al geweest en was een succes. Middenmaandslunch was ook een succes. Huiskamerfilosofie willen we terughalen, er is wel veel animo voor. Naast de grote activiteiten, zoals plakfeest, - hebben we gezet op laatste college week -, komen er ook kleine activiteiten en dat regelt tom. Van te voren lijkt de maand niet heel vol maar daar komt steeds meer bij. Er is iets nieuws bij gekomen, een idee van ted, film en debat met mark slors en leon de bruin en denk dat het misschien een vaste activiteit wordt. Sophiaweekend is ook weer op het einde van de periode, dus na de tentamens. Dus er is structuur per periode. De periode geven zeker structuur voor de eerstejaars, dus het is handig om hetzelfde erin te hebben iedere keer. Aantal dingen nog niet gepland die we wel gaan doen; b2 project presentaties op facultair niveau doen (gezien we meer vebinding willen hebben tussen faculteit en vereniging) en kunstexpo i.s.m. Awaz. Over het zeilweekend: iedereen zegt dat we het niet moeten doen, we gaan het waarschijnlijk ook niet doen maar we kijken er wel naar. Jason: prima, maar kijk er niet te lang naar. Shad; liftwedstrijd moet er ook nog op. Maxim gaat dit doen. oh liftwedstrijd staat er wel in, maar die is subject to change. Iemand nog een vraag?
Lesley; de presentaties i.s.m. de faculteit ik weet niet wat ik mij daarmee moet voorstellen? Shad; is nog niet helemaal rond. Wij wilden graag dingen doen waarmee de faculteit en sophia dichter bij elkaar komen, een van de ideeën was b2 project presentaties. Het is leuk als docenten weten wat er onder studenten speelt. Mae; de bundel presenteren of je eigen stuk? Shad; dat wordt vrij gelaten. Het is niet voor een punt. Wanneer de bundels gepresenteerd worden dan kunnen sommige studenten ook hun eigen paper presenteren. Het is compleet vrijwillig met waarschijnlijk een borrel achteraf. Hanneke; je kunt het zien als lezing met als onderwerp een van de project presentaties. Jason; leuk idee. Maxim; dat kun je ook doen met master of bachelorscriptie. Shad; ja zo zou je master studenten kunnen betrekken Ted; ik vond het ook heel vet om de scritpies van masterstudenten mee te maken met de diploma uitreikingen. Shad; nog andere vragen Mae: hoe het bij jullie zit met plakfeesten, hoeveel? Zit daar enige structuur in? Shad; weer hetzelfde; einde van de college weken, 4x in het jaar met de intro nog. Het was misschien een goed idee om een commissie te opstellen met Awaz en sophia leden. Jason: avondrood samenwerking plannen? Shad; nog geen plannen, maar we willen het wel. Maxim; over avondrood, ik ben er niet mee betrokken geweest maar ik weet dat daan lijdsman regelmatig geïrriteerd was m.b.t. de samenwerking dus ik betwijfel dat het nog gebeurd. Jason: snap ik, maar ik heb het 2 jaar geleden gedaan en toen ging het goed. Vorig jaar lag het aan 2 grote deelnemers die niet goed hun ding deden. Shad; andere vragen? Dat was het dan. Rits; we bekijken de begroting voor volgend jaar nog even. Laura: de begroting is een andere dan dat ik had gestuurd. Ik had er een fout gemaakt m.b.t. de faculteitsbijdrage. Het leek alsof sophia verlies maakte, maar dat is niet het geval. Aan de linkerkant zie je waar we het geld aan uit willen geven, veelal activiteiten. Rechts dat zijn de inkomsten, dus de ledencontributie die we verwachten, het overschot en het overige bedrag willen we vragen aan charles herwijn. Dat overschot dat is afhankelijk van die 500 euro op de nullijn. Mae; komt er 500 eventueel bij of gaat het eraf? Laura; ik ga eerst naar charles en vraag om die buffer en dan komt er 500 euro bij maar dat is niet in de rechterkolom. Maar als we die 500 euro begroten en van het overschot afhalen dan gaat het ervan af. Goed, de linkerkolom zijn de activiteiten en hoeveel sophia eraan uit wil geven. Kirsten van lieshout: het eerste weekend is 350 en daarna beiden 250, waarom? Rits; vorig jaar had ik 350 voor de zeilreis maar dat ging niet door dus had ik meer voor een ander weekend. Kirsten; ik zou eigenlijk voor jezelf makkelijker maken en de eerste 2 weekenden op 300 zetten en dan alles wat over is bij outdoorweekend gebruiken. Laura; ja dat is een goed punt. Maxim: hoe komt het dat de ledencontributie een heel exact bedrag is? Laura: ik had eerst gekeken naar het aantal leden, maar in het begin van het jaar komen er veel leden bij maar contributie betalen is pas later dus mensen kunnen zich nog afmelden. Dus de leden van nu is geen goede vertegenwordiging van de leden van dan. Lotte; heb je het lager ingeschat? Rits; het is altijd rond de 2000 euro. Laura; het is aan de hand van voorgaande jaren.
Gaia; plakfeesten was toch normaal 40 euro met versiering? Rits; 20 komt van Awaz Laura; de tweede pagina, veel kleine activiteiten. Tom; komt de kunstexpo vanuit de faculteit? Laura; ja. De kunstexpo wordt eigenlijk georganiseerd vanuit de faculteit. Er wordt een begroting gemaakt door de commissie en die legt deze voor aan de faculteit. We willen het in samenwerking doen met Awaz. Maxim; wat verstaan jullie onder hipstercollege? Laura; college over een onderwerp waar op de faculteit weinig aandacht wordt besteed. Tom; een over esthetiek, voor bij de kunstexpo. Over de tweede zijn we nog niet zeker, maar misschien wordt het onderwerp aziatische filosofie. Mae; wat is het uitjesinitiatief? Laura; soms komen mensen met het initiatief om naar een museum ofzo te gaan. Lotte; de ‘reservering reisrekening’ moet ‘bijdrage’ heten. Kirsten van lieshout; stel dat het niet lukt met de batevierenrace, wat willen jullie dan met de 500 euro doen? Shad: buffer Veel gelach Kirsten van lieshout: de zeilrace is niet begroot, maar die gaat toch niet door. Hebben jullie er al over nagedacht? Laura: nee. Thom: ik weet niet 100% zeker meer wat wij vorig jaar mochten inbegroten voor de studiereis? Rits; het is 400 euro. ted; wat is sepa direct abbonnement? Laura; automatische incasso programma. Lotte; hebben jullie nog nagedacht over van bank te verwisselen om de bankkosten lager te maken? Laura; ik ga daarmee bezig. 11. Het aantal leden bij de ALV Rits; bij de vorige ALV was er uitgesproken dat het belachelijk is dat er zo weinig leden komen. Vorige ALV waren er 2 leden. Dat is weinig. Dan vervalt het nut van een ALV. Hierdoor hebben we dit op de agenda gezet zodat we kunnen bespreken hoe we ervoor kunnen zorgen dat er meer leden komen. Thom; je weet wel dat de vorige ALV rottig was gepland in de vakantie? Rits; ja. Afgelopen jaren komen er überhaupt minder mensen. Jason; met onze alv vorig jaren waren er ook weinig mensen. Lesley; ik denk dat het te maken heeft met dat deze ook al richting de 3 uur gaat. Ik snap het wel, maar als je de keuze hebt kies je voor tv kijken. Jason; dat weten we, maar iedereen die hier zit is een lid en rond 200 zijn lid van sophia. Je bent lid omdat je betrokken wil zijn, iedereen zou moeite moeten doen om te komen want het gaat je gewoon aan. Rits; dit is een platform voor leden om inspraak te hebben in het bestuur van sophia. Dan is het eigenlijk sonde zo weinig mensen. Mae; ik was er ook niet bij met de vorige ALV omdat het in de vakantie was. Ik was vorig jaar wel bij de ALV en toen vond ik ook dat er vrij weinig mensen waren en denk ook dat het komt omdat mensen niet weten hoeveel je kwijt kan op een ALV. Misschien is het een idee voor het nieuwe bestuur om dit duidelijk te maken. Shad; ik geef je helemaal gelijk. Mensen worden niet lid van sophia omdat ze betrokken willen zijn, maar omdat ze leuke dingen willen doen. Ze komen niet naar de ALV omdat ze het belang niet
begrijpen. We moeten ze laten inzien dat het voor hun van belang is om te komen. Zo vervelend is het niet. Je kan ook gewoon echt wat doen. Tom; ik heb ongeveer 10 mensen gesproken om te komen, 8 vd 10 gaf het argument ‘ja boeiend, het gaat toch wel goed’. Ik snapte dat wel. Maxim; het is een platform wat bedoelt is om inspraak te geven voor leden, maar als het gewoon goed gaat ja. Het is wel een goed idee om aan leden te vertellen hoeveel inspraak ze wel niet hebben. Weinig mensen weten dit. Wat misschien een idee is om een aantal weken voor de ALV bij wat colleges langs te gaan, iemand van oude en kandidaats bestuur, en duidelijk maken wat je allemaal kunt. Jason: vind ik een hele goede. Mae; het schrikt misschien ook mensen af om zo’n email te krijgen vol met bestanden. Genoeg mensen snappen er niks van en willen dan ook niet komen. Shad; misschien ook een instructiemail Hanneke; het gaat vooral om imago van ALV Lesley; het is niet realistisch om die opkomst van leden te verwachten, dat je 200 leden krijgt naar de ALV. 80 actieve leden in sophia, misschien die 2 keer of 3 keer naar een activiteit komen. Dan vind ik een opkomst van ¼ niet beroerd. Jason; dit is ook niet beroerd. Maxim; een van de druktste alv’s Kirsten van Lieshout; de drukste was de poepende duivel ALV. Ik ben mij aan het afvragen hoeveel je dan wil, want dit is goed, nog 10 meer en kiki was door het raam gesprongen. Je kunt wel enorm gaan lopen werven, maar als je hier met 30 man zit is het eigenlijk al teveel. Maxim; dat hoort geen beperking te moeten zijn. We moeten het aankunnen. Kirsten van Lieshout; het moet kunnen, maar om nou heel enthousiast deze werving te doen lijkt me geen goed idee. Shad; als je hier met 50 man gaat zitten krijg je een heel andere opstelling. Bij college heb je ook niet veel mensen die wat zeggen. Dus dan zijn er meer mensen maar niet per se meer praten. Kirsten van Lieshout; wel door elkaar heen praten. Shad; op basis daarvan kunnen we niet gaan zeggen we moeten minder werven. Ankie; weet iemand waarom de opkomst niet zo goed is? Lesley; ik was hier niet geweest als ik niet de voorzitter zou zijn bij de reiscommissie, jasper en thom delen hetzelfde gevoel. Jason; ik ook niet als ik niet oud-bestuur was. Maxim; er waren net een aantal mensen in de sophia kamer die niet wilden komen, maar kwamen uiteindelijk wel. Dus puur toeval waarschijnlijk. Ankie; je zou iets kunnen doen waardoor de volgende keer er weer mensen zitten op de bestuurskamer. Maxim; er zijn best veel verenigingen waarbij drank is bij de alv Meerdere mensen; slecht idee Mae; misschien meer promoten dat we wat gaan drinken erna. Lotte; ik ben het ermee eens dat alv is voor leden om je mening te verkondigen, maar als dat de bedoeling is voor de alv die je organiseert dan moet je een andere alv hebben voor de bestuurswisseling. Het is niet zinnig voor mensen om erbij te zijn als ze niet de stukken hebben gelezen. Wil je het als platform hebben dan mot je een andere alv. Bij de bestuurswissels wil je mensen die involved zijn met besturen. Organiseer een andere alv voor bespreken van nieuw ideeën of nieuwe initiaitieven. Kirsten van Lieshout; ik was er de vorige keer ook niet bij, maar ik vind het normaal dat oude besturen erbij zijn. Jason; oude besturen en commissies. Kirsten van Lieshout; oude besturen vooral, want dan kun je wat meegeven aan het nieuwe bestuur. Dat kan bijna niemand beter dan oude besturen. Shad; we hadden ook het idee om commissies te laten komen bij de alv en persoonlijk oud bestuursleden uitnodigen. Maxim; het is wel afhankelijk van of die oud besturen nog actief zijn. Rits; je kunt ze niet dwingen. Lotte; ik heb vorig jaar bijna niets gedaan met sophia, waarom is dat per se nodig? Maxim; als je naar lotte’s bestuursjaar kijkt, 2 ervan studeren niet meer en inge is zwanger. Dat zijn
mensen die je nooit ziet bij sophia activiteiten en buiten de uni zie je ze ook bijna nooit. Hoeveel voegt nog een extra oud bestuur dan toe? Lotte; ik dacht dat dit punt op de agenda kwam vanwege een verandering in huishoudelijke regelement, bijvoorbeeld één afgevaardige van de commissies moet komen. 11.1 Huishoudelijke regelement Shad; ik ben voor om de hele commissie te laten komen. Kirsten van lieshout; om het te verplichten en op te nemen in een regelement kun je niet de hele commissie verplichten. Lotte; je kunt het wel willen. Maxim; als je dit in het huishoudelijke regelement op wil nemen, moet zo’n commissielid dan ook niet door alv worden aangenomen? Als je die wil dwingen dan moet je iets hebben op basis waarvan blijkt dat die persoon in de commissie zit. Lotte; je hebt toch het aanstellen van commissies? Ik denk dat dat voldoende is. De commissie bestaat dan officieel. Maxim; het is niet ongebruikelijk dat de commissie in het jaar verandert. Als de samenstelling verandert, moet je dat dan weer goed kunnen laten keuren? Lotte; daarom benoem je de leden niet, maar stelt alleen de commissie aan, precies om die reden. Maxim; dan heb je nog steeds niet vastgesteld wie er in die commissie zit, dus dan kun je nog steeds niemand dwingen. Rits; we kijken teveel naar details. Iedereen zal het wel eens zijn dat we een afgevaardige kunnen verplichten. Lotte; dan is de vraag nog willen we dat opnemen in het huishoudelijke regelement? Rits; zullen we stemmen? Van de 20 aanwezigen is 13 voor, 4 tegen en 3 onthouding. Rits; oke dan gaan we dat aanpassen in het huishoudelijke regelement. AP lorenzo: pas het huishoudelijke regelement aan zodat het verplicht is dat één afgevaardigde van iedere commissie van Sophia aanwezig is bij de ALV. Kirsten S; ik heb moeite Begin pauze: 20:55. Ankie Martens en Mark van Doorn afwezig vanaf 20:55. Einde pauze: 21:06 12. Studiereis Lesley; aankomend jaar is er een studiereis. De reiscommissie bestaat uit Thom Akkermans, Lesley ten Kleij, Jasper Hondelink en Laurens Stubbé. De bestemming is Athene en Thessaloniki. Hij zal idealiter van 29 april t/m 8 mei plaatsvinden. Het moet in de meivakantie van de faculteit. Evert van der Zweerde en Frederik Bakker hebben beiden toegezegd als begeleider. Wij hebben nog geen officiële toestemming van de faculteit gekregen, maar dat verwachten we snel. Er zal ook een informatiebijeenkomst worden gepland. De datum wordt later bekend gemaakt. Het grootste gedeelte van de plannen horen we dan. Wij schatten de kosten voor de mensen die mee gaan en aanspraak kunnen maken op een snuf subsidie tussen de 310 en 350 euro, de anderen 100 euro meer. De mensen die nog niet op studiereis zijn geweest krijgen voorrang, met een limiet van 28 man. Het max deelnemers voor de studiereis is dan ook 28. Er komt geen cursus grieks, maar een collegereeks waarin essentiële punten uit de griekse geschiedenis en filosofie worden gegeven. Dit levert 5 of 4 e studiepunten op. De cursus zal idealiter in de 3 periode plaatsvinden. Maxim; een idee is om de informatiebijeenkomst te koppelen aan een eindemaandsborrel. Lesley; ja goed idee. 13. W.v.t.t.k.
Batavierenrace: Hanneke: afgelopen jaren geen batavierenrace vanwege diskwalificatie door te weinig deelnemers in de voorgaande jaren. Hoe zit dat en wat moeten we doen om dit jaar toch een batavierenrace te kunnen doen? Kirsten van Lieshout; het jaar na maxim en mij waren er te weinig mensen, toen werden we gediskwalificeerd. Je kan je opnieuw inschrijven, maar er is voorrang aan mensen die voorgaande jaren achter elkaar mee hebben gedaan. Nu moeten we in de loting, maar die bestaat uit enorm veel mensen. Tom; ik ga maandag met annemieke het erover hebben. Dan wordt het duidelijk. Hanneke; hoe groot is de kans dat we erin geloot worden? Kirsten van lieshout; wat belangrijk is heel even overleggen hoeveel behoefte er is aan de batavierenrace, gezien de voorgaande jaren. Je moet wel echt kijken of je genoeg mensen bij elkaar kan krijgen die echt dedicated zijn om het te gaan doen, want anders worden we weer gediskwalificeerd. Maxim; inderdaad dat doen en probeer te beoordelen hoe groot je kans is om ingeloot te worden. Want als het klein is moet je het afvragen of je werkelijk de moeite erin wil steken Hanneke; als dat het geval is, willen wij ons misschien aansluiten bij een andere vereniging. Hebben jullie tips? Maxim; kijk naar verenigingen die al meer met sophia hebben samengewerkt. Aanstellen commissies: Tom; er is een borrelcommissie. Wij hebben een lunchcommissie en we weten nog niet of we een batacommissie willen. We gaan ook een kunstexpocommissie vormen i.s.m. Awaz en waarschijnlijk masterstudenten. We hebben ook nog een plakfeestcommissie met awaz. Hanneke; we willen de plakfeesten van grotere kwaliteit maken zodat meer mensen willen komen. Dat proberen we met een commissie. Kirsten van lieshout; ga je alle activiteiten zelf organiseren? Tom; kleine ja Kirsten van Lieshout; academische ook? Tom; nee Shad; jochem sneijders is van facultaire dingen. De bulk van de filosofische academische activiteten doen we zelf. Lotte; is er een reiscommissie? Tom; ik weet niet hoe het daarmee zit, want die was al aangesteld. Lotte; je moet het gewoon even noemen voor de notulen Tom; er is een reiscommissie Kirsten van Lieshout; een kascommssie is nog niet vastgesteld? Tom; nee Rits; wanneer moet dat? Moet dat via de alv? Tom; wie wil er in de kascommissie? Rits; ik wil het wel doen. Gaia; ik ook. De kascommissie bestaat bij dezen uit Gaia Klabbers en Rits Joosten. Shad; er komt geen plantencommissie, maar wel planten. Doelstellingen nieuwe bestuur: Shad; wat voor ons belangrijk is, is de lijn doortrekken van het vorige bestuur. Dus goede activiteiten voor de leden, de filosofische academische dingen die gedaan zijn. Sophia is steeds meer een vriendenclub geworden, dat willen we terug brengen. We willen ook het contact tussen de faculteit en de vereniging versterken d.m.v. wat er al gezegd is. Vorig jaar is het heel goed gedaan dus dat willen we doortrekken. Kirsten van Lieshout; willen jullie wel een lijst maken met doelstellingen? Dit moet voor het bestuurlijk jaarverslag. Tom; de lijst is niet hier aanwezig maar we hebben hem wel. Deelname door lagere jaars aan activiteiten: Ted; ik merk zelf dat er steeds minder betrekking is met de nieuwe filosofie studenten. Ik vind dat in mijn jaar steeds minder mee doen met de activiteiten, het is een heel select groepje. Bij levend stratego ging het goed, maar op plakfeest waren er 3 eerstejaars. Hou het in de gaten en zoek het misschien even uit.
Jason; vorig jaar hebben we het heel erg geprobeerd om jullie mee te krijgen. We hadden een aantal mensen die gelijk kwamen en bleven maar daar bleef het bij. Het lag niet aan het bestuur, maar aan het jaar zelf. Maxim; wat jason zegt klopt. Ieder jaar heb je een bepaald groepje dat blijft komen en in sommige jaren is die nou eenmaal groter dan anderen. Het is een goede om in de gaten te houden, maar het is niet alamerend. Hanneke; na levend stratego gingen we naar het cultuurcafé, maar ik had het gevoel dat ik niet echt de eerstejaars beter kon leren kennen. Ik denk inderdaad dat het wel fluctueert en aan de groepsdynamiek van de eerstejaars ligt. Jason; wat in mijn jaar was dat het eerste sophiaweekend daarna zag je wie er bleven in de harde kern. Niek; als we het over minderheden hebben; de verkorte bachelor en premaster weten niet eens van het bestaan van sophia af. Maxim; de meeste daarvan hebben niet behoefte aan een studievereniging, maar het kan nooit kwaad om het te proberen. Kirsten van lieshout; en het is vaak al geprobeerd maar er komt niet veel animo van hun kant. 14. Rondvraag Rits; wie wil er wat zeggen? Mae; ik wil graag het nieuwe bestuur heel veel succes wensen en hoop dat het hun voorspoedig gaat en voornamelijk ook leuk hebben! Iedereen staat erachter. Kirsten van lieshout; ik wil ze ook heel veel succes wensen en dat het bier ons mag smaken zo! Mae; en bedankt oud-bestuur Rits; jullie bedankt dat jullie er waren. Succes voor het nieuwe bestuur! Lotte; gaan we nog bier drinken? Rits; gaan we lekker pilsvogeltjes vouwen! 15. Sluiting: 21:30 16. AP-lijst
Lorenzo -
-
met betrekking tot het bestuurlijk jaarverslag: punt 3 op pagina 5 verander ‘va’ in ‘van’, noem bij punt 3 wie de bestuursleden van Awaz zijn, zorg dat assessor overal goed is gespeld, noem de reden waarom het tussen de academische activiteiten commissie en de assessor op niks is uitgelopen, zet trema’s op ‘efficiënt’ en ‘überhaupt’ in Jason’s stukje. pas het huishoudelijke regelement aan zodat het verplicht is dat één afgevaardigde van iedere commissie van Sophia aanwezig is bij de ALV. maak een aantekening van de vergissing met betrekking tot wat Lorenzo tijdens de vorige ALV heeft gezegd over Maxim en de SSF.
Rits -
met betrekking tot het financieel jaarveslag: verander in de conclusie ‘verdient’ naar ‘verdiend’, verander in 5c ‘heet’ naar ‘het’. voeg aan het financieel jaarverslag toe wat de individuele ledencontributie is en de schatting van de onvoorziene kosten. meldt in het financieel jaarverslag dat er overlegd is met Charles Herwijn met betrekking tot de 500 euro buffer en dat dit idee was afgewezen. in het financieel jaarverslag onderaan bij het ‘in den beginnen’ stukje nog even erbij zeggen waarom dat het geen probleem was. Pas ook de dubbele ontkenning aan. vermeldt in het financieel jaarverslag waarom het debiteuren bedrag zo hoog is. verander de titel van de boekhouding naar boekhouding & afrekening.
Kirsten van Lieshout -
onderzoek wat er gedaan is met het ‘buffer-probleem’ in jouw jaar.
