Notulen Algemene Ledenvergadering Woensdag 21 Mei 2014 te L

1 2 3 4 5 6

7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

24 25 26 27 28 29 30 31 32 33

Notulen Algemene Ledenvergadering Woensdag 21 Mei 2014 te L0-223-1 Aanwezigen (=37):

Estelle Altena (OT, CIA), Jojanneke van Amesfoort (OT, Bandjes, CIA), Luuk Bekker (OT), Laura de Bever (OT, KCC, Coraad), Sanne Bootsma (OT, CIA), Jim Determeijer (BuReCo, Intro), Demi Dorrepaal (Epsteinbar), Koen de Geus (OT, RvT, EJW 2013), Annabelle van Gils (SR, EJW), Jan Jaap de Graeff (Epsteinbar), Cisca Griffioen (Erelid, CvA, Stokvisfonds), Eelko de Groot (Onderwijs), Sabine Haggenburg (algemeen lid, EJW 2013), Iris Harmsen (Almanak, OT, KCC, CIA), Iris Jongerius (OT, KCC, EJW 2013), Mimoun Kharrat (Algemeen lid), René Kruithof (Emphasis), Jeffrey Koole (Feest, MOM), Daan Kortekaas (Epsteinbar, OT,KCC), Arthur Kooyker (EJW 2014) Arjen Meewisse (Intro, JVT2), Stijn Mintjens (OT, RvT), Kaya Verhagen (OT, CvA, CIA), Belle van Rosmalen (bestuur UVASOCIAAL), Marleen Slim (Diesgala), Isabelle de Vries (OT, Zeil, EJW 2014, CIA), Ellen Vromen (Intro, Epsteinbar) Merel de Witte (OT, CIA, CuCo, EJW 2014), Tessa Zuijderduijn (Algemeen lid), Nikki Walraven (Voorzitter), Janneke Hendriks (Secretaris), Pepijn Bakker (Penningmeester, tevens Vicevoorzitter), Romein Dujardin (Commissaris Activiteiten en Interne PR), Brenda Fokkink (Commissaris Acquisitie en Externe PR), Remy Vrijlandt (Commissaris Onderwijs), Jacintha van Eekhout (Commissaris Boekenservice), Nikki Lemmers (Commissaris Epsteinbar). 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Opening Namenrondje Vaststellen agenda Goedkeuring notulen 1 Mededelingen Commissies

7. 8. 9. jaarverslagen 2

1 2

(informeren)

Bijlage I: Notulen ALV 14-01-2014 Bijlage IIa,b,c: Financiële verslagen Centrale, Boekenservice en Epsteinbar.

Medische Faculteit der Amsterdamsche Studenten

Algemene Ledenvergadering Woensdag 21 mei 2014 1

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34

Per 1 april is het eerste halfjaar van het financiële boekjaar afgesloten. Het financiële halfjaarverslag van respectievelijk de centrale, de boekenservice en de Epsteinbar zal gepresenteerd worden.

10. Verslag Kas Controle Commissie 3 (stemmen) De Kas Controle Commissie (KCC) heeft de financiële halfjaarverslagen ingezien en heeft naar aanleiding hiervan een verslag opgesteld met een advies voor de ALV. Over dit verslag zal gestemd worden.

(informeren) 11. Functieverandering Commissaris Boekenservice 4 Bij de vorige ALV (05-03) zijn er al enige woorden gewisseld over de functie Commissaris Boekenservice. Hierbij is ook vermeld dat wij vermoeden dat de functie de aankomende jaren niet voldoende tijdvullend is voor een volledige functie. Na deze ALV heeft er een brainstormsessie plaatsgevonden en hebben wij een plan gemaakt. Deze is ook via een mailing bij jullie terechtgekomen. Bij dit agendapunt willen wij duidelijk uitleggen hoe het gehele proces verlopen is, hoe wij tot dit plan zijn gekomen en waarom wij voor deze aanpak hebben gekozen. Ook is er ruimte voor vragen. 12. Online Ledensysteem (stemmen) De MFAS werkt op dit moment met een ledensysteem dat niet veel meer is dan een veredeld Excel-bestand. Omdat dit systeem veel nadelen heeft en een online ledensysteem veel nieuwe mogelijkheden biedt, willen we dit jaar graag overstappen op een online ledensysteem. We hebben ons erin verdiept en een keuze gemaakt. Om daadwerkelijk over te gaan tot actie, willen we graag eerst jullie goedkeuring.

13. Verslag Raad van Toezicht 5 (informeren) De Raad van Toezicht heeft een manier van evalueren bedacht en deze uitgevoerd. Zij hebben een brief geschreven waarin ze deze aanpak en de uitkomst van de evaluaties toelichten. 14. Beleidsevaluatie 6

(informeren)

Bijlage III: Verslag Kas Controle Commissie Bijlage IV: Functieverandering Commissaris Boekenservice 5 Bijlage V: Verslag Raad van Toezicht 6 Bijlage VI: Beleidsplan 3 4



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Tijdens dit agendapunt wordt aan de hand van het beleidsplan, wat is geschreven door het 118de bestuur, het afgelopen half jaar geëvalueerd.

15. Halfjaarverslag Interne PR 16. Waar zijn wij mee bezig 17. W.V.T.T.K. 18. Rondvraag 19. Nieuwe datum ALV 20. Sluiting


(informeren)


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40

1. Opening Nikki W opent de vergadering om 18:05 Nikki W: “Heeft iedereen zijn naam op de aanwezigheidslijst gezet? Voor iedereen die hier voor het eerst is, op de tafel bij de deur liggen ALV handleidingen. Pak er gerust een en als je iets wat gezegd wordt niet begrijpt, laat het dan alsjeblieft weten. Ook liggen er deze keer beleidsplannen. Deze mag je ook pakken.” 1. Namenrondje De aanwezigen stellen zich kort voor.

2. Vaststellen agenda Nikki W: “Is er iemand die nog iets wil toevoegen aan de agenda?”

Niemand heeft iets toe te voegen.

Nikki W: “Dan is de agenda bij dezen vastgesteld.” 3. Goedkeuring notulen 7 Nikki W: “We lopen de notulen door om te kijken of er nog iemand opmerkingen heeft.”

Laura de Bever: “Pagina 1: De namen staan niet in alfabetische volgorde. Dat is onhandig.” Isabelle: “Pagina 17: Er staat hoofd ONS in plaats van hoofd OS”.

Nikki W: “Bij dezen zijn de notulen onder voorbehoud van de zojuist genoemde wijzigingen goedgekeurd.” 4. Mededelingen

Nikki W: “De financiële stukken in het vergaderpakketje zijn vertrouwelijk en dienen na de ALV weer ingeleverd te worden.” 7

Bijlage I: Notulen ALV 14-01-2014



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43

Nikki W: “We hebben een goede, sportieve prestatie geleverd met de batavierenrace. De kieslijst bestaat uit Anna Zwanenburg, Gabriëla Zoutkamp, Daan Zilver, Semma Nibbering, Roger Lodewijkx, Frank Horenberg, Ricardo Dias Goncalves Lima, Rebekka Struik, Kyra Nelissen en Vincent Ligtvoet voor de bachelor en uit Stijn de Jonge, Michel Klaver en Christiaan Ponsen voor de master. De verkiezingsuitslag is ondertussen bekend. MFAS-UVASOCIAAL heeft voor de bachelor 3 zetels en voor de master 2 zetels binnengehaald. Brenda heeft op dit moment [Bedrag A] binnen gehaald. Nikki Lemmers en ik hebben nog meerdere malen afspraken gehad met Albert Kok betreffende de Epsteinbar. Uit onze laatste bijeenkomst is gebleken dat de Epsteinbar binnenkort niet eerder open zal gaan. We hebben geprobeerd al zijn argumenten te ontkrachten met oplossingen voor de problemen maar dit was niet voldoende, we kregen geen kans om ons te bewijzen. Nu hebben we afgesproken opnieuw te zitten als het financiële jaar is afgesloten. De secretaris van de JVT jaar 1 is opgestapt. We hebben van de RvB 1000 euro vergoeding gekregen voor de extra kosten die zijn gemaakt tijdens het omboeken van de buitenlandse reis. Uit de overleggen met Albert Kok over de kostenplaats zijn we bijna tot een overeenkomst gekomen. We moeten het doen met de huidige [Bedrag B] op de kostenplaats. Pepijn heeft een begroting gemaakt voor hoe wij rond zouden moeten komen met deze [Bedrag B], hierbij was er geen plek voor het laten drukken van de tentamenbundels. Om deze reden zal de boekenservice deze kosten voor zich nemen en waren wij genoodzaakt om de tentamenbundels te verhogen naar [Bedrag C]. We hebben nieuwe afspraken gemaakt met studystore. We gaan weer terug naar oude regeling van 10% korting per Nederlands boek. Hier willen zij wel een termijn van bestellen aan verbinden, bijvoorbeeld dat je deze 10% alleen in de eerste twee en het laatste week van het blok kunt krijgen. Dit is alleen nog niet helemaal duidelijk. De almanak is binnen en we hebben deze uitgedeeld op de dies en nu zijn deze op. Wel hebben we een aantal almanakken achtergehouden voor de ALV en het ALD. Jullie kunnen achteraf een almanak bij ons halen.” Nikki W: “De volgende mensen zijn afwezig: Bastiaan de Boer Bert Schadé Sander de Folter.”

Nikki W: “De volgende mensen zijn afwezig en machtigen. Sophie Cornet machtigt Koen de Geus Saskia Hendrikson machtigt Laura de Bever Tycho Veerkamp machtigt Stijn Mintjens Rik de Kraan machtigt Iris Jongerius Gabriela Zoutkamp machtigt Jojanneke van Amesfoort Denise Torenstra machtigt Luuk Bekker Michel Klaver machtigt Sanne Bootsma.” Stijn Mintjens betreedt de vergadering om 18:14



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

5. Commissies Nikki W: “Het bestuur wil graag de volgende commissies bedanken: De Onderwijscommissie voor de Student-Docent borrel De Epsteinbarcommissie voor United States of Epsteinbar De Buitenlandse Reiscommissie voor de buitenlandse reis naar Polen De Epsteinbarcommissie ’12-‘13 voor de Baromdraaidag De Ouderdagcommissie voor de ouderdag De Sportcommissie voor het squashtoernooi De Onderwijscommissie voor het uitje naar Body Worlds De Activiteitencommissie voor het tokkelen in het Amsterdamse Bos De Cultuurcommissie voor de workshopavond De Sportcommissie voor de Batavierenrace De Diesgalacommissie voor de dies barbecue De Almanakcommissie voor de Almanak De Diesgalacommissie voor de diesviering De Diesgalacommissie voor het diesgala.” Nikki W: “Graag kondigen wij de volgende activiteiten aan: 2 juni GKLO middag jaar 1 3 juni GKLO middag jaar 2 en jaar 3 13,14-15 juni Zeilweekend 16 juni KB-bekendmaking 17 juni Tappers-draaiers uitje 24 juni Medische Carrièredag 27 juni Actieve Ledendiner.”

(informeren) 6. Financiële halfjaarverslagen 8 Nikki W: “Het eerste deel van het boekjaar is op 1 april afgesloten. Hiervan presenteren onze penningmeester, Commissaris Boekenservice en Commissaris Epsteinbar hun halfjaarverslag. Hiervoor wil ik aan Pepijn als het eerst het woord geven.”

a. Centrale De notulen behorend bij dit punt op de agenda zijn vertrouwelijk aangezien het financiële informatie bevat. Indien u deze toch wil zien, kunnen ze voor u inzichtelijk worden gemaakt in de MFAS-kamer.

8

Bijlage II: Financiële halfjaarverslagen



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39

b. Boekenservice De notulen behorend bij dit punt op de agenda zijn vertrouwelijk aangezien het financiële informatie bevat. Indien u deze toch wilt zien, kunnen ze voor u inzichtelijk worden gemaakt in de MFAS-kamer. c. Epsteinbar De notulen behorend bij dit punt op de agenda zijn vertrouwelijk aangezien het financiële informatie bevat. Indien u deze toch wilt zien, kunnen ze voor u inzichtelijk worden gemaakt in de MFAS-kamer.

(stemmen) 7. Verslag Kas Controle Commissie 9 Nikki W: “De kascontrole commissie heeft op basis van de halfjaarverslagen een brief opgesteld met een advies voor de ALV. Dan las ik nu een leespauze in.”

Iedereen leest.

Sanne: “Er staat dat de KCC bij het aanhouden van de winst bij de Epsteinbar acties moet ondernemen. Moet dat? Is dat dan na het jaarverslag?” Laura: “Ja, na het jaarverslag.” Annabelle van Gils komt binnen om 18:55

Nikki W: “We gaan nu stemmen over het goedkeuren van het verslag van de KCC.

Voor: Je stemt voor en keurt daarmee de brief van de Kas Controle Commissie goed. Tegen: Je stemt tegen en keurt daarmee de brief van de Kas Controle Commissie af. Blanco: Je bent het niet eens met de stemprocedure of de keuzemogelijkheden. Onthouding: Je hebt geen mening betreffende deze kwestie of je weet niet wat je moet stemmen.” voor: 28 tegen: 0 blanco: 0 onthouding: 15

Nikki W: “Met 28 voor, 0 tegen, 0 blanco en 15 onthouding, is de brief van de Kas Controle Commissie goedgekeurd. 9

Bijlage III: Verslag Kas Controle Commissie



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37

8. Functieverandering Commissaris Boekenservice 10

(informeren)

Nikki W: “Rond de vorige ALV realiseerden wij ons dat de functie commissaris boekenservice niet meer voldoende tijdvullend was. Tot deze realisatie kwamen wij achteraf denken wij te laat. Als nieuw bestuur is het moeilijk om snel een goed beeld te krijgen van de druke van een functie. Daardoor is het ook moeilijk te bepalen wanneer je een knoop kan doorhakken en achteraf was het veel beter geweest als wij dit eerder hadden gedaan. We kwamen nu namelijk in tijdnood. We hebben vervolgens een brainstormsessie gehouden met oud commissarissen boekenservice en andere oud bestuursleden. Hier is veel besproken. We hebben het hier ook uitgebreid gehad over de waarde van de boekenservice zoals hij nu is. Hier zijn veel goede ideeën uit gekomen waar Jacintha goed mee bezig is. Natuurlijk heeft zij zich de afgelopen tijd gefocust op haar verslag maar nu deze af is, zal ze verder gaan met de boekenservice zelf. Waar wij nu wel heel tevreden mee zijn, is de nieuwe situatie rondom de korting. In de brainstormsessie hebben wij besproken hoe de toekomst voor de nieuwe commissaris boekenservice eruit ziet. Zoals jullie hebben kunnen lezen in onze brief is hier de commissaris faciliteiten uitgekomen. We hebben tijdens deze brainstormsessie vele andere opties overwogen, zoals de vice-voorzitter standaard een onderdeel van het takenpakket van de commissaris boekenservice maken. We kwamen tot de conclusie dat dit niet wenselijk is omdat de vice-voorzitter toch elk jaar weer anders wordt gebruikt en omdat het fijn is als je je vice-voorzitter kan aanpassen op de voorzitter. Verder zou het zonde zijn om een geschikte vice-zoorzitter de functie niet aan te bieden omdat hij/zij geen commissaris faciliteiten kan/wil worden. Tijdens de brainstormsessie hebben wij ook besproken hoe wij dit plan het beste aan de ALV konden terugkoppelen. Wij wilden zeer graag gebruik maken van de expertise en kennis van onze voorgangers, misschien konden zij ideeen opperen waar wij nog niet aan hadden gedacht. Daarom hebben wij ons plan ook naar de drie besturen voor ons gemaild met een vraag om advies. Hier hebben wij een aantal reacties op gekregen, deze gingen vooral over de naam van de functie. Na het advies vanuit de brainstormsessie meegenomen te hebben zijn wij als bestuur tot de conclusie gekomen dat wij hier geen spoed-ALV voor zouden inlassen. Dit omdat wij uit de reacties van de oud-besturen geen duidelijk en heftige bezwaren konden opmaken. Ook nadat wij de mededeling dat er geen spoed -ALV zou komen rond gemaild hadden hebben wij niet voldoende vraag om een spoed -ALV gehad om onze beslissing bij te stellen. 10

Bijlage IV: Functieverandering Commissaris Boekenservice



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39

Wij hebben voor dit plan van aanpak gekozen en denken dat dit de beste manier van aanpak is geweest. Wij vinden het erg jammer dat wij niet eerder tot de realisatie zijn gekomen en dat we dit proces misschien zonder tijdnood hadden kunnen doorlopen. Dan wil ik nu proberen nogmaals duidelijk maken wat het takenpakket precies zal zijn. De commissaris faciliteiten zal alle huidige taken van de commissaris boekenservice hebben. Daarnaast zal de commissaris faciliteiten de volgende taken omtrent de site krijgen: de site altijd up to date houden, zoeken naar vernieuwingen van de site en de gebruiksvriendelijkheid bevorderen. Ook zullen zaken als online verkoop van kaartjes voor activiteiten onder de commissaris faciliteiten vallen. Om dit duidelijk af te bakenen van de taken van de commissaris activiteiten en interne PR omtrent de site zal alleen de banner en de jaaragenda op de site onder het beheer van de commissaris activiteiten en interne PR vallen.” Iris Jongerius: “Volgens mij is de jaaragenda juist het punt waar de site niet up to date is. Moet je dan niet juist die pagina bij faciliteiten leggen? Ik denk dat het er anders bij inschiet.” Nikki W: “Ik snap je punt. maar foto’s uploaden kost normaal veel tijd, dus als de commissaris faciliteiten dit gaat doen, heeft de interne PR meer tijd om die jaaragenda up to date te houden. Als dit toch teveel tijd inneemt, kan het altijd veranderd worden.”

Kaya: “Is het een idee dat je nu al een evaluatiemoment in moet stellen voor deze functie zodat je volgend jaar niet weer te laat bent?” Nikki W: “Dat lijkt me een goed idee.” Sanne: “Michel zegt dat hij zich afvraagt of het genoeg tijdvullend is. Jaartruien zijn weinig werk.” Nikki W: “Ik denk inderdaad niet dat dat de tijd zal opvullen, maar de site is wel een groot punt. Er is nog heel veel mogelijk met de site waar nu geen tijd voor is en geen mankracht voor is.”

Estelle: “Is het dan geen goed idee als de Commissairs Boekenservice meer commissies krijgt? En standaard de internetcommissie?” Nikki W: “We vinden het heel lastig om in te schatten hoeveel die site echt met zich meebrengt. Misschien is het handig om dit in uren aan te geven, maar het is misschien inderdaad iets wat we moeten overgeven aan het volgende bestuur. Het tweede punt wat je noemde, het begeleiden van de internetcommissie, zal inderdaad gebeuren.” Stijn: “Hebben jullie geinventariseerd hoeveeel tijd er nu in de site zit?” Nikki W: “Nee, niet echt. Het is nu zo erg verdeeld over iedereen, dat je niet echt makkelijk een overzicht kan creëren.” Medische Faculteit der Amsterdamsche Studenten


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38

Sanne: “Ik denk dat dat ook niet de vraag is nu. Er moet gewoon meer tijd in zitten.”

Laura: “We hebben nu unit 4 vanwege de boekenservice, omdat we daar altijd de afgerekende bedragen moesten doorboeken. Nu de boekenverkoop geheel online verloopt en de hoeveelheid transacties dus enorm is afgenomen, vraag ik me af of we niet unit 4 een keer los kunnen laten.” Iris Jongerius: “Ik vind dit een hele goede.” Pepijn: “Ik ook. Ik heb laatst bij de zusjes geinventariseerd hoeveel geld zij kwijt zijn met hun boekhoudprogramma en dat is soms beduidend minder.”

Jojanneke: “Misschien is het in de loop van het jaar handig om te inventariseren of commissaris activiteiten en interne pr misschien over twee functies te verdelen.” Nikki W: “Hier hebben we het wel over gehad, maar dan krijg je op sommige momenten wel lege plekken in het bestuursjaar. Na de vorming van de commissies heeft activiteiten dan weinig meer te doen.” Daan: “Ik denk dat het ook niet goed is om te splitsen, want we moeten boekenservice ook niet te druk maken. Dan is echte vooruitgang van de site niet meer mogelijk.” Stijn: “Ik denk dat we gewoon moeten aankijken hoe het loopt. Dan kunnen we ook na gaan denken over andere dingen.” Laura: “Maar ik ben het wel eens met Kaya dat er een evaluatie moet komen.” Nikki W: “Ja, vind ik ook. Dit kan bij de stokvis-ALV tegelijk met de RvT-evaluatie. Dan is nu alleen de naam nog wennen.” Estelle: “Misschien is Boek en Service beter.” Nikki W: “Zijn er verder nog vragen over dit agendapunt?”

9. Online Ledensysteem (stemmen) Janneke: “Zoals elke vereniging heeft de MFAS ook een ledenbestand. Een ledenbestand is heel belangrijk, aangezien een vereniging niets is zonder zijn leden. Het huidige ledensysteem is echter zeer verouderd. Alles wat je ermee zou willen kunnen is niet mogelijk. Het is niet up to date, doordat elk lid via mij al zijn adreswijzigingen door moet geven en bijna niemand doet dit. Ook is het helemaal niet prettig te gebruiken. Het is niet veel meer is dan een veredeld Excel-bestand. Zoeken naar leden en het koppelen en exporteren van gegevens is vaak een drama. Ook is het systeem zeer gevoelig voor fouten, doordat je deze vaak onopgemerkt veroorzaakt. Zo staat Stijn Mintjens ineens niet meer als actief lid in het actieve ledenbestand. Dit is echt heel erg zonde, aangezien je vrij weinig hebt aan een onvolledige database. Omdat dit systeem zoveel nadelen heeft en een ledensysteem juist alleen maar in contact zou moeten meewerken in plaats van tegen, hebben we nieuwe mogelijkheden



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39

onderzocht. Hier was Merel (secretaris 117de bestuur der MFAS) ook al mee bezig, maar heb ik doorgezet. We dit jaar graag overstappen op een online ledensysteem. Met het nieuwe systeem zijn veel nieuwe mogelijkheden. Er zal een ledengedeelte worden toegevoegd aan de huidige site. Studenten zouden zich kunnen aanmelden bij de MFAS via dit gedeelte en met IDeal betalen. Als je eenmaal lid bent van de MFAS, kan je gemakkelijk inloggen op de site. Je kan dan zelf je gegevens wijzigen. Dit hoeft dan niet via de secretaris en hierdoor zal het bestand veel meer up to date zijn. Daarnaast kan je kaartjes kopen voor activiteiten via de site. De betaling kan dan met IDeal verlopen en achteraf kan er makkelijk een lijst met aanwezigen worden gegenereerd. De inlogfunctie is niet alleen handig voor de leden, maar ook voor de webshop. Bepaalde items op de site kunnen namelijk alleen toegankelijk worden gemaakt voor leden. Zo kunnen alleen de leden de webshop bezoeken en bijvoorbeeld bepaalde foto’s zien. Zoals al eerder gezegd is de opslag van gegevens voor het huidige systeem een groot probleem. Het online systeem zal elke dag automatisch 2 back-ups maken. Ook is het makkelijk met een druk op de knop te exporteren naar Excel. Het is natuurlijk altijd zo een online systeem bij sommigen slecht klinkt vanwege de privacyrisico’s. Natuurlijk is het wel zo dat beveiliging niet 100% gegarandeerd is, maar dat is bij geen een IT bedrijf het geval. Er bestaan nu eenmaal hackers. Echter heeft tegenwoordig iedereen ook een Facebookaccount, dus ik denk dat weinig leden zich hier zorgen om maken. Nadat leden zijn opgeslagen, kan je ze ook in groepen indelen. Dit is natuurlijk essentieel als je wil registreren dat ze in commissies zitten. Vervolgens kan je ook mails sturen naar een seletieve groep, bijvoorbeeld naar alle voorzitter of alle leden van een bepaalde commissie. Dit scheelt veel opzoekwerk. Ook zou je aan het eind van elk jaar naar iedereen een mail kunnen sturen met de vraag of ze hun gegevens willen updaten. Dit is heel handig. Als je dat met het huidige systeem zou doen, zou je al die gegevens vervolgens zelf moeten doen, wat erg omslachtig is. Natuurlijk zitten er wel kosten aan deze enorme verbetering verbonden. Het omzetten van ons hele systeem naar een online systeem zal 700 euro zijn. Dit is eenmalig. Vervolgens zullen we 50 euro per maand betalen. “ Laura: “Top.” Kaya: “Kunnen we het makkelijk omzetten?” Janneke: “Ja, ze komen 1 dag langs en dan exporteren ze ons ledensysteem en ze zijn binnen 3 weken, in ieder geval heel kort, hebben ze dat omgezet. het enige wat tijd en moeite kost is het verdiepen in dat systeem en het draaiende krijgen denk ik.” Stijn: “Hij is ook compatibel met onze site?” Janneke: “Ja, ik heb ook gevraagd of de lay out hetzelfde kan blijven, en dat kan. Er zijn 2 sites, 1 algemene site die iedereen ziet en een scherm dat je pas kan zien als je ingelogd



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39

bent. Daarnaast kan je in die pagina ook de link naar de boekenservice verkoop zetten zodat je zeker weet dat alleen maar leden gebruik maken van onze kortingen. Het scheelt gewoon een hoop administratief werk.” Sanne: “Teken je een abonnement per jaar? Kunnen contractskosten nog omhoog?” Janneke: “De kosten zijn vast, als er ontwikkelingen zijn, blijven de abonnementskosten hetzelfde maar maken we wel gebruik van nieuwe ontwikkelingen. Kosten kunnen wel omlaag gaan als we functies laten vallen. Het schrappen van het activiteitendeel met verkoop van kaarten zou bijvoorbeeld het pakket goedkoper maken. We kunnen altijd van dingen afstappen als het niet bevalt.” Annabelle: “Wordt het nou ook een sociaal netwerk?” Janneke: “Dat kan. Je kan de mogelijkheid creeëren om leden met elkaar te laten communiceren. Daarnaast kun je lijsten maken van leden die aanwezig zijn bij activiteiten, zodat elk lid kan zien wie er aanwezig is bij een bepaalde activiteit. Deze functie kun je overigens ook uitzettten.” Jim: “Doet de MFAS het onderhoud van de website? Hebben we daar inspraak in?” Janneke: “Het draaiende houden van de site doen zij en daar kunnen we over bellen. Het onderhoud van de site, het up to date houden, zullen wij zelf doen.” Jim: “En als je dingen aan de huidige Lay-out van de site veranderd? Wordt dat dan ook automatisch gedaan voor het ledengedeelte?” Janneke: “Ik denk dat je het wel moet doorgeven als je ineens de site groen maakt in plaats van rood, omdat ze dat helaas niet kunnen ruiken.” Sabine: “Wordt het geen obstakel als we alles wat we willen veranderen aan de site moeten doorgeven aan dat bedrijf?” Janneke: “Ik denk dat ze ook gewoon toegang hebben tot onze MFAS-site, je zou als er echt structurele dingen veranderen aan de site ze kunnen mailen en dan herstellen ze dat echt heel snel. Over het algemeen zal de lay-out, de pure vormgeving, niet echt veel veranderen, dus is dat doorgeven niet veel werk.” Merel: “Niet elke keer dat je een nieuw commissielid op de site zet je dat moet doorgeven. Het gaat echt om de totale lay-out.” Marleen: “Voor welke leden is dat dan zichtbaar? Ik kan me voorstellen dat niet iedereen het leuk vindt als alles van je zichtbaar is.” Janneke: “Nee, alleen je eigen gegevens zijn zichtbaar. Je kan er ook voor kiezen om een ledenlijst online te zetten.” Marleen: “Kunnen anderen dan ook je e-mail adres zien?” Janneke: “Nee, dat ligt eraan hoe ik het instel, maar ik was dat niet van plan denk ik. Ik was niet van plan om telefoonnummers en dergelijke daar in te zetten.” Arjen: “Wat zijn de kosten van het huidige systeem?” Janneke: “Het huidige systeem is gratis, maar ook niet echt iets waard” Iris Jongerius: “Het is best veel geld dat niet naar je commissies gaat, maar ik heb Medische Faculteit der Amsterdamsche Studenten


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37

vertrouwen in het unit 4 plan en dat gaat vast werken. Maar ik wil wel kenbaar maken dat het veel geld is en dat daar rekening mee gehouden wordt.” Nikki W: “Zijn er nog andere vragen?” Nee, er zijn geen vragen meer.

Nikki W: “Dan gaan we stemmen. Voor: Je stemt voor en keurt daarmee het plan voor het online ledensysteem goed. Tegen: Je stemt tegen en keurt daarmee het plan voor het online ledensysteem af. Blanco: Je bent het niet eens met de stemprocedure of de keuzemogelijkheden. Onthouding: Je hebt geen mening betreffende deze kwestie of je weet niet wat je moet stemmen.” voor: 34 tegen: 0 blanco: 0 gemachtigd blanco: 0 onthouding: 9

Nikki W: “Met 34 stemmen voor, 0 tegen, 0 blanco en 9 stemmen onthouding, is het plan voor het overstappen op een online ledensysteem goedgekeurd.” Annabel van Gils verlaat de vergadering om 19:46

(informeren) 10. Verslag Raad van Toezicht 11 Nikki W: “De Raad van Toezicht heeft een manier van evalueren bedacht en deze uitgevoerd. Zij hebben een brief geschreven waarin ze deze aanpak en de uitkomst van de evaluaties toelichten. Is er nog behoefte aan een leespauze?”

Ja, hier is behoefte aan. Iedereen leest.

Kaya: “Wat vonden jullie, bestuur, van deze manier van evalueren?” Nikki W: “We vonden het idee om iets blijvends neer te zetten heel erg goed. De vragenlijsten vonden we aan het begin een beetje gek, bepaalde formulering van vragen, het kost toch veel tijd ook en de laatste paar vul je dan met minder aandacht in.” Stijn: “Ze hebben dit verteld en dat hebben wij gehoord.” 11

Bijlage V: Verslag Raad van Toezicht



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38

Nikki W: “Het zou ook handiger zijn als het eerder in het jaar is, zodat je er nog wat mee kan doen.”

Arjen: “Hebben jullie een compleet beeld gekregen?” Koen: “Je bent heel afhankelijk van de informatie die je van actieve leden krijgt. We hopen in het vervolg dat meer mensen weten van ons bestaan, dus dat we meer informatie krijgen.” Jim: “Ik heb als voorzitter een mailtje gehad met de vraag wat ik vond van de begeleidend bestuursleden en het bestuur, maar het lijkt me handig als je sowieso als voorzitter of als algemeen lid ook, gewoon weet wie de RvT is en waar je naartoe kan.” Jojanneke: “Is er respons geweest van commissies?” Stijn: “Redelijk. Kan meer.” Nikki W: “We vonden het wel belangrijk dat het lid zijn van een commissie gezellig blijft en niet te serieus.” Iris Jongerius: “Blijkt het systeem zo en hoe gaat de RvT er volgend jaar uitzien?” Nikki W: “Hier zijn we nog niet echt actief mee bezig geweest.” Iris Jongerius: “Maar wanneer moet de nieuwe persoon bekend zijn?” Nikki W: “Ik dacht dat het een mededeling zou zijn op de wissel ALV. Als de ALV er dan grote bezwaren tegen heeft, kan het altijd nog besproken worden.” Arjen: “Weten jullie al wie eruit gaat?” Stijn steekt zijn hand op.

Stijn: “Ik, en Sophie Cornet in principe ook.” Nikki W: “Zijn er verder nog vragen en opmerkingen?” Nee, niemand heeft meer een vraag of een opmerking. 11. Beleidsevaluatie 12

(informeren)

Nikki W: “Bij dit punt wordt ons beleid tot nu toe geëvalueerd aan de hand van het beleidsplan. Hier wil ik dan ook nu mee beginnen.

Veelzijdigheid Activiteiten: In ons beleidsplan schreven wij dat wij een zo breed mogelijk scala aan activiteiten wilden aanbieden. Dit hebben wij geprobeerd te bewerkstelligen door de cultuurcommissie toe te voegen. Zij hebben twee activiteiten mogen organiseren om de jaaragenda niet te overbelasten. Dit is een variétéavond en een workshopavond geweest. 12

Bijlage VI: Beleidsplan



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39

De variétéavond had moeite met de kaartverkoop en heeft dus ook veel verlies gedraaid. Wel waren de aanwezigen erg enthousiast. De workshopavond ging qua kaartverkoop beter maar ook niet optimaal. Wel waren de aanwezigen bij deze avond ook zeer enthousiast. We horen over het algemeen zeer positieve reacties van de leden over het bestaan van de cultuurcommissie. Vele van onze leden vinden het zeker een goede toevoeging, hier zijn wij het ook mee eens. Ook is het ons opgevallen dat er zeker een andere groep leden naar deze activiteiten komen. Ondanks dat de CuCo wel moeite heeft gehad met de kaartverkoop hopen wij wel dat deze commissie volgend jaar weer wordt opgepakt. Het is ons wel opgevallen dat de onderwijsactiviteiten actiever PR’en moeilijker bleek dan gedacht. Dit ook omdat de commissie vaak in tijdnood is gekomen met het opzetten van de PR. Dit vinden wij wel erg jammer. Wel hebben we zeer positieve dingen gehoord over de student-docent borrel. Hierdoor is de commissie de mogelijkheden tot nog een student-docent borrel aan het onderzoeken.

Jojanneke: “Je had het net over de cultuurcommissie en het niet belasten van de jaaragenda.” Nikki W: “We hebben activiteiten geschrapt bij andere commissies. Daardoor is er niet een grotere hoeveelheid activiteiten. Wel merk je elk jaar weer dat de maand april en mei heel erg druk zijn, dus moeten we misschien commissies op een andere manier verdelen. Jojanneke: “Dat zou ik zeker doen. Het kan ook ten koste zijn van de belangstelling.” Sanne: “Hoe zit het nu met de belangstelling?” Nikki W: “Bij de Accie en de Spoco was er wel genoeg belangstelling. Bij de rest van de activiteiten loopt het een beetje terug (vervolg Veelzijdigheid) Informatieverstrekking: Bij dit punt van het beleidsplan beschreven wij plannen zoals het opzetten van een onderwijsmuur en een PR-pagina in de Emphasis. Met deze veelzijdigheid aan informatieverstrekking hoopten wij zo veel mogelijk leden te bereiken. De plannen voor de onderwijsmuur zijn uitgewerkt en deze hebben wij gepresenteerd aan de architect die over de verbouwing van plein J gaat. Ook hebben wij deze gepresenteerd aan het OWI-GEN, zij waren hier positief over en vroegen ons het financiële plaatje verder uit te zoeken. Deze onderwijsmuur staat echter nu op een laag pitje, dit mede door de vertraging in de verbouwing van Plein J, maar ook omdat onze aandacht ergens anders gefocust was. Dit is een project wat we weer gaan oppakken en we zullen weer gaan uitzoeken wat we nog met dit project kunnen. De PR-pagina in de Emphasis is iets wat helaas geen doorgang kon vinden, gezien de bezuinigingen die plaatsvonden binnen de Emphasis. Wel hebben we nu afgesproken dat er een klein kopje met een overzicht van de aankomende activiteiten in de Emphasis zal Medische Faculteit der Amsterdamsche Studenten


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39

komen bij de al bestaande MFAS-pagina.

Arjen: “Wat is de onderwijsmuur?” Nikki W: “De onderwijsmuur is een project wat vorig jaar al in gang is gezet. Ergens in het AMC, waarschijnlijk op plein J, zal een wand vrijkomen waarop extra informatie over het onderwijs wordt verschaft. Je zou dan kunnen denken aan de nieuwste updates van de SR en de JVT, maar ook aan een weergave van docenten die de afgelopen jaren de student van het jaar prijs hebben gewonnen. Het is dus heel erg breed. Ook de uitvoering is heel breed. We streven naar een touchscreen. (Vervolg Veelzijdigheid) MI-studenten: Wij wilden bij dit punt in het beleidsplan de samenwerking met MIK-punt vergroten om zo toch de MI-leden in de MFAS meer bij de MFAS te betrekken. Wij hebben een bijeenkomst met beide besturen gehad om de samenwerking te bespreken en de verbeterpunten te verbeteren. Hier is een betere samenwerking omtrent de boekenverstrekking voor de MI-studenten uit voort gekomen. Ook hebben wij de onderwijsprijs van MIK-punt een plekje gegeven op onze Congresdag. Naast dat dit meer nadruk op hun prijs legde, hoopte wij meer MI-studenten naar onze Congresdag te trekken. Verder hebben wij hen een kast voor opslag gegeven. Wij zijn tevreden met de huidige vorm van samenwerking en hopen dit de rest van het jaar te kunnen doorzetten.” Isabelle: “Zijn er meer MI-studenten op activiteiten?” Nikki W: “Het is ons niet heel erg opgevallen. Er zijn er twee meegegaan op wintersport, maar of dit daaraan ligt weet ik niet.” Daan: “Promoten jullie op andere manieren bij hen?” Nikki W: “Ja. Romein stuurt soms activiteiten door, zodat het op hun facebook komt.” Isabelle: “MI wordt wel steeds groter, dus het is wel belangrijk dat we ze erbij betrekken.” Nikki W: “Ja, klopt.”

Toegankelijkheid ALV’s: Bij dit punt hoopten wij het voor zo veel mogelijk leden, het zo aantrekkelijk mogelijk maken om naar ALV’s te komen. We zijn actief bezig om de ALV’s zo begrijpelijk mogelijk te houden door situaties goed uit te leggen en we hebben de ALVhandleiding aangepast en vernieuwd. Verder waren wij van plan om de PR van de ALV uit te breiden met een aankondiging op de site. Dit is bij de eerste twee ALV’s, wel hebben wij hier de laatste ALV steken laten vallen. Nu pakken wij deze weer op en zullen ons hier actief mee bezig houden. Verder stimuleren wij onze commissies om naar de



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39

ALV’s te komen. Functieverduidelijking: Wij hebben allen geprobeerd zo duidelijk en goed mogelijk uit te leggen hoe onze functie in elkaar steekt en hoe wat er bij komt kijken. Deze functiverduidelijkingen hebben wij op de site gezet. Hiermee hopen we de drempel te verlagen voor onze leden om op ons af te stappen. JVT: Wij hebben de JVT’s op het begin van het jaar geïnstrueerd om wekelijks een post op facebook te zetten met de vraag of iedereen zijn op- of aanmerkingen van die week daar onder zou willen plaatsen. Zo hopen wij de JVT toegankelijker te maken voor de studenten. Ook worden bij deze post ook terug gekoppeld hoe de vorderingen verlopen. MFASkamer: We zijn met zn alle altijd bezig met de mensen zich op hun gemak laten voelen in de MFASkamer. We hopen zo de afstand tussen het bestuur en de leden te verkleinen. Tot nu toe is de MFASkamer elke werkdag van 9 tot 5 open geweest.

Professionalisering Commissies: Op dit moment zijn alle commissies gevormd. Wij hebben aan alle voorzitters, secretarissen, penningmeesters, leden PR en leden sponsoring van deze commissies overleggen en ondersteuning aangeboden. Een punt waar nog wel verbetering mogelijk is zijn de commissiedummy’s. Wij willen dit jaar alle dummy’s overzichtelijk en af krijgen zodat in september er een goede dummy ligt voor alle commissies. Epsteinbar: Wij zijn tevreden met het nuchter- en onderhoudsbeleid dat we nu voeren. Er zijn nu twee barschoonmaakdagen geweest en er gaat sowieso nog een derde komen. Verder hebben wij dit jaar nog geen melding van overlast vanuit de Epsteinbar van de beveiliging gekregen. Evaluatie: Op dit moment hebben wij persoonlijke evaluaties gehouden in december, deze zijn goed verlopen. Daarna hebben wij begin maart een groepsevaluatie gehouden, hier zijn wij erg tevreden over en dit is een goede keuze geweest. Als laatste hebben wij nu deze maand evaluaties gehad met de Rvt.” Kaya: “Ik heb een vraag. Wat is jullie doel voor het aankomende halfjaar?” Nikki W: “Er zijn een aantal dingen waar we nu mee bezig gaan. De onderwijsmuur oppakken, het financiele plaatje moet nog inzichtelijk worden, maar we hopen dat dat nog lukt. Verder willen we een goede overdracht voor de commissaris faciliteiten creëren. Ook willen we de dummies dus vernieuwen. Ook de Epsteinbar goed houden zoals het nu is. Verder vind ik de opmerking van Isabelle over de MI studenten ook heel terecht. Hier zullen we mee aan de slag gaan.” Janneke: “En het online ledensysteem.” Nikki W: “Ja, en het online ledensysteem.”



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40

12. Halfjaarverslag Interne PR Een filmpje waarin de activiteiten van het afgelopen halfjaar terugkomen, wordt getoond. 13. Waar zijn wij mee bezig (informeren) Nikki W: “Wij zijn bezig met de sollicitaties voor het 119e bestuur. We zijn bezig met sollicitaties houden voor JVT jaar 1. Wij hebben de mogelijkheden tot een acquisitieverslag onderzocht en uitgevraagd bij de CvA, onze voorgangers en de zusjes. We zijn tot de conclusie gekomen dat dit niet iets is wat wij willen toevoegen aan de standaard opzet van de halfjaars-ALV.” 14. W.V.T.T.K

Nikki W: “Er is niets ter tafel gekomen.” 15. Rondvraag

Nikki W: “Zijn er nog vragen?” Laura: “Ik wilde graag weten hoe het zit met de belastingen. Hoeveel we dit jaar gaan afdragen.” Pepijn: “Nee. Dat is door de verslagen op een lager pitje gekomen. We zitten wel in de afrondende fase.” Laura: “Heb je enig idee welke kant het opgaat?” Pepijn: “Ik weet het even niet uit mijn hoofd. Het staat wel in dat mailtje. Iris: “Volgens mij is wat de afgelopen jaren is geweest in ieder geval kwijtgescholden.” Pepijn: “Klopt.” Kaya: “Hoe zit het met de computers? Is het al duidelijk wat daarmee gaat gebeuren?” Nikki W: “We lopen op dit moment aan tegen afspraken van het AMC. Zij willen dat we op hun netwerk gaan en wij vinden dat lastig en willen dat eigenlijk niet.” Kaya: “In principe kon dat niet omdat er verbinding moest blijven met unit 4.” Nikki W: “Klopt.” Nikki L: “Het kassasysteem van Unit 4 kan in ieder geval niet op dat AMC netwerk.” Nikki W: “Er zitten veel hoken en agen aan. O sorry, haken en ogen. Wat het AMC nu zegt is dat ze de dell en de mac gedogen, maar de afspraken zijn echt heel erg vaag.” Iris Jongerius: “Het staat volgens mij in onze mail.” Laura: “Wij hebben er ook veel afspraken over gemaakt en als het goed is staan die nog op de server. Het heeft ons heel veel geld gekost om over te schakelen op het systeem wat zij wel willen.” Medische Faculteit der Amsterdamsche Studenten


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

Pepijn: “We hebben wel gezocht, maar konden nergens afspraken vinden, ook niet in de belangrijke documentenmap.” Laura: “Maar het moet ergens staan.” Pepijn: “Goed dat je het zegt. Dan gaan we op andere plekken zoeken.” Iris Jongerius: “Hoe zit het met het boegbeeld? Dat bedrag staat er maar wordt misschien niet benut.” Nikki W: “Ja, ik weet eigenlijk niet hoe het daarmee zit.”

Estelle: “Het WK voetbal komt eraan. Ik vroeg me af of er toestemming is om deze in de bar te bekijken.” Nikki L: “Ja, er zijn er twee. Een valt in zeilweekend en de andere op 28 juni. Deze is na half 5, dus ik denk dat deze wel kan. Verder is er ook nog een die valt op een maandag. Dat is misschien onhandig omdat we dan ook BV hebben. Deze moet dan verplaats worden, maar misschien kunnen andere barleden deze avond dan op zich nemen.” Jojanneke: “Hoeveel bier is er?” Nikki W: “Een Halve fust Jilzz en een halve fust bier.” 16. Nieuwe datum ALV

Nikki W: “De volgende ALV zal op 25 juni 2014 plaatsvinden om 18.30. De datum van de ALV hierna is 1 oktober.” 17. Sluiting

de vergadering wordt gesloten om 20:31



Notulen Algemene Ledenvergadering Woensdag 21 Mei 2014 te L

Recommend Documents