Verslag Algemene Ledenvergadering Bowlingvereniging Wijndaelerduin Gehouden op woensdag 21 mei 2014 te Den Haag Aanwezig:
47 stemgerechtigde leden
Afwezig met kennisgeving:
24 stemgerechtigde leden
Donateur
Marco Ballenmaker (niet stemgerechtigd)
Afwezig bestuur: Notulen opgemaakt door:
Steffen Leget Nicoline Hulscher
1. Opening, mededelingen en ingekomen stukken Vz. opent vergadering om 19:33 uur en heet iedereen welkom. Vz. geeft aan dat het bestuur niet volledig aanwezig is. Steffen Leget is afwezig vanwege bezoek aan het ziekenhuis in verband met de zwangerschap van Sylvia. Vz. geeft aan dat het eerste seizoen erg goed is verlopen en ook goed is afgesloten. Het doel van de vergadering van vanavond is om eventuele verbeterpunten te bespreken. Er zijn ingekomen stukken die zullen worden besproken van:
Jasper Willems Carl Schröder Peter Hulscher
2. Goedkeuring notulen ALV 1 nov 2013 Ted Vluggen geeft aan dat onder punt 9, in de 6e alinea wordt aangegeven dat na de slotdag alle inschrijvingen op website worden geplaatst. Dit omdat inschrijving van een team mogelijk kan afhangen van de hoeveelheid andere teaminschrijvingen. Antwoord van de Vz.: het bestuur gaat kijken of het mogelijk is om half juni op de website inzichtelijk te maken hoeveel teams zich hebben ingeschreven. Verslag wordt verder zonder op- en aanmerkingen goedgekeurd en geplaatst op de site. 3. Verkiezing twee bestuursleden Vz. introduceert twee nieuwe leden van het bestuur:
Rutger Willems: wedstrijdzaken Henny Bouwens: algemeen bestuurslid en vervangend notulist
Er zijn geen bezwaren en daarmee zijn de twee bestuursleden aangenomen.
4. Financiën (Datum contributie betaling) Els licht de het voorlopig resultaat boekjaar 2013-2014 toe. Inkomsten: De rente valt hoger uit door de samenvoeging van gelden van de verenigingen. Verder zijn er geen bijzondere vermeldingen. Uitgaven: De kosten zijn nog niet definitief. De kosten voor het bestuursetentje en de vrijwilligersavond volgen nog. De totale kosten zijn lager vanwege de sponsoring (niet behalen van een prijs) en de stedenontmoeting 50+ (niet behalen van de finale). De afschrijving van de nieuwe laptop wordt volledig gedaan in het boekjaar 2013-2014. Verder geen bijzondere vermeldingen. Resultaat zal naar verwachting positief uitvallen. Feike Atsma geeft aan dat de kosten voor de scoreverwerking nog niet zijn betaald. Els geeft aan dat dit komende week wordt betaald. Hans Verhoeven vraagt hoe het zit met de rentekosten. Els geeft aan dat we meer rente ontvangen, doordat er een hoger bedrag op de spaarrekening staat. De vereniging ontvangt 1,8% rente, waarvan 1% gegarandeerd is. Op de andere spaarrekening ontvangt de vereniging een gegarandeerde rente van 1,8%. In het eerste jaar vraagt de bank geen rentekosten voor elke storting die wordt gedaan. De penningmeester doet een paar keer per jaar een storting. Volgend jaar wordt de vereniging niet langer beschouwd als starter en dan zal voor elke storting, kosten in rekening gebracht. Per storting wordt een bedrag van 15 cent in rekening gebracht. Vaststelling verenigingscontributie: Vz. en Els hebben overleg gehad met Erik over de baanhuur voor komend seizoen. De baanhuur zal met 3% worden verhoogd. Het percentage is conform de prijsindex. Er is verder afgesproken dat er volgend jaar geen verhoging zal worden toegepast. Vz. geeft aan dat het leaguegeld hetzelfde zal blijven en de vereniging het verschil zal betalen. Begroting: de prognose staat nog niet vast omdat dit afhankelijk is van het aantal inschrijvingen en nog niet alle inschrijvingen binnen zijn. De kosten zullen niet veel meer wijzigen. Els geeft aan dat er op 4 mei een brief is gestuurd over de contributie. In de week na de mail zijn er een aantal betalingen binnengekomen. Het is de bedoeling dat iedereen voor 30 juni heeft betaald. Kasper Leen vraagt welke garantie het bestuur kan afgeven dat de mail is aangekomen. Kasper geeft aan dat hij weet dat bijvoorbeeld Frans Booijmans de mail niet heeft ontvangen. Kasper geeft aan dat het misschien een idee is om een brief per post sturen aan de leden die geen emailadres hebben. Daarnaast is het verzoek om de mail nog een keer te sturen naar de teamcaptains. Vz. geeft aan dat het bericht over de contributie op de site staat, er is een mail gestuurd, het staat in notulen en de teamcaptains zijn geïnformeerd. Deze vormen van communicatie moeten voldoende zijn om het bericht kenbaar te maken bij de leden. Het bestuur zal desondanks nogmaals de informatie verspreiden via de teamcaptains. Linda van Putten wil graag weten hoe het komt dat bij de donderdag league 2 avonden missen. Els geeft aan dat dit te maken had met de clubkampioenschappen, echter inmiddels is er één donderdag bij gehaald en zal er nog maar één avond minder worden gespeeld. 5. Wedstrijdzaken A. Leagueleiders maandag, dinsdag en donderdag laat Rutger geeft aan dat er nog verbetering te behalen zijn met betrekking tot de communicatie aan teamcaptains. Er worden nog een aantal leagueleiders gezocht voor komend seizoen, namelijk voor de maandag, dinsdag, woensdag vroeg en donderdag laat.
Linda Vennik heeft zicht aangemeld als leagueleider voor de dinsdag en Patrick Oranje wil graag leagueleider zijn voor de donderdag laat. Rutger geeft aan dat indien er voor de overige avonden geen leagueleiders aanmelden, wordt de rol van leagueleider gerouleerd tussen teams. B. Leagues
Rutger geeft aan dat voor het komende seizoen de puntentelling wordt aangepast. Dit heeft tot doel de uitslagen dichter bij elkaar te brengen, zodat de spanning in de competitie blijft. Jasper Willems stelt voor om het Amerikaanse systeem aan te houden in plaats van het Europese systeem. Dit omdat de leagues sneller verlopen. Het is aangenomen dat op alle avonden komend seizoen volgens het Amerikaanse systeem wordt gespeeld. Peter Hulscher stelt voor om het reglement aan te passen, zodat het weer mogelijk is om uit dezelfde league een speler als reserve toe te voegen aan je eigen team. Mark Ivens vult aan dat het reglement ook moet worden aangepast met betrekking tot het inzetten van reservespelers. Het mag volgens hem niet uitmaken wanneer je een reservespeler toevoegt aan je team (aan het begin of einde van het seizoen). Rutger geeft aan dat dit een regel is om competitievervalsing tegen te gaan. Mark geeft aan dat hier geen sprake van is als je onderaan de lijst staat. Rutger geeft aan dat een regeling niet kan afhangen van de status van een team in de scorelijst. Rutger heeft de mening van de leden gevraagd, echter is het voorstel niet officieel in stemming gebracht. Hans Verhoeven stelt voor om op de site een lijst beschikbaar te stellen voor teams die een reservespeler zoeken en/of een lijst waar je je als reservespeler kunt aanmelden. Kasper Leen geeft aan dat spelers zelf de vrijheid moeten hebben om aan te sluiten bij een team. Leon vraagt of je dan ook een volwaardig teamlid bent. Het antwoord is dat je inderdaad wordt beschouwd als een volwaardig teamlid en je geen algemene reservespeler bent. Rutger geeft aan dat er in de vorige vergadering was besloten om te kiezen voor een blind score van het eigen gemiddelde -20. Echter bleek na de vergadering dat het systeem het niet kon terugrekenen. Rutger wil graag voorstellen om (net zoals in Leiden) te kiezen voor een vaste score. Pauze: 20.35 – 20.50 De opties zijn nogmaals door Rutger toegelicht:
Optie 1 blindscore: vaste pin score 150 inclusief handicap en vaste scores. Vaste plek Optie 2 blindscore: eigen gemiddelde -20 en vaste plek, blindscore kan punten behalen.
Het voorstel is in stemming gebracht en de leden hebben gekozen voor een blindscore wat is gebaseerd op een score van 150 en een vaste plek, waarbij de blindscore wordt opgeteld bij de totaalscore voor het team (zoals al werd toegepast) en dit wordt toegepast ten minste de komende 2 jaar. Status van de inschrijvingen tot nu toe:
Dinsdag: 6 teams
Woensdag vroeg: 3 teams
Woensdag laat: 6 teams
Donderdag vroeg: 11 teams
Donderdag laat: 4 teams A. Toernooicommissie
Linda Vennik zal volgend seizoen niet meer deelnemen aan de toernooicommissie. Vrijwilligers die zich willen aanmelden voor de toernooicommissie kunnen zich aanmelden bij het bestuur. Hans Verhoeven geeft aan dat hij vaak ervaart dat er een teleurstellende opkomst is bij toernooien. Vorig jaar hebben leden aangegeven, behoefte te hebben aan meer toernooien. Jasper Willems geeft aan dat dit ligt aan het feit dat er niet tijdig informatie wordt verstrekt over een wedstrijd. Rutger geeft aan dat dit onder andere te maken had met het feit dat afgelopen jaar de site nog niet op orde was. Naast publicatie op de website zullen toernooien volgend jaar ook worden aangekondigd op de leagueavonden (met flyers). Het bestuur zal dit meenemen voor volgend seizoen. B. Baancondities komend seizoen
Rutger geeft aan een mail te hebben ontvangen van Carl Schröder, waarbij er niet zal worden ingegaan op de inhoud. De strekking van de mail heeft te maken met zijn persoonlijke ervaring met het oliepatroon. Rutger deelt mee dat Erik nieuwe olie heeft binnengekregen voor het nieuwe seizoen. Rutger wil graag toetsen of er behoefte is aan wisseling van patroon gedurende komend seizoen. De keuze om wel of niet het patroon tussentijds aan te passen is in stemming gebracht. De keuze van de leden is om volgend seizoen hetzelfde patroon aan te houden. Peter Knijff geeft aan dat dit dan een standaard oliepatroon zal moeten zijn. Dit wordt door het bestuur beaamd. Het seizoen heeft al genoeg invloed op het patroon. Peter Knijff vraagt wanneer bekend wordt gemaakt voor de start van nieuwe seizoen welk patroon er wordt gebruikt? Rutger geeft aan dat dit vóór het nieuwe seizoen op website zal worden aangekondigd (het zal waarschijnlijk stonestreet zijn). Hans Verhoeven geeft aan dat Henny Bouwens zich graag wil aanmelden voor de toernooicommissie. Hier zijn geen bezwaren tegen, dus Henny is komend seizoen onderdeel van de toernooicommissie. Rutger geeft aan dat voorheen voor gastleden 15 en nu minimaal 14 gespeelde games in de huisleague nodig zijn, wil men zich inschrijven voor de clubkampioenschappen. Hans Verhoeven vraagt waarom dit 14 games zijn. Rutger geeft aan dat dit gebaseerd is op berekeningen die de NBF ook toepast. Linda Vennik vraagt of hoofdleden wel gerechtigd zijn om deel te nemen ongeacht het aantal gespeelde games. Vz. geeft aan dat bij het toepassen van deze regel er wel een risico is, namelijk dat hoofdleden wel zijn ingeschreven, maar geen games hebben gespeeld. Het voorstel om hoofdleden uit te zonderen van deze regel van een minimaal aantal te spelen games is voorgelegd aan de leden en is aangenomen. C. Huishoudelijk reglement aanpassingen
Rutger geeft aan graag een toevoeging te willen doen aan het huishoudelijk reglement, namelijk om inhaalwedstrijden vooraf niet toe te staan en de wedstrijd dient ingehaald te zijn binnen 2 weken na de league. Dit heeft ermee te maken dat er ook in de laatste speelweek genoeg ruimte is om de wedstrijd in te halen en teams binnen twee weken voldoende mogelijkheid hebben om reserves te regelen. Hans Verhoeven geeft aan dat het niet de bedoeling moet worden om teveel regels vast te leggen in reglement en vraagt zich af waarom het niet mogelijk mag zijn om inhaalwedstrijden
vooraf in te plannen. Jasper Willems stelt voor om het mogelijk te maken binnen 3 weken de speelronde ingehaald te hebben, namelijk 1 week voor speelronde, in de speelweek zelf en 1 week na de speelronde. Paulien geeft aan dat inhalen binnen 1 week na de speelronde te krap zal zijn. Rutger benadrukt dat het een inspanning van beide teams moet zijn, waarbij wordt geprobeerd om samen tegen elkaar te spelen. Het moet desondanks mogelijk zijn om separaat de speelronde in te halen. Jasper Willems vult aan dat het niet uit de hand mag lopen dat er teveel op andere avonden gespeeld gaat worden. Vz. geeft aan dat dit niet het geval zal zijn en geeft aan dat de leagueleiders en het bowlinghuis is om dit in de gaten te houden. Jasper Willems stelt het volgende in stemming:
Binnen 3 weken de speelronde ingehaald te hebben, namelijk 1 week voor speelronde, en 14 dagen na de speelronde.
Het voorstel is aangenomen. Rutger geeft aan dat het nog niet duidelijk in het reglement is opgenomen wat een definitie is van een nieuwe speler: Er is in het reglement opgenomen dat er in de laatste week geen nieuwe spelers mogen worden toegevoegd. Er wordt bedoeld met een nieuwe speler: het toevoegen van een nieuwe naam aan je reservelijst. Ook zal in het reglement worden opgenomen dat het bestuur gerechtigd is om afwijkingen op inschrijvingen op de reservelijst (meer dan 10) per team toe mag staan. Rutger heeft dit in stemming gebracht en er zijn geen bezwaren, waarmee het voorstel is aangenomen. Rutger geeft aan dat er ook een wijziging in het reglement komt met betrekking tot aanspraak maken op een prijs. In plaats van een percentage, wil het bestuur in het reglement opnemen dat elke speler minstens 36 games moet hebben gespeeld. Dit aantal past de NBF ook toe. Kasper Leen vult aan dat: Individuele score aanvulling dat deze prestatie wel in aanmerking moeten kunnen komen. Kasper stelt voor om geen eis te stellen aan een hoogste game en hoogste serie (op één avond). Het voorstel van Kasper Leen is in stemming gebracht. Het voorstel is niet aangenomen. De minimale eis van 36 games wordt opgenomen in reglement. Yordi reikt de oorkondes uit. Hans Verhoeven vraagt waarom de airco soms uitgezet wordt tijdens speelavond. Vz. geeft aan dat het bestuur een aantal weken terug met bowlinghuis heeft gesproken. Bestuur wil met leagueleiders om de tafel om zaken als airconditioning en muziek te bespreken en een uniform beleid toe te passen. Kasper Leen vraagt hoe de planning eruit ziet voor het komend seizoen. Vz. geeft aan dat het seizoen zal starten in de 1e week van september. 2. Jeugdzaken Vz. geeft aan dat er volgend jaar meer aandacht zal worden besteed aan jeugdzaken. Dit is ook wens vanuit bowlinghuis. Het doel is om 5 tot 10 jeugdleden binnen te halen. De plannen liggen er al. Zodra Steffen terug is, zal hij afspraken maken met het bowlinghuis. Ook de NBF heeft hulp aangeboden en kan (na aanlevering tekst/beeld) iets betekenen. NBF beschouwt dit als verenigingsondersteuning e brengt hier geen kosten voor in rekening. 3. Rondvraag Vz. geeft aan dat shirts nog niet betaald zijn. Volgend seizoen zullen de shirts worden verkocht. De verkoopprijs wordt nog bepaald. Wanneer dit bekend is, kunnen de shirts worden gekocht. Een vraag was of de shirts wellicht gratis worden weggegeven bij toernooien (onderdeel van sponsoring) Vz. geeft aan dat zowel sponsorgeld als shirts onderdeel vormen van een nog op te stellen
beleidsplan. Dit zal gedurende de zomer worden geschreven. In november zal het toekomstplan van de B.V. Wijndaelerduin worden gepresenteerd. Arie vraagt of de scoreverwerking van de maandagavond eerder op de site kan komen te staan? Yordi geeft aan dat dit komt door de soms late aanlevering. Sommige leagueleiders kunnen zelf de uitkomsten niet uploaden. Dit moet komend seizoen goed worden afgestemd met de leagueleiders, zodat het eerder op de site kan komen te staan. Hans Verhoeven geeft aan dat in de vorige vergadering er is gesproken over het ophangen van beeldschermen (voor aankondiging van toernooien). In augustus komt er een monitor te hangen waar het scoreboard hing. Over de midden schermen wordt nog nagedacht. Hans Verhoeven vraagt hoe het zit met de verhoging van de contributie van de NBF (prijsindexatie). Els geeft aan dat dit niet kan worden tegengegaan. De NBF had een voorstel gedaan tijdens een vergadering om de contributie met 3 euro te verhogen. Dat is tegengehouden. Ted Vluggen vraagt bij hoeveel teams een league door zal gaan? Vz. geeft aan dat dit nog niet vaststaat, maar schat in dat het minimaal 6 teams zullen zijn. Vz. geeft aan dat er een super league aankomt (samen met België). Je kunt (indien je interesse hebt) kijken op de site van de NBF. Na de vergadering verzocht Vz. op te nemen in de notulen: “communicatie toernooicommissie”.
