Verslag algemene ledenvergadering Set-Up 69 gehouden op woensdag 7 maart 2012 in Boschzicht te Scherpenzeel. 1. Opening Voorzitter Jan van de Wetering opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom op deze ledenvergadering van Set-Up 69. Een speciaal woord van welkom richt hij tot de ereleden: Agaath Doornenbal, Ben Evers, Henk van der Hoeff en Arie Visser. Lidy de Graaf maakt geen deel uit van het bestuur, maar assisteert deze avond als secretaresse, dank hiervoor namens het bestuur. We kijken deze vergadering terug op het afgelopen jaar en we kijken vooruit naar het komende jaar met daarbij een doorkijkje naar de daaropvolgende jaren. Helaas werden we ook het afgelopen jaar weer geconfronteerd met het overlijden van 2 leden die veel betekend hebben voor onze vereniging, te weten Cees Elands en Piet Jacobs. Cees Elands is voorzitter geweest en was lange tijd erelid, ondanks dat hij niet meer in Scherpenzeel woonde was hij nog wel betrokken bij de vereniging en heeft daar in het verleden altijd veel voor gedaan. Een delegatie van de vereniging is naar zijn begrafenis geweest. Piet Jacobs is ruim 25 jaar lid van Set-Up geweest, waarvan ruim 20 jaar als lid van de Scherpenzeelse Volleybal Competitie die nu een actieve ondersteuning zullen missen. Piet was een fijn en betrokken lid, dit bleek ook wel uit de vele blijken van belangstelling tijdens de condoleance en begrafenis van onze leden die hierbij aanwezig waren. Van beide leden heeft u een memoriam in de Volley Varia kunnen lezen. Zij zullen voortleven in onze herinnering. Na dit plechtige moment gaat de voorzitter over tot het volgen van de agenda. De voorzitter kan met plezier vaststellen dat Set-Up nog steeds een actieve vereniging is met veel vrijwilligers die veel voor hun medeleden doen. Dit varieert natuurlijk van een officiële functie in het bestuur of commissie tot het helpen opbouwen van velden, fluiten van wedstrijden, coachen van een team en zeker niet te vergeten de trainers waarvan de meeste belangeloos iedere week weer voor ons klaar staan. Ondanks de vele vrijwilligers die we al hebben zijn er toch nog steeds vacatures die opgevuld moeten worden, één daarvan is die van secretaris/secretaresse. Lidy de Graaf is bereid gevonden deze avond de notulen te verzorgen, maar er wordt gezocht naar een vaste secretaresse voor het bestuur. De voorzitter geeft aan verderop in de vergadering nog terug te komen op de vacatures. Ook waren er nog vele vrijwilligers betrokken bij de diverse activiteiten die door Set-Up georganiseerd worden, te weten: - De Grote Club actie - altijd een enorm succes, mede door de inzet van vooral de mini’s - Het oliebollentoernooi - mede door de inzet van Arie Visser altijd een groot succes - Sinterklaasfeest Mini’s - georganiseerd door de activiteitencommissie van de TC/JC - Het Didovo toernooi - een leuk toernooi voor de jeugd samen met omliggende dorpen De voorzitter geeft aan dat het aantal leden binnen Set-Up zo rond de 250 leden blijft schommelen. 2. Ingekomen stukken en mededelingen Er zijn 2 ingekomen stukken, n.l. het verslag van de Kascommissie en het verslag van de Commissie van Beroep.
Verder zijn er voor deze avond 5 afmeldingen. Onderstaande verslagen werden onder dankzegging goedgekeurd. 3. Verslag Jaarvergadering d.d. 1 maart 2011 Ben Evers geeft aan de datum niet klopt, dit moet zijn: 2 maart in plaats van 1 maart 2011. De voorzitter neemt de rondvragen door van dit verslag. - Schoonmaak Breehoek: binnenkort is er weer een gebruikersoverleg. Blijft vinger aan de pols - Reclameborden: deze worden bij de thuiswedstrijden steeds weer opgehangen. - AED: er hangt nu een bordje dat deze te vinden is in de keuken van de Breehoek. - Prijzenkast: Arie geeft aan dat er allemaal foto’s opgehangen zijn in de gang van de bar naar de tribune en de bedoeling is deze af te gaan wisselen. Verder zal in een glazen zuil een aantal bekers tentoongesteld worden, ook dit zal wisselen. Henk heeft even als aanvulling op de Breehoek dat hij tijdens het bezoek van de Commissaris van de Koningin gehoord heeft dat de binnensport verenigingen akkoord zijn gegaan met het huur gewenningsbeleid. De voorzitter geeft als eerste aan blij te zijn dat Henk onze vereniging zo vertegenwoordigt. Tevens vermeldt hij dat dit contract maar loopt tot 1 juli van dit jaar en het nu weer op de agenda staat voor het eerstvolgend gebruikersoverleg. De vraag komt: wie bepaalt de prijs, de Breehoek of de Gemeente? Tonnis van Dijk geeft aan dat de Breehoek subsidie krijgt en dus zelf de zaalhuur bepaalt, dit doet niet de gemeenteraad. 4. Verslag Kascommissie De voorzitter leest het binnengekomen verslag voor van de kascommissie. Met hartelijke dank aan Bertus Bouwmeester en Erica Bos. We komen hier later in de vergadering nog op terug. 5. Jaarverslag Penningmeester Het financieel jaarverslag lag ter inzage bij de ingang en de jaarstukken werden door Michiel Bakker verder toegelicht. Aan het begin gaf Michiel gelijk al aan dat er een positief saldo is, dus dat was goed nieuws. Tevens kon hij melden dat bij de balans de te vorderende contributie op 0 staat, dus dat was ook een positief bericht. Daarbij merkte Michiel wel op dat dit van 31-12-2011was en altijd een moment opname betreft, maar toch. Vanuit de vergadering kwamen er van Rob Maan nog enkele kritische vragen, maar daarop kon Michiel feilloos antwoord geven. Verder nam hij nog even het kopje van de SVC door, wat ook altijd even vermeld wordt en ook dat zag er positief uit. Henk van der Hoeff merkte hier nog over op dat de SVC commissie altijd het streven heeft om alles met een positief saldo af te sluiten en tevens wat reserves probeert op te bouwen, zodat de vereniging zelf hier dan niet voor op hoeft te draaien. Een positief streven. Tevens maakt men gelijk alweer een begroting op voor het volgende jaar. De uitleg van Michiel was zo duidelijk, dat er vanuit de vergadering verder geen vragen meer waren. De voorzitter bedankt Michiel voor zijn uitleg. Verslag Ledenadministratie Hierop geeft de voorzitter aan het financiële verslag gelijk te combineren met het verslag van de ledenadministratie. Deze laat zien dat we nog steeds zo rond de 250 leden hebben, waaruit blijkt dat we toch wel een evenwichtige vereniging zijn. Hierop aansluitend heeft de voorzitter nog een formeel punt voor de vergadering.
De vereniging heeft een contract gekregen van de Breehoek met betrekking tot de zaalhuur voor de duur van 1 jaar. De vergadering moet hiervoor goedkeuring geven aan het bestuur en de voorzitter vraagt hierbij dan ook of de vergadering goedkeuring en mandaad wil geven voor dit contract voor zowel het komende jaar als voor de komende jaren. Vanuit de vergadering vraagt Ben Evers waar hij precies zijn toestemming voor geeft en of er wat meer uitleg gegeven kan worden. Hierop geeft de voorzitter aan dat we eerst nog huurgewenning krijgen van de gemeente voor de duur van vijf jaar. Ieder jaar zal de zaalhuur met ongeveer 10% verhoogd worden, dit begon met 10,50 per uur per zaaldeel, voor het komend jaar zal dit op 11,96 uitkomen en uiteindelijk na 5 jaar op ongeveer 16,96. De vraag komt of dit met of zonder indexering is, maar de voorzitter geeft aan dat dit zonder indexering is. Het bestuur zal naar eer en geweten zo goed mogelijk proberen te handelen in de deze. Hierop doet Tonnis van Dijk het voorstel om aan de vergadering toestemming en mandaat te vragen zolang alles nog binnen de begroting blijft. Dan hoef je dit niet steeds opnieuw te vragen. Hierin kan de vergadering zich vinden en gaat men akkoord. 6. Jaarverslag redactie Volley Varia Het jaarverslag van de Volley Varia stond wat laat op de site dus is waarschijnlijk niet door iedereen gelezen. Hilda Wagensveld en Pascal Onderdelinden zaten tot 1 juli 2011 in de redactie van de Volley Varia. Dit is aan het begin van het nieuwe seizoen voortgezet door Nienke van de Wetering en Carola Slotboom. De voorzitter leest het verslag voor. De Volley Varia zal voorlopig nog hetzelfde blijven zoals deze nu is. 7. Jaarverslag materiaalbeheerder De voorzitter geeft aan dat er weinig veranderingen zijn. Er zijn 155 ballen geteld en aanwezig, dit is voldoende. Er zijn vorig jaar 15 ballen bijgekomen en 5 ballen afgevoerd. Arie Visser geeft aan dat hij in de gaten houdt of er bijgekocht moet worden. Verder geeft hij aan dat er een vraag van de trainers was voor een oefen-looptrap. Hiervan zijn er nu 2 aanwezig en worden ook regelmatig gebruikt. 8. Jaarverslag SVC De voorzitter benoemd dat dit jaar al weer de 42 ste editie van de SVC achter de rug is, waarvan Henk van der Hoeff ook al 42 jaar voorzitter is. Het is altijd perfect georganiseerd en de voorzitter benadrukt dat wij als vereniging daar ook erg blij mee zijn. Met dank aan Henk van der Hoeff. Vanaf volgend seizoen zal Harry Buitenhuis de commissie versterken. 9. Jaarverslag Sponsorcommissie Aangezien het verslag wat laat op de site stond geeft de voorzitter het woord aan Albert Erisman om één en ander uiteen te zetten. Albert geeft aan dat de commissieleden met elkaar om de tafel hebben gezeten en daar zeker binnenkort weer vervolg op zal komen, want het valt nog helemaal niet mee. Er is nog veel, heel veel werk te doen geeft hij aan. Loran Bendeler is bereid gevonden de website te gaan doen, wat een belangrijk item is in dit geheel. Verder wil men alle teams in een nieuw tenue hebben, hangen de reclame borden weer langs de kant tijdens de thuiswedstrijden. Zijn er door een lid van de vereniging shirts gescoord voor een heel team bij de aankoop van een nieuwe auto etc. Maar dat neemt niet weg dat er nog veel te doen is. Tegelijkertijd geeft Ab aan dat het moeilijk is sponsors te vinden in deze economisch moeilijke tijd, maar is desondanks toch blij dat hetgeen begroot was, toch gehaald is dus hiervoor toch een compliment. Binnen de commissie zal Wim van de Brink stoppen, maar is Jan Pieter Versteeg bereidt gevonden deze taak over te nemen. Ab geeft tot slot aan redelijk tevreden te zijn, maar nog niet zoals hij zou willen.
Conclusie: Er is nog veel werk te doen. Vanuit de vergadering vraagt Henk van der Hoeff de commissie binnen niet al te lange tijd weer bij elkaar te roepen, daar er op dit moment weinig tot niets naar buiten komt wat de vereniging betreft. Met name ook de krant, Henk geeft aan zelf de aankondiging van deze jaarvergadering doorgegeven te hebben en dat kan toch niet de bedoeling zijn. Ab geeft aan dat hij het hier helemaal mee eens is en dit zeker binnenkort gaat realiseren. De voorzitter bedankt Ab voor zijn uiteenzetting. 10. Jaarverslag Technische- en Jeugdcommissie Arie Visser en deze geeft aan dat alles op de website staat, ook het nieuwe beleid van de TC staat hierop, mochten er vragen, op- of aanmerkingen zijn, we horen het graag, iedereen is altijd welkom. Verder vermeld Arie tijdens deze vergadering dat er inmiddels een nieuwe trainer is gevonden voor Dames 1. Patrick Rentinck stopt na ruim 5 jaar. Het was niet makkelijk een nieuwe trainer te vinden met zoveel verenigingen en maar zo weinig trainers. Dan moet het ook nog eens een beetje in de buurt zijn en betaalbaar niet te vergeten. Maar het is gelukt en we zijn daar erg blij mee. De nieuwe trainer is tevens coach voor het team. De voorzitter bedankt Arie en tevens een compliment voor het snelle vinden van een nieuwe trainer. Deze dank gaat tevens uit naar Monique Arts die hier ook vele vrije uurtjes heeft ingestopt. Jaarverslag Recreatie Het jaarverslag van de recreatie is ook te vinden op de website. De voorzitter benoemt nog dat er dit seizoen bij de recreatie een compleet herenteam bij Set-Up is gekomen. Dit team zal volgend seizoen zoals het er nu naar uitziet als competitie team uitkomen voor Set-Up. 11. Verslag Commissie van Beroep De voorzitter leest het verslag voor van de commissie van beroep, de commissie heeft geen zaken voorgelegd gekregen. Ben Evers, Agaath Doornenbal en Tonnis van Dijk worden allen opnieuw benoemd. 12. Decharge Bestuur De voorzitter vraagt de vergadering, wanneer er geen verdere op- of aanmerkingen zijn, om het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde beleid. Henk van der Hoeff geeft aan dat hij het jaarverslag mist van het bestuur op de agenda, hoe kan dit? De voorzitter geeft aan dat er geen secretaresse meer is binnen het bestuur. Is dit dan al die jaren voor niets gedaan? De voorzitter geeft aan dat dit zeker niet zo is, waarop Michiel Bakker aan geeft dat dit normaal wel op de agenda staat maar de secretaresse wat abrupt is vertrokken, waardoor de voorzitter al een dubbelfunctie heeft van zowel voorzitter als secretaris, waarop in de bestuursvergadering is besloten dit deze keer achterwege te laten. We komen hier ook verder in de vergadering ook nog terug, aangezien het bestuur hard zit te springen om bestuursleden. Henk geeft aan dit wel te begrijpen, maar het was wel zo netjes geweest als dit van tevoren even was vermeld. Ben Evers geeft hierop aan dat dit niet uitgebreid had hoeven te zijn, maar even in het kort de stand van zaken binnen het bestuur ( b.v. hoe vaak is het bestuur bijéén geweest etc.) was wel zo netjes geweest. De voorzitter is het hier gedeeltelijk mee eens. Het was wel zo netjes geweest dit even in het begin te vermelden, dat is verzuimd. Maar helemaal kan de voorzitter zich hier niet in vinden, daar een verslag wel gewenst is maar niet verplicht as je de statuten erop na slaat. Als men het hier niet mee eens is kan er geen decharge worden verleend.
De vergadering vindt dat deze mondelinge toelichting volstaat met dienverstanden dat er volgend jaar wel weer een verslag is vanuit het bestuur. De voorzitter vraagt of iedereen het hier mee eens is en het bestuur decharge wil verlenen. Dit wordt met applaus beantwoord. De voorzitter bedankt de vergadering voor het vertrouwen en wil hierbij ook alle vrijwilligers betrekken die op wat voor manier dan ook, betrokken zijn bij onze vereniging. 13. Bestuursverkiezing Aftredend volgens huishoudelijk reglement en niet herkiesbaar: Gerda Valkenburg, secretaresse Ria van Huigenbos, PR zaken Aftredend volgens huishoudelijk reglement en herkiesbaar: Jan van de Wetering, voorzitter Er zijn bloemen en een cadeaubon voor Gerda en Ria. Helaas is Gerda afwezig, waarop de voorzitter afscheid neemt van Ria van Huigenbos. Zowel voor Gerda Valkenburg als voor Ria Huigenbos zijn nog geen nieuwe kandidaten gevonden. Wanneer u iemand weet laat het ons weten. 14. Benoeming commissies/commissieleden De voorzitter kan niet alle vrijwilligers opnoemen, dit zijn er te veel en je vergeet dan altijd wel iemand. Wel wil hij iedere vrijwilliger bedanken voor zijn/haar inzet binnen de vereniging op welke manier dan ook. Wel wil de voorzitter even de commissies doorlopen. TC/JC/RC: Arie Visser Lidy de Graaf Paula v.d. Broek Myrthe Dijkstra Kirsten Ypma Monique Arts Carlijn v.d. Wetering
: Voorzitter : Secretaresse en Recreanten : Mini’s : Mini’s : A/B/C Jeugd : Senioren (Dames 1,2,3) : Senioren (Dames 4,5,6)
Vertrekkende commissieleden aan het einde van het seizoen zijn: Paula van den Broek en Kirsten Ypma. Ondersteunend aan TC: Romee van den Berg Alina Berghuizen Annemiek Bokkers Ines de Jong Manon Stoffelsen Daphne Stoffelsen Alieke Werkman Jeanet Willems Als recreanten commissie: Roelof van Bennekom Jeanet van Essen Ina van Ginkel Jacqueline Wijkniet
Materiaal en zaalleiding: onder verantwoordelijkheid van de TC en ingevuld door Gerard Leeuwdrent en Arie Visser. Commissie publiciteit en sponsoring: Loran Bendeler (Website) Agaath Doornenbal (tribuneblad) Albert Erisman (Bestuurslid) Henk van der Hoeff (Foto’s) Wim van den Brink (sponsoring) Nienke van de Wetering (VV) Vertrekkend commissielid: Wim van den Brink Aankomend commissielid: Jan Pieter Versteeg SVC wedstrijdcommissie: Cees Boots Harry Buitenhuis Henk van der Hoeff Redactie Volley Varia: Carola Slotboom Nienke van de Wetering Commissie van beroep: Agaath Doornenbal Tonnis van Dijk Ben Evers Commissie Beach-volleybal: Dit is geheel nieuw voor onze vereniging. De bedoeling is dat hiervoor een commissie opgericht zal worden die alles in goede banen zal leiden, dit in nauwe samenwerking met de Breehoek. Er zal een compleet veld aangelegd worden waar de hele zomer dan gebruik van kan worden. Dit alles staat nog in de kinderschoenen, maar zal zeker deze zomer gerealiseerd worden. Kascommissie: De kascommissie bestond uit Bertus Bouwmeester en Erica Bos, echter Bertus Bouwmeester is aftredend. Tijdens de vergadering wordt Paula van den Broek benoemd als nieuwe kandidaat. Erica Bos en Paula van den Broek worden herbenoemd, c.q. benoemd om zitting te nemen in de kascommissie. Trainers en Coaches: Deze grote groep vrijwilligers wordt door de voorzitter nog eens extra genoemd en bedankt voor hun inzet het afgelopen jaar. 15. Bestuursbeleid De voorzitter geeft aan dat er in het verleden door voorzitter Henk van der Hoeff en het toenmalige bestuur een uitgebreid bestuursbeleid is geschreven, waar men weer jaren mee vooruit kon en waar op dit moment het huidige bestuur nog dankbaar gebruik van maakt. De voorzitter geeft aan dat het belangrijk is om iedereen in Scherpenzeel te kunnen laten volleyballen op zijn/ haar niveau tegen een redelijke contributie. De strategie die daarin gevolgd wordt is o.a.
Vanaf de jongste jeugd door een uitgekiende trainingsmethode met deskundige trainers het niveau en daarmee het speelplezier maximaliseren. Ook nieuwe activiteiten organiseren bijvoorbeeld Beach Volleybal. Verder proberen om de kosten voor de leden zo veel mogelijk te drukken, maar dat moet dan wel structureel zijn. We gaan bijvoorbeeld alle leden vragen om het E-mail adres en vragen of zij de Volley Varia in de toekomst per mail willen ontvangen. Dat spaart drukkosten. Hij zal nog wel gedrukt worden, maar dan in een kleinere oplage. De voorzitter benadrukt wel dat diegene die dit niet willen natuurlijk altijd de “gewone”Volley Varia nog kunnen ontvangen. 16. Begroting 2012 en vaststellen contributies Het woord is aan Michiel Bakker, deze gaat met de aanwezigen weer even terug naar de begroting en geeft een korte toelichting met betrekking tot de huurgewenning, daar deze in 5 jaar wordt afgebouwd. Vorig jaar was het nog 2,5 % voor dit jaar is het 2% en zo zal dit afgebouwd worden. Michiel heeft aan de vergadering 2 verzoeken t.w.: - Instemming van 3% contributie verhoging voor iedereen - Aan de jeugd wanneer deze 2x trainen een bijdrage te vragen, zoals ook bij de senioren het geval is. Rob Maan heeft nog een paar vragen over de begroting, waarbij Michiel als antwoord op de vragen aangeeft dat hij “simpel gezegd” de begroting gewoon sluitend wilde hebben. Wanneer er verder geen vragen zijn vraagt Michiel of hij hieruit kon concluderen dat de begroting wordt aangenomen zoals deze nu is en men akkoord gaat met een contributie verhoging van 3%. Michiel geeft daarbij nog aan dat het aantal leden al heel lang redelijk stabiel is en hij het daarom ook nu zo heeft aangehouden, Verschuivingen zijn er natuurlijk altijd, maar voor dit moment is het de best case die er is. Voor zowel het inschrijfgeld, een evt. boete bij te late betaling en gelden voor de beroepingscommissie zal het bedrag van 5 euro gehandhaafd blijven. De vergadering geeft hiermee akkoord. De voorzitter geeft aan dat er helaas gezien de huidige ontwikkelingen en vooruitzichten met name wat de zaalhuur betreft er geen ontkomen is aan verhoging van de contributie. 17. Rondvraag Er zijn enkele rondvragen: Henk van der Hoeff: - Hoedenkt het bestuur over de activiteiten omtrent JOS zoals deze door de gemeente is aangesteld? De voorzitter geeft aan dat wij hier nagenoeg niets van merken, en het zijn inziens ook compleet overbodig is voor Scherpenzeel en het bovendien ook nog eens rond de 50.000 euro per jaar kost. - De vraag aan het bestuur om wat meer rekening te houden met het plannen van de Jaarvergadering van volgend jaar. Er zijn nu weinig leden aanwezig mede doordat inmiddels de wedstrijden voor de recreanten in Barneveld al weer zijn begonnen. De voorzitter stelt dat het altijd moeilijk de juiste datum te vinden. Het was het bestuur ook niet bekend dat de Barneveldse competitie deze avond al zou beginnen. Daar komt bij dat de jaarvergadering in november was vastgesteld. De voorzitter gaf aan er volgend jaar zeker rekening mee te houden en de Jaarvergadering dan eventueel op de dinsdag te houden. We moeten dan ook maar weer proberen om iedereen te stimuleren om naar de Jaarvergadering te komen, tenslotte gaat het iedereen aan wat er binnen de vereniging gebeurd. - Verder vraagt Henk waarom er geen persoonlijke uitnodiging voor de jaarvergadering is rondgestuurd.
De voorzitter geeft aan dat de uitnodiging in de Volley Varia heeft gestaan, deze is persoonlijk aan iedereen gericht en de voorzitter vind het niet nodig om dan ook nog eens uitnodigingen rond te gaan brengen. Henk geeft aan dat er nog Volley Varia’s in de kast lagen en het bestuur wel verantwoordelijk is dat iedereen een persoonlijke uitnodiging krijgt. De voorzitter is het hier niet mee eens, heeft de statuten hierop nageslagen en ziet de Volley Varia als persoonlijke uitnodiging, er is hier dus een verschil van mening. Bovendien geeft de voorzitter aan dat in dit tijdperk van digitale communicatie het zelfs de bedoeling is de uitnodiging ook per E-mail te gaan versturen. Dan krijgt iedereen hem nogmaals persoonlijk. Bovendien kon iedereen weten dat er jaarvergadering was, dit is elk jaar rond deze tijd en het heeft duidelijk in de Volley Varia vermeld gestaan. De voorzitter verzoekt dan ook hierop aansluitend de vergadering mandaad te verrichten om de uitnodiging voor de jaarvergadering in het vervolg per E-mail te versturen. Hiervoor geeft de vergadering akkoord. Verder zijn er van de aanwezigen geen vragen meer. 18. Sluiting De voorzitter sluit rond 22.15 uur de vergadering en bedankt de aanwezigen voor hun aanwezigheid en nodigt iedereen uit nog even na te praten onder het genot van een drankje, en wenst iedereen vast welthuis. Er waren 28 leden aanwezig inclusief het bestuur, 5 leden hadden zich afgemeld. Opgemaakt te Scherpenzeel maart 2012. Lidy de Graaf, secretaresse TC/JC/RC.
