Verslag Algemene Ledenvergadering (ALV) Ajourvereniging, gehouden op donderdag 10 maart 2011 in basisschool “de Triangel” (CONCEPT 12 maart 2010) 1.
Opening Om 20.30 uur opent voorzitter Mark Hoeks de vergadering en heet iedereen van harte welkom. Hij constateert dat er ruim voldoende leden zijn om tot besluitvorming te komen. Hij loopt kort de agenda langs.
2.
Ingekomen stukken/mededelingen Er zijn geen ingekomen stukken behoudens enkele digitale afzeggingen.
3.
Vaststelling verslagen ALV 1 april 2011 en Achterpaden-ALV van 4 november 2011 De voorzitter loopt de verslagen door en vraagt de aanwezigen of zij nog op- en/of aanmerkingen hebben. De verslagen worden ongewijzigd vastgesteld.
4.
Financiële zaken 4a. Jaarverslag 2010 Toelichting door penningmeester Penningmeester Wim van Straten licht minutieus de balans per 31 december 2010 en de rekening van baten en lasten toe. Hij start met het resultaat van het 35-jarig lustrumfeest, mede omdat dit doorwerkt in de hele financiële huishouding. Door de inzet van vele vrijwilligers en gratis bijdragen uit de wijk konden de kosten lager worden gehouden dan begroot. Daardoor is er een overschot van € 817 in het lustrumpotje te melden. Er zijn geen vragen bij de heldere toelichting. 4b. Kascommissie Opmerkingen kascommissie De voorzitter vraagt of de kascommissie nog opmerkingen heeft. Namens de kascommissie brengt Carolien Stel het volgende naar voren. Gelukkig komt de contributie over het algemeen goed binnen. De kascommissie heeft wel geconstateerd dat er (gelukkig maar) enkele hardnekkige wanbetalers zijn en heeft zich afgevraagd of daartegen niet eens een keer moet worden opgetreden. Ook gaat er contributiegeld verloren doordat mensen verhuizen. Deze betalen daarom maar een deel van de jaarcontributie. De praktijk is dat de nieuwe bewoners niet gelijk beginnen met betalen. De kascommissie stelt voor om na verhuizingen zo snel mogelijk de nieuwe bewoners te benaderen, zodat ook de beoogde resterende inkomsten binnenkomen. Verder blijkt dat ook de mensen die niet aan het lustrumfeest meededen of konden meedoen toch de extra bijdrage van € 5 hebben betaald. Dit geeft toch wel aan dat velen zich betrokken bij de wijk voelen. Zij wil ook nog de Lustrumcommissie en de vele vrijwilligers complimenteren met het ruim binnen de begroting organiseren van een heel mooi lustrumfeest. De kascommissie, bestaande uit Carolien Stel en Hugo Gastkemper, heeft vastgesteld dat de administratie correct is gevoerd en dat de gepresenteerde staten een juist inzicht geven in het gevoerde financiële beheer over 2010 en de financiële positie per 31 december 2010. Carolien Stel complimenteert wederom de penningmeester met zijn overzichtelijke en precieze beheer. De Kascommissie stelt de ALV voor het bestuur décharge te verlenen. Aldus geschiedt.
Reactie bestuur op opmerkingen kascommissie Naar aanleiding van de opmerkingen van Carolien Stel wordt van bestuurszijde aangegeven dat meerdere keren in het bestuur het punt van de inschakeling van een incassobureau is overwogen. Maar mede vanwege een kosten/baten-afweging, die in financiële zin weer terugslaat op de bewoners, is hiervan afgezien; ook de sfeer in de wijk is een weegfactor geweest. Er zijn maar enkele hardnekkige wanbetalers en ook over meerdere jaren bezien levert dit een relatief gering ‘verlies’ op, waarbij nog dient de worden bedacht dat de ‘zuivere’ contributie niet verplicht is; ‘alleen’ voor kosten gemoeid met het onderhoud van collectieve rioleringen (lees RRS-bijdrage) en kosten gemoeid met het onderhoud van zogenoemde ‘buurwegen’ (lees: padenfonds) zijn (de) bewoners gezamenlijk verantwoordelijkheid, waarbij een substantiële meerderheid van betrokken bewoners de te volgen lijn uitzet. Dit staat in ieders koopcontract. De situatie gaat vanaf nu wel wat anders liggen, omdat er van sommige blokken behoorlijke bijdragen voor het padenfonds worden gevraagd met het oog op een meer structurele aanpak van de achterpaden. Het zou heel vervelend zijn als er op het moment waarop de betreffende paden moeten worden ‘aangepakt’ onvoldoende geld in het blokfonds zit voor die aanpak, dan wel bewoners extra moeten betalen omdat hun buren niet hebben meebetaald. Op vragen uit de ALV of het bestuur niet de namen bekend kan maken van de wanbetalers meent het bestuur hiermee voorzichtig te moeten zijn, vanwege niet te overziene juridische complicaties, ook al omdat andere wegen meer voor de hand liggen. Zo zullen bewoners die bijvoorbeeld hun riolering of achterpad stevig willen aanpakken er snel achter komen wie wel en wie niet mee wil doen. Als een substantiële meerderheid van een blok (in het koopcontract wordt voor een dergelijke situatie ¾ van de bewoners genoemd) wil doorpakken, zullen de niet willers gewoon mee moeten doen. Als zij niet meedoen krijgen zij toch een evenredige rekening. Als zij niet betalen kan het bestuur namens de bewoners een incassobureau inschakelen; de betrokken bewoners kunnen dat natuurlijk ook zelf doen. Er zijn nog wel andere wegen zoals de gang naar de rechter en beslissing met dwangsom, maar die blijven hier vooralsnog buiten beschouwing. Het is overigens wel aangewezen het besluitvormingsproces goed te documenteren en de betrokken ‘niet willer’ eerst de gelegenheid te geven alsnog mee te doen. Het bestuur voelt zich door de discussie in de ALV over deze zaak wel gesterkt om tot een eventuele straffere aanpak van niet betalers over te gaan. Ook het snel bezoeken van nieuwe bewoners staat op het actielijstje van het bestuur. Er is al een begin mee gemaakt, waarbij is gebleken dat een up to date Ajourmap (met bijvoorbeeld items zoals wat mag en wat moet, blokkenoverzicht met paden, overzicht van loop rioleringen en inzicht in de inhoud van collectieve contracten) bij bewoners meer belangstelling doet ontstaan. Ook met het laatste is een begin gemaakt. Maar het belangrijkste is dat het bestuur inzicht heeft wie zich nieuw in de wijk vestigt. De bewoners kunnen hierbij erg helpen door, zodra zij zien dat een woning door nieuwe bewoners wordt betrokken, dit te melden bij het bestuur (
[email protected]). Benoeming nieuw lid kascommissie Tijdens de ledenvergadering van 11 juni 2009 is besloten tot een “sprongsgewijs” toe- en aftreden. Dit in verband met de continuïteit. Carolien stel heeft twee jaar in de kascommissie gezeten en is dus aftredend. Maar wie wil naast Hugo Gastkemper de kascommissie vormen? De heer Paul van Ede stelt zich beschikbaar, waarvoor veel dank. 4c. Begroting 2010 Reservering t.b.v. lustrumfeest 2015 Mede omdat er een trend bestaat dat de Vereniging Van Eigenaren (VVE) Ajour een licht overschot op de begroting weet te bewerkstelligen, stelt het bestuur voor alvast te gaan reserveren voor het volgende lustrumfeest. Dan hoeft in dat jaar niet met dat doel de contributie te worden verhoogd. Uitgaande van een begroting van rond de € 3.000 en de mogelijkheid om € 750 elders vandaan te halen moet de komende 5 jaar dus € 2.250 te worden opgehaald. Het gaat dan om een reservering van € 450 per jaar, waarvan de eerste keer geput kan worden uit het overschot van het lustrumfeest (zie onder 4a). De ALV gaat hiermee akkoord.
Jaarlijkse bijdrage Het bestuur stelt voorts voor om de contributie (€ 8,-) niet te verhogen, mede omdat door sommige blokken een behoorlijk bedrag voor het padenfonds moet worden gedoneerd. De bijdrage voor de Riool-Reinigings-Service (RRS) volgt een vaste lijn van vaste minieme verhogingen en wordt voor 2011 € 14,50 (was € 14,25). De bijdragen t.b.v. het padenfonds zijn reeds besloten bij de ingelaste ALV t.b.v. het Plan van aanpak achterpaden. Totaal komt de jaarlijkse bijdrage voor 2011 voor de verschillende blokken uit op:
2011 AB Contributie Ajourvereniging
€
8,00 €
€ 22,55 € Collectief abonnement RRS € 14,50 € Sub-totaal € 45,05 € Eénmalige bijdrage lustrumfeest € € Totaal € 45,05 € Bijdrage Padenfonds
C 8,00 € 5,12 € 14,50 € 27,62 € € 27,62 €
D 8,00 58,84 14,50 81,34 81,34
€ € € € € €
2010 E 8,00 81,20 14,50 103,70 103,70
€ € € € € €
F 8,00 88,78 14,50 111,28 111,28
€ € € € € €
G 8,00 68,03 14,50 90,53 90,53
Alle blokken € 8,00 € 19,00 € 14,25 € 41,25 €
5,00
€
46,25
De ALV gaat hiermee akkoord. Vanuit de ALV komt nog de vraag hoe je kunt zien tot welk blok je hoort. Dit om te kunnen zien of je wel de juiste rekening krijgt. Midden op de rekening staat heel duidelijk aangegeven in welk blok je woont. Bestuurders-aansprakelijkheidsverzekering Op deze plek hoort ook nog te worden gememoreerd dat het bestuur overweegt een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. Hoewel de kans gering is dat het bestuur aansprakelijk zal worden geacht voor een of andere vorm van nalatigheid (dit kan alleen als het bestuur niet opereert zoals van een redelijk handelend en redelijk bekwaam bestuur verwacht mag worden), is dit niet uit te sluiten. Alsdan zal verweer moeten worden gevoerd en dit kan in de papieren lopen (kosten advocaat) en dit zal in eerste instantie ten laste komen van de Ajourgelden. Kosten gemoeid met zo’n aansprakelijkheidsverzekering zullen tussen de € 150 en € 400 belopen. De ALV vindt dit redelijk, maar Hugo Gastkemper beveelt aan om eerst nog eens te bezien of de verzekering, die de gemeente voor vrijwilligers heeft afgesloten, en waar bovenop een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering kan worden afgesloten, niet een betere (goedkopere) optie is. Bestuur en de heer Gastkemper zullen zich hierover met elkaar verstaan. 5.
Activiteiten Op 14 mei heeft een klein comité (Wim van Beek, Bernard Bensdorp en Mirjam Hoogeveen) een ‘gezellige’ Schoonmaakactie op het oog, met bijv. Koffiehoek en Buurtborrel. De actie zal een andere schaal hebben dan het lustrumfeest. Voorkomen moet worden dat mensen hun grote groenvuil, waarvoor ze anders naar de stort moeten, in de container gaan dumpen. Aandacht hiervoor zal ook nog worden gevraagd in de Buurtbuzz en het Ajourtje. Er zijn nog wel meer vrijwilligers nodig. Wie wil meedoen?
6.
Wijkteamzaken Wim van Beek heeft maar enkele zaken te melden. In het Groenhovenpark komt een natuurspeeltuin op dezelfde ruimte waar ook de langlaufvereniging haar basis heeft. Het voordeel dat er reeds een hek omheen zit. Er zullen zogenoemde sleutelhouders worden aangesteld om de toegang te reguleren. In de buurt komt ook een jongerenopvang en voorkomen moet worden dat zij dit speeltuintje geheel annexeren. Speeltuintjes met sleutelhouders komen overigens steeds meer voor. Verder zal het bekend zijn dat op de plek
van het buitenbad van “De Tobbe” een nieuw zwembad zal verrijzen, waardoor we ongeveer twee jaar niet meer de beschikking zullen hebben over een buitenbad. 7.
Thema: Riolering in onze wijk Omdat er nogal eens vragen zijn over wat het RRS-contract inhoudt, wie opdraait voor reparaties aan de rioleringen, hoe die überhaupt liggen, kwam bij het bestuur de gedachte op om vertegenwoordigers van RRS en de gemeente te vragen een toelichting te komen verzorgen en vragen te laten beantwoorden in de ALV. Er zijn maar een paar bewoners bekend met deze materie, de meeste bewoners zijn leken op dit gebied. Leo Severins van RRS en Peter van Eijk, senior projectleider Project Openbare Ruimte (POR) waren zo vriendelijk om in hun vrije tijd tijdens onze ALV te verschijnen, waarvoor veel dank. Toelichting RRS De heer Severins licht toe wat RRS is en hoe RRS werkt. RRS is marktleider op het gebied van rioolreiniging en heeft 11 vestigingen in het land. RRS opereert voor VVE’s, woningbouwcorporaties, makelaars e.d. RRS doet zo’n 45.000 á 55.000 ontstoppingen per jaar. RRS is binnen 24 uur ter plaatse en dag en nacht, ook op zon- en feestdagen, bereikbaar. Als zich een calamiteit ’s nachts voordoet wordt met de beller wel overlegd of de reparatie wellicht overdag kan geschieden. De VVE Ajour krijgt gerapporteerd wat het mankement was. Er wordt momenteel gewerkt aan een geavanceerd digitaal systeem, zodat in de toekomst de mankementen per locatie direct beschikbaar zijn. De VVE Ajour heeft een reinigingscontract en geen reparatiecontract, hoewel kleine eenvoudige reparaties wel worden uitgevoerd. RRS stelt zich garant voor een goede reiniging van intacte afvoerleidingen, mits de verzamelputten goed bereikbaar zijn. En dat laatste is niet altijd het geval. In de Ajourwijk gaat het om zogenoemde ‘collecteurs’ (verzamelleidingen), rioolbuizen, in dit geval van PVC, die zich deels onderheid, deels aan beugels hangend onder het blok bevinden en het vuilafvoerwater naar het gemeenteriool doen afvloeien. Door allerlei omstandigheden (gebroken beugels, te grote belasting e.d.) zijn deze buizen niet altijd in optimale omstandigheden, waardoor breuken kunnen ontstaan. Dat zijn reparaties, die RRS wel doet, maar die niet onder het reinigingscontract vallen. De bewoner van het perceel waaronder de breuk zich bevindt zal dit zelf moeten laten repareren. De heer Roodenburg meldt dat hij recent prima is geholpen door RRS, maar zit nog met de vraag of de hemelwaterafvoer ook een collectieve zaak is. Nee, dit moet je zelf oplossen. Naar aanleiding van een vraag uit de ALV over de mogelijkheid van video-opnames in het riool merkt de heer Severins op dat dit niet in het contract zit. Als RRS dit zou doen kost het ongeveer € 90 per uur, maar vaak heb je meerdere uren nodig. RRS beschikt niet over een overzicht van hoe de leidingen lopen en waar de putten zitten; dit is ook redelijk makkelijk te zien mits de verzamelputten niet zijn overbouwd. De top-3 oorzaken van verstoppingen bestaat uit 1) vetten, 2) celstoffen en 3) de zogenoemde ‘vochtige doekjes’. Dit soort verstoppingen gaat RRS standaard te lijf met snel draaiende kettingen vanuit een verzamelput of van boven uit, bijv. vanuit een huistoilet, waardoor, vanwege de ‘uitslag’ van de kettingen, ook de wanden goed kunnen worden gereinigd. Daardoor kan het wel voorkomen dat een buis op een zwakke plek kapot gaat, maar dat komt weinig voor. De kans daarop is groter naarmate er meer haakse bochten in de buis zitten, bijv. achter en onder hangende toiletten. Naar aanleiding van een vraag hierover uit de ALV merkt de heer Severins op dat onder bepaalde omstandigheden ook de methode wordt toegepast waarbij onder hoge druk water door de leidingen wordt gespoten. De buizen worden dan minder goed gereinigd, maar uit oogpunt van preventie is het een goede methode. Je zou dat bijvoorbeeld 1 maal per jaar kunnen doen. RRS kan dat ook maar er hangt wel weer een prijskaartje aan. Toelichting gemeente De heer Van Eijk geeft een beeld hoe het gemeentelijk riool werkt. Het vuilafvoerwater wordt via een persleiding afgevoerd. Vanaf volgend jaar zal er een ongeveer 5-jarig traject starten waardoor het wat beter wordt afgevoerd, Dan zal er minder water in de leidingen blijven staan waardoor er minder mogelijkheden zijn dat er schadelijke stoffen ontstaan zoals zwavelwaterstof. De leidingen gaan dan langer mee. PVC-leidingen gaan rond de 30 jaar mee en als ze goed liggen en niet te veel onder spanning komen te staan kunnen ze zelfs 60 jaar mee.
Volgens de heer Van Eijk is het collectief riool vanaf het huis onderheid, hetgeen bij Theo van der Voort de opmerking ontlokt dat dit wel de bedoeling was, maar dat dit in bepaalde gevallen zeker niet is gebeurd. De gemeente heeft wel een overzicht van de gemeenteriolen, maar niet van de huisaansluitingen. Hemelwater wordt niet via het riool afgevoerd maar naar open water. Om te zien langs welke baan het hemelwater van een huis wordt afgevoerd kan men het beste naar de straatkolken kijken. Naar aanleiding van het besprokene zou de ALV het op prijs stellen als er een overzicht van de loop van de verschillende leidingen zou kunnen komen. 8.
Wvttk/rondvraag Theo van der Voort vraagt of het klopt dat de gemeente op basis van luchtfoto’s aan het controleren is of er ongerechtigde ‘opstallen’ zijn opgetrokken. Dit lijkt te kloppen.
Sluiting rond 22.00 uur met daarna nog een drankje en een hapje. En passant wordt door velen nog de loop van de rioleringen bestudeerd aan de hand van een door de gemeente aangeleverd overzicht. Niet iedereen is ervan overtuigd dat de loop op papier ook de werkelijkheid weergeeft.
