CONCEPT Verslag Aanwezig:
Algemene Ledenvergadering Fortuna d.d. 6 maart 2015 Ben van der Velde, voorzitter, Dinah Heinsbroek, Josette Monster, Antoinette Roelvink, Wim Heijblom, Maarten Kraan 30 Fortuna leden
Afwezig met kennisgeving: Henk Hoks, Peter van der Windt, Wilm van Dam, Sjoerd Visser, Remco van der Ree, Paulien van der Ree, Jan van Pelt, Hillie Heinsbroek, Ronald Tertoolen, Frank Bekker, Martha Fontijn, Jacoline Hemmes, Karin de Jong, Willem van der Heijden
1.
OPENING / VASTSTELLEN AGENDA Ben opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. Aad Davidse heeft het bestuur aangegeven het onderwerp ‘Trainers en contributie’ te willen agenderen. Dit punt zal voor de pauze aan de orde komen.
2.
VERSLAGEN VORIGE OVERLEGGEN D.D. 14 MAART EN 31 OKTOBER 2014 Verslag d.d. 14 maart 2014 Pagina 1, Electronische tijdwaarneming Er zijn ca. 20 wedstrijden georganiseerd in 2013. Wedstrijden bij Fortuna, betekent inkomsten middels ET en uitgaven aan de kant van de baanorganisatie. Aad Davidse geeft de kanttekening mee dat Electronische Tijdwaarneming(Fotofinish) niet verward moet worden met chiptiming bij prestatielopen en wegwedstrijden waarbij een losse tijdklok wordt gebruikt. Behoudens bovenstaande tekstuele aanpassing wordt het verslag goedgekeurd. Besluitenlijst d.d. 31 oktober 2014 Er zijn geen op- of aanmerkingen op de besluitenlijst. Jaarverslag bestuur 2014 Een tweetal bestuursleden hebben zich om begrijpelijke redenen, ziekmelding en het vinden van een nieuwe werkkring, verminderd kunnen inzetten Gelukkig is er aanwas van twee nieuwe (aspirant) bestuursleden t.w. Maarten Kraan en Wim Heijblom.
1
Er is hard gewerkt aan het realiseren van een nieuw ICT-programma t.w. All United. Middels All United is de website compleet vernieuwd, maar ook, achter de schermen, de ledenadministratie vereenvoudigd. Gerefereerd wordt aan de ledenvergadering van 31 oktober 2014, waarin in goed overleg met de leden besloten is dat het bouwen van een eigen accommodatie niet realistisch bleek en er overeenstemming was voor de contributieverhoging van 2x 10% t.w. per 1 januari 2015 en 1 januari 2016. 3.
VERSLAGEN COMMISSIES / SECTIES Electronische Tijdwaarneming – Dennis Dirks Het team van de Electronische Tijdwaarneming stelt zich belangeloos beschikbaar voor Fortuna met de Fotofinish apparatuur. Ook wordt het ET-team regelmatig gevraagd bij andere verenigingen wat Fortuna voor 2014 een bedrag van € 4.331,= heeft opgeleverd. Een helpende hand is altijd welkom, geïnteresseerden kunnen zich bij Dennis Dirks melden. Loopschool De term ‘loopschool’ blijft gehandhaafd, ook nadat de loopschool toegevoegd wordt aan de ‘weg’. Groep 1 t/m4 gaat met ingang van dit jaar onder de sectie ‘weg’ – korte afstand vallen. Baan Vanuit de baan is geen verslag aangeleverd. Mogelijk vanwege het feit dat er een vacature voor trainerscoördinator is. Erkend wordt dat dit een probleem is en er inspanningen geleverd worden om deze vacature z.s.m. in te vullen. VB/LB Groep Ben noemt het bijzonder dat de VB/LB-groep onderdeel van Fortuna is, een groep om trots op te zijn! Lange- & korte afstand Peter Uylenhoed geeft een toelichting op de lange- & korte afstand groepen van het afgelopen jaar. Het jaar was turbulent, met name op het organisatorische vlak met diverse trainerswisselingen. Groep 1 heeft nog geen trainer kunnen aanstellen. Tot op heden wordt dit door 4 á 5 lopers van de groep zelf opgevangen, met overigens voldoende draagvlak binnen de groep. 15 leden zijn geslaagd voor de opleiding tot assistent trainer, die op termijn weer door kunnen groeien naar TL-Nivo 3. De beloningen zijn verschillend, al gelang naar het nivo van de trainer. Afgelopen jaar is dit rechtgetrokken, naar tevredenheid van de trainers en het bestuur. Wedstrijdorganisatie weg De organisatoren van de weg hebben laten weten dat zij in 2016 hun taken neerleggen. De Geuzenloop van 2016 is het laatste evenement dat de huidige WOC zal organiseren. Prettig is dat zij nu al melden en er gelegenheid is om nieuwe mensen aan te trekken dit over te nemen. 2
Leden die zich geroepen voelen om iets voor de wedstrijdorganisatie te betekenen, worden verzocht dit te melden bij bv. Ad van der Valk of Ben van der Velde. Wedstrijdorganisatie baan Marloes Scheek, jurycoördinator, geeft aan dat de wedstrijdorganisatie van de baan twee jaar geleden is opgepakt en een succesvol verloop kent tot nu toe. Er is een grote senioren- en juniorencompetitie georganiseerd. Het profileren van wedstrijden aan externen wordt gemist, mogelijk dat de PR hiervoor opgepakt kan worden! Ben licht toe dat de baan op 25 maart 2015 gekeurd wordt, dit ten gevolge van het contract dat Fortuna aangaat op 1 april met de gemeente. Power Walking Aad van Dalen geeft een toelichting op het Power Walken, dat inmiddels zo’n kleine 50 deelnemers kent. De term ‘sportief wandelen’ doet tekort aan hetgeen de groep presteert. Aad noemt dat het ‘Power Walken’, meer recht doet aan hetgeen de deelnemers presteren. Ook complimenteert Aad Jaap van Eijk voor het vervaardigen van de nieuwe website! 4.
NIEUWE CONTRACTEN POLDERPOORT & GEMEENTE Gemeente Omdat Fortuna een contract had met de gemeente dat tot 31 maart 2015, werd de 100% huurverhoging (€ 18.000,= op jaarbasis) pas op dit moment geeffectueerd. Andere verenigingen hebben dit al op een vroeger moment doorgevoerd gekregen. In het contract is opgenomen dat zowel Fortuna als de gemeente niet verantwoordelijk zijn voor de baan. Ondanks de 100% huurverhoging is er geen keuze om bijvoorbeeld uit te wijken naar elders, vanwege het feit dat Vlaardingen maar één atletiekbaan heeft. Voor de toekomst is het nog niet te voorspellen hoe de baan kan verzakken. Er dient rekening gehouden te worden met het afwaarderen van de wedstrijdbaan naar trainingsbaan. De leden geven hun goedkeuring voor het aangaan van een eenjarig huurcontract met de gemeente. Polderpoort Afgelopen 10 jaar is er geen huur betaald voor het gebruiken van de faciliteiten van de Polderpoort. De huurprijs wordt nu € 2.178,= per maand excl. energiekosten. Net zoals met de gemeente wordt er een huurcontract voor één jaar aangegaan met een wederzijds opzegtermijn van 6 maanden. Er zal door Ben melding gemaakt worden van de damesdouches die nog niet optimaal zijn. De leden geven hun goedkeuring voor het aangaan van een eenjarig huurcontract met de Polderpoort.
5.
FINANCIEEL JAARVERSLAG / BEGROTING 2015 Er worden diverse opmerkingen gemaakt over het financieel jaarverslag. Bijvoorbeeld het netto resultaat van de ET van € 4.300,= dat niet terug te leiden is in het verslag. Aangegeven wordt dat dit een post is dit opgenomen is bij de ‘reserveringen’, vanwege het feit dat aan deze post ook kosten aan verbonden zijn. Ben geeft aan dat Henk van Nieuwkerk, administrateur, om 21.00 uur bij de vergadering aansluit om een toelichting specifiek op de cijfers te geven. 3
V.w.b. de begroting 2015 is er een grote post ‘nieuwe trainerskleding’ opgenomen. Dit betreft een bedrag van ca. € 20.000,=. Per trainer wordt er € 300,= beschikbaar gesteld voor de aanschaf van nieuwe kleding. Andre de Roo is namens de kascontrole commissie aanwezig en geeft aan dat hij samen met Frank Bekker een grondige controle op de kas heeft uitgevoerd. Zij hebben er vertrouwen in dat er door het bestuur zeer zorgvuldig omgegaan is met de financiën. De kascontrole commissie beveelt de Algemene Ledenvergadering aan om decharge te verlenen aan het bestuur. 6.
EXTRA PUNT I.Z. CONTRIBUTIE, TOELICHTING AAD DAVIDSE Het is gebruikelijk dat trainers lid zijn van de vereniging en contributie betalen. Echter een aantal baantrainers blijken niet opgenomen in de huidige ledenadministratie. Deze trainers geven echter slechts een enkele training per week en lijkt het niet logisch dat zij contributie moeten betalen. Aad verzoekt het bestuur om te besluiten om deze trainers bij wijze van uitzondering geen contributie te laten betalen; de contributie is tenslotte hoger dan de te ontvangen onkostenvergoeding. Er ontstaat een discussie over het tekort aan trainers en daar tegenover het contributiegeld. Mogelijk dat het niet betalen van contributie voor trainers een stimulans is om juist trainer te worden. Ben geeft aan dat wanneer alle trainers geen contributie meer zouden betalen dit een gemis van 66 betalende leden betekent en in de toekomst juist weer tot contributieverhoging voor de overige leden kan leiden. De Atletiekunie vereist bijvoorbeeld weer dat een jurylid lid is van de Atletiekunie en deze geregistreerd staat als lid van de vereniging. Hier is een oplossing voor gevonden door het contributiebedrag voor deze (jury)leden op ‘0’ te zetten. Duidelijk wordt dat dit punt meer aandacht en verfijning vereist. Ben verzoekt de leden om in te stemmen met het feit dat het bestuur gaat werken aan een voorstel naar de leden hoe in de toekomst omgegaan wordt met verschillende vormen van lidmaatschappen. De leden stemmen hier mee in. Vooralsnog blijft de huidige situatie gehandhaafd.
7.
HER- EN NIEUW TE BENOEMING BESTUURSLEDEN Aftredende bestuursleden zijn Josette Monster en Henk Hoks. Herbenoemende bestuursleden zijn Willem van der Heijden, Karin de Jong, Dinah Heinsbroek en Ben van der Velde. Antoinette Roelvink heeft nog een termijn van één jaar. Nieuw te benoemen bestuursleden zijn Wim Heijblom en Maarten Kraan. Zowel Wim als Maarten stellen zich voor. De ALV gaan accoord met aanstelling van beide heren als bestuurslid.
8.
VOORSTEL BENOEMING ERELEDEN / LID VAN VERDIENSTE Het voorstel van het bestuur om Jan Wielaart te benoemen als Erelid wordt door de Algemene Ledenvergadering geaccordeerd. Jan Wielaart zet zich al jaren in voor onze vereniging als ondermeer wedstrijdofficial en, tot voor kort, coördinator van de ledenadministratie. Kosta Zervos wordt benoemd tot Lid van Verdienste vanwege zijn jarenlange inzet voor de Fortuna-jeugd. Vanuit de ledenvergadering wordt de opmerking gemaakt om het tijdspad om iemand tot erelid te benoemen van 20 jaar in te korten naar bv. 10 jaar en mede afhankelijk laten zijn van hetgeen iemand voor de vereniging betekend heeft. Dit punt 4
wordt door het bestuur ter harte genomen.
9.
UITREIKEN CLUBPRIJZEN Dinah Heinsbroek reikt de jaarlijkse clubprijzen uit. De Dick Ringlever bokaal wordt toegekend aan Teo Maat vanwege zijn wereldkampioenschap bij de Masters, met de toelichting dat dit nagenoeg een oeuvreprijs is voor hetgeen Teo in alle jaren bereikt heeft in de atletiek. Teo licht toe dat hij zich inmiddels bijna 50 jaar bezig houdt met de atletiek en Fortuna! Het verengingsschild wordt toegekend aan Peter van der Windt en Wilm van Dam, omdat zij op een hele professionele manier de loopschool georganiseerd hebben en veel startende lopers weten te enthousiasmeren. Helaas zijn beide heren vanavond afwezig.
10.
BELEIDSPLAN 2015-2020 Het beleidsplan is door de inspanning van een aantal Fortuna-leden en twee externen tot stand gekomen. Het beleidsplan 2015-2020 is een reëel programma waarin Fortuna als sportvereniging met een maatschappelijke verantwoording neergezet wordt. De aanbouw bijvoorbeeld is afgeblazen in 2014, maar een eigen accommodatie blijft nog steeds een aandachtspunt; nieuwe ideeën zijn er wel. Qua PR en Communicatie zijn de kampioenschappen in Amsterdam van 2016 een belangrijk item. Het beleidsplan heeft als doel om als leidraad te fungeren waar de vereniging op getoetst kan worden. De Algemene Ledenvergadering stelt het beleidsplan 2015-2020 vast.
11. 11.1
RONDVRAAG / SLUITING Verspringbakken / Wouter Griffioen Wouter meldt dat de verspringbakken van oktober t/m april niet te gebruiken zijn omdat deze onder water staan. Dit betreft zowel hemelwater, als ook grondwateroverlast. Ben geeft aan hier actie op te ondernemen richting de aannemer.
11.2
Parkeeroverlast / Jan Louter Ter hoogte van de kleedruimtes worden regelmatig auto’s geparkeerd wat tot overlast leidt. Jan stelt voor om paaltjes te plaatsen en dit op deze manier te voorkomen. Aangegeven wordt dat het plaatsen van paaltjes geen optie is, vanwege de toegang die hulpdiensten te allen tijde moeten hebben. Ben geeft aan dat dit een continu bespreekpunt met Olaf Hanno is en hier nogmaals aan zal refereren.
11.3
Financiële jaarverslag / begroting – Sylvia Prins Helaas heeft Henk van Nieuwkerk deze avond geen acte de préséance meer gegeven om de cijfers toe te lichten. Sylvia Prins vraagt bijzondere aandacht voor een juiste toelichting op de cijfers. Aangegeven wordt dat dit alsnog met Henk opgenomen 5
wordt en het bestuur hier op terug zal komen. Sluiting Ben bedankt de aanwezigen en sluit de vergadering. Besluitenlijst Algemene Ledenvergadering (ALV) Fortuna d.d. 6 maart 2015 1. De ALV geeft goedkeuring aan het aangaan van een eenjarig huurcontract met de gemeente Vlaardingen; 2. De ALV geeft goedkeuring aan het aangaan van een eenjarig huurcontract met de Polderpoort; 3. De ALV verleent decharge aan het bestuur op het advies van de kascontrole commissie; 4. Met goedkeuring van de ALV worden Maarten Kraan en Wim Heijblom benoemd als bestuursleden voor een eerste termijn van twee jaar; 5. De ALV gaat accoord met het benoemen van Jan Wielaart als erelid van Fortuna; 6. De ALV stelt het beleidsplan 2015-2020 vast; 7. Ben informeert de aannemer over de wateroverlast van de verspringbakken; 8. Ben overlegt met Olaf Hanno i.z. het verminderen van parkeeroverlast bij de kleedkamers; 9. Het bestuur geeft de leden acheraf een toelichting op de jaarcijfers / begroting 2015.
6
