Concept verslag ALGEMENE LEDENVERGADERING GYMXL Woensdag 29 juni 2011. aanvang 20.00 uur in de Turnhal aan de Heideweg 55 te Amersfoort (Hooglanderveen). Aanwezig: Namens het bestuur: Geert van der Leest, Jan van Tricht, René Koudijns en Tony Hofman Overige aanwezigen: Joost van den Beld, Hans Rombouts, Bart Mutsaers, Thea Kroon, Hanja Kappe, Peter Kappe, Linda Scholtens, Harry Stapel, Evert jan Hop, Geert de Reiger, de heer Fokker, Jessica Boersen, Annemieke Bomhof.
Aan de hand van de agendapunten worden de besluiten genomen.
a) vaststelling notulen van de bijzondere algemene ledenvergadering van 19 januari 2011 en de jaarvergadering gehouden op 23 juni 2009; akkoord, er zijn geen opmerkingen of aanvullingen. b) vaststelling van het jaarverslag 2009 en jaarverslag 2010; akkoord, er zijn geen aanvullingen of opmerkingen c) verslag van de kascommissie over de boekjaren 2009 en 2010; Na een korte toelichting van penningmeester Jan van Tricht en kascommissielid Bart Mutsaers wordt het verslag voor kennisgeving aangenomen. De kascommissie ondertekent staande de vergadering het formulier van bevindingen. d) vaststelling van de contributie voor de leden voor het turnseizoen 2011-2012; Akkoord voor wat betreft seizoen 2011-2012. e) vaststelling van de jaarrekening van de vereniging over de jaren 2009 en 2010; Akkoord. f) vaststelling van de begroting voor 2011 en 2012 en de meerjarenbegroting tot 2016 Akkoord, met dien verstande dat de voorgenomen meerjaren contributieverhoging niet wordt geaccordeerd. De ALV heeft twijfels over de effecten daarvan op het ledenbestand. Men wil bij voorkeur andere inkomstenbronnen aanboren zoals verhoging van het ledenaantal. Van de zijde van het bestuur wordt aangegeven dat het bestuur dat ook graag zou willen, maar in realiteit die mogelijkheden niet ziet. Het gaat erom dat de meerjaren financieringsbehoefte moet worden afgedekt. Omdat het ledenaantal al een tijdje stabiel is ligt een substantiële ledengroei (hoewel natuurlijk gehoopt) niet in de lijn der verwachting om daarop de begroting te bouwen.
1
Afgesproken wordt dat het bestuur voorjaar 2012 zal bezien of de kosteninkomstenontwikkeling dusdanig is dat een verhoging.van de contributie niet nodig zal blijken te zijn. De ALV kan daar dan alsnog over besluiten. Dat vraagt dan uitdrukkelijk wel inspanning van ons allen om het gymmen /turnen zo aantrekkelijk te maken/houden dat die ledenaangroei tot stand komt.
g) instemmen met de zogenaamde intentieverklaring. Geert van der Leest geeft aan de hand van een powerpointpresentatie ( zie bijlage) een toelichting op de stand van zaken en de voorgenomen insteek en strategie van het bestuur. Het bestuur heeft sinds eind januari 2011 onder leiding van de SRO drie gesprekken gevoerd met SRO, OBV, en enkele geïnteresseerde mede-participanten gezamenlijk, in het Laakproject. Dat is een verzamelgebouw naast station Vathorst met elkaar versterkende voorzieningen zoals sportopleiding, turnen, dance, fitness, klimwand, en kinderopvang met focus op sport en spel. De geïnteresseerde participanten willen huren, niet kopen. SRO wil eventueel deel GymXL wel financieren. Huur of koop GymXL heeft aangegeven beide opties niet uit te sluiten. Vooralsnog worden de berekening gemaakt op basis van huren. ROCMN en SRO hebben aangegeven het gebouwencomplex wel te willen financieren. ROCMN wil dat wel doen t.a.v. dance, kinderopvang en fitness. SRO in ieder geval t.a.v. GymXL. Het OBV vindt een cluster met diverse mix-vormen van huur en koop niet wenselijk, dus om die reden is OBV gebaat bij eenduidige positionering, en dus van huur. Voor GymXL is koop op zich op termijn waarschijnlijk een betere optie, maar dan moet dat wel gefinancierd kunnen worden. Ook als we aanspraak zouden kunnen maken op 1/3 subsidie moet de investering voor de resterende 2/3 nog wel gefinancierd worden. De 1/3 subsidie is weliswaar officieel gekoppeld aan ‘eigendom’, maar die pot is dit jaar gereduceerd tot € 500.000,00 voor alle Amersfoortse sportclubs. OBV, SRO en gemeente hebben de wil – zo wordt door het bestuur ervaren – om de kwestie GymXL op te lossen. Dat vraagt wel om een constructieve houding van GymXL zelf. Dus professioneel, betrouwbaar, reëel, continuïteit en stabiliteit. Zo is ons door diverse betrokkenen uitdrukkelijk meegegeven. De begroting van GymXL laat zien dat we niet zoveel te wensen/eisen hebben. We houden elk jaar net ons hoofd boven water en dat is het wel zo ongeveer. Met name de posten ‘verhuur hal A-Dance’, ‘verhuur hal KNGU’ en ‘kantine-omzet’ brengen in totaal jaarlijks € 36.000,00 ‘in het laatje’. Door die posten sluiten we nu elk jaar met een klein positief saldo. Dat zijn posten die in het Laakproject, uitgaande van 800 m2 en huur, zullen wegvallen Waarom 800 m2 800 m2 is het minimum wat nodig is om een vaste opstelling van alle benodigde turntoestellen te realiseren. In zo’n hal kunnen circa 650-800 leden turnen. Dan is er geen tribune, kan er geen publiek komen en zullen er dus geen wedstrijden in gehouden kunnen worden. Dat zou wel kunnen indien de hal minimaal 1200 m2 groot is. Aan de hand van die 800 m2 komt het minimale huurniveau jaarlijks op een bedrag van circa € 30.000,00. Dat is echt een scherp bedrag. Willen we meer meters dan zullen we ook dienovereenkomstig meer huur moeten betalen. Natuurlijk kunnen we dan mogelijk ook onze opbrengsten daarmee vergroten via onderverhuur van de hal aan derden. Op dit moment ‘verdienen’ we aan verhuur van de hal aan KNGU € 20.000,00 per jaar, maar – zo is ons uit
2
een gesprek met de KNGU gebleken – dan moeten we nog wel een waterdichte afspraak maken tuseen GymXL en KNGU dat men ook op termijn afnemer blijft. De opbrengst kan ook omhoog doordat dan een hoger ledenaantal in die grotere hal kan turnen. Feit is dat GymXL nu, met een hal van 1600 m2, al circa 8 jaren bungelt op een ledenaantal dat schommelt tussen de 500 en 800 leden, waarvan sinds 2010 120 leden via de huuraccommodatie Bokkeduinen. Kortom; er zijn nogal wat risico’s indien we die ambitie zouden hebben. Bestuurlijk/strategische afweging Het bestuur merkt bij gemeente, OBV en SRO de wil om GymXL te helpen. Alle partijen hebben er belang bij dat GymXL kan blijven voortbestaan. Maar veel eisen kunnen we vanuit onze financiële positie en de negatieve ervaringen van deze partijen met GymXL in het verleden (niet of te laat betalen van schulden, wisselende besturen) in realiteit niet stellen. GymXL is de afgelopen jaren niet als een stabiele realistische partner ervaren. Gemeente, OBV en SRO hebben aangegeven groot belang te hechten aan stabiliteit en continuïteit van de vereniging; bestuurlijk en financieel. Dit betekent dat het bestuur een koers vaart waardoor gemeente, OBV en SRO stabiliteit en continuïteit kunnen ervaren en zodoende vertrouwen krijgen, hebben en houden. Dat betekent dat we naar deze partijen toe frequent en steeds met dezelfde gezichten naar buiten treden. We zijn in alle vergaderingen, bijeenkomsten aanwezig, denken constructief mee, en doen ons huiswerk op tijd. Onze opstelling is om zo lang mogelijk constructief in dit project mee te draaien. Mocht het project uiteindelijk niet lukken dan spelen wij onze rol dusdanig dat het bestuur van GymXL hierin geen verwijt kan worden gemaakt. Dat betekent naar verwachting dat gemeente, OBV, SRO in principe ook dan een verantwoordelijkheid blijven voelen voor een alternatieve oplossing voor GymXL. Alternatieve oplossing Het bestuur gaat voor het Laak-project, maar houdt de mogelijkheid in gedachte voor een plan B voor het geval het project om wat voor reden dan ook niet kan doorgaan. Dat is nu echter niet de kern van de activiteiten. Die liggen nu even bij het Laakproject. Kunnen 700 leden wel in 800 m2? Een zaal van 800 m2 is echt alleen een trainigshal. Op zich kunnen alle noodzakelijke basistoestellen er in, in een vaste opstelling. Maar het is krap en vergt nog wel wat puzzelen. Optimaal zal het niet zijn. Maar in samenspraak met ROCMN kan dat wellicht nog verbeteren met medegebruik van de resterende 400 m2. De subsidie van SWS (Stichting Waarborgfonds Sport) geldt in de regel voor het bouwen van accommodatie die in eigendom komt van een vereniging. Een garantie voor een lening voor aanschaf van materialen / bouwen van een valkuil kan dus volgens de regels niet worden verkregen wanneer er sprake is van een huurpand. De gemeente zal voorzien in een tegemoetkoming van 1/3 van de bouwkosten. Tevens heeft het bestuur verzocht om zicht op de subsidiering van 1/3 van de inrichtingskosten en om een lening van een bedrag van € 190.000,00 om die inrichtingskosten te betalen.
3
De intentieovereenkomst verbiedt het onderhandelen over een andere locatie dan in de intentieovereenkomst bedoelt. Dit lijkt mij onacceptabel. Wat nu als het project NIET doorgaat? Wat als er zich een ander aantrekkenlijke mogelijkheid zich voordoet? Hoe groot is de kans dat OBV een investeerder vind? De intentieovereenkomst verbiedt om over soortgelijke locaties en samenwerkingsvormen te onderhandelen. Dat houdt de mogelijkheid open te oriënteren op andere constructies, hoewel dat niet primair wordt beoogd door het bestuur. De genoemde huurprijs is inclusief een voorschot van de energiekosten. Hoe hoog is dit voorschot? Wanneer het voorschot te laag is dan krijgt de club nog een behoorlijke verrekening. Het bestuur gaat voor een prijs van € 30.000,00 all-inclusive. Dus geen extra kosten. De zaal staat 100% ter beschikking aan GymXL. Eventuele verhuur aan derden komt 100% ten gunste aan GymXL. Hoe zit het met de lening van de gemeente Amersfoort. Er wordt geen intentie tot aflossen genoemd. Hoe verhoud zich deze lening tot de meerjarenbegroting?Hoe Het bestuur vraagt de gemeente om de nog resterende openstaande schuld kwijt te schelden. De nieuwe lening wordt vanzelfsprekend afgelost tegen nader te bepalen voorwaarden. De ontwikkelingen van de andere hallen in de regio blijken nu toch anders uit te pakken dan eerder voorzien door het bestuur. De vooruitzichten waren dat andere, nieuwe turnhallen, concurrerend zouden worden met betrekking tot de verhuurbaarheid van een nieuwe accomodatie voor wedstrijden. Nu heb ik vernomen dat er geen hal is of komt waar ook wedstrijden kunnen worden gehouden. Wat betekent dit voor het beleid van het bestuur voor de nieuwe accomodatie? Kan dit een reden zijn om nog eens naar de inhoud van de intentieoevereenkomst te kijken? Uitgaande van de begrotingen en exploitatiestukken concludeer ik dat voor de huidige intentie voor een trainingshal van 800m2 een jaarbudget beschikbaar is van 30.000 euro. Indien het ook een wedstrijdhal kan worden dan kan het budget naar ruim 60.000 euro worden opgeschroeft, gezien de opbrengsten verhuur derden en de kantine inkomsten.
Het bestuur heeft reeds met KNGU gesproken en zal dat gesprek vervolgen om te bezien dat we over de eventuele huur een meerjarenafspraak kunnen maken. Dat geeft extra investeringsruimte, maar die zullen we deels nodig hebben om de meerkosten waar het ROCMN voor komt te staan ivm aan onze wensen (materialenberging en tribune) tegemoet te komen. Het nieuwe plan voorziet niet in een eigen kantine, wel in een gezamelijke horecagelegenheid. Het is ook de vraag of het exploiteren van een kantine nog wel een corebusiness moet zijn van GymXL. De bemensing met vrijwilligers is nu al een hele toer. We moeten de organisatie zo vormgeven dat die zo min mogelijk kwetsbaar is voor discontinuïteit. Het jaarverslag punt 1.2 staan de beleidspunten van een eerder vastgesteld meerjarenbeleidsplan genoemd. Hier staat b.v. dat het streven is om te groeien naar een vereniging met 1.200 leden. Gezien de nieuwe meerjarenbegroting moet ik begrijpen dat het bestuur afscheid neemt van dit eerder vastgestelde beleidsplan? Uit het verslag is mij niet duidelijk wat de ambities wel zijn. Sterker nog het lijkt er op dat het bestuur kiest voor consolideren? Klopt dit? Wat is nu eigenlijk de ambitie van de club? Uitgangspunten en doelstellingen voor realisatie van dit plan lijken nu deels verlaten te worden. Kan het bestuur dit bevestigen? Het meerjarenplan van dit bestuur is zeer conservatief. Veel van de eerder gestelde ambities van GymXL worden door dit bestuur niet voortgezet. Het beleid lijkt vooral gericht te zijn om niet te mogen vallen of
4
struikelen. Er is nog nooit een turner/turnster beter geworden zonder te vallen en zonder ambitie! Ik wil daarom bij het bestuur pleiten om te komen met een meerjarenplan waar ambitie van afspat. Waarom niet gaan voor een club van 1.000 leden, een grotere accomodatie dan nu voor ogen, een regionale spil functie, grote breedtesportdeelname en deelname op het hoogst mogelijke nivo? Pas dan heb je een club waar iedereen bij wil horen en een steentje aan bij wil dragen. Het meerjarenbeleidsplan 2007-2012 is destids door de ALV vastgesteld en vormt het kader van beleid en uitvoering voor GymXl. Dat beleidsplan is geschreven met het oog op de toen verwachte huisvesting in de Sminkhallen aan de Bunschoterstraat. Dat meerjarenbeleidsplan geldt nog steeds, maar het klopt dat het bestuur ten aanzien van de huisvesting nu om financiele redenen een minder ambitieuze doelstelling nastreeft. Dat heeft niet met onwil te maken, maar met het feit dat het bestuur zich verantwoordelijk acht voor een continuïteit van deze vereniging. Een grotere ambitie leidt tot de noodzaak van hogere investeringen en dus hogere opbrengsten. Dat betekent dat we meer afhankelijk worden van denoodzaak van hogere ledenaantallen. Die aantallen liggen nu al jaren tussen de 500 en 800 leden en de laatste jaren stabiel rond de 600 leden. Dat is een relatief zekere basis. Voor een grote hal zullen ledenaantallen van 900-1000 leden nog zijn. Dat schept nogal een verplichting op ledenwerving en behoud. En dat in een markt waarbij de KNGU wordt geconfronteerd met continu dalende ledenaantallen landelijk tussen de 2% en 4,5 % per jaar. Het bestuur durft hier geen verantwoordelijkheid voor te nemen. Wij denken dat de genoemde ambitie ( wedstrijden, regionale spilfunctie en turnniveau) ook bereikt kan worden via goede samenwerkingsfapraken met ROCMN. We zullen de ALV nauw op de hoogte houden van de ontwikkelingen. Om die reden kan het zijn dat we najaar 2011 opnieuw een ALV bijeen zullen roepen. De ALV gaat na dit beraad akkoord met het aangaan van de intentieverklaring.. h) benoeming bestuursleden; a. voorstel: de heer G.B. van der Leest (die sinds 19-01-2011 fungeert als bestuurslid en voorzitter ad interim) formeel te benoemen als voorzitter; akkoord. b. benoeming leden van de kascommissie; Jessica Boersen, Linda Scholtens en Hans Rombouts melding zich aan en worden benoemd. c. benoeming leden overige commissies; geen voorstel i) toestemming verzoeken voor verrichten van bijzondere handelingen; geen voorstel j) ingekomen voorstellen. Peter Kappe heeft in een mail van 17 juni 2011 aan het bestuur een aantal vragen en opmerkingen geplaatst. 1. Er wordt uitgegaan van 680 leden. Uitgaande dat er 100 leden op de locatie Bokkeduinen gehuisvest zijn en er geen andere zalen in de begroting opgenomen zijn betekend dit dat GymXL 580 leden moet huisvesten in de nieuwe locatie. Deze locatie is 800 m2 (de helft van de huidige accomodatie) en voor de huur van het aangrenzende sportzaal staat niets
5
2. 3.
4.
5. 6. 7.
8.
9. 10. 11.
genoemd in de begroting. Kunnen er dan wel 580 leden worden ondergebracht in deze nieuwe locatie? In de begroting staat t/m 2016 een bedrag voor de STK subsidie. De gemeente wil deze subsidie afschaffen. Deze begroting is gemaakt voordat de subsidie is afgeschaft. Het lijk mij dat de begroting hier op aangepast dient te worden. De subsidie van SWS (Stichting Waarborgfonds Sport) geldt in de regel voor het bouwen van accomodatie die in eigendom komt van een vereniging. Een garantie voor een lening voor aanschaf van materialen / bouwen van een valkuil kan dus volgens de regels niet worden verkregen wanneer er sprake is van een huurpand. De intentieovereenkomst verbiedt het onderhandelen over een andere locatie dan in de intentieovereenkomst bedoelt. Dit lijkt mij onacceptabel. Wat nu als het project NIET doorgaat? Wat als er zich een ander aantrekkenlijke mogelijkheid zich voordoet? Hoe groot is de kans dat OBV een investeerder vind? De genoemde huurprijs is inclusief een voorschot van de energiekosten. Hoe hoog is dit voorschot? Wanneer het voorschot te laag is dan krijgt de club nog een behoorlijke verrekening. Hoe zit het met de lening van de gemeente Amersfoort. Er wordt geen intentie tot aflossen genoemd. Hoe verhoud zich deze lening tot de meerjarenbegroting? De ontwikkelingen van de andere hallen in de regio blijken nu toch anders uit te pakken dan eerder voorzien door het bestuur. De vooruitzichten waren dat andere, nieuwe turnhallen, concurerend zouden worden met betrekking tot de verhuurbaarheid van een nieuwe accomodatie voor wedstrijden. Nu heb ik vernomen dat er geen hal is of komt waar ook wedstrijden kunnen worden gehouden. Wat betekent dit voor het beleid van het bestuur voor de nieuwe accomodatie? Kan dit een reden zijn om nog eens naar de inhoud van de intentieoevereenkomst te kijken? Uitgaande van de begrotingen en exploitatiestukken concludeer ik dat voor de huidige intentie voor een trainingshal van 800m2 een jaarbudget beschikbaar is van 30.000 euro. Indien het ook een wedstrijdhal kan worden dan kan het budget naar ruim 60.000 euro worden opgeschroeft, gezien de opbrengsten verhuur derden en de kantine inkomsten. Het jaarverslag punt 1.2 staan de beleidspunten van een eerder vastgesteld meerjarenbeleidsplan genoemd. Hier staat b.v. dat het streven is om te groeien naar een vereniging met 1.200 leden. Gezien de nieuwe meerjarenbegroting moet ik begrijpen dat het bestuur afscheid neemt van dit eerder vastgestelde beleidsplan? Uit het verslag is mij niet duidelijk wat de ambities wel zijn. Sterker nog het lijkt er op dat het bestuur kiest voor consolideren? Klopt dit? Wat is nu eigenlijk de ambitie van de club? Punt 2.5.1: De genoemde financiele prognose is gestoeld op een aantal uitgangspunten die nu reeds achterhaald zijn. Ziet het bestuur nog ruimte voor aanpassingen van de accomodatieplannen? Punt 2.5.2. commissie Vivace moet zijn Commissie GymXL. Bovendien heeft Stichting Turn Inn het plan geschreven voor wat nu uiteindelijk GymXL.is geworden. Punt 2.5.2 Uitgangspunten en doelstellingen voor realisatie van dit plan lijken nu deels verlaten te worden. Kan het bestuur dit bevestigen?
Ik heb alle respect voor de inzet van de huidige bestuursleden. Ik zie dat er veel inzet is van het bestuur en dat waardeer ik enorm. Ik ben ook kritisch. Ik, als mede oprichter van GymXL mis ambitie. Het meerjarenplan is zeer conservatief. Veel van de eerder gestelde ambities van GymXL worden door dit bestuur niet voortgezet. Het beleid lijkt vooral gericht te zijn om niet te mogen vallen of struikelen. Er is nog nooit een turner/turnster beter geworden zonder te vallen en zonder ambitie! Ik wil daarom bij het bestuur pleiten om te komen met een meerjarenplan waar ambitie van afspat. Waarom niet gaan voor een club van 1.000 leden, een grotere accomodatie dan nu voor ogen, een regionale spil functie, grote breedtesportdeelname en deelname op het hoogst mogelijke nivo? Pas dan heb je een club waar iedereen bij wil horen en een steentje aan bij wil dragen.
Deze zijn aan de hand van de vorige agendapunten aan de orde geweest. k.
Rondvraag 6
Peter Kappe merkt op dat het erop lijkt dat het beleid van het bestuur afwijkt van het vastgestelde beleid in het Meerjaren beleidsplan van 2007 -2012. Dat gaat immers uit van een ledengroei naar 1200 leden en een volwaardige turnlocatie. Nu lijkt het uitgangspunt een ledenstabilisatie rondom de 800 leden en een minimale huisvesting. Wat is de visie van het bestuur? Geert van der Leest geeft aan dat dit klopt. In dat opzicht wijkt het bestuur af van de ambities die ihet meerjarenplan uit 2007 zijn beschreven. Hij merkt op dat die visie van het bestuur is ingegeven door de huidige stand van zaken. Het bestuur ziet geen mogelijkheden om de verantwoordelijkheid te nemen voor ambities die groter lijken te zijn dan de draagkracht van GymXL aankan. Hij merkt ook op dat hij onderkent dat het meerjarenbeleidsplan inmiddels 4 jaar oud is en geactualiseerd moet worden. Hij erkent dat dit op korte termijn wenselijk is omdat het beleidsdocument immers het richtinggevend kader is. Overigens geldt tot die tijd gewoon het huidige meerjarenbeleidsplan als uitgangspunt, met uitzondering dan van de ambities ten aanzien van ledenaantal en huisvetsing. De actualisering van de beleidsnota zal het bestuur zo spoedig mogelijk aanbieden ter vaststelling aan de ALV. Jessica Boersen merkt op dat de aankondiging van de ALV niet op de prikborden in de kantine kenbaar was gemaakt. Geert van der Leest geeft aan dat die constatering klopt. De vergadering is uitgebreid en tijdig aangekondigd via de website. Op zich is dat statutair voldoende, maar excuseert zich dat desondanks ook niet even een aankondiging in de kantine is opgehangen. Dat is deze keer helaas niet goed gegaan. Amersfoort, 30 juni 2011. Geert van der Leest
7
