VvE Krooneend Notulen van de Algemene ledenvergadering van de VvE Krooneend te Krimpen aan de IJssel gehouden op donderdag 31 maart 2011 1. Opening, stemmenaantal en vaststelling agenda
De voorzitter, de heer Snoey, opent de vergadering om 20.00 uur en heet iedereen welkom. De heer Priem van VT 2000 B.V. stelt zichzelf voor als de nieuwe contactpersoon voor de VvE. De rest van het bestuur is tevens vanavond aanwezig. Er zijn vanavond, in persoon dan wel bij volmacht, 160 van de 170 stemmen aanwezig. Dit is voldoende om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen. Zonder wijzigingen wordt de agenda, zoals voorgesteld in de uitnodiging, goedgekeurd en vast gesteld. 2. Mededelingen van het bestuur en ingekomen stukken De heer Snoey licht de mededelingen van het bestuur toe. Sleuteladressen De VvE beheert een lijst met sleuteladressen. De eigenaren worden gevraagd om een sleutel (dit kan in een gesloten envelop) te geven aan de heer Heijboer, wanneer zij bijvoorbeeld op vakantie gaan. Het opgeven van een telefoonnummer van iemand met een toegangssleutel kan ook een oplossing zijn. Op deze manier kan het bestuur snel en adequaat handelen, wanneer een calamiteit optreedt. Deze verzoeken zijn voor iedereen geheel vrijblijvend. Lief en leed Het bestuur beheert het interne mailverkeer en kan dit ook doen betreffende lief en leed. Dit betekent dat eigenaren via de mail geïnformeerd worden over leuke, maar ook over vervelende gebeurtenissen binnen de VvE. Mededelingen die gedeeld dienen te worden met alle eigenaren kunnen naar het bestuur worden gemaild. Dit is voor iedereen geheel vrijblijvend. Een lief en leed beheer bevordert de sociale controle binnen de VvE. Schilderwerk ERA Bouw heeft toegezegd om beschadigingen in het schilderwerk aan de zuidkant onder garantie te herstellen. Ook worden er reparaties aan het hout uitgevoerd. De planning hiervoor wordt met het bestuur nog nader besproken. Verwacht wordt dit binnen 2 maanden uit te voeren. Het complex is in februari opgeleverd. Dit is mogelijk een oorzaak voor de matige kwaliteit van het schilderwerk. Sommige plaatsen vertonen ook scheuren in het houtwerk. De voornamelijk grijze kleur in het complex geniet ook niet de voorkeur van het bestuur.
1
Voor het totale schilderwerk van de algemene ruimten is kosteloos een verftechnisch rapport opgesteld door de firma Sigma. Aan de hand van dit rapport is vrijblijvend een offerte aangevraagd bij de firma Van Wijnen. Volgens de offerte zouden de kosten € 22.768 bedragen. De uiteindelijke opdracht kan uiteindelijk gecombineerd worden met VvE Oeverzwaluw, wat een flinke korting kan opleveren. Een aantal leden vindt het schilderwerk er nog goed uitzien. De meningen zijn duidelijk nog verdeeld of het schilderwerk urgent is. Besloten wordt dat eerst ERA bouw de reparaties en herstelwerkzaamheden uitvoert en dat op de volgende ledenvergadering een beslissing wordt genomen over het schilderwerk van de algemene ruimten. De vergadering wil hiervoor wel meer vrijblijvende offertes zien. Ventilatie De problemen met de ventilatie zijn tot op heden nog niet opgelost. Het probleem is dat verschillende eigenaren last hebben van een kooklucht, afkomstig uit andere woningen. De VvE Oeverzwaluw kampt ook met deze problemen. ERA bouw heeft toegezegd om op de begane grond in de nooddeur en in de entreedeur bij de parkeergarage een grote sleuf te integreren, voor bevordering van de ventilatie. Het probleem zit waarschijnlijk in sommige voordeuren. Door een opening bij de onderdorpel ontsnapt de lucht in de woning. Problemen met de valdorpel in de voordeur kunnen via het bestuur gemeld worden bij ERA Bouw. Geadviseerd wordt dat elke eigenaar de ventilatieroosters in de woning zo veel mogelijk open zet, vooral bij het koken. Tevens dient de ventilatiestand op de hoogste stand te worden gezet. Nog maals wordt benadrukt dat het afzuigsysteem niet met een motor op het ventilatiekanaal aangesloten mag zijn. Actie: het bestuur gaat nog onderzoeken hoe de problemen geminimaliseerd kunnen worden. Geluidsoverlast lift De geluidsoverlast veroorzaakt door de lift is bijna niet meer aan de orde en is naar tevredenheid verholpen door ThyssenKrupp Liften. Op de 2e verdieping is vaak een bonk te horen. Dit is onvermijdelijk, omdat hier het contra gewicht zit. 3. Bespreken en goedkeuren notulen van de vergadering d.d. 14 april 2010 De notulen van de ledenvergadering d.d. 14 april worden pagina voor pagina, tekstueel en inhoudelijk, doorgenomen. Bij pagina 3 wordt door het bestuur een opmerking geplaatst. Een contract voor een jaarlijkse dakinspectie wordt door de VvE nog niet nodig gevonden. Dit omdat het dak 10 jaar garantie heeft. Besluit: zonder verdere op- en/of aanmerkingen worden de notulen goedgekeurd en vastgesteld.
2
4. Toelichting op de jaarrekening over 2010 De heer Priem licht de jaarrekening toe. Het resultaat van de onderhoudsreserve is gestegen ten opzichte van 2009. Ten laste van de algemene reserve zijn de volgende werkzaamheden in 2010 uitgevoerd: - het installeren van tussenmeters - plaatsen van een overkapping bij de algemene entree. Het jaar 2010 is afgesloten met een positief resultaat. Door VT 2000 B.V. wordt voorgesteld om dit resultaat ten gunste te boeken van de algemene reserve. De heer Knegt en de heer Verstappen merken dat op de resultatenrekening fouten staan in de kolommen werkelijk 2009 en begroting 2010. De kosten die betaald worden voor de verzekeringen zijn niet meeberekend in het totaal. Dit wordt beaamd door de heer Priem. De juiste versie van de resultatenrekening wordt meegestuurd met de notulen, zodat elke eigenaar de juiste gegevens bezit. 5. Verslag kascommissie betreffende de jaarrekening 2010, goedkeuring van de jaarrekening en het verlenen van decharge aan bestuur en VT 2000 B.V. De kascommissie, bestaande uit de heer Pinxteren, de heer Verstappen en mevrouw Goudriaan, heeft de controle uitgevoerd. De heer Verstappen krijgt het woord. Vooraf aan de vergadering is er mailverkeer geweest tussen de kascommissie en VT 2000 B.V. De vragen van de kascommissie zijn door VT 2000 B.V. naar tevredenheid beantwoord. Er zijn door de kascommissie over 2010 geen onregelmatigheden geconstateerd in de boekhouding die VT 2000 B.V. heeft gevoerd. De kascommissie geeft daarom een positief advies aan de vergadering om decharge te verlenen. Besluit: de jaarrekening over 2010 wordt unaniem goedgekeurd. Besluit: het resultaat over 2010 wordt ten gunste van de algemene reserve geboekt. Besluit: er wordt unaniem decharge verleend aan het bestuur en VT 2000 B.V. over het gevoerde financiële beleid over 2010. De heer Verstappen verzoekt VT 2000 B.V. om op de facturen, waarop de kosten voor de betaalde verzekeringen staan, de termijn te zetten waarop de verzekering toepassing heeft. De heer Priem gaat dit aangeven bij de afdeling verzekering bij VT 2000 B.V. De kascommissie wordt door de VvE bedankt voor de uitgevoerde controle. 6. Bespreken en vaststellen begroting 2011 en de maandelijkse bijdrage De heer Priem licht de begroting toe. De verzekeringen lopen via de hoofdvereniging. De kosten voor elektra kunnen na het plaatsen van de tussenmeters via de eigen VvE lopen. In overleg met het bestuur is gekozen om ze dit jaar nog bij aandeel hoofdvereniging te vermelden. De vergadering wil graag dat zowel de kosten voor de verzekeringen als de kosten voor de elektra in deze categorie blijven staan.
3
De heer Verstappen geeft aan het niet eens te zijn met het bedrag in de begroting voor de kosten voor elektra. Volgens hem bedragen de kosten jaarlijks maar € 2.500, -. Dit heeft de heer Verstappen berekend, naar aanleiding van de jaarnota over 2010. Het voorstel is om een bedrag van € 2.500, - in de begroting op te nemen. Het voorstel wordt in stemming gebracht. Met 3 stemmen tegen wordt dit voorstel aangenomen. Besluit: de begroting 2011 wordt gewijzigd door voor elektra een bedrag van € 2.500, - op te nemen i.p.v. € 5.200, -. Het bestuur, VT 2000 B.V. en de heer Verstappen spreken af in spoedig in overleg te gaan om de juiste kosten voor de elektra te berekenen. Op de vergadering kan door het bestuur geen duidelijk standpunt worden ingenomen, omdat deze berekening tijd en onderzoek vereist. De vergadering verwacht dat volgend jaar een juiste berekening van de kosten voor de elektra wordt opgesteld. De nieuwe begroting voor 2011 wordt samen met de notulen verstuurd naar alle eigenaren. De gewijzigde begroting verwacht een positief resultaat. Het bestuur stelt voor om de maandelijkse bijdragen voor 2011 gelijk te houden. Besluit: de vergadering besluit unaniem om de maandelijkse bijdragen gelijk te houden. 7. Opstellen van een meerjaren onderhoudsplan In de begroting voor 2011 is een bedrag opgenomen van € 1.600, - voor het opstellen van een meerjaren onderhoudsplan. Verwacht wordt dat de kosten hiervoor minder bedragen als het plan wordt opgesteld samen met VvE Oeverzwaluw en VvE Quarakter IV. Dit wordt nog door het bestuur onderzocht. Een meerjaren onderhoudsplan is belangrijk voor een VvE, omdat dit plan een overzicht weergeeft van de in de toekomst verwachte kosten. Aan de hand hiervan kan de maandelijkse bijdragen elk jaar vastgesteld worden door te kijken of er genoeg wordt gespaard voor het kunnen uitvoeren van groot onderhoud in de toekomst. Een meerjaren onderhoudsplan wordt tevens geleverd in een Excel bestand. Hierin kan de VvE zelf elk jaar de verwachte kosten tegenover de werkelijke kosten afboeken. Elk jaar wordt dit overzicht dus bijgesteld op de werkelijke cijfers. Voor het uitvoeren groot onderhoud worden uiteraard altijd meerdere vrijblijvende offertes aangevraagd. De keuze voor de firma die het meerjaren onderhoudsplan gaat opstellen is nog niet gemaakt. Besluit: de vergadering geeft unaniem akkoord voor het laten opstellen van een meerjaren onderhoudsplan tot een bedrag van € 1.600, -. Op de volgende ledenvergadering wordt het meerjaren onderhoudsplan inhoudelijk besproken.
4
8. Aanleg van een daktuin De aanleg van de daktuin is inmiddels gerealiseerd. De VvE heeft hiervoor een bedrag van € 500, - moeten betalen. De werkzaamheden zijn naar tevredenheid van de VvE uitgevoerd. Er zijn wel een aantal klachten gemeld bij de uitvoerend hovenier. Gevraagd is dat de hovenier let op de kleine heesters, dat hij ze niet per ongeluk weg schoffelt. 9. Stoffering/ verven trappen De heer Knegt heeft onderzoek gedaan naar de kosten om de algemene trappen te stofferen. De kosten hiervan bedragen ongeveer € 15.000, -. Ook heeft de firma Van Wijnen een vrijblijvende offerte opgesteld om de trappen te verven. Deze offerte bevat het herstellen van slechte plekken op de trappen en het 2-laags verven van de trappen in een betonkleur. De kosten hiervoor bedragen € 4.625, -. Sommige leden vragen zich af of het verfwerk niet door de eigenaren zelf kan worden gedaan. Dit voorstel wordt niet akkoord bevonden door de meerderheid van de vergadering. Tevens vind de vergadering de kosten voor het stofferen te hoog. De firma Van Wijnen heeft een aantal referenties opgegeven waar zij dezelfde werkzaamheden hebben uitgevoerd en waar de laag er nu al 4 jaar op zit. Meerdere eigenaren willen dit graag zien. Voorgesteld wordt om een commissie hiervoor aan te stellen. De heer Swaghoven, de heer Knegt en de heer De Jonge geven zich hiervoor op. Zij gaan samen spoedig deze uitgevoerde werkzaamheden bekijken en brengen dan een advies uit. Besloten wordt dat de vergadering het advies van deze commissie opvolgt en dat dan door het bestuur wordt bepaald of de opdracht (kosten € 4.625, -) wordt gegeven. Er zijn geen tegenstemmen. 10. Samenstelling bestuur en kascommissie Mevrouw Harreman heeft aangegeven na de vergadering af te treden als lid van het bestuur. De VvE accepteert haar beslissing en bedankt haar voor de getoonde inzet. Dit wordt bekrachtigd door een bos bloemen en een cadeaubon. De rest van de bestuursleden stellen zich herkiesbaar en worden door de vergadering herkozen. Voorzitter: Penningmeester: Algemeen lid: Algemeen lid:
de heer Snoey de heer Heijboer de heer Swaghoven de heer Kol
De kascommissie stelt zich herkiesbaar om de controle over 2011 uit te voeren. De heer Verstappen geeft wel dat het gewenst is om elk jaar te rouleren. Verzocht wordt dat meerdere eigenaren zich hiervoor aanmelden.
5
Besluit: de kascommissie blijft ongewijzigd. De heer Verstappen De heer Van Pinxteren Mevrouw Goudriaan 11. Vaststellen van de incassoprocedure De incassoprocedure die door VT 2000 B.V. wordt gehanteerd, als eigenaren niet tijdig de maandelijkse bijdragen voldoen, wordt unaniem goedgekeurd.
12. Rondvraag Tijdens de rondvraag komen de volgende punten aan de orde. Kunnen we iets doen aan de overlast van hondenpoep? Een bord plaatsen met verboden voor honden is niet mogelijk, omdat het een openbare weg betreft. Het bestuur doet het voorstel om een brief naar de gemeente te sturen, waarin de overlast kenbaar wordt gemaakt. Misschien dat er extra prullenbakken kunnen worden geplaatst, waarin de uitwerpselen gedaan kunnen worden? De heer Verstappen geeft aan dat iedereen in het complex alert dient te zijn op merkwaardige gebeurtenissen. Onlangs heeft er een onbekend persoon s’nachts bij het complex voor overlast gezorgd. De heer Verstappen dankt alle bestuursleden en het beheerkantoor voor de gedane inzet in 2010. 13. Sluiting De voorzitter dankt alle aanwezigen voor de positieve inbreng en sluit de vergadering om 22.35 uur.
6
