Concept Notulen Algemene ledenvergadering van de VvE Rozemarijnhof Gehouden 29 maart 2010, de Serre, Pieter Callandlaan 258a te Amsterdam
1. Opening door de voorzitter van de vergadering De heer Rutger den Besten (bestuurslid) opent de vergadering en heet alle aanwezigen van harte welkom. Deze vergadering is een vervolg op de ALV d.d. 18 februari 2010. Op die vergadering ontbrak voor enkele agendapunten het vereiste quorum. Tevens zijn een aantal punten wegens tijdgebrek niet aan de orde gekomen. 1. Vaststellen quorum Aanwezig de eigenaars van: Johan Hofmanstraat: 263;285;303;307;321;325;329;335;339;341;343;345;78 P8 Jan Oudegeeststraat:80;84;86;90; Dr. E. Boekmanstraat: 31;33;41;45;47; Volmachten: Johan Hofmanstraat: 289 en 301 aan mw. Brinkman Het totaal uit te brengen stemmen bedraagt 633 Het totaal aantal aanwezige stemmen bedraagt 264. Voor agendapunt 8 en 11 is 2/3 meerderheid van de nu aanwezige stemmen vereist. 2. Bespreken, vaststellen en ondertekenen notulen d.d. 18 februari 2010 Desgevraagd bevestigt de voorzitter dat de hekken bij de brandtrap door dhr. Kalis (Van Wijnen) zijn nagekeken, waarvan een notitie is gemaakt. Het lijkt op een constructiefout, waar af en toe smeren wel helpt, maar dit blijkt slechts een lapmiddel. De sluiting bij het andere hek is verbeterd en verwacht wordt dat ook het onderhavige hek steviger wordt. Mevrouw de hen Johan Hofmanstraat 343 herinnert eraan dat zij, in tegenstelling tot wat de notulen weergeeft, zelf aanwezig waren en niet bij volmacht. Voor het quorum maakt dat geen verschil. De notulen worden op dit punt gecorrigeerd en opnieuw verzonden. Gemeld wordt dat de garagedeur aan de Hofmanstraat open blijft staan. De voorzitter antwoordt dat ook dit bij dhr. Kalis bekend is, deze zal de dranger goed afstellen. De notulen wordt verder goedgekeurd en vastgesteld. 3. Bespreking en goedkeuring Huishoudelijk Reglement (concept 29-03-2010) en naleving splitsingsakte. Op het verzoek om voorstellen en opmerkingen over het concept in te dienen ontving het bestuur slechts drie reacties waarmee het bestuur veronderstelt dat men akkoord is. Enkele punten komen ter vergadering nog aan de orde. Artikel 2a: Gemeenschappelijke ruimten. Gevraagd wordt of de parkeergarage ook gemeenschappelijke ruimte is want de ruimte is niet in artikel 2 opgenomen. Eigen Haard bevestigt dat dit wel het geval is en zal dit toevoegen. Artikel 2b: Kleur van de gevelbekleding. Uitgangspunt is om zoveel mogelijk gebouweigen kleuren toe te passen. Onder gevelbekleding moet overigens worden verstaan: ………………………………………. - Kleur van de rolluiken aan galerijzijde. De voorzitter vraagt of er bezwaren bestaan tegen bepaalde kleuren en somt enkele kleuren op. De leden spreken hun voorkeur uit voor een zekere uniformiteit. Het houtwerk is van kleurcode 9010, de vergadering stemt ermee in om voor de rolluiken diezelfde code aan te houden. Het risico op te grote witte vlakken is beperkt, omdat niet iedereen een rolluik zal aanschaffen. 1
- Kleur van de zonwering. De architect is tot drie keer toe gelegenheid geboden zich uit te laten over de kleur van de zonneschermen, maar heeft hierop niet gereageerd. De voorzitter legt verschillende kleurenopties voor, waarbij een voorkeur bestaat voor blauw met witte strepen. Mw. Brinkman voorziet verwarring en bezwaar onder de afwezige leden. Omdat dit onderwerp niet als zodanig is geagendeerd en wel ingrijpend is, wordt voorgesteld om hiervoor medio mei een bijzondere vergadering uit te schrijven. Eigen Haard zal bij de uitnodiging een termijn stellen om te reageren op het kleurenvoorstel, dat zowel de voorzijde als achterzijde van het gebouw betreft. Een en ander zou ruim vóór de zomer moeten zijn afgehandeld. - Fietsen in garage. Gevraagd wordt of onverkochte parkeerplekken voor stalling van fietsen kunnen worden gebruikt. Mw. Brinkman antwoordt daarop dat de VvE deze parkeerplekken niet in eigendom heeft en er daarom niet over kan beschikken. Lege plekken worden door eigenaar Eigen Haard te koop gezet, de bedoeling is dat deze allemaal verkocht worden. Mw. Buiten merkt op dat verkoop aan buitenstaanders mogelijk risico´s met zich brengt. Het is niet de bedoeling dat de VvE investeert in beveiligingsmaatregelen en intussen de deur open staat voor nietleden. Mw. Brinkman neemt die ongerustheid weg, kopers van parkeerplaatsen worden ook lid van de VvE en dienen zich ook tehouden aan de regels die voor iedereen gelden. Artikel 2m: Schotels. Gesignaleerd wordt dat in strijd met akte en reglement schotels zijn geplaatst, de vraag is of daarvoor geen andere oplossing bestaat. Bijvoorbeeld plaatsing op het dak, als dat technisch veilig en mogelijk is. De akte bepaalt dat niet aan de gevel, maar wellicht wel op schuurtje of in de tuin schotels mogen worden geplaatst. Mw. Brinkman meldt dat Eigen Haard in opdracht van het bestuur van meet af aan bewoners aanschrijft die de regel negeren. Zij memoreert een recente uitspraak van de Hoge Raad waarin staat dat schotels niet verboden kunnen worden. Het betrokken lid vraagt echter geen verbod maar een andere oplossing, om wildgroei te voorkomen. Het bestuur ziet voor zichzelf geen handhavingstaak weggelegd en adviseert leden om elkaar onderling rechtstreeks aan te spreken. Daar wordt tegen ingebracht dat volgens artikel 11 van het huishoudelijk reglement toezicht op naleving wel degelijk een bestuurstaak is. Men is het erover eens dat het reglement consequent moet worden toegepast, zowel voor wasgoed, schotels als wat dan ook. Als er geen gehoor wordt gegeven aan de sommering, is het bestuur volgens de akte verplicht boetes op te leggen. Artikel 3: Volgens sommige leden is de bepaling over geluidsoverlast tot 21.00 uur moeilijk waar te maken. Wettelijk gezien is overlast vóór 23.00 uur niet als overlast aan te merken en dus geen grond voor maatregelen. Niettemin is deze regel opgenomen om een acceptabel leefklimaat te waarborgen. Boren in de avonduren bijvoorbeeld is onacceptabel. Is incidentele overtreding van deze regel onvermijdelijk, dan dient dat in onderling te overleg te gebeuren. Ondanks de duidelijke richtlijn is er ook sprake van structurele en anonieme overtreding. Die eigenaren wordt hierbij nog eens uitdrukkelijk verzocht met het reglement en met elkaar rekening te houden. Het bestuur benadrukt dat niet alles in een huishoudelijk reglement is te vatten en dat dit naar redelijkheid en billijkheid moet worden geïnterpreteerd. Mw. Brinkman vult aan dat een reglement maatwerk is en per jaar desgewenst kan worden aangepast aan de bijzondere situatie van vereniging, zolang die niet in strijd komt met modelreglement en splitsingsakte. Artikel 6c roept de nodige vragen op. Door de vage of althans ruime omschrijving, ook van artikel 5:132 BW, ontstaat gemakkelijk discussie over wanneer sprake is van de noodzaak tot toegang verschaffen. Nu dit in de akte al is opgenomen is vermelding in het huishoudelijk reglement irrelevant. Besloten wordt daarom om artikel 6c geheel te schrappen. 2
Artikel 6d: Privégedeelten. Gevraagd wordt of de jaarlijkse controle van het ventilatiesysteem collectief kan geschieden, met het oog op kostenbesparing. Mw. Brinkman antwoordt dat het onderhoud van nieuwe installaties, waaronder de mechanische ventilatie, niet jaarlijks gebeurt maar eens in de twee jaar. Omdat aspirant kopers de vrijheid moeten houden zelf een bedrijf te kiezen voor onderhoud, worden dergelijke contracten buiten de VvE gehouden. Wel is het mogelijk om onderling gezamenlijk een bedrijf in te schakelen, op individuele titel. De voorzitter vertelt al bezig te zijn met een inventarisatie daarvan. De vergadering gaat akkoord met het Huishoudelijk Reglement versie 29 maart 2010 inclusief de genoemde aanpassingen. 4. Beveiliging Toegangshekken Zoals bekend is het huidige hek niet stevig genoeg. Kleine criminelen zijn bij herhaling binnengedrongen en hebben in auto’s ingebroken. Voor versteviging van de toegangshekken zijn twee opties voorgelegd. De onzichtbare versteviging heeft als voordeel dat die niet gemakkelijk onklaar gemaakt kan worden. Er wordt van bovenaf een paal neergelaten. Een paal van onderaf heeft als nadeel dat eventueel onbedoelde, door automobilisten zelf veroorzaakte, schade buiten dekking van de verzekering valt. De voorzitter adviseert de optie met het magneetsysteem. Mw. Brinkman vult aan dat deze ingreep kan worden betaald uit het kasoverschot 2009 van ca. € 4000,-. Hiertegen bestaat onder de leden geen bezwaar. Iedereen betaalt eraan mee omdat het hek toegang geeft tot de algemene ruimte en daarmee het algemene veiligheidsgevoel toeneemt. Camerabeveiliging. Uit de presentatie op de website van de VvE blijkt dat het goedkopere systeem van 7 camera’s geen uitbreidingsmogelijkheden kent. Deze optie leidt tot een eenmalige bijdrage van € 110,- per lid. Het duurdere systeem van € 135,- telt 9 camera’s, eventueel uit te breiden tot 16. Beelden worden via een draadloze internetverbinding naar een extern beveiligingsbedrijf overgeseind. De data zelf worden dus niet in het gebouw bewaard wegens diefstalgevoeligheid. Op de tekening wijst de voorzitter de plaatsen aan waar camera’s worden bevestigd: op hoekpunten en kopkanten van galerij, in de parkeergarage en in de berging ter bewaking van de technische ruimte. In een ander hofje zijn uit die ruimte de kabel, elektra, hydrofoor en waterpomp gestolen. De camera heeft voldoende bereik. Er is geen 24/7 alarmsysteem, maar ervaring leert dat camerabeveiliging drempelverhogend werkt. Eens per 6 weken vindt wijkoverleg plaats en in geval van inbraken zijn er nu tenminste enige aanknopingspunten. Voorheen ontbraken die, zodat ook de politie weinig kon doen. Er wordt overigens wel gesurveilleerd in burger en er is een wijkcoach, maar Osdorp is nu eenmaal een diefstalgevoelige buurt. De voorzitter houdt binnenkort een rondje met de politie in zes complexen. Mw. Brinkman vult aan dat de tendens bij nieuwbouw zo is, dat er in het begin veel inbraken zijn, maar dat dit langzaamaan terugloopt en preventieve faciliteiten zeker helpen. Bij schade zijn de beelden overigens opvraagbaar, maar deze worden niet rechtstreeks vrijgeven gelet op de privacy. De voorzitter houdt een stemronde en telt tegen het plaatsen van camera’s 3 tegenstemmen. Gekozen wordt voor de optie van € 135,- bij betaling in één keer, via acceptgiro. Dit bedrag is ex btw en zonder internetabonnement dat noodzakelijk is voor de draadloze overbrenging van gegevens. De vergadering gaat hiermee akkoord. 5. Beheersovereenkomst Mw. Brinkman licht toe dat de beheersovereenkomst loopt tot eind 2010. Het staat de vereniging vrij om daarna desgewenst een andere beheerder te kiezen. Daaraan heeft de VvE geen behoefte, zodat Eigen Haard als beheerder zal aanblijven.
3
6. Verzekeringen na hertaxatie Mw. Brinkman deelt mee dat de taxatie herbouwwaarde kosteloos heeft plaatsgevonden. Deze dient om te verifiëren of de vastgestelde herbouwwaarde reëel is. Bij de inventarisatie is bekeken wat extra is aangebracht buiten casco. Ter voorkoming van oververzekering of onderverzekering is het raadzaam dat individuele eigenaren dit afstemmen met de eigen inboedelverzekering. Het eigenaarbelang van € 23.000,- is voor sommigen misschien te laag, het wisselt per woning. Als het bedrag te laag is, dient de eigenaar dit zelf bij te verzekeren bij zijn eigen inboedelverzekering. 7. Schoonmaak De galerij valt ook onder de gemeenschappelijke ruimte en deze wordt door de schoonmaker niet meegenomen. De eigenaar dient zelf zijn eigen deel voor de woningtoegangsdeur schoon te houden. De voorzitter verzoekt evt. klachten over het schoonmaakwerk te bundelen zodat dit bij het bedrijf gemeld kan worden. Geconstateerd is dat de parkeergarage matig gereinigd wordt. Terwijl op woensdags het zwerfvuil wordt verwijderd blijkt er donderdag al nieuw vuil te liggen en de vraag is of dit nieuw vuil is, of dat slordig is gereinigd. De vergadering is het erover eens dat op bewoners zelf ook enige verantwoordelijkheid rust, want vuil trekt vuil aan. Er is diverse malen door het bestuur opdracht gegeven eigenaren aan te schrijven op het verwijderen van goederen of afval. Helaas wordt dit niet altijd opgevolgd. De splitsingsakte is duidelijk over sancties: Artikel 41 1. Bij overtreding of niet-nakoming van een der bepalingen van de wet, van het reglement, van het huishoudelijk reglement of van een besluit van de vergadering door een eigenaar of door een gebruiker, zal het bestuur de betrokkene een schriftelijke waarschuwing doen toekomen per aangetekende brief en hem wijzen op de overtreding of niet-nakoming. 2. Indien de betrokkene binnen een maand geen gevolg geeft aan de waarschuwing kan het bestuur hem een eenmalige of dagboete opleggen van ten hoogste een bedrag dat door de vergadering voor zodanige overtredingen of niet-nakoming is bepaald voor elke overtreding of niet-nakoming, onverminderd de gehoudenheid van de betrokkene tot schadevergoeding, zo daartoe termen aanwezig zijn, en onverminderd de andere maatregelen, welke de vergadering kan nemen krachtens de wet of het reglement. 3. De te verbeuren boeten komen ten bate van de vereniging. 4. Indien het bedrag van de boete niet tijdig wordt voldaan is artikel 13 eerste lid van toepassing. 5. Voor de toepassing van dit artikel wordt een ondereigenaar gelijkgesteld aan een eigenaar. 8. Naambordjes Mw. Brinkman licht toe. Er is een elektronisch beltableau waarop de naam moet worden ingetoetst en de vraag is nu of de VvE daarnaast ook naambordjes wenst. De projectontwikkelaar heeft toegezegd de eerste naambordjes te betalen. Latere wijziging dienen de leden zelf te betalen, maar deze moeten wel via de VvE worden besteld met het oog op de uniformiteit. De meerderheid van de vergadering heeft inderdaad behoefte aan naambordjes bij de brievenbussen, omdat bezoekers niet altijd het huisnummer weten. Destijds moesten ook de eengezinswoningen namen opgeven en de vraag is of daar iets mee gebeurt. Mw. Brinkman geeft aan dat dit een inventarisatie is geweest met als doel op deze vergadering hierover te stemmen. Ook dit is bedoeld voor de uniformiteit. 9. Algemeen onderhoud Technische commissie De voorzitter informeert of er onder de leden kandidaten zijn voor een technische commissie. Dat blijkt in eerste instantie van niet, zodat dergelijke klussen zullen worden uitbesteed. Mevrouw Kuik en de heer Wiedijk stellen zich wel beschikbaar voor kleine klusjes, zoals het vervangen van lampen. De vergadering gaat akkoord. 4
Onderhoudscontract Met RRS kan een onderhoudscontract worden gesloten voor rioolreiniging, kosten € 8,- per woning per jaar. Er is een 24/7 service aan gekoppeld, direct toegankelijk voor leden. Het contract geeft aan wat onder gemeenschappelijke zaken valt. Dit met oog op het vaststellen van de oorzaak van mankement en doorbelasten van kosten van nalatigheid door eigenaren. Er is dus een verschil of een rioolprobleem ontstaat door lekkage aan de standleiding of het werpen van kattenbakgrind door het toilet. Voordeel van een collectief contract is dat er individueel geen voorrijkosten worden gerekend (behoudens eigen nalatigheid). De leden wordt verzocht nota te nemen dat geen olie en vet in de put van de parkeergarage wordt geloosd. De reinigingskosten hiervan bedragen € 800,-. Het onderhoudscontract is overigens jaarlijks opzegbaar. De vergadering besluit tot afsluiting van het contract met RRS. Klachten en storingen melden Uitgangspunt is dat leden zelf klachten melden aan Eigen Haard, die daarvoor 24/7 bereikbaar is. Daartoe is een lijst verspreid met adressen. Terloopse mededelingen aan een bestuurslid in de lift zijn niet de geëigende weg. Als blijkt dat Eigen Haard technische dienst te weinig gevolg geeft, zou het bestuur daarvan graag een terugkoppeling ontvangen, zodat nadere actie kan worden genomen. 10. Parkeerplaatsen Mw. Brinkman deelt mee dat er nog 10 parkeerplaatsen te koop zijn. De voorzitter signaleert dat plaatsen soms ten onrechte worden gebruikt door andere automobilisten. Zelfs rode paaltjes werken niet. Hij verzoekt de leden hiervan nota te nemen. Het bestuur heeft overigens een registratie van plaatsen met bijbehorende huisnummers. De voorzitter weet dat de gemeente het handhavingsbeleid parkeren buiten het complex (voor zover dat er was) zal aanscherpen, evenals de 30 km zone. 11. Verklaring ingebruikneming bij verhuur aan derden De splitsingsakte staat toe dat eigenaren hun ruimte in gebruik geven aan derden, maar gebruik door niet-leden kan alleen onder toepassing van deze verklaring. Op deze wijze houdt de VvE zicht op wie de bewoners zijn en de naleving van het huishoudelijk reglement. Bij verhuur of ingebruikgeving dient de eigenaar dit te melden aan het bestuur en de beheerder, zodat er gevolg aan gegeven kan worden. 12. Rondvraag De voorzitter vraagt de leden nog eens om mobiele nummers en e-mailadressen aan het bestuur kenbaar te maken. Dit om contact te kunnen opnemen in noodsituaties zoals brand, lekkage e.d. Een van de leden meldt dat de intercom niet stabiel functioneert. Een van de aanwezigen spreekt haar compliment uit over de schuttingen van de eengezinswoningen. Mw. Buiten vraagt of in het aangekondigde gesprek met Van Wijnen ook over het dak zal worden gesproken. Dat wordt bevestigd, evenals over de lift. Het bestuur is het vertrouwen in Van Wijnen een beetje kwijt, dus overweegt zaken aan een derde uit te besteden. Mw. Buiten heeft ook een klacht over kou die via de hor binnendringt. De voorzitter verzoekt eventuele andere punten snel naar hem te mailen, zodat die in het gesprek met Van Wijnen meegenomen kunnen worden. Desgevraagd bevestigt mw. Brinkman dat de servicekosten per 1 augustus 2009 zijn ingegaan. Twee leden hebben bij Eigen Haard bij herhaling uitleg gevraagd over de aanmaningen, maar geven aan dat dit heel lang duurt of geen goed antwoord krijgen. Een ander lid vraagt of hij de servicebijdragen bij vooruitbetaling mag voldoen. Hij wil geen machtiging afgeven wegens onregelmatigheden in het debiteurenbeheer. Mw. Brinkman erkent dat er problemen zijn geconstateerd. Er worden zo’n 7500 herinneringen per maand verzonden en er gaat weleens wat mis. Er wordt hard aan gewerkt om dit op te lossen. Door het uitgeven van dubbele nummers op de woonadressen door de gemeente is er in het begin niet goed aangeschreven. Hierdoor is er veel verwarring ontstaan over de te betalen 5
bedragen vanaf 1 augustus 2009. Dat lag helaas buiten de verantwoordelijkheid van Eigen Haard. Mw. Brinkman ziet geen belemmering om de servicebijdragen vooruit te betalen. 13. Sluiting Verder niets meer aan de orde zijnde dankt de voorzitter alle aanwezigen voor hun inbreng en sluit om 21.50 uur de vergadering. Genotuleerd door W. Brugman. Deze notulen zijn goedgekeurd in de Algemene Ledenvergadering van ..................................
........................................ (handtekening voorzitter)
Van belang zijnde informatie: Pauline Brinkman Coördinator V.v.E Beheer Tel. : 020 – 680 10 22 E-mail:
[email protected] Bezoekadres: Arlandaweg 88 te Amsterdam Servicenummer Technische Administratie 020 – 6801 801
ACTIE LIJST VvE Rozemarijnhof
Datum: 29 maart 2010
Punt:
Actie:
Wie:
01. 02. 03. 04.
Notulen 18 februari 2010 aanpassen en opnieuw meesturen Huishoudelijk reglement: toevoegen parkeergarage artikel 2 Huishoudelijk reglement: schrappen artikel 6c Huishoudelijk reglement: kleurcode gevelbekleding 9010 + meesturen met notulen Medio mei een bijzondere vergadering uitroepen voor goedkeuring van voorstel zonneschermen Elke eigenaar ontvangt een acceptgiro met de éénmalige kosten voor de camera’s (ca. € 135,-) Naambordjes bij brievenbussen alulook met zwarte letters (ook bij eengezinswoningen) Afsluiten onderhoudscontract RSS Afsluiten contract inzake sensor aan toegangshek Afsluiten contract plaatsing beveiligingscamera’s E-mail en telefoonnummers aan bestuur via de mail
VvE Beheer VvE Beheer VvE Beheer
05. 06. 07. 08. 09. 10. 11.
VvE Beheer VvE Beheer/Bestuur VvE Beheer/ FAFZ VvE Beheer VvE Beheer Bestuur Bestuur Allen
6
BESLUITEN LIJST VvE Rozemarijnhof Punt: 01. 02. 03. 04. 05. 06. 07.
Datum: 29 maart 2010
Besluit: Notulen 18 februari 2010 goedgekeurd (na correctie) Huishoudelijk Reglement wordt vastgesteld versie 29 maart 2010 Mandaat bestuur om toegangshek van sensor te voorzien (optie € 135,-) Mandaat bestuur om camera’s te plaatsen (optie € 7.885,-) Mandaat bestuur voor naambordjes bij brievenbussen Mandaat bestuur voor onderhoudscontract RSS Eigen Haard blijft beheerder VvE
7
