Concept Notulen Algemene Ledenvergadering van de VvE Rozemarijnhof, Gehouden 18 februari 2010, de Serre, Pieter Calandlaan 258 te Amsterdam
1. Opening door de voorzitter van de vergadering De heer Rutger den Besten (bestuurslid) opent om 19.30 uur de vergadering en heet een ieder van harte welkom. Aan de bestuurstafel zitten verder namens de VvE de heer Raymond v.d. Schaaf (bestuurslid) en namens Eigen Haard VvE Beheer mw. Paulien Brinkman. De heer R. den Besten licht de aangepaste agenda toe; punt 18 Rolluiken kleurencode is toegevoegd. De agenda wordt vastgesteld. 2. Vaststellen quorum Aanwezig: Johan Hofmanstraat: 273;263;341;339;289;321;311;327;335;329;303;285;325;307 Jan Oudegeeststraat: 88;90;84;82;86;80 Dr. E. Boekmanstraat: 33;47;35;45;31 Volmachten: Johan Hofmanstraat: 343;269;309; pp 2;4;6;24;25;26;27;28;29;44 Dr. E. Boekmanstraat: 41 Voor het nemen van besluiten is 50% meerderheid van stemmen nodig, voor het nemen van een besluit betreffende agendapunten 8+11 is 2/3 meerderheid vereist. Er is geen 2/3 meerderheid, binnen 2 tot maximaal 6 weken na heden zal een tweede vergadering worden uitgeschreven om deze besluiten alsnog te kunnen nemen. Voor besluiten die dan genomen worden is geen quorum vereist, slechts een meerderheid van stemmen (2/3). Het totaal aantal uit te brengen stemmen bedraagt: 633. Het totaal aantal aanwezige stemmen bedraagt: 326. Er is voldoende quorum om rechtsgeldige besluiten te nemen, met uitzondering van agendapunten 8 en 11. 3. Bespreken, vaststellen en ondertekenen notulen d.d. 21 april 2009 De notulen wordt goedgekeurd en vastgesteld. 4. Ingekomen stukken en mededelingen - Ingangsdatum servicekosten Op de oprichtingsvergadering is besloten wanneer de ingangsdatum zou zijn van de servicekostenbetaling. Dat geldt voor elke eigenaar en is niet gekoppeld aan de opleveringsdatum van de woning of het appartement. Dat blijkt nogal eens een misverstand. In de aangenomen begroting 2009 staan de bedragen die gelden voor 2009 en 2010. De kosten zijn destijds bekend gemaakt, het is aan de bewoner zelf hoe deze maandelijks te voldoen. Automatisch incasseren verdient hierbij de voorkeur. Door allerlei verwarringen is een flinke achterstand ontstaan, zowel doordat de Gemeente Amsterdam dubbele huisnummers heeft uitgegeven, bij Eigen Haard VvE Beheer met de aanmaningen en bij de eigenaren. Eigen Haard heeft de facturen wel allemaal betaald. Er is vanuit de debiteurenadministratie (geautomatiseerd systeem) inmiddels een aanmaning + overzicht verstuurd aan iedere bewoner. Voor vragen hieromtrent kan men zich per mail wenden tot Mw. Brinkman:
[email protected] Eigen Haard verstuurt geen acceptgiro’s voor de servicekosten. Servicekosten zijn nl. een brengschuld en Eigen Haard is niet verplicht hiervoor acceptgiro’s of facturen te sturen. -Verzekeringen na hertaxatie i.v.m. eigenaarbelang. Na de taxatie herbouwwaarde van het complex door de fa. Kok is de premie voor de opstalverzekering iets verhoogd. Binnen deze opstalverzekering valt ook het eigenaarbelang van circa € 24.000,-. Onder het eigenaarbelang valt bijvoorbeeld een nieuwe keuken, luxe badkamer of
exclusieve vloer, kortom alles wat aard- en nagelvast zit. De eigenaar kan dit voor de volledigheid aan de eigen verzekering melden. Valt het meerwerk hoger uit dan moet het restant zelf worden bijverzekerd via de inboedelverzekering. - Meldingen klachten en storingen De parkeergaragedeur gaat erg langzaam dicht maar dat is de maximum snelheid, als de deur sneller wordt afgesteld wordt deze zeer storingsgevoelig. Sloten van diverse deuren o.a. trappenhal en brandtrap zijn niet goed afgesteld. Om inbraak te voorkomen en veiligheid te vergroten wordt geadviseerd om vooral te controleren of de deuren ook daadwerkelijk gesloten zijn. In de lift staat het storingsnummer vermeld van Eigen Haard: 020-680180. Men wordt vriendelijk verzocht Eigen Haard te bellen en niet het bestuur of direct naar Kone. Men stoort zich aan het zwerfvuil: colablikjes, sigaretten, chips e.d. in de lift en garage. Het bestuur verzoekt de leden elkaar op gedrag aan te spreken en het vuil in de afvalbak te gooien. 5. Invulling Bestuur VvE De heer Salceda, Johan Hofmanstraat 311 is verhuisd en is afgetreden als lid van het bestuur. Het bestuur draagt de Heer H. Holla voor als algemeen bestuurslid namens de eengezinswoningen. De vergadering gaat akkoord met het aanblijven van de huidige bestuursleden en en de heer H. Holla wordt benoemd tot algemeen bestuurslid. Het bestuur bestaat uit: De heer R. den Besten De heer R. van der Schaaf De heer H. Holla
Johan Hofmanstraat 335 namens de appartementen Johan Hofmanstraat 303 namens de appartementen Dr. E. Boekmanstraat 47 namens de eengezinswoningen
De website van de Vereniging is in ontwikkeling: www.Rozemarijnhof.nl Alle leden kun hier informatie vergaren met betrekking tot het complex, als ook eigen kopij aanleveren. Voor specifieke vragen voor het bestuur kan met terecht op het e-mailadres van het bestuur:
[email protected] 6. Mandaat van de vergadering voor het bestuur om contracten af te sluiten die binnen de begroting en de Mjob vallen en mandaat voor de beheerder om rekeningen te voldoen die binnen de begroting en Mjob vallen en mandaat aan de beheerder om tot € 500,- opdrachten te mogen verstrekken Deze punten komen ieder jaar terug op de agenda en zijn in beginsel geregeld in de splitsingsakte en het modelreglement. Het betreft posten die vallen onder klein onderhoud en de snelheid waarmee problemen worden afgehandeld. Voor overschrijdende bedragen zal te allen tijde een aparte vergadering worden uitgeroepen waarin de leden zich kunnen uitspreken over te nemen beslissingen. Het bestuur wordt gemandateerd tot € 500,- om contracten af te sluiten die binnen de begroting en de Mjob vallen. De beheerder wordt gemandateerd om rekeningen te voldoen die binnen de begroting en Mjob vallen. De beheerder wordt gemandateerd tot € 500,- om opdrachten te verstrekken. 7. Formaliteiten. a) Mededeling inzake mutatiekosten De bestuurder is verplicht, ten behoeve van de overdracht, gegevens aan te leveren bij de notaris. De gemaakte kosten worden aan de koper in rekening gebracht. In de koopakte staan de administratiekosten vermeld. Alle mutatiekosten worden verrekend met de koper. b) Goedkeuring om na schade aan de opstal de verschuldigde uitkering op de rekening van de VvE te storten De vergadering gaat akkoord.
c) Toestemming aan de bestuurder, om in geval van achterstand, een deurwaarder in te schakelen om achterstallige bijdragen te innen. De bijdrage dient iedere eerste van de maand op de rekening van de VvE te zijn bijgeschreven. Is dit niet het geval dan wordt na 30 dagen een aanmaning verzonden. Na twee maandelijkse achterstallige bijdragen wordt een aangetekende aanmaning gestuurd. Na drie maanden achterstand wordt een deurwaarder ingeschakeld De vergadering gaat akkoord. d) Het in rekening brengen van alle kosten, zowel in als buitrechte, bij de wanbetaler, indien een deurwaarder wordt ingeschakeld. De vergadering gaat akkoord. e) Automatische incasso Inmiddels heeft ruim 70% van de particuliere eigenaren gekozen voor deze vorm van betaling. Hierdoor wordt aan de voorwaarden voldaan zoals vastgesteld in de splitsingsakte (art. 5, lid 2) t.a.v. de maandelijkse voorschotbijdrage: “De maandelijkse voorschotbijdrage dient op de eerste van elke maand te worden voldaan”. De vereniging heeft zo de zekerheid dat zij over voldoende middelen beschikt om haar opdrachtnemers te kunnen betalen. f) Goedkeuring aan beheerder voor het aangaan van betalingsregelingen met debiteur met dien verstande dat de achterstand in maximaal 12 maanden mag worden afgelost. Terugkerend punt op de agenda dat er o.a. op gericht is om de VvE niet met deze kosten op te zadelen. Uiteraard zal elk geval apart worden bekeken en zal er getracht worden om een deurwaarder te voorkomen. De vergadering gaat akkoord. 8. Bespreking en goedkeuring Concept Huishoudelijk Reglement versie 18-02-2010 naleving reglement splitsingsakte. In de splitsingsakte staan de rechten en plichten vermeld; in het Huishoudelijk Reglement de praktische toepassing daarvan. Ieder jaar zal het Huishoudelijk Reglement een terugkerend item op de agenda zijn om eventuele aanpassingen door te kunnen voeren. Het besluit om een artikel te schrappen of toe te voegen kan alleen met instemming van de ledenvergadering. Het blijkt dat veel leden het reglement niet hebben gelezen, een goede besluitvorming hieromtrent is dus niet mogelijk. Voorgesteld wordt om de huidige situatie tot aan vaststelling van het reglement te gedogen. Het bestuur vraagt de leden het document door te lezen en op- en/of aanmerkingen zsm aan hen door te mailen, zodat er op de volgende vergadering duidelijke besluiten hieromtrent kunnen worden genomen. 9. Inkomsten en uitgaven 2009 Tijdens de oprichtingsvergadering in april 2009 is besloten dat het boekjaar verlengd wordt met 2010, omdat 2009 een gebroken boekjaar is. De uitgaven lopen goed in de pas met de begroting, maar alle nota’s van 2009 zijn nog niet binnen, het blijft dus een raming. De servicekosten voor 2010 blijven gelijk aan die van 2009. De beheerovereenkomst met Eigen Haard behelst de volgende onderdelen: financieel, technisch, administratief beheer en ondersteuning+advies voor het bestuur. Hiervoor is per onderdeel een uurprijs overeengekomen die marktconform is. Enkele aanwezigen tonen hun ontevredenheid over het functioneren van Eigen Haard bij het oplevertraject. Mw. Brinkman legt uit dat Eigen Haard VvE Beheer een andere partij is dan Eigen Haard Projectontwikkeling, die de het complex heeft laten bouwen. VvE Beheer heeft niets te maken met projectontwikkeling of oplevering en is ook geen aanspreekpunt hieromtrent. Mw. Brinkman betreurt de moeilijke opstart en communicatie. Sommige leden dachten dat alle onderdelen van Eigen Haard een interne korte communicatielijn hadden, waardoor problemen snel aangekaart kunnen worden. De fa. van Wijnen heeft toegegeven dat het complex onder de maat is opgeleverd. Het bestuur stelt de leden voor om de krachten te bundelen en projectontwikkelaar van Wijnen aan te spreken op aantoonbare gebreken. Via het e-mailadres van het bestuur kan men zich aanmelden om een collectief te vormen. De controle van de financiën ligt bij de kascommissie en het toezicht bij het bestuur, de goedkeuring hiervoor (décharge aan het bestuur) bij de vergadering maar elk lid heeft recht op inzage opverzoek . Na 31 december 2010 wordt een nieuw overzicht over 2009 en 2010 gepresenteerd op de ALV in
2011. Naar aanleiding van de werkelijke cijfers van 2009 en 2010 wordt dan een begroting opgesteld voor 2011. 10. Beheerovereenkomst per 1 januari 2011 De beheerovereenkomst met Eigen Haard VvE beheer loopt tot en met 31-12-2010. De opzegtermijn is 3 maanden. De vergadering beslist of de overeenkomst doorloopt of dat er voor een andere beheerder wordt gekozen. 11. Beveiliging/veiligheid complex De beveiliging is een hot issue, Stadsdeel Osdorp wordt geteisterd door inbraken. Er is 1x per maand overleg met de politie en alle besturen van de hofjes wisselen hun ervaringen en kennis met elkaar uit. Er worden collectieve afspraken gemaakt wat zich vertaalt in kostenbesparingen. Getracht wordt om een afschrikbeleid te voeren. Scooters en fietsen in de garages zijn veelal oorzaak van de inbraken. Maar beveiliging heeft weinig zin als de bewoners zelf niet goed de deuren achter zich sluiten. Vanaf 2 september 2009 zijn er 7 inbraken geweest, waarvan de laatste op 2 januari j.l. Helaas is er geen enkele melding bij de politie binnengekomen van bewoners die iets verdachts hebben gezien of gehoord, er zijn derhalve geen arrestaties verricht, alleen een politierapport opgemaakt. Elke donderdag zit de buurtregisseur in het buurtcentrum voor vragen en/of informatie. Indien er een inbraak of schadegeval plaatsvindt aan de appartementen of woningen, dient de eigenaar zelf aangifte te doen bij de politie en het algemene nummer van Eigen Haard 020-6801801 te bellen voor de melding en een reparatieverzoek. Het bestuur en de beheerder moeten dan ook op de hoogte worden gesteld i.v.m. de verzekering. Toegangshekken (DBS offertes/keuzes) Als het toegangshek sneller wordt afgesteld wordt deze steeds storinggevoeliger; met andere woorden meer kosten aan onderhoud en herstel. Een draaiknop c.q. veiligheidsknop, waarmee het hek geopend dan wel gesloten kan worden bij een storing zal binnen afzienbare tijd worden gemonteerd. De optie om een sensor in te bouwen en daarbij behorend een veiligheidslus in de grond aanbrengen zal veel geld kosten. Camera’s (offertes/keuzes) Op de website van de VvE zal een volledige presentatie staan inzake het camerasysteem en de daarbij behorende offertes. Er kan gekozen worden uit 2 offertes; een voor 6 camera’s ad€ 6.385,- of een voor maximaal 16 camera’s ad € 7885.-. Op de vraag of het plaatsten van een camerasysteem juridisch verantwoord is antwoordt de voorzitter dat men aan de eisen en voorwaarden voor de privacywetgeving voldoet. Het bestuur vraagt de leden om zich in de presentatie te verdiepen en op de eerstvolgende vergadering een beslissing te nemen over de aanschaf van een camerasysteem. Helaas wordt de vergadering door tijdgebrek om 22.00 uur afgebroken. In de eerstvolgende AVL zullen agendapunten 11 t/m 19 worden behandeld en besluiten worden genomen voor punt 8 en 11. 20. Sluiting De voorzitter dankt alle aanwezigen voor hun inbreng en sluit de vergadering om 22.00 uur de vergadering.
Genotuleerd door Yvonne van der Velde
Deze notulen zijn goedgekeurd in de Algemene Ledenvergadering van ……………………..
………………………… Voorzitter Van belang zijnde informatie: Mevrouw P. Brinkman Coördinator VvE Beheer Tel. 020-6801022 E-mail:
[email protected] Bezoekadres: Arlandaweg 88 te Amsterdam
Servicenummer Technische Administratie 020-6801801
ACTIELIJST
Datum: 18-02-2010
Punt: Actie:
Wie:
05 08
Bestuur
11 11
Actualiseren website VvE Rozemarijnhof. Doornemen HHR voor besluitvorming op eerstvolgende vergadering en evt. vragen en opmerkingen doorgeven. Volledige presentatie maken van camerasysteem i.v.m. besluitvorming op eerstvolgende vergadering. Presentatie aanschaf camerasysteem bestuderen
BESLUITENLIJST Punt: Besluit: 01 02 03 05 06 07 06 07 07
Datum:
Eigenaren Bestuur Eigenaren
Datum: 18-02-2010 Stemverhouding:
De agenda wordt vastgesteld Er is voldoende quorum, behalve voor punt 8 en 11. De notulen d.d. 21 april 2009 wordt goedgekeurd en vastgesteld. De heer H. Holla wordt benoemd tot algemeen bestuurslid, de heren Den Besten en Van der Schaaf blijven aan. Het bestuur wordt gemandateerd om contracten af te sluiten die binnen de begroting en de MJOP vallen. De beheerder wordt gemandateerd om rekeningen te voldoen die binnen de begroting en de MJOB vallen. De beheerder wordt gemandateerd tot € 500,- om opdrachten te verstrekken. Uitkering van schade aan opstal wordt gestort op rekening van de VvE. Toestemming aan bestuurder om in geval van achterstand een deurwaarder in te schakelen om achterstallige bedragen te innen
07 07
Het in rekening brengen van alle kosten indien een deurwaarder wordt ingeschakeld. Het aangaan van betalingsregelingen met debiteur door beheerder in maximaal 12 maanden.
