Notulen Algemene Ledenvergadering Hoofd-VvE “Heuvelhof” te Tiel. Gehouden d.d. 08 mei 2012 in Restaurant “De Betuwe” te Tiel. Aanwezig: de heer/mevrouw De heer S. (Sander) van Oosten tevens stemgerechtigde namens index De heer E. (Eric) van de Vinne Mevrouw W. (Wilma) Peters-Verkuil (notulist) De heer C. (Cor) Barnhoorn (Vestia Noord Nederland) stemgerechtigde namens index
ACM VvE Management B.V.; A-4 Onder-VvE parkeerlaag 0 ACM VvE Management B.V.; ACM VvE Management B.V.;
De heer D.M.G. (Dirk) Hageman (bestuurslid) De heer H.C. (Huib) de Waal (bestuurslid)
A-2 Onder-VvE “huur”woningen en A-3 commerciële ruimte de Kranshof 64; A-1 Onder-VvE “koop”woningen en A-5 Onder-VvE parkeerlaag 1; De Kranshof 60; De Kranshof 204;
Toehoorders: De heer C. Bakelaar De heer H.J. Van Blitterswijk De heer Th.R. Enthofen
De Kranshof 104; De Kranshof 246; De Kranshof 230.
De heer J.B.J. (Joop) Spithoven (voorzitter bestuur) stemgerechtigde namens index
1.
Opening
De heer Van Oosten opent om 15.00 uur de vergadering en heet alle aanwezigen welkom. Hij stelt zichzelf voor. In verband met het vertrek van de heer Broekhuis per 01 april 2011 is hij de accountmanager van het complex geworden. Vervolgens stelt hij mevrouw W. Peters-Verkuil (notulist ACM VvE Management), de heer E. van de Vinne (technisch opzichter ACM VvE Management), de heer C. Barnhoorn (Vestia Noord Nederland), de heer D. Hageman (bestuurslid), de heer J. Spithoven (voorzitter) en de heer De Waal (bestuurslid) voor.
2.
Vaststelling aantal stemmen
Daar 663 van de 663 stemmen (100%) kunnen worden uitgebracht, stelt de heer Van Oosten vast dat tijdens deze vergadering rechtsgeldige besluiten genomen kunnen worden.
3.
Behandeling ingekomen stukken en mededelingen
De heer Van Oosten deelt mede dat er een afmelding is ontvangen van De Hoge Dennen. Hij heeft een volmacht gekregen met stemadvies. Vervolgens vraagt hij aan de heren Barnhoorn en Hageman hoe de stand van zaken met betrekking tot de nog niet afgehandelde klachten. De heer Hageman deelt mede dat hij op 04 mei jl. een afspraak heeft gehad met de heer Roels van de BAM waarin is afgesproken dat hij gegevens van de betreffende bewoners zal doorgeven. De lijst van 26 april 2012 dient wel gehandhaafd te worden. De heer Barnhoorn is van mening dat de opdracht door Proper Stok, in overleg met de heer Hageman, verstrekt dient te worden. De heer Hageman maakt melding van de andere zaken die ook nog lopen waaronder de nooduitgangen en het lekke dak van de Lidl. Ieder keer komt er iemand kijken maar wordt er verder geen actie ondernomen. De heer Van Oosten vraagt zich af of er een herziene actielijst moet komen. De heer Barnhoorn is dezelfde mening toegedaan maar benadrukt dat als voorwaarde wordt gesteld dat de heer Hageman de werkzaamheden aftekent. De heer Van de Vinne voegt toe dat Proper Stok in ieder geval wel hun goede wil toont. De heer Enthofen deelt mede dat hij zelf contact heeft opgenomen echter zonder resultaat. Wellicht dat het inschakelen van rechtsbijstand een optie is. Er volgt een discussie. Geconcludeerd wordt dat deze kwestie nu al 5 jaar loopt. De heer Van Oosten stelt voor om, indien de oplossingen niet tot een bevredigend resultaat leiden, deze kwestie te toetsen bij de rechtsbijstand. Aanspreekpunt is en blijft Proper Stok. De lijn tussen Proper Stok en BAM is kort. De heer Van de Vinne geeft aan dat, indien het garantie is, dit gemeld dient te worden aan Proper Stok.
Pagina 1 van 5
Notulen ALV Hoofd VvE “Heuvelhof” te Tiel d.d. 08-05-2012
De heer Hageman deelt mede dat de problematiek met betrekking tot de putjes nieuw is en dat dit rechtstreeks gemeld moet worden. De heer De Waal is benieuwd of de problemen zich bij alle leidingen van de balkons voordoen. De heer Hageman geeft aan dat het zich alleen afspeelt bij de balkons op nivo 5. De heer Van Oosten merkt op dat de organisatie van deze Algemene Ledenvergaderingen niet geheel hetzelfde verlopen zijn als te doen gebruikelijk. Hij stelt voor om een en ander tijdens een bestuursvergadering kort te sluiten. Gebruikelijk is om eerst de Algemene Ledenvergaderingen van de onder-VvE’s te houden om op deze manier genoeg draagvlak te vinden voor de te nemen besluiten in de vergadering van de Hoofd-VvE.
4.
Vaststelling notulen ledenvergadering d.d. 22 maart 2011
De heer Van Oosten wil van de aanwezigen weten of zij op- en/of aanmerkingen hebben op de notulen van de Algemene Ledenvergadering van 22 maart 2011. De heer Hageman geeft aan dat het gebruikelijk is om de attentiepuntenlijst te behandelen. Met betrekking tot attentiepunt 8.1. deelt de heer Van Oosten mede dat hij geprobeerd heeft de energiebelasting 2007 t/m 2010 terug te vorderen. Echter zonder resultaat. De VvE komt hiervoor niet in aanmerking. De heer De Waal wil graag weten welke argumenten er gebruikt zijn. De heer Van Oosten deelt mede dat er in dit geval geen energiebelasting teruggevorderd kan worden vanwege het feit dat de stroomvoorziening dienst doet voor de algemene ruimten en niet een specifiek bedrijfsproces. Ten aanzien van punt 8.2. deelt de heer Van de Vinne mede dat hier hard aan gewerkt wordt. Het schilderen van de entrees (punt 8.3) staat gepland voor 2012. De problemen met de luifels (8.4) zijn opgenomen op de lijst bij Proper Stok. De vergadering heeft geen op- of aanmerkingen en de notulen worden daarom vastgesteld.
5.
Toelichting op de jaarrekening 2010
De heer Van Oosten licht de jaarrekening 2011 kort toe. Het saldo van de rekening-courant en spaarrekening bedroeg per 31 december 2011 € 65.203,37. De stand van het reservefonds groot onderhoud is per dezelfde datum € 82.014,21. Het boekjaar is afgesloten met een negatief resultaat van € 2.807,47. Er volgt een discussie. De heer Van Oosten geeft aan dat er twee mogelijkheden zijn om het exploitatietekort te verrekenen dan wel af te verrekenen met de Onder-VvE’s dan wel het tekort te onttrekken aan het reservefonds.
6.
Verslag kascommissie
De heer Van Oosten deelt mede dat de kascontrole 2011 is uitgevoerd door mevrouw Weijman, de heer Van Blitterswijk en de heer Van der Sluiszen. Hij geeft het woord aan de heer Van Blitterswijk. De heer Van Blitterswijk geeft aan dat de kascommissieleden ieder voor zich de stukken hebben gecontroleerd. Zij hebben op de gevoerde administraties geen op- of aanmerkingen.
7.
Vaststelling jaarrekening 2011
De jaarrekening wordt unaniem door de Vergadering vastgesteld. Het voorstel om het resultaat te onttrekken aan het reservefonds groot onderhoud wordt door de Vergadering overgenomen.
8.
Toelichting op de meerjarenonderhoudsbegroting 2011-2020 & groot onderhoud 2011
De heer Van Oosten attendeert de aanwezigen op de vermelding “2011-2020” en “2011”. Deze vermelding is met opzet gemaakt omdat de deze meerjarenonderhoudsbegroting evenals de begroting groot onderhoud niet met de stukken voor deze vergadering zijn meegestuurd. Voorafgaande aan de vergadering heeft de heer Van Oosten de aanwezigen de juiste meerjarenonderhoudsbegroting voor de periode 2012-2021 evenals de begroting groot onderhoud 2012 uitgereikt. Hij geeft het woord aan de heer Van de Vinne. De heer Van de Vinne geeft aan dat, om te beginnen, de lay-out er anders uitziet en geeft de verschillen aan. Er zijn kleine verschillen ten aanzien van de eerder opgemaakte onderhoudsbegrotingen. Er is een bedrag in de exploitatie opgenomen om CO/LPG-melders en brandmelders te vervangen. De heer Hageman vult aan dat je zelf deze melders niet kunt vervangen. De heer Van de Vinne vervolgt de toelichting. Hij stipt het reinigen van de vloerbedekking aan. Er is van Breeclean een offerte ontvangen ad € 3.310,= inclusief btw. Voorts is er een bedrag opgenomen voor de inboet van de tuin ad € 2.182,= inclusief btw. Vervolgens deelt de heer Van de Vinne mede dat het schilderwerk van het carré evenals het spuitwerk van de entrees in 2012 uitgevoerd zullen worden. Pagina 2 van 5
Notulen ALV Hoofd VvE “Heuvelhof” te Tiel d.d. 08-05-2012
De heer Spithoven vraagt of het bedrag is opgenomen voor puur herstellen. De heer Van de Vinne beaamt dit. Hij wijst de aanwezigen op de post “”WTW en MV kanalen reinigen” alsmede de post voor het onderhoud van de lift. Dit laatste bedrag is op basis van de economische levensduur opgenomen. De heer Barnhoorn deelt mede dat verzocht is om de lift een keer in de twee jaar te controleren. Hij deelt tevens mede erg geschrokken te zijn van het bedrag als opgenomen voor het inpandig schilderwerk. De heer Barnhoorn is van mening dat dit een cyclus van 12 jaar is. De heer Van de Vinne beaamt dit maar door het slechte oplevering van het schilderwerk is het noodzakelijk dit naar voor te halen. De heer Barnhoorn wil graag weten of deze verhoging van invloed is op de jaarrekeningen. De heer Van Oosten legt uit. De bijdragen hoeven niet verhoogd te worden. Eerst in 2014 zal dit heroverwogen moeten worden. De heer Barnhoorn deelt mede niet van plan te zijn de Onder-VvE’s te subsidiëren. Er volgt een discussie. Hij heeft een verzoek met betrekking tot het herstellen van het kitvoegen en wel om deze spoedig te laten herstellen. Als tip geeft hij mee een gespecialiseerd bedrijf in te schakelen bv. SABA. De heer Van de Vinne deelt mede dit ook van plan te zijn. De heer De Waal vraagt zich af of het schilderen van het carré op alle windzijdes hetzelfde is. De heer Hageman legt het verschil uit. De heer Barnhoorn is van mening dat het VAC benaderd moet worden. De heer Van de Vinne deelt mede dat het schilderwerk in regie wordt opgeleverd. Er is een bestek en er wordt geschilderd op basis van het verftechnisch rapport van Wyzonol. De heer Barnhoorn vraagt of er meervoudig aanbesteed is. De heer Van Vinne heeft alleen Den Breejen benaderd om een offerte uit te brengen. De heer Barnhoorn wil graag weten hoe het afgelopen is met de hoogwerker. De heer Van de Vinne deelt mede dat er toch een hoogwerker is geplaatst. Tot volle tevredenheid. De heer Spithoven vult aan dat er zelfs geen plantje is gesneuveld. De heer Barnhoorn is van mening dat je op moet passen met het “een op een verhaal” De heer Van Oosten stelt voor aan de VvE te vragen een mandaat af te geven om in klein comité een beslissing te nemen. De meerjarenonderhoudsbegroting 2012-2021 evenals het voorgenomen planmatig onderhoud voor 2012 worden goedgekeurd.
9.
Toelichting op de begroting 2012
De heer Van Oosten licht in het kort een en ander toe. Zoals op pagina 13 van het jaarverslag opgenomen is het voorstel om de VvE-bijdrage voor de koopwoningen en huurwoningen te verlagen. De VvE-bijdrage voor het zorgcentrum blijft gelijk en de VvE-bijdrage van de parkeerlagen 0 en 1 worden verhoogd. De heer Barnhoorn wil graag weten per welke datum de wijziging ingaan. De heer Van Oosten deelt mede dat de wijziging met terugwerkende kracht ingaat per 01 januari 2012.
10. Vaststelling begroting 2012 De begroting 2012 wordt unaniem door de Vergadering vastgesteld evenals de daarmee samenhangende maandelijkse bijdragen per 01 januari 2012
11. Benoeming kascommissie De heer Van Oosten deelt mede dat de heer Van Blitterswijk aangegeven heeft zich niet herkiesbaar te stellen. Hij stelt voor om Mevrouw Weijman en de heer Van der Sluiszen te vragen of zij wederom bereid zijn de controle uit te voeren. (Later op de avond blijkt dat mevrouw K. Weijman en de heer H. van der Sluiszen bereid zijn de kascontrole over het boekjaar 2012 uit te voeren).
12. Vervanging balkondeuren Kranshof 222 De heer Van Oosten leest het verzoek van de eigenaar van Kranshof 222 voor het wijzigen van de balkondeuren. De heer Barnhoorn is van mening dat hier toestemming voor verleend kan worden onder voorwaarden. De heer Van Oosten merkt op dat het buitenaanzicht niet wijzigt. De schuifdeuren zullen in dezelfde kleur als al het overige schilderwerk worden uitgevoerd. Het onderhoud zal met het reguliere onderhoud meelopen. De Vergadering gaat akkoord met dit voorstel. De heer Van Oosten zal de toestemming schriftelijk bevestigen met de opmerking dat de het onderhoud van de schuifpui opgenomen wordt in de VvE.
Pagina 3 van 5
Notulen ALV Hoofd VvE “Heuvelhof” te Tiel d.d. 08-05-2012
13. Antenneopstelpunt T-Mobile Bij ACM VvE Management BV is een verzoek van T-Mobile binnengekomen om een antenne te mogen plaatsen op het dak van het gebouw. T-Mobile heeft hieraan een vergoeding gekoppeld van € 5.000,= per jaar. De heer Van Oosten merkt op dat zoals de Hoofd-VvE als alle Onder-VvE’s akkoord moeten gaan met dit voorstel. De heer Barnhoorn is van mening dat alle bewoners naar hun mening gevraagd moet worden. De heer Van Oosten beaamt dit. De heer Van Blitterswijk deelt mede dat een gelijksoortig voorstel al eens afgewezen is. Er volgt een discussie. De heer De Waal vraagt zich af of dit voorstel wel besproken moet komen want er zal weinig animo voor zijn. Hij stelt voor om een voorlichter uit te nodigen. De heer Van Oosten deelt mede dat dit in eerste instantie ook de bedoeling was maar dat er eerst duidelijkheid moet zijn wat de mening van Hoofd-VvE en de Onder-VvE’s is. Besloten wordt het agendapunt in de Algemene Ledenvergaderingen ter sprake te brengen.
14. Huishoudelijk Reglement De heer Van Oosten licht toe dat hieromtrent een hoop correspondentie heeft plaatsgevonden. In het bestuursoverleg is al gesproken over het wijzigen van het Huishoudelijk Reglement. Het betreft een artikel met betrekking tot het plaatsen van o.a. “Te Koop” en “Te Huur”-borden en andere reclameuitingen. Hij stelt voor om de vormgeving van deze wijziging in klein comité te bespreken gezien de verschillende belangen van de diverse eigenaren zoals De Hoge Dennen en Vestia. De Vergadering gaat met dit voorstel akkoord. De heer Barnhoorn merkt op dat de bepaling niet alleen voor makelaars maar ook voor de bewoners moet gelden.
15. Bestuursbenoeming De heer Van Oosten deelt mede dat de heer Bakelaar tot op heden aspirant-lid is en stelt voor om de benoeming tot volwaardig lid te bekrachtigen. De Vergadering gaat met dit voorstel akkoord. Net zoals de andere bestuursleden zal de heer Bakelaar zitting nemen in zowel het bestuur van de Hoofd-VvE als van de Onder-VvE’s.
16. Volmacht debiteurenbewaking Het is belangrijk dat de Vergadering ACM VvE Management een volmacht verstrekt om alle toekomstige “incassodebiteuren” te betrekken in een gerechtelijke procedure die nodig is om vervolgstappen te nemen (beslaglegging e.d.) De kosten die door de deurwaarder e.d. worden gemaakt zullen in principe worden verhaald op deze debiteuren. De vergadering verleent de volmacht “debiteurenbewaking”.
17. Rondvraag De heer De Waal wil graag weten wat bedoeld wordt met “oninbare VvE-bijdrage”. De heer Van Oosten deelt mede dat de betreffende persoon failliet is verklaard en dat er een curator is benoemd. ACM VvE Management B.V., namens de Vereniging, is als preferente crediteur opgenomen. Momenteel is men in afwachting van een voorstel aan de curator hoe de schuld voldaan zal worden. De heer Hageman merkt op dat de betreffende persoon zijn appartement verhuurt. De heer Barnhoorn stelt dat de schuld dus niet oninbaar is. De heer Van Oosten beaamt dit.
18. Sluiting Niets meer ter tafel zijnde, sluit de heer Van Oosten om 16.15 uur de vergadering, en dankt ieder voor de aanwezigheid en inbreng.
Pagina 4 van 5
Notulen ALV Hoofd VvE “Heuvelhof” te Tiel d.d. 08-05-2012
Besluitenlijst: 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7 9.8 9.9 9.10
Notulen ledenvergadering d.d. 22 maart 2011 vastgesteld; Jaarrekening 2011 vastgesteld. Negatief resultaat wordt onttrokken aan het reservefonds; Meerjarenonderhoudsbegroting 2012-2021 en Groot onderhoud 2012: akkoord Begroting 2012 vastgesteld. Bijdrage per 01 januari 2012 aangepast; Benoeming kascommissie 2012 conform de overige ALV VvE’s Heuvelhof te Tiel: mevrouw K. Weijman en de heer H. van der Sluiszen; Vervanging balkondeuren Kranshof 222: akkoord; Antenneopstelpunt T-mobile bespreken in de Algemene Ledenvergaderingen Onder-VvE’s; Wijzigen Huishoudelijk Reglement: bespreken in klein comité; De heer C. Bakelaar benoemd tot bestuurslid; Volmacht “debiteurenbewaking” verleend.
Pagina 5 van 5
