Notulen Algemene Ledenvergadering ,VAV. 19 mei 2010 Op woensdag 19 mei 2010 heeft de Algemene Ledenvergadering VAV over het verenigingsjaar 2009 plaatsgevonden in het clubgebouw VAV. 1. Opening en mededelingen: Voorzitter Erik Basset opent de ALV en heet de 25 aanwezige leden (inclusief bestuur) welkom. Hij vraagt 1 minuut staande stil te staan bij het overlijden van de leden Dick van der Pijl en Mary van Leeuwen. Er zijn geen ingekomen stukken. De aankondiging en agenda van deze ALV hebben in het clubblad Start van maart 2010 gestaan en waren ook inzichtelijk op de website van VAV. In de aan alle leden beschikbaar gestelde Nieuwsbrief VAV stond ook de aankondiging. In het clubgebouw waren ook een 4 tal aankondigingen 3 weken tevoren opgehangen. De te behandelen stukken waren opvraagbaar bij de penningmeester en secretaris. De aankondiging deze ALV is gedaan, overeenkomstig de statuten en het huishoudelijk reglement van VAV. 2. Notulen ALV van 27 mei 2009 De notulen van de ALV 27 mei 2009 zijn door de ALV akkoord bevonden en vastgesteld. -Naar aanleiding van deze notulen: -De voorzitter deelt mee, dat inmiddels het 1 jarig bestaan van de BSO in het clubgebouw is gevierd. -Bestuurslid Wim Schoonderbeek deelt mee, dat het aanschaffen en plaatsen van een veiligheidssysteem in het clubgebouw niet zal werken, omdat nog steeds niet altijd de deuren op tijd en goed afgesloten worden. Dit vormt een risico voor de inbraakverzekering. WS zal met de RABO bank contact opnemen of een aanpassing van de verzekering mogelijk is. -Het bestuur heeft besloten, dat het voor trainers niet verplicht is om EHBO materialen mee te nemen als in het bos wordt getraind. -In het clubgebouw zijn de wanden in een nieuwe kleurstelling uitgevoerd. -Vanuit de ALV wordt het bestuur gevraagd om het koffie/theedrinken in de kantine te bevorderen. 3. Verslag secretaris over het verenigingsjaar 2009 Secretaris Jan Neijenhuis doet verslag van het verenigingsjaar 2009 en deels over 2010. Hij leest ook de verslagen van de vertrouwenscommissie VAV en de wedstrijdorganisatiecommissie voor. De ALV had geen opmerkingen over deze verslagen.
( notulen Alg. Leden Verg. VAV. 19-05-2010 )
1
4. Financieel verslag 2009 Penningmeester Jan Huibers behandelt het financieel verslag VAV over het boekjaar 2009. VAV heeft over 2009 een positief financieel resultaat geboekt. De kascommissie, bestaande uit de leden Gerda Dekker en Jos Huiskens heeft schriftelijk verslag uitgebracht aan het bestuur. Dit verslag, inclusief de daarin opgenomen aanbevelingen, is in de vergadering behandeld. De kascommissie verklaart de jaarrekening 2009 van VAV te hebben beoordeeld en geen onregelmatigheden te hebben aangetroffen. Alle vragen aan de penningmeester werden door hem zonder voorbehoud beantwoord. De kascommissie stelt daarom voor het bestuur décharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid over het jaar 2009. De ALV stemt -met algemene stemmen- hier mee in. De voorzitter bedankt de kascommissie voor hun acties en constructieve verslag. De ALV benoemt Jos Huiskens (2e keer) tot lid van de kascommissie. Aangezien Gerda Dekker ook voor de 2e keer benoemd zou worden, besluit de ALV - om gelijktijdig aftreden te voorkomen- op zoek te gaan naar een nieuw lid dat voor het eerste jaar deelneemt. Gerda wordt als reserve kascommissie benoemd en zal bij het uitblijven van een nieuwe kandidaat voor het 2de jaar deelnemen aan de kascommissie. 5. Bestuursverkiezingen Op voorstel van de voorzitter herkiest de ALV met algemene stemmen Jan Hendriks en Wim Schoonderbeek tot bestuurslid voor de duur van 2 jaren. Jan Neijenhuis treedt - na ruim 15 jaar- af als secretaris en is, op eigen verzoek, niet meer herkiesbaar . Voorzitter Erik Basset dankt hem, namens de vereniging, voor zoveel jaren inzet en toewijding op bestuurlijk vlak ten bate van VAV. Jan wordt , namens VAV, een afscheidscadeau en een bos bloemen aangeboden. Jan N. reageert hier op met een afscheidswoord en dankt VAV voor het afscheidscadeau. Aanvullend geeft Jan aan, voor andere activiteiten ( zoals de Nieuwsbrief ) binnen VAV beschikbaar te blijven. De voorzitter maakt de ALV erop attent dat de penningmeester en hijzelf als voorzitter in 2011 zullen stoppen, aan het einde van beider reguliere zittingsperiode. Beiden stellen zich dan niet meer herkiesbaar. Er dreigt dus een nijpend tekort aan bestuurscapaciteit. De voorzitter doet een dringend beroep op de ALV, te zorgen voor voldoende bestuursleden. Ondanks de inspanningen van de huidige bestuursleden lukt het niet om vervanging c.q. aanvulling te vinden. Mogelijk bieden duofuncties een oplossing. De tijdsbesteding van de bestuursleden zal daardoor terug lopen.
( notulen Alg. Leden Verg. VAV. 19-05-2010 )
2
Vanuit de ALV komt de suggestie voor functies betaalde krachten aan te stellen, maar dat heeft ingrijpende financiële gevolgen voor de contributie. Inmiddels is voor de functie van de secretaris een oplossing gevonden: bestuurslid Leo Lansbergen neemt het secretariaat over en het bestuur is op zoek naar een vervanger voor de functie van Leo. 6. Meerjarenbeleidsplannen Aan de hand van een visuele presentatie bespreekt de voorzitter de resultaten van het meerjaren beleidsplan 2009-2012. Er zijn nog veel doelen te behalen, maar ook veel doelen zijn geheel of gedeeltelijk bereikt. - De voorzitter merkt op dat de invoering van de “knipkaarten” bij Nordic Walking goed lijkt te werken bij VAV. Dit wordt voortgezet. - Met medewerking van de trainers is bij de (loop-)groepen een onderzoek gedaan naar het werkelijk ingeschreven zijn als VAV-lid. Dit heeft een beter inzicht gegeven over het aantal ( nieuwe), actieve leden die (nog) niet betaalden. - Vanuit de ALV komt de suggestie om een tevredenheidsonderzoek te doen om de oorzaken van de leden-uitstroom in beeld te krijgen. Een persoonlijke benadering kan meer duidelijkheid geven over de redenen voor opzegging van het lidmaatschap. - Om uitstroom tegen te gaan kan het psychologisch goed werken als de contributie in het geheel niet wordt verhoogd in 2011, dus ook geen indexering. - Jan Hendriks stipt de zorgelijke situatie aan m.b.t. het aantal wedstrijdatletiektrainers. Er zijn een tweetal belangrijke trainers gestopt en voor startende trainers worden de opleidingen van de Atletiek Unie steeds zwaarder. Momenteel zijn er teveel ongediplomeerde trainers bij de Wedstrijdatletiek. Dit heeft voor het bestuur een hoge prioriteit. - De voorzitter deelt mee, dat iedere 2 maanden een informeel café wordt georganiseerd voor een geselecteerde groep kader-leden. Dit met als doel, een frequente informatie-uitwisseling tussen “het werkveld” en het bestuur tot stand te brengen. 7. Aanschaf materialen wedstrijdatletiek De wedstrijdatletiek is een speerpunt voor VAV. Er is dringend € 13.000 nodig voor aanschaf wedstrijdmaterialen in 2010. Startblokken, horden en werpkooien zijn direct nodig. Het bestuur vraagt de ALV toestemming om deze investering te doen, omdat hij afwijkt van de reeds begrote € 4000 en voor investeringen meer dan € 7000 de instemming van de ALV nodig is.
( notulen Alg. Leden Verg. VAV. 19-05-2010 )
3
Na discussie of de hoogte van deze investering verantwoord is, besluit de ALV het bestuur toestemming te verlenen om € 13.000 te investeren in de aanschaf van de genoemde wedstrijdmaterialen. De penningmeester zal deze extra investering als bezittingen op de balans zetten (vaste activa) met een afschrijving in 10 jaren. 8. Begroting 2011 en contributievaststelling 2011 De penningmeester bespreekt de begroting 2011. De begroting wordt door de ALV akkoord verklaard. Met betrekking tot continuering van sponsorinkomsten, adviseert de vergadering om m.n. voortzetting van het sponsorcontract tussen Rabo Bank en VAV met spoed ter hand te nemen. Na een discussie over de contributievaststelling 2011 besluit de ALV in 2011 geen indexering volgens de CBS gegevens toe te passen. VAV wil daarmee een positief signaal afgeven bij de inwoners en de gemeente Veenendaal, m.b.t. het voeren van een verantwoord contributiebeleid. Daarvoor is wel een stevige PR nodig. Voor niet indexeren stemden 20 leden , 5 leden wilden wel een indexering mede omdat ook de gemeente de huur van de baan jaarlijks indexeert. Het voorstel tot niet indexeren werd aangenomen met genoemde stemverhoudingen. 9. Rondvraag Wil Lochtenberg: doet de suggestie om op het VAV terrein ook op zondag wedstrijden te organiseren. Het bestuur neemt deze suggestie mee, maar heeft dit niet in het meerjaren beleidsplan staan. Ton Valkenburg voegt toe, dat in Veenendaal een grote groep met een christelijke signatuur aanwezig is en vraagt dit in de overwegingen van het bestuur mee te nemen. Cees Pol: Vraagt aandacht voor de snel smerig wordende vloer van de wasruimten. Deze zijn sterk vervuild en vormen een gevaar voor de gezondheid. Cees heeft ook problemen met het verstrekken van vrijwilligersvergoedingen voor het schoonmaken van het clubgebouw. Dit bezwaar zou zeker door 3 andere leden worden gedeeld. Cees biedt zichzelf aan op een zaterdag te gaan schoonmaken. Wim Schoonderbeek antwoordt dat de vloer snel smerig wordt door het soort tegel dat is gekozen. Wim zal met Cees contact opnemen over het schoonmaken.
( notulen Alg. Leden Verg. VAV 19-05-2010 )
4
Penningmeester Jan Huibers vraagt de ALV om twee leden te machtigen tot gebruikmaking van een betaalpas voor het doen van uitgaven en geldstortingen, namens VAV , t.b.v aankoop van kantine voorraad resp. aankoop van ( technische ) materialen. De ALV stemt met algemene stemmen in met het volgende voorstel; a. José en Wim Sterkenburg wordt machtiging verleent tot gebruik van een betaalpas t.b.v. aankoop kantine voorraad. b. Adri Memelink wordt machtiging verleent tot gebruik van een betaalpas t.b.v. aankoop (technische) materialen. 10. Sluiting De voorzitter sluit hierna de ALV met de mededeling dat de aanwezigen uitgenodigd zijn om een hapje en een drankje in de kantine te gebruiken. (Jan Neijenhuis).
5
