NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING HCU 31 mei 2011

NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING HCU 31 mei 2011

Aanwezige bestuursleden voor de pauze: Richard Bosveld Voorzitter Arjan Veenstra Penningmeester Jaap van Aggelen Verenigingszaken/evenementen Hetty van den Elzen Secretaris Han Gootzen Hockey Technische Zaken/vicevoorzitter Lars Hoving Hockeyzaken Aanwezige bestuursleden na de pauze: Richard Bosveld Voorzitter Arjan Veenstra Penningmeester Hetty van den Elzen Secretaris Han Gootzen Hockey Technische Zaken/vicevoorzitter Lars Hoving Hockeyzaken

Afwezige bestuursleden met bericht van verhindering: Gerrit Overmans Marketing Aanwezige leden volgens presentielijst (inclusief bestuursleden): 33 Afgemelde leden:

Theo en Eef van Erp, Monique Bosveld, Marc van ’t Sant, Manon van ’t Sant-Marselis 1. Opening van de vergadering Richard opent de vergadering om 20.10 uur en heet iedereen van harte welkom. 2. Afscheid bestuurslid Jaap van Aggelen Richard bedankt Jaap van Aggelen voor zijn inzet binnen het bestuur van Hockeyclub Uden. Jaap heeft onder andere de voorbereidingen getroffen voor de investering in het nieuwe kunstgrasveld en zich intensief met verenigingszaken, waaronder horeca, bemoeid.

3. Vaststellen notulen ALV 24 november 2010

De concept-notulen van 24 november 2010 waren te lezen op de website en zijn uitgereikt ter vergadering. De notulen worden zonder op- en aanmerkingen door de vergadering goedgekeurd.

4. Benoeming vrijwilliger van het jaar en uitreiking KNHB oorkonde Als vrijwilliger van het jaar wordt Henk van de Hel gehuldigd. Henk is zeer vele jaren lid geweest van hockeyclub Uden en heeft zich gedurende al die jaren een betrokken, actieve en sympathieke vrijwilliger betoond. Onder andere heeft Henk zitting genomen in de mentorcommissie en heeft hij vele wedstrijden gefloten. Helaas heeft Henk vanwege gezondheidsredenen zijn lidmaatschap en vrijwilligerswerk moeten staken.

Notulen ALV Hockeyclub Uden 31 mei 2011

1

Mevrouw (Greet) Una is al vele malen gehuldigd door Hockeyclub Uden en ook koninklijk onderscheiden. Toch heeft het bestuur gemeend haar nogmaals in het zonnetje te moeten zetten omdat mevrouw Una dit jaar haar 35-jarig wedstrijdsecretariaat heeft volbracht. Deze taken worden nu overgenomen door haar kleinzoon. Richard reikt mevrouw Una een KNHB oorkonde uit, als dank voor haar jarenlange werkzaamheden voor Hockeyclub Uden.

5. Stand van zaken investering kunstgrasveld en renovaties

Richard schetst de ontwikkelingen van de afgelopen periode, na de vergadering van 24 november 2010. Richard heeft samen met Han Gootzen en Arjan Veenstra het voortouw genomen in de activiteiten rondom investering in en financiering van het nieuwe veld 1. Er zijn diverse offertes voor de aanleg van een nieuw kunstgrasveld vergeleken op prijs en kwaliteit. Een keiharde voorwaarde is dat het kunstgrasveld minimaal 10 jaren mee moet gaan. De keuze van het bestuur is gevallen op BAM Nootenboom/Lano. De lening wordt afgegeven door ABN AMRO. Omdat het de bedoeling is dat de Hockeyclub in de toekomst in een gemeentelijke structuur komt, wil de gemeente Uden dat de Stichting Waarborgfonds Sport de lening accordeert. Op basis daarvan kan een lagere rente verkregen worden. In verband met nog lopende financiering en afspraken met SWS dient eveneens goedkeuring van SWS verkregen te worden. Een van de voorwaarden die SWS stelt, is dat ten behoeve van de financiering een hypotheek wordt afgesloten op het clubhuis. Krachtens de statuten van de vereniging dient deze vraag voorgelegd te worden aan de Algemene ledenvergadering. Richard verzoekt of de ledenvergadering er mee instemt dat een hypotheek gevestigd wordt op het clubhuis (Hockeyclub Uden heeft op het clubhuis een zakelijk recht van opstal). De leden stemmen met dit verzoek eenstemmig in. Richard geeft aan dat het streven is om het veld bij aanvang van het nieuwe seizoen in gebruik te nemen.

6. Voorlopige begroting 2011/2012; stand van zaken financiën Arjan geeft een toelichting op de huidige stand van zaken (financieel) en presenteert een concept begroting. De begroting kan nog niet concreter gemaakt worden omdat de investering in het nieuwe veld nog onduidelijk en onzeker is en de afspraken met bank/gemeente/SWS nog niet rond zijn. Wat betreft de financiën stand van zaken: Inkomsten 2010/2011: - Juniorentoernooi gaat zeer waarschijnlijk niet door. - Subsidie iets lager dan begroot - Contributie leden zal ongeveer conform begroting zijn. Kosten 2010/2011: Alles ongeveer zoals begroot. Kosten financiering door lagere rente iets lager dan begroot. Einde jaar zal waarschijnlijk een verlies opleveren van ongeveer € 6.000,00 (achterblijvende opbrengst, met name vanwege het niet doorgaan van het jeugdtoernooi).


2

Begroting 2011/2012: - Door contributieverhoging hogere contributieinkomsten - Arjan verwacht door verbetering horeca faciliteiten meer opbrengst - Kosten hockeyzaken dalen, vanwege lagere kosten trainingscoördinatoren - Kosten financieringen en afschrijvingskosten fors hoger door investering in nieuwe toplaag - Onderlaag veld 1 waarschijnlijk nog goed; de daarmee gemoeide afschrijvingskosten moeten worden uitgesmeerd over 10 jaren. Ron Koks: De begroting is erg ambitieus: opbrengst horeca valt doorgaans tegen, steeds minder senioren en daarnaast inkomsten uit toernooien zeer onzeker. Ron zou de begroting graag defensief aangepast zien. Arjan zegt toe dat hij deze opmerking bij de opstelling van de definitieve begroting zal meenemen.

FINANCIËN 30-5-2011 RESUTLATENREKENING Opbrengsten * c ontributie leden * sponsoren * horec a * subsidie * toernooien

WERKELIJK 30/5/2011 EURO -149,216 -70,743 -37,340 -6,663 301 -263,481

VERWACHTING 30/5/2011 EURO -150,000 -72,500 -38,500 -6,663 -7,500 -275,163

BEGROTING 2010-2011 EURO -150,000 -75,000 -42,500 -7,500 -12,500 -287,500

Kosten horec a

30,682

32,600

35,250

Kosten fac ilitair

61,359

68,525

75,750

113,593

126,486

125,750

23,348

23,584

20,600

4,869

5,250

6,500

26,445

26,445

25,950

-4,452

-2,000

-2,000

-7,638

5,727

300

Kosten hoc keyzaken Kosten algemeen - overige Kosten financ ieringen Afschrijvingskosten Buitengewone baten en lasten RESULTAAT

10


3

CONCEPT BEGROTING ‘11- ‘12

RESUTLATENREKENING

10 11 12 13 54 14

Opbrengsten * contributie leden * sponsoren * horeca * subsidie * toernooien * overige

BEGROTING 2010-2011 EURO -150,000 -75,000 -42,500 -7,500 -12,500 0

BEGROTING 2011-2012 EURO -165,000 -75,000 -50,000 -7,500 -12,500 0

-287,500

-310,000

11

CONCEPT BEGROTING ‘11- ‘12 BEGROTING 2010-2011 EURO

BEGROTING 2011-2012 EURO

Kosten horeca

35,250

39,250

Kosten facilitair

75,750

75,000

125,750

107,000

20,600

20,500

6,500

20,500

80 Afschrijvingskosten

25,950

50,000

90 Buitengewone baten en lasten

-2,000

-2,000

300

250

RESUTLATENREKENING

Kosten hockeyzaken Kosten algemeen - overige Kosten financieringen

TOTAAL RESULTATENREKENING

12

7. Presentatie Technische Commissie A. Han Gootzen De structuur van hockeyzaken is onder de loupe genomen met een aantal personen met verstand van hockey. Hiertoe is de technische commissie in het leven geroepen.

Doelen voor 2012-2012: - Plezier in hockeysport - Plezier en gezelligheid bij HCU


4

-

-

Vaandelteams D1 en H1 naar eerste klasse niveau; dit zou een bepaalde stabiliteit moeten hebben Vlotte integratie van jeugd naar senioren. Denise van de Acker: je moet eigenlijk ook de doorstroom van senioren naar veteranen meenemen. Han: JA1 en H1 wordt gekoppeld, MA1 en D1 wordt gekoppeld. Zo krijg je meer integratie. Er komen meer toernooien. Door de leden wordt aangegeven dat je niet alleen naar de eerste teams moet kijken maar ook naar de lagere teams. Ontwikkeling, opleiding en begeleiding HCU jeugd Heldere en betere communicatie. Han: een op een communicatie werkt het beste. Meer en betere hockeybeleving en betrokkenheid van leden, ouders, trainers, coaches en andere betrokkenen. Bijvoorbeeld door het uitnodigen van docenten van de KNHB. Aangepaste organisatiestructuur.

Wat gaan we doen? - HCU Opleidings Academy . Thema avonden voor trainers, coaches, ouders en betrokkenen . Speler volg systeem (LISA) . Selectiebeleid aangescherpt . Opleiden trainers/coaches door middel van cursussen en begeleiding . kwaliteitsverbetering (kennis, materialen) . opleiden scheidsrechters . videoteam ter ondersteuning coaches en trainers (analyses maken) - Betere heldere communicatie, randvoorwaarden: . faciliteren zoals kennis . gezelligheid . representatie . normen & waarden Leden TC: Gert Franssen, Frans Delfos, Pierre Remmers, Michel Steenbeek, Hans Stroink, Anita Bergmans, Sophie van den Luitgaarden, Lars Hoving, Han Gootzen

B. Gert Franssen (selectiebeleid) Werkwijze afgelopen jaren: trainers en coaches vullen tweemaal per jaar beoordelingsformulier in. Gert: het zijn momentopnames, weinig ruimte voor opmerkingen, weinig structuur. TC streeft naar veel overleg met trainers en coaches; de wedstrijden worden bekeken (voor en na de winter; wie maakt progressie en wie niet; zijn spelers coachbaar; persoonlijkheid. Bij een goede beoordeling van de spelers door het jaar heen, kunnen de selectiedagen aan het einde van het jaar komen te vervallen.

-

-

Aanscherping 2011/2012: Speler volgsysteem LISA. De jongste jeugd wordt bij aanmelding er al in gezet en wordt elk jaar gevolgd; vier periodes per jaar. Spelers en trainers worden allen beoordeeld. De TC beoordeelt de trainers en de spelers worden door trainers, coaches en TC beoordeeld. De beoordeling is op 5 kernpunten: techniek, tactiek, loopwerk en conditie, mentaliteit en persoonlijkheid. De wedstrijden worden bekeken. Als een speler progressie maakt tijdens het seizoen, dan kan de speler doorschuiven naar een hoger team; in de omgekeerde situatie echter ook naar een lager team.


5

-

De TC is verantwoordelijk voor de selectieteams A1, B1, C1 en MC2, D JC deelt overige teams in, eventueel met advies TC.

C. Lars Hoving: LISA Waarom LISA? (Leden informatiesysteem Almere) 250 hockeyclubs hierbij aangesloten. HCU neemt afscheid van e-captain (daarvan nu nog 2 gebruikers…!)

-

Waarom LISA? Lisa is eenvoudger Ondersteuning is online (op kantoor in Almere continu 8 personen aanwezig) Conversie is mogelijk (alle leden zijn inmiddels opgenomen in het systeem) Speler volg systeem Ledenadministratie Contributie-inning Mijn team: de coach verrijkt de ledenadministratie met data Voorbereiden van selecties Digitale wedstrijdformulier Gekoppelde website Communicatienaar leden: o Scheidsrechters o Afgelastingen o barplanning Er komt een training voor leden op 7 juni aanstaande op OBS De Brinck, 19.30 uur. D. Frans Delfos: Opleidingen

-

-

-

Frans poneert een aantal stellingen/uitgangspunten: 90% van H1/D1 komt uit eigen jeugd: eens/oneens? Wat je zelf geleerd hebt, breng je als trainer weer over Sfeer en prestatie gaan hand in hand Sfeer en kwaliteit van de training gaan hand in hand Structuur in de HCU opleiding geeft rust en continuïteit Continue begeleiding van trainers en coaches is belangrijk Continu beoordelen geeft duidelijker beeld van de ontwikkeling van een speler Goede faciliteiten zijn belangrijk voor de kwaliteit van de trainingen Opleiden van trainers en coaches door middel van cursussen en begeleiding: . docenten van buitenaf (via KNHB) . Trainers van buitenaf geven nieuwe input . Enthousiasme bij trainers is een vereiste Thema avonden voor trainers en coaches: . Uitleg spelsystemen/takctie . Tips voor organisatie rond een team . Hulpmiddelen voor de organisatie rond een team Clinics voor spelers (ook keepers!) Trainingscoördinatoren moeten begeleiden en niet zelf training geven; ze zijn verlengstuk voor de docenten van buitenaf.

Christoph vd Meeren: is bekend wat een speler (per leeftijdscategorie) moet kunnen? Frans: ja, die richtlijnen zijn er wel maar moet je wel per groep specificeren.


6

Henk van de Hel: er zijn in het verleden veel plannen gemaakt, daar is niet veel van terecht gekomen. Henk constateert heel veel plannen, maar wie gaat dat uitvoeren? Je moet prioriteiten stellen en een planning maken. Frans: de TC is een grote groep. Ieder heeft een specialisme, dan kan je heel veel aanpakken. Anne Sonneveld: de stellingen hebben nagenoeg uitsluitend betrekking op de jeugd. Hoe zit ’t met de senioren? Han: er moet een gezamenlijk traject komen, bestuur en TC moet faciliteren. Anne Sonneveld: D3 heeft al 5 jaar geen trainer, hoe zit het met deze teams? Han, ook dat is een uitdaging, doelstelling is dat ook de seniorenteams een trainer krijgen. Claartje Brinkman: ze is 39 jaar bij de club, er zijn al heel veel ideeën voorbij gekomen; na een paar jaar verwaterde het steeds. Han: een bestuur moet proberen continuïteit te borgen. Om die reden is er bijvoorbeeld ook een Raad van Advies opgericht met ex-bestuursleden (Gert Franssen, Jan van de Luitgaarden, Marnix Bakermans, Fokko Jolles). Ton Prinsen: heeft de TC voor zichzelf ook bepaalde meetpunten in gedachten? Je moet de leden e.d. blijven informeren en je moet jezelf afrekenen op hetgeen je beoogt/realiseert. Han: streven is dat we over 4 jaar de doelstellingen bereikt hebben, bijvoorbeeld spelen in eerste klasse. Ook bijvoorbeeld : hoeveel senioren moeten een scheidsrechterskaart hebben, hoe zit het met realisatie opleiding etcetera. Han: in september komt de TC tijdens de ALV met een marsroute met prioriteiten en meetpunten. Ton Prinsen: hoe is de relatie tussen HCU en de scholen? Richard: we hebben Hans Stroink in ons midden, is bij HCU trainingscoördinator en bij de gemeente combinatiefunctionaris. Vanuit die laatste functie werkt Hans ook op basisscholen, BSO etcetera. Doelstelling combinatiefunctionaris is het promoten van sporten op scholen, in het bijzonder de sporten van de Udense verenigingen.

8. Rondvraag en sluiting Henk van de Hel: er zou een renovatie van het complex aan de orde zijn. Wat is de huidige situatie? Richard: Voor het niet sport gerelateerde deel neemt de gemeente Uden geen investeringen over. Voor het wel sport gerelateerde deel, onder andere kleedkamers, neemt de gemeente zoals het er nu naar uitziet in de toekomst de investeringen over. Claartje: Per 1 juli aanstaande zou duidelijk moeten zijn hoeveel teams er zijn. Anders zijn er problemen met het bestellen van materialen. Jan Wijnen zegt toe dat hij Claartje de teamopgave mailt. Claartje geeft aan dat door de leden zeer onzorgvuldig met de materialen wordt omgegaan. Wat doet de club daaraan? Han: We moeten een thema avond over normen en waarden organiseren. Mensen moeten verantwoordelijkheid nemen. De TC moet hierop beleid maken. Denise van de Acker: DVA is wordt steeds niet genoemd in E-zine als kanshebber voor kampioenschap. Richard: dat is niet correct, DVA is wel genoemd. Pierre Remmers: De huidige KlimOp is niet zo gebruiksvriendelijk. Verandert daar nog iets aan? Richard: via LISA is een nieuwe vormgeving mogelijk; ook zou het blaadje op een vaste tijd moeten verschijnen.


7

Pierre Remmers: Pierre wijst op de scheidsrechtersproblematiek, de inzet scheidsrechters is verre van ideaal. Richard: er komt een nieuwe scheidsrechterscommissie. Die moet breder gevuld worden en scheidsrechters moeten beter begeleid worden. Er komen eendaagse cursussen voor de scheidsrechterskaart. Richard: opkomst van scheidsrechters wordt verplicht, elke speler moet een scheidsrechterskaart hebben. Anne Sonneveld: probleem is ook dat je pas heel laat weet wanneer je moet fluiten. Kan het iets eerder bekend gemaakt worden? Richard: ja, dat gaat ook via Lisa. Marnix Bakermans bedankt het bestuur voor de informatieve vergadering en is blij met de plannen die gemaakt worden.

Aldus vastgesteld op 19 september 2011

Voorzitter


Secretaris

8

NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING HCU 31 mei 2011

Recommend Documents