Notulen Algemene Ledenvergadering T.V. Manger Cats 19 november 2013
1. Opening Monique de Jonge opent om 20:00 de vergadering en heet iedereen van harte welkom. Er zijn 4 leden die zich hebben afgemeld. 2. Mededelingen en ingekomen stukken Er zijn geen binnengekomen stukken. Er zijn twee mededelingen: Nynke Geerts verzoekt een ieder de presentie lijst te tekenen. Verder geeft Nynke aan dat Wiro Niessen de ALV zal notuleren. 3. Notulen ALV 27 november 2012 Er zijn geen opmerkingen naar aanleiding van de notulen. 4. Goedkeuring jaarverslagen 2013 commissies De jaarverslagen van de commissies zijn verstuurd met de stukken voor de ALV. Er zijn een aantal vragen binnengekomen op basis van deze stukken; deze worden beantwoord: Jan-Joop Treffers vraagt zich af wat het precies inhoudt dat de “coördinator banen” meer bevoegdheid krijgt. Mariska Meulenberg geeft aan dat het, in de stijl van het “nieuwe besturen”, duidelijker zal worden wat de taken en bevoegdheden van coördinatoren zijn. Zij krijgen meer verantwoordelijkheden en ruimte, en hoeven niet voor elk wissewasje naar een bestuurslid. Verder vraagt Jan-Joop zich af of er geen contact is geweest met de “Vrienden van Manger Cats”. Monique de Jonge geeft aan dat er in het afgelopen jaar aan de vrienden te weinig aandacht is besteed; er is enkel geïnformeerd waar het geld aan besteed is. De sponsorcommissie was dit jaar druk, maar dat mag geen excuus zijn; dus bij deze oprechte excuses daarvoor en de belofte dit het komende jaar beter te doen. Jan-Joop Treffers vraagt waarom er niet meer reclame is gemaakt voor de ladder. Mariska Meulenberg geeft aan dat Rob Geurts, die de ladder organiseert, heeft aangegeven de ladder volgend jaar weer te willen organiseren en te proberen er meer aandacht aan te geven, zodat het meer gaat leven. Lucie Treffers vraagt zich af hoe lang er getennist kan worden. Dit kan tot het hard gaat vriezen. Vanaf 30 november kan er nog op 2 banen worden gespeeld; van de andere banen zullen de netten worden gehaald. De kleedkamers en toiletten zijn in deze periode met de pas toegankelijk.
Lucie Treffers vraagt zich af of de inzet van Kees & Tiny Verhoef kan worden verminderd, en dat daarmee kan worden bespaard. Mariska Meulenberg geeft aan dat dit in principe kan, maar alleen als voldoende mensen hier structureel tijd in willen stoppen en bij voorkeur ook enige affiniteit met horeca hebben. Zij wil dit soort initiatieven van leden echter graag faciliteren, dus dat kan zeker in overleg. Rob van Hengel heeft vragen over de baankwaliteit, met name omdat de plassen later in het seizoen langer zijn blijven liggen. In dat kader vraagt hij zich af wat de werkzaamheden zullen zijn om de banen voor het volgende seizoen voor te bereiden. Monique de Jonge geeft aan dat de bovenlaag zal worden behandeld (los gefreesd en dan geëgaliseerd). Dit is gebruikelijk onderhoud is voor gravelbanen. Groot onderhoud is er elke 10 jaar (kan evt. vaker natuurlijk, maar daar zit wel een kostenplaatje aan vast). In vergelijking met clubs in de omgeving is de baankwaliteit goed. Jurgen van Teeffelen geeft aan dat de problemen met plassen zich op bepaalde plekken voordoen. Volgend jaar zullen de trainers gaan rouleren om de baanbelasting beter te verdelen. De tweede vraag van Rob van Hengel gaat juist over droogte; hoe kunnen we voorkomen dat de banen in de zomerperiode te droog en stoffig worden. Mariska Meulenberg vraagt of Rob met haar mee wil denken om hiervoor oplossingen te vinden. Rob neemt deze uitnodiging aan. Onno Takx vraagt zich af of de inzichten m.b.t. de baansoortkeuze zijn veranderd, omdat in de ALV destijds niet voor gravel als favoriete ondergrond is gekozen. Monique de Jonge geeft aan dat nieuwe inzichten door ervaringen met all-weather banen inderdaad een nieuw beeld geven en dat er eigenlijk “niks boven gravel gaat”. I.v.m. kosten is destijds alsnog voor gravel gekozen; dat blijkt dus achteraf geen slechte keuze. Het is vrijwel zeker dat dit de komende 5-10 jaar niet zal veranderen. Onno Takx vraagt verder of het beleid van het bestuur is dat er altijd tenminste 1 baan beschikbaar is voor vrij spelen. Jurgen van Teeffelen antwoordt hier volmondig ja op. Hij erkent dat het op momenten het afgelopen jaar anders is geweest (regen in de ochtend op competitiedagen, en een VCL die te vroeg een vrije baan is gaan gebruiken). Maar door betere communicatie zullen we dit volgend jaar proberen te voorkomen. Er zal gedurende de hele week dus altijd ten minste 1 baan beschikbaar zijn voor vrij spelen, met twee uitzonderingen. Op de woensdagmiddag, tijdens competitie-dagen, zullen vaak tussen +/- 13:30 en 17:30 alle banen bezet zijn i.v.m. de combinatie competitie/training jeugd. Verder kunnen er op competitiedagen i.v.m. (langdurige) regen calamiteiten optreden. Onno Takx vraagt verder naar de samenwerking tussen lokale verenigingen. Jurgen van Teeffelen geeft aan dat de samenwerking met 5 lokale verenigingen (Larsheim, Ludenti, Risenborgh, Griffensteyn, Austerlitz) zeer goed is. Om voornamelijk de oudere jeugd te blijven binden, maken deze verenigingen het mogelijk dat jeugdleden van middelbare scholen bij elkaar op de club kunnen spelen zonder extra kosten. Verder kunnen jeugdleden van verschillende verenigingen zich vanaf volgend jaar gezamenlijk, dit moet dan via een van de clubs, inschrijven voor de competitie. Met Risenborgh is er verder samenwerking in het kader van het open jeugdtoernooi. Er wordt nog gedacht aan verdere samenwerking. Bijvoorbeeld om met trainers van de clubs selectie trainingen te gaan doen voor de betere jeugd, om deze zo ook te blijven binden aan de clubs. Onno vraagt of de activiteiten op het gebied van samenwerking zich dan beperken tot de jeugd. Jurgen geeft aan dat hier wel de focus ligt, maar dat er zeker ook andere initiatieven denkbaar zijn; bijvoorbeeld om een grotere opkomst te realiseren bij evenementen die vanuit de 50+ groep worden geïnitieerd.
Na de behandeling van de binnengekomen vragen, wordt geïnventariseerd of er nog andere opmerkingen zijn. Dit is niet het geval en de jaarverslagen van de commissies worden unaniem goedgekeurd. 5. Goedkeuring financiële jaarverslagen 2013 Peter Brandsma geeft een korte toelichting m.b.t. de financiën. Allereerst geeft hij aan dat de kascommissaris van de stichting ook zitting zal nemen in de kascommissie van de vereniging. Dit komt tegemoet aan de door de ALV eerder geuite wens om meer inzicht te krijgen in de financiële situatie van de stichting. Verder meldt Peter dat hij, gezien het vele contact met de stichting op het financiële vlak, Nynke zal vervangen in het bestuur van de stichting, omdat Nynke vandaag terugtreedt als bestuurslid. Jan-Joop Treffers vraagt of dit wel kan; de stichting en club dienen toch onafhankelijk te zijn? Nynke Geerts legt uit dat de stichting van dusdanig belang voor de vereniging is, dat zij heeft bedongen dat er altijd een bestuurslid van Manger Cats ook lid is van het stichtingsbestuur. Hiermee heeft de vereniging echter geen doorslaggevende stem. Daarmee is de (juridische) onafhankelijkheid van de Stichting gewaarborgd. Peter geeft verder nog een toelichting op de begroting. De baten komen overeen met de begroting. Ook de sponsorcommissie heeft, zeker gezien de tijd waar we in zitten, een mooi resultaat geleverd. En dan moeten we ons bedenken dat er ook heel veel “in natura” is gesponsord, bijvoorbeeld bij evenementen. De barinkomsten zijn iets groter dan begroot. Het feit dat we zo’n goed resultaat hebben gerealiseerd, komt met name doordat binnen de vereniging “kostenbewustheid” in de genen lijkt te zitten. Peter geeft aan dat dit aan de ene kant heel goed is, maar dat, als commissies bijvoorbeeld goede ideeën hebben, er wel wat ruimte is om dingen te realiseren. Als laatste geeft Peter nog een toelichting op de balans. De liquide positie lijkt wellicht aan de hoge kant (91 k Euro) maar daarbij moet rekening gehouden worden met het feit dat de baten nu allemaal binnen zijn, en dat in de winterperiode de bepaalde kosten doorlopen. Verder is de liquiditeitspositie in de stichting niet zo sterk; in dat licht is de liquiditeitspositie zoals deze nu is reëel. 6. Rapportage kascommissie Peter Dorre geeft aan dat de kascommissie (Peter Dorre en Jolt Oostra) op 13 november in bijzijn van de penningmeester de boeken gecontroleerd heeft. Zij heeft geconstateerd dat de financiële administratie zorgvuldig gevoerd is en zij heeft vastgesteld dat de winst- en verliesrekening en de balans over het boekjaar 2013 een waarheidsgetrouw beeld geven van de financiële status van Manger Cats. De kascommissie stelt dan ook voor het bestuur decharge te verlenen voor het boekjaar 2013 en de ALV stemt hier unaniem mee in. 7. Benoeming nieuwe kascommissie Peter Dorre zal de kascommissie verlaten. Alex van Veenendaal, die dit jaar ook al is benoemd tot lid van de kascommissie van de stichting, is bereid gevonden ook toe te treden tot de kascommissie van Manger Cats. Samen met Jolt Oostra wordt hij dan ook voorgedragen voor de nieuwe kascommissie. De ALV stemt hier unaniem mee in.
8. Vrijwilliger van het jaar 2013 De uitreiking van de prijs voor “De vrijwilliger van het jaar” is dit jaar extra spannend; Monique de Jonge geeft aan dat het bestuur namelijk niet zeker weet of de desbetreffende persoon de prijs niet al eerder heeft gekregen. De persoon in kwestie is namelijk al jarenlang een lid dat voor iedereen klaar staat, of het nu gaat om onderhoud of sociale activiteiten binnen de club. Ook de positieve open houding ten opzichte van nieuwe leden wordt geroemd. Met veel plezier reikt Monique de schaal dan ook uit aan Maurice Albrecht, met instemming van de ALV en onder luid applaus. 9. Bestuurswisseling Omdat twee bestuursleden het bestuur gaan verlaten, is het bestuur op zoek gegaan naar vervangers. Laury Jongsma is bereid gevonden om binnen het bestuur de taak “Communicatie en Vrijwilligers” op zich te nemen, en Wiro Niessen de taak van “Secretaris”. Laury en Wiro introduceren zich en geven aan waarom zij het leuk vinden om binnen Manger Cats een bestuurstaak op zich te nemen. De ALV wordt dan gevraagd of zij instemmen met de benoeming van de twee nieuwe bestuursleden; dit voorstel wordt unaniem aangenomen. Dit betekent ook dat twee leden het bestuur gaan verlaten. Monique de Jonge beschrijft de belangrijke rol die beide bestuursleden hebben gespeeld. Als secretaris, en iemand met veel juridische kennis en goede contacten in de lokale politiek, is Nynke instrumenteel geweest in het opzetten van de nieuwe organisatie en juridische structuur van Manger Cats. De vereniging is nu goed georganiseerd, en ze kan trots terugkijken op wat ze allemaal, in een periode van 8 jaar, voor de club gedaan en bereikt heeft. Datzelfde geldt voor Marisol Klitsie. Zij heeft de laatste jaren de communicatie naar de leden en de website geprofessionaliseerd. Het lijkt nu vanzelfsprekend dat we elke keer zo’n mooi digitaal kattebelletje ontvangen, maar dit is echt het resultaat van het werk van Marisol en het team dat zij heeft gevormd en aangestuurd. Beide dames ontvangen een bloemetje en een warm applaus van de ALV. 10. Begroting 2014 en vaststelling contributie 2014 Peter Brandsma geeft een toelichting op de begroting. Hij geeft aan dat vanwege de ruime liquiditeitspositie van de vereniging en de voorgenomen investeringen gecombineerd met de hoge aflossingsverplichtingen bij de stichting in de begroting van de vereniging een drietal punten zijn opgenomen om de liquiditeitspositie van de stichting te verruimen: 1. de gebruikersvergoeding wordt met 2,5 k verhoogd. 2. de door de stichting aan de vereniging te betalen rente zal bij de hoofdsom worden bijgeschreven (maar blijft wel verschuldigd). 3. de aflossing op de lening van de vereniging aan de stichting ad 10 k per jaar zal tot nader orde worden opgeschort. Hierdoor krijgt de stichting voldoende armslag voor de geplande investeringen en om aan de financiële verplichtingen te voldoen. Naar aanleiding van de begroting rijzen er nog een aantal vragen bij de leden van de ALV. Wat is de status van de subsidie van de gemeente? Monique de Jonge geeft aan dat het in de planning van de gemeente ligt om nog dit jaar tot een harmonisatie voorstel voor de tennisverenigingen te komen. We wachten dit met interesse af, want tot nu toe krijgt Manger Cats geen enkele subsidie van de gemeente. Doel van de harmonisatie zou toch moeten zijn om de verschillende
verenigingen een meer gelijkwaardige uitgangspositie te geven. De gehele operatie zal wel budgetneutraal moeten geschieden. Erik Veldhuizen vraagt naar het verwachtte ledenaantal voor 2014. Peter Brandsma geeft aan dat er op dit moment weliswaar evenveel opzeggingen zijn als vorig jaar, maar dat de wachtlijst nu korter is. Het is dus mogelijk dat het ledenaantal volgend jaar iets lager zal liggen. Het voorstel van de penningmeester is om de contributie voor 2014, gezien de financiële status van de vereniging, op hetzelfde niveau te houden als in 2013. De vergadering keurt de voorgestelde begroting (en de daarin opgenomen bovengenoemde punten) goed. 11. Logo Martijn van Raaij heeft de eer het nieuwe logo, dat door zijn vader is ontworpen, te onthullen. Hij licht toe dat het met een nieuw park en clubhuis ook tijd is voor een nieuw, eigentijds logo: Manger Cats 2.0. Het logo is de vorige ALV al getoond, maar is nu verder uitgewerkt. Hij vermeldt met name nog Stip Grafisch Ontwerp, omdat zij kosteloos het logo heeft omgezet naar digitale bestanden die gebruikt kunnen worden voor email, de website etc. Het logo is in een recente bestuursvergadering aan het bestuur getoond, die enthousiast was over het resultaat. Ook vanuit de ALV zijn er veel positieve reacties op het ontwerp. Het logo zal de komende tijd, stapsgewijs i.v.m. het beperken van de kosten, worden uitgerold, via bijvoorbeeld de digitale Kattebelletjes en de reclameborden buiten. Monique de Jonge bedankt Martijn en zijn vader namens de club voor hun inzet. 12. Rondvraag Saskia Redeke vraagt zich af of het bestuur interesse heeft om weer een Open Senioren Toernooi te organiseren. Jurgen van Teeffelen geeft aan dat dit al in de planning voor 2014 staat. Het Manger Cats Open Toernooi zal de laatste week van juni plaatsvinden, en de organisatie wordt gecoördineerd door Samantha Spinhoven. Erik Veldhuizen vraagt naar de manieren waarop het bestuur denkt de sociale component van de club te versterken, en interactie te stimuleren. Monique de Jonge geeft aan dat dit een belangrijk onderwerp voor het bestuur is, waarover het bestuur straks, in het tweede deel van de vergadering, ook met de leden van gedachten wil wisselen. Evenementen als de mix-avond en het stratentoernooi zijn voorbeelden van activiteiten in het afgelopen jaar die goed gewerkt hebben om ook mensen die geen competitie te spelen te binden. Ook labelen en ladderen zijn zulke activiteiten. Via verschillende evenementen zullen we dit moeten blijven stimuleren. Er zijn ook uitdagingen om meer leden te betrekken bij bijvoorbeeld de clubkampioenschappen en de open toernooien. Lucie Treffers geeft aan dat de trainers hierin ook een rol kunnen spelen, en Edwin Murre beaamt dit. Hij geeft aan dat er bijvoorbeeld veel interesse was voor een eindejaarstoernooi om de trainingen af te sluiten. Dit ging helaas niet door i.v.m. slecht weer. Onno Takx vraagt zich af wanneer de webcam weer actief wordt. Dat staat in de planning van 2014; er komen zelfs 2 webcams, in beide richtingen. Als laatste punt komt de door de KNLTB voorgestelde wijziging in de competitieregels aan bod. Deze behelzen dat er in de dubbel bij deuce meteen een beslissend punt wordt gespeeld, en dat
de derde set vervalt, en wordt vervangen door een super tie-break. De positie van Manger Cats in deze discussie wordt gevraagd. Jurgen heeft input van de competitie-teams gevraagd. Een meerderheid is niet voor de veranderingen, dus daarmee is Manger Cats tegen. Echter, de vertegenwoordiging van Manger Cats bij de stemming hierover op 19 december is heel indirect (wij worden vertegenwoordigd via het district; er zijn 45 districten die stemmen). Dus het is toch vooral afwachten wat er de 19e uit gaat komen. 13. Koers voor de toekomst/hoofdlijnen enquête Na de pauze bespreekt Monique de Jonge de belangrijkste bevindingen van de ledenenquête, en nodigt het bestuur de ALV uit voor een open discussie over drie thema’s; een korte samenvatting van deze discussie volgt hieronder: 1) Indeling competitie teams Het blijkt dat een (kleine) groep leden soms geen competitie kan spelen. Binnen Manger Cats is het gebruikelijk dat teams vaak vele jaren in dezelfde samenstelling spelen; daardoor ervaren sommigen dat het systeem erg vast zit. De vraag is of de Technische Commissie misschien meer invloed moet uitoefenen op de indeling van teams. Hier zitten voor- en nadelen aan. Met name door onderscheid te maken tussen prestatieve (selectie-) teams en recreatieve teams, en b.v. andere keuzes te maken in de voor- en najaarscompetitie, is het mogelijk met de wensen van meerdere personen rekening te houden. 2) Nieuwe besturen Het bestuur wil graag op een nieuwe manier besturen (meer besturen en minder uitvoeren) zodat de, soms erg grote, belasting van bestuursleden kan worden verminderd. Hiervoor is een nieuwe structuur opgesteld, waarbij onder de verschillende bestuursleden coördinatoren verantwoordelijk worden voor specifieke taken. Deze worden in een document duidelijk omschreven. Dit vraagt natuurlijk wel dat er meer vrijwilligers actief worden, en het bestuur vraagt de ALV of zij mogelijkheden zien hoe dit te bereiken. Bert de Witte geeft aan dat dit bijvoorbeeld zou kunnen door vrijwilligers te betalen, of ze een certificaat te geven, zodat ze hun werkzaamheden bij de belastingdienst op kunnen geven als gift. Verder wordt genoemd dat leden zich vaak wel willen inzetten, maar voor kortere periodes (“sprintjes”). We zouden kunnen kijken hoe dat te benutten. Ook het benaderen van nieuwe leden, het stellen van open vragen (“hoe zou jij je kunnen inzetten”) en het “voor-wat-hoort-wat” principe worden genoemd. Tot slot wordt aangegeven dat de KNLTB een stappenplan heeft, hoe vrijwilligers bij de vereniging te betrekken. 3) Sfeer / cultuur Het bestuur wil de (al goede) sfeer op de club verder verbeteren en de dwarsverbanden versterken, en vraagt de ALV hierover mee te denken. Daarbij denkt het bestuur aan meerdere manieren van verbinden, bijvoorbeeld tussen jong en oud, en tussen competitie spelende, en niet competitie spelende leden. Ideeën die worden geopperd hebben betrekking op het organiseren van evenementen, het gerichter benaderen (direct) van mensen om te participeren in evenementen, het bellen van nieuwe leden, het beter gebruiken van sociale media en sociale communities, en competitie-teams aan het begin van het seizoen tegen elkaar laten spelen. Alle input van de discussie is verzameld en zal door het bestuur en commissies gebruikt worden. 14. Sluiting Na de ALV te danken voor de input in de discussie, sluit Monique de Jonge de vergadering om 22:45, en nodigt de aanwezige leden uit voor een drankje.
