Notulen Algemene Ledenvergadering AV Generaal Michaëlis d.d. 21 februari 2014 1. Opening Om 20.00 opent de voorzitter Bert van Drunen de vergadering en heet iedereen welkom, in het bijzonder de erevoorzitters Ben Saris en Harry van de Sande en de overige aanwezige ereleden. Hij zegt het fijn te vinden dat zoveel leden zijn gekomen. Voor hem is het niet alleen een statutaire verplichting om een algemene ledenvergadering te beleggen, maar hij vindt het ook een vanzelfsprekendheid dat je als bestuur niet alleen verantwoordelijkheid wilt afleggen
voor het gevoerde beleid van het afgelopen jaar maar dat je met je leden ook wilt kijken naar de toekomst en met elkaar zaken wil bespreken die alle leden van deze vereniging aan gaan. Hij dankt alle vrijwilligers die ook in het afgelopen jaar de vereniging weer draaiende hebben gehouden. 2. Ingekomen stukken Er zijn afmeldingen voor de vergadering binnengekomen van Peter van den Biggelaar, Ger Daane, Jan van Dijk, Kathinka van Dijk, Marti van Iersel, Theo Megens, Erwin van der Mespel, Loek van Oort, Leo Spanjers en Joep Wiltschek.
3. Vaststelling van de notulen van de algemene ledenvergadering 22 februari 2013 Er zijn geen opmerkingen over deze notulen, waarmee de notulen zijn vastgesteld. 4. Jaarverslag 2013 van het bestuur door de secretaris Het jaarverslag heeft ter inzage gelegen en is via een nieuwsbrief verspreid. Herman Wester merkt op dat er geen zes cursisten zijn bij de EHBO-cursus, maar vijf. Verder zijn er geen opmerkingen over dit verslag. 5. Jaarverslagen 2013 van de commissies Baanatletiek Ben Saris merkt op dat het verslag vooral gaat over de accommodatie en dat er weinig wordt verteld over de baanatletiek en wedstrijden. Tom Lassing – voorzitter baanatletiek – zegt dat dit een bewuste keuze was omdat de wedstrijdverslagen al uitgebreid in de GM-er waren gepubliceerd. Nu blijkt dat opname daarvan in het jaarverslag wel op prijs wordt gesteld, zal Tom daar in de toekomst rekening mee houden. Lopen: geen opmerkingen Wandelen: geen opmerkingen WOC: geen opmerkingen Sponsorcommissie: geen opmerkingen Lief en Leed: geen opmerkingen Vertrouwenspersoon: geen opmerkingen Clubhuiscommissie: Carola Janssen en Petri van de Wiel (ouders van pupillen) merken op dat ze ‘de toegangsdeur van de kantine’ wel gevonden hebben, maar dat die gesloten is wanneer hun kinderen op maandag en woensdag trainen. Ze vragen of het mogelijk is dat de kantine open kan zijn tijdens de pupillentrainingen op maandag en woensdag, ze denken dat veel ouders daar wel gebruik van zullen maken. De haalbaarheid van dit verzoek zal bekeken worden. Echter, in
Notulen algemene ledenvergadering 21-02-2014
1
het verleden is dit wel geprobeerd, maar toen was er niet veel belangstelling. Ook speelt het probleem van de barbezetting een rol. PR-commissie: geen opmerkingen Website-commissie: Er schijnt een foutmelding te komen bij opstarten van de site via Internetexplorer. Dat probleem is bij de commissie bekend, en is op dit moment niet op te lossen. Bas van Hoof geeft in overweging om ook wedstrijden van andere verenigingen op de website te publiceren. René Kreijveld zegt dat dit een actiepunt is voor het komend jaar.
6. Meerjarenbeleidsplan Het concept beleidsplan heeft ter inzage gelegen en is via een nieuwsbrief verspreid. De voorzitter zegt dat het in ieder geval qua omvang een ander beleidsplan is dan wat men in het verleden gewend was. Het bestuur heeft met dit beleidsplan aan willen geven waar zij de komende jaren de accenten wil leggen en welke inspanningen daarbij horen. Binnen de diverse geledingen van de vereniging is het al besproken en de daar uit voortvloeiende op- en aanmerkingen zijn, voor zover ze relevant waren, verwerkt. De voorzitter benadrukt dat het geen vaststaand beleidsplan is, maar dat het bestuur graag met de vergadering hierover van gedachten wil wisselen. Er komen vanuit de zaal diverse opmerkingen over het plan: Het plan is te summier. Bert van Drunen benadrukt dat we op de eerste plaats consolideren wat we nu hebben en dat van daaruit naar de toekomst wordt gekeken. Het aantal leden schommelt door het jaar heen nogal. Weten we waar dat aan ligt en wordt er wat aan gedaan? Nel van Oort antwoordt dat in het nieuwe programma van de ledenadministratie is opgenomen dat leden die hun lidmaatschap opzeggen kunnen aangeven wat de reden daarvan is. Hopelijk kunnen we daarmee in de toekomst de juiste acties ondernemen. Bij recreanten hoor je vaak de klacht dat de groepjes te snel of te langzaam gaan. Er zijn veel groepjes van allerlei niveau en door de week heen kan iedereen bij een geschikt groepje aansluiten. Het is op dit moment inderdaad niet voor iedereen mogelijk om dagelijks een loopgroepje te vinden dat precies ‘passend’ is. Het zal ook moeilijk zijn om dat te bewerkstelligen want daarvoor zijn meer trainers voor nodig. Er worden nu twee nieuwe trainers opgeleid, maar er vallen ook weer trainers af. Voor de jeugd is de wachttijd bij de schoolsport te lang, waardoor velen afhaken. Tom Lassing antwoordt dat het inderdaad zo is dat de organisatie van het inschrijven op de schoolsport beter kan. Dat is echter niet onze organisatie. Wel is het zo dat atletiek geen limieten stelt. Kom je dus te laat bij een andere sport die al gevuld is, dan kun je altijd terecht bij atletiek. Daarbij gaan we binnenkort gericht enkele lessen aan de leerkrachten van basisscholen verstrekken. We doen dan samen met de Combinatie functionaris. Tip vanuit de zaal is om dan de ouders van de jeugdleden dat ook te laten weten. Die willen ongetwijfeld dan wel assisteren en ook reclame maken. Weinig belangstelling voor wedstrijden door atleten van GM. Commissie Baanatletiek heeft de ambitie om het aantal deelnemers te verhogen. Ook de WOC is hier mee aan de slag gegaan. Enkele adviezen vanuit de vergadering: - De vereniging moet duidelijker communiceren waar en wanneer er wedstrijden zijn. Vooral voor ouders van jeugdleden is het vaak een gepuzzel om hier achter te komen. - zoeken naar stimulansen om aan wedstrijden mee te doen. - informeren bij een vereniging waar de deelname wel hoger is. - wedstrijden eerder aankondigen.
Notulen algemene ledenvergadering 21-02-2014
2
- nieuwe leden beter informeren. 7. Jubilarissen Er zijn acht jubilarissen, die 25 jaar lid zijn van AVGM. Het zijn Harry Dahmen, Jeanne van HakSaris, Marlies van de Heuvel, Jolanda van Os-Waterkamp, Trieny van de Ven, Chris Rosier, Anton Verkooijen en Ans Verkooijen. Onder applaus komen ze op verzoek van de voorzitter naar voren. Ze worden gehuldigd met een bloemetje en een blijvende herinnering. 8. Uitreiking bekers De GM-beker gaat naar Nicolai van de Heijden. Nicolai is op velerlei gebied actief binnen
de vereniging, is het niet bij het verrichten van werkzaamheden op of rond de baan, dan is het wel als trainer, als parcoursbouwer en het halen en plaatsen van dranghekken.
De Hans Maas-prestatiebeker gaat naar Marianne Verdonk. Zij heeft in 2013 zowel nationaal als internationaal vele prijzen gewonnen. Zilver 60 meter horden bij het Open Europees Kampioenschap in maart in Istanbul, op 12 mei tijdens het Open Nederlands Kampioenschap in de Klasse 20. Nederlands kampioen 100 meter, 200 meter, verspringen en speerwerpen. Zilver 100 meter horden, zilver 100 meter vlak en vijfde op de 200 meter vlak tijdens het wereldkampioenschap outdoor in Praag in juni. Nieuw Nederlands record op de 7-kamp gevestigd tijdens de kermismeerkamp. De vrijwilligersbeker gaat naar Jo van Meurs. De voorzitter noemt hem iemand die niet op de voorgrond treedt maar er als wedstrijdsecretaris vooral achter de schermen voor zorgt dat de wedstrijden goed verlopen. De Jos Robbentrofee tot slot gaat naar Marjan Spoor. Deze trofee is een dag eerder door Ben Saris en Mia Robben bij Marjan thuis aan haar uitgereikt. De replica’s gaan naar de winnaars van vorige jaar: Joke van Kasteren, Ingrid Brekelmans, het meisjes junioren-A team, en Hanneke en Pieter Boelens. 9. Financieel verslag , Balans en Baten & Lasten De penningmeester Ties de Vaan licht het verslag toe. Er komen verder geen opmerkingen en het financiële verslag wordt door de vergadering vastgesteld. 10. Verslag van de Kascontrolecommissie De kascontrolecommissie brengt verslag uit over de controle van de stukken over 2013. Ze stelt voor om de penningmeester en het bestuur decharge te verlenen over 2013. Dit wordt door de vergadering goedgekeurd. 11. Aanschaf zonnepanelen Naar aanleiding van een voorstel in de algemene ledenvergadering van 2013 om reserves anders te gaan beleggen, komt het bestuur met het voorstel tot aanschaf van zonnepanelen. Tom Lassing presenteert het plan waarbij hij laat zien dat een investering van zo’n € 10.000,-- de vereniging naar verwachting jaarlijks ca. € 900,-- zal opleveren. De vergadering geeft haar goedkeuring voor de investering. 12. Vaststelling van de begroting voor 2014. Ties de Vaan presenteert de begroting. Posten waar vragen/opmerkingen over komen: De baanhuur is voor 2014 inderdaad ruim € 22.425,--, ruim € 6.000,-- meer dan in 2013. De Nevenactiviteiten zijn fors hoger begroot dan in 2013 is uitgegeven. Tom Lassing zegt dat de begroting reëel is, de verwachting is dat het in 2014 wel nodig zal zijn. Notulen algemene ledenvergadering 21-02-2014
3
De inkomsten van Korein: we hebben een nieuw contract voor drie jaar. De inkomsten staan voor drie jaar vast. We hebben opnieuw moeten onderhandelen en zijn met de huurprijs moeten zakken omdat Korein een aantal locaties gaat sluiten. De webcommissie ziet het extra gevraagde bedrag van € 500,-- niet teug op de begroting. Het verzoek was te laat binnengekomen, maar de voorzitter zegt dat de commissie de geplande activiteiten kan uitvoeren. Er komt een vraag of de vereniging niet kan meebetalen aan de kosten van uitwedstrijden. Tot nu toe is dat geen beleid, maar daar kan over nagedacht worden. Op de balans staan voorzieningen die vragen oproepen. Er wordt geadviseerd daar nog eens kritisch naar te kijken. Er komt een voorstel om een groter bedrag voor een jubileumfonds te reserveren omdat je met 650 leden met € 1.500,-- geen feestje kunt vieren. De vergadering gaat akkoord met de begroting. 13. Vaststelling contributies 2015 Gezien het positief resultaat van de voorbije jaren stelt het bestuur voor om de contributie voor 2015 niet te verhogen. De vergadering gaat hiermee akkoord. 14. Hoogte contributie bij gastlidmaatschap De vergadering gaat er mee akkoord dat de contributie voor gastleden gelijk wordt gesteld met de ‘kale’ contributie voor GM-leden. Dat betekent de geldende contributie voor de betreffende categorie minus de AU-bijdrage en eventuele wedstrijdlicentie. 15. Recht van Opstal Bert van Drunen legt uit dat GM op dit moment juridisch geen eigenaar is van het clubgebouw en dat hierdoor in de toekomst onwenselijke verrassingen zouden kunnen ontstaan. Het voorstel van het bestuur is om het Recht van Opstal voor 20 jaar (de maximale termijn) te regelen. Daarmee is inclusief BTW ongeveer € 2.500,-- gemoeid. De vergadering gaat hiermee akkoord. 16. Bestuursverkiezingen Ties de Vaan en Peter Cras zijn reglementair aftredend en hebben zich herkiesbaar gesteld. Er hebben zich geen tegenkandidaten aangemeld. Onder applaus worden beiden voor een nieuwe termijn benoemd. Er komt derhalve geen wijziging in de samenstelling van het bestuur. 17. Benoeming kascontrolecommissie De huidige kascontrolecommissie bestaat uit Frank Abbink, Anton Verkooijen, Ina Verhallen en Carlo Flapper als reservelid. Frank Abbink is reglementair aftredend. Carlo Flapper wordt regulier lid in plaats van reservelid. De nieuwe commissie bestaat uit (in volgorde van aftreden): Anton Verkooijen, Ina Verhallen en Carlo Flapper. Bas van Hoof wordt nieuw reservelid.
18. Rondvraag
Bas van Hoof: stelt voor om te onderzoeken of lidmaatschap voor een half jaar niet mogelijk kan zijn, bijvoorbeeld voor mensen die in de zomer of winter actief met een andere sport bezig zijn. Het bestuur gaat dit bekijken. Harm Bakker: kan de Joe Mannbosloop niet weer opgenomen worden in de Broos van Erp crosscompetitie? Dit jaar kon dat niet zo gepland worden. Er komt een enquête onder de
Notulen algemene ledenvergadering 21-02-2014
4
leden over de crosscompetitie. De WOC wil onderzoeken hoe de deelnemers de crosscompetitie ervaren hebben en welke cross ze eventueel willen laten vallen. Bij de GBB-loop wordt voor het eerst € 2,-- in rekening gebracht bij eigen leden voor het huren van een chip. Dat is een breuk met het verleden waarin deelname van eigen leden altijd gratis was. Als antwoord komt hierop dat door de stijgende kosten en het wegvallen van de sponsor besloten is om de kosten voor tijdsregistratie in rekening te brengen. Leden die een eigen chip hebben, hoeven niets te betalen. Ben Saris dankt namens de vereniging het bestuur voor de inzet.
19. Sluiting De voorzitter eindigt de vergadering met de traditionele pantoffels voor Jack Rooijakkers. Omdat het voor slechts een half jaar is, was even overwogen om de oude pantoffels te laten verzolen, maar daar is toch maar van afgezien. Tot slot dankt de voorzitter alle aanwezigen voor hun inzet en betrokkenheid en sluit de vergadering.
Notulen algemene ledenvergadering 21-02-2014
5
