Notulen extra algemene ledenvergadering AV Archeus 29 juni 2011. Aanwezig: 6 bestuurders en 26 leden. Afwezig met kennisgeving: 10 leden
1. Opening en mededelingen bestuur Voorzitter Harry Grevers heet allen welkom en dankt iedereen voor de betrokkenheid bij de vereniging. Hij is blij met de grote opkomst. ‘Archeus beleeft momenteel een drukke periode en er is de afgelopen tijd veel gerealiseerd’. Harry deelt mee dat Wilma Mullink gestopt is met de ledenadministratie. Wilma is minder betrokken bij de vereniging nu van haar gezin niemand meer lid is. Nicole neemt haar taak over. Zij is tevens het aanmeldpunt voor nieuwe leden en wijzigingen. Voor de vergadering hebben zich tien leden afgemeld wegens verhindering. Inclusief het bestuur zijn 32 leden present. Harry kan positieve ontwikkelingen melden over de toekomstige accommodatie. De gemeente lijkt financiële middelen te kunnen vrijmaken en samen met gelden van de provincie zijn dat hoopvolle aanzetten. ‘Als we naar de Hunenbulten verhuizen, is dat wel op basis van een 400m kunststofbaan, anders is dit geen optie’. De insteek is nu met gemeente, provincie en atletiekunie een plan te maken waar de politiek geen nee tegen kan zeggen, aldus de voorzitter. ‘Archeus zal daar ook financieel in moeten bijdragen en dat betekent dat we op termijn naar de contributie moeten gaan kijken. Die is nu vrij laag in vergelijking met andere verenigingen’.
2. Vaststellen notulen vorige vergadering Naar aanleiding van de notulen van de jaarvergadering van 24 februari merkt Nicole op dat de loten voor de Grote Clubactie niet per incasso kunnen worden afgeschreven. Betaling zal dus op andere wijze gebeuren. De notulen zullen ook nog aan de orde komen op de volgende reguliere jaarvergadering. 3. Wijziging huishoudelijk reglement Bestuur heeft leden voorgesteld het huishoudelijk reglement op vier punten te wijzigen c.q. aan te vullen. Met de aanpassing van artikel 14, verplichte bereidheid van (ouders van) leden zich minstens eenmaal per jaar in te zetten voor de vereniging, gaat iedereen akkoord. Voorstel daartoe was al in vorige vergadering aangenomen, artikel zal in die zin worden aangepast. Voorgestelde wijziging artikel 2 betreft de clubkleding. De kleuren worden nu rood shirt en donkerblauwe broek, met wit clublogo op voorzijde shirt en naamsvermelding ARCHEUS WINTERSWIJK op rugzijde. De clubkleding wordt betrokken via een door het bestuur aangewezen
1
kanaal. Het dragen van clubkleding wordt verplicht tijdens wedstrijden. Slechts in uitzonderlijke gevallen kan daarvan worden afgeweken, zulks ter beoordeling van het bestuur. Harry licht toe dat er nog een clubkledingreglement zal worden opgesteld. Er is vooraf overleg geweest met Lars Duistermaat, die sponsorverplichtingen heeft. Hoe dit met de clubkleding/logo gecombineerd kan worden, wordt nog uitgezocht. Volgens de voorzitter heeft de uitzondering te maken met het feit dat de vereniging talenten wil behouden. Rianne Maas stelt voor de verplichting ook te laten gelden voor prestatielopen. Reglement zal in die zin worden aangepast. Wim Ruesink vraagt wat er gebeurt als leden zich niet aan de verplichting houden. Harry meldt dat er geen sancties zijn vastgesteld. Ronald de Rooy vindt wel dat leden erop aangesproken moeten worden als ze geen clubkleding dragen tijdens wedstrijden. Dit zal gebeuren, aldus het bestuur. Ook vraagt Wim naar de kosten. Harry antwoordt dat collectieve inkoop de prijs drukt (het betreft een tijdelijk aanbod van Leugemors), ook is het goedkoper als leden setjes aanschaffen. Verder kan er vanuit de sponsorgroep worden geïnvesteerd in de post clubkleding, zonder naamsvermelding op shirts. Trainingspakken zouden wel van een sponsornaam kunnen worden voorzien. Verdere discussie over clubkleding: zie agendapunt 7. Bestuur stelt voor ook artikel 10 te wijzigen. Dit betreft het recht op onkostenvergoeding voor leden die op vrijwillige basis taken verrichten. Nu bestaat dit recht officieel alleen voor trainers, in de vorm van een vergoeding. Het bestuur licht toe dat het hier uitsluitend gaat om reëel gemaakte kosten, uren worden niet vergoed. In de praktijk worden die kosten al wel vergoed, alleen is dit nergens officieel vastgelegd. Er komt een reglement vergoedingen en attenties. Honza geeft het bestuur mee goed na te denken over de consequenties, bijvoorbeeld als het gaat om reiskosten. Nu rijden ouders beurtelings en op eigen kosten. Volgens Harry betekent het recht niet automatisch dat ouders nu alle kilometers vergoed krijgen. Dit zal in het reglement omschreven worden. Secretaris Jan Ruesink licht toe dat de vereniging daarmee wil vermijden dat ze de reiskosten zou moeten betalen voor ouders die hun kind bijvoorbeeld naar de Euopese Juniorenampioenschappen zouden rijden. Iedereen is akkoord met de voorgestelde wijzigingen, met genoemde aanpassing. Het nieuwe huishoudelijk reglement zal gepubliceerd worden op de website. 4.
Presentatie beleidsplan 2011-2016 Harry geeft een (powerpoint)presentatie van het beleidsplan. Organisatorisch is het nu zo geregeld dat alle commissies een eigen vertegenwoordiging in het bestuur hebben, zodat de communicatie altijd open en volledig kan zijn. De insteek is commissies zoveel mogelijk zelfstandig te laten opereren en dat er steeds naar het verantwoordelijke bestuurslid wordt gerapporteerd. Nieuw fenomeen is dat elke commissie een eigen jaarbudget krijgt. De penningmeester overlegt daar in het najaar met de commissies over, zodat een begroting kan worden opgesteld. De plannen van de commissies moeten wel passen in het meerjarenbeleid.
2
In de vereniging is de structuur nu zo volledig dat alle taken en afspraken vastliggen, in statuten, huishoudelijk reglement, organigram, document organisatie en werkwijze en in diverse reglementen voor o.m. clubkleding, vergoedingen en clubrecords. Harry schetst de totstandkoming van het beleidsplan, op basis van een SWOT-analyse waarbij veel leden betrokken zijn geweest. Doelstelling van het meerjarenbeleidsplan is vaststellen van de huidige situatie en de doelstellingen voor de toekomst en als uitvloeisel daarvan het bepalen van acties en het uitstippelen van een realistisch tijdpad. ‘Alleen zo krijg je binnen de vereniging alle neuzen dezelfde kant op”. Uitgangspunt is een voortzetting van de huidige ledengroei naar minimaal 400 in 2016 en de beschikbaarheid van een 400m kunststofbaan per 2013. De financiële onderbouwing van de plannen vormt een ‘lastig verhaal’, aldus Harry. Baan kost circa zes ton en de verbouwing van de accommodatie Hunenbulten 150.000 tot 200.000 euro. Nieuwbouw is niet realiseerbaar, zegt de voorzitter. Momenteel wordt gerekend hoe duur een verbouwingsplan exact uitvalt. Harry benadrukt dat het beleidsplan een plan op hoofdlijnen is dat richtinggevend is. Het zal jaarlijks moeten worden geëvalueerd en zonodig bijgesteld. ‘Het moet een actueel plan blijven, niet een dat in de la verdwijnt’. Elk jaarplan leidt tot actiepunten voor elke commissie. Dat jaarplan moet gereed zijn voor het begin van het nieuwe jaar. Wim Ruesink vraagt wanneer duidelijkheid van de politiek te verwachten is. Harry kan dit niet exact zeggen, ‘maar bijna wekelijks komen we een stukje verder. De wethouder, de ambtenaar sport en wij zijn nu in nauw overleg en de fracties staan er positief tegenover. Verder blijft het koffiedikkijken’. Jos Kampshof vraagt of de accommodatie in de gemeentelijke begroting van 2012 opgenomen kan worden. Volgens Harry zou dat zomaar kunnen. ‘Een bruidsschat van 4000 euro per lid zou eerlijk zijn tegenover de andere verenigingen die hun accommodaties al voor elkaar gekregen hebben.’ Ronald de Rooy wijst erop dat in het verleden, toen we bij Avanti vertrokken, al vaker toezeggingen zijn gedaan die uiteindelijk niet zijn nagekomen. Hij vraagt of de honkbalvereniging ook naar de Hunenbulten gaat. Volgens Harry gaat Hickory vrijwel zeker naar Trias. Honza Valenta complimenteert het bestuur met de vorming van de nieuwe structuur. Hij wil bij de uitgangspunten wel toegevoegd zien dat een 400m baan er per 2013 moet liggen en dat we een bestand van 50 bestuurders en vrijwilligers hebben om de groei op te vangen. Hij wijst er ook op dat de commissies nog geen kans hebben gehad dit plan door te praten. ‘De commissies vormen toch het bouwmateriaal van de vereniging’. De voorzitter beaamt dit en voegt eraan toe dat het echte werk nog moet beginnen en dat bij de uitwerking veel op de commissies neerkomt. Honza meent echter dat bestuur eerst de mening van de commissies moet weten alvorens besluiten te nemen. Harry antwoordt dat bij de totstandkoming van het plan een brede inbreng
3
vanuit de leden is geweest en dat in het vervolgtraject het bestuur het advies van de commissies betrekt bij de besluitvorming. Erik Kremer voegt vanuit het bestuur toe dat de communicatie-opzet waarvoor gekozen is, daartoe de ruimte biedt. Jan-Jaap Beeks vraagt naar de wenselijkheid van een gedragscode. Harry antwoordt dat dit het overwegen waard is voor het huishoudelijk reglement. 5. Communicatie binnen vereniging De vereniging zal meer gebruik gaan maken van de website om intern en extern te communiceren. Aan de webmaster zal worden gevraagd de inlogcodes te mailen aan de leden.
6. Verkiezing nieuw bestuurslid De voorzitter meldt verheugd te zijn dat Tom Baak zich gemeld heeft voor het bestuur. Er zijn geen tegenkandidaten aangemeld. Tom wordt met applaus welkom geheten in het bestuur, dat nu met zeven leden geen vacature meer heeft. Tom gaat de activititeiten en evenementen bundelen 7. Clubkleding De nieuwe clubkleding wordt uitgebreid getoond. Leugemors wordt de leverancier. Er zullen twee of drie pasavonden komen, die door Marion Wijenberg en Marjolein Wassink worden georganiseerd. In augustus zullen de uitnodigingen komen, in september de pas- en bestelavonden en in oktober de levering. Een en ander wordt via de mail aangekondigd. Er komt een incassosysteem voor de betaling. Wilma Nijenhuis vraagt wie eventuele prijsverhogingen in de toekomst bepaalt. Harry meldt dat er een vaste prijs per periode afgesproken wordt. Honza merkt op dat Hanzesport in Zutphen dezelfde (Craft-)lijn voert en dezelfde kleur shirt. Hij vreest dat op afstand dan onvoldoende onderscheid gemaakt zal worden. ‘Op 50 m zie ik het logo, dat het verschil moet maken, echt niet’. Volgens Harry is er uitgebreid gekeken naar alle aspecten van de kleurstelling en kledinglijnen en leveren andere keuzes andere bezwaren op. Bovendien zijn de broekjes bij ons blauw en moet er ook gedacht worden aan de leverbaarheid op lange termijn. Die is bij deze kleurstellingen bij Craft voor langere termijn gegarandeerd. Honza stemt niettemin als enige tegen.
8. Rondvraag Tom Baak meldt dat hij (reserve)lid is voor de Kascommissie en dat daar nu iemand anders voor benoemd moet worden. Wim Ruesink meldt zich voor deze taak. Lars attendeert erop dat de inschrijving voor de clubkampioenschappen op de website geopend is.
4
Rianne vraagt of ijsverkoop via een wagen van roomijsje.nl mogelijk is bij evenementen als de Zomeravondloop. Harry antwoordt dat dit geen zaak is voor het bestuur, maar voor de gemeente. Arjan Onnink wil het nieuwe bestuur graag complimenteren met de gemaakte vorderingen. Dienke Nijboer dankt het secretariaat voor het doorsturen van een mail waarin zij oproept tot sponsoring bij de Dam-tot-Damloop ten behoeve van het NKI. Marjolein Wassink meldt dat vrijdag 1 juli de inschrijving start voor de volgende Start-to-Run en deelt flyers uit aan leden die deze willen verspreiden. Bertus Sessink vraagt waarom Nicole de ledenadministratie overneemt. Volgens Nicole verricht de penningmeester toch al incassotaken en heeft daarvoor steeds actueel ledenbestand nodig. Bijhouden van de mutaties is dan weinig extra werk. De wijzigingen worden vervolgens doorgegeven aan het secretariaat. Ronald de Rooy vindt dat Archeus op twitter moet. Erik Kremer, bestuurslid public relations, is het hier van harte mee eens. ‘Gaan we opstarten’. Nicole meldt dat Bertus Sessink stopt met het geven van trainen. Zij bedankt Bertus met een bos bloemen. 9. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering rond 21.15 uur.
5
