SV JULIANA ‘31 Notulen Algemene Ledenvergadering 16 juni 2015 Aanwezig: John Arts, Jenny Boonzaayer, Gert-Jan de Bruijn, Peter de Bruijn, Colette Eissing, Loet Eissing, Carla Goossens, Koos Groenen, Henry Jansen, Frans Janssen, Hans Janssen, Loek Heijnen, Ferrie van de Logt, Ronnie Martens, Matthee Moons, Lianne Muller, Jo Nicolasen, Jeroen Nillessen, Bas Prudon, Paul Reintjes, Martien te Riele, Frank Snippert, Theo Spanbroek, Henny Vissers, Jan Vissers, Juanita Wels, John Welsen, Henk Wienen, Arjen Zwaag, Tanja Zwaag Mede aanwezig: Remy Siroen, ouder van een jeugdlid en Els Spanbroek Agenda: 1. Opening en Mededelingen 2. Vaststelling notulen ALV d.d. 13 november 2014 3. Renovatie 4. Vestigen van erfpacht/opstalrechten en hypotheek t.b.v. financiering renovatie 5. Contributie seizoen 2015-2016 6. Rondvraag. 7. Sluiting. 1. Opening en Mededelingen De voorzitter, Martien te Riele, opent de vergadering en heet alle aanwezigen welkom. Er is bericht van verhindering ontvangen van Johan Beelen, Edwin Willemsen en Milou van Wetering. Er wordt 1 minuut stilte in acht genomen voor de in het afgelopen seizoen overleden leden Leo de Bruijn (erelid) en Theo Klaassen. 2. Vaststelling notulen algemene ledenvergadering 13 november 2014 De notulen worden goedgekeurd, met dank aan notuliste Jenny Boonzaayer. N.a.v. de notulen gaat de voorzitter in op de afgesproken aktiepunten: - onderzoek mogelijkheden stemrecht ouders jeugdleden: Gebleken is dat dit bij voetbalverenigingen niet voorkomt. Ook blijkt er tot nu toe weinig behoefte aan aanwezigheid van ouders bij ledenvergaderingen (vorige vergadering 2, nu 1 ouder). Ouders kunnen, als ze stemrecht wensen, niet-spelend lid (met functie) worden. Vooralsnog ziet bestuur geen aanleiding op dit punt de statuten te herzien. - onderzoek korting op contributie spelende leden met functie Het bestuur heeft besloten geen voorstel voor te leggen aan de ALV om spelende leden korting te geven op de contributie als zij vrijwilligerswerk doen, zoals niet-spelende leden met functie. Immers, spelende leden maken gebruik van alle faciliteiten en werkzaamheden van andere vrijwilligers. Dat ligt anders bij niet-spelende leden. 3. Renovatie Henry Jansen meldt t.a.v. de renovatie van hoofdveld, veld 2 en clubhuis fase 1 dat er op basis van programma van eisen en offertes een begroting is gemaakt. Er bleek nog veel bezuinigd te kunnen worden. De totale kosten gaan € 568.761 euro bedragen (velden € 551.216 en clubhuis€ 17.545). Voor velden is hogere subsidie mogelijk dan voor clubhuis. Door de gemeente wordt in totaal 370.813 subsidie verstrekt, zodat de eigen bijdrage € 197.948 bedraagt. Er zal dus 2 ton geleend moeten worden, waarvoor gemeente en SWS borg staan. Op basis van de aanbesteding is Fieldturf gekozen. Daarnaast is een aantal andere leveranciers gekozen (in eigen beheer, niet op basis van onderaanneming). Dat zijn voornamelijk sponsoren: Van Wees, Aquaco, Arts Electro, HSI Reclame, Nicolasen Installatie en J. van Eldijk en daarnaast A. Hak B.V. en Ermasport. .
1
Hoofdveld wordt kunstgrasveld met verlichting omdat drainage niet meer werkte en hoofdveld geen verlichting had, overbelasting natuurgras (ivm tekort trainingscap), wens 2 x trainen recreatieve teams, op hoofdveld zijn dan lichtwedstrijden (beker) mogelijk, lagere onderhoudskosten, Er is gekozen voor een duurzaam kunstgrasveld, kwaliteitsgarantie van 12 jaar, met een andersoortige rubberlaag met cryogeen (geurloos, drijft niet, plakt minder), is getest door 1e elftal. Oplevering ligt op schema. Ook kunstgras moet worden onderhouden: wekelijks borstelen, rubbercontrole en 2 x p.j. groot onderhoud, waarvoor een onderhoudscontract wordt afgesloten. Veld 2 wordt totaal gerenoveeerd, met nieuwe toplaag (van veld 1) met drainage, ook dugouts e.d. worden van veld 1 hergebruikt. Ook komt er nieuwe beregening. Omdat het momenteel te droog is, wordt oplevering verwacht op 26 juni. In 2015/2016 kan veld alleen door pupillen worden bespeeld. Clubhuis wordt beperkt gerenoveerd, met name noodzakelijke aanpassingen en uit oogpunt van veiligheid, zoals dakbedekking, nieuwe electrische installatie, schilderwerk, aanpassing verlichting (energiezuinige LED) en er komt ander voordeliger abonnement i.v.m nieuwe lichtmasten, nl. abonnement grootverbruiker. Net als bij vorige renovatie clubhuis/kleedkamers proberen we 5000 euro minder uit te geven door zelfwerkzaamheid. Daarvan mogen we nl. groot deel houden. Bijv.: aantal vrijwilligers heeft hekwerken verwijderd en verkocht, terras wordt vergroot en vernieuwd in eigen beheer (Maik v.d. Broek met 4e elftal en sponsor (J. van Eldijk). Terrasafscheiding wordt gemaakt door sponsorborden. Ook wordt Wifi opengesteld voor bezoekers, ook op terras. De inrichting van het clubhuis wordt voortaan gecoördineerd door een beheerscommissie, bestaande uit Colette Eissing, Hans Janssen en Henry Jansen. Colettte is aanspreekpunt. Met gebruiker KION vindt afstemming plaats. Ook komen er mogelijk nieuwe centrale informatieschermen met standen/uitslagen e.d. Voor 1/7/15 moet subsidie worden aangevraagd voor renovatie 2016. Gedacht wordt aan nieuwe beregening voor veld 6 en 7 (ministadion) evenals renovatie van veld 7. Verder staat 2e fase clubhuis/ kleedkamers op stapel, waarvoor club een hoge eigen bijdrage zal moeten leveren. Hiervoor zal dan ook een nieuwe lening moeten worden afgesloten, zal aan ALV worden voorgelegd. John Arts vraagt wanneer daar duidelijkheid over te verwachten is. Martien te Riele meldt dat dat in volgende ledenvergadering zal zijn, bij vaststelling begroting. Paul Reintjes vraagt of het qua capaciteit nog nodig is om veld 6 te renoveren. Henry Jansen meldt dat dat qua trainingscapaciteit wel nodig is, bijv. bij bekerwedstrijden op hoofdveld. Loek Heijnen merkt op dat veld 6 altijd overbelast is geweest, waardoor kwaliteit slecht is. Bij normaal belasten zal veld 6 beter worden. Henry wordt met applaus bedankt voor zijn bijdrage en inzet bij alle renovatie-activiteiten. 4. Vestigen van erfpacht/opstalrechten en hypotheek tbv financiering renovatie Martien te Riele licht toe dat het bestuur bij de voorbereiding van de lening/hypotheek aan is gelopen tegen allerlei onduidelijkheden over de gevestigde en te vestigen zakelijke rechten. Er bleek te weinig informatie beschikbaar bij gemeente, notaris en KNVB over zakelijke rechten en voetbalclubs. Lianne Muller heeft met veel geduld dit nader uitgezocht. Lianne licht toe dat Juliana op dit moment een recht van opstal op de kleedkamers heeft tot 2027 (30 jaar vanaf bouw kleedkamers in 1997. Op het clubhuis ligt ook een 30 jarig recht van opstal vanaf de bouw in 1980, liep tot 2011. Is niet formeel verlengd, is echter ook niet door de gemeente als beëindigd beschouwd. De preciese status hiervan is nog niet duidelijk. Een recht van opstal voor Juliana houdt in dat Juliana het recht heeft te bouwen op grond die in eigendom is van iemand anders (de gemeente) en dat het gebouwde dan in eigendom blijft van Juliana. Bij bouw zonder een recht van opstal wordt al het gebouwde eigendom van de eigenaar van de grond, dus in ons geval van de gemeente. De grond is eigendom van de gemeente, voor de velden is op dit moment niets geregeld, geen erfpacht noch een overeenkomst. Een erfpacht voor de velden voor Juliana houdt kort gezegd in dat Juliana de grond mag gebruiken, de grond blijft eigendom van de gemeente. Op grasvelden kan dus erfpacht gevestigd worden, voor kunstgras geldt recht van opstal. De financiering van de renovatie gebeurt met subsidie van de gemeente samen met eigen middelen. Die eigen middelen komen uit een lening bij de Rabobank. Voor deze lening staan SWS (stichting waarborgfonds sport) en de gemeente garant. Voorwaarde daarvoor van het SWS is o.a. een lening in de
2
vorm van een hypotheek. Dat is vorig jaar al zo gebeurd. Het onderpand voor de hypotheek (1 ton) van vorig jaar zijn de kleedkamers waar een recht van opstal op zit dat nog 12 jaar loopt. De hypotheek van vorig jaar heeft een looptijd van 10 jaar. Nu willen wij een hypotheek met een looptijd van 15 jaar, zodat de jaarlijkse lasten niet te hoog worden. Ook daarvoor moet er een recht van opstal of erfpachtrecht zijn met minstens 15 jaar geldigheid en dat is er op dit moment niet. Vandaar dat onderzocht wordt hoe dit goed geregeld kan worden. Belangrijkste verkregen advies is dat de juridische meest ideale situatie voor onze vereniging zou zijn een recht van opstal voor alle gebouwen en kunstgrasvelden en een erfpachtrecht voor de overige grond. Dit geeft de meeste bescherming, bijv. in het geval van woningbouw in de toekomst. De gemeente moet dan een onteigeningsprocedure starten en die geeft de beste garantie op financiële compensatie. Ook de gemeente vindt dit een goede zaak en heeft al meegewerkt aan de voorbereidingen. Nadeel zijn echter de financiële gevolgen. Allereerst moet ieder jaar extra OZB betaald worden omdat er naast de gebruikersheffing ook de eigenarenheffing betaald moet worden. Afgelopen jaren is er gem. € 4500 betaald, een schatting voor de OZB na renovaties en volledige rechten is ruim € 9000 per jaar, een verdubbeling dus. Bij alleen recht van opstal op het clubhuis, wordt OZB geschat op €7300. Toename is nl. ook gevolg van aanleg 2e kunstgrasveld. Tweede financiële gevolg is de eenmalige te betalen overdrachtsbelasting van 6% bij het vestigen van erfpacht of recht van opstal. Hoogte bedrag is onduidelijk. Er is vrijstelling mogelijk voor alles wat Juliana zelf heeft gebouwd/betaald, mits dat met bonnen aangetoond kan worden (veel bonnen zijn al gevonden!). Bij volledige vrijstelling moet dan nog wel 6% van de waarde van 66.000 m2 kale grond betaald worden. Bij een waarde van 1 euro zou dat € 4000 zijn, maar niet bekend is welke waarde de fiscus gaat hanteren. Dat wordt nog uitgezocht door de notaris. Op dit moment is er een offerte van de Rabobank voor een lening van 2 ton met looptijd van 15 jaar, rente 3.25%. Voor de garantstelling van het SWS is het nodig een hypotheek af te sluiten, maar dat kan dus pas als er een onderliggend recht is. Vanwege een mogelijk voorschot op de subsidie is er nog wel enige tijd. Er zijn nu enkele opties: 1) proberen om toch de volledige rechten te bemachtigen, dan de hypotheek afsluiten. Dat is mogelijk als er op redelijke termijn duidelijkheid komt van notaris/fiscus over kosten. 2) alleen een recht van opstal vestigen op het clubhuis, looptijd 30 jaar, daar de hypotheek op afsluiten en later bekijken wat te doen met de velden: of alsnog erfpacht vestigen of gebruikers(huur) overeenkomst sluiten met de gemeente, afhankelijk van de kosten. Gemeente staat ook wel open voor een gebruikersovereenkomst, maar het geeft juridisch minder rechtszekerheid, zeker als gemeente bijv. in de toekomst gaat fuseren met andere gemeente(n). Voor de voor de hypotheek benodigde garantstelling van SWS is recht van opstal op clubhuis voldoende. Rabobank stelt verder geen eisen qua zakelijke rechten. Optie 1 kan alleen als notaris en fiscus binnen redelijke termijn met de gegevens komen, waarna afgewogen moet worden of de rechten die kosten waard zijn. Optie 2 is op korte termijn te realiseren, en is in feite sowieso nodig (eigenlijk een deel van optie1). Vervolg van optie 2 is dan kijken of erfpachtrechten voor de velden gevestigd kunnen worden of overgaan tot het aangaan van een gebruikersovereenkomst met de gemeente, waarin de nodige garanties worden vastgelegd ingeval van opzegging van deze overeenkomst. Bestuur is voorstander van optie 1, vanwege de juridische zekerheid t.a.v. het veiligstellen van de investeringen, tenzij de kosten echt onevenredig hoog uitpakken. Daarom wordt voorgesteld, indien duidelijkheid over optie 1 te lang uitblijft, te kiezen voor optie 2 (recht op van opstal op clubhuis voor hypotheek) en dan daarna alsnog bezien of volledige rechten op velden gevestigd kunnen worden. Bij optie 2 worden echter ook al (notaris)kosten gemaakt. Carla Goossens vraagt of er ook tijdelijk een gebruikersovereenkomst gesloten kan worden ter voorkoming van kosten, ter verkrijging van de hypotheek. Dat bespaart kosten. Dan kunnen later de zakelijke rechten tegelijk gevestigd worden.
3
Lianne Muller geeft aan dat SWS ook akkoord gaat met gebruikersovereenkomst en huidige recht van opstal op clubhuis. Maar recht van opstal loopt nog 12 jaar en vanwege het financiële voordeel wordt geopteerd voor een hypotheek met looptijd van 15 jaar. Arjen Zwaag stelt voor beide varianten door te rekenen: wegen de financiële nadelen van looptijd van 12 jaar op tegen 2 x notariskosten, kosten OZB etc. ? Vanwege de juridische zekerheden kiest ALV als doelstelling op termijn voor optie 1, ook al kost dat wat meer geld. Als duidelijkheid daarover te lang duurt, dan eerst optie 2 met recht van opstal van 30 jaar voor clubhuis of gebruikersovereenkomst met huidig recht van opstal kleedkamers, afhankelijk van kosten. Peter de Bruijn informeert naar wijze van bepaling WOZ waarde. Lianne Muller licht toe dat Juliana bezwaar heeft gemaakt tegen WOZ-waarde. Voor sportclubs/clubhuizen gelden specifieke regels, het gaat om de herbouwwaarde van het clubhuis. Er zijn enkele kleine aanpassingen gedaan. Frank Snippert vraagt of de houding van en relatie tot de gemeente nog een rol speelt. Martien te Riele antwoordt dat de huidige samenwerking en verhoudingen zeer goed zijn. Dit geeft echter geen garanties voor de toekomst, bijv. met het oog op mogelijke fusies. Frank Snippert vraagt of er nog financiële risico’s zijn als e.e.a. niet mocht lukken vanwege te hoge kosten. Tanja Zwaag antwoordt dat optie 2 sowieso mogelijk is, dan kan de club 15 jaar verder en dan zijn er geen extra kosten. De aflossingen op de lening zijn al doorgerekend in de meerjarenbegroting inclusief indexeringen etc. Lianne Muller voegt daaraan toe dat SWS geen garantstelling geeft als de meerjarenbegroting niet solide is. Vervolgens geeft de ledenvergadering het bestuur unaniem toestemming voor het vestigen van de noodzakelijke zakelijke rechten op een financieel verantwoorde wijze. Ook krijgt het bestuur toestemming voor het afsluiten van de hypotheken t.b.v. de financiering van de renovaties van vorig jaar en huidig jaar. Vorig jaar heeft het bestuur abusievelijk verzuimd die toestemming aan de ALV te vragen, vandaar dat nu toestemming is gevraagd voor beide hypotheken willen vragen. Martien te Riele wijst erop dat er t.b.v. de financiering en het onderzoek zakelijke rechten in het kader van de renovatie veel werk is verzet door de secretaris en penningmeester en door een aantal leden. John Arts complimenteert het bestuur met het zorgvuldige werk en handelwijze in deze. Lianne Muller krijgt een applaus voor het door haar verrichte onderzoek. 5. Contributie Martien te Riele licht toe dat als lopende afspraak geldt dat de contributie jaarlijks wordt verhoogd met het indexeringspercentage CBS. Dat is dit jaar 1%. Tijdens de vorige ALV is toestemming gegeven om i.v.m. de investeringen voor de renovaties de contributie voor de spelende leden met maximaal € 7,50 te verhogen voor seizoen 2015-2016 naast de jaarlijkse indexering Op dit moment is het nog niet duidelijk of deze eenmalige extra verhoging ook inderdaad (geheel) nodig is. Dat wordt duidelijk na afloop van het boekjaar per 1/7/2015 en het opmaken van de jaarrekening. Het ziet er positief uit, er zijn op diverse posten kosten bespaard en er zijn extra inkomsten, bijv. door opbrengsten uit inzameling oud ijzer, oud papier, vierdaagse en rommelmarkt (met dank aan de vrijwilligers!) . Het zier er dus naar uit dat de verhoging niet geheel noodzakelijk is. Het bestuur zal daar zo snel mogelijk duidelijkheid over geven. Verder wil het bestuur een afwijkende contributie voor zaalvoetballers voorstellen. Loek Heijnen ligt toe dat vorig seizoen er al een vereenvoudiging is aangebracht in de diverse categorieën contributie. I.v.m. de komst van een nieuw zaalvoetbalteam is bij de KNVB nagegaan wat de kosten zijn voor een zaalvoetballer, Dat blijkt ongeveer 100 euro per jaar zijn. Daarom stelt het bestuur voor om de contributie voor zaalvoetballers vast te stellen op 150 (gezien de verhouding tot 210 voor veldvoetbal). en voor leden veld + zaal op 310. Gehoopt wordt dat hiermee meer zaalvoetballers aangetrokken kunnen worden. De competitie wordt geregeld door de KNVB.
4
John Welsen wijst op een financieel risico als er teveel zaalvoetballers/spelers uit andere gemeenten komen spelen bij Juliana vanwege het nadelige effect op de hoogte van de investeringssubsidie van de gemeente. Tanja Zwaag wijst erop dat subsidie eenmalig is en contributie-ontvangsten structureel. Loek Heijnen wijst erop dat de meeste zaalvoetballers ook al veldvoetbal spelen. Bestuur neemt de opmerking wel mee. Vervolgens wordt met een ruime meerderheid ingestemd met de voorgestelde contributiebedragen voor seizoen 2015/2016. 6.
Rondvraag - Frank Snippert heeft klachten gehoord over koude douches. Henry Jansen merkt op dat dit probleem inmiddels is verholpen. Er is nu een onderhoudscontract afgesloten ter voorkoming van nieuwe klachten. - Paul Reintjes vraagt naar de stand van zaken t.a.v. sponsoring, nu de OSJM wordt opgeheven. Martien te Riele beaamt dat de OSJM per 1/7 wordt opgeheven omdat er geen opvolgers waren voor de stoppende bestuursleden. Tijdens de slotbijeenkomst heeft Martien te Riele namens het bestuur aangegeven dat er plannen worden uitgewerkt voor de oprichting van een businessclub. Vanuit een versterkte sponsorcommissie zullen alle (oud) OSJM leden en sponsoren worden benaderd. Arjen Zwaag, lid van de sponsorcommissie licht toe dat het de bedoeling is dat instapbedrag businessclub lager wordt en meer flexibele mogelijkheden gaat bieden dan de OSJM, waardoor meer sponsoren lid zullen worden. Ook de activiteiten zullen breder zijn. Het moet een echte netwerkclub worden met verschillende activiteiten. Verder zijn er gesprekken gaande over hoofdsponsoring met huidige hoofdsponsoren en met potentieel nieuwe. Daarover komt binnenkort duidelijkheid. - Martien te Riele deelt mee dat Theo Spanbroek na 30 jaar gaat stoppen met de inning van de contributie. Ook is hij 2 jaar penningmester geweest. Als dank voor zijn werkzaamheden vraagt het bestuur de leden toestemming om Theo het erelidmaatschap van de vereniging te verlenen. Dii voorstel wordt bij acclamatie en onder applaus aanvaard! Vervolgens overhandigt Martien te Riele Theo een oorkonde en een bos bloemen aan Els Spanbroek.
7. Sluiting Om 22.00 uur sluit de voorzitter de vergadering onder dankzegging voor ieders aanwezigheid en inbreng en nodigt de aanwezigen uit voor een drankje op kosten van de vereniging, dit als gebruikelijke traditie. Besluitenlijst 1. Aan bestuur wordt toestemming gegeven voor het afsluiten van de hypotheken t.b.v. de financiering van de renovaties van vorig en huidig jaar. 2. Aan bestuur wordt toestemming gegeven voor het vestigen van de noodzakelijke zakelijke rechten op een financieel verantwoorde wijze. 3. Ingestemd wordt met 1% geïndexeerde contributiebedragen seizoen 2015/2016 en contributie voor zaalvoetbal van 150 euro en voor veld+zaal van 310 per jaar. Bestuur laat weten of verhoging contributie voor spelende leden met maximaal € 7,50 noodzakelijk is. 4. Aan Theo Spanbroek wordt het erelidmaatschap van SV Juliana ’31 verleend. Actiepuntenlijst (uitvoering bestuur) - Doorrekenen nadelen looptijd hypotheek 12 jaar t.o.v. lagere kosten zakelijk recht bij gebruikersovereenkomst - Alert zijn op financiële effecten van extra leden uit andere gemeenten op subsidie JB 26/6/2015
5