Notulen gemeenteraad Zitting van 29 januari 2014
Aanwezig: Jean Marie De Groote, Voorzitter; Johan Van Durme, Burgemeester; Christ Meuleman, Marleen Verdonck, Wilfried Verspeeten, Hanna Courtijn, Jan Martens, Schepenen; Christianne Immegeers-Schreyen, Luc Verbanck, Filip Vermeiren, Guy De Smet, Marc De Smet, Carine Schamp, Filip Michiels, Pascal Fermon, Koen Beeckman, Peter Willems, Ruben De Gusseme, Marjolein De Spiegeleire, Michiel Van Der Heyden, Kristof Van Cauwenberghe, Roswitha Gerbosch, Raadsleden; Els De Turck, Voorzitter OCMW; Borchert Beliën, Gemeentesecretaris; Tom Hofman, Gemeentesecretaris, wnd. Verontschuldigd: Hilde De Sutter, Raadslid Afwezig: /
Voorzitter Jean Marie De Groote opent de zitting om 20.00 uur. OPENBARE ZITTING 1.
GOEDKEUREN VAN DE NOTULEN VAN DE GEMEENTERAADSZITTING VAN 27 NOVEMBER 2013 Tijdens de vergadering van 18 december 2013 werden opmerkingen geformuleerd over de redactie van de notulen. Als gevolg daarvan worden de notulen opnieuw voorgelegd aan de gemeenteraad. De voorzitter leidt dit punt in en geeft het woord aan raadslid Michiel Van Der Heyden. Wij gaan ons onthouden bij de goedkeuring van deze notulen omdat wij het betreuren dat het te laat indienen van de tussenkomsten van de Open VLD Plus-fractie wordt aangehaald als argument om hun tussenkomsten niet op te nemen in de notulen, ondanks de afspraak tussen de gemeentesecretaris en de Open VLD Plus-fractie dat hun tussenkomsten, hoewel te laat ingestuurd, toch zouden opgenomen worden. {Interventie van raadslid Michiel Van Der Heyden toegevoegd in toepassing van artikel 35 van het huishoudelijk reglement} Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 1
Raadslid Marjolein De Spiegeleire geeft aan zich om dezelfde redenen te onthouden. De voorzitter geeft het woord aan raadslid Filip Michiels. De notulen zoals ze nu voorliggen, zullen wij niet goedkeuren. Onze fractie heeft daar duidelijk haar mening over weergegeven op de gemeenteraad van 18 december 2013. De enige betrachting van de meerderheid bij de aanpassing van deze notulen, nadat ze de vorige maal de notulen niet goedkeurde, is om niet geconfronteerd te worden met de leugens die de burgemeester over ons standpunt inzake de afvalophaling rondstrooide. Daarom zullen wij de voorliggende notulen niet goedkeuren. {Interventie van raadslid Filip Michiels toegevoegd in toepassing van artikel 35 van h et huishoudelijk reglement} De voorzitter gaat over tot de stemming van dit punt. De raad, Gelet op de Nieuwe Gemeentewet zoals gecodificeerd bij Koninklijk Besluit van 24 juni 1988 en bekrachtigd bij Artikel 1 van de Wet van 26 mei 1989; Gelet op de artikels 1, 2 en 3 van de Wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen; Gelet op de artikels 2, 3 en 4 van het Decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op de artikels 42 en 43, 57, 182, 188 en 189, 199 tot en met 220, 251 tot en met 260 van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 (en latere wijzigingen); Gelet op artikel 33, 3 de lid van het Gemeentedecreet en artikel 36, §3 van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad van Oosterzele betreffende het recht van leden van de gemeenteraad bij aanvang van de raadszitting, conform de agenda die zulks voorziet, eventuele op- of aanmerkingen op deze ontwerpnotulen te formuleren; Gelet op de notulen van de zitting van 27 november 2013 zoals verzonden aan de gemeenteraadsleden op 10 december 2013; Overwegende dat art. 35 van het huishoudelijk reglement bepaalt dat indien een gemeenteraadslid wenst dat een tussenkomst integraal opgenomen wordt in de notulen het raadslid zijn tussenkomsten overmaakt aan de gemeentesecretaris uiterlijk vijf dagen na de zitting van de gemeenteraad; Overwegende dat ter zitting opmerkingen werden geformuleerd over de notulen van de zitting van 27 november 2013 die betrekking hebben op de correcte toepassing van artikel 35 van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad; Overwegende dat de tussenkomst van schepen Wilfried Verspeeten op 29 november 2013 per e-mail aan de gemeentesecretaris werden overgemaakt; Overwegende dat de tussenkomsten namens de Groenfractie door gemeenteraadslid Michiel Van Der Heyden op 2 december per e-mail aan de gemeentesecretaris werden overgemaakt; Overwegende dat de tussenkomsten namens de Open VLD plus fractie door gemeenteraadslid Filip Michiels op respectievelijk 4 en 6 december per e-mail aan de gemeentesecretaris werden overgemaakt;
Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 2
Overwegende dat de tussenkomsten namens de Open VLD plus fractie buiten de door het huishoudelijk reglement bepaalde termijn werden ingediend en zich bovendien ook niet beperkten tot de eigen tussenkomsten zoals bepaald in het huishoudelijk reglement; Overwegende dat tijdens de vergadering van 18 december 2013 opmerkingen werden geformuleerd over de redactie van de notulen en als gevolg daarvan de notulen opnieuw moesten voorgelegd worden aan de gemeenteraad; Gelet op de aanpassingen uitgevoerd op de notulen van 27 november 2013; BESLUIT: Artikel 1: De aangepaste notulen van de gemeenteraad in zitting op datum van 27 november 2013 worden goedgekeurd. Artikel 2: Afschrift van deze beslissing wordt voor verder gevolg overgemaakt aan onze dienst Secretariaat & Onthaal. Dit punt wordt aangenomen met: 13 JA STEMMEN (Jean Marie De Groote, Johan Van Durme, Christ Meuleman, Marleen Verdonck, Wilfried Verspeeten, Hanna Courtijn, Jan Martens, Christianne Immegeers-Schreyen, Filip Vermeiren, Marc De Smet, Koen Beeckman, Peter Willems, Kristof Van Cauwenberghe) 6 NEEN STEMMEN (Luc Verbanck, Guy De Smet, Carine Schamp, Filip Michiels, Pascal Fermon, Ruben De Gusseme) 3 ONTHOUDINGEN (Marjolein De Spiegeleire, Michiel Van Der Heyden, Roswitha Gerbosch) De voorzitter gaat over tot het volgende agendapunt. 2.
GOEDKEUREN VAN DE NOTULEN VAN DE GEMEENTERAADSZITTING VAN 18 DECEMBER 2013 De notulen van de vergadering van de gemeenteraad worden onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris opgesteld overeenkomstig artikelen 180 en 181 van het gemeentedecreet. Elk gemeenteraadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de gemeenteraad worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast. Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen van de vorige vergadering, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze ondertekend door de voorzitter van de gemeenteraad en de gemeentesecretaris. De voorzitter leidt dit punt in. De voorzitter gaat over tot de stemming van dit punt. De raad, Gelet op de Nieuwe Gemeentewet zoals gecodificeerd bij Koninklijk Besluit van 24 juni 1988 en bekrachtigd bij Artikel 1 van de Wet van 26 mei 1989; Gelet op de artikels 1, 2 en 3 van de Wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdr ukkelijke motivering van de bestuurshandelingen; Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 3
Gelet op de artikels 2, 3 en 4 van het Decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op de artikels 42 en 43, 57, 182, 188 en 189, 199 tot en met 220, 251 tot en met 260 van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 (en latere wijzigingen); Gelet op artikel 33, 3 de lid van het Gemeentedecreet en de artikels 11 en 36, §3 van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad van Oosterzele betreffende het recht van leden van de gemeenteraad bij aanvang van de raadszitting, conform de agenda die zulks voorziet, eventuele op- of aanmerkingen op deze ontwerpnotulen te formuleren; Gelet op de notulen van de gemeenteraad van 18 december 2013 zoals verzonden aan de gemeenteraadsleden op 21 januari 2014; Overwegende dat thans niets het goedkeuren van het agendapunt “Goedkeuren notulen van de zitting van 18 december 2013” in de weg staat; BESLUIT: Artikel 1: De notulen van de gemeenteraad in zitting op datum van 18 december 2013 worden goedgekeurd. Artikel 2: Opdracht wordt gegeven aan de gemeentesecretaris om de notulen per elektronische drager te verzenden aan de leden van de gemeenteraad. Artikel 3: Afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan onze dienst Secretariaat & Onthaal. Dit punt wordt aangenomen met éénparigheid van stemmen. De voorzitter gaat over tot het volgende agendapunt. 3.
RAAD EN COMMISSIES – VASTSTELLEN VAN HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE GEMEENTERAAD VAN OOSTERZELE – WIJZIGEN BESLUIT VAN 28 AUGUSTUS 2013 In toepassing van artikel 40 van het gemeentedecreet keurde de gemeenteraad op 13 maart 2013 het huishoudelijk reglement goed. In de zittingen van de gemeenteraad van 24 april en 28 augustus 2013 keurde de raad ook enkele wijzigingen aan het reglement goed. Na een evaluatie van het huishoudelijk reglement blijken enkele aanpassingen noodzakelijk. De voorzitter leidt dit punt in. Raadslid Filip Michiels vraagt het woord. Hij licht de amendementen toe die eerder op de dag namens de Open Vld plus, Groen en Onafhankelijk aan de gemeente werden overgemaakt. De voorzitter oppert dat de amendementen om 16.23 uur werden overgemaakt. Hij stelt namens de CD&V/N-VA fractie voor om de behandeling van deze amendementen echter te verdagen naar een volgende gemeenteraadzitting ten einde ze ten gronde te kunnen bestuderen. Daarop stelt raadslid Filip Michiels voor om dit agendapunt in zijn geheel te verdagen. Raadsleden Michiel Van Der Heyden en Marjolein De Spiegeleire treden raadslid Michiels bij in dit voorstel. Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 4
Schepen Jan Martens deelt mee dat de personen die recht hebben op een presentiegeld nog altijd niet werden uitbetaald. De meerderheid wenst deze uitbetaling dringend uit te voeren, maar enkel op basis van een correct gemeenteraadsbesluit. Schepen Marleen Verdonck argumenteert dat, in tegenstelling tot de zopas ingediende amendementen, de wettelijkheid van de bepalingen uit dit ontwerpreglement werd nagegaan. De bestuursmeerderheid wenst de ingediende amendementen af te toetsen op correctheid en daarna erop terug komen en desgevallend voor nieuwe aanpassingen zorgen. Op vraag van de gezamenlijke oppositie schorst de voorzitter de zitting om 20.15u. De voorzitter herneemt de zitting om 20.20u.
Raadslid Filip Michiels geeft een stemverklaring namens Open VLD plus. Vooreerst valt er te betreuren dat er geen overleg heeft plaatsgevonden tussen de verschillende fracties, vooraf aan de wijziging van dit reglement. Dit was nochtans de afspraak bij het begin van de legislatuur. Wij hebben toen ook reeds een aantal bedenkingen overgemaakt, én amendementen ingediend, die jullie toen niet hebben willen volgen. Vandaag gaan we deze amendementen niet opnieuw indienen, omdat dit toch tevergeefse moeite wordt. Anderzijds willen jullie een aantal nieuwe wijzigingen doorvoeren, waar we wel amendementen willen op indienen, met de voltallige oppositie. Wij kunnen er ons niet in vinden dat de meerderheid deze amendementen nu niet wil behandelen, maar wél de wijziging van het huishoudelijk reglement op zich wil stemmen, hoewel deze amendementen wél tijdig én duidelijk aan alle raadsleden werden overgemaakt. Het is geen argument om aan te halen dat dit nodig is om uitbetalingen te doen van zitpenningen uit 2013, omdat de wijziging van het huishoudelijk reglement nu geen consequenties kan hebben op het verleden. Bovendien kan vb. het uitbetalen van een dubbele zitpenning voor een voorzitter van een commissie decretaal toch niet. We stellen ons ook vragen bij de wettelijkheid van het voorgesteld artikel 35 door jullie. In het dossier wijst niets er op dat dit wettelijk correct is. Jullie willen dit nu behandelen, om uitbetaling te kunnen doen uit 2013, hoewel één van onze amendementen hierop betrekking heeft. We betreuren het ook dat we géén antwoord krijgen op de vragen van de oppositie, o.m. waarom dit volledig reglement vandaag wél moet gestemd worden en jullie de amendementen vandaag niet willen behandelen. {Interventie van raadslid Filip Michiels toegevoegd in toepassing van artikel 35 van het huishoudelijk reglement} De voorzitter start met de stemming over de amendementen. Raadslid Filip Michiels onderbreekt de voorzitter. Hij zegt: “dan houden we ze gewoon aan met de belofte van jullie dat ze de volgende zitting als eerste op de agenda van de gemeenteraad staat”. De voorzitter vraagt of de amendementen dan nu terug worden ingetrokken. Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 5
Raadslid Luc Verbanck zegt van niet. Ze worden aangehouden. De voorzitter start opnieuw met de stemming over het eerste amendement. Er valt een stilte. Raadslid Filip Michiels herhaalt “we houden ze aan, dus we verdagen ze naar de volgende zitting met de belofte op de volgende gemeenteraad…” De voorzitter vat samen: “we trekken ze in en behandelen ze de volgende zitting”. Raadslid Filip Michiels zegt verder: “dan is de behandeling van de amendementen voorbij, dan zouden we nu graag een antwoord krijgen op de vraag waarom die aanpassing dan vandaag moet gebeuren”. De voorzitter antwoordt omdat ze geagendeerd staat. De burgemeester licht de wijzigingen toe. Raadslid Michiel Van Der Heyden stelt voor om artikel per artikel te stemmen over de wijzigingen. Raadslid Michiel Van Der Heyden geeft een stemverklaring. Onze fractie vindt het aangewezen om deze wijzigingen eerst te bespreken in een voorbereidende werkgroep met bijvoorbeeld enkel de fractievoorzitters. Wij willen ook de motivatie van de meerderheid voor elke voorgestelde wijziging kennen. Omdat wij de motivatie niet vernemen, ondanks herhaaldelijk aandringen, en omdat onze eigen amendementen niet worden behandeld ter zitting onthouden wij ons op de voorgestelde wijzigingen behalve met betrekking tot de wijziging aan art. 35 van het huishoudelijk reglement, waar wij tegen stemmen. {Interventie van raadslid Michiel Van Der Heyden toegevoegd in toepassing van artikel 35 van het huishoudelijk reglement} De voorzitter gaat over tot de artikelsgewijze stemming van dit punt.
De raad, Gelet op artikel 40 van het gemeentedecreet van 15 juli 2005; Gelet op artikelen 1 §4, 10 §5 en §6 en 11 van het besluit van de Vlaamse regering van 5 juni 2009 houdende de bezoldigingsregeling van de lokale en provinciale mandataris; Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 26 september 1983 en zijn latere wijzigingen houdende goedkeuring van een reglement van inwendige orde van de gemeenteraad; Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 16 juni 2008 betreffende goedkeuring aanpassing van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad met betrekking tot de presentiegelden van de raadsleden; Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 24 maart 2010 betreffende indexering presentiegelden commissieleden; Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 6
Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 13 maart 2013, 24 april 2013 en 28 augustus 2013 betreffende het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad van Oosterzele; Gelet op het voorstel van huishoudelijk reglement voor de gemeenteraad opgemaakt door de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten; Gelet op de amendementen ingediend door fractievoorzitter Filip Michiels van Open VLD plus namens de fracties Open VLD plus, Groen en Onafhankelijk op datum van 29 januari 2014, voor de start van de zitting; Overwegende dat na evaluatie van het actuele huishoudelijk reglement het wenselijk voorkomt één en ander aan te passen en in overeenstemming te brengen met hoger vermelde gemeenteraadsbesluiten van 16 juni 2008 en 24 maart 2010, de recentste wijzigingen in het gemeentedecreet alsook het hoger vermelde besluit inzake de bezoldigingsregeling van de lokale en provinciale mandataris; Overwegende dat de bestuursmeerderheid CD&V/N-VA de ter zitting ingediende amendementen eerst grondig wenst te bestuderen met het oog op een heragendering van de amendementen op de eerstvolgende zitting van de gemeenteraad; Overwegende dat de ingediende amendementen derhalve niet werden behandeld; Gelet op de artikelsgewijze stemming. BESLUIT: Artikel 1: Aan artikel 10 § 1 wordt de zinsnede << op dezelfde wijze als de agenda>> toegevoegd; Dit punt wordt aangenomen met: 13 JA STEMMEN (Jean Marie De Groote, Johan Van Durme, Christ Meuleman, Marleen Verdonck, Wilfried Verspeeten, Hanna Courtijn, Jan Martens, Christianne Immegeers-Schreyen, Filip Vermeiren, Marc De Smet, Koen Beeckman, Peter Willems, Kristof Van Cauwenberghe) 9 ONTHOUDINGEN (Luc Verbanck, Guy De Smet, Carine Schamp, Filip Michiels, Pascal Fermon, Ruben De Gusseme, Marjolein De Spiegeleire, Michiel Van Der Heyden, Roswitha Gerbosch) Artikel 2: In artikel 35 wordt het lid << Indien een raadslid wenst dat een tussenkomst integraal opgenomen wordt in de notulen maakt het raadslid digitaal zijn tussenkomst over aan de gemeentesecretaris uiterlijk vijf dagen na de zitting van de gemeenteraad >> opgeheven; Dit punt wordt aangenomen met: 13 JA STEMMEN (Jean Marie De Groote, Johan Van Durme, Christ Meuleman, Marleen Verdonck, Wilfried Verspeeten, Hanna Courtijn, Jan Martens, Christianne Immegeers-Schreyen, Filip Vermeiren, Marc De Smet, Koen Beeckman, Peter Willems, Kristof Van Cauwenberghe) 9 NEEN STEMMEN (Luc Verbanck, Guy De Smet, Carine Schamp, Filip Michiels, Pascal Fermon, Ruben De Gusseme, Marjolein De Spiegeleire, Michiel Van Der Heyden, Roswitha Gerbosch) Artikel 3: In artikel 39 §1 wordt een dubbele vermelding van een zin rechtgezet. Derhalve wordt punt 3 << De evenredigheid vereist in ieder geval dat de som van het aantal mandaten dat toekomt aan de fracties waarvan leden deel uitmaken van het college van Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 7
burgemeester en schepenen steeds hoger is dan de som van het aantal mandaten dat toekomt aan de andere fracties>> geschrapt; Dit punt wordt aangenomen met: 13 JA STEMMEN (Jean Marie De Groote, Johan Van Durme, Christ Meuleman, Marleen Verdonck, Wilfried Verspeeten, Hanna Courtijn, Jan Martens, Christianne Immegeers-Schreyen, Filip Vermeiren, Marc De Smet, Koen Beeckman, Peter Willems, Kristof Van Cauwenberghe) 9 ONTHOUDINGEN (Luc Verbanck, Guy De Smet, Carine Schamp, Filip Michiels, Pascal Fermon, Ruben De Gusseme, Marjolein De Spiegeleire, Michiel Van Der Heyden, Roswitha Gerbosch) Artikel 4: In artikel 41 §1 wordt de werkwijze voor de oproeping en de verslagen van de gemeenteraadscommissies gelijkgesteld met de werkwijze die gehanteerd wordt voor de gemeenteraadszittingen. Artikel 41, §1 wordt derhalve vervangen door wat volgt: << De voorzitter van de gemeenteraadscommissie roept de gemeenteraadscommissie bijeen in uitvoering van artikel 39 §1 van het gemeentedecreet en stelt de agenda op. De oproeping wordt digitaal ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering aan de raadsleden bezorgd. In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode worden afgeweken. Bij de oproeping worden volgende bijlagen toegevoegd: 1. De door de voorzitter van de vergadering en de secretaris van de gemeenteraadscommissie ondertekende oproepingsbrief. Elk agendapunt wordt vergezeld door een beknopte toelichting. 2. Het verslag van de voorgaande zitting. >> Dit punt wordt aangenomen met: 13 JA STEMMEN (Jean Marie De Groote, Johan Van Durme, Christ Meuleman, Marleen Verdonck, Wilfried Verspeeten, Hanna Courtijn, Jan Martens, Christianne Immegeers-Schreyen, Filip Vermeiren, Marc De Smet, Koen Beeckman, Peter Willems, Kristof Van Cauwenberghe) 9 ONTHOUDINGEN (Luc Verbanck, Guy De Smet, Carine Schamp, Filip Michiels, Pascal Fermon, Ruben De Gusseme, Marjolein De Spiegeleire, Michiel Van Der Heyden, Roswitha Gerbosch) Artikel 5: Artikel 41, §3, 1 ste lid wordt vervangen door wat volgt: << De commissies kunnen geldig vergaderen als de meerderheid van de commissieleden aanwezig is. >> Dit punt wordt aangenomen met: 13 JA STEMMEN (Jean Marie De Groote, Johan Van Durme, Christ Meuleman, Marleen Verdonck, Wilfried Verspeeten, Hanna Courtijn, Jan Martens, Christianne Immegeers-Schreyen, Filip Vermeiren, Marc De Smet, Koen Beeckman, Peter Willems, Kristof Van Cauwenberghe) 9 ONTHOUDINGEN (Luc Verbanck, Guy De Smet, Carine Schamp, Filip Michiels, Pascal Fermon, Ruben De Gusseme, Marjolein De Spiegeleire, Michiel Van Der Heyden, Roswitha Gerbosch) Artikel 6: Artikel 42 wordt in overeenstemming gebracht met het besluit van de gemeenteraad van 26 juni 2008 betreffende het presentiegeld van de gemeenteraadsleden, het besluit van de gemeenteraad van 24 maart 2010 betreff ende indexering van de presentiegelden van de leden van de gemeenteraadscommissies en met het besluit van de Vlaamse regering van 5 juni 2009 houdende de bezoldigingsregeling van de lokale en provinciale mandataris. Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 8
Paragraaf 1: Artikel 42, §2 wordt vervangen door wat volgt: << - Het presentiegeld voor de gemeenteraadsleden bedraagt 124,98 euro aan 100% gekoppeld aan de spilindex t.o.v. het basisjaar per bijgewoonde gemeenteraadszitting. Hun aanwezigheid moet blijken uit het aanwezigheidsregister. Paragraaf 2: Aan artikel 42 worden volgende paragrafen toegevoegd: << §3. - De voorzitter van de gemeenteraad ontvangt een dubbel presentiegeld voor de vergaderingen van de gemeenteraad die hij/zij voorzit. Zijn/haar aanwezigheid moet blijken uit het aanwezigheidsregister. §4. - Het presentiegeld voor de leden van de gemeenteraadscommissies bedraagt per bijgewoonde commissiezitting steeds de helft van het presentiegeld zoals voorzien voor de leden van de gemeenteraad. Hun aanwezigheid moet blijken uit het aanwezigheidsregister. §5. – De voorzitters van de gemeenteraadscommissies ontvangen het zelfde presentiegeld als de leden van de gemeenteraadscommissies. Zij ontvangen een maximale onkostenvergoeding van 62,49 euro aan 100% gekoppeld aan de spilindex t.o.v. het basisjaar per bijgewoonde zitting van de gemeenteraadscommissie, mits het vooraf overhandigen van een verklaring op eer voor de gemaakte kosten. Elke voorzitter van een gemeenteraadscommissie moet zijn/haar verklaring op eer jaarlijks in de loop van de maand december overhandigen aan de gemeentesecretaris. Hij/zij moet de onkosten gemaakt voor de uitoefening van zijn/haar werkzaamheden ten behoeve van deze raadscommissie steeds kunnen bewijzen indien gevraagd. Zijn/haar aanwezigheid moet blijken uit het aanwezigheidsregister. §6. - De deskundigen die worden gehoord tijdens een gemeenteraadscommissie hebben recht op een maximale onkostenvergoeding per bijgewoonde commissiezitting. Deze vergoeding bedraagt 38,8523 euro aan 100% gekoppeld aan de spilindex t.o.v. het basisjaar, mits het vooraf overhandigen van een verklaring op eer. De deskundigen dienen hun kosten gemaakt voor de uitoefening van hun werkzaamheden ten behoeve van deze raadscommissie steeds te kunnen bewijzen indien gevraagd. Elke deskundige van een gemeenteraadscommissie dient zijn/haar verklaring op eer jaarlijks in de loop van de maand december te overhandigen aan de gemeentesecretaris. Hun aanwezigheid moet blijken uit het aanwezigheidsregister. >> Dit punt wordt aangenomen met: 13 JA STEMMEN (Jean Marie De Groote, Johan Van Durme, Christ Meuleman, Marleen Verdonck, Wilfried Verspeeten, Hanna Courtijn, Jan Martens, Christianne Immegeers-Schreyen, Filip Vermeiren, Marc De Smet, Koen Beeckman, Peter Willems, Kristof Van Cauwenberghe) 9 ONTHOUDINGEN (Luc Verbanck, Guy De Smet, Carine Schamp, Filip Michiels, Pascal Fermon, Ruben De Gusseme, Marjolein De Spiegeleire, Michiel Van Der Heyden, Roswitha Gerbosch) Artikel 7: Dit besluit treedt onmiddellijk in werking. Dit punt wordt aangenomen met: 13 JA STEMMEN (Jean Marie De Groote, Johan Van Durme, Christ Meuleman, Marleen Verdonck, Wilfried Verspeeten, Hanna Courtijn, Jan Martens, Christianne Immegeers-Schreyen, Filip Vermeiren, Marc De Smet, Koen Beeckman, Peter Willems, Kristof Van Cauwenberghe) Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 9
9 ONTHOUDINGEN (Luc Verbanck, Guy De Smet, Carine Schamp, Filip Michiels, Pascal Fermon, Ruben De Gusseme, Marjolein De Spiegeleire, Michiel Van Der Heyden, Roswitha Gerbosch) Artikel 8: Een gecoördineerde versie van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad wordt gepubliceerd op de gemeentelijke website. Dit punt wordt aangenomen met: 13 JA STEMMEN (Jean Marie De Groote, Johan Van Durme, Christ Meuleman, Marleen Verdonck, Wilfried Verspeeten, Hanna Courtijn, Jan Martens, Christianne Immegeers-Schreyen, Filip Vermeiren, Marc De Smet, Koen Beeckman, Peter Willems, Kristof Van Cauwenberghe) 9 ONTHOUDINGEN (Luc Verbanck, Guy De Smet, Carine Schamp, Filip Michiels, Pascal Fermon, Ruben De Gusseme, Marjolein De Spiegeleire, Michiel Van Der Heyden, Roswitha Gerbosch) Artikel 9: Afschrift van dit besluit wordt overgemaakt aan alle gemeentelijke diensten. Dit punt wordt aangenomen met: 13 JA STEMMEN (Jean Marie De Groote, Johan Van Durme, Christ Meuleman, Marleen Verdonck, Wilfried Verspeeten, Hanna Courtijn, Jan Martens, Christianne Immegeers-Schreyen, Filip Vermeiren, Marc De Smet, Koen Beeckman, Peter Willems, Kristof Van Cauwenberghe) 9 ONTHOUDINGEN (Luc Verbanck, Guy De Smet, Carine Schamp, Filip Michiels, Pascal Fermon, Ruben De Gusseme, Marjolein De Spiegeleire, Michiel Van Der Heyden, Roswitha Gerbosch) BIJLAGE Huishoudelijk reglement gemeenteraad Goedgekeurd op inwerkingtreding.
de
gemeenteraad
van
29
januari
2014,
met
onmiddellijke
BIJEENROEPING GEMEENTERAAD Art. 1. – § 1. - De gemeenteraad vergadert ten minste tienmaal per jaar en zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen. § 2. - De voorzitter van de gemeenteraad roept de gemeenteraad bijeen en stelt de agenda op. De oproeping wordt digitaal ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering aan de raadsleden bezorgd. Daarnaast wordt op dezelfde dag een papieren versie van de dagorde verzonden per prior zending. De datum van digitale verzending geldt echter als officieel oproepingsbericht. In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode worden afgeweken. (art. 21 Gemeentedecreet) Bij de oproeping worden volgende bijlagen toegevoegd: 1. De door de voorzitter van de vergadering en de gemeentesecretaris ondertekende oproepingsbrief. Elk agendapunt wordt vergezeld door een beknopte toelichting. 2. Een voorstel van beslissing van elk agendapunt. Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 10
3. De notulen van de voorgaande zitting. De aangelegenheden betreffende de inhoud van de agenda, de oproeping, de verplichte bijeenroeping alsook de daaraan verbonden termijnen worden geregeld in art. 20 en 26 van het gemeentedecreet. Voor elk agendapunt worden de dossiers, in het bijzonder de verklarende nota's, de feitelijke gegevens, de eventueel verleende adviezen en de ontwerpen van beslissing betreffende de op de agenda ingeschreven zaken, vanaf de verzending van de oproeping, op het gemeentesecretariaat tijdens de kantooruren ter beschikking gehouden van de raadsleden. Deze kunnen er vóór de vergadering kennis van nemen tijdens de openingsuren van het gemeentehuis, zij staan eveneens digitaal ter beschikking. (art. 20 en 21 Gemeentedecreet) De papieren versie van de ontwerpnotulen wordt afgeleverd na éénmalige schriftelijke vraag. § 3. - De voorzitter van de gemeenteraad moet de gemeenteraad bijeenroepen op verzoek van: 1° een derde van de zittinghebbende leden; 2° een vijfde van de zittinghebbende leden als zes weken na de datum van de vorige gemeenteraad nog geen bijeenroeping is gebeurd. De periode van zes weken wordt geschorst van 11 juli tot en met 15 augustus; 3° het college van burgemeester en schepenen; 4° de burgemeester voor zover het verzoek uitsluitend betrekking heeft op de eigen bevoegdheden van de burgemeester; In hun schriftelijke aanvraag aan de gemeentesecretaris moeten de aanvragers de agenda vermelden, met voor elk punt een toegelicht voorstel van beslissing, en de datum en het uur van de beoogde vergadering. De secretaris bezorgt vervolgens de voorstellen aan de gemeenteraadsvoorzitter. Deze aanvraag moet ingediend worden, zodanig dat de voorzitter de oproepingstermijnen bepaald in art. 2 van dit reglement, kan nakomen. De voorzitter roept de vergadering bijeen op de voorgestelde datum en het aangewezen uur en met de voorgestelde agenda. (art. 20 en art. 68 Gemeentedecreet) Art. 2. –De oproeping vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering en bevat een toegelicht voorstel van beslissing bij elk agendapunt waarover een beslissing moet worden genomen. De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn. (art. 21 Gemeentedecreet) Art. 3. - § 1. - Gemeenteraadsleden kunnen uiterlijk vijf dagen vóór de vergadering punten aan de agenda toevoegen. Hiertoe bezorgen ze hun toegelicht voorstel van beslissing aan de gemeentesecretaris, die de voorstellen bezorgt aan de gemeenteraadsvoorzitter. Een lid van het college van burgemeester en schepenen kan van deze mogelijkheid geen gebruik maken. 1 Indien raadsleden hun toegelicht voorstel van beslissing digitaal bezorgen, geldt middernacht als deadline. (art. 22 Gemeentedecreet) 1
VOORBEELD: Als de gemeenteraad op woensdag 24 april vergadert, moeten de raadsleden hun agendapunten uiterlijk vrijdag 19 april aan de secretaris bezorgen.
Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 11
§ 2. - De gemeentesecretaris deelt de aanvullende agendapunten, zoals vastgesteld door de voorzitter van de gemeenteraad, samen met de bijbehorende toegelichte voorstellen onverwijld mee aan de gemeenteraadsleden. (art. 22 Gemeentedecreet) OPENBARE OF BESLOTEN VERGADERING Art. 4. - § 1. - De vergaderingen van de gemeenteraad zijn in principe openbaar. (art. 28 §1 Gemeentedecreet) § 2. - De vergadering is niet openbaar: 1° als het om aangelegenheden gaat die de persoonlijke levenssfeer raken. Zodra een dergelijk punt aan de orde is, beveelt de voorzitter de behandeling in besloten vergadering; 2° wanneer twee derde van de aanwezige leden van de gemeenteraad in het belang van de openbare orde of op grond van ernstige bezwaren tegen de openbaarheid beslissen dat de vergadering niet openbaar is. Deze beslissing moet gemotiveerd worden. (art. 28 §1 Gemeentedecreet) Art. 5. - De gemeenteraad is in ieder geval openbaar op het tijdstip dat gemeenteraadsleden en schepenen de eed afleggen. De vergaderingen over het organogram, de personeelsformatie, de rechtspositieregeling, het meerjarenplan en de aanpassingen ervan, het budget, een budgetwijziging of de jaarrekening zijn ook ste eds openbaar. Indien de gemeenteraad bevoegd is om een tuchtstraf op te leggen, worden de hoorzitting en het verhoor van getuigen in het openbaar gehouden, indien de betrokkene hierom verzoekt. Een getuige kan echter steeds vragen om het getuigenverhoor achter gesloten deuren te laten plaatsvinden. (art. 28 §1 en art. 127 §3 Gemeentedecreet) Art. 6. - De besloten vergadering kan enkel plaatsvinden na de openbare vergadering, uitgezonderd in tuchtzaken. Als tijdens de openbare vergadering blijkt dat de behandeling van een punt in besloten vergadering moet worden voortgezet, kan de openbare vergadering, enkel met dit doel, worden onderbroken. Als tijdens de besloten vergadering blijkt dat de behandeling van een punt in openbare vergadering moet gebeuren, dan wordt dat punt opgenomen op de agenda van de eerstvolgende gemeenteraad. In geval van dringende noodzakelijkheid van het punt kan de besloten vergadering, enkel met dat doel, worden onderbroken. (art. 28 §2 Gemeentedecreet) Art. 7. - De gemeenteraadsleden, alsmede alle andere personen die krachtens de wet of het decreet de besloten vergaderingen van de gemeenteraad bijwonen, zijn tot geheimhouding verplicht. (art. 30 §4 Gemeentedecreet) INFORMATIE VOOR RAADSLEDEN EN PUBLIEK Art. 8. - § 1. - Plaats, dag en uur van de raadsvergadering en de agenda worden openbaar bekend gemaakt op het gemeentehuis, uiterlijk acht dagen voor de vergadering. Dit gebeurt door aanplakking aan het gemeentehuis. Daarnaast wordt dit ook op de website van de gemeente gepubliceerd. Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 12
In spoedeisende gevallen wordt de agenda uiterlijk 24 uur nadat hij is vastgesteld, en uiterlijk vóór de aanvang van de vergadering openbaar gemaakt overeenkomstig het eerste lid. (art. 23 §1 Gemeentedecreet) § 2. - Indien raadsleden punten aan de agenda toevoegen, wordt de aangepaste agenda binnen de 24 uur nadat hij is vastgesteld op dezelfde wijze bekendgemaakt . (art. 23 §1 Gemeentedecreet) § 3. - De agenda met toelichtende nota wordt bezorgd aan alle lokale perscorrespondenten, aan de voorzitter van elke door de gemeenteraad erkende adviesraad en aan de OCMW-raadsleden. § 4. - Elke belangstellende inwoner kan een jaarabonnement bekomen op de agenda van de gemeenteraadsvergaderingen met toelichting of kan via e-mail inschrijven om de agenda digitaal te ontvangen. Art. 9. - § 1. - De agenda ligt ter beschikking voor iedereen die de raadszitting bijwoont. § 2. - Aan de beslissingen van de gemeenteraad zal verder de nodige bekendheid gegeven worden door ze beknopt, zo nodig met toelichting, te publiceren op de website van de gemeente en per aanplakking aan het gemeentehuis. Art. 10. - § 1. - Het ontwerp van budget, de jaarrekening, het ontwerp van het meerjarenplan en het ontwerp van de jaarlijkse aanpassing aan het meerjarenplan worden op zijn minst veertien dagen vóór de vergadering waarop ze worden besproken aan ieder lid van de gemeenteraad bezorgd op dezelfde wijze als de agenda (voor de andere stukken zie art. 1 §2 van dit reglement). De budgetwijzigingen worden samen met de agenda voor de gemeenteraad, en op dezelfde wijze als de agenda, aan de raadsleden bezorgd. (art. 148 §4, 154 §2, 174 §2 Gemeentedecreet) § 2. - Aan de raadsleden moet, op hun verzoek, door de gemeentesecretaris of door de door hem aangewezen personeelsleden technische toelichting worden verstrekt over de stukken in de dossiers voor de gemeenteraad. Onder technische toelichting wordt verstaan het verstrekken van inlichtingen ter verduidelijking van de feitelijke gegevens die in de dossiers voorkomen en van het verloop van de procedure. De raadsleden richten hun verzoek mondeling aan de gemeentesecretaris. De mondelinge toelichting gebeurt tijdens de kantooruren, na afspraak met de gemeentesecretaris. (art. 21 Gemeentedecreet) Art. 11. - § 1. - De raadsleden hebben het recht van inzage in alle dossiers, stukken en akten die het bestuur van de gemeente en de autonome gemeentebedrijven betreffen. (art. 30 §1, §3 en §5 Gemeentedecreet) §2. - De notulen van het college van burgemeester en schepenen worden, uiterlijk op dezelfde dag als de vergadering van het college volgend op deze waarop de notulen werden goedgekeurd, verstuurd aan de gemeenteraadsleden. De notulen worden digitaal ter beschikking gesteld. De ondertekende exemplaren liggen ter inzage op de dienst Secretariaat & Onthaal. (art. 51 Gemeentedecreet) § 3. - Na afspraak met de gemeentesecretaris kunnen onderstaande documenten worden ingezien tijdens de dagen en uren dat de diensten van het gemeentesecretariaat geopend zijn :
Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 13
de budgetten van vorige dienstjaren van de gemeente en van de gemeentelijke extern verzelfstandigde agentschappen; de rekeningen van vorige dienstjaren van de gemeente, de gemeentelijke extern verzelfstandigde agentschappen en de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden waarvan de gemeente lid is; de jaarverslagen van vorige dienstjaren van de gemeente en van de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden waarvan de gemeente lid is; de goedgekeurde notulen van de vergaderingen van de gemeenteraad; de goedgekeurde notulen van de vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen; de verslagen uitgebracht door gemeentelijke adviesraden komen op de gemeentelijke website; de gemeentelijke toelagereglementen, algemene politieverordeningen en belasting- en retributiereglementen; het register van de inkomende en uitgaande stukken. Indien raadsleden een technische toelichting wensen bij bovenstaande documenten dan wordt dit geregeld conform artikel 10§2 van dit huishoudelijk reglement. Volgende afspraken gelden voor het raadplegen van documenten: Raadpleging van documenten gebeurt enkel mits voorafgaandelijke toestemming van de gemeentesecretaris; Gemeenteraadsleden richten een schriftelijke vraag aan de gemeentesecretaris. Eventuele rechtstreekse vragen aan de behandelend ambtenaar worden zonder uitzondering doorgestuurd aan de gemeentesecretaris of de waarnemende gemeentesecretaris; Er wordt niet ingegaan op telefonische/mondelinge verzoeken; Elke schriftelijke vraag wordt geregistreerd met de inkomende post; Een gemeenteraadslid mag in geen geval zelf kopies uit dossiers maken. Hij/zij duidt aan van welke stukken een kopie gewenst is; Gemeenteraadsleden mogen geen dossiers opeisen en meenemen; De administratie zal geen kopies maken van gehele dossiers of die digitaal ter beschikking stellen tenzij de gemeentesecretaris hier uitdrukkelijk opdracht toe geeft; . De administratie van de betrokken dienst maakt de kopies en bezorgt die door middel van een begeleidend schrijven aan het gemeenteraadslid. Het begeleidend schrijven somt de stukken op die werden meegezonden als bijlage. Elk begeleidend schrijven wordt ondertekend door burgemeester en gemeentesecretaris; De dienst Secretariaat & Onthaal houdt per gemeenteraadslid bij welke stukken aangevraagd werden en welke stukken uiteindelijk werden meegegeven; De raadsleden hebben geen inzagerecht in volgende documenten: Documenten die nog ter studie of in bewerking zijn en die om die reden nog geen definitieve status verworven hebben; Persoonlijke documenten van de burgemeester, de schepenen en de ambtenaren; Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 14
Documenten die vallen onder de wet op de privacy zoals de registers en akten van de burgerlijke stand, de bevolkingsregisters, het strafregister, .... Het inzagerecht van de raadsleden heeft enkel betrekking op bestaande doc umenten. Een raadslid kan zich niet op zijn inzagerecht beroepen om de gemeente te verplichten documenten op te stellen of te bewerken, om analyses uit te voeren of om statistieken op te stellen. Onverwijld ontvangen de raadsleden telkens een kopij van persberichten, bewonersbrieven en uitnodigingen voor hoorzittingen. § 4. - Buiten de documenten en dossiers bedoeld in art. 10 en art. 11 § 2 en 3 hebben de raadsleden het recht alle andere documenten te raadplegen, die betrekking hebben op het bestuur van de gemeente. De gemeentesecretaris zal de dagen en uren bepalen waarop de raadsleden deze andere documenten kunnen raadplegen. Om de gemeentesecretaris in de mogelijkheid te stellen te onderzoeken of de gevraagde stukken of akten betrekking hebben op het bestuur van de gemeente, delen de raadsleden schriftelijk mee welke documenten zij wensen te raadplegen. Aan de raadsleden wordt binnen een redelijke termijn na de ontvangst van de aanvraag meegedeeld wanneer de stukken kunnen worden ingezien. Het raadslid, dat de in deze paragraaf bedoelde stukken niet is komen raadplegen tijdens de week volgend op het tijdstip waarop hem is meegedeeld dat ze ter inzage liggen, wordt geacht af te zien van inzage. De gemeente maakt, aan iedere natuurlijke persoon en aan iedere rechtspersoon of groepering die erom verzoekt, de agenda van de gemeenteraad en de stukken die erop betrekking hebben, openbaar door er inzage in te verlenen, er uitleg over te verschaffen of er een afschrift van te overhandigen overeenkomstig het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. (art. 23 §2 Gemeentedecreet) § 5. - De gemeenteraadsleden kunnen een afschrift krijgen van de akten en stukken betreffende het bestuur van de gemeente. De gemotiveerde beslissing van de gemeentesecretaris tot weigering van het verstrekken van een afschrift moet binnen een redelijke termijn na ontvangst van de aanvraag aan het betrokken raadslid worden meegedeeld. (art. 30 §1 en 3 Gemeentedecreet) Art.12. - De gemeenteraadsleden hebben het recht de gemeentelijke instellingen en diensten die de gemeente opricht en beheert te bezoeken, ook de autonome gemeentebedrijven. Om de gemeentesecretaris in de mogelijkheid te stellen het bezoekrecht praktisch te organiseren, delen de raadsleden minstens zestien werkdagen vooraf schriftelijk mee welke instelling zij willen bezoeken en op welke dag en welk uur. Tijdens het bezoek van een gemeentelijke inrichting mogen de raadsleden zich niet mengen in de werking. De raadsleden zijn op bezoek. (art. 30 §2, §3 en §5 Gemeentedecreet) Art. 13. - De gemeenteraadsleden hebben het recht aan het college van burgemeester en schepenen mondelinge en schriftelijke vragen te stellen. Op schriftelijke vragen van raadsleden wordt binnen de maand na ontvangst schriftelijk geantwoord. Na afhandeling van de agenda van de openbare vergadering kunnen de raadsleden mondelinge vragen stellen over gemeentelijke aangelegenheden, die niet op Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 15
de agenda van de gemeenteraad staan. Op deze mondelinge vragen wordt ten laatste tijdens de volgende zitting geantwoord. (art. 32 Gemeentedecreet) QUORUM Art. 14. - Vooraleer aan de vergadering van de gemeenteraad deel te nemen, tekenen de leden de aanwezigheidslijst. De namen van de leden die deze lijst tekenden, worden in de notulen vermeld. De gemeentesecretaris noteert de namen van de raadsleden die aanwezig, afwezig of verontschuldigd zijn. Art. 15. - § 1. - De gemeenteraad kan enkel beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende gemeenteraadsleden aanwezig is. Indien een kwartier na het vastgestelde uur niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, stelt de voorzitter vast dat de vergadering niet kan doorgaan. (art. 26 Gemeentedecreet) § 2. - De raad kan echter, als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen en beslissen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen. In de oproep wordt vermeld dat het om een tweede oproeping gaat. In de tweede oproeping worden de bepalingen van artikel 26 van het gemeentedecreet overgenomen. (art. 26 Gemeentedecreet) WIJZE VAN VERGADEREN Art. 16. - De voorzitter zit de vergaderingen van de gemeenteraad voor, en opent en sluit de vergaderingen. Op de voor de vergadering vastgestelde dag en het daartoe aangewezen uur, en van zodra voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, verklaart de voorzitter de vergadering voor geopend. (art. 24 Gemeentedecreet) Art. 17. - § 1. - De voorzitter geeft kennis van de tot de raad gerichte verzoeken en doet alle mededelingen die de raad aanbelangen. De gemeenteraad vat daarna de behandeling aan van de punten die vermeld staan op de agenda, in de daardoor bepaalde volgorde, tenzij de raad er anders over beslist. § 2. - Een punt dat niet op de agenda voorkomt, mag niet in bespreking worden gebracht, behalve in spoedeisende gevallen. Tot spoedbehandeling kan enkel worden besloten door ten minste twee derde van de aanwezige leden. De namen van die leden en de motivering van de spoedeisendheid worden in de notulen vermeld. (art. 29 Gemeentedecreet) Art. 18. - § 1. - Nadat het agendapunt werd toegelicht, vraagt de voorzitter welk lid aan het woord wenst te komen over het voorstel. § 2. - Indien de raad deskundigen wenst te horen, bepaalt de voorzitter van de raad wanneer deze aan het woord komen. De voorzitter kan ook aan de gemeentesecretaris vragen om toelichtingen te geven. Art. 19. - Het woord kan door de voorzitter niet geweigerd worden voor een rechtzetting van beweerde feiten. In de volgende gevallen en volgorde wordt het woord verleend bij voorrang op de hoofdvraag, waarvan de bespreking aldus wordt geschorst : Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 16
om te vragen dat men niet zal besluiten; om de verdaging te vragen; om een punt te verwijzen naar een gemeenteraadscommissie; om voor te stellen dat een ander dan het in bespreking zijnde probleem bij voorrang zou behandeld worden; om te eisen dat het voorwerp van de beslissing concreet zou omschreven worden; om naar het reglement te verwijzen. Art. 20. - De amendementen worden vóór de hoofdvraag en de subamendementen vóór de amendementen ter stemming gelegd. Art. 21. - Niemand mag onderbroken worden wanneer hij spreekt, behalve door de voorzitter voor een verwijzing naar het reglement of voor een terugroeping tot de orde. Als een lid van de raad, aan wie het woord werd verleend, afdwaalt van het onderwerp, kan alleen de voorzitter hem tot de behandeling van het onderwerp terugbrengen. Indien na een eerste verwittiging het lid verder van het onderwerp blijft afdwalen, kan hem het woord door de voorzitter ontnomen worden. Elk lid, dat in weerwil van de beslissing van de voorzitter, tracht aan het woord te blijven, wordt geacht de orde te verstoren. Dit geldt eveneens voor hen, die het woord nemen zonder het te hebben gevraagd en bekomen, en die aan het woord blijven in weerwil van het bevel van de voorzitter. Elk scheldwoord, elke beledigende uitdrukking en elke persoonlijke aantijging worden geacht de orde te verstoren. Art. 22. - De voorzitter is belast met de handhaving van de orde in de raadsvergadering. Van de handelingen die hij in dit verband stelt, wordt melding gemaakt in de notulen. Elk raadslid dat de orde verstoort, wordt door de voorzitter tot de orde geroepen. Elk lid dat tot de orde werd geroepen, mag zich verantwoorden, waarna de voorzitter beslist of de terugroeping tot de orde gehandhaafd of ingetrokken wordt. (art. 25 Gemeentedecreet) Art. 23. - De voorzitter kan, na een voorafgaande waarschuwing, elke toehoorder die openlijk tekens van goedkeuring of van afkeuring geeft of die op enigerlei wijze wanorde veroorzaakt, uit de zaal doen verwijderen. De voorzitter kan bovendien een proces-verbaal opmaken tegen die persoon en hem verwijzen naar de politierechtbank, die hem kan veroordelen tot een geldboete van één tot vijftien euro of tot een gevangenisstraf van één dag tot drie dagen, behoudens andere vervolgingen, als het feit daartoe grond oplevert. (art. 25 Gemeentedecreet) Art. 24. - Geen enkel raadslid mag meer dan tweemaal het woord nemen over hetzelfde onderwerp, zonder nieuwe elementen toe te voegen, tenzij de voorzitter er anders over beslist. Art. 25. - Wanneer de vergadering rumoerig wordt, zodat het normale verloop van de bespreking in het gedrang wordt gebracht, kondigt de voorzitter aan dat hij, bij voortzetting van het rumoer, de vergadering zal schorsen of sluiten. Indien de wanorde toch aanhoudt, schorst of sluit hij de vergadering. De leden van de raad moeten dan onmiddellijk de zaal verlaten. Van deze schorsing of sluiting wordt melding gemaakt in de notulen. Op vraag van een raadslid of van een fractie of op initiatief van de voorzitter kan de vergadering worden geschorst. De voorzitter bepaalt de duur van de schorsing. Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 17
Art. 26. - Nadat de leden voldoende aan het woord zijn geweest en indien de voorzitter van de gemeenteraad oordeelt dat het agendapunt voldoende werd besproken, sluit de voorzitter de bespreking, onverminderd de bepalingen opgenomen in de art. 21 en 24. WIJZE VAN STEMMEN Art. 27. - § 1. - Voor elke stemming omschrijft de voorzitter het voorwerp van de bespreking waarover de vergadering zich moet uitspreken. § 2. - De beslissingen worden bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen genomen. De volstrekte meerderheid is gelijk aan meer dan de helft van de stemmen, onthoudingen niet meegerekend. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen. 2 (art. 34 Gemeentedecreet) Art. 28. - De gemeenteraad stemt over het budget, de budgetwijzigingen en de jaarrekening in hun geheel. Elk gemeenteraadslid kan echter de afzonderlijke stemming eisen over een of meer onderdelen van het budget, de budgetwijzigingen of de jaarrekening die hij aanwijst. In dat geval mag over het geheel pas gestemd worden na de stemming over de onderdelen die aldus zijn aangewezen. De stemming over het geheel heeft dan betrekking op de onderdelen waarover geen enkel gemeenteraadslid afzonderlijk wil stemmen, en op de onderdelen die al bij een afzonderlijke stemming zijn aangenomen. (art. 148 §3, 154 §2 en 174 §1 Gemeentedecreet) Art. 29. - § 1. - De leden van de gemeenteraad stemmen in het openbaar, behalve in de gevallen bedoeld in § 4. (art. 35 §1 Gemeentedecreet) § 2. - Er zijn drie mogelijke werkwijzen van stemmen : de stemming bij handopsteking; de mondelinge stemming; de geheime stemming. (art. 35 §3 Gemeentedecreet) § 3. - De gemeenteraadsleden stemmen bij handopsteking behalve als een derde van de aanwezige leden de mondelinge stemming vraagt. (art. 35 §3 Gemeentedecreet) § 4. - Over de volgende aangelegenheden wordt geheim gestemd: de vervallenverklaring van het mandaat van gemeenteraadslid en van schepen; het aanwijzen van de leden van de gemeentelijke bestuursorganen en van de vertegenwoordigers van de gemeente in overlegorganen en in de organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen; individuele personeelszaken. (art. 35 §2 Gemeentedecreet) Art. 30. - De stemming bij handopsteking geschiedt als volgt. Nadat de voorzitter het voorwerp van de stemming heeft omschreven zoals bepaald in art. 27 vraagt hij
2
Er is een uitzondering voor benoemingen, aanstellingen en voordrachten van kandidaten, bij staking van stemmen krijgt de jongste kandidaat de voorkeur – cfr art. 34 van het huishoudelijk reglement.
Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 18
achtereenvolgens welke gemeenteraadsleden ‘ja’ stemmen, welke ‘neen’ stemmen en welke zich onthouden. Elk gemeenteraadslid kan slechts éénmaal zijn hand opsteken om zijn keuze duidelijk te maken. Art. 31. - §1. - De mondelinge stemming geschiedt door, elk raadslid ‘ja’, ‘neen’ of ‘onthouding’ te laten uitspreken, in de volgorde zoals hierna bepaald: §2. - De voorzitter stemt als laatste, behalve bij geheime stemming. (art. 35 §4 Gemeentedecreet) Art. 32. - Voor een geheime stemming worden vooraf gemaakte stembriefjes gebruikt en wordt eenvormig schrijfgerief ter beschikking gesteld. De raadsleden stemmen ‘ja’, ‘neen’ of onthouden zich. De onthouding gebeurt door het afgeven van een blanco stembriefje. Voor de stemming en de stemopneming is het bureau samengesteld uit de voorzitter en de jongste twee raadsleden. Ieder raadslid is gemachtigd de regelmatighei d van de stemopnemingen na te gaan. Art. 33. - Vooraleer tot de stemopneming over te gaan, wordt het aantal stembriefjes geteld. Stemt dit aantal niet overeen met het aantal raadsleden, die aan de stemming hebben deelgenomen, dan worden de stembriefjes vernietigd en wordt elk raadslid uitgenodigd opnieuw te stemmen. Art. 34. - Voor elke benoeming tot ambten, elke contractuele aanstelling, elke verkiezing en elke voordracht van kandidaten wordt tot een afzonderlijke stemming overgegaan. Als bij de benoeming, de contractuele aanstelling, de verkiezing of de voordracht van kandidaten de vereiste meerderheid niet wordt verkregen bij de eerste stemming, wordt opnieuw gestemd over de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald. Als bij de eerste stemming sommige kandidaten een gelijk aantal stemmen behaald hebben, dan wordt de jongste kandidaat tot de herstemming toegelaten. Personen worden benoemd, aangesteld, verkozen of voorgedragen bij volstrekte meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen heeft de jongste kandidaat de voorkeur. (art. 36 Gemeentedecreet) NOTULEN Art. 35. - De notulen van de gemeenteraad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat gegeven werd aan die punten waarover de gemeenteraad geen beslissing heeft genomen. Zij maken eveneens duidelijk melding van alle beslissingen. Behalve bij geheime stemming of bij unanimiteit, vermelden de notulen voor elk raadslid of hij voor of tegen het voorstel heeft gestemd of zich onthield. (art. 181 §1 Gemeentedecreet) Een raadslid kan vragen om in de notulen de rechtvaardiging van zijn stemgedrag op te nemen. Uiterlijk vijf dagen na de zitting van de gemeenteraad maakt het raadslid digitaal zijn stemverklaring over aan de gemeentesecretaris. Art. 36. - § 1. - De notulen van de vergadering van de gemeenteraad worden onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris opgesteld overeenkomstig de bepalingen van het Gemeentedecreet. (art. 33, 180 en 181 Gemeentedecreet) Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 19
§ 2. - De notulen van de vorige vergadering zijn, behalve in spoedeisende gevallen, ten minste acht dagen voor de vergadering op het gemeentesecretariaat ter beschikking van de raadsleden die er kennis willen van nemen. (art. 33 Gemeentedecreet) § 3. - Elk gemeenteraadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de gemeenteraad worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast. Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen van de vorige vergadering, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze ondertekend door de voorzitter van de gemeenteraad en de gemeentesecretaris. In het geval de gemeenteraad bij spoedeisendheid werd samengeroepen, kan de gemeenteraad beslissen om opmerkingen toe te laten op de eerstvolgende vergadering. (art. 33 Gemeentedecreet) § 4. - Zo dikwijls als de raad het wenst, worden de notulen geheel of gedeeltelijk staande de vergadering opgemaakt en door de meerderheid van de gemeenteraadsleden en de secretaris ondertekend. (art. 33 Gemeentedecreet) FRACTIES Art. 37. - Het gemeenteraadslid of de gemeenteraadsleden die op eenzelfde lijst verkozen zijn, vormen één fractie. Een onderlinge vereniging tot één fractie of de vorming van twee fracties is mogelijk, uiterlijk op de installatievergadering, in de gevallen en op de wijze vastgelegd in art. 38 van het Gemeentedecreet. (art. 38 Gemeentedecreet) RAADSCOMMISSIES Art. 38. - §1. - De gemeenteraad richt drie commissies op die zijn samengesteld uit gemeenteraadsleden. De commissies hebben als taak het voorbereiden van de besprekingen in de gemeenteraadszittingen, het verlenen van advies en het formuleren van voorstellen over de wijze waarop vorm wordt gegeven aan de inspraak van de bevolking telkens als dat voor de beleidsvoering wenselijk wordt geacht. De commissies kunnen steeds deskundigen en belanghebbenden horen. (art. 39 §1 Gemeentedecreet) §2. - De bevoegdheden van deze commissies worden als volgt bepaald : 1. Gemeenteraadscommissie Algemeen Beleid: Deze commissie behandelt de aangelegenheden inzake het meerjarenplan, de budgetten, de budgetwijzigingen, de jaarrekeningen, de toekenning van subsidies en aangelegenheden van algemeen gemeentelijk belang. Verder waakt deze commissie over de afstemming van het gemeentelijk beleid op het beleid van de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden en verzelfstandigde agentschappen van de gemeente. (Art. 39, §1, 2e lid Gemeentedecreet) Tot slot waakt deze commissie over de naleving van de deontologische code voor de lokale mandatarissen van het gemeentebestuur van Oosterzele. Zij oordeelt over meldingen en klachten en over inbreuken op de deontologische code en kan tevens advies uitbrengen met betrekking tot de interpretatie van bepalingen uit deze code . Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 20
2. Verkeerscommissie: Deze commissie behandelt alle zaken die met het verkeer en duurzame mobiliteit te maken heeft en zoekt oplossingen voor door de lokale politie of door derden gemelde verkeerstechnische probleemsituaties. Zij doet voorstellen of verleent advies voor infrastructuurwerken langs gemeente- en of gewestwegen. 3. Huisvestingscommissie: Deze commissie behandelt alle zaken in verband met huisvesting. Ze zoekt ook oplossingen voor alle problematische woonsituaties, sociale huisvesting en algemene woonvraagstukken. Deze commissie werkt in nauw overleg met het OCMW Art. 39. - §1. – De gemeenteraad bepaalt per gemeenteraadscommissie het aantal leden. De mandaten in iedere commissie worden door de gemeenteraad evenredig verdeeld volgens eenzelfde berekeningswijze die de gemeenteraad vastlegt voor alle commissies. De berekeningswijze van de evenredige samenstelling gaat als volgt: 1. Elke fractie draagt 1 lid van een gemeenteraadscommissie voor. Dit voordrachtrecht waarborgt elke fractie op voorhand een minimale vertegenwoordiging van 1 gemeenteraadslid in de desbetreffende commissie. 2. Vervolgens worden de overige zetels op volgende wijze berekend: a. Het aantal zetels in de gemeenteraad van iedere fractie wordt achtereenvolgens gedeeld door 1; 2; 3; 4; …enzovoort. b. De quotiënten worden gerangschikt in de volgorde van belangrijkheid tot er voor alle fracties zoveel quotiënten worden bereikt als er leden van de betreffende gemeenteraadscommissie te kiezen zijn. c. De verdeling over de fracties gebeurt door aan iedere lijst zoveel zetels toe te kennen als haar aantal gemeenteraadszetels quotiënten heeft opgeleverd, gelijk aan of hoger dan het laatst gerangschikte quotiënt. Als een zetel met evenveel recht aan verscheidende fracties toekomt, wordt hij toegekend aan de fractie met het hoogste stemcijfer en, bij gelijkheid van de stemcijfers, aan de kandidaat die de jongste in jaren is. De evenredigheid vereist in ieder geval dat de som van het aantal mandaten dat toekomt aan de fracties waarvan leden deel uitmaken van het college van burgemeester en schepenen steeds hoger is dan de som van het aantal mandaten dat toekomt aan de andere fracties. Elke fractie wijst de mandaten toe, die haar overeenkomstig deze berekeningswijze toekomen, door middel van een voordracht, gericht aan de voorzitter van de gemeenteraad. Als de voorzitter van de gemeenteraad voordrachten ontvangt voor meer kandidaten dan er mandaten te begeven zijn voor een fractie, dan worden de mandaten toegewezen volgens de volgorde van voorkomen op de akte van voordracht. (art. 39 §3 Gemeentedecreet) §2. - Tot de eerstvolgende volledige vernieuwing van de gemeenteraad wordt een fractie geacht eenzelfde aantal leden in de commissies te behouden. Indien één of meerdere leden verklaren niet meer te behoren tot de fractie kan dit lid niet meer zetelen, noch als lid van deze fractie, noch als lid van een andere fractie. Niettemin behouden deze fracties het oorspronkelijke aantal leden in de commissie. (art. 39 §3 Gemeentedecreet) §3. - Om ontvankelijk te zijn moet de akte van voordracht voor elk van de kandidaat commissieleden ten minste ondertekend zijn door een meerderheid van de leden van de Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 21
fractie waarvan het kandidaat-commissielid deel van uitmaakt. Indien de fractie van het kandidaat-commissielid slechts uit twee verkozenen bestaat, volstaat de handtekening van een van hen. Niemand kan meer dan een akte ondertekenen per beschikbaar mandaat voor de fractie. De voordrachtsakten liggen ten laatste 8 dagen ter inzage. (art. 39 §3 Gemeentedecreet) §4. - Als ten gevolge van de toepassing van de evenredige vertegenwoordiging een fractie niet vertegenwoordigd is in een commissie, kan de fractie een raadslid aanwijzen dat als lid met raadgevende stem in de commissie zetelt. (art. 39 §3 Gemeentedecreet) Art. 40. - Elke commissie wordt voorgezeten door een gemeenteraadslid. De leden van het college van burgemeester en schepenen kunnen geen voorzitter zijn van een commissie. De gemeenteraad duidt de voorzitters van de gemeenteraadscommissies aan. (art. 39 §4 Gemeentedecreet) Art. 41. - §1 De voorzitter van de gemeenteraadscommissie roept de gemeenteraadscommissie bijeen in uitvoering van artikel 39 §1 van het gemeentedecreet en stelt de agenda op. De oproeping wordt digitaal ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering aan de raadsleden bezorgd. In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode worden afgeweken. Bij de oproeping worden volgende bijlagen toegevoegd: De door de voorzitter van de vergadering en de secretaris van de gemeenteraadscommissie ondertekende oproepingsbrief. Elk agendapunt wordt vergezeld door een beknopte toelichting. Het verslag van de voorgaande zitting. §2 – De dienst Secretariaat & Onthaal verzendt de dagorde en het verslag aan alle raadsleden. §3 – De commissies kunnen geldig vergaderen als de meerderheid van de commissieleden aanwezig is. De vergaderingen van de commissies zijn in principe openbaar. Onder dezelfde voorwaarden als voor de gemeenteraad zijn de vergaderingen van de commissies niet openbaar. De leden van de commissies stemmen, zoals in de gemeenteraad, in het openbaar. Onder dezelfde voorwaarden als voor de gemeenteraad is de stemming geheim. De raadsleden kunnen de vergaderingen van de commissies waarvan zij geen deel uitmaken steeds bijwonen. In dat geval hebben zij geen stemrecht. Vooraleer aan de vergadering deel te nemen, tekenen de leden van elke commissie een aanwezigheidslijst, die aan de gemeentesecretaris wordt bezorgd. De taak van verslaggever van een raadscommissie wordt waargenomen door een of meer personeelsleden van de gemeente aangewezen door de gemeentesecretaris, na overleg met het college van burgemeester en schepenen. (art. 39 §2 en §5 Gemeentedecreet) PRESENTIEGELD EN VERGOEDINGEN Art. 42. - §1. – Aan de raadsleden, met uitzondering van de burgemeester en de schepenen, wordt presentiegeld verleend voor volgende vergaderingen waarop zij aanwezig zijn: Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 22
de vergaderingen van de gemeenteraad; de vergaderingen van de gemeenteraadscommissies (incl. deze waarvoor raadsleden overeenkomstig art. 39, §3, vierde lid Gemeentedecreet zijn aangewezen als leden met raadgevende stem) en de afdelingen; de vergaderingen met de vertegenwoordigers van de intern verzelfstandigde agentschappen; de vergadering waarvoor men in principe recht op presentiegeld heeft, maar waarvoor het aanwezigheidsquorum niet werd bereikt; de vergaderingen die slechts gedeeltelijk werden bijgewoond, met een minimum duurtijd van 3/4 van de vergadering; de vergaderingen die werden hervat. (zie voor deze lijst: art. 17 §1 Gemeentedecreet en art. 10 §1 van het Besluit van de Vlaamse regering van 5 juni 2009 houdende de bezoldigingsregeling van de lokale en provinciale mandataris; let op: alleen voor de vergaderingen van de gemeenteraad is presentiegeld een verplichting, voor de andere vergaderingen mag de gemeenteraad beslissen om presentiegeld toe te kennen, doch dit is niet verplicht) §2. - Het presentiegeld voor de gemeenteraadsleden bedraagt 124,98 euro aan 100% gekoppeld aan de spilindex t.o.v. het basisjaar per bijgewoonde gemeenteraadszitting. 3 Hun aanwezigheid moet blijken uit het aanwezigheidsregister. §3. - De voorzitter van de gemeenteraad ontvangt een dubbel presentiegeld voor de vergaderingen van de gemeenteraad die hij/zij voorzit. 4 Zijn/haar aanwezigheid moet blijken uit het aanwezigheidsregister. §4. - Het presentiegeld voor de leden van de gemeenteraadscommissies bedraagt per bijgewoonde commissiezitting steeds de helft van het presentiegeld zoals voorzien voor de leden van de gemeenteraad. Hun aanwezigheid moet blijken uit het aanwezigheidsregister. §5. – De voorzitters van de gemeenteraadscommissies ontvangen het zelfde presentiegeld als de leden van de gemeenteraadscommissies. Zij ontvangen een maximale onkostenvergoeding van 62,49 euro aan 100% gekoppeld aan de spilindex t.o.v. het basisjaar per bijgewoonde zitting van de gemeenteraadscommissie, mits het vooraf overhandigen van een verklaring op eer voor de gemaakte kosten. Elke voorzitter van een gemeenteraadscommissie moet zijn/haar verklaring op eer jaarlijks in de loop van de maand december overhandigen aan de gemeentesecretaris. Hij/zij moet de onkosten gemaakt voor de uitoefening van zijn/haar werkzaamheden ten behoeve van deze raadscommissie steeds kunnen bewijzen indien gevraagd. Zijn/haar aanwezigheid moet blijken uit het aanwezigheidsregister. §6. - De deskundigen die worden gehoord tijdens een gemeenteraadscommissie hebben recht op een maximale onkostenvergoeding per bijgewoonde commissiezitting. Deze vergoeding bedraagt 38,8523 euro aan 100% gekoppeld aan de spilindex t.o.v. het basisjaar, mits het vooraf overhandigen van een verklaring op eer. De deskundigen dienen hun kosten gemaakt voor de uitoefening van hun werkzaamheden ten behoeve van deze raadscommissie steeds te kunnen bewijzen indien gevraagd. 3
Art. 11 van het Besluit van de Vlaamse regering van 5 juni 2009 houdende de bezoldigingsregeling van de lokale en provinciale mandataris. 4 Art. 10, §6 van het Besluit van de Vlaamse regering van 5 juni 2009 houdende de bezoldigingsregeling van de lokale en provinciale mandataris).
Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 23
Elke deskundige van een gemeenteraadscommissie dient zijn/haar verklaring op eer jaarlijks in de loop van de maand december te overhandigen aan de gemeentesecretaris. Hun aanwezigheid moet blijken uit het aanwezigheidsregister. Art. 43. - §1. - Conform de dienstverlening, zoals bepaald in dit reglement, hebben de gemeenteraadsleden op het gemeentehuis toegang tot telefoon, fax en internet, en kunnen ze kopieën bekomen van gemeentelijke bestuursdocumenten. De aanvraag gebeurt via de gemeentesecretaris. In de gemeenteraadszaal kunnen de diverse gemeenteraadsfracties alle nodige informatie inkijken. §2. - Gemeenteraadsleden kunnen de kosten van studiedagen of vormingscursussen, terugvorderen van het gemeentebestuur tot maximum 200,00 euro per jaar, voo r zover deze cycli of studiedagen noodzakelijk zijn voor de uitoefening van hun mandaat. Deze kosten moeten worden verantwoord met bewijsstukken. De terugvorderbare kosten mogen niet buitensporig zijn en moeten vergelijkbaar zijn met deze van vormingsinitiatieven voor gemeentepersoneel. Ze betreffen in principe enkel vormingscycli of studiedagen in het binnenland. Er worden geen kosten vergoed voor het behalen van bijkomende diploma’s. De relevantie en de kostprijs van de vorming worden beoordeeld door de gemeentesecretaris in overleg met de vormingsambtenaar. §4. - Het gemeentebestuur sluit een gemeenschappelijke ongevallenverzekering en een verzekering ’burgerlijke aansprakelijkheid’ af voor gemeenteraadsleden, ten laste van de gemeentebegroting. (zie voor de regels rond kostenvergoedingen en fractietoelagen: art. 17 §3 Gemeentedecreet en art. 34-36 van het Besluit van de Vlaamse regering van 5 juni 2009 houdende de bezoldigingsregeling van de lokale en provinciale mandataris) VERZOEKSCHRIFTEN AAN DE ORGANEN VAN DE GEMEENTE Art. 44. – §1. - Iedere burger heeft het recht verzoekschriften, door een of meer personen ondertekend, schriftelijk bij de organen van de gemeente in te dienen. Een verzoek is een vraag om iets te doen of te laten. Uit de tekst van het verzoekschrift moet de vraag duidelijk zijn. De organen van de gemeente zijn de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen, de voorzitter van de gemeenteraad, de burgemeester, de gemeentesecretaris en elk ander orgaan van de gemeente dat als overheid optreedt. (art. 201 Gemeentedecreet) §2. - De verzoekschriften worden aan het orgaan van de gemeente gericht tot wiens bevoegdheid de inhoud van het verzoek behoort. Komt een verzoekschrift niet bij het juiste orgaan aan, dan bezorgt dit orgaan het verzoek aan de juiste bestemmeling. §3. - Verzoekschriften die een onderwerp betreffen dat niet tot de bevoegdheid van de gemeente behoort, zijn onontvankelijk. Een schriftelijke vraag wordt niet als verzoekschrift beschouwd als: de vraag onredelijk is of te vaag geformuleerd; het louter een mening is en geen concreet verzoek; de vraag anoniem, d.w.z. zonder vermelding van naam, voornaam en adres, werd ingediend; het taalgebruik ervan beledigend is.
Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 24
Het orgaan of de voorzitter van het orgaan maakt deze beoordeling. Hij kan de indiener om een nieuw geformuleerd verzoekschrift vragen dat wel aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden voldoet. (art. 201 Gemeentedecreet) Art. 45. - §1. – Is het een verzoekschrift voor de gemeenteraad, dan plaatst de voorzitter van de gemeenteraad het verzoekschrift op de agenda van de eerstvolgende gemeenteraad indien het minstens 14 dagen vóór de vergadering werd ontvangen. Wordt het verzoekschrift later ingediend, dan komt het op de agenda van de volgende vergadering. §2. - De gemeenteraad kan de bij hem ingediende verzoekschriften naar het college van burgemeester en schepenen of naar een gemeenteraadscommissie verwijzen met het verzoek om over de inhoud ervan uitleg te verstrekken. (art. 202 Gemeentedecreet) §3. - De verzoeker of, indien het verzoekschrift door meerdere personen ondertekend is, de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift, kan worden gehoord door het betrokken orgaan van de gemeente. In dat geval heeft de verzoeker of de eerste ondertekenaar van een verzoekschrift het recht zich te laten bijstaan door een persoon naar keuze. (art. 202 Gemeentedecreet) §4. - Het betrokken orgaan van de gemeente verstrekt, binnen drie maanden na de indiening van het verzoekschrift, een gemotiveerd antwoord aan de verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, aan de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift. (art. 203 Gemeentedecreet) De voorzitter gaat over tot het volgende agendapunt. 4.
RAAD EN COMMISSIES - KENNIS NEMEN VOORDRACHT VAN EEN MANDAAT DOOR DE GROEN FRACTIE IN DE VERKEERSCOMMISSIE Overeenkomstig artikel 39 van het gemeentedecreet wijst elke fractie de mandaten toe op basis van het door de gemeenteraad vooraf bepaalde aantal leden. Naar aanleiding van de tijdelijke vervanging van raadslid Barbara Redant in de gemeenteraad wijst de Gr oen fractie mevrouw Roswitha Gerbosch aan in de verkeerscommissie. De voorzitter leidt dit punt in. De voorzitter gaat over tot de stemming van dit punt. De raad, Gelet op artikel 39 van het gemeentedecreet van 15 juli 2005 Gelet op de gemeenteraadsverkiezingen van 14 oktober 2012; Gelet op de installatie van de nieuwe gemeenteraad van 2 januari 2013; Gelet op het gemeenteraadsbesluit inzake de goedkeuring van het huishoudelijk reglement over de werking van de gemeenteraad zoals heden goedgekeurd; Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 24 april 2013: Raad en commissies - Akte nemen tijdelijke verhindering van een gemeenteraadslid van de Groen-fractie, installatie van een vervangend gemeenteraadslid en beëdiging in handen van de voorzitter van de gemeenteraad Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 25
Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 18 december 2013: Raad en commissies - Akte nemen tijdelijke verhindering van een gemeenteraadslid van de Groen-fractie, installatie van een vervangend gemeenteraadslid en beëdiging in handen van de voorzitter van de gemeenteraad. Overwegende dat ingevolge de nieuwe samenstelling van de gemeenteraad de vertegenwoordiger van Groen in de gemeenteraadscommissies opnieuw dient aangesteld te worden; Overwegende dat het wenselijk voorkomt een gemeenteraadscommissie op te richten met als taak de aangelegenheden die met het verkeer en duurzame mobiliteit te maken heeft en die oplossingen zoekt voor door de lokale politie of door derden gemelde verkeerstechnische probleemsituaties. Deze commissie doet voorstellen of verleent advies voor infrastructuurwerken langs gemeente- en of gewestwegen Overwegende de berekeningswijze zoals heden vastgesteld in het huishoudelijk reglement waarop de evenredigheid van de verdeling van de mandaten in iedere commissie moeten verdeeld worden; Overwegende de voordrachtakte overhandigd door de fractie CD&V op datum van 13 maart 2013; Overwegende de voordrachtakte overhandigd door de fractie GROEN op datum van 5 maart 2013; Overwegende de voordrachtakte overhandigd door de fractie N-VA op datum van 11 maart 2013; Overwegende de voordrachtakte overhandigd door de fractie SVVO op datum van 4 maart 2013; Overwegende dat de gemeenteraadscommissie Verkeer werd opgericht op 24 april 2013. Overwegende het schrijven van 28 november 2013 van mevrouw Barbara Redant betreffende de tijdelijke verhindering om studieredenen van 1 januari 2014 tot 1 januari 2016; Overwegende het gezamenlijk schrijven van 28 november 2013 van mevrouw Stefanie De Groote en mevrouw Roswitha Gerbosch betreffende de tijdelijke vervanging van gemeenteraadslid Barbara Redant voor Groen; Overwegende dat mevrouw Stefanie De Groote als eerste opvolger op de lijst nr. 6 Groen in dit schrijven afziet van de tijdelijke vervanging van mevrouw Barbara Redant; Overwegende dat bijgevolg mevrouw Roswitha Gerbosch als tweede opvolger in aanmerking komt voor de tijdelijke vervanging van mevrouw Barbara Redant; Overwegende dat de gemeenteraad op 18 december 2013 akte heeft genomen van de tijdelijke verhindering van gemeenteraadslid Barbara Redant, Overwegende dat Roswitha Gerbosch op 18 december 2013 haar eed als vervangend raadslid heeft afgelegd in handen van de voorzitter van de gemeenteraad. Overwegende de voordrachtakte overhandigd door de fractie Groen op datum van 20 januari 2014; BESLUIT: Artikel 1: Paragraaf 1: de gemeenteraadscommissie verkeer werd opgericht op 24 april 2013 Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 26
Paragraaf 2: deze commissie behandelt alle zaken die met het verkeer en duurzame mobiliteit te maken heeft en zoekt oplossingen voor door de lokale politie of door derden gemelde verkeerstechnische probleemsituaties. Zij doet voorstellen of verleent advies voor infrastructuurwerken langs gemeente- en of gewestwegen Paragraaf 3: de gemeenteraadscommissie Verkeer bestaat uit 7 leden en wordt als volgt gewijzigd: Fractie
Naam
Functie
CD&V
Filip Vermeiren
voorzitter
CD&V
Peter Willems
lid
CD&V
Marc De Smet
lid
N-VA
Jan Martens
lid
GROEN
Roswitha Gerbosch
lid
Open VLD Plus
Guy De Smet
lid
Open VLD Plus
Ruben De Gusseme
lid
Artikel 2: Afschrift van deze kennisname zal worden overgemaakt aan de dienst Secretariaat & Onthaal, de dienst Infrastructuur en aan de financieel beheerder. De voorzitter gaat over tot het volgende agendapunt. 5.
FINANCIËN - KENNIS NEMEN VAN DE BUDGETWIJZIGING 2013-1 VAN HET OCMW OOSTERZELE De budgetwijziging 2013-1 van het OCMW werd op 10 januari 2014 aan de gemeente bezorgd. De gemeenteraad neemt kennis van deze budgetwijziging daar deze past binnen het goedgekeurd budget 2013. De voorzitter leidt dit punt in. De voorzitter gaat over tot de stemming van dit punt. De raad, Gelet op de Nieuwe Gemeentewet zoals gecodificeerd bij Koninklijk Besluit van 24 juni 1988 en bekrachtigd bij Artikel 1 van de Wet van 26 mei 1989; Gelet op de artikels 1, 2 en 3 van de Wet van 29 juni 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen; Gelet op de artikels 2, 3 en 4 van het Decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op het Besluit van de Vlaamse Regering van 25 juni 2010 betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; Gelet op het Ministerieel Besluit van 1 oktober 2010tot vaststellen van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 27
Gelet op het Besluit van de Vlaamse Regering van 23 november 2012 tot wijziging va n de diverse bepalingen van het Besluit van de Vlaamse Regering van 25 juni 2010 betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; Gelet op het Ministerieel Besluit van 26 november 2012 tot wijziging van het Ministerieel Besluit van 1 oktober 2010 tot vaststellen van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; Gelet op de budgetwijziging 2013-1 van het OCMW Oosterzele goedgekeurd door de OCMW-raad in zitting van 17 december 2013; Overwegende dat deze budgetwijziging past in het goedgekeurd budget 2013; Overwegende dat deze budgetwijziging op het gemeentebestuur is ontvangen op 10 januari 2014; BESLUIT: Artikel 1: Kennis te nemen van de budgetwijziging 2013-1 van het OCMW Oosterzele. Artikel 2: De raadsvoorzitter, het college van burgemeester en schepenen en de gemeentesecretaris, al naargelang hun respectieve bevoegdheden, worden met de uitvoering van deze beslissing belast. Artikel 3: Afschrift van deze beslissing wordt bezorgd aan het OCMW Oosterzele, aan dienst financiën en aan de financieel beheerder. De voorzitter gaat over tot het volgende agendapunt. 6.
FINANCIËN - GOEDKEUREN VAN HET MEERJARENPLAN 2014-2019 VAN HET OCMW OOSTERZELE Het meerjarenplan 2014-2019 van het OCMW werd aan de gemeente bezorgd op 10 januari 2014. Het meerjarenplan wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad binnen een termijn van vijftig dagen die ingaat op de dag nadat de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn bij de gemeente is ingekomen. De voorzitter leidt dit punt in en geeft het woord aan raadslid Michiel Van Der Heyden. Omdat wij vinden dat het voorgestelde meerjarenplan heel summier is en wij, doordat onze fractie niet vertegenwoordigd is in de OCMW-raad, over niet voldoende informatie beschikken, zal onze fractie zich hierover onthouden. {Interventie van raadslid Michiel Van Der Heyden toegevoegd in toepassing van artikel 35 van het huishoudelijk reglement} De voorzitter geeft het woord aan raadslid Filip Michiels. Onze fractie zal, net als onze fractieleden in de OCMW-raad, dit meerjarenplan goedkeuren, met het oog op een optimale samenwerking binnen de OCMW-raad. Toch geven we ook hier kort nog eens onze bedenkingen weer, die onze collega’s in het OCMW ook al maakten: vooreerst vinden we dit MJP héél beknopt en we betreuren dit enigszins, o.m. het lage beschikbare budget. We kennen voorbeelden van buurgemeenten die een Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 28
veel duidelijker én verregaander MJP opmaakten dan dit voorliggend plan. Daarnaast kunnen we dit enkel goedkeuren indien we ook hier vanavond de bevestiging krijgen dat het behoud van de thuiszorgdiensten gegarandeerd blijft, o.m. door samenwerking met naburige gemeenten. Dus graag bevestiging hiervan. {Interventie van raadslid Filip Michiels toegevoegd in toepassing van artikel 35 van het huishoudelijk reglement} De voorzitter gaat over tot de stemming van dit punt. De raad, Gelet op de Nieuwe Gemeentewet zoals gecodificeerd bij Koninklijk Besluit van 24 juni 1988 en bekrachtigd bij Artikel 1 van de Wet van 26 mei 1989; Gelet op de Artikels 1, 2 en 3 van de Wet van 29 juni 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen; Gelet op de Artikels 2, 3 en 4 van het Decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op het Besluit van de Vlaamse regering van 25 juni 2010 betreffende de beleids - en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; Gelet op het Ministerieel Besluit van 1 oktober 2010 tot vaststellen van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; Gelet op het Besluit van de Vlaamse Regering van 23 november 2012 tot wijziging van de diverse bepalingen van het Besluit van de Vlaamse regering van 25 juni 2010 betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; Gelet op het Ministerieel Besluit van 26 november 2012 tot wijziging van Ministerieel Besluit van 1 oktober 2010 tot vaststellen van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 10 december 2013 waarin positief advies wordt verleend aan het ontwerp van meerjarenplan; Gelet op de beslissing van de OCMW-Raad van 17 december 2013 houdende goedkeuren van het meerjarenplan 2014-2019; Overwegende dat het meerjarenplan 2014-2019 op het gemeentebestuur is ontvangen op 10 januari 2014; BESLUIT: Artikel 1: Het meerjarenplan 2014-2019 van het OCMW wordt goedgekeurd. Artikel 2: De raadsvoorzitter, het college van burgemeester en schepenen en de gemeentesecretaris, al naargelang hun respectieve bevoegdheden, worden met de uitvoering van deze beslissing belast. Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 29
Artikel 3: Afschrift van deze beslissing wordt bezorgd aan het OCMW, dienst financiën en aan de financieel beheerder. Artikel 4: In toepassing van artikel 252, §1 en §2 van het gemeentedecreet wordt dit besluit opgenomen in de lijst met een beknopte omschrijving van de daarin geregelde aangelegenheden welke moet verstuurd worden aan het provinciebestuur en moet openbaar gemaakt worden aan het gemeentehuis. Dit punt wordt aangenomen met: 20 JA STEMMEN (Jean Marie De Groote, Johan Van Durme, Christ Meuleman, Marleen Verdonck, Wilfried Verspeeten, Hanna Courtijn, Jan Martens, Christianne Immegeers-Schreyen, Luc Verbanck, Filip Vermeiren, Guy De Smet, Marc De Smet, Carine Schamp, Filip Michiels, Pascal Fermon, Koen Beeckman, Peter Willems, Ruben De Gusseme, Marjolein De Spiegeleire, Kristof Van Cauwenberghe) 2 ONTHOUDINGEN (Michiel Van Der Heyden, Roswitha Gerbosch) De voorzitter gaat over tot het volgende agendapunt. 7.
FINANCIËN - KENNIS NEMEN VAN HET BUDGET 2014 VAN HET OCMW OOSTERZELE Het budget 2014 van het OCMW werd op 10 januari 2014 aan de gemeente bezorgd. De gemeenteraad neemt kennis van dit budget 2014 daar dit budget past binnen het meerjarenplan 2014-2019. De gemeenteraad neemt de beslissing binnen een termijn van vijftig dagen die ingaat op de dag nadat de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn bij de gemeente is ingekomen. De voorzitter leidt dit punt in. De voorzitter gaat over tot de stemming van dit punt. OCMW-voorzitter Els De Turck vraag het woord. Zij deelt mee dat er zich een materiële misslag heeft voorgedaan bij de opmaak van dit document. Zij deelt mee dat het punt ‘1.1.4. invoeren van een evaluatiesysteem’ ontbreekt in de versie van het document dat aan de gemeente werd overhandigd en dat dit moet opgenomen worden in dit besluit tot kennisneming van het budget 2014.
De raad, Gelet op de Nieuwe Gemeentewet zoals gecodificeerd bij Koninklijk Besluit van 24 juni 1988 en bekrachtigd bij Artikel 1 van de Wet van 26 mei 1989; Gelet op de Artikels 1,2 en 3 van de Wet van 29 juni 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen; Gelet op de Artikels 2,3 en 4 van het Decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op het Besluit van de Vlaamse regering van 25 juni 2010 betreffende de beleids - en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; Gelet op het Ministerieel Besluit van 1 oktober 2010 tot vaststellen van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan, en van de Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 30
rekeningstelsels van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; Gelet op het Besluit van de Vlaamse Regering van 23 november 2012 tot wijziging van de diverse bepalingen van het Besluit van de Vlaamse Regering van 25 juni 2010 betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; Gelet op het Ministerieel Besluit van 26 november 2012 tot wijziging van het Ministerieel Besluit van 1 oktober 2010 tot vaststellen van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; Gelet op het budget 2014 van het OCMW Oosterzele goedgekeurd door de OCMW-raad in zitting van 17 december 2013; Gelet op het amendement ter zitting ingediend door OCMW-voorzitter Els De Turk; Overwegende dat het budget 2014 past in het goedgekeurd meerjarenplan 2014-2019; Overwegende dat het budget 2014 op het gemeentebestuur is ontvangen op 10 januari 2014; Overwegende dat OCMW-voorzitter Els De Turk stelt dat een punt ‘1.1.4. invoeren van een evaluatiesysteem’ ontbreekt in de versie van het document dat aan de gemeente werd overhandigd en dat dit moet opgenomen worden in dit besluit tot kennisneming van het budget 2014 BESLUIT: Artikel 1: Neemt kennis van het budget 2014 van het OCMW Oosterzele. Artikel 2: De raadsvoorzitter, het college van burgemeester en schepenen en de gemeentesecretaris, al naargelang hun respectieve bevoegdheden, worden met de uitvoering van deze beslissing belast. Artikel 3: Afschrift van deze beslissing wordt bezorgd aan het OCMW Oosterzele, dienst financiën en aan de financieel beheerder. Artikel 4: In toepassing van artikel 252, §1 en §2 van het gemeentedecreet wordt dit besluit opgenomen in de lijst met een beknopte omschrijving van de daarin geregelde aangelegenheden welke moet verstuurd worden aan het provinciebestuur en moet openbaar gemaakt worden aan het gemeentehuis. De voorzitter gaat over tot het volgende agendapunt. 8.
FINANCIËN - KENNIS NEMEN VAN DE VERBETERING VAN EEN MATERIËLE MISSLAG IN DE BESLISSING VAN DE GEMEENTERAAD VAN 23 OKTOBER 2013 HOUDENDE VASTSTELLEN VAN DE BUDGETWIJZIGING 3 VAN HET DIENSTJAAR 2013 In de beslissing van de gemeenteraad van 23 oktober 2013 houdende vaststellen van de budgetwijziging 3 van het dienstjaar 2013 is een materiële misslag gebeurd. Aan de raad wordt gevraagd kennis te nemen van de verbeterde versie.
Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 31
De voorzitter leidt dit punt in en geeft het woord aan schepen Jan Martens voor een verdere toelichting. De voorzitter gaat over tot de stemming van dit punt. De raad, Gelet op de Nieuwe Gemeentewet zoals gecodificeerd bij Koninklijk Besluit van 24 juni 1988 en bekrachtigd bij Artikel 1 van de Wet van 26 mei 1989; Gelet op de Artikels 1, 2 en 3 van de Wet van 29 juni 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen; Gelet op de Artikels 2, 3 en 4 van het Decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 en latere wijzigingen; Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 23 oktober 2013 houdende vaststelling van de budgetwijziging 3 van het dienstjaar 2013; Overwegende dat in deze beslissing een materiële misslag is gebeurd waardoor deze cijfers niet overeenstemmen met de cijfers van de budgetwijziging zoals vervat in schema B5; Gelet op de vraag van het Agentschap Binnenlands Bestuur deze beslissing aan te p assen; BESLUIT: Artikel 1: Neemt kennis liquiditeitenbudget:
van
de
verbeterde
versie
van
de
tabel
van
het
Resultaat op kasbasis Vorig Wijziging nieuw I. Exploitatiebudget 499.441 -29.611 469.829 II. Investeringsbudget -3.203.045 460.772 -2.742.273 III. Andere -2.243.300 -118.939 -2.362.239 IV. Budgettair resultaat boekjaar -4.946.903 312.221 -4.634.682 V. Gecumuleerd budgettair resultaat 6.430.302 4.121.271 10.551.573 vorig boekjaar VI. Gecumuleerd budgettair resultaat 1.483.399 4.433.493 5.916.891 VII. Bestemde gelden 0 0 0 VIII. Resultaat op kasbasis 1.483.399 4.433.493 5.916.891 Artikel 2: De raadsvoorzitter, het college van burgemeester en schepenen en de gemeentesecretaris, al naargelang hun respectieve bevoegdheden, worden met de uitvoering van deze beslissing belast. Artikel 3: Afschrift van deze beslissing wordt bezorgd aan dienst financiën, dienst secretariaat en onthaal en aan de financieel beheerder. Artikel 4: In toepassing van artikel 252, §1 en §2 van het gemeentedecreet wordt dit besluit opgenomen in de lijst met een beknopte omschrijving van de daarin geregelde Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 32
aangelegenheden welke moet verstuurd worden aan het provinciebestuur en moet openbaar gemaakt worden aan het gemeentehuis. De voorzitter gaat over tot het volgende agendapunt. 9.
FINANCIËN GOEDKEUREN TOEKENNEN VAN EEN BIJKOMENDE RESTAURATIEPREMIE VOOR DE PASTORIE VAN BALEGEM Het Ministerieel Besluit van 28 november 2013 heeft conform het besluit van de Vlaamse Regering van 14 december 2001 houdende vaststelling van het premiestelsel vo or restauratiewerkzaamheden aan beschermde monumenten, een bijkomende premie toegekend aan de eigenaars van de pastorie van Balegem voor de uitvoering van bijkomende restauratiewerkzaamheden aldaar. In dit Ministerieel Besluit wordt het aandeel van de betrokken openbare besturen, waaronder de gemeente Oosterzele, vastgesteld. De voorzitter leidt dit punt in. De voorzitter gaat over tot de stemming van dit punt. De raad, Gelet op de Nieuwe Gemeentewet zoals gecodificeerd bij Koninklijk Besluit van 24 juni 1988 en bekrachtigd bij Artikel 1 van de Wet van 26 mei 1989; Gelet op de Artikels 1,2 en 3 van de Wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen; Gelet op de Artikels 2,3 en 4 van het Decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 en latere wijzigingen; Gelet op het Decreet van 3 maart 1976 tot bescherming van monumenten en stads - en dorpsgezichten, gewijzigd bij de decreten van 18 december 1992, 22 februari 1995, 22 december 1995, 8 december 1998, 18 mei 1999, 7 december 2001, 21 november 2003, 30 april 2004, 10 maart 2006 en 27 maart 2009; Gelet op het Besluit van de Vlaamse regering van 14 december 2001 houdende vaststelling van het premiestelsel voor restauratiewerkzaamheden aan beschermde monumenten, gewijzigd bij decreet van 19 december 2003, en bij besluit van de Vlaamse regering van 20 september 2002, 23 juni 2006, 4 december 2009, 10 september 2010 en 22 juli 2011; Gelet op het ministerieel besluit van 14 juli 2004 tot bescherming van de pastorie van Balegem te Oosterzele; Gelet op het ministerieel besluit van 13 april 2012 houdende toekenning van een premie aan Florin-Paelinck bvba, Pastorieberg 2 te 9860 Oosterzele voor het uitvoeren van restauratiewerken aan de pastorie Balegem; Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 20 juni 2012 houdende toekenning van een restauratiepremie voor de pastorie Balegem; Gelet op de aanvraag voor het uitvoeren van bijkomende restauratiewerken geraamd op 15 909,45 euro, waarvan 15 909,45 euro in aanmerking komt voor de berekening van de premie (bedragen BTW exclusief); Gelet op het ministerieel besluit van 28 november 2013 houdende toekenning van een restauratiepremie voor bijkomende werken; Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 33
BESLUIT: Artikel 1: Een premie wordt verleend aan Florin-Paelinck bvba, Pastorieberg 2 te 9860 Oosterzele voor het uitvoeren van bijkomende restauratiewerken aan de pastorie Balegem (exterieur) geraamd op 15 909,45 euro waarvan 15 909,45 euro in aanmerking komt voor de berekening van de premie (bedragen exclusief BTW). Artikel 2: Overeenkomstig artikel 15 van het Besluit van de Vlaamse regering van 14 december 2001 houdende vaststelling van het premiestelsel voor restauratiewerkzaamheden aan beschermde monumenten wordt de verdeling der kosten van de werken verdeeld als volgt: De Vlaamse Gemeenschap 25% De Provincie 7,5% De Gemeente 7,5% Artikel 3: De bijkomende premie van de gemeente Oosterzele wordt vastgesteld als volgt: 15 909,45 euro x 1,0108 (BTW 18% recupereerbaar van 6%) x 1,10 x 0,075 = 1 326,71 euro. Artikel 4: Deze bijkomende premie zal in een eerstvolgende budgetwijziging voor het jaar 2014 worden voorzien. Artikel 5: De raadsvoorzitter, het college van burgemeester en schepenen en de gemeentesecretaris, al naargelang hun respectieve bevoegdheden, worden met de uitvoering van deze belast. Artikel 6: Afschrift van deze beslissing wordt bezorgd aan de Vlaamse Overheid Onroerend Erfgoed, aan dienst financiën, aan dienst woon- en leefomgeving en aan de financieel beheerder. Artikel 7: In toepassing van artikel 252, §1 en §2 van het gemeentedecreet wordt dit besluit opgenomen in de lijst met een beknopte omschrijving van de daarin geregelde aangelegenheden welke moet verstuurd worden aan de provinciegouverneur en moet openbaar gemaakt worden aan het gemeentehuis. Dit punt wordt aangenomen met éénparigheid van stemmen. De voorzitter gaat over tot het volgende agendapunt. 10. INTERNE ZAKEN - REGLEMENT VOOR HET BEPALEN VAN DE VOORWAARDEN WAARONDER PERSONEELSLEDEN VAN DE GEMEENTE KUNNEN WORDEN BELAST MET DE INNING VAN GERINGE DAGONTVANGSTEN In uitvoering van artikel 162 van het Gemeentedecreet bepaalt de gemeenteraad de voorwaarden waaronder personeelsleden van de gemeente kunnen worden belast met de inning van geringe ontvangsten. De voorzitter leidt dit punt in en geeft het woord aan schepen Jan Martens voor een verdere toelichting. De voorzitter gaat over tot de stemming van dit punt. De raad,
Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 34
Gelet op artikel 162, §2 en §4 van het Gemeentedecreet houdende de regeling van de inningsambtenaren; Overwegende dat het gemeentedecreet voorziet in een specifieke procedure voor de inning van kleine dagontvangsten door aangestelde personeelsleden; Overwegende dat de gemeentesecretaris na advies van de financieel beheerder, onder zijn verantwoordelijkheid, bepaalde personeelsleden die onder zijn gezag staan kan belasten met de inning van geringe dagontvangsten; Overwegende dat deze regeling inspeelt op de gevallen waar gelden worden geïnd op het ogenblik waarop het recht op de ontvangst wordt vastgesteld; Overwegende dat de term geringe dagontvangsten hier gebruikt wordt aan te geven dat het om opbrengsten gaat waarvan de schuldenaar niet vooraf is gekend of om ontvangsten die moeilijk van de dienstverlening kunnen worden afgezonderd (bv. het innen van de belasting op de aflevering van administratieve documenten, ingangsgelden, …) Overwegende dat het begrip “geringe dagontvangst” in de eerste plaats moet slaan op een individuele verrichting en niet op de omvang, met name: hoewel de totale ontvangsten binnen een bepaalde periode aanzienlijk kunnen zijn, moeten de individuele ontvangsten gering van aard zijn; Overwegende dat de inning van geringe dagontvangsten door personeelsleden het voorwerp moet uitmaken van een procedure binnen het interne controlesysteem; BESLUIT: Artikel 1: Dit besluit is van toepassing op alle ambtenaren die de gemeentesecretaris belast met de inning van geringe dagontvangsten (inningsambtenaar) in geld, zoals bedoeld in artikel 162, §2 van het Gemeentedecreet. Artikel 2: Er moeten voldoende inningsambtenaren aangesteld worden teneinde de normale werking van de diensten te kunnen verzekeren. Daartoe stelt ieder diensthoofd voor de eigen dienst een lijst op van de personeelsleden die kunnen optreden als inningsambtenaar. Op basis van het advies van de financieel beheerder over deze aangelegenheid gaat de gemeentesecretaris over tot het aanduiden van de inningsambtenaren. Het diensthoofd bezorgt aan elke inningsambtenaar een exemplaar van dit besluit, die ondertekent voor ontvangst. Artikel 3: Bij het ontvangen van gelden moet steeds een geldig ontvangstbewijs afgeleverd worden in één van de volgende vormen: - een ticket/kasticket - een factuur waarop vermeld wordt “voldaan” met daarop handtekening en dagtekening - een stempel met vermelding op welke datum er giraal betaald werd Afwijkingen op deze regel kunnen toegestaan worden door de gemeentesecretaris, na advies van de financieel beheerder. Artikel 4: Overschrijvingsformulieren worden niet aanvaard bij contante betaling. Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 35
Enkel de valuta ‘euro’ wordt aanvaard. Girale betalingen worden aangemoedigd. Artikel 5: De gelden moeten zowel buiten als tijdens de diensturen, indien geen personeel aanwezig is, opgeborgen zijn in de door het diensthoofd aangeduide geldkoffers of brandkaste n. Artikel 6: De hoeveelheid contant geld wordt zo beperkt mogelijk gehouden. Artikel 7: Het is niet toegestaan gelden of geldwaardige stukken die geen eigendom zijn van het gemeentebestuur te bewaren. De gemeentesecretaris kan afwijkingen op deze regel toestaan, na advies van de financieel beheerder. De gemeente kan niet aansprakelijk gesteld worden bij diefstal of verlies van gelden of geldwaardige documenten die geen eigendom zijn van het gemeentebestuur. Artikel 8: De gemeentesecretaris bepaalt in overleg met het diensthoofd en de financieel beheerder de periodiciteit van het wegbrengen van het geld naar de gemeentesecretaris of de door hem aangestelde personeelsleden of naar de financiële instelling en het maximum bedrag dat elk personeelslid mag in kas hebben. Ook voor de andere geldwaardige stukken worden grenzen bepaald. Bij ontstentenis van dergelijke individuele regeling gelden volgende limieten: - het wegbrengen van kasgelden (speciën) moet minstens één keer per maand gebeuren; - het totaal aan kasgelden (speciën) mag niet meer bedragen dan 1 000,00 euro; - een hoger bedrag aan kasgelden moet zo snel mogelijk en uiterlijk binnen een termijn van vijf werkdagen afgerekend worden. - De afgifte gebeurt in overleg met de gemeentesecretaris of zijn gemachtigde op één van de volgende wijzen: - afgifte aan de door de gemeentesecretaris aangestelde ambtenaren - afgifte in het plaatselijke Belfius-kantoor door storting op rekening nummer 0910003150-75 met vermelding van de reden van storting. Artikel 9: De financieel beheerder bepaalt na overleg met het diensthoofd welk verslag en welke bewijsstukken moeten voorgelegd worden teneinde controle en boeking mogelijk te maken. De voorschotten en afrekeningen worden door het personeelslid voorbereid: het geld wordt geteld en geordend. Indien nuttig legt het personeelslid een inhoudelijke verantwoording af van de storting (berekening en reden). Bij overdracht van verantwoordelijkheid binnen een dienst, wordt tussen de personeelsleden een afrekening gemaakt en door beiden ondertekend. Bij afwezigheid van het afgevend of van het aanvaardend personeelslid gebeurt de overdracht met medeondertekening en onder toezicht van het diensthoofd. Artikel 10: Het is niet toegelaten om met de ontvangen gelden uitgaven te verrichten. Borgstellingen of leningen zijn verboden. Tijdelijk geld ontlenen uit de kas voor privédoeleinden is niet toegestaan.
Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 36
Eigen financiële middelen (privé-middelen) mogen niet in de kas zitten. Alle waarden die in de kas zitten worden geacht eigendom van het bestuur te zijn, tenzij het tegendeel onomstotelijk bewezen wordt. De inhoud van de kas bestaat in regel uit cashgeld en geldwaardige ontvangstbewijzen. Al de financiële stukken, die voor de verantwoording van belang zijn, moeten in de kas bijgehouden worden. Zoniet is een sluitende controle onmogelijk. Ieder personeelslid houdt slechts één kas aan en kan de inhoud ervan verantwoorden. Het diensthoofd bepaalt of er individuele kassen of een centrale kas bijgehouden wordt. Een centrale kas wordt dagelijks gecontroleerd op onvolkomenheden. Artikel 11: De inningsambtenaar is verantwoordelijk voor de gelden en geldwaardige stukken die hij in bewaring heeft. Ingeval van een tekort is hij aansprakelijk in geval van bedrog of van zware schuld. Voor lichte schuld is hij enkel aansprakelijk als die eerder gewoonlijk dan toevallig voorkomt. Wordt beschouwd als zware fout: - geld of geldwaardige stukken onbewaakt achterlaten; - niet minstens maandelijks afrekenen; - een bedrag van 1 000,00 euro of meer langer dan vijf werkdagen in kas houden; - het verwaarlozen van het afleveren van ontvangstbewijzen en het niet bewaren van verantwoordingsstukken; - het niet onmiddellijk melden van een kastekort. Indien het personeelslid niet aansprakelijk is wordt het tekort door de gemeente ten laste genomen. Artikel 12: Er wordt een inventaris bijgehouden van de geldwaardige stukken (b.v. trouwboekjes) onder toezicht van het diensthoofd, de gemeentesecretaris en de financieel beheerder. Artikel 13: De gemeentesecretaris stelt op gemotiveerd verzoek van het diensthoofd en na advies van de financieel beheerder wisselgeld ter beschikking van het aangeduide personeelslid voor het bedrag en de periode die nodig zijn. Artikel 14: Iedere diefstal of verlies dient onmiddellijk gemeld te worden aan het diens thoofd, de gemeentesecretaris en de financieel beheerder. In geval van diefstal dient de politie gewaarschuwd te worden. Het diensthoofd, de gemeentesecretaris en de financieel beheerder stellen zo snel mogelijk een administratief onderzoek in en gaan onverwijld over tot een verificatie van de kas teneinde het bedrag van het tekort vast te stellen. Zij maken een verslag aan het college op, waarin naast een relaas van de feiten ook een voorstel wordt geformuleerd betreffende de aansprakelijkheid van het (de) personeelslid (personeelsleden) dat (die) instaat (instaan) voor de bewaring van de gelden. Artikel 15: Alle personeelsleden die optreden als inningsambtenaar houden een kasboekhouding bij zodat een controle van de kasboekhouding en van de geldvoorraad door de financieel beheerder of een door hem aangesteld persoon steeds mogelijk is. Artikel 16: Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 37
De raadsvoorzitter, het college van burgemeester en schepenen en de gemeentesecretaris, al naargelang hun respectieve bevoegdheden, worden met de uitvoering van deze beslissing belast. Artikel 17: Afschrift van deze beslissing wordt bezorgd aan de financieel beheerder en aan de personeelsleden die belast zijn met de inning van geringe ontvangsten. Artikel 18: Dit besluit zal worden bekendgemaakt overeenkomstig artikel 186 van het gemeentedecreet en zal opgenomen worden op de lijst die overeenkomstig artikel 252 van het gemeentedecreet aan de provinciegouverneur verzonden wordt. Dit punt wordt aangenomen met éénparigheid van stemmen. De voorzitter gaat over tot het volgende agendapunt. 11. INTERGEMEENTELIJK SAMENWERKINGSVERBAND - KENNIS NEMEN VAN DE DAGORDE, AANDUIDEN VAN EEN VERTEGENWOORDIGER EN BEPALEN VAN STANDPUNTEN VOOR DE ALGEMENE VERGADERING (JAARVERGADERING 2011) VENECO² OP 30 JANUARI 2014 TE ZWIJNAARDE Door de inwerkingtreding van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking moet de gemeenteraad voor elke algemene vergadering het mandaat van zijn vertegenwoordigers vaststellen. Aan de raad wordt gevraagd een vertegenwoordiger en plaatsvervanger in dit intergemeentelijk samenwerkingsverband opnieuw aan te stellen. De voorzitter leidt dit punt in. De voorzitter gaat over tot de stemming van dit punt. De raad, Gelet op het gemeentedecreet artikel 43 §2, 24°; Gelet op het artikel 44, 1° en 3° alinea van het decreet van 6 juli 2001 zoals gewijzigd op 18 juni 2013 houdende de intergemeentelijke samenwerking; Gelet op de statuten van Veneco²; Overwegende dat de gemeente deel uitmaakt van de dienstverlenende vereniging Veneco²; Overwegende dat de benoeming gebeurt in geheime stemming; Overwegende dat de voorzitter van de gemeenteraad wordt bijgestaan door mevr. Hanna Courtijn en dhr. Michiel Van Der Heyden, zijnde de twee jongste gemeenteraadsleden in leeftijd, met het oog op het waarborgen van de goede gang van de verrichtingen van de stemming en van de stemopneming; Overwegende dat aan elk gemeenteraadslid zoveel stembiljetten worden ter beschikking gesteld als hij of zij stemmen heeft; Overwegende de sluiting van de geheime stemming; Overwegende dat telkenmale 22 stembiljetten na ophaling door de gemeentesecretaris aan de voorzitter van de gemeenteraad en zijn bijzitters worden overhandigd; Overwegende de stemopneming waarbij de geldige, ongeldige en blanco stembiljetten worden gerangschikt, geteld en apart worden gelegd; Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 38
Overwegende dat de stemopneming voor de vertegenwoordiger het volgende resultaat oplevert: 2 blanco stembiljetten; 0 ongeldige stembiljetten; 20 geldige stembiljetten; Overwegende dat de stemopneming voor de plaatsvervangend vertegenwoordiger het volgende resultaat oplevert: 0 blanco stembiljetten; 0 ongeldige stembiljetten; 22 geldige stembiljetten; Overwegende dat vervolgens de geldige stembiljetten worden gerangschikt en geteld volgens de naam van de kandidaat waarvoor een stem is uitgebracht; Overwegende het resultaat van de stemming: Voor de algemene vergadering Vertegenwoordiger
Vervanger
stemmen
Johan Van Durme
/
16
/
Jan Martens
19
Michiel Van Der Heyden /
/ Roswitha Gerbosch
2 2
Verspeeten Wilfried /
/ Immegeers-Schreyen Christianne
1 1
De Smet Marc
/
1
Overwegende dat de gemeente wordt opgeroepen om deel te nemen aan de algemene vergadering (jaarvergadering) van Veneco² op 30 januari 2014 om 18.00 uur en die plaats heeft in het ‘Huis van de Bouw”, Tramstraat 59 te 9052 Zwijnaarde; Overwegende dat de gemeente uitgenodigd werd tot het bijwonen van de algemene vergadering (jaarvergadering) met volgende agenda: - Jaarverslag 2011 Raad van Bestuur - Balans, resultatenrekening, toelichting en verwerking van het resultaat - Verslag van de commissaris - Goedkeuring van het jaarverslag, de balans, de resultatenrekeningen, de toelichting en verwerking - Verlenen van kwijting aan de bestuurders - Verlenen van de kwijting aan de commissaris - Benoeming bestuurders Overwegende dat de gemeenteraad zijn goedkeuring dient te hechten aan de agenda van de algemene vergadering; Overwegende dat thans niets het goedkeuren van het agendapunt “Intergemeentelijk samenwerkingsverband – Veneco² – Kennisnemen van de dagorde, aanduiden van vertegenwoordiger en bepalen van standpunten voor de algemene vergadering (jaarvergadering) op 30 januari 2014” in de weg staat; Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 39
BESLUIT: Artikel 1: Paragraaf 1: Zijn goedkeuring te hechten aan de agenda van de Algemene Vergadering (jaarvergadering) van Veneco² die plaatsvindt op 30 januari 2014 Paragraaf 2: Zijn goedkeuring te hechten aan de agendapunten: - Jaarverslag 2011 Raad van Bestuur - Balans, resultatenrekening, toelichting en verwerking van het resultaat - Verslag van de commissaris - Goedkeuring van het jaarverslag, de balans, de resultatenrekeningen, de toelichting en verwerking - Verlenen van kwijting aan de bestuurders - Verlenen van de kwijting aan de commissaris - Benoeming bestuurders Artikel 2: Aan de vertegenwoordiger van de gemeente Oosterzele, houder van 133 aandelen, die zal deelnemen aan de Algemene Vergadering (jaarvergadering) van Veneco² die plaatsvindt op 30 januari 2014 om 18.00 uur in het ‘Huis van de Bouw’, Tramstraat 59 te 9052 Zwijnaarde, het mandaat te geven om: - Er aan alle beraadslagingen en stemmingen deel te nemen, alle voorstellen met betrekking tot de agenda goed te keuren daarbij hogervermeld artikel 1, §3 indachtig en alle akten, stukken, notulen, aanwezigheidslijsten te ondertekenen en in het algemeen, het nodige te doen. Artikel 3: De heer Johan Van Durme te benoemen als vertegenwoordiger en de heer Jan Martens als plaatsvervangend vertegenwoordiger van de gemeente. Artikel 4: De raadsvoorzitter, het college van burgemeester en schepenen en de gemeentesecretaris, al naargelang hun respectieve bevoegdheden, worden met de uitvoering van deze beslissing belast. Artikel 5: Afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan onze dienst Secretariaat & onthaal, de financieel beheerder en aan Veneco², Port Arthurlaan 11 te 9000 Gent. Dit punt wordt aangenomen met éénparigheid van stemmen. De voorzitter gaat over tot het volgende agendapunt. 12. INFRASTRUCTUUR - GOEDKEUREN VERREKENING 2 EN EINDAFREKENING VOOR AANPASSINGSWERKEN AAN GEBOUWEN SCHOOLSTRAAT 19 (STABILITEITSWERKEN) Door het departement infrastructuur en aannemer Cornelis bvba worden verrekening 2 en de eindafrekening voorgebracht met betrekking tot de aanpassingswerken aan gebouwen gelegen te Schoolstraat 19 (stabiliteitswerken). Verrekening 2 bedraagt 12 122,25 euro excl. btw, of 14 667,92 euro incl. 21% btw in meer. De eindafrekening voor dit perceel bedraagt 52 032,83 euro excl. btw, of 62 959,72 euro incl. 21% btw. De voorzitter leidt dit punt in en geeft het woord aan raadslid Filip Michiels. Raadslid Michiels stelt de bijkomende vraag over het oneigenlijk gebruik van de parking van de site. Worden daar maatregelen genomen om dit in orde te brengen? Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 40
{Interventie van raadslid Filip Michiels toegevoegd in toepassing van artikel 35 van het huishoudelijk reglement} De voorzitter gaat over tot de stemming van dit punt. De raad, Gelet op het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, en latere wijzigingen, inzonderheid artikels 42 en 43, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad; Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen; Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, en latere wijzigingen, inzonderheid artikels 248 tot en met 264 betreffende het bestuurlijk toezicht; Gelet op de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 17, § 2, 1° a (limiet van 67 000,00 euro excl. btw niet overschreden); Gelet op het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 120; Gelet op het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, inzonderheid artikels 7 en 8; Gelet op de algemene aannemingsvoorwaarden, opgenomen in de bijlage bij voo rmeld besluit van 26 september 1996, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 42; Gelet op het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 29 december 2009 betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht “Aanpassingswerken aan gebouwen Schoolstraat 19 - stabiliteitswerken” aan Cornelis B.V.B.A., Geraardsbergse steenweg 21a te 9860 Oosterzele tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van 14 752,77 euro excl. btw, of 17 850,85 euro incl. 21% btw; Overwegende dat de uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bijzonder bestek met nr. TD2009-024; Gelet op het besluit van de gemeenteraad van 23 juni 2010 betreffende de goedkeuring van verrekening 1 voor een bedrag in meer van 25 157,81 euro excl. btw, of 30 440,95 euro incl. 21% btw; Overwegende dat tijdens de uitvoering van de opdracht bleek dat het noodzakelijk was om volgende wijzigingen aan te brengen: HV in meer Bijwerken Totaal excl. btw Btw TOTAAL
+ = + =
€ 2.075,00 € 10.047,25 € 12.122,25 € 2.545,67 € 14.667,92
Overwegende dat hiervoor een offerte werd ontvangen op 1 juni 2012; Gelet op de motivering voor deze verrekening: Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 41
Overwegende dat bij de verwijdering van de bekleding van de binnenmuren is gebleken dat er over een groot deel van het gebouw een probleem was met opstijgend vocht; Overwegende dat het technisch en financieel de beste keuze was om de muren te injecteren tegen vocht; Overwegende dat daarvoor een groter deel pleisterwerk diende verwijderd te worden en nieuwe plinten moesten worden geplaatst; Overwegende dat de aannemer een container heeft nodig gehad voor de verwijdering van het puin; Overwegende dat er in het lokaal van het jeugdhuis binnendringend vocht was vanaf het dak; Overwegende dat de dekstenen verwijderd werden om de roofing eronder toe te branden; Overwegende dat onder het buitenschrijnwerk de tabletten dienden herplaatst te worden door loskomend cementeringswerk en een breuk in de blauwe hardsteen; Overwegende dat de waterleiding diende uitgebreid te worden naar de klaslokalen voor het aansluiten van een spoelbak.; Overwegende dat voor deze verrekening geen termijnsverlenging wordt toegekend; Overwegende dat het departement infrastructuur de eindafrekening opstelde, waaruit blijkt dat het eindbedrag van de werken 62 959,72 euro incl. btw bedraagt, als volgt gedetailleerd: Raming Bestelbedrag HV in meer HV in min Bijwerken Bestelbedrag na verrekeningen Totaal uitgevoerd Prijsherzieningen Totaal excl. btw Btw TOTAAL
+ + = + = + =
€ 15.700,00 € 14.752,77 € 2.075,00 € 0,00 € 35.205,06 € 52.032,83 € 52.032,83 € 0,00 € 52.032,83 € 10.926,89 € 62.959,72
Overwegende dat de leidend ambtenaar de heer Tom Hofman gunstig advies verleende; Overwegende dat de uitgave voor deze verrekening voorzien is in het investeringsbudget van 2013, op budgetcode 221300/0739-0-2013-00; BESLUIT: Artikel 1: Goedkeuring wordt verleend aan verrekening 2 van de opdracht “Aanpassingswerken aan gebouwen Schoolstraat 19 - stabiliteitswerken” voor het totaal bedrag in meer van 12 122,25 euro excl. btw, of 14 667,92 euro incl. 21% btw. Artikel 2: Goedkeuring wordt verleend aan de eindafrekening voor de opdracht “Aanpassingswerken aan gebouwen Schoolstraat 19 - stabiliteitswerken”, opgesteld door Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 42
de het departement infrastructuur, waaruit blijkt dat de werken een eindtotaal bereikten van 52 032,83 euro excl. btw, of 62 959,72 euro incl. 21% btw. Artikel 3: De uitgave voor deze verrekening is voorzien in het investeringsbudget van 2013, op budgetcode 221300/0739-0-2013-00. Artikel 4: Afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan het departement infrastructuur en de financieel beheerder. Dit punt wordt aangenomen met éénparigheid van stemmen. De voorzitter gaat over tot het volgende agendapunt. 13. WOON-EN LEEFOMGEVING - GOEDKEUREN GEWIJZIGD ONTWERP WEGENIS-EN RIOLERINGSINFRASTRUCTUUR VERKAVELING ZESDE LINIESTRAAT Voor de Schoolstraat (nu Zesde Liniestraat) te Gijzenzele werd een verkavelingsaanvraag met wegenisaanleg goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen in zitting van 11 december 2012. Door het herindelen van de loten 3, 4 en 5 wordt het tracé van de wegenis licht gewijzigd. De gemeenteraad dient zich volgens de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening uit te spreken over het gewijzigd tracé van de wegenis. Het dossier werd geadviseerd door de dienst woon- en leefomgeving, Gecoro en externe adviesorganen. De voorzitter leidt dit punt in. De voorzitter gaat over tot de stemming van dit punt. De raad, Gelet op de Nieuwe Gemeentewet zoals gecodificeerd bij Koninklijk Besluit van 24 juni 1988 en bekrachtigd bij Artikel 1 van de Wet van 26 mei 1989; Gelet op de Artikels 1, 2 en 3 van de Wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen; Gelet op de Artikels 2, 3 en 4 van het Decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op de Artikels 42 en 43, 57, 182, 188 en 189, 199 tot en met 220, 251 tot en met 260 van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 (en latere wijzigingen); Gelet op de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening en uitvoeringsbesluiten; Gelet op de verkavelingsaanvraag ingediend door DE CUYPER Serge, met als adres 9000 Gent, Ottergemsesteenweg 415 voor gronden gelegen te 9860 Gijzenzele (Oosterzele), Schoolstraat en met als kadastrale omschrijving OOSTERZELE 6 AFD/GIJZENZELE/, sectie A, nr(s) 0321A 2, 0321B 2, 0321C 2, 0321D 2, 0321E 2, 0321R, 0321S, 0323M 4 Gelet op bestek en plannen inzake wegenis- en rioleringsinfrastructuur in de verkaveling Schoolstraat, opgemaakt door het studiebureau De Moor, Molenstraat 5 bus 3 te 9860 Oosterzele; Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 24 oktober 2012 houdende goedkeuring ontwerp wegenis- en rioleringsinfrastructuur voor het verkavelen van een perceel voor het oprichten van 22 kavels voor open en halfopen bebouwing rond een openbaar domein; Overwegende dat het ontvangstbewijs de datum draagt van 23 oktober 2013; Overwegende dat de verkavelingsaanvraag gelegen is in het woongebied met landelijk karakter; dat voor het gebied waarin de verkavelingsaanvraag gelegen is geen Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 43
goedgekeurd BPA bestaat in de zin van art. 15 van het decreet betreffende de ruimtelijke ordening gecoördineerd op 22 oktober 1996; Overwegende dat er voor het gebied waarin de verkaveling gelegen is geen ruimtelijk uitvoeringsplan bestaat; Overwegend dat de aanvraag de aanleg (uitbreiding) van nieuwe wegen omvat; Overwegende dat een openbaar onderzoek werd georganiseerd van 18 november 2013 tot 17 december 2013, dat het volledige dossier ter inzage heeft gelegen en dat er tijdens het openbaar onderzoek geen bezwaarschriften werden ingediend; Overwegend dat advies werd gevraagd aan: - Aquario: 14 november 2013 - ontvangen op 19 december 2013 - Openbare Werken en Infrastructuur: 14 november 2013 – ontvangen op 16 januari 2014 - Brandweer: 14 november 2013 - Enids: 14 november 2013 - ontvangen op 13 augustus 2012 - Politie: 14 november 2013 - Telenet Oost-Vlaanderen: 25 juli 2012 - ontvangen 10 december 2013 - Verkeerscommissie Oosterzele: 14 november 2013 - Vlaamse milieumaatschappij: 14 november 2013 ontvangen 4 december 2013 - Provincie Oost-Vlaanderen: 14 november 2013 - ontvangen 18 december 2013 - GECORO: 14 november 2013 - ontvangen 7 januari 2014 Overwegende dat het uitvoeringsbesluit van de Vlaamse overheid inzake adviesverlening stelt dat indien het advies niet ontvangen wordt binnen de 30 dagen, aan dit advies mag voorbij gegaan worden; Overwegende dat de GECORO op 6 januari 2014 een gunstig advies uitbracht zonder voorwaarden; Overwegende dat de dienst infrastructuur van de gemeente de uitgebrachte adviezen heeft geanalyseerd en afgetoetst aan de omgeving en de werkelijke toestand van het perceel en een gunstig advies uitbrengt mits de volgende opmerkingen: - De opmerkingen en voorwaarden uit het advies van het departement Infrastructuur d.d. 01 oktober met betrekking tot de originele verkavelingsaanvraag blijven van kracht. - Het advies van Water-link d.d. 31 december 2013 met betrekking tot drinkwater- en rioleringsaanleg is te volgen, behalve voor de opmerking van het vermijden van een dienstriolering ter hoogte van de loten A, B en C. Om technische en financiële redenen wordt geen uitbreiding van het project toegestaan. - Het gemeentebestuur wordt uitgenodigd op een wekelijkse werfvergadering en ontvangt een verslag van de vergaderingen. - Voor de voorlopige oplevering van de werken wordt aan het departement een as -built dossier bezorgd (1 exemplaar en een digitaal exemplaar) alsook de eindafrekening met inbegrip van alle proeven en resultaten ervan. Overwegende dat deze dienst een advies heeft uitgebracht dat een bundeling inhoudt van de bovenvermelde adviezen met aanpassingen; Overwegende dat thans niets het goedkeuren van het agendapunt “Goedkeuring ontwerp wegenis- en rioleringsinfrastructuur voor het verkavelen van percelen grond voor het oprichten van 22 kavels voor open en halfopen bebouwing rond een openbaar domein te Gijzenzele” in de weg staat; Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen; Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 44
BESLUIT: Artikel 1: Het ontwerp wegenis- en rioleringsinfrastructuur voor de verkavelingswijziging ingediend door DE CUYPER Serge, met als adres 9000 Gent, Ottergemsesteenweg 415 voor gronden gelegen te 9860 Gijzenzele (Oosterzele), Schoolstraat en met als kadastrale omschrijving OOSTERZELE 6 AFD/GIJZENZELE/, sectie A, nr(s) 0321A 2, 0321B 2, 0321C 2, 0321D 2, 0321E 2, 0321R, 0321S, 0323M 4 wordt goedgekeurd. Artikel 2: Vast te stellen dat een openbaar onderzoek werd georganiseerd van 18 november 2013 tot 17 december 2013; dat er geen bezwaarschriften werden ingediend: Artikel 3: Paragraaf 1 De aanvrager-verkavelaar zal volledig op zijn kosten instaan voor aanleg in de verkaveling van alle wegenis- en rioleringsinfrastructuur, wegaanhorigheden, bermen, beplantingen, signalisatie, aanleg en omheining terreinen, openbaar groen e.a. alsmede voor alle noodzakelijke aanpassingen en aansluitingen aan bestaande infrastructuur. Artikel 4: Paragraaf 1: De aanvrager-verkavelaar zal volledig op zijn kosten instaan voor aanleg van alle nutsvoorzieningen, ondermeer: drinkwatervoorzieningsnet, electriciteitsnet, openbaar verlichtingsnet, kabeltelevisienet, gasnet, telefoonnet, uitbreiding van bestaande of oprichting van een nieuwe electriciteitscabine, alsmede voor alle eventuele noodzakelijke aanpassingen en aansluitingen aan bestaande netten. De verkavelaar zal zich hierbij schikken naar de richtlijnen en naar de ontwerpen en plannen van de nutsmaatschappijen. Paragraaf 2: De verkavelaar zal kosteloos de nodige gronden ter beschikking stellen van de nutsmaatschappijen met het oog op de oprichting van kabines e.a. en met het oog op de toegang tot en de kabelaanleg naar de kabines en nutsinstallaties. Artikel 5: De aanvrager-verkavelaar dient rekening te houden met en stipt te voldoen aan de adviezen die met betrekking tot deze verkaveling worden uitgebracht door Departement Infrastructuur (gecoördineerd advies van Waterlink, VMM, Verkeerscommissie en Politie); Eandis; Telenet Oost-Vlaanderen; T.M.V.W. en Gecoro. Artikel 6: Het Gemeentebestuur heeft het recht de werken tot realisatie van de verkaveling te volgen en dient door de verkavelaar tijdig schriftelijk in kennis gesteld van de aanvang van de werken. Het Gemeentebestuur heeft eveneens het recht over uitvoering van proeven en keuringen te beslissen. Het Gemeentebestuur zal schriftelijk uitgenodigd worden tot het bijwonen van proefverrichtingen en keuringen. Artikel 7: De eigendom van de wegen, wegaanhorigheden, rioleringen en uitrustingen alsmede van de gronden waarop deze aangelegd zullen worden, zullen, na definitieve oplevering van de werken en uitrustingen, door de aanvragers in perfecte staat, vrij en onbelast en zonder kosten voor de gemeente, aan de gemeente worden afgestaan. De afstand zal gebeuren op basis van een door de ontwerper van de wegenis, binnen de drie kalendermaanden na de definitieve oplevering op kosten van de aanvrager -verkavelaar op te maken opmetingsplan, dat in vijfvoud zal overgemaakt worden aan de gemeente. Artikel 8: Tot verkopen, te koop zetten, verhuren of te huur zetten voor meer dan negen jaar van de percelen in de verkaveling mag slechts worden overgegaan dan nadat de houder van de vergunning de onder art. 3, 4 en 5 van dit besluit voorgeschreven werken en lasten heeft uitgevoerd. De vervulling van deze formaliteit wordt geconstateerd door Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 45
een door het College van Burgemeester en Schepenen bij ter post aangetekende brief aan de verkavelaar afgegeven bewijs. Artikel 9: De raadsvoorzitter, het college van burgemeester en schepenen en de gemeentesecretaris, al naargelang hun respectieve bevoegdheden, worden met de uitvoering van deze beslissing belast. Artikel 10: Afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan de Vlaamse gemeenschap – Agentschap ruimtelijke ordening, de aanvrager, de dienst woon- en leefomgeving en het departement infrastructuur. Dit punt wordt aangenomen met éénparigheid van stemmen. De voorzitter gaat over tot het volgende agendapunt. 14. INTERNE ZAKEN - KENNIS NEMEN RAPPORT KLACHTENBEHANDELING GEMEENTE OOSTERZELE Conform het gemeenteraadsbesluit van 25 april 2012 legt het college van burgemeester en schepenen jaarlijks een rapport aan de gemeenteraad voor over de klachtenbehandeling van het voorbije jaar, samen met de verbetervoorstellen die desgevallend uit de klachtenbehandeling zijn voortgevloeid. De voorzitter leidt dit punt in. Raadslid Filip Michiels vraagt of het de enige klachten zijn. De gemeentesecretaris antwoordt dat dit alle klachten zijn waar hij weet van heeft. Hij voegt er aan toe dat er een onderscheid gemaakt wordt tussen meldingen en klachten. De raad, Gelet op artikel 42, 43 §2, 16°, 197 en 198 van het gemeentedecreet; Gelet op de omzendbrief BA 1999/10 van 10 november 1999 inzake de behandeling van vragen, klachten en bezwaren; Gelet op het besluit van de gemeenteraad van 25 april 2012 waarin de procedure klachtenbehandeling werd vastgesteld; Overwegende dat het gemeentedecreet stipuleert dat elke gemeente een klachtenregistratie- en behandelingssysteem moet hebben; Overwegende dat een kwaliteitsvol klachtenmanagement een essentieel onderdeel is van elke bestuursorganisatie en dat de burger als klant een goede en betrouwbare dienstverlening moet kunnen krijgen; Overwegende dat burgers verwachten dat eventuele vragen en bezwaren die ze formuleren correct en deskundig onderzocht en behandeld worden binnen een redelijke termijn; Overwegende dat zeven ontvankelijke klachten behandeld werden in de periode van 25 april 2012 tot 31 december 2013; Overwegende dat het verslag als bijlage aan dit besluit is toegevoegd. BESLUIT: Artikel 1: De gemeenteraad neemt kennis van het verslag klachtenbehandeling. Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 46
Artikel 2: Afschrift van deze beslissing wordt bezorgd aan dienst Communicatie en ICT en aan alle leden van het MAT. De voorzitter gaat over tot het volgende agendapunt. T 1. TOEGEVOEGD AGENDAPUNT OP VOORSTEL VAN GROEN - VEILIGHEID – ALGEMENE POLITIEVERORDENING MET ZONALE GELDING – WIJZIGING BESLUIT VAN 22 JUNI 2011 Groen stelt voor de ingevoerde bepaling betreffende het verbod op het spelen van een spel op een openbare plaats dat de voorbijgangers zou kunnen hinderen te schrappen uit de algemene politieverordening goedgekeurd in de gemeenteraadszitting van 27 november 2013. Hun toelichting kan u vinden bij dit agendapunt. De voorzitter leidt dit punt in en geeft het woord aan raadslid Michiel Van Der Heyden voor een verdere toelichting. De burgemeester vraagt het woord. Hij stelt voorlopig niet te willen ingaan op dit voorstel. Het is opportuun van eerst het besluit van de gouverneur op de ingediende klacht van Groen af te wachten. Bovendien zal de werkgroep spoedig bijeengeroepen worden om het politiereglement met zonale gelding te evalueren. Alle voorstellen kunnen naar aanleiding daarvan besproken worden. Verder merkt de burgemeester op dat tot op heden geen enkele beboeting betrekking had op dit artikel. Raadslid Michiel Van Der Heyden vraagt het woord. Gezien de ter zitting aangehaalde argumenten van de CD&V/N-VA meerderheid: - er werd in de laatste 2 jaar nog nooit een GAS-boete uitgeschreven voor het spelen van een spel op een openbare plaats, -
de bepaling werd opgenomen in het reglement om de veiligheid van de kinderen zelf te garanderen,
-
de toegevoegde bepaling is een goed instrument in de strijd tegen de verzuring en zorgt ervoor dat de gemeente kan optreden wanneer nodig,
-
ons niet kunnen overtuigen en wel om de volgende redenen:
-
natuurlijk werd er de laatste 2 jaar nog geen GAS-boete uitgeschreven voor het spelen van een spel op een openbare plaats gezien deze bepaling nog maar werd opgenomen in de politieverordening op de gemeenteraad van 27/11/2013,
-
de gewraakte bepaling heeft geen betrekking op de veiligheid van de spelende kinderen zelf,
-
dit soort bepalingen werkt de verzuring juist in de hand en de overige bepalingen in de politieverordening maken het al mogelijk voor de gemeente om op te treden wanneer nodig,
stemt onze fractie voor de door ons voorgestelde schrapping van deze bepaling. {Interventie van raadslid Michiel Van Der Heyden toegevoegd in toepassing van artikel 35 van het huishoudelijk reglement} Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 47
De voorzitter geeft het woord aan raadslid Filip Michiels. Open VLD plus vraagt ook de schrapping van het bewuste artikel uit het GAS -reglement. - Onze fractie heeft reeds op de GR 20/07/2007 amendement ingediend, dat uiteindelijk werd opgenomen in GAS-reglement om het spelen van kinderen niet als hinderlijk lawaai te beschouwen (in de volledige politiezone) -
Bij de vorige stemming van het GAS-reglement (wensballonnen) heeft onze fractie zicht onthouden, omwille van een aantal andere opgenomen bepalingen
-
Het feit dat er nog geen boetes werden uitgeschreven op basis van dit artikel van het GAS-reglement houdt geen steek. Dit is ook het geval bij tal van andere artikelen in dit reglement.
-
Het is bovendien vreemd dat meerderheid dit artikel niet wil afschaffen, omdat, o Kinderen van leden van de meerderheid gisteren voor de camera’s mee geprotesteerd voor de afschaffing van het artikel o In Gent de N-VA fractie zelf voorgesteld heeft om dit te schrappen. De meerderheid is daar in Gent mee akkoord gegaan. (cfr de maximale gelijkvormigheid binnen het arrondissement waar in het persbericht, ondertekend door de burgemeester, wordt naar verwezen) Gent valt binnen hetzelfde arrondissement, onder de bevoegdheid van Procureur Sabbe. Indien gelijkvormigheid wordt nagestreefd, dan moeten wij dit artikel ook, net als Gent, afschaffen
{Interventie van raadslid Filip Michiels toegevoegd in toepassing van artikel 35 van het huishoudelijk reglement} Schepen Jan Martens vraagt het woord. Uiteraard zijn we er niet tegen dat kinderen spelen, zijn we er niet tegen dat kinderen spelen in de openbare ruimte of in het groen. Uiteraard zijn spelende kinderen geen overlast. Kinderen zijn vrij om te spelen. Maar de vrijheid van de ene wordt beperkt door de vrijheid van de andere. Want het wordt anders als de vrijheid van de ene zorgt voor onvrijheid van de andere. Want wie rechten wil hebben moet ook de plichten aanvaarden. En daar gaat dit GAS-reglement over. En daar heeft Groen geen oog voor. En daar gaat Groen uit de bocht en zet Groen onze jeugd doelbewust op het verkeerde been. Want het gaat hier NIET over kinderen van 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15 jaar waar het plein in Merelbeke en de krant mee vol stond. En het gaat NIET over “spelen” of “spel” Het gaat mogelijk over jongvolwassenen die door hun gedrag het kinderen onmogelijk maken om te spelen op hun speelpleintjes. Het gaat mogelijk over jongvolwassenen die het een spel vinden om om ter snelst het meest brievenbussen te beplassen. Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 48
Het gaat mogelijk over spel dat danig gevaarlijk is - ook voor de betrokken kinderen - dat het onverantwoord is niet op te treden. Want geef toe: welke ouder zou willen dat er in dat geval niet opgetreden wordt? Het gaat dus over zaken die ergerlijk zijn en voor verzuring zorgen in onze maatschappij. En het is net daarom dat de GAS-regeling in het leven geroepen werd. Om toch iets te kunnen doen aan de zogenaamd “kleine zaken” die door iedereen verfoeid worden, maar waar het gerecht niet meer toe kwam om ze te beteugelen. Door GAS kan dat wél. En we weten dat Groen om puur principiële redenen tegen de volledige GAS-regeling is en nu dus ook grijpt naar bewust verkeerd informeren van onze kinderen om de GAS regeling belachelijk te maken. Zolang we echter geen rechtssysteem hebben dat bedoelde kleine vergrijpen kan beteugelen is de GAS-regeling nodig als we niet willen dat mensen tegen elkaar opgezet worden en uit machteloosheid zelf zogenaamde oplossingen gaan zoeken. Onze meerderheid wil kunnen optreden als dat nodig is. Dat dit niet willekeurig gebeurt en met verantwoordelijkheid, bewijst het feit dat in Oosterzele NUL GAS-boetes werden uitgevaardigd omdat kinderen zouden overlastspelletjes gespeeld hebben. Want laat ons wel wezen: de regel staat er reeds lang in maar werd alleen anders geformuleerd bij de laatste aanpassing en wel op aangeven van de VVSG. We wachten nu af wat de gouverneur zal beslissen. En als blijkt dat er beter een andere formulering komt, ook geen probleem. Als de essentie maar blijft bestaan: met name “kunnen optreden wanneer het nodig is”. Dat Groen hier spelletjes speelt met grote overlast voor gevolg, staat echter als een paal boven water. {Interventie van schepen Jan Martens toegevoegd in toepassing van artikel 35 van het huishoudelijk reglement} Schepen Marleen Verdonck vraagt het woord. Gelet op het kindvriendelijk beleid dat door ons de voorbije legislaturen is gevoerd willen wij kinderen- jongeren niet verbieden te spelen. Voorbeelden van het kindvriendelijk beleid zijn o.a.: Mogelijkheid tot aanvraag van speelstraten, de vernieuwing van speelpleintjes, een speelbos dat verder wordt aangelegd, een speelweide die werd aangekocht en aangelegd, de schoolroutekaart die werd opgemaakt, de jeugdparagraaf die werd ondertekend en zoveel meer. Wij willen wel dat kinderen – jongeren veilig kunnen spelen. In de algemene politieverordening vinden we de bepaling die door Groen voorgesteld wordt om te schrappen terug in artikel 3.2.3 over de’ openbare veiligheid en veilige en vlotte doorgang’. Bijgevolg moeten we ook de gebruikte terminologie ( hinderen en belemmeren) in die context en betekenis verstaan. Het is verboden enig spel te spelen op de openbare plaatsen en de voor het publiek toegankelijke privéterreinen dat de voorbijgangers zou kunnen hinderen = nadeel kan toebrengen of schade kan doen, het verkeer kan belemmeren = versperringen, barrières of obstakels aanbrengen of ongevallen met letsels en/of schade aan hetzij privé, hetzij openbare eigendommen veroorzaken; Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 49
Om veiligheidsredenen is het enkel in bovenvermelde gevallen verboden te spelen op de vermelde plaatsen. De verbodsbepalingen moeten gesitueerd blijven binnen de openbare veiligheid en niet uit hun context getrokken worden en verkondigd worden als algemeen verbod. Door deze bepaling willen we ook graag duidelijkheid scheppen ten aanzien van jongeren en monitoren en leiding. {Interventie van schepen Marleen Verdonck toegevoegd in toepassing van artikel 35 van het huishoudelijk reglement} De voorzitter gaat over tot de stemming van dit punt. De raad, Gelet op de artikelen 26, 28, 34, 35 en 42 van het Gemeentedecreet; Gelet op de nieuwe gemeentewet, inzonderheid artikel 119bis, gewijzigd ingevolge de Wet van 13 mei 1999 houdende invoering van gemeentelijke administratieve sancties; Gelet op de Wet van 7 mei 2004 tot wijziging van de Wet van 8 april 1965 betreffende de jeugdbescherming en de Nieuwe Gemeentewet; Gelet op de Wet van 17 juni 2004 tot wijziging van de nieuwe gemeentewet; Gelet op het K.B. van 17 maart 2005 tot vaststelling van de inwerkingtreding van de Wet van 17 juni 2004 tot wijziging van de nieuwe gemeentewet; Gelet op het KB van 7 januari 2001 tot vaststelling van de procedure tot aanwijzing van de ambtenaar en tot inning van de boetes in uitvoering van de Wet van 13 mei 1999 betreffende de invoering van gemeentelijke administratieve sancties; Gelet op ons besluit goedkeuren gewijzigde algemene politieverordening met zonale gelding – wijziging besluit van 17 juni 2009 in zitting op datum van 22 juni 2011; Gelet op het Internationaal Verdrag voor de Rechten van het Kind, door België ondertekend en geratificeerd in 1991, meer bepaald art.31; Overwegende dat het bestuursakkoord 2013-2018 stelt dat de gemeentelijke jeugdraad een volwaardige rol moet spelen en moet gelden als prioritaire gesprekspartner voor het jeugdwerkbeleid (§ 4.1.1); Overwegende dat het gezamenlijke advies van de vier jeugdraden van de politiezone Rhode & Schelde zich duidelijk uitspreekt om de bepaling die het spelen van een spel op een openbare plaats dat de voorbijgangers zou kunnen hinderen verbiedt, te schrappen; BESLUIT: Artikel 1: In artikel 3.2.3 § 1 wordt de volgende bepaling geschrapt: “Het is verboden op de openbare plaatsen en de voor het publiek toegankelijke privéterreinen, behoudens op de speciaal door het gemeentebestuur daartoe aangelegde terreinen of straten, enig spel te spelen dat of enige activiteit te beoefenen die de voorbijgangers zou kunnen hinderen, het verkeer belemmeren of ongevallen met letsels en/of schade aan hetzij privé, hetzij openbare eigendommen veroorzaken.” en vervangen door: “Het is verboden op het openbaar domein en op plaatsen die voor het publiek toegankelijk zijn, een activiteit uit
Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 50
te oefenen die de openbare veiligheid of de veilige en vlotte doorgang in het gedrang kan brengen.” Dit punt wordt verworpen met: 9 JA STEMMEN (Luc Verbanck, Guy De Smet, Carine Schamp, Filip Michiels, Pascal Fermon, Ruben De Gusseme, Marjolein De Spiegeleire, Michiel Van Der Heyden, Roswitha Gerbosch) 13 NEEN STEMMEN (Jean Marie De Groote, Johan Van Durme, Christ Meuleman, Marleen Verdonck, Wilfried Verspeeten, Hanna Courtijn, Jan Martens, Christianne Immegeers-Schreyen, Filip Vermeiren, Marc De Smet, Koen Beeckman, Peter Willems, Kristof Van Cauwenberghe) De voorzitter gaat over tot het volgende agendapunt. T 2. TOEGEVOEGD AGENDAPUNT OP VOORSTEL VAN GROEN - ONDERTEKENING CHARTER ‘GOE GESPEELD’ Groen stelt voor het ‘Goe gespeeld’ charter te ondertekenen. Hun toelichting kan u vinden bij dit agendapunt. De voorzitter leidt dit punt in en geeft het woord aan Schepen Marleen Verdonck. Omdat het charter “ goe gespeeld” volledig in de lijn ligt van het door ons gevoerde kindvriendelijk beleid van de huidige en voorbije legislaturen en samenvat wat we reeds lang doen en nog steeds doen keuren wij dit charter graag goed. {Interventie van schepen Marleen Verdonck toegevoegd in toepassing van artikel 35 van het huishoudelijk reglement} De voorzitter gaat over tot de stemming van dit punt. De raad, Overwegende dat Vlaams minister Pascal Smet en de kinderrechtencommissaris Bruno Vanobbergen het charter samen met heel wat kinderen ondertekende en vraagt aan de Vlaamse gemeenten om mee in te stappen; Overwegende dat ‘Goe Gespeeld’ een samenwerkingsverband is tussen De Ambrassade, de Vlaamse Dienst Speelpleinwerk, KLJ, KSJ-KSA-VKSJ, Scouts en Gidsen Vlaanderen, Chirojeugd Vlaanderen, Karuur, Mediaraven vzw, en de Vereniging Vlaamse Jeugddiensten en –consulenten; Overwegende dat het bestuursakkoord 2013-2018 stelt dat de gemeentelijke jeugdraad een volwaardige rol moet spelen en moet gelden als prioritaire gesprekspartner voor het jeugdwerkbeleid (§ 4.1.1); Overwegende dat het gezamenlijke advies van de vier jeugdraden van de politiezone Rhode & Schelde voorstelt om het charter ‘goe gespeeld’ te ondertekenen; BESLUIT: Artikel 1: De gemeenteraad keurt het charter ‘Goe Gespeeld’ goed en gaat het engagement aan om de komende jaren aan de punten opgenomen in dit charter te werken. Artikel 2: Afschrift van dit besluit wordt overgemaakt aan het departement Vrije tijd, dienst Kind en Jeugd. Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 51
Dit punt wordt aangenomen met éénparigheid van stemmen. De voorzitter gaat over tot de behandeling van de mondelinge vragen. MONDELINGE VRAGEN Raadslid Marjolein De Spiegeleire verlaat de zitting.
Raadslid Filip Michiels vraagt naar de stand van zaken over het dossier rond het reglement van de huldiging van de ereraadsleden. De burgemeester antwoordt dat het college hier volop mee bezig is.
Raadslid Michiel Van Der Heyden vraagt bevestiging of de meerderheid camera’s wenst te plaatsen op enkele strategische plaatsen in Oosterzele. De burgemeester antwoordt dat hij hierover een toelichting zal geven op de eerstvolgende zitting van de gemeenteraad.
De voorzitter sluit de openbare zitting om 21.40 uur. De voorzitter opent de besloten zitting om 21.45 uur. BESLOTEN ZITTING Raadslid Marjolein De Spiegeleire vervoegt opnieuw de zitting. 15. WOON- EN LEEFOMGEVING - GOEDKEUREN VERKOOP VAN EEN APPARTEMENT B.0.4. IN DE RESIDENTIE PATRONAGE De gemeente Oosterzele verleende aan de dienstverlenende vereniging ‘Intergemeentelijk samenwerkingsverband voor Ruimtelijke Ordening en Socio-Economische Expansie’ een recht van opstal voor een duur van vijftig jaar op de gronden gelegen te Oosterzele Hoeksken en Pastoor De Vosstraat. Deze dienstverlenende vereniging bouwde op deze gronden een gebouwencomplex genaamd ‘Residenties De Patronage en Wenteca’. Een appartement en bijhorende berging, aangeduid als B.0.4., behorende tot deze residentie wordt op heden verkocht. De voorzitter leidt dit punt in. De voorzitter gaat over tot de stemming van dit punt. De raad, Gelet op het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 en latere wijzigingen; Gelet op de artikels 1, 2 en 3 van de Wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen; Gelet op de artikels 2, 3 en 4 van het Decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 26 januari 2005 houdende goedkeuring van de realisatie van het woonproject Pastorij Scheldewindeke; Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 52
Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 14 december 2011 houdende goedkeuring van de opstalovereenkomst betreffende het woonproject Scheldewindeke; Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 29 augustus 2012 houdende goedkeuring van de basisakte Solva/gemeente Oosterzele; Overwegende dat de dienstverlenende vereniging ‘Intergemeentelijk Samenwerkingsverband voor Ruimtelijke Ordening en Socio-Economische Expansie’ op betreffende gebouwen een gebouwencomplex genaamd Residenties ‘De Patronage en Wenteca’ heeft opgericht; Overwegende dat één dezer appartementen en bijhorende bergingen, zijnde aangeduid als B.O.4. en één der autostaanplaatsen aangeduid als ‘11’ wordt verkocht; BESLUIT: Artikel 1: Goedkeuring te verlenen aan de verkoop tussen enerzijds de gemeente Oosterzele, eigenaar van de grond en dienstverlenende vereniging ‘Intergemeentelijk Samenwerkingsverband voor Ruimtelijke Ordening en Socio-Economische Expansie’ en anderzijds de heer De Meue Clement voor een appartement in de Residentie De Patronage aangeduid als B.O.4. en een autostaanplaats in de Residentie De Patronage aangeduid als ‘11’. Artikel 2: Deze verkoop wordt gedaan en aanvaard tegen de prijs van 160 000,00 euro op te splitsen als volgt: Voor de grond: 18 551,12 euro: 2 500,00 euro voor Solva en het saldo zijnde 16 051,12 euro voor de gemeente Oosterzele Voor de gebouwen: 141 448,88 euro Artikel 3: De raadsvoorzitter, het college van burgemeester en schepenen en de gemeentesecretaris, al naargelang hun respectieve bevoegdheden, worden met de uitvoering van deze beslissing belast. Artikel 4: Afschrift van deze beslissing wordt bezorgd aan de dienst financiën, dienst woon- en leefomgeving, aan de financieel beheerder, aan de dienstverlenende vereniging ‘Intergemeentelijk Samenwerkingsverband voor Ruimtelijke Ordening en Socio Economische Expansie’ en aan de instrumenterende notaris. Artikel 5: In toepassing van artikel 252, §1 en §2 van het gemeentedecreet wordt dit besluit opgenomen in de lijst met een beknopte omschrijving van de daarin geregelde aangelegenheden dewelke moet verstuurd worden aan het provinciebestuur en moet openbaar gemaakt worden aan het gemeentehuis. Dit punt wordt aangenomen met éénparigheid van stemmen. De voorzitter gaat over tot het volgende agendapunt. Gemeentesecretaris Borchert Beliën verlaat de zitting. Waarnemend gemeentesecretaris Tom Hofman vervoegt de zitting. 16. INTERNE ZAKEN - BEPALEN VAN DE EVALUATIECRITERIA VAN DE GEMEENTESECRETARIS Nadat de gemeenteraad in zitting op datum van 27 november 2013 de nieuwe evaluatieperiode voor het gemeentepersoneel heeft vastgesteld met ingang van Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 53
1 januari 2014 tot en met 31 december 2015 wordt nu aan de gemeenteraad gevraagd om de evaluatiecriteria van de gemeentesecretaris te bepalen. De voorzitter leidt dit punt in. De voorzitter gaat over tot de stemming van dit punt. De raad, Gelet op artikel 115 van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005; Gelet op artikel 51 van het besluit van de Vlaamse regering van 8 december 2007 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de secretaris en de ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; Gelet op artikel 87 van de rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel van Oosterzele; Gelet op de aanstelling van de heer Tom Hofman als waarnemend gemeentesecretaris voor de behandeling van dit agendapunt; Overwegende dat de evaluatieperiode van het gemeentepersoneel start op 1 januari 2014 en eindigt op 31 december 2015; Overwegende dat de gemeentesecretaris en de financieel beheerder geëvaluee rd werden door een evaluatiecomité, bestaande uit het college van burgemeester en schepenen en de voorzitter van de gemeenteraad en dit op basis van een voorbereidend rapport, opgesteld door externe deskundigen in het personeelsbeleid opgemaakt op basis van een evaluatiegesprek tussen de externe deskundigen en de functiehouder en op basis van een onderzoek over de wijze van functioneren van de functiehouder, waarbij de burgemeester, de leden van het managementteam en de voorzitter van de gemeenteraad betrokken werden; Overwegende het positieve evaluatieresultaat van de gemeentesecretaris; Overwegende dat de evaluatiecriteria werden opgesteld in overleg met de betrokken functiehouder; Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen; Overwegende dat de gemeentesecretaris de zitting verlaat gezien het te behandelen punt over hem zelf gaat; BESLUIT: Artikel 1: De evaluatiecriteria voor de gemeentesecretaris worden als volgt vastgesteld: Resultaatgebied Afspraak Afspraak Uiterlijke Uiterlijke realisatietermijn 2014 realisatietermijn 2015 Organisatiemanagement Organogram en Functiebeschrijvingen: personeelsformatie: Afhankelijk van de datum In 2014 stelt de van goedkeuring van het gemeenteraad een nieuw organogram, de organogram en personeelsformatie en de personeelsformatie vast. inhoud ervan zorgt de Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 54
De gemeentesecretaris ondersteunt het college van burgemeester en schepenen met het oog op de realisatie van een zo ideaal mogelijke, maar toch haalbare formatie. Op basis van de beslissingen van het college van burgemeester en schepenen staat de gemeentesecretaris in voor de opmaak van het ontwerp van het organogram en de personeelsformatie. Rechtspositieregeling: De gemeentesecretaris zorgt voor een evaluatie van de huidige rechtspositieregeling waarbij een overzicht wordt gegeven van: - de te actualiseren bepalingen in functie van de ondertussen gewijzigde wetgeving - bepalingen die aangepast moeten worden omdat ze praktisch moeilijk uit te voeren zijn - bepalingen die de facto niet worden uitgevoerd met de desbetreffende reden - beleidsmatige desiderata binnen het wettelijke kader
gemeentesecretaris ervoor dat de bestaande functiebeschrijvingen aangepast worden aan deze wijziging. Specifieke aandacht moet gaan naar het realiseren van een correcte en evenwichtige taakverdeling.
Arbeidsreglement: De gemeentesecretaris zorgt voor een evaluatie van het huidige arbeidsreglement waarbij een overzicht wordt gegeven van: - de te actualiseren bepalingen in functie van de ondertussen gewijzigde wetgeving - bepalingen die aangepast moeten worden omdat ze praktisch moeilijk uit te voeren zijn - bepalingen die de facto niet worden uitgevoerd met de desbetreffende reden - beleidsmatige desiderata binnen het wettelijke kader Deze evaluatie eindigt met een ontwerp van een nieuw arbeidsreglement dat voorgelegd wordt aan de gemeenteraad. Dit gebeurt na overleg met het MAT en het college van burgemeester en schepenen.
Deze evaluatie eindigt met een ontwerp van een nieuwe rechtspositie dat voorgelegd wordt aan de gemeenteraad. Dit gebeurt na overleg met het MAT en het college van burgemeester en schepenen. Organisatie van de Vragen,
meldingen
en
Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 55
briefwisseling: De gemeentesecretaris stelt richtlijnen op inzake de behandeling van de briefwisseling met volgende aandachtspunten: - e-mail: onderscheid tussen persoonlijk/informeel e-mailverkeer en emailverkeer met een formeel karakter. - Behandeltermijnen: afspraken inzake ontvangstmelding en behandeltermijnen. - Dit gebeurt na overleg met het MAT en het college van burgemeester en schepenen.
klachten: De gemeentesecretaris staat in voor het opzetten en onderhouden van een systeem voor het behandelen van vragen, meldingen en klachten. In overleg met de betrokken diensten, het MAT en het college van burgemeester en schepenen worden normen vastgelegd inzake het opvolgen en beantwoorden van deze vragen, meldingen en klachten.
Invoeren van een formulierenbeheer voor extern en intern gebruik: Dit initiatief heeft een plaats in de strategische beleidsdoelstelling ‘toegankelijke informatie’. Een formulier is bestemd om de correcte toepassing van een reglement (belasting, retributie, subsidie) te verzekeren. De uitwerking van een formulierenbeheer zal ertoe leiden dat bestaande reglementen in vraag worden gesteld: zijn ze eenvoudig? Zijn ze realistisch? Worden onnodige zaken gevraagd van de inwoner? De gemeentesecretaris zorgt voor de inventarisatie van de bestaande formulieren en voert eenvoudige en kwaliteitsvolle formulieren in die de correcte naleving van de door de gemeente Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 56
ingevoerde reglementen verhoogt. Deze formulieren hebben volgende kenmerken: leesbaar, eenvoudig, gemakkelijk in te vullen, vooraf ingevuld waar mogelijk, uniform. Tot slot geven goede formulieren de nodige vervolginformatie aan de invuller (mijn formulier is afgegeven, wat nu? Wanneer krijg ik meer informatie?). Waar relevant worden deze herwerkte formulieren ook gedigitaliseerd en krijgen ze via de ‘formulierengenerator’ een plaats op de website. Organisatiemanagement
Adviesraden: Het gemeentedecreet bepaalt in art. 200 dat de gemeenteraad naast het vaststellen van de voorwaarden voor de representativiteit van de raden ook de werkwijze, de samenstelling, procedures en middelen van deze raden regelt om aan hun adviesfunctie te kunnen voldoen. Daarbij moet uitdrukkelijk bepaald worden op welke wijze het gevolg dat aan de adviezen wordt gegeven, zal worden meegedeeld. Voorts zal ook vastgelegd worden op welke wijze de verslagen en einddocumenten van deze raden worden meegedeeld aan de gemeenteraad. Tevens worden de bepalingen uit de ‘blauwdruk’ herzien en dienen ze een plaats te krijgen in het nieuwe reglement. Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 57
Operationele beleidsvoorbereiding
Personeelsmanagement
In overleg met het MAT en het college van burgemeester en schepenen zorgt de gemeentesecretaris voor de uitwerking van deze bepaling. Kwaliteitsverbetering van de huidige beslissingen: De gemeentesecretaris verhoogt de kwaliteit van de ontwerpbeslissingen, de verzoeken om standpunt en mededelingen. Waar nodig staat bij elk document een overzicht van de context en de feiten, de financiële gevolgen, juridische grondslag etc. Overbodige informatie wordt geweerd. Dit gebeurt na overleg met het MAT en het college van burgemeester en schepenen. Alcoholbeleid ‘light’: De gemeentesecretaris zorgt dat volgende principes uit een later op te maken beleid worden toegepast: - voorlichting voor leidinggevenden (signalen herkennen) - een algemene opvolgingsmethode vastleggen bij drankmisbruik a.h.v. functioneringsgesprek ken
Alcohol- en drugsbeleid: De gemeentesecretaris staat in voor de uitwerking van een alcoholbeleid binnen het gemeentebestuur (cao 100). Met name: - het bepalen van de doelstellingen van dit alcohol- en drugsbeleid en van de middelen om deze doelstellingen te realiseren; - het bepalen van de toe te passen methodes, de opdrachten, de verplichtingen en de middelen van de betrokken personen; - het vastleggen van de verantwoordelijkheden van alle betrokken personen;
Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 58
Financieel management Intern controlesysteem en interne controle (organisatiebeheersing): - Om zicht te krijgen op de organisatiebeheersing voert de gemeentesecretaris i.s.m. het MAT een zelfevaluatie (nulmeting) uit. - Op basis van de resultaten van de zelfevaluatie maakt de gemeentesecretaris In overleg met het managementteam en het college van burgemeester en schepenen een ontwerp van kader dat aan de gemeenteraad ter goedkeuring wordt voorgelegd. - Hij gebruikt hiervoor de leidraad voor lokale besturen.
het evalueren van het alcohol- en drugsbeleid. Intern controlesysteem (organisatiebeheersing): De gemeentesecretaris staat in voor de organisatie, de interne communicatie, de werking en de bijsturing van het intern controlesysteem. Hij rapporteert hierover jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen en de gemeenteraad. De gemeentesecretaris zorgt ervoor dat elk personeelslid op de hoogte is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden in het controlesysteem.
Artikel 2: afschrift van dit besluit wordt overgemaakt aan de functiehouder. Dit punt wordt aangenomen met éénparigheid van stemmen. De voorzitter gaat over tot het volgende agendapunt. De heer Tom Hofman verlaat de zitting. Gemeentesecretaris Borchert Beliën vervoegt terug de zitting. 17. INTERNE ZAKEN - BEPALEN VAN DE EVALUATIECRITERIA VAN DE FINANCIEEL BEHEERDER Nadat de gemeenteraad in zitting op datum van 27 november 2013 de nieuwe evaluatieperiode voor het gemeentepersoneel heeft vastgesteld met ingang van 1 januari 2014 tot en met 31 december 2015 wordt nu aan de gemeenteraad gevraagd om de evaluatiecriteria van de financieel beheerder te bepalen. De voorzitter leidt dit punt in. De voorzitter gaat over tot de stemming van dit punt. De raad, Gelet op artikel 115 van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005; Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 59
Gelet op artikel 51 van het besluit van de Vlaamse regering van 8 december 2007 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de secretaris en de ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; Gelet op artikel 87 van de rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel van Oosterzele; Overwegende dat de evaluatieperiode van het gemeentepersoneel start op 1 januari 2014 en eindigt op 31 december 2015; Overwegende dat de gemeentesecretaris en de financieel beheerder geëvalueerd werden door een evaluatiecomité, bestaande uit het college van burgemeester en schepenen en de voorzitter van de gemeenteraad en dit op basis van een voorbereidend rapport, opgesteld door externe deskundigen in het personeelsbeleid opgemaakt op basis van een evaluatiegesprek tussen de externe deskundigen en de functiehouder en op basi s van een onderzoek over de wijze van functioneren van de functiehouder, waarbij de burgemeester, de leden van het managementteam en de voorzitter van de gemeenteraad betrokken werden; Overwegende het positieve evaluatieresultaat van de financieel beheerder; Overwegende dat de evaluatiecriteria werden opgesteld in overleg met de betrokken functiehouder; Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen; BESLUIT: Artikel 1: De evaluatiecriteria van de financieel beheerder worden als volgt vastgeste ld: Resultaatgebied Afspraak Afspraak Uiterlijke Uiterlijke realisatietermijn 2014 realisatietermijn 2015 Verantwoordelijkheidsgebied Risicobeheersing Risicobeheersing 2: Eindverantwoordelijke Uitgavencyclus Ontvangstencyclus innen ontvangsten van de (van bestelaanvraag tot De financieel beheerder gemeente en de betaalbaar en met betaling factuur) ervaart dat ingeschreven gestelde uitgaven doen + De financieel beheerder ontvangsten (o.a. Verantwoordelijkheidsgebied ervaart dat nog te vaak: subsidies van externe 4: initiatieven nemen ter organen) niet, Bestellingen ontwikkeling van de worden geplaatst zonder gedeeltelijk of laattijdig organisatie met het oog op voorafgaande bestelbon worden geïnd. Tevens een verbeterde interne en/of zonder aanwezig worden gelden controle ontvangen waarvan de krediet financiële dienst geen Onvoldoende aftoetsing tussen de weet heeft waardoor een geleverde diensten en de juiste boeking niet kan worden gegarandeerd. ontvangen facturen Voorts krijgt de dienst Laattijdig ook op bezorgen van facturen financiën tijdstippen aan dienst financiën reguliere melding van verkeerde waardoor tijdige Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 60
betaling in het gedrang komt … De financieel beheerder zal, in samenwerking met de dienst financiën, in een eerste fase de bestelbonprocedure optimaliseren: de noodzaak van een voorafgaande bestelbon wordt duidelijk gecommuniceerd op twee fronten: Via een schrijven aan onze huisleveranciers Duidelijke richtlijnen aan alle medewerkers binnen de gemeentelijke organisatie Voorts zal, in samenwerking met de dienst financiën, de boekhoudsoftware worden gedecentraliseerd: in 2014 dient elk diensthoofd via deze software zijn beschikbare kredieten te kunnen consulteren. Eenmaal dit goed werkt zal elk diensthoofd zijn bestellingen via dit pakket kunnen ingeven. Deze bestellingen verlopen via het subsidiariteitsprincipe. De financieel beheerder zorgt ervoor dat voorafgaand hiervoor de nodige bindende afspraken met het MAT zijn gemaakt. Verantwoordelijkheidsgebied Aansturen en 1: Aansturen en implementeren van implementeren van het het financieel beleid financieel management van
facturatie uitgaande van andere gemeentelijke diensten. De financieel beheerder, zal in overleg met de dienst financiën, hiervoor duidelijke richtlijnen formuleren. In deze richtlijnen wordt steeds aangegeven tot welke fase de gemeentelijke dienst een verantwoordelijkheid draagt. In overleg met het MAT zullen deze richtlijnen worden gecommuniceerd aan alle gemeentelijke diensten.
Aansturen en implementeren van het financieel beleid van
Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 61
de gemeente
Verantwoordelijkheidsgebied 1: Aansturen en implementeren van het financieel management van de gemeente
Verantwoordelijkheidsgebied 4: initiatieven nemen ter ontwikkeling van de organisatie met het oog op een verbeterde interne controle
van de gemeente Artikel 165 van het gemeentedecreet bepaalt dat de financieel beheerder minstens éénmaal per jaar rapporteert over o.a. de evolutie van de budgetten. De financieel beheerder wil evenwel een kwartaalrapportering op basis van hoofdlijnen voorleggen aan het college van burgemeester en schepenen. Deze kwartaalrapportering is steeds vatbaar voor aanpassing naargelang de noden. Opvolging van investeringsdossiers De financieel beheerder waakt samen met het MAT over het optimaal verloop van de investeringsdossiers. (o.a. renovatie gemeentehuis, verkoop gronden Groot Bewijk). Met de betrokken gemeentelijke diensten worden concrete afspraken gemaakt omtrent planning, opvolging, communicatie … Per kwartaal wordt de stand van zaken van de investeringen gerapporteerd aan het college. Voorafgaande kredieten wetmatigheidscontrole De financieel beheerder toetst de huidige definiëring van de
de gemeente In 2015 rapporteert financieel beheerder per kwartaal aan het MAT en het college. Het aangewende sjabloon wordt op reguliere tijdstippen geëvalueerd en aangepast aan de noden.
Opvolging van investeringsdossiers De financieel beheerder zal samen met het MAT deze opvolging evalueren. Na eventuele bijsturing wordt dit verdergezet.
Voorafgaande krediet – en wetmatigheidscontrole Dit resulteert in een ontwerp van herdefiniëring van deze
Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 62
begrippen ‘dagelijks bestuur’ en ‘voorafgaand visum’ aan de vigerende wetgeving en de reële werking binnen de gemeentelijke organisatie. Een overzicht wordt gegeven van: Bepalingen die aangepast moeten worden omdat ze praktisch moeilijk uit te voeren zijn Bepalingen die tot op heden niet worden uitgevoerd met de reden waarom niet Beleidsmatige desiderata binnen het wettelijk kader
Verantwoordelijkheidsgebied 2: Eindverantwoordelijke kas-, thesaurieen liquiditeiten beheer
Algemeen kasbeheer De gemeente heeft op heden een reglement inzake het bepalen van de voorwaarden voor de terbeschikkingstelling van provisies voor geringe exploitatieuitgaven van het dagelijks bestuur. In overleg met de gemeentesecretaris evalueert de financieel beheerder dit reglement en past aan waar noodzakelijk. Dit wordt duidelijk gecommuniceerd aan
begrippen. Na overleg met het MAT en het college van burgemeester en schepenen wordt dit voorgelegd aan de gemeenteraad. De inhoud van deze begrippen en de toepassingen hieromtrent worden duidelijk gecommuniceerd naar alle gemeentelijke diensten. De financieel beheerder zal deze begrippen tevens toetsen aan de huidige procedures rond aankoop en vorderingsstaten. Indien noodzakelijk worden deze in overleg met het MAT aangepast en afgetoetst aan de praktische toepasbaarheid binnen de gemeentelijke organisatie. Algemeen kasbeheer De financieel beheerder waakt erover dat de aanstelling van inningsambtenaren steeds formeel is vastgelegd in een besluit van de gemeentesecretaris.
Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 63
Verantwoordelijkheidsgebied 2: wettelijke taken als financieel beheerder uit het Gemeentedecreet en K.B. Algemeen Reglement Gemeentelijke Comptabiliteit (adviseur van hert college)
Verantwoordelijkheidsgebied 2: wettelijke taken als financieel beheerder uit het Gemeentedecreet en K.B. Algemeen Reglement Gemeentelijke Comptabiliteit
alle gemeentelijke ambtenaren. De financieel beheerder verleent aan de gemeentesecretaris de nodige adviezen met het oog op de aanduiding van de inningsambtenaren. In uitvoering van artikel 162 van het Gemeentedecreet verifieert de financieel beheerder jaarlijks de boekhouding en de geldvoorraad van de houders van de provisie (indien voorhanden) en de personeelsleden belast met de inning van geringe dagontvangsten. Inventarisatie van alle belastingsreglementen en retributies De financieel beheerder onderzoekt of de vigerende tarieven binnen de gemeentelijke diensten op rechtsgeldige wijze zijn goedgekeurd. Waar nodig worden de reglementen en retributies opgemaakt en/of aangepast aan de vigerende wetgeving. De inventarisatie hiervan wordt eind 2014 aan het college van burgemeester en schepenen voorgelegd.
Inventarisatie van alle belastingsreglementen en retributies De financieel beheerder bezorgt jaarlijks aan het college een overzicht van de opbrengst van alle belastingen en retributies. Hieraan wordt tevens een evaluatie gekoppeld: Zijn bestaande tarieven nog actueel Zijn bepaalde belastingen en/of retributies wel aanvaardbaar Mogelijke nieuwe opportuniteiten (o.a. belasting op aanplakborden) … Invordering van nietfiscale ontvangsten De gemeente heeft een reglement inzake de invordering van niet-
Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 64
(adviseur van het college)
fiscale ontvangsten. Momenteel ontbreekt een regeling voor het geval dat alle stappen voorzien in dit reglement uitgeput zijn en toch geen betaling is ontvangen. De financieel beheerder zal hiervoor in overleg met het college van burgemeester en schepenen procedure opmaken. De financieel beheerder polst vooraf bij de dienst financiën en andere gemeentelijke diensten naar eventuele voorstellen.
Verantwoordelijkheidsgebied 5: Formuleren, aansturen en opvolgen van de opdracht en de werking van het departement en deze vertalen naar concrete doelstellingen voor de directe medewerkers
Leiden en sturen van de personeelsleden binnen de dienst financiën Vanaf 2014 wordt een periodiek gestructureerd overleg georganiseerd tussen de financieel beheerder en financieel deskundige. In dit overleg worden concrete werkafspraken en doelstellingen geformuleerd en opgevolgd. Artikel 2: afschrift van dit besluit wordt bezorgd aan de betrokken functiehouder. Dit punt wordt aangenomen met éénparigheid van stemmen.
De voorzitter sluit de zitting om 21.51 uur. Namens de gemeenteraad De gemeentesecretaris
De voorzitter van de gemeenteraad
Borchert Beliën
Jean Marie De Groote Gemeenteraad 29 januari 2014 - NOTULEN - 65
