Notulen ALV BAN (Badminton Amersfoort Noord) d.d. 21 maart 2016. Locatie Sporthal de Bieshaar. Aanwezig: Robert Lagerweij, Esther Blik, Jan Molenkamp, Quido Saalberg, Mark van Woerkom, Ferdinand Donker, Thomas Smeding, Barbara Dorrestein, Willem Munnik, Chris Ketterink, Edwin de Groot, Huub Wiltschut, Marcel Stortelers, Jan en Jolanda Janssen, Anouk Molenkamp, Paul de Wit, Ton Linders, Victor Meier, Chris Francke (notulist) en (deels) WimJan Egtberts. Afwezig met kennisgeving: Maarten van den Berkt, Sonja Koster, Arjan Woudenberg, Adriana van Doorn-Landheer. 1. Opening 20:00 De vergadering wordt door de voorzitter van de vergadering, Victor Meier, geopend. 2. Ingekomen stukken, mededelingen: Jan Molenkamp licht het stuk ‘Deelname aan competitie tot schriftelijke wederopzegging’ toe. Dit wordt unaniem aangenomen door de ALV, de bijbehorende wijziging zal aan het huishoudelijke reglement worden toegevoegd. Het inschrijfformulier voor deelname aan seizoen 2016 – 2017 geldt als inschrijving voor competitie tot wederopzegging. Er wordt een nieuw inschrijfformulier ontwikkeld waarop de tekst met betrekking tot deelname aan de competitie tot wederopzegging wordt vermeld. 3. Notulen ALV 2015 + Extra ALV De notulen van de ALV van 13 april 2015 en van de extra ALV van 30 nov 2015 worden –zonder opmerkingen- door de vergadering goedgekeurd. 4. Het jaarverslag 2015 wordt doorgenomen: • In de inleiding vertelt Victor Meier over de druk op het ledenaantal, dat eigenlijk net te laag is om (financieel) een zeer gezonde vereniging te blijven. Ook blijft het steeds zoeken naar de balans tussen een recreatieve en meer competitieve vereniging. De ‘Vrienden van Vijftig’ hebben afgelopen jaar kunnen bijdragen aan diverse wervingsactiviteiten. Ook komend jaar is het doel: bijdragen aan promotionele activiteiten, zowel bij de jeugd als de senioren. Als voorbeeld wordt het organiseren van het oud-leden toernooi genoemd. •
Ledenadministratie. Balans per 1 juli: 253 leden – 2 leden + 5 nieuwe leden: 256 leden. Ondanks veel in- en uitschrijvingen blijft het ledenaantal redelijk constant, maar dit vergt continu inspanning op het gebied van (jeugd)werving. Marcel ziet af van de overdracht van de ledenadministratie.
•
Technische Commissie Ton vertelt over complexiteit met teamstelling, vooral door opzegging van dames. Bij de teamsamenstelling is de jeugd ‘in bescherming genomen’, het team in de 4e divisie is hierdoor opgegeven. Er is een zoektocht naar een nieuwe trainer, diverse kandidaten zijn de revue gepasseerd. Door een publicatie in een lokale krant heeft Eric Wanjon zich op het laatste moment heeft gemeld. Na diverse gesprekken was er een klik, wat uiteindelijk heeft geleid tot een goed seizoen. Het was een zwaar jaar, maar toch hebben we weer met maar liefst 22 teams competitie gespeeld!
Hiervoor wordt iedereen, die op zijn of haar manier heeft bijgedragen, bedankt. Willem vult vervolgens aan, vanuit zijn nieuwe rol als technisch beleidmanager. Er is gewerkt aan het niveau van de SL2 trainers, dit werpt inmiddels zijn vruchten af. Mark van Woerkom heeft het SL3 diploma gehaald. Er is een opzet gemaakt voor een nieuwe organisatiestructuur, op basis van een top down schema. Er zijn dit jaar diverse overleggen met deze TRC-top geweest (bestaande uit Willem, Eric en de SL3 trainers). Paul de Wit: BAN vervult met haar jeugdbeleid een flagship-rol: In Nederland is er een groot probleem, namelijk om voldoende kwalitatief goede (jeugd)trainers te houden/krijgen. Paul vraagt of het mogelijk is om de begeleiding/opleiding van de SL2 trainers bij andere verenigingen ook aan te bieden, zodat ook daar het niveau omhoog kan. Willem is momenteel te druk in de komende periode om dit op te kunnen pakken. Overigens is ook vanuit de badmintonbond deze vraag naar voren gekomen. Sommige (beginnende) trainers of begeleiders vinden het te veel moeite om een cursus ver van huis te gaan volgen, een ‘in huis’ opleiding zou kunnen helpen. Victor benoemt dat BAN wil helpen, maar de vereniging moet zelf ook willen en zelf inspanning verrichten om zelf de kar te trekken. Het is niet zo dat BAN ‘het werk’ overneemt. Victor benoemt nogmaals het enthousiasme dat te zien was bij de clubkampioenschappen. Marcel vraagt: Is het aantal competitieteams voor volgend jaar bekend? De verwachting is ongeveer gelijk aantal teams, maar wel met de nodige mutaties, met name door nieuwe spelers en (jeugd)spelers die vertrekken. Anouk vraagt of BAN ook naar andere flagshipverenigingen gaat. Ja, BAN is bijvoorbeeld in Epe geweest, met als thema ‘sponsoring’. Willem ligt toe wat het thema van flagship van BAN inhoudt. Niet alleen het beleid zelf, maar ook de randvoorwaarden moeten ingevuld worden, wat veel tijd vergt (beleidskeuze, zaalcapaciteit, opleiding trainers, werving van jeugd). Zo’n traject duurt zeker zo’n 1,5 à 2 jaar voordat het resultaat zichtbaar wordt, dus het is nog erg vroeg om nu al resultaten te kunnen zien.
•
Activiteiten Commissie. Door nieuwe leden heeft de commissie meer armslag. Een hoogtepunt was een nieuw evenement: het blacklight toernooi. Volgend jaar zal dit in de vorm van een open toernooi gehouden worden. Het doel is: 154 deelnemers. Vanaf dit jaar moeten de activiteiten zelfvoorzienend zijn, er is geen bijdrage meer voor zaalhuur vanuit de vereniging. Voor de meeste evenementen zal dit leiden tot een (kleine) kostenstijging.
•
Bar Commissie. In april heeft overdracht naar Ferdinand Donker plaatsgevonden. Het vaste team is weer van start gegaan en heeft alle bardiensten in kunnen vullen. Voorraadbeheer en financieel beheer vallen nu onder Ferdinand, waarbij het inwerken de nodige tijd heeft gekost. De focus zal de komende tijd liggen op werving van nieuwe barcommissieleden. Esther Blik merkt
hierbij op om bij werving ook aan te geven dat voor een beperkt aantal weekenden een dienst ingevuld kan worden.
•
BAN in de media. Er is een flinke sprong gemaakt: van minder dan 50 naar bijna 150 gepubliceerde stukken in een jaar. En voor dit jaar staan er zelfs nog meer stukken op de rol…! Huub’s doel is vooral de diversiteit van de vereniging te benadrukken in de pers. Huub ontvangt complimenten vanuit de vergadering, het heeft echt geleid tot nieuwe leden en zelfs tot een nieuwe trainer.
•
Web Commissie. Het verhuurschema van de SRO is geïntegreerd met de agenda, waardoor altijd een up to date overzicht van de zaalhuur aanwezig is. De betrouwbaarheid van de agenda is hiermee toegenomen. Voor komend jaar is het speerpunt: ontwikkeling van een nieuwe website, naar ontwerp van Leon, met uitvoering door Chris Ketterink en Bruno Drenthe. Marcel Stortelers geeft als tip: voeg de ALV toe aan de agenda. Door gratis advertenties als vereniging scoort BAN nu heel goed op de zoekfunctie ‘Badminton’ in Google: nadat aanvankelijk het intikken van deze zoekterm hits uit heel Nederland opleverde, is dit nu alleen beperkt tot de regio Utrecht. Chris Francke vraagt allen naar de het gebruik van BAN Net. De reacties zijn divers, sommigen gebruiken het wel, sommigen niet.
•
Financiën. Er wordt uitleg gegeven door Jan Molenkamp over de financiën van afgelopen jaar aan de hand van de jaarstukken. Enkele punten worden nader toegelicht: a) opbrengst selectietraining iets lager door minder deelnemers. b) Minder contributieopbrengst dan begroot. Hieruit blijkt dat werving van nieuwe leden een continue aandacht nodig heeft. c) Lagere opbrengst Grote Clubactie dan begroot. Dit is deels goedgemaakt door de opbrengst van de Boni-actie. d) Lagere opbrengst dan begroot “Vrienden van vijftig”. e) Hogere kosten door zaalhuur in overgangsjaar. Afgelopen jaar nog wel bijdrage gedaan aan zaalhuurkosten door Activiteitencommissie. f) Beloning trainer marktconform is niet door gegaan, dus aanspreken van deze reservering is niet nodig geweest. g) BAN Open heeft een positief resultaat gehad, mede door de zes sponsoren. De kascontrole is door Paul de Wit en Edwin de Groot op 25 februari uitgevoerd, hierbij zijn geen opmerkingen geplaatst. De kascommissie stelt voor het bestuur decharge te verlenen. Dat voorstel wordt overgenomen door de ALV. Het financiële jaarverslag wordt goedgekeurd. De begroting voor dit jaar wordt toegelicht: er is een realistische inschatting van inkomsten uit acties gedaan (Grote Clubactie, Boni, club van 50). Er zal scherper worden ingestoken op de zaalhuur (korter seizoen, etc.). Dit jaar zal de reservering voor het jubileumfeest aangesproken worden, dit ontbreekt in de begroting en zal nog
toegevoegd worden. Dit heeft echter geen effect op de winst/verlies rekening doordat de reservering gelijk is aan de begroting. De begroting wordt hiermee door de vergadering vastgesteld. De verkiezing van de kascommissie levert de volgende twee leden op: Edwin de Groot en Thomas Smeding.
9. Commissies: aftreden en benoemen Inmiddels is de vacante functie van penningmeester minder actueel, er is meer behoefte aan ondersteunende taken en/of penningmeester in opleiding. Onder luid applaus en met een passende toespraak en overhandiging van een cadeau wordt afscheid genomen van Victor als aftredend voorzitter van BAN.
Hierna wordt de door het bestuur voorgedragen kandidaat WimJan Egtberts unaniem aangenomen door de vergadering als nieuwe voorzitter.
10.Rondvraag. Jolanda Jansen: Heeft BAN actie genomen n.a.v. de beschadigingen van de vloer in de Icoon door hockey? Antw. Ja, er is echter weinig pro-actieve repsons van
SRO, bijv. ook getuige langdurige aanwezigheid van de bekladding met teksten op muren en ramen in Schuilenburg. Huub vermeldt dat Eefje Muskens en Selena Piek waren vastgelegd voor een spetterend optreden tijdens het jubileumfeest, zij hebben echter afgezegd. Er zijn inmiddels nieuwe sterren vastgelegd: Jacco Arends en Jelle Maas (5 x Nederlands Kampioen herendubbel). Noteer de datum in je agenda: 11 juni 2016!.
11. Sluiting Om 21:50 wordt de vergadering gesloten.
