Notitie huisvesting organisatie Molenwaard 0
Inleiding/inhoudsopgave
Doel van deze notitie is het bieden van een basis voor het geven van een antwoord op de vraag hoe de organisatie van de gemeente Molenwaard qua huisvesting wordt gefaciliteerd. Basis voor deze notitie is de notitie die eind augustus 2013 door het college is vastgesteld. Daarin zijn te onderzoeken varianten, de ingrediënten, uitgangspositie en afwegingskader vastgesteld. Achtereenvolgens komen in deze notitie aan de orde nogmaals de uitgangssituatie (1), vervolgens de uitwerking van de ingrediënten die nodig zijn voor de afweging (2), de concretisering van de varianten (3) en de ingevulde matrix met daarin de varianten, het afwegingskader en de voorlopige conclusie(4). Vervolgens een aantal kanttekeningen dat in dit kader geplaatst moet worden (5) en tot slot, met inachtneming van de kanttekeningen: de conclusie en het advies (6). Inhoudsopgave 1 Uitgangssituatie (gebaseerd op tekst uit Kadernota 2014) ..........................................2 2 Ingrediënten huisvesting organisatie ........................................................................3 3 Varianten huisvesting organisatie.............................................................................4 3.1 WAAR? ..........................................................................................................5 3.2 WANNEER?.....................................................................................................6 4 Afwegingsmatrix ....................................................................................................7 4.1 Afwegingspunten ............................................................................................7 4.2 De MATRIX.....................................................................................................8 4.3 Voorlopige keuze: door de oogharen heen ..........................................................9 5 Kanttekeningen/risico’s ..........................................................................................9 6 Finale afweging en advies ..................................................................................... 10 Bijlage 1 Bijlage 2
Werkplekken ............................................................................................. 11 Overige ruimtebehoefte .............................................................................. 12
2
1
Uitgangssituatie (gebaseerd op tekst uit Kadernota 2014)
Over de huisvesting van de organisatie is de afgelopen jaren veel van gedachten gewisseld. Niet in de laatste plaats omdat ontwikkelingen in de maatschappij, voortschrijdende techniek en inzichten over flexibele kantoorconcepten maken dat de eisen die aan huisvesting worden gesteld steeds veranderen. Terugkijkend naar de jaren die achter ons liggen kan de ontwikkeling van de gedachten voor wat betreft de behoefte aan huisvesting, worden beschreven. Zonder nuances en in grote stappen was die ontwikkeling in gedachten als volgt: Wanneer? Start samenwerking Eind 2010/Begin 2011 Eind 2011/Begin 2012
Medio 2013
Behoefte? Nieuwbouw voor totale organisatie grondgebied voormalige gemeente Liesveld. Verbouw van vm. GH in Groot Ammers voor deel van de organisatie. Daarnaast “kern-/aanlandplekken”. Verbouw van de helft van vm. GH in Groot Ammers voor deel van de organisatie (is mogelijk door flexibel kantoorconcept). Daarnaast “kern-/aanlandplekken”. Een ruimte- of werkplekbehoefte die nog weer veel lager is. Zie hierna.
Een duidelijk patroon is zichtbaar. Een patroon van een “huisvestingsbehoefte” die in omvang steeds kleiner wordt. De redenen voor deze afnemende behoefte: • De ontwikkeling van ons inzicht in de consequenties van de ambitie om onze activiteiten naar de gemeenschappen en de burger toe te brengen en o.a. dus “balieloos” te werken; • de verdergaande digitalisering en daarmee de mogelijkheid om tijd- en plaatsonafhankelijk te werken • de ervaring met kernplekken (vaste plekken in centrale gebouwen in de kernen in beheer bij de gemeente) en aanlandplekken (flexibele plekken bij gastheren als dorpshuizen, woningbouwcorporaties, ketenpartners enz.) De ontwikkeling in onze inzichten de afgelopen jaren heeft ons veel geleerd. Eén van die lessen: Het verstrijken van tijd heeft bewezen dat het open houden van opties zonder langjarige financiële verplichtingen aan te gaan ons ruimte te geven ons aan veranderende omstandigheden aan te passen. Flexibiliteit in een tijd waar ontwikkelingen zo snel gaan is het meest verstandig.
Ontwikkelingen waarvan de impact op de organisatie (en de huisvestingsbehoefte) nog niet kan worden ingeschat, maar er wel degelijk zal zijn, zijn: • ontwikkelingen in de sociale domein (decentralisaties); • regionale ambtelijke samenwerking; • uitkomsten takentoets Kadernota 2015; • advies commissie Schutte Bovenstaand voortschrijdend inzicht en de mogelijke impact van toekomstige ontwikkelingen hebben in ieder geval geleid tot het besluit om NIET zelf te gaan investeren in een verbouwing van het voormalig gemeentehuis Groot Ammers. Hoe moet dan de huisvesting van de organisatie worden gefaciliteerd.
3
2
Ingrediënten huisvesting organisatie
Ingrediënten voor de afweging zijn: • het bepalen van de benodigde capaciteit (m2); en • een beschrijving van de functionaliteit. Laatste behoefte bepaling Het programma van eisen, dat pas twee jaar geleden is gemaakt, ging nog uit van een centrale huisvesting van 120 werkplekken (incl. 40 in een zogeheten eet-werkcafé). Met de kennis van vandaag moeten we vaststellen dat dit waarschijnlijk nu al te ruim is. Zo snel gaat die ontwikkeling. Toekomst voorspellen Uitdaging hier is dus het voorspellen van toekomstige behoefte. Een schier onmogelijke taak wanneer we ons realiseren dat over een paar maanden al een takentoets mogelijk leidt tot keuzes met impact op de organisatie, ambtelijk intensief samenwerkingsopties met regiopartners worden bestudeerd en medio 2014 de commissie Schutte haar conclusies trekt. Met de kennis van vandaag de behoefte per medio 2014 vaststellen kan nog net. Verder kijken lijkt weinig zinvol of in ieder geval weinig betrouwbaar. Van formatie naar vierkante meters huisvestingsbehoefte Formatie en bezetting per 1 juli 2014 (het moment dat het virtueel kantoor een feit is): ongeveer 160 fte verspreid over ongeveer 208 medewerkers. Belangrijke splitsing is die tussen de traditionele binnen- en buitendienst. Deze notitie betreft feitelijk alleen het vinden van een antwoord voor de “huisvesting” voor de “binnendienst” (hoewel deze term eigenlijk de lading niet meer dekt. In de dienstverleningsvisie zijn we allemaal “buitendienst”-medewerkers). In dat geval gaat het om 140 fte (van de 160) en 185 medewerkers (van de 208). Voor álle medewerkers geldt dat zij straks plaats- en tijdonafhankelijk kunnen werken, en daarmee dus feitelijk ook gebouwonafhankelijk. In onze dienstverleningsvisie stralen wij daarnaast ook nabijheid bij inwoners en kernen uit. Aan één gebouw of locatie ontleent de gemeente niet langer een status. Dat gezegd hebbende zullen er altijd functies en medewerkers zijn waarvoor het onlogisch is om de plaats- en tijdonafhankelijkheid zodanig invulling te geven dat zij per dag of zelfs dagdeel op een andere locatie hun werk doen. Hoe groot die groep is, rekening houdend met het feit dat die groep ook kan krimpen of groeien, is belangrijke input voor het huisvestingsvraagstuk. Die input is voor deze notitie als volgt tot stand gekomen. De 140 fte per 1 juli 2014 is grofmazig verdeelt over een drietal categorieën waarbij de mate waarin men beeldschermwerk doet als onderdeel van de functie als onderscheidend criterium is gehanteerd. Vervolgens is per categorie een zogeheten werkplekratio gekoppeld. De grootste ratio voor een hoog gehalte beeldschermwerk en lager voor een minder gehalte beeldschermwerk. Aangesloten is bij landelijke parameters. Dat geeft het volgende beeld: 90% beeldschermwerk 43,5 fte x wpr 0,7 = 50% beeldschermwerk 72 fte x wpr 0,6 = 30% beeldschermwerk 22,5 fte x wpr 0,5 = Totaal aantal benodigde werkplekken Zie voor de basis van deze grove indeling bijlage 1.
31 44 12 87
4 Wanneer we vervolgens deze werkplekkenbehoefte vermenigvuldigen met de norm van 8m2 (ligt voor @nderswerken-omgevingen tussen de 6 en 8m2), dan is de kantoorruimtebehoefte (onderverdeeld in flexplekken, stilteplekken, vergader- en ontmoetingsplekken): 87 werkplekken * 8m2 = 696 m2. Voor overige ruimtebehoefte (bijlage 2) houden we vooralsnog vast aan hetgeen in het programma van eisen staat: 366m2. De totale ruimtebehoefte komt daarmee op 1.070m2. Dat is wederom een stuk minder dan ruim een jaar geleden is becijferd. Op dat moment is de ruimtebehoefte op de “backofficelocatie” alleen al becijferd op 1.032m2 nuttig vloeroppervlak (nvo). Nu is het dus 1.070m2 voor het totaal. Functionaliteit Belangrijk bij het bepalen van de ruimtebehoefte is ook de functionele onderverdeling. Hoeveel van de benodigde ruimte wordt ingericht als feitelijke flexwerkplekken, concentratieplekken, vergader- en ontmoetingsplekken of combinaties hiervan. De ervaring ook hiermee is dat nieuwe werkvormen en digitale hulpmiddelen bijdragen aan het veranderen van de behoefte aan huisvesting. Letterlijk overal kan men met een laptop of tablet voor korte tijd werken als het zo uitkomt. De expliciete scheiding tussen vergaderplekken, informele ontmoetingsplekkenplekken en werkplekken vervaagt. Iedereen zoekt de plek op die hem op dat moment het beste past. In de buurt van een collega of juist niet, in de buurt van een kern, een project, een burger een partnerinstelling, thuis, in stilte of met grote kans op spontane ontmoeting op een veelbezochte locatie. De mogelijkheden zijn eindeloos. Huisvesting kan hier hooguit toe uitdagen of verleiden en nauwelijks sturend in zijn. Faciliteren bestaat ook nu weer uit FLEXIBEL kunnen zijn. Behoeften ontdekken en daar op inspelen. Voor de beslissing die thans voorligt is dat gegeven (behoefte aan flexibiliteit) het meest belangrijk. De feitelijke invulling van die huisvesting (bv. hoeveel werkplekken en hoeveel vergaderplekken) is voor nu nog niet relevant. Voorgaande zin begrijp ik niet. Misschien iets minder abstract? Dat is in het volgende stadium wel van belang.
3
Varianten huisvesting organisatie
Varianten Flexibiliteit is dus het sleutelwoord als het gaat om het denken over de huisvesting. Veranderingen in denken en in maatschappelijke en technologische ontwikkelingen volgen elkaar zo snel op dat snel kunnen schakelen zonder vast te zitten aan financiële of andere verplichtingen een eerste vereiste is. Wanneer dat ons startpunt is dan kunnen de volgende scenario’s tegen het licht worden gehouden, met als invalshoek de plaats(en) en de tijd: 1. WAAR realiseren we onze huisvesting a. In voormalig GH Groot Ammers b. Elders… Voor de variant 1b hebben wij ons geconcentreerd op het (mede-)gebruik van maatschappelijk vastgoed. 2. WANNEER nemen we de huisvesting in gebruik? In de startnotitie was deze optie overigens geformuleerd als: “Langer blijven in locatie Bleskensgraaf”. Omwille van het maken van een afweging in een matrix is deze thans geformuleerd als de “Wanneer-varianten”. a. Uiterlijk in juni 2014 tijdelijke huisvesting in Bleskensgraaf verlaten b. Tijdelijke huisvesting in Bleskensgraaf geleidelijk verlaten
5
3.1
WAAR?
De dienstverleningsvisie heeft als basis NABIJHEID. Dat gaat om figuurlijke nabijheid (oftewel ervaren nabijheid of betrokkenheid), digitale nabijheid (tot op het toetsenbord bij mensen thuis), maar ook om letterlijke fysieke nabijheid in de kernen of zelfs bij mensen en bedrijven ‘thuis’. De KERNEN zijn en blijven dus het uitgangspunt. Met het realiseren van het virtueel kantoor is er feitelijk geen enkele belemmering meer om in kernen en dus nabij inwoners, bedrijven, voorzieningen en instellingen ons werk te doen. Ook huisvesting is dienend aan dit doel. Dat doen we door qua huisvesting zoveel mogelijk of zelfs in álle kernen mogelijkheden te creëren. Daarnaast is er behoefte aan(een) locatie(s) die aangeduid wordt/worden als een soort HONK. Een locatie voor productie en ontmoeten voor de medewerkers van de organisatie. Dat kan één locatie zijn, maar ook meerdere verspreid over het grondgebied. Wanneer we ons concentreren op de WAAR-vraag, gekoppeld aan de behoefte nadrukkelijk maatschappelijke voorzieningen te betrekken in het vraagstuk, focust de vraag zich op de inzet van het voormalig gemeentehuis in Groot Ammers. Ad 1a Huisvesten in voormalig gemeentehuis Groot Ammers Voormalig gemeentehuis in Groot Ammers is de afgelopen jaren prominent in beeld als locatie voor de “basishuisvesting”, “backoffice” of “honk”. Met de vaststelling van de Kadernota 2014 is besloten niet zelf in dit pand te investeren, maar te vervreemden en eventueel te overwegen een deel van het pand terug te huren. Flexibiliteit is de belangrijkste aanleiding voor deze insteek. Met een mogelijk aankopende partij worden op dit moment gesprekken gevoerd. Wanneer we dicht bij onze plannen van ruim een jaar geleden blijven zullen we in deze variant een grotere “basislocatie” of “backoffice” realiseren. Van de 1070m2 (huisvestingsbehoefte per 1 juli 2014) wordt dan veruit het grootste deel aldaar gerealiseerd. Ad 1b Huisvesten elders Naast het voormalig gemeentehuis in Groot Ammers bieden ook enkele maatschappelijke gebouwen mogelijkheden. Concreet wordt gedacht aan • De Spil in Bleskensgraaf (tenminste 20-30 werkplekken in Waardzaal en vergaderlocaties e verdieping (excl. Multifunctionele ruimten) • Het Carillon in Nieuw-Lekkerland (tot 10 werkplekken) Ander maatschappelijk vastgoed is ook overwogen, maar is als “grotere” backoffice-locatie ongeschikt. Zowel in variant 1a als 1b wordt verspreid over het gehele grondgebied van Molenwaard gebruik gemaakt van kleinere kernplekken of aanlandlocaties. Feitelijk is dit iedere keukentafel van een inwoner, kantoorruimte van een ketenpartner of bedrijfskantine van een onderneming. Maar denk in eerste instantie aan de overige bestaande kernplekken: • De vijf lelies in Streefkerk (3 werkplekken) • Het Carillon in Nieuw-Lekkerland (5 werkplekken) (in variant 1a). Maar ook aan kansrijke aanlandmogelijkheden als: • Arsenaal te Nieuwpoort • Multistee in Goudriaan • WC Molenwaard in Molenaarsgraaf • Dorpshuis in Ottoland • e.a. Medegebruik van deze voorzieningen kunnen, naast het waarmaken van het dienstverleningsconcept, mogelijk ook nog nevendoelen (denk aan doelen in Programma Voorzieningen) dichterbij brengen.
6
3.2
WANNEER?
Een vraag die zich inmiddels ook prominent opdringt is het tempo waarin afscheid genomen wordt van de tijdelijke huisvesting aan het Melkwegplein 1 te Bleskensgraaf. Ad 2a Uiterlijk in juni 2014 tijdelijke huisvesting verlaten Naar welke WAAR-variant de voorkeur ook uitgaat, het moment waarop de gerealiseerd wordt is ook van belang. De datum van 1 juli 2014 is om twee redenen van belang. Vanaf dat moment, zo is de planning, beschikken we werkelijk over een “virtueel kantoor” en kunnen volledig tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Tevens is 1 juli 2014 bijna vijf jaar ná het moment dat het bouwwerk in gebruik is genomen (was op 1 september 2009). Daarmee eindigt ook de planologische basis. Het kan daarom een keuze zijn om het pand per 1 juli 2014 leeg op te leveren en te verruilen voor alternatieve huisvesting voor een ieder. Ad 2b Tijdelijke huisvesting geleidelijk verlaten Een andere keuze, onverlet de planologische bezwaren, zou kunnen zijn het pand aan het Melkwegplein tijdelijk als uitvalsbasis te blijven gebruiken. Vervolgens zal dat, met het voortschrijden van tijd en het zich aandienen van allerlei mogelijkheden, leger en leger komen te staan en alternatieve werklocaties zullen toenemen. Naarmate de tijd vordert zal een scherp beeld ontstaan welke capaciteit (m2) en voor welke functies (bv. ontmoeten, werken of vergaderen ca.) nog huisvesting nodig is. Het meer geleidelijk verlaten van de tijdelijke huisvesting zal uiteindelijk leiden tot volledig afstoten
7
4
Afwegingsmatrix
4.1
Afwegingspunten
De varianten worden uiteindelijk tegen elkaar afgewogen op basis van het volgende punten: a. Financiën b. Flexibiliteit c. Dienstverleningsvisie d. Duurzaamheid e. Planologische inpasbaarheid f. Imago g. Risico’s Ad a Een financieel criterium spreekt voor zich. Jaarlasten zijn daarbij een aspect, maar ook eenmalige kosten spelen een rol. Beide worden afgezet tegen het fictieve scenario dat in de meerjarenbegroting 2014-2018 financieel is vertaald, te weten: • Medio 2016 tijdelijke huisvesting verlaten o Dus verlenging afschrijvingstermijn t/m 2016 o Exploitatiekosten (incl. pacht) tot 2017 • Geleidelijke verschuiving naar alternatieve locaties • Per 2017 een commercieel huurtarief van € 150.000 (gebaseerd op fictief 1.500 m2 x € 100,-) Onder dit punt wordt ook getracht een afweging te maken van het gebruiken van maatschappelijk vastgoed i.p.v. of naast commercieel vastgoed. Huur of medegebruik van maatschappelijk vastgoed is goedkoper dan commercieel vastgoed én dat het gebruiken van maatschappelijk vastgoed heeft indirect een positief effect op financiën en duurzaamheid van een voorziening. Ad b Flexibiliteit is belangrijk gebleken en dat blijft de komende tijd zo. Er zijn veel actuele ontwikkelingen die impact zullen hebben op de organisatie en daarmee op de huisvestingsbehoefte. Denk aan eerdergenoemde: • ontwikkelingen in het sociale domein (decentralisaties); • regionale ambtelijke samenwerking; • uitkomsten takentoets Kadernota 2015; • advies commissie Schutte Bij welke van de varianten houden we het meest onze handen vrij en kunnen we het best inspelen op ontwikkelingen en voortschrijdend inzicht? Ad c Welke van de varianten draagt het meeste bij aan het vervolmaken van onze dienstverleningsvisie: Molenwaard Nabij. Dit bijvoorbeeld beredeneerd vanuit de benodigde cultuurverandering bij de medewerkers, de meest efficiënte “uitvalsbasis” maar ook vanuit de acceptatie van de dienstverleningsvisie door inwoners. Ad d Principes van duurzaamheid spelen ook een rol. Duurzaamheid is echter een begrip dat zeer veelomvattend kan zijn. Het gaat dus niet alleen om voor de hand liggende zaken als energieverbruik, maar ook om hergebruik van panden, voorkomen van leegstand, materiaalgebruik bij evt. verbouwingen, toekomstgerichtheid van de keuze enz. Ad e Welke planologische belemmeringen en mogelijkheden spelen een rol bij de varianten wordt bij dit punt afgewogen.
8 Ad f Beeldvorming over de gemeente is en blijft een belangrijk aspect. Zaken als ogenschijnlijke verspilling van gemeenschapsgeld, al dan niet nakomen van afspraken (bv. Bestemmingsplanregels) en waarmaken van het dienstverleningsconcept kunnen daar een rol spelen. Welke van de varianten kan daar het best bij helpen? Ad g Risico’s zijn niet verwerkt in de matrix maar meegewogen onder 5. “Kanttekeningen en Risico’s”.
4.2
De MATRIX
Waarderingen:
☺
Vraagstuk: WAAR?
Voormalig Gemeentehuis Groot Ammers
Elders
Afwegingspunten
a. Financiën
b. Flexibiliteit
Met een marktconforme huurprijs is in de begroting reeds rekening gehouden.
☺
Medegebruik eigen of maatschappelijke voorzieningen zal goedkoper zijn. Door medegebruik zal dit ook indirect positieve financiële effecten kunnen hebben op de instandhouding van de voorziening.
Investeren in een grotere locatie voor de backoffice is in principe nog steeds flexibel. Dit geldt alleen wanneer met de nieuwe eigenaar geen verplichte huurperiode wordt afgesproken voor een minimum aantal m2.
☺
Zeer flexibel. Op basis van experimenten kunnen vele varianten worden uitgeprobeerd en eventueel gediskwalificeerd worden.
c. Dienstverleningsvisie
d. Duurzaamheid
e. Planologische inpasbaarheid
f. Imago
☺
Vraagstuk: WANNEER? Afwegingspunten
Dienstverleningsvisie is feitelijk vanuit elk "gebouw" waar te maken. Daarom neutraal.
Her-/multigebruik van bestaand gebouw is altijd "duurzaam". Ten opzichte van de andere variant is het afwegingskader "duurzaam" geen onderscheidende factor Bestemming omdopen tot "kantoor" was reeds de bedoeling en lijkt meest doelmatig gebruik van betreffende locatie. Omdat het aansluit bij eerder gecommuniceerde plannen wordt dit ervaren als consistent. Consistentie draagt positief bij aan imago.
☺
Wanneer combinaties worden gemaakt met bestaande (maatschappelijke) vastgoedvoorzieningen verspreid over het grondgebied, dan is dat feitelijk een exacte vertaling van de dienstverleningsvisie en zal ook als zodanig ervaren worden. Her-/multigebruik van bestaand gebouw is altijd "duurzaam". Ten opzichte van de andere variant is het afwegingskader "duurzaam" geen onderscheidende factor
Medegebruik eigen of maatschappelijke voorzieningen past planologisch.
☺
Omdat het de instandhouding van bepaalde voorzieningen kan bevorderen en de spreiding feitelijk het voegen van daad bij woord is in dienstverleningstermen, is dit in imagotermen positief.
Realisatie per 1 juli 2014
Geleidelijke realisatie Feitelijk gelijk aan fictieve scenario dat in begroting is opgenomen. Door geleidelijkheid is kans op langjarige financiële verplichtingen echter kleiner. Op effecten van actuele ontwikkelingen kan gemakkelijker worden ingesprongen.
☺
Voordeel door restwaarde bestaand pand. (moet dan écht 1 juli leeg worden opgeleverd) en geen pachtkosten meer. Totaal incidenteel ongeveer 250k
b. Flexibiliteit
Deadline per 1 juli 2014 zorgt in ieder geval tijdelijk voor een focus op een verhuizing. We verliezen de creativiteit die zich aandient door een meer natuurlijke ontwikkeling.
☺
c. Dienstverleningsvisie
Maakt voor de dienstverleningsvisie geen verschil.
☺
d. Duurzaamheid
Maakt geen verschil
☺
e. Planologische inpasbaarheid
Maakt geen verschil
Planologische belemmering!!
☺
Omdat het aansluit bij eerder gecommuniceerde plannen wordt dit ervaren als consistent. Consistentie draagt positief bij aan imago.
Afhankelijk van gezichtspunt: vanuit perspectief van verstandig met gemeenschapsgeld omgaan absoluut positief. Vanuit voorbeeldrol i.k.v. planologische regels pas gedogen van eigen situatie is dit negatief.
a. Financiën
f. Imago
Er is tijd en rust om allerlei scenario's uit te proberen en consequenties van actuele ontwikkelingen (takentoets, samenwerking ca.) in te passen. Derhalve maximaal flexibel. Experimenteren, ervaren en leren in de zoektocht naar de nabijheid van de gemeente bij haar inwoners passen nog beter bij de dienstverleningsvisie. Gebruiken van een pand dat technisch nog niet helemaal is afgeschreven (ergo: tijdelijke huisvesting Bleskensgraaf) getuigt van verstandig omgaan met grondstoffen.
9
4.3
Voorlopige keuze: door de oogharen heen
Uiteraard kan over ieder van de toegekende wegingen en elke toelichting daarbij een diepgaande discussie worden gevoerd. Door de ogenharen heen valt echter wel degelijk een richting op te tekenen: Kies voor een geleidelijk proces, met zoveel mogelijk voor kansrijk medegebruik van bepaalde maatschappelijke voorzieningen. De reden voor deze conclusie is ook wel een logische. De onzekerheden die al in de zeer nabije toekomst meewegen (takentoets, ambtelijke samenwerking in de regio, decentralisaties en commissie Schutte) maken de behoefte aan flexibiliteit extra groot. De kans op het zoeken naar oplossingen in termen van medegebruik van maatschappelijke voorzieningen maakt dat beeld nog aantrekkelijker. En als het op termijn goedkoper is dan is het beeld compleet.
5
Kanttekeningen/risico’s
Er is een drietal belangrijke kanttekeningen te plaatsen bij de geprefereerde varianten: 1. Verkoop voormalig gemeentehuis Groot Ammers 2. De in principe planologische belemmering op het langer gebruiken van de tijdelijke huisvesting in Bleskensgraaf 3. Het aspect van de (informele) ontmoetingen Ad 1 Verkoopproces voormalig gemeentehuis Groot Ammers Op dit moment bespreekt de gemeente Molenwaard met een derde partij de mogelijkheid tot onderhandse verkoop van het voormalig gemeentehuis Groot Ammers. Onderwerp van gesprek kan zijn een afspraak over de huur van een deel van dat pand. Voorstelbaar is dat een afspraak daarover voor een bepaald aantal vierkante meters gedurende een bepaald aantal jaren van invloed kan zijn op de overeen te komen verkoopprijs. Ad 2 Planologie Langer gebruik maken van de tijdelijke huisvesting aan het Melkwegplein te Bleskensgraaf dan medio 2014 is strijdig met de regels omtrent “tijdelijke bouwwerken en bestemmingen”. Besluitvorming voor verlenging van de situatie zal nodig zijn. Hoewel met goede redenen, kan dit wel degelijk een effect hebben het aanzien van de lokale overheid. Er zijn tenslotte destijds ook duidelijke afspraken gemaakt met de omwonenden. Voorbereiding voor die besluitvorming is in gang gezet. Ad3 (informele) ontmoetingen En tenslotte het veelbesproken “ontmoeten”. Al eerder gaven wij aan dat parallel aan bovenstaand onderzoek voor huisvesting een begin van een antwoord gegeven moet worden op de vraag hoe ontmoetingen tussen medewerkers onderling en tussen medewerkers en bestuur gestalte kan krijgen in een situatie waarin plaats- en tijdonafhankelijk wordt gewerkt. Ervaringen in het land leren namelijk dat het plaats- en tijdonafhankelijk werken grote voordelen kent, maar dat de mogelijkheden om elkaar spontaan te ontmoeten worden gemist en dat een begrip als “sociale cohesie” aan andere aspecten ontleend moet worden dan alleen een gebouw. Het komen tot een passend antwoord kost meer tijd. En misschien is een passend antwoord zelfs niet te geven tot het moment dat de betreffende situatie realiteit is. Eerst dan ervaren we aan den lijve wat er node gemist wordt en kunnen dan ook direct actie ondernemen mits we flexibel genoeg zijn. Het feit dat we ons zeer bewust zijn van deze noodzaak helpt daar bij. Want ook in een wereld waar een virtueel kantoor plaats- en tijdonafhankelijk werken mogelijk maakt, blijft, zo is onze overtuiging, informele face-to-face contact van essentieel belang.
10
Ondanks dat het hebben van een gebouw voor klantcontact, productie, formeel contact e.d. niet meer nodig is (het kantoor is immers virtueel), is volledige versnippering, in termen van ontmoeting en sociale cohesie dus het andere uiterste. Door te kiezen voor één of meerdere locaties die beschouwd kunnen worden als “Honk” (zie hieronder gevisualiseerd een “Honk” met of zonder satellieten, voorkomen we dat versnippering ook gaat zorgen voor verkleining van de kans op “spontante” ontmoeting. Het daarnaast zullen ideeën en ervaring kunnen helpen bij het creëren van ontmoetingsmomenten. Gevisualiseerd:
of Honk en aanlanden in de kernen
Honk met satellieten en aanlanden in de kernen
Inzetten van potentiële satellietlocaties (zoals De Spil in Bleskensgraaf of Het Carillon in Nieuw-Lekkerland) naast Groot Ammers, zal voor die locatie betekenen dat het een kleinere rol speelt, maar dat zij nog steeds de grootste zal zijn en beschouwd moet worden als het grootste “honk”.
6
Finale afweging en advies
Alles overziend ondersteunen wij de conclusie die zich “door de oogharen” al opdrong. Maar dan wel met voortvarendheid en overtuiging. Concreet betekent dat, dat wij uw raad voorstellen in te stemmen met onze visie op de huisvesting van onze organisatie waarbij uitgegaan wordt dienstverlening in de kernen met in zo zoveel mogelijk kernen fysieke gelegenheid daartoe en invulling van de behoefte van organisatie en bestuur elkaar op een of meerdere honken te ontmoeten tbv optimale samenwerking, Het meest gunstige model wordt dan gevormd door een grotere “honk”-locatie in (bv. in Groot Ammers) en twee kleinere satellieten te realiseren in de kernen Bleskensgraaf (focus op De Spil) en Nieuw-Lekkerland (focus op Het Carillon) met daarnaast gebruik van aanlandplekken. In 2014 wordt dit al duidelijk zichtbaar door ingebruikneming van de verschillende locaties, e.e.a. afhankelijk van snelheid waarmee het ingericht kan worden. De tijdelijke huisvesting wordt vervolgens snel afgeschaald en waarschijnlijk al in 2015 overbodig. Na het bepalen van een definitieve richting zullen voorbereidingen getroffen worden die ook de exacte financiële consequenties in beeld moeten brengen.
11
Bijlage 1 Werkplekken Inventarisatie van soort werk naar aantal flexplekken
(versie 7/12/2013)
1. 90% van het werk vindt plaats achter een beeldscherm (werkplekratio 0.7). 2. 50% van het werk vindt plaats achter een beeldscherm (werkplekratio 0.6). 3. 30% van het werk vindt plaats achter een beeldscherm (werkplekratio 0.5). 4. 05% van het werk vindt plaats achter een beeldscherm (werkplekratio 0.0) bijvoorbeeld buitenruimte medewerkers Afdeling
Team
1. fte
1. aantal
2. fte
2. aantal
medew.
Middelen
Juridisch Facilitair Financiën admin.
6,34
7
4,67
8
Financiën adviseur
5,96
8
8,4
10
3. fte
3. aantal
medew.
6,89
4. fte
4. aantal
medew.
8
medew.
1,28
2
I&S Informatiebeheer
Klant Contact
Buitenruimte
I&S ICT Informatie adviseur Secretariaat P&O admin. P&O adviseur Burgerzaken Vergunningen MO FrontOffice Antwoord Antwoord adviseur Communicatie advis. Communicatie Klantcontact function. Administratie Voorbereiding Projectleiders Ondersteuning Onderhoud
Regie Ontwikkeling Totaal Leidinggevende MT n Teamleiders Secretaris Bestuurs adviseur Ondersteuning Bestuursecretari aat Adv. Veiligheid (MJ) Tac.Com (Ad Saes) Griffie Sub totaal Totaal
2,87 1,78
2,87 3,78
5 3
0,56
1
6,31 12,97 2,5
11 18 4
1
1
2
2
0,67
1
5 5
1 1,8
3 3
2,13
3 5 4 5,83 2 3 22,86
2,87
43,47 160,41
5 1 4 6 2 3 25 4
4
11,27 1 1
12 1 1
1
1
0,44
1
22,38
1 26
21,36
23
22,64
28
5
3 65 207
71,92
88
incl. buitenr. 30,429
Aantal fte maal werkplekratio Totaal aantal flexplekken
87 werkplekken x 8m2 = 696m2
87
31
43,152 0
44
11,19 0
12
0 0
0
12
Bijlage 2 Overige ruimtebehoefte Deze bijlage is feitelijk een exacte kopie van hetgeen daartoe is opgenomen in het bestaande Programma van Eisen.
EetWerkCafé/Bibliotheek Keuken 2 vergaderruimten a 15 p. totaal 2 vergaderruimten a 6 p. totaal extra koffiecorner (voor als het pand uit verschillende etage bestaat)
75 nuttige m² 30 nuttige m² 75 nuttige m² 30 nuttige m² 12 nuttige m²
Voor de ondersteunende functies worden de volgende bouwstenen voorzien: post- en reproruimte en facilitair servicepunt(twee werkplekken) opslag kantoorartikelen et cetera, gesloten ruimte opslag levensmiddelen, gesloten ruimte opslag schoonmaakmiddelen, gesloten ruimte opslag divers afval, gesloten ruimte opslag GFT-afval - buiten. kluis schoonmaakwerkkast, gesloten ruimte Zeven keer toiletten, heren en dames gescheiden, 3 nuttige m² per toilet Met voorruimte één keer mindervalide toilet douche met voorruimte droogruimte bij douche kolven/rust- EHBO-ruimte MER-/SER patchruimten Noodstroom/No break ruimte garderobe met lockers (110 personen) - 8+16 = Totaal overige ruimtebehoefte
25 nuttige m² 10 nuttige m² 5 nuttige m² 4 nuttige m² 5 nuttige m² 4 nuttige m² 4 nuttige m² 21 nuttige m² 6 nuttige m² 8 nuttige m² 8 nuttige m² 8 nuttige m² 6 nuttige m² 6 nuttige m² 24 nuttige m²
366 nuttige m²
