Burgerpeiling Huisvesting gemeentelijke organisatie

Burgerpeiling Huisvesting gemeentelijke organisatie

Dr. Ruud Jonkers 29 augustus 2012

Aanleiding Op verzoek van Mr. P.Welschen wordt in onderstaande een beschouwing gegeven over de door de gemeente Bloemendaal voorgenomen ‘Burgerpeiling over de huisvesting van de gemeentelijke organisatie’. In het bijzonder is aan ondergetekende gevraagd een oordeel te geven over de “waarde”van de vragenlijst en bijbehorende informatiefolder, die daarvoor gebruikt worden. Aan ondergetekende is gevraagd deze beschouwing te leveren op grond van zijn jarenlange ervaring als sociaal wetenschappelijk onderzoeker en kennis op het gebied van publieksgericht onderzoek. Enkele achtergrondgegevens: - 35 jaar ervaring op het terrein van sociaal wetenschappelijk onderzoek (waaronder marktonderzoek, publiekspeilingen, communicatie- en voorlichtingsonderzoek) - Sinds januari 2011 verbonden als adviseur van ResCon, research & consultancy te Amsterdam, daarvoor 23 jaar directeur / eigenaar van voornoemd bureau - In 1986 gepromoveerd op een proefschrift over de effecten van ‘Publieksvoorlichting over borstkanker en borstzelfonderzoek’ Werkwijze Om tot een oordeel te komen is niet alleen de vragenlijst en bijbehorende informatiefolder bestudeerd, maar is ook kennisgenomen van relevante achterliggende documentatie en (inhoudelijke) notities van deskundigen op financieel en bouwtechnisch gebied. In deze rapportage wordt steeds zoveel mogelijk verwezen naar relevante bronnen. (Raadplegend) referendum en burgerpeiling Vooralsnog zouden beide instrumenten ingezet kunnen worden om de mening van de bewoners te peilen over de door de gemeente voorgenomen investering in een nieuw gemeentehuis op unilocatie en de daarmee gepaard gaande investering. Wil men de uitkomsten van een dergelijke peiling serieus nemen dan dient wel aan een aantal voorwaarden te zijn voldaan. Voor een (raadplegend) referendum zijn deze vastgelegd in de gemeentelijke referendumverordening. Daarin worden ondermeer eisen gesteld aan objectiviteit (bijvoorbeeld door de referendumvraag / -vragen te laten opstellen door een onafhankelijke commissie), eenduidigheid en helderheid van de vraagstelling en representativiteit (tenminste 30% van de kiesgerechtigden in de gemeente neemt deel). Een burgerpeiling zou tenminste aan dezelfde voorwaarden moeten voldoen, wil men de uitslag daarvan serieus nemen. De nu beoogde burgerpeiling Deze is door de gemeente gelanceerd als een alternatief voor het door het comité Bezorgde Bewoners Bloemendaal gevraagde referendum (zie aangenomen motie D66, raadvergadering 12 juli jl.: bijlage 1) De aangegeven reden om voor een burgerpeiling te kiezen (ipv een referendum) is dat de vraagstelling voor de volksraadpleging te complex zou zijn voor een referendum. Een burgerpeiling zou de mogelijkheid bieden om meer en voor de bewoners duidelijker vragen te stellen.

Oordeel De nu voorgestelde burgerpeiling en de daarbij behorende vragenlijst en informatiefolder (bijlage 2a en 2b) voldoen volstrekt niet aan de (wetenschappelijke) eisen die men daar aan zou moeten stellen, terwijl dat wel uitdrukkelijk de opzet was (zie bijlage 1). De burgerpeiling kan daarom ook absoluut niet gezien worden als een alternatief voor een referendum. Argumenten - De vragenlijst is niet op onafhankelijke wijze tot stand gekomen. De commissie bestond uit de burgemeester van Bloemendaal, enkele raadsleden van coalitiepartijen en enkele gemeente-ambtenaren. De de formulering van de vragen is in de raadsvergadering van 23 augustus via amendementen van de coalitie aangepast. Of de ondersteuning door het bureau O+S de onafhankelijkheid en objectiviteit van het onderzoek waarborgt, zoals de gemeente beweert, valt zeer te betwijfelen. O+S is een bureau dat vrijwel uitsluitend werkt in opdracht van de Gemeente Amsterdam. De expertise van dit bureau ligt blijkens de eigen website (http://www.os.amsterdam.nl/overos/) in het ontwikkelen en evalueren van beleid. Daarnaast doet het bureau veel onderzoek op het terrein van dienstverlening, klanttevredenheid en medewerkertevredenheid. Uit de notulen van de Bloemendaalse commissie (bijlage 4a en 4b) blijkt dat het college besliste over de vragenlijst, de informatievoorziening en de methodiek. De rol van het onderzoeksbureau was adviserend. Commissieleden hebben tekstvoorstellen aangeleverd voor (het wijzigen van) de vraagstelling. O+S heeft deze verwerkt. O + S had ook een adviserende taak t.a.v. de methodiek van onderzoek. Het college heeft een bij de vragenlijst aansluitende tekst voor de informatievoorziening gemaakt (zie punt 3 bijlage 4b). - Vijf van de acht gestelde vragen (vragen 1,2,3,7,8) hebben geen enkele relatie met de feitelijk te stellen vraag, namelijk of de bewoners van Bloemendaal het eens of oneens zijn met het voornemen om x miljoen te besteden aan een nieuw gemeentehuis op de unilocatie. - De vragen 5 en 6 zijn aan te merken als ‘leading questions’. Deze vragen zijn suggestief en misleidend. Vraag 5 gaat uit van , blijkens in opdracht van de gemeente opgestelde rapporten, onjuiste informatie (zie bijlage 3a, 3b en 3c). Vraag 6 stelt de lezer voor een onmogelijk dilemma. Hier wordt feitelijk gevraagd of men voor of tegen energiezuinige huisvesting is, terwijl de normering op dit punt vastligt in wettelijke voorschriften. De formulering van deze vragen, alsook de begeleidende tekst in de informatiefolder, leidt de respondent als het ware naar het door de gemeente gewenste antwoord. Dat geldt voor de genoemde bedragen en dat geldt voor de voorstelling van zaken m.b.t. energiezuinigheid. Wat de genoemde bedragen betreft: deze zijn te hoog voorgesteld als het gaat om scenario 1 (zie bijlage 3a) en te laag voor scenario 2 (zie bijlage 3b). Ook de in de vragenlijst genoemde afschrijvingsbedragen zijn onjuist (zie bijlage 3c voor een aangepaste berekening). Voor de gemeenteraad was een belangrijke reden om te besluiten geen referendum te houden (zie bijlage 1) dat men de materie te complex vond om in één of een paar vragen aan de bewoners voor te leggen. Met een burgerpeiling met meerdere vragen zou de mening van de inwoners gevraagd kunnen worden ‘over de beleidsmatige aspecten van twee alternatieven voor de renovatie van het gemeentehuis’. Noch in de vragenlijst, noch in de toelichting daarop wordt gesproken over deze beleidsmatige aspecten. Uit gemeentelijke stukken blijkt dat het creëren van een unielocatie en flexwerken de beleidsmatige aspecten zijn. Via de burgerpeiling krijgen de bewoners de indruk dat zij zich moeten uitspreken over het voor- of tegenstander zijn van minder energieverbruik! Minder energieverbruik is bijkomstig voordeel, maar geen beleidsaspect. Over flexwerken worden helemaal geen vragen gesteld. Dat is niet alleen misleidend maar het is ook niet in overeenstemming met wat in de motie is vastgelegd. De feitelijke vraag of men voor of tegen de investering van ca. € 10 miljoen voor (ver)nieuwbouw op unielocatie met de mogelijkheid voor flexwerken wordt niet gesteld.

-

Geen enkele aandacht wordt besteed aan representativiteit (en daarmee generaliseerbaarheid van de gegevens). Daar is bewust voor gekozen (zie notulen burgerpeiling commissievergadering van 6 augustus jl.; bijlage 4a, punt 4). Er wordt, anders dan in de referendumverordening met geen woord gerept over een minimaal vereiste respons.

Conclusie De burgerpeiling die door de gemeenteraad is geïnitieerd als alternatief voor een raadplegend referendum, misleidt de bewoners van de gemeente Bloemendaal. De gestelde vragen zijn ten dele irrelevant en voor het overige gericht op het krijgen van door het gemeentebestuur gewenste antwoorden (‘leading questions’).

Dr. R.Jonkers Overveen, 29 augustus 2012

Postbus 658 1000 AR Amsterdam Telefoon 020 251 0333 Fax 020 251 0444 ING 4594474 www.os.amsterdam.nl

PERSOONLIJKE CODE:

Vragenlijst – Huisvesting gemeentelijke organisatie Het gemeentebestuur vraagt uw mening De gemeenteraad van Bloemendaal hoort graag wat u belangrijk vindt bij de huisvesting van de gemeentelijke organisatie. Daarom vraagt de gemeenteraad u deze vragenlijst in te vullen. De resultaten van dit onderzoek zullen als advies dienen bij de verdere besluitvorming. Het onderzoek wordt onafhankelijk uitgevoerd door Bureau Onderzoek en Statistiek van de gemeente Amsterdam.

1.

Hoe beoordeelt u het huidige gemeentehuis aan de Bloemendaalseweg in Overveen op de volgende aspecten? U kunt een rapportcijfer geven van 1 tot en met 10, waarbij 1 staat voor zeer slecht en 10 voor uitmuntend.

Uitstraling (uiterlijk) Functionaliteit Toegankelijkheid Burgerzaal (grote hal) Trouwzaal Raadzaal

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

¨ ¨ ¨ ¨ ¨ ¨

¨ ¨ ¨ ¨ ¨ ¨

¨ ¨ ¨ ¨ ¨ ¨

¨ ¨ ¨ ¨ ¨ ¨

¨ ¨ ¨ ¨ ¨ ¨

¨ ¨ ¨ ¨ ¨ ¨

¨ ¨ ¨ ¨ ¨ ¨

¨ ¨ ¨ ¨ ¨ ¨

¨ ¨ ¨ ¨ ¨ ¨

¨ ¨ ¨ ¨ ¨ ¨

weet niet ¨ ¨ ¨ ¨ ¨ ¨

2.

Wanneer was u voor het laatst in het gemeentehuis aan de Bloemendaalseweg in Overveen?

¨1 ¨2 ¨3 ¨4 ¨5

Korter dan 1 jaar geleden Tussen 1 en 2 jaar geleden Tussen 2 en 4 jaar geleden Langer dan 4 jaar geleden Weet niet, geen antwoord

3.

De gemeente Bloemendaal is van plan om de huisvesting van de gemeente en de loketten aan te pakken. Bent u bekend met de plannen? Ja, heel goed Ja, deels Nee, niet of nauwelijks op de hoogte Weet niet, geen antwoord

¨1 ¨2 ¨3 ¨4

Vervolg vragenlijst achterzijde! Vervolg vragenlijst achterzijde!

In de onderstaande drie vragen (4, 5 en 6) komen de volgende aspecten aan de orde: dienstverlening, financiën en duurzaamheid. In de folder en op www.bloemendaal.nl worden deze onderwerpen toegelicht. 4. ¨1

Kunt u bij de volgende stellingen aankruisen waar uw voorkeur naar uitgaat? Na de verbouwing kunt u op één plek terecht voor alle dienstverlening op het gemeentehuis in Overveen. Voor burgerzaken kunt u naast het gemeentehuis in Overveen ook terecht op de locatie Bennebroek.

¨2

Na de verbouwing vindt de dienstverlening plaats op de huidige drie locaties. Op het gemeentehuis in Overveen kunt u terecht voor burgerzaken, vergunningen en algemene zaken. Op de locatie Brouwerskolk kunt u terecht voor bouw- en kapvergunningen. Op de locatie Bennebroek kunt u terecht voor belastingen en burgerzaken. Geen mening

¨3

5. ¨1

Kunt u bij de volgende stellingen aankruisen waar uw voorkeur naar uitgaat? De gemeente Bloemendaal mag € 9 miljoen in centrale huisvesting investeren, wat betekent dat de toekomstige jaarlijkse kosten € 307.500 zullen bedragen.

¨2

De gemeente Bloemendaal mag € 6,5 miljoen in het opknappen van de drie huidige locaties investeren, wat betekent dat de toekomstige jaarlijkse kosten € 515.000 zullen bedragen. Geen mening

¨3

6. ¨1

Kunt u bij de volgende stellingen aankruisen waar uw voorkeur naar uitgaat? De huisvesting van de gemeente moet in de toekomst energiezuiniger worden dan nu. De gemeente moet kiezen voor centrale huisvesting met een kantooroppervlakte van 4.450 m2.

¨2

In de toekomst hoeft de huisvesting van de gemeente niet energiezuiniger te worden dan nu. De gemeente mag op de huidige drie locaties met een totaal van 6.219 m2 kantooroppervlakte blijven werken. Geen mening

¨3

7. ¨1 ¨2 ¨3 ¨4 ¨5 ¨6

In hoeverre vindt u het belangrijk dat u uw mening heeft kunnen geven over de gemeentelijke huisvesting? Zeer belangrijk Belangrijk Niet belangrijk, niet onbelangrijk Onbelangrijk Zeer onbelangrijk Weet ik niet

8.

Kunt u tenslotte aankruisen in welke dorpskern u woont?

¨1 ¨2 ¨3 ¨4 ¨5

Bloemendaal Overveen Aerdenhout Bennebroek Vogelenzang

Dit waren onze vragen. Hartelijk dank voor uw medewerking.

2012072645

Informatiefolder behorende bij de burgerpeiling over de huisvesting van de gemeentelijke organisatie De gemeenteraad van Bloemendaal wil inwoners betrekken bij de besluitvorming over de huisvesting van de gemeentelijke organisatie. In de week van de landelijke verkiezingen kunt u uw mening geven door het invullen van een vragenlijst. De gemeenteraad legt u twee scenario’s voor. Daarover vindt u in deze folder meer informatie. Waarom een burgerpeiling? De huisvesting van de gemeentelijke organisatie en loketten is toe aan vernieuwing en modernisering. Op dit moment is de gemeentelijke organisatie gevestigd op drie locaties: 1) kantoren en loketten in het gemeentehuis aan de Bloemendaalseweg in Overveen; 2) kantoren, loketten, de gemeentewerf en milieustraat aan de Brouwerskolkweg in Overveen; 3) kantoren en loketten van de belastingdienst en een loket burgerzaken in het voormalige gemeentehuis van Bennebroek. Er zijn twee scenario’s waarover de gemeenteraad uw mening wil weten: • Scenario 1: we behouden de huidige gebouwen op de drie locaties en knappen ze op zodat ze voldoen aan de eisen van vandaag. De locaties behouden daarbij hun huidige functie. De dienstverlening en kantooromgeving blijven op het huidige niveau. • Scenario 2: we brengen alle kantoren en loketten samen in het gemeentehuis in Overveen en verkopen de gebouwen aan de Brouwerskolk en het voormalige gemeentehuis Bennebroek. Er ontstaat een nieuw energiezuinig gebouw met betere mogelijkheden voor een moderne dienstverlening en kantooromgeving. In beide scenario’s blijven de gemeentewerf en de milieustraat op hun huidige locatie. Ook blijft er een loket Burgerzaken in Bennebroek bestaan. We lichten hieronder drie thema’s toe die belangrijk zijn bij de vergelijking van de scenario’s: dienstverlening, duurzaamheid en financiën. Dienstverlening Scenario 1: Behoud drie locaties

Scenario 2: Centrale huisvesting in het gemeentehuis

Blijft verspreid over drie locaties: Gemeentehuis: burgerzaken, vergunningen en algemeen Brouwerskolk: bouw- en kapvergunningen Bennebroek: belastingen Bennebroek: loket burgerzaken

Centraal op één locatie: Gemeentehuis: burgerzaken, vergunningen, belastingen en algemeen

Bennebroek: loket burgerzaken

Duurzaamheid Scenario 1: Behoud drie locaties

Scenario 2: Centrale huisvesting in het gemeentehuis

Behouden 6219 m2 kantooroppervlak Niet energiezuinig (energielabel F)

Terug naar 4450 m2 oppervlak Energiezuinig (energielabel A)

Financiën Hier maken we onderscheid in investeringen voor de beide scenario’s, de eenmalige kosten en de exploitatiekosten (jaarlijkse kosten). Investeringen en incidentele kosten op basis van raadsbesluit 12 juli 2012

A Investeringen Bouwkosten Architect en andere adviseurs Buitenruimte/parkeren Totaal investeringen B Eenmalige kosten Tijdelijke huisvesting en verhuizing Inrichtings- en overige kosten Eventuele rente en financieringskosten Totaal eenmalige kosten

Scenario 1: Behoud drie locaties

Scenario 2: Centrale huisvesting in het gemeentehuis

€ 6.000.000 € 500.000 €0 € 6.500.000

€ 7.500.000 € 1.250.000 € 200.000 € 8.950.000

€ 500.000 € 725.000 € 399.000

€ 500.000 € 725.000 € 742.800

€ 1.624.000

€ 1.967.800

C Exploitatiekosten (jaarlijkse kosten) op basis van raadsbesluit 12 juli 2012 Scenario 1: Behoud drie locaties

Scenario 2: Centrale huisvesting in het gemeentehuis

Kapitaallasten (afschrijving p/j) Onderhoud

€ 260.000 € 155.000

€ 225.000 € 111.500

Energie Subtotaal

€ 100.000 € 515.000

€ 71.000 € 407.500

Verandering werkwijze Totaal

€0 € 515.000

€ -100.000 € 307.500

Samenvattend De centrale huisvesting van de gemeentelijke organisatie in het gemeentehuis in Overveen levert een besparing op van 207.500,- euro per jaar ten opzichte van het behoud van de huidige gebouwen. Dat komt door minder onderhoud, minder energieverbruik, minder afschrijvingskosten en een verandering van de werkwijze. Er zijn minder arbeidsplaatsen en minder kantoorruimtes nodig. En de organisatie kan efficiënter werken op één gezamenlijke locatie. Het verschil in

kapitaallasten komt omdat de twee scenario’s verschillende afschrijvingstermijnen hebben. Bij het opknappen van de huidige panden is de afschrijvingstermijn 25 jaar. Bij (ver)nieuwbouw is die termijn 40 jaar. Meer informatie? Een uitgebreide toelichting en meer informatie over de burgerpeiling en het project gemeentelijke huisvesting vindt u op de gemeentelijke website: www.bloemendaal.nl. Op de homepage vindt u een button die u direct naar de betreffende informatie leidt.

Bijlage 3a Opmerkingen met betrekking tot de kostenopstelling zoals door het gemeentebestuur gepresenteerd in de informatiefolder ten behoeve van de burgerpeiling. In de informatiefolder worden twee scenario’s vergeleken: - scenario 1 (behoud drie locaties), in eerdere documenten aangeduid als ‘0-scenario - scenario 2 (centrale huisvesting in het gemeentehuis), in eerdere documenten aangeduid als 1-scenario Ter wille van de duidelijkheid wordt hierna de meest recente aanduiding van de scenario’s gevolgd.

Voor zover bekend baseert het gemeentebestuur zich voor de kosten van scenario 1 op de rapporten van Bureau Stevens Van Dijck, zoals die op 23 december 2009 en 2 februari 2010 zijn aangeboden aan het gemeentebestuur. Mocht het college uitgaan van andere gegevens, dan zijn die nooit openbaar gemaakt en dus niet te verifiëren door bewoners. Bij vergelijking van de genoemde rapporten en de informatiefolder zijn de volgende verschillen te herkennen: 1. In het rapport van 23/12/2009 staat op pagina 31:

“dat een minimale renovatie van de huidige panden met het doel deze voor de komende 15 jaar in gebruik te houden een investering vergt van orde grootte Euro 2.500.000 (excl. BTW)”. . In het rapport van 2/2/2010 wordt op pagina 7 een

investeringsbedrag genoemd van Euro 6.143.309, inclusief Euro 700.000 voor tijdelijke huisvesting. Wanneer dit laatste bedrag in mindering wordt gebracht op deze investeringsom resteert een bedrag van Euro 5.443.309 (excl. BTW). Het is opmerkelijk dat hetzelfde bureau in een periode van slechts 6 weken de genoemde kosten meer dan verdubbelt, zonder daarvoor een verklaring te geven. Nu blijft het gissen naar de achtergrond van deze plotselinge en forse ommezwaai. Voorts dient opgemerkt te worden dat in de kostenopstelling van 2/2/2010 er geen renteof financieringskosten zijn meegenomen. Bij de kostenopstelling van 23/12/2009 wordt dat niet geëxpliciteerd.

2. In de informatiefolder wordt voor scenario 1 een bedrag van Euro 6.000.000 als bouwkosten genoemd. Dit wijkt zeer sterk af van de circa 2,5 miljoen Euro uit het eerste rapport van Stevens Van Dijck, maar ook met de bedragen die Stevens Van Dijck noemen in hun tweede rapport: Euro 2.718.676 voor bouwkundige kosten en Euro 1.469.476 voor installaties, gezamenlijk Euro 4.188.152. Een verschil dus van 1,8 miljoen met de kosten genoemd in de folder. Let wel: de posten voor adviseurs, inrichting, e.d. zijn niet inbegrepen in de 6 miljoen bouwkosten in de folder. Kortom: het is niet verklaarbaar waar deze afwijking in bouwkosten op stoelt.

3. In de informatiefolder wordt een bedrag van Euro 155.000 genoemd voor onderhoud in scenario 1. In het rapport van Stevens Van Dijck van 2/2/2010 wordt op pagina 9 een bedrag van Euro 100.000 genoemd voor onderhoud bij renovatie van de drie bestaande locaties. Niet duidelijk is waar het verschil van Euro 55.000 op gebaseerd is. 4. In de informatiefolder wordt een totale kantooroppervlakte van 6.219 m2 van de drie locaties gezamenlijk genoemd. Stevens Van Dijck stellen vast (op pagina 7 van het rapport 2/2/2010) dat de totale oppervlakte 5.915 m2 bedraagt. Hier wordt dus een verschil van 304 m2 geconstateerd.

5. Naast de opmerkelijke verschillen in kostenberekening in de rapporten onderling en tussen de rapporten en de informatiefolder verdient ook een ander aspect aandacht. De kosten onder B (Eenmalige kosten) in de informatiefolder zijn in een periode van een jaar min of meer gehalveerd. In de huis-aan-huis brief van 1 juli 2011 die het gemeentebestuur heeft verspreid bedroegen de kosten voor tijdelijke huisvesting in beide scenario’s nog 1 miljoen euro. In de folder zijn deze teruggebracht naar 500.000 euro. Inrichtings- en overige kosten bedroegen in de brief Euro 925.000 voor scenario 1 en Euro 1.425.000 voor scenario 2. Thans zijn deze respectievelijk Euro 725.000 voor beide scenario’s. Rente- en financieringskosten werden in de huis-aan-huis brief nog gesteld op Euro 1.144.500 voor scenario 1 en op Euro 1.569.750 voor scenario 2. In de informatiefolder zijn deze teruggebracht naar respectievelijk Euro 399.000 (scenario 1) en Euro 742.800 (scenario 2). In totaal bedragen de verschillen: - scenario 1: brief Euro 3.069.500 – informatiefolder Euro 1.624.000 - scenario 2: brief Euro 3.994.750 – informatiefolder Euro 1.967.800 Wellicht dat voortschrijdend inzicht tot betere inschattingen heeft geleid, maar dergelijke majeure wijzigingen bij een verder ongewijzigd plan roept wel vragen op over de soliditeit van deze begrotingen. Ter illustratie: tijdens de raadsvergadering van 12 juli 2012 is ‘Amendement C – Besparen op kosten Gemeentelijke Huisvesting Bloemendaal ‘ aangenomen waarin het college werd gevraagd de kosten voor de inventaris terug te brengen van Euro 1.000.000 naar Euro 300.000 – met andere woorden, een verlaging met 70%. Het realiteitsgehalte van dergelijke acties mag worden betwijfeld en overschrijdingen in een later stadium (als er geen weg terug meer is) liggen dan ook zeer voor de hand. 6. Tenslotte: in de informatiefolder worden ‘eventuele rente en financieringskosten’ als eenmalige kosten opgevoerd. Dit is onjuist: Deze kosten keren periodiek terug en voorts is deze aanpak in strijd met de eigen regels hoe met deze kostensoorten moet worden omgegaan (Verordening financieel beheer Bloemendaal 2012). Hier is sprake van een onjuiste weergave van de werkelijkheid.

Conclusies: - In de informatiefolder worden bedragen en getallen genoemd die niet te herleiden zijn naar eerdere rapporten van bureau Stevens Van Dijck met betrekking tot scenario 1. Deze rapporten bevatten zelf evenzeer inconsistenties als het gaat om de hoogte van de benodigde investeringen voor scenario 1. - De verschillen in bedragen tussen de informatiefolder en de huis-aan-huis brief van 1 juli 2012 zijn dermate groot dat aan het werkelijkheidsgehalte van de gepresenteerde bedragen in de folder getwijfeld kan worden. - Met de voorstelling van zaken in de informatiefolder wordt geen juist beeld gegeven van de verschillen tussen scenario 1 en scenario 2. - Met de voorstelling van zaken in de informatiefolder en de vragenlijst wordt de Bloemendaalse burger onjuist voorgelicht bij het uitbrengen van zijn of haar mening over het voorgenomen verbouwingsplan van het gemeentehuis. Drs. R. Schaper

Bijlage 3b Inschatting bouwkosten scenario 2 -

In twee rapportages (in opdracht van de gemeente opgestelde rapporten) van Pieters Bouwtechniek, wordt gewezen op aanzienlijke bouwrisico’s bij het nu vastgestelde definitieve ontwerp (gemeenteraad 12 juli 2012) voor een nieuw gemeentehuis in Overveen. Het gaat om de rapporten: 2011054054: Constructieve analyse en 2011054055: Constructieve uitgangspunten. Nergens worden de (aanzienlijke) risico’s gekapitaliseerd / meegenomen in het kostenoverzicht.

-

De keuze voor een unilocatie impliceert dat het Centraal Servicepunt Bennebroek gerealiseerd moet worden. In de kernnotitie van het college bij het Definitief Ontwerp van mei 2012 staat bij punt 8.2.: “De investeringskosten voor het realiseren van het CSP Bennebroek op basis van deze variant zijn globaal geraamd op € 1,5 miljoen”. Deze kosten worden niet genoemd in de vragenlijst en de informatiefolder bij de burgerpeiling. Dr. R. Jonkers

voetnoten Scenario BBvB: Behoud drie locaties

Scenario 2: Centrale huisvesting in het gemeentehuis

Scenario 1: Behoud drie locaties

7.500.000 1.250.000 200.000 8.950.000

€ €

6.000.000 500.000

€

6.500.000

A Investeringen Bouwkosten Architect en adviseurs Buitenruimte/parkeren Totaal investering

€ €

3.000.000 500.000

€

3.500.000

€ € € €

B Eenmalige kosten Tijdelijke huisvesting en verhuizing Inrichting- en overige kosten Totaal eenmalige kosten

€ € €

500.000 725.000 1.225.000

€ € €

500.000 725.000 1.225.000

€ € €

500.000 725.000 1.225.000

C Exploitatiekosten (jaarlijkse lasten) Kapitaallasten (afschrijving per jaar) Rentelasten Energie Onderhoud Subtotaal

€ € € € €

180.000 153.563 100.000 155.000 588.563

€ € € € €

426.803 330.688 71.000 111.500 939.991

€ € € € €

300.000 251.063 100.000 155.000 806.063

Verandering werkwijze Totaal

€

588.563

€ €

-100.000 839.991

€

806.063

Voor voetnoten zie bijlage. Bloemendaal, 28 augustus 2012 mr. R.M. Vermeulen

1

2

3 4

Voetnoten 1.

2. 3. 4.

De in opdracht van de gemeente opgestelde rapporten (Stevens Van Dijck, 2009 en 2010) vermelden voor het opknappen van de bestaande gebouwen bedragen van € 2,5 en € 6,1 miljoen. Het laatste bedrag is niet onderbouwd, maar er zit wel een dubbeltelling in voor de tijdelijke huisvesting à € 700.000. In scenario BBvB is ervan uitgegaan dat een degelijke opknapbeurt binnen € 5 miljoen te realiseren moet zijn. Bouwkosten en advies zijn in een advies aan de gemeente (Stevens Van Dijck, 23 december 2009, document 3252, pagina 31/41) uit 2009 gesteld op € 2,5 miljoen. Hier wordt bij BBvB uitgegaan van 3,5 mio. Afschrijving conform artikel 6, derde lid van de Verordening financieel beheer Bloemendaal 2012 en artikel 6 van de toelichting daarop: 15 jaar voor installaties, 25 jaar voor de verbouwing. Dit betreft de rentelast in eerste jaar over totale investering plus eenmalige kosten omdat alles geleend moet worden. Gebruikte rekenrente is 3,25%. Als wordt afgelost, gaat de rente de volgende jaren omlaag. Met rente moet rekening worden gehouden op grond van artikel 6, vierde lid van de Verordening financieel beheer Bloemendaal 2012, omdat de gemeente geen eigen middelen heeft voor de uitbreiding / verbouwing van het gemeentehuis.

Verslag burgerpeilingcommissie d.d. 6 augustus 2012 Registratienummer: Aanwezig:

Afwezig:

2012071788 Vanuit de raad: dhr. Brussaard (VVD), dhr. Burger (CDA), dhr. Westphal (D66), mw. Van der Burgt (GrL). Vanuit de griffie: mw. Van der Pas. Vanuit de ambtelijke organisatie: dhr. Van Duijn (burgerzaken), mw. Groenewegen (communicatie), dhr. Vernooij (bedrijfsbureau). Vanuit O+S Amsterdam: mw. Boers. Voorzitter: dhr. Nederveen (PH algemeen bestuurlijke zaken). -

Agenda van deze vergadering. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Opening Vaststellen verslag van de vorige vergadering Ingekomen stuk t.k.n.: brief van comité Bezorgde Burgers over burgerpeiling Eerste opzet van de vraagformulering door O+S Amsterdam Voorbereiding informatievoorziening Eerste opzet van de spelregels en methodiek door O+S Amsterdam Sluiting

De volgende onderwerpen/ agendapunten zijn besproken: 1. Opening De voorzitter opent de vergadering om 20:00 uur, heet iedereen welkom en deelt het volgende mee: • De gemeenteraad wordt door het college geïnformeerd over de burgerpeilingcommissie door toezending van de verslagen. 2. Vaststellen verslag van de vorige vergadering Het verslag wordt vastgesteld, met inachtneming van de volgende opmerkingen: • Mw. Van der Pas vraagt tot wanneer het werk van de commissie doorloopt. De voorzitter merkt op dat de burgerpeilingcommissie bestaat tot het moment van het raadsbesluit over de eindrapportage op 27 september 2012. De commissie stemt daarmee in. • Mw. Van der Pas merkt op dat de raadsleden in de commissie niet namens, maar vanuit de raad deelnemen. • De voorzitter merkt op dat onder punt drie van het verslag dient te worden toegevoegd dat de raad ook besluit over methodiek (naast informatievoorziening en vraagstelling). • Dhr. Burger merkt naar aanleiding van punt 4 van het verslag op dat het eventueel thuis kunnen invullen van de peiling nog een bespreekpunt is voor deze commissie. De commissie bevestigd dat. • De voorzitter geeft een tekstuele aanvulling op zijn conclusie onder punt 4.

-23. Ingekomen stuk t.k.n.: brief van comité Bezorgde Burgers over burgerpeiling Dhr. Burger geeft aan dat de genoemde punten in de brief terecht zijn, en dat hiermee rekening kan worden gehouden. De voorzitter geeft aan dat de brief voor kennisgeving is aangenomen in deze commissie. Tevens deelt de voorzitter mee dat de brief zal worden voorzien van een antwoord van het college. 4. Eerste opzet van de vraagformulering door O+S Amsterdam De voorzitter bedankt mw. Boers voor de eerste opzet. Mw. Boers geeft een korte toelichting en geeft aan dat het een opzet ter bespreking is. Mw. Boers stelt voor de naam van de dorpskern toe te voegen aan de vragenlijst, zodat dit in de analyse kan worden meegenomen. De commissie stemt hiermee in. Dhr. Westphal geeft vervolgens aan dat er verder zo min mogelijk hoeft te worden uitgevraagd over gegevens van de respondent. Mw. Boers zegt dat dit vragen zijn ter controle van de representativiteit van de respondentengroep. Maar dat als je daar toch niets mee doet, de vragen in dit geval kunnen worden weggelaten. De commissie concludeert dat de vragen over geslacht en leeftijd kunnen worden verwijderd. Dhr. Burger geeft een aantal verbeteringen voor de inleidende tekst van de vragen lijst. Dhr. Brussaard geeft aan dat duidelijk moet zijn in de inleidende tekst dat het resultaat van de peiling een advies aan het gemeentebestuur is. Deze verbeteringen worden door O+S verwerkt. Over de logistiek en wijze van verspreiden en inleveren van de vragenlijst worden diverse zaken besproken. Dhr. Vernooij geeft aan dat in dit proces gelet dient te worden op het voorkomen van belemmering van de verkiezingen. De voorzitter benadrukt dat telling en analyse door O+S zullen geschieden. Mw. Boers geeft aan dat het gebruikelijk is dat een dergelijke peiling ingevuld kan worden geretourneerd per post. Bovendien zijn er online uiteraard mogelijkheden. Dhr. Van Duijn geeft aan dat het peilingformulier met begeleidende brief kan worden thuisgestuurd, waarmee stembureaus worden ontlast. Een oproepkaart is dan ook niet meer nodig. Dhr. Brusaard benadrukt daarbij het voorkomen van fraude. Mw. Boers en dhr. Van Duijn geven aan dat daartoe goede maatregelen worden genomen. Dhr. Van Duijn stelt voor de kandidaatstelling (bepaling deelnemers op grond van GBA) te doen op 23/08/2012. Mw. Boers geeft aan dat de vragen nog zullen worden uitgewerkt zodanig dat waardering (ranking) op diverse aspecten mogelijk is. De voorzitter vat de bespreking van de commissie over de opzet van de vragenlijst als volgt samen: • Er wordt geen oproepkaart verstuurd. • Het peilingformulier (de vraagstelling) wordt met begeleidende brief en informatie verzonden per post aan de deelnemers/kiesgerechtigden. • De vragen worden zo opgezet dat diverse aspecten kunnen worden gewaardeerd (ranking). • Het ingevulde peilingformulier kan per post worden geretourneerd, kan worden ingeleverd bij het stembureau of kan online worden ingevuld. Informatie hierover staat in de begeleidende brief. • Er worden maatregelen genomen om fraude met het invullen te voorkomen, maar ingevulde formulieren zijn niet traceerbaar naar identiteit van de respondent. • De telling en analyse geschiedt door O+S Amsterdam. • De selectie van deelnemers aan de peiling vindt plaats op 23 augustus 2012, de datum van de vergadering van de raad over dit onderwerp. 5. Voorbereiding informatievoorziening De commissie bespreekt dat een introductie van het onderwerp in de vragenlijst moet worden verwerkt. Er komt geen aparte folder. Mw. Boers geeft aan dat dit gebruikelijk en goed mogelijk is. De voorzitter merkt op dat de vragenlijst dan dus een korte, objectieve, en niet argumentatieve introductie op het onderwerp dient te bevatten en dat de motie aangeeft dat hierbij de beleidsmatige

-3aspecten van twee scenario’s centraal staan. Dhr. Westphal geeft aan een opzet te maken voor een onderdeel hiervan. De introductie van het onderwerp wordt ambtelijk voorbereid. 6. Eerste opzet van de spelregels en methodiek door O+S Amsterdam De voorzitter dankt O+S voor de eerste opzet. Mw. Boers geeft een korte toelichting. De commissie bespreekt dat er geen open vraag optie wordt opgenomen in de peiling. Zie verder het besprokene bij punt 4. Het college doet een voordracht aan de raad over de vraagstelling, methodiek en informatievoorziening. En het college doet een voordracht aan de raad over de eindrapportage. 7. Sluiting In de rondvraag komen de volgende vragen aan de orde: Dhr. Brussaard vraagt hoe het zit met de planning van de raad (21/08 of 23/08). Mw. Van der Pas informeert hem daarover. Dhr. Van Duijn vraagt of in de brief over de verkiezingen ook een tekst opgenomen dient te worden over de burgerpeiling. De commissie bevestigt dit. De voorzitter sluit de vergadering om 22:00 uur. Volgende vergadering De volgende vergadering is op maandag 13 augustus 2012, van 20:00 – 21:30 uur in de kamer van de burgemeester. Actuele actielijst

Actie

Door

Datum gereed

1. Aanpassen opzet vragen op basis van bespreking

O+S

09/08/2012

2. Introductie en informatie verwerken in de vernieuwde opzet van de vragenlijst

O+S

09/08/2012

3. Verwerken informatie over burgerpeiling in brief verkiezingen

College

10/08/2012

4. Verslag en overige info toezenden aan de raad ter informatie

College

10/08/2012

5. Raadsvoorstel ten behoeve van vergadering 23/08 bij griffie aanleveren

College

uiterlijk 17/08/2012

Afgevaardigde en vervanger per fractie aandragen

raadsfracties

03/08/2012

Opdrachtverstrekking aan O+S

College

03/08/2012

Eerste opzet van de vraagstelling

O+S

03/08/2012

Eerste opzet van de spelregels en methodiek

O+S

03/08/2012

Raad informeren over instelling commissie

College

10/08/2012

Afgeronde acties

Verslag burgerpeilingcommissie d.d. 13 augustus 2012 Registratienummer: Aanwezig:

Afwezig:

2012072532 Vanuit de raad: dhr. Van de Bunt (VVD), dhr. Burger (CDA), dhr. Westphal (D66), mw. Van der Burgt (GrL). Vanuit de griffie: mw. Van der Pas. Vanuit de ambtelijke organisatie: dhr. Van Duijn (burgerzaken), mw. Groenewegen (communicatie), dhr. Vernooij (bedrijfsbureau). Vanuit O+S Amsterdam: mw. Boers. Voorzitter: dhr. Nederveen (PH algemeen bestuurlijke zaken). dhr. Brussaard (VVD)

Agenda van deze vergadering 1. 2. 3. 4.

Opening Vaststellen verslag van de vorige vergadering Concept vraagstelling Sluiting

De volgende onderwerpen zijn besproken: 1. Opening De voorzitter opent de vergadering om 20:00 uur en heet iedereen welkom. Mw. Boers deelt mee dat O+S een brief heeft ontvangen van het Comité Bezorgde Burgers van Bloemendaal. O+S en de commissie nemen daar kennis van. 2. Vaststellen verslag van de vorige vergadering Het verslag wordt vastgesteld, met inachtneming van de volgende wijzigingen en opmerkingen: § Dhr. Vernooij merkt op dat op pagina 2 onder punt 4 ‘de kandidaatstelling’ dient te worden vervangen door ‘de selectie’. § Dhr. Burger merkt op dat punt 8 in het verslag dient te worden gewijzigd in punt 7. § Mw. Van der Burgt merkt naar aanleiding van de onder punt 4 genoemde conclusies en de actiepunten op dat er vanuit het college een begeleidende brief bij het vragenformulier komt. De commissie bevestigt dit. § De commissie concludeert dat de actiepunten zijn afgerond, behalve de aanlevering van het raadsvoorstel door het college aan de griffie. Dat gebeurt uiterlijk op 17-08-2012. 3. Concept vraagstelling O+S heeft de opzet gemaakt van de vragenlijst op basis van de vorige vergadering. Mw. Boers geeft een korte toelichting en geeft aan dat de vraagopzet aangescherpt dient te worden. De voorzitter merkt op dat daarbij aansluiting dient te worden gezocht bij de inhoud van de motie burgerpeiling, die uitgaat van meervoudige vraagstelling over de beleidsmatige aspecten van beide huisvestingscenario’s. Dhr. Burger stelt voor een aantal wijzigingen te doen op het voorliggende concept. De wijzigingen betreffen een aanpassing van de inleiding, het toevoegen van meer financiële informatie en tekstvoorstellen voor het wijzigen van de vraagstelling.

-2De commissie bespreekt de aanpassingen op de concept vraagstelling. O+S verwerkt de opmerkingen van de commissie in een nieuwe versie van de vragenlijst. O+S adviseert tevens over de methodiek. Het college maakt een bij de vragenlijst aansluitende opzet voor de informatievoorziening. De voorzitter geeft aan dat het college deze week (de week van 13 augustus 2012) beslist op het voorstel over de vragenlijst, de informatievoorziening en de methodiek. Het raadsvoorstel wordt vervolgens op uiterlijk vrijdag 17 augustus 2012 aangeleverd aan de griffie ten behoeve van de raadsvergadering van 23 augustus 2012. 4. Sluiting In de rondvraag komen de volgende zaken aan de orde: § Mw. Groenewegen vraagt of het akkoord is dat de burgerpeiling formulieren met een geadresseerde collegebrief per gewone post worden verzonden. Ze benadrukt dat ingeleverde formulieren niet naar identiteit deelnemer leiden. Commissie stemt daarmee in. § Dhr. Van Duijn vraagt wat te doen als iemand het vragenformulier niet heeft ontvangen, of kwijt is geraakt, en een nieuwe opvraagt. Dit is een aandachtspunt voor de spelregels. § Dhr. Burger vraagt waar de kosten voor de uitvoering van de burgerpeiling worden gedekt. De voorzitter merkt op dat de kosten een onderdeel zijn van het raadsvoorstel en een apart (nieuw) budget voor de uitvoeringskosten op de reguliere wijze via de Najaarsnota dient te worden verwerkt. Het reguliere budget voor verkiezingen is dit jaar al verbruikt voor de Tweede Kamer verkiezingen. § Dhr. Westphal merkt op dat de informatie, specifiek de financiële plaatjes, die we verschaffen voor de beide huisvestingscenario’s op hetzelfde niveau dient te zijn. Dit is een aandachtspunt voor de uitwerking van de informatievoorziening. De voorzitter sluit de vergadering om 21:30 uur.

Actuele actielijst

Actie

Door

Datum gereed

1. Vragenlijst aanpassen op basis van bespreking in de commissie, en opzet methodiek/spelregels afmaken

O+S

15/08/2012

2. Opzet informatievoorziening maken

College

15/08/2012

2. Raadsvoorstel (met vragenlijst, informatievoorziening en methodiek) ten behoeve van raadsvergadering 23/08 bij griffie aanleveren

College

uiterlijk 17/08/2012

Aanpassen opzet vragen op basis van bespreking

O+S

09/08/2012

Introductie en informatie verwerken in de vernieuwde opzet van de vragenlijst

O+S

09/08/2012

Verwerken informatie over burgerpeiling in brief verkiezingen

College

10/08/2012

Verslag en overige info toezenden aan de raad ter informatie

College

10/08/2012

Afgevaardigde en vervanger per fractie aandragen

raadsfracties

03/08/2012

Afgeronde acties

-3Opdrachtverstrekking aan O+S

College

03/08/2012

Eerste opzet van de vraagstelling

O+S

03/08/2012

Eerste opzet van de spelregels en methodiek

O+S

03/08/2012

Raad informeren over instelling commissie

College

10/08/2012